ĐẶC ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VIỆT ANH
Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty CP tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh
1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu
Vật liệu là một yếu tố đầu vào đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi công ty Đó là đối tượng lao động thiết yếu để tiến hành sản xuất Đối với các công ty xây dựng như Công ty CP tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình xây dựng mang những đặc điểm riêng không giống với đặc điểm nguyên vật liệu của doanh nghiệp khác Để xây dựng các công trình, nhà cửa, các công trình giao thông Công ty xây dựng thường sử dụng một khối lượng rất lớn nguyên vật liệu, phong phú, đa dạng về chủng loại Nguyên vật liệu của Công ty CP tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh cũng như hầu hết các công ty xây dựng khác có nguồn gốc khác nhau bao gồm:
- Nguyên vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như: xi măng gồm xi măng thường, xi măng trắng, thép gồm thép tròn, thép tấm , gạch, ngói
- Nguyên vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác được đưa vào sử dụng không qua chế biến như: cát, sỏi, đá
- Nguyên vật liệu là sản phẩm của ngành nông, lâm ngư nghiệp như: gỗ, tre để làm giàn giáo, cốt pha
- Nguyên vật liệu có thể là sản phẩm đã qua chế biến và ở dạng cấu
Cũng vì xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau như nêu trên mà quá trình thu mua, vận chuyển cũng như bảo quản các loại vật liệu xây dựng cũng có những đặc điểm riêng và mỗi loại mỗi khác.
- Nguyên vật liệu có thể mua ngay tại các cửa hàng đại lý, quá trình vận chuyển nhanh như: sắt thép, xi măng,
- Nguyên vật liệu cần phải đặt hàng theo thiết kế cụ thể như: cửa sắt, cửa gỗ, lan can gỗ, lan can sắt…
- Nguyên vật liệu phải thu mua ở các địa điểm xa, quá trình vận chuyển phức tạp: vôi, đá, cát, sỏi…
Quá trình vận chuyển, bảo quản các loại nguyên vật liệu trên phụ thuộc vào đặc thù của mỗi loại nguyên vật liệu Xi măng, sắt, thép thì có thể thu mua dễ dàng, bảo quản, dự trữ tại kho công trình Tuy nhiên các vật liệu như vôi, đá, cát, sỏi thì phải thu mua ở các địa điểm xa địa điểm thi công công trình và quá trình vận chuyển khá phức tạp, khó trông coi, bảo quản dễ hao hụt, mất mát ảnh hưởng tới quá trình thi công cũng như giá thành công trình, chất lượng công trình Do đặc thù thị trường vật liệu xây dựng ngày càng phong phú về chủng loại cũng như chất lượng và giá cả khá ổn định, nên việc mua và dự trữ vật liệu trong kho là chính sách tối ưu của Công ty vừa nhằm giảm tối đa chi phí bốc dỡ, vận chuyển vừa giảm thiểu hao hụt vật liệu trong quá trình bảo quản và dự trữ
Một đặc điểm nổi bật về quản lý nguyên vật liệu của Công ty CP tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh là việc giao khoán toàn bộ khâu mua bán, vận chuyển và bảo quản vật liệu cho các đội thi công xây dựng Công ty sẽ tạm ứng tiền cho các đội xây dựng để các đội tự mua vật tư Kế toán đội xây dựng sẽ lập các phiếu nhập, phiếu xuất, tập hợp hoá đơn chứng từ và định kỳ gửi về phòng kế toán để phòng kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng công trình.
Hơn nữa, hầu hết các loại vật liệu được sử dụng trong quá trình xây dựng công trình đều trực tiếp cấu thành nên sản phẩm là công trình xây dựng hoàn thiện Do vậy, tại Công ty CP tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn, khoảng 65-75% tổng chi phí xây dựng công trình Chỉ cần một sự thay đổi nhỏ về số lượng hay giá thu mua của vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm xây dựng
Từ những đặc điểm khá phức tạp của nguyên vật liệu nêu trên mà việc tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh là một trong những phần hành đặc biệt quan trọng, đòi hỏi phải được hạch toán một cách chính xác.
1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu
Công ty CP tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu có tính năng và công dụng khác nhau và với số lượng lớn khi thi công mỗi công trình Xuất phát từ thực tế đó, công tác kế toán nguyên vật liệu đã tổ chức quản lý công tác thu mua, dự trữ nguyên vật liệu trên sổ sách kế toán một cách khoa học và chặt chẽ Kế toán đã tiến hành phân loại chi tiết vật tư theo nguồn hình thành và vai trò của chúng, cụ thể:
Phân loại theo vai trò của nguyên vật liệu:
Trong các doanh nghiệp sản xuất như Công ty Việt Anh, vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho kế hoạch quản trị … cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu.
Trước hết căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình thi công xây lắp, căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm.
Trong ngành xây dựng cơ bản còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu và thiết bị xây dựng Các loại vây liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành lên sản phẩm của đơn vị xây dựng, các hạng mục công trình xây dựng nhưng chúng có sự khác nhau Vật liệu xây dựng là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo lên sản phẩm như hạng mục công trình, công trình xây dựng như gạch, ngói, xi măng, sắt, thép… Vật kết cấu là những bộ phận của công trình xây dựng mà đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị mình như thiết bị vệ sinh, thông gió, truyền hơi ấm, hệ thống thu lôi…
+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lượng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ thi công, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm Trong ngành xây dựng cơ bản gồm: sơn, dầu, mỡ… phục vụ cho quá trình sản xuất.
+ Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong qúa trình thi công, kinh doanh tạo điều kiện cho qúa trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường Nhiên liệu sử dụng tạiCông ty Việt Anh gồm: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động.
+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản.
+ Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây lắp như: gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Để thuận tiện cho công tác thu mua và yêu cầu quản lý và công tác kế toán chi tiết của Công ty, nguyên vật liệu còn được phân loại theo nguồn hình thành
Phân loại vật liệu theo nguồn hình thành:
- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài là những nguyên vật liệu mua từ bên ngoài như: cát vàng, xi măng, thép
- Vật liệu do thuê ngoài: Giàn giáo, cốt pha.
Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty CP tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh
Trước thực tế thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt gây ra cho các doanh nghiệp khá nhiều khó khăn những cũng là động lực để các doanh nghiệp không ngừng có những chính sách phát triền phù hợp Để có thể vươn lên khẳng định vị trí của mình trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến kỹ thuật, nâng cao trình độ quản lý. Để thực hiện công tác quản lý vật tư một cách hiệu quả cần đảm bảo thực hiện một số yêu cầu sau:
- Phải có đầy đủ thông tin tổng hợp vật liệu cả về hiện vật và giá trị, về tình hình nhập - xuất - tồn kho Tuỳ theo điều kiện và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà có thể cần những thông tin chi tiết hơn.
- Phải tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo an toàn cho vật liệu cả về số lượng và chất lượng Phát hiện và ngăn ngừa những biểu hiện vi phạm làm thất thoát vật liệu.
- Quản lý định mức dự trữ vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu, ảnh hưởng đến tình trạng tài chính và tiến độ sản xuất của doanh nghiệp. Đánh giá được tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình xây dựng các cũng như trong trong chiến lược kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp, Công ty CP tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh đã đặc biệt chú trọng đến việc quản lý nguyên vật liệu tại kho công ty cũng như tại công trường thi công
- Quản lý công tác thu mua: Hiện nay thị trường vật tư ngành xây dựng vô cùng phong phú và đa dạng do đó để đảm bảo vật tư đáp ứng các loại vật tư đúng yêu cầu của mỗi công trình, phòng Kế hoạch tổng hợp phối hợp với bộ phận kế toán của Công ty luôn thực hiện quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất, chủng loại, giá mua, chi phí thu mua và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời đảm bảo lưu giữ, tập hợp đầy đủ chứng từ, hoá đơn trong quá trình thu mua nhằm đảm bảo yêu cầu của công tác kế toán.
- Bảo quản: Các loại vật liệu phục vụ xây dựng là loại vật liệu thường dễ hỏng dưới tác động của môi trường, khí hậu và dễ mất mát, hao hụt nên công tác bảo quản thường gặp nhiều khó khăn Cũng chính vì vậy mà chi phí bảo quản vật liệu là khá lớn Nhận thức được điều đó, Công ty đã xây dựng và bố trí hệ thống kho tàng, thiết bị kỹ thuật đầy đủ trên cơ sở phân loại theo tính chất cơ, lý, hoá của từng loại nguyên vật liệu nhằm bảo quản tốt nhất tất cả các loại vật liệu của Công ty
- Dự trữ: Căn cứ vào yêu cầu và đặc điểm của hoạt động sản xuất,
Công ty đã xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho vật tư, giúp giảm bớt hao hụt trong quá trình bảo quản đồng thời giữ được chất lượng cho vật tư.
- Quản lý việc sử dụng nguyên vật liệu: Do chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí nên để tiết kiệm nguyên vật liệu, Công ty đã cố gắng thực hiện hạ định mức tiêu hao vật tư mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm Việc sử dụng vật tư tại các đội thi công công trình được quản lý theo định mức Công ty khuyến khích các phân xưởng sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, có hiệu quả và có chế độ khen thưởng một cách thích đáng cho các đội thi công sử dụng tiết kiệm, hiệu quả vật tư trong quá trình sản xuất
Tính giá nguyên vật liệu nhập kho và xuất kho tại Công ty CP Tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh
CP Tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh
Giá trị vật liệu chiếm một vị trí quan trọng trong giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp sản xuất Trong bảng cân đối kế toán, vật liệu được đưa vào phần tài sản lưu động và thường có tỷ lệ cao trong tài sản lưu động Do đó, sai sót trong việc đánh giá vật liệu có thể ảnh hưởng đến giá thành của kỳ này và kỳ tiếp theo Giá trị vật liệu luôn có sự giao động do quá trình nhập, xuất diễn ra thường xuyên Khi có nghiệp vụ nhập, xuất xảy ra kế toán tiến hành đánh giá về mặt giá trị cho từng loại vật liệu.
1.3.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Hầu hết nguyên vật liệu sử dụng cho thi công xây dựng tại Công ty CP tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh chủ yếu là nguồn mua ngoài Do đó, việc tính giá thực tế vật liệu nhập kho đóng vai trò rất quan trọng, giúp công ty tính được chính xác chi phí bỏ ra của từng loại nguyên vật liệu.
Giá thực tế vật liệu nhập kho Giá mua chưa có thuế VAT
(nếu có) Cũng chính vì vậy mà bộ phận kế toán công ty luôn theo dõi chặt chẽ giá vật liệu cũng như chi phí thu mua nhằm xác định chính xác giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Giá thực tế của vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí mà công ty phải bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó và được tính theo công thức sau:
Vì công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá mua là giá chưa bao gồm thuế GTGT.
- Trường hợp bên bán vận chuyển vật tư cho Công ty thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua trên hoá đơn.
- Trường hợp vật tư do đội xe của Công ty tự vận chuyển thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua trên hoá đơn cộng chi phí vận chuyển.
Ví dụ 1: Theo hoá đơn GTGT số 0085769 ngày 13/8/2009 mua gạch men Prime của Công ty TNHH thương mại Hùng Tiến:
- Chi phí vận chuyển thuê ngoài: 350.000đ
Trị giá vốn thực tế gạch hoa được tính như sau:
- Giá mua chưa có thuế: 2.500 x 50.000 = 125.000.000đ
- Giá Công ty phải thanh toán cho người bán khi mua gạch là:
Vậy giá thực tế gạch men nhập kho là:
* Trường hợp vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.
* Vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan khác (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức…)
* Đối với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận nếu có.
* Đối với phế liệu: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu.
* Đối với vật liệu được tặng, thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.
1.3.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau Do đó, khi xuất kho nguyên vật liệu tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý mỗi doanh nghiệp chọn một phương pháp kế toán riêng Công ty CP tư vấn và đầu tư xây dựngViệt Anh đã áp dụng phương pháp FiFo - nhập trước xuất trước.
Với phương pháp này, kế toán phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho Sau đó khi xuất kho căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá trị thực tế xuất kho theo công thức:
Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho
= Số lượng nguyên vật liệu xuất kho x Đơn giá thực tế nguyên vật liệu của lô hàng nhập trước
Khi nào xuất hết số lượng của lô hàng nhập trước mới lấy đơn giá thực tế của lô hàng tiếp theo để tính ra giá thực tế xuất kho.
Ví dụ 2: Trích tài liệu về tình hình tồn kho - nhập - xuất gạch men
Prime 500x500 tháng 08/2009 của Công ty TNHH thương mại Hùng Tiến:
Số lượng: 150 viên - Trị giá: 8.700.000đ
B - Một số biến động trong tháng 08 như sau:
- Ngày 13/08 nhập mua gạch men Prime của Công ty TNHH thương mại Hùng Tiến số lượng: 2.500 viên thành tiền là 125.000.000đ, thuế suất thuế GTGT 5%.
- Ngày 15/08 xuất 500 viên cho công trình trường mầm non Yên Mỹ - Thanh Trì
Vậy, trị giá xuất kho của ngày 14/08 được tính như sau:
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
Thực trạng kế toán nguyên vật liệu trên chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là tài liệu cơ sở cho việc ghi sổ kế toán bởi vì những tài liệu này được lập ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đồng thời hoàn thành Mọi thông tin cung cấp từ chứng từ kế toán là chính xác nhất và kịp thời nhất cho các hoạt động kế toán cũng như quản lý trong doanh nghiệp. Hoạt động kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh được phản ánh một cách chi tiết và chính xác trên một hệ thống chứng từ hoàn thiện và được chia làm 2 loại như sau:
Chứng từ phản ánh tăng nguyên vật liệu:
- Nguyên vật liệu của Công ty được phản ánh tăng trong nhiều trường hợp, có thể tăng do mua ngoài, do gia công chế biến hay phát hiện thừa trong kiểm kê và cả những phế liệu thu hồi sau sản xuất Với mỗi trường hợp Công ty sử dụng các chứng từ khác nhau để ghi chép vào sổ sách kế toán Tại Công ty tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh để phản ánh tăng nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các chứng từ sau:
- Chứng từ gốc: Hoá đơn mua hàng
+ Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT);
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu số 03-VT)
Sau khi hoạch định được nhu cầu vật tư cho sản xuất, đối chiếu với thực tế vật tư tại kho, nếu có nhu cầu cần phải mua thêm một loại vật tư nào đó, phòng Kế hoạch tổng hợp sẽ xác định số lượng, chủng loại, quy cách phẩm chất và giao cho cán bộ vật tư đi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp hoặc thu mua trên thị trường Khi nhận được “ hoá đơn GTGT ” của bên cung cấp, Phòng Kế hoạch tổng hợp sẽ đối chiếu với “ Hợp đồng ” để tiến hành kiểm nghiệm nguyên vật liệu nhập kho.
* Biên bản kiểm nghiệm vật tư: Tuỳ theo từng hợp đồng cung cấp mà nguyên vật liệu mua về có thể được giao nhận tại kho Công ty hoặc kho công trình hay tại nơi cung cấp Vật liệu mua được ban Kiểm nghiệm kiểm tra mọi tiêu chuẩn về quy cách, chất lượng, chủng loại trước khi nhập kho Công ty sẽ lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư bao gồm 1 trưởng ban là đại diện phòng Kế hoạch tổng hợp hoặc Đội trưởng đội thi công công trình và 02 uỷ viên là kế toán vật tư của công ty hoặc kế toán đội thi công, thủ kho và đại diện bên bán Phương pháp để kiểm nghiệm vật tư chủ yếu của Công ty là bằng phương pháp cảm quan Nếu nguyên vật liệu bảo đảm yêu cầu, cán bộ kiểm tra lập “Biên bản kiểm nghiệp vật tư ” và báo cho phòng Kế hoạch tổng hợp để lập “ Phiếu nhập kho” Còn nếu trong quá trình kiểm nghiệm vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất như trong Hợp đồng, Công ty sẽ tiến hành trả lại người bán; Nếu có hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho, ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thường.
* Phiếu nhập kho: Phiếu nhập kho thông thường được lập làm 4 liên, có đầy đủ chữ ký của 3 người: phụ trách cung tiêu,thủ kho và người giao hàng Sau khi ký xác nhận, 1 liên giao cho kế toán vật tư để ghi sổ, 1 liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho, 1 liên giao cho kế toán thanh toán cùng với Hoá đơn GTGT để theo dõi thanh toán và 1 liên lưu gốc tại Phòng Kế hoạch tổng hợp Với những nguyên vật liệu thừa do thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm, phòng Kế hoạch tổng hợp tiến hành nhập lại vào kho Lúc này “Phiếu nhập kho” chỉ nhập làm 2 liên: kế toán nguyên vật liệu giữ 1 liên để vào sổ kế toán và thủ kho giữ 1 liên để ghi vào thẻ kho.
“Phiếu nhập kho” được lập trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu thực tế đem nhập kho và giá trị của vật tư đó xuất kho trước khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm.
Công ty đã đưa ra những quy định chặt chẽ về nhập xuất nguyên vật liệu nhằm đảm bảo hàng hoá nhập xuất kho được quản lý một cách tốt nhất.
Do đặc thù công ty xây dựng thường xuyên phải nhập xuất vật liệu xây dựng tại mỗi công trình, nên mỗi công trình có một kho vật liệu Khi vật tư được mua về, ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra và xác nhận hàng vào biên bản kiểm nghiệm đã được mua theo hoá đơn, đảm bảo mẫu mã, chất lượng theo đúng điều khoản hợp đồng Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm, thủ kho của công trình sẽ tiến hành làm thủ tục nhập kho vật tư theo trình tự.
Dưới đây là các mẫu chứng từ của Công ty trích trong tài liệu kế toán tháng 8/2009:
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 13 tháng 08 năm 2009
Ký hiệu: ME/2008B Số: 008576 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH thương mại Hùng Tiến Địa chỉ: Km 9 – Phường Hoàng Liệt – Hoàng Mai - Hà Nội
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Hồng Vinh
Tên đơn vị: Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh Địa chỉ: Phòng 405 – 18T1 – KĐT Trung Hoà Nhân Chính - Hà Nội
Hình thức thanh toán: Thanh toán chậm - MST: 01011660122
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng cộng tiền thanh toán: 131.250.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm ba mốt triệu hau trăm năm mươi nghìn đồng.\.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký )
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 27 tháng 08 năm 2009
Ký hiệu: FD/2008B Số: 007315 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH vật tư Tiến Đạt Địa chỉ: Km 9 – Phường Hoàng Liệt – Hoàng Mai - Hà Nội
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Hồng Việt
Tên đơn vị: Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh Địa chỉ: Phòng 405 – 18T1 – KĐT Trung Hoà Nhân Chính - Hà Nội
Hình thức thanh toán: Thanh toán chậm - MST: 01011660122
TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Xi măng Bút Sơn Tấn 7 1.100.000 7.700.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 8.470.000
Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu bốn trăm bảy mươi nghìn đồng.\.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký )
Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh
Phòng 405 – 18T1 – KĐT Trung Hoà Nhân Chính - Hà Nội
Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Ngày 13 tháng 8 năm 2009
- Căn cứ theo quyết định số 07 ngày 11 tháng 8 năm 2009 của Giám đốc
- Căn cứ vào Hoá đơn GTGT ngày 13 tháng 08 năm 2009 của Công ty TNHH thương mại Hùng Tiến
+ Ông: Lê Văn Thành: chức vụ: Đội trường đội thi công công trình, đại diện công ty làm Trưởng ban
+ Ông: Ngô Thành Đông: chức vụ: Kế toán đội thi công, đại diện công ty làm uỷ viên
+ Ông: Hoàng Thái Lâm: chức vụ: Thủ kho, đại diện công ty làm Uỷ viên
+ Ông: Phạm Hải Nam: chức vụ: Nhân viên đại diện bên bán làm Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại:
Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư
Phươn g thức kiểm nghiệm Đơn vị tính
Số lượng theo chứng từ
Số lượng đúng quy cách phẩm chất
Số lượng không đúng quy cách phẩm chất
VT0 4 Đếm Viên 2.500 2.500 0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Sản phẩm được giao đúng theo yêu cầu về mẫu mã, chất lượng, đủ số lượng. Đại diện kĩ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh
Phòng 405 – 18T1 – KĐT Trung Hoà Nhân Chính - Hà Nội
Họ tên người giao hàng: Nguyễn Xuân Điệp Theo hoá đơn GTGT số: 008576 ngày 13/08/2009 của Công ty TNHH thương mại Hùng Tiến và biên bản kiểm nghiệm vật tư số 23 ngày 13 tháng
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất Mã số ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh
Phòng 405 – 18T1 – KĐT Trung Hoà Nhân Chính - Hà Nội
Họ tên người giao hàng: Nguyễn Xuân Điệp
Theo hoá đơn GTGT số: 007315 ngày 27/08/2009 của Công ty TNHH vật tư Tiến Đạt và biên bản kiểm nghiệm vật tư số 29 ngày 27 tháng 08 năm 2009
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Xi măng Bút Sơn tấn 7 7 1.100.00
Chứng từ phản ánh giảm nguyên vật liệu:
Căn cứ vào đặc điểm của từng công trình lớn hay nhỏ và từng giai đoạn thi công của mỗi công trình mà Công ty xuất ra số lượng nguyên vật liệu và tốc độ xuất ra khác nhau Sau khi được sự đồng ý bằng văn bản của giám đốc công ty, phòng kế hoạch tổng hợp sẽ viết phiếu trong đó yêu cầu loại vật tư cần xuất với số lượng và chủng loại hợp lý.
Thủ kho có nhiệm vụ xem xét, kiểm tra lại phiếu xuất kho, nêu chính xác thủ kho sẽ ký xác nhận và tiến hành xuất kho.
Các biểu mẫu được sử dụng trong quá trình xuất kho nguyên vật liệu cho công trình xây dựng của Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh gồm:
- Phiếu đề nghị xuất kho
- Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT)
* Phiếu đề nghị xuất kho: Căn cứ vào thực tế hoạt động thi công công trình, khi phát sinh nhu cầu vật tư, từng bộ phận sẽ lập phiếu đề nghị xuất kho
* Phiếu xuất kho: Trường hợp đơn vị sử dụng nguyên vật liệu muốn bổ sung thêm loại NVL nào đó thì phải làm phiếu đề nghị xuất kho Khi đó phòng Kế hoạch và tổng hợp sẽ trên cơ sở xem xét tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại công trình số lượng nguyên vật liệu yêu cầu để quyết định lượng bổ sung và lập “Phiếu xuất kho”
Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh
Phòng Kế hoạch Tổng hợp Mấu số:
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO
Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty
- Họ tên người đề nghị xuất kho: Phan Quốc Quyền
- Bộ phận (hoặc địa chỉ): Bộ phận đội thi công công trình 2
- Lý do xuất kho: Xuất gạch men cho công trình trường mầm non Yên
- Số lượng: 500 viên gạch men Prime
Người đề nghị xuất kho Kế toán trưởng
(hoặc Kế toán công trường) Thủ kho
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh
Phòng 405 – 18T1 – KĐT Trung Hoà Nhân Chính - Hà Nội
Họ tên người nhận hàng: Phan Quốc Quyền - Bộ phận đội thi công công trình 2
Lý do xuất: Xuất cho công trình trường mầm non Yên Mỹ - Thanh Trì Xuất tại kho: số 05
T Tên, nhãn hiệu vật tư MM ã số ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền
01 Gạch men Prime - CT trường mầm non Yên Mỹ viên 500 150 58.000 8.700.000
Xuất kho ngày 15 tháng 08 năm 2009 Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Định kỳ, Công ty còn yêu cầu kiểm tra và lập các chứng từ tổng hợp như: + Thẻ kho
+ Báo cáo sử dụng vật tư
+ Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá tồn kho.
* Báo cáo sử dụng vật tư: Hàng tháng, đội trưởng đội thi công căn cứ vào tình hình thực tế sử dụng nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm để lên “Báo cáo sử dụng vật tư” cho đội Khi đó kế toán nguyên vật liệu dùng số liệu trên báo cáo này để ghi sổ kế toán liên quan.
Thực trạng kế toán chi tiết nguyên vật liệu trên hệ thống sổ kế toán
Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cũng như vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong hệ thống quản lý kinh tế, nên công tác kế toán nguyên vật liệu được xác định rõ ràng.
Trước tiên, từ khâu ghi chép kế toán vật tư phải có sự phản ánh đầy đủ, kịp thời số liệu hiện có và tình hình luân chuyển nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật Đồng thời kế toán cần thực hiện tính toán đúng đắn giá trị của vật tư nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý
Tiếp đến, khâu kiểm tra giám sát tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về thu mua, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất cũng rất quan trọng cần có phương pháp phù hợp.
Cuối cùng là việc tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu phải phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh thực tế và với phương pháp kế toán hàng tồn kho nhằm cung cấp thông tin cho việc tổ chức hạch toán các phần hành khác và việc lập báo cáo tài chính cũng như phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh.
*Sổ sách kế toán sử dụng:
Nguyên vật liệu là một trong những đối tượng kế toán, là tài sản cần phải được tổ chức, hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả về mặt hiện vật, không chỉ ở từng kho mà phải chi tiết đến từng loại, nhóm, thứ,…và phải được tiến hành đồng thời cả ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc hạch toán mà kế toán nguyên vật liệu phải kết hợp giữa thủ kho và phòng kế hoạch nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật liệu cả về số lượng, chủng loại, chất lượng và giá trị
Công việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng nhưng việc theo dõi rất phức tạp do nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra hàng ngày. Để theo dõi vật liệu được chính xác và thuận tiện nhất, bộ phận kế toán thường sử dụng các loại sổ kế toán sau:
Sổ chi tiết vật liệu.
Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ.
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.
Sổ cái tài khoản 152 - chi tiết cho các loại vật liệu cụ thể:
- TK 1521: Nguyên liệu, vật liệu
TK 15211: Nguyên liệu, vật liệu chính
- TK 1528: Vật liệu khácTại Công ty Việt Anh, việc ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu được thể hiện chi tiết như sơ đồ 2.1 dưới đây.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quy trình ghi sổ kế toán nguyên vật liệu
Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh hiện đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ cho công tác kế toán nguyên vật liệu tổng hợp và phương pháp thẻ song song cho công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu Để có thể phục vụ tốt cho công việc quản lí và tạo ra mối quan hệ mật thiết với các khâu và phần hành kế toán thì kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp phải có sự kết hợp chặt chẽ với nhau.
Theo phương pháp ghi thẻ song song thì thủ kho sẽ căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật tư để ghi thẻ kho - được mở chi tiết theo từng danh
Hoá đơn mua hàng hoá
NVL Thẻ kho Sổ chi tiết vật liệu
Ghi hàng ngàyGhi cuối thángQuan hệ đối chiếu trên các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu để tính thành tiền nguyên vật liệu nhập, xuất và ghi vào sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu - sổ được mở tương ứng với thẻ kho Cuối tháng kế toán sẽ tiến hành đối chiếu sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu với thẻ kho do thủ kho chuyển về rồi từ đó ghi vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Dưới đây là thực tế việc ghi chép chi tiết theo phương pháp thẻ song song tại Công ty CP tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh.
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT VL
* Đối với nguyên vật liệu mua ngoài và thuê ngoài gia công chế biến:
Hiện nay, Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh có 01 kho chính tại công ty và các kho phụ tại mỗi công trình
Khi vật liệu được chuyển đến kho chính của Công ty, cán bộ thu mua hàng của Công ty hoặc người giao hàng (bên bán) phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu lên phòng kế hoạch tổng hợp, trong hoá đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán…
Căn cứ vào hợp đồng và hoá đơn của đơn vị bán, Ban kiểm nghiệm của Công ty sẽ tiến hành xem xét tính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo… thì đồng ý nhập kho số vật liệu đó.
Dựa vào phiếu kiểm nghiệm vật tư, thủ kho tiến hành kiểm nhận số lượng và chất lượng rồi tiến hành ghi chép số thực nhập vào cột thu nhập rồi ký nhận cả 3 liên phiếu nhập kho Sau đó, thủ kho dùng "thẻ kho" để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày của từng loại vật tư theo chỉ tiêu số lượng Mỗi chứng từ nhập kho được ghi tương ứng với một dòng trên thẻ kho Mỗi thẻ kho được mở trên một tờ số hoặc nhiều tờ tuỳ thuộc vào số lượng ghi chép và các nghiệp vụ phát sinh
Cuối ngày hoặc cuối kỳ (nếu là kho tại công trình), thủ kho phải chuyển cho kế toán vật liệu một phiếu liên nhập còn một liên phiếu phải nhập (kèm theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) chuyển cho kế toán công nợ để theo dõi thanh toán và giữ lại một liên để thuận tiện cho việc đối chiếu với thẻ kho.
Hàng tháng, nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toán Công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế toán rút sổ số dư cuối tháng và ký xác nhận
Các loại vật liệu phục vụ thi công cho các công trình ở xa Công ty sẽ do cán bộ thu mua tại công trình trực tiếp thu mua và chuyển thẳng đến kho công trình hoặc chuyển trực tiếp tới công trường thi công
Thực trạng kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trên hệ thống sổ kế toán
Theo chế độ kế toán hiện hành, Công ty Việt Anh sử dụng tài khoản
152 “Nguyên liệu, vật liệu” để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế Ngoài ra, Công ty còn sử dụng tài khoản 151
“hàng mua đang đi đường” để phản ánh giá trị các loại vật tư mà Công ty đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng về Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh hang ngày lên các bảng kê, sổ chi tiết,…
2.3.1 Thực trạng kế toán nhập nguyên vật liệu
Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh áp dụng biện pháp hàng hoá và hoá đơn về cùng trong tháng nên công tác ghi sổ kế toán khá đơn giản.
*Nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài
Căn cứ vào các phiếu nhập kho, hoá đơn giá trị gia tăng và các chứng từ liên quan mà kế toán nguyên vật liệu ghi sổ kế toán, cụ thể:
Ví dụ: Trong tháng 8/2009, phát sinh các nghiệp vụ nhập mua vật tư sau:
- Ngày 13/8/2009, mua ngoài nhập kho gạch men Prime 500x500 giá chưa thuế là 125.000.000đ, Công ty chưa thanh toán tiền cho người bán.
- Ngày 16/8/2009, mua ngoài nhập kho cát xây Hà Bắc giá chưa thuế là 9.000.000đ chưa thanh toán cho nhà cung cấp.
- Ngày 19/8/2009, mua ngoài nhập kho thép cây vằn D36 - D40 SD
390 giá đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng (đã bao gồm thuế 10%) là
- Ngày 27/8/2009, mua ngoài nhập kho 07 tấn xi măng Bút Sơn đã trả bằng tiền mặt, tổng giá trị thanh toán đã bao gồm 10% thuế là 8.470.000đ.
Kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp nhập vật tư theo mẫu sau:
Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh
Phòng 405 – 18T1 – KĐT Trung Hoà Nhân Chính - Hà Nội
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP VẬT TƯ
NHẬP DIỄN GIẢI SỐ TIỀN
16/8 18 Nhập cát xây Hà Bắc 9.000.000
5.372.500 27/8 25 Nhập xi măng Bút Sơn 8.470.000
Từ bảng tổng hợp nhập vật tư số 05, kế toán lập chứng từ ghi sổ:
Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh
Phòng 405 – 18T1 – KĐT Trung Hoà Nhân Chính - Hà Nội
CTGS Trích yếu Số hiệu TK
01 13/8 Nhập kho gạch men Prime
22 16/8 Nhập kho cát xây Hà Bắc 15211 1331 9.000.000
44 27/8 Nhập xi măng Bút Sơn 15211 1111 8.470.000
Kèm theo chứng từ gốc
Người lập Thủ trưởng đơn vị
* Nhập kho nguyên vật liệu thu hồi
- Trong quá trình sản xuất, thi công công trình, xảy ra trường hợp vật tư xuất ra nhưng không sử dụng hết, theo quy định của Công ty số vật tư đó sẽ được nhập lại kho.
+ Khi các đội nhập nguyên vật liệu theo giao khoán từ kho chính của Công ty về kho ở đội thi công nhưng thực tế các đội thi công đã sử dụng không hết vẫn còn lưu trong kho của đội chưa xuất ra công trường Các đội phải tiến hành nhập vật tư thu hồi về kho chính của Công ty, kế toán sẽ định khoản:
Có TK 136 (chi tiết cho từng đội)
Kế toán Công ty sẽ tập hợp các phiếu nhập thu hồi phát sinh trong tháng để vào bảng tổng hợp nhập vật tư thu hồi cho từng đội thi công cômg trình và cuối cùng ghi vào chứng từ ghi sổ.
Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh
Phòng 405 – 18T1 – KĐT Trung Hoà Nhân Chính - Hà Nội
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP VẬT TƯ THU HỒI
Tháng 8 năm 2009 Đơn vị : đồ ng
NHẬP DIỄN GIẢI SỐ TIỀN
15/8 17 Nhập thu hồi Sơn Dulux ICI lót trong ( 07 thùng/18l)
18/8 19 Nhập thu hồi thép thanh phi 8 24.710.000
Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh
Phòng 405 – 18T1 – KĐT Trung Hoà Nhân Chính - Hà Nội
CTGS Trích yếu Số hiệu TK
01 15/8 Nhập kho Sơn Dulux ICI lót trong
02 18/8 Nhập kho thép thanh phi 8 15211 136 24.710.000 Thu hồi
Kèm theo chứng từ gốc
Người lập Thủ trưởng đơn vị
Trong quá trình mua ngoài nguyên vật liệu còn liên quan đến thuếGTGT đầu vào Do đó, kế toán công ty còn lập bảng kê dịch vụ hàng hoá mua vào ở sổ chi tiết sổ cái TK133
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ DỊCH VỤ HÀNG HOÁ MUA VÀO
(Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế kê khai hàng tháng)
Tên cơ sở : Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh Địa chỉ :Phòng 405 – 18T1 – KĐT Trung Hoà Nhân Chính - Hà Nội
KH HĐ Số HĐ NT phát GTGT hành
Cty TNHH thương mại Hùng Tiến
27/08/2009 Cty TNHH vật tư Tiến Đạt
Hà Nội, ngày 31 tháng 08 năm 2009
NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG
2.3.2 Thực trạng kế toán xuất nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh xuất chủ yếu phục vụ các công trình đáp ứng đúng tiến độ thi công Do đó, kế toán nguyên vật liệu phải phán ánh kịp thời theo tiến độ thi công đảm bảo chính xác chi phí nguyên vật liệu trong toàn bộ chi phí sản xuất.
*Khi xuất vật liệu cho các đội theo cơ chế khoán, cuối tháng kế toán tập hợp phiếu xuất kho lập bảng tổng hợp xuất vật liệu, sau đó phản ánh trên chứng từ ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 136 (chi tiết cho từng đội)
Ví dụ: Trích tài liệu kế toán tháng 8/2009, công trình trường mầm non Yên Mỹ - Thanh Trì
- Ngày 15/8/2009, xuất kho gạch men Prime 500x500 cho công trình trường mầm non Yên Mỹ - Thanh Trì trị giá 29.700.000đ
- Ngày 29/8/2009, xuất kho xi măng Bút Sơn cho công trình trường mầm non Yên Mỹ - Thanh Trì trị giá 5.350.000đ
Cuối tháng, kế toán đội 2 tập hợp phiếu xuất và các chứng từ liên quan như đã trình bày trên mẫu biểu 2.1 đến biểu 2.9 và lập bảng tổng hợp xuất vật liệu như mẫu biểu 2.14 sau:
Biểu 2.17: Trích bảng tổng hợp xuất vật liệu cho công trình trường mầm non Yên Mỹ - Thanh Trì Đơn vị: Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh Địa chỉ: Phòng 405 – 18T1 – KĐT Trung Hoà Nhân Chính - Hà Nội
BẢNG TỔNG HỢP XUẤT VẬT LIỆU
Tháng 08 năm 2009 Công trình: trường mầm non Yên Mỹ - Thanh Trì ĐVT: Đồng
Tên Vật liệu Tên công trình ĐVT Thành tiền
Công trình trường mầm non Yên Mỹ
Xi măng Bút Sơn Công trình trường mầm non
……… Công trình trường mầm non
Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh
Phòng 405 – 18T1 – KĐT Trung Hoà Nhân Chính - Hà Nội
Tháng 08 năm 2009 Số: 05 Đơn vị: đồng
CTGS Trích yếu Số hiệu TK
13 15/8 Xuất kho gạch men Prime
19 29/8 Xuất kho Xi măng Bút Sơn 136 (2) 15211 5.350.000
Kèm theo chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng
*Khi xuất vật liệu cho các đội không theo cơ chế khoán mà do Công ty trực tiếp quản lý, kế toán phản ánh trên chứng từ ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 621 (chi tiết cho công trình)
Ví dụ: Trích tài liệu kế toán của Công ty Việt Anh tháng 8/2009
Biểu 2.19: Trích bảng tổng hợp xuất vật liệu cho công trình văn phòng
Công ty TNHH thương mại Hợp Nhất Đơn vị: Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh Địa chỉ: Phòng 405 – 18T1 – KĐT Trung Hoà Nhân Chính - Hà Nội
BẢNG TỔNG HỢP XUẤT VẬT LIỆU
Tháng 08 năm 2009 Công trình: Văn phòng công ty TNHH thương mại Hợp Nhất ĐVT: Đồng
Tên Vật liệu Tên công trình ĐVT Thành tiền
Gạch chỉ 2 lỗ Công trình văn phòng công ty Hợp Nhất viên 6.370.000 Cát vàng Công trình văn phòng công ty Hợp Nhất m3 8.500.000
……… Công trình văn phòng công ty Hợp Nhất
Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh
Phòng 405 – 18T1 – KĐT Trung Hoà Nhân Chính - Hà Nội
Tháng 08 năm 2009 Số: 06 Đơn vị: đồng
CTGS Trích yếu Số hiệu TK
3 7/8 Xuất kho gạch chỉ 2 lỗ 15211 621
Kèm theo chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng
Khi nhận được các chứng từ ghi sổ, chứng từ gốc của kế toán vật tư chuyển sang, kế toán tổng hợp sẽ kiểm tra đối chiếu với các bộ phận khác về tính hợp lý, hợp pháp của từng loại chứng từ để vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh
Tháng 08 năm 2009 Đơn vị: đồng
1 13/8 Nhập vật tư chưa thanh toán với người bán 125.000.000
2 15/8 Nhập vật tư thu hồi 7.000.000
3 16/8 Nhập vật tư chưa thanh toán với người bán 9.000.000
4 18/8 Nhập vật tư thu hồi 24.710.000
5 19/8 Nhập vật tư đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
6 27/8 Nhập vật tư đã trả bằng tiền mặt 8.470.000
7 15/8 Xuất vật tư cho sản xuất 29.700.000
8 29/8 Xuất vật tư cho sản xuất 5.350.000
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VIỆT ANH
Những điểm mạnh
* Về tổ chức thu mua, kho bãi, bảo quản vật liệu:
Nhằm đảm bảo giảm thiểu các chi phí và hao hụt trong quá trình thu mua, vận chuyển cũng như bảo quản, Công ty đã cho các đội thi công công trình chủ động thu mua vật liệu và lập các kho vật liệu tại chân mỗi công trình Điều đó giúp giảm thiểu chi phí thu mua, dự trữ, bảo quản đồng thời hạn chế tới mức tối đa hao hụt trong quá trình vận chuyển, thất thoát, hư hỏng trong quá trình bảo quản dự trữ Hơn nữa, việc dự trữ tại kho công trình còn giúp đảm bảo tiến độ thi công và chất lượng của mỗi công trình
Công ty cũng đã tổ chức phân loại nguyên vật liệu giúp cho công tác quản lý tại kho dễ dàng, chuyên nghiệp đồng thời công tác kế toán cũng được nhanh gọn hơn.
Việc phân nhiệm vụ chi tiết cho thủ kho, kế toán vật tư đã tạo nên một hệ thống tự kiểm soát trong công tác kế toán nhằm kịp thời xử lý những sai sót hạn chế tối đa tổn thất.
*Về việc đánh giá thực tế vật liệu nhập, xuất kho: Công ty sử dụng hệ thống chứng từ cũng như luân chuyển chứng từ rất cụ thể, rõ ràng theo chế độ hiện hành đồng thời phù hợp với đặc điểm riêng của Công ty Thông qua việc đánh giá thực tế của vật liệu, kế toán có thể ước tính được chi phí nguyên vật liệu trong giá thành của sản phẩm, xác định đúng đắn chi phí đầu vào, biết được định mức tiêu hao vật liệu nhằm cung cấp một cách nhanh nhất, chính xác nhất số liệu kế toán cho Ban lãnh đạo
*Về công tác hạch toán nguyên vật liệu: Đây là khâu đặc biệt được Công ty coi trọng ngay từ những chứng từ ban đầu cũng như những quy định rất chặt chẽ, được lập kịp thời, nội dung ghi đầy đủ rõ ràng, sổ sách được lưu chuyển theo dõi và lưu giữ khá hợp lý, không chồng chéo Tổ chức theo dõi và ghi chép thường xuyên, liên tục thong qua các chứng từ như: phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT và các loại sổ sách đã phản ánh đúng thực trạng biến động nguyên vật liệu ở Công ty Kế toán đã tổ chức hạch toán vật liệu theo từng công trình, hạng mục công trình, định kỳ theo từng tháng, từng quý đảm bảo phục vụ tốt yêu cầu quản lý vật liệu tại Công ty
Kế toán nguyên vật liệu ở công ty đã phản ánh và giám sát chặt chẽ tài sản đồng thời cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ công tác quản lý củaBan Lãnh đạo công ty, thường xuyên giúp cho việc chỉ đạo nhập - xuất vật liệu một cách ổn định và nhanh chóng.
Những mặt hạn chế
Ngoài những ưu điểm, những mặt tích cực kể trên, công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh vẫn còn tồn tại một số hạn chế như sau:
- Công ty tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh là đơn vị thi công xây dựng các công trình do đó nguyên vật liệu dùng vào xây dựng là rất phong phú và đa dạng, thường được Công ty mua với khối lượng lớn, các đơn vị bán thường xuyên và một số đơn vị bán lại ở rất xa các công trường thi công Bởi vậy việc vận chuyển vật tư từ người bán đến chân công trình thường chiếm một thời gian ảnh hưởng tới tiến độ thi công công trình cũng như việc hạch toán chi phí sản xuất của kế toán
- Mặt khác, các vật liệu của ngành xây dựng yêu cầu công tác bảo phản phức tạp do khối lượng lớn, dễ hư hỏng, hao hụt, một số loại vật liệu không dễ để ở ngoài trời Tuy nhiên, kho tại các công trình thi công thường là kho tạm không đảm bảo được đầy đủ các yêu cầu về bảo quản tốt nhất cho tất cả các loại vật tư Đặc biệt có những loại vật tư như: gạch, cát, sỏi,…thường phải để ngoài trời do đó không tránh khỏi hao hụt, mất mát Mà tất cả các trường hợp hư hỏng vật liệu trong quá trình vận chuyển cũng như trong quá trình bảo quản cũng gây mất mát ứ đọng vốn, gây thiệt hại về khoản chi phí bảo quản làm giảm lợi nhuận của Công ty Đồng thời, điều đó cũng gây không ít khó khăn cho công tác hạch toán kế toán.
- Kế toán Công ty CP tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh theo dõi việc chi tiết quá trình nhập, xuất theo phương pháp thẻ song song dù ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu nhưng việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán lại có sự trùng lặp Mặt khác, do kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên đã hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán dẫn đến việc đối chiếu chậm và công việc thường dồn vào cuối tháng dễ dẫn đến nhầm lẫn, sai sót
- Công ty đã thực hiện khá tốt việc lập dự trữ vật tư tại kho Công ty,nhưng tại kho ở công trình thì công tác dự trữ chưa được thực hiện do kho bãi chưa đáp ứng được yêu cầu Vậy, để phục vụ thi công tại các công trình Công ty chỉ mua theo yêu cầu và kế hoạch về tiến độ của các đội công trình Điều đó có thể làm chậm tiến độ thi công, làm giảm chất lượng quá trình xây lắp nếu công tác thu mua không đáp ứng được yêu cầu về thời gian, chất lượng như tiêu chuẩn của công trình
- Hiện nay, cuối tháng công ty có lập bảng tổng hợp chi tiết nhập - xuất - tồn vật tư nhưng lại lập chung cho tất cả các loại vật tư của công ty như vậy sẽ gây khó khăn cho việc quản lý nguyên vật liệu Công việc đối chiếu sổ sách kế toán cuối kỳ sẽ khó khăn bởi không tổng hợp được từng loại vật liệu để đối chiếu, đặc biệt là đối chiếu với sổ cái.
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh
Công ty CP tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh cần không ngừng hoàn thiện công tác kế toán vật liệu bởi các lý do sau:
- Công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty bên cạnh những việc tích cực trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu vẫn còn có một số vấn đề hạn chế, chưa hợp lý
- Do yêu cầu thị trường hiện nay, mỗi công trình được công ty xây dựng phải đảm bảo chất lượng, tiến độ thi công nhanh, giá thành hạ Nguyên vật liệu là một khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, đồng thời quyết định chất lượng sản phẩm Do đó, tổ chức quản lý sử dụng tốt khoản mục chi phí này sẽ góp phần thực hiện được mục tiêu chất lượng sản phẩm tốt, giá thành sản phẩm thấp của Công ty
- Công tác kế toán nguyên vật liệu là một công tác có khối lượng công việc nhiều, khá phức tạp nên công ty cần không ngừng cải tiến để giảm thiểu khối lượng công việc cho bộ phận kế toán này để tăng năng suất lao động.
3.2.2 Nội dung hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh
- Cần xem xét lại việc tổ chức kế toán cho các đội công trình đặc biệt là công trình lớn, thời gian thi công kéo dài cần có bộ phận kế toán riêng (tổ chức hạch toán riêng) nhằm giảm khối lượng công việc tại phòng kế toán ở công ty đồng thời đảm bảo công tác kế toán được chính xác, hiệu quả.
- Cần tăng cường công tác quản lý tại kho bãi nhằm giảm đến mức tối đa thất thoát, hư hỏng nguyên vật liệu.
- Cần lập dự trữ nguyên vật liệu cho các kho tại công trình một cách hợp lý, nên đặt ra định mức trong việc dự trữ nguyên vật liệu để có thể phục vụ hợp lý cho quá trình thi công xây dựng, mặt khác có thể tránh những rủi ro khách quan do thị trường biến động gây ra.
- Phòng kế toán nên cập nhật hàng ngày các loại phiếu nhập và phiếu xuất kho tại kho chính của Công ty để kế toán vào sổ chi tiết song song với việc vào bảng tổng hợp nhập xuất vật tư Đến cuối tháng khi các chứng từ ở các kho tại công trình chuyển về, công việc của kế toán vật tư sẽ được giảm thiểu đồng thời giúp cung cấp thông tin về tình hình tăng giảm nguyên vật liệu, vốn lưu động, báo cáo quyết toán cho Ban lãnh đạo Công ty được kịp thời.
- Nên kiểm tra quá trình nhập xuất kho một cách hợp lý hơn như sử dụng phương pháp số dư nhằm tránh được sự ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi chép trong kỳ.
Biện pháp tăng cường quản lý nguyên vật liệu tại Công ty CP tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh
tư vấn và đầu tư xây dựng Việt Anh Để việc quản lý vật tư được dễ dàng và chặt chẽ hơn, Công ty nên mở sổ danh điểm vật liệu Việc mã hoá tên các loại vật liệu trong sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp chặt chẽ và thống nhất giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học, hợp lý, phục vụ chung cho yêu cầu quản lý của Công ty góp phần giảm bớt khối lượng công việc kế toán và tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi các loại nguyên vật liệu. Đưa vào ứng dụng phần mềm kế toán cũng là một biện pháp tối ưu đang được nhiều doanh nghiệp ưu tiên đầu tư nhằm giảm thiểu công việc cho bộ phận kế toán đồng thời đảm bảo thông tin được nhanh chóng, kịp thời, chính xác hơn.
