LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ,
Sự cần thiết phải tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp cung cấp dịch vụ
1.1.1.Đặc điểm của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ ảnh hưởng đến công tác kế toán quản trị chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh tại trong doanh nghiệp cung cấp dịch vụ
Dịch vụ là ngành kinh tế quan trọng của một quốc gia Để đánh giá sự phát triển kinh tế của một nước người ta có thể lấy tỷ lệ ngành dịch vụ trong cơ cấu phát triển kinh tế làm tiêu chí so sánh Việt Nam là một nền kinh tế đang phát triển với tầm vóc và mức độ tăng trưởng khá cao trong khu vực và trên thế giới Sự gia tăng này có sự đóng góp phần lớn của các ngành dịch vụ.
Dịch vụ có thể nói là một ngành đặc thù cả trong cách thức hoạt động và trong việc quản lý doanh nghiệp nói chung Chính vì vậy, kế toán trong doanh nghiệp dịch vụ đòi hỏi có những yêu cầu, qui định riêng gắn với đặc điểm ngành nghề và sản phẩm dịch vụ cụ thể như sau:
Thứ nhất, tính không ổn định về chất lượng, tính không lưu giữ được.
Do dịch vụ được thực hiện bởi những người cung cấp khác nhau, ở những thời gian và địa điểm khác nhau và có cả sự can thiệp của khách hàng trong quá trình tạo ra dịch vụ đã tạo ra tính không ổn định của dịch vụ Vì thế khó có thể kiểm tra trước chất lượng dịch vụ và điều này gây khó khăn trong quản lý chất lượng của dịch vụ Một đặc điểm rất quan trọng nữa là phối thức dịch vụ (services-mix) có cấu trúc phức tạp đòi hỏi tính tổng hợp và tính đồng bộ cao, là một tập hợp có kết cấu hợp lý bao gồm nhiều dịch vụ liên quan mật thiết với nhau và tác động qua lại với nhau, bổ sung cho nhau trong quá trình tạo ra lợi ích cho khách hàng Việc phối hợp các dịch vụ này với nhau ở những mức độ và kết cấu khác nhau sẽ hình thành nên những phối thức dịch vụ khác nhau Vấn đề là mỗi doanh nghiệp cần phải biết khéo léo kết hợp các loại dịch vụ khác nhau đó để tạo ra cho mình một tập hợp dịch vụ tương đối hoàn chỉnh phù hợp với những thế mạnh của mình, đồng thời đáp ứng tốt nhất nhu cầu có tính đặc thù của từng thị trường mục tiêu mà doanh nghiệp đã lựa chọn Mặt khác, do thị trường luôn thay đổi, đòi hỏi doanh nghiệp phải thiết thế một cấu trúc dịch vụ sao cho có thể điều chỉnh linh hoạt theo sự thay đổi nhu cầu và thị hiếu của khách hàng để tránh lãng phí vì chi phí thiết kế dịch vụ mới thường rất tốn kém.
Thứ ba, hoạt động mang tính chất phục vụ cá nhân, cung cấp cho nhiều nhóm đối tượng khác nhau Sản phẩm dịch vụ được từng đối tượng khách hàng của DN dịch vụ có thể phân bổ tập trung ở từng vùng miền hoặc từng khu vực trong nước hoặc thậm chí cả quốc tế Khách hàng khác nhau, địa điểm phân bổ khác nhau nên phương thức vận chuyển cung cấp dịch vụ cũng đa dạng Do vậy các doanh nghiệp dịch vụ đòi hỏi phải xây dựng được mạng, hệ thống kênh phân phối đa dạng bao trùm trên nhiều tỉnh thành, đa quốc gia. Thông thường các DN xây dựng các trung tâm giao dịch tại các địa phương kết hợp tổ chức hệ thống các phương tiện phân phối theo hình thức quản lí tại chỗ hoặc liên kết mạng lưới phương tiện vận chuyển.
Thứ tư, hoạt động dịch vụ không có sản xuất dự trữ Do đặc thù sản phẩm dịch vụ liên quan trực tiếp đến khách hàng tiêu thụ, khi có khách hàng,dịch vụ mới được thực hiện, dịch vụ mới được sản xuất Sản phẩm dịch vụ cũng được đặt trước ứng trước , DN cũng ghi nhận được phần phải thu nhưng quá trình sản xuất chỉ được thực hiện khi đến thời hạn cung cấp dịch vụ theo giá vốn của dịch vụ sau Chính vì đặc điểm này, DN dịch vụ không có khả năng bị tồn kho sản phẩm Sản phẩm dịch vụ được hình thành từ nhiều khâu, chi phí phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ Để xác định được chi phí chuẩn xác, KT cần tập hợp được các chứng từ đầy đủ phát sinh từ các trung tâm chi phí rồi sau đó kế toán xác định giá thành của sản phẩm giá thành sản phẩm được ghi nhận bằng toàn bộ các chi phí phát sinh tập hợp được Doanh thu của hoạt động dịch vụ luôn ghi nhận được thực tế sản phẩm dịch vụ sản xuất và phát sinh trong kỳ
Thứ năm, có tính thống nhất cao giữa sản xuất và tiêu thụ Chính dựa trên đặc điểm thứ 4 của hoạt động dịch vụ không có sản xuất dự trữ có nghĩa là DN dịch vụ sản xuất đến đâu thì tiêu thụ đến đó Điều này đòi hỏi chủ DN cần có kế hoạch về tiêu thụ sản phẩm rất rõ ràng từ đó quyết định đến các chi phí sản xuất Hoạt động dịch vụ phụ thuộc rất lớn vào số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ, do vậy nếu không nắm rõ được lượng khách hàng tiêu thụ lớn hay nhỏ thì CPSX rất dễ bị biến động lớn Kế hoạch về doanh thu luôn được ưu tiên từ đó làm căn cứ lập kế hoạch chi phí Khi có bất kỳ sự thay đổi về doanh thu thu, KT CP sẽ sớm có những điều chỉnh phù hợp để tránh tình trạng thu ít mà chi phí lại lớn Dẫn đến sự thất thoát chi phí không cần thiết trong DN và ảnh hưởng đến KQKD.
Thứ sáu, hoạt động dịch vụ không làm thay đổi tính chất lý hóa của sản phẩm mà chỉ làm thay đổi vị trí của đối tượng lao động Lao động trong ngành dịch vụ làm tăng giá trị lý hóa không tạo ra sản phẩm mới.
Thứ bảy, dịch vụ được sản xuất và tiêu dùng đồng thời, và chỉ được hoàn thành cùng với sự hoàn thành tiêu dùng của khách hàng Nếu chưa có khách hàng, chưa có hệ thống tạo ra dịch vụ Dịch vụ cung cấp cho đa dạng các đối tượng kinh tế Khi có khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ thì đồng nghĩa lúc đó dịch vụ sẽ được tạo ra DN chỉ bỏ ra một số các chi phí tạm thời phát sinh ban đầu Các chi phí hình thành nên giá thành dịch vụ sẽ được xác định sau khi dịch vụ hoàn thành, phân bổ các chi phí cho từng hoạt động cụ thể Do vậy, quá trình tiêu thụ được thực hiện cùng đồng thời với quá trình sản xuất Do vậy, các sản phẩm dịch vụ được sử dụng hết và không có sản phẩm tồn kho , DN không thể sản xuất trước sản phẩm khi chưa có khách hàng tiêu thụ Đây là đặc điểm điển hình của sản phẩm dịch vụ và chi phối đến công tác kế toán chi phí, doanh thu và mô hình tổ chức quản lí của công ty
1.1.2 Vai trò, chức năng của kế toán quản trị trong doanh nghiệp cung cấp dịch vụ
Kế toán nói chung đã ra đời từ rất lâu, nó tồn tại và phát triển qua các hình thái kinh tế xã hội Cùng với sự phát triển của nền kinh tế sản xuất hang hóa, kế toán ngày càng hoàn thiện và phát triển cả về nội dung lẫn hình thức, thực sự trở thành công cụ không thể thiếu trong quản lý, kiểm tra, kiểm soát và điều hành các hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị.
Nền sản xuất hàng hóa càng phát triển thì kế toán càng có vai trò quan trọng; vừa là công cụ quan trọng phục vụ cho quản lý, điều hành, kiểm soát đáng tin cậy nhất, vừa là một phân hệ thông tin quan trọng cấu thành nên hệ thống thông tin kinh tế tài chính của đơn vị.
Kế toán quản trị là quá trình lập,báo cáo và giải thích thông tin cho người sử dụng thông tin trong nội bộ của DN ra các quyết định KTQT về mặt bản chất là một bộ phận cấu thành không thể tách rời của hệ thống kế toán, vì đều làm nhiệm vụ tổ chức hệ thống thông tin kinh tế trong DN KTQT trực
Tóm lại, KTQT là quy trình định dạng, đo lường, tổng hơp, phân tích, lập báo biểu, giải trình và thông đạt các số liệu TC và phi tài chính cho ban giám đốc để lập kế hoạch, đánh giá, theo dõi việc thực hiện kế hoạch trong phạm vi nội bộ một DN và để đảm bảo cho việc sử dụng có hiệu quả tài sản và quản lí chặt chẽ các tài sản này. Để đạt được mục tiêu điều hành và quản lí hoạt động kinh doanh, KTQT đòi hỏi rất nhiều thông tin Loại thông tin cần thiết cho việc xây dựng kế hoạch và kiểm tra hoạt động hàng ngày của đơn vị, giúp nhà quản trị biết được những gì đang diễn ra và việc thực hiện các mục tiêu dự án như thế nào.Việc cung cấp thông tin kinh tế tài chính của KTQT nhằm đáp ứng hai chức năng của quản lí đó là : chức năng hoạch định và chức năng kiểm soát. Hai chức năng này rất quan trọng đối với sự thành công của DN.
Chức năng hoạch định liên quan đến việc xây dựng con đường nhằm đạt được mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể của DN thông qua việc xây dựng kế hoạch chiến lược và kế hoạch hoạt động Xây dựng kế hoạch chiến lược bao gồm việc xác định mục tiêu chung của DN và xây dựng những bước đi để đạt những mục tiêu đó Xây dựng kế hoạch hoạt động gồm việc xác định các mục tiêu cho hoạt động hàng ngày Ví dụ, người quản lí sản xuất sẽ làm việc với các trưởng bộ phận marketing, bộ phận mua hàng và kế toán để xây dựng kế hoạch sản lượng hàng ngày và đảm bảo có NVL đầy đủ để đạt mục tiêu sản xuất Bên cạnh đó, mỗi bộ phận trong DN có các tiêu chuẩn hoạt động khác nhau.Thí dụ, đối với bộ phận marketing thì đó là doanh số cần đạt, bộ phận sản xuất thì là các chỉ tiêu về số lượng và chất lượng sản xuất.
KTQT đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch chiến lược và kế hoạch hoạt động Thí dụ, trong kế hoạch chiến lược có kế hoạch tài chính dài hạn Kế hoạch này được hỗ trợ bởi các kế hoạch hoạt động, trong đó dự báo kết quả tài chính hàng tháng và hàng quý cần thiết để đạt kế hoạch tài chính dài hạn của DN
Nội dung cơ bản của kế toán quản trị chi phí, doanh thu và kết quả kinh
1.1.2 Nhận diện chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp cung cấp dịch vụ
Trong quá trình hoạt động của DN cần phải huy động các nguồn lực như lao động, tiền vốn, nhân công, công cụ lao động… để thực hiện việc sản xuất, chế tạo sản phẩm, thực hiện các công việc lao vụ, thu mua dự trữ hàng hóa, luân chuyển, lưu thông sản phẩm , hàng hóa, thực hiện hoạt động đầu tư, kể cả chi cho công tác quản lí chung của DN Điều đó có nghĩa là DN phải bỏ ra các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hóa để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của mình Chi phí hoạt động của Doanh nghiệp ( còn gọi là chi phí kinh doanh của Doanh nghiệp hay chi phí SXKD của DN) là toàn bộ hao phí về lao động sống cần thiết và lao động vật hóa mà DN đã chi ra trong một thời ký nhất định, biểu hiện bằng tiền Ngoài ra còn bao gồm một số chi phí cần thiết khác phục vụ cho quá trình SXKD
Chi phí là nhân tố chủ yếu tác động đến kết quả hoạt động kinh doanh, do đó nhiệm vụ kiểm soát chi phí và dự toán biến động của chi phí đối với nhà quản trị rất quan trọng Nhận diện các cách phân loại chi phí sao cho hữu ích và thích hợp là một phương pháp nghiệp vụ của kế toán quản trị, theo quan điểm: “Chi phí được phân làm nhiều loại khác nhau nhằm thỏa mãn các mục đích khác nhau của nhà quản trị” Như vậy việc phân loại để nhận diện chi phí là một công cụ quan trọng mà kế toán quản trị sử dụng.
Căn cứ vào mối quan hệ chi phí với khả năng kiểm soát chi phí, chi phí bao gồm: Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được
Chi phí kiểm soát được là những chi phí mà các nhà quản trị ở một cấp quản lí nào đó xác định được lượng phát sinh của nó, có thẩm quyền quyết định về sự phát sinh chi phí đó, cấp quản lí đó có thể kiểm soát được chi phí này.Ví dụ chi phí điện nước của từng phân xưởng được theo dõi bằng đồng hồ điện nước riêng Chi phí không kiểm soát được là những chi phí mà nhà quản trị ở một cấp nào đó không dự đoán chính xác sự phát sinh của nó, không có thẩm quyền quyết định đối với khoản chi phí đó Ví dụ, chi phí khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng, trường hợp TSCĐ sử dụng cho nhiều phân xưởng sản xuất, thì nhà quản trị cấp phân xưởng không kiểm soát được chi phí này.
Căn cứ vào mối quan hệ chi phí với các khoản mục trên báo cáo kế toán, chi phí bao gồm: Chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ.
Chi phí sản phẩm là những chi phí gắn với quá trình sản xuất hay quá trình mua hàng hóa để bán Đối với DN SX chi phí sản phẩm bao gồm chi phíNVLTT, CP NCTT và chi phí SXC.Thực chất, chi phí sản phẩm là chi phí doanh thì CP sản phẩm là giá vốn của hàng mua bao gồm giá mua và các chi phí thu mua hàng hóa Khi sản phẩm được bán thì chi phí sản phẩm là giá vốn của hàng bán ra Chi phí thời kỳ là chi phí cho hoạt động kinh doanh trong kỳ, không tạo nên giá trị hàng tồn kho- tài sản nên chúng không được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán mà tham gia xác định kết quả kinh doanh ngay trong kỳ chúng phát sinh.
Chi phí thời kỳ được ghi nhận trên BCKQHĐ KD Chi phí thời kỳ bao gồm: chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp.
Căn cứ vào khả năng quy nạp chi phí, chi phí được chia thành: Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp
Chi phí trực tiếp là những chi phí liêu quan đến từng đối tượng kế toán tập hợp chi phí( từng loại sản phẩm, từng khâu công việc, hoạt động, đơn đặt hàng ) Chúng dễ nhận biết và hạch toán chính xác như: chi phí NVLTT,CP NCTT.
Chi phí gián tiếp là các chi phí có liên quan đến nhiều đối tượng kế toán tập hợp chi phí khác nhau nên không thể quy nạp cho từng đối tượng tập hợp chi phí được mà phải tập hợp theo nơi phát sinh chi phí và quy nạp cho từng đối tượng theo phương pháp phân bổ gián tiếp.
Căn cứ vào mối quan hệ chi phí với khối lượng hoạt động, có thể chi chi phí thành: Biến phí, chi phí hỗn hợp và định phí.
Biến phí hay còn gọi là chi phí biến đổi là những chi phí mà tổng số của chúng thay đổi theo số lượng sản phẩm sản xuất nhưng chi phí tính cho một đơn vị sản phẩm thì không đổi Ví dụ như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là vải trong công ty may là chi phí biến đổi Định phí hay là chi phí cố định là những chi phí mà tổng số của chúng không đổi theo số lượng sản phẩm sản xuất nhưng chi phí tính cho một đơn vị sản phẩm thì thay đổi Ví dụ như chi hí khấu hao máy móc thiết bị phục vụ trong sản xuất
Chi phí hỗn hợp là sự kết hợp của chi phí cố định và chi phí biến đổi Ví dụ như chi phí điện năng sử dụng để chạy máy móc thiết bị
Căn cứ vào việc lựa chọn các phương án, chi phí được chia thành: Chi phí cơ hội, chi phí chênh lệch và chi phí chìm
Chi phí cơ hôi là phần lợi ích bị mất đi do lựa chọn phương án kinh doanh này thay vì lựa chọn phương án kinh doanh khác
Chi phí chênh lệch là những khoản chi phí có ở phương án SXKD này nhưng không có hoặc chỉ có một phần ở phương án SXKD khác
Chi phí chìm là những chi phí đã phát sinh, nó có trong tất cả các phương án sản xuất kinh doanh được đưa ra xem xét , lựa chọn Đây là những chi phí mà các nhà quản trị phải chấp nhận mà không có sự lựa chọn.
Các cách nhận diện chi phí được tổng hợp trên sơ đồ sau:
Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh trong kế toán quản trị
Theo mối quan hệ chi phí với khả năng kiểm soát chi phí
Mối quan hệ chi phí với các khoản mục trên báo cáo
Khả năng quy nạp chi phÝ
Mối quan hệ chi phí với khối l ợng hoạt động
Chi phÝ kiÓm soát đ ợc
Chi phÝ không kiÓm soát đ ợc
Các chi phí trong việc lựa chọn ph ơng án
Chi phÝ hỗn hợp Định phÝ
Sơ đồ 1.2 Mô hình phân loại và nhận diện CPSX kinh doanh được gọi là cách chi phí theo ứng xử của hoạt động, có nghĩa là biến phí sẽ thay đổi khi hoạt động thay đổi, còn định phí thì không đổi Cách phân loại này là cơ sở cho việc phân tích mối quan hệ Chi phí- Doanh thu- Lợi nhuận, là nội dung quan trọng khi xem xét để ra các quyết định kinh doanh Có thể nói, nhận diện đúng phương pháp phân loại chi phí là chìa khóa mở ra cho các quyết định kinh doanh.
Tùy thuộc vào yêu cầu và mục đích cụ thể của nhà QTDN mà thông tin chi tiết về chi phí, doanh thu và KQKD, bao gồm những thông tin quá khứ và cả những thông tin tương lai (gồm cả thông tin sơ cấp và thông tin thứ cấp) sẽ được tổ chức thu thập bằng hệ thống các phương pháp kế toán phù hợp, đợc thiết kế dưới những dạng cụ thể có thể so sánh được, hoặc dưới dạng đồ thị, phương trình, từ đó xác định những thông tin thích hợp và thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định kinh doanh ngắn hạn
Trong KTQT chỉ tiêu giá thành sản phẩm có thể được xác định theo các phạm vi chi phí khác nhau tùy theo mục đích sử dụng thông tin về giá thành sản phẩm của nhà quản trị DN Theo phạm vi chi phí trong giá thành có thể phân loại giá thành thành các loại như sau:
Căn cứ vào thời gian, cơ sở số liệu tính giá thành, giá thành sản phẩm được chia làm ba loại: Giá thành kế hoạch, giá thành định mức và giá thành thực tế.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ, DOANH THU VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN PHÁT NHANH HỢP NHẤT MIỀN BẮC
Đặc điểm mô hình tổ chức bộ máy kế toán quản trị tại công ty
Hiên nay công ty áp dụng mô hình kế toán quản trị tập trung đan xen với mô hình kế toán tài chính phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh, trình độ và yêu cầu quản lí cũng như trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán, trình độ trang thiết bị các phương tiện xử lí thông tin kế toán tài chính của công ty Phòng kế toán phụ trách cả mảng kế toán và tài chính nên người đứng đầu bộ máy kế toán có chức danh kế toán trưởng và cũng có bộ phận quản lí về tài chính riêng đó là giám đốc tài chính và công ty có thành lập ban tài chính riêng Mỗi nhân viên kế toán đảm nhận phần hành kế toán cụ thể Công việc chủ yếu của kế toán các phần hành tập trung vào việc thu nhận, xử lí, hệ thống và cung cấp thông tin để lập BCTC, chưa có những quy định cụ thể về nhiệm vụ thu nhận, xử lí, hệ thống và cung cấp thông tin kế toán quản trị qua BCKTQT Hằng ngày hoặc định kỳ tùy theo mục đích quản từng phần hành đều tổ chức cả kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp từng đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lí của các bộ phận có liên quan Công ty trú trọng lớn nhất đến vấn đề công tác kế toán quản trị chi phí, giá thành, doanh thu và kết quả kinh doanh Kế toán tổng hợp và kế toán trưởng lập báo cáo kế toán tổng hợp về tình hình doanh nghiệp trình lên ban giám độc và ban kiểm soát nội bộ để đánh giá và đưa ra hướng giải quyết Chính vì mô hình kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị nên công việc của các kế toán viên đòi hỏi tập trung rất cao Công ty luôn đảm bảo chứng từ được luân chuyển nhanh chóng để kịp thời phục vụ công việc dự báo cho doanh nghiệp.
Đặc điểm vận dụng chế độ,chính sách kế toán
Hiên nay tại công ty đang áp dung đầy đủ chế độ kế toán KTDN ban hành theo QĐ số 15/2006 –BTC ban hành 20/3/2006 cuả Bộ trưởng Bộ tại chính Việc tuân thủ chế độ kế toán từ việc tổ chức vận dụng chứng từ kế toán Căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh, công ty sử dụng các loại chứng từ trong kế toán theo quy định của chế độ KTDn gồm: Chứng từ chi phí, chứng từ bán hàng, chứng từ tiền tệ…Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo QĐ 15/2006, về theo dõi các đối tượng kế toán theo mã tài khoản kế toán đã quy đinh Đối với các đối tượng chi phí sản xuất, công ty sử dụng khoản 627 để phản ánh toàn bộ các chi phí phát sinh gián tiếp cấu thành nên sản phẩm và sử dụng TK 632 để theo dõi các chi phí phát sinh thực tế hình thành nên sản phẩm tiêu thụ Do đặc thù lĩnh vực sản xuất kinh doanh không có sản phẩm dở dang, không có sản xuất dự trữ, khâu sản xuất và tiêu thụ được thực hiện đồng thời Do đó việc sử dụng một tài khoản tập hợp không gây khó khăn trong việc quản lí chi phí tại công ty Nó chỉ làm việc theo dõi chi phí chi tiết đối với từng sản phẩm dịch vụ khó có thể thực hiện mà cần tiến hành phân bổ theo tiêu thức phù hợp Đối với các chi phí ngoài sản xuất, phát sinh chính tại công ty là chi phí quản lí doanh nghiệp Công ty theo dõi và phản ánh chi phí quản lí doanh nghiệp công ty sử dụng tài khoản 642, công ty không phản ánh chi phí bán hàng như chi phí nhân viên quảng cáo, tiếp thị, nhân viên kinh doanh giới thiêu chào hàng sản phẩm dịch vụ của công ty trên tài khoản chi phí bán hàng
TK 641 mà phản ánh chung vào tài khoản chi phí quản lí doanh nghiệp TK
642 Công ty mở một số tài khoản chi tiết theo dõi các khoản mục như: tạm ứng TK 141, TK 331,136,334 Các tài khoản này được mở chi tiết tài khoản cấp 2 và có danh điểm theo dõi cụ thể Tài khoản 141 được mở chi tiết ví dụ như Tk 141(2) được hiểu là tài khoản tạm ứng về chi phí , TK 141(3) : tạm ứng nội bộ tài khoản 334 được mở các tài khoản cấp 2 TK 334(1) : trích lương tại các trung tâm, TK 334(3) Tiền lương phải trả bộ phận kinh doanh,
TK 334(4) Tiền thưởng phải trả cho các bộ phận Các chính sách kế toán khác công ty hiện nay đang ap dụng như : chính sách kế toán đối với hàng tồn kho: Ghi nhận hàng tồn kho theo giá thực tế, phương pháp tính giá hàng tồn kho Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ Vận dùng hình thức kế toán: chứng từ ghi sổ , vận dụng trên phần mềm với đầy đủ các chứng từ và sổ sách quy định của chế độ kế toán.
Thực trạng tổ chức kế toán quản trị chi phí, doanh thu và kết quả kinh
2.4.1 Đặc điểm chi phí, doanh thu , kết quả kinh doanh tại công ty
Đặc điểm chi phí sản xuất kinh doanh
Do hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bao gồm nhiều lĩnh vực như: chuyển phát nhanh trong nước bằng đường hàng không, xe logictic, xe xã hội, ga tàu ; chuyển phát nhanh quốc tế nên các chi phí phát sinh trong doanh thu để đảm bảo xác định được lợi nhuận chính xác trên từng hoạt động cụ thể nhằm đánh giá hoạt động nào mất nhiều chi phí để có biện pháp điều chỉnh.
Chi phí trong công ty được phân loại theo lĩnh vực phát sinh dịch vụ bao gồm các chi phí như: chi phí xăng dầu cho ô tô vận tải chuyển phát như xe logictics, chi phí cầu đường, chi phí tại các trung tâm như tiền lương và các khoản trích lương tại các trung tâm giao dịch, tại công ty, chi phí dịch vụ internet, điện nước cho các trung tâm giao dịch và công ty, chi phí khấu hao tài sản cố định tại các trung tâm giao dịch và công ty, các chi phí thuê xe vận chuyển tại các đội xe, công tác phí cho xe logictic, chi phí vật liệu xây dựng trung tâm giao dịch, chi phí mua công cụ dụng cụ cho phòng dịch vụ và các phòng ban, chi phí thuê văn phòng cho các trung tâm giao dịch, chi phí bảo hiểm cho xe vận chuyển, các chi phí EMS cho các trung tâm giao dịch,công tác phí, chi phí khấu hao tài sản cố định tại công ty và các trung tâm, các chi phí tiếp khách và chi phí dịch vụ mua ngoài khác, chi phí lãi vay từ ngân hàng và cá nhân trong công ty.
Các chi phí trên sẽ được phân bổ tương ứng trên các loại dịch vụ mang lại doanh thu cho doanh nghiệp và chia thành các chi phí chính như sau:
(*) Chi phí nội địa bao gồm các chi phí như chi phí kết nối hàng không, chi phí kết nối xe logitic, chi phí gửi hàng tại các ga tàu, chi phí EMS, Chi phí kết nối xe xã hội, chi phí kết nối xe khác
(*) Chi phí quốc tế bao gồm chi phí cước vận chuyển quốc tế tại sân bay hoặc cảng biển
(* ) Chi phí hoạt động tài chính chủ yếu phát sinh các chi phí lãi vay
(*) Chi phí khác bao gồm những khoản chi phí chính như phạt thuế, chi phí rủi ro, chi phí khen thưởng, chi phí đền bù Các chi phí này phát sinh tập trung ở nội địa.
+ Phương pháp tập hợp chi phí tại công ty Đặc điểm hoạt động dịch vụ chuyển phát nhanh là sản xuất và tiêu thu đồng thời, không có sản phẩm tồn kho Các chi phí cấu thành nên sản phẩm tiêu thụ hình thành đồng thời hoặc sau khi sản phẩm được tiêu thụ Do vậy,phương pháp tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh thông thường được thực hiện theo phương pháp tập hợp và phân bổ gián tiếp Hiện nay, tại công ty tiến hành tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh theo khoản mục chi phí cấu thành bao gồm chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí tài chính, chi phí khác, chi phí quản lí doanh nghiệp cụ thể như sau:
Thứ nhất, về chi phí sản xuất tại công ty tập hợp từ toàn bộ các chi phí phát sinh tại các trung tâm giao dịch vào tài khoản 627 và tiến hành phân bổ chi phí cho từng trung tâm để xác định tổng chi phí sản xuất thực tế phát sinh đối với từng trung tâm chi phí( các trung tâm giao dịch) Việc tập hợp này
Do vậy, toàn bộ các chi phí như chi phí tiền lương chi trả cho nhân viên các trung tâm, chi phí xăng dầu của phương tiện các trung tâm thực hiện dịch vụ, công tác phí phát sinh, chi phí cầu đường, chi phí vật liệu , văn phòng phẩm cho các trung tâm, doanh nghiệp, chi phí dịch vụ mua ngoài như điện,nước, internet sử dụng cho các trung tâm và các bộ phận, các chi phí sửa chữa, chi phí thuê văn phòng, chi phí khấu hao tài sản cố định tại các trung tâm và công ty đều được phản ánh chung vào tài khoản 627 Cuối kỳ kế toán ,chi phí này được kết chuyển trực tiếp vào tài khoản 632 mà không tập hợp mà chỉ xác định được tổng chi phí thực tế phát sinh cho toàn bộ các dịch vụ tại công ty Phương pháp phân bổ gián tiếp trên thực tế cũng không vận dụng mà chủ yếu dừng lại ở nội dung tập hợp chi phí sản xuất.
Với đặc thù sản phẩm dịch vụ không có sản phẩm dự trữ, sản xuất và tiêu dùng đồng thời , do vậy công ty không có sản phẩm dở dang và không áp dụng các phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang như đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm.
Thứ hai, về chi phí quản lí kinh doanh hiện tại công ty chỉ sử dụng tài khoản
642 để theo dõi các chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh Tài khoản này được mở theo từ nội dung kinh tế của chi phí như chi phí tiền lương cho bộ phận quản lí doanh nghiệp bao gồm tiền lương cho bộ phận hành chính , bộ phận kinh doanh, bộ phận bảo vệ, lễ tân, bộ phận IT; chi phí vật liệu, văn phòng phẩm, chi phí khấu hao tài sản cố định sử dụng phục vụ mục đích kinh doanh như ô tô phục vụ giám đốc, văn phòng , trụ sở làm việc của công ty, chi phí dịch vụ mua ngoài như điện nước,internet, dịch vụ vệ sinh và các chi phí khác bằng tiền Chi phí này được tập hợp chung cho toàn doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh cuối cùng, không tiến hành phân bổ cho từng sản phẩm dịch vụ để xác định giá thành toàn bộ của từng dịch vụ tại công ty.
Thứ ba, về các chi phí tài chính bao gồm chủ yếu chi phí từ hoạt động lãi vay.
Chi phí lãi vay của công ty phát sinh hàng tháng và hàng năm bao gồm lãi vay phải trả từ tổ chức cho vay như các ngân hàng Ngoài ra, công ty còn tiến hành huy động vốn nhàn rỗi từ các cá nhân trong công ty, định kỳ hàng tháng tiến hàng thanh toán lãi vay phải trả cho các cá nhân và tổ chức cho vay Toàn bộ phần chi phí này được theo dõi trên tài khoản 635 và diễn giải chi tiết đối tượng vay và được hưởng lãi trên sổ cái tài khoản
Thứ tư , về các chi phí khác công ty theo dõi trên tài khoản 811 Nội dung chi phí khác phát sinh tại công ty rất phong phú như chi phí thuê dịch vụ bảo vệ trực đêm, chi phí gửi xe tại cảng , chi phí đường bộ
Chi phí sản xuất trong công ty chủ yếu theo dõi và quản lí dưới dạng các khoản mục chi phí cấu thành, việc phân loại chi phí theo mối quan hệ khối lượng sản xuất kinh doanh không được công ty áp dụng Các khoản mục chi phí trên được quản lí kết hợp vừa dựa trên đặc điểm công dụng của chi phí vừa dựa trên khả năng kiểm soát của từng khoản mục Hiện nay, để đơn giản hóa trong việc quản lí chi phí, công ty tập trung quản lí chi phí theo khả năng kiểm soát chi phí của từng khoản mục thông qua biến động thay đổi của doanh thu từ đó đưa ra chỉ tiêu kiểm soát về chi phí mà không cần quan tâm chi phí đó thuộc chi phí biến đổi hay chi phí cố định
Đặc điểm giá thành sản phẩm dịch vụ tại công ty : Sản phẩm dịch vụ tại công ty do đặc điểm riêng có của nó là sản xuất đến đâu, tiêu thụ đến đó,quá trình sản xuất không có sản phẩm dở dang, không thực hiện sản xuất dự trữ Chi phí sản xuất phát sinh khi sản phẩm được tiêu thụ Một số các chi phí phải bỏ ra trước như chi phí thuê văn phòng chi phí dịch vụ mua ngoài,chi phí khấu hao tài sản cố định Các chi phí sản xuất gắn liền với sản phẩm thì khi sản phẩm tiêu thụ mới xác định được chi phí phát sinh Chính vì đặc điểm này nên trên thực tê công ty quy ước giá bán cho từng gói dịch vụ ban đầu Khi kết thúc quá trình dịch vu, tiến hành thu thập toàn bộ thông tin về chi phí tính toán lại giá thành thực tế của gói dịch vụ đã phát sinh Giá thành đơn vị của từng gói dịch vụ không được xác định và tính toán tại công ty Công ty chỉ xác định được tổng giá thành thực tế cho toàn doanh nghiệp đơn vị nên việc áp dụng xác định giá thành toàn bộ cũng không được công ty thực hiện Chủ yếu công ty chỉ quản lí tổng giá vốn sản phẩm dịch vụ đã tiêu thụ chính là tổng giá thành sản xuất của toàn bộ gói sản phẩm dịch vụ đã thực hiện được trong năm
Đặc điểm về doanh thu
Doanh thu được ghi nhận khi hàng hóa, dịch vụ thực sự được tiêu thụ và chuyển giao toàn bộ quyền sở hữu cho người mua Việc theo dõi sản phẩm tiêu thụ hay chưa phải được xác định một cách tương đối chắc chắn. Doanh thu ghi nhận toàn bộ lợi ích doanh nghiệp nhận được từ hoạt động bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và các hoạt động khác Doanh thu phát sinh kỳ nào được ghi nhận vào kỳ sản xuất kinh doanh đó của công ty Hiện nay, tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh Hợp Nhất Miền Bắc tổng doanh thu mang lại dựa vào ba yếu tố: doanh thu bán hàng , doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác Tập trung chủ yếu doanh thu mang lại lớn nhất cho công ty cũng dựa trên doanh thu từ trong nước ứng với doanh thu mang lại từ hoạt động hàng không, hoạt động vận chuyển qua xe logictic, xe xã hội và doanh thu từ các ga tàu Hoạt động doanh thu từ chuyển phát nhanh quốc tế đóng góp 15-20% trong tổng doanh thu của doanh nghiệp Doanh thu từ hoạt động tài chính, thu nhập khác chiếm 5-7 % tổng doanh thu của công ty.Doanh thu doanh nghiệp bao gồm doanh thu trong nước, doanh thu quốc tế, doanh thu tài chính và thu nhập khác cụ thể như sau:
Đánh giá thực trạng kế toán quản trị chi phí doanh thu và kết quả kinh
Xuất phát từ những phân tích ở trên và số liệu thu thập được từ thực tế về tổ chức kế toán quản trị chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh Hợp Nhất Miền Bắc, có thể tổng kết được những ưu điểm và hạn chế như sau:
Trong những năm trở lại đây, tổ chức kế toán quản trị tại được các doanh nghiệp đặc biệt chú trọng không chỉ dừng lại ở doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm phức tạp Các doanh nghiệp thương mại dịch vụ, nằm trong số đó có công ty cổ phần chuyển phát nhanh Hợp Nhất Miền Bắc cũng đã từng bước tiếp cận và áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán quản trị đặc biệt là kế toán quản trị chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh nhằm phục vụ mục địch quản lí Với khoảng thời gian vận dung tổ chức công tác kế toán quản trị chưa lâu , trong 3 năm trở lại đây, công tác kế toán quản trị tại công ty cũng đã gặt hái được một số thành công nhất định đóng góp vào công tác quản lí tài chính cho công ty trên một số góc độ sau:
Một là, công tác kế toán quản trị kết hợp kế toán tài chính đảm bảo tính kịp thời trong việc thu thập, xử lí và cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản trị Các số liệu được tổng hợp trực tiếp từ sổ sách của kế toán tài chính có tính chính xác cao Hơn nữa, để đáp ứng tính kịp thời trong công tác quản lí,các bộ phận kế toán luôn đôn độc sát sao các bộ phận liên quan trong việc đáp ứng kịp thời thông tin số liệu để cập nhật và dự báo.
Hai là, tổ chức kế toán quản trị được thực hiện từ các kế toán viên đến kế toán trưởng Công việc lập báo cáo và lập các dự báo về chi phí, doanh thu luôn được thực hiên vào cuối ngày và được tổng kết đánh giá lại vào cuối tuần giữa bộ phận kiểm soát nội bộ, kế toán trưởng và bộ phận kế toán viên có liên quan đến sự biến động chi phí, doanh thu thay đổi đáng kể hoặc cần báo động của bộ phận đó., hệ thống báo cáo quản trị được công ty vận dụng bộ phận được thực hiện bởi các cá nhân ở từng khâu công việc có liên quan cả trực tiếp và gián tiếp đến thông tin kế toán.Báo cáo bộ phận có thể là báo cáo tiến độ công việc, công việc đã hoàn thành và dự kiến thực hiện tiếp theo. Thông thường các báo cáo thường ngắn gọn tập trung chủ yếu vào báo cáo công việc đã thực hiện và dự báo về sự thay đổi trong tương lai về chi phí, doanh thu Báo cáo tổng hợp được thực hiện bởi kế toán tổng hợp hoặc kế toán trưởng tại công ty Báo cáo nên rõ tình hình thay đổi, phát sinh chi phí, doanh thu ở các bộ phận, nguyên nhân của những thay đổi trên Đồng thời, báo cáo đưa ra số liệu cụ thể về tình hình doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh đã thực hiện và lập các dự báo cho thời điểm tiếp theo.
Ba là, công tác quản trị chi phí gắn trực tiếp với từng kế toán viên quản lí từng bộ phận phát sinh chi phí nên khi có bất kỳ sự thay đổi chi phí của toàn công ty, ban kiểm soát sẽ kiểm tra từng bộ phận chi phí xem xét các tỷ lệ chi phí cam kết của từng bộ phận có biến động hay không và yêu cầu kế toán viên của từng bộ phận đó giải trình.
Thứ nhất là, mô hình kế toán công ty Hiện nay, công ty đang áp dụng mô hình kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán trong công ty tập trung tại phòng kế toán Các bộ phận( các trung tâm giao dịch ) không tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ phục vụ quản lí từng trung tâm, lập báo cáo gửi về phòng kế toán theo yêu cầu Các chứng từ kế toán phát sinh tại các trung tâm giao dịch được chuyển về phòng kế toán công ty để tiến hành xử lí và tiến hành công tác kế toán
Mô hình này có ưu điểm là đảm bảo sự tập trung thống nhất của công tác kế toán kiểm tra, xử lí và cung cấp thông tin một cách kịp thời tình hình hoạt động của đơn vị, từ đó kiểm tra và chỉ đạo sâu sát toàn bộ hoạt động của đơn vị, tạo điều kiện trang thiết bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép và tính toán thông tin hiện đại trong công tác kế toán
Tuy nhiên, do địa bàn hoạt động của doanh nghiệp là phân tán, việc kiểm tra giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác kế toán cũng như hoạt động dịch vụ không được kịp thời.
Thứ hai là, việc phân loại chi phí sản xuất kinh doanh Công ty chỉ phân loại chi phí dựa trên khoản mục chi phí phát sinh mà chưa vận dụng mô hình phân loại chi phí dựa trên khối lượng hoạt động Điều này gây khó khăn trong việc nhìn ra những chi phí nào dễ bị thay đổi Công ty lập kế hoạch dự báo về chi phí dựa trên doanh thu Khi doanh thu thay đổi thì có rất nhiều đại lượng chi phí thay đổi theo và có những chi phí không bị tác động
Theo cách phân loại của công ty, toàn bộ các chi phí phát sinh hình thành nên gói dịch vụ , công ty tập hợp chung vào tài khoản 627-chi phí sản xuất chung, không mở sổ chi tiết theo dõi cho từng đối tượng Các chi phí liên quan đến quản lí hành chính ( chi phí ngoài sản xuất) công ty tập hợp vào tài khoản 642- Chi phí quản lí doanh nghiệp Tại công ty không mở tài khoản
641 để theo dõi những chi phí phát sinh đến hoạt động bán hàng.Để xác định kết quả kinh doanh công ty kết chuyển chi phí từ tài khoản 627 sang tài khoản
632 để xác định kết quả kinh doanh.
Việc phân loại chi phí theo khoản mục khó đánh giá được sự thay đổi của một số chi phí trong công ty, công tác dự báo sẽ gặp khó khăn. trên thực tế chưa tiến hành xác định lợi nhuận cho từng hoạt động kinh doanh cụ thể Do đó, việc quản trị chi phí và doanh thu còn xa vời với quản trị kết quả kinh doanh Doanh nghiệp chỉ đánh giá được kết quả tổng thể mà không theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng.
2.5.3 Nguyên nhân của tồn tại trên
Những tồn tại của công tác kế toán quản trị chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh tại công ty trên đây xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau bao gồm cả các nguyên nhân khách quan và những nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân từ cơ chế quản lí chế độ chính sách kế toán, tài chính, nguyên nhân từ phía DN, từ các đối tượng sử dụng thông tin… Có thể đánh giá theo những nguyên nhân cơ bản sau:
Một là, về phía nhà nước thì hệ thống KTDN vận hành theo chế độ kế toán thống nhất, do Nhà nước ban hành mà chế độ kế toán hiện nay mới chỉ đề cập chủ yếu đến nội dung KTTC.Bộ TC đã ban hành thông tư hướng dẫn về thực hiện KTQT trong các DN, nhưng còn hạn chế chưa trình bày gợi ý các doanh nghiệp áp dụng tổ chức KTQT trong từng loại hình doanh nghiệp cụ thể Mỗi doanh nghiệp khác nhau có đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh riêng, nếu có các văn bản thông tư hướng dẫn chi tiết gợi ý các doanh nghiệp cách thức tổ chức, vận hành kế toán quản trị trong doanh nghiệp thì việc áp dụng công tác kế toán quản trị sẽ đạt được những thành công nhất định.
Hai là, về phía doanh nghiệp: do địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dàn trải, quá trình tập hợp chi phí đòi hỏi quản lí tập trung tại công ty diễn ra khó khăn Việc thu thập thông tin chi phí mất thời gian, kéo dài ảnh hưởng đến tính kịp thời của thông tin dự báo của công ty
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ, DOANH THU VÀ KẾT QUẢ KINH
Sự cần thiết phải vận dụng kế toán quản trị chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh Hợp Nhất miền Bắc
Trước sức mạnh cạnh tranh của thi trường kể từ khi Việt Nam gia nhập WTO, đỏi hỏi các doanh nghiệp phải vượt qua các thách thức to lớn để tồn tại và phát triển Loại hình dịch vụ chuyển phát nhanh rất phổ biến trên thế giới. Hiên nay, có rất nhiều công ty trên thế giới đã thâm nhập vào thị trường Việt Nam để gia tăng thị trường Để có thể khẳng định được vị trí của mình, công ty cổ phần chuyển phát nhanh Hợp Nhất Miền Bắc luôn phải chủ động để đưa ra các biện pháp tạo ra dịch vụ với chất lượng tốt, giá cả cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng ngành Đồng thời, doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác quản lí về chi phí, hạ giá thành sản phẩm Để đạt các yêu cầu trên, công ty cần thiết lập mô hình kế toán quản trị để nó trở thành công cụ hỗ trợ và quản lý tài chính cho công ty một cách hiệu quả.
Tổ chức công tác kế toán quản trị chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh là công việc quan trọng nhất trong toàn bộ công tác kế toán tại công ty.Nếu tổ chức công tác quản trị chi phí một cách khoa học, chi phí được tập hợp chính xác và kịp thời theo nhiều góc độ cần thiết sẽ giúp nhà quản lí ra các quyết định đúng và phù hợp Công tác kế toán quản trị cũng đóng góp tăng cường công tác kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
Trong những năm gần đây, công ty cổ phần chuyển phát nhanh Hợp Nhất Miền Bắc đã thấy được việc đáp ứng tốt về chất lượng dịch vụ sản phẩm dịch vụ cho khách hàng và quản lí thật tốt về chi phí trong doanh nghiệp là hai điều kiện tiên quyết mang đến sự thành công cho công ty Do vậy, không thể thiếu bộ phận kế toán quản trị trong công ty Từ thực tế ở chương 2 cho thấy, nâng cao chất lượng công tác kế toán quản trị chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh là thực sự cần thiết cho công ty.
3.2 Những quan điểm, định hướng hoàn thiện kế toán quản trị chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh Hợp Nhất miền Bắc
Xuất phát từ sự cần thiết phải tổ chức kế toán quản trị chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh Hợp Nhất Miền Bắc, tác giả đưa ra quan điểm, định hướng cơ bản của việc hoàn thiện KTQT nói chung và tổ chức KTQT chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh như sau:
Trước hết, nghiên cứu để phát triển về lý luận để xây dựng mô hình tổ chức KTQT chi phí,doanh thu và kết quả kinh doanh nói riêng với những nội dung cụ thể từ tổ chức thu nhận, xử lí và cung cấp thông tin đến việc tổ chức sử dụng thông tin về chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh để phục vụ ra quyết định cho doanh nghiệp
Thứ hai, hoàn thiện mô hình kế toán quản trị về chi phí, doanh thu và xác định kết quả về nội dung, phương pháp tổ chức , kỹ thuật thu thập, xử lí và phân tích thông tin Đặc biệt, doanh nghiệp cần lưu tâm đến việc sử dụng thông tin về chi phí, doanh thu và KQKD để phục vụ ra các quyết định ngắn hạn, dài hạn và quá trình kiểm soát nội bộ.
Từ thực trạng kế toán quản trị chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh Hợp Nhất Miền Bắc, hoàn thiện công tác kế toán quản trị chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh là tất yếu mà công ty cần phải thực hiện Những yêu cầu tổ chức cơ bản để tổ chức công tác kế toán quản trị chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh là:
Thứ nhất, tổ chức kế toán quản trị chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh cần dựa trên đặc điểm tổ chức quản lí, tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình sản xuất kinh doanh của DN, phù hợp với trình độ quản lí của công ty KTQT hướng dẫn các doanh nghiệp áp dụng linh hoạt tùy từng điều kiện cụ thể Do vậy, DN cần lựa chọn mô hình tổ chức và phương thức tổ chức để áp dụng một cách chặt chẽ và thống nhất.
Thứ hai, tổ chức kế toán quản trị chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh cần tuân thủ theo cơ chế quản lí về tài chính Các thông tin KTQT chủ yều từ hạch toán kế toán ban đầu làm nền tảng lập dự toán và nhận định đánh giá.Việc tổ chức thu thập, xử lí các thông tin vẫn phải tuân theo các nguyên tắc cơ bản của chế độ tài chính hiện hành.
Thứ ba, đảm bảo tính kịp thời trong cung cấp thông tin phục vụ mục đích ra quyết định Thông tin KTQT cần được tổng hợp từ nhiều nguồn Vì vậy, thông tin đến được nhà quản trị nhanh hay chậm đáp ứng tính kịp thời liên quan trực tiếp đến khâu tổ chức quản lí trong DN.
Thứ tư, tổ chức KTQT chi phí, doanh thu và KQKD phải đảm bảo tính khả thi, đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và lợi ích thu được Cần tổ chức hạch toán ban đầu, thiết kế hệ thống chứng từ, mẫu báo cáo để đồng bộ hóa việc áp dụng trong DN, thuận lợi cho việc thu thập , xử lí và phân tích thông tin được nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời, chính xác.
Nguyên tắc vận dụng kế toán quản trị chi phí, doanh thu và kết quả kinh
Nguyên tắc khoa học, hợp lý
Theo nguyên tắc này, đối tượng áp dụng KTQT cần đảm bảo tính khoa học từ việc xác định, xây dựng mô hình tổ chức đến xác định nội dung, phạm vi của KTQT nói chung và KTQT chi phí, doanh thu và KQKD nói riêng phù hợp với định hướng xây dựng mô hình KTQT của Việt Nam, phù hợp với điều kiện SXKD, đặc điểm của công ty.
Tính hợp lý trong nguyên tắc đòi hỏi công ty cơ cấu, bố trí và phân công công việc một cách hợp lý Đồng thời, công ty xác định được mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán, giữa kế toán với chức năng quản lí, kiểm soát của DN, đảm bảo cho các bộ phận thu nhận, xử lí và cung cấp thông tin một cách hữu ích và kịp thời Dựa vào tổ chức bộ máy quản lí để sắp xếp, điều chỉnh , bổ sung nhân sự và nội dung công việc cho phù hợp Đồng thời, phải đảm bảo cho bộ máy kế toán hoạt động và vận hành bao quát được cả nội dung của KTTC và KTQT, có sự phân định rõ ràng giữa các phần hành kế toán.Bộ phận KTTC vẫn phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lí của công ty,cơ quan cấp trên, đối tượng bên ngoài có liên quan, thực hiện đầy đủ các nguyên tắc,chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành Bộ phận KTQT phải đáp ứng nhu cầu thông tin để phục vụ cho việc điều hành, quản trị nội bộ DN có hiệu quả hơn.
Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức KTQT tại DN cần phù hợp với quy mô, tính đa dạng, phức tạp của các thông tin cung cấp, phù hợp yêu cầu sử dụng thông tin của các nhà quản trị trong từng thời kỳ, từng thời điểm cụ thể
Tùy theo mục đích , yêu cầu sử dụng thông tin của nhà quản lí mà KTQT tổ chức thu thập,xử lí và cung cấp thông tin tương ứng Thông tin cung cấp cần đảm bảo về nội dung, phạm vi, mức độ chi tiết, thời gian cung cấp thông tin….Từ đó, kế toán tổ chức cung cấp thông tin theo đúng yêu cầu, không cung cấp những thông tin không cần thiết, tránh tình trạng gây nhiễu do cung cấp thông tin không phù hợp.
Mặt khác, nguyên tắc này còn đòi hỏi việc hoàn thiện KTQT chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh dảm bảo thích ứng, phù hợp với những thay đổi về quy mô, đặc điểm tổ chức SXKD, thay đổi và phát triển về trình độ quản lí, yêu cầu sử dụng thông tin của doanh nghiệp.
Theo nguyên tắc này, tổ chức kTQT chi phí, doanh thu và KQKD cần phải dựa trên cơ sở kế thừa những ưu điểm đã đạt được trước đây trong việc thu nhận, xử lí và cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh đồng thời kế thừa và sử dụng triệt để thông tin của KTTC, dựa trên hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ và báo cáo kế toán cùng với các phương pháp kế toán riêng có của KTQT và yêu cầu sử dụng thông tin để thu nhận, xử lí, tổ chức và cung cấp thông tin cho từng đối tượng sử dụng khác nhau.
Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả
Tổ chức KTQT chi phí, doanh thu và KQKD phải đảm bảo hài hòa giữa lợi ích thu được và chi phí để tổ chức và hoạt động Vì mục đích của KTQT cũng chính là hiệu quả kinh tế, quản lí kinh doanh.
Tổ chức KTQT chi phí, doanh thu và KQKD phải đảm bảo tính khả thi đối với DN , nếu mô hình không áp dụng được một cách dễ dàng thì tính khả thi không được áp dụng, do đó tính thực tiễn của mô hình không được đảm bảo.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kê toán quản trị chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần hợp nhất miền Bắc
và kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần hợp nhất miền Bắc
3.5.1 Xác định mô hình tổ chức kế toán quản trị tại công ty cổ phần hợp nhất miền Bắc
Dựa trên mô hình tổ chức quản lí của công ty, tác giả nhận thấy công ty cổ phần chuyển phát nhanh Hợp Nhất Miền Bắc đang vận dụng mô hình KTTC và KTQT là phù hợp với đặc điểm của công ty Tuy vậy, để quản lí tốt về chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh,công ty cần phân công công việc và trách nhiệm cho những phần hành kế toán nòng cốt để quản lí về thông tin cho tốt
Phần hành KTQT chi phí cần được tổ chức riêng Trên thực tế, công ty có thành lập bộ phận kế toán tài chính về phi phí Mỗi kế toán chi phí đảm nhận quản lý một mảng chi phí cụ thể Các chi phí khi phát sinh được tập hợp kịp thời, dễ dàng theo dõi Bộ phận kế toán tài chính về chi phí kết hợp thực hiện kế toán quản trị có ưu điểm : Tập hợp nhanh chóng số liệu chi phí thực tế việc lập báo cáo quản trị đôi lúc còn bị chậm chễ do luân chuyển chứng từ từ các khu vực
Công ty nên có biện pháp tập hợp được số liệu theo nơi phát sinh chi phí để tránh tình trạng đơi chờ luân chuyển chứng từ do quá xa, mất tính chủ động trong tập hợp các số liệu Công ty có biện pháp tập hợp được các chứng từ nhanh chóng bằng cách đưa ra quy ước định kì tập hợp chứng từ để lập báo cáo dự báo chi phí được chính xác Hiện nay, do mô hình kế toán tổ chức tập trung, các trung tâm chi phí đặt ở nhiều địa bàn, khu vực khác nhau Luân chuyển chứng từ về công ty nên tiến hành tập hợp theo định kỳ tuần Đối với các chi phí được phân loại khó có thể kiểm soát được thì yêu cầu bộ phận khi có phát sinh chi phí cần lập ngay các chứng từ liên quan và chuyển phát nhanh về phía doanh nghiệp, tránh tình trạng chứng từ phát sinh không hợp lệ, hợp lí mà doanh nghiệp lại không thể kiểm soát được.
3.5.2 Hoàn thiện quá trình tổ chức thu nhận thông tin về quá khứ về chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh phục vụ kế toán quản trị
* Hoàn thiện nhận diện chi phí sản xuất kinh doanh, doanh thu và kết quả kinh doanh
Căn cứ vào mục đích sử dụng thông tin về chi phí để tổ chức phân loại,nhận diện chi phí Căn cứ vào kết quả phân loại, nhận diện mà KTQT sẽ tổ chức thu nhận, xử lí và hệ thống hóa thông tin về chi phí đáp ứng ra quyết định.
Căn cứ vào kế hoạch, dự toán đã xây dựng, tổ chức phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch trên cơ sở số lieu chi tiết đã thu nhận được Để phân tích và có đánh giá chính xác về tình hình kinh doanh công ty cần phân tích chi phí theo nội dung:
Chi phí quản lí doanh nghiệp
Giá vốn hàng xuất bán
Công ty cần có sự phân loại và nhận diện chi phí theo cách ứng xử của chi phí để tách chi phí sản xuất kinh doanh thành : định phí,biến phí, chi phí hỗn hợp nhằm xác định được lãi trên biến phí Cách phân loại này giúp công ty dự báo trong phạm vi ngắn hạn có sự chuẩn xác hơn vì trong khoảng thời gian ngắn, phần chi phí cố định ( định phí) tương đối ổn định Muốn tối đa hóa lợi nhuận thì công ty cần tối đa hóa lãi trên biến phí Do vậy, việc phân loại chi phí thành định phí, biến phí và chi phí hỗn hợp là rất cần thiết nhằm đánh giá những chi phí nào có thể bị tăng, giảm, không bị ảnh hưởng hoặc ảnh hưởng ít khi có sự điều chỉnh của doanh thu Việc phân loại chi phí có thể tham khảo phụ lục 3.1- Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí
* Hoàn thiện thu thập thông tin thực hiện liên quan đến chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh Để thu nhận, xử lí và cung cấp thông tin thực hiện về chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh theo yêu cầu trên, KTQT chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh cần hoàn thiện và tổ chức tốt ở các nội dung: tổ chức hệ thống chứng từ và hạch toán ban đầu, tổ chức hệ thống tài khoản phục vụ KTQT, tổ chức hệ thống sổ kế toán và tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Theo quy định, chứng từ kế toán gồm 2 loại:chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn Các chứng từ hướng dẫn chủ yếu sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, tuy theo đặc điểm cụ thể để vận dụng Đối với công ty, các chứng từ hướng dẫn chủ yếu chỉ dùng lại ở bảng tổng hợp về chi phí, doanh thu theo các bộ phận.Trên chứng từ phản ánh chủ yếu là về giá trị, chưa có minh họa về lượng và đơn giá đơn vị trên báo cáo tổng thế mới có các nội dung này Để quản lí ban đầu về sự thay đổi chi phí, doanh thu, công ty nên bổ xung thêm các cột về lượng và giá trị đơn vị trong các chứng từ hướng dẫn.
Công việc ghi chép phản ánh ban đầu hiện tại công ty chưa áp dụng, chỉ dừng lại ở việc lập kế hoạch và giám sát thực hiện kế hoạch đó theo tháng cụ thể
Các chi phí được tập hợp theo kế toán tài chính, phân bổ theo nội dung phát sinh chi phí, tập hợp chung cho một khoản mục chi phí sản xuất chung, chứng từ phát sinh tại bộ phận, trung tâm nào thì tập hợp cho bộ phận trung tâm đó Tuy nhiên , quá trình hạch toán chưa độc lập mà liền kề với kế toán tài chính Chứng từ kế toán ngoài các chứng từ cung cấp từ KTTC, công ty có thể mở hệ thống chứng từ theo dõi riêng về chi phí như chứng từ phân bổ chi phí gián tiếp các bộ phận trên đó chia ra
Đối với doanh thu cũng cần phản ánh chi tiết theo từng địa điểm phát sinh doanh thu,từ đó có sự đối chiếu với các chi phí phát sinh ở trên để đánh giá được kết quả lợi nhuận ở địa điểm nào là tốt nhất và có biện pháp quản lí chặt chẽ hơn.
* Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hiên nay, hệ thống tài khoản KTQT dùng chung hệ thống tài khoản KTTC, công ty chỉ tiến hành mở chi tiết một số các tài khoản và đưa vào danh mục tài khoản của công ty : TK 141, TK 136 Công ty chưa lập hệ thống danh mục tài khoản chi tiết để theo dõi về chi phí và doanh thu, tất cả các chi phí phát sinh đêu được tập hợp chung vào TK 627, doanh thu được tập hợp chung vào TK 511 Khó khăn trong việc lấy số liệu dự báo chi tiết về doanh thu và chi phí Công ty cũng nên kết hợp lập danh mục tài khoản chi phí chỉ rõ được đặc điểm của chi phí có sự thay đổi theo khối lượng dịch vụ tiêu thụ.
Công ty có thể tiến hành xây dựng hệ thống tài khoản riêng độc lập để theo dõi trên sổ sách kế toán tách rời với kế toán tài chính Các tài khoản về chi phí có thể lập danh điểm tài khoản cho từng trung tâm giao dịch, từng khoản mục chi phí Doanh thu tương ứng cũng có thể mở tài khoản chi tiết cấp 2, 3 và có bảng danh điểm về tài khoản doanh thu Trên báo cáo doanh thu doanh nghiệp có doanh thu trong nước từ nhiều hoạt động ứng với từng hoạt động, kế toán mở một tài khoản thiết lập trong danh điểm theo phụ lục
3.2 - Danh mục tài khoản chủ yếu trong KTQT
* Hệ thống sổ kế toán
Theo quy đinh chế độ kế toán hiện hành, Nhà nước quy định về mẫu sổ kế toán mang tính chất bắt buộc và kèm hướng dẫn sổ kế toán chi tiết Công ty nên quản lí hệ thống sổ kế toán đàm bảo được sổ kế toán xây dựng nên có sự đối chiếu giữa số lieu quá khứ và số liệu dự báo Các sổ kế toán cần có sự thống nhất giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết sổ kế toán chi tiết nên lập theo từng khoản mục chi phí, địa điểm phát sinh chi phí, kết hợp theo dõi được chi phí cố định và chi phí biến đổi, chi phí hỗn hợp Sổ chi tiết doanh thu cũng cần chi tiết về doanh thu và chi phí để đảm bảo xác định được kết quả kinh doanh Trên mỗi mẫu sổ kế toán cần có sự quản lí theo mối quan hệ với khối lượng hoạt động, có phân loại chi phí thành định phí, biến phí và chi phí hỗn hợp. Để đảm bảo tính so sánh được và đánh giá tình hình thực hiện, công ty nên mở thêm cột phản ánh chỉ tiêu kế hoạch và chỉ tiêu quá khứ , chỉ tiêu hiện tại để có cơ sở so sánh sự thay đổi về doanh thu chi phí trong năm trước, năm dự báo của năm đó và tình hình thực hiện.
* Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị
Giúp thực hiện tốt chức năng kiểm soát, các kế toán viên sử dụng các số liệu chi tiết về chi phí, doanh thu, kết quả thực hiện trên các sổ kế toán liên quan để lập các báo cáo thực hiện.
Một số điều kiện thực hiện các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán quản trị
3.6.1 Về phía nhà nước và cơ quan chức năng
Nhà nước cần hoàn thiện lý luận về KTQT ở Việt Nam bao gồm các nội dung Xác định rõ phạm vi KTQT và nội dung KTQT trong các DN Xây dựng mô hình KTQT cho các loại hình DN: Xây dựng cơ bản, DNTM, DN vận tải, bưu điện, DN sản xuất công nghiệp… Xác lập mô hình KTQT theo từng quy mô: Doanh nghiệp quy mô lớn, quy mô trung bình, quy mô nhỏ Bộ tài chính cần hoàn thiện hệ thống kế toán, các quy định liên quan đến kế toán và phối hợp với các cơ quan chức năng có sự hướng dẫn cụ thể hơn về KTQT đối với DN, tập trung ở một số nội dung: Phân loại chi phí, số lượng, nội dung khoản mục giá thành dịch vụ Xác định các trung tâm chi phí theo từng dịch vụ tại từng địa điểm phát sinh Bộ tài chính cũng nên bổ xung những quy định về mặt cơ chế quản lí để phù hợp đồng bộ với KTQT tại các DN.
Các DN cần nhận thức rõ về sự cần thiết của KTQT trong nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường Nhà quản trị cần đặt lợi ích của DN lên hàng đầu, quan tâm đến công tác dự đoán, hoạt đông SXKD của DN trong tương lai Tập trung quan tâm đến công tác dự đoán hoạt động SXKD trên cơ sở thông tin đáng tin cậy, chú trọng và xây dựng định mức, dự toán và kế hoạch để thực hiện tốt chức năng kiểm soát quá trình SXKD Việc phân loại chi phí, doanh thu theo yêu cầu quản trị là rất cần thiết Muốn vậy, công tác tổ chức quản lí theo mô hình nào là phù hợp cũng cần được cân nhắc.
+ Tổ chức đào tạo nhằm nâng cao nhận thức và hiểu biết cho đội ngũ cán bộ quản lí những kiến thức về nền kinh tế thị trường, các vấn đề về văn bản pháp quy về quy định quản lí nói chung và về chi phí , doanh thu và kết quả kinh doanh Bồi dưỡng đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm về vận dụng KTQT trong DN.
+ Xác định mục tiêu va xây dựng mô hình KTQT mà trong đó tập trung KTQT chi phí, doanh thu và KQKD là quan trọng nhất, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của DN
+ Trang thiết bị các phương tiện kỹ thuật và ứng dụng công nghệ thông tin để thu thập và xử lí thông tin nhanh chóng.
Tóm lại, nhận thức về nội dung KTQT trong các DN dịch vụ nói chung, trên cơ sở nghiên cứu và đánh giá thực trạng về tổ chưc công tác KTQT chi phí, doanh thu và KQKD tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh Hợp Nhất Miền Bắc , luận văn đã khẳng định được sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán quản trị chi phí, doanh thu và KQKD tại công ty Luận văn cũng đưa ra các nguyên tắc, yêu cầu và nội dung để tổ chức công tác KTQT chi phí, doanh thu và KQKD tại công ty bao gồm:
Mô hình tổ chức KTQT tại công ty
Hoàn thiện thu thập thông tin quá khứ về chi phí, doanh thu và KQKD Hoàn thiện thu thập thông tương lại về chi phí, doanh thu và KQKD
Hoàn thiện tổ chức sử dụng thông tin về chi phí doanh thu và KQKD cho mục đích ra quyết định.
Ngoài ra luận văn cũng đưa ra một số giải pháp nhằm tổ chức công tác kế toán quản trị trong các DN dịch vụ hiện nay.
Công tác KTQT chi phí, doanh thu và KQKD luôn là vấn đề được các
DN quan tâm và nó cũng là một nội dung quan trọng nhất trong toàn bộ việc tổ chức công tác KTQT nói chung tại DN Đưa ra các quyết định quản lí tốt nhằm tiết kiệm chi phí, nâng cao doanh thu để có hiệu quả kinh doanh cao nhất luôn là mục tiêu mà các nhà quản trị hướng tới.
Với mục đích nghiên cứu, hoàn thiện KTQT chi phí, doanh thu và KQKD tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh Hợp Nhất Miền Bắc đã làm rõ một số nội dung:
Hệ thống hóa và làm rõ những vấn đề chung về KTQT nói chung, KTQT chi phí, doanh thu và KQKD tại các DN dịch vụ nói riêng Trên cơ sở nắm chắc những vấn đề thuộc bản chất, nội dung, phạm vi và chức năng kiểm soát, quản lí của DN
Luận văn đã trình bày cụ thể thực trạng tổ chức công tác KTQT chi phí, doanh thu và KQKD tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh Hợp Nhất Miền Bắc, tiến hành phân tích và rút ra những ưu, nhược điểm và những vấn đề cần khắc phục và hoàn thiện hơn nữa quá trình thu thập, xử lí và cung cấp thông tin về chi phí, doanh thu và KQKD đáp ứng yêu cầu quản trị DN
Trên cơ sở thực trạng công tác KTQT tại công ty, luận văn đã đưa ra những định hướng và những mục tiêu hoàn thiện tổ chức KTQT chi phí, doanh thu và KQKD tại công ty.
Trên cơ sở phân tích cụ thể, có căn cứ khoa học, phù hợp với thực tế doanh nghiệp, luận văn đã đưa ra những giải pháp hoàn thiện theo nội dung tổ chức KTQT chi phí, doanh thu và KQKD tại công ty.
