Decuong-Ctactochuc ppt

ĐỀ CƯƠNG HỌC TẬP CHUYÊN ĐỀ: CÔNG TÁC TỔ CHỨC Chương 1 Bản chất, hình thức và mục đích công tác tổ chức 1. Bản chất của công tác tổ chức: 1.1. Khái niệm tổ chức: Tổ chức được hiểu là một thực thể sống vận động và phát triển. Ví dụ: Doanh nghiệp, cơ quan nhà nước hay tổ chức chính trị - xã hội, … 1.2. Công tác tổ chức là gì? Công tác tổ chức là những hoạt động, công việc nhằm tạo ra và/hoặc làm cho một cơ cấu tổ chức thích hợp với mục tiêu, nguồn lực, quy mô, đặc điểm và môi trường hoạt động của tổ chức. Ví dụ: Đưa ra quyết định thay đổi cơ cấu tổ chức, hoặc quyết định bổ nhiệm, điều động, phân công, CBNV 2. Hình thức của tổ chức: 2.1. Tổ chức chính thức: Là một cơ cấu có chủ định của các vai trò nhiệm vụ. 2.2. Tổ chức không chính thức: Là một hoạt động kết hợp của nhiều người mà không cần có mục tiêu chung với ý thức tự giác hay một cơ cấu hướng đích. 3. Mục đích của công tác tổ chức Lập ra một hệ thống tổ chức chính thức, với các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ thông tin rõ ràng, giúp các thành viên trong tổ chức cùng cộng tác với nhau một cách tốt nhất để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Công việc của công tác tổ chức phải thực hiện là: - Phân chia công việc tổng thể thành các công việc cụ thể; - Giao nhiệm vụ, trách nhiệm cho cá nhân và bộ phận thực hiện; - Thu gộp các công việc thành các nhóm công việc; - Thành lập các mối quan hệ giữa cá nhân và bộ phận - Thiết lập sự phân quyền chính thức; - Phân bổ và sử dụng nguồn lực tổ chức. DECUONGCTACTOCHUC Chương 2 Tổ chức cơ cấu quản lý Mục tiêu: Sau khi học xong chương này, học viên có thể hiểu và làm được: - Xác định rõ trách nhiệm và vai trò của mỗi thành viên trong tổ chức; - Phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc cụ thể; - Làm cho nhân viên hiểu được những kỳ vọng của tổ chức đối với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích của mỗi công việc; - Xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để ra quyết định và giải quyết các vấn đề về công tác tổ chức. 2.1. Khái niệm: 2.1.1. Tổ chức cơ cấu: là việc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Công việc tổ chức cơ cấu phải làm là: - Phân chia tổ chức thành những bộ phận khác nhau; - Xác định nhiệm vụ của từng bộ phận. 2.1.2. Cơ cấu tổ chức: là sự sắp xếp các bộ phận trong tổ chức thành thể thống nhất, có các chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ thông tin rõ ràng, nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức, tiến tới những mục tiêu chung đã xác định. 2.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến CCTC 2.2.1. Mục tiêu chiến lược phát triển: - Chiến lược xác định các nhiệm vụ của tổ chức và căn cứ vào các nhiệm vụ đó mà xây dựng bộ máy; - Chiến lược quyết định loại công nghệ kỹ thuật và con người phù hợp với việc hoàn thành các nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức sẽ phải được thiết kế theo loại công nghệ được sử dụng cũng như theo những đặc điểm của con người trong tổ chức đó; - Chiến lược xác định hoàn cảnh môi trường tổ chức sẽ hoạt động và hoàn cảnh môi trường này sẽ ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức. 2.2.2. Quy mô hoạt động: Tổ chức có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của tổ chức cũng phức tạp theo. Do đó, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũng thay đổi nhằm đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của tổ chức, đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu. Đối với các tổ chức vừa và nhỏ thì bộ máy quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ thay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của tổ chức 2 DECUONGCTACTOCHUC 2.2.3. Khả năng nguồn lực: Khả năng công nghệ: - Những tổ chức có công nghệ sản xuất, qui trình hoạt động phức tạp thường có cơ cấu tổ chức nhiều cấp bậc, với đặc điểm là mức độ giám sát và phối hợp công việc được thực hiện với cường độ cao; - Tầm hạn quản trị thường là hẹp ở các tổ chức nhỏ, thực hiện những công việc đơn giản, thủ công và cũng như ở tổ chức có công nghệ tinh vi hiện đại; - Tổ chức làm việc theo lối dây chuyền, vì công nghệ đã trở thành đơn giản, tầm hạn quản trị lại khá rộng, nghĩa là một nhà quản trị có thể giám sát công việc của một số đông công nhân; Mối quan hệ giữa công nghệ và cơ cấu tổ chức là khi công nghệ trong tổ chức càng tinh vi và hiện đại, thì số lượng viên chức thư ký văn phòng lại càng tăng để giải quyết các công việc giấy tờ, các công việc bảo trì (Nghiên cứu của Joan Woodward tại South Essex trong thập niên 60) Khả năng nguồn nhân lực: - Loại cá nhân có ảnh hưởng trước hết đối với công tác xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là nhà quản trị cấp cao. Sở thích, thói quen, quan niệm riêng của họ thường để dấu ấn trên cách thức tổ chức của tổ chức mà họ phụ trách; - Ngoài các nhà quản trị cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thường cũng phải phù hợp với các đặc điểm về trình độ, về tác phong làm việc của nhân viên trong tổ chức; Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có nhiều hay ít cấp bậc, hoàn toàn là một biến số phụ thuộc vào các đặc trưng của con người trong mỗi tổ chức. 2.2.4. Môi trường hoạt động: - Môi trường ổn định: là một môi trường hoạt động không có hay ít có những thay đổi đột biến, ít có sản phẩm mới, nhu cầu thị trường ít thăng trầm, luật pháp ít thay đổi,…; Để thích nghi với môi trường này, thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cần tính chất cứng nhắc, nhiệm vụ được phân chia rõ ràng, quan hệ quyền hành chặt chẽ từ trên xuống dưới. - Môi trường thay đổi: là một môi trường hoạt động có sự thay đổi thường xuyên xảy ra đối với các yếu tố: sản phẩm, thị trường, luật pháp…; Để thích nghi với các môi trường này, thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của các tổ chức cần linh hoạt và sẽ phải thay đổi để phù hợp. - Môi trường xáo trộn: là một môi trường hoạt động khi các đối thủ cạnh tranh đưa ra sản phẩm mới một cách bất ngờ, khi luật pháp bất ngờ thay đổi, khi những khoa học kỹ thuật mới tạo ra những thay đổi cách mạng trong phương pháp sản xuất,…; Để thích nghi với môi trường này, thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cần có tính chất linh hoạt, con người làm việc theo tinh 3 DECUONGCTACTOCHUC thần hợp tác, trao đổi thoải mái với tất cả mọi người, không phân chia rõ nhiệm vụ, cấp bậc. 2.2.5. Đặc điểm hoạt động: - Số lượng nhân viên; - Thời gian làm việc; - Chức năng, nhiệm vụ; - Lãnh thổ, địa lý; - Sản phẩm; - Quy trình sản xuất, máy móc, thiết bị sản xuất; - Khách hàng. Tóm lược các yếu tố ảnh hưởng đến CCTC 2.3. Nguyên tắc xây dựng CCTC. 2.3.1. Nguyên tắc mục tiêu: Mục tiêu là cơ sở để xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý của tổ chức; 2.3.2. Nguyên tắc xác định theo chức năng: Các bộ phận cần rõ ràng về mục tiêu, hoạt động, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn và các mối quan hệ; 2.3.3. Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn: Quyền hạn được giao phải tương ứng với trách nhiệm. Nguyên tắc này có thể được diễn đạt theo cách khác là nguyên tắc “cân đối”: cân đối giữa quyền hạn và trách nhiệm; 2.3.4. Nguyên tắc bậc thang: Các tuyến quyền hạn phải rõ ràng; 2.3.5. Nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh: Mỗi cấp dưới chịu sự chỉ huy trực tiếp từ một cấp trên duy nhất. Cơ cấu tổ chức cần được thiết kế để đảm bảo mỗi cấp dưới không nhận mệnh lệnh từ hai cấp trên để tránh tình trạng không thống nhất trong mệnh lệnh, dẫn đến không biết nghe ai; 2.3.6. Nguyên tắc hiệu quả: Cơ cấu tổ chức cần đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm chi phí quản lý và chi phí vận hành tổ chức; 2.3.7. Nguyên tắc linh hoạt: Cơ cấu tổ chức cần đảm bảo tính linh hoạt trong hoạt động của tổ chức và giúp tổ chức ứng phó linh hoạt với những biến động của môi trường. 2.4. Quy trình xây dựng CCTC (xem chi tiết). 2.5. Tầm quản lý và cấp quản lý 2.5.1.Tầm quản lý: là số người và/hoặc bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát có hiệu quả. Tầm quản lý hay còn gọi là tầm hạn quản lý hay tầm hạn kiểm soát nói cách khác là số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản lý có thể giao việc, hướng dẫn, lãnh đạo, kiểm tra một cách có hiệu quả. 4 DECUONGCTACTOCHUC 2.5.2. Cấp quản lý: là cấp được quyền ra quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ quyết định. Tầm quản lý là khái niệm quan trọng cần nắm được khi thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý vì tầm quản lý có liên quan và ảnh hưởng trực tiếp đến số tầng nấc trung gian hay số cấp quản lý trong cơ cấu tổ chức quản lý của tổ chức. 2.5.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến tầm quản lý: - Trình độ và năng lực của nhà quản lý; - Trình độ và năng lực của cấp dưới; - Ý thức của cấp dưới; - Mối quan hệ giữa nhà quản lý với nhân viên và giữa các nhân viên với nhau; - Tính chất phức tạp của công việc; - Mức độ ổn định của công việc; - Hệ thống thông tin quản lý của tổ chức. 2.5.4. Đánh giá tầm quản lý: Tầm quản lý rộng: Ưu điểm: - Giảm số cấp quản lý; - Tiết kiệm chi phí quản lý; - Tăng mức độ phân quyền của cấp trên cho cấp dưới. Nhược điểm: Có thể gây tình trạng quá tải của nhà quản lý dẫn đến chậm trễ trong việc ra quyết định và truyền đạt thông tin đến các cấp dưới. Tầm quản lý hẹp: Ưu điểm: - Theo dõi, hướng dẫn và đôn đốc công việc sát sao; - Truyền đạt thông tin đến cấp dưới nhanh chóng. Nhược điểm: - Tăng số lượng cấp quản lý và nhà quản lý dẫn tới tăng chi phí quản lý; - Dễ xảy ra tình trạng cấp trên can thiệp sâu vào công việc của cấp dưới; - Truyền đạt thông tin giữa các cấp quản lý không nhanh chóng. Tóm tắc tầm quản lý và cấp quản lý (tt) - Thông thường các tổ chức sẽ cố gắng giảm bớt các tầng nấc trung gian hay số cấp quản lý vì điều này làm gia tăng chi phí quản lý, rủi ro về sự chậm 5 DECUONGCTACTOCHUC trễ và lệch lạc trong quá trình truyền đạt thông tin cũng tăng lên. Để làm được điều này cần gia tăng tầm quản lý của các nhà quản trị trong tổ chức. - Tuy nhiên, tầm quản lý rộng hay hẹp cũng có những ưu, nhược điểm riêng bởi vậy mỗi nhà quản trị và mỗi tổ chức cần quyết định tầm quản lý tối ưu cho mình. 2.6. Phân chia tổ chức thành các bộ phận 2.6.1. Khái niệm: Phân chia tổ chức thành các bộ phận là việc nhóm các hoạt động có cùng tính chất hoặc cùng chức năng để hình thành nên các bộ phận. 2.6.2. Các phương pháp phân chia tổ chức cơ bản: - Phân chia theo chức năng; - Phân chia theo sản phẩm; - Phân chia theo khách hàng; - Phân chia theo lãnh thổ. 2.6.2.1. Phương pháp phân chia theo chức năng: là việc nhóm các hoạt động có cùng tính chất chuyên môn để hình thành nên các bộ phận. Ưu điểm: - Sử dụng các chuyên gia cho từng chuyên môn; - Thuận lợi trong đào tạo chuyên môn; - Thuận lợi trong phối hợp nội bộ của các phòng ban. Nhược điểm: - Các bộ phận chức năng có thể quá tập trung vào mục tiêu bộ phận và coi nhẹ mục tiêu của toàn tổ chức; - Phức tạp trong phối hợp giữa các phòng ban và ra các quyết định liên quan đến nhiều phòng ban; - Khó quy trách nhiệm và đánh giá kết quả công việc; 2.6.2.2. Phương pháp phân chia theo sản phẩm: là việc nhóm các hoạt động liên quan đến một hoặc một số sản phẩm để hình thành nên các bộ phận. Ưu điểm: - Thuận tiện trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến một sản phẩm; - Nhanh chóng ra quyết định liên quan đến một SP; - Đánh giá được kết quả hoạt động của một hoặc một nhóm sản phẩm. Nhược điểm: - Các nhà quản lý có thể quá tập trung vào sản phẩm của mình và coi nhẹ mục tiêu tổng thể của tổ chức. 6 DECUONGCTACTOCHUC - Tăng chi phí hành chính và quản lý vì mỗi bộ phận (SP) lại có những bộ phận chức năng riêng của mình. 2.6.2.3. Phương pháp phân chia theo khách hàng: là việc nhóm các hoạt động liên quan đến một hoặc một số nhóm khách hàng để hình thành nên các bộ phận. Ưu điểm: Sử dụng được những chuyên gia phù hợp với từng đối tượng khách hàng. Nhược điểm: Tăng chi phí hành chính, quản lý cho việc phối hợp hoạt động giữa các bộ phận. 2.6.2.4. Phương pháp phân chia theo lãnh thổ: là việc nhóm các hoạt động liên quan đến một hoặc một số khu vực địa lý để hình thành nên các bộ phận. Ưu điểm: - Chú ý được các vấn đề địa phương. - Liên hệ chặt chẽ hơn với các đại diện địa phương. - Hiểu biết sâu hơn về nhu cầu, tâm lý khách hàng. - Cơ sở để đào tạo các nhà quản lý cấp cao. Nhược điểm: - Tăng chi phí hành chính, quản lý cho việc phối hợp hoạt động giữa các bộ phận. - Có tình trạng trùng lặp trong tổ chức. - Cần nhiều nhà quản lý có năng lực tổng quát. 2.7. Các mô hình CCTC quản lý cơ bản Cơ cấu tổ chức Trực tuyến Cơ cấu tổ chức Chức năng Cơ cấu tổ chức Trực tuyến - Chức năng Cơ cấu tổ chức Ma trận Cơ cấu tổ chức Địa dư Cơ cấu tổ chức Sản phẩm Cơ cấu tổ chức Khách hàng 2.7.1. Cơ cấu tổ chức Trực tuyến Đặc điểm: Các tuyến quyền hạn trong tổ chức là đường thẳng, mỗi cấp dưới chỉ chịu sự quản lý trực tiếp và nhận mệnh lệnh từ một cấp trên. Ưu điểm: 7 DECUONGCTACTOCHUC - Quá trình trao đổi thông tin nhanh chóng; - Chế độ trách nhiệm rõ ràng, dễ dàng quy trách nhiệm khi có sai lầm xảy ra; - Đảm bảo nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh. 2.7.1. Cơ cấu tổ chức Trực tuyến (tt) Nhược điểm: - Không chuyên môn hóa do vậy nhà quản lý cần có kiến thức toàn diện; - Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ; - Dễ dẫn đến phong cách quản lý gia trưởng. Với những ưu nhược điểm như được trình bày, cơ cấu này chỉ phù hợp với những xí nghiệp có qui mô nhỏ, sản phẩm và công nghệ sản xuất sản phẩm không phức tạp. 2.7.2. Cơ cấu tổ chức Chức năng Đặc điểm: Các bộ phận chức năng trực tiếp ra quyết định xuống các bộ phận trực tuyến trong phạm vi chuyên môn của mình. Ưu điểm: - Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực chuyên môn cụ thể do vậy chất lượng các quyết định được nâng cao; - Không đòi hỏi các nhà quản lý có kiến thức toàn diện. Nhược điểm: - Bộ phận thừa hành nhận mệnh lệnh từ nhiều phòng, ban khác nhau; - Các bộ phận có thể chạy theo thành tích riêng; - Thiếu sự chú trọng đến mục tiêu của toàn bộ tổ chức; - Chế độ trách nhiệm không rõ ràng; Với các nhược điểm nổi bật của kiểu cơ cấu này là vi phạm nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh bởi vậy kiểu cơ cấu này chỉ mang tính lý thuyết, ít thấy trong thực tế. 2.7.3. Cơ cấu tổ chức Trực tuyến - chức năng Đặc điểm: Các bộ phận chức năng không trực tiếp ra quyết định cho các bộ phận trực tuyến mà chủ yếu làm nhiệm vụ tham mưu trong quá trình ban hành và thực hiện các quyết định thuộc phạm vi chuyên môn của mình. Ưu điểm: - Đảm bảo tính thống nhất trong mệnh lệnh; Chuyên môn hóa; Giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý cấp cao; 8 DECUONGCTACTOCHUC - Xác định tương đối rõ quyền hạn và trách nhiệm. Nhược điểm: - Ý kiến chuyên môn chỉ là tham khảo, nhà quản lý cần có kiến thức toàn diện và tính quyết đoán cao. - Hạn chế sự phát huy của các kiến thức chuyên môn. 2.7.4. Cơ cấu tổ chức Ma trận Đặc điểm: Các bộ phận chức năng giúp việc cho nhà quản lý cấp cao trong các công việc thuộc phạm vi chức năng được quy định. Các bộ phận trực thuộc tổ chức khác tương đối độc lập, kết cấu theo các kiểu cơ cấu trên. Ưu điểm: - Tổ chức linh động, cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án; Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả; - Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động; Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng. Nhược điểm: - Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa nhà quản lý cấp cao nhất và trưởng các dự án, đơn vị kinh doanh; - Đòi hỏi nhà quản lý cấp cao cần phải tạo ra ảnh hưởng lớn. 9 DECUONGCTACTOCHUC Chương 3 Tổ chức quá trình làm việc 3.1. Khái nhiệm Tổ chức quá trình là việc thiết kế quá trình quản lý trong tổ chức, bao gồm việc xác định các mối quan hệ về quyền hạn, trách nhiệm trong tổ chức và xây dựng quy chế, nội quy, quy trình, quy định hợp tác làm việc trong tổ chức đó. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, các nhà quản lý cần nắm được khái niệm, quyền hạn và cách thức phân chia quyền hạn trong tổ chức, cụ thể là phân quyền, tập quyền và ủy quyền. 3.2. Quyền hạn 3.2.1. Khái niệm: Quyền hạn trong tổ chức là mức độ độc lập trong hoạt động dành cho nhà quản trị để qua đó phát huy tính quyết đoán của họ thông qua việc trao cho họ quyền ra quyết định, quyền ra chỉ thị, mệnh lệnh. 3.2.2. Quyền hạn chỉ có ý nghĩa khi: - Có sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ; - Cấp dưới thừa nhận quyền hạn của cấp trên; - Bản thân nhà quản trị có khả năng chuyên môn và phẩm chất khiến cấp dưới tin tưởng. Nếu thiếu một trong ba yếu tố trên, quyền hạn của nhà quản trị sẽ không đủ sức mạnh và khó phát huy hiệu lực. 3.3. Phân loại quyền hạn trong tổ chức 3.3.1. Quyền hạn trực tuyến: là quyền ra quyết định và kiểm soát trực tiếp hoạt động của cấp dưới. 3.3.2. Quyền hạn chức năng: là quyền ra quyết định và kiểm soát hoạt động của nhân viên ở bộ phận khác trong phạm vi được giao phó quyền hạn và phạm vi chuyên môn cụ thể Ví dụ: để thực hiện một bước trong quy trình nhân sự, kế toán, bán hàng,… 3.3.3. Quyền hạn tham mưu: là quyền đưa ra ý kiến tư vấn cho các nhà quản lý trực tuyến mà họ có mối quan hệ tham mưu. 3.4. Phân quyền và tập quyền 3.4.1. Khái nhiệm: - Phân quyền: là quá trình phân chia quyền lực và quyền hạn trong tổ chức cho nhà quản trị cấp thấp hơn. - Tập quyền: là tập trung, duy trì quyền lực và quyền hạn trong tổ chức vào tay các nhà quản trị cấp cao. 10