Giáo trình cơ sở dữ liệu MS access

Access là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS Relational Database Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng bởi lẽ giao diện sử dụng phần mềm này gần giống hệt một số phần mềm khác trong bộ MS Office quen thuộc như: MS Word, MS Excel.

Giáo trình Cơ sở dữ liệu MS Access LỜI MỞ ĐẦU Chương trình đào tạo "Tin học văn phòng chuyên nghiệp" được Công ty Điện toán và Truyền số liệu (VDC) xây dựng và phát triển theo các chuẩn quốc tế về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) cho các đối tượng người dùng (end user). Chương trình cung cấp kiến thức về các khái niệm của CNTT, các kỹ năng sử dụng máy tính cá nhân và các phần mềm ứng dụng chung ở mức từ cơ bản đến nâng cao. Tài liệu học tập và giáo trình bằng tiếng Việt, luôn được cập nhật các công nghệ mới nhất, được cung cấp miễn phí cho học viên khi đăng ký học trên lớp hoặc đăng ký thi học phần. Chương trình "Tin học văn phòng chuyên nghiệp" gồm 07 học phần, mỗi học phần cung cấp cho học viên một nội dung kiến thức cụ thể, độc lập. Hệ thống thi sát hạch hoàn toàn độc lập với quá trình học trên lớp. Khi đăng ký thi sát hạch, học viên được phát miễn phí tài liệu học tập, học viên có thể tự học và tham dự kỳ thi sát hạch mà không cần phải đến lớp học. Học viên phải thực hiện một bài thi thực hành trên máy tính trong vòng 120 phút và một bài thi lý thuyết trực tuyến trên mạng trong 60 phút. Điểm đạt yêu cầu là 70/100 điểm cho bài thi thực hành và 60/100 điểm cho bài thi lý thuyết. Các học phần này gồm: 1- Các khái niệm cơ bản về CNTT 2- Sử dụng hệ điều hành và quản lý máy tính 3- Soạn thảo văn bản (MS. Word) 4- Bảng tính điện tử (MS. Excel) 5- Kỹ năng trình diễn (MS. PowerPoint) 6- Cơ sở dữ liệu (MS. Access) 7- Ứng dụng của mạng LAN và mạng Internet trong công việc Chương trình “Tin học văn phòng chuyên nghiệp” đầu tiên được khai giảng vào ngày 15/08/2005, có các lớp học sáng, chiều và tối, tuần học 3 buổi. Các học viên sẽ được tư vấn đầy đủ về nội dung học, thời gian học, hình thức thi… Mọi chi tiết xin liên hệ: TRUNG TÂM ĐÀO TẠO CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ITC-VDC Toà nhà Fafilm, tầng 4, số 19 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội Tel: (04) 5 680 373 Fax: (04) 5 680 374 Email: itcvdc1@vnn.vn http://www.itc.vdc.com.vn 3 Giáo trình Cơ sở dữ liệu MS Access MỤC LỤC GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS 6 1.1. Khởi động Access 7 1.2. Môi trường làm việc 8 1.3. Cơ sở dữ liệu của Access 9 1.4. Tạo một CSDL mới 10 1.5. Làm việc với cơ sở dữ liệu đã tồn tại 11 1.6. Thoát khỏi Access 12 Chương 2 13 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 13 2.1. Các khái niệm cơ bản 13 2.1.1. CSDL là gì? 13 2.1.2. Hệ quản trị CSDL 13 2.1.3. Người dùng (User) 14 2.2. Các bước để thiết kế một cơ sở dữ liệu 14 2.2.1. Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu 14 2.2.2. Xác định các bảng dữ liệu (Table) mà bạn cần 15 2.2.3. Xác định các trường (Field) mà bạn cần 15 2.2.4. Chỉ định trường hoặc các trường với các giá trị đồng nhất trong một Record (bản ghi) 16 2.2.5. Xác định các quan hệ giữa các bảng dữ liệu 16 2.2.6. Tinh chỉnh mục thiết kế của bạn 17 2.2.7. Nhập dữ liệu và tạo các đối tượng cơ sở dữ liệu khác 17 2.2.8. Sử dụng công cụ phân tích Microsoft Access 18 2.3. Xây dựng cơ sở dữ liệu sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 18 2.3.1. Các khái niệm về CSDL Access 18 2.3.2. Xây dựng cấu trúc bảng 25 2.3.5. Nhập dữ liệu 35 2.3.6. Thuộc tính LOOKUP 39 2.4. Qui trình xây dựng CSDL Access 44 Chương 3 49 TRUY VẤN DỮ LIỆU QUERY 49 3.1. Các loại truy vấn 49 3.2. Các thao tác thực hiện truy vấn 50 3.2.1. Tạo truy vấn 50 3.2.2. Xem kết quả truy vấn 53 3.2.3. Thi hành truy vấn 54 4 Giáo trình Cơ sở dữ liệu MS Access 3.2.4. Lưu truy vấn vào cơ sở dữ liệu 54 3.2.5. Truy vấn có điều kiện 55 3.2.6. Thực hiện các tính toán, trung bình, tổng cộng … bằng truy vấn 57 3.3. Thực thi với các loại truy vấn 59 3.3.1.Các SELECT query 59 3.3.2. Các TOTAL query 69 3.3.3. Các CROSSTAB query 71 3.3.4. các MAKE TABLE query 74 3.3.5. Các DELETE query 77 3.3.6. Các UPDATE query 78 BÀI TẬP CHƯƠNG 3 82 Chương 4 86 THIẾT KẾ GIAO DIỆN (FORM) 86 4.1. Khái niệm về biểu mẫu (Forms) 86 4.2. Sử dụng FORM WIZARD 86 a. Các bước tạo form 86 4.3. Sử dụng FORM DESIGN VIEW 93 4.4. Kỹ thuật Sub-form 102 BÀI TẬP CHƯƠNG 4 116 Chương 5 121 THIẾT KẾ BÁO CÁO (REPORT) 121 5.1. Các khái niệm về Report 121 5.2. Sử dụng Report wizard 123 5.3. Thiết kế report 130 5.4. Report chứa tham số 138 BÀI TẬP CHƯƠNG 5 144 5 Giáo trình Cơ sở dữ liệu MS Access Chương 1 GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS Từ cuối những năm 1980, hãng Microsoft đã cho ra đời hệ điều hành Windows, đánh dấu một bước ngoặt trong phát triển các ứng dụng phần mềm trên nền Windows (giao diện GUI - Graphical User Interface). Một trong những ứng dụng nổi bật nhất đi kèm lúc đó là bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office. Từ đó đến nay, bộ phần mềm này vẫn chiếm thị phần số một trên thế giới trong lĩnh vực tin học văn phòng. Ngoài những ứng dụng về văn phòng quen thuộc phải kể đến như: MS Word -để soạn thảo tài liệu; MS Excel - bảng tính điện tử; MS Powerpoint - để trình chiếu báo cáo; … còn phải kể đến phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu rất nổi tiếng đi kèm: MS Access. Đến nay phiên bản mới nhất là AccessXP. Toàn bộ nội dung giáo trình này, chúng tôi giới thiệu trên Access2000. Về cơ bản, các phiên bản từ Access97 trở lại đây cách sử dụng gần giống nhau. Mỗi phiên bản chỉ khác một số tính năng đặc biệt và một chút về giao diện. Do đó, khi học Access2000, bạn đọc luôn có được những kiến thức cần thiết nhất để tiếp thu những phiên bản Access mới sau này cũng như để nhìn nhận và sử dụng tốt các phiên bản cũ hơn. Chúng tôi khuyên bạn đọc nên sử dụng Access97 trở lên. Nếu là người chưa từng biết gì về Access, bạn sẽ có một câu hỏi: Access làm được gì, và những ứng dụng của nó trong thực tế? - Access là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS- Relational Database Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng - bởi lẽ giao diện sử dụng phần mềm này gần giống hệt một số phần mềm khác trong bộ MS Office quen thuộc như: MS Word, MS Excel; - Hơn nữa, Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm (Development Tools). Công cụ này sẽ giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ. Đặc biệt những ai muốn học phát triển phần mềm thì đây là cách dễ học nhất, nhanh nhất giải quyết bài toán này. 6 Giáo trình Cơ sở dữ liệu MS Access Đến đây có thể khẳng định được hai ứng dụng chính của Access là: 1. Dùng để xây dựng hệ cơ sở dữ liệu (chỉ là phần cơ sở dữ liệu, còn phần phát triển thành phần mềm có thể dùng các công cụ khác để làm như: Visual Basic, Visual C, Delphi, .NET,…) 2. Có thể dùng để xây dựng trọn gói những phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ. Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ bao gồm: - Một giao diện thân thiện người dùng - Những trình tiện ích báo cáo - Những công cụ hoàn hảo giúp quản trị và thao tác trên các cơ sở dữ liệu một cách trực quan, tiện dụng và hiệu quả Để có thể sử dụng Access, máy tính phải được cài đặt phần mềm này thông qua bộ Microsoft Office. 1.1. Khởi động Access Trình tự thao tác như sau: - Kích chuột vào Start  Programs  Microsoft Access. Kết quả ta nhận được cửa sổ như hình 1.1. 7 Thanh thực đơn Thanh công cụ Thanh trạng thái Giáo trình Cơ sở dữ liệu MS Access Hình 1.1 Màn hình làm việc của Access bao gồm: + Thanh thực đơn (Menu bar): chứa các thực đơn và thay đổi tuỳ thuộc vào trạng thái sử dụng Access hiện hành. + Thanh công cụ (Tool bar): chứa những biểu tượng tương ứng với những lệnh thường được sử dụng. Những biểu tượng trong thanh công cụ cũng thay đổi tuỳ thuộc vào trạng thái đang sử dụng Access hiện hành. + Thanh trạng thái (Status bar): thể hiện những thông báo, hướng dẫn ngắn gọn, trạng thái bàn phím trong khi sử dụng Access. 1.2. Môi trường làm việc Sau khi một tệp Access được tạo mới, môi trường làm việc trên Access xuất hiện với giao diện những thành phần như trong hình 1.2. Hình 1.2 8 1 2 Giáo trình Cơ sở dữ liệu MS Access (1) - Hệ thống thực đơn (menu) và các thanh công cụ (Toolbar) - nơi thực hiện các lệnh khi cần; (2) - Cửa sổ tệp Access đang làm việc bao gồm 7 phần chính: Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros và Modules. Chúng ta sẽ lần lượt học cách làm việc trên từng phần này trong các chương tiếp theo. 1.3. Cơ sở dữ liệu của Access - Tệp do Access tạo ra có đuôi là .MDB (hoặc .mdb) - Một hệ chương trình do Access tạo ra gọi là một cơ sở dữ liệu (viết tắt là CSDL; tên tiếng Anh là Database). Trong Access, toàn bộ chương trình và dữ liệu được chứa trong một tệp duy nhất có đuôi .MDB. Như vậy thuật ngữ hệ chương trình hay CSDL được hiểu là tổ hợp bao gồm cả chương trình và dữ liệu. Để ngắn gọn nhiều khi ta gọi là chương trình thay cho thuật ngữ hệ chương trình. Như vậy khi nói đến chương trình hay hệ chương trình hay CSDL thì cùng có nghĩa đó là một hệ phần mềm gồm cả chương trình và dữ liệu do Access tạo ra. - Một CSDL gồm sáu đối tượng sau: + Table (bảng). + Query (truy vấn). + Form (mẫu biểu). + Report (báo biểu). + Macro (tập lệnh). + Module (đơn thể). Bảng: Lưu trữ dữ liệu, mỗi bảng trong Access tương đương một tệp. DBF trong Foxpro, mỗi hàng của bảng là một bản ghi, mỗi cột là một trường. Thông thường trong một CSDL của Access có nhiều bảng Truy vấn: một công cụ để rút trích dữ liệu, công cụ này cho phép bạn lọc các dữ liệu trên bảng ra theo những tiêu chuẩn nhất định. Mẫu biểu: Những giao diện giúp bạn quản trị, thao tác trên các bảng chứa dữ liệu. 9 Giáo trình Cơ sở dữ liệu MS Access Báo biểu: Các báo cáo để tổng hợp, hiển thị dữ liệu. Thường đưa ra máy in để in. Macro: Là một tập lệnh đơn giản được viết (liệt kê) ra nhằm thực hiện một số thao tác nhất định để hoàn thành một công việc. Module: Là một tập hợp các khai báo (declarations), các lệnh (statements) và các thủ tục (procedures) được lưu giữ dưới một đơn vị cơ sở có tên cụ thể. 1.4. Tạo một CSDL mới Để tạo mới một tập tin cơ sở dữ liệu Access mới, ta làm như sau: - Vào menu File  New, - Chọn Blank Database, cửa sổ File New Database xuất hiện (hình 1.3) - Đặt tên tệp tin (trong hộp File name) Hình 1.3 - Kích chuột vào nút Create 10 Giáo trình Cơ sở dữ liệu MS Access - Kết quả sẽ hiện ra môi trường làm việc với tệp Access ta vừa đặt tên (hình 1.4) Hình 1.4 Cửa sổ trong hình 1.4 thường được gọi là cửa sổ Database. Đây là một trong những cửa sổ rất quan trọng của Access. Cửa sổ bao gồm : - Bảy đối tượng: Table, Query, Form, Report, Page, Macro, Module ứng với bảy loại đối tượng hay bảy loại thành phần trong một cơ sở dữ liệu Access. - Ba nút lệnh: tuỳ thuộc vào nút đối tượng nào đang được chọn mà có những nút lệnh khác nhau. Nghĩa là ứng với mỗi nút đối tượng có một bộ ba nút lệnh. Ví dụ ứng với nút đối tượng Table được chọn thì có ba nút lệnh: New, Open, Design ; ứng với nút đối tượng Report được chọn thì có ba nút lệnh là: New, Preview, Design. 1.5. Làm việc với cơ sở dữ liệu đã tồn tại Để mở một cơ sở dữ liệu đã có sẵn ta có một số cách sau: - Chọn thực đơn File  Open - Hoặc kích chuột tại biểu tượng Open trên thanh công cụ . 11 Ba nút lệnh Bảy đối tượng Giáo trình Cơ sở dữ liệu MS Access Kết quả nhận được cửa sổ Open để ta chỉ việc chọn thư mục, chọn tên tệp cơ sở dữ liệu rồi nhấn Open là được (xem hình 1.5). Hình 1.5 1.6. Thoát khỏi Access Khi không làm việc với Access, hãy ra lệnh thoát khỏi Access bằng một trong các cách sau : - Mở thực đơn File  Exit; - Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4; - Hoặc sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang mở. 12 Chọn thư mục chứa tệp CSDL Chọn tệp CSDL cần mở [...]... trong tên bảng - Trường dữ liệu (Field) Mỗi cột dữ liệu của bảng sẽ tương ứng với một trường dữ liệu Mỗi trường dữ liệu sẽ có một tên gọi và tập hợp các thuộc tính miêu tả trường dữ liệu đó ví dụ như: kiểu dữ liệu, trường khoá, độ lớn, định dạng, … Mỗi trường dữ liệu phải được định kiểu dữ liệu Trong Access, trường dữ liệu có thể nhận một trong các kiểu dữ liệu sau: TT Kiểu dữ liệu Độ lớn Lưu trữ… 1... sung về việc phân tích cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server nhằm cải tiến hoạt động của nó 2.3 Xây dựng cơ sở dữ liệu sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2.3.1 Các khái niệm về CSDL Access a CSDL Access CSDL Access là một đối tượng bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu, các kết nối giữa các bảng được thiết kế một cách phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý dữ liệu nào đó Ví dụ: CSDL... kế một cơ sở dữ liệu Chủ điểm này cung cấp thông tin về các bước căn bản để thiết kế một cơ sở dữ liệu 2.2.1 Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu Bước đầu tiên trong việc thiết kế một cơ sở dữ liệu đó là xác định mục đích và cách mà nó được dùng Bạn cần biết thông tin nào bạn muốn từ cơ sở dữ liệu Từ đó, bạn có thể xác định chủ điểm nào bạn cần để lưu trữ các sự kiện về nó (Table) và loại dữ liệu nào... những dữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng Một CSDL có thể có rất nhiều bảng, các bảng phải được thiết kế sao cho có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu cần thiết, đảm bảo giảm tối đa tình trạng gây dư thừa dữ liệu (dư thừa dữ liệu được hiểu đơn giản là tình trạng lưu trữ những dữ liệu không cần thiết trên một số bảng Tác hại của 20 Giáo trình Cơ sở dữ liệu MS Access hiện tượng này sẽ gây: sai lệch dữ liệu tác... 3: Khai báo kiểu dữ liệu cho các trường của bảng, bằng cách chọn kiểu dữ liệu cho từng trường ở cột Data Type tương ứng Sau khi chọn xong kiểu dữ liệu cho các trường, hộp thoại thiết kế sẽ có dạng như trong hình 2.15 27 Giáo trình Cơ sở dữ liệu MS Access Hình 2.15 Để chọn kiểu dữ liệu, có thể dùng chuột chọn kiểu dữ liệu từ hộp thả; mặt khác cũng có thể nhấn ký tự đầu tiên của kiểu dữ liệu cần chọn mỗi... Hình 2.10 24 Giáo trình Cơ sở dữ liệu MS Access Có thể tham khảo mỗi cha có thể có nhiều con qua hai bảng sau: Liên kết này thể hiện một người cha trong bảng cha có thể có nhiều con được lưu trong bảng con (xem hình 2.11) Hoặc xem theo một kiểu khác Hình 2.11 2.3.2 Xây dựng cấu trúc bảng 25 Giáo trình Cơ sở dữ liệu MS Access Mục này hướng dẫn cách thiết kế cấu trúc một bảng dữ liệu trên CSDL Access Để... các mẫu biểu (Form) và báo biểu (Report) cũng như xem chúng có minh họa dữ liệu theo ý bạn muốn hay không Hãy tìm kiếm các mục trùng lặp không cần thiết về dữ liệu và hạn chế chúng Nếu bạn tìm thấy các sự cố, thì hãy tinh chỉnh việc thiết kế 2.2.7 Nhập dữ liệu và tạo các đối tượng cơ sở dữ liệu khác 17 Giáo trình Cơ sở dữ liệu MS Access Lúc bạn hài lòng với cấu trúc Table đáp ứng được các nguyên tắc... mãn các điều kiện về toàn vẹn dữ liệu giữa 2 bảng này - Khi gặp phải lỗi sau đây khi kết nối giữa 2 bảng: 34 Giáo trình Cơ sở dữ liệu MS Access Tức là 2 trường tham gia kết nối không cùng kiểu dữ liệu Ví dụ: một trường kiểu Number, trường kia kiểu Text; hoặc một trường kiểu Text, trường kia kiểu Date/Time - đều bị sai vì không cùng kiểu dữ liệu 2.3.5 Nhập dữ liệu Nhập dữ liệu là yêu cầu bắt buộc đối... bất kỳ một ứng dụng nào Dữ liệu có thể được nhập vào CSDL bằng nhiều con đường khác nhau Trong phần này sẽ trình bày cách nhập dữ liệu từ bàn phím vào trực tiếp các bảng dữ liệu trong Access a Cách nhập dữ liệu Có 2 bước để có thể nhập trực tiếp dữ liệu vào bảng: Bước 1: Mở bảng để nhập dữ liệu bằng cách: nhấn đúp chuột lên tên bảng cần nhập dữ liệu; hoặc chọn bảng cần nhập dữ liệu rồi nhấn nút Open;... này có ý nghĩa PerFormance Analyzer có thể phân tích toàn bộ cơ sở dữ liệu và đưa ra một số đề nghị để cải tiến nó Wizard cũng có thể thực thì các phần đề nghị này Để có những ý tưởng bổ sung về việc thiết kế một cơ sở dữ liệu Microsoft Access, bạn có thể muốn xem phần thiết kế của cơ sở dữ liệu mẫu Northwind hoặc một trong những cơ sở dữ liệu mà bạn tạo ra với Database Wizard Hãy xem Microsoft SQL . bài toán này. 6 Giáo trình Cơ sở dữ liệu MS Access Đến đây có thể khẳng định được hai ứng dụng chính của Access là: 1. Dùng để xây dựng hệ cơ sở dữ liệu (chỉ là phần cơ sở dữ liệu, còn phần. itcvdc1@vnn.vn http://www.itc.vdc.com.vn 3 Giáo trình Cơ sở dữ liệu MS Access MỤC LỤC GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS 6 1.1. Khởi động Access 7 1.2. Môi trường làm việc 8 1.3. Cơ sở dữ liệu của Access 9 1.4. Tạo một. một cơ sở dữ liệu Chủ điểm này cung cấp thông tin về các bước căn bản để thiết kế một cơ sở dữ liệu. 2.2.1. Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu Bước đầu tiên trong việc thiết kế một cơ sở dữ