Qua cỏch nhập dữ liệu cho bảng cú quan hệ nhiều trờn CSDL ta thấy việc nhập dữ liệu cho trường tham gia liờn kết của bảng nhiều đũi hỏi phải cú độ chớnh xỏc với dữ liệu trờn bảng quan hệ 1 (phải nhớ mó để nhập). Trong thực tế với những danh mục lờn đến hàng trăm, thậm chớ nhiều hơn nữa thỡ việc nhớ mó để nhập dữ liệu quả là khú khăn: hoặc gừ sai mó, nguy hiểm hơn gừ đỳng nhưng nhầm mó. Thuộc tớnh LOOKUP sẽ giỳp giải quyết phần nào việc khú khăn trong nhập dữ liệu trờn cỏc bảng quan hệ nhiều như vậy.
Thuộc tớnh LOOKUP được thiết lập tại trường tham gia liờn kết trờn bảng cú quan hệ nhiều sang trường tham gia liờn kết của bảng cú quan hệ 1.
Vớ dụ: Với CSDL Quản lý bỏn hàng thỡ:
- Trường khachID của bảng HOADON phải thiết lập thuộc tớnh LOOKUP sang trường khachID của bảng KHACH;
- Trường hangID của bảng HANGBAN phải thiết lập thuộc tớnh LOOKUP sang trường hangID của bảng HANG;
- Trường hoadonID của bảng HANGBAN phải thiết lập thuộc tớnh LOOKUP sang trường hoadonID của bảng HOADON.
Thụng thường, ứng với mỗi quan hệ 1-∞ đó được thiết kế cần phải thiết lập thuộc tớnh LOOKUP cho trường tham gia liờn kết từ bảng quan hệ 1 sang trường tham gia liờn kết của bảng quan hệ nhiều. Một trong cỏc cỏch thiết lập thuộc tớnh này đơn giản nhất là trỡnh LookUp Wizard của Access. Dưới đõy là vớ dụ về thiết lập thuộc tớnh LOOKUP cho trường khachID của bảng HOADON sang trường
khachID của bảng KHACH trong CSDL quản lý bỏn hàng:
Bước 1: Mở bảng cú trường cần thiết lập LOOKUP ra (bảng HOADON) ở chế độ Design View bằng cỏch: chọn tờn bảng, nhấn nỳt Design;
Bước 2: Kớch hoạt trỡnh LookUp Wizard bằng cỏch: Tại cột Data Type của trường cần thiết lập thuộc tớnh LOOKUP (trường khachID), chọn mục Lookup Wizard…từ danh sỏch thả xuống (xem hỡnh 2.21):
Hỡnh 2.21
Hộp thoại Lookup Wizard xuất hiện (hỡnh 2.22):
Hộp thoại này hỏi dữ liệu để đưa vào danh sỏch chọn lấy từ đõu? Trong trường hợp này danh sỏch dữ liệu để chọn lấy từ bảng KHACH, nờn chọn mục “I want the lookup column to look up the values in a table or query”.
Nhấn Next để tiếp tục.
Bước 3: Chọn dữ liệu cho danh sỏch (hỡnh 2.23):
Hỡnh 2.23
Hộp thoại trờn trả lời cõu hỏi: Bảng (query) nào chứa dữ liệu cần đưa vào danh sỏch? Trong trường hợp này lấy dữ liệu từ bảng KHACH nờn mục View chọn
Tables; và chọn bảng KHACH.
Chọn xong nhấn Next, hộp thoại sau xuất hiện:
Hộp thoại này trả lời cõu hỏi: Giỏ trị những trường nào của bảng (query) đó chọn sẽ được hiển thị trờn danh sỏch? Hóy dựng cỏc nỳt >, >>, <, << để đưa 2 trường khachID và tenkhach từ danh sỏch Available Fields: (danh sỏch cỏc trường cú thể chọn) sang danh sỏch Selected Fields: (danh sỏch cỏc trường đó chọn).
Lưu ý: Về nguyờn tắc chỉ cần đưa trường khachID của bảng khỏc vào danh sỏch Selected Fields là đủ, tuy nhiờn nờn đưa thờm trường tenkhach để thuận tiện hơn khi chọn lựa dữ liệu khi nhập sau này.
Chọn xong nhấn Next để tiếp tục.
Hỡnh 2.25
Nếu muốn ẩn mó khỏch khi chọn dữ liệu hạy chọn (checked) hộp , nếu khụng thỡ bỏ qua; Nhấn Next để tiếp tục.
Hỡnh 2.26
Cuối cựng nhấn Finish để kết thỳc tiến trỡnh Lookup Wizard. Khi đú hộp thoại yờu cầu lưu lại cấu trỳc bảng xuất hiện:
Hóy nhấn Yes để đồng ý.