a. Cỏc bước tạo form
5.3.Thiết kế report
Phần trước đó trỡnh bày cỏc bước dựng Report wizard để cú thể thiết kế cỏc mẫu bỏo cỏo in ấn dữ liệu từ CSDL. Đú là cỏch làm rất dễ dàng và nhanh chúng. Tuy nhiờn, cỏc mẫu bỏo cỏo được sinh ra chỉ giới hạn theo một số mẫu mó mỏy tớnh đó cung cấp sẵn, khụng thể in ra được những biểu bỏo cỏo phức tạp theo như những yờu cầu đa dạng của người sử dụng. Report wizard chỉ cú thể tạo ra cỏc report in dữ liệu từ cỏc bảng hoặc queries theo cấu trỳc đơn giản; trong những trường hợp yờu cầu cấu trỳc report phức tạp, hoặc phải in dữ liệu khụng phải hoàn toàn chỉ từ cỏc bảng và queries hoặc in ấn bỏo cỏo theo cỏc tiờu chớ, tham số động nào đú thỡ khụng thể đỏp ứng được. Trong trường hợp này phải dựng đến Report design view.
Trong chừng mực nào đú, cỏch làm việc với Report design view gần giống cỏch làm việc với Form design view. Sau đõy là từng bước hướng dẫn sử dụng Report design view để thiết kế report theo yờu cầu như trờn:
Bước 1: Khởi động Report design view:
Hỡnh 5.12
Mụi trường làm việc với Report design view xuất hiện như trong hỡnh 5.13:
Hỡnh 5.13
Cú 3 phần quan trọng trờn mụi trường làm việc này:
(1) Cửa sổ thiết kế Report (hỡnh trờn tiờu đề cửa sổ này là Report1: Report) - nơi để thiết kế nội dung cần in ấn. Nội dung được thiết kế trờn cửa sổ này là cỏc đối tượng từ thanh cụng cụ Toolbox sau khi đó được thiết lập cỏc thuộc tớnh phự hợp với mục đớch;
(2) Thanh cụng cụ Toolbox- nơi chứa những đối tượng giỳp đưa cỏc thụng tin cần thiết lờn report. Chức năng và cỏch làm việc trờn thanh cụng cụ này gần giống với làm việc trờn thanh cụng cụ Toolbox của Form design view;
(3) Cửa sổ Properties – nơi thiết lập cỏc thuộc tớnh phự hợp cho cỏc đối tượng trờn màn hỡnh thiết kế report.
Chỳng ta sẽ được tỡm hiểu kỹ hơn cỏc thành phần trờn trong cỏc bước tiếp theo khi làm việc cụ thể với chỳng.
Bước 2: Xõy dựng nguồn dữ liệu để in ấn cho report.
Report sẽ in những thụng tin gỡ? Phạm vi như thế nào? Là cỏc cõu hỏi phải được trả lời ở bước này bằng cỏch thiết lập thuộc tớnh Record Source cho report.
Thụng thường, report sẽ in dữ liệu từ một hay nhiều bảng hoặc từ kết quả của một query, tổng quỏt là từ một query. Query đú cú thể được xõy dựng sẵn từ danh sỏch cỏc Queries của dự ỏn (chứa trờn thẻ Queries)- khi đú bước này chỉ chọn query cần in tại thuộc tớnh Record Source của report:
Hỡnh 5.15
Một cửa sổ thiết kế query làm nguồn dữ liệu cho report xuất hiện:
Hỡnh 5.16
Hóy thiết lập cỏc thụng tin cần in ra report trờn query này. Thiết lập xong nhấn nỳt đúng cửa sổ thiết kế query (hoặc nhấn phớm núng Ctrl+W) và chọn Yes trong hộp thoại sau:
Bước 3: Đưa cỏc thụng tin lờn cửa sổ thiết kế report:
(1) Cú rất nhiều loại thụng tin phải đưa lờn report. Mỗi khi cú ý định đưa một thụng tin lờn, bạn phải trả lời được 2 cõu hỏi:
Đú là thụng tin gỡ? Là tiờu đề “DANH SÁCH CÁN BỘ”. Sẽ đặt thụng tin đú lờn phần nào của report? Đặt lờn phần Page Header!
(2) Theo ngầm định, cửa sổ thiết kế report chỉ xuất hiện 3 phần: Page header, Page footer và Detail. Nếu report đang thiết kế yờu cầu cú cả Report header và Report footer, hóy hiển thị chỳng bằng cỏch: nhấn phớm chuột phải lờn cửa sổ thiết kế report và chọn:
Những phần nào khụng dựng đến khi thiết kế cú thể tắt đi hoặc dựng chuột thu lại diện tớch phần đú.
(3) Sử dụng cụng cụ Label
Hỡnh 5.17
- Dựng chuột nhấp nỳt Label trờn thanh cụng cụ Toolbox thả lờn vị trớ cần đặt vào trờn Report;
- Gừ vào nội dung tiờu đề cần in ra report;
- Cú thể sử dụng thanh cụng cụ Formatting để định dạng hộp dữ liệu này.
(4) Sử dụng cụng cụ Text box Text box là ụ dựng hiển thị dữ liệu của một trường dữ liệu (Field) nào đú, hiển thị dữ liệu của một biểu thức (vớ dụ tớnh Tổng tiền chẳng hạn). Cỏch sử dụng Textbox như sau:
- Dựng chuột nhấp nỳt Textbox trờn thanh cụng cụ Toolbox thả lờn vị trớ cần đặt vào trờn Report;
- Gừ vào nguồn dữ liệu sẽ hiển thị lờn Textbox ở thuộc tớnh Control Source. Giỏ trị thuộc tớnh này cú thể: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Hiển thị giỏ trị một trường: Khi đú hóy chọn trường muốn đưa thụng tin vào (hỡnh dưới):
Hỡnh 5.19
(5) Sử dụng cửa sổ Field List
Danh sỏch cỏc trường dữ liệu cú thể in ra được report thể hiện ở cửa sổ Field List (nếu chưa thấy hiển thị mở thực đơn View Field List). Muốn in ra giỏ trị của trường nào lờn vị trớ nào của report cú thể dựng đối tượng Textbox như giới thiệu ở trờn hoặc cú thể dựng cửa sổ Field List này bằng cỏch: dựng chuột kộo trường cần in ra từ cửa sổ Field List thả lờn vị trớ cần in trờn cửa sổ thiết kế report (nờn làm theo cỏch này thay vỡ dựng Textbox).
(6) Sử dụng cụng cụ Image
Cụng cụ Image trờn thanh cụng cụ Toolbox giỳp đưa ảnh từ cỏc tệp tin ảnh in ra report. Sau khi dựng chuột nhấp đỳp nỳt Image từ thanh cụng cụ đặt lờn report, một hộp thoại xuất hiện cho phộp tỡm đến tệp tin ảnh cần đưa lờn report:
Hỡnh 5.20
Hóy tỡm và chọn tệp ảnh, chọn xong nhấn OK để hoàn tất cụng việc. (7) Sử dụng cụng cụ Line
Cụng cụ Line dựng để vẽ cỏc đường thẳng lờn Report. Rất hữu hiệu trong việc kẻ bảng biểu.
Sau khi nhập nỳt Line trờn thanh cụng cụ, hóy thực hiện kẻ bằng cỏch di chuột.
Với yờu cầu như trờn, bằng cỏch sử dụng cỏc cụng cụ như đó hướng dẫn hóy thiết kế một report như trong hỡnh 5.21, trong đú:
Hỡnh 5.21
- Textbox bao gồm cỏc ụ như đó đỏnh mũi tờn chỉ dẫn. Trong đú: hoten, ngaysinh, tenchucvu, tenphongban được tạo bằng cỏch kộo từ cửa sổ Field List lờn phần Detail;
- Textbox đếm tổng số cỏn bộ thiết lập thuộc tớnh Control Source là
=Count([hoten]), để ở phần Report footer.
- Textbox để tự động đỏnh số thứ tự phải thiết lập như sau: Control Source là
=1; thuộc tớnh Running sum là Over Group. - Cỏc hộp chữ cũn lại dựng đối tượng Label;
- Toàn bộ bảng biểu sử dụng đối tượng Line. Chỳ ý cỏc đường kẻ phải được nối khớt với nhau. Nếu khụng khớt sẽ tạo ra cỏc khe hở và nột đứt (khụng liền nột)