a. Cỏc bước tạo form
5.2. Sử dụng Report wizard
Giống như Form wizard, Report wizard là một cụng cụ rất đơn giản, dễ dựng để tạo nhanh một Report. Dưới đõy hướng dẫn từng bước dựng Report wizard để tạo một report in ra danh sỏch cỏn bộ từ CSDL Quản lý lương bao gồm cỏc thụng tin:
Hoten, ngaysinh, tenchucvu, Tenphongban.
Bước 2: Chọn dữ liệu cần in trờn hộp thoại sau:
Hỡnh 5.3
Để chọn dữ liệu cần in lờn report, cú 2 thao tỏc phải làm trờn hộp thoại này:
- Chọn bảng hoặc query nơi cú chứa trường dữ liệu cần in ra ở hộp Table
Queries;
- Sử dụng cỏc nỳt lệnh >, >>, <, << để đưa cỏc trường cần in từ danh sỏch
Available Fields: (danh sỏch cỏc trường cú thể in) sang danh sỏch Seleted Fields:
(danh sỏch cỏc trường sẽ được in ra report). Hóy lần lượt thực hiện chọn cỏc trường
hoten, ngaysinh (từ bảng CANBO), trường tenchucvu (bảng CHUCVU) và trường
tenphongban (bảng PHONGBAN). Chọn xong nhấn Next:
Bước 3: Chọn kiểu cỏch hiển thị dữ liệu trờn report:
Hỡnh 5.4
Bạn muốn in dữ liệu theo kiểu nào: Hóy chọn kiểu cần in từ danh sỏch bờn trỏi hộp thoại. Trong yờu cầu này cú thể cú 3 kiểu hiển thị dữ liệu trờn report (vỡ dữ liệu được chọn ra từ 3 bảng khỏc nhau). Vỡ muốn in một danh sỏch cỏn bộ nờn chọn kiểu
by CANBO (cú thể xem kiểu hiển thị bờn phải hộp thoại). Nhấn Next để tiếp tục.
Hỡnh 5.5
Report wizard cho phộp tối đa 4 mức ưu tiờn sắp xếp dữ liệu được đỏnh số từ 1 đến 4 (hộp thoại trờn). Trường nào thiết lập trước, sẽ được ưu tiờn sắp xếp trước. Trong trường hợp giỏ trị trường đú trựng nhau, Access sẽ chuyển đến cỏc mức tiếp theo để sắp xếp. Kiểu sắp xếp (theo chiều tăng hoặc giảm) cú thể thiết lập khi nhấn nỳt … bờn cạnh. Thiết lập xong nhấn Next để tiếp tục.
Bước 6: Chọn bố cục (Layout) cho Report:
Hỡnh 5.7
Cú 2 thiết lập trong bước này:
- Chọn bố cục cho report ở hộp Layout. Cú 3 kiểu Layout: Columnar, Tabular
và Justified - hóy chọn một kiểu phự hợp (xem hộp preview bờn trỏi để biết trước kết quả);
- Chọn hướng giấy in ở hộp Orientation. Cú 2 kiểu hướng in là: Portrait – in theo khổ giấy dọc và Landscape- in theo khổ giấy ngang; - Chọn xong nhấn Next
để tiếp tục.
Hỡnh 5.8
Hóy chọn một mẫu định dạng từ danh sỏch bờn trỏi hộp thoại. Chọn xong nhấn
Next để tiếp tục.
Bước 8: Hoàn thiện cỏc thụng tin cuối cựng:
Bao gồm cỏc thụng tin sau:
- Gừ vào tiờu đề report cũng như tờn report trờn hộp What do you want for you report?;
- Chọn Preview the report để hiển thị dữ liệu của report ngay sau khi kết thỳc; hoặc hiển thị ngay màn hỡnh thiết kế để sửa cấu trỳc report khi chọn Modify the report’s design;
- Cuối cựng nhấn Finish để kết thỳc cỏc cụng việc sử dụng report wizard. Màn hỡnh hiển thị dữ liệu report như hỡnh 5.10:
Hỡnh 5.10
Từ màn hỡnh này cú thể thực hiện rất nhiều cỏc thao tỏc thụng qua thanh cụng cụ Print Preview như sau:
Toàn bộ 8 bước sử dụng report wizard liệt kờ ở trờn, khụng phải lỳc nào cũng cần thực hiện đầy đủ. Với những report đơn giản như trờn, chỉ cần thực hiện Bước 1; Bước 2 đó cú thể nhấn Finish để kết thỳc. Tuy nhiờn tuỳ vào yờu cầu in bỏo cỏo mà muốn dừng lại ở bước nào để thiết lập cỏc thụng tin cho phự hợp hóy chuyển nhanh đến bước đú.