Dưới đõy trỡnh bày một qui trỡnh tốt để xõy dựng một CSDL Access theo thiết kế sẵn cú:
Bước 1: Lần lượt xõy dựng cấu trỳc từng bảng dữ liệu trong CSDL. Với mỗi bảng dữ liệu khi khai bỏo cấu trỳc cần giải quyết cỏc cụng việc sau :
- Chọn kiểu dữ liệu phự hợp cho cỏc trường ở cột Data Type; - Thiết lập trường khoỏ cho bảng;
- Thiết lập một số khỏc cần thiết cho cỏc trường như: Field Size, Format, Input Mark, Requried, Validate Rule, …
- Ghi tờn bảng
Bước 2: Lần lượt thiết lập thuộc tớnh LOOKUP cho cỏc trường một cỏch phự hợp. Mỗi quan hệ trờn bảng thiết kế sẽ cần một thao tỏc thiết lập thuộc tớnh LOOKUP (sử dụng trỡnh LookUp Wizard) từ trường trờn bảng quan hệ nhiều sang trường bảng quan hệ một;
Bước 3: Thiết lập cỏc thuộc tớnh đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cần thiết cho cỏc quan hệ tại cửa sổ Relationships (menu Tool Relationships…hoặc nhấn nỳt trờn thanh cụng cụ);
Bước 4: Thực hiện nhập dữ liệu cho cỏc bảng nếu cần. Chỳ ý: bảng cú quan hệ 1 phải được nhập dữ liệu trước bảng cú quan hệ nhiều.
BÀI TẬP CHƯƠNG 2
Bài tập 2-1. Xõy d ng CSDL Qu n lý l ng cỏn b m t c quan cú c u trỳcự ả ươ ộ ộ ơ ấ nh sau: ư
Yờu cầu:
- Thiết kế cấu trỳc cỏc bảng một cỏch phự hợp: kiểu dữ liệu cỏc trường; trường khoỏ; thuộc tớnh Lookup và cỏc thuộc tớnh khỏc;
- Thiết lập quan hệ cựng cỏc thuộc tớnh đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cho cỏc quan hệ;
- Nhập dữ liệu như sau: + 4 phũng ban; + 5 loại chức vụ; + 20 hồ sơ cỏn bộ.
Bài tập 2-2. Xõy d ng CSDL Qu n lý vi c bỏn hàng cho m t c a hàng cú c u trỳcự ả ệ ộ ử ấ nh sau: ư
Yờu cầu:
- Thiết kế cấu trỳc cỏc bảng một cỏch phự hợp: kiểu dữ liệu cỏc trường; trường khoỏ; thuộc tớnh Lookup và cỏc thuộc tớnh khỏc;
- Thiết lập quan hệ cựng cỏc thuộc tớnh đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cho cỏc quan hệ;
- Nhập dữ liệu như sau : + 5 khỏch hàng;
+ 15 danh mục hàng hoỏ cú bỏn; + lập 10 hoỏ đơn bỏn hàng;
+ với 25 lượt hàng hoỏ được bỏn ra.
Bài tập 2-3. Xõy dựng CSDL Quản lý sỏch một thư viện cú cấu trỳc như sau :
Yờu cầu :
- Thiết kế cấu trỳc cỏc bảng một cỏch phự hợp: kiểu dữ liệu cỏc trường; trường khoỏ; thuộc tớnh Lookup và cỏc thuộc tớnh khỏc;
- Thiết lập quan hệ cựng cỏc thuộc tớnh đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cho cỏc quan hệ;
- Nhập dữ liệu như sau: + 5 tỏc giả;
+ 3 nhà xuất bản; + 3 danh mục sỏch; + 20 đầu sỏch.
Bài tập 2-4. Xõy dựng CSDL Quản lý điểm học sinh trường phổ thụng cú cấu trỳc như sau:
Yờu cầu:
- Thiết kế cấu trỳc cỏc bảng một cỏch phự hợp: kiểu dữ liệu cỏc trường; trường khoỏ; thuộc tớnh Lookup và cỏc thuộc tớnh khỏc;
- Thiết lập quan hệ cựng cỏc thuộc tớnh đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cho cỏc quan hệ;
- Nhập dữ liệu như sau: + 10 mụn học phổ thụng; + 3 khối học;
+ 15 lớp chia đều cho 3 khối; + 30 học sinh;
Chương 3
TRUY VẤN DỮ LIỆU QUERY
Trong chương trước đó giới thiệu những khỏi niệm cũng như cỏc kỹ năng, trỡnh tự cần thiết để cú thể xõy dựng tốt một CSDL trờn Access. Chương này sẽ cung cấp những khỏi niệm cũng như những kỹ năng cần thiết để xử lý dữ liệu khi cần. Một trong những cụng cụ xử lý dữ liệu trực quan, hữu hiệu trờn Access là Query.
3.1. Cỏc loại truy vấn
Cú rất nhiều dạng yờu cầu xử lý dữ liệu như: trớch - lọc - hiển thị dữ liệu; tổng hợp - thống kờ; thờm - bớt - cập nhật dữ liệu; … Vỡ vậy sẽ tồn tại một số loại Query tương ứng để giải quyết cỏc yờu cầu xử lý dữ liệu trờn. Cú 7 loại truy vấn trong Access:
- Select Query: là loại thụng dụng nhất bởi vỡ nú cú thể thực hiện được đa dạng cỏc chức năng quan trọng như:
+ Truy vấn trờn nhiều bảng dữ liệu. + Tạo ra cỏc trường mới để tớnh toỏn. + Túm tắt dữ liệu.
+ Nhúm dữ liệu.
+ Chọn ra cỏc trường để hiển thị hoặc để dấu khụng hiển thị.
- Crosstab Query: cho phộp nhúm dữ liệu theo một yờu cầu nào đú và hiển thị giỏ trị như dạng bảng tớnh cựng những kết quả tổng cộng. Loại truy vấn này cú thể dựng để so sỏnh giỏ trị dữ liệu, cho thấy thụng tin túm tắt như doanh số bỏn hàng thỏng, hàng quý, hàng năm...hay cho thấy chiều hướng phỏt triển của dữ liệu. Do vậy, đõy là loại truy vấn thớch hợp nhất dựng khi tạo bỏo cỏo và lưu đồ.
- Make -Table Query: cho phộp từ kết quả truy vấn tạo ra một bảng mới cỏc dữ liệu dự phũng cho bảng nguồn.
- Update Query: cho phộp thay đổi một cỏch toàn bộ lờn dữ liệu của một hay nhiều bảng. Sự thay đổi như vậy rất nhanh chúng và đảm bảo cho dữ liệu nhất quỏn.
Vớ dụ bạn tạo một truy vấn để tăng giỏ của tất cả cỏc mún hàng thuộc nhúm MAY lờn 25%.
- Append Query: cho phộp thờm cỏc mẫu tin của một hay nhiều bảng vào một bảng khỏc đó tồn tại.
- Delete Query: cho phộp xúa một nhúm mẫu tin của một hay nhiều bảng. Vớ dụ như xoỏ tất cả cỏc mẫu tin của cỏc khỏch hàng khụng cú quan hệ mua bỏn trong hơn năm năm qua.
Bản chất của Query là cỏc cõu lệnh SQL (Structured Queries Language- ngụn ngữ truy vấn dữ liệu cú cấu trỳc)- một ngụn ngữ truy vấn dữ liệu được dựng khỏ phổ biến trờn hầu hết cỏc hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện nay. Việc thiết kế một query là giỏn tiếp tạo ra một cõu lệnh xử lý dữ liệu SQL. Việc thi hành query chớnh là việc thi hành cõu lệnh SQL đú tạo ra