Giáo trình quản trị tiệc

Giáo trình Quản trị tiệc được chia thành 4 chương: Chương 1: Tổng quan về dịch vụ tiệc Chương 2: Kế hoạch tổ chức và điều hành tiệc Chương 3: Quản lý chi phí và doanh thu tiệc Chương

là khả năng nhận biết nhu cầu khách hàng và cách thức tổ chức, quản lý hiệu quả

Môn học Quản trị tiệc là một môn học trong chương trình khung đào tạo nghề quản trị khách sạn và nghề quản trị nhà hàng Thông qua môn học, người học có khả năng nhận biết một cách cơ bản về bản chất của dịch vụ tiệc, được trang bị những kiến thức, kỹ năng tổ chức, điều hành và quản lý tiệc

Giáo trình Quản trị tiệc được chia thành 4 chương:

Chương 1: Tổng quan về dịch vụ tiệc

Chương 2: Kế hoạch tổ chức và điều hành tiệc

Chương 3: Quản lý chi phí và doanh thu tiệc

Chương 4: Tổ chức phục vụ các loại tiệc

Với những kiến thức được học kết hợp với kinh nghiệm thực tiễn, chúng tôi biên soạn cuốn giáo trình Quản trị tiệc nằm trong kế hoạch biên soạn giáo trình của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch nhằm đáp ứng nhu cầu dạy và học của các trường và học sinh, sinh viên Tuy nhiên giao trình không thể đề cập hết mong muốn của người học, người đọc do trong chương trình đào tạo còn có các môn học liên quan như Nghiệp vụ nhà hàng, Quản trị nhà hàng, v.v…

Tập thể giảng viên trường cao đẳng nghề du lịch Vũng Tàu, đã tham khảo nhiều tài liệu trong và ngoài nước để mạnh dạn biên soạn giáo trình Quản trị tiệc nhằm đáp ứng nhu cầu giảng dạy và học tập của các trường đào tạo nguồn nhân lực du lịch

Chúng tôi mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các độc giả, các nhà khoa học, các chuyên gia trong ngành du lịch để giáo trình ngày càng hoàn thiện hơn

Nhóm giảng viên Trường Cao đẳng nghề du lịch Vũng Tàu

Xin chân thành cảm ơn!

CN Nguyễn Huy Phú

CN Phạm Đình Thọ

MỤC LỤC

Lời mở đầu 1

Mục lục 3

Chương 1: tổng quan về dịch vụ tiệc 9

1.1 Khái niệm tiệc 9

1.2 Lợi ích của kinh doanh tiệc 10

1.2.1 Tăng nguồn thu và lợi nhuận 10

1.2.2 Chi phí đầu tư ban đầu thấp 10

1.2.3 Dễ kiểm soát giá thành 11

1.2.4 Kinh doanh đảm bảo bằng hợp đồng 12

1.2.5 Quảng bá thương hiệu 13

1.3 Sơ đồ tổ chức bộ phận tiệc 14

1.4 Chức năng của các chức danh bộ phận tiệc 16

1.4.1 Giám đốc bộ phận tiệc 16

1.4.2 Thư ký bộ phận tiệc 18

1.4.3 Trưởng ca tiệc 19

1.4.4 Bếp trưởng 21

1.4.5 Nhân viên phục vụ tiệc 21

1.4.6 Nhân viên đón tiếp khách 22

1.4.7 Nhân viên kỹ thuật 23

1.4.8 Nhân viên thu ngân 23

1.5 Trách nhiệm phục vụ tiệc 23

1.5.1 Bán dịch vụ tiệc 23

1.5.2 Giữ chỗ trước cho bữa tiệc 24

1.5.3 Chỉ định công việc trong phòng tiệc 24

1.5.4 Chuẩn bị tiệc 25

1.5.5 Bài trí phòng tiệc 25

1.5.6 Chuẩn bị thức ăn đồ uống cho bữa tiệc 26

1.6 Các yếu tố quyết định của bữa tiệc 26

1.7 Các loại hình tiệc 26

1.7.1 Tiệc ngồi 26

1.7.2 Tiệc Buffet 28

1.7.2.1 Lợi ích của tiệc Buffet 28

1.7.2.2 Hạn chế của tiệcBuffet 30

1.7.2.3 Tiệc ngồi Buffet 31

1.7.2.4 Tiệc đứng Buffet 32

1.7.2.5 Tiệc Buffet Việt hóa 33

1.7.3 Tiệc Cocktail 34

1.7.4 Tiệc trà, tiệc hội nghị 35

1.7.5 Quốc yến 36

1.8 Các sự kiện tổ chức Tiệc 37

1.9 Câu hỏi và bài tập 38

Chương 2 kế hoạch tổ chức và điều hành tiệc 40

2.1 Mục đích lập kế hoạch tổ chức tiệc 40

2.2 Nội dung kế hoạch tổ chức tiệc 41

2.3 Nhận đặt tiệc 42

2.3.1 Nguồn đặt tiệc 42

2.3.2 Những thông tin cần thiết khi nhận đặt tiệc 42

2.3.3 Sổ đặt tiệc 43

2.4 Đàm phán và ký hợp đồng tổ chức tiệc 45

2.5 Dự toán ngân sách bữa tiệc 46

2.6 Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc 46

2.7 Kế hoạch thiết bị, dụng cụ 48

2.8 Trang trí phòng tiệc 49

2.8.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến trang trí 49

2.8.2 Vật dụng trang trí phòng tiệc 49

2.9 Lựa chọn loại hình phục vụ tiệc 52

2.10 Lựa chọn dạng bàn tiệc 53

2.11 Bố trí chỗ ngồi cho khách dự tiệc 62

2.12 Xây dựng thực đơn tiệc 65

2.12.1 Nguyên tắc lựa chọn món ăn cho thực đơn 65

2.12.2 Chuẩn bị thực đơn cho bữa tiệc 67

2.13 Lựa chọn đồ uống cho bữa tiệc 68

2.13.1 Nguyên tắc lựa chọn đồ uống cho bữa tiệc 68

2.13.2 Sự phù hợp của đồ uống với thức ăn 69

2.13.3 Xác định số lượng đồ uống bữa tiệc 69

2.14 Kế hoạch nhân sự cho bữa tiệc 70

2.15 Kế hoạch phục vụ tiệc 72

2.15.1 Đón tiếp khách dự tiệc 72

2.15.2 Phục vụ bữa tiệc 73

2.15.2.1 Phục vụ thức uống trong bữa tiệc 73

2.15.2.2 Phục vụ món ăn trong bữa tiệc 74

2.15.3 Chào tạm biệt khách khi kết thúc tiệc 74

2.15.4 Thanh toán 75

2.16 Quản lý và điều hành diễn biến bữa tiệc 76

2.16.1 Tổ chức thực hiện và giám sát công việc 76

2.16.2 Giải quyết những vấn đề phát sinh 77

2.17 Kiểm tra và đánh giá hậu tiệc 77

2.18 Câu hỏi và bài tập 78

Chương 3 quản lý chi phí và doanh thu tiệc 80

3.1 Quản lý chi phí 80

3.1.1 Dự toán chi phí nguyên vật liệu thức ăn 81

3.1.2 Dự toán chi phí thức uống 82

3.1.3 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu 83

3.1.4 Lập bảng kê chi tiết mua hàng 85

3.1.5 Dự toán chi phí cố định 86

3.1.6 Kiểm soát chi phí nhân công 87

3.2 Quản lý doanh thu tiệc 88

3.2.1 Khái niệm doanh thu 88

3.2.2 Ý nghĩa của chỉ tiêu doanh thu 89

3.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu tiệc 89

3.2.4 Các biện pháp kiểm soát doanh thu tiệc 90

3.2.5 Dự toán doanh thu tiệc 90

3.2.5.1 Dự toán theo đơn đặt hàng của khách hàng 90

3.2.5.2 Dự toán theo kế hoạch phục vụ 91

3.3 Dự toán lợi nhuận 92

3.3.1 Khái niệm lợi nhuận 92

3.3.2 Ý nghĩa của chỉ tiêu lợi nhuận 92

3.3.3 Phương pháp xác định lợi nhuận 93

3.4 Hệ thống báo cáo thu ngân 94

3.5 Câu hỏi và bài tập 95

Chương 4 Tổ chức phục vụ các loại tiệc 96

4.1 Tổ chức phục vụ tiệc Buffet 96

4.1.1 Vị trí và kích thước quầy Buffet 96

4.1.2 Thiết kế quầy Buffet 96

4.1.3 Trang trí quầy Buffet 97

4.1.4 Trình bày và sắp xếp thức ăn, đồ uống trên quầy Buffet 98

4.1.4.1 Trình bày thức ăn 98

4.1.4.2 Trình bày đồ uống 99

4.1.5 Sắp xếp dụng cụ trên quầy Buffet 100

4.1.6 Tiêu chuẩn phục vụ quầy Buffet 100

4.1.6.1 Tiêu chuẩn bàn thức ăn nóng 100

4.1.6.2 Tiêu chuẩn bàn Salad 101

4.1.6.3 Tiêu chuẩn bàn thức uống 101

4.1.7 Thu dọn dụng cụ 101

4.1.8 Qui trình phục vụ tiệc Buffet 102

4.1.8.1 Giai đoạn trước khi phục vụ khách 102

4.1.8.2 Giai đoan đón tiếp khách dự tiệc Buffet 103

4.1.8.3 Giai đoạn phục vụ khách ăn tiệc Buffet 103

4.1.8.4 Kiểm tra sự hài lòng 105

4.1.8.5 Thanh toán tiền theo yêu cầu của bữa tiệc 105

4.1.8.6 Giai đoạn kết thúc bữa tiệc 106

4.2 Tổ chức phục vụ tiệc ngồi 106

4.2.1 Chuẩn bị và trang trí phòng tiệc 106

4.2.1.1 Lập kế hoạch thời gian 106

4.2.1.2 Kế hoạch phân công nhiệm vụ phục vụ tiệc 107

4.2.1.3 Kế hoạch chuẩn bị dụng cụ cho bữa tiệc 109

4.2.1.4 Kế hoạch bố trí chỗ ngồi trong bàn tiệc 110

4.2.1.5 Chuẩn bị thẻ họ tên (name card) 111

4.2.1.6 Thiết kế thực đơn cho bữa tiệc 111

4.2.1.7 Trang trí bàn tiệc 112

4.2.2 Kỹ thuật bày bàn tiệc ngồi 113

4.2.3 Nguyên tắc phục vụ món ăn, thức uống trong tiệc ngồi 114

4.2.3.1 Nguyên tắc phục vụ món ăn 114

4.2.3.2 Nguyên tắc phục vụ thức uống 118

4.2.4 Quy trình phục vụ tiệc ngồi 120

4.3 Tổ chức phục vụ tiệc hội nghị, hội thảo, tiệc trà 122

4.3.1 Quy trình phục vụ tiệc hội nghị, hội thảo 122

4.3.2 Quy trình phục vụ đồ ăn nhẹ và thức uống giữa giờ hội nghị, hội thảo 126 4.4 Tổ chức phục vụ tiệc cưới 127

4.4.1 Công tác chuẩn bị và trang trí phòng tiệc cưới 127

4.4.2 Bày bàn tiệc cưới 129

4.4.3 Nghi lễ trong tiệc cưới Việt 130

4.4.4 Quy trình phục vụ tiệc cưới 132

4.4.4.1 Tiếp đón khách dự tiệc 133

4.4.4.2 Phục vụ khách ăn tiệc 133

4.5 Tổ chức phục vụ tiệc Cocktail 136

4.5.1 Bày bàn Cocktail 136

4.5.2 Sắp xếp quầy bar Cocktail 136

4.5.3 Quy chuẩn và nguyên tắc phục vụ tiệc Cocktail 137

4.6 Tổ chức phục vụ tiệc ngoài trời 139

4.6.1 Khảo sát và lựa chọn địa điểm 140

4.6.2 Chuẩn bị thiết bị, dụng cụ 140

4.6.3 Kế hoạch phục vụ 141

4.7 Câu hỏi và bài tập 142

Tài liệu tham khảo 143

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỊCH VỤ TIỆC

Sau khi học xong chương này, học viên có khả năng:

 Phân tích được những lợi ích do kinh doanh tiệc mang lại

 Trình bày và phân tích được cơ cấu tổ chức của bộ phận tiệc

 Mô tả được các chức năng cơ bản của bộ máy tổ chức tiệc

 Phân biệt được các loại hình tiệc và hiểu được các đặc điểm của từng loại hình tiệc

 Nhận biết đượccác cơ hội sự kiện để tổ chức kinh doanh tiệc

1.1 Khái niệm tiệc

Song song với việc phát triển của nền kinh tế xã hội là sự nâng cao chất lượng cuộc sống của con người trong đó nhu cầu về thưởng thức ẩm thực ở mức cao là một trong những nguyên nhân khiến dịch vụ phục vụ ăn uống phát triển Các mối quan hệ xã hội trong sản xuất, kinh doanh, giao tiếp…đã tạo ra các sự kiện mà trong quá trình diễn ra sự kiện hoặc kết thúc một sự kiện bằng việc tổ chức các bữa ăn chiêu đãi long trọng, cao sang

Về bản chất, Tiệc là một hình thức ăn uống ở mức cao hơn bữa ăn bình thường về mọi mặt và thường gắn liền với một sự kiện dù lớn hay nhỏ Tiệc được xem là bữa ăn long trọng, thịnh soạn, lượng khách đông hơn, thực đơn tối thiểu từ 5 món trở lên và có chương trình nghi lễ được ấn định

Ngày nay dịch vụ kinh doanh Tiệc đã chiếm được chỗ đứng quan trọng trong dịch vụ ẩm thực Các khách sạn nhà hàng có đẳng cấp rất chú trọng về việc phát triển loại hình kinh doanh Tiệc Có những doanh nghiệp chuyên tổ chức phục vụ Tiệc mà hầu như không phục vụ bữa ăn thường ngày Điều đó chứng tỏ rằng loại hình dịch vụ Tiệc đã có chỗ đứng trong làng ẩm thực Các khách sạn, nhà hàng ngày nay không chỉ phục vụ đơn thuần món ăn, đồ uống mà còn khéo léo khoác lên vai thực khách cái mác “đẳng cấp” khi đến ăn uống ở những bữa tiệc sang trọng

Nhiều người trong xã hội kinh tế phát triển ngày nay có mức sống cao đòi hỏi hưởng thụ những dịch vụ đắt tiền, sang trọng đã kích thích các chủ khách sạn, nhà hàng lao vào cuộc đua tìm kiếm sự khác biệt nơi kinh doanh để thu hút khách, đó là loại hình kinh doanh tiệc

1.2 Lợi ích của kinh doanh tiệc

1.2.1 Tăng nguồn thu và lợi nhuận

Khi hoạt động kinh doanh buồng cạnh tranh ngày càng gay gắt, một số khách sạn đạt công suất sử dụng buồng không cao, thì kinh doanh ẩm thực chiếm một vị trí quan trọng và là chiến lược nhằm tạo ra nguồn thu và lợi nhuận Trong đó đóng góp của dịch vụ tiệc là rất lớn, có khách sạn doanh thu này đạt đến 35% tổng doanh thu Kinh doanh dịch vụ tiệc là loại hình kinh doanh ẩm thực mà khách sạn hoặc nhà hàng chủ động định giá dựa trên đẳng cấp của doanh nghiệp, chi phí và chất lượng dịch vụ Thường thì giá cả những bữa tiệc

do nhà cung cấp đưa ra, ít có sự mặc cả Do quy mô tổ chức và phục vụ tiệc long trọng, hấp dẫn nên giá suất ăn, bữa ăn cao hơn nhiều so với bữa ăn bình thường, cộng thêm lượng khách tham gia bữa tiệc đông nên doanh thu có được từ phục

vụ tiệc cao hơn Xuất phát từ đặc điểm của tiệc là thực đơn có nhiều món, nhiều

đồ uống, đặc biệt là những món ăn và đồ uống đắt giá, cao sang, nên doanh thu

và lợi nhuận có được từ dịch vụ này là rất lớn

1.2.2 Chi phí đầu tƣ ban đầu thấp

Thực chất kinh doanh dịch vụ tiệc là một hoạt động trong hoạt động kinh doanh của nhà hàng, khách sạn Đối với các khách sạn có quy mô từ 50 buồng ngủ trở lên thường có bộ phận nhà hàng phục vụ khách ăn uống Tùy theo điều kiện về diện tích mà nhiều khách sạn thiết kế nhà hàng đủ diện tích để phục vụ các bữa tiệc dưới nhiều hình thức và lượng khách khác nhau

Do có sự tính toán ban đầu khi thiết kế, nên chi phí đầu tư cho dịch vụ tiệc nằm trong chi phí đầu tư cho nhà hàng và chủ yếu đầu tư một lần sử dụng trong thời gian dài mới cần thiết đầu tư trở lại Những thiết bị đầu tư cho nhà

hàng hay dịch vụ tiệc thường là thiết bị có chi phí không cao lắm, thời gian khấu hao nhanh, sau thời gian hấu hao vẫn có thể sử dụng nhiều năm

1.2.3 Dễ kiểm soát giá thành

Giá của một thực đơn tiệc thường do nhà cung cấp lập ra Các khách sạn, nhà hàng lập ra nhiều thực đơn với những mức giá khác nhau Giá một bữa Tiệc

do sự lựa chọn của khách hàng nằm trong khung giá do nhà cung cấp quy định Giá của một thực đơn tiệc là giá trọn gói cho tất cả các món ăn có trong thực đơn Như vậy khi khách đặt một thực đơn tiệc thì khách sạn, nhà hàng bán được các món ăn đồng bộ trọn gói Trong trường hợp khách hàng không đồng ý với tất cả các món trong thực đơn trọn gói thì họ có thể đề xuất sự lựa chọn của mình và khách sạn, nhà hàng sẽ tính lại giá của thực đơn tiệc phù hợp với các món ăn Khi tính giá thực đơn khách sạn, nhà hàng chủ động căn cứ vào chí phí phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình Do vậy khách sạn, nhà hàng đã dự toán và kiểm soát được chi phí

Một số thí dụ về thực đơn tiệc trọn gói:

2 - Súp cua

3 - Tôm hấp bia

4 - Gà xối mỡ, xôi chiên

5 - Lẩu hải sản, bún tươi

6 - Nho Mỹ

Thực đơn 3

Đơn giá: 2.890.000VND/bàn 10 người

1 - Gỏi hoa chuối

2 - Tôm sú nướng muối ớt

1.2.4 Kinh doanh đảm bảo bằng hợp đồng

Một bữa tiệc được tổ chức thường có số đông khách tham dự với giá cả cao hơn bữa ăn bình thường, công việc trang trí tốn kém nên không thể giữa nhà

tổ chức và khách hàng thỏa thuận với nhau bằng miệng mà phải có hợp đồng chính thức bằng văn bản Hợp đồng tiệc được lập sau khi hai bên đã thống nhất

về các điều kiện và yêu cầu liên quan Thường thì hợp đồng do nhà tổ chức soạn sẵn và được điền các chi tiết của bữa tiệc vào bản hợp đồng đó Sau khi ký hợp đồng, khách hàng được yêu cầu đặt cọc một số tiền theo quy định Một số khách sạn, nhà hàng yêu cầu khách hàng đặt cọc lần một khi hợp đồng được ký Sau đó

từ 5 đến 7 ngày trước khi tiệc diễn ra người đặt tiệc đến báo lại chính thức số lượng khách hoặc điều chỉnh những điều cần thiết để nhà tổ chức tiến hành công tác chuẩn bị cho bữa tiệc Lúc này nhà tổ chức có thể yêu cầu khách hàng đặt

cọc lần hai để khẳng định giá trị chắc chắn của hợp đồng

1.2.5 Quảng bá thương hiệu

Xây dựng và quảng bá thương hiệu là vấn đề quan trọng hàng đầu cho tất

cả các doanh nghiệp Có một thương hiệu độc đáo và biết cách quảng bá sẽ khiến doanh nghiệp nổi bật trên thị trường và thu hút được sự chú ý của khách hàng Các chương trình quảng cáo, trong đó thông qua việc tổ chức phục vụ các bữa tiệc là hình thức làm tăng giá trị thương hiệu và chia sẻ thị phần

Để một thương hiệu thành công và nổi tiếng trên thương trường, các doanh nghiệp cần phải triển khai rất nhiều kế hoạch cụ thể trong hiện tại cũng như tương lai Việc đầu tư thích đáng cho công tác thiết kế thương hiệu và quảng bá sẽ mang lại sự tự tin, tạo ra được ấn tượng ban đầu tốt đẹp về sản phẩm, dịch vụ của của doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng

Những người đến dự tiệc là nguồn khách tiềm năng của khách sạn, nhà hàng Họ sẽ đặt tiệc với những doanh nghiệp nào họ yêu mến và có cảm giác tin cậy về năng lực kinh doanh Các doanh nghiệp đều mong muốn rằng khách hàng

sẽ nghĩ đến doanh nghiệp khi họ có nhu cầu giao dịch kinh doanh và sẽ chọn doanh nghiệp làm đối tác Một bữa tiệc được tổ chức hiệu quả sẽ là thông điệp bán hàng hướng tới khả năng thích ứng với khách hàng

Sự tin tưởng của khách hàng luôn luôn có ý nghĩa quan trọng nhất đối với doanh nghiệp dịch vụ Những nhu cầu của họ cần được đặt lên hàng đầu Trong khi diễn ra và sau khi bữa tiệc kết thúc chúng ta cần phải lắng nghe những ý kiến phản hồi từ khách hàng và những người tham dự, biết rõ những lợi ích họ quan tâm tới, những lo lắng của họ là gì để tập trung vào các nhân tố này Hãy luôn linh động và thích nghi với các khách hàng, đừng mong đợi họ thích nghi với doanh nghiệp Và chúng ta cũng cần nhớ rằng nếu doanh nghiêp du lịch của chúng ta không đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, thì một ai đó trong thị trường du lịch sẽ thay chúng ta làm tốt điều này Và như vậy thương hiệu của doanh nghiệp sẽ trở thành một điều dễ quên đối với khách hàng

1.3 Sơ đồ tổ chức bộ phận tiệc

Thông thường bộ phận tiệc nằm trong dịch vụ nhà hàng và do bộ phận nhà hàng đảm trách Tuy nhiên những khách sạn lớn, dịch vụ tiệc được tổ chức thường xuyên với quy mô chuyên nghiệp thì việc tổ chức một bộ phận tiệc chuyên biệt là điều cần thiết Việc chuyên môn hóa dịch vụ kinh doanh tiệc phản ảnh năng lực kinh doanh, giúp cho các nhà quản trị và nhân viên bộ phận tiệc có

cơ hội nghiên cứu, học hỏi, sáng tạo trong công nghệ tổ chức phục vụ

Tùy theo số lượng bữa tiệc được tổ chức, mục tiêu quản lý của giám đốc khách sạn mà các chức danh của bộ phận tiệc sẽ khác nhau ở những khách sạn khác nhau

Để khai thác hềt khả năng và thời gian làm việc của những người quản lý

và nhân viên nhà hàng, các khách sạn nên thiết lập cơ cấu tổ chức bộ phận tiệc nằm trong cơ cấu tổ chức của nhà hàng, có thể cơ cấu thêm một số chức danh chuyên biệt về dịch vụ tiệc nhằm giảm thiểu chi phí nhân công

Sau đây là một số mô hình tổ chức của bộ phận nhà hàng và bộ phận tiệc:

Sơ đồ 1 Cơ cấu tổ chức bộ phận nhà hàng trong khách sạn 3 sao

Sơ đồ 2 Cơ cấu tổ chức bộ phận nhà hàng trong khách sạn 4 sao

Phục vụ bar Bar Waiter

Giám đốc nhà hàng Restaurant Managemer

Tổ trưởng Head Waiter

Trưởng nhóm Station Waiter

Tập sự

Trainees

Nhân viên phục vụ Waiters

Nhân viên phục

vụ rượu

Nhân viên đón tiếp

Giám đốc nhà hàng Restaurant Managemer

Phó giám đốc nhà hàng Sisstant Restaurant Managemer

Ca trưởng, tổ trưởng Maitre Hotel

Ca trưởng Maitre Hotel

Tổ trưởng Head Waiter

Trợ lý Tổ trưởng Asistant Headwaiter

Nhân viên phục vụ Waiter

Nhân viên mở cửa

Sơ đồ 3 Cơ cấu tổ chức bộ phận nhà hàng trong khách sạn 5 sao

Sơ đồ 4 Cơ cấu tổ chức bộ phận Tiệc

1.4 Chức năng của các chức danh bộ phận tiệc

1.4.1 Giám đốc bộ phận tiệc

Tổng giám đốc General Manager

Đầu bếp

Cooks

Tạp vụ Dishwashers

Phục vụ bàn Food Servers

Giám đốc ẩm thực

F & B Manager

Quản lý phòng ăn Dinning Room Manager

Bếp trưởng

Chef

Trưởng bar Head Bartender

Tiếp thức ăn Bus Persons

Phục vụ ăn Beverage Servers

NV Pha chế Bartenders

Trưởng bộ phận tiệc Banquet Manager

Thư ký bộ phận tiệc

Secretary of Banquet

Trưởng ca tiệc Banquet Supervisor

Bếp trưởng Coock Chef

Nhân viên đón

tiếp

Hostess

NV phục vụ thức ăn Food servers

NV Phục vụ đồ uống Beverage servers

Đầu bếp Cook

Giám đốc bộ phận tiệc hay một số khách sạn còn gọi là trưởng bộ phận tiệc trực thuộc bộ phận ẩm thực dưới sự chỉ đạo của giám đốc khách sạn hoặc giám đốc ẩm thực (nếu có) có những chức năng và nhiệm vụ sau đây:

 Chức năng: Quản ký, giám sát và điều hành toàn bộ các hoạt động của

các loại tiệc và phòng tiệc Trao đổi với khách khi cần thiết Nâng cao chất lượng phục vụ, đạt hiệu quả kinh doanh

 Nhiệm vụ:

- Tổ chức đội ngũ nhân viên, thiết lập quy trình, trình tự phục vụ và điều hành công việc phục vụ yến tiệc, hội nghị, phòng họp trong và ngoài khách sạn phù hợp với các tiêu chuẩn nghiệp vụ đã đề ra

- Xây dựng kế hoạch nhân sự, kế hoạch ngân sách, chi phí, kế hoạch tiền lương, kế hoạch quảng cáo, kế hoạch thiết bị, dụng cụ

- Xây dựng kế hoạch cho các hoạt động hội nghị, tiệc đã đặt trước

- Xây dựng kế họach đào tạo và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên

- Thực hiện việc kiểm tra chất lượng phục vụ thường xuyên và định kỳ

- Chủ động đề xuất với cấp trên các sáng kiến sửa đổi trong quy trình làm việc cho phù hợp với điều kiện thực tế

- Tìm và quản lý nguồn khách cho dịch vụ tiệc

- Chỉ đạo việc xây dựng thực đơn tiệc, lập giá bán món ăn, bữa tiệc

- Quản lý nguồn nhân lực bộ phận tiệc

- Quản lý chi phí, doanh thu, lợi nhuận của bộ phận tiệc

- Kiểm soát chi phí nhân sự, chi phí nguyên vật liệu, chi phí dụng cụ bể,

vỡ, đề xuất mua sắm trang thiết bị phục vụ

- Hạch toán lợi nhuận của từng bữa tiệc, từng suất ăn và từng kỳ kinh doanh

- Chịu trách nhiệm chính điều hành diễn biến, chương trình bữa tiệc

- Giải quyết các vấn đề phát sinh đối với khách hàng trong quá trình điều hành, trên cơ sở tôn trọng khách và phù hợp với quy định của doanh nghiệp

- Phân công công việc, sắp xếp ca cho nhân viên

- Phối hợp với bộ phận bếp thay đổi thực đơn phù hợp với yêu cầu của khách, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm

- Phối hợp với phòng tổ chức tuyển chọn nhân sự cho bộ phận

- Tạo mối quan hệ tốt và thu thập ý kiến của khách, để có đề xuất hợp lý lên cấp trên

- Tạo mối quan hệ tốt với các bộ phận khác trong khách sạn

- Không ngừng tự nâng cao tay nghề và trình độ chuyên môn, tham gia đầy đủ các lớp đào tạo do khách sạn tổ chức

- Chấp hành đúng các nội quy của khách sạn, sẵn sàng nhận nhiệm vụ khác khi được phân công

1.4.2 Thƣ ký bộ phận tiệc

Thư ký bộ phận tiệc hay còn gọi là nhân viên bán hàng là người chịu sự

chỉ đạo trực tiếp của Trưởng bộ phận tiệc

 Chức năng: Chịu trách nhiệm thư ký cho bộ phận tiệc, hội nghị; phụ

trách việc theo dõi lịch hoạt động, quản lý thời vụ và tiếp nhận, bảo quản các

công văn, tài liệu, thông tin và các công việc khác của bộ phận tiệc, hội nghị

 Nhiệm vụ:

- Trợ giúp quản lý thiết lập bảng phân công, chấm công, lịch làm việc

- Soạn thảo, đánh máy, in ấn các tài liệu, giấy tờ liên quan dến bộ phận tiệc và hội nghị

- Nghe và trả lời điện thoại, tiếp nhận và lưu giữ công văn, hợp đồng, tài liệu của bộ phận

- Tiếp đón khách đến đặt tiệc

- Cung cấp thông tin về năng lực kinh doanh, các thông tin về điều kiện

tổ chức tiệc, về các yếu tố liên quan đến các dịch vụ, sản phẩm của khách sạn, nhà hàng

- Tiếp nhận các thông tin từ khách đặt tiệc và xử lý các thông tin đó trong chức năng được giao Trường hợp vượt quá khả năng báo cáo cấp trên xin

ý kiến chỉ đạo hoặc xử lý

- Thỏa thuận các điều khoản với khách hàng đến đặt tiệc như thực đơn, giá cả, dịch vụ kèm theo, cách thức trang trí phòng tiệc, v.v…

- Soạn thảo hợp đồng tiệc Thường thì hợp đồng tiệc đã được khách sạn nhà hàng in sẵn theo mẫu thống nhất Thư ký tiếp nhận và thỏa thuận các điều khoản với khách hàng và điền vào hợp đồng

- Khi có yêu cầu từ khách hàng, thư ký điều chỉnh thông tin liên quan đến hợp đồng phù hợp với nhu cầu khách hàng và quy định của khách sạn, nhà hàng Có thể trước khi bữa tiệc diễn ra từ 5 đến 7 ngày khách sẽ điều chỉnh một

số yêu cầu liên quan như số lượng khách, thực đơn thay đổi, v.v… thì thư ký tiệc điều chỉnh hợp đồng và báo cáo giám đốc tiệc

- Sau khi đã ký hợp đồng với khách hàng, thư ký báo cáo cấp trên về hợp đồng tiệc

- Thông báo cho các bộ phận liên quan khi có những yêu cầu liên quan đến những bộ phận đó

- Theo dõi các hợp đồng, trợ giúp quản lý triển khai thực hiện các họp đồng theo yêu cầu

- Tìm kiếm, liên lạc, huy động thuê nhân viên thời vụ khi có yêu cầu

- Thống kê, tổng hợp các thông tin, tài liệu báo cáo cho quản lý bộ phận tiệc

- Tham dự các cuộc họp trong bộ phận, chuẩn bị các tài liệu, ghi biên bản và tổng hợp các ý kiến, đề xuất và nhắc nhở việc thực hiện theo yêu cầu

- Có tác phong, ăn mặc, giao tiếp chuyên nghiệp, lịch sự với khách hàng

và đồng nghiệp, tuân thủ nội quy, kỷ luật của khách sạn, chủ động trong công việc và hoàn thành công việc khác do cấp trên giao

 Chức năng: Giám sát các hoạt động của phòng họp, hội nghị, các loại

tiệc theo sự phân công cụ thể của quản lý tiệc Giải quyết những khiếu nại của khách hàng và những vấn dề phát sinh trong ca làm việc Thay mặt quản lý tiệc

xử lý công việc khi quản lý tiệc vắng mặt

- Kiểm ra các thông tin về phòng tiệc, phòng họp, hội nghị

- Sắp xếp phòng tiệc theo yêu cầu của khách

- Kiểm tra vệ sinh, ánh sáng, máy lạnh và các dịch vụ liên quan đến sự kiện

- Bố trí bàn tiệc, cách thức xếp bàn, lựa chọn loại bàn, dạng bàn tiệc phù

- Họp và phân công công việc, trách nhiệm hợp lý cho nhân viên

- Huấn luyện nhân viên mới

- Đặt ra các tiêu chuẩn phục vụ các món ăn, đồ uống cho nhân viên

- Chỉ đạo các trưởng nhóm chuẩn bị phòng tiệc, bàn tiệc chu đáo

- Gặp gỡ và trao đổi với chủ tiệc để triển khai tốt chương trình nghị sự của bữa tiệc

- Kiểm tra, đôn đốc nhân viên phục vụ, kịp thời xử ký các tình huống xảy

ra trong quá trình phục vụ

- Giám sát kỷ luật và thực hiện tốt các biện pháp an toàn lao động

- Quan sát và chăm sóc khách hàng, lắng nghe và tiếp thu ý kiến đóng góp của khách hàng để có hướng xử lý thích hợp, rút kinh nghiệm cho các bữa tiệc sắp tới

- Kiểm tra phòng tiệc cuối giờ

- Phối hợp với thu ngân để lên hóa đơn thanh toán với khách hàng

- Không ngừng tự nâng cao tay nghề và trình độ chuyên môn

- Chấp hành đúng các nội quy của khách sạn, sẵn sàng nhận nhiệm vụ khác khi được cấp trên phân công

1.4.4 Bếp trưởng

Tổ chế biến món ăn do bếp trưởng phụ trách với trách nhiệm cung cấp cho bữa tiệc những món ăn chất lượng cao nhất, ngon, lạ, hấp dẫn và vệ sinh

 Chức năng: Quản lý toàn bộ khu vực chế biến bao gồm nhân viên,

nguyên vật liệu, trang thiết bị và quy trình chế biến, cung cấp thức ăn

 Nhiệm vụ:

- Phân ca, lên lịch làm việc cho nhân viên

- Đảm bảo tính tươi sống của nguyên vật liệu và chất lượng món ăn

- Đảm bảo việc lưu trữ thực phẩm , thức ăn đúng yêu cầu về chất lượng/

- Lập thực đơn và đảm bảo tính hiệu quả của thực đơn đưa ra

- Giám sát quá trình chế biến, nếm thử thức ăn

- Huấn luyện, đào tạo nhân viên chế biến đúng công thức, kỹ thuật

- Nắm vững số lượng thực phẩm dự trù và thực tế sử dụng cho bữa tiệc

- Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm

- Phối hợp tốt với bộ phận phục vụ

1.4.5 Nhân viên phục vụ tiệc

Nhân viên phục vụ tiệc thường là nhân viên phục vụ ăn uống của khách sạn, nhà hàng, chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho trưởng ca tiệc

 Chức năng: Chấp hành theo sự phân công của trưởng ca tiệc, hội

nghị, phục vụ nhu cầu ăn uống của khách

 Nhiệm vụ:

- Có mặt nhận ca đúng giờ quy định

- Tác phong, đồng phục chỉnh tề, sẵn sàng phục vụ đúng yêu cầu chuyên môn

- Kiểm tra các thông tin liên quan đến bữa tiệc

- Chuẩn bị tất cả dụng cụ cần thiết cho việc phục vụ tiệc, hội nghị

- Thực hiện công tác chuẩn bị phòng tiệc như làm vệ sinh phòng tiệc, vệ sinh dụng cụ

- Đặt bàn theo yêu cầu và đúng kỹ thuật

- Chuẩn bị tất cả các gia vị theo thực đơn đã đặt

- Chuẩn bị các dụng cụ liên quan đến nghi lễ

- Dự hội ý đầu giờ với trưởng ca tiệc, hội nghị

- Phục vụ thức ăn, thức uống cho khách suốt bữa tiệc theo quy trình

- Tuân thủ kỷ luật và thực hiện tốt các biện pháp an toàn lao động trong quá trình phục vụ

- Thu dọn dụng cụ sau khi tiệc kết thúc

- Ghi nhận và báo cáo cấp trên những dụng cụ bể, vỡ, thất thoát vào cuối bữa tiệc

- Kiểm tra an toàn, cháy nổ, vệ sinh phòng tiệc và khu phụ trợ vào cuối bữa tiệc

- Bàn giao cho ca sau (nếu có)

1.4.6 Nhân viên đón tiếp khách

Nhân viên đón tiếp khách dự tiệc thường là nhân viên phục vụ của bộ phận nhà hàng Trong kế hoạch phục vụ bữa tiệc họ được bố trí làm công tác

tiếp đón khách đến dự tiệc

 Chức năng: Thực hiện các hoạt động theo kế hoạch đón tiếp khách dự

tiệc do trưởng bộ phận tiệc hoặc giám đốc tiệc đặt ra Hướng dẫn và tiễn khách vào, ra phòng tiệc

 Nhiệm vụ:

- Thể hiện tính chuyên nghiệp trong cung cách đón tiếp, lịch thiệp và vui

vẻ với khách hàng

- Đi làm đúng giờ, trang phục sạch sẽ, gọn gàng theo quy định

- Tham gia công việc chuẩn bị trước giờ đón khách và phụ giúp công việc thu dọn sau bữa tiệc

- Nắm chắc sơ đồ nhà hàng, tình hình đặt bàn và bố trí chỗ ngồi của khách

- Chào đón khách đến dự tiệc theo kế hoạch Có mặt tại vị trí đón tiếp 10 phút trước giờ khách đến

- Thực hiện nghi lễ đón tiếp theo kế hoạch đã định

- Hướng dẫn khách vào phòng ăn và về bàn ăn đối với những nhân viên đón tiếp trong phạm vi phòng tiệc

- Thông tin cho quản đốc về tình hình khách đến dự tiệc như tỷ lệ khách đến dự tiệc theo giờ quy định là bao nhiêu?

- Thăm hỏi, chủ động xin ý kiến của khách, luôn mỉm cười và ý thức làm hài lòng khách hàng

- Ghi nhận các góp ý, than phiền của khách (nếu có) và báo cáo lại cho trưởng ca

- Chấp hành các nội quy, quy định của khách sạn, đoàn kết và hợp tác

thực hiện công việc do cấp trên giao

1.4.7 Nhân viên kỹ thuật

Nhân viên kỹ thuật thường là nhân viên phụ trách về thiết bị âm thanh, ánh sáng, điện, điện tử của khách sạn, nhà hàng Nhiệm vụ chính của nhân viên

kỹ thuật là:

- Dự trù thiết bị kỹ thuật cần cho bữa tiệc

- Lắp đặt các thiết bị kỹ thuật điện, âm thanh, ánh sáng

- Chịu trách nhiệm về hoạt động của thiết bị kỹ thuật trong suốt thời gian bữa tiệc diễn ra

1.4.8 Nhân viên thu ngân

Nhân viên thu ngân là nhân viên kế toán của nhà hàng hay bộ phận tiệc Nhiệm vụ chính của nhân viên thu ngân liên quan đến những công việc sau:

- Tổng hợp hàng hóa khách đã sử dụng trong bữa tiệc

- Lập hóa đơn thanh toán

- Thu tiền khách thanh toán cho bữa tiệc

- Làm thủ tục nộp tiền cho phòng kế toán

- Lập các báo cáo theo quy định

1.5 Trách nhiệm phục vụ tiệc

1.5.1 Bán dịch vụ tiệc

Để bán một buổi tiệc thành công, người chịu trách nhiệm về tiệc phải biết phân khúc thị trường là gì, khách hàng tiềm năng muốn gì, làm thế nào để khách sạn có thể cung cấp tốt nhất những dịch vụ thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, và làm thế nào để thương lượng một hợp đồng cho phù hợp với sản phẩm, dịch vụ

và giá cả Một trong những cách thức kinh doanh hiệu quả nhất là dịch vụ tuyệt hảo của bộ phận kinh doanh tiệc có kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng quản lý

Trưởng bộ phận tiệc có thể tiếp thị chào bán dịch vụ tiệc bằng cách liên

hệ với khách hàng tiềm năng qua điện thoại, thư, thăm viếng hoặc thông qua các

tổ chức cộng đồng để thiết lập mối quan hệ

1.5.2 Giữ chỗ trước cho bữa tiệc

Để xác định liệu có chổ trống cho một buổi tiệc cụ thể nào không và để giữ phòng cho buổi tiệc mà nhân viên thư ký hay những người quản lý đã bán, người điều phối hay trưởng bộ phận tiệc cần thiết kế một sổ tiệc để ghi nhớ phòng tiệc mỗi ngày, trong đó liệt kê tất cả những phòng tiệc trống, những ngày trống cần bán và chia ra thành những thời điểm cụ thể trong ngày như buổi trưa, buổi chiều để biết được phòng nào, buổi nào đã có tiệc đặt hay chưa Khi khách hàng đã có quyết định cuối cùng cho ngày và loại phòng tiệc cụ thể, người điều phối tiệc xác nhận là đã ghi chép vào sổ tiệc

Một khoản tiền đặt cọc xác nhận có chữ ký của khách có thể dùng như một giấy phép chính thức cho việc đặt chỗ của họ

1.5.3 Chỉ định công việc trong phòng tiệc

Chuẩn bị phòng tiệc là khâu không kém phần quan trọng Để triển khai công tác này, cần trả lời những câu hỏi sau đây khi chỉ định công việc:

- Những công việc nào cần thực hiện trong phòng tiệc?

- Không gian trong phòng tiệc có đủ cho tất cả các dịch vụ hỗ trợ, vui chơi giải trí và sắp đặt trang thiết bị không?

- Buổi tiệc yêu cầu bao nhiêu bàn, ghế?

- Có bất kỳ sự kiện nào đang được xem xét để chuẩn bị ngay trước hay sau buổi tiệc không?

- Phòng tiệc có thuận tiện cho khách và nhân viên phục vụ không?

- Kích thước của bàn, ghế, và những dụng cụ dự tính sẽ sử dụng cho buổi tiệc như thế nào?

Sau khi đã trả lời được những câu hỏi trên, một bảng danh mục công việc sẽ được lập và phân công người thực hiện

Trưởng bộ phận tiệc hoàn thành bản kế hoạch theo dõi tiệc cụ thể, liệt kê tất cả những chi tiết cần thiết cho buổi tiệc Photo ra thành nhiều bản và phát cho tất cả những trưởng bộ phận có liên quan trong quá trình tổ chức tiệc

1.5.5 Bài trí phòng tiệc

Cách thức và quy tắc bày trí phòng tiệc sẽ thay đổi tuỳ theo yêu cầu của buổi tiệc cụ thể Nói chung, sau khi đã xếp đặt bàn ghế và những thiết bị khác như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, bảng sơ đồ, micrô, bục phát biểu, v.v vào đúng vị trí, quản lý tiệc, trưởng ca, hay những nhân viên khác phải thực hiện những công việc cụ thể để đảm bảo việc bày trí phòng tiệc đã thật sự hoàn tất Cũng cần liên hệ lại với khách để xác nhận là không có sự thay đổi nào phát sinh về số lượng khách, cách bố trí chổ ngồi, hay thời gian diễn ra bữa tiệc

1.5.6 Chuẩn bị thức ăn đồ uống cho bữa tiệc

Người quản lý tiệc phải phối hợp tốt với bếp trưởng và những nhân viên chế biến khác, những người trực tiếp nấu ăn, chia khẩu phần, và nói cách khác là chuẩn bị thức ăn cho buổi tiệc

Những nhà hàng, khách sạn chuyên đảm nhận tổ chức sự kiện và những bữa tiệc lớn thường sử dụng một dây chuyền chế biến và phân chia thức ăn cho bữa tiệc Bếp trưởng là người được giao nhiệm vụ tổ chức chuẩn bị tất cả món

ăn trong thực đơn tiệc Trưởng bar là người tổ chức chuẩn bị các loại đồ uống đã được ấn định

Căn cứ vào ngày giờ diễn ra bữa tiệc, khả năng lưu trữ và bảo quản để quyết định thời điểm nhập hàng và nơi tập kết hàng

1.6 Các yếu tố quyết định của bữa tiệc

Để một bữa tiệc có thể tổ chức thành công tốt đẹp, các nhà quản trị cần quan tâm đến những yếu tố quyết định như:

- Lượng khách

- Đối tượng khách

- Địa điểm và diện tích phòng tiệc

- Cảnh quan, không gian lưu không

Tiệc ngồi là loại tiệc phổ biến ở Việt Nam và cả trên thế giới Tiệc ngồi thường nguyên tắc và phức tạp hơn tiệc đứng, khách sẽ được phục vụ những món ăn theo thực đơn đã được thống nhất trước giữa chủ tiệc và khách sạn, nhà hàng

Thực đơn tiệc ngồi có ít nhất 5 món ăn Tuy nhiên ngày nay ở Việt nam một bữa tiệc ngồi thường có từ 6 đến 7 món, thậm chí một số bữa tiệc có số món nhiều hơn Các món ăn được chế biến cầu kỳ từ những thực phẩm và cách chế biến khác nhau và trang trí đẹp mắt, hấp dẫn Để cho khách hàng dễ có sự lựa chọn, các khách sạn, nhà hàng thường xây dựng thực đơn chọn sẵn với giá cả cố định theo từng thực đơn với cấu trúc món ăn và dinh dưỡng cân đối

Tiệc ngồi là loại tiệc mà khách tham dự được mời ngồi hoặc bố trí chỗ ngồi trong bữa ăn Thời gian phục vụ, chương trình nghi lễ được ấn định trước

có sự thống nhất giữa chủ tiệc và người quản lý tiệc

Những bữa tiệc có khách VIP thường có thẻ tên, ghi chức vụ hay học vị

Để thuận tiện cho việc nhận biết chỗ ngồi, giao tiếp thuận lợi, những vị khách quan trọng được bố trí ngồi ở những vị trí trang trọng

Thực đơn tiệc ngồi được lựa chọn cố định và phục vụ theo trình tự từ các món khai vị đến các món chính và cuối cùng là các món tráng miệng Tiệc ngồi rất chú trọng đến nhân viên phục vụ tại bàn ăn Do khách được bố trí chỗ ngồi trong suốt bữa tiệc diễn ra, nên các món ăn và đồ uống được đội ngũ nhân viên phục vụ tại bàn ăn của khách Để bữa tiệc trở nên hấp dẫn hơn, nên phục vụ mỗi món ăn khác nhau bằng những loại hình phục vụ khác nhau

Thời gian tổ chức tiệc ngồi thường vào giờ ăn chính trong ngày (trưa từ 12h, tối từ 18h, đêm từ 21h) Xét về mặt nghi lễ và cách thức phục vụ thì tiệc ngồi sang trọng hơn tiệc đứng, việc trang trí, chương trình nghị sự, nghi lễ đón tiếp và cách thức phục vụ tỉ mỷ, hấp dẫn hơn Tuy nhiên khách dự tiệc khó tiếp xúc với người quen do chỗ ngồi khác nhau

1.7.2 Tiệc Buffet

Loại hình buffet là loại tiệc của phương Tây, bắt nguồn từ Thụy Điển ít ra phổ biến từ đầu thế kỉ XIX Song mãi đến năm 1939, từ buffet, từ tiếng Anh bắt đầu xuất hiện khi Thụy Điển tổ chức triển lãm về thực phẩm Thụy Điển ở NewYork, người Pháp đọc là buýp - phê

Hiện nay, việc ăn buffet đã không còn xa lạ đối với mọi người Thế nhưng, hiểu buffet là gì để ăn cho đúng cách là điều không ít người băn khoăn,

kể cả những người đã thấy, đã ăn

Tiệc Buffet là loại tiệc tự chọn có thể được tổ chức đứng hay ngồi Cái lợi của tiệc buffet là có thể phục vụ cho nhiều người cùng một thời gian, một diện tích so với tiệc ngồi Buffet có cái hay vì nó tạo rất nhiều cơ hội để thực khách giao tiếp với nhau, vì nhất là những buổi tiệc có tính chất xã giao Thời gian ăn buffet có thể kéo dài là vì vậy

Tiệc buffet được sử dụng cho cả tối (Buffet dinner) và bữa trưa lunch) Tiệc buffet đứng, có nhiều món ăn Các món ăn nóng được để trong lồng hấp nóng, khách tự lấy thức ăn Có khi tiệc buffet đứng nhưng có thể kê bàn ghế

(Buffet-để khách lấy thức ăn đến ngồi tại bàn, không cần xếp chỗ

Một kiểu biến tấu thú vị là buffet kinh doanh Thay vì phải phục vụ khách hàng bằng nhiều món ăn khác nhau vừa tốn thời gian, vừa tốn nhân lực, một số nhà hàng kinh doanh theo nhiều dạng buffet trưa, buffet chiều, buffet sáng, buffet dạ tiệc Do là một tiệc theo kiểu phương Tây nên thức ăn cũng có các món đặc trưng, đa số là các món Tây, món Âu Tuy nhiên dần dần buffet cũng được biến thể thành tiệc của người Việt như có những tiệc buffet chay, buffet ngọt, buffet các món Việt thuần túy…

1.7.2.1 Lợi ích của tiệc Buffet

Như đã trình bày ở trên, việc tổ chức tiệc Buffet phong phú về hình thức,

đa dạng về thức ăn và đồ uống Mỗi nhà hàng, khách sạn có thể lựa chọn hình thức tổ chức phù hợp với yêu cầu của thực khách Điều quan trọng đối với người quản lý tổ chức phục vụ tiệc Buffet cần phải nhận thức ra những thuận lợi để lập

kế hoạch chi tiết, phân công các bộ phận theo đúng chức năng công việc Có như vậy, công tác tổ chức phục vụ tiệc Buffet mới diễn ra một các liên hoàn và gây nhiều hiệu ứng tốt

Việc tổ chức phục vụ tiệc Buffet mang lại những lợi ích sau:

- Tiết kiệm chi phí nhân công: Do tổ chức phục vụ tiệc Buffet theo hình

thức tập trung với đồ ăn, thức uống, số lượng khách đã xác định trước và khách tự phục vụ (tự lấy thức ăn đồ uống cho mình theo sở thích, khẩu vị) nên đây là điều kiện thuận tiện để nhà hàng, khách sạn có thể giảm số lượng

nhân viên phục vụ bữa tiệc Từ đó giảm được chi phí nhân công

- Tạo ấn tượng tốt đẹp về hình ảnh của khách sạn, nhà hàng: Tiệc

Buffet thường được chú trọng, nhấn mạnh đến yếu tố văn hóa, yếu tố cái đẹp nên yêu cầu về cách bố trí bữa tiệc phải gọn gàng, giới thiệu được các món

ăn, thức uống theo cách riêng hấp dẫn và ngoạn mục là một trong những yêu cầu tiên quyết Bên cạnh đó, việc đầu tư trang trí phòng tiệc, bài trí món ăn,

đồ uống cần phải công phu, hấp dẫn Những vấn đề nêu trên tạo sự ấn tượng đối với khách hàng Hệ quả của nó chính là giúp khách sạn, nhà hàng có thể quảng bá thương hiệu của mình, thực hiện phương châm biến “khách hàng

mới thành khách hàng quen, khách hàng quen kéo theo khách hàng mới”

- Khách dễ giao lưu: Do tiệc Buffet không bố trí chỗ ngồi cố định nên khách tham dự có thể đi lại giao lưu với nhau thuận tiện

- Lợi nhuận cao: Cách thức tổ chức hấp dẫn, trang trí cầu kỳ và thực

đơn phong phú dễ dàng cho phép khách sạn, nhà hàng đưa ra mức giá cao hơn các loại tiệc khác dễ được sự chấp thuận của khách và từ đó thu được lợi

nhuận cũng cao hơn

- Phương pháp phục vụ đơn giản: Do đặc điểm của tiệc Buffet là khách

tự phục vụ là chính nên nhiệm vụ chủ yếu của nhân viên phục vụ là rót đồ uống và thu dọn chén, ly, dĩa v.v Điều này giúp cho khách sạn, nhà hàng hạn

chế những lời phàn nàn của khách về cung cách phục vụ của nhân viên

- Không bị lãng phí thời gian: Tiệc Buffet không nhất thiết tất cả khách

mời phải nhập tiệc cùng lúc, ai đến trước ăn trước, ai đến sau ăn sau, chứ không bắt mọi người cùng đến, cùng ăn và phải phục vụ cùng một lúc

- Không mất thời gian bày biện dụng cụ ăn uống trên bàn ăn: Tiệc

Buffet thường sắp xếp sẵn dụng cụ ăn uống tại một quầy cố định và khách tự lựa chọn dụng cụ thích hợp với món ăn Do vậy nhân viên phục vụ không cần

thiết phải bày bàn ăn

- Thời gian bữa ăn không kéo dài: Do không phải phục vụ cho từng

khách theo từng món, mà khách tự chọn thức ăn nên thời gian bữa ăn được rút ngắn rất nhiều, điều này có lợi cho khách sạn nhà hàng trong việc thu dọn và

quay vòng diện tích nhà hàng nhanh hơn

1.7.2.2 Hạn chế của tiệc Buffet

Bên cạnh những thuận lợi có được, tổ chức phục vụ tiệc Buffet cũng có những hạn chế nhất định Xác định những khó khăn để khắc phục, hạn chế sai sót có thể xảy ra bất cứ thời điểm nào là cách tốt nhất nhằm nâng cao chất lượng bữa tiệc

Những hạn chế đó là:

- Khả năng lãng phí thức ăn: Đặc điểm của tiệc Buffet là số lượng thức

ăn nhiều có thể từ 20, 30 món cho tới hàng trăm món Nếu tổ chức tiệc Buffet

để bán vào các ngày lễ, có thể nhà hàng, khách sạn khó dự tính chính xác nguồn khách và khó dự trù thực phẩm nên tình trạng lãng phí sẽ xảy Ngoài ra

sự phối hợp giữa các nhân viên, các bộ phận không tốt sẽ gây nên tình trạng trên Do vậy trước khi lên thực đơn cần chú ý tới đặc điểm đối tượng khách, nếu khách là thương gia, nhà quản lý, các nguyên thủ tham dự tiệc Buffet chủ yếu tập trung đầu tư yếu tố “cái đẹp” (chất), ngược lại đối với đối tượng khách là công nhân thì chú trọng yếu tố lượng v.v

- Khả năng duy trì chất lượng một số món ăn thấp: Loại thức ăn thích

hợp với tiệc Buffet thường dễ hư hỏng Phương pháp trình bày tại phòng có nhiệt độ trung bình thường sẽ làm tăng khả năng hư hỏng thức ăn (các món ăn nguội được chế biến sẵn)

- Giá cao: Tiệc Buffet có nhiều món ăn và thức uống cũng như trang trí

tốn kém nên thường có giá cao hơn các loại tiệc khác Việc định giá cho một bữa tiệc Buffet thường khó hơn các loại tiệc khác

- Chi phí cao: Một khó khăn nữa phải kể tới đó là thức ăn của tiệc Buffet

thường sử dụng gia vị nấu nướng chủ yếu là dầu mỡ và nhiều loại nước chấm

và các loại sốt khác nhau nên nó chiếm phần lớn thời gian đầu tư cho việc chế biến và trang trí Bên cạnh đó, những món ăn trong tiệc Buffet chỉ thích hợp với giá cao nên đối tượng khách phần nào bị giới hạn và để trình bày món ăn hấp dẫn thì cách trang trí món ăn sẽ làm tăng chi phí thực phẩm và chi phí lao động

- Cần thiết nhiều dụng cụ: Tiệc Buffet cần rất nhiều dụng cụ chứa đựng

thức ăn và dụng cụ cá nhân, bởi có nhiều món và nhiều dụng cụ ăn uống do khách lấy thức ăn nhiều lần mà không sử dụng lại dụng cụ đã dùng món trước

1.7.2.3 Tiệc ngồi Buffet

Buffet ngồi là loại tiệc sang trọng và vì thế phổ biến ở các nước Đặc điểm quan trọng nhất của tiệc ngồi Buffet là khách dự tiệc được bố trí, sắp xếp chỗ ngồi trong suốt bữa tiệc Khách tự lên quầy lựa chọn thức ăn và đồ uống mang về bàn ngồi ăn Chính vỉ được bố trí chỗ ngồi, nên khách có thể giao tiếp với nhau khi lấy thức ăn và có thể ngồi lại ở một bàn khác khi muốn giao lưu với người quen Trong những trường hợp đặc biệt, khách VIP có thể được nhân viên phục vụ một số món ăn tại bàn mà không nhất thiết phải lên quầy lấy thức

ăn Thời gian tiệc ngồi thường dài hơn tiệc đứng

gỡ, nói chuyện với nhau và tự chọn món ăn nào mình thích và ăn nhiều ăn ít tùy mình, chứ không áp đặt theo khẩu phần như truyền thống ăn phương Tây

Điều tiện lợi nhất là không bị lãng phí thời gian, ai đến trước ăn trước, ai đến sau ăn sau, chứ không bắt mọi người cùng ăn và phải phục vụ cùng một lúc

Điều tiện lợi thứ hai là không cần người phục vụ hay đúng ra là không cần nhiều người phục vụ tại bàn ăn mà chỉ cần người phục vụ làm thức ăn, đồ uống sao cho kịp thời, và như thế việc nấu hoặc mua đồ ăn sẵn là quan trọng nhất

Ngày nay tiệc đứng giành được chỗ của loại hình tiệc ngồi long trọng do

nó giải quyết được nhu cầu năng động, tiết kiệm thời gian của mỗi cá nhân thời hiện đại Trong bữa tiệc, các khách mời có cơ hội gặp gỡ tay bắt mặt mừng với nhau, quyền chủ động thuộc về cá nhân, muốn đến, muốn đi bất cứ lúc nào

Món ăn dùng trong các bữa tiệc đứng phải đáp ứng được 3 yêu cầu: nhỏ, gọn, dễ ăn, gia vị nêm nếm không phức tạp; đẹp, ngon, bắt mắt Một bữa tiệc đứng cần có 3 loại món hoàn chỉnh: món mặn, món ngọt và nước uống (thường

là cocktail) Trong tiệc đứng, người phục vụ rất ít do đó các dụng cụ ăn uống cũng thật đơn giản để mỗi khách tham dự tự phục vụ dễ dàng

Trung bình, một bữa tiệc đứng có khoảng 10 món với 7 món mặn, 3 món ngọt và khoảng từ 3 – 5 loại nước giải khát Sang và cao cấp có thể đến hơn 20 món với tỷ lệ các món mặn – ngọt phù hợp

Có ba loại tiệc đứng chủ yếu là:

- Tiệc đứng dùng dao và nĩa (tiệc đứng tại bàn) - có chỗ ngồi xung quanh: đây là bàn khách quay lại ngồi sau khi đã lựa chọn thức ăn cho mình

- Tiệc đứng dùng nĩa đứng ăn: thường là tiệc mà các món ăn được chuẩn

bị theo cách mà khách không cần dao (có thể có một số ghế ngồi)

- Tiệc đứng dùng tay – đứng ăn: khách tự lấy đồ ăn không dùng tới dụng

cụ dao nĩa (thức ăn được chuẩn bị thành những miếng có kích thước nhỏ, và

có thể có một số ghế ngồi)

Tóm lại, Tiệc đứng còn gọi là loại hình tiệc tự phục vụ (self service) Đồ

ăn được sắp đặt rất hấp dẫn trên những bàn ăn dài trang trí bắt mắt, các món ăn được phân loại và xếp theo thứ tự từ món khai vị đến tráng miệng Món súp thường chuẩn bị trong âu lớn (soup tureen) và món khai vị nóng thì đặt trong các đĩa hâm (chaffing dishes) để giữ nóng Các dụng cụ khác như: đĩa, chén,… đặt ngay trên bàn buffet Thay vì nhân viên nhà hàng phục vụ khách, khách phải

tự tới bàn buffet lấy đĩa, dụng cụ ăn và khăn,… để tự lựa chọn theo ý mình

1.7.2.5 Tiệc Buffet Việt hóa

Ngày nay ở các khách sạn lớn Việt nam tiệc Buffet thường được tổ chức nhân dịp các sự kiện

Cách dọn món ăn sẵn đầy đủ cho thực khách tự chọn là cách dọn mâm cỗ hay mâm cơm của Việt Nam

Thay vì dọn từng món hay theo từng khẩu phần ăn phương Tây, buffet rất giống cách dọn cỗ hay cơm của Việt Nam, tất cả các món ăn đều được bày ra Thực khách thích ăn món nào chọn gắp món ăn đó Đây là đặc điểm chung rất quan trọng Đông và Tây gặp nhau

Ở Việt Nam, các món ăn trong tiệc Buffet nên mang tính Việt cao Số lượng món ăn trong tiệc Buffet tối thiểu là 9 món và người ta thường dùng số lẻ hoặc mỗi loại thực phẩm chỉ nên chế biến ra 3 món ăn

Các món ăn là món ăn Việt Nam hoặc thuần Việt hoặc được Việt hóa cao,

lấy tự nhiên làm gốc Cụ thể:

- Trước hết các món ăn chủ yếu được chế biến từ gạo

- Các món ăn chủ yếu dùng nước mắm để nêm và chấm

- Các món ăn ít dầu mỡ

- Các món ăn chủ yếu là luộc, hấp, tươi sống, phần lớn xắt nhỏ, nhiều chất, nhiều vị

- Các món ăn dùng gia vị tự nhiên như hành, tỏi, sả, nghệ, rau thơm, có tính bài thuốc, tính lành

- Các món ăn nhiều rau, củ

Cách trình bày trang trí trong bữa tiệc Việt thường đậm đà bản sắc dân

- Trang trí khu Buffet sao mang tính Việt cao

- Ẩm thực Việt lấy tự nhiên làm gốc, nên khi trang trí khu buffet cũng thể hiện tính tự nhiên, hoặc thay bằng một góc đồ bếp Việt, ít dùng đồ kim khí, chủ yếu dùng nồi đất, ấm tách, chai lọ, rổ rá hoặc dùng các các đồ dùng để ăn từ nồi đất, mẹt,… với lá chuối lót

- Trang trí góc bếp của tiệc Buffet Việt như: Trưng bày các hương vị, gia vị tự nhiên, như củ hành, củ tỏi, củ nghệ, củ cà rốt, v.v.v

- Nhân viên phục vụ mặc trang phục Việt, đặc biệt là những trang phục truyền thống của từng địa phương

Tiệc Cocktail là loại tiệc đơn giản, thân mật, thưởng thức đồ uống nhiều hơn ăn, không đặt dao, muỗng, nĩa Thức ăn chủ yếu là đồ nguội và tất cả đều được cắt thành từng miếng vừa vặn Thông thường các bữa tiệc được tổ chức vào buổi trưa hay tối, với số khách tối thiểu 12 người, và từ 6 món trở nên

Tiệc Cocktail không cần thiết phải có diện tích rộng, vì lượng khách dự tiệc thường không đông như những loại tiệc khác Nên xếp đặt khu vực thức ăn

và thức uống riêng để khách dễ dàng chọn lựa Tuy đây là buổi tiệc đứng nhưng nên xếp vài chiếc ghế sát vách tường cho khách ngồi khi cần thiết Sử dụng loại bàn tròn, cao để khách có thể đặt thức ăn và đứng trò chuyện

Đặc điểm của tiệc cocktail là tiệc nhẹ với thức uống là các loại cocktail và thức ăn là các loại thức ăn dùng bằng tay (finger food) Có ba loại cocktail cơ bản dùng trong tiệc: uống khai vị, uống giải khát khi ăn và uống sau khi ăn

Cocktail khai vị thường là các loại có vị chua để kích thích vị giác Cocktail giải khát là loại được pha chế từ nước trái cây Uống sau khi ăn là loại cocktail có vị ngọt ngào, béo và giúp tiêu vị

1.7.4 Tiệc trà, tiệc hội nghị

Tiệc trà (tea party): được coi là tiệc ngọt, có thể tổ chức vào buổi chiều hoặc buổi sáng (buổi chiều là phổ biến) Thực đơn tiệc trà nhẹ nhàng, đơn giản, gồm bánh kẹo, hoa quả, trà, cà phê, nước giải khát Tiệc này thường được xếp theo hình thức ngồi xa-lông Nội dung trong tiệc trà là để gặp gỡ, giao lưu, nói chuyện về những vấn đề văn hoá, xã hội, mỹ thuật

Tiệc trà thường được tổ chức phục vụ hội nghị, hội thảo, hay phu nhân các vị quan chức cấp cao chiêu đãi ngoại giao các vị khách nữ Là một loại tiệc nhẹ được diễn ra trước khi hội nghị bắt đầu, thực đơn chủ yếu là trà, café, sữa, bánh ngọt, trái cây … Phục vụ tiệc buffet dạng này công việc rất nhẹ nhàng chỉ

có đi thu dọn đồ dơ của khách rồi đem vào bên trong Một số nhân viên đứng tại chỗ rót café, sữa cho khách,…

Các phòng họp với đầy đủ các trang thiết bị đáp ứng được các yêu cầu tổ chức hội nghị từ 12 đến hàng nghìn người Giá phục vụ hội nghị có thể tính trọn gói hoặc từng phần tùy theo yêu cầu của khách

Giá trọn gói hội nghị bao gồm:

- Phòng họp

- Giấy, bút viết

- Nước lạnh và kẹo bạc hà

- Bảng kẹp giấy, bảng viết, mic không dây

- Giải khát giữa giờ (trà, cà phê, bánh ngọt, và trái cây theo mùa)

- Ăn trưa/tối tự chọn

Cách bày bàn cho tiệc hội nghị không giống như tiệc Buffet hay tiệc cưới Tiệc hội nghị mang tính chất thảo luận, gặp gỡ đàm phán nên phải chuẩn bị, bố trí bàn theo cách phù hợp nhất với tính chất buổi tiệc

Trong những cuộc hội nghị lớn nhiều người sắp xếp ghế ngồi cho phù hợp với số lượng khách là điều quan trọng mà phải hợp tính thẫm mĩ có thể chia ra hai dãy hoặc ba dãy

1.7.5 Quốc yến

Ngoài các loại hình tiệc nêu trên, còn có Quốc yến là loại Tiệc chiêu đãi Loại tiệc này là một loại hình hoạt động ngoại giao quan trọng và phổ biến Tiệc ngoại giao không những mang tính chất chính trị mà còn thể hiện tính văn hoá

Tổ chức một bữa tiệc chiêu đãi khách là một dịp để bày tỏ sự trọng thị, mến khách nhằm tăng cường mối quan hệ và giới thiệu văn hoá ẩm thực

Đây là hình thức tiệc chiêu đãi trọng thể nhất Tiệc này thường do Nguyên thủ quốc gia chiêu đãi trong các dịp Nguyên thủ quốc gia nước ngoài đến thăm Nhà nước, thăm chính thức hoặc những ngày quốc lễ quan trọng Quốc yến thường là tiệc ngồi, được tổ chức chu đáo, trọng thị Nhiều nước cử quốc thiều trước khi tiệc bắt đầu; thực đơn được lựa chọn kỹ lưỡng gồm những món ăn đặc sắc bao gồm món khai vị, súp, món chính, tráng miệng, đồ uống gồm rượu sâm- panh, rượu dân tộc, rượu truyền thống, rượu vang, rượu thơm

(lúc kết thúc), phòng tiệc, bàn tiệc được sắp xếp trang trọng; thời gian tổ chức Quốc tiệc thường vào buổi tối, cũng có thể tổ chức vào buổi trưa, nhưng vào buổi tối trọng thị hơn, khách dự tiệc mặc trang phục sang trọng, lịch sự

1.8 Các sự kiện tổ chức Tiệc

Các bữa tiệc thường diễn ra gắn liền với các sự kiện quan trọng trong đời sống xã hội Khi xã hội ngày càng phát triển thi nhu cầu tổ chức tiệc càng lớn Đặc biệt với tầng lớp doanh nhân giàu có và những người có địa vị xã hội quan trọng Một số sự kiện thường là lý do để tổ chức các bữa tiệc như:

- Hội nghị, hội thảo

Sau đây là sơ đồ gắn liền các sự kiện với khả năng tổ chức dịch vụ tiệc của các khách sạn, nhà hàng:

Mô hình 1: Mô hình các sự kiện thường tổ chức tiệc

1.9 Câu hỏi và bài tập

1 Tại sao các khách sạn, nhà hàng hiện nay rất chú trọng việc khai thác loại hình kinh doanh phục vụ tiệc?

2 Những loại hình tiệc nào phổ biến nhất hiện nay? Nêu đặc điểm của các loại tiệc đó!

3 Trình bày trách nhiệm của những người làm công tác quản lý đối với hoạt động kinh doanh tiệc!

4 Cho biết những sự kiện nào thường gắn liền với nhu cầu tổ chức Tiệc

5 Phỏng vấn một nhân viên điều phối tiệc của một khách sạn Yêu cầu họ xác định thị trường tiệc nào mà khách sạn đang kinh doanh Ngoài ra yêu cầu họ mô tả những buổi tiệc được tổ chức thành công gần đây và những buổi tiệc gần đây có phát sinh nhiều vấn đề

ĐẶT HÀNG

Giới thiệu sản phẩm

Sự kiện khác

Cá nhân

Sinh nhật

Ăn mừng Chiêu đãi

ĐỐI TÁC

TỔ CHỨC

6 Liên lạc bộ phận tiệc của một khách sạn và hỏi xin bản copy các tài liệu tiếp thị tiệc, hợp đồng mẫu, thực đơn cũ, những trang lịch ghi nhớ phòng tiệc, và giấy theo dõi tiệc cụ thể Dùng những mẫu này để làm một bản kiểm tra có thể dùng như bảng hướng dẫn tổ chức những buổi tiệc thành công

7 Phỏng vấn một đầu bếp tiệc và tìm ra những loại vấn đề nào phát sinh khi việc giao tiếp thất bại giữa bộ phận tiệc và bộ phận kinh doanh tiệc Ngoài

ra, hỏi thêm những vấn đề nảy sinh khi khách hàng yêu cầu những món

ăn không có trong thực đơn tiệc và cách giải quyết những vấn đề này như thế nào Yêu cầu tìm ra những loại món ăn không thể thực hiện cho dịch

vụ tiệc

CHƯƠNG 2 KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH TIỆC

Sau khi học xong chương này, học viên có khả năng:

 Giải thích được mục đích của việc lập kế hoạch

 Trình bày được nội dung kế hoạch tổ chức tiệc

 Nhận biết các yêu cầu và nguyên tắc về nhận tiệc, đàm phán ký hợp đồng phục vụ tiệc với khách hàng, về vai trò của việc lập dự toán ngân sách tiệc, những vấn đề liên quan đến lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc

 Phân biệt được các loại hình phục vụ và lựa chọn dạng bàn thích hợp

 Trình bày được các nguyên tắc lựa chọn thức ăn, đồ uống cho thực đơn tiệc

 Lập được kế hoạch phục vụ tiệc

 Hình thành được tư duy và thói quen làm việc với thái độ có tinh thần trách nhiệm của người quan lý đối với hoạt động kinh doanh tiệc

2.1 Mục đích lập kế hoạch tổ chức tiệc

Hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu và những biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó Tất cả những người làm quản lý đều phải hoạch định

Một bản kế hoạch cho chúng ta biết được:

- Kết quả đạt được trong tương lai thông qua mục tiêu đặt ra trong kế hoạch đó

- Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản trị

- Phối hợp mọi nguồn lực của doanh nghiệp hữu hiệu hơn

- Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của doanh nghiệp

- Nắm vững những nhiệm vụ cơ bản để phối hợp với các vị trí quản lý khác

- Sẵn sàng ứng phó với những thay đổi môi trường kinh doanh

- Biết rõ làm việc gì? Ai làm? Khi nào làm? Làm ở đâu? Lám như thế nào?