LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán NVL trong DN sản xuất 3 1Khái niệm, đặc điểm, vai trò của NVL trong quá trình sản xuất 3 2Yêu cầu quản lý NVL
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò của NVL trong quá trình sản xuất
Khái niệm NVL Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cần thiết phải có các yếu tố cơ bản đó là: tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động.
Theo Mác: “Tất cả mọi vật trong thiên nhiên quanh ta mà lao động có ích tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tượng lao động. Đối tượng lao động trở thành NVL khi có bàn tay của con người tác động vào”.
Chính vì vậy không phải bất kỳ đối tượng lao động nào cũng là NVL Ví dụ sắt nằm trong quặng không phải là NVL mà chỉ khi con người tiêu hao lao động để tìm ra nó cung cấp cho ngành công nghiệp thì nó mới trở thành NVL.
Như vậy: Trong doanh nghiệp sản xuất, NVL là đối tượng lao động – một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, được mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho muc đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm.
Trong quá trình tham gia vào hoạt động SXKD NVL mang đặc điểm:
- Chỉ tham gia vào một chu kỳ của quá trình sản xuất kinh doanh.
- Không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu mà biến đổi cấu thành nên thực thể của sản phẩm.
- Kết chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Vai trò của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh
Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Mỗi sự biến động về chi phí NVL cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm Trong điều kiện nền kinh tế thị trường như hiện nay, việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm là một vấn đề mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng quan tâm, bởi có hạ được giá thành sản phẩm thì doanh nghiệp mới có khả năng cạnh tranh trên thị trường đồng thời mới có điều kiện để tăng lợi nhuận, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, củng cố vị trí của doanh nghiệp trên thị trường Do đó, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải chú ý tới việc tiết kiệm triệt để chi phí NVL sao cho cùng một khối lượng vật tư như cũ có thể sản xuất ra một khối lượng sản phẩm nhiều hơn mà chất lượng vẫn đảm bảo, nâng cao uy tín của sản phẩm trên thị trường.
Như vậy, có thể khẳng định rằng vật liệu đóng vai trò hết sức to lớn không thể thiếu được trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Do vậy, tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán NVL đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng.
1.1.2 Yêu cầu quản lý NVL Để sản xuất ra loại sản phẩm phải sử dụng rất nhiều loại, thứ NVL khac nhau, mỗi loại, thứ NVL được mua tại nhiều nguồn cung cấp khác nhau Không những thế để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn thì việc cung cấp NVL còn phải kịp thời, đúng thời gian quy định Do đó, công tác quản lý NVL vô cùng quan trọng và cần phải tổ chức tốt Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ trên cả 2 chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng.
- Khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý quá trình thu mua sao cho đủ về số lượng, đúng về chủng loại, chất lượng đảm bảo giá cả hợp lý với chi phí thu mua thấp nhất.
- Khâu bảo quản: Phải theo dúng chế độ quy định đối với từng loại vật liệu, tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo để tránh hư hỏng, mất mát.
- Khâu dự trữ: Để quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra một cách liên tục thì phải tổ chức tốt khâu này Phải dự trữ NVL ở mức hợp lý (không dự trữ quá nhiều hoặc quá ít) để không gây ứ đọng vốn mà vẫn đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra một cách bình thường.
- Khâu sử dụng: Khi sử dụng NVL phải sử dụng đúng định mức tiêu hao đối với từng thứ, từng loại vật liệu, đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả và hợp lý góp phần hạ thấp chi phí NVL trong giá thành sản phẩm.
Tóm lại: Quản lý NVL một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu là một vấn đề quan trọng và cần thiết cho tất cả các doanh nghiệp.
1.1.3 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán đối với công tác quản lý và sử dụng
Vai trò của kế toán đối với công tác quản lý và sử dung NVL
Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra, kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp, kế toán là một công cụ quan trọng trong quản lý NVL bởi hạch toán kế toán NVL có đầy đủ, chính xác, kịp thời thì mới giúp cho các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp nắm bắt được tình hình thu mua, xuất dùng và dự trữ NVL để từ đó đưa ra biện pháp quản lý cho phù hợp. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt nhiệm vụ sau:
- Tổ chức phân loại NVL theo tiêu thức quản lý của doanh nghiệp và thuận tiện cho công việc ghi sổ kế toán, tính toán và quản lý NVL.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Lựa chọn phương pháp kế toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ, từ đó quy định phương pháp hạch toán và ghi sổ kế toán cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp.
- Lựa chọn phương pháp tính giá vật liệu xuất dùng cho đơn giản, tiện lợi, phù hợp với điều kiện cụ thể.
- Kiểm tra việc bảo quản và sử dụng các loại VL ở các bộ phận và các đối tượng liên quan, kiểm tra, kiểm soát chế độ kiểm kê VL, đánh giá tài sản.
- Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Phân loại và đánh giá NVL
Trong mỗi doanh nghiệp, do đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại, nhiều thứ NVL khác nhau Mỗi loại NVL có vai trò,công dụng tính chất lý, hóa học khác nhau Do đó, việc phân loại có cơ sở khoa học là điều kiện quan trọng để có thể quản lý một cách chắt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết NVL phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Phân loại NVL là căn cứ vào các tiêu thức nhất định để chia NVL sử dụng trong doanh nghiệp thành từng loại, từng nhóm, từng thứ.
1.2.1.1 Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất, NVL được chia thành các loại sau:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: (Bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm.
- Ví dụ: Sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo, cơ khí, XDCB Bông trong doanh nghiệp dệt Vải trong doanh nghiệp may.
- Vật liệu phụ: Chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như làm tăng chất lượng của NVL chính, tăng chất lượng sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất, phục vụ cho công việc bảo quản bao gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu…
- Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp năng lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh Thực chất nhiên liệu cũng là một loại NVL phụ nhưng do toàn xã hội đều tiêu dùng môt nhiệt lượng lớn do tính chất lý hóa học và tác dụng của nó trong nền kinh tế quốc dân nên được chia thành một loại riêng, có chế độ quản lý và sử dụng riêng Ví dụ: xăng, dầu, điện,…
- Phụ tùng thay thế sửa chữa: Bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất phương tiện vận tải.
- Thiết bị XDCB: Bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công việc XDCB.
- Vật liệu khác: Là loại vật liệu tạo ra trong quá trình SX chế tạo sản phẩm như gỗ, sắt, thép vụn hay phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ.
Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại doanh nghiệp mà trong từng loại NVL lại được chia thành từng nhóm, từng thứ, quy cách.
1.2.1.2 Căn cứ vào mục đích công dụng của NVL cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các TK kế toán thì NVL đươc chia thành:
- NVL trực tiếp: Là những NVL mà mục đích công dụng của nó được dùng trực tiếp cho việc gia công chế biến sản phẩm.
- NVL sử dụng cho các mục đích khác: Phục vụ, quản lý ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp.
1.2.1.3 Căn cứ vào nguồn hình thành NVL được chia thành:
- NVL nhập do mua ngoài: Do mua ngoài, nhận GVLD, nhận biếu tặng,…
- NVL tự gia công chế biến: Do doanh nghiệp tự SX Ví dụ: Doanh nghiệp chè có thể tổ chức đội trồng chè để cung cấp cho các bộ phận chế biến.
Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất NVL, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho.
1.2.2 Đánh giá NVL Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của VL, là xác định giá trị ghi sổ của VL theo những nguyên tắc nhất định phục vụ cho nhu cầu quản lý và hạch toán VL.
1.2.2.1 Các nguyên tắc cần tuân thủ trong quá trình đánh giá NVL
Khi đánh giá NVL cần phải tuân thủ những nguyên tắc sau:
Thứ nhất: Nguyên tắc giá gốc (Theo chuẩn mực 02 – Hàng tồn kho)
Vật tư, hàng hóa phải được đánh giá theo giá gốc Giá gốc hay còn gọi là trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được vật tư hàng hóa đó ở những thời điểm và trạng thái hiện tại.
Thứ hai: Nguyên tắc thận trọng
- Vật tư, hàng hóa được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị hiện tại thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị hiện tại thuần có thể được thực hiện.
- Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
- Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Do đó trên báo cáo tài chính thông qua 2 chỉ tiêu:
Trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Điều chỉnh giảm giá)
Thứ ba: Nguyên tắc nhất quán
- Các phương pháp áp dụng trong đánh giá vật tư, hàng hóa phải đảm bảo tính chất nhất quán trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin trên kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được sự thay đổi đó.
- Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua
Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn của hàng nhập
Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho
Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế của hàng tiêu thụ
1.2.2.2 Đánh giá NVL a Giá vốn thực tế của NVL nhập kho
Tổ chức hạch toán kế toán chi tiết NVL
Yêu cầu hạch toán chi tiết NVL
NVL là một trong những đối tượng kế toán, các loại tài sản phải được hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà còn cả về mặt hiện vật, không chỉ chi tiết cho từng kho mà còn cho từng nhóm, thứ và phải được tiến hành đồng thời ở các kho và các phòng kế toán trên cùng cơ sở là các chứng từ nhập xuất kho Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn vận dụng các phương pháp kế toán chi tiết NVL cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý vật liệu nói riêng.
Chứng từ kế toán nhập – xuất kho
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất NVL đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định.
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 – VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 08 – VT)
- Hóa đơn (GTGT) – MS 01GTKT – 2 LN
- Hóa đơn bán hàng mẫu 02 GTKT – 2 LN
- Hóa đơn cước vận chuyển (Mẫu 03 – BH) Đối với các chứng từ này phải kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn sau:
- Phiếu xuất kho theo hạn mức (Mẫu 04 – VT)
- Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05 – VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07 – VT)
Mỗi chứng từ kế toán phải được tổ chức, luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận cá nhân có liên quan.
Sổ hạch toán chi tiết NVL
Tùy thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết NVL áp dụng tại doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết như sau:
- Sổ kế toán chi tiết NVL
- Sổ đối chiếu luân chuyển
Thẻ kho được sử dụng để theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng thứ NVL theo từng kho Thẻ kho do kế toán lập và ghi chỉ tiêu, tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số VL sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết theo phương pháp nào.
1.3.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết NVL
1.3.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song
- Ở kho: Thủ kho dùng “Thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng thứ vật tư, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng.
Khi nhận được chứng từ nhập, xuất NVL thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho.Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã phân loại theo từng thứ NVL cho phòng kế toán.
- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn cho từng thứ NVL theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị.
Kế toán khi sử dụng chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL, mỗi chứng từ được ghi trên một dòng Cuối tháng kế toán lập bảng kê nhập - xuất - tồn sau đó đối chiếu:
Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho
Đối chiếu số liệu trên bảng kê nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp
Đối chiếu số liêu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế
Trình tự sổ được khái quát theo sơ đồ sau: (Trang bên)
SƠ ĐỒ 1: HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL THEO PHƯƠNG PHÁP GHI THẺ SONG SONG
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
: Ghi hàng ngày : Đối chiếu hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu cuối tháng Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng
Ưu điểm: Theo PP này, việc ghi chép đơn giản, dễ đối chiếu, kiểm tra.
Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn nhiều trùng hợp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều.
Phạm vi áp dụng: Áp dụng phù hợp nhất là với doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của các cán bộ kế toán còn hạn chế.
1.3.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Ở kho: Việc ghi chép ở kho được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp ghi thẻ song song.
- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép của từng thứ NVL theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị Sổ đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ NVL được ghi vào 1 dòng sổ
Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập - xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ NVL, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng hoặc kế toán có thể lập
“Bảng kê nhập”, “Bảng kê xuất”.
Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc bảng kê) để ghi vào
“Sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng.
Việc đối chiếu số liệu giống như việc đối chiếu số liệu trong phương pháp ghi thẻ song song nhưng chỉ khác là tiến hành vào cuối tháng.
Trình tự sổ được khái quát theo sơ đồ sau: (Trang bên)
SƠ ĐỒ 2: HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL THEO PP SỔ ĐỐI CHIẾU
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu cuối tháng
Bảng kê nhập Bảng kê xuất
Sổ kế toán tổng hợp
Sổ đối chiếu luân chuyển Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng:
Ưu điểm: Theo phương pháp này, khối lượng ghi chép kế toán được giảm bớt do chỉ ghi 1 lần vào cuối tháng.
Nhược điểm: Phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng hợp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng, việc kiểm tra, đối chiếu giữa thủ kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế sự kịp thời của kế toán.
Phạm vi áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại vật liệu ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập – xuất hàng ngày, phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế.
1.3.2.3 Phương pháp ghi sổ số dư
- Ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép như 2 phương pháp trên “Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm, hàng tháng vào ngày cuối tháng sổ số dư được chuyển cho thủ kho Thủ kho sẽ căn cứ vào số dư cuối tháng của từng thứ vật liệu trên thẻ kho để ghi vào cột số lượng trên cột số dư, sau đó chuyển sổ số dư cho phòng kế toán.
Tổ chức hạch toán kế toán tổng hợp NVL
1.4.1 Các phương pháp kế toán tổng hợp NVL
Phương pháp KKTX là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập, xuất kho và tồn kho của NVL trên các tài khoản hàng tồn kho.
Việc xác định trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho tính theo các phương pháp nhất định.
Trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Phương pháo KKTX áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn.
Phương pháp KKĐK là PP kế toán không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất VT, sản phẩm, hàng hóa vào các TK HTK tương ứng.
Giá trị vật tư, hàng hóa mua vào nhập kho trong kỳ được theo dõi vào TK riêng – TK 611 “Mua hàng”, còn các TK hàng tồn kho chỉ dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho vào đầu kỳ và cuối kỳ.
Theo phương pháp này giá trị hàng xuất kho được tính theo công thức sau:
Giá trị của vật tư xuất kho trong kho
Giá trị của vật tư tồn kho đầu kỳ
Giá trị của vật tư nhập trong kỳ
Giá trị của vật tư tồn kho cuối kỳ
Phương pháp này áp dụng cho những DN có chủng loại vật tư, hàng hóa với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên.
Phương pháp KKĐK có ưu điểm đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán Song với cơ sở và cách tính trị giá VL xuất kho như trên thì trị giá xuất kho là số tổng hợp không thể hiện rõ được giá trị VL, hàng hóa xuất kho cho từng đối tượng, nhu cầu là bao nhiêu.
1.4.2 Kế toán tổng hợp nhập, xuất NVL
(Trường hợp doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKTX)
1.4.2.1 TK sử dụng: Để kế toán tổng hợp các trường hợp nhập NVL, kế toán sử dụng các TK chủ yếu sau:
- TK 152 - “Nguyên liệu, vật liệu”: TK này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm các loại NVL theo giá thực tế.
- TK 151 – “Hàng mua đang đi trên đường”: TK này được sử dụng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình đang đi đường đã về nhập kho.
- TK 331 “Phải trả cho người bán”: TK này được dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa DN với người cung cấp hàng hóa, vật tư cho doanh nghiệp.
TK 331 – Phải trả cho người bán, cần phải mở chi tiết theo từng người bán, từng khoản thanh toán, từng lần thanh toán.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK khác: TK 111 - “Tiền mặt”; TK 112
- “Tiền gửi ngân hàng”; TK 311 - “Vay ngắn hạn”; TK 141 - “Tạm ứng”; TK
411 - “Nguồn vốn kinh doanh”; TK 128 - “Đầu tư ngắn hạn khác”;…
TK 3331 – “Thuế GTGT phải nộp”
Riêng đối với các cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ còn sử dụng thêm TK 133 - “Thuế GTGT được khấu trừ”.
TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ có 2 tài khoản cấp 2:
TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ: phản ánh thuế GTGT được khấu trừ của vật tư, hàng hoá, dịch vụ mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế.
TK 1332 – Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ: phản ánh thuế GTGT đầu vào của quá trình mua sắm TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT thep phương pháp khấu trừ thuế.
Ngoài ra, đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ còn sử dụng TK 611 – Mua hàng : Dùng để phản ánh trị giá NVL mua vào trong kỳ.
TK 611 cuối kỳ không có số dư.
TK 611 – Mua hàng có 2 TK cấp 2:
- TK 6111 – Mua nguyên liệu, vật liệu
1.4.2.2 Trình tự kế toán tổng hợp Nhập NVL
Sơ đồ 4:Sơ đồ kế toán tổng hợp nhập NVL trường hợp DN nộp thuế GTGT áp dụng phương pháp khấu trừ thuế
TK 111, 112, 141, 331 TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”
Trị giá thanh toán chưa có thuế GTGT
TK 333 (33312) đầu vào được khấu trừ
Thuế GTGT của hàng NK
Nhập kho hàng đi đường kỳ trước
Nkho do tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến
Nhập kho do nhận GVLD cổ phần
Nhập kho do nhận lại VGLD
Phát hiện VL thừa khi kiểm kê, chờ xử lý
Chênh lệch tăng do đánh giá lại
1.4.2.3 Kế toán tổng hợp xuất NVL
TK sử dụng: NVL chủ yếu xuất kho dùng cho SX sản phẩm, cho nhu cầu quản lý DN, GVLD,… Để phản ánh các nghiệp vụ xuất kho KT sử dụng các TK như:
TK 152, TK 621, TK 627, 641, 642, 222,… Đối với những NVL mua vào xuất dùng ngay cho sản xuất không qua nhập kho thuộc diện chịu thuế GTGT kế toán cũng phải tính ra trị giá vốn thực tế của NVL đó không bao gồm thuế GTGT để tính vào chi phí SXKD trong kỳ, đồng thời xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Sơ đồ 5: Sơ đồ mua NVL xuất dùng ngay
TK 111, 112, 141, 331 TK 621, 627, 641, 642 Trị giá vốn thực tế của NVL
Mua về dùng ngay cho SXKD Không bao gồm thuế GTGT Trị giá thanh toán TK 133 Với những người cung cấp
Thuế GTGT đầu vào Được khấu trừ
Xuất dùng cho QL, phục vụ SX Bán hàng, QLDN Xuất bán, gửi bán
Xuất để tự chế hay thuê ngoài Gia công chế biến
Phát hiện VL thiếu khi
Kiểm kê, chờ xử lý Chênh lệch giảm do đánh giá lại
Vốn góp < giá trị thực tế
Trường hợp giá trị Trường hợp giá trị
Vốn góp > giá trị thực tế VL
Xuất dùng trực tiếp cho SX Chế tạo sản phẩm
Trình tự kế toán tổng hợp xuất NVL được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 6: Sơ đồ kế toán tổng hợp xuất NVL
Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
(tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).
Mua ngoài NLVL Xuất chế tạo sp
Xuất cho SXC, BH, QLDN
Nhận cấp phát, tặng thưởng Góp vốn liên doanh
VL TNGCCB, tự chế Xuất VL tự chế, thuê ngoài
Nhận lại vốn góp LD Xuất bán trả lương, trả thưởng
P hiện thiếu khi kiểm kê
VL được tặng thưởng, viện trợ Đánh giá giảm VL Đánh giá tăng VL
P.hiện thừa khi kiểm kê
Sơ đồ kế toán tổng hợp NLVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Giá trị VL tồn đầu kỳ Giá trị VL tồn c kỳ
Giá trị VL mua vào Giảm giá đc hưởng hàng trả lại
Giá trị thiếu hụt, mất mát Đánh giá tăng VL, CCDC
Nhận viện trợ tặng thưởng Giá trị VL nhỏ xuất dùng
Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán sử dụng trong kế toán NVL
1.5.1 Hệ thống sổ kế toán
Hình thức kế toán nhật ký - sổ cái bao gồm các sổ chủ yếu sau:
- Nhật ký sổ cái các TK: TK 152, 154, 155, 621, 622, 627, 641, 642, 331,
Nhận vốn góp LD, cấp
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết các TK: TK 152, 331, 154, 155,…như:
Sổ chi tiết thành phẩm
Sổ chi tiết bán hàng
Sổ chi tiết thanh toán với người bán
Sổ chi tiết quản lý bán hàng…
Hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm các sổ chủ yếu sau:
- Sổ nhật ký đặc biệt (Sổ nhật ký mua hàng)
- Sổ cái các TK: TK 152, 154, 155, 621, 622, 627, 641, 642, 331, 111, 112…
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết các TK: TK 152, 331, 154, 155,…như:
Sổ chi tiết thành phẩm
Sổ chi tiết bán hàng
Sổ chi tiết thanh toán với người bán
Sổ chi tiết quản lý bán hàng…
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ bao gồm các sổ chủ yếu sau:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái các TK: TK 152, 154, 155, 621, 622, 627, 641, 642, 331, 111, 112…
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết các TK: TK 152, 331, 154, 155,…như:
Sổ chi tiết thành phẩm
Sổ chi tiết bán hàng
Sổ chi tiết thanh toán với người bán
Sổ chi tiết quản lý bán hàng…
Hình thức kế toán nhật ký - chứng từ bao gồm các sổ chủ yếu sau:
- Sổ nhật ký chứng từ
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết các TK: TK 152, 331, 154, 155,…như:
Sổ chi tiết thành phẩm
Sổ chi tiết bán hàng
Sổ chi tiết thanh toán với người bán
Sổ chi tiết quản lý bán hàng…
Mỗi hình thức đều có đặc điểm riêng, ưu, nhược điểm khác nhau Các doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản, chế độ kế toán và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý… mà lựa chọn hình thức kế toán cũng như sổ kế toán cho phù hợp.
Nhưng dù ở hình thức nào thì kế toán vật liệu đều sử dụng sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết NVL.
Sổ kế toán tổng hợp
Là sổ phản ánh số liệu kế toán (số dư, số phát sinh) đầy đủ và tổng quát cho tình hình nhập, xuất NVL Số liệu trên sổ này thường được dùng để lập BCTC.
Sổ kế toán chi tiết NVL: Là sổ phản ánh thông tin chi tiết về tình hình nhập - xuất của từng loại NVL Việc ghi chép sổ chi tiết dựa trên cơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê.
1.5.2 Trình bày trên Báo cáo tài chính
Trên bảng cân đối kế toán thì nguyên liệu, vật liệu được phản ánh thông qua chỉ tiêu hàng tồn kho mã số 140 Số liệu được ghi vào chi tiêu này là số dư nợ của tài khoản 152 trên sổ cái cùng với số liệu của các TK 151, TK 153, TK
154, TK 155, TK 156, TK 157 và TK 158.
Trên báo cáo kết quả kinh doanh thì hàng tồn kho được trình bày trong khoản mục “Giá vốn hàng bán”.
Trên thuyết minh báo cáo tài chính có chi tiết một số chỉ tiêu về hàng tồn kho như: giá gốc của hàng tồn kho, giá trị hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giá trị ghi sổ của hàng tồn kho đã dùng để thế chấp, cầm cố…
Tổ chức kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng máy vi tính
Trong nền kinh tế thị trường, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm kế toán vào tất cả các phần hành.
Trong hoạt động sản xuất, doanh nghiệp sử dụng nhiều loại NVL khác nhau, mức độ sử dụng cũng thường xuyên thay đổi Vì thế để tổ chức tốt công tác kế toán NVL, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:
- Phân công công việc và trách nhiệm cụ thể cho kế tóa vật tư.
- Quản lý chi tiết tới từng loại, từng thứ, từng nhóm vật tư Mỗi loại vật tư cũng như tên kho phải được liên tục cập nhật và tập hợp thành một danh mục Tuy nhiên, danh mục mã hóa này phải đảm bảo tính đơn giản, dễ nhớ, không bị trùng lặp Ngoài ra, cũng cần phải đảm bảo tính thống nhất trong việc sử dụng danh mục này giữa các bộ phận quản lý trong doanh nghiệp.
- Đối với chứng từ - bằng chứng kế toán vô cùng quan trọng, doanh nghiệp cũng cần phải xây dựng một danh mục chứng từ gốc một cách khoa học, hợp lý để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
- Doanh nghiệp nên lưu tâm đến việc mở thêm các tiểu khoản bên cạnh hệ thống tài khoản chuẩn đã được quy định.
- Kế toán vật tư phải đảm bảo việc nhập dữ liệu chính xác và đầy đủ Đây là cơ sở để phần mềm kế toán tự động chạy và cho phép in ra các loại sổ, báo cáo một cách chính xác.
- Cuối kỳ hay cuối năm, kế toán vật tư có nhiệm vụ in sổ sách, sao lưu dữ liệu, bảo quản để đề phòng sự cố phần cứng.
Sơ đồ 9: Minh họa phân hệ kế toán hàng tồn kho áp dụng trên máy vi tính.
Như vậy, việc áp dụng phần mềm kế toán giúp giảm bớt được thời gian, công sức, tránh sai sót do lỗi tính toán, đồng thời giúp nắm bắt được tình hình NVL tại mọi thời điểm, tạo điều kiện ra các quyết định sản xuất kinh doanh phù hợp.
(Nhập mua, nhập từ sản xuất, nhập hàng bán bị trả lại và nhập khác.
Xuất cho SX, xuất trả lại nhà cung cấp, xuất điều chuyển…
PHÂN HỆ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO
CHUYỂN SỐ LIỆU SANG CÁC PHÂN HỆ KHÁC
Kế toán công nợ ptrả.
Kế toán nợ phải thu
Kế toán chi phí và giá thành.
Báo cáo hàng nhậpBáo cáo hàng xuấtBáo cáo hàng tồn kho,thẻ kho
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚ HÀ
Khái quát chung về tình hình sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý tại công ty cổ phần Phú Hà
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần Phú Hà
2.1.1.1 Tên, quy mô và địa chỉ của công ty cổ phần Phú Hà
- Tên công ty: Công ty cổ phần Phú Hà
- Tên tiếng anh: PHU HA JOINT STOCK COMPANY
- Tên viết tắt: PHU HA JSC
- Trụ sở chính: 76, KP1, Đường Lê Hồng Phong – Thị Trấn Phố Lu – Huyện Bảo Thắng – Tỉnh Lào Cai
- Mã số tài khoản: 15110000012364 thuộc chi nhánh ngân hàng đầu tư và phát triển tỉnh Lào Cai.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 1203000077 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh Lào Cai cấp ngày 06 tháng 03 năm 2005.
- Vốn điều lệ: 7,382,000,000 đồng Ban đầu, vốn của công ty được hình thành từ sự góp vốn chung của các thành viên (các cổ đông) dưới hình thức góp vốn cổ phần Ban đầu công ty có tổng số 738.200 cổ phiếu với mệnh giá cổ phần:10.000 đồng/cổ phiếu, được đóng góp bởi 5 cổ đông.Các thành viên góp vốn và tỷ lệ góp vốn tương ứng như sau:
STT Cổ đông (5 người) Số cổ phần Giá trị cổ phần
(triệu đồng) Tỷ lệ vốn góp
2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển công ty
Công ty CP Phú Hà trước đây tiền thân là nhà máy cơ khí do một tư nhân làm chủ Sau được mua lại và từ đó thành lập công ty.
Từ khi Việt Nam phát triển kinh tế thị trường và ra nhập WTO công ty đã gặp rất nhiều khó khăn do đòi hỏi vốn lớn để đáp ứng khả năng cạnh tranh trên thị trường Do đó nhà máy cơ khí đã đứng trước nguy cơ phá sản Trên cơ sở đó công ty CP Phú Hà đã ra đời.
Từ khi thành lập đến nay công ty đã thay đổi giấy phép kinh doanh 1lần là: Ngày 23 tháng 06 năm 2008.
Từ khi thành lập đến nay sản phẩm chủ yếu của công ty là động cơ Diezen 12HP và 15HP và các loại hộp số thủy D9 – D12 – D15 Năm sản xuất cao nhất đạt gần 5 triệu đồng cơ / 1năm và hàng chục phụ tùng khác Ngoài ra, công ty đã sản xuất hàng loạt bơm cao áp, kim phun là những sản phẩm cơ khí siêu chính xác để lắp ráp vào động cơ Diezen Đồng thời, công ty cũng sản xuất thử thành công các loại Diezen 6HP, 80HP và 120HP.
Bước đầu khi thành lập, công ty CP Phú Hà gặp rất nhiều khó khăn trongSXKD cũng như cơ sở vật chất còn thiếu thốn và hạn hẹp Đứng trước những hoàn cảnh khó khăn đó Giám đốc công ty cùng với một số ban lãnh đạo trong công ty đã đề ra phương án và mục tiêu để từng bước thay đổi phương thức quản lý, đổi mới trong sản xuất để ngày một mở rộng ngành nghề kinh doanh, ổn định đời sống của cán bộ công nhân viên cũng như ổn định hoạt động sản xuất của đơn vị.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty CP Phú Hà
Công ty CP Phú Hà là đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, thực hiện chức năng sản xuất kinh doanh động cơ Diezen và hộp số thủy các loại, phục vụ cho nhu cầu của ngành cơ khí và tiêu dùng góp phần phục vụ cho nhu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
Vì chức năng và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty như trên nên nhiệm vụ của công ty phải sản xuất ra những mặt hàng có chất lượng cao, giá thành phù hợp và được thị trường chấp nhận Sản xuất các loại động cơ, máy động lực, máy công nghiệp… Công ty còn mang nhiệm vụ quan trọng là tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp về số lượng, thời gian kết quả sản xuất trong công ty.
Hiện nay, ngành nghề kinh doanh chính của công ty là:
- Sản xuất các loại động cơ, máy động lực, máy công nghiệp.
- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, vật liệu trang trí nội thất và vật tư thiết bị phục vụ ngành xây dựng, sản xuất vật liệu xây dựng.
- Thi công xây lắp các công trình dân dụng và công nghiệp (gạch, ngói,gốm, sứ).
- Tư vấn sử dụng máy móc thiết bị sản xuất gồm máy thi công công trình, động cơ, tổ chức chuyển giao công nghệ sản xuất các sản phẩm công nghiệp.
- Sản xuất gia công cơ khí kết cấu thép
- Dịch vụ sửa chữa xe có động cơ, thiết bị điện
- Mua bán tư liệu sản xuất: máy móc, vật tư, thiết bị, phụ tùng, tư liệu tiêu dùng Buôn bán máy móc, thiết bị phụ tùng khác Buôn bán hàng kim khí điện.
- Và những ngành nghề không nằm trong danh mục cấm của nhà nước.
Là một trong những đơn vị của ngành sản xuất hàng công nghiệp, công ty luôn chú trọng đầu tư nâng cao kỹ thuật công nghệ cho dây chuyền sản xuất động cơ diezen và máy móc phục vụ xây dựng đạt chất lượng cao nhất, thỏa mãn những nhu cầu tôn chỉ “chữ tín với khách hàng”.
Trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt, để tồn tại và tạo được chỗ đứng trên thị trường, công ty luôn xác định mục tiêu của thị trường trong mọi thời điểm để lựa chọn kiểu dáng, chất lượng sản phẩm sản xuất Công ty đã làm được điều đó dưới sự điều hành của ban giám đốc và sự phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn cũng như các cán bộ công nhân viên luôn sát cánh bên nhau trở thành một hệ thống thống nhất cho mục tiêu sản xuất và kinh doanh.
Cán bộ công nhân viên trong công ty không ngừng tìm tòi, học hỏi phát huy sáng kiến kỹ thuật, áp dụng các công nghệ mới, tạo sản phẩm mới nâng cao chất lượng sản phẩm phục vụ cho nhu cầu ngày càng đa dạng và phong phú của xã hội Nên sản phẩm mà công ty làm ra luôn đáp ứng được nhu cầu trong nước và ngoài nước đem lại lợi nhuận cho công ty, khẳng định được sự trưởng thành ngày càng lớn mạnh của công ty.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý SXKD tại công ty CP Phú Hà
2.1.3.1 Khái quát về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CP Phú Hà
Hiện nay, số lượng CBCNV trong công ty là 96 người trong đó có 24 người là nhân viên quản lý, lương bình quân công nhân là 3,200,000đồng / 1 tháng / 1 người Số lượng trang thiết bị máy móc là 240 chiếc.
Hiện nay, sản phẩm của công ty phong phú đáp ứng được nhu cầu về các thiết bị chịu áp lực và Axetilen Công ty CP Phú Hà đã phải tự vươn lên khẳng định chính mình, lãnh đạo công ty tận tâm tìm các bạn hàng để có công ăn việc làm cho người lao động, nâng cao thu nhập cho CBCNV.
Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty CP Phú Hà
LN sau thuế (Tỷ đồng)
Nộp ngân sách (Tỷ đồng)
Thu nhập BQ/người (triệu đồng/tháng)
Thực trạng công tác hạch toán kế toán NVL tại công ty CP Phú Hà
2.2.1 Đặc điểm chung về NVL ở công ty CP Phú Hà.
2.2.1.1 Đặc điểm chung về NVL của công ty CP Phú Hà
Sản phẩm của công ty là những mặt hàng kỹ thuật phục vụ cho các ngành công - nông - ngư nghiệp Trong đó chủ yếu là sản phẩm ngành công nghiệp Do đó, NVL bao gồm nhiều mặt hàng khác nhau với số lượng lớn.
Vật liệu của công ty là loại vật trong doanh nghiệp cơ khí Các loại vật liệu như gang, thép, tôn… là tài sản dự trữ thuộc tài sản lưu động Trong quá trình sản xuất, sửa chữa vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị của chúng chuyển dịch toàn bộ vào giá trị sản phẩm.
Ví dụ như : Thép tròn khi đưa vào sản xuất qua phân xưởng cơ khí (cắt, tiện, uốn, mạ…) nó hoàn toàn thay đổi hình thái vật chất ban đầu trở thành các sản phẩm mới phục vụ cho sản xuất, sửa chữa.
2.2.1.2 Phân loại NVL Để thực hiện tốt công tác quản lý, công tác kế toán NVL đảm bảo có hiệu quả trong sản xuất, công ty tiến hành phân loại NVL căn cứ vào công dụng kinh tế và vai trò của vật liệu trong sản xuất Toàn bộ NVL của công ty được phân thành các loại sau :
- Nguyên liệu chính: Gồm các NVL trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm như thép tròn, thép lập là, thép tấm, thép cuộn, que hàn điện, ê cu, bu lông các loại…
- Vật liệu phụ: Bugi, dây cao áp, lọc dầu máy, lọc gió, nước cất acquy, sơn chống rỉ…
- Nhiên liệu : Dầu Diezen, xăng A92, dầu Putin, dầu phanh…
Công ty mã hóa các NVL này theo nguyên tắc lấy chữ cái đầu tiên của tên vật liệu đó (Trang bên)
BẢNG DANH MỤC SỐ MÃ VẬT TƯ
TẠI CÔNG TY CP PHÚ HÀ
Tên vật tư ĐVT TK vật tư
TK hàng bị trả lại
Trong công tác tổ chức kế toán NVL, việc đánh giá NVL là công việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng Cũng như nhiều doanh nghiệp khác, công ty CP Phú
Hà đều thực hiện đánh giá hàng tồn kho theo chuẩn mực 02 – Hàng tồn kho, đó là nguyên tắc giá gốc.
Giá vốn thực tế NVL nhập kho: Ở công ty CP Phú Hà, NVL nhập kho chủ yếu từ các nguồn sau:
- Do tự chế, tự sản xuất.
- Do sản xuất không hết, nhập lại kho.
- Do kiểm kê phát hiện thừa.
Đối với NVL do mua ngoài dùng để sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo nguyên tắc khấu trừ thì trị giá vốn của NVL tồn kho được tính như sau:
Trị giá vốn thực tế của
NVL nhập kho trong kỳ
Trị giá mua ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT)
CP trực tiếp phát sinh trong khâu mua
Các khoản CKTM,GGHB , hàng mua trả lại
Ví dụ: Ngày 05/04 nhập kho VL chính A, số lượng 400 kg theo hóa đơn GTGT số
735 ngày 05/04 của công ty X như sau:
- Tổng giá mua chưa có thuế GTGT: 6,080,000 đồng.
- Thuế GTGT được khấu trừ: 608,000 đồng.
- Tổng giá thanh toán: 6,688,000 đồng.
Chưa trả tiền cho công ty X.
- Chi tiền mặt trả tiền thuê vận chuyển vật liệu nhập kho theo giá chưa thuế GTGT là 250,000 đồng.
Ta có: Trị giá thực tế VL nhập kho được tính như sau: ĐVT: VND
Trị giá thực tế VL A nhập kho trong kỳ = 6,080,000 + 250,000 = 6,330,000
Đối với nguyên vật liệu nhập kho do tự sản xuất hoàn thành thì trị giá vốn thực tế là giá thành sản xuất ra vật liệu đó.
Ví dụ: Trong tháng 02 / 2011 công ty xuất sắt, thép để sản xuất bộ phận chân đỡ của máy động cơ để chuẩn bị cho việc chế tạo, lắp ráp hoàn chỉnh máy động cơ với các chi phí như sau: (SX 12 bộ giá đỡ).
- Chi phí NVL để sản xuất giá đỡ: 4,372,000 đồng.
- Chi phí nhân công: 1,620,000 đồng.
- Chi phí sản xuất chung: 980,000 đồng.
- Các chi phí liên quan khác: 228,000 đồng.
Ta có: Trị giá thực tế VL nhập kho được tính như sau: ĐVT:1,000 VND
Trị giá VL nhập kho = 4,372 + 1,620 + 980 + 228 = 7,200
Đối với nguyên vật liệu nhập kho do sản xuất không hết nhập lại kho, phát hiện thừa khi kiểm kê thì trị giá vốn thực tế nhập kho chính là giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho.
Ví dụ: Ngày 18/ 01 xuất NVL cho chế biến sản phẩm Số lượng 320 lit dầu Diezen theo đơn giá xuất là 17,820 đồng Đến hết ngày 20/01 sử dụng không hết nhập lại kho công ty Số lượng 40 lít.
Vậy: Trị giá NVL nhập lại kho được tính như sau: ĐVT: VND
Trị giá VL nhập lại kho = 40 X 17,820 = 712,800
Giá vốn thực tế vật liệu xuất kho:
Công ty CP Phú Hà lựa chọn phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ để tính trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho
Theo phương pháp này, giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Đơn giá bình quân Trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập trong kỳ
Số lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ
Trị giá thực tế của vật liệu xuất kho = Số lượng nguyên vật liệu xuất kho X Đơn giá bình quân
Phần mềm kế toán máy sẽ tự động tính đơn giá bình quân này cho từng loại vật liệu khi kế toán nhập liệu đầy đủ số lượng xuất Còn trị giá vốn thực tế xuất kho là do máy tự động tính vào thời điểm cuối kỳ.
Ví dụ: Tháng 01/2011 công ty có số liệu như sau:
Số lượng tồn đầu kỳ của VL A là 500 kg Đơn giá 15,000 đồng/kg.
- Ngày 02/01 xuất kho cho sản xuất sản phẩm 300 kg.
- Ngày 9/01 nhập kho 200 kg, đơn giá vốn thực tế: 15,500 đồng/kg.
- Ngày 12/01 xuất kho cho sản xuất sản phẩm 90 kg.
- Ngày 14/01 xuất kho cho sản xuất sản phẩm 120 kg.
- Ngày 15/01 nhập kho 700 kg, đơn giá vốn thực tế: 15,100 đồng/kg.
- Ngày 23/01 xuất kho cho sản xuất 600 kg.
- Ngày 29/01 nhập kho 400 kg, đơn giá vốn thực tế: 15,300 đồng/kg.
Căn cứ vào phiếu nhập và phiếu xuât kho, Kế toán tiến hành nhập liệu dữ liệu vào máy tính đầy đủ và theo thứ tự thực tế phát sinh Sau đó vào phân hệ kế toán hàng tồn kho, máy sẽ tự tính đơn giá trung bình cho kết quả: 15,161 đồng / kg.
Cuối tháng máy sẽ tự động tính được trị giá thực tế vật liệu xuất kho để làm căn cứ tính giá thành Trị giá thực tế vật liệu A xuất kho trong tháng là: 16,828,710 đồng.
Tổ chức công tác thu mua NVL tại công ty
Hàng năm cùng với việc lập kế hoạch SX phòng kế hoạch - vật tư cũng tiến hành lập kế hoạch thu mua NVL, kế hoạch thu mua NVLđược xây dựng trên cơ sở kế hoạch SX để xác định nhu cầu của từng tháng, từng quý Nhưng nhìn chung trong năm ở các thời điểm khác nhau thì kế hoạch thu mua biến đổi không quá lớn vì nhu cầu xi măng thường khá ổn định tại các thời điểm trong năm Do vậy hàng năm căn cứ vào khả năng sản xuất của công ty, khả năng đáp ứng các vật tư của các cơ sở cung cấp thì phòng kế hoạch – vật tư tiến hành cân đối giữa nhu cầu và khả năng đáp ứng vật tư của từng nguồn cung cấp để xây dựng kế hoạch thu mua.
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Nhận xét chung về thực trạng công tác kế toán của Công ty CP Phú Hà
Là một doanh nghiệp nhạy bén với những chuyển đổi của cơ chế thị trường, với sự trưởng thành và phát triển, công ty CP Phú Hà đã mau chóng tìm được hướng đi cho riêng mình và ngày càng phát triển Điều đó được thể hiện trên các khía cạnh: Đội ngũ nhân viên: Tâm huyết, sáng tạo.
Sản phẩm của công ty: Chất lượng, uy tín, an toàn, hiệu quả. Đối tác với công ty CP Phú Hà: Tôn trọng nhau, hợp tác đôi bên cùng có lợi.
Hành động: Vì sự phát triển chung của xã hội và đời sống người lao động.
Mục tiêu: Phát triển bằng nội lực. Để có được quy chế quản lý, điều hành, kiểm soát tốt và có hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, ban lãnh đạo công ty đã ý thức được tầm quan trọng, vai trò tích cự của hạch toán trong công ty nói chung và của kế toán nguyên vật liệu nói riêng nên đã trang bị những phương tiện cần thiết cho phòng kế toán nhằm phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý tài chính của mình.
Qua thời gian tìm hiểu tình hình thực tế về công tác kế toán của công ty, đặc biệt là công tác kế toán nguyên vật liệu, tôi thấy nhìn chung kế toán nguyên vật liệu được tổ chức khá chặt chẽ, phù hợp với yêu cầu quản lý và chỉ đạo tập trung của công ty.
Về công tác quản lý: Công tác quản lý nguyên vật liệu được thực hiện khá tốt ở tất cả các khâu từ khâu mua, bảo quản, sử dụng, dự trữ:
- Việc thu mua nguyên vật liệu được thực hiện dựa trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của công ty, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm Công ty có một bộ phận tổ chức thu mua, đó là phòng kinh doanh chịu trách nhiệm thu mua kịp thời phục vụ sản xuất
- Ở khâu bảo quản: Công ty đã tổ chức tốt hệ thống kho tàng, phân loại nguyên vật liệu để sắp xếp chúng vào các kho khác nhau nhằm mục đích là vừa thuận lợi cho việc sản xuất (vì được bố trí gần nơi sản xuất), vừa thuận lợi cho việc bảo quản (vì phân loại nhiên liệu vào kho riêng, các NVL và phụ tùng để riêng…)
Ngoài ra công ty còn thành lập một hội đồng xuất huỷ Trong quả trình kiểm tra kho, nếu phát hiện có vật liệu hư hỏng thì công ty cho tiến hành huỷ ngay
- Ở khâu sử dụng: Việc sử dụng nguyên vật liệu ở các phân xưởng đều được Phòng kinh doanh căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng tháng, quý để lên kế hoạch cung ứng vật tư khi có yêu cầu của bộ phận sản xuất về từng loại nguyên vật liệu Công ty đã quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ nhằm tiết kiệm chi phí NVL trong giá thành sản phẩm Công ty quản lý nguyên vật liệu ở công ty áp dụng theo phương pháp KKTX hàng tồn kho là phù hợp với tình hình thực tế, đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động của vật tư, lao động, tiền vốn.
Nhìn chung bộ máy kế toán của công ty tổ chức phù hợp với trình độ,khả năng chuyên môn của từng người nên việc tổ chức công tác kế toán được tiến hành kịp thời và thích ứng với điều kiện của công ty Phòng kế toán có các nhân viên có năng lực, chuyên môn, nhiệt tình trong công việc, và luôn trau dồi thêm kiến thức để tiến hành công việc cho phù hợp với sự thay đổi của luật kế toán Đặc biệt công ty đã trang bị cho phòng kế toán máy vi tính, đưa phần mềm kế toán vào sử dụng nên đã giảm được khối lượng công việc đáng kể mà lại đưa lại kết quả cao Có sự phân công công tác phù hợp.
Về hình thức sổ kế toán:
Hình thức sổ kế toán là hình thức Nhật ký chung Vì công ty có quy mô lớn, sử dụng nhiều tài khoản kế toán tổng hợp, có nhiều nhân viên kế toán nên đây là hình thức kế toán có nhiều ưu điểm đối với công ty Việc áp dụng hình thức Nhật ký chung làm cho mẫu sổ đơn giản, dễ hiểu, dễ làm, dễ phân công công việc, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và đặc biệt là nó thuận lợi cho việc nhập số liệu vào máy (Hệ thống mẫu sổ phù hợp, kết cấu trang sổ phù hợp với khổ giấy chuẩn của máy in nên công việc in ấn rất thuận lợi và nhanh chóng).
Về sử dụng và luân chuyển chứng từ:
Cũng như các doanh nghiệp khác, công ty đã sử dụng hợp lý hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ tài chính từ chứng từ nhập, xuất đến các chứng từ khác liên quan đến nguyên vật liệu Đặc biệt công ty đã tiến hành mã hoá, phân loại NVL nên mặc dù với số lượng và chủng loại vật liệu lớn nhưng việc cập nhật số liệu vào máy được thực hiện đơn giản, nhanh hơn, giảm bớt khối lượng công việc đáng kể cho kế toán Quá trình luân chuyển chứng từ được tổ chức khoa học từ việc lập, phê duyệt, luẩn chuyển và lưu trữ, bảo quản giúp cho công tác quản lý VL của công ty được tiến hành chặt chẽ và hiệu quả.
Về sử dụng sổ sách kế toán:
Nhìn chung, công ty sử dụng khá đầy đủ các loại sổ kế toán về NVL từ hệ thống chi tiết đến hệ thống sổ tổng hợp Điều này giúp cho kế toán phản ánh đầy đủ tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến NVL, mức độ chi tiết đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty.
Tuy nhiên bên cạnh những thành tích đạt được, công tác kế toán của công ty cũng như công tác kế toán nguyên vật liệu còn một số tồn tại, hạn chế cần cải tiến, hoàn thiện một số vấn đề sau:
1 Về việc phân loại nguyên vật liệu
Theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì Công ty mới tiến hành phân loại nguyên vật liệu thành:
Toàn bộ nhiên liệu như các loại phụ tùng thay thế…, thiết bị xây dựng cơ bản và các vật liệu khác như phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ đều được xếp chung vào nguyên vật liệu phụ Như vậy, việc phân loại nguyên vật liệu như trên là không hợp lý, không phản ánh được nội dung kinh tế của nguyên vật liệu.
Ngoài ra công ty cũng chưa sắp xếp hợp lý về việc phân loại giữa nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ
Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và mã hoá hệ thống tài khoản kế toán:
Ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại công ty
Để hoàn thiện và phát huy hơn nữa vai trò to lớn của mình, thì tổ chức công tác kế hoạch nguyên vật liệu cần thực hiện một số vấn đề sau:
3.2.1 Phân loại lại NVL Ý kiến 1 : Về việc phân loại nguyên vật liệu một cách chi tiết hơn Để phục vụ cho yêu cầu kế toán quản trị vật liệu, thì cần phải tiến hành phân loại NVL cho phù hợp với nội dung và vai trò của nó trong quá trình SXKD. Ở phần NVL phụ mà công ty đã thực hiện phân loại thì cần phải tiến hành phân loại rõ ra đâu là nguyên vật liệu phụ, là phụ tùng thay thế, thiết bị xây dựng cơ bản, vật liệu khác Ta có thể mở thêm tài khoản cấp 2 của TK
- TK 1521 “Nguyên liệu vật liệu chính”
- TK 1522 “Nguyên liệu, vật liệu phụ”
- TK 1524 “Phụ tùng thay thế sửa chữa”
Và tiến hành mã hoá chúng theo phương pháp gợi nhớ, đối với từng loại thì được mã hoá theo chữ cái đầu tên vật liệu đó Ngoài ra để phân biệt NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế sửa chữa… thì cần phải ký hiệu số 1,2,3… trước mã vật liệu đó hoặc kèm theo, ví dụ như:
Mã vật liệu Tên vật liệu
Thép tấm Nguyên vật liệu phụ 2 OV
Dầu Xăng Phụ tùng thay thế sửa chữa
Vòng bi Dây cudoa Ý kiến 2: Phân loại lại cho hợp lý giữa NVL chính vàNVL phụ Đối với một số loại NVL chỉ mang tính chất làm cho sản phẩm đẹp hơn, chất lượng tốt hơn, thay đổi màu sắc…của sản phẩm thì Công ty nên tiến hành phân loại lại từ NVL chính sang NVL phụ và tiến hành mã hoá lại NVL đó cho phù hợp với NVL phụ.
Ví dụ: Sơn có nhiều loại và nhiều mà khác nhau thì có thể mã hóa lại theo nguyên vật liệu phụ và theo màu, theo hãng sản xuất như: 2SVM – Sơn (NVL phụ), màu vàng, của hãng Mycolour…
3.2.2 Tổ chức hệ thống TK kế toán và mã hoá hệ thống TK kế toán
Danh mục hệ thống tài khoản của công ty đã xây dựng và mã hoá bao gồm cả hệ thống tài chính và kế toán quản trị Tuy nhiên, công ty tiến hành mã hoá tài khoản cấp 2 của 02 tài khoản: 154 và 621 chưa hợp lý lắm Các tài khoản hiện tại được mã hoá ở mục 2.2.4 chương 2 với rất nhiều tài khoản cấp
2 cho mỗi tài khoản trên mà lại được mã hoá không mang tính chất gợi nhớ Điều này sẽ gây khó khăn cho việc nhập liệu, vì kế toán không nhớ hết được mã vật liệu nên phải thường xuyên quay trở về danh mục tài khoản để xem mã tài khoản của nguyên vật liệu đó trong khi đó danh mục tài khoản của công ty rất dài, điều này làm mất rất nhiều thời gian. Để khắc phục được hạn chế trên, thiết nghĩ công ty nên mã hoá những tài khoản đó theo phương pháp gợi nhớ Đây là cách tốt nhất nhằm giảm thao tác, tiết kiệm thời gian nhập liệu, cung cấp thông tin một cách nhanh chóng kịp thời Ta có thể tiến hành mã hoá như sau:
Tên sản phẩm TK 154 TK 161 Đầu máy TK 154 ĐM TK 161ĐM Động cơ máy Z22 TK 154 ĐCM TK 161 ĐCM
3.2.3 Ý kiến về việc tính giá NVL xuất kho
Vì ở công ty, tình hình nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, do đó để thuận lợi cho việc cung cấp thông tin một cách kịp thời thì hàng ngày kế toán phải theo dõi trị giá vốn thực tế cho từng loại nguyên vật liệu Để làm được điều đó thì phải sử dụng đơn giá bình quân liên hoàn, như sau: Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập
Trị giá vốn thực tế vật liệu tồn kho của lần nhập trước
+ Trị giá vốn thực tế của vật liệu lần nhập tiếp theo
Số lượng vật liệu tồn kho của lần nhập trước + Số lượng vật liệu của lần nhập tiếp theo
Trị giá thực tế của vật liệu xuất kho = Số lượng nguyên vật liệu xuất kho X Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập
Tại công ty có thể tính được trị giá vốn xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn được bởi vị trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho bao gồm cả trị giá mua lẫn chi phí thu mua Mà chi phí thu mua đó ta có thể tính được ngay khi mua hàng về mà không cần cuối kỳ mới hạch toán.
3.2.4 Về việc lập dự toán sản xuất kinh doanh, xây dựng định mức chi phí:
Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển ổn định cần có chiến lược kinh doanh hợp lý Vì vậy, cũng như các doanh nghiệp khác, công ty cổ phần Phú Hà phải tiến hành lập dự toán sản xuất kinh doanh, xây dựng định mức chi phí cho hợp lý để từ đó có thể khai thác tối đã những tiềm năng về nguồn lực tài chính nhằm phát huy nội lực và tăng sức cạnh tranh của công ty.
Ta thấy chi phí NVL trực tiếp là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Chi phí NVL trực tiếp bị ảnh hưởng bởi số lượng lớn NVL tiêu hao tính cho một đơn vị sản phẩm, đơn giá NVL xuất dùng cho sản xuất và khối lượng sản phẩm cần sản xuất Khi lập dự toán chi phí NVL trực tiếp ngoài việc chú ý đến các yếu tố ảnh hưởng nói trên còn cần thiết phải xem xét đến khối lượng NVL mang tính chất thời vụ nên công ty phải có kế hoạch thu mua hợp lý để giảm chi phí NVL thấp nhất có thể, tăng lợi nhuận cho công ty nhưng vẫn phải bảo đảm là NVL đó không bị hư hỏng vì hết thời hạn sử dụng Ngoài ra, có một số loại hoá chất do tính chất hoá học phức tạp nên cần có một định mức hao hụt cho từng loại hoá chất này. Để lập được dự toán sản xuất kinh doanh, xây dựng định mức sản xuất hợp lý thì đòi hỏi các nhà quản trị công ty phải có năng lực chuyên môn vững vàng, nhạy bén với cơ chế thị trường, và tính toán một cách khoa học.
3.2.5 Về việc quản lý nguyên vật liệu trên hệ thống sổ Để tiện theo dõi quá trình thu mua VL, công ty nên mở sổ Nhật ký mua
Sổ Nhật ký mùa NVL là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua NVL theo hình thức trả sau (mua chịu) Trường hợp trả tiền trước cho người bán thì khi phát sinh nghiệp vụ cũng ghi vào sổ này.
3.2.6 Tổ chức công tác kiểm kê NVL:
Trong quá trình kiểm kê NVL, khi xác định NVL thừa, thiếu, hư hao, thì hội đồng kiểm kê nên xác định nguyên nhân để từ đó có thể quy định trách nhiệm cho mỗi cá nhân để từ đó có biện pháp xử lý cho phù hợp kể cả trong trường hợp liên quan tới nhiều cá nhân Có làm như vậy mới nâng cao được trách nhiệm của mỗi người trong công ty, tiết kiệm, tránh lãng phí NVL, góp phần làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Muốn làm được điều đó thì công ty phải tiến hành xây dựng định mức thừa, thiếu hư hao cho từng thứ nguyên vật liệu, quy định trách nhiệm cho mỗi cá nhân liên quan Ngoài ra, công ty nên tiến hành hạch toán NVL theo đúng chuẩn mực kế toán đã quy định trong từng trường hợp sau:
* Trường hợp kiểm kế phát hiện thừa:
- Căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán ghi:
Có TK 3381 (trị giá vốn thực tế của vật liệu thừa) Khi có quyết định xử lý kế toán ghi:
* Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu, hư hao:
- Căn cứ vào biển bản kiểm kế, kế toán ghi:
Nợ TK 1381 (trị giá vốn thực tế của vật liệu thiếu)
- Khi có quyết định xử lý, kế toán ghi:
+ Nếu VL thiếu hụt, hư hao trong định mức cho phép, được ghi tăng CPQL:
Có TK 1381 + Nếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường, kế toán ghi:
+ Giá trị vật liệu thiếu hụt còn lại (sau khi đã trừ đi phần bồi thường) được phản ánh vào giá vốn hàng bán:
