Thông tin tài liệu
Chuong XỬ LÝ TÀI LIỆU VÀ CÁC SAN PHAM THÔNG TIN MÔ TẢ THỰ MỤC 1.1 Khái niệm chung mồ tả thư mục Mô tả sản phẩm thư mục vừa công đoạn, vừa Với tư cách sản phẩm, người ta gọi dẫn thư mục hay tra cứu thư mục Nó bao gồm tập hợp dẫn nhằm cung cấp cho ta mô tả xác tài Hệu xem vật mang tin Với tư cách cơng đoạn, người ta gọi cơng tác biên mục (cataloging) Đó bước việc xử lý tài liệu, nhờ dẫn rút trình bày theo quy tắc chặt chẽ Mô tả thư mục bao gồm công việc: - Khảo sát tài liệu để xác định số đữ liệu nêu lên đặc trưng hình thức tài liệu (tác giả, nhan để, yếu tố xuất bản, số trang ) + 167 Ghi di liệu vật mang tin định (phiếu, tờ nhập tin) theo quy định tiêu chuẩn xác lập phạm vi quốc tế để khai thác sau Những liệu tìm kiếm đặc điểm vốn có tài liệu Nó cho phép mơ tả tài liệu đó, nhận biết tài liệu cách xác, khơng nhầm lẫn đễ dàng tìm lại có yêu cầu Nói chung việc biên mục thực trung tâm quốc gia thư viện quốc gia (biên mục tập trung) hay phân công cho số đơn vị thông tin đảm nhận (hợp tác biên mục) thực nhập tài liệu vào đơn vị thông tin sau bổ sung Mục đích mơ tả thư mục cung cấp cho tài liệu mô tả nhất, không mơ hổ, giúp cho ta lúc xác định tài liệu, xếp chúng, đưa chúng vào phiếu tìm kiếm tài liệu Ta cần phân biệt khác mơ tả thư mục dẫn thư mục Mô tả thư mục tập hợp tất dẫn cần thiết để mơ tả tài liệu Cịn dẫn thư mục số dẫn xác định, khơng cần phải tất cả, trình bày phiếu thủ cơng hay tự động hố, giúp cho việc tra cứu người dùng tin 1.3 Các vùng liệu Mô tả thư mục bao gồm vùng liệu Đó tập đữ liệu ứng với loại dẫn riêng biệt, mà yếu tố mơ tả khía cạnh tài liệu Các vùng liệu xếp theo trật tự 168 logic Các vùng liệu khác loại hình tài liệu khác nhau, đặc biệt sách chuyên khảo ăn phẩm hàng loạt Đối với tài liệu khơng văn bản, việc mơ tả chúng có nét riêng, đữ liệu chia thành vùng xếp theo trật tự định Một vài vùng liệu khơng thể thiếu tất tình ln có mặt dẫn thư mục cịn số vùng khác lựa chọn khơng bắt buộc Các vùng bao gồm yếu tố liệu hay nhiều yếu tố có quan hệ với Với tài liệu văn người ta xác định khoảng 15 vùng liệu Chẳng hạn, dẫn thư mục sách chuyên khảo ấn phẩm định kỳ, theo quy tắc mô tả ISBD, bao gồm vùng sau: Các sách chuyên khảo Các ấn phẩm định kỳ - Tên sách tác giả - Tên tạp chí tác giả - Xuất - Xuất - Địa - Số thứ tự - Đặc trưng số lượng - Địa - Tùng thư - Đặc trưng số lượng - Phụ - Tang thu - ISBN, bia va gia - Phụ - IS8N, khoá tiêu đề giá 169 Chỉ dẫn thư mục tài liệu bổ sung yếu tố khác, sau mô tả nội dung, số phân loại, đánh số nội dung, tóm tắt cần thiết Các mơ tả thư mục cịn dùng hệ thống tư liệu khơng có tài liệu cấp Nó thay cho tài liệu số công đoạn dây truyền tư liệu Nó cho biểu diễn đắn tài liệu cung cấp cho người dùng tin dẫn để lựa chọn tìm tài liệu cấp 1.3 Phương pháp mô tả thư mực Việc mô tả thư mục tiến hành theo bước sau: - Làm quen với tài liệu - Xác định loại hình tài liệu quy tắc áp dụng trường hợp đặc b - Xác định mức độ thư mục cần phải xử lý - Xác định liệu cần thiết, theo thứ tự vùng mà chuẩn format quy định - Ghi lại quy định đữ liệu theo chuẩn format - Kiểm tra tính đắn mơ tả tính tương hợp theo chuẩn quy định - Chuyển mô tả cho phận in bước Các liệu thư mục rút chủ yếu từ tài liệu gốc nguồn phụ bên cẩn thiết Trang tiêu để nói chung chứa phần lớn yếu tố mô tả thư mục Tên sách tác giả cần chọn theo trang tiêu để theo trang bìa trang bìa thường đầy đủ Ngoài 170 mục lục minh hoạ dùng để bổ sung xác hoá liệu trang tiêu đề cung cấp, chẳng hạn số trang minh họa Khi thiếu thơng tin hồn tồn người ta tìm đữ liệu thư mục từ nguồn bên Chẳng hạn tên thực tác giả, giá tài liệu, niên hạn tác phẩm tìm thư mục, mục lục, danh mục, thông báo nhà xuất Không thể lập liệu mà chưa xác định tính xác thực 1.4 Quy tế ISBD tắc mơ tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc Tiêu chuẩn hoa ky thuật xử lý thông tin Ngày cầu thông tin giới ngày cao thiết, với phát triển kỹ thuật xử Tý thông tin thúc đẩy hợp tác phối hợp tổ chức thơng tin Từ địi hỏi phải thiết lập tương hợp hệ thống thơng tin, tức phải tiêu chuẩn hố kỹ thuật xử lý thơng tin Tiêu chuẩn hố giữ vai trò quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động khai thác chuyển giao thông tin, mở rộng hợp tác đơn vị thông tin phạm vi quốc gia quốc tế Tiêu chuẩn hoá hoạt động tập thể mà người ta lập nên tiêu chuẩn kỹ thuật, phương pháp, chất lượng mà người phải tuân theo chuẩn mực chung 171 Tiêu chuẩn đặc trưng kỹ thuật chứa đựng tập hợp điều kiện phải thực Chúng hội, tổ chức quốc gia quốc tế biên soạn Việc biên soạn tiêu chuẩn thường dựa vào kinh nghiệm sau điều chỉnh để đạt mức tối đa Tiêu chuẩn chấp nhận nhiều mức khác nhau: tiêu chuẩn địa phương, tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế "Tiêu chuẩn giữ vai trị khơng thể thiếu hoạt động khoa học kỹ thuật, sắn xuất kinh doanh đời sống xã hội Nhờ chuẩn hố mà người ta thúc đẩy sẵn xuất, mở rộng thị trường sản phẩm trao đổi tương hợp lẫn Chuẩn hoá lĩnh vực hoạt động thơng tỉn tư liệu có vai trò lĩnh vực khác, đặc biệt quan trọng nhu cầu hợp tác sản phẩm dịch vụ đơn vị thông tin ngày gia tăng Cần chuẩn hoá trang thiết bị sử dụng, sản phẩm thông tin công cụ phương pháp xử lý nội dung, hình thức tài liệu Nó cho phép đơn giản hợp lý hố quy trình kỹ thuật phương pháp, thống sản phẩm, giá thành thông tin thúc đẩy trao đổi hợp giảm chi phí tác đơn vị Trên giới người ta lập quan tiêu chuẩn quốc tế ISO (International Standardization Organization) Đó tổ chức quốc tế thành lập năm 1946 để biên soạn tiêu chuẩn cho tất lĩnh vực ISO gồm nhiều ủy ban Chẳng hạn, ủy ban ISO/TC46 ủy ban kỹ thuật ISO có nhiệm vụ biên soạn tiêu chuẩn cho lĩnh vực thông tin tư liệu Nó bao gồm 40 quan thành viên khắp nơi 172 Nhu thông cầu tiếp cận tin thư mục cách thuận tiện, phổ dung phát triển hợp tác đơn vị thơng tin dẫn đến phải chuẩn hố cơng tác biên mục Quy tắc mô tả thư mục quốc tế ISBD Năm 1960, với cố gắng tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISO/TC46 hỗ trợ Hiệp hội thư viện quốc tế IFLA, quy tắc mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD (International bién soan Standard Bibliographic Description) Đầu tiên quy tắc mô tả thư mục dành cho sách (Monographies) - ISBD (M), đến quy tắc dành cho ấn phẩm định kỳ (Serials) - ISBD (8), sau mở rộng cho loại hình tài liệu chuyên dạng khác ISBD(G) quy tắc mô tả thư mục dùng cho tài liệu nói chung Các quy tắc mô tả tài liệu chuyên dạng sau xây dựng dựa ISBD(G): ISBD (NBM): mô tả tài liệu không dạng sách (Non - Book Materials) ISBD (CM): mô tả tài liệu dạng dé biéu (Cartographic Materials) I8BD (PM): mô tả ấn phẩm âm nhạc (Printed Music) 1SBD (A): mô tả sách cổ (Antiquarian) ISBD (CP): m6 ta cac bai trich (Component ISBD (ER): Resources) mô tả nguồn Parts) tài liệu dién tu (Electronic ISBD la mét tập hợp quy tắc trình bày đữ liệu thư mục theo quy định chặt chẽ, với dấu hiệu dùng 173 để xác định chúng Nó phân chia liệu thư mục thành vùng vùng với thuyết minh đủ xác vùng Ngồi ISBD đưa vào hệ thống dấu phân cách để báo hiệu chỗ bắt đầu kết thúc vùng, vùng Các úng mơ tả ISBD Các liệu thư mục ISBD mô tả: phân thành vùng Vùng nhan để thông tin trách nhiệm Vùng thông tin lần xuất trách nhiệm liên quan đến lần xuất Vùng thông tin đặc thù (đành cho ấn phẩm tài liệu chuyên dạng) định kỳ Vùng địa xuất (Nơi xuất bản, nhà xuất bản, Vùng mô tả vật lý hay đặc trưng số lượng (số trang, năm xuất bản) minh hoa, khé cỡ) Vùng tùng thư (sách bộ) Vùng phụ 8, Ving chi sé ISBN, ISSN va diéu kiện có tài liéu Trong vùng có vùng dùng thường xun, có nhiều vùng sử dụng Mỗi vùng lại chứa số yếu tố liệu, cịn gọi vùng Ví dụ vùng thông tin xuất bao gồm yếu tố: nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất 174 Hệ thống ký hiệu TSBD sử dụng dấu ký hiệu để: © - Chỉ rõ bắt đầu vùng © - Phân cách yếu tố vùng « Xác định yếu tố đặc thù dấu trước chúng ký hiệu đứng Ví dụ vùng mô tả vật lý: minh hoạ đặt sau dấu hai chấm (:), khổ sách đặt sau đấu chấm phẩy Q) v.v Ví dụ: Dưới mơ tả thư mục theo ISBD: The vision and dream / Marguerite Hargrove ; photographs by Harry and Claude Frauca - Cammeray, N.S.W : Horwitz, 1980 - 304p - : ill ;18 em - (Bucks books) ISBN 0-7255-0934-1 : $15.95 Trong mô tả trên: Nhan đề: The vision and dream Tác giả thứ nhất: / Marguerite Hargrove “Tác giả thứ hai: ¡ photographs by Frauca Harry and Claude Các yếu tố xudt ban: ~ Cammeray, N.S.W.: Horwitz, 1980 Mô tả vật lý: = 804p - Tùng thư: - (Bucks books) : ill; 18cm 175 Chi sé ISBN, gia: ISBN 0-7255-0934-1 ; $15.95, Chức ISBD đặc trưng hố yếu tố mơ ta dùng để xác định tài liệu, gán thứ tự cho yếu tố quy định dấu ký hiệu Mục đích ISBD tạo thuận lợi cho việc trao đổi quốc tế ấn phẩm thông tin thư mục, cho phép mô tả không bị hàng rào ngôn ngữ hạn chế Quy tắc mơ tả thư mục ISBD có hạn chế định, cho quy tắc chung Vì người ta phải lập ủy ban ISBD để nghiên cứu tổ chức việc áp dụng thư viện hay trung tâm théng tin 1.5 Quy tắc biên mục Anh-My AACR2 Trong nước nói tiếng Anh, người ta biên soạn quy tắc biên mục mục Anh - Mỹ AACR (Anglo - American Cataloguing Rules) AACR xuất lần đầu vào năm 1967 AACR biên soạn dựa sở ISBD chi tiết sâu sắc hơn, sâu xét nhiều trường hợp tỉ mỉ, khắc phục khó khăn cụ thể Năm hợp tác thư viện quốc gia Anh, Mỹ 1978, với Canada, quy tắc biên mục AACR2 xuất nhanh chóng áp dụng Năm 1998, AACR2 viết tất AACR2R (Anglo in lại có sửa đổi có tên - American Cataloguing Rules Second Edition 199 Revision) Ngồi quy định hình thức mơ tả tiêu để, AACR2 đưa quy tắc mô tả tư liệu đạng sách báo Quy tắc đặc biệt coi trọng thông tin trang tiêu để, ưu tiên lấy thông tin trang tiêu đề để đưa vào mô tả, trọng lập tiêu dé theo tên người (tác giả chính, 176 sử dụng format MARC có hướng dẫn riêng hệ thống phân cách hình thức trình bày biểu ghi Năm với 1997 USMARC CANMARC của Thư viện Quốc hội Mỹ kết hợp Thư viện Quốc gia Canada tạo thành MARC21 trở thành format chuẩn nhiều phần mềm quan trị thư viện sử dụng Sau ta tìm hiểu cẩu trúc khổ mâu MARC21 Cấu trúc khổ mẫu MARC cấu trúc biểu ghi, liệu thư mục xếp trường, có độ đài xác định, mã hố trình bày theo quy định chặt chẽ Khổ mẫu MARC sử dụng chữ số, chữ cái, ký hiệu ngắn gọn đặt biểu ghi thư mục để đánh dấu nhận biết loại thông tin khác biểu ghi Mỗi biểu ghi khổ mẫu MARC bao gồm trường (fields) NgoAi trường dành cho yếu tố mô tả thư mục theo AACR2 như: nhan để, thông tin trách nhiệm, thông tin xuất bản, tùng thư, đặc trưng số lượng, phụ chú, tóm tắt, v.v cịn có trường dành cho đề mục chủ để, ký hiệu phân loại Thư viện Quốc hội Mỹ, ký hiệu phân loại thập phân Dewey, Các trường lại chia nhỏ thành trường (subfields) Vì tên trường thường dài nên biểu ghi MARC nhãn gồm chữ số trường biểu diễn Để tiện trình bày, người ta tập hợp nhãn trường thành nhóm Các trường có nhãn bắt đầu số “0” thuộc nhóm trường “0XX”, trường có nhãn bắt đầu số “1” thuộc nhóm trường “1XX”, trường có nhãn bắt đầu số “9” thuộc nhóm trường “2XX”, v.v 181 Theo ban MARC21 có 10 khối trường chính: đầy đủ cho liệu thư mục, MARC31 OXX: Trường điều khiển, số nhận dạng phân loại 1XX: Tiêu để mơ tả (tên cá nhân, tên tập thé) 2XX: Nhan để thông tin liên quan đến nhan đề 3XX: Mô tả vật lý 4XX: Thông tin tùng thự 5XX: Phụchú 6XX: Các tiêu để mô tả theo chủ để 7XX: _ Các tiêu để mô tả bổ sung khác chủ để, tùng thư 8XX: Tiêu để mô tả bổ sung tùng thư 9XX: Thơng tin nội MARC21 có khoảng 200 trường (không kể trường con) Qua thống kê người ta thấy có khoảng 10% số nhãn sử dụng thường xuyên biểu ghỉ 90% côn lại sử dụng Các nhãn trường thường sử dụng là: 010 Số kiểm tra Thư viện Quốc hội Mỹ 182 020 Chỉ số sách quốc tế (ISBN) 022 Chỉ số ấn phẩm định kỳ quốc té (ISSN) 043 Mã vùng địa lý MARC, 050 Chi số phân loại Thư viện Quốc hội Mỹ (LCC) 083 Chỉ số phân loại thập phan Dewey (DDC) 100 Tiêu đề chính, tên cá nhân (tác giả) 245 Nhan dé thông tin trách nhiệm 9ã0 Thông tin lần xuất 360 Thông tin xuất bản, phát hành 800 Mô tả vật lý (đặc trưng số lượng) 440 Thông tin tùng thư 520 Chú giải hay tóm tắt 650 Điểm truy nhập chủ đề, để mục chủ để 700 Điểm truy nhập bổ sung, tên cá nhân Danh sách tất nhãn trường in tập MARC 21 Format for Bibliographic Data Van phòng Phát triển mạng Mỹ xuất lưới tiêu chuẩn MAC Thu Để hỗ trợ cho công tác biên mục Văn xuất tài liệu bổ trợ sau: - MARC21 viện Quốc hội phòng cho format for authority data - MARC21 format for classification data - MARC21 format for holdings data - MARC21 format for community information - MARC21 - MARC code list for geographic areas code list for countries 183 - MARC code list for languages - MARC code list for organizations Các tài liệu phối hợp với để tạo biểu ghi thư mục hồn chỉnh, kiểm sốt tính qn tiêu đề mơ tả, thuật ngữ chủ để, hỗ trợ phân loại xác, tạo tham chiếu qua lại tiêu dé chủ để, ký hiệu hay mục lục phân loại, theo rõi thông báo vốn tài liệu có gắn liển với cơng tác bổ sung lưu thơng Ngồi nhãn trường, biểu ghi MARC số trường xác định thi (indicators) Chi thị mã hoá hai chữ số (từ O đến 9) theo sau nhãn trường Có trường dùng chữ số thứ thứ hai, có trường dùng hai Trong trường không cần thị người ta bỏ trống 245 14 $a The emperors fron Hans new clothes / Christian illustrated by Janet Stevens $c adapted Andersen and Trong ví dụ trên, 24õ nhãn trường nhan dé thông tin trách nhiệm, 14 thị Chỉ thị thứ “1” có nghĩa phiếu mục lục phải in từ “Tiile” vào trước nhan để Còn thị thứ hai “4” có nghĩa bỏ qua ký tự đầu nhan để (T, h, e dấu trống) Khi nhan đề “The emperor’s new clothes” ghi “emperors new clothes” Trong biểu ghỉ MARC, trường nhận biết mã trường (subfield codes), ký tự chữ in thudng, dat sau dau ngdn cach $ (delimiter) 184 Vi du: 300 $a 675p > Sb ill :$c 24cm a Trong 300 nhãn trường mô tả vật lý sách, bao gồm trường $a (Số trang), $b (Théng tin minh oa), $¢ (Khé, cỡ) Trường khơng cần thị Ví dụ: 260 $a Newyork: $bChelsea House, $c 1986 Trong 260 nhãn trường xuất bản, bao trường con: $a (Nơi xuất bản), §b (Nhà xuất bản), xuất bản), gồm $c (Nam Các nhãn trường, thị mã trường dấu hiệu để nhận biết điều khiển cách bố trí trường trường con, chương trình quản trị CSDL quy ước xây dựng Khi biểu ghi thư mục đánh dấu cách xác lưu trữ đưới dạng tệp liệu máy tính chương trình quản mục, mục trị CSDL đánh dấu tạo khuôn đạng cho thông tin để in thành thư phiếu lục hay hiển thị hình Các chương trình cịn cung cấp cơng cụ tìm kiếm thông tin thoả mãn yêu cầu đặt ra, dựa điểm truy nhập nằm trường biểu ghi MARC Ngoài trường đữ liệu thư mục phần biểu ghi thư mục, biểu ghi MARC cịn có thành phần cố định sau, xuất đầu biểu ghi: a Đầu biểu (Leader) Đầu biểu gồm 24 ký tự biểu ghi, ứng với 24 vị trí, vị trí gán cho ý nghĩa xác định thể mã (chữ in thường, chữ 185 số khoảng trống) cho ta biết thông tin trạng thái thuộc tính biểu ghi như: độ dài biểu ghi, loại hình tài liệu, cấp thư mục, mức độ mã hố, quy tắc mơ tả sử dụng (TSBD, AACR), Nhiều thông tin đầu biểu ghi để dành cho máy tính sử dụng để nhận dạng biểu ghi Ví dụ: Giả sử biểu ghi MARC có đầu biểu: 01401cam#2200265#a#4500 ý nghĩa là: Vị trí Ký tự Ý nghĩa ký tự vị trí 0-4 01041 Độ dài biểu ghi: 1041 ký tự c Trạng thái biểu ghi: sửa chữa a Dang tài liệu: văn in m Cấp thư mục: sách chuyên khảo 18 a 19 # Không yêu cầu biểu ghi liên kết 20-23 4500 Sơ đồ mục thư mục, 4500 Quy tắc mô tả sử dụng: AACR2 b Danh mục (Directory) Tiếp theo đầu biểu tiểu dẫn (bằng chữ số) có độ dài xác định gọi mục Danh mục cho biết nhãn trường có ghi, độ dài trường vị trí bắt đầu trường ghi Danh dựa MARC loạt danh biểu biểu mục tạo máy tính từ biểu ghi thư mục, thơng tín nhập hiển thị cho người biên mục Nó hay khơng người phải phần sử dụng mục lục Nó sử dụng người lập trình máy tính để 186 thực hệ thống việc trao đổi biểu ghỉ thư mục Ví dụ: Đoạn tiểu dẫn sau đanh mục „+ 345003600354250001200390260003700402 có nghĩa là: biểu ghi có trường với nhãn 245, có độ dài 36 ký tự vị trí thứ 354 Tiếp theo trường có nhãn 250, có độ đài 12 ký tự bắt đầu vị trí thứ 390 (36 + 354 = 390) Tiếp theo trường có nhãn 260, có độ dài 12 ký tự, vị trí 402 (402 = 12 + 390) Như đoạn tiểu dẫn danh mục có cấu trúc ý nghĩa sau: Nhãn Độdài Bắt đầu từ vị trí 245 0036 00354 250 0012 00390 260 0037 00402 Tóm lại biểu ghi MARC phải bao gồm thành phần sau: a Đầu biểu gồm 24 ký tự b Một đanh mục trường liệu mà với trường liệu phải bao gém mét nhãn với chữ số, độ dài trường liệu vị trí ký tự c Các liệu tương ứng với trường danh mục, chứa đữ liệu thư mục cần xử lý với độ dài thay đối Dưới ví dụ biểu ghi MARC: 187 LEADER 00718nam//2200217/a/4500 001 4II93154367 003 DLC 005 19951019113246.0 008 940827s1993////at/ac1//Ib///1001/0/englf 010 Sa///93154367 020 $a 1863731695 (pbk.) :$c$22.95 043 $au-at - 050 00 $aHQ1391.A8$bS28 1993 082 00 $a320.9940828220 100 245 $aSawer, 12 Marian,$d1946- $aA woman’s place :$bwoman and politics in Australia /$cMarian Sawer and Marian Simms 250 $a2nd ed 260 $aSt Leonards, N.S.W, :bAllen & Unwin,$c1993 300 $axili, 345 p :$bill., ports ;$c22 em 500 $aPrevious ed.: Sydney : Allen & Unwin, 1984 500 $alncludes index 504 $aBibliography: p 309-328 650 $aWomen in politics$zAustralia 650 $aWomen legislators$zAustralia 700 $aSimms, 188 Marian Trong biểu ghi trên, 001 nhãn trường số kiểm soát, 003 nhận dạng số kiểm sốt, 005 ngày thời gian thực hí giao tác gần nhất, 008 thông tin chung mã hoá biểu ghỉ Trong biểu ghi MARC, trường cách dấu phân cách trường Trong MARC21, dấu phân cách trường ký hiệu ^ Dấu phân cách trường đặt cuối trường Người ta dùng ký hiệu \ để đánh đấu kết thúc biểu ghi Cấu trúc biểu ghi khổ mẫu MARC21 cấu trúc điển hình khổ mẫu biên mục đại, với ba phần bản: đầu biểu, danh mục trường, liệu tương ứng với trường danh mục Hệ thống định nội dung vơi nhãn trường, thị mã trường con, ký tự phân cách quy định chi tiết cụ thể, tạo thuận lợi cho máy tính nhận biết, xếp tìm kiếm liệu MARC2L phù hợp khả với tiêu chuẩn biên mục biên mục đại AACR2 nên tạo linh hoạt cho nhiều loại hình tài liệu thư viện MARC21 xây dựng dựa chuẩn ISO.2709 nên việc trao đổi thông tin thực dễ dàng Cấu trúc biểu ghi khổ mẫu MARC cho máy tính lựa chọn tạo nhiều khả xếp liệu thư mục: « - Cho phép người sử dụng dễ dàng truy cập tới biểu ghi « In thông báo sách mới, ấn phẩm thư mục, mục lục dạng thức khác nhau, nhãn gầy sách « - Trao đối liệu thư mục với thư viện khác nước giới 189 Khổ mẫu MARC có ý nghĩa quan trọng biên mục tự động Thực chất biên mục tự động sử dụng phần mềm tư liệu sử dụng phân hệ biên mục phần mềm quản trị thư viện để tạo lập biểu ghi cho CSDL mục tạo mục lục thích hợp thư Trong biên mục tự động việc tạo lập biểu ghi thường xử lý tiền máy nhập đữ liệu, người thực Người ta nhập liệu qua khổ mẫu hiển thị hình theo kiểu xử lý văn Còn việc tổ chức xếp biểu ghi biên soạn mục lục máy tính thực Máy tính in phiếu mục lục chế cho ấn phẩm mục Đó sản phẩm đầu CSDL thư mục Khổ mẫu thư trao đổi UNIMARC Năm 1977, dựa theo tiêu chuẩn ISO-2709, Hiệp hội Thư viện Quốc tế (TFLA) phổ biến format ƯNIMARC Mục đích UNIMARC tạo thuận lợi cho trao đổi quốc tế liệu thư mục đọc máy trung tâm thư mục quốc gia UNIMARC sử dụng mơ hình để phát triển format trao đổi UNIMARC xử lý tất loại hình tài liệu như: sách, ấn phẩm định kỳ, tài liệu đồ biểu, âm nghe nhìn nhạc, phim ảnh, tài liệu UNIMARC áp dụng riêng tiêu chuẩn ISO 2709-1981 Đó chuẩn quốc tế dùng để xác định cấu trúc biểu ghỉ chứa đữ liệu thư mục Cấu trúc biểu ghi UNIMARC giống cấu trúc biểu ghi MARC, tức gồm ba phần: 190 a Dau biéu dai 24 ky tu b Danh mục trường đữ liệu c Các đữ liệu tương ứng với trường danh mục Các vùng đữ liệu UNIMARC phân thành 10 khối sau: 0xx- Khối thông tin nhận dang, dang để nhận dạng tài liệu nhận đạng biểu ghi, bao gồm trường: mã số biểu ghi, mã số thư mục quốc gia, mã số lưu chiểu quốc gia, mã số xuất bản, số ISBN, ISSN, 1xx- Khối thông tin mã hoá, dùng ký tự để mã nước xuất hay mã ngơn ngữ tài liệu, ví dụ: Vie (Việt Nam), Bng (Anh); tài liệu mã đổ hố biếu, loại hình tài liệu nghe tài liệu nhìn, như: hình sách, ảnh, tạp chí, để thị, âm 2xx- Khối thông tin mô tả thư mục: bao gồm trường, trường Về giống ISBD, trừ phụ Ví dụ: nhan để, thơng tin trách nhiệm, thông tin lần xuất bản, loại hình tài liệu, đặc trưng số liệu (collation), tùng thư (collection - sách bộ), 3xx- Khối phụ chú: phụ mô tả thư mục, nhan để tác giả, nguồn gốc tài liệu dịch 4xx- Khối liên kết dẫn: sưu tập, xuất gốc, đồng xuất bản, nhan để dịch 5xx- Khối nhan để kết hợp: nhan để chính, nhan để xếp, nhan đầu trang, để song song, nhan để ngồi bìa, nhan để 191 6xx- Khối chủ dé phân bản, ngày khoá, tháng, mã vùng tích: tác giả, nhan để, nơi xuất địa lý, ký hiệu 7xx- Khối thơng tin trách nhiệm chính, đồng tác giả, tác giả tap thé, phân nội dung: loại, từ tác giả 8xx- Khối thơng tín đữ liệu quốc tế: mã nước, quan biên mục 9xx- Khối thông tin nội bộ: ký hiệu kho, số lượng tài liệu kho Năm 1984 khổ mẫu trao đổi chung CCE (Common Communication Format) da biên soạn nhằm đáp ứng việc trao đổi liệu thư mục quan sử dụng format MARC Sản phẩm từ nguồn khác dần trổ nên tương hợp giúp thư viện trao đổi biểu ghi cho Việc cho mượn thư viện thuận lợi nhờ hệ thống mục lục lên hợp bảo đảm tính quán biên mục Ngồi q trình nối mạng dễ dàng Người ta truy nhập thức chuẩn CSDL khác qua việc sử dụng giao 1.7 Chỉ số ISBN ISSN Người ta xây dựng mã số để xác định cách xác tài liệu Đó số sách quốc tế ISBN số tạp chí quốc tế ISSN ISBN (International Standard Book Number) 14 số gần cho sách khuôn khổ hệ thống thông tin quốc tế Nó bao gồm tập hợp 10 chữ số 192 chia thành bốn nhóm, cách đấu gạch ngang, mà ba nhóm đầu có độ dài thay đổi, số nhằm: « - Xác định khu vực (chỉ số khu vực) - Xác định quan xuất (ehÏ số xuất bản) «© - Xác định tên sách (chỉ số tên sách) Số cuối số kiểm tra, cho phép tự động kiểm tra tính hiệu lực ISBN Ví dụ: Với số [SBN 2: - 7081 - 0324 - đó: vùng nói tiếng Pháp 7081: chi nha xuat ban “Les éditions d’ organisation” 0324: tác phẩm gestion des systémes 5: Hệ G.Ven Slipe “Conception et documentaires" số kiểm tra thống số sách Rayaune-Uni vao nam quốc tế ISBN đưa 1967 Lgi ich cha ISBN việc mua bán trao đổi sách thật rõ ràng Bằng cách gần cho sách số, cho phép sách xác định cách đơn giản rõ ràng phạm vi toàn giới Chỉ số cịn cho ta biết ngơn ngữ sử dụng nhà xuất Ngoài sử dụng số MTĐT làm cho đơn giản hoá tăng tốc độ xử lý nhiều công đoạn dây chuyền tư liệu ISSN (International Standard Serials Number) xác định ấn phẩm định kỳ la chi sé 193 ISSN bao gồm chữ số, chữ số cuối số kiểm tra chia thành hai nhóm, phân cách dấu gạch ngang Vi du: ISSN 0002 - 8231 xác định tap chi “Journal of the American society for information science” Chỉ số ISSN xác định tên tạp chí cách Vai trị ấn phẩm định kỳ giống vai trò số ISBN sách MÔ TẢ NỘI DUNG TÀI LIỆU 2.1 Khái niệm chung mô tả nội dung tài liệu Người ta gọi mô tả nội dung tài liệu tập hợp cơng đoạn, người ta mơ tả nội dung tài liệu với sản phẩm chúng Đó phân loại, đánh số, tóm tắt phân tích tài liệu Cùng tài liệu đối tượng nhiều bước mô tả nội dụng với mức độ khác Chẳng hạn, xác lập cho số phân loại, mục với gần chục thuật ngữ tóm tắt dài khoảng 100 từ Những cơng đoạn nối tiếp phụ thuộc lẫn nhau, thực theo quy trình địi hỏi phải có tri thức kinh nghiệm Mục đích mơ tả nội dung là: « Nắm bắt nội dung tài liệu để thơng báo cho người dùng tin « Tiến hành, cần thiết việc lựa chọn để trì hay loại bỏ tài liệu, xác định cách thức mức độ xử lý tài liệu 194 * Giúp cho việc xếp, tài liệu lưu trữ thơng tin tìm kiếm Việc mơ tả nội đung tài liệu thực nhiều mức độ khác Mô tả nội dung sâu sắc giá trị sử dụng cao Đối với tài liệu thường có ba mức mơ tả sau đây, theo mức độ sâu sắc tăng dần, là: ® Phân loại: phân loại ¢ gán cho tài liệu số khung Đánh số: gán cho tài liệu số từ chuẩn để nêu lên nội dung, chủ đề tài liệu ® - Tóm tắt: đọng tài liệu viết ngắn Để mô tả nội dung tài liệu người ta dùng ngôn ngữ tư liệu Đó ngơn ngữ nhân tạo, thuật ngữ có ý nghĩa nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ tìm kiếm thông tin 2.2, Ngôn ngữ tự nhiên ngôn ngữ tư liệu Ngơn ngữ hệ thống tín hiệu có chất bất kỳ, thực chức nhận thức giao tiếp trình hoạt động người Ngôn nhiên ngôn ngữ nhân tạo ngữ ngơn ngữ tự Ngơn ngữ tự nhiên Ngơn ngữ tự nhiên hay ngơn ngữ nói có nét đặc trưng riêng khiến người ta dùng việc xử lý thơng tin Những đặc trưng là: 195
Ngày đăng: 29/08/2023, 12:55
Xem thêm:
