TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN NHỰA ĐÔNG Á
Giới thiệu về Công ty cổ phần tập đoàn Nhựa Đông Á
Tên công ty: Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á
Trụ sở chính: Tầng 6 – Tòa nhà DMC – 535 Kim Mã – Ba Đình – Hà Nội
Chủ tịch HĐQT: Trần Thị Lê Hải Điện thoại: 0437342888
Ngành nghề kinh doanh của công ty: Hiện tại, Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á hoạt động trong lĩnh vực:
- Sản xuất các sản phẩm, vật liệu phục vụ trong xây dựng và trang trí nội ngoại thất.
- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông.
- Kinh doanh vật liệu xây dựng, trang thiết bị nội, ngoại thất.
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á tiền thân là công ty liên doanh với đối tác Đài Loan chuyên sản xuất sản phẩm nhựa mang thương hiệu Đông Á Sau khi mua toàn bộ phần vốn góp của đối tác nước ngoài, đã được chuyển thành Công tyTNHH Thương mại và Sản xuất Nhựa Đông Á.
Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Nhựa Đông Á chính thức được thành lập: Vốn điều lệ: 5 tỷ đồng.
Lao động: hơn 100 lao động.
Trụ sở: 41 Hàng Nón – Hoàn Kiếm – Hà Nội.
Nhà máy sản xuất chính đặt tại Lĩnh Nam – Thanh Trì – Hà Nội.
Nhà máy lắp ráp cửa nhựa đặt tại Chương Dương – Hà Nội.
Công ty TNHH Thương Mại và Sản xuất Nhựa Đông Á lập dự án trình UBND
TP Hà Nội xin phê duyệt và đã được cấp đất tại KCN Ngọc Hồi, đăng ký tham gia và trở thành thành viên Hiệp hội Nhựa Việt Nam, Hội Doanh nghiệp trẻ thành phố Hà Nội Đăng ký và được cấp bằng bảo hộ nhãn hiệu hàng hóa độc quyền tại Việt Nam, Lào, Campuchia cho nhãn hiệu Đông Á.
Công ty thành lập tổ chức công đoàn công ty trực thuộc Liên đoàn Lao động huyện Thanh Trì Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trên toàn công ty.
Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Nhựa Đông Á tập trung đầu tư xây dựng hai nhà máy tại hai khu công nghiệp Châu Sơn và khu công nghiệp Ngọc Hồi.
Là năm công ty có những bước tiến đột phá, bao gồm: Hoàn thiện về cơ bản xây dựng xong hai nhà máy tại hai khu công nghiệp Châu Sơn – Hà Nam và khu công triển khai) Tiến hành chuyển đổi hình thức công ty từ Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhựa Đông Á sang Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á.
Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á thành lập hai công ty con là: Công ty TNHH một thành viên S.M.W - Smartwindows, có trụ sở tại khu công nghiệp Châu Sơn - Hà Nam (tiền thân là Nhà máy nhựa Đông Á đặt tại Thanh Trì – Hà Nội) Công ty TNHH SmartWindows địa chỉ tại khu công nghiệp Ngọc Hồi, Thanh Trì, Hà Nội (tiền thân là Nhà máy lắp ráp cửa nhựa SmartWindows).
Dự kiến trong Quý I/2009, Công ty sẽ hoàn thành dự án đầu tư xây dựng Nhà máy lắp ráp cửa SmartWindows tại khu công nghiệp Tân Tạo Tp HCM và nhà máy sản xuất Bạt tại khu công nghiệp Hà Nam.
Ngày 14/5/2007, Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á chính thức làm lễ khánh thành đi vào hoạt động hai nhà máy tại khu công nghiệp Ngọc Hồi và khu công nghiệp Hà Nam.
Ngày 14/5/2007, ký hợp đồng hợp tác toàn diện với Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam - chi nhánh Quang Trung.
Công ty luôn nhận được sự tin tưởng ủng hộ của khách hàng và luôn mang đến cho khách hàng các sản phẩm chất lượng cao Để phục vụ khách hàng ngày một tốt hơn, công ty đã không ngừng nỗ lực cải tiến đầu tư trang thiết bị, nâng cấp nhà xưởng, và nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, nhân viên kỹ thuật Đặc biệt với tiêu thức kinh doanh lấy uy tín và chất lượng làm mục tiêu hàng đầu, công ty có thể đem đến các sản phẩm chất lượng tốt đáp ứng nhu cầu của quý khách hàng.
1.1.3 Chức năng nhiệm vụ của công ty
Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á là một công ty chuyên sản xuất tấm trần nhựa Đông Á, cửa uPVC có lõi thép gia cường – Smart Windows Nhận thấy chất lượng cuộc sống của người dân ngày càng được nâng cao, nhu cầu về các mặt hàng cao cấp, nhất là các mặt hàng mang tính nghệ thuật cũng vì thế mà tăng lên Đây là một trong những công ty hàng đầu về lĩnh vực sản xuất các sản phẩm về nhựa mang thương hiệu Đông Á Mục đích và phương hướng kinh doanh của công ty là sản xuất và kinh doanh các sản phẩm tấm trần nhựa Đông Á Chức năng và nhiệm vụ chính của công ty là sản xuất và cung cấp các mặt hàng tấm trần nhựa và cửa nhựa Smart Windows.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm chủ tịch HĐQT, Giám đốc, Phó giám đốc, và năm phòng: phòng kế hoạch, phòng nhân sự, phòng kế toán, phòng kinh doanh và phòng kĩ thuật.
- Chủ tịch HĐQT: Là người đứng đầu, quản lý toàn bộ công ty, có trách nhiệm về mọi mặt hoạt động tổ chức kinh doanh, và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật.
- Giám đốc: là người đại diện theo pháp luật của công ty, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các quyết định của Chủ tịch HĐQT, tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh va phương án đầu tư của công ty, thường xuyên báo cáo chủ tịch HĐQT tình hình, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Phòng kế hoạch Phòng NS Phòng kế toán Phòng KD
- Phó Giám đốc: là người điều hành các hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả của các hoạt động đó.
1.2.2 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban
Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ thực hiện các công viêc do giám đốc giao, hoàn thành các công việc được giao theo đặc điểm nhiệm vụ riêng của từng bộ phận.
Chức năng chính của các phòng:
- Phòng Tài chính kế toán: Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy định của Nhà nước Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lương Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán kế toán, quyết toán và các báo cáo theo quy định Thực hiện các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo quy định Thực hiện nghiệp vụ thanh toán Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và kiểm tra chuyên đề.
- Phòng kinh doanh: Đây là phòng có đội ngũ công nhân có năng lực chuyên môn cao, có kiến thức sâu trong lĩnh vực kinh doanh và nắm bắt thị trường kinh doanh Có thể nói đây chính là đầu ra quyết định sự phát triển của công ty Vì vậy, phòng này có nhiệm vụ nắm bắt thị trường hiện có, mở rộng thì trường và mở rộng lĩnh vực kinh doanh.
- Phòng kỹ thuật: Đây cũng chính là mắt xích quan trọng với phòng kinh doanh Nhiệm vụ chính là hướng dẫn điều hành trong sản xuất, để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra một cách thuận lợi và đạt hiệu quả cao nhất, đảm bảo cho sản phẩm ngày càng hoàn mỹ và chất lượng mẫu mã tiên tiến hơn.
- Phòng nhân sự: Tuyển dụng nhân sự cho công ty, là cơ quan tham mưu, giúp việc cho giám đốc các vấn đề về tổ chức, lao động, tiền lương, công tác nhân sự, công tác văn thư lưu trữ, công tác hành chính Có chức năng tham mưu cho giám đốc việc đào tạo tuyển dụng, xa thải công nhân viên, quản lý công nhân viên của công ty ngoài ra phòng hành chính còn nghiên cứu, đề xuất những biện pháp giúp giám đốc chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc công nhân viên thực hiện các nội quy, quy chế của công ty.
- Phòng kế hoạch: là bộ phận đề ra các kế hoạch và chiến lược kinh doanh của công ty.
Bài toán Quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á
Đây là một công ty sản xuất và kinh doanh mặt hàng về nhựa, do đó việc giải quyết tốt bài toán quản lý bán hàng là một công việc mang tính quyết định đối với công ty Hiện nay công việc quản lý bán hàng của công ty được thực hiện bằng phương pháp thủ công dẫn đến những bất cập sau: tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến những sai sót Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài Thông tin thường được lưu trữ trên giấy nên gây lãng phí lớn Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được các yêu cầu lớn hơn đặt ra.
Bài toán đặt ra cho công ty là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lý các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở các cách thức hoạt động và quy tắc làm việc của công ty Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên,phù hợp với điều kiện của công ty.
Thực trạng tin học hóa tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á
1.4.1 Kế hoạch tin học hoá của công ty
Hiện nay công ty đang có kế hoạch mở rộng các hoạt động sản xuất và kinh doanh, mở thêm một số chi nhánh trên địa bàn Hà Nội và tiến tới việc đặt chi nhánh tại các tỉnh khác Do đó bài toán Quản lý bán hàng của công ty ngày càng trở nên phức tạp hơn Lý do này khiến công ty phải tìm một công cụ quản lý bán hàng hiệu quả hơn.
Trong thời đại ngày nay, việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào các hoạt động sản xuất kinh doanh càng ngày càng phổ biến và mang tính sống còn Điều này đặt ra cho công ty một yêu cầu cấp bách là phải có kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của mình, trong đó có công tác quản lý bán hàng.
Theo ban lãnh đạo của công ty, hiện nay công ty đã có kế hoạch cụ thể cho việc tin học hoá cho một số hoạt động của công ty để tạo tiền đề cho việc mở rộng sản xuất kế hoạch tin học hoá và dành 5% lợi nhuận của các năm tiếp theo để bảo trì và nâng cấp cho hệ thống thông tin của công ty Ngoài ra công ty sẽ tuyển thêm một số nhân viên có trình độ tin học cao để bố trí vào các công việc liên quan đến tin học sau này.
1.4.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin của công ty trong quản lý bán hàng
Hiện nay công nghệ thông tin là một lĩnh vực phát triển mạnh mẽ và nó ngày càng đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội Nhận thức được tầm quan trọng của CNTT nên công ty đã và đang từng bước triển khai việc áp dụng CNTT vào sản xuất và kinh doanh Hiện nay hầu hết các phòng ban trong công ty đều có máy vi tính, máy in, máy fax, sự có mặt của các thiết bị tin học đó đã làm giảm đáng kể khối lượng công việc mà các nhân viên phải làm trước kia, các hoạt động trong công ty đựoc xử lý nhanh hơn, năng suất công việc do đó được tăng lên rõ rệt, hiệu quả cao, giảm chi phí đem lại rất nhiều lợi ích cho công ty.
Một số máy trong công ty đã được nối mạng nội bộ (LAN) điều này làm cho công việc được thực hiện nhanh hơn nhờ sự linh động trong luân chuyển dữ liệu do đuợc chia sẻ dùng chung, có thể thực hiện nhiều công việc cùng một lúc trên các máy tính khác nhau, dữ liệu được lưu chung trên máy chủ thuận tiện cho việc quản lý cơ sở dữ liệu.
Tuy nhiên việc ứng dụng CNTT mới chỉ dừng lại ở mức sơ khai chứ chưa thật sự là chuyên nghiệp Chưa có các phần mềm lưu trữ và xử lý dữ liệu một cách chuyên nghiệp Các công việc kế toán được làm trên phần mềm Microsoft Excel không đảm bảo được sự nhất quán trong việc xử lý dữ liệu, các công việc vẫn mang tính thủ công khá tốn công sức đòi hỏi phải áp dụng các phận mềm mạnh hơn, tiện dụng hơn Đặc biệt trong lĩnh vực quản lý bán hàng.
Quản lý bán hàng là lĩnh vực khá phức tạp trong công tác kế toán Nó đòi hỏi sự chính xác cao, xử lý công việc thật nhanh chóng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất do đó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của công ty Hiện tại hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á không đáp ứng được các thông tin của kế toán Từ những hạn chế và khó khăn trên đòi hỏi phải có một phần mềm chuyên nghiệp cho công tác quản lý bán hàng tại công ty
Giải pháp tin học hóa cho bài toán quản lý bán hàng tại công ty cổ phần tập đoàn Nhựa Đông Á
1.5.1 Các giải pháp cho bài toán quản lý bán hàng tại công ty
Trong nền kinh tế nhiều thành phần ngày nay thì quản lý bán hàng càng mang tính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh Vì vậy việc ra đời những bài toán quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riêng là một điều tất yếu khách quan.
Với thực trạng của công ty hiện nay có thể đề xuất một số giải pháp nhằm thực hiện tốt công tác quản lý bán hàng:
Thứ nhất: Tuyển dụng các cán bộ đã có sẵn trình độ, kinh nghiệm vào làm việc cũng như tăng cường cử các nhân viên đang đảm nhiệm công tác quản lý bán hàng đi học các lớp đào tạo nâng cao về nghiệp vụ, chuyên ngành để nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.
Thứ hai: Công ty cần có ý thức và dành các khoản đầu tư thích đáng cho công nghệ tin học, mua sắm cho quỹ các máy vi tính và phần mềm tương ứng để ứng dụng và khai thác chúng phục vụ cho hoạt động quản lý nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả hoạt động Việc ứng dụng máy tính cho phép một mặt giảm thiểu các sai sót thủ công trong việc hạch toán kế toán và thời gian lập các loại báo cáo, mặt khác giúp cho Giám đốc có thêm một công cụ phân tích, xử lý dữ liệu phục vụ cho công tác hoạch định, lên kế hoạch, quản lý, giám sát, theo dõi và dự báo về mọi mặt của lĩnh vực hoạt động
Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủ công không còn phù hợp nữa Hệ thống quản lý theo phương pháp thủ công có rất nhiều yếu kém: Thông tin về đối tượng quản lý nghèo nàn, lạc hậu, không thường xuyên cập nhật Việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lưu trữ trong đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lặp giữa các bộ phận Đặc biệt mất nhiều thời gian, công sức để dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ Các bài toán quản lý được đưa vào máy tính ngày càng được tối ưu hoá, giảm được thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn cho kinh doanh.
Từ những nguyên nhân đó, công ty cần phải xây dựng một hệ thống Quản lý bán hàng thống nhất và đồng bộ nhằm tối ưu hoá công tác quản lý bán hàng của mình.
1.5.2 Các yêu cầu về mặt chức năng
Hệ thống được xây dựng cần phải đảm bảo các chức năng sau:
- Quản lý một cách khoa học các hàng hoá trong kho
- Quản lý các loại hàng xuất, thời gian xuất hàng
- Quản lý các đơn hàng
- Quản lý các khách hàng
- Đưa ra các báo cáo thống kê theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của ban lãnh đạo
1.5.3 Các yêu cầu về cơ sở công nghệ
- Sử dụng các công nghệ tin học tiên tiến hiện nay.
- Sử dụng các ngôn ngữ lập trình bậc cao nhằm giúp cho người dùng dễ dàng trong việc sử dụng các chức năng của chương trình.
- Thiết kế giao diện khoa học, thân thiện người dùng Có rất nhiều các ngôn ngữ lập trình hiện nay cho phép người sử dụng thiết kế giao diện một cách dễ dàng, một trong những ngôn ngữ đó là Visual Basic.
- Sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu có tính bảo mật, quản lý tốt các dữ liệu của công ty Hiện nay có rất nhiều các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau như SQL Server, MySQL, Oracle, MS Access…
- Đảm bảo hệ thống có thể sử dụng trong một thời gian dài mà không bị lỗi thời về mặt công nghệ.
Khái quát về đề tài
1.6.1 Lý do chọn đề tài
Trong thời gian thực tập tại công ty, bộ máy quản lý bán hàng tại công ty hoạt động với số nghiệp vụ giao dịch trong ngày thường rất lớn, lượng dữ liệu tính toán khá nhiều, mà áp dụng phương pháp thủ công tốn rất nhiều công sức và mất nhiều thời gian Tất cả các công việc liên quan đến việc bán hàng (nhập- xuất hàng hoá) đều đang được thực hiện trên giấy tờ, sổ sách do kế toán trực tiếp kiểm kê và xác nhận.
Hiện tại, bộ máy quản lý bán hàng vẫn do con người trực tiếp kiểm kê, nhập, xuất, ghi chứng từ, hóa đơn nhập xuất Vấn đề đó sẽ rất dễ gây nhầm lẫn, mệt mỏi. Muốn kiểm tra, tìm kiếm chứng từ, hóa đơn, hay loại hàng hoá nào đó, người quản lý bán hàng phải tra cứu trên sổ sách, giấy tờ, cộng sổ xem cuối kỳ tình hình tài chính là bao nhiêu Máy tính có thể trợ giúp( làm thay) con người những công việc trên Đó là những vấn đề nổi cộm cần phải được giải quyết ngay ở công ty nên đề tài: “ Xây dựng phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á ” sẽ giải quyết những bất cập và hạn chế trên.
1.6.2 Sự cần thiết và tính khả thi của đề tài
Qua thời gian khảo sát việc quản lý bán hàng tại công ty, em nhận thấy đây là quá trình chủ yếu trong hoạt động kinh doanh của công ty Ta có thể chỉ ra tính hạn chế của hệ thống của việc quản lý mang tính thủ công, nó đã tồn tại từ những ngày công ty mới thành lập, khi đó nó rất thích hợp và phát huy hiệu quả Song đến thời điểm hiện nay nó trở nên bất cập do lượng sản phẩm nhập xuất diễn ra thường xuyên hơn, làm công việc giấy tờ trở nên tồn đọng, không giải quyết kịp thời và hay mắc sai sót.
Tốn nhiều thời gian, công sức trong việc tổng hợp thống kê báo cáo từ cấp trên.
Việc tra cứu, tìm kiếm chọn lọc thông tin về sản phẩm mất nhiều công sức không thuận tiện đầy đủ chính xác.
Khó thực hiện việc cập nhật thường xuyên các thông tin về nhập và xuất hàng.
Và việc điều động nguồn nhân lực tốn kém về chi phí, lượng giấy tờ lưu trữ lớn
Và như thế việc đưa ra công nghệ thông tin vào công tác quản lý là một điều tất yếu.
Trong hoàn cảnh xã hội tin học hoá như hiện nay ta càng thấy rõ vai trò của công nghệ thông tin trong cuộc sống Với tiềm lực về tài chính sẵn có, đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nhằm đáp ứng nhu cầu chính xác, đầy đủ nhanh chóng và khắc phục được các nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công, thì việc đầu tư xây dựng cho mình một Phần mền quản lý và dễ sử dụng là rất khả quan và một lý do đơn giản đó là tính cấp thiết của yêu cầu thay đổi trong cách quản lý của công ty trong giai đoạn mới. Điều kiện tin học hoá công tác quản lý bán hàng cho doanh nghiệp nói chung là không lớn bao gồm tài chính, con người, thời gian Nó là khâu trung gian để cập nhật thông tin một cách chính xác khi có sự thay đổi.
1.6.3 Điều kiện để thực hiện đề tài Để giảm thiểu những nhược điểm của hệ thống cũ, hệ thống mới cần đáp ứng những yêu cầu sau:
-Hệ thống mới phải tối ưu hoá về tính năng sử dụng như phải dễ dàng cập nhập hoá đơn nhập xuất đưa ra báo cáo ngay theo yêu cầu ủa nhà quản lý.
-Tự động hoá hệ thống tránh việc cập nhập thông tin một cách thủ công.
-Hệ thống phải thân thiện với người sử dụng,hình ảnh minh hoạ dễ hiểu ,giao diện đẹp và cách bố trí rõ ràng khoa học.
-Đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
-Đảm bảo việc xử lý thông tin phục vụ việc kiểm soát và nắm chắc tình hình hoạt động của công ty.
-Đảm bảo xử lý thông tin phục vụ từng yêu cầu cụ thể hàng tháng của người quản lý.
-Đảm bảo một cách chính xác các số liệu, tránh nhầm lẫn đáng tiếc xảy ra, giúp công ty kinh doanh một cách hiệu quả kinh tế cao nhất.
CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ NHỮNG CÔNG CỤ CẦN THIẾT ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
Tổng quan về phần mềm
2.1.1 Phần mềm và phần mềm ứng dụng
Phần mềm (software) là một tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó.
Phần mềm là tổng thể bao gồm 3 bộ phận:
Các cấu trúc dữ liệu
Các tài liệu liên quan
Là một loại chương trình có khả năng làm cho máy tính thực hiện trực tiếp một công việc nào đó người dùng muốn thực hiện Điều này khác với phần mềm hệ thống tích hợp các chức năng của máy tính, nhưng có thể không trực tiếp thực hiện một tác vụ nào có ích cho người dùng.
Các phần mềm ứng dụng thường được gom lại thành bộ phần mềm Các phần mềm riêng biệt trong bộ phần mềm thường có giao diện và tính năng tương tự làm người dùng dễ dàng học và sử dụng Và các phần mềm này thường tương tác được với nhau để đem lại lợi ích cho người dùng.
2.1.2 Vai trò của phần mềm
Phần mềm – linh hồn của các hệ thống máy tính, có vai trò nền tảng của mọi hoạt động xã hội Mọi nền kinh tế phụ thuộc rất lớn vào phần mềm.
2.1.3 Vòng đời phát triển của phần mềm
Khái niệm vòng đời phát triển của phần mềm nhằm mục đích phân đoạn toàn bộ quá trình từ khi ra đời đến khi phát triển phần mềm để có những biện pháp thích ứng hoạt động vào từng giai đoạn với mục đích phần mềm ngày càng hoàn thiện.
Người ta thường dùng một mô hình gọi là mô hình thác nước để biểu diễn vòng đời phát triển của phần mềm.
Mô hình thác nước Ý nghĩa của mô hình này là các bậc ở phía trên sẽ tác động bao trùm tất cả các bậc ở phía dưới và càng ở những thứ bậc thấp ở phần cuối càng phải chịu tác động của các thứ bậc phía trên
Nhược điểm chính của mô hình thác nước là rất khó khăn trong việc thay đổi các phần đã được thực hiện Mô hình này chỉ thích hợp khi các yêu cầu đã được tìm
Bảo trì hiểu rõ ràng và những thay đổi sẽ được giới hạn một cách rõ ràng trong suốt quá trình thiết kế.
Các bước tổng quát của quy trình phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm
Bước 1: Đánh giá yêu cầu Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất mà kết quả của nó có ý nghĩa quyết định tới sự thành công của toàn bộ dự án Nó có mục đích tìm hiểu về hệ thống đang tồn tại, đánh giá nhu cầu của sụ phát triển đối với sự phát triển của hệ thống mới với các khía cạnh:
- Khả thi về mặt kỹ thuật để đảm bảo rằng mọi yêu cầu về chức năng của hệ thống mới đều có thể tìm được giải pháp hay kỹ thuật thực hiện.
- Khả thi về mặt tài chính để đảm bảo mọi yêu cầu về chi phí cho việc sản xuất phần mềm đều được đáp ứng và phù hợp với khả năng, dự trù kinh phí của người dùng.
- Khả thi về thời gian để đảm bảo rằng thời gian dự kiến cho việc thiết kế phần mềm là hợp lý và có thể được người dùng chấp nhận.
- Khả thi về nhân lực đảm bảo rằng từ phía nhà sản xuất có đủ đội ngũ nhân lực trong việc xây dựng phần mềm đồng thời về phía người dùng cũng chuẩn bị được đội ngũ nhân lực cho việc khai thác sử dụng và vận hành hệ thống.
Bước 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch phân tích chi tiết
- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
- Nghiên cứu hẹ thống thực tại
- Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
- Đánh giá lại tính khả thi
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
Bước này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Thiết kế các luồng dữ liệu vào
- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
- Hợp thức hóa mô hình logic.
Bước 4: Đề xuất các phương án của giải pháp
Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp:
- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức
- Xây dựng các phương án của giải pháp
- Đánh giá các phương án của giải pháp
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp.Bước 5: Thiết kế vật lý ngoài
Bước này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hóa Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:
- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ ra)
- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa
- Thiết kế các thủ tục thủ công
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
Bước 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của bước thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóa của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là như sau:
- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
- Thiết kế vật lý trong
Bước 7: Cài đặt và khai thác
Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:
- Lập kế hoạch cài đặt
- Khai thác và bảo trì
Các phương pháp thiết kế
2.3.1 Phương pháp Top down design Đây là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá Tư tưởng của phương pháp này là đi từ tổng quan đến chi tiết tức là khi giải quyết một vấn đề nào đó của thực tiễn, người ta đưa ra các phác thảo từ giải quyết vấn đề tổng quát. Sau đó các vấn đề lại được phân ra thành vấn đề nhỏ, cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới cho đến khi mỗi vấn đề có thể tương ứng với một chương trình, do đó phương pháp này còn có tên gọi là thiết kế “ từ đỉnh xuống” ( Top down design) Quy trình này cũng được gọi là quy trình cấu trúc hoá.
Phương pháp thiết kế Top down design phù hợp với các doanh nghiệp, các tổ chức mà hệ thống thông tin chưa được tin học hóa, tức là đang ở mô hình xử lý thủ công Khi đó với phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống đáy sẽ giải quyết triệt để các vấn đề thực tiễn đặt ra và phần mềm có tính ứng dụng cao.
2.3.2 Phương pháp Bottom up design
Xét ở góc độ nào đó, phương pháp thứ hai này hơi ngược với phương pháp thứ nhất Nếu như trong phương pháp thứ nhất chúng ta đi từ tổng quát đến chi tiết thì phương pháp thứ hai ngược lại, xuất phát điểm từ chi tiết rồi mới đến tổng quát Trước hết, người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giả quyết bài toán người ta gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính Sau đó thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm nhiệm vụ tập hợp các
Lĩnh vực ứng dụng chủ yếu của phương pháp này là hệ thống thông tin thuộc loại tin học hóa từng phần Đối với các hệ thống này, người ta đã tiến hành tin học hóa ở một số bộ phận và mang lại hiệu quả thiết thực khi có dự án phát triển hệ thống thông tin thì người ta không áp dụng phương pháp thứ nhất vì như thế là xóa bỏ tất cả và làm lại từ đầu Các phần mềm được sử dụng sẽ được tiếp tục giữ lại trong hệ thống mới để vừa đảm bảo vấn đề tiết kiệm tài chính, vừa đảm bảo tính kế thừa và tâm lý quen sử dụng
Quá trình áp dụng phương pháp thứ hai gồm 3 bước:
Bước 1: Xuất phát từ cụ thể, phân tích chức năng các phần mềm và xếp chúng thành từng nhóm với cùng chức năng
Bước 2: Trong các nhóm, người ta phát triển thêm các chức năng mới.
Bước 3: Tích hợp các nhóm thành một hế thống thống nhất.
Trên đây chúng ta đã xem xét hai phương pháp thiết kế giải thuật cơ bản của trường phái lập trình cấu trúc Trong thực tiễn, tuỳ thuộc vào từng bài toán cụ thể mà người lập trình lựa chọn mộ trong hai phương pháp trên Đôi khi người ta còn sử dụng kết hợp cả hai phương pháp với mục đích cuối cùng là thiết kế được các giải thuật chất lượng, tối ưu và hiệu quả.
Phương pháp luận về phân tích hệ thống thông tin
2.4.1 Các phương pháp thu thập thông tin
Phỏng vấn là một trong hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin Phỏng vấn cho phép thu thập những thông tin được xử lý theo cách khác nhau với mô tả trong tài liệu.
Cho phép nghiên cứu kĩ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình trạng của các thông tin đầu vào cũng như đầu ra.
Sử dụng phiếu điều tra
Phương pháp này sử dụng đối với các đối tượng cần điều tra thông tin với quy mô lớn.
Việc thực hiện quan sát cho phép chúng ta thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để ở đâu, đưa cho ai ? Phương pháp quan sát có nhiều rủi ro vì nếu để đối tượng quan sát để ý thì họ sẽ thay đổi lịch trình làm việc không như ngày thường.
2.4.2 Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin
Các yêu cầu của người sử dụng thường được viết bằng ngôn ngữ tự nhiên để những người không có kiến thức về mặt kỹ thuật có thể hiểu được nó Tuy nhiên, những yêu cầu hệ thống chi tiết phải được mô hình hoá Mô hình hoá hệ thống giúp người phân tích hiểu rõ các chức năng của hệ thống.
Ta có thể sử dụng các mô hình khác nhau để biểu diễn hệ thống từ nhiều khía cạnh khác nhau
Một số công cụ chính dùng để mô hình hóa và xây dựng tài liệu cho hệ thống là sơ đồ chức năng kinh doanh BFD( Business Function Diagram ), sơ đồ luồng thông tin IFD ( Information Flow Diagram) và sơ đồ luồng dữ liệu DFD ( Data Flow Diagram ).
Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD :
Sơ đồ chức năng BFD là sơ đồ mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đó cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài.
Mô hình được xây dựng dần cùng với tiến trình khảo sát chi tiết giúp cho việc định hướng hoạt động khảo sát
Nó cho phép xác định phạm vi các chức năng hay miền cần nghiên cứu của tổ chức.
Nó cho thấy vị trí của mỗi công việc trong toàn hệ thống, tránh trùng lặp, giúp phát hiện các chức năng còn thiếu.
Là cơ sở để thiết kế cấu trúc hệ thống chương trình của hệ thống sau này.
Phân cấp của sơ đồ BFD:
Việc phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng hợp đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết Trên cơ sở đó phân tích viên hệ thống có thể tiến hành theo một trình tự khoa học, có sự phân công mỗi nhóm phụ trách phân tích một mức nào đó
Quy tắc lập sơ đồ BFD:
Tuần tự: ghi chức năng của từng cấp theo thứ tự xuất hiện của chúng
Lựa chọn: khi có sự lựa chọn giữa những gì xảy ra thì phải chỉ ra cách lựa chọn và đánh dấu “0” ở phía trên, góc phải của khối chức năng đó.
Phép lặp: Nếu một quá trình được thực hiện hơn một lần thì đánh dấu“*”ở phía trên, góc phải của khối chức năng
Nếu một quá trình nào đó bị loại khỏi đề án do chưa hợp lý hoặc không đem lại lợi ích thì nên đánh dấu bằng một dòng đậm vào khối chức năng.
Khi các chức năng phụ thuộc vào các sự kiện bên ngoài thì có thể đánh dấu bằng một mũi tên bên lề phải Tên gọi của sơ đồ chức năng cần được đặt một cách đầy đủ, rõ ràng để người đọc dễ hiểu và dễ dàng phân biệt giữa tên gọi của các chức năng với nhau.
Sơ đồ chức năng cần được xác lập một cách sáng sủa, đơn giản, chính xác và đầy đủ Các chức năng trên cùng một cấp thì có độ
Có thể đưa ra mô hình sơ đồ DFD một cách tổng quát như sau:
Sơ đồ luồng thông tin IFD
Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ IFD
Thủ công Giao tác người-máy
Tin học hoá hoàn toàn
Chức năng 1 Chức năng 2 Chức năng 3
Sơ đồ luồng dữ liệu DFD :
Là sự biểu diễn bằng sơ đồ sự vận động của dữ liệu và có liên quan đến nguồn, đích, xử lý và kho.
Một số quy tắc và quy ước liên quan tới sơ đồ DFD.
Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu.
Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất.
Xử lý luôn phải được đánh mã số.
Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau.
Tên cho xử lý phải là một động từ.
Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý.
Quy ước đối với việc phân rã DFD
Thông thường một xử lý mà lô gíc xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp.
Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD.
Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã.
Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó Đây gọi là nguyên tắc cân đối của DFD.
Xử lý không phân rã tiếp được thì gọi là xử lý nguyên thủy Mỗi xử lý nguyên thủy phải có một phích xử lý lô gíc trong từ điển hệ thống.
Các mức phân rã cơ bản của sơ đồ DFD gồm có:
Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ DFD :
Sơ đồ luồng dữ liệu là phần cốt lõi của rất nhiều phương pháp phân tích Nó chứa các ký pháp rất dễ hiểu đối với khách hàng Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ DFD bao gồm:
Quá trình hoặc chức năng :
Hình 14: Các ký pháp trong sơ đồ DFD
Các mũi tên liền chỉ dòng thông tin cầu.
Các mũi tên gián đoạn …… chỉ dòng thông tin cung.
Phương pháp luận về thiết kế hệ thống thông tin
2.5.1 Tổng quan về thiết kế cơ sở dữ liệu
Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định nội dung kho dữ liệu cần phải có để đủ cung cấp yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới Công việc này thường rất phức tạp, nó giống như một trưởng phòng kinh doanh mới nhận nhiệm vụ, rất khó để anh ta xác định cần phải có bao nhiêu quyển sổ ghi chép, mỗi quyển sổ ghi chép những gì để đủ phục vụ cho công tác quản lý cũng như điều hành những công việc tác vụ hàng ngày.
Thiết kế cơ sở dữ liệu không chỉ là việc phân tích viên gặp gỡ những người sử dụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họ cần để hoàn thành có hiệu quả công việc đang làm Việc hỏi như vậy nhiều khi có thể dẫn tới tình trạng khó khăn Ví dụ, một người sử dụng sẽ không thể trả lời một cách chắc chắn và chính xác những câu hỏi chung như
Lãnh đạo vậy để cung cấp một danh sách rất dài những thông tin cơ sở mà trong đó có nhiều cái chỉ mang tính bề ngoài, hời hợt Hoặc là người sử dụng có thể có thái độ thận trọng, né tránh vì anh ta không muốn mất thông tin Đôi khi vì quá lo lắng cho việc thỏa mãn nhu cầu của người sử dụng, một số phâ tích viên thường thêm một số hoặc nhiều thông tin vào danh sách đã được xây dựng thông tin yêu cầu mà người sử dụng nêu ra Chính vì vậy sau khi hệ thống thông tin được cài đặt xong, đưa vào sử dụng thì người sử dụng mới thấy rằng có phần khá lớn thông tin mà anh ta yêu cầu là không hữu ích và chỉ mang tính bề ngoài Sự dư thừa thông tin như vậy thường có tác động làm giảm hiệu quả sử dụng hệ thống thông tin và thêm vào đó là những khoản chi phí lớn phải bỏ ra để cập nhật cho cơ sở dữ liệu và tạo các thông tin ra mà chẳng bao giờ được thực sự dung đến.
2.5.2 Những thách thức khi thiết kế cơ sở dữ liệu
Những người đã tham gia nghiên cứu và xây dựng hệ thống thông từng thống nhất với nhau rằng: việc xác định nhu cầu thông tin là một công việc rất khó thực hiện và không tồn tại một phương pháp nào thích hợp cho mọi hoàn cảnh, mọi hệ thống.
Việc xác định nhu cầu thông tin sẽ có nhiều khó khăn khi: Hệ thống thông tin phải trợ giúp công việc phức tạp; Người sử dụng chưa rõ và chưa cấu trúc được công việc của mình; Phân tích viên ít kinh nghiệm.
Việc xác định nhu cầu thông tin sễ tương đối dễ dàng trong khi hệ thống thông tin có những đặc tính sau: Trợ giúp một nhiệm vụ rất có cấu trúc; Người thực hiện việc đó đã làm lâu năm và tham gia ngay từ khi khởi đầu dự án; Phân tích viên đã là chủ dự án hoặc tham gia nhiều dự án trong nhiều năm; Hệ thống thông tin có quy mô trung bình.
2.5.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra
Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra :
Bước 1 : Xác định các đầu ra
Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra.
Bước 2 : Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra
Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra.
Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc tính lặp. Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh.
Gạch chân các thuộc khóa cho thông tin đầu ra.
Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở.
Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1 (1.NF) Trong mỗi danh sách không được phép chứa những thông tin lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính này ra thành các thuộc tính
Gắn tên và tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của cá danh sách gốc.
Thực hiện việc chuẩn hóa mức 2 (2.NF) Trong mỗi danh sách mỗi thuộc tính phụ thuộc vào toàn bộ khóa chính chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa Nếu có phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách con mới.
Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới Đặt cho danh sách mới này một tên riêng phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.
Thực hiện việc chuẩn hóa mức 3.(3.NF) Trong mỗi danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính
Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới
Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hóa mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu
Mô tả các tệp Mỗi danh sách xác định được sau khi chuẩn hóa 3.NF sẽ là một tệp CSDL Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ CSDL về tệp.
Bước 3 : Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL.
Từ mỗi đầu ra theo các thực hiện của bước hai sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập Những danh sách này cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó lại với nhau.
Bước 4 : Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu
Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp.
Xác định độ dài cho một thuộc tính Tính độ dài bản ghi.
Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, quan hệ một – nhiều theo chiều mũi tên.
2.5.4 Nguyên tắc thiết kế màn hình nhập liệu
Mục đích của thiết kế màn hình nhập liệu là thiết kế các thủ tục nhập liệu có hiệu quả và giảm thiểu tối đa các sai sót
Việc thiết kế màn hình nhập liệu phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:
Khi nhập tài liệu từ một tài liệu gốc, khuôn dạng màn hình phải giống như tài liệu gốc.
Nên nhóm các trường trên trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số chung, theo chức năng
Không nhập các thông tin mà hệ thống thông tin có thể truy tìm được từ cơ sở dữ liệu hoặc tính toán được.
Đặt tên các trường ở trên hoặc trước trường nhập.
Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp.
Sử dụng phím tab để chuyển trường nhập.
Phương pháp luận về công cụ thực hiện đề tài
2.6.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Khi thiết kế hệ thống thông tin hay thiết kế phần mềm, việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu là rất quan trọng Đối với lập trình viên mà nói, khi lựa chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu để dựa vào đó viết những ứng dụng cơ sở dữ liệu (Database application), người ta thường chú ý đến khả năng, mức độ tiện dụng và các lĩnh vực chuyên sâu của bản thân hệ quản trị cơ sở dữ liệu đồng thời chú ý đến tính tương thích của nó với phần cứng hiện có cũng như với các phần mềm mà khách hàng đang thường xuyên sử dụng
Ngày nay, có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau như Oracle, MySQL, SQL Server, Foxpro, Microsoft Access…Trong khuôn khổ hạn chế của đề tài cũng như kiến thức đã học của bản thân em xin đề xuất lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access
Microsoft Access là một phần trong bộ phần mềm Microsoft Office nổi tiếng của hãng Microsoft Có thể xem sự ra đời của Microsoft Office gắn mật thiết với sự ra đời và phát triển của hệ điều hành Windows Vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, thanh công cụ (toolbars) và các hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phần lớn người dùng máy tính đều đã quen thuộc Trên cơ sở cấu trúc dữ liệu quan hệ, MS Access cung cấp cho người dùng giao diện thân thiện cũng như các thao tác đơn giản, trực quan nhất trong việc xây dựng và quản trị cơ sở dữ liệu cũng như xây dựng các ứng dụng cơ sở dữ liệu Việc trao đổi (nhập/xuất) dữ liệu giữa Access và các ứng dụng khác trong môi trường Windows như Excel, Word, Visual FoxPro, SQL Server… cũng rất thuận tiện.
Access có nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau về cơ sở dữ liệu Lập trình viên có thể dùng Access để phát triển 6 kiểu ứng dụng phổ biến nhất đó là:
Ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ.
Ứng dụng trong nội bộ từng phòng ban.
Ứng dụng cho toàn công ty.
Ứng dụng ở tuyến trước (front-end) cho các cơ sở dữ liệu theo mô hình khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp.
Ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan (Intranet) và mạng Internet.
Các thành phần chính của một cơ sở dữ liệu Access
Là thành phần cơ sở của tập tin cơ sở dữ liệu Access Nó được dùng để lưu trữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu Các thành phần của bảng gồm có:
Cột (Column) hay trường (Field).
Khóa ngoại lai (Foreign Key).
Là công cụ cho phép người sử dụng dùng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL hoặc công cụ truy vấn bằng QBE để thực hiện các truy vấn trích rút, chọn lựa dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu (thêm, sửa, xóa) trên các bảng
Form cho phép người sử dụng xây dựng trên các màn hình dùng để cập nhật hoặc xem dữ liệu lưu trong các bảng, ngoài ra cũng cho phép người sử dụng tạo ra các hộp thoại Form dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho các bảng và thiết kế giao diện chương trình.
Report cho phép tạo ra các kết xuất từ các cơ sở đã lưu trong các bảng, sau đó sắp xếp và định dạng theo một khuôn dạng cho trước và từ đó có thể xuất báo cáo ra màn hình hoặc máy in Report là một công cụ tuyệt vời phục vụ việc in ấn, nó cung cấp các khả năng:
In dữ liệu dưới dạng bảng.
In dữ liệu dưới dạng biểu.
Sắp xếp dữ liệu trước khi in.
Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu tới 10 cấp.
In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo.
Macro bao gồm một dãy các hành động (actions) dùng để tự động hóa một loạt các thao tác
Các Module Đó là nơi chứa các hàm, thủ tục Các module sử dụng các hàm và thủ tục để thực hiện một số hành động phức tạp nào đó mà không thể làm bằng Macro hay thực hiện những nhiệm vụ đặc biệt phức tạp.
Việc thiết kế các giao diện và các xử lý cho chương trình sao cho vừa đơn giản, dễ sử dụng lại vừa đáp ứng được các yêu cầu của người sử dụng về mặt chức năng là một vấn đề quan trọng hàng đầu đối với các lập trình viên Ngày nay có rất nhiều ngôn ngữ lập trình bậc cao có thể đáp ứng được các yêu cầu đó Một trong những ngôn ngữ được sử dụng phổ biến nhất hiện nay là Microsoft Visual Basic ( VB).
Ngôn ngữ lập trình Visual Basic
Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình bậc cao dùng để xây dựng các trình ứng dụng chạy trong Microsoft Windows Với VB người lập trình có thể dùng bộ phận thiết kế màn hình để tạo nên các nội dung cho một cửa sổ, chọn các đối tượng điều khiển (các nút bấm, các listbox ) từ một hộp công cụ (toolbox) và đưa chúng vào trong thiết kế VB ứng dụng phương pháp lập trình hướng sự kiện Các thủ tục sẽ chạy khi bạn chọn dùng nút bấm hoặc một đ ối tượng điều khiển khác.
VB là ngôn ngữ lập trình có thể dùng cho Microsoft Access, hay là bất cứ thành viên nào trong bộ phần mềm Microsoft Office Đây là ngôn ngữ lập trình được sử dụng để phát triển các phần mềm ứng dụng Nó có nhiều tính ưu việt hơn so với các ngôn ngữ khác ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức khi xây dựng ứng dụng VB gắn liền với khái niệm lập trình trực quan nghĩa là trong khi thiết kế chương trình, ta được nhìn thấy kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện Đây là điểm mạnh của VB so với các ngôn ngữ khác Trong khi thiết kế, lập trình viên có thể dễ dàng chỉnh sửa màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng Một trong những tính năng thường được sử dụng của VBchính là kỹ thuật lập trình truy cập cơ sở dữ liệu.
Visual Basic thực sự thích hợp cho các ứng dụng vừa và nhỏ, giúp giải quyết các bài toán quản lý đơn giản.
Các thành phần chính của Visual Basic :
Form là biểu mẫu của mỗi ứng dụng trong Visual Basic Form dùng để định vị và sắp xếp các bộ phận trên nó khi thiết kế các thành phần giao tiếp với người dùng
Properties Windows (cửa sổ thuộc tính):
Properties Windows là nơi chứa danh sách các thuộc tính của một đối tượng cụ thể Các thuộc tính này có thể thay đổi được để phù hợp với yêu cầu về giao diện của các chương trình ứng dụng.
Tools Box (Hộp công cụ)
Bản thân hộp công cụ này chỉ chứa các biểu tượng biểu thị cho các điều khiển mà ta có thể bổ sung vào biểu mẫu, là bảng chứa các đối tượng được định nghĩa sẵn của Visual Basic Các đối tượng này được sử dụng trong Form để tạo thành giao diện cho các chương trình ứng dụng của Visual Basic.
Project Explorer( Cửa sổ dự án)
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG
Khảo sát hệ thống thông tin tại công ty
3.1.1 Đối tượng, phạm vi và phương pháp khảo sát
Trong quá trình phân tích hệ thống thông tin, người ta có các phương pháp thu thập thông tin sau:
Sử dụng phiếu điều tra
Các đối tượng được khảo sát: bà Nguyễn Vân Anh
Phỏng vấn ông Nguyễn Anh Tuấn, giám đốc công ty để tìm hiểu những mong muốn về hệ thống được xây dựng trên phương diện của người lãnh đạo tổng thể.
Phỏng vấn bà Nguyễn Vân Anh, thủ kho để tìm hiểu cách thức quản lý kho hàng hiện tại và những yêu cầu, đề xuất đối với hệ thống mới.
Phỏng vấn cô Dương Thùy Linh, nhân viên bán hàng để tìm hiểu các quy trình bán hàng hiện tại và các mong muốn thay đổi của một nhân viên sẽ trực tiếp làm việc với hệ thống được xây dựng.
Nghiên cứu tài liệu về lịch sử hình thành của công ty, cơ cấu tổ chức cảu công ty Đồng thời nghiên cứu các mẫu biểu sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng của công ty để có những điều chỉnh cho phù hợp.
3.1.2 Kết quả thu được sau quá trình khảo sát
Sau một thời gian khảo sát thực tế tại cơ sở thực tập, em đã thu thập được những kết quả nhất định Các kết quả thu được bao gồm:
Bằng phương pháp phỏng vấn rút ra được các kết luận: các bộ phận của công ty từ lãnh đạo đến nhân viên đều mong muốn có một hệ thống quản lý mới khoa học hơn, dễ sử dụng và tốn kém ít nhân lực hơn Banlãnh đạo công ty còn mong muốn hệ thống được xây dựng phải phù hợp với kế hoạch tin học hoá của công ty.
Bằng phương pháp quan sát rút ra được các kết luận: Việc quản lý bằng thủ công mang lại rất nhiều bất cập như thông tin luân chuyển chậm, tính bảo mật không cao Khối lượng công việc khá lớn đôi khi gây nên nhầm lẫn và đôi khi gây nên ức chế cho các nhân viên xử lý…
Bằng phương pháp nghiên cứu tài liệu em đã thu thập được một số mẫu biểu được sử dụng trong quy trình bán hàng của công ty như: mẫu thẻ kho, mẫu hoá đơn bán hàng, mẫu báo cáo hàng tồn…
Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á
Từ ngày……tháng……năm 200… Đến ngày……tháng……năm 200…
Mã hàng:………. Tên hàng:……… Tại kho: ………
STT Ngày phát sinh Số lượng nhập Số lượng xuất Số lượng tồn
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á
535 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội
Theo QĐ:1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của
- Họ tên người nhận hàng: ……….
Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư
Mã sản phẩm Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng thành tiền( viết bằng chữ): ………
3.1.3 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) về quy trình nghiệp vụ bán hàng
Xác định và mô hình hóa các yêu cầu của hệ thống
3.2.1 Xác định các yêu cầu của hệ thống
Khi khách hàng gửi đơn đặt hàng đến, bộ phận quản lý bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng và đối chiếu xem lượng hàng trong kho có thoả mãn đơn đặt hàng hay không. Nếu thoả mãn, bộ phận này sẽ lập một hoá đơn bán hàng và phiếu xuất kho gửi cho khách hàng, đồng thời lưu lại đơn đặt hàng và một liên của hoá đơn bán hàng Khách hàng cầm hoá đơn đặt hàng đến bộ phận quản lý thanh toán.
Bộ phận thanh toán xem xét hoá đơn và đối chiếu với công nợ của khách hàng (nếu có) và thống nhất với khách hàng về phương thức thanh toán Khi đã thoả thuận xong, bộ phận này lập một phiếu thu, một liên lưu lại và một liên gửi cho khách hàng khi khách hàng đã thanh toán đầy đủ
Khách hàng cầm phiếu xuất kho đã nhận tại bộ phận quản lý bán hàng đến bộ phận quản lý kho hàng để nhận hàng Bộ phận kho sau khi xem xét sẽ xuất hàng cho khách hàng đồng thời lưu lại phiếu xuất kho Đến định kỳ hoặc khi lãnh đạo yêu cầu lập báo cáo thống kê, bộ phận lên báo cáo có trách nhiệm truy xuất các dữ liệu liên quan, tính toán các chỉ tiêu cần thiết và lập các báo cáo bán hàng thích hợp để gửi cho lãnh đạo Đồng thời đến định kỳ sẽ gửi báo cáo thống kê công nợ cho khách hàng yêu cầu thanh toán công nợ.
3.2.2 Mô hình hóa các yêu cầu của hệ thống
Các yêu cầu của người sử dụng thường được viết bằng ngôn ngữ tự nhiên để những người không có kiến thức về mặt kỹ thuật có thể hiểu được nó Tuy nhiên,những yêu cầu hệ thống chi tiết phải được mô hình hoá Mô hình hoá hệ thống giúp cho người phân tích hiểu rõ các chức năng của hệ thống.Ta có thể sử dụng các mô hình khác nhau để biểu diễn hệ thống từ nhiều khía cạnh khác nhau.
Xây dựng hệ thống
3.3.1 Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Khi thiết kế hệ thống thông tin hay thiết kế phần mềm, việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu là rất quan trọng Đối với lập trình viên mà nói, khi lựa chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu để dựa vào đó viết những ứng dụng cơ sở dữ liệu (database application), người ta thường chú ý đến khả năng, mức độ tiện dụng và các lĩnh vực chuyên sâu của bản thân hệ quản trị cơ sở dữ liệu đồng thời chú ý đến tính tương thích của nó với phần cứng hiện có cũng như với các phần mềm mà khách hàng đang thường xuyên sử dụng
Ngày nay, có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau như Oracle, MySQL, SQL Server, Foxpro, Microsoft Access…Trong khuôn khổ hạn chế của đề tài cũng như kiến thức đã học của bản thân em xin đề xuất lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access Phiên bản em sử dụng ở đây là phiên bản Access 2003.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003 là phiên bản tương đối mới của hãng Microsoft Hệ quản trị này có nhiều tính năng mới, khả năng xử lý nhanh, đã được sử dụng rộng rãi trong nhiều cơ quan, trường học…Vì vậy việc sử dụng hệ quản trị này trong việc xây dựng hệ thống thông tin mới trong cơ quan sẽ giảm bớt thay đổi đối với hệ thống cũ.
Microsoft Access 2003 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu rất phù hợp cho các bài toán quản lý ở quy mô vừa và nhỏ Sử dụng Access thực sự đơn giản nhưng rất hiệu quả trong việc tìm kiếm, tổ chức, khai thác và truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu Khả năng kết nối dữ liệu và công cụ truy vấn mạnh mẽ của Access làm cho việc tìm kiếm và truy xuất thông tin được thực hiện một cách nhanh chóng Access có hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng bởi giao diện phần mềm sử dụng icon và các tính năng khác giống hệt bộ Office 2003.
3.3.2 Lựa chọn ngôn ngữ lập trình
Việc thiết kế các giao diện và các xử lý cho chương trình sao cho vừa đơn giản, dễ sử dụng lại vừa đáp ứng được các yêu cầu của người sử dụng về mặt chức năng là một vấn đề quan trọng hàng đầu đối với các lập trình viên Ngày nay có rất nhiều ngôn ngữ lập trình bậc cao có thể đáp ứng được các yêu cầu đó.Trong khuôn khổ hạn chế về thời gian của đề tài và kiến thức của bản thân cũng như có thể áp dụng những kiến thức đã học trong nhà trường em xin đề xuất lựa chọn ngôn ngữ Visual Basic.
Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình bậc cao dùng để xây dựng các trình ứng dụng chạy trong Microsoft Windows Với Visual Basic người lập trình có thể dùng bộ phận thiết kế màn hình để tạo nên các nội dung cho một cửa sổ, chọn các đối tượng điều khiển (các nút bấm, các listbox ) từ một hộp công cụ (toolbox) và đưa chúng vào trong thiết kế Visual Basic ứng dụng phương pháp lập trình hướng sự kiện Các thủ tục sẽ chạy khi bạn chọn dùng nút bấm hoặc một đôí tượng điều khiển khác.
Visual Basic là ngôn ngữ lập trình có thể dùng cho Microsoft Access, Visual Basic có nhiều tính ưu việt hơn so với các ngôn ngữ khác ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức khi xây dựng ứng dụng Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan nghĩa là trong khi thiết kế chương trình, ta được nhìn thấy kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện Đây là điểm mạnh của Visual Basic so với các ngôn ngữ khác Trong khi thiết kế, lập trình viên có thể dễ dàng chỉnh sửa màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng Một trong những tính năng thường được sử dụng của Visual Basic chính là kỹ thuật lập trình truy cập cơ sở dữ liệu.
Visual Basic thực sự thích hợp cho các ứng dụng vừa và nhỏ, giúp giải quyết các bài toán quản lý đơn giản.
Thiết kế hệ thống thông tin
3.4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
DMKH (bảng danh mục khách hàng)
MaKH Text (10) Mã khách hàng (khoá)
TenKH Text (50) Tên khách hàng
SoDT Text(20) Số điện thoại
DMHH (bảng danh mục hàng hoá)
MaHH Text (10) Mã sản phẩm (khoá)
TenHH Text (30) Tên sản phẩm
DVT Text (10) Đơn vị tính
Makho Text(10) Mã kho( Khóa)
Diachi Text(50) Địa chỉ kho
SoPT Text (10) Số phiếu thu (khoá)
MaKH Text (10) Mã khách hàng
So_PX Text (10) Mã phiếu xuất(khoá)
NgayCT Date Ngày chứng từ
MaKH Text (10) Mã khách hàng
CTPX (bảng chi tiết phiếu xuất)
So_PX Text (10) Mã phiếu xuất (khoá)
TTDPX Integer Thứ tự dòng pxuất(khoá)
MaHH Text (10) Mã hàng hoá
So_HHD Text (10) Số hiệu hoá đơn(khoá)
NgayCT Date Ngày chứng từ
MaKH Text (10) Mã khách hàng
Thue Integer Thuế suất thuế GTGT
CTHD (bảng chi tiết hoá đơn)
So_HHD Text (10) Số hiệu hoá đơn (khoá)
TTD_HD Integer Thứ tự dòng hđơn(khoá)
MaHH Text (10) Mã hàng hoá
So_PN Text (10) Mã phiếu nhập (khoá)
NgayCT Date Ngày chứng từ
MaNCC Text (10) Mã nhà cung cấp
CTPN (bảng chi tiết phiếu nhập)
So_PN Text (10) Mã phiếu nhập (khoá)
TT_DPN Integer Thứ tự dòng pnhập (khoá)
MaHH Text (10) Mã hàng hoá
CTPT( Chi tiết phiếu thu)
SoPT Text(10) Số Phiếu thu(Khóa)
TT_DPT Number Thứ tự dòng phiếu thu(khóa)
TkCo Text(10) Tài khoản có
Dien_Giai Text(50) Diễn giải
TienVN Number Tiền Việt Nam
NgayCT Date/Time Ngày chứng từ
3.4.2 Thiết kế các giao diện vào/ra
Giao diện vào ra là nơi người sử dụng chương trình có thể tương tác với hệ thống, qua đó cập nhật hoặc truy xuất các thông tin Để người sử dụng thuận tiện trong việc giao tác với chương trình, ta sử dụng Visual Basic để thiết kế một số Form cập nhật thông tin cho chương trình
Có thể đưa ra một số Form tiêu biểu sau:
Form này là Form đầu tiên của hệ thống, nó đòi hỏi người dùng phải nhập chính xác tên người sử dụng và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống Tuỳ theo từng người sử dụng mà hệ thống sẽ phân cho họ các quyền sử dụng khác nhau, được phép hoặc không được phép sử dụng một chức năng nào đó Tên người sử dụng và mật khẩu tương ứng đã được người lập trình quy định trong cơ sở dữ liệu.
Form Quản lý người sử dụng
Form Danh mục tài khoản
Form Danh mục hàng hóa
Form Danh mục ngoại tệ
Form Danh mục khách hàng
Form Hóa đơn bán hàng
3.4.3 Thiết kế các logic xử lý
Thuật toán đăng nhập hệ thống
Kiểm tra tài khoản tài khoản
Thông báo mật khẩu sai i=i+1
Thuật toán cập nhật dữ liệu
Thuật toán sửa dữ liệu
Kiểm tra dữ liệu tồn tại hay chưa
Nhập dữ liệu cần sửa
Ghi thông tin vào cơ sở dữ liệu
Dữ liệu hợp lệ Cập nhật lại
Thuật toán xoá dữ liệu
Thuật toán tìm kiếm dữ liệu
Nhập dữ liệu cần xoá
Thông báo không tìm thấy
Tìm thấy Cập nhật lại
Nhập dữ liệu tìm kiếm
Hiển thị dữ liệu tìm kiếm được
Thông báo dữ liệu không tồn tại Đ Đ
Thuật toán in báo cáo
Hiển thị dữ liệu tìm được
Thông tin không tìm thấy
Nhập lại Hiển thị dữ liệu tìm được Hiển thị dữ liệu tìm được Thông tin không tìm thấy
Nhập lại Hiển thị dữ liệu tìm được Thông tin không tìm thấy
