Giải pháp phần mềm quản lý bán hàng cho công ty cổ phần tập đoàn Nhựa Đông Á

Các giải pháp cho bài toán quản lý bán hàng tại công ty Trong nền kinh tế nhiều thành phần ngày nay thì quản lý bán hàng càng mang

Các bài toán quản lý được đưa vào máy tính ngày càng được tối ưu hoá, giảm được thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn cho kinh doanh. Từ những nguyên nhân đó, công ty cần phải xây dựng một hệ thống Quản lý bán hàng thống nhất và đồng bộ nhằm tối ưu hoá công tác quản lý bán hàng của mình.

Sự cần thiết và tính khả thi của đề tài

Song đến thời điểm hiện nay nó trở nên bất cập do lượng sản phẩm nhập xuất diễn ra thường xuyên hơn, làm công việc giấy tờ trở nên tồn đọng, không giải quyết kịp thời và hay mắc sai sót. Với tiềm lực về tài chính sẵn có, đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nhằm đáp ứng nhu cầu chính xác, đầy đủ nhanh chóng và khắc phục được các nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công, thì việc đầu tư xây dựng cho mình một Phần mền quản lý và dễ sử dụng là rất khả quan và một lý do đơn giản đó là tính cấp thiết của yêu cầu thay đổi trong cách quản lý của công ty trong giai đoạn mới.

Điều kiện để thực hiện đề tài

Điều kiện tin học hoá công tác quản lý bán hàng cho doanh nghiệp nói chung là không lớn bao gồm tài chính, con người, thời gian. -Đảm bảo một cách chính xác các số liệu, tránh nhầm lẫn đáng tiếc xảy ra, giúp công ty kinh doanh một cách hiệu quả kinh tế cao nhất.

Các bước tổng quát của quy trình phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm Bước 1: Đánh giá yêu cầu

Bước này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hóa. Kết quả quan trọng nhất của bước thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóa của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm.

Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống.

Các phương pháp thiết kế

Đối với các hệ thống này, người ta đã tiến hành tin học hóa ở một số bộ phận và mang lại hiệu quả thiết thực khi có dự án phát triển hệ thống thông tin thì người ta không áp dụng phương pháp thứ nhất vì như thế là xóa bỏ tất cả và làm lại từ đầu. Các phần mềm được sử dụng sẽ được tiếp tục giữ lại trong hệ thống mới để vừa đảm bảo vấn đề tiết kiệm tài chính, vừa đảm bảo tính kế thừa và tâm lý quen sử dụng.  Bước 1: Xuất phát từ cụ thể, phân tích chức năng các phần mềm và xếp chúng thành từng nhóm với cùng chức năng.

Đôi khi người ta còn sử dụng kết hợp cả hai phương pháp với mục đích cuối cùng là thiết kế được các giải thuật chất lượng, tối ưu và hiệu quả.

Phương pháp luận về phân tích hệ thống thông tin .1 Các phương pháp thu thập thông tin

Một số công cụ chính dùng để mô hình hóa và xây dựng tài liệu cho hệ thống là sơ đồ chức năng kinh doanh BFD( Business Function Diagram ), sơ đồ luồng thông tin IFD ( Information Flow Diagram) và sơ đồ luồng dữ liệu DFD ( Data Flow Diagram ). Sự dư thừa thông tin như vậy thường có tác động làm giảm hiệu quả sử dụng hệ thống thông tin và thêm vào đó là những khoản chi phí lớn phải bỏ ra để cập nhật cho cơ sở dữ liệu và tạo các thông tin ra mà chẳng bao giờ được thực sự dung đến. Những người đã tham gia nghiên cứu và xây dựng hệ thống thông từng thống nhất với nhau rằng: việc xác định nhu cầu thông tin là một công việc rất khó thực hiện và không tồn tại một phương pháp nào thích hợp cho mọi hoàn cảnh, mọi hệ thống.

Việc xác định nhu cầu thông tin sễ tương đối dễ dàng trong khi hệ thống thông tin có những đặc tính sau: Trợ giúp một nhiệm vụ rất có cấu trúc; Người thực hiện việc đó đã làm lâu năm và tham gia ngay từ khi khởi đầu dự án; Phân tích viên đã là chủ dự án hoặc tham gia nhiều dự án trong nhiều năm; Hệ thống thông tin có quy mô trung bình.

Phương pháp luận về công cụ thực hiện đề tài .1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Trên cơ sở cấu trúc dữ liệu quan hệ, MS Access cung cấp cho người dùng giao diện thân thiện cũng như các thao tác đơn giản, trực quan nhất trong việc xây dựng và quản trị cơ sở dữ liệu cũng như xây dựng các ứng dụng cơ sở dữ liệu. Là công cụ cho phép người sử dụng dùng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL hoặc công cụ truy vấn bằng QBE để thực hiện các truy vấn trích rút, chọn lựa dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu (thêm, sửa, xóa) trên các bảng. Việc thiết kế các giao diện và các xử lý cho chương trình sao cho vừa đơn giản, dễ sử dụng lại vừa đáp ứng được các yêu cầu của người sử dụng về mặt chức năng là một vấn đề quan trọng hàng đầu đối với các lập trình viên.

Với VB người lập trình có thể dùng bộ phận thiết kế màn hình để tạo nên các nội dung cho một cửa sổ, chọn các đối tượng điều khiển (các nút bấm, các listbox..) từ một hộp công cụ (toolbox) và đưa chúng vào trong thiết kế.

Khảo sát hệ thống thông tin tại công ty

Bằng phương pháp phỏng vấn rút ra được các kết luận: các bộ phận của công ty từ lãnh đạo đến nhân viên đều mong muốn có một hệ thống quản lý mới khoa học hơn, dễ sử dụng và tốn kém ít nhân lực hơn. Banlãnh đạo công ty còn mong muốn hệ thống được xây dựng phải phù hợp với kế hoạch tin học hoá của công ty. Bằng phương pháp quan sát rút ra được các kết luận: Việc quản lý bằng thủ công mang lại rất nhiều bất cập như thông tin luân chuyển chậm, tính bảo mật không cao.

Bằng phương pháp nghiên cứu tài liệu em đã thu thập được một số mẫu biểu được sử dụng trong quy trình bán hàng của công ty như: mẫu thẻ kho, mẫu hoá đơn bán hàng, mẫu báo cáo hàng tồn….