ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾN HÀ
Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần Tiến Hà
Quá trình bán hàng và kết quả bán hàng của công ty
Hoạt động sản xuất của con người là hoạt động tự giác từ ý thức và từ mục đích, được lặp đi lặp lại và không ngừng được đổi mới, hình thành quá trình tới sản xuất xã hội, gồm các giai đoạn: Sản xuất - lưu thông - phân phối - tiêu dùng. Các giai đoạn này diễn ra một cách tuần tự và tiêu thụ là khâu cuối từ cùng quyết định đến sự thành công hay thất bại của một Doanh nghiệp.
Sản phẩm của doanh nghiệp sau khi được sản xuất xong thì vấn đề hàng đầu mà tất cả các doanh nghiệp quan tâm tới là vấn đề tiêu thụ Tiêu thụ hay bán hàng là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị "tiền tệ" và hình thành kết quả bán hàng Khi quá trình bán hàng chấm dứt doanh nghiệp sẽ một khoản doanh thu về tiêu thụ sản phẩm, vật tư hàng hoá hay cũng gọi là doanh thu bán hàng.
Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng kết quả bán hàng
Nhìn trong phạm vi Doanh nghiệp tiêu thụ thành phẩm hay bán hàng là nhân tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Tiêu thụ thể hiện sức cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trong thị trường từng là cơ sở để đánh giá trình độ tổ chức quản lý hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Mặt khác nó cũng gián tiếp phản ánh trình độ tổ chức các khâu cung ứng, sản xuất cũng như công tác dự trữ, bảo quản thành phẩm.
Trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế, bán hàng có một vai trò đặc biệt, nó vừa là điều kiện để tiến hành tới sản xuất xã hội vừa là cầu nối giữa nhà sản xuất với người tiêu dựng, phản ánh sự gặp nhau giữa cung và cầu về hàng hoá, qua định hướng cho sản xuất, tiêu dựng và khả năng thanh toán.
Trong doanh nghiệp kế toán là công cụ quan trọng để quản lý sản xuất và tiêu thụ, thông qua số liệu của kế toán nói chung, kế toán bán hàng và kết quả bán hàng nói riêng giúp cho doanh nghiệp và cấp có thẩm quyền đánh giá được mức độ hoàn thành của doanh nghiệp về sản xuất, giá thành, tiêu thụ và lợi nhuận. Để thực sự là công cụ cho quá trình quản lý, kế toán bán hàng và kết quả bán hàng phải thực hiện tốt, đầy đủ các nhiệm vụ sau:
* Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời giám sát chặt chẽ tình hình hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm.
* Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp.
* Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước.
* Cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phối kết quả Nhiệm vụ kế toán bán hàng và kết quả bán hàng phải luôn gắn liền với nhau.
Hoạt động sản xuất của con người là hoạt động tự giác cú ý thức và có mục đích, được lặp đi lặp lại và khụng ngừng được đổi mới, hình thành quá trình tới sản xuất xã hội, gồm các giai đoạn: Sản xuất - lưu thông - phân phối - tiêu dùng. Các giai đoạn này diễn ra một cách tuần tự và tiêu thụ là khâu cuối cùng quyết định đến sự thành công hay thất bại của một Doanh nghiệp.
Sản phẩm của doanh nghiệp sau khi được sản xuất xong thì vấn đề hàng đầu mà tất cả các doanh nghiệp quan tâm tới là vấn đề tiêu thụ Tiêu thụ hay bán hàng là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị "tiền tệ" và hình thành kết quả bán hàng Khi quá trình bán hàng chấm dứt doanh nghiệp sẽ cú một khoản doanh thu về tiêu thụ sản phẩm, vật tư hàng hoá hay cũng gọi là doanh thu bán hàng.
Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng, kết quả bán hàng
Quản lý quá trình bán hàng và kết quả bán hàng là một yêu cầu thực tế, nó xuất phátt từ mục tiêu của doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp quản lý tốt khâu bán hàng thì mới đảm bảo được chỉ tiêu hoàn thành kế hoạch tiêu thụ và đánh giá chính xác hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó Do vậy vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là:
+ Quản lý kế hoạch và tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ đối với từng thời kỳ, từng khách hàng, từng hoạt động kinh tế.
+ Quản lý chất lượng, cải tiến mẫu mã và xây dựng thương hiệu sản phẩm là mục tiêu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
+ Quản lý theo dừi từng phương thức bán hàng, từng khách hàng, tình hình thanh toán của khách hàng, yêu cầu thanh toán đúng hình thức, đúng hạn để tránh hiện tượng mất mát, thất thoát, ứ đọng vốn Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức tiêu thụ sản phẩm đối với từng đơn vị, từng thị trường, từng khách hàng nhằm thúc đẩy nhanh quá trình tiêu thụ đồng thời phải tiến hành thăm dò, nghiên cứu thị trường, mở rộng quan hệ buôn bán trong và ngoài nước.
+ Quản lý chặt chẽ vốn của thành phẩm đem tiêu thụ, giám sát chặt chẽ các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các số liệu, đồng thời phân bổ cho hàng tiêu thụ, đảm bảo cho việc xác định tiêu thụ được chính xác, hợp lý.
+ Đối với việc hạch toán tiêu thụ phải tổ chức chặt chẽ, khoa học đảm bảo việc xác định kết quả cuối cùng của quá trình tiêu thụ, phản ánh và giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước đầy đủ, kịp thời.
1.1.1 Danh mục hàng bán của công ty
Công ty cổ phần Tiến Hà là doanh nghiệp sản xuất về sắt thép và kinh doanh các máy móc thiết bị chuyên phục vụ cho ngành công, nông nghiệp, thủy lợi Các mặt hàng kinh doanh của công ty vô cùng phong phú với nhiều chủng loại khác nhau, phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nước và nước ngoài.
Hàng hóa kinh doanh của công ty bao gồm 4 loại chính:
+ Các sản phẩm từ thép bao gồm: các loại dây thép, lưới thép
+ Các sản phẩm mạ thép
1.1.2 Thị trường của công ty
Thị trường chủ yếu của công ty là các công trình xây dựng, các khu công nghiệp nơi cần sử dụng thép, vật tư, máy móc công nghiệp; các khu vực hoạt động sản xuất nông nghiệp và thủy lợi…nằm trong quận huyện phía đông và phía nam thành phố Do đặc điểm là khu vục ngoại thành Hà Nội, nơi có tốc độ đô thị hóa diễn ra sôi động, là địa bàn có trục đường giao thông huyết mạch chạy qua nên việc hoạt động kinh doanh, lưu thông, bảo quản, vận chuyển hàng hóa của công ty diễn ra tương đối thuận lợi
Tổ chức bán hàng và quản lý hoạt động bán hàng của công ty
1.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh
Kế toán là một hệ thống thông tin kiểm tra tình hình và sự biến động tài sản của đơn vị Kế toán là một công cụ quản lý quan trọng để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, để tổ chức, phản ánh và giám đốc các loại tài sản vật tư tiền vốn.Từ việc phân tích các số liệu kế toán các nhà quản lý đề ra biện pháp và hướng kinh doanh.
Nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do đó việc quản lý quá trình tiêu thụ là rất quan trọng Một trong các công cụ quản lý quá trình tiêu thụ hàng hoá có hiệu quả nhất đó chính là kế toán bán hàng Kế toán bán hàng quản lý chặt chẽ các yếu tố của nghiệp vụ bán hàng như : giá cả, quá trình thanh toán, thu hồi công nợ và các chi phí có liên quan, để từ đó tính toán chính xác kết quả của hoạt động tiêu thụ hàng hoá, góp phần tiết kiệm chi phí bán hàng, tăng vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận, tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
Ngày nay, khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp thương mại đặc biệt phát triển mạnh Do đó các hoạt động mua bán trao đổi được mở rộng Hoạt động tiêu thụ hàng hoá đã có nhiều thay đổi cụ thể là có nhiều hình thức tiêu thụ hơn, có nhiều phương thức thanh toán hơn, tóm lại là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hơn, đa dạng hơn và phức tạp hơn Lúc này hệ thống kế toán bán hàng cũ sẽ không kiểm soát được hết các yếu tố của nghiệp vụ bán hàng Do đó cần phải hoàn thiện kế toán bán hàng để đáp ứng yêu cầu quản lý trong điều kiện mới Việc hoàn thiện kế toán bán hàng là rất cần thiết và xuất phát từ nhu cầu thực tế khách quan. Ở bất cứ một hoạt động nào của xã hội yêu cầu quản lý cũng được đặt ra hết sức quan trọng và cần thiết Ở hoạt động bán hàng, vấn đề quản lý được đặt ra với bộ phận kế toán bán hàng là rất cần thiết.
Kế toán bán hàng cần hạch toán chi tiết tình hình biến động của từng mặt hàng tiêu thụ, cần quản lý từng khách hàng về số lượng mua như thanh toán công nợ, quản lý doanh thu của từng khách hàng qua đó biết được từng mặt hàng nào tiêu thụ nhanh hay chậm, từ đó có những biện pháp quản lý xúc tiến hoạt động kinh doanh một cách hợp lý.
Vấn đề đặt ra đối với nhà quản lý là phải ghi chụp, đối chiếu, so sánh chính xác để xác định được phương thức bán hàng hiệu quả nhất cho doanh nghiệp mình Do bán hàng là quá trình chuyển hoá tài sản của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ, cho nên quản lý nghiệp vụ bán hàng phải quản lý cả hai mặt tiền và hàng Tiền liên quan đến tình hình thu hồi tiền bán hàng, tình hình công nợ và thu hồi công nợ của khách hàng điều này yêu cầu kế toán cũng như thủ quỹ phải quản lý theo từng khách hàng, từng khoản nợ tiếp theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hàng liên quan đến quá trình bán ra, dự trữ hàng hoá, các khoản giảm trừ, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán Để đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh phải có thông tin về tình hình hàng hóa bỏ ra, trả lại để có kế hoạch kinh doanh ở kỳ tiếp theo một cách kịp thời Thêm vào đó kế toán phải thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng và thực hiện các chính sách có liên quan đến hoạt động đó: giá cả, chi phí bán hàng, quảng cáo tiếp thị đồng thời phải tính toán và đưa ra kế hoạch về hoạt động đó một cách hợp lý. Để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, bộ máy của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến, đứng đầu là Hội đồng quản trị tiếp đến là Ban giám đốc và phòng ban đều trực thuộc quản lý trực tiếp Ban giám đốc.
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần Tiến Hà
Hiện nay công ty có tất cả 80 nhân viên chịu trách nhiệm toàn bộ công việc trong công ty, trình độ cán bộ công nhân viên của công ty đa số là tốt nghiệp từ trung cấp trở lên Ngoài văn phòng chính của công ty, công ty còn có các đơn vị cửa hàng, đại lý.
Các phòng ban trực thuộc
Các phân xưởng sản xuất
Khối các phòng ban chức năng: có nhiệm vụ cố vấn cho Ban giám đốc công ty về các chiến lược phát triển, điều hành quá trình kinh doanh, thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh, cho ý kiến chỉ đạo để hiệu quả kinh doanh đạt kết quả cao.
Ban lãnh đạo: Đứng đầu công ty là Hội đồng quản trị quyết định bầu ra
Giám đốc điều hành trực tiếp là người có tỷ lệ góp vốn cao nhất trong công ty Là người đại diện pháp nhân của công ty, trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng chính sách và pháp luật của nhà nước Bên cạnh đó, Giám đốc còn chịu trách nhiệm trước nhà nước và công ty về mọi hoạt động và kết quả cuối cùng của công ty.
Phó Giám đốc : là người được Giám đốc uỷ quyền điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty chịu trách nhiệm về kết quả công việc của mình trước pháp luật và trước Giám đốc Phó Giám đốc công ty do Giám đốc bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm.
Kế toán trưởng : do Giám đốc công ty bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc công ty quản lý tình hình tài chính của công ty, là người điều hành, chỉ đạo, tổ chức công tác hạch toán, thống kê của công ty. Đồng thời phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và Giám đốc công ty về các báo cáo tài chính của công ty. Để việc quản lý được dễ dàng, phòng kế toán chia thành các phòng ban. Mỗi phòng ban chịu trách nhiệm về một phần việc cụ thể.
Phòng tổ chức hành chính:
Phòng tổ chức hành chính tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực tổ chức cán bộ, đào tạo, lao động tiền lương, chế độ chính sách, quản lý hành chính, pháp chế.
- Tổng hợp, phân tích báo cáo thống kê các hoạt động thuộc lĩnh vực phòng quản lý để phục vụ các công tác chung của Công ty Nghiên cứu, đề xuất các phương án tổ chức bộ máy quản lý các đơn vị cho phù hợp với yêu cầu kinh doanh, với cơ chế quản lý trong từng thời kỳ.
- Quản lý toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty về mặt sản lượng và chất lượng Giúp Giám đốc quản lý mọi vấn đề liên quan đến công tác: tuyển dụng, bố trí, đề đạt, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, giúp lãnh đạo công ty xây dựng đội ngũ cán bộ kế cận, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ khoa học kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ
- Xây dựng các kế hoạch lao động, kế hoạch tiền lương, kế hoạch đào tạo và tuyển dụng nhân sự
- Xây dựng và trình Giám đốc duyệt ban hành các quy chế trong công tác lao động, công tác đào tạo, tiền lương chế độ Giải quyết các đơn thư khiếu nại của cán bộ công nhân viên, lập hồ sơ báo cáo Giám đốc giải quyết các trường hợp vi phạm kỷ luật của Công ty
- Quản lý giải quyết các chế độ chính sách và chế độ bảo hiểm xã hội với người lao động Tổ chức kiểm tra định kỳ các đơn vị trong toàn công ty về việc thực hiện các công tác trên.
Phòng tài chính kế toán
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾN HÀ
Kế toán doanh thu
2.1.1 Chứng từ sử dụng và thủ tục kế toán
Các chứng từ cơ bản làm căn cứ để xác định và ghi nhận doanh thu là hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho Các chứng từ có liên quan khác bao gồm phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng, bảng thanh toán hàng đại lý, kí gửi…
Hợp đồng mua bán hàng hóa được thỏa thuận kí kết giữa các khách hàng và Công ty cổ phần Tiến Hà về số lượng hàng mua bán, giá cả, phương thức thanh toán, vận chuyển…và các vấn đề liên quan khác Hợp đồng được chia làm hai bản, mỗi bên giữ một bản, sử dụng làm căn cứ trong quá trình mua bán Kết thúc nghiệp vụ bán hàng, hợp đồng được đưa vào bảo quản lưu trữ phục vụ việc quản lý.
Hóa đơn bán hàng của Công ty cổ phần Tiến Hà là hóa đơn GTGT do công ty áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế GTGT Hóa đơn GTGT do kế toán bán hàng tại công ty lập thành 3 liên:
- Liên 1 (màu tím) lưu lại tại quyển gốc.
- Liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng.
- Liên 3 (màu xanh) dùng luân chuyển trong nội bộ.
Hóa đơn GTGT sau khi lập được chuyển cho kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị kiểm tra và ký duyệt Sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ rồi đưa vào bảo quản lưu trữ.
Phiếu xuất kho do bán hàng lập thành 3 liên Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký rồi chuyển cho Giám đốc kí duyệt giao cho người mua hàng cầm phiếu xuống kho nhận hàng Liên 1 được lưu tại quyển; Liên 2 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ và đưa vào lưu trữ Liên 3 giao cho người mua.
Trường hợp bán hàng trực tiếp:
Sơ đồ 2.1-Trình tự lập và luân chuyển chứng từ bán hàng
Bước 1: Khách hàng đề nghị mua hàng tại Công ty cổ phần Tiến Hà
Bước 2: Kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT.
Bước 3: Hóa đơn được chuyển cho kế toán trưởng kí.
Bước 4: Kế toán thanh toán lập phiếu thu.
Bước 5: Thủ quỹ thu tiền mặt theo phiếu thu và hóa đơn được chuyển đến. Bước 6: Thủ kho xuất hàng.
Bước 7: Kế toán dựa trên hóa đơn, phiếu thu và phiếu xuất kho ghi sổ Sau đó các chứng từ được đưa vào bảo quản, lưu trữ.
Trong trường hợp công ty bán chịu thì không có bước 4 và 5 Sau bước 3, khách hàng hoàn thành thủ tục mua hàng, kế toán ghi nhận nợ trên sổ.
Trường hợp nhận thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng cũng không có bước 4 và 5 Thay vào đó, công ty nhận được giấy báo Có của Ngân hàng.
Trường hợp công ty bán hàng không qua kho thì kế toán không lập phiếu xuất kho và không thực hiện bước 6.
Trường hợp chuyển hàng theo hợp đồng: Kế toán lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho hàng xuất chuyển đến cho khách hàng Khi được chấp nhận thanh toán, Công ty lập hóa đơn GTGT gửi cho bên mua Ghi nhận khoản phải thu, tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng theo hình thức thanh toán của khách hàng
Trường hợp bán qua đại lý: Kế toán lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, chuyển hàng cho đại lý Khi hàng hóa được tiêu thụ, Công ty cổ phần Tiến Hà lập hóa đơn GTGT, thu số tiền doanh thu và trả tiền hoa hồng đại lý cho bên đại lý.
Ví dụ 1: Ngày 01/3/2011, Công ty cổ phần Tiến Hà ký hợp đồng mua bán hàng hóa với Công ty cổ phần Thép Hình Ngày 05/3/2011, Công ty cổ phần Tiến Hà xuất kho lượng hàng ghi trong hợp đồng chuyển cho Công ty cổ phần Thép Hình Chi phí vận chuyển do Công ty cổ phần Tiến Hà chịu là 20.296.000 đồng (chưa có 10% thuế GTGT) Công ty Tiến Hà đã lập hóa đơn GTGT Công ty Thép Hình thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Ngày 01/3/2011, hai bên kí kết hợp đồng.
Biểu 2.1 Hợp đồng mua bán hàng hóa
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA
-Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành của các cấp, các ngành;
-Căn cứ vào đơn chào hàng (đặt hàng hoặc sự thực hiện thỏa thuận của hai bên)
Hôm nay ngày 01 háng 03 năm 2011
Tại địa điểm: Trụ sở công ty cổ phần Tiến Hà - Mai Lâm - Đông Anh - Hà Nội.
-Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần Tiến Hà
-Địa chỉ trụ sở chính: Quốc lộ 3-Mai Lâm-Đông Anh-Hà Nội
-Mở tại ngân hàng: BIDV Đông Hà Nội
-Đại diện là: Bà Chu Thị Tiến
-Chức vụ: Giám đốc công ty
-Giấy ủy quyền (nếu thay giám đốc ký) số: ……… ngày … Tháng
-Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần Thép Hình
-Địa chỉ trụ sở chính: 96 đường Bồ Đề, Quận Long Biên, TP Hà Nội
-Mở tại ngân hàng: BIDV Đông Hà Nội
-Đại diện là: Ông Nguyễn Hữu bắc
-Chức vụ: Phó Tổng giám đốc
-Giấy ủy quyền (nếu thay giám đốc ký) số: …… ngày … Tháng … năm
Hai bên thống nhất thỏa thuận nội dung hợp đồng như sau: Điều 1: Nội dung công việc giao dịch
Số thứ tự Tên hàng Đơn
Lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
Tổng giá trị bằng chữ: Chín trăm năm mươi chín triệu không trăm bẩy mươi tư nghìn đồng chẵn. Điều 2: Giá cả Đơn giá mặt hàng trên là giá ……chưa bao gồm thuế GTGT…… theo văn bản ……… thỏa thuận …… của hai bên công ty Điều 3: Chất lượng và quy cách hàng hóa
Chất lượng mặt hàng …tốt…… được quy định theo tiêu chuẩn chung của ngành hàng. Điều 4: Bao bì và ký mã hiệu
2 Quy cách bao bì ……… cỡ ……… kích thước
3 Cách đóng gói: Trọng lượng cả bì:
Trọng lượng tịnh: Điều 5: Phương thức giao nhận
1.Bên A giao cho bên B theo lịch sau:
STT Tên hàng Đơn vị Số lượng Thời gian Địa điểm Ghi chú
Kho công ty cổ phần Thép Hình
2 Phương tiện vận chuyển và chi phí vận chuyển do bên ……A… chịu.
3 Chi phí bốc xếp (mỗi bên chịu một đầu)
4 Quy định lịch giao nhận hàng hóa mà bên mua không đến nhận hàng thì phải chịu chi phí lưu kho bãi là ……không………… đồng-ngày Nếu phương tiện vận chuyển bên mua đến mà bên bán không có hàng giao thì bên bán phải chịu chi phí thực tế cho việc điều động phương tiện.
5 Khi nhận hàng, bên mua có trách nhiệm kiểm nhận phẩm chất, quy cách hàng hóa tại chỗ Nếu phát hiện hàng thiếu hoặc không đúng tiêu chuẩn chất lượng v.v… thì lập biên bản tại chỗ, yêu cầu bên bán xác nhận Hàng đã ra khỏi kho bên bán không chịu trách nhiệm (trừ loại hàng có quy định thời hạn bảo hành).
Trường hợp giao nhận hàng theo nguyên đai, nguyên kiện, nếu bên mua sau khi chở về nhập kho mới hiện có vi phạm thì phải lập biên bản gọi cơ quan kiểm tra trung gian (Vinacontrol) đến xác nhận và phải gửi đến bên bán trong hạn 10 ngày tính từ khi lập biên bản Sau 15 ngày nếu bên bán đã nhận được biên bản mà không có ý kiến gì thì coi như đã chịu trách nhiệm bồi thường lô hàng đó.
6 Mỗi lô hàng khi giao nhận phải có xác nhận chất lượng bằng phiếu hoặc biên bản kiểm nghiệm; khi đến nhận hàng, người nhận phải có đủ:
-Giấy giới thiệu của cơ quan bên mua;
-Phiếu xuất kho của cơ quan bên bán;
-Giấy chứng minh nhân dân. Điều 6: Bảo hành và hướng dẫn sử dụng hàng hóa
1 Bên bán có trách nhiệm bảo hành chất lượng và giá trị sử dụng loại hàng ……bán………… cho bên mua trong thời gian là ……01……… tháng.
2 Bên bán phải cung cấp đủ mỗi đơn vị hàng hóa một giấy hướng dẫn sử dụng (nếu cần). Điều 7: Phương thức thanh toán
Bên B thanh toán cho bên A bằng hình thức …tiền mặt………… trong thời gian 30 ngày kể từ khi nhận đủ hàng Điều 8: Các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng (nếu cần).
Lưu ý: Chỉ ghi ngắn gọn cách thức, tên vật bảo đảm và phải lập biên bản riêng. Điều 9: Trách nhiệm vật chất trong việc thực hiện hợp đồng
1 Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản đã thỏa thuận trên, không được đơn phương thay đổi hoặc hủy bỏ hợp đồng, bên nào không thực hiện hoặc đơn phương đình chỉ thực hiện hợp đồng mà không có lý do chính đáng thì sẽ bị phạt tới ………… % giá trị của hợp đồng bị vi phạm (cao nhất là 12%).
2 Bên nào vi phạm các điều khoản trên đây sẽ phải chịu trách nhiệm vật chất theo quy định của các văn bản pháp luật có hiệu lực hiện hành về phạt vi phạm chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm, thanh toán, bảo hành v.v… mức phạt cụ thể do hai bên thỏa thuận dựa trên khung phạt Nhà nước đã quy định trong các văn bản pháp luật về hợp đồng kinh tế. Điều 10: Thủ tục giải quyết tranh chấp hợp đồng
Kế toán giá vốn hàng bán
2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02-VT): Do bộ phận kho lập thành 3 liên khi thực hiện xuất hàng hóa để giao cho khách hàng Liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 xé rời được chuyển cho kế toán, sau khi ghi sổ được đưa vào bảo quản lưu trữ Giá ghi trên phiếu xuất kho chính là giá vốn hàng bán.
Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, Bảng kê tính giá hàng hóa xuất kho của từng loại mặt hàng là cơ sở để ghi sổ giá vốn hàng bán.
Ví dụ: một sô mẫu chứng từ, sổ sách sử dụng
Biểu 2.11: Phiếu xuất kho Đơn vị: CTy CP Tiến Hà Địa chỉ: Quốc lộ –Mai lâm – Đông anh Mẫu số 02 – VT
QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC
Nợ:……. Có:…… Đơn vị mua hàng: Cty THHH Vĩnh Long Địa chỉ: Ngô gia tự - Long biên - HN
Lý do xuất kho: Xuất bán
Xuất tại kho: Kho Long biên Địa điểm: Long biên – Hà nội
Stt Tên, quy cách vật tư
Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Dây thép đen DTĐ Kg 10.800 15.300 165.240.000
2 Tôn kẽm mầu TKM Kg 22.500 16.680 375.300.000
Bằng chữ: Năm trăm bốn mươi triệu, năm trăm bốn mươi mươi nghìn đồng chẵn.
Người nhận hàng Người lập phiếu Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu 2.12 Bảng kê tính giá Đơn vị: công ty cổ phần Tiến Hà Địa chỉ: Quốc lộ 3-Mai Lâm-Đông Anh-Hà Nội
BẢNG KÊ TÍNH GIÁ HÀNG HÓA
(phương pháp Nhập sau-xuất trước)
Loại hàng hóa: Tôn kẽm mầu Đơn vị: 1.000đồng
Ngày tháng Nội dung Nhập Xuất Tồn
SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT
- Thủ tục kế toán: Công ty cổ phần Tiến Hà áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho TK giá vốn hàng bán được sử dụng để ghi nhận giá vốn hàng ngày, khi hàng hóa được tiêu thụ căn cứ vào giá xuất kho thành phẩm.
2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán
*) Tài khoản sử dụng và việc vận dụng tài khoản.
- Tài khoản sử dụng: Đối với kế toán giá vốn thì DN sử dụng tài khoản tổng hợp 632 “giá vốn hàng bán” để ghi nhận giá vốn hàng bán khi tiêu thụ được sản phẩm hang hóa Các tài khoản đối ứng 155-thành phẩm, 156-hàng hóa, 154-chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
- Vận dụng tài khoản: Khi hàng hóa được tiêu thụ, kế toán căn cứ phiếu xuất kho (trường hợp xuất kho bán), hoặc phiếu xuất xưởng (trường hợp bán trực tiếp tại phân xưởng sản xuất), hóa đơn mua hàng (trường hợp mua hàng rồi chuyển thẳng bán ngay cho khách hàng)…ghi nhận giá vốn hàng bán:
Các trường hợp làm giảm giá vốn hàng bán, kế toán ghi giảm TK 632 và ghi tăng TK đối ứng
Ví dụ: Công ty nhập kho hàng bán bị trả lại:
Có TK 632 giá vốn hàng bị trả lại
*) Hệ thống sổ kế toán:
- Nhật kí chung, Sổ cái TK 632
Cùng với bút toán phản ánh doanh thu, kế toán cũng dựa vào những chứng từ và sổ sách liên quan để ghi nhận giá vốn hàng bán vào sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán
Với số liệu ở Ví dụ 2:
Biểu 2.13 Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Đơn vị: Công ty cổ phần Tiến Hà Địa chỉ: Quốc lộ 3-Mai Lâm-Đông Anh-Hà Nội
SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN
Diễn giải TK đối ứng
Số phát sinh Số dư
SH NT Nợ Có Nợ Có
Số phát sinh trong kỳ
Cộng phát sinh 1.535.038.000 1.535.038.000 Người ghi sổ
2.2.3 Kế toán tổng hợp Giá vốn hàng bán
Các bút toán ghi nhận giá vốn hàng bán được ghi nhận cùng với doanh thu tiêu thụ trên Nhật ký chung, số liệu được chuyển vào Sổ cái Cuối kỳ, kế toán kết chuyển GVHB về TK 911 để xác định kết quả kinh doanh Đồng thời đối chiếu số liệu Sổ chi tiết GVHB và Sổ cái TK 632 để khớp số liệu.
Với ví dụ 2: kế toán ghi sổ như sau
Biểu 2.14 Sổ nhật ký chung Đơn vị: Công ty cổ phần Tiến Hà Địa chỉ: Quốc lộ 3-Mai Lâm-Đông Anh-Hà Nội
Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái
Cộng chuyển sang trang sau
Biểu 2.15 Sổ cái TK 632 Đơn vị: Công ty cổ phần Tiến Hà Địa chỉ: Quốc lộ 3-Mai Lâm-Đông Anh-Hà Nội
Tên tài khoản: giá vốn hàng bán Số hiệu: 632
Phát sinh tháng 3/2011 05/3 03/3 05/3 Xuất kho mai lâm bán 05 155 753.648.790
26/3 05/3 26/3 Xuất kho mai lâm bán 19 154 234.275.790
29/3 ĐLB1 29/3 Hàng bán đại lý 20 157 134.252.010
Kế toán chi phí bán hàng tại Công ty CP Tiến Hà
2.3.1.Chứng từ và thủ tục kế toán
* Chi phí bán hàng ở công ty cổ phần Tiến Hà bao gồm các khoản sau:
- Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên phụ trách bán hàng trong Công ty.
- Chi phí vận chuyển hàng cho người mua
- Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ bán hàng
- Các chi phí bằng tiền: phục vụ tiếp khách, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm…
- Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chi phí hoa hồng đại lý
* Khi một khoản chi phí phát sinh thì kế toán sẽ căn cứ vào các hóa đơn mua hàng, phiếu chi, chứng từ ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ của ngân hàng… để ghi sổ kế toán sau đó được chuyển lưu giữ tại phòng kế toán
* Đối với chi phí lương cho nhân viên bán hàng, kế toán dựa vào Bảng phân bổ tiền lương do kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cung cấp để ghi nhận.
* Đối với chi phí khấu hao TSCĐ, kế toán dựa vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ do kế toán TSCĐ cung cấp để ghi nhận.
Một số mẫu chứng từ ví dụ:
Biểu 2.16: Phiếu chi Đơn vị: Công ty Cổ phần Tiến Hà Địa chỉ: Quốc lộ 3 – Mai Lâm – Đông Anh - Hà Nội Quyển số: 01
Ngày 19 tháng 03 năm 2011 Nợ: 641 Có:1111
Họ và tên người nhận tiền: Dương Văn Long Địa chỉ: Phòng kinh doanh-Công Ty CP Tiến Hà
Lí do chi:Chi gặp gỡ khách hàng kí kết hợp đồng
Số tiền: 8.042.000đ (Viết bằng chữ):Tám triệu bốn mươi hai nghìn đồng chẵn. Kèm theo: 01 hóa đơn GTGT chứng từ gốc
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
(Ký họ tên,đóng dấu) (Ký họ tên) ( Ký họ tên ) ( Ký họ tên) (Ký họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Tám triệu bốn mươi hai nghìn đồng chẵn.
2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
*) Tài khoản sử dụng và vận dụng tài khoản:
Kế toán sử dụng TK 641-“Chi phí bán hàng” để tập hợp chi phí.
Khi có chi phí thực tế phát sinh, kế toán dựa vào chứng từ ghi định khoản:
*) Hệ thống sổ kế toán:
Sổ kế toán chi tiết TK 641: theo dõi chi tiết các khoản chi phí bán hàng phát sinh trong tháng Từ việc theo dõi chi tiết chi phí phát sinh nhằm phân tích cung cấp thông tin cho quản lý kiểm soát chi phí.
Hàng ngày kế toán dựa vào các chứng từ làm tăng chi phí bán hàng như: Phiếu chi, Hóa đơn GTGT, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ… để ghi vào sổ chi tiết
Ví dụ 3: Trong tháng 3, Công ty cổ phần Tiến Hà có các chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng, chi phí doanh nghiệp:
-Ngày 11/3, thanh toán chi phí chở hàng bán 7.296.000 đồng bằng tiền mặt
-Ngày 19/3 chi gặp gỡ khách hàng kí kết hợp đồng bằng tiền mặt 8.042.000 đồng.
-Ngày 24/3 tính ra lương phải trả và các khoản trích cho nhân viên bán hàng trong tháng là 25.250.000 đồng.
-Ngày 29/3 chi hoa hồng đại lý là 18.795.900 đồng
-Khấu hao TSCĐ bộ phận bán hàng 935.800 đồng
-Ngày 01/03 chi thanh toán tiền điện nước là: 25.518.000 đồng
-Ngày 10/03 chi thanh toán tiền vật liệu, sửa chữa máy móc thiết bị là:9.326.000 đồng
-Thanh toán sửa chữa thiết bị văn phòng là: 5.250.000 đồng
Biểu 2.17 Sổ chi tiết tài khoản 641 Đơn vị: Công ty Cổ Phần Tiến Hà Địa chỉ: Quốc lộ 3 – Mai lâm – Đông Anh - Hà Nội
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN ( TRÍCH)
Tháng 03/2011 Tên TK:Chi phí bán hàng
Số hiệu TK:641 Đơn vị: đồng Ngày, tháng ghi sổ
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
29/3 ĐLB 29/3 Hoa hồng đại lý 131 18.975.900
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.18: SỔ CHI TIẾT TK 642 Đơn vị: Công ty Cổ phần Tiến Hà Địa chỉ: Quốc lộ 3 – Mai âm – Đông Anh - Hà Nội
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN ( TRÍCH )
Tháng 02/2010 Tên TK:Chi phí quản lí doanh nghiệp
Số hiệu TK:642 Đv: đồng Ngày, tháng ghi sổ
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
01/03 AR 7464 01/03 Thanh toán điện nước t1
10/03 AP 14415 10/03 Thanh toán tiền vật liệu sửa chữa máy móc thiết bị
25/03 DC25011 25/03 Thanh toán sửa thiết bị văn phòng
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
2.3.3 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng
Hàng ngày, dựa vào những chứng từ, kế toán ghi vào Nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh chi phí bán hàng, số liệu từ Nhật ký chung được chuyển sang sổ cái TK 641 Cuối kì, kế toán thực hiện kết chuyển chi phí bán hàng trên Sổ cái TK
641 sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh Đồng thời đối chiếu với Sổ chi tiết TK 641 để khớp số liệu.
Biểu 2.19 Sổ chi tiết tài khoản 641 Đơn vị: Công ty Cổ Phần Tiến Hà Địa chỉ: Quốc lộ 3 – Mai lâm – Đông Anh - Hà Nội
SỔ CÁI TÀI KHOẢN ( TRÍCH)
Tháng 03/2011 Tên TK:Chi phí bán hàng
Số hiệu TK:641 Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ
Diễn giải TK đối ứng
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
11/3 CNH02/3 11/3 Chi phí vận chuyển 111 7.296.000
29/3 ĐLB 29/3 Hoa hồng đại lý 131 18.975.900
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Biểu 2.20: SỔ CHI TIẾT TK 642 Đơn vị: Công ty Cổ phần Tiến Hà Địa chỉ: Quốc lộ 3 – Mai âm – Đông Anh - Hà Nội
SỔ CÁI TÀI KHOẢN ( TRÍCH )
Tháng 02/2010 Tên TK:Chi phí quản lí doanh nghiệp
Số hiệu TK:642 Đv: đồng Ngày tháng ghi sổ
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
01/03 AR 7464 01/03 Thanh toán điện nước t1
10/03 AP 14415 10/03 Thanh toán tiền vật liệu sửa chữa máy móc thiết bị
25/03 DC25011 25/03 Thanh toán sửa chữa kho
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Sau khi kết chuyển doanh thu, giá vốn hàng bán, các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán xác định kết quả kinh doanh về lãi/lỗ thu được
Thực tế trong tháng 03/2011 kết chuyển lãi, lỗ từ hoạt động tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Tiến Hà
Tổng doanh thu tháng 03 1.983.486.000 đồng
Giá vốn hàng bán 1.535.038.000 đồng
Chi phí bán hàng 60.499.700 đồng
Chi phí Quản lý DN 40.094.000 đồng
Kết quả tiêu thụ hàng hóa = Tổng số DT thuần - Giá vốn hàng bán- Chi phí bán hàng – chi phí quản lý doanh nghiệp
Vậy trong tháng 03 công ty cổ phần Tiến Hà đã đạt lợi nhuận là: 387.854.300 đồng
Việc xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty được tiến hành vào cuối mỗi tháng Kế toán tổng hợp tổng hợp số liệu trên Sổ cái các TK, kết hợp đối chiếu
Sổ kế toán chi tiết các TK 511, 632, 6421, 6422 để tính ra kết quả tiêu thụ trong toàn công ty và cho từng đơn vị Kế toán phản ánh kết quả tiêu thụ vào sổ kế toán chi tiết TK 911.
Căn cứ vào bộ sổ sử dụng trong tiêu thụ hàng hoá, kế toán xác định được kết quả kinh doanh trong kỳ.
Do quy định của Công ty chỉ lập Báo cáo tài chính vào cuối niên độ kế toán nên kết quả kinh doanh trong tháng của công ty sẽ được phản ánh vào Sổ kế toán chi tiết TK 911 Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số liệu trên Sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết của từng tháng, kế toán tiến hành lập báo cáo kết quả kinh doanh của công ty.
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP TIẾN HÀ
Ưu điểm
Công ty Cổ Phần Tiến Hà đang nỗ lực từng ngày để đứng vững trong sự chuyển mình của đất nước, khu vực và trên thế giới tạo điều kiện cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp có điều kiện mở rộng thị trường, nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên, hoàn thành kịp thời nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. Để đạt được những thành tựu là nhờ sự hợp lý trong tổ chức bộ máy quản lý của Công ty trong đó bộ máy kế toán đóng một phần không nhỏ Ngoài chức năng chính là giám sát và quản lý chặt chẽ tình hình tài sản cũng như nguồn vốn của Công ty, phòng kế toán còn phối hợp với các phòng ban khác trong công tác quản lý kinh doanh cũng như lập báo cáo quản trị giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt được chính xác kịp thời những thông tin cần thiết để đưa ra phương hướng điều hành quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Việc tổ chức hạch toán kế toán của Công ty được thực hiện tương đối hợp lý, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty và phù hợp với chế độ kế toán Nhà nước ban hành, đúng với yêu cầu và nguyên tắc kế toán đề ra
Công ty lựa chọn hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán là rất hợp lý Hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra giám sát của kế toán với hoạt động kinh doanh tại mỗi cửa hàng, mỗi chi nhánh trực thuộc Công ty, phục vụ tốt cho công tác quản lý các hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị trực thuộc cũng như toàn Công ty Công ty đã tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và xử lý các thông tin ghi trên chứng từ và sổ sách kế toán liên quan tương đối hợp lý, logic.Đồng thời đã xây dựng phần hành kế toán đặc trưng, khối lượng công việc kế toán gắn với một đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán, thiết kế được công việc cho các đối tượng trong phần hành đã phù hợp nhất là phần hành kế toán bán hàng.
Nhìn chung công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng tại Công ty
CP Tiến Hà đảm bảo đúng yêu cầu về công tác kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán quy định Các số liệu kế toán của công ty được phản ánh một cách trung thực, kịp thời, rõ ràng, cung cấp những thông tin cần thiết cho công tác quản lý toàn DN.
* Về bộ máy kế toán.
Việc phân công công tác kế toán trong công ty rất rõ ràng và phù hợp với trình độ, năng lực của từng người Sự phân công này đã giúp phát huy được tính chủ động, sáng tạo của từng nhân viên.
* Về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán.
Mạng LAN, mạng Internet rất thuận tiện
Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Đây là một phần mềm ưu việt, có nhiều tính năng hỗ trợ cho công tác kế toán, đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời
* Về chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ.
Hầu hết các mẫu biểu chứng từ đều tương đối sát với quy định về chứng từ theo chế độ của Nhà nước và thuận tiện cho kế toán trong công tác hạch toán.
Quá trình luân chuyển chứng từ diễn ra gọn nhẹ mà chặt chẽ.
Nhược điểm
* Về tài khoản sử dụng
Các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty chưa được tách biệt rõ ràng
* Về kế toán chi tiết.
Hiện tại, ngoài việc sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người mua, thẻ kho kiêm sổ chi tiết hàng hóa, báo cáo bán hàng và báo cáo nhập xuất tồn để theo dõi chi tiết nghiệp vụ bán hàng thì DN không sử dụng thêm sổ chi tiết nào cho nghiệp vụ bán hàng nữa Báo cáo bán hàng và báo cáo nhập xuất tồn mặc dù được lập theo từng loại mặt hàng, phản ánh được doanh thu và giá vốn của từng loại, nhưng nó lại được lập vào cuối tháng và chỉ có thể kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ vào cuối tháng, do đó nếu DN muốn theo dõi chi tiết các nghiệp vụ hàng ngày thì sẽ gặp khó khăn Vì vậy, đây có thể coi là một thiếu sót của DN.
Phương hướng hoàn thiện
Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng là yêu cầu rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, nhằm tăng doanh thu và hiệu qủa kinh doanh Trên cơ sở nghiên cứu về lý luận và thực tiễn tại công ty CP Tiến hà em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến sau:
Thứ nhất , Các cán bộ công nhân viên kế toán không chỉ dừng lại đọc và hiểu
CMKT, CĐKT, các văn bản pháp quy mà còn cần phải tăng cường học hỏi, tìm đọc những tin tức mới về thị trường, về các chính sách kinh tế mới của nhà nước, về các văn bản hướng dẫn thực hiện mới để có thể bao quát được rộng hơn lĩnh vực mình đang làm, phản ứng tốt hơn trước những sự kiện, nghiệp vụ mới Trên cơ sở đó, áp dụng một cách đúng đắn, phù hợp vào kế toán của DN mình.
Thứ hai, Ban lãnh đạo DN cần tăng cường chỉ đạo, kiểm tra giám sát chặt chẽ công việc của kế toán, tránh xảy ra những sai sót hay sự không phù hợp với công việc kinh doanh của DN.
Thứ ba , Bộ phận kỹ thuật trong DN cần thường xuyên kiểm tra sự an toàn của hệ thống máy tính, hệ thống mạng của DN, đảm bảo cho các đường truyền không gặp sự cố, thông tin không đến được với các thành viên.
Thứ tư, Cần liên kết chặt chẽ hơn giữa DN với công ty cung cấp phần mềm kế toán để có thể xử lý kịp thời các sự cố bất ngờ xảy ra, tránh cho công việc kế toán bị gián đoạn Hơn nữa, việc liên kết này sẽ giúp cho công ty có thể truyền đạt ý tưởng đổi mới của mình dễ dàng hơn với công ty cung cấp phần mềm, để việc nâng cấp phần mềm diễn ra thuận tiện hơn.
Thứ năm, Phổ biến cho tất cả các thành viên trong DN nhận thức rõ vai trò quan trọng của công tác bán hàng cũng như kế toán nghiệp vụ bán hàng Đây là nhiệm vụ không của riêng ai Trên cơ sở đó, mọi người đều sẽ cố gắng hết sức để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán trong toàn DN.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty
Qua quá trình thực tập tại DN, trên cơ sở những kiến thức thực tế đã thu nhận được, cùng với việc nghiên cứu CMKT, CĐKT và các tài liệu khác, em xin mạnh dạn đưa ra một số đề xuất của cá nhân mình nhằm góp phần hoàn thiện kế toán bán hàng tại DN.
3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng và chính sách bán hàng
Khi bán hàng theo phương thức đại lý, DN nên cử nhân viên bán hàng đi kiểm tra điều kiện bảo quản hàng hóa và cũng sẽ phải yêu cầu các đại lý thực hiện nghiêm chính sách giá mà DN đưa ra Nếu không thực hiện tốt những điều này, uy tín của DN sẽ bị ảnh hưởng
3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán
* Giải pháp về tài khoản sử dụng
DN cần bổ sung thêm tài khoản 512 “Doanh thu nội bộ” TK này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp Kết cấu của tài khoản này như sau:
- Trị giá hàng bán bị trả lại, khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận trên khối lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ bán nội bộ kết chuyển cuối kỳ kế toán;
- Số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp của số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán nội bộ;
- Kết chuyển doanh thu bán hàng nội bộ thuần vào Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Tổng số doanh thu bán hàng nội bộ của đơn vị thực hiện trong kỳ kế toán. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 512 có 3 tài khoản cấp 2: TK 5121- “Doanh thu bán hàng hóa”; TK 5122- “Doanh thu bán các thành phẩm”; TK 5123- “Doanh thu cung cấp dịch vụ”.
* Giải pháp về hạch toán nghiệp vụ.
Như đã nêu trong phần ưu điểm về nghiệp vụ chiết khấu thương mại, DN chọn hình thức thể hiện rõ % chiết khấu trên hóa đơn GTGT là một giải pháp hay và hợp lý Tuy nhiên thay vì DN hạch toán doanh thu bán hàng trước, sau đó mới phản ánh khoản chiết khấu thương mại, thì DN có thể phản ánh cả doanh thu bán hàng và phần chiết khấu thương mại trong cùng 1 định khoản Như vậy việc hạch toán vừa gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo tính minh bạch của các thông tin.
Nợ TK 131: Phải thu khách hàng
Nợ TK 521: Phần chiết khấu thương mại cho khách hàng
Có TK 511: Doanh thu bán hàng (theo giá chưa chiết khấu)
Có TK 3331:Thuế GTGT (theo giá đã trừ chiết khấu) Bên cạnh đó, DN cũng nên chú ý tới những khách hàng mua hàng nhiều lần trong tháng mới đạt đến mức được chiết khấu để thực hiện chính sách chiết khấu thương mại cho các khách hàng đó Trong trường hợp đó, khoản chiết khấu thương mại sẽ được ghi giảm trừ vào giá bán trên hóa đơn GTGT lần cuối cùng trong tháng. Khi khách hàng đó không tiếp tục mua hàng hoặc khi số chiết khấu thương mại mà khách hàng đó được hưởng lớn hơn số tiền bán hàng được ghi trên hóa đơn cuối cùng trong tháng thì DN phải chi tiền chiết khấu thương mại cho khách hàng đó Và khoản chiết khấu thương mại trong trường hợp đó sẽ được hạch toán vào TK 521.
3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Các chứng từ ban đầu được lập tại Công ty đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ tiêu thụ và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ Việc mua bán hàng hoá đều có hoá đơn tài chính, các chứng từ được lập ở tất cả các khâu, đều có đầy đủ chữ ký đại diện của các bên liên quan và sử dụng đúng mẫu của Bộ Tài chính đã quy định Những thông tin kinh tế về nội dung nghiệp vụ bán hàng đều được ghi chép đầy đủ, chính xác vào chứng từ Các chứng từ đều tuân thủ chế độ chứng từ và có chữ ký và dấu của đơn vị, cá nhân có liên quan Trong quá trình hạch toán, kế toán đã hạn chế việc ghi chép trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo tính thống nhất các nguồn số liệu ban đầu, giúp cho công tác giám sát tình hình nhập- xuất - tồn kho hàng hoá được chính xác, thuận tiện, kịp thời cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho từng bộ phận kế toán khác.
3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết
Ngoài việc sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người mua, thẻ kho kiêm sổ chi tiết hàng hóa, báo cáo bán hàng và báo cáo nhập xuất tồn để theo dõi chi tiết nghiệp vụ bán hàng thì DN không sử dụng thêm sổ chi tiết nào cho nghiệp vụ bán hàng nữa Điều này làm cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu hàng ngày của kế toán sẽ gặp khó khăn Do đó, DN nên xem xét và thiết kế thêm các sổ chi tiết như: sổ chi tiết doanh thu bán hàng và sổ chi tiết giá vốn hàng bán (chi tiết cho từng mặt hàng); sổ chi tiết bán hàng (mở cho từng loại hàng) để theo dõi tình hình doanh thu của từng mặt hàng trong tháng…
3.2.5 Về sổ kế toán tống hợp
Thứ nhất, như đã nêu trong phần hạn chế, mẫu sổ Nhật ký sổ cái của DN đã được thiết kế đơn giản lại Tuy nhiên, việc thiết kế như vậy có sự thiếu sót một số chỉ tiêu đồng thời làm cho phần Nhật ký và phần sổ cái không được phân định rõ ràng Cho nên, DN nên xem xét và thiết kế lại sao cho mẫu sổ được rõ ràng hơn, hợp lý hơn
Thứ hai, Việc thiết kế Thẻ kho kiêm sổ chi tiết hàng hóa đã làm cho tác dụng đối chiếu giữa phòng kế toán và bộ phận kho là không còn Do vậy, DN nên thiết kế riêng Thẻ kho (do bộ phận kho lập) để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa trong tháng về mặt số lượng Đồng thời, kế toán phải lập sổ chi tiết hàng hóa để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn của hàng hóa về cả mặt số lượng và số tiền Cuối tháng, thực hiện đối chiếu kiểm tra giữa Thẻ kho và Sổ chi tiết hàng hóa
3.2.6 Về báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng
Trong hệ thống báo cáo KTQT, DN nên thiết kế thêm các báo cáo chi tiết hơn để theo dõi các nghiệp vụ được rõ ràng hơn Ví dụ như với báo cáo bán hàng, DN có thể thiết kế sao cho thể hiện rõ được phần giá vốn, doanh thu và chi phí cho viêc bán hàng của cả kỳ trước và kỳ này Có như vậy thì việc so sánh và lập dự toán cho kỳ sau mới có thể tiến hành thuận lợi được.
