Cải thiện quy trình kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần Tiến Hà

Kế toán doanh thu

Các chứng từ cơ bản làm căn cứ để xác định và ghi nhận doanh thu là hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho. Hợp đồng mua bán hàng hóa được thỏa thuận kí kết giữa các khách hàng và Công ty cổ phần Tiến Hà về số lượng hàng mua bán, giá cả, phương thức thanh toán, vận chuyển…và các vấn đề liên quan khác. Hóa đơn bán hàng của Công ty cổ phần Tiến Hà là hóa đơn GTGT do công ty áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế GTGT.

Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký rồi chuyển cho Giám đốc kí duyệt giao cho người mua hàng cầm phiếu xuống kho nhận hàng. Trường hợp chuyển hàng theo hợp đồng: Kế toán lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho hàng xuất chuyển đến cho khách hàng. Khi hàng hóa được tiêu thụ, Công ty cổ phần Tiến Hà lập hóa đơn GTGT, thu số tiền doanh thu và trả tiền hoa hồng đại lý cho bên đại lý.

Ngày 05/3/2011, Công ty cổ phần Tiến Hà xuất kho lượng hàng ghi trong hợp đồng chuyển cho Công ty cổ phần Thép Hình.

Phiếu xuất kho

- Tài khoản sử dụng: Đối với kế toán doanh thu, DN sử dụng TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để hạch toán. Do đó, khi hàng đã xác định bán, kế toán ghi tăng doanh thu bán hàng, tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp và tăng khoản phải thu (hoặc tiền mặt, TGNH.). Kế toán ghi Có TK 521-chiết khấu thương mại (theo giá chưa có thuế GTGT), ghi Nợ thuế GTGT đầu ra tương ứng và ghi giảm khoản phải thu, tiền mặt….

Trong đó thể hiện các chỉ tiêu: Mã hàng, khách hàng, diễn giải, số lượng, đơn giá, tiền hàng, %thuế suất, tiền thuế, chiết khấu, tiền thanh toán…. Khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ và đã xác định được doanh thu thì để phản ánh doanh thu tiêu thụ hàng hóa kế toán sử dụng TK511. Kế toỏn chi tiết doanh thu theo dừi chi tiết doanh thu trờn Sổ chi tiết Tài khoản 511(biểu 2.7) kết hợp với sổ chi tiết bán hàng được mở cho từng mặt hàng (biểu 2.5) và bảng tổng hợp hàng hóa tiêu thụ (biểu 2.6).

Kế toán chi tiết doanh thu lập sổ chi tiết bán hàng cho từng mặt hàng: Dây thép kẽm P2.0, Dây thép kẽm P2.2,Dây thép gai, Thép cây D20, Dây thép đen và Tôn kẽm mầu, thép dẹt.

Sổ chi tiết TK 511 Đơn vị: Công ty cổ phần Tiến Hà

Công ty cổ phần Tiến Hà áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung để ghi sổ kế toán các nghiệp vụ phát sinh. Hàng ngày, từ các chứng từ gốc, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung, số liệu từ Nhật ký chung được chuyển tiếp vào sổ cái TK 511. Cuối tháng, cộng sổ cái, lấy số liệu lập bảng cân đối số phát sinh, cộng sổ chi tiết, lập bảng tổng hợp chi tiết.

Thực hiện đối chiếu giữa các sổ sách để đảm bảo tính khớp đúng của số liệu. Với số liệu ở Ví dụ 2, các nghiệp vụ được ghi vào Sổ Nhật ký chung Biểu 2.8 Sổ nhật ký chung.

Sổ cái TK 511

Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02-VT): Do bộ phận kho lập thành 3 liên khi thực hiện xuất hàng hóa để giao cho khách hàng. Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, Bảng kê tính giá hàng hóa xuất kho của từng loại mặt hàng là cơ sở để ghi sổ giá vốn hàng bán. Đơn vị mua hàng: Cty THHH Vĩnh Long Địa chỉ: Ngô gia tự - Long biên - HN.

Bằng chữ: Năm trăm bốn mươi triệu, năm trăm bốn mươi mươi nghìn đồng chẵn.

Bảng kê tính giá Đơn vị: công ty cổ phần Tiến Hà

- Thủ tục kế toán: Công ty cổ phần Tiến Hà áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho. TK giá vốn hàng bán được sử dụng để ghi nhận giá vốn hàng ngày, khi hàng hóa được tiêu thụ căn cứ vào giá xuất kho thành phẩm. Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán. *) Tài khoản sử dụng và việc vận dụng tài khoản. - Tài khoản sử dụng: Đối với kế toán giá vốn thì DN sử dụng tài khoản tổng hợp 632 “giá vốn hàng bán” để ghi nhận giá vốn hàng bán khi tiêu thụ được sản phẩm hang hóa. Các trường hợp làm giảm giá vốn hàng bán, kế toán ghi giảm TK 632 và ghi tăng TK đối ứng.

Cùng với bút toán phản ánh doanh thu, kế toán cũng dựa vào những chứng từ và sổ sách liên quan để ghi nhận giá vốn hàng bán vào sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán.

Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Đơn vị: Công ty cổ phần Tiến Hà

Đồng thời đối chiếu số liệu Sổ chi tiết GVHB và Sổ cái TK 632 để khớp số liệu.

Sổ cái TK 632

Kế toán chi phí bán hàng tại Công ty CP Tiến Hà 2.3.1.Chứng từ và thủ tục kế toán. - Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên phụ trách bán hàng trong Công ty. * Đối với chi phí lương cho nhân viên bán hàng, kế toán dựa vào Bảng phân bổ tiền lương do kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cung cấp để ghi nhận.

* Đối với chi phí khấu hao TSCĐ, kế toán dựa vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ do kế toán TSCĐ cung cấp để ghi nhận. Địa chỉ: Phòng kinh doanh-Công Ty CP Tiến Hà Lí do chi:Chi gặp gỡ khách hàng kí kết hợp đồng. Sổ kế toỏn chi tiết TK 641: theo dừi chi tiết cỏc khoản chi phớ bỏn hàng phỏt sinh trong thỏng.

Từ việc theo dừi chi tiết chi phớ phỏt sinh nhằm phõn tớch cung cấp thông tin cho quản lý kiểm soát chi phí.

SỔ CHI TIẾT TK 642

Hàng ngày, dựa vào những chứng từ, kế toán ghi vào Nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh chi phí bán hàng, số liệu từ Nhật ký chung được chuyển sang sổ cái TK 641. Cuối kì, kế toán thực hiện kết chuyển chi phí bán hàng trên Sổ cái TK.

Sổ chi tiết tài khoản 641 Đơn vị: Công ty Cổ Phần Tiến Hà

Sau khi kết chuyển doanh thu, giá vốn hàng bán, các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán xác định kết quả kinh doanh về lãi/lỗ thu được. Thực tế trong tháng 03/2011 kết chuyển lãi, lỗ từ hoạt động tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Tiến Hà. Kết quả tiêu thụ hàng hóa = Tổng số DT thuần - Giá vốn hàng bán- Chi phí bán hàng – chi phí quản lý doanh nghiệp.

Việc xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty được tiến hành vào cuối mỗi tháng. Căn cứ vào bộ sổ sử dụng trong tiêu thụ hàng hoá, kế toán xác định được kết quả kinh doanh trong kỳ. Do quy định của Công ty chỉ lập Báo cáo tài chính vào cuối niên độ kế toán nên kết quả kinh doanh trong tháng của công ty sẽ được phản ánh vào Sổ kế toán chi tiết TK 911.

Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số liệu trên Sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết của từng tháng, kế toán tiến hành lập báo cáo kết quả kinh doanh của công ty.

Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty

Thứ nhất , Các cán bộ công nhân viên kế toán không chỉ dừng lại đọc và hiểu CMKT, CĐKT, các văn bản pháp quy mà còn cần phải tăng cường học hỏi, tìm đọc những tin tức mới về thị trường, về các chính sách kinh tế mới của nhà nước, về các văn bản hướng dẫn thực hiện mới để có thể bao quát được rộng hơn lĩnh vực mình đang làm, phản ứng tốt hơn trước những sự kiện, nghiệp vụ mới. Thứ ba , Bộ phận kỹ thuật trong DN cần thường xuyên kiểm tra sự an toàn của hệ thống máy tính, hệ thống mạng của DN, đảm bảo cho các đường truyền không gặp sự cố, thông tin không đến được với các thành viên. Tuy nhiên thay vì DN hạch toán doanh thu bán hàng trước, sau đó mới phản ánh khoản chiết khấu thương mại, thì DN có thể phản ánh cả doanh thu bán hàng và phần chiết khấu thương mại trong cùng 1 định khoản.

Khi khách hàng đó không tiếp tục mua hàng hoặc khi số chiết khấu thương mại mà khách hàng đó được hưởng lớn hơn số tiền bán hàng được ghi trên hóa đơn cuối cùng trong tháng thì DN phải chi tiền chiết khấu thương mại cho khách hàng đó. Việc mua bán hàng hoá đều có hoá đơn tài chính, các chứng từ được lập ở tất cả các khâu, đều có đầy đủ chữ ký đại diện của các bên liên quan và sử dụng đúng mẫu của Bộ Tài chính đã quy định. Trong quá trình hạch toán, kế toán đã hạn chế việc ghi chép trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo tính thống nhất các nguồn số liệu ban đầu, giúp cho công tác giám sát tình hình nhập- xuất - tồn kho hàng hoá được chính xác, thuận tiện, kịp thời cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho từng bộ phận kế toán khác.

Ngoài việc sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người mua, thẻ kho kiêm sổ chi tiết hàng húa, bỏo cỏo bỏn hàng và bỏo cỏo nhập xuất tồn để theo dừi chi tiết nghiệp vụ bán hàng thì DN không sử dụng thêm sổ chi tiết nào cho nghiệp vụ bán hàng nữa.