Quản lý sinh viên trường đh khtn

Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN Mục lục I.Khảo sát phân tích trạng hệ thống……………………………………………………………………………………2 1.Khảo sát hệ thống……………………………………………………………………………………………………………………… 2.Phân tích trạng hệ thống………………………………………………………………………………………………….4 II.Các giải pháp đề xuất……………………………………………………………………………………………………………… 12 1.Các giải pháp CSDL……………………………………………………………………………………………………………… 12 2.Mục tiêu hệ thống…………………………………………………………………………………………………………………………….14 3.Các chức hệ thống………………………………………………………………………………………………………………….14 III.Phân tích thiết kế………………………………………………………………………………………………………………………………….16 A.Xác định tác nhân,các ca sử dụng mô tả…………………………………………………………………16 B.Mơ hình thực thể ERD……………………………………………………………… 27 C.Chuyển mơ hình ERD thành mơ hình quan hệ………………………………………33 D.Mơ tả chi tiết cho thực thể……………………………………………………… 33 E.Mô tả mối kết hợp………………………………………………………………………………………………………………….46 IV_Thiết kế giao diện 1.Các menu giao diện……………………………………………………………………………………………………50 2.Mô tả Form……………………………………………………………………………………………………………………………………….54 V_Thiết kế ô xử lý…………………………………………………………………………………………………………………………………… .67 VI_Đánh gía ưu khuyết…………………………………………………………………………………………………………………………….72 VII_Phân công công việc…………………………………………………………………………………………………………………………72 Page |1 N guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN I/Khảo sát hệ thống phân tích trạng hệ thống 1/Khảo sát hệ thống: a/Tổng quan Trường Đại học Khoa Học Tự Nhiên thành lập ngày 30/3/1996 sở tách từ trường Đại học Tổng Hợp TPHCM để tham gia vào Đại học Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh.Trường có khoa: Tốn-Tin học, Cơng nghệ thơng tin, Vật Lý, Hóa học, Sinh học,ngành Cơng nghệ sinh học,Địa chất,Môi trường,Điện tử viễn thông,Khoa học vật liệu,Hải dương học Hiện trường đào tạo văn bằng:Cử nhân hệ Cao đẳng CNTT,Cử nhân hệ quy,Hệ hồn chỉnh Đại học,Hệ chức,Hệ đào tạo từ xa,Thạc sỹ Tiến sỹ Khoa học Hàng năm trường có 2000 cử nhân gần 80 Thạc sỹ,Tiến sỹ trường,cung cấp đội ngũ cán khoa học tự nhiên Sơ đồ tổ chức trường Đại học Khoa học Tự nhiên BAN GIÁM HIỆU ĐẢNG ỦY CÁC TỔ CHỨC ĐOÀN THỂ CÁC PHỊNG BAN CÁC KHOA,BỘ MƠN TRỰC THUỘC HỘI ĐỒNG KHOA HỌC & ĐÀO TẠO CÁC PHỊNG THÍ NGHIỆM CÁC TRUNG TÂM TRỰC THUỘC b/Mục tiêu đào tạo: -Đào tạo đại học với việc áp dụng học chế tín chỉ,trở nên linh hoạt & đáp ứng tốt nhu cầu thị trường lao động Page |2 N guyeãn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN -Đồng thời phương hướng đào tạo thường xuyên điều chỉnh cho phù hợp với tiến trình phát triển khoa học kỹ thuật yêu cầu xã hội -Đào tạo sau Đại học với cấp Thạc sỹ Tiến sỹ -Đào tạo hệ cao đẳng công nghệ thông tin để đáp ứng nhu cẩu lao động lĩnh vưc tin học -Ngồi trường cịn tham gia bồi dưỡng học sinh Phổ thông khiếu Đại học Quốc gia c/Chương trình đào tạo: Bao gồm khối kiến thức: *Khối kiến thức giáo dục đại cương bao gồm học phần thuộc lĩnh vực :khoa học xã hội nhân văn,khoa học tự nhiên toán,ngoại ngữ,giáo dục quốc phòng giáo dục thể chất *Khối kiến thức giáo dục chuyên nghiệp gồm học phần sở phục vụ chuyên ngành,ngoại ngử học phần chuyên môn nhằm cung cấp cho người học kiến thức kỷ nghề nghie65pban đầu cần thiết *Mỗi khối kiến thức có nhóm học phần sau: -Nhóm học phần bắt buộc gồm học phần chứa đựng nội dung kiến thức yếu ngành đào tạo,bắt buộc sinh viên phải học chiếm khoảng 7080% khối lượng kiến thức tồn khóa -Nhóm học phần tự chọn gồm học phần chứa đựng nội dung cần thiết sinh viên tự chọn để tích lũy đủ số tín chiếm khoảng 20-30% khối lượng kiến thức tồn khóa.Sinh viên tự chọn học phần theo định hướng cố vấn học tập hay giáo viên hướng dẫn Page |3 N guyeãn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN d/Khóa học *Khóa học thời gian để sinh viên hồn thành chương trình đào tạo ngành chun mơn trình độ đại học hoặ c cao đẳng Một khóa học trường ĐH Khoa học Tự nhiên thực sau: Bậc học Thời gian đào tạo Số tín tích lũy Đại học năm 210 Cao đẳng năm 150 *Tùy theo khả học tập, sinh viên rút ngắn kéo dài thời gian học tối đa sau: Bậc học Rút ngắn tối đa Kéo dài tối đa Đại học học kỳ học kỳ Cao đẳng học kỳ học kỳ 2.Phân tích trạng hệ thống *Hoạt động nghiệp vụ quản lý sinh viên nhà trường Tên công việc Quản lý hồ sơ nhập học Mô tả Quản lý thơng tin: Lý lịch Chính sách xã hội (đối tượng) Địa tạm trú Địa liên lạc với phụ huynh Page |4 Phân lớp Phân sinh viên vào lớp thích N guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN hợp Được thực sau sinh viên làm thủ tục nhập học Xét học tiếp, ngừng học, Dựa vào kết học tập học, chuyển lớp, chuyển sinh viên năm trước ngành, chuyển trường quy chế giáo dục để xét học tiếp, ngừng học, học.Cập nhật thông tin sinh viên chuyển lớp, chuyển ngành, chuyển trường Quản lý học phí, học bổng, Lên danh sách thu học phí ưu tiên, khen thưởng, kỷ luật Cập nhật tình hình thu học phí Lên danh sách phát học bổng Cập nhật tình hình phát học bổng Cập nhật sinh viên khen thưởng Cập nhật thành tích khen thưởng Cập nhật sinh viên bị kỷ luật, cập nhật hình thức kỷ luật Page |5 Xét tốt nghiệp Hồn chỉnh hồ sơ sinh viên, tốn học phí, tốn thư viện, tốn ký túc xá Được thực vào đợt theo quy định năm để phục vụ cho xét tốt nghiệp cho sinh viên năm cuối khoá xét tốt nghiệp bổ sung cho sinh viên khố trước N guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN Thực công tác tốt nghiệp Ghi nhận sinh viên công nhận tốt nghiệp In bằng, in hồ sơ tốt nghiệp, in bảng điểm Theo dõi phát bằng, phát hồ sơ tốt nghiệp Lưu trữ vĩnh viễn hồ sơ tốt nghiệp Tổ chức xét tốt nghiệp bổ Một năm học có đợt xét tốt sung nghiệp vào cuối năm học đợt xét tốt nghiệp bổ sung Xét tốt nghiệp bổ sung thực đầy đủ thủ tục giống xét tốt nghiệp Ngồi cơng việc nêu trên, quản lý sinh viên bao gồm hoạt động khác quản lý sinh viên thực tập, quản lý cựu sinh viên, tư vấn cho sinh viên, cung cấp dịch vụ Internet, tổ chức câu lạc bộ, tổ chức hoạt động ngoại khóa… Số lượng cán trực tiếp tham gia công tác quản lý sinh viên đơn vị đào tạo thường hai đến ba cán phải giải khối lượng lớn công việc Do quản lý sinh viên vất vả, địi hỏi có hệ thống tin học hỗ trợ quản lý sinh viên mà đảm bảo tính xác, kịp thời, giảm tải, hỗ trợ định, báo cáo định kỳ tới cấp đạo * Hệ thống tin học hóa ĐH KHTN tiến hành đẩy mạnh việc nâng cấp phát triển toàn diện hoạt động quản lý dựa tảng hệ thống thơng tin Page |6 N guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN tất đơn vị trực thuộc ĐH KHTN phát triển sử dụng chương trình quản lý, có chương trình quản lý đào tạo o Những chức có Chức Mơ tả Đánh giá Nhập trường Nhập trường bổ sung Phân lớp Chuyển lớp Không lần vết lần chuyển lớp Đăng ký ngành học mới, chuyển ngành Danh sách học viên Cập nhật địa tạm trú Quản lý diện sách Cập nhật lý lịch học viên Quản lý hồ sơ học viên Xác nhận hồ sơ học viên Quản lý học viên thơi học, ngừng học Học bổng học tập Miễn giảm học phí Page |7 N guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN Lập cán lớp, cán đoàn Học bổng đặc biệt Chuyển hệ Mức xét tốt nghiệp Thống kê tốt nghiệp Thống kê xếp loại Thống kê số lượng sinh viên Thống kê theo điểm o Những chức chưa có Chức Mơ tả Theo dõi tình hình nộp học phí Theo dõi phát học bổng Cập nhật thông tin xét tốt nghiệp Cập nhật tiêu chuẩn xét tốt nghiệp Cập nhật tiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp Lưu hồ sơ tốt nghiệp vĩnh viễn Thống kê Theo dõi tình hình thực tập sinh viên Theo dõi thông tin liên lạc với phụ huynh sinh viên Cập nhật khen thưởng kỷ luật Page |8 N guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN Đánh giá chung: Ưu điểm: - Tốc độ truy xuất nhanh - Đã hỗ trợ nhiều chức quản lý sinh viên - Giao diện dễ dùng, đáp ứng nghiệp vụ quản lý đào tạo Hạn chế: - Bảo mật - Còn số chức quản lý sinh viên chưa hỗ trợ - Giao diện số chức không thuận tiện: Kết thúc lần thực khơng hỏi mà tự thoát, người dùng phải thao tác lại từ đầu - Cổng giao tiếp với sinh viên, phụ huynh, giáo viên, cán đơn vị, cấp lãnh đạo hạn chế Hiện tại, tất thông tin liên quan đến sinh viên quy chế, cấu tổ chức, chương trình đào tạo, chế độ sách đưa website ĐHKHTN, người dùng dễ dàng tra cứu Tuy nhiên, chưa có liên tác hệ thống quản lý sinh viên hệ thống nên việc đưa tin chưa tự động hóa để, khơng đảm bảo tính kịp thời thuận tiện -Chưa hỗ trợ giao tiếp sở cơng nghệ ví dụ qua thẻ kỹ thuật số, qua thiết bị di động để việc xử lý đặc biệt xử lý thủ tục hành dễ dàng tiết kiệm thời gian - Không hỗ trợ việc quản lý cựu sinh viên Vai trò cựu sinh viên quan trọng Họ hỗ trợ khơng tài mà cịn cung cấp thơng tin thực tập, việc làm nhu cầu nhân lực quan họ hay quan khác Nếu theo dõi chuyên môn quan công tác cựu sinh viên có định hướng phù hợp chương trình đào tạo quy mô đào tạo đơn vị Page |9 N guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải Quản lý Sinh viên Trường ÑHKHTN Vấn đề cần giải Hoàn chỉnh chức nghiệp vụ công tác quản lý sinh viên Bổ sung chức chưa có sửa đổi chức có chưa thuận tiện cho người dùng Hỗ trợ dịch vụ trực tuyến mơi trường giao tiếp tiện ích Với tốc độ phát triển công nghệ thông tin nay, đơn vị đào tạo nên cung cấp cho sinh viên dịch vụ tiện ích như:  Dịch vụ tra cứu tư vấn: Cung cấp giải đáp thông tin liên quan đến sinh viên  Dịch vụ giới thiệu định hướng việc làm: Liên hệ với công ty, doanh nghiệp, quan, tổ chức khác để thu thập thông tin việc làm, định hướng việc làm để định hướng chương trình giảng dạy phù hợp cung cấp thông tin cho sinh viên  Cung cấp môi trường giao tiếp nhà trường, sinh viên trường với cựu sinh viên, doanh nghiệp để thường xuyên trao đổi, cập nhật thông tin việc làm, chuyên môn, nhu cầu nhân lực công ty, doanh nghiệp, quan, tổ chức khác Tổ chức đợt đánh giá tình hình việc làm cựu sinh viên, đánh giá nhu cầu việc làm xã hội Các kết đánh giá giúp cho nhà trường có định hướng chương trình giảng dạy phù hợp giúp cho sinh viên định hướng chun ngành cơng việc tương lai  Cung cấp quản lý dịch vụ: siêu thị cho sinh viên, hoạt động văn hoá, phô tô tài liệu, truy cập Internet: Quản lý đăng ký sử dụng dịch vụ sinh viên theo dõi trình sử dụng dịch vụ sinh viên  Giao tiếp sở công nghệ ví dụ qua thẻ kỹ thuật số, qua thiết bị di động để việc xử lý đặc biệt thủ tục hành dễ dàng tiết kiệm thời gian Các thủ tục xác nhận yêu cầu nhiều loại giấy tờ, gây khó khăn thời gian cho sinh viên cán quản lý P a g e | 10 N guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải