CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG THÔNG TIN FPT (FIS) VÀ VIỆC TRIỂN
Lịch sử phát triển của ERP và SAP
1.1 Lịch sử phát triển của phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP
Enterprise Resource Planning – ERP (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong một tổ chức, một doanh nghiệp Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của một tổ chức Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ v.v.
Một phần mềm ERP tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự - tiền lương, quản trị sản xuất song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gộp tất cả vào chung 1 gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau.
Một hệ thống ERP có thể được mô tả qua sơ đồ sau:
HÌNH 1: SƠ ĐỒ HỆ THỐNG ERP ĐIỂN HÌNH
Một phần mềm ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh Việc tích hợp một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệ thống được trung tâm hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lý bởi toàn bộ doanh nghiệp.
1.2 Các chức năng của phần mềm hoạch định nguồn lực (tài nguyên) doanh nghiệp
Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm:
- Lập kế hoạch, dự toán
- Bán hàng và quản lý khách hàng
- Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định
- Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng
- Nghiên cứu và phát triển
Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn, thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp.
1.3 Ích lợi khi áp dụng phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp vào quản lý
Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh.
Các thông tin của doanh nghiệp được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của doanh nghiệp theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp. Ứng dụng ERP là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một doanh nghiệp nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và doanh nghiệp sớm đi vào nề nếp Doanh nghiệp nào chậm trễ ứng dụng ERP, doanh nghiệp đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ.
Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo doanh nghiệp; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp; lựa chọn đối tác triển khai đúng; phối hợp tốt với đối tác triển khai trong quá trình thực hiện dự án; sẵn sàng thay đổi các quy trình bất hợp lý hiện hữu trong doanh nghiệp (đây là việc thường xuyên gặp nhiều sự chống đối nhất); chú trọng công tác đào tạo cán bộ theo các quy trình mới; chú trọng đào tạo khai thác hệ thống cho cán bộ mọi cấp; có cán bộ chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống…
1.4 Các nhà cung cấp phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Các nhà cung cấp phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp lớn trên thế giới bao gồm:
- Microsoft với sản phẩm: AX, Navision, Solomon
- Oracle với các gói sản phẩm: E-Business Suite, PeopleSoft Enterprise
- SAP với các gói sản phẩm: SAP R/3, mySAP ERP, Business One
Công ty Cổ phần Hệ thống Thông tin FPT và phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp SAP
2.1 Giới thiệu chung về Cổ phần Hệ thống Thông tin FPT (FIS)
Công ty Cổ phần Hệ thống thông tin FPT (FIS) là thành viên của tập đoàn FPT FIS hoạt động theo mô hình công ty cổ phần, với 8 công ty thành viên trực thuộc, với gần 2.000 cán bộ, kỹ sư chuyên sâu trong các lĩnh vực: phát triển phần mềm ứng dụng, dịch vụ ERP, dịch vụ công nghệ thông tin, tích hợp hệ thống, gia công quy trình doanh nghiệp và dịch vụ điện tử trong các ngành như tài chính, ngân hàng, viễn thông, chính phủ, an ninh quốc phòng, quản lý doanh nghiệp, giáo dục, y tế…
Hình 1: Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Hệ thống thông tin FPT (nguồn: http:// www.fis.com.vn)
Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2009
Hình 3: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2009 (Nguồn: Báo cáo thường niên
2009 – Công ty Cổ phần Hệ thống thông tin FPT)
Kế hoạch kinh doanh năm 2010
Hình 4: Kế hoạch kinh doanh năm 2009 (Nguồn: Báo cáo thường niên 2009 –
Công ty Cổ phần Hệ thống thông tin FPT)
Công ty TNHH Dịch vụ ERP FPT (FIS ERP) là đơn vị chuyên tổ chức các dịch vụ tư vấn, thiết kế, triển khai các dự án ERP (Enterprise Resource Planning – Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp tổng thể) trên những nền công nghệ chuẩn như SAP, Oracle và các giải pháp do FIS tự phát triển FIS ERP hiện là công ty dẫn đầu Việt Nam trong lĩnh vực này tính về cả quy mô doanh số và nguồn lực.
FIS là đơn vị hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ ERP, là đối tác cao cấp nhất về triển khai giải pháp ERP của Oracle và SAP, hai hãng cung cấp dịch vụ ERP lớn nhất trên thế giới, FIS cam kết đem lại những giá trị và dịch vụ tốt nhất trên thị trường
- Lịch sử hình thành và phát triển:
Công ty TNHH Dịch vụ ERP FPT tiền thân là Trung tâm Dịch vụ ERP FPT với hai trụ sở tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh Tháng 1 năm 2007, Trung tâm hợp nhất vào Công ty Hệ thống thông tin FPT (FIS) và trở thành đơn vị thành viên của FIS với tên gọi tắt là FIS ERP Tháng 7/2008, FIS ERP trở thành công ty thành viên của Công ty Hệ thống Thông tin FPT lấy tên là Công ty TNHH Dịch vụ ERP FPT Công ty được tổ chức từ các bộ phận cung cấp dịch vụ phần mềm kinh nghiệm lâu năm trong việc phát triển cũng như triển khai các dịch vụ ERP của FPT.
FIS ERP có trụ sở tại Hà Nội và chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh với các trung tâm chức năng như sau:
+ Trung tâm Dịch vụ SAP
+ Trung tâm Dịch vụ Oracle
+ Trung tâm Dịch vụ ERP Hành chính Công
+ Trung tâm Phát triển Kinh doanh
+ Trung tâm Toàn Cầu Hóa
+ Phòng Quản lý Chất lượng
+ Trung tâm Dịch vụ GIS
FIS-ERP đang chia ra làm 4 mảng chiến lược chính: o Tài chính:
+ Cải thiện sử dụng hiệu suất của tài sản
+ Giảm các chi phí hoạt động
+ Tạo ra đồng tiền dương
+ Tối đa hóa lợi nhuận dài hạn o Đào tạo và phát triển nhân viên
+ Kỹ năng phù hợp, đúng chỗ, đúng thời điểm
+ Tuyển dụng, đào tạo, phát triển và duy trì những người làm việc hiệu quả
+ Thu thập, chia sẻ và sử dụng thông tin cùng công nghệ một cách hiệu quả
+ Truyền bá và đánh giá một cách rõ ràng kỳ vọng, trách nhiệm và thành tựu đạt được tới từng nhân viên o Khách hàng
+ Nâng cao sự hài lòng của khách hàng
+ Cung cấp các sản phẩm tư vấn có chất lượng
+ Cải tiến chất lượng liên tục
+ Cải thiện mối quan hệ với khách hàn o Quy trình nội bộ:
+ Hoàn thiện sổ tay tư vấn
+ Tuân thủ quy trình làm việc
+ Quản lý và kiểm soát tốt các dự án
+ Cải thiện năng suất lao động
Với đội ngũ hơn 300 nhân viên, FIS ERP đang là nhà cung cấp dịch vụ ERP hàng đầu của Việt Nam Đội ngũ nhân viên của FIS ERP là các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn quản trị cho các tổ chức và doanh nghiệp Lực lượng tư vấn giải pháp có nhiệm vụ tìm hiểu yêu cầu thực tế và xác định chính xác giải pháp, phạm vi, kế hoạch doanh nghiệp cần triển khai Từ đó đội ngũ tư vấn triển khai sẽ phân tích các yêu cầu nghiệp vụ tác nghiệp về quản lý, xác định và giải quyết các vấn đề trong quá trình triển khai, đồng thời đào tạo người sử dụng sau khi kết thúc Dịch vụ hỗ trợ sẽ giúp doanh nghiệp vận hành bộ máy quản lý một cách trơn tru, hỗ trợ đào tạo và nâng cấp hoặc chuyển đổi hệ thống khi doanh nghiệp có nhu cầu phát triển
Với nhiều năm kinh nghiệm triển khai các hệ thống ERP quốc tế như SAP, Oracle, JDEwards, PeopleSoft và nhiều năm kinh nghiệm trong việc phát triển các sản phẩm phần mềm quản lý doanh nghiệp như Kế toán Tài chính, Nhân sự, Tiền lương, Quản trị , các nhân viên FIS ERP hiểu biết rất sâu sắc nghiệp vụ quản lý thuộc nhiều ngành nghề khác nhau cũng như nắm vững các công nghệ hàng đầu trên thế giới hiện nay.
Với kinh nghiệm hoạt động lâu năm trong lĩnh vực công nghệ thông tin cũng như triển khai nhiều hệ thống quản trị doanh nghiệp, FIS ERP là nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu Việt Nam hiện nay Các mốc thời gian dưới đây phản ánh một phần kinh nghiệm của FIS:
+ 1993: Xây dựng và triển khai thành công phần mềm Kế toán Balance cho nhiều Doanh nghiệp lớn tại Việt Nam như Công ty Giấy Bãi Bằng, Công ty Phân Đạm Hà
+ 1997: Xây dựng và triển khai hệ thống Thông tin Tài chính phục vụ quản lý cho
+ 2000: Xây dựng và triển khai thành công hệ thống thông tin báo cáo quản trị tổng hợp cho Tổng Công ty Dệt May và hơn 100 công ty thành viên Nâng cấp hệ thống này lên Web-based năm 2003.
+ 2002: Triển khai hệ thống Quản trị nội bộ cho dự án Hiện đại hoá Ngân hàng do WorldBank tài trợ cho Ngân hàng Hàng Hải Việt Nam (MSB) bằng giải pháp FPT.Success
+ 2003: o Triển khai hệ thống Quản trị nội bộ cho dự án Hiện đại hoá Ngân hàng của WorldBank cho các Ngân hàng Đầu tư Phát triển Việt Nam (BIDV) bằng giải pháp FPT.Success. o Triển khai hệ thống ERP cho Cảng Hải Phòng bằng giải pháp FPT.Success + 2002-2003: Triển khai hệ thống ERP Oracle eBusiness Suite cho Liên doanh Dầu khí Vietso Petro
+ 2004: Triển khai giải pháp Oracle cho Pepsi, Bibica, Savimex, HPT, VidoTour,
+ 2005: Triển khai giải pháp Oracle cho Prime Group, Mía đường Lam Sơn, Mía đường Bourrbon, Nhựa Tân Tiến, Gentraco
+ 2006: Triển khai giải pháp Oracle cho Gạch Đồng Tâm, Sơn Hà, Công ty Giấy
+ 2007: o Triển khai giải pháp SAP cho Vinamilk, DKSH, Panasonic… o Triển khai Hệ thống thông tin quản lý ngân sách Bộ Tài chính
+ 2008: o Triển khai giải pháp SAP cho Thép Việt, SATO o Triển khai giải pháp Oracle cho Cao su Đà Nẵng, Everpia…
+ 2009: o Triển khai giải pháp Oracle cho Nova Group, Ngân Hàng Thương mại Cổ phần Quân đội o Tham gia triển khai Hệ thống quản lý Thuế thu nhập cá nhân (PIT) o Triển khai giải pháp SAP cho Công ty CP Cơ điện lạnh REE, Nhà Thủ Đức. o Ký hợp đồng triển khai ERP SAP lớn nhất Việt Nam với Tổng Công ty
Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex).
Là đối tác lớn nhất của Oracle và SAP tại Việt Nam, với đội ngũ chuyên gia đông đảo, có nhiều kinh nghiệm thực tế ở cả hai miền Nam - Bắc, cùng các sản phẩm ERP đặc trưng cho doanh nghiệp ở từng lĩnh vực, Công ty Dịch vụ ERP FPT là nhà tư vấn ERP có lượng khách hàng lớn nhất trên thị trường Việt Nam. Đội ngũ hơn 300 cán bộ nhân viên FIS ERP bao gồm các chuyên gia trong lĩnh vực tư vấn ERP cho các tổ chức, doanh nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm triển khai các hệ thống ERP quốc tế như Oracle, SAP Sau nhiều năm kinh nghiệm trong xây dựng và phát triển các phần mềm ứng dụng quản lý doanh nghiệp như Tài chính - kế toán, Quản lý bán hàng, Quản lý mua hàng, Nhân sự - Tiền lương các nhà tư vấn của FIS ERP đã tích lũy kiến thức về nghiệp vụ quản lý thuộc nhiều ngành nghề khác nhau cũng như những công nghệ hàng đầu thế giới.
Với sự đầu tư mạnh mẽ của Tập đoàn FPT, FIS ERP được đánh giá là đơn vị có có đội ngũ chuyên gia đứng đầu Việt Nam Các chuyên gia của FIS ERP đang sở hữu nhiều chứng chỉ quốc tế khác nhau về lĩnh vực tư vấn triển khai của các hãng Oracle, SAP và các chứng chỉ công nghệ khác về quản trị cơ sở dữ liệu, lập trình của các hãng cung cấp giải pháp và dịch vụ hàng đầu trên thế giới như: Microsoft, Oracle ….
Năm 2009 ghi nhận sự khởi sắc mạnh mẽ của thị trường ERP Việt Nam Sau nhiều năm kinh tế tăng trưởng, nhiều doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả đã xuất hiện nhu cầu trang bị các hệ thống ERP theo chuẩn quốc tế để đảm bảo công tác điều hành và phát triển bền vững FIS ERP đã đón đầu nhu cầu này với lực lượng được chuẩn bị chu đáo, tích lũy kinh nghiệm qua nhiều năm và mối quan hệ chiến lược của FIS với các nhà cung cấp giải pháp toàn cầu
Đặc điểm của SAP và quá trình tư vấn triển khai SAP của FIS
Với đặc điểm của SAP là một hệ thống khổng lồ và vô cùng phức tạp, FIS đã đưa ra quy trình tư vấn triển khai hệ thống này cho khách hàng như sau:
3.1 Quá trình tư vấn của FIS ERP:
Quy trình tư vấn chuẩn của FIS với các hệ thống ERP do công ty cung cấp:
- Tư vấn lập kế hoạch và chiến lược đầu tư Công nghệ thông tin
- Cải tiến qui trình nghiệp vụ
- Tư vấn cho doanh nghiệp quy trình triển khai ERP đúng chuẩn trên thế giới từ giai đoạn tìm hiểu, tiếp cận, chuẩn bị cho đến khi vận hành hoàn chỉnh một hệ thống ERP
- Các hạng mục trong quá trình tư vấn:
+ Quản lý chuyển đổi và đào tạo
+ Phân tích quy trình nghiệp vụ
+ Chuyển đổi dữ liệu vào giao diện
3.2 Quy trình tư vấn lựa chọn sản phẩm
Quy trình tư vấn lựa chọn sản phẩm phụ thuộc rất nhiều vào đặc điểm của khách hàng mà FIS tư vấn triển khai Do vậy quy trình tư vấn lựa chọn sản phẩm của FIS có những bước như sau:
Khi khách hàng có nhu cầu tìm kiếm phần mềm quản lý phòng kinh doanh sẽ bố trí một buổi gặp gỡ giữa chuyên viên kinh doanh và khách hàng nhằm tìm hiểu các nhu cầu cơ bản của doanh nghiệp Tại buổi gặp này, chuyên viên kinh doanh cũng nắm bắt và thống nhất được kế hoạch công việc tiếp theo đối với khách hàng, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể, đồng thời cũng giúp doanh nghiệp bố trí được thời gian, kế hoạch thuận tiện cho các công việc tiếp theo.
Khảo sát yêu cầu, nắm bắt nhu cầu
Sau khi nắm bắt các thông tin cơ bản, chuyên viên kinh doanh sẽ đề nghị được khảo sát sâu hơn nhu cầu nghiệp vụ và tình hình thực tế của khách hàng Đây là bước quan trọng nhất giúp chuyên viên kinh doanh hiểu rõ hơn quy trình hoạt động của doanh nghiệp, các vấn đề tồn tại, các nhu cầu hiện tại và tương lai, các tình huống có thể xảy ra nhằm đưa ra một giải pháp phù hợp, hữu ích nhất Đây cũng có thể là bước mà doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn chính bản thân mình cần gì, muốn gì từ đó quyết định lựa chọn giải pháp dễ dàng hơn.
Là buổi giới thiệu, trình diễn (demo) sản phẩm, giải pháp sau quá trình khảo sát.
Sau quá trình tiếp xúc, khảo sát, chuyên viên kinh doanh đã có cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp và sẽ giới thiệu với doanh nghiệp các giải pháp của FIS để doanh nghiệp hiểu rõ hơn, bàn bạc và lựa chọn Buổi giới thiệu sản phẩm có thể được thực hiện tại trụ sở của doanh nghiệp.
Đề xuất giải pháp và báo giá
Quá trình khảo sát giúp cho FIS hiểu rõ hơn nhu cầu của doanh nghiệp và quá trình giới thiệu sản phẩm giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn sản phẩm và dịch vụ mà FIS cung cấp.
Từ đó qua trao đổi, thảo luận đưa ra các phương án thực hiện theo nhu cầu doanh nghiệp.
Kết thúc quá trình, chuyên viên kinh doanh sẽ gửi khách hàng một bộ hồ sơ giải pháp hoặc một đơn chào hàng trong đó có đề xuất các phương án về sản phẩm, dịch vụ, phương thức chuyển giao, thanh toán
Ký kết hợp đồng Đây là khâu cuối cùng sau khi 2 bên đồng ý với các thỏa thuận Quá trình chuyển giao sẽ được thực hiện ngay sau khi ký hợp đồng kinh tế.
3.3 Quy trình triển khai thực hiện dự án ERP
FIS ERP đưa ra một phương pháp luận tối ưu nhằm giúp các tổ chức, doanh nghiệp triển khai thành công các ứng dụng ERP; chú trọng đến việc bàn giao dự án triển khai đúng hạn và không vượt ngoài giới hạn ngân sách của khách hàng; cung cấp nhiều khả năng triển khai nhằm giúp doanh nghiệp hiểu rõ thời gian, chi phí và nguồn lực cần thiết cho việc triển khai các giải pháp ERP Phương pháp luận triển khai của FIS ERP bao gồm các giai đoạn cơ bản như sau:
Giai đoạn Lập kế hoạch
- Lập kế hoạch quản lý dự án chung
- Thiết lập mô hình lãnh đạo xuyên suốt dự án
- Cung cấp các thông tin quan trọng cho việc ra quyết định khởi động dự án
- Xác định rõ quy mô của dựa án
- Thiết kế cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc phù hợp cho các nhóm tham gia
- Xây dựng phương pháp luận quản lý chuyển đổi
- Phân tích tổng quan về khả năng nghiệp vụ được đáp ứng trong bài toán quản lý của doanh nghiệp
- Thực hiện phân tích yêu cầu tổng thể kiến trúc kỹ thuật mức cao cần đáp ứng cho hệ thống ứng dụng mới
- Xây dựng quy trình nghiệp vụ tương lai bao gồm: phân tích yêu cầu nghiệp vụ hiện tại, thiết kế mô hình quy trình nghiệp vụ mới phù hợp với hệ thống ứng dụng sẽ triển khai
- Ánh xạ quy trình nghiệp vụ với năng lực của ứng dụng, đưa ra phân tích khác biệt đối với từng yêu cầu.
- Xây dựng tài liệu phân tích yêu cầu người sử dụng đối với những phân hệ mở rộng ngoài hệ thống ERP
- Xây dựng tài liệu thông tin hệ thống và tài liệu phân quyền người sử dụng
- Xây dựng tài liệu phân tích yêu cầu chuyển đổi dữ liệu và giao diện với hệ thống khác
- Xây dựng chiến lược chuyển đổi số liệu và giao diện
- Báo cáo mục tiêu và kỳ vọng của các bên liên quan
- Thiết kế chi tiết các yêu cầu khác biệt với hệ thống và các phần nghiệp vụ ngoài hệ thống ERP
- Xây dựng chiến lược và kế hoạch truyền thông
- Báo cáo đánh giá tác động tổ chức.
- Thiết kế chức năng của chường trình chuyển đổi dữ liệu và giao diện
- Xây dựng chiến lược và kế hoạch đào tạo bao gồm: phân tích nhu cầu đào tạo của người dùng, lập chiến lược đào tạo và kế hoạch thực hiện đào tạo
- Xây dựng chiến lược và kế hoạch kiểm thử bao gồm: kiểm thử hệ thống, chuyển đổi thử dữ liệu và giao diện, người dùng kiểm thử hệ thống và kiểm thử hiệu năng hệ thống
- Chuẩn bị môi trường phát triển
- Phát triển hệ thống ứng dụng bao gồm: cấu hình hệ thống, mở rộng ứng dụng: báo cáo, form, giao diện với hệ thống khác, chương trình chuyển đổi dữ liệu,…
- Xây dựng hệ thống kiến trúc kỹ thuật
- Kiểm thử hệ thống và người dùng thực hiện kiểm thử hệ thống
- Thực hiện chuyển đổi thử dữ liệu
- Xây dựng hệ thống tài liệu đào tạo và hướng dẫn sử dụng của hệ thống mới
- Xây dựng chiến lược triển khai.
- Đào tạo cán bộ nghiệp vụ khách hàng trước khi thực hiện kiểm thử hệ thống
- Thực hiện việc chuyển sản phẩm sang môi trường sản phẩm cuối
- Cài đặt hệ thống ứng dụng đã được kiểm thử bởi người dùng.
- Chuyển đổi và xác nhận dữ liệu
- Thực hiện kiểm thử hiệu năng hệ thống
- Xây dựng quy trình hỗ trợ
- Đào tạo người sử dụng cuối
- Bắt đầu sử dụng hệ thống thật
- Thực hiện hỗ trợ khách hàng sau khi hệ thống đã go-live (hệ thống đi vào vận hành).
- Đo lường hiệu quả hoạt động của hệ thống
- Đề xuất và lên kế hoạch các hướng kinh doanh trong tương lai
- Quan tâm tới các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng như sự chấp nhận của người dùng, năng suất và hỗ trợ hoạt động con người.
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC TRIỂN KHAI CÁC DỰ ÁN ERP, TÁC ĐỘNG ĐẾN CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN TƯ VẤN TRIỂN KHAI DỰ ÁN CỦA FIS
Những vấn đề liên quan đến triển khai dự án ERP
1.1 Vấn đề từ phía khách hàng
Chi phí ERP thông thường khá lớn Chi phí này thường dưới dạng chi phí tiền lương nhân viên ERP và chi phí dự án của sản phẩm ERP Đối với các doanh nghiệp có quy mô trung bình thì việc vận dụng ERP là việc khó thực hiện Điều này sẽ tạo nên sức ép chi phí cho doanh nghiệp trong giai đoạn đầu.
- Các yếu tố ảnh hưởng đến kinh phí triển khai dự án ERP
Quy mô doanh nghiệp là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến kinh phí triển khai dự án ERP Các doanh nghiệp lớn hơn tất nhiên sẽ cần nhiều tiền hơn để mua giải pháp ERP. Nhưng mức độ ảnh hưởng như thế nào? Ta thường thấy, các doanh nghiệp lớn có khả năng trang bị ERP hơn vì cả hai lý do: khả năng tài chính và nhu cầu rõ nét Các doanh nghiệp nhỏ có thể không có đủ tiền để trang bị hệ thống ERP cho dù ở mức dành cho các doanh nghiệp nhỏ, nhưng doanh nghiệp lớn thì chắc chắc có đủ tiền để trang bị vì cho dù kinh phí triển khai ERP cho các doanh nghiệp lớn là rất cao nhưng thông thường vẫn chiếm tỷ lệ chấp nhận được so với các hạng mục chi phí khác của doanh nghiệp lớn Quy mô doanh nghiệp có thể được đánh giá bằng tổng số nhân viên sẽ tham gia sử dụng phần mềm hoặc bằng số lượng máy tính nối mạng sẽ sử dụng chương trình trong đó số lượng máy tính tác nghiệp (có thao tác cập nhật dữ liệu) có trọng số quan trọng vì nó nói lên khối lượng dữ liệu phát sinh của doanh nghiệp nhiều hay ít.
+Lĩnh vực, ngành nghề sản xuất kinh doanh
Khi hai doanh nghiệp có cùng quy mô (ví dụ cùng số lượng nhân viên) thì sự khác nhau sẽ nằm ở lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực thông dụng hơn sẽ có nhiều giải pháp ERP thoả mãn nên giá cả phần mềm sẽ thấp hơn Lĩnh vực sản xuất thường phức tạp hơn lĩnh vực thương mại và các ngành nghề như ngành may, ngành sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ sẽ có hoạt động phức tạp hơn do sự đa dạng và sự thay đổi thường xuyên theo thời gian của các sản phẩm nên giá trị giải pháp ERP cũng cao hơn.
+Giải pháp ERP mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn
Tuỳ theo sự chào giá của các nhà cung cấp mà giá cả của các giải pháp ERP có sự khác nhau Giá cả của các giải pháp nội thường rẻ hơn nhiều so với các giải pháp ngoại do yếu tố chi phí sản xuất phần mềm và cả chi phí triển khai dự án thấp hơn và do các giải pháp ngoại có khả năng hướng tới các doanh nghiệp lớn hơn Tuỳ theo quan điểm của các nhà cung cấp mà giá cả các giải pháp ERP nội cũng rất khác nhau và còn phụ thuộc vào chất lượng của giải pháp Tất nhiên các hệ thống ERP có chất lượng tốt mà giá cả hợp lý sẽ được thị trường chấp nhận nhiều hơn.
+Số lượng modules mà doanh nghiệp lựa chọn triển khai
Một dự án triển khai ERP không phải lúc nào cũng bao gồm đầy đủ các modules của toàn bộ giải pháp Thông thường các doanh nghiệp chỉ lựa chọn các modules cần thiết cho doanh nghiệp tuỳ theo quy mô, ngành nghề và lĩnh vực hoạt động Giá cả của dự án do đó cũng thay đổi tuỳ theo số lượng các modules mà doanh nghiệp lựa chọn Giá cả của nhiều modules liên kết sẽ cao hơn giá cả của từng modules thành phần cộng lại vì bao gồm cả các chức năng tích hợp.
- Kết cấu chi phí cho một dự án ERP
Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai Xác định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ và chất lượng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại.
Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm khá nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển khai Tuy nhiên, chi phí cơ bản thường là chi phí bản quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống Ngoài ra là các chi phí cho hạ tầng ứng dụng Công nghệ thông tin nói chung như phần cứng, hạ tầng mạng.
Chi phí phần mềm thường bao gồm: bản quyền phần mềm ERP và các phần mềm liên quan khác Chi phí bản quyền phần mềm ERP (còn gọi là giá license) tính theo các phân hệ và theo số người sử dụng Có một số phần mềm chỉ bán theo phân hệ và không quan tâm đến số người sử dụng Về khái niệm người sử dụng, không nhất thiết phải gắn với số người sử dụng vật lý Các hãng nước ngoài thường quy về khái niệm người sử dụng đồng thời (concurent user) Do đó, việc xác định số lượng người sử dụng một cách đúng đắn sẽ đem lại một khoản tiết kiệm không nhỏ cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, tùy theo nhu cầu, doanh nghiệp phải mua bản quyền các phần mềm khác, như hệ điều hành; hệ cơ sở dữ liệu (CSDL) và các ứng dụng bảo mật Các phần mềm này doanh nghiệp có thể xác định mua hoặc không mua ngay cùng với việc triển khai, tùy thuộc vào việc tư vấn.
Thường chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng chi phí dành cho ERP, lớn hơn từ 1-5 lần so với chi phí bản quyền phần mềm ERP Việc triển khai bao gồm: cài đặt, huấn luyện, thiết lập hệ thống, chuyển đổi hệ thống cũ sang mới, vận hành Kinh phí này được xác định dựa trên đơn giá nhân công với thời gian triển khai và phụ thuộc các phân hệ triển khai Ở nước ngoài, các nhà tư vấn triển khai thường chỉ xác định giá nhân công, còn thời gian sẽ thực tính trên thời gian của DN Tuy nhiên, ở Việt Nam, các nhà tư vấn triển khai thường xác định trước thời gian triển khai (fixed time), nhằm giúp doanh nghiệp nếu mất nhiều thời gian hơn thì không phải bỏ thêm chi phí Giá nhân công triển khai ERP từ vài chục đến vài trăm USD/ngày Trường hợp sử dụng các chuyên gia nước ngoài vào, giá nhân công thường tính theo giờ và lên tới vài ngàn USD
+Chi phí hỗ trợ trước, trong và sau triển khai:
Thông thường là chi phí cho hoạt động khảo sát tư vấn tiền ERP, hỗ trợ giám sát triển khai và hỗ trợ hậu ERP Tùy vào quy mô và nhận thức của DN mà các hạng mục này có hoặc không có trong tổng chi phí dành cho ERP Tuy nhiên, nếu có điều kiện thì các khoản mục này nên đưa vào vì nó giúp DN vận hành hệ thống trơn tru hơn và khai thác tối đa hiệu quả ứng dụng ERP. Đối với dự án ERP quy mô lớn, doanh nghiệp nên thuê đơn vị tư vấn, giám sát triển khai Phần chi phí này cũng xác định dựa trên đơn giá nhân công nhân với số ngày làm việc thực tế, hoặc dựa trên số lượng các báo cáo đánh giá chất lượng và tư vấn của đơn vị. Sau khi phần mềm ERP chính thức vận hành, doanh nghiệp vẫn cần phải duy trì các hoạt động hỗ trợ hậu ERP: bảo trì, nâng cấp, cung cấp bản sửa lỗi, nhất là năm đầu tiên. Tùy theo các gói dịch vụ và mức độ hỗ trợ mà chi phí có thể dao động từ 15-25 %
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên chú ý tới các khoản phí đi kèm như chi phí trả cho nhân viên tham gia (bao gồm cả tuyển mới và làm thêm giờ), các khoản phụ phí phát sinh cho môi trường triển khai ERP (địa điểm, trang thiết bị )
+Chi phí phần cứng và hạ tầng mạng:
Phần cứng song hành với hệ thống ERP thường không có gì đặc biệt như hệ thống máy chủ, máy trạm, tủ đĩa, bộ lưu điện Tuy nhiên, về máy chủ, một hệ thống ERP cần tối thiểu các loại sau: máy chủ hệ thống (application server), máy chủ CSDL (database server), máy chủ dự phòng CSDL (backup database server) Ngoài ra là các máy chủ khác cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp như máy chủ quản lý thư điện tử (email server), máy chủ quản lý các dịch vụ Internet (Internet server), máy chủ quản lý các tài liệu dùng chung (file server)
Một nguyên tắc cơ bản của hệ thống ERP chính là CSDL tập trung, nghĩa là CSDL được tập trung tại một địa điểm Các Phần mềm ERP tiên tiến hiện nay đều sử dụng công nghệ web Điều đó đồng nghĩa với việc các máy trạm không cần thiết phải cài đặt ứng dụng nào của phần mềm ERP mà chỉ cần sử dụng một trình duyệt như Internet Explorer hoặc Nescape Navigator là có thể truy cập vào chương trình sử dụng Chính công nghệ này giúp giảm thiểu đáng kể chi phí triển khai, duy tu, bảo trì hệ thống. Đối với hạ tầng mạng, nếu doanh nghiệp đã có sẵn mạng WAN, LAN phù hợp thì phần kinh phí này không cần phải tính đến Hiện nay, DN có thể khai thác môi trường Internet như một mạng WAN cho DN với chi phí chấp nhận được mà vẫn đảm bảo mục đích khai thác của mình.
+Chi phí phát sinh khác
Giá rẻ ban đầu, quyết toán tăng gấp bội: Đánh vào tâm lý "ham rẻ”, nhiều đơn vị triển khai thường đưa ra giá chào rất thấp, thậm chí là không lấy tiền khi chưa triển khai xong Điều này khiến doanh nghiệp lầm tưởng là chỉ phải bỏ ít chi phí là có được hiệu quả cần thiết Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp mua phần mềm rẻ và chỉ ứng dụng trong thời gian ngắn rồi phải nâng cấp thì tổng chi phí của hai lần ứng dụng có thể lớn hơn nhiều so với việc ứng dụng một lần ngay từ đầu.
NGHIÊN CỨU VIỆC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN TƯ VẤN NHẰM TRIỂN KHẢI HIỆU QUẢ GÓI DỊCH VỤ GIẢI PHÁP HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP
Mục tiêu nghiên cứu
1.1 Đánh giá chiến lược và quy trình triển khai tư vấn SAP của FIS
1.2 Dự báo, đề xuất giải pháp khắc phục những yếu điểm hiện tại
Thiết kế dự án nghiên cứu
2.1 Dữ liệu cần thu thập
- Số lượng nhân viên tư vấn triển khai SAP ERP của FIS
- Số lượng học viên mà FIS đào tạo
- Quy trình và phương thức tuyển chọn học viên và nhân viên
- Chi phí đào tạo học viên, nhân viên
- Chất lượng đào tạo theo đánh giá của người đào tạo và học viên, nhân viên
- Các dự án mà FIS đã tham gia
- Quy trình tiếp cận khách hàng
- Quy trình thực hiện dự án
- Đánh giá của giới truyền thông, IT về các dự án ERP đã, đang triển khai sử dụng phần mèm SAP của FIS
- Đánh giá của khách hàng về trình độ chuyên môn, hiểu biết, quy trình làm việc, của nhân viên tư vấn triển khai SAP ERP của FIS
2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến cuộc nghiên cứu
Các yếu tố ảnh hưởng đến cuộc nghiên cứu phải kể đến đó là:
Chi phí phát sính trong quá trình nghiên cứu gồm có:
+ Chi phí in ấn, photo tài liệu để đọc
+ Thời gian chiếm tỷ trọng nhiều nhất là thu thập dữ liệu thứ cấp và sàng lọc, phân loại, phân tích tổng hợp các dữ liệu này Tổng cộng thời gian cho các công việc kể trên là 2 tuần.
+ Thời gian chiếm tỷ trọng nhiều thứ hai là thời gian biên tập lại, đánh máy. Thời gian cho công việc này mất khoảng 5 ngày.
+ Thời gian chờ đợi người giới thiệu đến nguồn thông tin thứ cấp, chờ gửi thông tin: 3 ngày.
+ Thời gian thu thập xử lý dữ liệu sơ cấp: ẵ ngày.
- Các yếu tố ảnh hưởng đến từ FIS như sự nhiệt tình của bên công ty (FIS và trung tâm đào tạo FITC) và các yếu tố khách quan, chủ quan khác: đôi khi không nhận được sự giúp đỡ từ một số phòng ban bộ phận cần hỏi thông tin, thông tin tìm hiểu khá khó khăn do các dự án đang ở giai đoạn 2, nhân viên tham gia dự án đều không ở công ty,các bộ phận hỗ trợ đều trong tình trạng rất bận rộn.
Triển khai thu thập dữ liệu nghiên cứu
Công việc nghiên cứu gồm có:
Điều tra khách hàng về trình độ chuyên môn, hiểu biết của nhân viên tư vấn SAP của FIS (thông qua bản đánh giá công việc bên khách hàng, bảng hỏi, báo, tạp chí )
Điều tra nhân viên tư vấn và học viên đang được FIS đào tạo (sử dụng bảng hỏi )
- Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập dữ liệu thứ cấp, sơ cấp thông qua bảng hỏi
- Phương pháp xử lý số liệu: Thông tin từ bảng hỏi sẽ được xử lý bằng phần mềmSPSS
- Chọn mẫu ngẫu nhiên đơn giản
- Phạm vi về mặt đối tượng: o Nhân viên tư vấn và học viên đang được FIS đào tạo o Khách hàng của FIS
- Phạm vi về mặt thời gian: 04/01/2010 – 28/02/2010.
Phạm vi về mặt lý thuyết: sử dụng lý thuyết nghiên cứu marketing, marketing công nghiệp, quản trị bán hàng, quản trị nhân lực.
3.2 Thu thập dữ liệu thứ cấp
- Thu thập dữ liệu thứ cấp từ các website chuyên về ERP tại Việt Nam như http://www.eac.vn http://www.tuvanerp.vn/ http://www.erpsolution.com.vn/ http://erpvietnam.wordpress.com/
- Thu thập dữ liệu thứ cấp từ các ấn bản về IT hay các ấn bản khác như: Thế giới vi tính, Thời báo Kinh tế Việt Nam, Doanh nhân Sài Gòn
- Thu thập dữ liệu thứ cấp từ Nội san của FPT, FIS như Chúng ta, FISLink, ERP và Doanh nghiệp.
- Thu thập dữ liệu từ website chính thức của FPT, FIS và FIS-ERP tại các địa chỉ: http://www.fpt.com.vn http://www.fis.com.vn http://www.fis-erp.com.vn http://www.erp-fpt.liva.com.vn
- Thu thập dữ liệu từ các báo cáo nội bộ của FIS, FIS-ERP, báo cáo tài chính, báo cáo thường niên của FPT và FIS.
- Thu thập dữ liệu thứ cấp từ các nguồn khác: các bài nhận xét, phân tích của chuyên gia trên blog cá nhân
- Thu thập dữ liệu thứ cấp từ các bản đánh giá công việc, do FIS cung cấp.
3.3 Thu thập dữ liệu sơ cấp
- Phỏng vấn cá nhân trực tiếp (đối với những cá nhân trực tiếp tham gia lên kế hoạch về chương trình đào tạo)
+Phỏng vấn trực tiếp chị Hoàng Thị Trang Nhung (NhungHTT) và anh Nguyễn Hải Thanh (ThanhNH3) nhân viên của trung tâm đào tạo FITC.
+Phỏng vấn trực tiếp chị Hoàng Thị Thu Nga (NgaHTT) và anh Trần Đoàn Anh Quân (QuânTQD) là nhân viên của FIS ERP và giảng viên của FITC.
- Phỏng vấn qua email (đối với nhân viên, học viên FIS)
- Phương pháp chọn mẫu: ngẫu nhiên tiện lợi
BẢNG CÂU HỎI (Phụ lục 1)
3.4 Công việc phân tích xử lý dữ liệu
Công việc phân tích xử lý dữ liệu bao gồm:
- Nhập số liệu thu được từ phỏng vấn vào excel để tính %, tỷ trọng.
- So sánh, đối chiếu số liệu và dữ liệu thứ cấp, xác minh lại nếu có sai lệch
- Xác thực tính đúng đắn trong các câu trả lời khi thu thập dữ liệu sơ cấp.
- Dựa trên các con số, thông tin thu thập được; kết hợp, đánh giá lại và đưa ra một số nhận định chủ quan.
- Kiểm tra lại các nhận định này qua việc hỏi ý kiến chuyên gia.
Phân tích xử lý thông tin
BẢNG PHÂN TÍCH DỮ LIỆUCâu 1: Mục đích tham gia khóa học đào tạo nhân viên tư vấn triển khai SAP ERP tại FITC của quý vị là trở thành:
Nhân viên tư vấn nghiệp vụ
Nhân viên tư vấn kỹ thuật
Câu 2: Nhận xét của quý vị về phong cách đào tạo tại FITC:
Chuyên nghiệp Chấp nhận được
Câu 3: Nhận xét của quý vị về thời gian biểu khóa học các quý vị tham gia tại FITC:
Column1 Hợp lý Chấp nhận được Chưa hợp lý Tổng
Câu 4: Nhận xét của quý vị về thời lượng khóa học các quý vị tham gia tại FITC:
Column1 Hợp lý Chấp nhận được Chưa hợp lý Tổng
Câu 5: Nhận xét của quý vị về nội dung đào tạo của khóa học các quý vị tham gia tại FITC:
Column1 Hợp lý Chấp nhận được
Câu 6: Đánh giá của quý vị về mức độ nhiệt tình của giảng viên:
Column1 Nhiệt tình Chấp nhận được Chưa nhiệt tình Tổng
Câu 7: Đánh giá của quý vị về mức độ tiếp thu bài giảng:
Tiếp thu ở mức độ vừa phải
Hầu như không tiếp thu được
Hoàn toàn không tiếp thu được Tổng
Câu 8: Sau khóa học này, quý vị có ý định làm việc tại FIS-ERP không?
Column1 Có Chưa quyết định Không Tổng
- Quy trình đào tạo mới chỉ cố gắng chuẩn chứ chưa đạt chuẩn do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan như:
+Đội ngũ giảng viên là những người đang làm việc tại FIS, thời gian phụ thuộc vào tiến độ dự án và công việc nên thời gian bố trí cho việc giảng dạy là khá thất thường, chất lượng bài giảng cũng chưa tốt do ít có thời gian chuẩn bị giáo trình, bài giảng cũng như họ thường không có hoặc yếu về kỹ năng sư phạm, kỹ năng truyền đạt.
+Quy trình đào tạo không được lên kế hoạch chi tiết cụ thể từ trước, nên trong quá trình thực hiện nảy sinh nhiều vấn đề ngoài ý muốn.
+Đào tạo chưa chuyên nghiệp (từ nội dung, phương pháp tiếp cận, giảng viên, thời gian bố trí ) 20/30 học viên được hỏi có câu trả lời là thiếu chuyên nghiệp, 10/30 học viên có câu trả lời là chấp nhận được.
+30/30 học viên có câu trả lời “chưa hợp lý” cho câu hỏi về thời gian và thời lượng đào tạo.
+28/30 học viên có câu trả lời “chưa hợp lý” cho câu hỏi về nội dung đào tạo; 2/30 chọn câu trả lời “chấp nhận được”.
+25/30 học viên có câu trả lời “nhiệt tình” cho câu hỏi đánh giá mức độ nhiệt tình của giảng viên; 5/30 học viên có câu trả lời “chưa nhiệt tình”
+13/30 học viên có câu trả lời “tiếp thu ở mức độ vừa phải”; 10/30 trả lời “hầu như không tiếp thu được”; 2/30 có câu trả lời “tiếp thu tốt”, 5/30 có câu trả lời “hoàn toàn không tiếp thu được” đối với câu hỏi mức độ tiếp thu/hiểu bài.
- Bản thân nhân viên FITC khi được phỏng vấn cũng thừa nhận có tình trạng trên là do thiếu kinh nghiệm đào tạo, tuyển chọn ồ ạt, thời gian tuyển chọn ngắn, kế hoạch không chi tiết nên phát sinh nhiều vấn đề.
- Về phía học viên thì góp ý về lịch học, cần có lịch học cụ thể và đều đặn, yêu cầu về giảng viên có kiến thức và nhiệt tình, được thực hành nhiều trên hệ thống, được thử nghiệm với dự án ảo và được đào tạo trong công việc và dự án thật.
Báo cáo kết quả nghiên cứu và đề xuất giải pháp hoàn thiện việc nâng cao chất lượng đào tạo đội ngũ nhân viên tư vấn triển khai phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
5.1 Trình bày bằng văn bản nghiên cứu và báo cáo kết quả nghiên cứu
Các khách hàng mà FIS đã/đang triển khai các dự án ERP có sử dụng phần mềm SAP gồm có:
- Bộ Tài chính và Tổng cục thuế với dự án PIT (thuế thu nhập cá nhân) trị giá 15,5 triệu USD.
- Petrolimex với dự án triển khai SAP trị giá 13 triệu USD.
- Thủ Đức House với dự án triển khai SAP trị giá hơn 1 triệu USD.
- Công ty Cổ phần Cơ điện lạnh (REE Corporation) với dự án triển khai SAP trị giá hơn 1 triệu USD.
- Tập đoàn Thép Việt với dự án triển khai SAP trị giá 1,2 triệu USD.
- Ngoài ra còn hơn 30 doanh nghiệp khác mà FIS đã triển khai thành công mySAP ERP.
Với chuyên môn và kinh nghiệm thực tế triển khai các hệ thống ERP, FIS-ERP cung cấp cho khách hàng những dịch vụ về tư vấn giải pháp, chọn lựa và triển khai phần mềmERP, quản lý dự án và phát triển phần mềm theo nhu cầu khách hàng trong nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau.
Phương pháp phát triển hệ thống của FPT hoàn toàn được đảm bảo trên cơ sở thực hiện nghiêm túc qui trình chất lượng chuẩn ISO 9001:2000 và CMM5 Đối với những dự án qui mô lớn, FIS-ERP phối hợp với những đối tác tư vấn nghiệp vụ trong và ngoài nước để hỗ trợ phân tích và xây dựng qui trình nghiệp vụ.
Qui trình phát triển phần mềm theo chuẩn quốc tế của FIS là công cụ tạo lợi thế cạnh tranh cho khách hàng của mình.
FIS được đối tác triển khai (SAP) và hầu hết các khách hàng đánh giá (qua các evaluation form cho end-users) cao về năng lực tư vấn, sự tận tâm, nhiệt tình Sở dĩ có được điều này là do đội ngũ nhân viên được kế thừa từ nhiều dự án ERP của các dòng sản phẩm khác như Microsoft Solomon, Dynamics AX, Oracle
Tuy nhiên, như nhiều công ty triển khai ERP khác FIS cũng gặp phải nhiều khó khăn do các dự án FIS đang triển khai đều là các dự án lớn, đòi hỏi đội ngũ tư vấn đông đảo và chất lượng đồng đều FIS thiếu hụt về mặt nhân lực, và nhân lực tư vấn có chất lượng.
5.2 Giải pháp hoàn thiện chất lượng đào tạo nhân viên tư vấn
5.2.1 Giải pháp cho các vấn đề a Vấn đề từ phía khách hàng Chuẩn bị về con người sẽ là khâu quan trọng nhất trong khi chuẩn bị triển khai ERP. Cần phải có sự đồng lòng từ ban quản trị cấp cao nhất đến từng nhân viên Để chuẩn bị tốt điều này, ban quản lý cần phải giải thích rõ tác dụng của ERP và cần phải tìm hiểu, quan tâm đến những khó khăn của nhân viên khi thực hiện ERP Cũng như cần phải động viên, khen thưởng trong quá trình thực hiện Sự quyết tâm cao của cán bộ công nhiên viên là yếu tố dẩn đến thành công rất cao khi triển khai ERP Khi tiếp cận các doanh nghiệp bị thất bại trong việc triển khai ERP thì đa số các doanh nghiệp đề thừa nhận là họ gặp rất nhiều vấn đề ở khâu con người Và việc giải quyết tốt nguồn lao động bên cạnh chính sách động viên cũng rất cần thiết khi nghiên cứu triển khai ERP. Đổi mới về công nghệ, trang bị hệ thống mạng máy tình cho toàn hệ thống Cần có sự đổi mới đồng bộ trong hệ thống công nghệ thông tin của toàn doanh nghiệp Một động cơ muốn hoạt động tốt thì nhất thiết các bộ phận trong nó phải đều tốt Tránh sự đầu tư tập trung thật tốt ở một chỗ rồi sẽ dẫn đến sự khập khiễng Vì bản chất của ERP là sự hoạt động tải dữ liệu về trung tâm xử lý và mang tính update liên tục trên toàn hệ thống
Cân nhắc giữa chi phí tiết kiệm được so với chi phí bỏ ra khi triển khai ERP Không nên coi ERP là giải pháp bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tồn tại Cần thiết nghiên cứu thật kỹ về nhà cung cấp Hiện nay, ERP còn quá mới Cái mới ở đây ở cả khâu kỹ thuật lẫn kinh nghiệm triển khai Chính vì vậy, để đạt được hiệu quả cao trong công tác triển khai ERP, các doanh nghiệp cần phải bỏ thời gian nghiên cứu và hoạch định các kịch bản ERP Thành lập đội nghiên cứu giải pháp ERP.
Cần có cái nhìn nghiêm túc khi thực hiện Nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi đưa vào áp dụng Không nên coi ERP là yếu tố sống còn của doanh nghiệp, vì vậy mà phải thực hiện nó Vấn đề quan trọng hơn hết là liệu doanh nghiệp đã có thể quản lý được hết hoạt động của mình hay chưa và hệ thống thông tin hiện tại có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp hay không.
Tiếp theo đó, doanh nghiệp cần có mục tiêu chiến lược được cụ thể hóa thành các kế hoạch; nghiên cứu kỹ lưỡng về nhà cung cấp cũng như đối tác triển khai và tính toán được các chi phí, thay đổi rủi ro khi triển khai hệ thống.
Thông qua Bản báo cáo về toàn cảnh thị trưởng ERP đã được công bố của Công ty Panorama thì thị phần ERP hiện tại như sau:
SAP đang chiếm phần lớn nhất trên thị trường ERP, tiếp sau đó là Oracle vàMicrosoft, với 35% thị phần thuộc về SAP, 28% của Oracle, 14% của Microsoft và 23% còn lại thuộc về các nhà cung cấp giải pháp ERP phân khúc II (Hình 5)
Tuy nhiên, thị phần ERP có sự khác biệt giữa thị trường cho doanh nghiệp vừa và nhỏ và thị trường cho các doanh nghiệp lớn Microsoft chỉ chiếm 6% thị trường ERP cho doanh nghiệp lớn, tuy nhiên trên thị trường ERP cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ, con số này là 22% Các giải pháp ERP phân khúc II chiếm thị phần tương ứng 17% cho doanh nghiệp lớn và 24% cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ, trong khi đó con số của SAP lần lượt là 43% và 30%, tiếp tục chứng minh vị thế dẫn đầu.
Các doanh nghiệp trung bình mất khoảng 19.8 tháng để hoàn tất việc triển khai một dự án ERP, kết quả này không tính thời gian triển khai tại các công ty đa quốc gia với quy mô cực lớn, bởi thời gian trung bình cho 1 dự án ERP ở các công ty này là 37,2 tháng - rất dài, với chi phí trung bình 34,272,270 USD.
Do chi phí và thời gian triển khai phụ thuộc rất nhiều vào quy mô doanh nghiệp cũng như phạm vi triển khai, trong phần nghiên cứu này Công ty Panorama đã tiến hành phân chia và phân tích các kết quả triển khai dựa trên quy mô các doanh nghiệp Những tổ chức lớn trung bình cần khoảng 25 tháng để hoàn thành 1 dự án ERP (Hình B) Với các tổ chức quy mô cực lớn, thì thời gian trung bình là trên 3 năm, gấp 2 lần so với thời gian triển khai tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ Nghiên cứu của Công ty Panorama đã khẳng định giả thuyết: các tổ chức có quy mô càng lớn, độ phức tạp càng cao thì thời gian triển khai ERP càng kéo dài.
Bên cạnh sự chênh lệch trong thời gian triển khai còn có sự khác biệt lớn về chi phí triển khai giữa các dự án ERP của doanh nghiệp vừa và nhỏ với các tổ chức lớn Tổng chi phí triển khai trung bình của các dự án ERP được nghiên cứu là 8,5 triệu USD, nhưng con số này tại Doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ là 3,1 triệu USD (Hình B) Trong khi đó một con số khổng lồ - 24,1 triệu UD - là chi phí các doanh nghiệp với quy mô tương đối lớn phải chi cho một dự án ERP, còn đối với các tổ chức đa quốc gia, quy mô cực lớn, chi phí này là 34,3 triệu USD.
HÌNH 6: THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ TRIỂN KHAI
Tỷ lệ chi phí cho một dự án ERP so với doanh thu hàng năm của doanh nghiệp cũng là một thước đo có ý nghĩa Nghiên cứu của Công ty Panorama chỉ ra tỷ lệ trung bình là 9.0%; đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ là 10.5% và với các tổ chức lớn là 4.9%.
Chi phí triển khai phụ thuộc vào rất nhiều nhân tố như mức độ tùy chỉnh, quy mô, phạm vi triển khai, độ phức tạp của các nghiệp vụ và nhiều nhân tố khác.
