Tin van phong va word excel 74430

Lời nói đầu Trong nhịp sống phát triển không ngừng xà hội ngày đòi hỏi ngời cần phải cập nhật thông tin cách đầy đủ ,để trang bị cho thân kiến thức tốt để làm đợc điều bạn phải hiểu biết công nghệ thông tin bạn cần có kiến thức phần mềm trớc tiên Tin học phần nhỏ giúp bạn có thêm kiến thức công nghệ thông tinbao gồm ba phần : Phần I : tin văn phòng word excel Phần II:mạng máy tính internet Phần III:kỹ thuật máy tính bảo trì Với phần mục hình ảnh minh hoạ em hi vọng phần tài liệu tham khảo nhỏ bé cho bạn bắt đầu bạn học tin học Mặc dù cố gắng song trình độ có hạn ,thời gian thực tập không nhiều,hơn em gặp nhiều khó khăn mặt ngôn ngữ nên báo cáo thực tập tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đợc ý kiến đóng góp chân tình thầy cô bạn đọc.Em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ tận tình thầy cô giáo môn đặc biệt thầy giáo hớng dẫn Trần văn Đức đà tạo điều kiện thuận tiện để em hoàn thành báo cáo thực tập phần i: tin học văn phòng chơng i: chơng trình soạn thảo microsoft word I Giới thiệu Microsoft Word Microsoft Word phần mềm chuyên dụng lĩnh vực soạn thảo văn bản, có đầy đủ công h÷u hiƯu nhÊt gióp cho ngêi sư dơng cã thể xử lý hầu hết vấn đề đặt trình soạn thảo văn Cách khởi động Microsoft Word Có cách: ã Kích chuột vào Start chọn Programs / Microsoft Word ã Kích đúp chuột vào biểu tợng Microsoft Word hình ã Kích chuột phải vào New / Microsoft Word Thớc ®o ngang vµ däc Con trá chuét Thanh menu Thanh công cụ Standard Formatting Thanh trợt ngang dọc 1.1.Thoát khỏi chơng trình Microsoft Word Sau đà soạn thảo lu lại tài liệu word ta có thĨ tho¸t b»ng c¸c c¸ch sau: C¸ch 1: Click chuột vào hộp control box/close( ) hình Cách2: Vào thực đơn File->edit Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt+F4 1.2 Mở tài liệu Word Trong Word có dạng tài liêu đợc mở tài liệu cũ đà có sẵn (đợc lu lần soạn thảo trớc) tài liệu cha đợc soạn thảo 1.2.1.Mở tài liƯu míi Cã c¸ch gióp ta thùc hiƯn nh sau: Cách 1: Vào thực đơn File->New Cách 2: Click chuột vào biểu tợng tờ giấy trắng ( )trên công cụ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N 1.2.2.Mở tài liệu đà có sẵn máy Khi tài tài liệu đà đợc lu lại máy, ta muốn sử dụng lại để thay đổi sửa chữa tài liệu ta mở cách sau: Vào thực đơn File->Open  NhÊn tỉ hỵp phÝm Ctrl+O  Click cht vào biểu tợng mở màu vàng( ) công cụ Khi xuất hộp thoại Open víi c¸c mơc : Mơc Lookin:Chän th mơc chøa tệp đà lu Mục File name:Gõ tên tệp cần mở Mơc Files of type: Chän kiĨu tƯp ( phÇn më rộng tệp, word DOC) Sau kích vào nút Open nhấn Alt+O để mở 1.3.Lu mét tµi liƯu word Khi lu mét tµi liƯu ta có dạng khác để lu nh sau: 1.3.1.Lu míi mét tµi liƯu NghÜa lµ mét tµi liƯu đà soạn thảo xong (hoặc soạn thảo) cần lu lại lần lu đầu tiên, ta cã thĨ thùc hiƯn theo c¸c c¸ch sau: Chọn thực đơn File->chọn save Click chuột vào biểu tợng đĩa mềm ( )trên công cụ Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S Sau xuất hộp thoại Save as với mục Tại mục savein:Lựa chọn th mục để lu(thờng mặc định My document) Mục File name:Gõ tên tệp cần lu Mục save as type: Chän kiĨu tƯp (nh htm, word ) Sau kích vào nút save nhấn Alt+S để lu 1.3.2.Lu lại file văn cũ Nghĩa file văn đà đợc lu lại trớc đó, sau mở sửa đổi xong soạn thảo muốn lu lại nhằm tránh mát liệu cố nh điện, treo máy, khởi động lại Thì cửa sổ văn hành, ta kích chuột vào biểu tợng đĩa mềm công cụ vào thực đơn file/save nhấn tổ hợp phím Ctrl+S để lu Khi văn thay đổi đợc lu vào văn cũ 1.3.3.Lu lại File với tên khác Để thay đổi tên File từ file cũ, ta vào thực đơn file chọn save as sau đặt lại tên khác với tên cũ Khi ta đợc tài liệu thay đổi nội dung tài liệu mà không ảnh hởng tới file cũ 1.4 Định dạng trang giấy trớc soạn thảo Khi bắt đầu tạo file sở soạn thảo văn đà có sẵn trang trắng để bắt đầu soạn thảo, ta cần phải chọn khổ giấy,đặt lề cho phù hợp với yêu cầu loại văn 1.4.1.Chọn khổ giấy Để chọn khổ giấy ta vào thực đơn File->Page setup xuất hộp thoại Page setup chọn mục Paper có khung sau: Tại khung Paper size nhấp vào mũi tên quay xuống( ) thực đơn chọn khổ giấy A4 Thông thờng văn thờng in khổ giấy A4 với độ rộng Width 21cm, độ cao Height 29,7cm Ta nhấp vào nút Default bên dới để mặc định cho lần sau 1.4.2.Căn chỉnh lề văn bản(Margins) Chọn thực đơn File->Page setup->Margins xuất hộp thoại Page setup để giới hạn phạm vi soạn thảo văn trang giấy ta cần phải đặt lề trang cho phù hợp Lề trang đợc xác định mục Top: Lề trang in(thêng lµ 2cm)  Bottom: LỊ díi cđa trang in( thờng 2,5cm) Left: Lề trái trang in (thờng 2,5cm) Right: Lề phải trang in(thờng 2cm) Gutter: Khoảng cách dòng để đóng gáy Trang giấy thờng mặc định chế độ đặt dọc Portraits quay ngang trang cách nhấp vào Landscape 1.5 Soạn thảo văn Trớc bớc vào soạn thảo văn sau đà mở file mới, việc cần làm để vào soạn thảo văn kích hoạt vietkey để soạn tiếng việt, sau chọn kiểu font chữ thích hợp cho văn Các kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ, hiệu ứng, tạo khung, tạo tiêu đề, định ký tự, định số cột, tạo ., Thực công việc cách vào thực đơn Format ->Font xuất hộp thoại Font.Có mục nh sau: Mục Font: Font style(Chọn kiểu chữ nghiêng, đậm), Size (Chọn cỡ chữ, Font color (Chọn màu chữ), Underline style (dùng để gạch dới ký tự, nhấp vào nút tam giác, thực đơn ra, chọn kiểu thích hợp) Mục Effects :Các lệnh mục làm cho văn hình có hiệu ứng s¸ng lung linh, nhÊp nh¸y gåm c¸c lƯnh nh:Blinking background, las vegas lights, Marching Black Ants, Marching Red Ants, Shimmer, Sparkle, Sparkle text ( Ta cã thĨ nhÊp vµo tõng hiệu ứng để xem hiệu ứng cụ thể).Ngoài ra, ta bôi đen đoạn văn nhấp biểu tợng định dạng chữ công cụ nh : đậm, chữ nghiêng, chữ gạch chân chữ 1.6 Các thao tác văn Trong trình soạn thảo văn có số thao tác giúp xử lý nhanh tiện lợi với tình xảy cần nh sau: 6.1.Các thao tác với đoạn văn ( Paragraph) Paragraph đoạn văn kết thúc phím Enter, việc trình bày font chữ cho đẹp, trình bày đoạn làm cho hình thức văn trở nên phong phú mang lại sức thuyết phục cho ngời đọc.Muốn trình bày Paragraph trớc hết phải bôi đen đoạn văn chọn lệnh trình bày thích hợp Vào thực đơn Format-> Paragraph->xuất hộp thoại ParagrapTrong khung Indents and Spacing: +Mục Alignment:Cho phép chỉnh theo phơng ngang đoạn văn có mục nh:Left(Ctrl +L): Căn lề trái Center(Ctrl+E): Căn Right (Ctrl+R): Căn phải Justify(Ctrl+J):Căn hai bên +Mục Directtion chọn hớng đoạn +Mục Spacing chọn khoảng cách dòng +Mục Indentation chọn kiểu văn trớc sau 1.6.2.Các thao tác với khối văn Định dạng khối Cách 1:Đa trỏ đầu khối nhấn chuột kéo dê đến vị trí cuối khối Cách 2:Đa trỏ đầu khối nhấn chuột tay giữ shift dùng phím mũi tên, phím Home, End hay Page up, Page down để bôi đen Nếu muốn chọn toàn văn bản, ta nhấn tỉ hỵp phÝm Ctrl+A  NhÊn phÝm Shift+ ký tù chữ hoa chuyển sang chữ thờng ngợc lại Khi nhấn phím Capslock tạo chữ in hoa Sao chép khối đà định dạng Ta thực theo thao tác sau: Định dạng khối cần chép (bôi đen) Click chuột vào biểu tợng Copy( ) công cụ nhấn tổ hợp phím Ctrl+C Hoặc vào thực đơn Edit->Copy nhấn chuột phải chọn Copy Sau đặt trỏ vào vị trí cần chép nhấn vào biểu tợng Paste ( ) công cụ nhấn tổ hợp phím Ctrl+V vào thực đơn Edit>Paste nhấn chuột phải chọn Paste Di chuyển khối văn Để thực di chuyển khối văn đà đợc định dạng(đợc chọn), ta thực bớc nh sau: Định dạng khối văn cần chép Click chuột vào biểu tợng kéo ( ) hình nhấn tổ hợp phím Ctrl+X vào thực đơn Edit->Cut nhấn chuột phải chọn Cut Xoá khối văn Ta thực nh sau: Định dạng khối văn cần xoá Vào thực đơn Edit->Clear nhấn chuột phải chọn Delete nhấn phím Delete từ bàn phím Làm lại thao tác đà thực Trong trình thực thao tác (sao chép, di chuyển, xoá ) bị nhầm khối muốn làm lại ta vào thực đơn Edit ->chọn Undo nhấn vào biểu tợng ( ) công cụ nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z 1.7 Các chế độ hiển thị văn Văn hiển thị hình chế ®é hiĨn thÞ nh: Normal, Web layout, Print layout, Reading layout, Outline, Document map Để chọn chế độ hiển thị ta vào thực đơn View chọn chế độ mong muốn nháy vào nút ( ) ngang Chế độ Print layout: Văn hiển thị giống nh lúc in Chế độ Web layout: Hiển thị kiểu trang Web, tài liệu không phân trang Chế độ Normal: Hiển thị phần văn bản, ngắt trang, ngắt phần ( Section) hiển thị dới dạng đờng chấm chấm không thực tiêu đề đầu trang số trang, không thực thao tác vẽ đồ hoạ Chế độ Out line: Xem tài liệu theo dạng bố cục Chế độ Reading layout: Nh xem sách có hai trang trái phải 1.8 Èn hiƯn thíc kỴ (Ruler) Thanh thíc kỴ Ruler gåm mét thíc theo chiỊu ngang ë phÝa trªn vùng văn Một thớc theo chiều dọc bên trái hình Thanh Ruler dùng để định lề cho đoạn văn bản, cách ta chọn đoạn hay đoạn cần định lề, kéo nút định lề tơng ứng ( ) để điều chỉnh Thớc đo Ruler thể độ xác văn dùng đơn vị đo Inches đổi đơn vị thớc đo hệ Centimeters Bằng cách vào Tools -> Options -> General Trong khung Measuremen Units -> chän Centimeters Để ẩn thớc đo cách ta vào thực đơn View -> Ruler 2.Các thao tác định dạng văn Một văn soạn thảo đà soạn thảo song công việc định dạng văn thiếu 2.1 Sử dụng phím tắt định dạng Một số phím tắt kèm trình soạn thảo định dạng 2.2 Sử dụng nút chức công cụ Trên công cụ có nút chức khác nhau, gióp chóng ta cã thĨ thùc hiƯn mét thao t¸c việc soạn thảo, chỉnh sửa định dạng, xử lý văn Thanh công cụ (Menu) New Mở file Open Mở tìm file đà lu Save Lu tài liệu vào đĩa Print In tất trang Print preview Xem thư trang in Search T×m kiÕm Cut C¾t chun néi dung Copy Copy néi dung Paste Dán nội dung Format painter Quét định dạng Undo Bỏ thao tác vừa thực Redo Trở lại thao tác võa hủ bá Taber and borders HiƯn c«ng bảng Inser table Chèn bảng Columms Chia cột chữ Drawing HiƯn c«ng vÏ Zoom Phãng to thu nhỏ hình ảnh văn Font Thay đổi phông chữ Font size Bold Thay đổi cỡ chữ Chữ đậm Italic Underline Chữ nghiêng Chữ gạch chân Aligh left Căn trái Certer Căn Align Right Căn phải Justify Căn hai bên Line spacing DÃn dòng Numbering Đánh số liệt kê đầu dòng Dcrease indent Giảm lề trái đoạn Increase indent Tăng lề trái đoạn Outside Border Tạo đờng viền bảng Highlight Thay đổi mầu chữ Font color Thay đổ mầu phông chữ Thanh thớc kẻ Drawing Select object Chän nhãm vËt thÓ Auto shapes Chèn hình theo mẫu Line Vẽ đờng thẳng Arrow Vẽ mũi tên Rectangle Oval Vẽ hình vuông, hình chữ nhật Vẽ hình tròn, hình oval Text Box Tạo khung đánh ch÷ Insert word Art ChÌn ch÷ nghƯ tht Insert Diagram or Oranization Chart Chèn sơ đồ Insert clip Art Chèn ¶nh tõ bé office Insert picture ChÌn ¶nh tõ file ảnh Fill color Thay đổi mầu hình vẽ Line color Thay đổi mầu viền hình vẽ Font color Thay đổi màu chữ Line style Thay đổi độ mảnh cho viỊn Dash style Thay ®ỉi nÐt liỊn nÐt ®øt cho viền Arrow style Thêm đầu mũi tên Shadow style Tạo bóng cho hình 3-D style Tạo khối cho hình III.các thao tác chèn văn Đối với văn soạn thảo yêu cầu nh tính thẩm mỹ văn không đơn Text, mà đợc bổ sung thêm hình ảnh, ký tự đặc biệt nhằm mô tả văn Chèn chữ nghệ thuật làm tăng tính thẩm mĩ, chèm công thức toán, thích, số trang, tiêu đề, thời gian 3.1 Chèn Textbox Textbox Autoshape, khung chữ nhật mà ta đặt vào đâu vẽ hay trang văn ( b»ng c¸ch kÐo nã khái bøc vÏ råi nhập nội dung vào đó) Để chèn textbox ta dùng lệnh Insert -> Textbox nháy vào biểu tợng Textbox Drawing, di chuyển để định độ lớn textbox nhập văn vào textbox 3.2 Chèn ngắt trang, cột (Break) Vào thực đơn Insert -> Break sÏ xt hiƯn hép tho¹i Break Trong khung Section break Types để tạo ngắt phần với lựa chọn khác Page Break:Tạo ngắt trang Columns break: Ngắt cột 3.3 Chèn chữ nghệ thuật (Word Art) Microsoft Word Art chơng trình tạo chữ nghệ thuật chuyên dùng, để tạo hiệu ứng đặc biệt cho văn bản, làm tiêu đề trang trí thêm cho văn Thực cách định vị trí trỏ nơi muốn chèn dùng lệnh Insert -> Picture -> Word Art xt hiƯn hép tho¹i Word Art Gallery Chọn mẫu văn ->OK Xuất hộp tho¹i Edit Word Art Text, chän Font, cì Font kiĨu chữ ( Bold, Italic) nhập văn vào vùng Text -> OK Word Art chèn dòng chữ nghệ thuật mới, nhập vào chỗ trỏ xem nh mét ký tù Ký tù lóc nµy cã thĨ co dÃn uốn lợn, mầu sắc phong phú đẹp mắt Ngoài ta thực hai cách sau để vào hộp thoại Word Art Gallery tiếp tục thực nh Nhấp biểu tợng Drawing công cụ để xuất Drawing (thờng đáy cửa sổ) Trên Drawing chọn biểu tợng Nhấp chuột phải vào công cụ để xuất thực đơn phụ liệt kê tên công cụ Microsoft Word Nhấp Word Art để thể công cụ vào biểu tợng 3.4.Chèn trang ¶nh nghƯ tht (Clip Art) Clip Art cã rÊt nhiỊu hình ảnh làm sẵn theo nhiều chủ đề khác Để chèn hình ảnh lấy từ Clip Art ta dïng lÖnh Insert -> Picture -> Clip Art xuất khung tác vụ Clip Art Trong hộp văn Search For, gõ loại hình ảnh muốn chèn ( vídụ: Animals) nhấp vào Go Giữa tác vụ lên hình ảnh theo chủ đề đà gõ nháy vào ảnh để chèn vào chỗ trỏ văn Khi ảnh đà chèn ta định dạng lại cho ảnh cách đặt chuột ô tròn bao quanh hình, trỏ có hình dạng mũi tên hai chiều nhấp di chuột ®Ĩ ®iỊu khiĨn kÝch thíc 3.5.ChÌn thêi gian (Date and Time)