Tác phong làm việc chuyên nghiệp trong chương trình đào tạo trình độ cao đẳng đại học

BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỔNG CỤC GIÁO DỤC NGHỀ NGHIỆP TÀI LIỆU DẠY HỌC MÔN: TÁC PHONG LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP TRONG CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG - ĐẠI HỌC Giảng viên: NCS Th Sỹ LÊ XUÂN THANH MỤC LỤC GT Tác phong làm việc chuyên nghiệp Bài 01: XÂY DỰNG PHONG CÁCH LÀM VIỆC KHOA HỌC THEO TƯ TƯỞNG CỦA CHỦ TỊCH HỒ CHÍ MINH 1.1 Xây dựng phong cách làm việc khoa học cho cán bộ, đảng viên 1.2 Phong cách làm việc khoa học Chủ tịch Hồ Chí Minh Bài 02: ĐỊNH NGHĨA TÁC PHONG LÀM VIỆC VÀ TÍNH CHUYÊN NGHIỆP 2.1 Định nghĩa Tác phong làm việc 2.2 Định nghĩa Tính chuyên nghiệp tác phong làm việc Bài 03: XÂY DỰNG TÁC PHONG CHUYÊN NGHIỆP TẠI NƠI LÀM VIỆC 3.1 Tác phong làm việc chuyên nghiệp nào? 3.2 Các cách xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp Bài 04: CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CẦN THIẾT ĐỂ TẠI NƠI LÀM VIỆC 4.1 Luôn chào hỏi 4.2 Kết bạn mạng xã hội 4.3 Ăn trưa 4.4 Chia sẻ đồ ăn nhẹ 4.5 Luôn sẵn sàng giúp đỡ 4.6 Đừng suồng sã Bài 05: CÁC CHỦ ĐỀ NHẠY CẢM KHƠNG NÊN NHẮC ĐẾN KHI NĨI CHUYỆN PHIẾM TẠI NƠI LÀM VIỆC 5.1 Gossip gì? 5.2 Năm chủ đề khơng nên nói chuyện phiếm nơi làm việc Bài 06: NGÔN NGỮ CƠ THỂ TRONG GIAO TIẾP TẠI NƠI LÀM VIỆC 6.1 Ngơn ngữ thể gì? 6.2 Ngơn ngữ thể mang lại lợi thế giao tiếp? 6.3 Tầm quan trọng ngôn ngữ thể giao tiếp vấn 6.4 Những ngôn ngữ thể giao tiếp bạn cần biết 6.5 Phong cách giao tiếp người Nhật GT - Tác phong làm việc chuyên nghiệp -2 Bài 7: PHƯƠNG PHÁP RÈN KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ 7.1 Suy nghĩ thấu đáo mục tiêu chung 7.2 Tôn trọng ý kiến đa chiều 7.3 Giải vấn đề có mâu thuẫn 7.4 Học cách lắng nghe 7.5 Sẵn sàng trao đổi, nêu ý kiến 7.6 Không nên đề cao cá nhân 7.7 Biết giao giám sát công việc hợp lý 7.8 Thiết lập lịch trình cá nhân 7.9 Học hỏi thành viên chăm nhóm Bài 8: PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ TRONG CÔNG VIỆC 8.1 Kỹ quản lý thời gian gì? 8.2 Tầm quan trọng quản lý thời gian công việc 8.2.1 Tăng suất làm việc 8.2.2 Nhanh chóng đạt mục tiêu 8.2.3 Dễ dàng quản lý cơng việc đội nhóm 8.2.4 Giảm stress 8.2.5 Kỹ quản lý thời gian giúp bạn có thêm hội sống 8.3 Mười hai (12) Cách phát triển kỹ quản lý thời gian đơn giản mà hiệu 8.3.1 Lên danh sách việc cần làm - Điều tiên kỹ quản lý thời gian hiệu 8.3.2 Tập trung vào việc thật quan trọng 8.3.3 Xây dựng lối sống tối giản 8.3.4 Tận dụng thời gian trống 8.3.5 Khơng trì hỗn 8.3.6 Hiểu rõ thân để thiết lập quỹ thời gian phù hợp 8.3.7 Sắp xếp thứ ngăn nắp 8.3.8 Lên kế hoạch dài hạn 8.3.9 Loại bỏ yếu tố gây tập trung 8.3.10 Học cách nói “khơng” 8.3.11 Học cách quản lý thời gian ngày 8.3.12 Đọc sách phương pháp quản lý thời gian 8.4 Một số phương pháp Khoa học giúp rèn luyện kỹ quản lý thời gian 8.4.1 Ma trận Eisenhower 8.4.2 Nguyên tắc làm việc Pareto (80/20) 8.4.3 Phương pháp 4D: Do – Delete – Delegate – Defer 8.4.4 Thuyết “Hũ dưa muối” (Pickle Jar Theory) * ** ** GT - Tác phong làm việc chuyên nghiệp -3 Bài 01: XÂY DỰNG PHONG CÁCH LÀM VIỆC KHOA HỌC THEO TƯ TƯỞNG CỦA CHỦ TỊCH HỒ CHÍ MINH 1.1 Xây dựng phong cách làm việc khoa học cho cán bộ, đảng viên Chủ tịch Hồ Chí Minh ln đề cao vai trị đội ngũ cán Người coi “cán gốc công việc”, “Cán dây chuyền máy” đến kết luận: “Công việc thành công thất bại cán tốt hay kém” Vì thế, Người quan tâm đến xây dựng, rèn luyện đội ngũ cán bộ, đảng viên Đảng, có xây dựng, rèn luyện phong cách làm việc khoa học Khi xem xét định việc phải điều tra, nghiên cứu, phân tích tồn diện Phong cách làm việc khoa học đòi hỏi xem xét định việc phải điều tra, nghiên cứu, phân tích tồn diện, phải tơn trọng quy trình định, tranh thủ ý kiến tập thể lãnh đạo quần chúng Người rõ: “Gặp vấn đề, ta phải đặt câu hỏi: Vì có vấn đề này? xử trí này, kết sao? Phải suy tính kỹ lưỡng Chớ hấp tấp, làm bừa, làm liều Chớ gặp làm vậy” Việc phải điều tra rõ ràng, cẩn thận định thực đến nơi, đến chốn Đặc biệt, vấn đề mới, phức tạp có ảnh hưởng lớn tới tổ chức đảng, đơn vị, đội Nhân dân, cần phải làm thử, làm điểm trước định Tuyệt đối khơng định chưa có thơng tin đầy đủ, chưa có phương án tính tốn hiệu Tránh chủ quan ý chí, che giấu khuyết điểm để chạy theo thành tích Phong cách làm việc khoa học Hồ Chí Minh làm việc phải có mục đích kế hoạch rõ ràng, thiết thực Muốn có kế hoạch khoa học người cán phải “Việc chính, việc gấp làm trước Khơng nên luộm thuộm, khơng có kế hoạch, gặp việc nào, làm việc ấy” Hết sức tránh chuyện vạch “Chương trình cơng tác rộng rãi mà thiết thực” bệnh “đánh trống bỏ dùi”, gây lãng phí tiền của, nhân lực thời gian Nhân dân Phong cách làm việc khoa học phải biết quý trọng thời gian, biết làm việc có lực giải công việc cách tốt thời gian ngắn GT Tác phong làm việc chuyên nghiệp Người nói: “Thời cần phải tiết kiệm cải Của cải hết, cịn làm thêm Khi thời qua rồi, khơng kéo trở lại Muốn tiết kiệm thời giờ, việc ta phải làm cho nhanh chóng, mau lẹ Khơng nên chậm rãi Không nên “nay lần mai lữa”” Người cán phải biết tiết kiệm thời gian phải biết tiết kiệm thời gian cho người khác Cách tốt tập trung giải dứt điểm công việc; không ôm đồm, làm nhiều việc, nhiều việc khơng dứt điểm, khơng hiệu Người giải thích: “Đích nghĩa nhằm vào mà bắn Nhiều đích q loạn mắt, khơng bắn trúng đích nào” Phong cách làm việc khoa học yêu cầu người cán giải công việc dựa sở liệu khách quan, dựa tảng thực tế để lựa chọn phương án khả thi phương án phải đặt tổng thể chiến lược lâu dài Không rơi vào “Bệnh cận thị - Không trông xa thấy rộng Những vấn đề to tát khơng nghĩ đến mà chăm việc tỉ mỉ” Người cán khơng lợi nhỏ trước mắt mà làm tổn hại đến lợi ích to lớn, lâu dài Tầm nhìn - phẩm chất người có tư khoa học có cách làm việc khoa học Theo Hồ Chí Minh, phong cách làm việc khoa học đòi hỏi người cán phải có cách đánh giá người, việc, xếp công việc cho hợp lý; lại phải biết cách kiểm tra, giám sát công việc cấp cách hiệu quả, qua thấy việc thi hành đường lối, nghị Đảng cần điều chỉnh Người nói: “tình hình khách quan thay đổi hàng hàng phút, chủ trương ta hôm đúng, hôm sau không hợp thời, ta không tỉnh táo kiểm điểm tư tưởng hành vi ta để bỏ thời, sai hỏng, định ta không theo kịp tình thế” Kiểm tra cịn có tác dụng phân loại, đánh giá cán bộ, “Có kiểm tra biết rõ lực khuyết điểm cán bộ, sửa chữa giúp đỡ kịp thời” Cán lãnh đạo làm việc khoa học, chặt chẽ cấp “qua mặt” Phong cách khoa học địi hỏi người cán sau cơng việc phải biết rút kinh nghiệm cho lần sau cho người khác Hồ Chí Minh viết: “cơng việc thành công thất bại, cần phải nghiên cứu đến cội rễ, phân tách thật rõ ràng kết luận Kết luận chìa khóa phát triển cơng việc để giúp cho cán tiến tới (Còn nữa) Nguồn: Ban Tuyên giáo Trung ương phối hợp với Nhà xuất Chính trị quốc gia Sự thật: Xây dựng phong cách, tác phong công tác người đứng đầu, cán bộ, đảng viên học tập làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh (Tài liệu sinh hoạt chi bộ, đoàn thể, quan, đơn vị năm 2018)./ 1.2 Phong cách làm việc khoa học Chủ tịch Hồ Chí Minh Phong cách, tác phong hai khái niệm thường song hành với Phong cách có nghĩa rộng hơn, thể cung cách, cách thức hành xử người hay nhóm người, thể quán lao động, học tập, sinh hoạt, tạo nên riêng cá nhân, phân biệt họ với người khác Phong cách hình thành sở tư tưởng, đạo đức, lối sống, tài năng, sở trường, khí chất Tác phong có nghĩa cụ thể so với phong cách Có thể hiểu tác phong thể bên phong cách, tạo thành lề lối làm việc, thói quen ứng xử, nề nếp sinh hoạt GT - Tác phong làm việc chuyên nghiệp -5 Phong cách làm việc phong cách lãnh đạo Chủ tịch Hồ Chí Minh mang đậm dấu ấn riêng Bác, gắn liền với tư tưởng, đạo đức, lối sống, mục đích sống; vừa dân tộc vừa đại, vừa khoa học vừa cách mạng, vừa cao vừa thiết thực; thể lĩnh vực sống hoạt động Bác, tạo thành chỉnh thể quán, có giá trị khoa học, đạo đức, thẩm mỹ; gương sáng cho người, hệ người Việt Nam học tập làm theo Có thể khái quát phong cách làm việc Hồ Chí Minh, lề lối, cung cách, cách thức làm việc dân chủ, quần chúng, khoa học, nêu gương, thể hoạt động lãnh đạo Bác với đặc điểm quan trọng như: phong cách dân chủ, đoán, sâu sát, khéo dùng người, trọng dụng người tài, cách mạng, khoa học, động, sáng tạo Chủ tịch Hồ Chí Minh ln đề cao vai trò đội ngũ cán Người coi cán gốc công việc, cán dây chuyền máy, đến kết luận: Công việc thành công thất bại cán tốt hay Vì thế, Người quan tâm đến xây dựng, rèn luyện đội ngũ cán bộ, đảng viên Đảng, có xây dựng, rèn luyện phong cách công tác Cán bộ, đảng viên học tập làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh, để xây dựng phong cách làm việc khoa học cần tập trung thực nội dung sau: Phong cách làm việc khoa học đòi hỏi xem xét định việc phải điều tra, nghiên cứu, phân tích tồn diện, phải tơn trọng quy trình định, tranh thủ ý kiến tập thể lãnh đạo quần chúng Bác rõ: Gặp vấn đề, ta phải đặt câu hỏi: có vấn đề này? xử trí này, kết sao? Phải suy tính kỹ lưỡng Chớ hấp tấp, làm bừa, làm liều Chớ gặp làm Việc phải điều tra rõ ràng, cẩn thận định thực đến nơi, đến chốn Đặc biệt, vấn đề mới, phức tạp có ảnh hưởng lớn tới tổ chức Đảng, đơn vị, đội nhân dân, cần phải làm thử, làm điểm trước định Tuyệt đối khơng định chưa có thơng tin đầy đủ, chưa có phương án tính tốn hiệu Tránh chủ quan ý chí, che giấu khuyết điểm để chạy theo thành tích Phong cách làm việc khoa học Bác làm việc phải có mục đích kế hoạch rõ ràng, thiết thực Muốn có kế hoạch khoa học người cán phải Việc chính, việc gấp làm trước Khơng nên luộm thuộm, khơng có kế hoạch, gặp việc nào, làm việc Hết sức tránh chuyện vạch Chương trình cơng tác rộng mà thiết thực bệnh đánh trống bỏ dùi gây lãng phí tiền của, nhân lực thời gian nhân dân Phong cách làm việc khoa học phải biết quý trọng thời gian, biết làm việc có lực giải công việc cách tốt thời gian ngắn Người nói: Thời cần phải tiết kiệm cải, cải hết cịn làm thêm thời gian qua không kéo lại Người cán phải biết tiết kiệm thời gian phải biết tiết kiệm thời gian cho người khác Cách tốt tập trung giải dứt điểm công việc; Không nên lần mai lữakhông ôm đồm, làm nhiều việc, việc không dứt điểm, không hiệu Người giải thích: Đích nghĩa nhằm vào mà bắn Nhiều đích q loạn mắt, khơng bắn trúng đích Phong cách làm việc khoa học yêu cầu người cán giải công việc sở liệu khách quan, dựa tảng thực tế để lựa chọn phương án khả thi phương án phải đặt tổng thể chiến lược lâu dài Không rơi vào ‘BỆNH CẬN THỊ” – tức bệnh không trông xa thấy rộng Những vấn đề to tát khơng nghĩ GT - Tác phong làm việc chuyên nghiệp -6 đến mà chăm việc tỉ mỉ Người cán không lợi nhỏ trước mắt mà làm tổn hại đến lợi ích to lớn, lâu dài Tầm nhìn - phẩm chất người có tư khoa học có cách làm việc khoa học Theo chủ tịch Hồ Chí Minh, phong cách làm việc khoa học địi hỏi người cán phải có cách đánh giá người, việc, xếp công việc cho hợp lý; lại phải biết cách kiểm tra, giám sát công việc cấp cách hiệu quả, qua thấy việc thi hành đường lối, nghị Đảng cần điều chỉnh Người nói: tình hình khách quan thay đổi hàng hàng phút, chủ trương ta hôm đúng, hôm sau không hợp thời, ta không tỉnh táo kiểm điểm tư tưởng hành vi ta để bỏ thời, sai hỏng, định ta khơng theo kịp tình Kiểm tra cịn có tác dụng phân loại, đánh giá cán bộ, Có kiểm tra biết rõ lực khuyết điểm cán bộ, sửa chữa giúp đỡ kịp thời Cán lãnh đạo làm việc khoa học, chặt chẽ cấp khơng thể qua mặt Phong cách khoa học đòi hỏi người cán sau công việc phải biết rút kinh nghiệm cho lần sau cho người khác Hồ Chí Minh viết: cơng việc thành cơng thất bại, cần phải nghiên cứu đến cội rễ, phân tách thật rõ ràng kết luận Kết luận chìa khóa phát triển cơng việc để giúp cho cán tiến tới Phong cách làm việc Hồ Chí Minh học quý báu cán bộ, đảng viên nhân dân, toàn Đảng, toàn dân, toàn quân ta tích cực triển khai thực Nghị Trung ương số 04-NQ/TW Tăng cường xây dựng, chỉnh đốn Đảng; ngăn chặn, đẩy lùi suy thoái tư tưởng trị, đạo đức, lối sống, biểu "tự diễn biến", "tự chuyển hóa" nội gắn với thực Chỉ thị 05CT/TW, ngày 15/5/2016 Bộ Chính trị Đẩy mạnh học tập làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh Phong cách tác phong công tác tưởng gương đạo đức Chủ tịch Hồ Chí Minh thể xuyên suốt đời hoạt động cách mạng, phấn đấu hy sinh tổ quốc nhân dân Bác Học tập làm theo phong cách làm việc, phong cách lãnh đạo Bác đòi hỏi cán đảng viên, người cán lãnh đạo, quản lí khoa-phịng phải nâng cao ý thức trách nhiệm phát huy dân chủ, chấp hành kỹ cương, gần gũi, thân thiết với quần chúng nhân dân, thấu hiểu tâm tư nguyện vọng nhân dân, cán bộ, đảng viên nhân viên y tế; gắn bó sở, với thực tiễn; nói phải đơi với làm; phải biết phấn đấu hy sinh lợi ích tập thể, nhân dân; có phong cách làm việc khoa học, sáng tạo vận dụng linh hoạt chủ trương, đường lối Đảng vào điều kiện thực tế khoa/ phòng, Bệnh viện địa phương Xây dựng phong cách làm việc cán đảng viên đặc biệt phong cách tác phong người đứng đầu theo gương đạo đức Hồ Chí Minh nhiệm vụ quan trọng toàn Đảng, toàn dân, toàn quân ta nhằm xây dựng Đảng ta thật sạch, vững mạnh, xứng đáng thân trí tuệ, lương tâm danh dự dân tộc./ GT - Tác phong làm việc chuyên nghiệp -7 Bài 02: ĐỊNH NGHĨA TÁC PHONG LÀM VIỆC VÀ TÍNH CHUYÊN NGHIỆP 2.1 Định nghĩa Tác phong làm việc Tác phong định nghĩa “lề lối cách thức làm việc đối xử” (Từ ngữ Hán – Việt - Từ điển Nguyễn Lân, 2002) Phong cách cách thức làm việc, ứng xử có nét riêng, tạo nên đặc trưng chủ thể Xã hội Việt Nam tồn tác phong tốt tác phong xấu Tác phong xấu làm việc đại khái, tùy tiện, luộm thuộm, cẩu thả, thiếu trật tự kỷ luật; nói thơ tục… thiếu văn hóa Tác phong đẹp sản phẩm văn hóa tổ chức mạnh, môi trường làm việc văn minh người lãnh đạo có tâm, có tài Nhìn chung, tác phong làm việc sinh hoạt nhân viên sản phẩm môi trường tổ chức Tác phong phong cách tốt, từ phía người lãnh đạo có tác dụng truyền cảm hứng, cổ vũ cho phát triển người văn hóa tổ chức Một tác phong tốt trở thành quy tắc ứng xử, cách thức lề lối làm việc, sinh hoạt chung tổ chức, trở thành tài sản động lực giúp tổ chức hoạt động hiệu phát triển bền vững Biểu tập trung tác phong tốt tổ chức công, đơn vị nghiệp doanh nghiệp tác phong làm việc chuyên nghiệp Đó sản phẩm quản trị doanh nghiệp/tổ chức đại với tiêu chí làm việc có tinh thần, thái độ, kiến thức kỹ đạt chuẩn cơng việc mà nghề nghiệp địi hỏi Mục tiêu / đầu tác phong chuyên nghiệp đạt kết làm việc với hiệu suất cao, kế hoạch/hợp đồng, chất lượng đảm bảo, tuân thủ pháp luật quy chuẩn, có đạo đức nghề nghiệp, thỏa mãn yêu cầu khách hàng… Song tác phong nơi làm việc mà cịn nơi sinh hoạt, nên tính chun nghiệp cần có việc tổ chức, quản lý hoạt động tập thể văn nghệ, thể thao, teambuiding… tạo nên phong cách văn hóa tổ chức Thiếu tính chuyên nghiệp tác phong phong cách làm việc, sinh hoạt mình, tổ chức hoạt động thiếu hiệu quả, ổn định nề nếp cần thiết Như vậy, khơng thể có văn hóa tổ chức mạnh đẹp GT - Tác phong làm việc chuyên nghiệp -8 Tác phong làm việc gì? Có nhiều yếu tố khác tác động đến thăng tiến cá nhân công việc Một số tác phong làm việc ln đóng vai trị quan trọng để mở đường thăng tiến nghiệp Đồng thời nâng cao hiệu làm việc thực tế cao Vậy làm để rèn luyện tác phong làm việc Tác phong làm việc hiểu thái độ làm việc bạn đồng nghiệp, khách hàng cấp Thái độ làm việc chuyên nghiệp, kỹ ứng xử giao tiếp hành xử thể tác phong làm việc bạn có cao hay khơng? Phong cách làm việc tác phong lề lối làm việc gì? Ln câu hỏi, vấn đề nhiều nhà tuyển dụng đề cập đến trình tuyển dụng ứng viên? Tác phong, phong cách làm việc phận văn hóa tổ chức/doanh nghiệp 2.2 Định nghĩa Tính chuyên nghiệp tác phong làm việc Tác phong chuyên nghiệp có đặc điểm chung, riêng, chịu chi phối nghề nghiệp văn hóa tổ chức, theo cơng việc chức danh cụ thể, chí cịn phải vào đặc điểm thể chất sở trường, sở đoản người Nhìn chung, yêu cầu người lãnh đạo ln địi hỏi cao phức tạp so với nhân viên 2.2.1 Bàn tính chuyên nghiệp nơi làm việc Trong môi trường làm việc động, đại, tính chuyên nghiệp tiêu chí hàng đầu định thành công doanh nghiệp hay thăng tiến cá nhân Chính tính chun nghiệp cơng việc ngày đề cao yêu cầu người lao động Vậy tính chuyên nghiệp hiểu làm để xây dựng cho phong cách làm việc thể điều ấy? 2.2.2 Thế chuyên nghiệp? GT Tác phong làm việc chuyên nghiệp Có nhiều quan điểm khác tính chuyên nghiệp công việc, lại thống " tính chuyên nghiệp khẳng định hiệu quả" Chuyên nghiệp, hiểu theo nghĩa đơn giản chuyên tâm vào ngành nghề Ai chuyên tâm làm việc chuyên nghiệp Khi chuyên tâm dốc tồn lực vào thường họ gipor phạm vi ngành nghề họ Chuyên nghiệp biết cách điều tiết công việc phù hợp với tiến độ môi trường xung quanh để tạo nên hiệu tốt Hay chuyên nghiệp thể qua tác phong làm việc nhanh nhạy, khoa học kết hợp với việc nắm vững kiến thức chuyên mơn Phong cách "pro" khơng có cơng việc có quy mơ lớn mà phải thể cơng việc nhỏ Mục đích chun nghiệp nhằm tạo hoàn chỉnh hồn chỉnh có tất chi tiết dù nhỏ phải xây dựng cách đồng bộ, quán Nói tới chuyên nghiệp, người ta dễ tưởng tượng to tát Nhưng ngược lại, chuyên nghiệp có đánh giá bé tẹo đến khơng ngờ Đó " điện thoại đổ chuông ba tiếng phải nhấc máy", " không trễ hẹn với khách hàng, trễ lý phải điện thoại báo" , " làm giờ" , " biết cười với khách hàng" , " không phép mang sandal, dép lê, guốc, khơng mặc áo thun, áo quần lịe loẹt " Ở cơng ty, tính chun nghiệp " ĐO" nhân viên Không lạ công ty lớn, lâu đời (đa phần công ty nước ngồi) chủ động xây dựng cho "chuẩn mực chuyên nghiệp" đòi hỏi nhân viên phải tuân thủ Nhiệm vụ xây dựng tác phong chuyên nghiệp cho nhân viên cần đạt số tiêu chí sau đây: - Tuân thủ luật pháp, kỷ luật lao động quy chế đơn vị - Làm việc có kỹ năng, có chất lượng suất cao - Tinh thần hợp tác tốt, ứng xử thân thiện, đồn kết với người - Khơng ngừng học hỏi cầu tiến bộ, phát huy lực sáng tạo cơng việc - Có thái độ coi trọng thời gian, làm việc theo kế hoạch, đảm bảo - Đảm bảo an toàn, gọn gàng, vệ sinh nơi làm việc nơi sinh hoạt - Ứng xử, giao tiếp với người lịch sự, văn minh; không quan liêu, nhũng nhiễu khách hàng - Coi trọng danh dự cá nhân, đạo đức nghề nghiệp giá trị chuẩn mực tổ chức/doanh nghiệp Tác phong tố chất tự nhiên mà sản phẩm trình trải nghiệm, học tập, hình thức tự học, “vừa làm vừa học.” Nguyên tắc học tập phải chủ động, chọn lọc, sáng tạo, tốt đẹp ta trân trọng ghi nhận, tiếp thu, xấu cần thải loại Tác phong chuyên nghiệp điều kiện cần cho tiến thành công, thành đạt người Tác phong chuyên nghiệp tổng kết, tạo dựng tinh hoa khung lực cá nhân, trở thành hành vi tự nhiên thói quen giải GT - Tác phong làm việc chuyên nghiệp - 10 Làm việc nhóm khơng làm việc cá nhân, tự triển khai thứ theo ý mình, làm việc nhóm đòi hỏi bạn phải thường xuyên trao đổi ý tưởng, ý kiến với thành viên đội, đồng thời phản hồi tiếp thu cịn thiếu sót để cải thiện ý tưởng, cơng việc mục tiêu chung 7.6 Khơng nên q đề cao tơi cá nhân Làm việc nhóm khơng thể tránh khỏi lúc va chạm tranh luận bất đồng quan điểm, ý kiến Nếu cá nhân mà cãi cho để bảo vệ thân cơng việc chung cuối khơng đến đâu Mỗi người nhóm cần có tinh thần hợp tác cao giữ đầu lạnh để sẵn sàng gạt bỏ lời nhận xét khơng hay ý tưởng mà tiếp thu đóng góp tích cực từ người 7.7 Biết giao giám sát công việc hợp lý Đây kỹ cần thiết mà người đứng đầu nhóm cần phải có Bạn phải điều hành vài người với vơ số tính cách khác đội Vì bên cạnh việc dung hịa, khiến nhóm làm việc nhuần nhuyễn, người đội trưởng cịn phải người biết giao việc người, đồng thời kiểm sốt người thực cơng việc làm đến đâu, có hiệu hay khơng GT Tác phong làm việc chuyên nghiệp 43 Biết cách giao việc phương pháp làm việc nhóm hiệu Mỗi thành viên nhóm có điểm mạnh, yếu riêng, việc người đội trưởng biết giao công việc hợp với chuyên môn, lực họ với khối lượng công việc công với tất người, tránh tình trạng thành viên nhóm tị nạnh khối lượng cơng việc thiếu đồng 7.8 Thiết lập lịch trình cá nhân Đây không kỹ cần thiết làm việc nhóm, mà người làm việc độc lập cần để bám sát hồn thành hạn cơng việc giao Làm việc mà khơng có deadline, kế hoạch dẫn tới tình trạng sót việc, thời gian phân bổ cho việc không nhau, việc cần chưa xong mà việc khơng gấp lại xong sớm Tối hôm trước làm, lên danh sách công việc cần giải vào sáng hôm sau, đánh dấu đỏ việc cần ưu tiên hoàn thành trước, tránh nước đến chân nhảy khiến công việc không đạt kết ý 7.9 Học hỏi thành viên chăm nhóm Tinh thần làm việc bạn cải thiện đáng kể làm việc thành viên chăm điển hình nhóm Người xưa có câu: “Gần mực đen, gần đèn rạng” Ở bên cạnh người có thái độ hợp tác, làm việc tích cực liều thuốc kích thích khiến bạn khơng thể khơng cố gắng cơng việc Bên cạnh đó, người có góc nhìn khác nhau, dù khơng chung lĩnh vực bạn hồn tồn học hỏi góc nhìn người khác, xây dựng cho suy nghĩ đa chiều Khơng giống làm việc mình; GT Tác phong làm việc chuyên nghiệp 44 Làm việc nhóm đồng nghĩa với việc hành động bạn ảnh hưởng tích cực tiêu cực đến người khác Do đó, việc rèn luyện kỹ làm việc nhóm vơ quan trọng Điều cần cải thiện dần theo thời gian bên cạnh việc nâng cao kinh nghiệm chuyên môn GT - Tác phong làm việc chuyên nghiệp - 45 Bài 8: PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ TRONG CÔNG VIỆC Tất có quỹ thời gian 24 ngày, có người làm điều lớn lao, có người cân cơng việc sống, có người lại cảm thấy thời gian trơi qua thật vô nghĩa Tại lại vậy? Phải, điều khác biệt kỹ quản lý thời gian người Nếu bạn băn khoăn cách tăng suất cho công việc mình, Glints khám phá kỹ quản lý thời gian qua viết sau 8.1 Kỹ quản lý thời gian gì? Kỹ quản lý thời gian xem tổ hợp kỹ năng quan trọng, giúp bạn quản lý sử dụng tốt quỹ thời gian ngày Một số kỹ quản lý thời gian bao gồm:  Kỹ tổ chức  Kỹ lập mục tiêu  Kỹ quản trị  Kỹ lập kế hoạch  Kỹ kiểm soát áp lực, căng thẳng Khơng có khả chủ động kiểm soát sống cá nhân, người biết quản lý thời gian ln lịng nhà tuyển dụng Vì ngồi khả quản lý thời gian, họ hội tụ đủ kỹ liên quan khác việc tổ chức hồn thành cơng việc để trở thành nhân viên tiềm GT Tác phong làm việc chuyên nghiệp 46 Họ kỳ vọng đảm bảo suất làm việc tốt mang lại giá trị tích cực mà cơng ty hướng đến 8.2 Tầm quan trọng quản lý thời gian công việc 8.2.1 Tăng suất làm việc Một lợi lớn kỹ quản lý thời gian cho phép làm việc hiệu cách kiểm soát thời gian sử dụng Từ đó, bạn tập trung tốt vào nhiệm vụ quan trọng, dẫn đến hiệu tốt cơng việc 8.2.2 Nhanh chóng đạt mục tiêu Ưu điểm lớn kỹ quản lý thời gian cho phép bạn đạt thành cơng lớn nỗ lực – chí cách nhanh chóng hiệu Điều giúp bạn đưa định hiệu hơn, có khả phân biệt ưu tiên nhiệm vụ quan trọng trình làm việc 8.2.3 Dễ dàng quản lý cơng việc đội nhóm Cơng việc phức tạp khó kiểm sốt bạn tham gia thêm vào cơng việc nhóm, trực tiếp quản lý đội ngũ Kỹ quản lý thời gian lúc phát huy hết tiềm lực, giúp bạn dàn xếp ổn thỏa lịch trình ngày Bạn nhận nhiều tín nhiệm từ đồng đội, giúp đội nhóm bạn nhanh chóng hồn thành mục tiêu 8.2.4 Giảm stress Đã bạn phải vừa ăn vừa di chuyển đường, bận rộn đến mức “đầu tắt mặt tối”, khơng có thời gian cho sở thích cá nhân, thời gian dành cho gia đình hay chưa? GT Tác phong làm việc chuyên nghiệp 47 Quanh cuồng guồng công việc đần khiến sống bạn trở nên căng thẳng áp lực Và nguyên nhân tái diễn liên tục bạn thiếu kỹ quản lý thời gian Khi bạn biết xếp quỹ thời gian mình, cân cơng việc nghỉ ngơi, “stress” dịu 8.2.5 Kỹ quản lý thời gian giúp bạn có thêm hội sống Khơng biết sử dụng thời gian hợp lý phá hủy suất bạn Điều khiến bạn bỏ lỡ nhiều hội cơng việc Vì vậy, học cách rèn kỹ quản lý thời gian, bạn biết cách tận dụng nhiều hội tốt dễ dàng thăng tiến nghiệp 8.3 Mười hai (12) Cách phát triển kỹ quản lý thời gian đơn giản mà hiệu 8.3.1 Lên danh sách việc cần làm - Điều tiên kỹ quản lý thời gian hiệu Đã bạn mua sắm sau bị cám dỗ rước nhà đống đồ chẳng liên quan? Việc lập danh sách, dù danh sách thực phẩm cần mua hay danh sách việc cần làm, giúp bạn tập hợp thứ ưu tiên vào nơi Hãy bắt đầu ngày việc lập to-do-list, hình dung việc cần phải làm ngày hôm hồn thành việc Nhỏ có võ, điều giúp bạn rèn luyện thói quen phát triển kỹ quản lý thời gian vô tốt Danh sách giúp bạn xác định đường đi, đích đến định vị GPS Bạn viết sổ, giấy note hay sử dụng ứng dụng điện thoại, miễn ln mang theo bên để dễ dàng theo dõi tiến độ công việc Chưa hết đâu, cịn tuyệt vời tự hào cảm giác gạch công việc hồn thành, khơng? GT Tác phong làm việc chun nghiệp 48 8.3.2 Tập trung vào việc thật quan trọng Sau có tay danh sách việc cần làm, kỹ không phần quan trọng xếp thứ tự ưu tiên chúng để quản lý thời gian Hãy cân nhắc tính cấp bách, mức độ khó khăn giá trị mà công việc mang lại Dành thời gian tập trung vào việc quan trọng trước ngày bạn thoải mái vui vẻ làm việc khác Một báo cáo cần phải nộp trước ngày mai tất nhiên quan trọng việc lướt Facebook, Instagram hay uống bia với đồng nghiệp Hãy ưu tiên việc mang lại giá trị cao quan trọng hết, đừng quên ghi lại mốc thời gian hoàn thành chúng trước thời hạn 8.3.3 Xây dựng lối sống tối giản Thú thật đi, có bạn muốn bắt tay vào làm việc lại chẳng tìm thấy tài liệu cần? Bạn đồng hồ lục tung phòng tìm nguồn cảm hứng làm việc biến mất? Hãy dọn dẹp phòng ốc gọn gàng, vứt bỏ tất tài liệu, giấy tờ không quan trọng, xếp file liệu máy tính cách logic Nếu bạn tốn nhiều thời gian để nghĩ ngày mai mặc gì, bạn thử tìm mua trang phục dễ phối Việc đơn giản hóa sống khơng giúp bạn rèn luyện kỹ quản lý, xếp công việc tối ưu mà tiết kiệm thời gian tập trung cho điều quan trọng khác 8.3.4 Tận dụng thời gian trống Mỗi giây trôi qua tận dụng để làm điều có ích Bạn hồn tồn tìm thấy “lỗ hổng” lịch trình bận rộn mình, ví dụ thời gian nhà tắm, thời gian xe để đến chỗ làm, lúc ngồi chờ người bạn chỗ hẹn GT Tác phong làm việc chuyên nghiệp 49 Trên chuyến xe buýt đến chỗ làm, thay ngồi thẫn thờ ngắm đường phố bạn nghe tin buổi sáng Podcast lĩnh vực chuyên môn Cuộc họp kết thúc sớm dự định 15 phút ư? Hãy tận dụng để kiểm tra email, xem lại to-do-list để theo dõi tiến trình cơng việc Thậm chí, thời gian chờ đối tác chỗ hẹn đủ để bạn gọi vài cú điện thoại cho khách hàng 8.3.5 Khơng trì hỗn Bạn có biết rằng, người thành cơng có ngày tuần, cịn người lười biếng có ngày mai? Vì vậy, đừng đợi có hứng làm, đừng đợi deadline mở laptop lên, đừng đợi sếp nhắc nhở cau có ngồi vào bàn làm việc Hãy trở nên thật cứng rắn với mình, chần chừ khiến cho suất làm việc ngày giảm sút tâm trạng lúc nơm nớp lo sợ Chậm mà hơn, làm ngày chút chất lượng đến phút 90 cuống lên làm qua loa cho có Và đương nhiên, sau hồn thành xong cơng việc, bạn lại có thêm động lực để tiếp tục lên kế hoạch, mục tiêu tự biết cách xếp để đạt Kỹ quản lý thời gian mà bạn mài dũa qua ngày 8.3.6 Hiểu rõ thân để thiết lập quỹ thời gian phù hợp Mỗi người có nhịp sinh học thể riêng, có người làm việc hiệu vào buổi sáng, có người lại tập trung tốt vào buổi chiều Khác với khung gò bó nơi cơng sở, điểm cộng làm việc từ xa bạn hồn tồn chọn thời điểm làm việc hiệu cho Bạn thức dậy lúc sáng, nấu bữa sáng, đến phòng tập gym bắt tay vào công việc Điều quan trọng hiểu rõ thân Khi xác định “khung vàng”, đưa công việc quan trọng cần xử lý vào thời điểm ấy, dùng kỹ quản lý, tổ chức thân để xếp, tiết kiệm thời gian nâng cao hiệu suất 8.3.7 Sắp xếp thứ ngăn nắp Đã bạn lục tung phịng để tìm kiếm hồ sơ, hay tiếng khơng nhớ file hợp đồng khách hàng nằm đâu máy tính? Rõ ràng, việc giữ cho thứ đâu vào giúp bạn đỡ căng thẳng tiết kiệm khối thời gian Tổ chức thứ theo quy củ gọn gàng phần quan trọng kỹ quản lý thời gian Hãy dọn dẹp máy tính mình, phân loại danh mục, liên quan với vào file Đừng quên xóa thứ không cần thiết Như vậy, bạn dễ dàng tìm thấy cần tài liệu 8.3.8 Lên kế hoạch dài hạn Thú thật đi, có phải bạn nghĩ rằng, làm việc từ xa tức thích làm, khơng thích xả muốn? Cũng đó, bạn làm GT - Tác phong làm việc chuyên nghiệp - 50 Nhưng mà, cách làm việc theo cảm hứng khiến bạn nhiều thời gian khơng việc làm tới nơi tới chốn Việc lên kế hoạch làm việc, nghỉ ngơi vô cần thiết cho kỹ quản lý thời gian bạn Hãy bắt đầu buổi sáng cách lướt qua danh sách nhiệm vụ ngày, sau tập trung hoàn thành chúng theo mốc thời gian định sẵn Những kế hoạch theo tuần, theo tháng giúp bạn xếp thứ tự ưu tiên công việc không bỏ lỡ deadline 8.3.9 Loại bỏ yếu tố gây tập trung Đúng làm việc nhà thoải mái hơn, bẫy khiến xao lãng, tập trung Khơng thể tính tốn liệu, soạn thảo văn dán mắt vào hình tivi phút Và thật bất tiện chuông thông báo tin nhắn facebook inh ỏi ngày Vì vậy, để quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên tìm cho khơng gian làm việc yên tĩnh, tắt hết thông báo mạng xã hội để điện thoại xa Hãy thẳng tay loại bỏ yếu tố gây tập trung tâm hồn tồn vào cơng việc 8.3.10 Học cách nói “khơng” Bạn biết đấy, thời gian vàng Nhưng bạn khơng có nhiều thời gian khơng phải tất cơng việc tạo “vàng” Hãy nhớ là, ôm đồm nhiều công việc lúc khiến bạn kiệt sức lúc trạng thái căng thẳng mà Bạn quyền từ chối hẹn tán dóc vô nghĩa, không nên nhận lời giúp đỡ cơng việc cịn chưa xong Kiến thức, kỹ thời gian bạn nên quản lý sử dụng vào công việc mang lại giá trị GT Tác phong làm việc chuyên nghiệp 51 8.3.11 Học cách quản lý thời gian ngày Đã kỹ thì việc bạn quản lý thời gian ngày chắn học Hãy bắt đầu mẹo nhỏ, cách khóa học quản lý thời gian miễn phí Sau áp dụng bạn thấy phù hợp/ không phù hợp với phương pháp Thử sai, từ rút kinh nghiệm để áp dụng sau cách bền vững học kỹ 8.3.12 Đọc sách phương pháp quản lý thời gian Nếu bạn loay hoay chưa biết làm để quản lý hiệu quả, bạn học hỏi từ chuyên gia để xây dựng góc nhìn tổng qt cho thân – trước bắt đầu “thực hành” Một số sách đánh giá cao hướng dẫn phát triển kỹ quản lý thời gian bạn tìm đọc:    Tuần làm việc (The 4-Hour Workweek – Tim Ferriss): Cho bạn thấy kỹ quản lý thời gian giúp bạn làm việc 4h tuần mà đảm bảo sống thành công Hồn thành việc khơng khó (Getting Things Done – David Allen): Nếu bạn hay bị căng thẳng khơng thể hồn thành việc sách cho bạn Tư tối ưu (First Things First – Stephen Covey): Tổng quan cách xác định điều quan trọng lên kế hoạch thực  Priorities: Mastering Time Management – James C Petty: Hướng dẫn cách đặt thứ tự ưu tiên dành thời gian cho việc quan trọng  Vị giám đốc phút (The One Minute Manager – Ken Blanchard and Spencer Johnson): Quản trị thời gian cho cấp bậc quản lý Sách tham khảo: GT Tác phong làm việc chuyên nghiệp 52 8.4 Một số phương pháp Khoa học giúp rèn luyện kỹ quản lý thời gian 8.4.1 Ma trận Eisenhower Ma trận Eisenhower khung quản lý thời gian theo mức độ ưu tiên cách phân loại nhiệm vụ cơng việc theo tính chất: mức độ khẩn cấp mức độ quan trọng Theo đó:   Nhiệm vụ quan trọng: Đóng góp vào sứ mệnh, mục tiêu giá trị lâu dài cá nhân nghề nghiệp bạn Chúng khơng tạo kết tức thì, cách tập trung vào nhiệm vụ quan trọng, bạn cảm thấy bình tĩnh, logic dễ tiếp thu ý tưởng có tư nhạy bén Nhiệm vụ khẩn cấp: Khá nhạy cảm thời gian, đòi hỏi ý thường liên quan đến công việc tập thể, cá nhân khác thay dành cho thân Bạn cảm thấy bắt buộc phải giải chúng Dựa vào định nghĩa trên, ma trận Eisenhower giúp bạn chia đầu công việc thành loại:  Khẩn cấp quan trọng (cần phải làm lập tức)  Quan trọng khẩn cấp (lên kế hoạch để thực sau) GT Tác phong làm việc chuyên nghiệp 53  Khẩn cấp không quan trọng (nên ủy thác, bàn giao cho người khác)  Không khẩn cấp không quan trọng (nhiệm vụ phải loại bỏ) Bằng cách áp dụng phân loại vào kỹ quản lý thời gian mình, bạn tập trung tăng suất hiệu công việc, loại bỏ nhiệm vụ không quan trọng, gây lãng phí thời gian 8.4.2 Nguyên tắc làm việc Pareto (80/20) Nguyên tắc phát triển nhà kinh tế học tiếng người Ý Vilfredo Pareto dành cho mục đích quản trị suất Nguyên tắc Pareto áp dụng dựa giả thuyết sau: khoảng 80% kết 20% nguyên nhân gây Vậy nên, điều ta cần làm học cách áp dụng kỹ quản lý thời gian sau tập trung vào 20% cố gắng để mang lại 80% kết công việc Hiểu nôm na rằng, bạn phải chọn lọc công việc quan trọng nhất, với sức ảnh hưởng lớn mục cịn lại – thay trì hỗn chăm chăm làm công việc không hiệu cách lãng phí thời gian Bạn sử dụng công thức sau để xác định thứ tự ưu tiên công việc: chia tỉ lệ nỗ lực hiệu đạt 8.4.3 Phương pháp 4D: Do – Delete – Delegate – Defer Tương tự Ma trận 4D Eisenhower kỹ quản lý thời gian, phương pháp 4D – gọi điểm D suất – chiến lược đơn giản phổ biến giúp bạn xác định tầm quan trọng công việc cần bỏ thời gian để hoàn thành GT Tác phong làm việc chuyên nghiệp 54 Nó liên quan đến việc đưa định nhanh chóng cần hành động (Do – Làm), ủy quyền cho người khác (Delegate – Uỷ thác) Đối với việc quan trọng hơn, bạn lựa chọn trì hỗn (Defer – Trì hỗn) chí loại bỏ cảm thấy khơng cần thiết (Delete – Xóa bỏ) để tiết kiệm quỹ thời gian 8.4.4 Thuyết “Hũ dưa muối” (Pickle Jar Theory) Thuyết “Hũ dưa muối” giải pháp quản lý thời gian đơn giản thực hữu ích Về bản, thuyết dựa ý tưởng ví thời thời gian giống hũ dưa muối có thời hạn Lý thuyết giúp bạn xác định điều quan trọng không quan trọng danh sách cơng việc – theo cách diễn đạt trực quan Chiếc hũ đại diện cho ngày bạn Kèm theo thứ hạt cát, viên sỏi, đá nước để lấp đầy hũ dưa Bạn bỏ vào hũ theo thứ tự sau để học cách thiết lập ưu tiên lên kế hoạch cho quỹ thời gian ngày mình:   Hịn đá: Cơng việc quan trọng ngày (cần phải làm đầu tiên) Viên sỏi: Công việc quan trọng (bao gồm việc giao cho người khác)  Hạt cát: Những công việc nhỏ, linh tinh  Nước: Thời gian cho đời sống riêng tư – gia đình bạn bè GT Tác phong làm việc chuyên nghiệp 55 Sau phân loại công việc, bạn lên thời gian biểu tổ chức chúng cách phù hợp với nhu cầu, mục tiêu thân Đây chìa khóa quan trọng để bạn rèn luyện kỹ quản lý thời gian Lời kết Cuối cùng, sau ngày làm việc bận rộn, bạn nhìn lại tổng kết chưa làm 24 đồng hồ vừa qua Thời gian người có hạn, với mẹo trên, chắn bạn cảm thấy tự hào khơng bỏ phí GT - Tác phong làm việc chuyên nghiệp - 56 21 tiết: buổi tiết * buổi > kết thúc môn học GT Tác phong làm việc chuyên nghiệp 57