THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Mục tiêu kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kế toán An Phát thực hiện
Mục tiêu kiểm toán là cái đích cần đạt tới, đồng thời là thước đo kết quả kiểm toán cho mỗi một cuộc kiểm toán cụ thể Khi tiến hành thực hiện kiểm toán, bước đầu tiên KTV cần hiểu được mục tiêu kiểm toán chung, sau đó cụ thể hoá các mục tiêu chung này vào từng phần hành cụ thể gọi là các mục tiêu kiểm toán đặc thù Là một loại hình kiểm toán, kiểm toán tài chính cũng thực hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến về đối tượng kiểm toán Đối tượng kiểm toán nói chung và đối tượng kiểm toán tài chính nói riêng luôn chứa đựng nhiều mối quan hệ về kinh tế và pháp lý phong phú và đa dạng Hơn nữa, trong kiểm toán tài chính, ý kiến hay kết luận kiểm toán không phải phục vụ cho bản thân người lập mà hay người xác minh mà phục vụ cho người quan tâm đến tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính Do đó kết luận này phải dựa trên bằng chứng đầy đủ và có hiệu lực với chi phí kiểm toán thấp nhất Do vậy, việc xác định hệ thống mục tiêu kiểm toán khoa học trên cơ sở các mối quan hệ vốn có của đối tượng và của khách thể kiểm toán sẽ giúp kiểm toán viên thực hiện đúng hướng và có hiệu quả hoạt động kiểm toán Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 200, khoản 11 đã xác định: “Mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính là giúp cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận, có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không. Mục tiêu kiểm toán tài chính còn giúp cho đơn vị được kiểm toán thấy rõ những tồn tại, sai sót để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng thông tin tài chính của đơn vị”. Để đạt được mục tiêu tổng quát nói trên cần cụ thể hoá hơn nữa các yếu tố cấu thành và tiến trình thực hiện các yêu cầu trung thực, hợp lý, hợp pháp trong xác minh và bày tỏ ý kiến về toàn bộ báo cáo tài chính cũng như trong kiểm toán phần hành cụ thể Như vậy có thể thấy rằng mục tiêu xác minh tính trung thực, hợp lý và hợp pháp của bảng khai tài chính cần được cụ thể hoá theo các yếu tố của hệ thống kế toán(phương pháp kế toán) trong quan hệ trực tiếp đến với việc hình thành các bảng này.Theo đó mục tiêu xác minh thường phải hướng tới là:
- Tính hiệu lực (có thực) của các thông tin với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc vốn phải được đảm bảo bằng sự tồn tại thực tế của tài sản, của vốn hoặc tính thực tế xảy ra của các nghiệp vụ.
- Tính đầy đủ (trọn vẹn) của thông tin với ý nghĩa thông tin phản ánh trên bảng khai tài chính không bị bỏ sót trong quá trình xử lý.
- Tính đúng đắn trong việc tính giá với ý nghĩa giá tài sản cũng như giá phí (giá thành) đều được tính theo phương pháp kế toán là giá thực tế đơn vị phải chi ra để mua hoặc thực hiện các hoạt động.
- Tính chính xác về cơ học trong các phép tính số học cũng như khi chuyển sổ, sang trang… trong công nghệ kế toán.
- Tính đúng đắn trong phân loại và trình bày với ý nghĩa tuân thủ các quy định cụ thể trong phân loại tài sản và vốn cũng như các quá trình kinh doanh qua hệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết cùng việc phản ánh các quan hệ đối ứng để có thông tin hình thành báo cáo tài chính, những trường hợp đặc thù đều phải được giải trình rõ ràng.
- Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ của đơn vị kế toán trên bảng khai tài chính với ý nghĩa: tài sản phản ánh trên bảng phải thuộc quyền sở hữu (hoặc sử dụng lâu dài) của đơn vị; Vốn và công nợ phải phản ánh đúng nghĩa vụ tương ứng của đơn vị này.
Những hướng xác minh trên được dùng cho mọi khoản mục, mọi chu trình kiểm toán, được gọi là mục tiêu chung Khi áp dụng vào từng phần hành kiểm toán cần xuất phát từ đặc điểm riêng của phần hành đó để xây dựng mục tiêu đặc thù.
Kiểm toán bán hàng – thu tiền là một phần hành cụ thể của kiểm toán tài chính.
Vì vậy, nhiệm vụ chung của kiểm toán bán hàng – thu tiền là triển khai các chức năng kiểm toán thông qua việc vận dụng các phương pháp kiểm toán thích ứng với đặc thù của phần hành này qua các bước trong quy trình kiểm toán Chức năng của kiểm toán đã được cụ thể hoá thành các mục tiêu kiểm toán Do chu trình bán hàng - tiền được cấu thành bởi các nghiệp vụ cụ thể và từ đó hình thành các khoản mục trên các bảng khai tài chính nên các mục tiêu đặc thù của kiểm toán bán hàng và thu tiền cần cụ thể hoá cả mục tiêu kiểm toán tài chính và mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ phù hợp với các đặc điểm của phần hành kiểm toán này.
Chu trình kiểm toán bán hàng- thu tiền ảnh hưởng đến nhiều chỉ tiêu trong báo cáo tài chính bao gồm: doanh thu, các khoản phải thu, tiền…, theo đó kiểm toán chu trình này đòi hỏi phải chỉ ra được các khoản mục trên có chứa đựng sai sót trọng yếu không, từ đó bổ trợ thêm cho các hoạt động có liên quan như giá vốn hàng bán, hàng tồn kho, thuế giá trị gia tăng đầu ra,… để xem các khoản mục này có hợp lý hay không Ngoài ra, chu trình bán hàng – thu tiền được xem là chu trình cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, nó không những đánh giá hiệu quả của những chu trình trước đó mà còn đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, bao gồm nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền, mặc dù là 2 nghiệp vụ có quan hệ chặt chẽ và tạo nên một chu trình xác định song mỗi loại có yêu cầu riêng và phản ánh cụ thể vào sổ sách kế toán riêng theo trình tự độc lập tương đối Do đó, mục tiêu đặc thù của hai loại nghiệp vụ này mang những điểm riêng biệt, cụ thể như sau:
Bảng 1.1 Mục tiêu kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền
Mục tiêu kiểm toán chung
Mục tiêu kiểm toán đặc thù nghiệp vụ bán hàng Mục tiêu kiểm toán đặc thù nghiệp vụ thu tiền
1 Mục tiêu hợp lý chung Tất cả các nghiệp vụ bán hàng đều có căn cứ Các khoản thu tiền đều bảo đảm tính hợp lý chung
2 Các mục tiêu chung khác
Hiện hữu Hàng hoá vận chuyển đến cho khách hàng là có thật, các dịch vụ chuyển giao cho khách hàng là có thật.
Các khoản phải thu của khách hàng là có thật, các khoản thu tiền được ghi sổ thực tế đã được nhận Các thông tin phản ánh trên chứng từ, sổ sách và báo cáo có liên quan đến nghiệp vụ này là hoàn toàn có thật.
(đầy đủ) Mọi nghiệp vụ bán hàng đều được ghi sổ Mọi khoản phải thu khách hàng đều được ghi sổ.
Hàng hoá đã bán ra phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị
Các khoản phải thu đều xác định quyền sở hữu, hay doanh nghiệp có quyền với các khoản phải thu. Định giá Hàng hoá đã vận chuyển, dịch vụ đã thực hiện có hoá đơn bán hàng, trong đó ghi giá bán được thoả thuận.
Các khoản phải thu được đánh giá đúng, được định giá một cách đáng tin cậy theo giá trị ròng có thể thực hiện được Đối với nghiệp vụ thu tiền liên quan đến ngoại tệ, KTV cần quan tâm đến việc quy đổi chuẩn theo đúng quy định.
Các nghiệp vụ bán hàng được tính toán đúng, được ghi vào
Các khoản phải thu được tính toán đúng, chính xác, được cộng sổ, sổ chi tiết và sổ tổng hợp thích hợp và phải khớp đúng về số liệu, các con số cộng sổ, chuyển sổ, lên báo cáo khớp nhau, chính xác về số tiền cộng dồn. chuyển sổ và lên báo cáo đúng.
Phân loại và trình bày
Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại đúng: theo từng loại doanh thu, theo các mức thuế suất.
Các khoản phải thu được phân loại thích hợp: các khoản phải thu được ghi nhận theo đúng đối tượng phải thu. Đúng kỳ Các khoản bán hàng được ghi sổ đúng thời gian phát sinh.
Các nghiệp vụ phải thu được ghi sổ đúng kỳ. Điều quan trọng khi xác định các mục tiêu kiểm toán là xác định đúng phương hướng và bước đi cho cả cuộc kiểm toán cũng như từng phần hành kiểm toán cụ thể.
Do đó, khi đã xác định rõ được các mục tiêu kiểm toán đặc thù của phần hành kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền như trên, KTV cần tiến hành cụ thể hoá các công việc tương ứng với mỗi mục tiêu trên, từ đó xác định những phần việc cần phải thực hiện trong quá trình kiểm toán.
Đặc điểm kế toán nghiệp vụ bán hàng- thu tiền có ảnh hưởng đến kiểm toán báo cáo tài chính
toán báo cáo tài chính
Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thường bắt đầu từ khi góp vốn, vốn liên doanh, vốn tự có… để bắt đầu đi vào hoạt động và kết thúc là tiêu thụ sản phẩm Hoạt động này của doanh nghiệp bao gồm nhiều chu trình khác nhau Các chu trình này đều có mối liên hệ mật thiết với nhau và là yếu tố cần thiết tạo nên sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh Chu trình bán hàng - thu tiền (tiêu thụ) được xem là chu trình cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng - tiền (giữa khách thể kiểm toán với khách hàng của họ) Nó không những đánh giá hiệu quả của các chu trình trước đó mà còn đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chính vì vậy, kiểm toán chu trình này có ý nghĩa rất quan trọng trong các cuộc kiểm toán.
Thông thường, với một số doanh nghiệp, những biểu hiện cụ thể của mỗi chức năng và bộ phận đảm nhiệm chức năng đó khác nhau song chung nhất, xuất phát từ bản chất và hình thức biểu hiện, chu trình bán hàng- thu tiền được cụ thể hoá thành các chức năng chính như: xử lý đơn đặt hàng của người mua, xét duyệt bán chịu, chuyển giao hàng hoá, lập hoá đơn bán hàng, xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu và về thu tiền, xoá sổ các khoản phải thu không thu được, lập dự phòng nợ khó đòi.
Xử lý đơn đặt hàng của người mua: được xem là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình bán hàng- thu tiền Việc đặt hàng của người mua có thể diễn ra dưới nhiều hình thức, có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua – bán hàng hoá, dịch vụ… Về mặt pháp lý, việc đặt hàng thể hiện nhu cầu và sự sẵn sàng mua theo những điều kiện xác định của khách hàng. Đối với khách thể kiểm toán, khi nhận được đơn đặt hàng, cần cân nhắc xem xét các yếu tố để đưa ra quyết định có cung cấp hàng hoá, dịch vụ, bán qua phiếu tiêu thụ hay không và lập hoá đơn bán hàng.
Xét duyệt bán chịu: ngay từ thoả thuận ban đầu, sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng dựa trên lợi ích cả hai bên do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm “tiêu thụ” Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thoả thuận trong quan hệ mua bán trên hợp đồng Nếu không tạo sự linh hoạt trong thanh toán bằng chính sách bán chịu thì khả năng bán hàng của doanh nghiệp sẽ bị hạn chế. Nhưng nếu quá lạm dụng chính sách này thì rất dễ dẫn đến tình trạng nợ khó đòi, thậm chí là không thu hồi được nợ do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán Vì lẽ đó, các chính sách phê chuẩn việc bán chịu cần được thiết lập một cách chặt chẽ nhằm giảm thiểu tối đa các khoản phải thu không thu hồi được Ở nhiều công ty, việc ghi đúng bán chịu được tiến hành trên các lệnh bán hàng trước khi vận chuyển hàng hoá người am hiểu về khách hàng cũng như am hiểu về tài chính xét duyệt Việc xét duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua các khoản giảm giá theo thời hạn thanh toán khác nhau Trên thực tế, cũng có doanh nghiệp bỏ qua chức năng này dẫn đến những hậu quả nợ khó đòi gây khó khăn cho doanh nghiệp.
Chuyển giao hàng: là quá trình chuyển giao hàng hoá cho người mua và là chức năng kế tiếp của chức năng duyệt bán Tại thời điểm này, vận đơn được lập Do theo nghĩa hẹp của khái niệm “tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hoá đến người mua là điểm bắt đầu của chu trình nên thường là điểm chấp nhận được ghi sổ bán hàng, đặc biệt là đối với các công ty bán buôn Đối với các công ty có quy mô lớn, có diễn biến thường xuyên về nghiệp vụ bán hàng thì sổ vận chuyển thường được lập để có thể cập nhật được các hoá đơn, chứng từ vận chuyển Đó là một tài liệu có tính pháp lý thể hiện trách nhiệm đối với người chuyển giao hàng Mặt khác, các cơ quan thuế thường quy định: khi vận chuyển hàng hoá phải có hoá đơn bán hàng Trong trường hợp này, hoá đơn bán hàng phải được lập đồng thời với vận đơn hoặc kiểm chức năng chứng từ vận chuyển.
Gửi hoá đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng: Hoá đơn bán hàng được lập khi có thông báo về việc hàng hoá đã được chuyển giao cho người mua.
Hoá đơn cần cung cấp đầy đủ các thông tin, chỉ rõ mẫu mã, số lượng hàng hoá, giá cả hàng hoá gồm cả giá gốc hàng hoá, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng Hoá đơn được lập thành 3 liên: liên đầu gửi cho khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền Như vậy, khi nhận được hoá đơn, khách hàng sẽ biết rõ số tiền và thời gian hoàn trả số tiền đó Tại doanh nghiệp bán hàng, kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng để ghi vào Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu Nhật ký bán hàng là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại thích hợp theo các định khoản.
Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền: sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán các nghiệp vụ này, cần thực hiện tiếp các chức năng thu tiền Khi được khách hàng thanh toán thì kết quả của quá trình này được thể hiện trên phiếu thu hoặc phiếu báo có của ngân hàng, tuỳ trường hợp thanh toán bằng tiền mặt hay thanh toán qua chuyển khoản Trong mọi trường hợp đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông thường về thu tiền bán hàng từ các chứng từ gốc, ghi vào nhật ký thu tiền, sổ chi tiết, sổ cái Trong đó, cần đặc biệt chú ý khả năng bỏ sót hoặc giấu diếm các khoản thu nhất là thu tiền mặt trực tiếp.
Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá: Các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh khi khách hàng không hài lòng về hàng hoá như hàng hoá kém phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách… mà doanh nghiệp cung cấp hoặc khi khách hàng mua với số lượng lớn, thì doanh nghiệp phải chấp nhận hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán hoặc chiết khấu thương mại Tất cả các khoản này phải được kiểm tra và phê chuẩn trước khi ghi sổ, phải lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo có hoặc hoá đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu Qua đó, phải ghi kịp thời và đầy đủ vào nhật ký hàng bị trả lại và các khoản bớt giá, đồng thời ghi vào sổ phụ.
Thẩm định và xoá sổ các khoản phải thu không thu được: có thể có những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc không còn khả năng thanh toán Các trường hợp này là khó tránh khỏi khi doanh nghiệp thực hiện chính sách bán chịu Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản nợ quá hạn không có khả năng thu hồi, các khoản thất thu là “bất khả kháng”, và có chứng cứ chắc chắn không thể thu hồi được các khoản nợ đó, doanh nghiệp cần xem xét xoá sổ khoản phải thu đó.
Dự phòng nợ khó đòi: được lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã tiêu thụ kỳ này song không có khả năng thu được ngay cả trong tương lai Việc làm này là cần thiết khi doanh nghiệp thực hiện việc bán chịu, bởi các khách hàng không phải lúc nào cũng có đủ khả năng thanh toán khi đến hạn Tuy nhiên, ở nhiều công ty, dự phòng này là số dư do điều chỉnh cuối năm của quản lý về bớt giá đối với các khoản không thu được tiền Khi lập dự phòng hoặc xoá sổ phải đảm bảo đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ.Sau khi xoá sổ không được huỷ chứng từ và phải theo dõi trên tài khoản ngoài bảng004.
Bán hàng - thu tiền (tiêu thụ) được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền. Tuy nhiên, ranh giới của bán hàng và thu tiền trong từng thời kỳ và cho từng đối tượng cũng có những điểm khác nhau Bán hàng là một quá trình được thực hiện với mục đích thống nhất song phương thức thực hiện nó lại vô cùng đa dạng Ví dụ theo phương thức trao đổi và thanh toán có thể có bán hàng theo phương pháp thu tiền mặt trực tiếp hoặc thanh toán qua ngân hàng, bán hàng trực tiếp nhưng thu tiền sau (hay còn gọi là bán chịu), bán hàng theo phương thức gửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờ khách hàng chấp nhận sau khi đã kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hoá rồi trả tiền… Theo cách thức của quá trình trao đổi, hàng hoá sản xuất ra, dịch vụ hoàn thành có thể được bán trực tiếp theo phương thức bán lẻ cho người tiêu dùng hoặc gián tiếp qua phương thức bán buôn, bán hàng qua đại lý Với mỗi phương thức này, trình tự của quá trình bán hàng diễn ra khác nhau, các thủ tục giao, nhận, thanh toán và tổ chức công tác kế toán, kiểm soát cũng khác nhau, từ đó nội dung và cách thức kiểm toán cụ thể cũng khác nhau Do đó, KTV cần nắm được các đặc điểm của chu trình bán hàng- thu tiền như sau:
- Các nghiệp vụ bán hàng - thu tiền liên quan đến rất nhiều đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
- Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền là cơ sở để xác định doanh thu như: xác định doanh thu khi nào; quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp với các khoản phải thu cũng như những lợi ích và rủi ro liên quan đến hàng đem bán.
- Chu trình bán hàng – thu tiền liên quan nhiều đối tượng khác nhau, đặc biệt cũng liên quan đến việc xác định mức thuế của doanh nghiệp, do đó phải phân loại theo các căn cứ tính thuế cho phù hợp theo từng nhóm, chủng loại.
- Chu trình bán hàng – thu tiền liên quan đến nhiều đối tượng người mua, do đó doanh nghiệp cần phải phân loại, theo dõi theo từng đối tượng khách hàng cụ thể.
- Chu trình bán hàng – thu tiền chịu sự ảnh hưởng của quy luật cung cầu và các quy luật trong nền kinh tế.
Quy trình kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kế toán An Phát thực hiện
tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kế toán An Phát thực hiện
Chu trình bán hàng – thu tiền được xem là chu trình cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nó không những đánh giá hiệu quả của các chu trình kinh doanh trước đó mà còn đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính, giúp kiểm toán viên nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để từ đó có thể đưa ra các kết luận kiểm toán một cách chính xác, giúp nâng cao hiệu quả của cuộc kiểm toán Chính vì lẽ đó mà công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kế toán An Phát luôn cố gắng thiết kế một chương trình kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền sao cho có hiệu quả nhất Kiểm toán chu trình này cũng được thực hiện theo quy trình kiểm toán chung của công ty như sau:
Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kế toán An Phát chia giai đoạn chuẩn bị kiểm toán ra làm 3 phần chính: tiếp cận khách hàng, lập kế hoạch kiểm toán tổng quát và lập chương trình kiểm toán chi tiết.
1.3.1.1 Tiếp cận khách hàng và ký hợp đồng
APS luôn chủ động tìm kiếm KH bằng cách gửi thư chào hàng đến cho KH có nhu cầu kiểm toán bao gồm cả KH cũ và KH mới Thông thường, việc tiếp cận với KH thường xuyên và KH năm đầu tiên là khác nhau. a Công ty A
Tại công ty A là khách hàng truyền thống của APS A hoạt động trong lĩnh vực may mặc APS đã thực hiện kiểm toán cho A trong 3 năm liên tiếp Trong các cuộc kiểm toán của các năm trước, giữa A và APS không có mâu thuẫn gì, mối quan hệ giữa hai bên là rất tốt, A luôn cố gắng tạo những điều kiện tốt nhất cho APS tiến hành công việc kiểm toán được thuận lợi Do đó, hàng năm, sau khi cuộc kiểm toán kết thúc, lập báo cáo kiểm toán và thư quản lý, APS thường bày tỏ nguyện vọng được tiếp tục kiểm toán đối với A Vì vậy, tháng 3 năm 2009 sau khi hoàn thành kiểm toán cho báo cáo tài chính kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2008, APS đã bày tỏ nguyện vọng của mình muốn được tiếp tục kiểm toán cho A trong năm tới và công ty đã chấp nhận.
Tháng 1 năm 2010, công việc khảo sát được tiến hành tương đối đơn giản đối với A do A là KH truyền thống trong nhiều năm của APS Sau đó, hợp đồng kiểm toán giữa APS và công ty A được ký kết với các điều khoản quan trọng như: nội dung dịch vụ, trách nhiệm và quyền hạn của các bên, các luật định và chuẩn mực, phí dịch vụ và phương thức thanh toán, cam kết thực hiện và lịch trình thực hiện… Theo đó, ngày 15 tháng 2 năm 2010, APS sẽ tiến hành kiểm toán trực tiếp tại công ty A đúng lịch trình đã được ký kết trong hợp đồng. b Công ty B Đối với công ty B, do là KH năm đầu tiên của APS nên APS đã chủ động gửi thư chào hàng nêu rõ nguyện vọng muốn được kiểm toán của mình từ trong năm 2009 Nhờ có uy tín tốt trên thị trường Hải Phòng nên sau một thời gian không lâu thì APS nhận được thư mời kiểm toán APS cũng đã tiến hành thương lượng với KH về những điều khoản trong hợp đồng như về yêu cầu về KTV, giá phí của cuộc kiểm toán, yêu cầu về công việc thực hiện và một số thông tin quan trọng khác Sau khi nhận được thư mời kiểm toán, đại diện từ phía APS đã tiến hành gặp mặt chính thức ban lãnh đạo công ty B để tìm hiểu các thông tin sơ bộ Ngoài ra, APS cũng đã chủ động tiến hành liên lạc với kiểm toán viên tiền nhiệm ở công ty kiểm toán D để tìm hiểu một số thông tin về công ty B Qua quá trình tìm hiểu này, APS nhận thấy rằng B là một KH tiềm năng, nếu trở thành KH thường xuyên của APS thì sẽ là KH tương đối quan trọng Những năm trước, mặc dù được kiểm toán bởi công ty kiểm toán D nhưng như đã nói ở trên, nhờ có uy tín tốt trên thị trường Hải Phòng, cung cấp dịch vụ kiểm toán chất lượng với mức chi phí hợp lý hơn nên B đã thay đổi công ty kiểm toán, quyết định làm việc với APS thay vì với công ty kiểm toán D.
Qua quá trình thu thập và phân tích thông tin từ phía công ty B, APS nhận thấy khả năng chấp nhận được của công ty B nên đã tiến hành ký hợp đồng để cung cấp dịch vụ kiểm toán cho B
Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán và căn cứ vào các yêu cầu kiểm toán từ phía khách hàng cũng như những hiểu biết ban đầu về KH, công ty APS sẽ tiến hành phân công nhân sự và lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán.
Phụ trách cả 2 cuộc kiểm toán là giám đốc Trần Thị Minh Tần và trưởng phòng kiểm toán Phạm Huyền Trang.
Tham gia kiểm toán trực tiếp tại KH A bao gồm: trưởng nhóm kiểm toán viên NQT và 3 trợ lý kiểm toán DTH, DBN, TTH Kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền sẽ do trợ lý TTH thực hiện.
Tham gia kiểm toán trực tiếp tại KH B bao gồm: trưởng đoàn kiểm toán viên NTT và 3 trợ lý kiểm toán TTH, LMN, LMA Kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền cũng sẽ do trợ lý TTH thực hiện.
1.3.1.2 Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát cho chu trình bán hàng – thu tiền
Lập kế hoạch kiểm toán nhằm tạo ra các điều kiện pháp lý cũng như những điều kiện cần thiết khác cho kiểm toán Nó không chỉ xuất phát từ yêu cầu chính của cuộc kiểm toán nhằm chuẩn bị những điều kiện cơ bản trong công tác kiểm toán, cho cuộc kiểm toán mà còn là nguyên tắc cơ bản trong công tác kiểm toán đã được quy định thành chuẩn mực và đòi hỏi các kiểm toán viên phải tuân theo đầy đủ nhằm đảm bảo tiến hành công tác kiểm toán có hiệu quả và chất lượng.
Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán có vai trò quan trọng, chi phối tới chất lượng và hiệu quả chung của toàn bộ cuộc kiểm toán Nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, không chỉ giúp kiểm toán viên thu thập được các bằng chứng kiểm toán đầy đủ, có giá trị làm cơ sở để đưa ra các ý kiến xác đáng về các BCTC, giúp các kiểm toán viên phối hợp hiệu quả với nhau cũng như với các bộ phận có liên quan như kiểm toán nội bộ, các chuyên gia bên ngoài…, mà còn là căn cứ để công ty kiểm toán tránh xảy ra những bất đồng đối với khách hàng, và là căn cứ để kiểm toán viên có thể kiểm soát và đánh giá chất lượng công việc kiểm toán đã và đang thực hiện, từ đó tiến hành cuộc kiểm toán theo đúng chương trình đã lập với chi phí ở mức hợp lý, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của cuộc kiểm toán, từ đó càng thắt chặt hơn mối quan hệ giữa công ty kiểm toán với khách hàng, tăng cường sức mạnh cạnh tranh cho công ty kiểm toán.
Tìm hiểu chung về công ty khách hàng
Công ty A là doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, được thành lập theo giấy phép đầu tư số 31/GP-HD ngày 21 tháng 2 năm 2003, giấy phép điều chỉnh số 31/GCNĐC1/04/1 ngày 30 tháng 10 năm 2006 chuẩn y cơ cấu vốn đầu tư do Uỷ ban nhân dân tỉnh Hải Dương cấp Thời gian hoạt động: 50 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu tư.
- Vốn đầu tư và vốn pháp định của công ty như sau:
- Lĩnh vực kinh doanh của công ty: sản xuất gia công hàng may mặc.
Công ty B là công ty TNHH 2 thành viên trở lên, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng và điều hành hoạt động khách sạn và toà nhà văn phòng, được thành lập theo giấy phép đầu tư số 1771/GP ngày 11 tháng 12 năm 1996, giấy phép bổ sung số 1771/GPBS ngày 15 tháng 3 năm 1997 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp Thời gian hoạt động: 45 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu tư.
- Vốn đầu tư và vốn pháp định của công ty như sau:
+ Tổng vốn đàu tư: 27.500.000 USD
- Hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng và điều hành hoạt động khách sạn và toà nhà văn phòng, công ty cung cấp những dịch vụ chủ yếu sau:
+ Cho thuê phòng khách sạn với các dịch vụ đi kèm
+ Ngoài ra, công ty cũng cung cấp các văn phòng cho thuê, thuê phòng họp, phòng hội thảo…
Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng.
Giống như các cuộc kiểm toán khác do APS thực hiện, tại cả hai công ty A và B, KTV đều tiến hành thu thập thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của khách hàng làm cơ sở, tài liệu phục vụ công tác kiểm toán, giúp cho KTV nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh Những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với ban giám đốc công ty khách hàng, bao gồm các loại sau: Giấy phép thành lập, điều lệ công ty, các BCTC, báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm hiện hành và vài năm trước, biên bản các cuộc họp cổ đông, hội đồng quản trị, ban giám đốc, các hợp đồng và cam kết quan trọng trong chu trình bán hàng – thu tiền Ngoài ra, KTV cũng cần thu thập một số tài liệu có liên quan như sau:
- Sổ cái, sổ chi tiết tài khoản liên quan.
- Các tài liệu liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền.
- Biên bản đối chiếu công nợ cuối niên độ.
- Các chứng từ khác có liên quan.
Tìm hiểu về các hoạt động kế toán và kiểm soát liên quan đến chu trình bán hàng - thu tiền
NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN KẾ TOÁN AN PHÁT THỰC HIỆN
Nhận xét về thực trạng quy trình kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kế toán An Phát thực hiện
2.1.1 Những ưu điểm trong thực tế
Sau gần 6 năm hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán tại thị trường Hải Phòng, công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kế toán An Phát đã xây dựng được một chương trình kiểm toán tương đối đầy đủ và có hiệu quả Sau đây, em xin đưa ra một số kết quả đạt được về chu trình bán hàng - thu tiền do công ty APS thực hiện:
- Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán:
Chuẩn bị kiểm toán là một bước công việc rất quan trọng quyết định hiệu quả của cả cuộc kiểm toán Đối với một quy trình kiểm toán thì khi kiểm toán viên và công ty kiểm toán thu nhận một khách hàng thì tức là khi đó quy trình kiểm toán bắt đầu Thu nhận khách hàng là quá trình gồm hai bước: bước thứ nhất, phải có sự liên lạc giữa kiểm toán viên với khách hàng tiềm năng mà khách hàng này yêu cầu được kiểm toán và khi có yêu cầu kiểm toán, kiểm toán viên phải đánh giá liệu có chấp nhận yêu cầu đó hay không Còn đối với những khách hàng hiện tại, kiểm toán viên phải quyết định liệu có tiếp tục kiểm toán hay không? Trên cơ sở đã xác định được đối tượng khách hàng có thể phục vụ trong tương lai, công ty kiểm toán sẽ tiến hành các công việc cần thiết để chuẩn bị lập kế hoạch kiểm toán Trong giai đoạn này, đối với các khách hàng truyền thống của mình, công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kế toán An Phát đã tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí bằng cách chỉ tìm hiểu một số thay đổi trong năm kiểm toán, các thông tin khác sẽ được xem trong hồ sơ kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung Với cách tiếp cận nhanh chóng và hiệu quả như vậy nên APS ngày càng mở rộng được thị phần kiểm toán Còn đối với những khách hàng năm đầu tiên thì APS sẽ tiến hành tìm hiểu một cách kỹ lưỡng thể hiện tính thận trọng nghề nghiệp, giảm thiểu rủi ro kiểm toán.
Sau khi hợp đồng được ký kết giữa APS với công ty khách hàng thì APS và kiểm toán viên sẽ tiến hành triển khai ngay việc lập kế hoạch kiểm toán, từ đó có thể thu thập nhanh chóng được các thông tin về khách hàng như: các thông tin chung về khách hàng, các thông tin về nghĩa vụ pháp lý, về hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ…Ngoài ra, cũng tiến hành xác định các mục tiêu kiểm toán, các bước công việc kiểm toán, nhân sự cho cuộc kiểm toán… từ đó, có thể tiến hành được cuộc kiểm toán một cách hữu hiệu hơn do KTV có điều kiện thuận lợi hơn trong việc tiếp cận kiểm toán Báo cáo tài chính nói chung và kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền nói riêng của công ty khách hàng một cách đầy đủ và kỹ lưỡng.
Trong quá trình tìm hiểu và thu thập thông tin chi tiết về khách hàng, các kiểm toán viên của APS đã thể hiện được tính thận trọng nghề nghiệp của mình thông qua việc thu thập thông tin qua nhiều kênh khác nhau Không chỉ thu thập các thông tin trên giấy tờ sẵn có như thông tin trong hồ sơ kiểm toán, kiểm toán viên của APS còn chủ động trong quá trình phỏng vấn ban giám đốc cũng như kế toán của công ty Nếu điều kiện cho phép, kiểm toán viên của APS cũng tiến hành tham quan đơn vị, quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh… để có thể hiểu được một cách đầy đủ và cặn kẽ về hoạt động của khách hàng
Thông qua việc tìm hiểu về đơn vị khách hàng, nhận diện lý do kiểm toán của khách hàng, công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kế toán An Phát ước lượng quy mô phức tạp của công việc kiểm toán cần thực hiện, từ đó tạo điều kiện cho việc lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán thích hợp Lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán thích hợp cho hợp đồng kiểm toán không những đạt hiệu quả của cuộc kiểm toán mà còn tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán chung được thừa nhận Chuẩn mực kiểm toán chung đầu tiên đã nêu rõ: “quá trình kiểm toán phải được thực hiện bởi một hoặc nhiều người đã được đào tạo đầy đủ thành thạo như một kiểm toán viên” Việc lựa chọn này được tiến hành trên yêu cầu về số người, trình độ khả năng và yêu cầu chuyên môn kĩ thuật và do ban giám đốc công ty APS trực tiếp chỉ đạo Ở APS, nhóm kiểm toán được lựa chọn luôn đảm bảo có những người có khả năng giám sát thích đáng các nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm trong nghề, do các trợ lý kiểm toán mới thường không tự tin khi thực hiện công tác kiểm toán do thiếu kinh nghiệm hoặc không hiểu rõ các thủ tục kiểm toán đang thực hiện, cũng như tại sao họ lại thực hiện các thủ tục này và đánh giá các kết quả thu được, đôi khi các trợ lý cũng thực hiện một cách máy móc các thủ tục kiểm toán dựa theo chương trình kiểm toán sẵn có trong hồ sơ kiểm toán năm trước Bên cạnh đó, việc phân chia công việc cho từng thành viên của nhóm kiểm toán một cách khoa học và hợp lý không những góp phần đem lại hiệu quả cho quá trình thực hiện kiểm toán mà còn tiết kiệm thời gian, đồng thời tạo được sự kiểm tra, phối hợp, soát xét giữa các thành viên của nhóm với nhau.
- Giai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm toán
Giai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm toán là giai đoạn mà KTV của APS cần phải sử dụng nhiều các thủ tục kiểm toán, cũng như các phương pháp kỹ thuật kiểm toán phù hợp với từng đối tượng kiểm toán để thu thập bằng chứng kiểm toán Đó là quá trình triển khai một cách chủ động và tích cực các kế hoạch, chương trình kiểm toán nhằm đưa ra những ý kiến xác thực về mức độ trung thực và hợp lý của Bảng khai tài chính trên cơ sở những bằng chứng kiểm toán đầy đủ và tin cậy Như vậy, thực hiện kế hoạch kiểm toán không chỉ là quá trình triển khai một cách máy móc kế hoạch đã vạch ra, cũng không phải là quá trình thu thập một cách thu động các bằng chứng kiểm toán theo định hướng của kế hoạch kiểm toán hoặc tràn lan theo diễn biến của thực tiễn mà đó là một quá trình chủ động thực hiện các kế hoạch và chương trình kiểm toán kết hợp với khả năng của kiểm toán viên, tuỳ từng trường hợp cụ thể xảy ra trong thực tiễn, bằng khả năng và kinh nghiệm của mình mà có sự điều chỉnh thích hợp để có thể đưa ra được những kết luận xác đáng về mức độ trung thực và hợp lý của Bảng khai tài chính.
Với định hướng đó, KTV của công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kế toán An Phát đã bám sát và chủ động thực hiện kế hoạch kiểm toán và chương trình kiểm toán chi tiết đã lập, thực hiện kiểm toán một cách toàn diện các báo cáo tài chính của khách hàng Các KTV cũng đã vận dụng được một cách linh hoạt các phương pháp, kỹ thuật, thủ tục kiểm toán để thu thập được các bằng chứng đầy đủ, đáng tin cậy, cần thiết cho việc đưa ra các kết luận kiểm toán về chu trình bán hàng- thu tiền của công ty khách hàng mặc dù thời gian thực hiện cho mỗi cuộc kiểm toán rất hạn chế Theo đó, KTV của APS đã sử dụng kết hợp hàng loạt các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán như lấy xác nhận, phỏng vấn, xác minh tài liệu… cùng với việc sử dụng kết hợp thủ tục phân tích, thử nghiệm kiểm soát và thủ tục kiểm tra chi tiết số dư nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình làm việc KTV lại thực hiện nhiều thủ tục khác nhau với mỗi thử nghiệm này như rà soát bảng liệt kê công nợ các khoản phải thu, đối chiếu báo cáo bán hàng và thu tiền với sổ chi tiết doanh thu, đối chiếu sổ chi tiết với sổ cái các khoản phải thu, đánh giá việc lập dự phòng phải thu khó đòi, phỏng vấn và quan sát hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, gửi thư xác nhận… Đối với từng khách hàng cụ thể, trong từng tình huống khác nhau thì việc kết hợp vận dụng các thủ tục này là rất linh hoạt nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
Các chỉ tiêu, khoản mục được kiểm toán trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính đều có mối liên hệ với nhau Nhận thức được vấn đề này, kiểm toán viên ở APS đã chủ động kết hợp làm việc giữa các phần hành sao cho tiết kiệm được thời gian và hiệu quả công việc đạt được là cao nhất Do đó, các phần hành không phải đều tiến hành một cách lần lượt mà một kiểm toán viên sẽ chịu trách nhiệm kiểm toán một số phần hành có liên quan đến nhau Ngoài ra, các kiểm toán viên ở APS luôn có sự phối hợp rất chặt chẽ, kiểm toán viên làm ở phần hành này có thể tham chiếu đến phần hành của kiểm toán viên khác có liên quan trong nhóm Chính vì vậy mà công việc luôn được tiến hành một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Ngoài ra, công việc kiểm tra chất lượng trong hoạt động kiểm toán cũng được các APS chú trọng Công việc kiểm tra chất lượng luôn được thực hiện rất cẩn thận và tuân thủ theo đúng quy trình đã đề ra.
- Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Giai đoạn kết thúc kiểm toán là giai đoạn cuối cùng của cuộc kiểm toán, là bước công việc cuối cùng trong quy trình chung kiểm toán báo cáo tài chính của doanh nghiệp KTV có nhiệm vụ tổng hợp lại tất cả các tài liệu liên quan đến chu trình kiểm toán bán hàng- thu tiền Đây là khâu cuối cùng nhưng lại đóng vai trò quan trọng không kém các công việc thực hiện trước đó vì đây là giai đoạn mà các kiểm toán viên phải tổng hợp để hình thành nên ý kiến của mình về báo cáo tài chính của doanh nghiệp được kiểm toán Trong giai đoạn này, kiểm toán viên phải lập báo cáo kiểm toán báo cáo tài chính. Để đưa ra được một kết luận kiểm toán trung thực, khách quan và tuân theo đúng chuẩn mực, báo cáo kiểm toán báo cáo tài chính đảm bảo truyền tải được tới người đọc sự xác nhận trung thực và hợp lý về những thông tin tài chính trên báo cáo tài chính của đơn vị được kiểm toán dựa vào những bằng chứng kiểm toán có tính thuyết phục cao nhất, ở APS, trưởng nhóm kiểm toán thực hiện soát xét rất kỹ lưỡng kết quả kiểm toán do KTV và trợ lý kiểm toán trực tiếp thực hiện đối với các khoản mục của chu trình bán hàng- thu tiền.
- Về tổ chức lưu trữ hồ sơ kiểm toán Ở công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kế toán An Phát, công việc tổ chức lưu trữ hồ sơ kiểm toán được thực hiện một cách rất nghiêm túc, giấy tờ làm việc được trình bày một cách khoa học, rõ ràng, được thiết kế theo mẫu chung thống nhất, được tham chiếu đầy đủ đối với các giấy tờ có liên quan nhằm đảm bảo hiệu quả cao trong việc kiểm tra, soát xét.
Nhìn chung, ở APS, chu trình kiểm toán bán hàng- thu tiền nói riêng và kiểm toán Báo cáo tài chính nói chung ngày càng được hoàn thiện, công ty ngày càng tạo được uy tín tốt trong lĩnh vực kiểm toán với khách hàng, đặc biệt là ở thành phố Hải Phòng, một thị trường triển vọng và hứa hẹn nhiều tiềm năng trong tương lai đối với lĩnh vực kiểm toán cũng như tư vấn về kế toán, tài chính.
2.1.2 Những tồn tại a Tiếp cận khách hàng Đối với công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kế toán An Phát, giai đoạn tiếp cận khách hàng được thực hiện chưa đầy đủ, đặc biệt là việc tìm hiểu đối với những khách hàng truyền thống là rất hạn chế.
Nguyên nhân là do điều kiện thời gian không cho phép nên đối với các khách hàng truyền thống trong giai đoạn tiếp cận, KTV của công ty thường dựa và hồ sơ kiểm toán của năm trước mà ít thu thập những thông tin ban đầu của khách hàng, thông tin bổ sung trên báo chí, thông tin trên sách báo, internet liên quan đến lĩnh vực hoạt động của đơn vị, thu thập ý kiến chuyên gia… Do đó, KTV có thể bỏ sót một số thông tin quan trọng có thể có ảnh hưởng tới quá trình thực hiện kiểm toán, từ đó kết quả kiểm toán cũng có thể bị ảnh hưởng. b Phân bổ giá trị trọng yếu Ở công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kế toán An Phát, việc lựa chọn hệ số để phân bổ giá trị trọng yếu cho các khoản mục chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của kiểm toán viên Do đó, có thể có những trường hợp việc phân bổ chưa được chính xác. c Thu thập thông tin cơ sở
Trong quá trình thu thập thông tin cơ sở, do điều kiện thời gian không cho phép, cũng như đặc thù của một số khách hàng như: có cửa hàng và kho hàng phân bố rộng nhiều nơi, kho bãi nhà xưởng ở xa văn phòng… nên KTV ở APS thường không có điều kiện tham quan nhà xưởng, máy móc thiết bị, quan sát tính cũ mới cũng như sự vận hành của máy móc, hay quan sát các cá nhân thực hiện nhiệm vụ, cũng như tận mắt quan sát chứng kiến tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng Mặc dù kỹ thuật này rất hữu ích, các bằng chứng thu thập được có độ tin cậy cao nhưng do không có điều kiện thực hiện nên điều này sẽ làm hạn chế nhận định, đánh giá của KTV về hoạt động kinh doanh thực tế đang diễn ra tại đơn vị khách hàng, làm ảnh hưởng tới kết quả cuộc kiểm toán. d Tăng cường thủ tục phân tích trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Các giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình bán hàng-
Trong quá trình tiếp cận với khách hàng đòi hỏi các KTV của công ty TNHHKiểm toán và Tư vấn Kế toán An Phát phải luôn linh hoạt, nhạy bén khi tìm hiểu thông tin để có thể thu thập được các thông tin hữu ích một cách đầy đủ nhất, tránh bỏ sót thông tin quan trọng liên quan đến các khoản mục trên BCTC có thể gây ảnh hưởng đến kết quả kiểm toán Để thực hiện được điều này, đối với chu trình bán hàng- thu tiền, ngay trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, KTV cần phải tìm hiểu sơ bộ về tình hình hoạt động của khách hàng thông qua nhiều phương pháp, trong đó không chỉ tìm hiểu các thông tin qua hồ sơ chung mà còn phải tiến hành phỏng vấn nhân viên của công ty, kế toán phụ trách các phần hành có liên quan, tìm hiểu thông tin từ các nguồn bên ngoài về tình hình của công ty như thông qua sách báo, internet… cũng như tình hình chung của toàn ngành mà công ty khách hàng đang hoạt động Đặc biệt đối với trường hợp những khách hàng năm đầu tiên của công ty thì đây là công việc rất quan trọng và đòi hỏi phải thực hiện kỹ càng hơn rất nhiều so với khách hàng truyền thống. b Phân bổ giá trị trọng yếu Ở công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kế toán An Phát, việc lựa chọn hệ số để phân bổ giá trị trọng yếu cho các khoản mục chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của kiểm toán viên Do đó, có thể có những trường hợp việc phân bổ chưa được chính xác Do vậy, công ty cần có hướng dẫn cụ thể về việc này Các hướng dẫn này sẽ giúp các kiểm toán viên có thể dựa vào đó, vận dụng linh hoạt trong từng trường hợp cụ thể, tránh việc lựa chọn theo cảm tính có thể không chính xác, dẫn đến rủi ro không mong muốn trong quá trình kiểm toán. c Thu thập thông tin cơ sở
Trong quá trình thu thập thông tin cơ sở, KTV của APS cần dành thời gian đi quan sát tình hình thực tế sản xuất kinh doanh của khách hàng như tiến hành tham quan nhà xưởng, máy móc thiết bị nhằm có một cái nhìn chân thực hơn Khi tiến hành tham quan, kiểm toán viên có thể tiến hành phỏng vấn luôn công nhân trực tiếp sản xuất hoặc nhân viên làm việc tại công ty Từ đó, kiểm toán viên có thể đánh giá được tình hình sản xuất, chất lượng máy móc thiết bị, sản phẩm, cũng như sự quản lý và vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đưa ra được những nhận định chính xác hơn về tình hình hoạt động tại đơn vị khách hàng Trong đó, kiểm toán viên phải đặc biệt chú ý đến các thủ tục xuất kho, quá trình xuất hàng ra khỏi kho và quá trình chuyển hàng từ kho ra khỏi cổng công ty Ngoài ra, KTV của APS cần tiến hành quan sát trực tiếp quy trình bán hàng, viết hóa đơn, giao nhận hàng cũng như phỏng vấn các nhân viên bán hàng nhằm có định hướng trong quá trình kiểm toán. d Tăng cường thủ tục phân tích trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Các KTV của APS cần phải tăng cường hơn nữa các thủ tục phân tích nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho cuộc kiểm toán, thực hiện thủ tục phân tích này trong cả
3 giai đoạn của toàn bộ trình tự kiểm toán: trong lập kế hoạch, trắc nghiệm phân tích chủ yếu giúp ta xác định những khoản mục, nghiệp vụ trọng yếu cần kiểm toán tương ứng rủi ro dự kiến; trong thực hành công việc kiểm toán, trắc nghiệm phân tích được kết hợp với trắc nghiệm trực tiếp số dư để thu thập bằng chứng kiểm toán và khi sắp xết kết thúc kiểm toán, trắc nghiệm phân tích được sử dụng để đánh giá tính hợp lý chung của bảng khai tài chính Áp dụng một cách hiệu quả các thủ tục phân tích sẽ giúp các kiểm toán viên đánh giá khái quát tính hợp lý chung của các xu hướng biến động và các quan hệ kinh tế, biết được những chênh lệch giữa thực tế với các tài liệu có liên quan, đồng thời xác định phạm vi và mức độ áp dụng các trắc nghiệm khác qua đánh giá trên. Đối với chu trình bán hàng- thu tiền, ngay trong giai đoạn chuẩn bị, KTV của APS có thể sử dụng số liệu tổng hợp trên BCTC nhằm phân tích sơ bộ tình hình bán hàng và thu tiền của khách hàng Điều này sẽ giúp KTV tiết kiệm thời gian kiểm toán mà vẫn đảm bảo đạt kết quả cao do xác định được những định hướng, mục tiêu cụ thể trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, tránh kiểm tra lan man, dàn trải. e Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV của APS nên linh hoạt trong vận dụng phương pháp mô tả hệ thống KSNB để việc đánh giá hệ thống KSNB và hệ thống kiểm soát chu trình bán hàng- thu tiền được đầy đủ và đúng đắn. Đối với các công ty khác nhau, việc lựa chọn các phương pháp khác nhau một cách phù hợp là rất cần thiết Thông thường, nhằm đem lại một hình ảnh tối ưu về hệ thống KSNB, KTV nên kết hợp bảng câu hỏi với một trong hai phương pháp là lưu đồ hoặc bảng tường thuật.
Ngoài ra, KTV cần rất linh hoạt trong việc áp dụng các câu hỏi của mình một cách phù hợp nhất với mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau, kinh doanh trong các lĩnh vực khác nhau cũng như là khách hàng truyền thống hay khách hàng mới Điều này sẽ quyết định hiệu quả của việc áp dụng bảng câu hỏi. f Việc lập chương trình kiểm toán chi tiết
Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, dựa trên chương trình kiểm toán chung của công ty, APS nên xây dựng chương trình kiểm toán chi tiết riêng cho mỗi cuộc kiểm toán cũng như cho chu trình kiểm toán bán hàng- thu tiền của cuộc kiểm toán đó Với từng khách hàng khác nhau có đặc điểm riêng biệt, mỗi chương trình kiểm toán chi tiết tương ứng của khách hàng đó cũng sẽ khác nhau, được chú trọng vào các phần, các khoản mục khác nhau Với việc xác định các thủ tục cần được chú trọng tại từng khoản mục, KTV sẽ tiến hành công việc một cách nhanh chóng hơn, tránh kiểm tra lan man, dàn trải, nhưng vẫn đầy đủ các thủ tục cần thiết từ đó tiết kiệm được thời gian và chi phí, đem lại hiệu quả cao nhất cho cuộc kiểm toán. g Kỹ thuật chọn mẫu trong giai đoạn thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền
Hiện nay, các KTV ở APS thường chọn mẫu theo kinh nghiệm Phương pháp này tuy chi phí thấp nhưng dễ xảy ra rủi ro Như vậy, nhằm giảm thiểu rủi ro trong quá trình kiểm tra chi tiết đối với một khối lượng lớn các hóa đơn chứng từ bán hàng, thu tiền… nhưng đảm bảo hiệu quả về mặt chi phí, trong kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền, APS nên tự xây dựng một chương trình chọn mẫu ngẫu nhiên của riêng công ty mình, có thể là chương trình chọn mẫu trên máy vi tính thì hiệu quả càng cao.
Ngoài ra, các KTV của APS có thể chọn mẫu theo kinh nghiệm kết hợp với phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên, chọn mẫu phi ngẫu nhiên… để đảm bảo mẫu chọn mang tính đại diện, các sai phạm trọng yếu không bị bỏ qua Cách thức này tuy mẫu chọn được đảm bảo hơn nhưng cũng cần lưu ý khi chọn mẫu kết hợp, KTV cũng cần phải cân nhắc giữa hiệu quả của việc chọn mẫu và chi phí cũng như thời gian bỏ ra Do đó, KTV nên có sự kết hợp một cách phù hợp tùy vào đặc điểm của chu trình bán hàng- thu tiền đối với từng công ty. h Kỹ thuật lấy xác nhận của khoản mục phải thu khách hàng trong kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền Để đảm bảo tính độc lập của kỹ thuật lấy xác nhận nhằm đem lại hiệu quả thực sự cho cuộc kiểm toán, KTV của APS cần tăng cường kiểm soát hơn nữa đối với quá trình gửi thư xác nhận Tốt nhất là KTV phải trực tiếp gửi và nhận thư xác nhận Tuy nhiên, trong trường hợp không cho phép, kiểm toán viên không trực tiếp gửi thư xác nhận mà thông qua đơn vị khách hàng thì phải gửi trực tiếp cho KTV thư phúc đáp. Nếu không đảm bảo được tính độc lập trong quá trình gửi thư xác nhận này sẽ làm gia tăng rủi ro kiểm toán.
Trong các cuộc kiểm toán, giới hạn về thời gian phát hành báo cáo kiểm toán cũng là một trong số những nguyên nhân khiến cho việc thu hồi các thư xác nhận gặp khó khăn Nếu không thu hồi kịp các thư xác nhận, độ tin cậy của bằng chứng kiểm toán sẽ bị ảnh hưởng Ngoài ra, để giảm thiểu rủi ro kiểm toán, kiểm toán viên cũng có thể đưa điều này vào giới hạn của cuộc kiểm toán nhưng sẽ làm ảnh hưởng đến tính chính xác của các khoản mục kiểm toán Chính vì vậy, khi tiến hành kiểm toán, APS phải tiến hành thoả thuận với khách hàng về thời gian phát hành báo cáo kiểm toán sao cho hợp lý, nhằm hạn chế tối đa việc không thu hồi kịp các thư xác nhận gây ảnh hưởng đến hiệu quả của cuộc kiểm toán.
Ngoài ra, trước khi cuộc kiểm toán chính thức bắt đầu, kiểm toán viên nên tiến hành gửi thư xác nhận đối với số dư các tài khoản, điều này sẽ giúp cho kỹ thuật gửi thư xác nhận được thực hiện theo đúng trình tự chung khi gửi thư xác nhận Ngoài ra, việc này cũng có ưu điểm là KTV có thể gửi thư xác nhận lần 2 do không bị giới hạn về thời gian kiểm toán, hoặc nếu vẫn không nhận được thư xác nhận thì khi tiến hành cuộc kiểm toán chính thức, KTV sẽ thực hiện các thủ tục bổ sung đầy đủ để thu thập bằng chứng kiểm toán đối với khoản mục này, từ đó nâng cao độ tin cậy của bằng chứng kiểm toán.
Các số phát sinh lớn hoặc các số phát sinh không hợp lý, không đầy đủ chứng từ… có mức độ rủi ro lớn, có thể làm ảnh hưởng liên đới đến số dư của các khoản mục khác trong BCTC Do đó, kiểm toán viên ở APS nên gửi thư xác nhận đối với các khoản mục này làm cơ sở tin cậy cho việc đưa ra các ý kiến kiểm toán, qua đó làm tăng hiệu quả cho cuộc kiểm toán.
Tóm lại, để thu được bằng chứng kiểm toán có độ chính xác cao nhưng với chi phí thấp nhất, kiểm toán viên ở APS cần có kế hoạch gửi thư xác nhận hợp lý, cũng như tiến hành liên hệ với ban giám đốc công ty khách hàng trong trường hợp cần thiết để việc thu hồi thư xác nhận được thuận lợi, đảm bảo thời gian và tiến độ cho phép. i Chưa có Checklist trong cuộc kiểm toán
Tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kế toán An Phát, trong quá trình kiểm toán, chưa có checklist cho từng cuộc kiểm toán Chính vì vậy, APS nên xem xét lập checklist cho từng cuộc kiểm toán nhằm đảm bảo các công việc được thực hiện đầy đủ và theo đúng các yêu cầu đặt ra Dựa vào checklist này, việc kiểm tra, soát xét những công việc đã thực hiện cũng sẽ dễ dàng hơn.
Hoạt động kiểm toán là một loại hình dịch vụ mới mẻ ở Việt Nam, ra đời cùng với sự chuyển đổi cơ chế kinh tế Tuy mới ra đời nhưng kiểm toán đã phát triển rất nhanh chóng, đóng góp to lớn vào sự phát triển của đất nước. Đặc biệt trong điều kiện nền kinh tế thị trường mở cửa và hội nhập như hiện nay thì tính chất của kiểm toán đã có sự thay đổi căn bản, không chỉ thuần túy là tổ chức ghi nhận, xử lý và tổng hợp các thông tin kinh tế- tài chính, kiểm soát và đo lường hiệu quả kinh tế- tài chính mà đã trở thành hoạt động dịch vụ tài chính, góp phần hỗ trợ hoạt động kinh doanh, hoạt động quản lý Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và thực hiện mục tiêu hoạt động của mình, các công ty kiểm toán độc lập ở Việt Nam đã và đang nỗ lực không ngừng để nâng cao chất lượng và đa dạng hóa các loại hình dịch vụ cung cấp Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kế toán An Phát cũng là một trong số đó.