mục lục Nội dung Mục lục Lời nói đầu Chơng 1: Lý ln chung vỊ c¬ cÊu tỉ chøc bé máy quản lý doanh nghiệp 1.1 Thực chất vai trò cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Yêu cầu cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp 1.1.3 Các mối liên hệ cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp 1.2 Các kiểu cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Các nhân tố ảnh hởng đến cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp 1.2.1 Các kiểu cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp 1.2.2 Các nhân tố ảnh hởng đến cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Trang 5 10 11 11 21 1.3 Ph¬ng híng biện pháp nhằm củng cố hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý c¸c doanh nghiƯp níc ta hiƯn 22 1.3.1 Sù cần thiết phải hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp 22 1.3.2 Những phơng pháp hình thành cấu tổ chức máy quản lý 23 1.3.3 Thực trạng công tác tổ chức máy quản lý doanh nghiệp nớc ta Chơng 2: Thực trạng cấu tổ chức máy quản lý Công ty Cơ khí Hà Nội 2.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty 2.2 Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật Công ty 2.2.1 Tính chất hoạt động nhiệm vụ sản xuất kinh doanh 2.2.2 Đặc điểm công nghệ chế tạo sản phẩm 2.2.3 Đặc điểm nhà xởng, máy móc thiết bị 28 31 31 34 34 35 37 2.2.4 Đặc điểm nguyên vật liệu 2.2.5 Đặc điểm lao động 2.2.6 Đặc điểm tài 2.3 Thực trạng cấu tổ chức máy Công ty Cơ khí Hà Nội 2.3.1 Cơ cấu tổ chức máy Công ty Cơ khí Hà Nội 2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ đơn vị máy quản lý Công ty CKHN 2.3.3 Mối quan hệ đơn vị Công ty 2.3.4 Đánh giá chung cấu tổ chức máy quản lý Công ty CKHN Chơng 3: Một số giải pháp nhằm góp phần xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Cơ khí Hà Nội 3.1 Hoàm thiện chế quản lý 3.2 Sắp xếp lại số phận phù hợp với nhiệm vụ đặc điểm SXKD 3.3 Bố trí lại số lợng lao động quản lý sở chức năng, nhiệm vụ phận 3.4 Nâng cao trình độ cán nhân viên thông qua đào tạo, tuyển chọn 3.5 Xây dựng tiêu chuẩn cho cán 3.6.Cải thiện điều kiện làm việc lao động quản lý 3.7 BiƯn ph¸p kinh tÕ 3.8 Mét sè biƯn ph¸p khác Lời kết Tài liệu tham khảo ý kiến giáo viên hớng dẫn ý kiến Công ty Cơ khí Hà Néi 39 40 42 43 43 45 73 75 79 79 80 80 83 83 85 86 87 88 89 90 91 Lời nói đầu Tính cấp thiết ®Ị tµi HiƯn nay, ViƯt Nam ®· chÝnh thøc lµ thành viên ASEAN, tổ chức thơng mại giới WTO từ đầu năm 2005, hiệp định thơng mại Việt Mỹ đợc thực thi Xu hội nhập toàn cầu hoá kinh tế giới đà tạo nhiều hội nhng đồng thời đặt nhiều thách thức cho kinh tế Việt Nam nói chung doanh nghiệp Việt Nam nói riêng Các doanh nghiệp nớc ta phải đối mặt với khó khăn từ nhiều phía nhng trở ngại lớn cạnh tranh gay gắt từ doanh nghiệp khác nớc Muốn tạo đợc chỗ đứng khẳng định vị trí thơng trờng, doanh nghiệp phải nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh thông qua việc khai thác tối đa tiềm từ nguồn lực sẵn có Nhng để làm đợc điều đó, trớc tiên doanh nghiệp phải hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Đây yêu cầu khách quan mang tính cấp thiết doanh nghiệp Bởi máy quản lý quan đầu nÃo doanh nghiệp, nơi đa chủ trơng, sách, đờng lối hoạt động cho toàn doanh nghiệp Xuất phát từ thực tế máy quản lý nói chung Công ty Cơ khí Hà Nội nói riêng, đợc giúp đỡ tận tình thầy giáo Nguyễn Hữu Chí cán phòng tổ chức Công ty Cơ khí Hà Nội em đà định chọn đề tài: Xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty TNHH Nhà nớc thành viên Cơ khí Hà Nội làm nội dung cho khoá luận tốt nghiệp Mục đích nghiên cứu - Tìm hiểu thực tế cấu tổ chức máy quản lý Công ty Cơ khí Hà Nội Qua thấy đợc u, nhợc điểm cấu rút học kinh nghiệm công tác - Đề xuất với lÃnh đạo Công ty Cơ khí Hà Nội số ý kiến nhằm xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý hợp lý Đối tợng phạm vi nghiên cứu - Đối tợng nghiên cứu: Cơ cấu tổ chức máy quản lý Công ty CKHN - Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu cấu tổ chức máy quản lý giới hạn phạm vi Công ty Cơ khí Hà Nội thời gian từ năm 2001 trở lại Phơng pháp nghiên cứu Trong trình nghiên cứu đà vận dụng phơng pháp phân tích, khảo sát, so sánh, tổng hợp dựa lý luận kinh tế học Mác Lênin đờng lối sách Đảng , Nhà nớc Kết nghiên cứu Ngoài phần mở đầu kết luận, khoá luận gồm phần sau: Phần 1: Lý luận chung cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Phần 2: Thực trạng cấu tổ chức máy quản lý Công ty Cơ khí Hà Nội Phần 3: Một số giải pháp nhằm góp phần xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Cơ khí Hà Nội ý nghĩa - Về mặt lý luận: đà hệ thống hoá mặt lý luận cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp - Về mặt thực tiễn: Giúp Công ty Cơ khí Hà Nội đề đợc giải pháp việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty, giúp Công ty vợt qua khó khăn trớc mắt Do thời gian thực tập trình độ thân hạn chế, khóa luận không tránh khỏi thiếu sót định Rất mong đợc góp ý, giúp đỡ thầy cô cấp lÃnh đạo Công ty Cơ khí Hà Nội Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Hữu Chí đồng chí lÃnh đạo Công ty Cơ khí Hà Nội đà nhiệt tình hớng dẫn em hoàn thành khoá luận Chơng lý ln chung vỊ c¬ cÊu tỉ chøc bé máy quản lý doanh nghiệp 1.1 Thực chất cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm 1.1.1.1 Quản lý Quản lý phạm trù có liên quan mật thiết với hợp tác lao động Mác cho rằng, quản lý xuất nh kết tất nhiên chuyển nhiều lao động tản mạn, độc lập với thành trình lao động xà hội, có nghĩa lao động chung mà tiến hành quy mô lớn có đạo để điều hoà vấn đề, hoạt động cá nhân, mục đích cá nhân Sự đạo phải chức chung, tức chức phát sinh từ khác vận động chế sản xuất với vận động cá nhân hợp thành chế sản xuất Quản lý đợc hiểu theo nghĩa chung tác động có tổ chức, có mục đích chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý nh»m tr× tÝnh tréi cđa hƯ thèng, nh»m ®a hƯ thèng tíi mơc tiªu tèt nhÊt ®iỊu kiện môi trờng biến động Bất kỳ tổ chức, đơn vị kinh doanh nào, hệ thống quản lý bao gồm hai phân hệ: Chủ thể quản lý đối tợng hay gọi phận quản lý phận bị quản lý.Trong hệ thống này, hai phận có mối quan hệ qua lại gọi mèi quan hƯ qu¶n lý Bé phËn qu¶n lý bao gồm chức quản lý; đội ngũ cán quản lý, bao gồm: Giám đốc, phó Giám đốc, trởng phó phòng ban, phận;hệ thống mối quan hệ quản lý,các phơng tiện vật chất kỹ thuật để thực trình quản lý, hệ thống phơng pháp quản lý Bộ phận bị quản lý bao gồm hệ thống phân xởng, phận sản xuất, hệ thống máy móc thiết bị, phơng pháp công nghệ Hai phận có quan hệ qua lại mật thiết tác động qua lại lẫn tạo nên chỉnh thể thống Mối quan hệ đợc thể qua sơ đồ sau: Nh chủ thể quản lý sở mục tiêu đà xác định, tác động lên đối tợng quản lý định thông qua hành vi đối tợng quản lý, chủ thể quản lý điều chỉnh định đa Thông qua mèi liªn hƯ trªn, chóng ta thÊy r»ng, mn quản lý hiệu cần phải có máy quản lý hoàn thiện 1.1.1.2 Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý hệ thống liên kết phận, phòng ban có chức năng, nhiệm vụ quyền hạn định doanh nghiệp nhằm hoàn thành mục tiêu, mục đích cách có hiệu quả, góp phần làm cho doanh nghiệp chủ động, linh hoạt, thích ứng với biến động không ngừng chế thị trờng 1.1.1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Cơ cấu tổ chức máy quản lý tổng hợp phận, đơn vị, cá nhân khác có mối quan hệ qua lại, phụ thuộc lẫn đợc chuyên môn hoá có cấp, khâu khác nhằm đảm bảo chức quản trị mục đích chung đà đợc xác định doanh nghiệp Việc tạo lập cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp cho phép tổ chức sử dụng hợp lý nguồn lực Nó cho phép xác định rõ mối tơng quan hoạt động cụ thể trách nhiệm gắn liền với cá nhân, phận cấu Nó trợ giúp cho việc định hiệu thông qua thông tin rõ ràng, xác Đồng thời, giúp ta xác định cấu quyền lực tổ chức Cấu thành nên cấu tổ chức máy phải phận chuyên môn có trình độ, đ ợc xếp theo thứ tự cấp bậc định Nói tóm lại, tổ chức máy quản lý doanh nghiệp nhằm đảm bảo vận hành máy quản lý không tách rời mục tiêu, nhiệm vụ đơn vị Thực chất quản lý doanh nghiệp quản lý ngời, yếu tố lực lợng sản xuất, thông qua sử dụng hợp lý tiềm năng, hội doanh nghiệp ngời đợc xem nguồn lực nguồn lực Quản lý nhân tố quan trọng để nâng cao suất lao động, tăn hiệu kinh tế sản xuất kinh doanh Mục đích cấu tổ chức nhằm lập hệ thống thức gồm vai trò, nhiệm vụ mµ ngêi cã thĨ thùc hiƯn cho cã cộng tác thống để đạt đợc mục tiêu doanh nghiệp 1.1.1.4 Chức quản lý Chức quản lý loại hoạt động riêng biệt lao động quản lý, thể phơng hớng tác động chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý Việc xác định đắn chức quản lý tiền đề cần thiết, khách quan để quản lý doanh nghiệp theo hớng chuyên, tinh, gọn, nhẹ có hiệu lực Có hai cách phân loại chức quản lý: Một là: phân loại theo nội dung trình quản lý Theo chuyên gia tiếng quản trị doanh nghiệp H.Fayd, quản lý bao gồm chức chủ yếu sau: - Chức dự báo: Nhằm lựa chọn chiến lợc dài hạn, trả lời đợc ba câu hỏi doanh nghiệp: sản xuất gì? sản xuất cho ai? sản xuất nh nào? - Chức tổ chức: Nhằm s¾p xÕp, bè trÝ tËn dơng mäi ngn lùc nội bộ, thực bổ nhiệm chức vụ quản lý - Chức phối hợp: Nhằm đảm bảo kết hợp mặt hoạt động tạo hài hoà, cân đối tối u trình sản xuất kinh doanh - Chức huy: Nhằm thúc đẩy máy hoạt động nhịp nhàng, hớng, giải khó khăn vớng mắc cách dễ dàng - Chức kiểm tra: Nhằm xem xét lại thị, mệnh lệnh mà ban lÃnh đạo doanh nghiệp đà ban hành, phân tích ăn khớp thực tiễn hoạt động với chơng trình, mục tiêu đà đề Hai là: Phân loại theo mối quan hệ trực tiếp mặt hoạt động sản xuất kinh doanh( thờng áp dụng cho doanh nghiệp công nghiệp) Cách gồm chức sau: - Chức kỹ thuật - Chức thơng mại - Chức kế hoạch hoá - Chức hạch toán - Chức tài - Chức kiểm tra phân tích - Chức nhân - Chức an ninh, bảo vệ - Chức hành chính, pháp chế - Chức tổ chức đời sống tập thể hoạt động xà hội Trong thực tế hoạt động doanh nghiệp, hai cách phân loại đợc kết hợp thực 1.1.2 Những yêu cầu, nguyên tắc việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp vấn đề vô phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải đạt đợc Cơ cấu tổ chức máy quản lý đợc hình thành từ mục tiêu, mục đích mà doanh nghiệp đà chọn, góp phần quan trọng làm cho doanh nghiệp linh động, sáng tạo, chủ động thích ứng với biến động chế thị tr ờng Vì vậy, cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp công cụ mục đích quản lý Nền kinh tế đòi hỏi việc hoàn thiện máy quản lý phải hợp lý, phù hợp với doanh nghiệp 1.1.2.1.Những yêu cầu việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Cơ cấu tổ chức máy quản lý hạt nhân trung tâm, ảnh hởng trực tiếp tới tồn phát triển doanh nghiệp Vì vậy, xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý phải bảo đảm yêu cầu sau: - Tính tối u: Giữa khâu cấp quản trị thiết lập mối quan hệ hợp lý với số lợng cấp quản lý không thừa, không thiếu, không chồng chéo chức nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng, đảm bảo thông tin thông suốt, không bị sai lệch việc định để máy quản trị sát phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh đợc liên tục phát triển - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp phải có khả thích ứng với tình huống, biến động, hoàn cảnh nhằm đáp ứng cách mau lẹ, kịp thời công tác quản lý doanh nghiệp nh cấu tổ chức máy có khả sáng tạo, chủ động, linh hoạt, thích ứng với biến động thị trờng - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo thông tin đợc doanh nghiệp sử dụng xác, đạt hiệu Nhờ mà phối hợp hoạt động nhiệm vụ phòng ban phận việc sản xuất việc sản xuất kinh doanh đ ợc nâng cao Muốn vậy, cấu tổ chức máy phải đợc cấu thành ngời có lực phÈm chÊt tèt - TÝnh kinh tÕ: C¬ cÊu tỉ chức máy quản lý phải sử dụng chi phí quản trị cho đạt hiêu cao với chi phÝ bá thÊp nhÊt cã thĨ Tiªu chn để xem xét yêu cầu mối tơng quan chi phí dự định bỏ kết thu - Phải bảo đảm chế độ thủ trởng: Yêu cầu nhằm đảm bảo tính tập trung d©n chđ doanh nghiƯp Thùc chÊt cđa chÕ độ thủ tr ởng quyền định thuộc ngời Ngời có nhiệm vụ quản lý toàn diện mặt hoạt động đơn vị mình, đợc trao trách nhiệm, quyền hạn định chịu hoàn toàn trách nhiệm định 1.1.2.2 Những nguyên tắc việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Trong năm vừa qua, Nhà nớc ta coi trọng việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp coi nội dung chủ yếu đổi doanh nghiệp - Xây dựng cấu tổ chức máy phải xuất phát từ nhiệm vụ mục tiêu doanh nghiƯp theo híng ph¸t triĨn Bëi vËy, viƯc tiÕn hành tập hợp đầy đủ thông tin để xác định cấu tổ chức quan trọng Một cấu hình thành phải thoả mÃn đáp ứng đợc việc thực nhiệm vụ, mục tiêu đề ra, có khả biến thành thực yêu cầu có hiệu cao - Từ công việc, nhiệm vụ để biến thành tổ chức, hình thành máy vµ lùa chän ngêi Sù xt hiƯn cđa tỉ chøc bé m¸y hay bè trÝ ngêi thĨ hệ thống quản trị yêu cầu nhiệm vụ sản xuất đặt Sự cần thiết chỗ phải đảm nhận chức trình sản xuất kinh doanh quy định Việc xây dựng tổ chức hệ thống tổ chức phải liền với việc xây dựng trách nhiệm, quyền hạn, nhiệm vụ lề lối phối hợp hoạt động đảm bảo cho đạo thống nhất, thông suốt mau lẹ Muốn vậy, hoạt động mối quan hệ hoạt động hệ thống tổ chức phải đợc quy định văn dới dạng ®iỊu lƯ, néi quy, quy chÕ… Trong ph¹m vi tõng doanh nghiƯp, viƯc tỉ chøc c¬ cÊu tỉ chøc bé máy quản lý phải thoả mÃn việc đảm bảo nguyên tắc chế độ thủ trởng, trách nhiệm cá nhân, sở đảm bảo phát huy quyền làm chủ, quyền định toàn diện mặt liên quan đến doanh nghiệp phận phòng ban đợc giao cho ngời Ngoài việc phải đảm bảo nguyên tắc cấu tổ chức máy quản lý phải phù hợp với quy mô sản xuất thích ứng với đặc thù kỹ thuật doanh nghiệp, phải chuyên sâu, tinh gọn rõ ràng Đồng thời phải hoàn thành đầy đủ chức quản lý, đảm bảo định máy quản lý đợc đa nhanh nhất, khoa học nhất, sát với thực tiễn, đáp ứng đợc nhiệm vụ mục tiêu cđa doanh nghiƯp theo híng ph¸t triĨn 1.1.3 C¸c mèi liên hệ cấu tổ chức máy doanh nghiệp Một vấn đề quan trọng xây dựng cấu tổ chức máy quản lý xác định cách đắn rõ ràng loại liên hệ phận, cấp, nhân viên quản lý doanh nghiệp Nhìn chung, thực tế, tổ chức thờng có ba loại liên hệ là: - Liên hệ trực thuộc: loại liên hệ thủ trởng với cán nhân viên phận; cán có vị trí huy trực tuyến cấp cấp dới - Liên hệ chức năng: loại liên hệ phận chức với trình chuẩn bị định cho thủ trởng phận chức cấp với cán nhân viên chức cấp dới nhằm hớng dẫn, giúp đỡ chuyên môn nghiệp vụ - Liên hệ t vấn: loại liên hệ quan lÃnh đạo chung , cán huy trực tuyến với chuyên gia kinh tế, kỹ thuật, pháp chế với hội đồng đợc tổ chức theo loại công việc Trên sơ xác định đắn, hợp lý loại liên hệ nói trên, phận, cá nhân cấu tổ chức quản lý nhận rõ nhiệm vụ, vị trí 1.2.Các kiểu cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Các nhân tố ảnh hởng đến cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp 1.2.1 Các kiểu cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức , doanh nghiệp tuỳ thuộc vào quy mô Công ty, ngành nghề tính phức tạp vấn đề gặp phải Hình thức chung cấu tổ chức tuyến biên chế nhng có số dạng khác hình thức 1.2.1.1 Cơ cấu trực tuyến( đờng thẳng) Đây cấu tổ chức đơn giản nhất, có cấp cấp dới chịu trách nhiệm toàn công việc đơn vị dựa nguyên tắc thống huy, ngời thừa hành chØ nhËn vµ thi hµnh mƯnh lƯnh tõ ngêi phơ trách cấp trực tiếp ngời chịu hoàn toàn trách nhiệm cấp dới Toàn vấn đề đợc giải theo kênh liên hệ đờng thẳng, cấp lÃnh đạo doanh nghiệp trực tiếp điều hành chịu trách nhiệm tồn phát triển doanh nghiệp