Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất của công ty in công đoàn việt nam

Lời nói đầu Sau nhiều năm chuyển sang kinh tế thị tr-ờng, đất n-ớc đà phát triển với b-ớc thay đổi ngày lớn Cùng chung với thay đổi đất n-ớc, doanh nghiệp hiên không ngừng đổi mới, tự hoàn thiện để phù hợp vời điều kiện Từ tạo đ-ợc chuyển biến tích cực mà điều phải kể đến trình đổi hoàn thiện cấu tổ chức máy doanh nghiệp ngày gọn nhẹ, hoạt động hiệu thích nghi với thách thức, khó khăn ngày nhiều kinh tế Để từ đ-a doanh nghiệp v-ợt qua khó khăn không tồn mà làm ăn có hiệu góp phần chung vào trình phát triển kinh tế xà hội Nh-ng bên cạnh nhiều doanh nghiệp không thích nghi đ-ợc với điều kiện thách thức từ làm ăn thua lỗ hiệu Vì để đảm bảo cho ổn định phát triển doanh nghiệp đ-ợc lâu dài đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng hoàn thiện máy tổ chức Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn qua thời gian thực tập công ty in công đoàn việt nam, đà có dịp tìm hiểu sâu cấu tổ chức máy công ty Nhận đ-ợc giúp đỡ thầy cô giáo, đặc biệt thầy: Hoàng Văn Liêu nh- cô cán công nhân viên ban giám đốc phòng tổ chức công ty đà định chọn đề tài: xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy doanh nghiệp, phân x-ởng, tổ sản xuất công ty in công đoàn việt nam làm nội dung nghiên cứu Đề tài đ-ợc chia làm ba phần: Phần I : xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý động lực thúc đẩy phát triển doanh nghiệp Phần II : phân tích thực trạng cấu máy quản lý công ty in công đoàn việt nam Phần III : Một số ý kiến nhằm góp phần xây dựng hoàn thiện máy quản lý công ty in công đoàn việt nam Để hoàn thiện chuyên đề xin chân thành cảm ơn tới: - Thầy giáo Hoàng Văn Liêu Tr-ởng khoa QTKD ng-ời đà trực tiếp h-ờng dẫn giúp đỡ trình nghiên cứu hoàn thiện chuyên đề - Tôi xin chân thành cảm ơn giúp đỡ ban giám đốc, phòng tổ chức - hành chính, số phòng ban khác cán công nhân viên công ty đà tạo điều kiện thuận lợi cho hoàn thành chuyên đề Phần I Xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý động lực thúc đẩy phát triển doanh nghiƯp I- Quan niƯm vỊ c¬ cÊu tỉ chøc máy quản lý doanh nghiệp, phân x-ởng, tổ sản xuất: Nhìn chung doanh nghiệp chủ thể kinh doanh có mức vốn không thấp mức vốn pháp định, nơi tổng hợp yếu tố sản xuất, nơi thực thi việc sản xuất để để tạo sản phẩm, dịch vụ đem bán thị tr-ờng nơi tìm kiếm lợi nhuận, phân chia lợi nhuận Bộ máy doanh nghiệp nhóm ng-ời có tổ chức, có cấp bậc đ-ợc phận chia theo chức nhiệm vụ khác nhau, phối hợp với để hoạt động doanh nghiệp có hiệu Quản lý tác động liên tục có tổ chức, có h-ờng đích chủ thể lên đồi t-ợng để quản lý nhằm trì tính trồi hệ thống sử dụng cách tốt nhất, có hiệu tiềm năng, hội hệ thống để đ-a hệ thống đạt đến mục tiêu đà định ®iỊu kiƯn m«i tr-êng lu«n biÕn ®éng Tỉ chøc bé máy quản lý điều kiện cho sống doanh nghiệp, nhằm giúp cho ng-ời, thành viên máy phồi hợp làm việc với cách có hiệu việc hoàn thành mục tiêu đề Bởi cần phải xây dựng không ngừng hoàn thiện cấu định vai trò, nhiệm vụ nh- vị trí công tác cho phép phận gắn bó tham gia có hiệu vào mục đích, kế hoach đà đặt doanh nghiệp Nói cách khác để phận phối hợp, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn hoạt động cách có hiệu cần phải đ-ợc bố trí xếp cách trật tự h-ớng đích Cơ cấu tổ chức tổ chức máy quản lý tổng hợp phận khác có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đ-ợc chuyên môn hoá có trách nhiệm quyền hạn định, đ-ợc bố trí theo khâu khác nhau, nhằm đảm bảo thực chức quản trị Chức quản trị hình thức phận công lao động lĩnh vực quản trị, có tác động đến trình hoạt động hệ thống quản trị Cơ cấu tổ chức máy quản trị mặt phản ánh cấu sản xuất, mặt khác tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất Chung quy lại phục vụ mục đích, kế hoạch chung đà đ-ợc xác định doanh nghiệp II- Việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý phải bảo đảm yêu cầu sau: Mỗi công việc, vấn đề dù lớn hay nhỏ, dù phức tạp hay đơn giản phải đòi hỏi vấn đề đặt ra, có nh- đạt hiệu cao Đặc biệt việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý vấn đề vô phức tạp, đòi hỏi lớn nhiều mặt, mặt đó, yêu cầu bắt buộc phải đ-ợc chế thị tr-ờng Nói rõ việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị hợp lý, phù hợp với thời đại doanh nghiệp tồn phát triển đ-ợc, sơ cứng, không phù hợp với doanh nghiệp doanh nghiệp đừng vững đ-ợc chế thị tr-ờng luôn biến động nh- nay, bắt buộc phải đạt đ-ợc yêu cầu tối thiểu sau: - Tính tối -u: Giữa khâu cấp quản trị (khâu quản trị phản ánh cách phân chia chức quản trị theo chiều ngang, cấp quản trị thể phân chia chức quản trị theo chiều dọc) đ-ợc thiết lập mối quan hệ hợp lý với số l-ợng cấp quản trị nhất, đòi hái kh«ng thõa, kh«ng thiÕu, kh«ng chång chÐo doanh nghiệp, cấu tổ chức quản trị mang tính động cao, sát phục vụ sản xuất - Tính linh hoạt: Thị tr-ờng chiến tr-ờng, chế thị tr-ờng luôn biến động đòi hỏi doanh nghiệp phải tình táo, linh hoạt thay đổi để thích ứng với biến động thị tr-ờng Điều đòi hỏi cấu tổ chức quản trị phải có khả thích ứng linh hoạt với tình huôngs xảy doanh nghiệp nh- môi tr-ờng - Tính tin cậy: Hiện thời đại bùng nổ thông tin, l-ợng thông tin phát thu đa dạng, phong phú cấu tổ chức máy quản trị phải đảm bảo tính xác tất thông tin đ-ợc sử dụng doanh nghiệp, có nh- bảo đảm đ-ợc phối hợp hoạt động nhiệm vụ tất bé phËn doanh nghiƯp - TÝnh kinh tÕ: Kh«ng thời thời kỳ bao cấp nữa, doanh nghiệp phải tự hạch toán kinh doanh độc lập, đòi hỏi làm ăn kinh doanh phải có lÃi Muốn làm đ-ợc nh- phải sử dụng chi phí nhthế để đạt hiệu cao Hay nói rõ là: cấu tổ chức máy quản trị phải sử dụng chi phí đạt hiệu cao Tiêu chuẩn để xem xét yêu cầu mối t-ơng quan chi phí dự định bỏ kết thu Đảm bảo thực chế độ thủ tr-ởng III- Các nhân tố ảnh huởng đến việc xây dựng hoàn thiện máy cấu tổ chức máy doanh nghiệp, phân x-ởng, tổ sản xuất: Khi xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp, phân x-ởng, tổ sản xuất dừng lại yêu cầu xuất phát đà xét mà vấn đề quan trọng khó khăn quán triệt yêu cầu vào điều kiện, hoàn cảnh, tình cụ thể định Nói rõ cần tính đến nhân tố ảnh h-ởng trực tiếp gián tiếp việc hình thành, phát triển hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Có thể quy định thành nhóm nhân tố ảnh h-ởng đến cấu máy quản trị doanh nghiệp là: - Nhóm nhân tố thuộc chế quản lý vĩ mô nhà n-ớc: Nhóm ảnh h-ởng gián tiếp nh-ng lại có ảnh h-ởng lớn đến việc hình thành, phát triển hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Nhà n-ớc quản lý vĩ mô cụ thể đề chủ ch-ơng, đ-ờng lối, sách mà doanh nghiệp không theo không đ-ợc, doanh nghiệp đ-ợc thực hoạt động sản xuất kinh doanh theo đ-ờng lối, sách mà Đảng Nhà n-ớc đà đề khuôn khổ luật pháp cho phép Doanh nghiệp làm mà pháp luật không cấm làm theo đ-ờng lối, chủ tr-ơng nhà n-ớc đề - Nhóm nhân tố thuộc đối t-ợng quản trị: Tình trạng trình độ phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ sản xuất doanh nghiệp Tính chất đặc điểm sản xuất doanh nghiệp nh- chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất Các nhân tố ảnh h-ởng đến thành phần nội dụng chức quản lý thông qua chúng mà ảnh h-ởng đến cấu tổ chức máy quản trị Các nhân tố ảnh h-ởng đến thành phần nội dụng chức quản lý thông qua chúng mà ảnh h-ởng đến cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp - Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản trị: Quan hệ sở hữu tồn doanh nghiệp Mức độ chuyên môn hoá tập trung hoá chức năng, nhiệm vụ nhu nội dung hoạt động quản trị Trình độ giới hoá tự động hoá nội dung hoạt động quản trị Trình độ kiến thức học vấn nh- tay nghề cán quản lý, hiệu xuất lao động họ Quan hệ phụ thuộc số l-ợng ng-ời bị lÃnh đạo, khả kiểm tra, quản lý ng-ời lÃnh đạo hoạt động đầu mối số ng-ời bị quản lý Chế ®é chÝnh s¸ch ®·i ngé cđa doanh nghiƯp víi ®éi ngũ cán quản trị Kế hoạch, chủ tr-ơng, đ-ờng lối cung nh- mục đích mà doanh nghiệp đà đề phấn đấu đạt đ-ợc IV- Vai trò việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy doanh nghiệp, phân x-ởng, tổ sản xuất: Trong doanh nghiệp muốn hoạt động đồng thông suốt, thống đạt hiệu sản xuất kinh doanh cao vấn đề cần đề cập cấu máy doanh nghiệp, máy quản trị doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Bộ máy doanh nghiệp định sống doanh nghiệp đòi hỏi phải có hệ thống, chỉnh thể thống mà ng-ời đứng đầu Giám đốc Trong giám đốc trung tâm, khâu nối doanh nghiệp thành hệ thống gắn bó với môi tr-ờng Cơ cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp đ-ợc tạo thành ng-ời, ng-ời thực nhiệm vụ đà đ-ợc chuyên môn hoá mối quan hệ hợp tác hoá với để hình thành nên chủ tr-ơng, đ-ờng lối nh- sách tối -u để dìu dắt doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu kế hoạch máy đề Một thầy thuốc định sai chết ng-ời, vị t-ớng định sai chết trăm ng-ờ, chủ tr-ơng đ-ờng lối sách sai làm tác hại đến hàng hệ người Vậy cấu máy quản lý doanh nghiệp mà hợp lý, đảm bảo thích nghi với môi tr-ờng doanh nghiệp tồn thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, ng-ợc lại cấu tổ chức máy doanh nghiệp mà sơ cứng không phù hợp, không thích ứng với yêu cầu công việc rõ ràng hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh kém, doanh nghiệp hoạt động đ-ợc dẫn đến phá sản Một điều ngầm hiểu rằng: Cơ cấu tổ chức máy doanh nghiệp bỏ chi phí để mua nh-ng làm khoản tiỊn rÊt lín cho doanh nghiƯp Tuy vËy, ®iỊu ®ã cấu tổ chức máy làm đ-ợc, mà làm đ-ợc với máy có cấu tổ chức máy hợp lý, thích ứng với môi tr-ờng 5- Các kiểu cấu tổ chức quản lý bản: - Cơ cấu trực tuyến: LÃnh đạo doanh nghiệp LÃnh đạo tuyến 1 LÃnh đạo tuyến n a b ? Với cấu ng-ời lÃnh đạo thực tất chức quản lý chịu trách nhiệm hệ thống phụ trách, vấn đề thực theo kênh đ-ờng thẳng + Ưu điểm: Mệnh lệnh đ-ợc thi hành nhanh, dễ thực chế độ thủ tr-ởng, cấp d-ới chịu thực mệnh lệnh cấp trực tiếp + Nh-ợc điểm: Ng-ời lÃnh đạo lúc phải thực chức (định h-ớng, tổ chức, phối hợp, kiểm tra hoàn chỉnh) đòi hỏi ng-ời lÃnh đạo phải có kiến thức toàn diện số đơn vị trực thuộc không lớn Vì cấu ch-a thực đ-ợc chức đóng góp ng-ời d-ới quyền Chỉ nên áp dụng cấu cho tổ sản xuất phân x-ởng nhỏ - Cơ cấu trực tuyến tham m-u: Thực chất cấu trực tuyến mở rộng Tham m-u LÃnh đạo doanh nghiệp LÃnh đạo tuyến 1 Tham m-u Tham m-u n LÃnh đạo tuyến a b ? Cơ cấu cấu trực truyến nh-ng lÃnh đạo đà có thêm phận tham m-u giúp việc Cơ quan tham m-u đơn vị nhóm chuyên gia cán trợ lý Tham m-u đ-ợc quyền đ-a ý kiến đòng góp dự thảo, định + Ưu điểm: Vẫn dễ dàng thực chế độ thủ tr-ởng, b-ớc đầu đà biết khai thác chuyên gia + Nh-ợc điểm: Ng-ời lÃnh đạo nhiều thời giạn làm việc với tham m-u nên thời gian làm việc với đối t-ợng quản lý, tốc độ định chậm phận tham m-u phải có phận công tỷ mỷ th-ờng có không thống phận tham m-u Cơ cấu th-ờng áp dụng cho phạm vi phân x-ởng - Cơ cấu chức năng: LÃnh đạo doanh nghiệp LÃnh đạo chức A LÃnh đạo chức B n Đặc điểm cấu nhiệm vụ quản lý đ-ợc phân chia cho đơn vị riêng biệt để tham gia quản lý, đơn vị đ-ợc chuyên môn hoá thực hiên chức năng, hình thành ng-ời lÃnh đạo chức họ có quyền lệnh + Ưu điểm: Chuyên môn hoá quản lý theo chức cách sâu sắc, tận dụng đ-ợc tài quan chức giảm bớt gánh nặng cho ng-ời lÃnh đạo chung + Nh-ợc điểm: Một cấp d-ới phải chịu lÃnh đạo nhiều ng-ời cấp Giữa ng-ời lÃnh đạo chung ng-ời lÃnh đạo chức th-ờng có tranh luận căng thẳng - Cơ cấu trực tuyến - chức năng: LÃnh đạo doanh nghiệp LÃnh đạo tuyến 1 LÃnh đạo chức LÃnh đạo tuyến n a LÃnh đạo chức ? Cơ cấu th-ờng dùng cho doanh nghiệp mà nhiệm vụ quản lý đ-ợc phận cônh thành chức chuyên môn, phận làm việc t- vấn, giúp việc, tham m-u cho Giám đốc theo dõi chuyên môn hẹp phận sản xuất chung nh-ng không đ-ợc lệnh trực tiếp Các phận chức dự thảo định đ-a xuống đơn vị nhận mệnh lệnh từ ng-ời Các phận chức lệnh cho cấp d-ới theo phận cấp + Ưu điểm: Ng-ời lÃnh đạo đ-ợc giúp đỡ ng-ời lÃnh đạo chức năng, lÃnh đạo tuyến với lÃnh đạo tuyến có nhiều ý kiến khác nên hay sinh họp bàn Nhìn chung cấu hiƯn vÉn phỉ biÕn ë c¸c doanh nghiƯp - Cơ cầu phi hình thức: Là kiều cấu kết hợp hình thức, phận cá nhân nằm doanh nghiệp đ-a vào máy Đây cấu phi hình thức tìm kiếm 10 Bộ máy huy điều hành sản xuất công ty in Công đoàn - Ban lÃnh đạo Công ty có giám đốc ng-ời chịu trách nhiệm tr-ớc nhà n-ớc cấp trên, ng-ời đại diện cho công ty mặt hoạt động kinh doanh Công ty mặt khác giám đốc ng-ời có quyền cao định điều hành sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Giám đốc phân công phần công việc mặt quản lý cho phòng ban Hoặc thông qua phòng ban đ-a mệnh lệnh xuống phân x-ởng thông qua quản đốc D-ới giám đốc phòng ban kết hợp với giám đốc để đ-a định trình sản xuất kinh doanh Các phòng ban có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra đạo việc thực tiến độ sản xuất, quy trình công nghệ nhiệm vụ phòng ban Các phòng ban Có mối quan hệ chặt chẽ với nh-ng quyền định đến Các phòng ban chức Công ty in Công Đoàn 2.1 Phòng tổ chức hành a Cơ cấu phòng Phòng tổ chức bao gồm ng-ời chiếm 5,8% tổng số cán công nhân viên công ty Trong có tr-ởng phòng phó phòng nhân viên b Chức nhiệm vụ phòng Phòng tổ chức hành Là phận tham m-u cho giám đốc với chức nhiệm vụ - Quản lý, tuyển dụng đào tạo lao động Công ty thi nâng bậc thợ, bậc l-ơng thực Công ty thi đua khen th-ởng - Xây dựng quản lý định mức lao động, quản lý đơn giá sản phẩm, quản lý quỹ tiền l-ơng - Tham m-u giúp giám đốc việc xây dựng máy quản lý đề bạt cán bộ, tổ chức sản xuất - Xây dựng nội quy, quy chÕ ®èi víi ng-êi lao ®éng 25 Thùc mặt đời sống công nhân nh- y tế, bảo hiểm c Tình hình bố trí sử dụng lao động phòng Chức S l-ợng Trình độ Thời gian công tác (năm ĐH CĐ Tcấp 25 1 Quản lý ta thấy số lao động phòng (3 ng-ời) chủ yếu từ thợ bậc cao thời gian công tác lâu năm đảm nhận mà thông qua tr-ờng lớp, nghiệp vụ quản lý Do vấn đề mà ban lÃnh đạo Công ty cần l-u ý phòng đòi hỏi phải có nghiệp vụ chuyên môn nghiệp vụ quản lý Công ty cần phải đ-a nhân viên phòng học nâng cao 2.2 Phòng kế hoạch a Phòng kế hoạch: Gồm 10 ng-ời chiếm 17,5% tổng số lao động Công ty Trong gồm tr-ởng phòng, phó phòng nhân viên b Chức nhiệm vụ phòng Phòng kế hoạch phận giúp giám đốc công ty thực nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất Do nguyên nhân vật liệu sở khả Công ty đáp ứng thị tr-ờng để đảm bảo cho trình sản xuất đ-ợc liên tục Phòng kế hoạch có chức nhiệm vụ: - Phòng kế hoạch nơi trực tiếp quan hệ với khách hàng chịu trách nhiệm với cấp khách hàng chất l-ợng sản phẩm - Có nhiệm vụ xác định ban hành tiêu chuẩn chất l-ợng định mức vật t- xây d-ngj kế hoạch, bảo d-ỡng máymóc thiết bị, kho tàng cho phận sản xuất đồng thời phải theo dõi trình sản xuất - Phòng kế hoạch phụ trách phân x-ởng sản xuất Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty - Điều độ sản xuất tiến độ 26 - Trình giám đốc ph-ơng án kế hoạch sản xuất - Tìm nguyên vật liệu thị tr-ờng cung cấp cho trình sản xuất Công ty c Tình hhình bố trí sử dụng cán phòng Việc bố trí sử dụng cán phòng nh- phù hợp sát với chức nhiệm vụ phòng chồng chéo công việc Trong thời gian qua phòng nhân viên phòng hoạt động có hiệu việc tìm thị tr-ờng nh- bạn hàng từ góp phần chung vào trình tăng hiệu sản xuất kinh doanh Công ty d Tình hình thực chức nhiệm vụ phòng Chức S.L Chuyên Trình độ T.gian công tác (năm) môn ĐH Tr-ởng CĐ T CÊp 25 phßng – 1 5 KT Céng 10 Qua khảo sát nhận thấy công nhân viên phòng phần lớn nhân viên thuộc đội ngũ lao động trẻ động công tác phản ứng nhanh nhậy tr-ớc biến động nhu cầu thị tr-ờng kết hợp với tr-ởng phòng phó phòng có kinh nghiệm lâu năm trình độ chuyên môn từ nhận thấy phòng có khả thực nhiệm vụ chức c Mối quan hệ phòng kế hoạch * Mối quan hệ dọc Phòng kế hoạch phải th-ờng xuyên báo cáo với ban lÃnh đạo trực tiếp báo cáo với giám đốc việc xây dựng kế hoạch sản xuất nh- khó khăn việc cung ứng nguyên vật liệu để ban lÃnh đạo kịp thời có biện pháp xử lý 27 * Mối quan hệ ngang Phòng kế hoạch có mối quan hệ chặt chẽ với phòng ban khác để lên kế hoạch sản xuất nh- xây dựng tiêu kinh tế kỹ thuật để thực 2.3 Phòng kỹ thuật a Cơ cấu tổ chức phòng Phòng gồm ng-ời chiếm 3,045% tổng số lao động công ty gồm: tr-ởng phòng, phó phòng, nhân viên Chuyên ngành b Chức nhiệm vụ phòng - Phòng kỹ thuật phận trợ giúp giám đốc công tác kỹ thuật sản xuất, đánh giá chất l-ợng sản phẩm Có nhiệm vụ tìm ph-ơng án quy trình công nghệ tối -u cho sản xuất - Phòng có nhiệm vụ theo dõi, h-ớng dẫn, giám sát việc thực định mức lao động phân x-ởng áp dụng tiến kỹ thuật Nâng cao suất, chất l-ợng sản phẩm trình sản xt chung - Phßng cã nhiƯm vơ theo dâi an toàn máy móc thiết bị bảo d-ỡng sửa chữa trang thiết bị cho toàn Công ty để đảm bảo tiến độ sản xuất cho Công ty c Tình hình bố trí sử dụng cán phòng Phòng kỹ thuật với tổng số ng-ời đ-ợc phân công trình độ nh- sau Chức Số Chuyên môn Trình độ Thời gian công l-ợng tác ĐH Tr-ởng phòng Kü thuËt Phã phßng KT – KT Nhân viên Kỹ thuật Tổng CĐ TC 25 2 1 Phßng kü tht chđ u cán có chuyên môn nghiệp vụ cao đà qua tr-ờng lớp ĐH, TC Và thời gian công tác lâu năm thuận lợi nh-ng đặc thù sản xuất Công ty đòi hỏi kỹ thuật nhiều nh-ng ta thây cấu số l-ợng cán nh- ch-a hợp lý quy mô nhiƯm vơ 28 cịng nh- tÝnh chÊt s¶n xt cđa Công ty với số l-ợng cán kỹ thuật có trình độ Đại học chuyên ngành nh- cần phải có điều chỉnh lại cho phù hợp từ việc thực chức nhiệm vụ phòng đ-ợc đảm bảo hiệu d Mèi quan hƯ * Mèi quan hƯ däc Phßng kỹ thuật có nhiệm vụ phải báo cáo với ban lÃnh đạo Công ty tình hình định mức tiêu hao nguyên liệu, định mức suất lao động vấn đề kỹ thuật sản xuất để lÃnh đạo công ty kịp thời có ph-ơng h-ớng giải - Phòng kỹ thuật phải h-ớng dẫn theo dõi phân x-ởng thực quy trình công nghệ định mức kỹ thuật khác để đảm bảo việc tiết kiệm nguyên liệu tiến độ công việc, chất l-ợng, sản phẩm - Kết hợp với phòng kế toán để xây dựng giá thành, định mức tiêu hao nguyên vật liệu - Phòng kỹ thuật giúp phòng tổ chức xếp cấu tổ chức cho phù hợp với điều kiện sản xuất Công ty 2.4 Phòng kế toán a Cơ cấu tổ chức phòng - Phòng kế toán gồm ng-ời, chiếm 2,096% tổng số lao động có tr-ởng phòng, phó phòng, nhân viên b Chức nhiệm vụ phòng Phòng kế toán phận quan trọng giúp việc cho giám đốc công tác quản lý tài chính, vốn chi phí theo dõi, quản lý khấu hao tài sản cố định, tiêu thụ sản phẩm, nợ Công ty - Thanh toán l-ơng, th-ởng, bảo hiểm xà hội cho ng-ời lao động, trả tiền làm thêm giờ, giời cho ng-ời lao động - Tham m-u cho giám đốc biện pháp đẩy mạnh sản xuất kinh doanh thu lợi nhuận cao, quản lý bảo tồn phát triển nguồn vốn thực nghĩa vụ nhà n-ớc 29 c Tình hình bố trí, sử dụng cán phòng Phòng kế toán gồm ng-ời đà tốt nghiệp Đại học chuyên ngành kinh tế Trong Tr-ởng phòng kiêm kế toán tr-ởng Phó phòng Phụ trách hạch toán kế toán tính giá thành Nhân viên phụ trách: kế toán nguyên vật liệu, kế toán tổng hợp thủ quỹ thu chi tiền mặt - Nhìn chung việc bố trí sử dụng hộ phòng hợp lý phát huy tối đa lực cá nhân Mặt khác tốt nghiệp chuyên ngành kinh tế Không có chồng chéo chức nhiệm vụ thuận lợi cho ban lÃnh đạo công ty Cơ cấu bố trí sử dụng nên giữ nguyên thay đổi để tạo ổn định phát huy lực tối đa Chức Số Chuyên môn Trình độ Thời gian công l-ợng tác §H C§ TC 25 Tr-ëng phßng Kinh tÕ 1 Phã phßng Kinh tÕ 1 Nhân viên Kinh tế d Mối quan hệ phòng kế toán * Mối quan hệ dọc - Với ban giám đốc, phòng kế toán có nhiệm vụ th-ờng xuyên báo cáo kế hoạch thu chi, lỗ lÃi Công ty, tham m-u cho giám đốc có biện pháp đẩy mạnh hiệu sản xuất kinh doanh bảo tồn, phát triển nguồn vốn - Với phản ứng: giúp mạng l-ới thống kê phân x-ởng làm tốt nhiệm vụ thống kê, mở sổ sách cập nhật * Mối quan hệ ngang Trên sở định mức lao động phòng kỹ thuật phòng tổ chức hành chính, phòng kế hoạch, cung ứng nguyên vật liệu toánk kịp thời 30 chi phí tiền l-ơng các phòng ban phân x-ởng sản xuất, đồng thời hạch toán kịp thời khoản lỗ lÃi kịp thời Bộ máy quản lý hệ thống huy phân x-ởng - Công ty in Công Đoàn có phân x-ởng gồm: phân x-ởng chế bản, phân x-ởng in, phân x-ởng gia công Đứng đầu phân x-ởng quản đốc phân x-ởng phụ trách chịu trách nhiệm tr-ớc ban lÃnh đạo Công ty 3.1 Phân x-ởng chế Phân x-ởng có nhiệm vụ thiết kế mẫu mà chất l-ợng sản phẩm tr-ớc chuyển sang cho công đoạn sau Ph©n x-ëng gåm: 12 ng-êi 3.2 Ph©n x-ëng In Ph©n x-ởng hoàn tất phần công việc phần phân x-ởng chế chuyển sang: phân x-ởng gồm: PXTosiba PX mẫu Phân x-ởng có 95 ng-ời: quản đốc tổ tr-ởng 3.3 Phân x-ởng gia công Phân x-ởng khâu cuối qúa trình sản xuất tạo hình mẫu mà sản phẩm, phân x-ởng gồm tổ tổ sách tổ sách Phân x-ởng có 40 ng-ời: quản đốc tổ tr-ởng Công tác đào tạo nâng cao trình độ lao động cán CNV công ty a Công tác đào tạovà nâng cao trình độ Công ty với quan điểm xuất phát ng-ời nhân tố hàng đầu lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt đặc thù sản xuất Công ty Đó in ấn sách báo mà công nghệ nh- nhu cầu, yêu cầu xà hội thị tr-ờng thay đổi, nâng cao để không bị tụt hậu nh- khả cạnh tranh thị tr-ờng công ty không ngừng phải nâng cao cải tiến kỹ thuật công nghệ Nh-ng để nắm bắt vận hành hiệu đ-ợc kỹ thuật đội ngũ công nhân Công ty không ngừng phải học hỏi nâng cao tay nghề hàng năm tiếp thu công nghệ Thi nâng bậc, nâng tay nghề cho công 31 nhân lao động mời chuyên gia n-ớc giảng cho ng-ời lao động Đồng thời Công ty cử cán quản lý học nâng cao nghiệp vụ cho phù hợp với yêu cầu công tác b Ch-ơng trình tuyển đề bạt Khi đề bạt phòng tổ chức đề bạt lên giám đốc xem xét định việc đề bạt tuyển chọn tuân thủ tiêu chuẩn lực trình độ kinh nghhiệm III Đánh giá thực trạng cấu tổ chức máy Công ty in Công Đoàn Đánh giá cấu lao động quản lý + Về số l-ợng lao động quản lý cán chức danh B Số l-ợng chất l-ợng lao động TT Bộ phận Tr-ởng Phó Chuyên môn kỹ Chuyên môn kinh tế thuật ĐH CĐ T.C ĐH B LÃnh đạo 1 1 P Tỉ chøc 1 0 Phßng kỹ thuật 2 Phòng kế hoạch 1 1 Phòng kế toán 1 P.X chÕ b¶n 1 P.X In 1 P.X Gia c«ng` 1 Tỉng sè 6 C§ T.C Qua sè liƯu ta thấy cán chức danh công ty bao gåm: 14 ng-êi ®ã cã ng-êi ®· qua đào tạo đại học ng-ời trung cấp chuyên ngành Nh- tỷ lệ Đại học cán chức danh công ty là: 77% chuyên ngành kỹ thuật là: 60% Chuyên ngành kinh tế 40% tỷ lệ trung cấp cán chức danh là: 23% 32 Nh- trình độ ĐH cán chức danh máy quản lý ch-a đạt 100% đòi hỏi công ty phải nâng cao trình độ cho cán quản lý để đạt đ-ợc yêu cầu Về số l-ợng chất l-ợng lao động quản lý gián tiếp TT Bộ phận Số Trình độ Thâm niên (năm) l-ợng ĐH CĐ T.C 25 B LÃnh đạo 2 1 P Tỉ chøc 3 Phßng kü thuËt 10 Phßng kÕ hoạch 3 Phòng kế toán 6 P.X chÕ b¶n 1 P.X In 1 P.X Gia c«ng` 1 Tỉng sè 29 17 5 5 13 Tỉng sè C«ng ty cã 29 lao ®éng trùc tiÕp chiÕm 16% tỉng sè lao động tỷ lệ phù hợp Trình độ lao động: có 16 ng-ời trình độ ĐH chiếm 62% , C§: ng-êi chiÕm: 10/6%: TC: chiÕm 10,6% tỷ lệ so với mặt trung tạm đ-ợc nh-ng nế- xét phòng ban riêng ch-a thật phù hợp điều nàylÃnh đạo công ty cần nghiên cứu thêm Thâm niên công tác: số ng-ời công tác 25 năm có ng-ời, từ 25 năm có 13 ng-ời, d-ới năm có ng-ời ta nhận thấy số ng-ời lao động thâm niên không nhiều Chủ yếu mức độ trung bình đầy thuận lợi lớn công ty với đội ngũ đ-ợc ổn định động sáng tạo công việc Đánh giá quy mô quản lý Công ty In Công Đoàn doanh nghiệp có quy mô nhỏ với 175 lao động gồm phòng ban chức Các phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ 33 với Và phòng ban đảm nhiệm chức nhiệm vụ riêng nh- hợp lý chồng chéo quản lý Công ty cần trì phát huy khả riêng phòng cho hợp lý 3.Đánh giá chức nhiệm vụ so với định biên phòng ban Công ty, việc phân công định biên phòng ban nh- hợp lý, nhiên nh- ch-a đ-ợc tối -u nh- ta thấy - Phòng kế họach với quy mô nhiệm vụ phòng đòi hỏi cần phải có số l-ợng công nhân viên 10 ng-ời phù hợp nh-ng phòng kỹ thuật chức năng, nhiệm vụ phßng cịng rÊt lín nh-ng chØ víi ng-êi nh- dễ gây tình trạng tải, kiêm nhiệm cầnphải xem xét - Đồng thời phòng kế toán với ng-ời nh- không phát huy tận dụng đ-ợc hết, phòng kiêm nhiệm đ-ợc cần bố trí lại công việc nhiệm vụ Về tình hình thực chức quyền hạn Của phòng ban phối hợp phòng ban - Các phòng ban công ty thực chức nhiƯm vơ cđa m×nh, thùc hiƯn tham m-u gióp viƯc cho giám đốc, phòng ban chịu trách nhiệm tr-ớc giám đốc việc chuyên môn - Các phòng ban có mối quan hệ mật thiết hỗ trợ cho để hoàn thành nhiệm vụ mục tiêu chung toàn công ty Đồng thời góp phần chung vào trình tồn phát triển công ty điều kiện Thuận lợi khó khăn * Thuận lợi - Các phòng ban, cán bộcông nhân viên máy quản lý đà thực tốt chức nhiệm vụ đ-ợc giao - Giữa phòng ban có kết hợp chặt chẽ, thống với thuận lợi cho ban giám đốc tìm điểm mạnh tồn để phát huy khắc phục nh-ợc điểm 34 - Sự phân công lao động theo chức năng, phòng ban, phân x-ởng hợp lý gọn nhẹ, chồng chéo, phát huy tối đa chức nhiệm vụ phận * Khó khăn Mặc dù thuận lợi nhiều nh-ng có khó khăn tồn mà công ty cần phải khắc phục trình độ nghiệp vụ thấp cần phải nâng cao trình độ cho cán quản lý để phù hợp điều kiện kinh tế 35 Phần III Một số biện pháp nhằm hoàn thiện máy quan lý công ty in công đoàn Việt Nam I Hoàn thiện chế quản lý Căn vào kết sản xuất kinh doanh Công ty In Công Đoàn năm gần đồng thời vào tình hình kinh tế cấu tổ chức, chức nhiệm vụ phòng ban trực thuộc công ty để đảm bảo hiệu kinh doanh công ty cao nữa, góc độ sinh viên thực tập có số ý kiến nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu quản lý máy Ban giám đốc: Với giám đốc trình độ chuyên ngành kinh tế giám đốc trình độ chuyên ngành kỹ thuật nh- hợp lý, cần để phó giám đốc phụ trách hoàn toàn kỹ thuật phòng ban kỹ thuật, phòng kế hoạch Phòng kỹ thuật Với cấu nh- phải bổ sung thêm ng-ời tách phòng kỹ thuật thành phòng kỹ thuật công nghệ Để đẩy mạnh việc áp dụng công nghệ tiên tiến vào trình sản xuất Phòng tổ chức Cơ cấu nh- nayđà hợp lý nh-ng để tối -u cần phải bố trí thêm ng-ời để công việc phòng giải nhanh gọn thực tốt chức nhiệm vụ đ-ợc giao Phòng kế hoạch Cơ cấu nh- phù hợp với chức nhiệm vụ nh- quy mô nhiệm vụ phòng nên giữ nguyên cấu nh- để phát huy tối đa nănglực cá nhân phòng phòng nói chung Phòng kế toán Nh- ta biết Công ty In Công Đoàn Công ty có quy mô nhỏ trình sản xuất công ty nhiều nguyên vật liệuvì việc cấu sốl-ợng phòng kế toán với ng-ời nhiều so với quy mô 36 công việc, ng-ời đảm nhiệm đ-ợc số công việc lúc phòng cần khoảng ng-ời đủ đảm bảo công việc đ-ợc tiến hành tốt tránh tình trạng nhàn rỗi phòng * Xây dựng cấu lao động công ty theo biểu sau TT Tên phận Tổng số lao Lao động dự kiến động Ban lÃnh đạo 2 - - Phßng tỉ chøc 2 - Phßng kế hoạch 10 - Phòng kỹ thuật - Phòng kế toán - P.X chÕ b¶n 11 - 10 P.X In 95 - 94 P.X gia công 40 - 39 Kho thành phẩm - - Tỉng sè 175 Nh- vËy víi sù xây dựng lại tổng số lao động không thay đổi nh-ng có thay đổi phòng ban h-ớng giải đ-a ng-ời phòng kế toán lên phòng tổ chức nh- tổng số lao động công ty đ-ợc giữ nguyên công ty phải tuyển thêm lao động cho phòng kỹ thuật chuyển ng-ời phòng kế toán thực công việc khác nh-ng ph-ơng án không tối -u II Kế hoạch đào tạo cán tiêu chuẩn hoá cán Hiện trình độ đại học cán chức danh công ty 77% lại 23% cao đẳng trung cấp để đáp ứng yêu cầu đổi công tác quản lý kinh tế thực phát huy quyền chủ động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, đồng thời phục vụ thiết thực cho nhu cầu đổi công tác quản lý cán Công việc trực tiếp phòng tổ chức trực tiếp đạo 37 Để thực tốt công tác tiêu chuẩn hoá cán theo công ty cần đ-a ph-ơng án giải sau - Công ty gửi cán chức danh đào tạo bậc đại học để phục vụ lâu dài cho doanh nghiệp, khuyến khích cán chức danh tự học cao trình độ để phấn đấu đạt tiêu 100% cán chức danh công ty trình độ đại học thực ph-ơng h-ớng trẻ hoá cán công ty Công ty cần khuyến khích cán công nhân viên công ty học thêm hình thức khác nhau, có chế độ tăng l-ơng phù hợp cho ng-ời học Nh-ng qúa trình học phòngban chức phải đảm bảo hiệu quản lý công việc phòng ban mình, phải có kế hoạch học tập cho phù hợp để có điều chỉnh hợp lý đồng thời phải xác định xác cử thời gian để không ảnh h-ởng đến sản xuất kinh doanh Đối với việc đào tạo công nhân kỹ thuật cho cán công nhân viên phân x-ởng, phòng tổ chức cần phối hợp chặt chẽ với phòng kỹ thuật để bên kế hoạch đào tạo nâng tay nghề, nâng bậc thợ cách chu đáo Bởi họ ng-ời trực tiếp tạo sản phẩm doanh nghiệp 38 Kết luận Trên số ý kiến việc hoàn thiện máy quản lý công ty In công đoàn Việt Nam, kết việc vận dụng kiến thức đà đ-ợc học nhà tr-ờng với qúa trình tìm hiểu thực tế công ty In công đoàn Việt Nam Trong chuyên đề tốt nghiệp điểm việc xây dựng máy quản lý Công ty mặt góp phần cắt giảm l-ợng lao động quản lý d- thừa bố trí lao động thiếu, xếp lại lao động cho phù hợp đảm bảo cho máy quản lý Công ty thực chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh công ty ngày tốt Tuy nhiên với khả trình độ khả hạn chế chắn chuyên đề không tránh khỏi thiếu sót, mong góp ý phê bình sở thực tập thầy giáo h-ớng dẫn giúp có thêm nhận thức sâu sắc đồng thời rút đ-ợc học kinh nghiệm cho thân trình sau Tôi xin bầy tỏ lòng biết ơn sâu sắc quan tâm, giúp đỡ tận tình thầy giáo h-ớng dẫn: Hoàng Văn Liêu tập thể cán công nhân viên Công ty In Công Đoàn Việt Nam đà giúp đỡ hoàn thiện chuyên đề tèt nghiƯp cđa m×nh 39 ... việc xây dựng hoàn thiện máy cấu tổ chức máy doanh nghiệp, phân x-ởng, tổ sản xuất: Khi xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp, phân x-ởng, tổ sản xuất dừng lại yêu cầu xuất. ..Phần II : phân tích thực trạng cấu máy quản lý công ty in công đoàn việt nam PhÇn III : Mét sè ý kiÕn nh»m gãp phần xây dựng hoàn thiện máy quản lý công ty in công đoàn việt nam Để hoàn thiện chuyên... kinh tế 35 Phần III Một số biện pháp nhằm hoàn thiện máy quan lý công ty in công đoàn Việt Nam I Hoàn thiện chế quản lý Căn vào kết sản xuất kinh doanh Công ty In Công Đoàn năm gần đồng thời vào