Mot so giai phap nham doi moi va tung buoc hoan 209002

Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Bản cam đoan Em xin cam đam luận văn tốt nghiệp trình nghiên cứu tìm tòi riêng em đợt thực tập Công ty cổ phần vận tải thơng mại dới hớng dẫn cô giáo Vũ Thị Kim Khuyên giúp đỡ cô, văn phòng Công ty Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2005 Ngời viết cam đoan Bùi Thị Thuỷ Lời cảm ơn Sau thời gian thực tập, đến em đà hoàn thành xong luận văn tốt nghiệp Để có đợc kết nh vậy, trớc tiên nhờ giúp đỡ nhiệt tình quan tâm sâu sắc cô giáo Vũ Thị Kim Khuyên ngời hớng dẫn chúng em không Bùi Thị Thuỷ - 846064 Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp trình học tập lớp mà sau đợt thực tập vừa qua Qua em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo khoa Quản Trị Kinh Doanh Trờng đại học dân lập Phơng Đông đà đa đến cho chúng em giảng đầy lý thú lớp để chúng em có đầy đủ kiến thức vững để viết chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đà giúp đỡ tạo điều kiện cho em thực tập Công ty cổ phần vận tải thơng mại giúp em có cở sở để thâm nhập vào thực tế Đợt thực tập văn phòng Công ty em đà học hỏi thêm đợc nhiều kiến thức hiểu sâu ngành học mình, giúp em gắn kết lý thuyết đợc học nhà trờng thực tiễn sở thực tập, mang phong phú thực tiễn hoạt động văn phòng nơi em đợc nghiên cứu thực nghiệm để bổ xung, hoàn thiện kiến thức đà đợc học Em xin chân thành cảm ơn Ban LÃnh đạo Công ty cổ phần vận tải thơng mại, cô chú, anh chị Văn phòng Công ty đà giúp đỡ nhiệt tình suốt trình em thực tập Công ty Tạo điều kiện để em đợc tham gia nghiêm cứu khảo nghiệm thực tế sở, giúp em có đủ t liệu nh hiểu biết định Công ty để em hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp Một lần xin cảm ơn Quách Xuân Quý Chánh văn phòng Công ty, cô chú, anh chị văn phòng Công ty Lời mở đầu Hiện văn phòng không khái niệm mẻ với tất ngời Từ hình thức sơ khai ban đầu, văn phòng công việc văn phòng ngày phát triển, đợc chuyên môn hoá tới mức đà trở thành môn nghiên cứu nhiều môn khoa học, nhằm góp phần phục vụ nhà quản lý Trong quan, đơn vị văn phòng trở thành công cụ trợ giúp đắc lực cho nhà lÃnh đạo, giúp nhà lÃnh đạo điều hành hoạt động đơn vị theo mục tiêu đà đề Chính văn phòng có vai trò hÕt søc quan träng bÊt kú mét c¬ quan, đơn vị Bùi Thị Thuỷ - 846064 Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Công tác văn th - lu trữ phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức có ý nghĩa định đến hiệu hoạt động quản lý đơn vị Cũng điều mà công tác văn th lu trữ quan, tổ chức ngày đợc quan tâm nhiều Đặc biệt công cải cách hành Nhà nớc, công tác văn th lu trữ trọng tâm đợc tập trung đổi Trên thực tế, phần lớn quan, đơn vị kinh tế, xà hội hay hành cha làm tốt công tác này, bớc công việc thủ công Nguyên nhân trình độ cán nhân viên nhiều hạn chế, nhận thức cấp, ngành toàn thể xà hội vai trò công nghệ thông tin cha đầy đủ, cha kết hợp chặt chẽ ứng dụng công nghệ thông tin với trình cấu lại sản xuất, kinh doanh, cải cách hành Điều đòi hỏi nhà quản trị phải không ngừng đổi mới, nâng cao công tác văn th - lu trữ để văn phòng hoạt động có hiệu hơn, mang lại lợi ích cho quan, đơn vị Đây vấn đề lý thú không mang tính lý luận mà có ý nghĩa thực tiễn, đà chứng minh lý thuyết mà chúng em đà đợc học Qua thời gian thực tập Công ty cổ phần vận tải thơng mại với vốn kiến thức đà đợc học kết hợp với việc khảo sát tình hình thực tế Công ty em đà mạnh dạn chọn đề tài Một số giải pháp nhằm đổi bớc hoàn thiện công tác văn th lu trữ văn phòng Công ty cổ phần vận tải thơng mại Nội dung chuyên ®Ị bao gåm phÇn chÝnh sau: PhÇn I: lý luận chung công tác văn th - lu trữ Phần II: Thực trạng công tác văn th lu trữ văn phòng công ty cổ phần vận tải thơng mại Phần III: số giải pháp nhằm đổi bớc hoàn thiện công tác văn th lu trữ công ty cổ phần vận tải thơng mại Mục đích nghiên cứu đề tài làm rõ: - Qua tài liệu, số liệu tham khảo đợc đa trạng tổ chức hoạt động Văn phòng nói chung trạng việc đổi hoàn thiện công tác văn th - lu trữ Văn phòng Công ty cổ phần vận tải thơng mại nói riêng - Trên sở khảo sát hoạt động trạng việc đổi công tác văn th - lu trữ Văn phòng Công ty cổ phần vận tải thơng mại, từ vận dụng Bùi Thị Thuỷ - 846064 Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp kiến thức khoa học chuyên ngành để phân tích, đánh giá đa số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện đẩy mạnh trình đại hoá công tác văn th - lu trữ Văn phòng Công ty Do hạn chế định thời gian, khả tiếp cận với tình hình thực tế nên luận văn em tránh khỏi thiếu sót Rất mong đợc góp ý thầy, cô Phần I Lý luận chung công tác văn th - lu trữ I Khái quát chung văn phòng: Khái niệm văn phòng: Cho đến có nhiều ý kiến khác văn phòng: Theo Thạc sĩ Nguyễn Hữu Thân - Tác giả sách Quản trị hành văn phòng cho "Văn phòng nơi diễn hoạt động kiểm soát, nghĩa nơi soạn thảo, sử dụng tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thông tin cho có hiệu quả" Trên thực tế, văn phòng tồn nh thực thể nên có nhiều cách tiếp cận khác Vì mà có nhiều quan niệm văn phòng Theo giáo trình Quản trị văn phòngcủa Trờng Đại học Dân lập Phơng Đông - năm 2003 có ba cách tiếp cận sau: Tiếp cận theo phơng diện tổ chức văn phòng bao gồm yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực chức năng, nhiệm vụ đợc giao theo định hớng hoạt động chung tổ chức Tiếp cận theo chức tổ chức, văn phòng thực thể tồn để thực hoạt động tham mu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu nhà quản trị Còn Tiếp cận theo tính chất hoạt động văn phòng thực thể tồn để thực việc quản lý thông tin phục vụ cho điều hành nhà quản trị Với cách tiếp cận khác thấy cách tiếp cận theo chức bao quát nhất, mà khái niệm văn phòng đợc đúc kết nh sau: "Văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức để thực chức theo yêu cầu nhà quản trị" Bùi Thị Thuỷ - 846064 Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Qua quan niệm đà chứng minh văn phòng có vị trí quan trọng quan, đơn vị Tuỳ thuộc vào quy mô tính chất hoạt động tổ chức mà có nơi gọi văn phòng, có nơi gọi phòng hành chính, phòng tổng hợp Dù cách gọi có khác nhng có công việc giống công việc thuộc văn phòng nh quản lý công văn, giấy tờ, chăm lo sở vật chất cho phòng ban Vì theo quan điểm em hiểu: Văn phòng máy trợ giúp cho lÃnh đạo việc giải công việc đối nội, đối ngoại Chức văn phòng: Văn phòng thực thể tồn khách quan, có lý tån t¹i nh bÊt kú mét thùc thĨ thông quan mối quan hệ đặc trng với môi trờng mà tồn Hay nói cách khác văn phòng có chức tồn độc lập tơng đối nh tổ chức, đơn vị phơng diện tự nhiên phơng diện xà hội Thông thờng văn phòng có chức bản, là: Chức tham mu, chức tổng hợp chức hậu cần Chức tham mu: Hiện hoạt động quan phụ thuộc vào nhiỊu u tè, ®ã u tè chđ quan (thc ngời quản lý) muốn định mang tính khoa học, ngời quản lý cần vào yếu tố khách quan nh ý kiến tham gia cấp quản lý, ngời trợ giúp Những ý kiến đợc tập hợp, chọn lọc để đa kết luận chung nhằm cung cấp cho lÃnh đạo thông tin, phơng án kịp thời đắn Chức tổng hợp: Kết tham vấn phải xuất phát từ thông tin đầu vào, đầu thông tin lĩnh vực, đối tợng mà văn phòng thu nhận đợc, phân tích, quản lý Quá trình thu thập, quản lý phân tích thông tin phải tuân theo nguyên tắc, trình tự định, mang lại hiệu thiết thực Hoạt động nh thuộc chức tổng hợp công tác văn phòng Chức tác dụng thiết thực đến chức tham mu văn phòng mà có vai trò quan trọng thành công hay thất bại quan, đơn vị Chính ý nghĩa to lớn chức nên tổ chức, đơn vị quan tâm củng cố đại hoá công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển thời đại Đây chúc quan trọng công tác văn phòng Chức hậu cần: Bùi Thị Thuỷ - 846064 Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nh nhà cửa, phơng tiện, thiết bị, công cụ, tài Những thuộc hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho trình, lúc nơi Điều không phần quan trọng ảnh hởng đến kết hoạt động tổ chức khâu đầu vào đầu Văn phòng đầu mối giúp lÃnh đạo thực chức Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan tồn quan văn phòng đơn vị, tổ chức Nhiệm vụ văn phòng: Để thực chức nêu văn phòng phải thực nhiệm vụ cụ thể Tuỳ theo điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tổ chức, hình thức, nội dung cụ thể khác mà có nhiệm vụ cụ thể khác nh: Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan Mọi tổ chức muốn đợc sinh vận hành vào sống phải tuân theo quy định tổ chức, chế hoạt động điều kiện để trì hoạt động Do tính chất hoạt động, vai trò chức khác nên tổ chức cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng Văn phòng phải chịu trách nhiệm tiến hành xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, điều chỉnh dự thảo thông qua lÃnh đạo, thực dự thảo, giám sát việc thực nội quy, quy chế hoạt động quan Đây nhiệmvụ quan trọng mà văn phòng phải thực quan đợc thành lập vào hoạt động Xây dựng quản lý chơng trình kế hoạch quan, đơn vị Mỗi đơn vị xây dựng cho mục tiêu hoạt động thông qua chiến lợc phát triển Để thực đợc chiến lợc cần phải xây dựng kế hoạch biƯn ph¸p thùc hiƯn thĨ tõng thêi kú hoạt động Kế hoạch tổng thể văn phòng dự thảo theo dõi, đôn đốc phận khác đơn vị triển khai thực Căn vào chiến lợc phát triển, văn phòng xây dựng kế hoạch cho quan phận Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin Bất kỳ hoạt động quan đơn vị cần phải có nhu cầu tối thiểu thông tin Thông tin nguồn, để nhà quản lý đa định sáng suốt, kịp thời có hiệu cao Văn phòng đợc coi nh phận trung tâm "Cổng gác thông tin" quan, tất thông tin đợc lu chuyển qua văn phòng để thu nhận, xử lý lu chuyển đến nơi nhận Các thông tin thu thập đợc đợc văn phòng tiến hành xử lý, hiệu chỉnh đảm bảo tính xác thông tin Thông tin không đợc dụng lần mà Bùi Thị Thuỷ - 846064 Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp nguồn tài liệu quý báu cho kỳ tiếp theo, văn phòng phải tiến hành quản lý, lu giữ thông tin để dùng lại Tổ chức công tác văn th - lu trữ quan đơn vị Hiện nay, hầu hết quan dùng văn nh phơng tiện lu trữ truyền đạt thông tin hữu hiệu quản lý điều hành hoạt động Hàng ngày, văn phòng phải thực công tác văn th -lu trữ loại văn phát sinh trình hoạt động Hàng ngày, văn phòng phải tiếp nhận loại văn bên gửi tới quan, phân loại, đóng dấu văn đến, trình lÃnh đạo để xin ý kiến đạo, nhân chuyển tới đơn vị có chức giải Sau năm, văn phòng tiến hành lập hồ sơ để đa văn vào lu trữ Bên cạnh đó, văn phòng thực công tác soạn thảo văn lÃnh đạo văn phòng Ngoài ra, văn phòng có nhiệm vụ quản lý dấu toàn quan theo chế độ, điều lệ văn th - lu trữ hành Nhà nớc Bảo đảm yếu tố vật chất, tài cho hoạt động quan đơn vị Bất kỳ quan đơn vị muốn tồn hoạt động cần phải có yếu tố kỹ thuật vật chất cần thiết Vì vậy, văn phòng phải vào tiến độ thực kế hoạch, chơng trình hoạt động đơn vị mà cung cấp yếu tố cách kịp thời đầy đủ Củng cố tổ chức máy văn phòng Khi khoa học kỹ thuật ngày phát triển cao, đặc biệt thời đại bùng nổ thông tin nh nay, việc hoàn thiện tổ chức máy văn phòng cho phù hợp có ảnh hởng theo phát triển chung tất yếu khách quan cho tồn phát triển quan, đơn vị nói chung văn phòng nói riêng Để làm đợc điều đòi hỏi văn phòng phải nỗ lùc lín nhÊt vµ thĨ viƯc tỉ chøc quản lý điều hành Duy trì hoạt động thờng nhật văn phòng Nhiệm vụ xuất phát từ chức tổng hợp thông tin văn phòng để đảm bảo tiếp nhận đợc nguồn thông tin thời điểm, thời gian, đối tợng với hoạt động quan, đơn vị theo yêu cầu đó, văn phòng phận nhân làm việc hành thực hoạt động chung đơn vị, có biện pháp nhân nhỏ làm việc liên tục ngày đêm, đơn vị ngừng hoạt động để làm nhiệm vụ thờng trực bảo dảm an ninh trật tự thông tin thông suốt Bùi Thị Thuỷ - 846064 Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Ngoài nhiệm vụ đây, văn phòng có nhiệm vụ khác Điều phụ thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động, chức năng, nhiệm vụ quan tổ chức II Công tác văn th lu trữ: Công tác văn th: 1.1 Khái niệm công tác văn th: Công tác văn th hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho việc lÃnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nớc, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xà hội, đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung quan) Hiện nay, có nhiều quan điểm khác công tác văn th, có hai khuynh hớng đáng ý là: Coi công tác văn th công tác tổ chức giải quản lý công văn giấy tờ quan Xem công tác văn th toàn công việc xây dựng ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn hình thành hoạt động quan Theo cách công tác văn th bao hàm nội dung rộng hơn, xác 1.2 ý nghĩa công tác văn th: Trong hoạt động văn phòng công tác văn th thiếu đợc nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng, có ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng quản lý Với vị trí nh công tác văn th có ý nghĩa sau: Thứ nhất, công tác văn th bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nớc quan, đơn vị nói chung Thứ hai, làm tốt công tác văn th góp phần giải công việc quan đợc nhanh chóng, xác, suất, chất lợng, sách, chế độ, giữ gìn đợc bí mật Đảng Nhà nớc Đồng thời, giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc quan, đơn vị đợc chặt chẽ Thứ ba, công tác văn th bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan để chứng minh cho hoạt động quan có hợp pháp hay không Thứ t, làm tốt công tác văn th góp phần tiết kiệm đợc công sức, nguyên vật liệu làm văn trang thiết bị dùng trình xây dựng ban hành văn Bùi Thị Thuỷ - 846064 Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Thứ năm, công tác văn th góp phần giữ gìn hồ sơ tài liệu có giá trị vỊ mäi lÜnh vùc ®Ĩ phơc vơ cho viƯc tra cứu, giải công việc trớc mắt Đồng thời, tạo điều kiện làm tốt công tác lu trữ 1.3 Nội dung công tác văn th: Hiện ngời ta phân chia công tác văn th ba nhóm công việc chủ yếu sau: Việcxây dựng văn nội dung công việc bao gồm: Việc soạn thảo văn bản, duyệt thảo, đánh máy nhân bản, cuối ký ban hành văn Việc tổ chức giải quản lý văn nhóm công việc bao gồm: việc tổ chức giải quản lý văn đến, văn đi, văn nội bộ, công văn mật, tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ Việc tổ chức quản lý sử dụng dấu công tác bao gồm quy định đóng dấu văn quản lý dấu quan 1.4 Yêu cầu công tác văn th: Trong trình thực nội dung công việc, công tác văn th quan phải bảo đảm yêu cầu dới đây: Trớc hết phải đảm bảo yêu cầu Nhanh chóng Quá trình giải công việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn Do đó, xây dựng văn nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần vào việc giải nhanh chóng công việc quan Giải văn chậm làm giảm tiến độ giải công việc chung quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa việc đợc nêu văn Bên cạnh yêu cầu phải xử lý nhanh chóng đòi hỏi phải đảm bảo độ Chính xác Chính xác nội dung văn ( nội dung văn phải tuyệt đối xác mặt pháp lý, dẫn chứng trích dẫn văn phải hoàn toàn xác, số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng ) Chính xác thể thức văn bản, văn ban hành phải quy định Nhà nớc Và xác khâu kỹ thuật nghiệp vụ Trong nội dung văn đến, văn quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, Nhà nớc Vì vậy, từ việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn bản, bố trí phòng làm việc cán văn th đến việc lựa chọn cán văn th quan phải bảo đảm yêu cầu đợc quy định pháp luật, đảm bảo đợc yêu cầu Bí mật công tác văn th Và yêu cầu cuối công tác văn th tính Hiện đại Việc thực nội dung cụ thể công tác văn th gắn liền với việc sử dụng phơng tiện kỹ thuật văn phòng đại Vì vậy, yêu cầu đại hoá công tác văn th đà trở thành tiền đề bảo dảm cho công tác quản lý Nhà nớc nói chung quan nói riêng có suất, chất lợng cao Hiện đại hoá công tác văn th ngày đà trở thành nhu cầu cấp bách, nhng phải tiến hành bớc, Bùi Thị Thuỷ - 846064 Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung đất nớc nh điều kiện cụ thể quan 1.5 Hớng đổi công tác văn th Một vấn đề cần thiết phải đổi công tác văn th lu trữ việc ứng dụng khoa học công nghệ vào trình hoạt động công tác văn th lu trữ Đặc biệt công nghệ tin học để đảm bảo thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu thông tin phù hợp với xu CNH-HĐH đất nớc Hiện nay, công tác văn th đợc quan tâm hoàn thiện Tuy nhiên, công tác văn th nhiều hạn chế khâu nghiệp vụ phải theo hớng đổi nh sau: - Nghiên cứu hớng dẫn thi hành luật ban hành văn quy phạm pháp luật, ban hành văn dới luật để tạo thành hệ thống văn đạo công tác văn th - Tất cán công nhân viên từ trởng phòng đến cán nhân viên văn th phải tuân theo quy định công tác văn th, đồng thời hớng dẫn ngời tuân theo quy định - Phân công nhiệm vụ phù hợp với trình độ chuyên môn đợc đào tạo công tác văn th - áp dụng công nghiệp thông tin trang bị phơng tiện kỹ thuật đại vào công tác văn th Công tác lu trữ: 2.1 Khái niệm lu trữ Lu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, t liệu có giá trị đợc hình thành trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ 2.2 ý nghĩa tài liệu lu trữ Tài liệu lu trữ có tầm quan trọng lớn không cá nhân, tổ chức mà xà hội, Tầm quan trọng thể qua ý nghÜa cđa nã ®èi víi tõng lÜnh vùc Tríc hết phải nói đến ý nghĩa trị to lớn Tài liệu lu trữ, điều đợc lịch sử chøng minh ë bÊt kú quèc gia nµo, bÊt kỳ thời đại nào, giai cấp có ý thức sử dụng tài liệu lu trữ để bảo vệ quyền lợi giai cấp ý nghĩa kinh tế đợc thể số lợng lớn tài liệu lu trữ tài liệu phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển ngành, lĩnh vực Nguồn tài liệu cung cấp thông tin khứ có giá trị, phục vụ việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế đợc hoàn chỉnh, xác thực đảm bảo së khoa häc Bïi ThÞ Thủ - 846064