Ứng dụng công nghệ thông tin tại trung tâm thông tin thư viện đhqghn

Lời mở đầu Tính cấp thiết đề tài Ngày cách mạng khoa học công nghệ diễn sôi động tác động sâu sắc trực tiếp đến mặt hoạt động kinh tế xà hội hầu hết Quốc gia giới, mở kỉ nguyên toàn nhân loại bứơc vào kỉ XXI Chính vậy, nghị lần Ban chấp hành Trung ơng Đảng khoá VIII đà xác định Cùng với giáo dục đào tạo, khoa học công nghệ quốc sách hàng đầu, động lực phát triển kinh tế xà hội, điều kiện cần thiết để giữ vững độc lập dân tộc xây dựng thành công chủ nghĩa xà hội văn nói Đảng cho thấy tầm quan trọng khoa học công nghệ nói chung ứng dụng công nghệ thông tin nói riêng Việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin vào lĩnh vực hoạt động xà hội xu tất yếu thời đại Hoạt động Thông tin-Th viện không nằm xu hớng Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực hoạt động Thông tin-Th viện đà làm thay đổi mối quan hệ cán Thông tin-Th viện với kho tài liệu, mối quan hệ cán th viện với bạn đọc, đồng thời làm thay đổi phơng thức thu thập, xử lý tài lệu, sản phẩm thông tin có giá trị cao đáp ứng đợc nhu cầu thông tin ngời dùng tin Sự tác động mạnh mẽ CNTT vào hoạt động Thông tin-Th viện đà làm thay đổi nhiều mặt th viện truyền thống tạo khả thích ứng với thay đổi lớn lao xà hội phục vụ nhu cầu đa dạng phong phú xà hội thông tin Sự phát triển nhớ lớn truy cập trực tiếp tạo khả tra cứu tức thời, thời điểm thông tin mà ngời dùng tin yêu cầu Sự tiến chất mối quan hệ ngời máy, với giá thành máy tính ngày hạ, giúp cho việc sử dụng máy tính công tác Thông tin-Th viện ngày trở lên phổ cập Sự kết hợp máy tính viễn thông dẫn đến hình thành phát triển hệ thống mạng thông tin tự động hoá, cho phép th viện liên kết với mạng máy tính nhằm chia sẻ nguồn lực thông tin nớc phát triển, ngời ta xây dựng th mục công cộng, truy cập trực tuyến, gọi tắt OPAC (Online Public Access Catalog) Đó sở liệu (CSDL) th mục đợc khai thác mạng, giúp ngời sử dụng truy nhập thông tin th mục cách tực tiếp mà không cần hỗ trợ trung gian nhân viên th viện Bớc phát triển th viện xuất th viện dựa mạng máy tính: Th viện điên tử, xu hớng quan trọng tự động hoá th viện tơng lai Tin học hoá hoạt động Thông tin-Th viện xu phát triển tất yếu quan Thông tin-Th viện ®ang diƠn víi tèc ®é ngµy cµng nhanh, ngoµi xu hớng tin học hoá Th viện, xuất xu hớng hợp hoạt động Th viện với hoạt động Thông tin Sự hợp tác th viện quan thông tin, đà tạo điều kiện việc điều chỉnh phơng pháp, nhiệm vụ sản phẩm nh mở rộng chức công tác phục vụ Xu hớng thông tin hoá hoạt động th viện thể biến đổi tổ chức Nhiều th viện mở rộng hoạt động thông tin sát nhập vào quan thông tin trở thành Trung tâm Thông tin-Th viện, có nguồn lực mạnh, bảo đảm hoạt động th viện truyền thống dịch vụ thông tin Trong bối cảnh chung đó, đặt Trung tâm Thông tin-Th viện, ĐHQGHN (Trung tâm) vào tình không đại hoá trớc hết không đáp ứng đợc nhu cầu thông tin bạn đọc mà bị tụt hậu trớc phát triển chung giới Đồng thời không sử dụng đợc nguồn lực thông tin tri thức dồi nhân loại nhằm phục vụ cho nghiệp đào tạo nghiên cứu khoa học nhà trờng, nh nghiệp công nghiệp hoá đại hoá đất nớc Mặt khác, Trung tâm quan có chức phục vụ cho công tác đào tạo nghiên cứu khoa học triển khai ứng dụng quản lý ĐHQGHN, thu thập, xử lý, thông báo cung cấp thông tin cách áp dụng công nghệ thông tin nhằm đáp ứng thông tin kịp thời xác ứng dụng CNTT vấn đề có ý nghÜa lý ln vµ thùc tiƠn rÊt lín phï hợp với xu chung Trung tâm Thông tin-Th viện Việt Nam, góp phần nâng cao chất lợng giáo dục, đào tạo nghiên cứu khoa họ, phát triển văn hoá theo định hớng mà Đảng Nhà nớc đà đề Đồng thời bớc xây dựng Th viện điện tử xoá dần khoảng cách với môi trờng Th viện điện tử giới Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu ứng dụng CNTT Trung tâm Từ phân tích đánh giá tác động CNTT hoạt động Thông tinTh viện nói chung với Trung tâm Thông tin-Th viện ĐHQGHN nói riêng Trên sở đa kiến nghị nhằm hoàn thiện việc ứng dụng CNTT Trung tâm Đối tợng phạm vi nghiên cứu Đề tài sâu vào việc ứng dụng cộng nghệ thông tin Trung tâm Thông tin -Th viện Đại Học Quốc Gia Hà Nội Phạm vi nghiên cứu đề tài bao quát toàn phần mềm đà ứng dụng Trung tâm Phơng pháp nghiên cứu Trong suốt trình nghiên cứu tác giả đà sử dụng nhiều phơng pháp nghiên cứu khác nhau: - Nghiên cứu thực tế - Trao đổi, vấn - Phân tích, thống kê tổng hợp đánh giá Đóng góp mặt khoa học luận văn a Giới thiệu khái quát trình ứng dụng công nghệ thông tin Trung tâm Thông tin-Th viện, ĐHQGHN, mô hình thành công công tác tin học hoá Th viện b Phân tích, đánh giá khó khăn, thuận lợi, từ rút học kinh nghiệm chung cho Th viện khác viƯc øng dơng c«ng nghƯ th«ng tin Bè cục khoá luận Ngoài phần mở đầu danh mục tài liệu tham khảo, khoá luận gồm có chơng Chơng 1: Khái quát trình hình thành phát triển củaTrung tâm Thông tin-Th viện, ĐHQGHN Chơng 2: ứng dụng công nghệ thông tin Trung tâm Thông tin-Th viện ĐHQGHN Chơng 3: Nhận xét kiến nghị Chơng Khái quát Trung tâm Thông tin Th viện Đại học Quốc gia Hà nội I Quá trình hình thành phát triển Đại học Quốc gia Hà nội đựơc thành lập theo nghị định 97/CP ngày 10/12/1993 Thủ Tớng Chính Phủ, giữ vị trí đặc biệt hệ thống giáo dục đào tạo nhân tài đất nớc Với mục tiêu xây dựng ĐHQGHN thành Trung tâm đào tạo chất lợng cao, đa ngành, đa lĩnh vực, đồng thời đào tạo đội ngũ nhà khoa học, chuyên gia nhiều lĩnh vực, nhằm đáp ứng nhu cầu, đòi hỏi đa dạng thị trờng lao động công công nghiệp hoá, đại hoá đất nớc, Ban Giám đốc ĐHQGHN đà có quan tâm thích đáng đến việc triển khai xây dựng Trung tâm Thông tinTh viện đại có tầm cỡ nớc khu vực Ngày 14/2/1997 Giám đốc ĐHQGHN đà ký định số 66/TCCB thành lập Trung tâm Thông tin-Th viện, ĐHQGHN sở hợp ba thành viên: Trung tâm Thông tin-Th viện, ĐH Tổng hợp (cũ), Th viện ĐH s phạm Hà Nội I Th viện, ĐH Ngoại ngữ, Trung tâm có tên giao dịch: Library and Information Center, Việt Nam National Univerity, Hà Nội; tên viết tắt LIC; địa trang web http:// www.lic.vnu.edu Trung tâm có t cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng, đơn vị thành viên ĐHQGHN Vào thời điểm thành lập, th viện ba trờng thành viên tình trạng khó khăn, sở vật chất xuống cấp trầm trọng Trong lúc việc ứng dụng CNTT hầu nh cha đợc thực hiện, tất hoạt động phơng thức truyền thống, kho sách đợc tổ chức chủ yếu theo hình thức kho kín, sử dụng ký hiệu đăng ký cá biệt Bạn đọc tra cứu tìm tin hầu hết phải thông qua trợ giúp hệ thống mục lục truyền thống Công tác kỹ thuật nghiệp vụ th viện trờng thành viên có nhiều điểm khác nhau, đặc biệt khâu xử lý kỹ thuật tài liệu, tổ chức phơng thức phục vụ bạn đọc Việc tổ chức kho định ký hiệu xếp giá cha khoa học th viện Mỗi lần thay đổi nhân hay nảy sinh yêu cầu lại có nhiều ký hiệu đợc đa áp dụng Nằm bối cảnh chung hệ thống th viện nớc, việc áp dụng CNTT th viện trờng thành viên ĐHQGHN mức hạn chế vào thời điểm sát nhập Chỉ có Th viện Đại học Tổng hợp (cũ) đà bớc đầu đa CNTT vào ứng dụng việc xây dựng CSDL Toàn Th viện thành viên Trung tâm hoàn toàn cha ứng dụng tin học công tác xử lý nghiệp vụ Trong tổng số gần 200.000 đầu sách Trung tâm, có 15.000 ghi sở liệu Đây vốn ban đầu việc ứng dụng CNTT khâu xử lý kỹ thuật Th viện ĐH Tổng hợp HN (cũ) đà đạt đợc trớc sát nhập vào Trung tâm, việc xử lý kỹ thuật dựa phần mềm CDS/ISIS Việc bổ sung sách báo ngoại văn th viện trờng thành viên vào trớc thời điểm sát nhập hạn chế mà nguyên nhân chủ yếu thiếu nguồn kinh phí Hầu hết sách báo tiếng nớc th viện sách báo đợc nhập từ trớc năm 1980, đại đa số sách tiếng Nga Trong hoạt động Thông tin-Th viện, đội ngũ cán th viện trờng thành viên gặp nhiều hạn chế việc nắm bắt kỹ thuật công nghệ mới, cha đợc tham gia lớp nâng cao trình độ nghiƯp vơ cịng nh tËp hn vỊ tin häc vµ ngoại ngữ công tác Th viện khó khăn việc tìm nguồn kinh phí Nhìn chung vào ngày đầu thành lập, Trung tâm Thông tin-Th viện, ĐHQGHN gặp nhiều khó khăn sở vật chất Trang thiết bị nghèo nàn lạc hậu, nguồn kinh phí để hoạt động hạn hẹp nên nguồn lực thông tin không đầy đủ, thiếu cập nhập, đội ngũ cán không thờng xuyên đợc nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ ngoại ngữ nên gặp nhiều khó khăn việc thích ứng với công nghệ Các hoạt động kỹ thuật th viện nh bổ sung, phân loại, biên mục, tổ chức máy tra cứu tìm tin phục vụ độc giả chủ yếu tiến hành cách thủ công Song nhận thức rõ vai trò, vị trí tầm quan trọng Trung tâm việc phục vụ bạn đọc nên Đảng uỷ Ban Giám đốc đà dành quan tâm đặc biệt đầu t thích đáng cho việc nâng cấp, xây dựng phát triển Trung tâm với mục tiêu làm cho Trung tâm trở thành huyết mạch quan trọng việc chuyển tải phục vụ thông tin khoa học cho giáo viên sinh viên, góp phần quan trọng việc nâng cao chất lợng đào tạo nghiên cứu khoa học ĐHQGHN Ngày 12/10/1999 Thủ Tớng Chính Phủ đà định số 201/1999/QG-TTG tách Trờng Đại học s phạm I Hà Nội khỏi ĐHQGHN Đến ngày 11/11/1999 Giám đốc ĐHQGHN đà ký định số 1392/ TCCB tách phận Th viện Trờng Đại học S Phạm khỏi Trung tâm, nh sau ba năm hoạt động Trung tâm bao gồm Th viện trờng thành viên: ĐH Khoa Học Tự Nhiên, ĐH Khoa Học Xà Hội Nhân Văn, Đại học Ngoại Ngữ Với nguồn kinh phí đợc cấp, từ năm đầu Trung tâm đà dành tỷ đồng cho việc mua sắm trang thiết bị nhằm bớc tiến hành tin học hoá, tự động khâu công tác th viện Nhiệm vụ nặng lề quan trọng Ban LÃnh đạo Trung tâm xác định cụ thể, xác mô hình phát triển để đầu t có hiệu nhất, xây dựng Trung tâm Thông tin-Th viện đại, đáp ứng tốt nhu cầu trớc mắt lâu dài đọc giả nh ĐHQGHN Xác định rõ đối tợng phục vụ sinh viên, giảng viên nhà khoa học, Trung tâm đà có đầu t nâng cấp công tác phục vụ bạn đọc hình thành kho mở tự chọn, thành lập phòng Multimedi, phòng internet, kênh truyền hình vệ tinh đồng thời tăng cờng ứng dụng tin học để cung cấp dịch vụ thông tin đại cho ngời sử dụng II Cơ cấu tổ chức đội ngũ cán Ngay sau nhận định bổ nhiệm, Ban Giám đốc Trung tâm đà triển khai dự án ban đầu cấu tổ chức phòng ban đề bạt cán chủ chốt, biên chế cán cho phận Trung tâm sở chức năng, nhiệm vụ đà đợc LÃnh đạo ĐHQGHN quy định Trung tâm đà xác định đợc cấu tổ chức chặt chẽ, khoa học bao gồm Bộ máy LÃnh đạo, phòng chức năng, chuyên môn, hệ thống phục vụ bạn đọc Ban Giám đốc Trung tâm gồm Giám đốc Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực: Cơ sở vật chất, kỹ thuật nghiệp vụ công tác bạn đọc Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm trớc ĐHQGHN hoạt động Trung tâm ngời đại diện hợp pháp Trung tâm, mối quan hệ với quan tổ chức xà hội nớc a Khối phòng chức bao gồm: + Phòng hành + Phòng tài vụ b Khối phòng chuyên môn gồm: + Phòng Bổ sung Trao đổi +Phòng Phân loại-Biên mục + Phòng Thông tin-Th muc + Phòng Máy tính Mạng c Hệ thống phục vụ bạn đọc gồm: + Phòng phục vụ bạn đọc chung + Phòng phục vụ bạn đọc Ngoại ngữ + Phòng phục vụ bạn đọc KHXHNV KHTN Ban Giám Đốc PGĐ sở vật chất Phòng Hành Phòng Tài vụ P PV Bạn Đọc Chung PGĐ kỹ thuật nghiệp vụ Phòng Bổ sungTrao Phòng Phân loại-Biên mục P.PV Bạn đọc Ngoại Ngữ PGĐ công tác bạn đọc Phòng Thông tin Th mục Phòng Máy tính $ Mạng P.PV Bạn đọc XHNV $ TN Hình Sơ đồ tổ chức ban đầu Trung tâm Thông tin Th viện ĐHQGHN Tháng 8/1999, Trung tâm đà đợc tiếp quản khu nhà tầng khu vực Cầu giấy Trong định hớng chiếm lợc phát triển mình, Trung tâm đặt trụ sở Các phòng chức năng, chuyên môn nh phòng phục vụ đợc xây dựng theo mô hình th viện đại nhằm thực tốt nhiệm vụ Hiện Trung tâm đà tiến hành triển khai mô hình cấu phòng ban nh sau (hình 2) 1 Nh vậy, qua việc nghiên cứu cấu tổ chức Trung tâm, dễ dàng nhận thấy mô hình đợc xây dựng cách hoàn chỉnh khoa học dựa hệ thống tính linh hoạt quan Thông tin-Th viện đại, đảm bảo thực tốt nhiệm vụ là: Phục vụ thông tin khoa học cấp độ từ toàn trờng ĐHQGHN đến trờng đại học thành viên, từ trờng thành viên đến khoa, đảm bảo đợc mối quan hệ chặt chẽ nguồn tin ngời dùng tin Đội ngũ cán bé cđa Trung t©m bao gåm tỉng sè 107 ngêi, có tiến sĩ thạc sĩ tốt nghiệp chuyên ngành thông tin th viện, 77 cử nhân, 23 trung cấp Đây lực lợng nhiệt tình đầy lực, lấy tiêu chí làm việc lợi ích bạn đọc phát triển Trung tâm III Vai trò, chức nhiệm vụ Đất nớc ta bớc vào thời kỳ công nghiệp hoá, đại hoá, thông tin tri thức ngày có vai trò quan trọng trình đổi Nhất kỷ nguyên thông tin nh nay, thông tin tri thức động lực chủ yếu phát triển kinh tế ĐHQGHN Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học hàng đầu Việt Nam, nơi cho đời nhiều nhà tri thức trẻ, tơng lai đóng góp số lợng lớn nguồn nhân lực cho phát triển đất nớc Chính vậy, Th viên chìa khoá để mở cánh cửa tri thức Trung tâm Thông tin-Th viện ĐHQGHN đứng trớc nhiệm vụ, trọng trách vô to lớn lĩnh vực sau + Trung tâm có vai trò đặc biệt nghiệp giáo dục đào tạo ngời xà hội chủ nghĩa, đào tạo nguồn nhân lực cho đất nớc phát triển ngời toàn diện cho nghiệp công nghiệp hoá hiện, đại hoá đất nớc + Trung tâm có vai trò đầu ngành, đạo giúp đỡ nh chia sẻ nguồn tài liệu trờng đại học khác + Tham gia vào tổ chức th viện khu vực quốc tế + Phục vụ công tác đào tạo nghiên cứu khoa học + Phục vụ giáo viên, sinh viên, nghiên cứu sinh, cán ĐHQGHN, thông qua vốn tài liệu phong phú Trung tâm có chức th viện lu trữ tài liệu, thông tin, văn hoá giáo dục, phục vụ cho công tác phục vụ nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng quản lý ĐHQGHN Thực tinh thần điều định 688/QĐ ngày 14/7/1986 Bộ Trởng Bộ đại học trung học chuyên nghiệp (ngày Bộ Giáo Dục Đào Tạo), quy định tổ chức hoạt động Th viện Đại học bao gồm việc tổ chức, xây dựng quản lý vốn tài liệu văn hoá, khoa học kỹ thuật, phục vụ công tác giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học cán sinh viên trờng đại học Căn vào chức trên, Trung tâm có nhiệm vụ thu thập, xử lý nghiên cứu, thông báo cung cấp tin, tài liệu, nhiệm vụ cụ thể là: + Tham mu cho LÃnh đạo ĐHQGHN để giải phơng hớng tổ chức hoạt động Thông tin-Th viện nhằm phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học, giảng dạy học tập cán sinh viên ĐHQGHN + Xây dựng chiếm lợc kế hoạch ngắn hạn phát triển hệ thống Thông tin Th viện trờng ĐHQGHN + Tổ chức điều phối hệ thống Thông tin-Th viện ĐHQGHN + Thu thập, bổ sung, trao đổi, phân tích, xử lý, tài liệu thông tin Tổ chức xếp, dự trữ bảo quản kho tài liệu ĐHQGHN bao gồm ấn phẩm vật mang tin + Xây dựng hệ thống tra tìm tin thích hợp, thiết lập mạng lới truy nhập tìm hiểu thông tin tự động hoá Tổ chức cho toàn thể bạn đọc ĐHQGHN khai thác, sử dụng thuận lợi có hiệu kho tin tài liệu Trung tâm nh nguồn tin bên + Thu nhận, lu chiểu xuất phẩm ĐHQGHN, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ bảo vệ ĐHQGHN ngời viết cán bộ, sinh viên ĐHQGHN Thu nhận báo cáo, tổng kết đề tài nghiên cứu cấp ĐHQGHN cấp nhà nớc để nghiệm thu, đánh giá đơn vị cán ĐHQGHN đảm nhiệm Xây dựng ngân hàng liệu đặc thù ĐHQGHN, xuất ấn phẩm thông tin tóm tắt, thông tin chuyên đề phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học đào tạo + Nghiên cứu khoa học Thông tin-T liệu, ứng dụng thành tù khoa häc kü tht míi vµo xư lý vµ phục vụ Thông tinTh viện + Tổ chức đào tạo bồi dỡng nhằm nâng cao tổ chức, Th viện thuộc ĐHQGHN đồng thời trang bị kiến thức cần thiết hình thành cấu trúc cung cấp tin, phơng pháp tra cứu, tìm kiếm thông tin sử dụng th viện cho cán bộ, sinh viên trờng ĐHQGHN + Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác với Thông tin-Th viện, tổ chức khoa học trờng đại học nớc Tham gia tổ chức hoạt động liên hiệp th viện trờng đại học liên hiệp Thông tin-Th viện Việt Nam, tham gia hiƯp héi Th viƯn Qc tÕ + Tỉ chøc cán bộ, kho tài liệu, sở hạ tầng tài sản Trung tâm phù hợp với chức nhiệm vụ đợc giao theo quy định ĐHQGHN Để thực chức năng, nhiệm vụ quan trọng nêu trên, Trung tâm đà tiến hành triển khai xây dựng phơng hớng phát triển kho t liệu khoa học tự nhiên, xà hội, giáo dục công nghệ: Tiến hành thu thập, bổ sung, trao ®ỉi, xư lý kü tht, tỉ chøc b¶o qu¶n t liệu khoa học: Xây dựng khai thác sở liệu, ngân hàng tin bảo đảm thông tin nhanh kịp thời cho bạn đọc, thực việc nghiên cứu khoa học lĩnh vực Thông tin-Th viện, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin công tác hoạt động Thông tin-Th viện, đồng thời mở c¸c líp båi dìng nghiƯp vơ cho c¸c c¸n bé chuyên ngành Thông tin-Th viện trung tâm lớp bồi dỡng kiến thức Thông tin-Th viện cho độc giả sử dụng th viƯn, gióp cho ngêi dïng tin sư dơng th viƯn dễ dàng Bên cạnh hình thức phục vụ truyền thống với kho tài liệu kín, Trung tâm đà mở rộng hình thức phục vụ với kho tài liệu mở Tại sở ngời dùng tin tự tìm đọc loại hình tài liệu thích hợp cho công tác chuyên môn mà không cần thông qua hình thức phục vụ gián tiếp, ngời dùng tin đợc tiếp cận với dịch vụ đa phơng tiện nh radio-cassette, video, đĩa cd-rom tiến hành truy cập On-line/Off-line để tra cứu thông tin m¸y tÝnh, cịng nh truy cËp internet Víi sù ph¸t triển mạnh mẽ trở thành Trung tâm Thông tin-Th viện có chất lợng cao, gây đợc ảnh hởng định nớc khu vực nên Trung tâm có quan hệ hợp tác trao đổi với 50 trờng đại học, viện nghiên cứu tổ chức quốc tế nh viện Harvard Yenching, §H Cornell, TV quèc héi MÜ, §H Pari VI, VII,… Trung tâm nghiên cứu phát triển quốc tế .Trung tâm thành viên thức Ngân hàng thông tin Quốc tế nớc sử dụng tiếng Pháp (BIEF) IV Cơ sở vật chất nội dung hoạt động IV.1 Cơ sở vật chất Hiện Trung tâm Th viện đại học đại hệ thống th viện đại học nớc ta Trang thiết bị Trung tâm ĐHQGHN dự án giáo dục đại học đầu t nhằm đáp ứng phù hợp với chuyển biến trình đổi hoạt động th viện Cơ sở vật chất Trung tâm có : - máy chủ - Trên 100 máy tính cá nhân (các loại) - 38 máy tra cứu tin (thin client) - m¸y tÝnh s¸ch tay - tđ quang ( 76 giá đĩa, đĩa dung lợng 9,1gb) - Các trang thiết bị khác nh: Swithch, Hub, wp, Router,Modem - Hơn 20 máy in - máy Scanner -10 máy photocopy Ngoài Trung tâm có trang thiết bị khác phục vụ chủ yếu cho công tác học tập nghiên cứu nh: Giá sách, tủ mục lục, bàn ghế, điều hoà với sở chÝnh cã diƯn tÝch lµ: Trơ së chÝnh: 2700 m2- 800 m2phòng đọc Ngoại ngữ : 2000m2 - 470 m2phòng đọc 3.Thợng Đình: 1500m2- 420m2 phòng đọc Mễ Trì:1500m2 420m2 phòng đọc 19 Lê Thánh Tông: 300m2 phòng đọc Ngày tin học hoá đà trở nên quen thuộc lĩnh vực hoạt động trở thành xu hớng phát triển tất yếu xà hội Đối với lĩnh vực Thông tin-Th viện, việc tin học hóa sớm đem lại u việt, hiệu nhu cầu cấp thiết Chính bắt đầu thành lập Trung tâm ®· rÊt coi träng viƯc øng dơng c«ng nghệ thông tin vào công tác hoạt động Hiện Trung tâm đà xây dựng cập nhật thờng xuyên CSDL (sách, tạp chí, luận văn), CSDL đà góp phần tạo nên nguồn lực thông tin ban đầu, tiến tới việc xây dựng Th viện điện tử vào thời gian tới Nhìn chung dới đạo đắn ĐHQGHN, hoạt động Trung tâm đợc đánh giá phù hợp với phơng hớng trao đổi hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin với khu vực Châu Thái Bình Dơng giới lĩnh vực Thông tin-Th viện IV.2 Nội dung hoạt động Ngay sau thành lập tháng năm1997, Trung tâm đà bớc xây dựng hoàn thiện tổ chức hoạt động phù hợp với tình hình thực tế với nội dung nhiệm vụ mà ĐHQGHN giao phó Với mục tiêu xây dựng mô hình Trung tâm Thông tin-Th viện lớn, có nhiệm vụ cung cấp tài liệu cho cán bộ, giáo viên sinh viên trờng ĐHQGHN, lÃnh đạo Trung tâm đà triển khai soạn thảo nội dung tổ chức hoạt động toàn hệ thống nói chung phòng chức nói riêng (hình 3) Có thể nói, nội dung hoạt động cốt lõi Trung tâm Thông tin-Th viện đợc tập trung vào lĩnh vực sau: Bỉ sung, trao ®ỉi Xư lý kü thuật Nghiên cứu khoa học thông tin đào tạo Tổ chức phục vụ Mạng thông tin Trong chu trình hoạt động này, lĩnh vực hoạt động phải tuân theo hệ thống liên hoàn Mỗi khâu lĩnh vực hoạt động bao gồm nhiều công đoạn, song công đoạn có mối quan hệ chặt chẽ, mật thiết bổ sung cho nhau, kết qủa công đoạn tiền đề hoạt động cho công đoạn khác công đoạn trớc hoàn thiện công đoạn sau đạt hiệu ngợc lại Công đoạn sau đạt hiệu cao có tác dụng phản ánh thúc đẩy công đoạn trớc hoàn thiện Chơng ứng dụng công nghệ thông tin trung tâm thông tin th viện đại học quốc gia hà nội I Vai trò công nghệ thông tin hoạt động Thông tin Th viện Ngày nay, với xu phát triển chung, th viện trờng đại học đà có bớc chuyển khả quan nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động Thông tin-Th viện Trung tâm Thông tin-Th viện, ĐHQGHN không nằm phát triển Chính việc áp dụng tin học vào công tác Trung tâm đà nâng cao chất lợng phục vụ, hạn chế đợc tình trạng thiếu thông tin trờng đại học, đáp ứng đợc yêu cầu cấp thiết đối việc phục vụ thông tin cho ngời dùng tin mà cụ thể đội ngũ cán giảng dạy sinh viên Đồng thời việc ứng dụng công nghệ thông tin có tác dụng ảnh hởng lớn đến sản phẩm dịch vụ thông tin đặc biệt chất lợng thông tin Công nghệ thông tin làm thay đổi quan hệ giao tiếp cán th viện với bạn đọc Mặt khác việc ứng dụng công nghệ Trung tâm đà dẫn đến nhiều thay đổi quan träng viƯc xư lý th«ng tin cịng nh hoạt động dịch vụ Trung tâm, làm tăng giá trị nh hiệu thông tin Sự hỗ trợ máy tính hoạt động Thông tin-Th viện đà đem lại lợi ích thiết thực, to lớn cho Trung tâm Trớc hết ứng dụng CNTT giúp cán bé th viÖn viÖc tiÕt kiÖm thêi gian công sức Đồng thời với tốc độ xử lý máy tính ngày cao cho phép cập nhập thông tin cách nhanh chóng đảm bảo đợc tÝnh thêi sù Thay v× ngêi dïng tin tríc ph¶i tra cøu b»ng hƯ thèng mơc lơc trun thèng, tốn nhiều thời gian, việc ứng dụng CNTT đà giúp bạn đọc tra cứu sở liệu máy tính cách dễ dàng nhanh chóng xác khiến ngời dùng tin tiết kiệm thời gian nh chủ động việc tìm kiếm thông tin Với chức lu trữ lớn máy tính đà cho phép tiết kiệm lớn diện tích kho nh diện tích phòng phục vụ thông tin chỗ Việc xử lý thông tin đầu vào với trợ giúp tin học đà tạo nhiều điểm tiếp cận sử dụng nhiều ngôn ngữ tìm tin nên ngời dùng tin tra cứu thông tin đợc dễ dàng thuận lơị CNTT đà tạo cho sản phẩm dịch vụ trở nên phong phú đa dạng, tăng thẩm mĩ cô đọng mặt nội dung Đồng thời tạo lập hệ thống phục vụ ngời dùng tin chất sở CSDL Trung tâm tiếp cận tới CSDL nớc đáp ứng kịp thời yêu cầu tài liệu Mặt khác việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp tự động hoá thao tác thống kê kiểm kê, mở rộng danh mục khối lợng sản phẩm thông tin nh dịch vụ dành cho ngời dùng tin Từ ngời dùng tin nhận đợc đầy đủ xác nhanh chóng thông tin cần từ nhiều nguồn tin khác Giảm thêi gian xư lý tµi liƯu 2 cđa Trung tâm thời gian chờ đợi ngời dùng tin Tạo khả tiếp cận thông tin vùng khác đất nớc giới Một lợi ích lớn Trung tâm ứng dụng công nghệ giảm đợc tối đa chi phÝ xư lý th mơc tµi liƯu phèi hợp biên mục với quan khác Tổ chức hợp lý nhằm đại hoá trình bổ sung, xử lý tài liệu, tìm kiếm thông tin quản lý bạn đọc, thống kê sách nhập vào Trung tâm Cán phòng bổ sung dựa vào CSDL nhà xuất bản, th viện, quan, viện nghiên cứu trờng đại học khác để tiến hành bổ sung cho sát hợp đầy đủ nhanh chóng Nhận tài liệu nhanh từ nguồn điện tử, Trung tâm tiếp cận tới CSDL toàn văn th viện khác nớc giới để nhận văn tài liệu cần nhờ vào việc nối mạng internet Mục tiêu cuối Trung tâm công tác ứng dụng công nghệ thông tin có ý nghĩa quan trọng việc tin học hoá th viện nớc tạo nên mạng Thông tin-Th viện toàn quốc cho phép bảo quản sử dụng nguồn tin Quốc gia tiếp cận tự kịp thời thông tin giới nối mạng toàn cầu I.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng Trung tâm Trung tâm Thông tin-Th viện ĐHQGHN đà tiến hành trình đại hoá hệ thống thông tin Cho tới Trung tâm đà ứng dụng bốn phần mềm công tác Thông tin-Th viện mình, phần mềm CDS/ISIS 3.7 UNESCO Hệ ch- ơng trình Thông tin-Th viện Tích Hợp công ty HiPT sản xuất, phần mềm chuyển dạng CSDL kiểu MARC phần mềm LIBOL 5.0 (sản phẩm Công ty Tinh Vân) Bốn hệ chơng trình đà góp phần tích cực việc nâng cao chất lợng công tác xử lý tài liệu phục vụ ban đọc Trớc việc tận dụng CSDL cũ nên CSDL tài liệu mang cấu trúc cũ Cấu trúc không phù hợp với chuẩn MARC format liệu theo chuẩn Quốc tế đợc quan Thông tin-Th viƯn lín khu vùc vµ thÕ giíi sư dơng Nhằm tạo điều kiện cho bạn đọc truy nhập từ xa, nh dễ dàng trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin với th viện khác Nớc Quốc tế, dự án Xử lý chuyển dạng CSDL kiểu MARC đà đợc Trung tâm thực Đây bớc chuyển đổi toàn CSDL sang cấu trúc phù hợp với chuẩn MARC I.1.1 Phần mềm CDS/ISIS 3.7 Phần mềm CDS/ISIS phần mềm quản trị th viện tổ chức văn hoá khoa học giáo dục Liên Hợp Quốc UNESCO cung cấp miễn phí Phần mềm đà hệ từ 1.0; 2.3; 3.7 sử dụng hệ điều hành DOS, gần vesion 1.30 sử dụng hệ điều hành WINDOWS Phần mềm đợc nhiều th viện Việt Nam sử dụng Phần mềm CDS/ISIS 3.7 công cụ hữu ích cho công tác th viện Đây chơng trình đợc xây dùng víi rÊt nhiỊu tiƯn Ých Mét nh÷ng u điểm lớn mà phần mềm nhờ phơng pháp thiết kế tổng quát, CDS/ISIS thao tác với số lợng CSDL không hạn chế, CSDL chứa phần tử liệu hoàn toàn khác Nhờ ngời sử dụng không cần phải tốn cho việc thiết kế viết chơng trình xuất dự án đòi hỏi kỹ thuật tìm tin Mặc dù có vài phơng tiện CDS/ISIS đòi hỏi kiến thức kinh nghiệm hệ thống thông tin máy tính điện tử, song nói chung sử dụng phần mềm đơn giản thuận tiện Một u điểm phơng tiện lập trình mở réng Pascal/ISIS cho phÐp nh÷ng ngêi cã kiÕn thøc lËp trình định sử dụng nh công cụ mạnh để thiết kế hệ thống Phơng tiện lập trình mở rộng cho phép phát triển số ứng dụng chuyên biệt mở rộng chức hệ mà có nguyên gốc Điều cho phép kết hợp t sáng tạo ngời thiết kế lập trình với khả lu trữ tìm kiếm thông tin nh số sẵn có khác hệ Với phơng tiện lập trình PASCAL/ISIS việc thích nghi số chức xử lý quan trọng đặc thù cho tiÕng viƯt cã dÊu, cã thĨ gi¶i qut chän vẹn phạm vi hệ thống mà không cần can thiệp vào chơng trình nguồn nh Version 1.0 Ưu điểm đáng ý biểu ghi CDS/ISIS so với hệ quản trị khác chúng có độ dài thay đổi, dẫn đến tiết kiệm không gian đĩa Điều quan trọng khối lợng thông tin lớn Nhờ thuật toán đặc biệt, CDS/ISIS dùng file đảo (xét cấu trúc lôgic) cho trêng cđa CSDL, cïng víi nhiỊu kü tht index khác cho phép tìm kiếm nhanh CSDL Tất chơng trình làm việc chế độ hội thoại khả hội thoại nhiều ngôn ngữ Đó u điểm lớn ta lựa chọn ngôn ngữ để thể menu thông báo hệ thống Giới hạn tối đa khả CDS/ISIS lớn: Số biểu ghi CSDL đạt tối đa 16 triệu phạm vi nhớ 500 Megabyte: Độ dài biểu ghi 8000 ký tự: Số trờng tối đa 200 không kể lần lặp trờng: Số dòng bảng chọn trờng 200: độ dài trờng 8000 ký tự: Số trờng mét trang worksheet lµ 19: Sè trang mét worksheet là20: độ dài format trình bày tối đa 4000 ký tự: Số từ vô nghĩa 799 Bên cạnh u điểm ta không đề cập đến nhợc điểm mà phần mềm CDS/ISIS 3.7 thấy là: Giao diện không thân thiện với ngời sử dụng hình hiển thị chủ yếu dới dạng văn mà đồ hoạ, màu hiển thị không sắc sảo thờng hiển thị hai màu Đông thời thích ứng với vị trí, khả hoạt động đơn lẻ đòi hỏi nhiều thao tác vận hành đĩa, công lập trình cho ứng dụng cụ thể Hạn chế công tác bổ sung, trích, mô tả th mục đà có nơi biên soạn sẵn Không có tiện ích hỗ trợ hoà mạng, không tơng thích phông chữ Mặt khác không phù hợp với xu sử dụng điều hành windows 32 bit có hỗ trợ hoà mạng thay cho hệ điều hành DOS 16 bit Trung tâm đà sử dụng phần mềm CDS/ISIS version 3.7 công tác nghiệp vụ cách thức sử dơng kh«ng chÝnh thøc CDS/ISIS version 1.30 for Windows Version dành cho windows sử dụng để viết format đầu cho phích mục lục đợc in Tất nhiên version chạy windows có nhiều u điểm so với hệ trớc nhng cha đợc ứng dụng thức cha đợc quy định sử dụng Trung tâm Trớc sát nhập vào Trung tâm, Th viện Đại học Tổng hợp Hà Nội đà cã 15000 biĨu ghi CSDL Do míi tiÕp xóc với việc tin học hoá công tác xử lý tài liệu nên chất lợng CSDL có nhiều vấn đề cần khắc phục CSDL đợc tạo lập sở phần mềm CDS/ISIS với nhiều phiên khác nhau, dựa cấu trúc khác nhau, việc lựa chọn yếu tố cần mô tả cho loại hình tài liệu quy tắc thực cha đợc thống Đặc biệt điều kiện để kết nối mạng LAN cha có phơng hớng cụ thể Song thực tế phần mềm đà góp phần không nhỏ vào việc đa máy tính vào sử dụng công tác phục vụ bạn đọc Trung tâm năm, giúp cho việc tra cứu tìm tin th mục nhanh chóng nhiều so với hộp phíc truyền thống Nhng đến CDS/ISIS không đáp ứng đợc yêu cầu hệ quản trị CSDL theo mô hình client/server hoạt động mạng cục (Lan ) khả kết nối internet I.1.2 Phần mềm Hệ chơng trình Thông tin- Th viện Tích hợp Một hệ thống máy tính vận hành có hiệu có phần mềm, chơng trình hoàn chỉnh Toàn hoạt động Trung tâm Thông tin-Th viện: Bổ sung-Trao đổi, Phân loại-Biên mục, phục vụ mợn sách bạn đọc nh công việc quản lý hành khác có quan hệ gắn bó với chặt chẽ mặt chức xử lý liệu dùng chung Do cần có hệ chơng trình Thông tin Tích hợp Trong năm 1997-2000 quan TT-TV đầu ngành nớc cha có hệ chơng trình quản trị TT-TV hoàn chỉnh đợc thơng mại hoá Việc mua chơng trình từ nớc giá thành cao, khả tài Trung tâm Đứng trớc thực trạng Trung tâm đà lựa chọn giải pháp khả thi hợp tác với Công ty hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) để nghiên cứu thiết kế tổng hợp bớc phát triển xây dựng hệ chơng trình cho Trung tâm Phiên hệ chơng trình dịch vụ Thông tin- Th viện tích hợp đà hoàn thành đa vào chạy thử nghiệm Hệ gồm modul hỗ trợ công tác nghiệp vụ Trung tâm bao gồm: Bổ sung, Phân loại-Biên mục, quản lý sách đọc, mợn, đăng ký t liệu, cấp thẻ đọc in phích, tra cứu tài liệu Các modul đợc thiết kế Access 97, sử dụng ngôn ngữ lập trình SQL Các liệu đợc quản trị MS SQL Server máy chủ Các modul có giao diện thân thiện với ngời dùng tin dạng đồ hoạ môi trờng windows Lần ý tởng thiết kế hệ chơng trình TT-TV Tích hợp đà đợc thực Trung tâm Trong trình thiết kế xây dựng hệ chơng trình cán tin học đà bán sát chu trình công tác TT-TV để giải toán đặt Các tác giả Hệ chơng trình đà thực đợc nguyên tắc hàng đầu việc áp dụng công nghệ thông tin công tác Thông tin-Th viện liệu đợc tạo lập lần đợc sử dụng nhiều lần loại bỏ khâu trùng lặp gặp phải thực công việc nh th viện phơng pháp thủ công máy tính với CSDL riêng rẽ Ví dụ modul phân loại dựa t liệu đà đợc cập nhập modul bổ sung- trao đổi để tiếp tục hoàn chỉnh chi tiết t liệu thông tin đợc sử dụng modul tra cứu, phục vụ ban đọc Việc sử dụng hệ chơng trình Thông tin Tích hợp có hiệu quả, đặc biệt công tác phân loại biên mục Chơng trình cung cấp khả phân loại, biên mục tài liệu th viện nh số phân loại, từ khoáCác thông tin đợc cập nhập thông qua chơng trình thông tin đầu vào cho hệ thống Những thông tin đợc sử dụng việc tra cứu, phục vụ bạn đọc Hệ chơng trình dịch vụ TT-TV Tích hợp đà đợc đa vào sử dơng mét thêi gian, nhiªn nã chØ thùc phát huy tác dụng có mạng máy tÝnh ®ång bé, ®ång thêi nã cịng béc lé mét số nhợc điểm mà nhà thiết kế cha lờng hết đợc Chẳng hạn, nh vấn đề sửa, chèn liệu bổ sung hoàn bị kho tài liệu, làm hồi cố kho tài liệu Hiện chơng trình đợc tiếp tục hoàn chỉnh I.1.3 Chơng trình Xử lý chuyển dạng CSDL kiểu MARC Sang năm 1999, Trung tâm phối hợp công ty Hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) xúc tiến nghiên cứu xây dựng chơng trình nhằm xử lý tài liệu chuyển đổi cấu trúc CSDL ®ang sư dơng sang cÊu tróc kiĨu UNIMARC, gäi t¾t Chơng trình xử lý kiểu MARC Lý để xây dựng chơng trình cấu trúc CSDL không phù hợp với format UNIMARC ( ISO 2709) IFLA xuất lần năm 1977 Hiện nhiều th viện nớc giới sử dụng rộng rÃi UNIMARC làm format trao đổi th mục Quốc gia Quốc tế Các thông tin đa vào máy tính đợc định hình dới hình thức gọi MARC format (Machine Readable Cataloguing format) MARC lµ mét hƯ thống quy định cấu cấu trúc liêụ biểu ghi CSDL hệ thống thông tin cụ thể Mới đầu MARC xuất Mỹ sau nớc khác tạo MARC mình, phần lớn dựa MARC Mỹ nhng có cải biên, đa thêm yếu tố liên quan đến nớc vào Điều dẫn đến tợng CSDL th viện nớc khác nhau, chuyển đổi lẫn nên gặp khó khăn việc trao đổi Chính mà năm 1997 dựa vào tiêu chuẩn ISO 2709 Liên đoàn hội th viện quan Th viƯn Qc tÕ ®· cho phỉ biÕn khỉ mÉu UNIMARC để trao đổi liệu Quốc gia với MARC cấu trúc dành riêng cho liệu th mục đa vào máy tính điện tử MARC tuân thủ ISBD nên Thông tin- Th mục đợc xếp theo vùng yếu tố MARC chia thông tin cần quản lý trờng định nguyên tắc thống để điền vào trờng Trờng vị trí riêng khổ mẫu MARC chứa đựng đơn vị thông tin biểu ghi: tác giả, nhan đề Mỗi trờng phải có loại ký tự xác định nhằm biểu đạt địa trờng nhÃn để thông báo với máy tính loạt thông tin mà trờng chứa đựng NhÃn trờng gồm số cố định cho biểu ghi Cấu tạo nhÃn trờng nh cho phép tạo 999 vùng thoả mÃn nhu cầu nhận dạng tài liệu Mỗi trờng kết thóc b»ng dÊu kÕt thóc trêng C¸c trêng CSDL thiÕt kÕ theo CDS/ISIS cịng cã dÊu kÕt thóc nhng ngời biên mục ghi nhập vào, chơng trình tự thực điều Một trờng chia nhiỊu trêng Mét trêng qu¶n lý chi tiết cố định đơn vị thông tin Các trờng giúp phân biệt yếu tố với u tè phơ VÝ dơ trêng xt b¶n bao gåm trờng con: nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bảnCác trờng đợc thiết kế cấp theo trật tự định, không máy tính khó nhận biết Mỗi trờng có mà trờng Ngoài có trờng lặp Mỗi trờng xuất nhiều lần liệu có chất, dấu phân cách trờng lặp dấu % Các trờng đợc tạo lập dựa 10 khối chức từ đến cđa MARC 0- Khèi nhËn d¹ng biĨu ghi cã nhÃn trờng từ 001 đến 030 Khối chứa số nhận dạng biểu ghi tài liệu nh sè ISBN, ISSN, sè lu chiÓu 1- Khèi chứa thông tin hình thức tài liệu (ngôn ngữ, thể loại) có nhÃn trờng từ 100 đến 120 2- Khối chứa thông tin mô tả nh tên sách tên tác giả có nhÃn trờng tõ 200 ®Õn 210 3- Khèi chó thÝch cã nh·n trờng từ 300 đến 330 phản ánh thích yếu tố, thành phần tài liệu tác giả, tên tài liệu 4- Khối mối quan hệ thông tin mối quan hệ toàn tác phẩm với phần nó, quan hệ lần xuất tài liệu 5- Khối nhan đề có liên quan chứa nhan đề khác đợc xuất tài liệu Khối có nhÃn trờng từ 500 đến 540 6- Khối thông tin chủ đề tài liệu có nhÃn trờng từ 600 đến 680 7- Khối thông tin tác giả (cá nhân, tập thể, đồng tác giả) 8- Khối sử dụng Quốc tế chứa thông tin theo thoả thuận Quốc tế quan tạo biểu ghi, mà Trung tâm ISSN, ISBN có nh·n trêng tõ 800 ®Õn 805 9- Khèi ghi chó nội Các biểu ghi MARC đợc cụ thể hoá thành khai hay gọi tờ khai (worksheet) Hiện có nhiều dạng MARC khác song cần có chuyển đổi sang UNIMARC Mỗi tờ khai dµnh cho mét tµi liƯu UNIMARC dùa hoµn toàn dựa quy tắc ISBD nghĩa việc tạo trờng việc điền trờng tờ khai phải luôn tuân theo quy định quy tắc mô tả hành th viện Do vậỵ, mục đích việc xây dựng mục lục đọc máy (MARC) phục vụ việc tra cứu ngời dùng tin Có thể coi công đoạn xử lý tài liệu lần thứ hai CSDL vừa nơi đọc vừa nơi lu trữ, xử lý liệu có phiếu mô tả, vừa gièng nh bé phËn thiÕt u cđa mơc lơc ®äc m¸y (thËm chÝ cã thĨ coi nh hai kh¸i niƯm đồng bình diện đó) Tuy nhiên theo yêu cầu cụ thể công việc nh đặc điểm đối tợng ngời dùng tin mà mục lục đọc máy sử dụng đặc trng khác tài liệu Thực chất công việc thiết lập mục lục đọc máy việc chọn lọc phần tử liệu theo yêu cầu phục vụ để đa vào hệ thống tra cứu thông tin, phải đảm bảo đợc mối liên hệ khăng khít CSDL mục lục đọc máy Xác định form nhập liệu với thuộc tính cần lu giữ thích hợp dựa tiêu chuẩn Quốc tế UNIMARC nội dung góp phần đẩy mạnh việc áp dụng thành tựu tin học, công nghệ đại kinh nghiệm nớc tiên tiến giới nhằm nâng cao chất lợng phục vụ thông tin Trung tâm Nếu áp dụng đợc UNIMARC Trung tâm có điều kiện để trao đổi th mục với th viƯn cã thĨ sư dơng d÷ liƯu kiĨu MARC biên mục biểu ghi lấy từ 3 bên (qua đĩa qua mạng) để bổ sung vào CSDL Chơng trình xử lý kiểu MARC đà đợc nghiệm thu đa vào chạy thử từ tháng 11 năm 1999 Chơng trình đợc biên soạn nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho bạn đọc, giúp họ truy nhập thông tin từ xa, dễ dàng chia sẻ trao đổi thông tin th mục với quan Thông tin-Th viện khác nớc Quốc tế Chơng trình Xử lý chuyển dạng sở liệu kiểu MARC đợc thực với mục tiêu: + Xây dựng phần mềm chuyển đổi cấu trúc liệu sang cấu trúc kiểu UNIMARC + Xác định quan hệ đối ứng có trờng liệu CSDL hiƯn cã víi c¸c trêng cÊu tróc míi + Xây dựng cấu trúc liệu dựa tiêu chuẩn UNIMARC + Viết giao diện bổ sung, phân loại biên mục để nhập liệu theo dạng thông thờng trực dạng MARC với kết cuối liệu đợc tổ chức theo tiêu chuẩn UNIMARC Trong phần có chức nhập tệp liệu sang dạng MARC nhận đợc từ nguồn bên nh xuất biểu ghi đà đợc lựa chọn thành liƯu kiĨu MARC +ViÕt míi c¸c giao diƯn tra cøu kết xuất liệu (bao gồm chức xuất thành file liệu dạng MARC) +Tích hợp đợc phần đợc bổ sung sửa đổi vào hệ thống CSDL MSSQL SERVER 6.5 Trung tâm (kể modul tra cứu theo công nghệ WEB) Với phát triển công nghệ thông tin ngày cao, phần mềm CDS/ISIS không đáp ứng đợc với hoạt động Trung tâm, đòi hỏi Trung tâm phải xây dựng phần mềm có khả xử lý số lợng tài liệu khổng lồ truy nhập thông tin nhanh đáp ứng đợc nhu cầu bạn đọc Việc áp dụng phần mềm vào sử dụng Trung tâm bớc chuyển để Trung tâm tự khẳng định trớc phát triển xà hội I.1.4 Phần mềm Libol 5.0 Libol giải pháp xây dựng th viện điện tử, th viện số hoá quản lý tích hợp nghiệp vụ th viện Công ty tin học Tinh vân nghiên cứu phát triển từ năm 1997, với phối hợp nghiệp vụ Th viện Quốc gia Trung tâm Thông tin-T liệu Khoa học Công nghệ Quốc gia Libol đợc đánh giá phần mềm nội địa xuất sắc năm 1998 đợc nhận kinh phí hỗ trợ phát triển ban đạo chơng trình quốc gia công nghệ thông tin Ngay từ đời phần mềm Libol đà nhận đợc hởng ứng tích cực từ phía th viện, Trung tâm Thông tin-Th viện trờng đại học Với tính linh hoạt phần mềm đà góp phần không nhỏ công tác biên mục, quản lý tra cứu.tài liệu Hiện phần mềm Libol đợc đa vào hầu hết th viện hệ thống Th viện Đại học Việt Nam Libol có đặc điểm sau: - Quản lý sở liệu lớn (hơn triệu ghi) vớí tốc độ tra cứu nhanh - Hỗ trợ đầy đủ chuẩn biên mục USMARC (MARC 21) UNIMARC - Quản lý sở liệu đa ngữ UNICODE cung cấp giao diện làm việc theo nhiều bảng mà tiếng việt ngôn ngữ khác - Hỗ trợ tiếng việt đầy đủ với khả xếp tìm kiếm phân biệt không phân biệt chữ hoa, chữ thờng - Khả tuỳ biến kết suất thông tin biên mục theo HTML/XML với định dạng template tự xây dựng - Giao diện 100% WEB - Tích hợp với dạng liệu số hoá - Một phiên có tính tơng đơng cho hai phân hệ quản trị sở liệu MS SQL Server oracle Libol 5.0 phần mềm th viện đợc thiết kết theo nguyên tắc chủ đạo đợc chuân hoá dẽ dang tuỳ biến + Về mặt công nghệ: Libol đợc tích hợp phân hệ nghiƯp vơ giao diƯn thèng nhÊt nh»m khai th¸c sở liệu chung nhng dễ dàng liên kết với phần mềm khác bổ sung thêm tính năng, giao diện, cấu trúc liệu + Về mặt nghiệp vụ: Nó áp dụng chuÈn th môc, chuÈn Quèc tÕ UNIMARC, MARC 21, ISO 2709, AACR 2, ISBD để cung cấp tính đặc thù cho th viện Lobol gồm có phân hệ sau Phân hệ tra cứu (OPAC): Là cổng nối giúp bạn đọc th viện giao tiếp với Phân hệ đợc tích hợp mạng internet/intranet để tạo môi trờng phục vụ bạn đọc tra cứu tìm kiếm thông tin th viện cung cấp vào lúc nơi Và ngợc lại th viện thống kê lĩnh vực mà bạn đọc quan tâm nh nhận đợc ý kiếm phản hồi từ ban đọc Tính tra cứu liên th viện theo giao thức Z39.50 trao đổi ghi biên mục theo chuẩn ISO 2709 XML gióp th viƯn cã thĨ kÕt nèi khai th¸c, chia sẻ tài nguyên dịch vụ với th viện khác không nớc mà nơi mạng internet Phân hệ tra cứu Libol mang tới ấn phẩm dạng điện tử ( văn bản, sách điện tử, phim, hình ảnh.) đặc biệt khả tìm kiếm toàn văn nhiều định dạng văn khác (Word, excel, HTM, Text) hỗ trợ bảng mà tiếng việt, thông dụng bảng mà Unicode giúp cho việc khai thác liệu số hoá ấn phẩm điện tủ dễ dàng Tính + Tính tìm kiếm mạnh đa dạng + Tìm kiếm toàn văn + Tra cứu liên th viện chia sẻ thông tin biên mục qua WEB: + Cung cấp t liệu đa phơng tiện liệu điện tử + Các dịch vụ bạn đọc: + Khả tuỳ biến Phân hệ Bổ sung Phân hệ bổ sung theo đơn đặt hàng, lên danh sách ấn phẩm đợc mua (có kiểm soát) lựa chọn nhà phát hành dựa thống kê giao dịch diễn trớc đó, theo dõi thời gian giao hàng lập th khiếu lại việc chậm chễ không đầy đủ Phân hệ cho phép quản lý bổ sung theo kênh khác nh trao đổi, tặng, biếu Quản lý nhập kho với khả xử lý thô việc gán in mà vạch cho đăng ký cá biệt thông tin xếp giá khác Quản lý ngân sách bổ sung theo quỹ với khả cân ®èi dù chi, thùc chi, bỉ sung ng©n q, ph©n bổ khoản chi theo hợp đồng Tính + Quản lý kho + Thống kê + Quản lý bổ sung Phân hệ Biên mục Là công cụ hữu hiệu tiện lợi để tiến hành công tác biên mục Nó cho phép chỉnh sửa tạo biểu mẫu biên mục tìm kiếm khâu trình biên mục gồm nhập hợp lệ biểu ghi theo MARC sửa chữa, xoá duyệt, xem tái sử dụng biểu ghi, đặt giá trị mặc định cho phiên làm việc nh biên mục chi tiết biểu ghi phận bổ sung nhập sơ lợc vào hệ thống Phân hệ biên mục hỗ trợ cho trờng hợp theo chuẩn UNIMARC USMARC đợc bổ sung thêm trừơng liệu đặc thù cho ngành th viện Phân hệ biên mục cho phép xuất nhập liệu biên mục dới dạng tệp ISO theo chuẩn ISO 2709 để trao đổi phần mềm liệu th viện khác đợc trợ giúp phần mềm CDS/ISIS Phân hệ cho phép kết xuất sản phẩm th mục, nh th mục đầu cđa danh mơc, nh·n s¸ch, phÝch phiÕu, th mơc, th mục địa chí.Với khả xếp liệu đợc định dạng thông qua template đợc ngời dùng mô tả dễ dàng qua hệ thống mục lục Tính + Chuẩn hoá: + Tuỳ biến khung biên mục + Từ điển tham chiếu + Hỗ trợ khâu công tác biên mục + Khả trao đổi liệu với phần mềm hệ thống hay phần mềm th viện khác + Tạo ấn phẩm đầu cho th viện + Phân quyền +Tích hợp liệu số hoá Phân hệ ấn phẩm định kỳ Tính + Biên mục tổng thể biên mục số + Theo dõi bổ sung + Tổng kiểm tra hàng năm + Tổng kiểm tra hàng ngày + Đóng tập xếp giá + Quản lý bổ sung: + Đa ngôn ngữ theo chuẩn Unicode: + Thống kê: Phân hệ bạn đọc Là công cụ trợ giúp th viện việc quản lý cộng đồng bạn đọc tiến hành hoạt động nghiệp vụ liên quan đến bạn đọc cấp thẻ, in thẻ, gia hạn thẻ, cắt hiệu lực thẻ Phân hệ cho phép th viện phân loại bạn đọc quy định sách riêng biệt thích hợp cho bạn đọc Cung cấp cho nhiều phép thống kê bạn đọc khác nh thống kê theo tuổi, độ tuổi, nhóm ngành nghề, nhóm bạn đọc, thời gian cấp thẻ hết hạn thẻ Tính chính: + Hồ sơ bạn đọc: + Khả xử lý thô + Phân loại bạn đọc theo nhóm + Thống kê theo nhiều tiêu chí + Đa ngôn ngữ theo UNCODE: Phân hệ mợn trả Phân hệ mợn trả tin học hoá trình lu thông ấn phẩm th viện bạn đọc, giúp cho th viện sử dụng hiệu thông tin đợc tiến hành thống kê đa dạng trình mợn trả Tính chính: + Tự động hoá tối đa + Tích hợp mà vạch + Thống kê đa dạng + Xử lý ấn phẩm hạn: + Đa ngôn ngữ theo chiẩn Unicode: Phân hệ ấn phẩm điện tử Phân hệ ấn phẩm điện tử giúp ta tạo lập th viện điện tử, qua bạn đọc tra cứu khai thác trực tuyến toàn văn ấn phẩm thông in thông qua mạng intranet/interrnet nạp thiết bị qua thiết bị đọc (ebook reader) với kích thớc b»ng cn s¸ch máng, gióp ngêi dïng cã thĨ mang lại dễ dàng đọc nơi lúc u điểm ấn phẩm điện tử khả lu trữ thông tin lớn, khả tơng tác với ngời đọc cao không chi phí tái bảnvà vận chuyển Tính + Khả chuyển đổi liệu điện tử thành ebook + Khả cập nhập sách điện tử thông qua mạng internet/intranet + Khả thống kê ấn phẩm điện tử Phân hệ quản lý Phân hệ quản lý đợc sử dụng ngời, nhóm ngời quản trị cao với khả tạo gán quyền cho tài khoản truy cập vào phân hệ khác nh rút bớt quyền hay huỷ tài khoản sử dụng Phân hệ quản lý cho phép ngời quản trị thiết đặt tham số làm việc cho toàn hệ thống (địa IP POP3 SMTP Server, địa ngời phụ trách mạng) nh bật tắt tính phân hệ khác Qua giao diện phân hệ này, ngời quản trị tiến hành hoạt động bảo trì hệ thống nh chép liệu, đọc nhật ký hoạt động toàn chơng trình II ứng dụng công nghệ thông tin khâu hoạt động Trung tâm Thông tin-Th viện, ĐHQGHN Nền văn minh đại văn minh phát triển khoa học công nghệ cao Sự gia tăng bùng nổ nguồn thông tin đà đặt thách thức không nhỏ cho kiểm soát lu giữ chúng mội phơng diện Đi đôi với việc bùng nổ thông tin đời công nghệ kỹ thuật số, công nghệ giúp kiểm soát, quản lý khai thác tốt nguồn lực thông tin với khối lợng vô lớn Khối lợng thông tin hình thức kỹ thuật số bao gồm CSDL điều khiển máy tính, chơng trình, đĩa compact, đĩa quang học, tăng lên không ngừng Trên giới có 6000 CSDL dịch vụ khai thác đợc ứng dụng CNTT hoạt động Thông tin-Th viện trình cải tiến công nghệ xử lý, chế biến thông tin sở sử dụng công cụ tin học phơng tiện công nghệ kỹ thuật đại Nói cách khác tin học hoá hay tự động hoá công tác Thông tin-Th viện việc áp dụng kết tin học viễn thông vào quy trình hoạt động Nhìn chung việc áp dụng máy tính điện tử vào hoạt động Thông tin-Th viện đà tạo nên bớc phát triển đột biến Sự phát triển công nghệ thông tin đà sâm nhập làm biến đổi sâu sắc qúa trình Thông tin-Th viện, làm thay đổi phơng thức làm việc ngời cán nh ngời dùng tin Trung tâm Đó việc tự động hoá trình xử lý, lu trữ phổ biến Thông tin-T liệu sở sử dụng máy tính với phần mềm chuyên dụng, thêm vào nguồn thông tin mà Trung tâm có phong phú, đa dạng Bên cạnh nguồn tin dạng in ấn truyền thống Trung tâm phát triển nguồn tin điện tử, số hoá.đợc lu trữ dới nhiều vật mang tin khác nhau, nguồn tin hỗ trợ cho làm cho sản phẩm dịch vụ Trung tâm phục vụ tốt nhu cầu ngời dùng tin Do vai trò việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động Thông tin-Th viện Trung tâm không ngừng tăng lên phát triển với tốc độ nhanh chóng Các hoạt động xử lý nghiệp vụ dịch vụ thông tin dựa máy tính điện tử Chính CNTT giúp cán Thông tin-Th viện Trung tâm chọn lọc thông tin hữu ích có ý nghĩa, công nghệ giúp ngời sử dụng tự trang bị hình thành tri thức Vai trò ngời cán quản lý Thông tin-Th viện phải thay đổi để quản lý công nghệ biến đổi thông tin thành tri thức, ngời quản lý th viện trở thành ngời quản lý thông tin Trong mạng lới tích hợp thông tin tự động hoá Mục tiêu cuối việc ứng dụng CNTT hoạt động thông tin việc xử lý tự động hoá công tác nghiệp vụ máy, sử dụng đợc thông tin dới dạng điện tử Trung tâm, chia sẻ nguồn tài nguyên, nâng cao chất lợng phục vụ khả cung cấp sản phẩm dịch vụ thông tin cho bạn đọc Đợc quan tâm ĐHQGHN năm qua Trung tâm đà tiến hành ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình hoạt động thu đợc kết khả quan Điều đợc thể khâu nghiệp vụ Trung tâm đặc biệt thể qua sản phẩm dịch vụ mà ngời dùng tin ĐHQGHN đợc hởng II.1 Công tác tổ chức quản lý Đa công nghệ thông tin vào công tác tổ chức quản lý giúp Ban lÃnh đạo kiểm soát đợc hoạt động Trung tâm Thay việc giám sát trực tiếp Ban lÃnh đạo ngồi phòng làm việc quan sát kiểm tra hoạt động phòng ban Với tiện ích phân hệ quản lý phần mềm Libol giúp ngời lÃnh đạo thiết đặt tham số làm việc toàn hệ thống, thống kê số lợng tài sản, sở liệu Trung tâm, tự lập báo cáo, đánh giá trình làm việc, quản lý tài chính, thu chi Trung tâm Ngoài việc nối mạng giúp cho Ban 4 lÃnh đạo giao lu- trao đổi thông tin, quan hệ hợp tác với quan Trung tâm II.2 Công tác xử lý nghiệp vụ Hoàn thiện chu trình xử lý tài liệu, xử lý bớc qua khâu công tác theo chu trình khép kín, liệu biểu ghi đợc chuyển qua mạng hoàn chỉnh dần tránh lÃng phí trùng lặp thao tác a Công tác Bổ sung-Trao đổi Bổ sung công tác quan trọng hàng đầu th viện khâu định chất lợng vốn tài liƯu (hay ngn tµi liƯu) cã mét th viƯn Đây phòng quan trọng có chức thu thập, xử lý ban đầu thống toàn bọ nguồn t liệu nhập vào Trung tâm, đảm bảo việc bổ sung nguồn tài liệu nớc nớc phơng thức mua, tao đổi, tặng biếu Với đội ngũ cán ngời, phòng đà tiến hành áp dụng phần mềm Libol vào công tác nghiệp vụ Phần mềm Libol giúp phòng bổ sung quản lý đợc công tác bổ sung tài liệu đồng thời trao đổi lập dơn dặt hàng lên danh sách ấn phẩm đặt mua (có trật tự u tiên) phần mềm cho phép quản lý liệu dới dạng biểu đồ Với tiện ích của phân hệ bổ sung việc nhập liệu trở lên thuận tiện dẽ dàng Thông qua Z39.50 cã thĨ Dowload c¸c biĨu ghi tõ CSDL cđa Th viện Quốc hội Mỹ, giảm bớt công tác xử lý tài liệu với nguồn sách tiếng Anh b Công tác Phân loại-Biên mục Phân loại biên mục quy trình xử lý thông tin, xử lý tài liệu quan trọng công tác tổ chức tìm tin Nhận biểu ghi đà đợc xử lý sơ từ phòng bổ sungtrao đổi thông qua hệ thống máy nội Tiếp tục bổ sung trờng nh là: Định từ khoá, tóm tắt néi dung, tỉ chøc hƯ thèng tra cøu trun thèng đại, xây dựng CSDL hồi cốvà CSDL bổ sung, tổ chức kho phân phối thông tin, in phích, đồng thời kiểm tra lại độ xác thông tin, liệu mà phòng bổ sung đà nhập Chính thức mở khoá cho phép biểu ghi đa CSDL phục vụ, bạn đọc tra tìm tài liệu mà cần đọc c Công tác Thông tin-Th mục Tài liệu sau từ phòng bổ sung, phân loại đợc đa dến phòng Thông tin th mục phòng có nhiệm vụ tổ chức chế biến biểu ghi đà đợc hoàn thiện CSDL Trung tâm theo chủ đề đa vào tin điện tử để giới thiệu tài liệu nhập Ngoài Thông tin Th mục cung cấp cho ngời dùng tin thông tin hoạt động th viện thành tựu khoa học nớc, giới Trung tâm có sản phẩm th mục đa dạng bạn đọc tìm hiểu tra cứu sâu tài liệu, đặc biệt nguồn tài liệu sám II.3 Công tác phục vụ bạn đọc Trong hoạt động th viện, công tác phục vụ bạn đọc có vai trò đặc biệt quan trọng, khâu trực tiếp quan hệ với bạn đọc, định kết hoạt động th viện Công tác phục vụ bạn đọc chặng cuối toàn chu trình đờng tài liệu th viện Đây gơng phản ánh cách rõ dệt đầy ®đ nhÊt tr×nh ®é tỉ chøc cđa th viƯn cịng nh lực làm việc cán th viện tất khâu từ bổ sung trao đổi, xử lý kỹ thuật, đến phục vụ bạn đọc Công tác phục vụ bạn đọc tiêu chí định đánh giá hiệu quả, mục tiêu trị kinh tế xà hội củ hoạt động Thông tinTh viện Vì công tác đợc Trung tâm đặc biệt quan tâm đánh giá công tác trọng tâm để phát triển Các hình thức tổ chức phục vụ bạn đọc Đội ngũ ngời dùng tin ĐHQGHN đông đảo đa dạng: cán giảng dạy, cán nghiên cứu, cán quản lý, học sinh sinh viên nhu cầu dùng tin bạn đọc đa dạng, bên cạnh nhu cầu tin khoa học bản, đà xuất nhu cầu tin ngành khoa học công nghệ mũi nhọn (CNTT) điện tử viễn thông, môi trờng số ngành KHXH$NV, Phơng đông học, Quản trị kinh doanhChính để phục vụ tốt nhu cầu tin đa dạng cán sinh viên, cán bộ, Trung tâm đà tập trung đầu t tạo điều kiện thuận lợi để công tác phục vụ bạn đọc đạt hiệu cao, với hệ thống phòng phục vụ: phòng đọc chung, phòng báo, tạp chí, phòng mợn giáo trình, phòng tra cứu Để tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc, trung tâm tổ chức phòng đọc, phòng mợn theo dạng kho đóng kho mở Phòng đọc, phòng mợn dới dạng kho đóng Hình thức thuận lợi cho việc quản lý tài liệu thích hợp với loại hình tài liệu quý hiếm, tài liệu cho đọc hạn chế, tài liệu giáo trình.với cách tỉ chøc phơc vơ nµy, sư dơng tµi liƯu, ngời dùng phải qua hệ thống tra cứu, không đợc trùc tiÕp tiÕp xóc víi tµi liƯu, mÊt thêi gian chờ đợi Tại Trung tâm phòng phục vụ dới hình thức kho đóng gồm: phòng đọc Mễ trì, Thợng đình, Cầu giấy phòng mợn (phòng mợn sách tham khảo, phòng mợn giáo trình) thời gian tới Trung tâm tổ chức kho Thông tin-T liệu phục vụ doứi dạng kho mở, trừ kho sách tham khảo giáo trình Phòng đọc dạng kho mở Hình thức tạo điều kiện cho ngời dùng tin trực tiếp đợc tiếp xúc với tài liệu Các kho Trung tâm đợc xếp theo hệ thống khung phân loại DDC, phòng đợc tổ chức dới hình thức kho mở gồm: Phòng tra cứu, phòng báo, phòng tạp chí có khu vực phục vụ, phòng đọc chung tại nhà Trung tâm (Cầu giấy), phòng đọc sách mở khoa Quản trị kinh doanh, khoa Hoá Tất phòng (cả kho đóng kho mở) đợc trang bị máy tính tạo điều kiện thuận lợi cho ngời đọc tra cứu tìm tin Để ngời dùng tin sử dụng thuận tiện, bên máy có bảng hớng dẫn sử dụng có tóm tắt cách sử dụng: mở, tắt máy, vào giao diện tìm tin, dễ dàng sử dụng cách tìm tin đơn gian nh tìm tin trình độ cao với toán tử cho kết qủa chÝnh x¸c Ngêi dïng cã thĨ truy cËp vào trang web Trung tâm để tìm kiếm thông tin víi c¸c chØ dÉn thĨ, chÝnh x¸c vỊ CSDL Trung tâm, sách báo, giáo trình điện tử tác giả ĐHQGHN nớc Phòng đa phơng tiện- Multimedia Trung tâm đà đa vào phục vụ bạn đọc loại hình mới, phòng Multimedia đợc thành lập với mục đích giúp cho bạn đọc truy nhập nhiều nguồn tin phong phú đa dạng khác khu vực giới Với thiét bị đại nh băng hình, CD- ROOM, radio, đầu đọc video, hệ thống tivi với engten chảo satellite, máy đọc vi phim, vi phiếu .đây phơng tiện tốt để bạn đọc tìm hiểu, tiếp cận với nhiều nguồn thông tin, với thành tựu khoa học giới làm quen với hình thức phục vụ thông tin Loại hình đà giúp cho việc phục vụ bạn đọc đợc tốt hơn, bạn đọc tự lựa chọn tài liệu mà quan tâm cách trực tiếp mà thông qua phiếu yêu cầu, giúp cho bạn đọc kết tốt học tập nghiên cứu khoa học, đồng thời nâng cao hiĨu biÕt mäi lÜnh vùc cđa cc sèng Phßng internet Bên cạnh Trung tâm có nhiều phòng khai thác internet với 50 máy tính đợc nối mạng từ máy chủ, bạn đọc tra cứu miễn phí Thông tin-T liệu Tại đây, ngời dùng tin truy cập vào website văn phòng, khoa ĐHQGHn, trờng thành viên, đơn vị trực thuộc, quan, tổ chức quốc tế Đây phòng thu hút đợc nhiều bạn đọc, đặc biệt giáo s, nhà giáo họ tiếp cận đợc nhiều thông tin phong phú, đa dạng, Phục vụ bạn đọc khâu cuối để đánh giá kết toàn dây chuyền hoạt động công tác Thông tin-Th viện Chính vậy, từ đầu Trung tâm đà coi nhiệm vụ trọng tâm hoạt động thông tin Việc khẩn chơng xây dựng kiện toàn máy tổ chức, đầu t sở vật chất, mở rộng phòng đọc dới nhiều hình thức khác nhau, tăng cờng phơng tiện điều kiện phục vụ, đẩy nhanh công tác tin học hoá nhằm mục đích đáp ứng tốt nhu cầu bạn đọc Những trợ giúp phần mền Libol việc m ợn trả tài liệu Để hỗ trợ cho việc tự động hoá tối đa hoạt động mợn trả, giúp cán th viện phục vụ bạn đọc nhanh, không thời gian vào việc tìm tài liệu, biết đợc tài liệu bạn đọc cần kho không, kiểm tra việc mợn tài liệu bạn đọc hạnNhững vấn đề phân hệ mợn trả web giúp cán th viện thực tốt công tác nghiệp vụ đem lại kết cao Phân hệ giúp ghi nhận lại lu thông ấn phẩm th viện bạn đọc, nh việc lu thông Trung tâm với th viện khác phân hệ có khả tích hợp với thiết bị đọc mà vạch với thiết bị ngoại vi khác nh thẻ từ cổng từ.có thẻ hoạt động mạng máy tính độc lập, đảm bảo tính vận hành thông suốt hệ thống gặp cố Chơng trình tự kiểm tra tự động thời bạn đọc (giá trị thẻ, nhóm, ngời dùng tin, sách cho mợn tơng ứng, số sách giữ, mức phạt hạn ) trình ngời đọc mợn ấn phẩm Cung cấp tính thống kê, vễ đồ thị hoạt động lu thông tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau: Thống kê bạn đọc, thống kê lợt mợn phân hệ còn có tính lập lịch làm việc, lịch nghỉ cho th viện áp dụng mà vạch để quản lý bạn đọc quản lý tài liệu Là cách mạng công tác phục vụ Thời gian mợn trả tài liệu chØ cßn 1/10 thêi gian so víi tríc HƯ thèng an ninh, an toàn, từ cổng từ tránh mát tài liệu thiết bị Trung tâm III Định hớng tin học hoá đại hoá nhằm nâng cao hiệu hoạt động Trung tâm Thông tin-Th viện ĐHQGHN III.1 Hiện đại hoá sở hạ tầng Khu nhà Trung tâm đợc thiết kế xây dựng để phát triển thành Trung tâm TT-TV với chuẩn mực tiên tiến đại, Song song với việc hoàn thiện tổ chức, quản lý nh phơng thức hoạt động Vì nội dung quan trọng dự án đầu t xây dựng sở hạ tầng Trung tâm gồm: + Đầu t hệ thống trang thiết bị kỹ thuật trang thiết bị văn phòng phục vụ khu vực phòng làm việc, phòng phục vụ có kho TT-TL + Xây dựng hệ thống mạng máy tính phục vụ tin học hoá công tác TT-TV gồm: Mạng cục khu nhà Trung tâm làm sở cho việc xây dựng hệ thống Thông tin-Th viện Tự động hoá mạng backbone khu vực Cầu giấy phục vụ kết nối mạng LAN Trung tâm TT-TV với mạng WAN ĐHQGHN, nhằm hình thành kết nối hoàn chỉnh khu vực Trung tâm-Th viện kết nối với hệ thống khác trờng ĐHQGHN nh hệ thống bên đồng thời kết nối internet + Đầu t xây dựng th viện quang + Đầu t trang thiết bị phục vụ sử dụng công nghệ, mà vạch hệ thống bảo vệ tự động quản lý TT- TL dịch vụ phục vụ ngời dùng + Đầu t công nghệ góp phần việc tự động hoá công tác Thông tin-Th viện taị Trung tâm công nghệ mà vạch Mà vạch bắt đầu đợc áp dụng vào thực tế công tác Thông tin-Th viện nớc công nghiệp phát triển vào khoảng đầu năm 80 sau số ISBN ISSN đợc tạo lập để kiểm soát nguồn sách báo phạm vi toàn giới Đến công nghệ mà vạch đà đợc nhiều nớc ứng dụng trình tự động hoá hệ thống quản lý với nhiều đối tợng đa dạng Công nghệ vạch bao gồm hệ thống trang thiết bị phần mềm chuyên dụng phục vụ việc in, gắn mà vạch nhận dạng đối tợng thông qua mà vạch gắn đối tợng để tự động đa thông tin có liên quan đến việc quản lý đối tợng, giúp ngời quản lý xử lý nhanh chóng xác công việc Mà vạch (tiếng anh: Bar code, có nơi dịch mà kẻ sọc có nơi dịch mà sọc), tập hợp đờng song song diễn đạt liệu cách sử dụng yếu tố nh đậm nét (chiều rộng) vạch khoảng cách vạch Thông tin đợc mà hoá nhÃn nhờ thay đổi độ đậm nét vạch Để đọc đợc mà vạch ngời ta dùng máy quét, máy đợc thiết kế theo kiểu đặc biệt, thờng gọi Bút quang có chứa nguồn sáng tế bào quang điện Bút quang điện đợc gắn lion với trạm cuối gửi-nhận liệu bàn phím thông thờng Đối với việc cần sử dụng thao tác gián tuyến (Off-line) nh phục vụ th viện lu thông hay kiểm kê tài liệu, trạm cuối sách tay có bút quang lu trữ liệu tạm thời nhớ đĩa từ, sau truyền vào máy tính Thay bút quang ngời ta trang bị hệ thống lu thông sách báo máy quét laze với tốc độ nhanh bút quang loại đợc tợng nhÃn bị xớc mòn quét bút quang Mà vạch phơng tiện tổ chức lao động khoa học, tăng suất lao động, công cụ xử lý t liệu hỗ trợ cho trình tin học hoá trao đổi liệu điện tử ( EDI) Trong công tác Thông tin-Th viện công nghệ mà vạch dùng để quản lý đối tợng nh tập hợp ngời dùng tin, tập hợp loại hình Thông tin-T liệu Thông qua xây dựng sở liệu Trong công nghệ mà vạch đối tợng đợc gắn mà vạch riêng Mà vạch chứa thông tin để nhận diện đối tợng cách xác, hình thành mối quan hệ 1-1 tập đối tợng tập mà vạch Mà vạch gắn đối tợng đợc đọc thiết bị đọc (scanning device) thông tin đợc truyền cho hệ thống máy tính Do quan hệ 1-1 đối tợng mà vạch nên đối tợng đợc CSDL nhận diện toàn thông tin đối tợng đợc máy tính gọi Nh vây cán quản lý th viện có đầy đủ thông tin CSDL đối tợng cách nhanh xác Đồng thời công tác phục vụ bạn đọc th viện nhờ sử dụng mà vạch, kết hợp với lập trình tin học, th viện nhanh chóng xác đa liệu mợn (xuất) trả sách (nhập) vào CSDL quản trị việc đọc từ dùng máy quét mà vạch gọi biểu ghi sách cầm tay để biết thông tin: sách có đợc phép mợn hay không, từ trớc đến bạn đọc sử dụng nhờ liên thông với CDSL bạn đọc, biết đợc cụ thể ngời (thay cho việc sử dụng túi ruột thủ công theo dõi đọc sách dán vào bìa sách) Nếu tiếp cận CSDL mà vạch ghi thẻ bạn đọc đó, thủ th nhanh chóng biết đợc bạn đọc từ trớc đến đà mợn đọc tài liệu th viện, tài liệu cha trả, đà hạn, để nhắc nhở định có cho mợn tài liệu hay không Trong th viện việc kiểm soát lu giữ thông tin mà vạch giúp ích nhiều cho công tác kiểm kê kho s¸ch b¸o, cho viƯc theo dâi s¸ch nhËp vỊ th việnđồng thời sử dụng mà vạch cho xuất phẩm điều kiện tin học hoá giúp ích nhiều cho việc hoàn thiện trình phục vụ th viện, xây dựng hệ thống cho mợn th viện, tối u công tác bổ sung đăng ký sách, tìm tin, kiểm tra tự động tài liệu lu trữ kho Trong công tác Thông tin-Th viện, dịch vụ bạn đọc có hai loại đối tợng cần đợc quản lý tài liệu (gồm sách, báo, tài liệu, băng hình, đĩa CD-ROOM) độc giả Việc ứng dụng công nghệ mà vạch (trang thiết bị, phần mềm ứng dụng), liên kết CSDL quản lý ngời dùng thông tin với CSDL quản lý Thông tin-T liệu tự động sinh ghi cho CSDL quản lý dịch vụ bạn đọc chỗ cho mợn Quy trình thực việc mợn tài liệu có ứng dụng công nghệ mà vạch nh sau: + Bạn đọc trình thẻ, tài liệu cần mợn cho thủ th + Thủ th dùng thiết bị đọc để đọc mà vạch đợc gắn thẻ tài liệu + Trên máy tính form chứa thông tin mợn tài liệu bạn đọc nh ngày, tháng, năm, số thẻ, mà số tài liệu, thời hạn mợn + Thủ th chỉnh lý ghi liệu, trao thẻ tài liệu cho bạn đọc Nh vậy, thấy công nghệ mà vạch với CSDL ngời dùng tin, bạn đọc CSDL quản lý Thông tin-T liệu mà vạch đà xây dựng, không cần nhập thêm liệu cần chỉnh lý mà bình thành đợc CSDL quản lý 5 dịch vụ mợn Thông tin-T liệu Trên CSDL thủ th kết xuất báo cáo tổng hợp, thống kê số liệu tình hình mợn tài liệu bạn đọc, đồng thời biết đợc trạng mợn tài liệu, khai thác tài liệu cụ thể (có bản, đà có ngời mợn hay cha ? đà mợn trả.) Ngoài sử dụng thẻ có mà vạch để quản lý theo dõi số ngời đọc đến đọc phòng th viện Các thiết bị phục vụ công nghệ mà vạch bao gồm: - Máy in mà vạch với phần mềm chuyên dụng - Thiết bị sản xuất thẻ có mà vạch phần mềm chuyên dụng - Máy đọc mà vạch với phần mềm chuyên dụng để truyền thông tin mà vạch vào hệ thống máy tính Trung tâm thời gian qua thực đề tài đà dán mà vạch cho tài liệu, áp dụng khâu kiểm soát lu thông th viện góp phần nâng cao chất lợng phục vụ bạn đọc Trong mối liên quan với nhiều sáng kiến nỗ lực khác th viện hoạt động tin học hoá, kết làm cho bạn đọc thêm tin tởng vào hoạt động th viện nhằm áp dụng CNTT mới, với mục tiêu đáp ứng nhu cầu ngày tăng tri thức, thông tin t liệu, làm cho bạn đọc thêm hài lòng gắn bó với th viện Đồng thời góp phần phát huy tác dụng uy tín Trung tâm thời đại CNTT Ngoài ra, Trung tâm lắp đặt hệ thống bảo vệ tự động: Hệ thống có nhiện vụ kiểm soát tự động việc đa đối tợng cần quản lý khỏi khu vực đợc bảo vệ Các thiết bị hệ thống bảo vệ tự ®éng bao gåm cỉng kiĨm tra tõ vµ tem an ninh Đầu t trang thiết bị vào việc xây dựng th viện quang: Công nghệ đĩa quang với dung lợng lu giữ thông tin cực lớn ( 9,1 GB/ Đĩa ) đà đợc nhiều hÃng sản xuất thiết bị công nghệ thông tin quan tâm Với loại đĩa đa dạng nh đĩa ghi lần, đọc nhiều lần (Write- Once, Read Many WORM ), đĩa quang từ đọc, ghi nhiều lần ( Magneto-Optical MO) với giải pháp công nghệ có giá thành thấp, nhng tạo khả lu trữ thai thác thông qua mạng máy tính Công nghệ th viện quang sử dụng thiết bị th viện quang, phần mềm chuyên dụng loại đĩa quang, đợc kết nối với mạng máy tính phục vụ việc lu trữ khai thác thông tin với dung lợng lớn Thiết bị th viện quang đợc kết nối với mạng máy tính theo sơ đồ Mạng máy tính Máy chủ Phần mềm chuyên dụng (ADSD) Thiết bị Th viện Quang Giải thích sơ đồ: + Thiết bị th viện quang đợc kết nối với số máy chủ mạng máy tính + Trên máy chủ đợc cài phần mềm chuyên dụng (ADSD) Phần nềm có nhiệm vụ: tổ chức việc lu trữ thông tin đĩa quang tổ chức việc khai thác thông tin đĩa quang từ trạm máy tính Do thông tin lu trữ đĩa quang đảm bảo an toàn, bền vững nên sử dụng đĩa quang để lu trữ Thông tin-T liệu mang tính cố định, sử dụng lâu dài nh tài liệu tra cứu điện tử, sách báo điện tử, Thông tin-T liệu rút từ hệ thống thông tin bên ngoài, đặc biệt từ internetĐHQGHN sử dụng đĩa quang để lu trữ Thông tin-T liệu dùng cho quản lý mang tính lâu dài nh hồ sơ cán sinh viên, điểm thingời sử dụng từ máy tính trạm khai thác trực tiếp Thông tin-T liệu lu trữ đĩa quang giống nh khai thác Thông tin-T liệu máy chủ thông thờng Để phục vụ cho Trung tâm với khối lợng Thông tin-T liệu cần lu trữ lớn nên trang bị thiết bị mạnh III.2 Đào tạo độ ngũ cán ngời dùng tin Hiện đại hoá xu hớng tất yếu công tác TT-TV, nhiên trang thiết bị, mạng máy tính, phần mềm quản lý, tra cứu ứng dụng khai thác đem lại hiệu cao có đội ngũ cán th viện sử dụng thành thạo làm chủ đợc công nghệ tiên tiến Ngày ngời cán th viện kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ cần phải có kiến thức tin học, biết sử dụng máy tính mạng maý tính để xử lý quản trị khai thác nguồn tài liệu Vì việc đào tạo huấn luyện đội ngũ cán th viện để tiếp thu quản lý hệ thống TTTV đại yêu cầu cấp bách Đối với dự án Hiện đại hoá Trung tâm Thông tin-Th viện ĐHQGHN lực trình độ đội ngũ cán Trung tâm yếu tố quan trọng ảnh hởng đến thành công triển khai dù ¸n cịng nh viƯc khai th¸c c¸c kết dự án cách có hiệu Hiện đại hoá Trung tâm TT-TV tác động mạnh mẽ đến ngời dùng tin, đồng thời mở nhiều khả cho ngời dùng tin chủ động tiếp cận nhiều nguồn thông tin phong phú đa dạng Nhng phải đào tạo ngời dùng tin, giúp họ hiểu đợc lợi ích biết khai thác loại dịch vụ TT-TV Vì vậy, đào tạo huấn luyện ngời dùng tin nội dung thiếu trong dự án Hiên đại hoá Trung tâm TT-TV, ĐHQGHN nhu cầu tất yếu, khách quan cần thiết trình thực mục tiêu đào tạo chất lợng cao ĐHQGHN Việc thực thành công dự án Hiện đại hoá Trung tâm TT-TV ĐHQGHN đem lại thay đổi có tính chất cách mạng công tác TTTV ĐHQGHN, nhằm nâng cao hiệu phục vụ cách rõ dệt, tạo ®iỊu kiƯn ®Ĩ cã thĨ tõng bíc héi nhËp víi hƯ thèng TT-TV tiªn tiÕn trªn thÕ giíi Víi sù hỗ trợ hiệu hệ thống trang thiết bị đại với đội ngũ cán đà đợc đào tạo Trung tâm ngày hoàn thiện, phát huy đầy đủ tính u việt, phục vụ tốt nhu cầu lĩnh vực toàn thể đội ngũ cán bộ, sinh viên trờng ĐHQGHN đối tợng khác III.3 Các sản phẩm dịch vụ thông tin Kết tất yếu trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Thông tin-Th viện đời sản phẩm dịch vụ thông tin Đây kết hàng loạt hoạt động thu thập xử lý lu trữ Thông tin-T liệu quan Thông tin-Th viện Tại Trung tâm sản phẩm Thông tin-Th viện phòng bổ sung-trao đổi, phòng phân loại- biên mục phòng thông tin th mục máy tính đảm nhiệm Các sản phẩm dịch vụ thông tin phong phú nhu cầu tin ngời dùng tin đợc đáp ứng cách đầy đủ hoàn thiện III.3.1 Ngân hàng liệu CSDL loại sản phẩm Thông tin-Th viện đặc biệt, đợc đời hoạt động xử lý tài liệu Trung tâm đợc tin học hoá Việc xây dựng CSDL để quản trị khai thác thông tin đà thực tạo cách mạng hoạt động thông tin Trung tâm Hiện Trung tâm đà xây dựng đợc ngân hàng liệu bao gồm: - CSDL sách (hồi cố sách mới) 50.000 - CSDL tạp chí 2.156 - CSDL sách hàng tháng bổ sung thêm khoản 100 biểu ghi - CSDL luận văn tiến sỹ luận án thạc sỹ 1000 - CSDL sách Trung tâm TT-TL KH$ CNQG víi 95.205 - CSDL s¸ch cđa Th viƯn Qc gia víi 110.539 biĨu ghi - CSDL KHKT níc ngoài-Scitec với 196.951 biểu ghi -CSDL KHKT- STD Trung t©m TT-TL KH$ CNQG víi 48.136 biĨu ghi - CSDL kết nghiên cứu-KQNC khoa học nớc với 3.982 biểu ghi - CSDL đề tài nghiên cứu khoa học níc víi 3.642 biĨu ghi - CSDL c«ng nghƯ sinh häc-Biotec víi 212.464 biĨu ghi - CSDL ®iƯn tư, tin häc, viƠn th«ng víi 300.000 biĨu ghi - CSDL đăng tạp chí khoa học nớc cdroom III.3.2 Bản tin điện tử Hiện nay, hàng tháng Trung tâm cho tin điện tử, tạp chí cung cấp thông tin tình hình hoạt động nghiên cứu khoa học, học tập, giảng dạy thành viên ĐHQGHN, công tác thông tin lĩnh vực khoa học, thông tin giáo dục-đào tạo nớc, thông tin tình hình hoạt động Trung tâm, th mục báo cáo sách nhập.đều cung cấp cho sinh viên phần nhu cầu tin họ Bản tin điện tử loại tạp chí đợc xuất dới dạng số hoá đợc truyền mạng nhằm phục vụ khách hàng quan thông tin Thông thờng tin điện tử đợc truy cập trực tuyến theo chế độ th tín Bản tin điện tử nguồn khai thác cung cấp thông tin th viện số tơng lai nhờ kỹ thuật công nghệ mạng Việt Nam ngành xuất cha có nhiều tài liệu điện tử nhng th viện Trung tâm Thông tin đà có số lợng tài liệu điện tử tơng đối lớn Trung tâm đơn vị đầu lĩnh vực xuất bản tin điện tử thuộc khối Trung tâm Thông tin-Th viện trờng đại học nói riêng toàn ngành Thông tin-Th viện miềm bắc nói chung Bản tin điện tử Trung tâm đợc xây dựng dựa kế thừa có chọn lọc tin ĐHTH HN (cũ) Cấu trúc tin điện tử bao gồm hai phần: Phần tin phần nguồn - Phần tin gồm: tin tức trờng đơn vị thành viên, tin chung - Phần nguồn: tìm hiểu Thông tin-Th viện CNTT, điển tin khoa học giáo dục, tin khoa học xà hội nhân văn, tin môi trờng th mực sách Bản tin điện tử sau chế (thu thập thông tin, tinh chế thông tin, tái tạo thông tin, phân phối thông tin) lu hành nội dới dạng in ấn điện tử tất phòng phục vụ, trờng thành viên, khoa, Trung tâm thuộc ĐHQGHN Tại phòng mạng máy tính tin điện tử đợc đa lên mạng, ngời dùng tin khai thác tin Trung tâm thông qua địa chỉ: http:// www.lic.vnu.edu.vn truy cập internet http:// 172.16.6.0.168 truy cËp intranet Tõ b¶n tin điện tử (7/1997) đến Trung tâm đà cho mắt bạn đọc 90 số, với chất lợng thông tin đảm bảo tính xác cập nhập tức thời III.3.3 Thông tin th mục tóm tắt Thông tin th mục tổ hợp trình biên soạn th mục phục vụ thông tin th mục, nghĩa xây dựng phổ biến thông tin t liệu Nội dung nhiệm vụ công tác thông tin th mục đợc thể mặt: Tích cực tuyên truyền đờng lối sách Đảng Nhà Nớc, giáo dục mặt cho cá nhân, hỗ trợ phát triển khoa học, thông tin, kinh tế, văn hoá .Nội dung công tác thờng đợc thực nh sau: Làm biến đổi thông tin cấp I thành dòng thông tin cấp II phù hợp với yêu cầu cụ thĨ cđa ngêi dïng tin, phơc vơ tra cøu th mục, tuyên truyền kiên thức th viện, th mục Những sản phẩm th mục đợc tạo từ hoạt động có vai trò to lớn nghiên cứu khoa học, sản xuất đời sống, ngời làm công tác nghiên cú th mục có vai trò hỗ trợ đắc lực Ngời nghiên cứu dù lĩnh vực khoa học bắt đầu công trình giai đoạn tập hợp tài liệu Trong giai đoạn này, th mục giới thiệu cho họ tài liệu cần thiết cho công trình nghiên cứu cách đầy đủ, toàn diện tài liệu xuất bản, thông tin hoạt động thành tựu khoa học nớc giới Với khả thông báo kịp thời xác, sản phẩm th mục đà giúp nhà khoa học tránh đợc nghiên cứu có trùng lặp, tiết kiện đợc thời gian tiền Ngày Trung tâm Thông tinTh viện, th mục đợc coi công cụ tra cứu, tìm tin quan trọng cán Thông tin-Th viện cán nghiên cứu Trung tâm có loại sản phẩm th mục sau: - Th mục dạng phiếu gọi th mục phiếu - Th mục tóm tắt giải - Th mục giơí thiệu sách - Th mục chuyên ngành - Th mục - Th mục hồi cố phơng tiện giúp cho bạn đọc tìm hiểu tra cứu sâu tài liệu, đặc biệt nguồn tài liệu xám-một nguồn tri thức lý luận khoa học nghiên cứu thực tiễn quý báu ĐHQGHN III.3.4 Dịch vụ thông tin Trung tâm đà xây dựng đợc dịch vụ phong phú phù hợp với ngời dùng tin cán nghiên cứu giảng dạy sinh viên + Dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc tự động hoá SDI Dịch vụ phỏ biến thông tin chọn lọc SDI, dịch vụ cung cấp thông tin có nội dung hình thức đà đợc xác định từ trớc cách chủ động định kì tới ngời dùng tin, dịch vụ chủ yếu phơc vơ cho nhu cÇu tin cã tÝnh chÊt ỉn định phổ biến + Dịch vụ tìm tin On-line vµ Off-line Cho phÐp ngêi dïng tin truy cËp trùc tiếp gián tiếp vào CSDL thông qua hệ thống máy tính Dịch vụ có khả đáp ứng nhiều nhu cầu tin phức tạp ngời dùng tin truy cập off line CSDL Dịch vụ cho phép bạn đọc tìm tin trang web Trung tâm thông qua mạng intranet ĐHQGHN hay mạng internet địa website: http://www.lic.vnu.edu.vn Ngoài Trung tâm đà trang bị nhiều thiết bị nghe nhìn đại phòng Multimedia nh băng hình, băng tiếng truyền hình, vệ tinhđây phơng tiện hữu ích để ngêi dïng tin t×m hiĨu, truy cËp, tiÕp cËn víi thông tin đa dạng giới + Dịch vụ cho mợn tài liệu th viện Dịch vụ có ý nghĩa to lớn việc chia sẻ nguồn lực thông tin, CNTT phát triển nhanh mạnh đà tạo tiền để vững cho việc chia sẻ nguồn thông tin Với điều kiện thuận lợi Trung tâm đà trọng chi sẻ nguồn lực thông tin với th viện khối trờng đại học Hiện trụ sở liên hiệp th viện đại học khu vực phía bắc đặt Trung tâm, Trung tâm có vai trò điều phối hoạt động liên hiệp để trao đổi nguồn thông tin th viện Trong tơng lai gần liên hiệp thiết lập mạng máy tính nhằm th viện liên hệ với cách nhanh chóng hiệu III.3.5 Cơ sở liệu Hệ thống CSDL loại hình sản phẩm thông tin đặc trng đợc đời hoạt động xử lý tài liệu quan Thông tinTh viện đợc tin học hoá Đây tập hợp đặc điểm nội dung hình thức tài liệu thuộc lĩnh vực CSDL chứa biểu ghi đa thông tin đơn vị thông tin dới hình thức tập hợp phân tử liêụ đặc trng cho tài liệu nh dạng tài liệu, tên tài liệu, tên tác giả, từ khoá Kho tài liệu Trung Tâm phong phú đa dạng bao gồm loại sách báo tạp chí khoa học bản, tự nhiên xà hội, nhân văn; khoa học giáo dục, ngoại ngữCSDL Trung tâm xây dựng số lợng gồm: + CSDL sách 37 000 biểu ghi + CSDL tên tạp chí:1656 biểu ghi 6 + CSDL luận án sau Đai Học: 400 biểu ghi + CSDL sách hàng tháng bổ sung thêm khoảng 100 tên sách Nh đà nói CSDL đợc tạo lập từ kết việc xư lý tËp trung tµi liƯu vµ sư lý håi cố kho tài liệu nh viện trờng đại học cũ theo quy định CSDL có cấu trúc theo CDS/ISIS version 3.0 đà chuyển đổi sang SQL Server 6.5 ®Ĩ tiƯn sư dơng cho tra cứu mạng máy tính đơn lẻ CSDL ®· ph¸t huy cho viƯc tra cøu, khai th¸c ngn tin Trung tâm Việc tra cứu thông tin máy tính bạn đọc Trung tâm đà trở nên phổ biến Có tới 30% bạn đọc 200 ngời đợc hỏi đà sử dụng CSDL Trung tâm Đồng thời cán thông tin th mục từ CSDL khai thác biên tập, xuất th mục khác theo yêu cầu Một số nhợc điểm CSDL đà thể trình sử dụng: Độ xác nghiên cứu cha cao, sử dụng từ khoá để tìm tin Lý Trung tâm cha có từ khoá đợc kiểm soát để sử dụng mà đánh từ khoá tù Sè biĨu ghi trïng CSDL ph¶i xư lý håi cè kho tµi liƯu cị n»m ë nhiều khu vực cha đợc chỉnh lý gây nhiễu cho việc tra cứu Các sở nhập từ nớc ngoài: Từ năm 1999 Trung tâm đà nhập CSDL đĩa CD-ROM từ công ty INFO ACCESS Singapore Đây thông tin lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học xà hội, công nghệ khoa học giáo dục Các thông tin chủ yếu CSDL dạng th mục tóm tắt có số dạng toàn văn Nguồn thông tin từ CSDL có giá trị thông tin cao nhng giá thành cao so với khả Trung tâm Ví dơ CSDL Wilson Applied Scien & Technology Abstrats c¸i mua năm 12 đĩa 3.3345 USD III.3.6 Cung cấp tài liệu gốc a Đọc chỗ: Có phơng thức đọc chỗ: + Mợn đọc chỗ qua thủ th (kho kín) + Mợn đọc chõ theo phơng thức phục vụ (kho mở) Mợn đọc chỗ qua thủ th: Phơng thức áp dụng cho kho sách tham khảo lớn, khong có điều kiện sở vật chất để triển khai kho mở Ví dụ kho sách mễ trì có gần 30.000 sách mà diện tích kho gần 100m2 phơng thức phục vụ đà có lâu, có u điểm bảo quản tốt tài liệụ, nhng thời gian chờ đợi đáp ứng yêu cầu bạn đọc thờng lớn Mợn đọc chỗ theo phng thức tự phục vụ: Phơng thức áp dụng Trung tâm cho kho sách với số lựơng từ 1000 đến 2000 bản, nh kho tài liệu tra cứu, kho báo tạp chí mới, su tập nghiên cứu Hoa kỳ Ưu điểm phơng thức tạo điều kiện dễ dàng cho bạn đọc sử dụng tốt tài liệu song lại khó khăn cho cán th viện khâu bảo quản tài liệu cha có trang thiết bị bảo vệ tự động Việc phục vụ theo phơng thức mở phơng thức lạ th viện nớc tiến nớc khu vực, chí với sè th viƯn ë Thµnh Phè Hå ChÝ Minh, nhng Trung tâm phơng thức có ý nghĩa quan trọng giai đoạn thử nghiệm thực tập cho cán th viện thực tập cho cán th viện làm quen với phơng thức tổ chức kho mở cho bạn đọc Hiện khu vực đọc chung nhà tầng đợc tổ chức phục vụ hoàn toàn theo phơng thức mở b Mợn tài liệu nhà Dịch vụ mợn tài liệu nhà đợc tổ chức cho hai loại hình tài liệu sách tham khảo giáo trình Trung tâm có nơi phục vụ mợn nhà phòng phục vụ bạn đọc Thợng đình, ĐH Ngoại ngữ phòng phục vụ chung Các kho sách mợn phòng phục vụ bạn đọc Thợng đình có tới 109.554 giáo trình 20155 Hình thức mợn nhà có phục vụ mợn giáo trình cho sinh viên Đây hình thức phục vụ đặc thù mà th viện trờng đại học có Giáo trình đợc tổ chức thành kho riêng chịu quản lý phòng phục vụ bạn đọc Chỉ vòng năm từ năm 1997 đến năm 2004 số giáo trình bổ sung Trung tâm 45000 sách chiếm 62% tổng số sách đợc bổ sung Việc cho mợn sách tham khảo giáo trình đợc tuân theo quy chế riêng cho đối tợng bạn đọc khác (sinh viên, cán giảng dậy, cán nghiên cứu) Kết việc cung cấp tài liệu gốc qua hai hình thức đọc chỗ mợn nhà có chuyển biến rõ rệt c Cung cấp tài liệu gốc Thấy rõ nhu cầu bạn đọc tài liệu gốc, năm 1997 Trung tâm đà trang bị máy photocopy cho phòng đọc đầu năm 2004 Trung tâm tiếp tục trang bị thêm máy photocopy phòng phục vụ nh chuyên môn chuyên môn từ nguồn vốn đầu t từ Dự án Giáo dục Đại học Dịch vụ đáp ứng yêu cầu bạn đọc chụp tài liệu gốc có th viện để mang nhà đọc góp phần giảm thiểu việc sé tài liệu phòng đọc tạp chí Chỉ tính riêng phòng đọc Thợng Đình từ cuối năm 1997 đến năm 2004 đà chụp đợc 20.000 tài liệu gốc trang tài liệu gốc cung cấp cho bạn đọc Tuy nhiên dịch vụ muốn phát huy đợc phải có khoản kinh phí đảm bảo cho việc bảo trì sửa chữa máy photocopy kinh phí thu đợc từ phía bạn đọc qua dịch vụ chụp đủ kinh phí mực, điện Có lẽ không nên đặt vấn đề hoạch định kinh tế cho loại hình dịch vụ quan thông tin phải tính đến khía cạnh phục vụ thông tin Nhìn chung loại hình sản phẩm dịch vụ cha thật đầy đủ nh mà Trung tâm đà làm đợc xong đáp ứng đợc phần nhu cầu thông tin ngời dùng tin III.4 Xây dựng th viện điện tử Th viện điện tử khái niệm cha đợc định nghĩa thống nhiều tranh luận, đồng nghĩa với khái niệm th viện số, th viện ảo Thuật ngữ th viện điện tử sử dụng cho loại th viện đà tin học hoá toàn số dịch vụ Th viện điện tử sử dụng phơng tiện CNTT công nghệ viễn thông thu thập, lu trữ, xử lý tìm kiếm phổ biến thông tin, cho phép đọc thông tin toàn văn sau đà số hoá hầu hết t liệu, đặc biệt t liệu đồ hoạ Một th viện điện tử có xu hớng sử dụng liên hoàn phổ biến nguồn tin điện tử, nhng đồng thời tham gia vào việc tạo nguồn tin Để bớc xây dựng th viện điện tử, thời gian tới Trung tâm tiến hành bớc sau: Làm giàu thêm nguồn điện tử phát triển việc quản lý nội dung kỹ thuật số Làm giàu thêm nguồn điện tử cách tạo kỹ thuật số, loại tài liệu, ấn phẩm (những loại quý hiếm, cũ ) su tập tài liệu điện tử (sách ấn phẩm định kỳ, cd-rom, trang web) tạo lập sách điện tử, tạp chí điện tử Phát triển việc quản lý nội dung kỹ thuật số: Tạo lập, lu quản lý su tập điện tử (các loại sách, báo, tạp chí, hình ảnh, video) tạo biểu ghi siêu liệu (metadata) phù hợp cho tài liệu tìm kiÕm môc lôc trùc tuyÕn Cung cÊp online catalog nãi c¸c bé su tËp kü tht sè phơc vơ vµ ngoµi hƯ thèng th viƯn chÝnh, bao gåm CSDL đa phơng tiện (Databases of Multimedia) Chơng Nhận xét kiến nghị I Nhận xét việc ứng dụng công nghệ thông tin Trung tâm Trung tâm Thông tin-Th viện, ĐHQGHN đợc thành lập sở hợp th viện trờng đại học thành viên Chính nhờ có hợp mà Trung tâm có điều kiện thực tốt công tác quản lý tập trung bớc vào việc đại hoá hệ thống Thông tin-Th viện Sự gia tăng nhanh chóng khối lợng tri thức khoa học đà làm tác động đến thành phần câú kho tài liệu Trung tâm Ngoài sách báo ấn phẩm xuất thông thờng, xuất loạt tài liệu không xuất phân phối mức độ hẹp nh luận án, tổng kết hội nghị, tài liệu nghiên cứu Mặt khác, có thêm tài liệu đặc biệt nh đĩa, băng từ Với xuất ngày nhiều thông tin đa dạng Đứng trớc bối cảnh vòng năm Trung tâm đà tiến hành ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động đà thu đợc kết khả quan Trung tâm đà tạo đợc khả phục vụ rộng rÃi nhu cầu ngời dùng tin, tiết kiệm đợc thời gian công sức cán th viện, đồng thời rút ngắn đợc khoảng cách ngời dùng tin ngời cung cấp thông tin làm cho hoạt động phục vụ Trung tâm đạt đợc hiệu lớn Trong suốt trình năm hoạt động gặp nhiều khó khăn sở hạ tầng thông tin ban đầu thành lập Song nhờ quan tâm Ban lÃnh đạo ĐHQGHN cho việc phát triển hệ thông tin đại đến Trung tâm đà thay đổi mặt hình thức nh chất lợng Hàng năm Trung tâm đợc cấp kinh phí lớn, tổng vốn đợc cấp khoảng 3-4 tỷ đồng/năm, Trung tâm đà đầu t thích đáng cho việc mua sắm trang thiết bị nhằm tiến hành công tác tin học hoá Bớc đầu Trung tâm đà xây dựng đợc hệ thống máy tính tơng đối đại sở đầu t có trọng điểm Khi phận Trung tâm Thợng đình đà xây dựng đợc mạng cục sử dụng windows NT4.0 cài đặt máy chủ HP NetServer với xử lý intel Pentium pro 200 gần 40 PC Tất phận nghiệp vụ phục vụ ngời dùng đợc trang bị máy tính đợc kết nối vơí máy chủ theo sơ đồ mạng phân cấp Tại phận phục vụ ®Ịu ®· ®a m¸y tÝnh cho ngêi dïng tin tra cøu thay cho hƯ thèng tđ mơc lơc Phßng Multimedia đà đợc thành lập ngời dùng tin cã thĨ tiÕp cËn c¸c ngn tin kh¸c Sau kết thúc dự án Giáo dục đại học (cuối năm 2001), Mạng máy tính Trung tâm đà tăng cờng thêm máy chủ khoảng 100 máy PC, đồng thời thiết bị mạng đợc nâng cấp Khi thành lập toàn Trung tâm có 15000 biểu ghi CSDL Các CSDL dựa phần mềm CDS/ISIS với nhiều phiên khác nhau, việc lựa chọn thuộc tính cần mô tả loại t liệu cách thực không thống Hiện Trung tâm đà xây dựng CSDL tích hợp dựa hệ quản trị CSDL tiêu chuẩn Để thực việc tin học hoá hệ thống Thông tin-Th viện thích ứng với tình độ phát triển khoa học công nghệ đặc biệt thành tựu CNTT, Trung tâm đà đa phần mềm Libol 5.0 vào sử dụng phần mềm với nhiều chức đa dạng khác cho phép ngời cán ngời dùng tin truy cập thông tin nhanh thuận tiện Hiện Trung tâm đà xây dựng trang web riêng để phục vụ cho việc thông tin tới ngời dùng tin tin tức hoạt động nh giúp họ tra tìm thông tin cần thiết khác tài liệu Một tin điện tử sử dụng công nghệ WEB đà đợc xuất dựa phần mềm ISS 3.0 Mirosoft chạy máy chủ Hiện Trung tâm số lợng tài liệu lớn cần đợc xử lý kỹ thuật, đa vào khai thác đợc Việc trao đổi tài liệu danh mục tài liệu th viện hạn chế Hiệu chất lợng phục vụ ngời dùng tin Trung tâm cò cha cao, t liệu đợc lu trữ th viện có giá trị thông tin đợc xử lý kỹ thuật tốt Hiện tại, Trung tâm thực xử lý kỹ thuật t liệu theo phơng thức tập trung: Tất thông tin t liệu đợc xử lý tập trung trớc chuyển khu vực Để thực tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Thông tin- Th viện Trung tâm đòi hỏi ngời cán phải có trình độ khoa học bản, có kiến thức xà hội sâu rộng Đồng thời phải cập nhập, phát triển hoàn thiện lực nh: Có kiến thức tin học, đánh giá đợc phần mềm thiết bị, xây dựng kiểm tra áp dụng tiêu chuẩn mô tả th mục, format: sử dụng th mục tự động hoá, sử dụng thành thạo máy tính, phiếu quan hệ cá nhân để khai thác thông tin đặc biệt phải biết xây dựng quản lý, bảo trì khai thác nguồn tin điện tử Cung cấp tài liệu điện tử qua mạng lới: Phổ biến kiến thức kỹ cho đồng nghiệp ngời dùng tin, trọng đến ứng dụng tin học Tóm lại nhờ việc áp dụng công nghệ thông tin năm qua đà làm cho việc tự động khâu xử lý kỹ thuật phục vụ ban đọc Đó bớc phát triển quan Thông tin-Th viện đại Mạng máy tính toàn cầu với dịch vụ tra cứu tìm tin trực tuyến cung cấp thông tin toàn văn theo yêu cầu mục đích tiến tới Trung tâm Có nh đáp ứng đợc nhu cầu thông tin cán bộ, giáo viên sinh viên ĐHQG II Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin Trung tâm Thông tin-Th viện, §HQGHN cã vai trß quan träng viƯc phơc vơ thông tin cho đội ngũ cán nghiên cứu khoa học, cán giảng dạy sinh viên, góp phần tích cực vào việc đảm bảo nâng cao chất lợng đào tạo nghiên cứu khoa học Việc ứng dụng công nghệ thông tin đà cho thấy phát triển vợt bậc bắt đầu phát huy hiệu công tác nghiệp vụ th viện Song cần phải có giải pháp nhằm đẩy mạnh việc ứng dụng thành tựu tin học, công nghệ đại kinh nghiệm nớc tiên tiến Nâng cấp sở hạ tầng thông tin, đờng truyền đợc kết nối máy chủ máy trạm thống thuận tiện Với phát triển công nghệ phần mềm đến chóng mặt xà hội bùng nổ thông tin nh nay, cần mở rộng thêm modul đại, tích hợp đợc công tác nghiệp vụ công tác quản lý, phát triển phần mỊm t liƯu sè ho¸ nh: Database th mơc díi dạng toàn văn, Ebook, Efourval, Ecourse Việc trang bị máy tính, máy in phải thờng xuyên không thiết bị nhanh chóng lạc hậu Trung tâm cần phải trang bị máy tính đủ mạnh thiết bị ngoại vi đủ mạnh để xây dựng quản trị CSDL phục vụ đông đảo bạn đọc Do trớc hết Trung tâm cần phải trọng xây dựng phát triển hạ tầng công nghệ thông tin, vào mức độ trang bị máy tính nhằm nâng cao khả sẵn có khả tiếp cận nguồn tin Lấy làm đòn bẩy quan trọng trình đại hoá th viện Đó xây dựng th viện đại, tạo lập sở liệu tin học hoá toàn kho sách, báo, tạp chí Trung tâm Xây dựng kho tài liệu điện tử để hoà mạng cục (LAN) Triển khai mạng thiết kế theo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả, an toàn, vừa đảm bảo đợc nhiệm vụ trớc mắt, vừa nâng cấp phát triển tơng lai, thuận tiện cho việc bảo trì mở rộng hệ thống Các thiết bị mạng đặc biệt máy chủ Server phải đạt tiêu chuẩn kỹ thuật cao, đảm bảo độ tin cậy an toàn liệu Đồng thời từ có thời gian sử dụng lâu dài, không bị lạc hậu kỹ thuật, có khả nâng cấp cần để đạt đợc tiêu chuẩn kỹ thuật đại Mạng phải có cấu trúc hợp lý có khả mở rộng cần số lợng máy, quy mô cự ly Giao diện ngời máy phải đơn giản dễ sử dụng cho ngời dùng tin đợc hớng dẫn nhanh chóng khai thác hệ thống thông tìm tin dễ dàng, thực truy tìm trực tuyến thống toàn Trung tâm Mặt khác cần phải thiết lập chuẩn cho công tác xử lý kỹ thuật để đảm bảo tính thống hợp lý khâu xử lý tài liệu, tạo điều kiện dễ dàng cho việc tra cứu tìm tin trao đổi thông tin bên Bằng cách xác định form nhập liệu với thuộc tính cần lu trữ thích hợp dựa chuẩn Quốc tế UNIMARC Biên soạn phát triển từ điển từ khoá chủ đề Hiện nay, Trung tâm sử dụng lúc khung phân loại BBK, DDC, PTB Điều lợi cho hoạt động phân loại phức tạp gây lÃng phí thời gian Do cần phải lựa chọn khung phân loại tốt thích hợp giúp cho việc trao đổi thông tin quan Thông tin-Th viện đợc thuận lợi đồng thời giúp hoàn thiện hệ thống tra cứu tìm tin Tất nhiên hệ thống mở diện truy nhập rộng việc đánh số phân loại có tác dụng phép tìm phức tạp chi tiết Cần xem xét việc áp dụng khung phân loại nớc phát triển để học hỏi kinh nghiệm sử dụng DDC hệ thống khung phân loại th viện đợc sử dụng rộng rÃi giới với 135 nớc đợc dịch 30 ngôn ngữ Bảng DDC đợc sử dụng nh trình duyệt nguồn thông tin mạng toàn cầu Các ký hiệu phân loại DDC đà đợc hợp thành biểu ghi mục lục đọc máy th viện Quốc hội Mỹ đợc 7 phân phối tới th viện khác phơng tiện truyền thông qua máy tính, liệu biên mục xuất phẩm phích mục lục Nh vậy, Trung tâm nên sử dụng hệ phân loại thập phân Dewey việc tổ chức, xếp t liệu kho mở ®Ĩ thn tiƯn cho viƯc trao ®ỉi ngn tin Mục lục Lời mở đầu 1 TÝnh cÊp thiÕt cña ®Ị tµi Mơc ®Ých nghiên cứu 3 Đối tợng phạm vi nghiên cứu .3 Phơng pháp nghiên cứu Đóng góp mặt khoa học luận văn Bố cục khoá luận .4 Ch¬ng : Khái quát Trung tâm Thông tin Th viện Đại häc Quèc gia Hµ néi II Quá trình hình thành phát triển II Cơ cấu tổ chức ®éi ngị c¸n bé III Vai trò, chức nhiệm vụ 10 IV Cơ sở vật chất nội dung hoạt động 13 IV.1 C¬ së vËt chÊt 13 IV.2 Nội dung hoạt động 15 Ch¬ng : øng dụng công nghệ thông tin trung tâm thông tin th viện đại học quốc gia hà nội 17 I Vai trò công nghệ thông tin hoạt ®éng Th«ng tin Th viƯn 17 I.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng Trung tâm 19 I.1.1 Phần mềm CDS/ISIS 3.7 19 I.1.2 PhÇn mềm Hệ chơng trình Thông tin- Th viện Tích hợp 22 I.1.3 Chơng trình Xử lý chuyển dạng CSDL kiểu MARC 23 I.1.4 Phần mềm Libol 5.0 .27 II ứng dụng công nghệ thông tin khâu hoạt động Trung tâm Thông tin-Th viện, ĐHQGHN 33 II.1 Công tác tổ chức quản lý 35 II.2 Công tác xử lý nghiệp vụ 35 II.3 Công tác phục vụ bạn đọc 36 III Định hớng tin học hoá đại hoá nhằm nâng cao hiệu hoạt động Trung tâm Thông tin-Th viện ĐHQGHN 40 III.1 HiÖn đại hoá sở hạ tầng 40 III.2 Đào tạo độ ngũ cán ngời dùng tin .46 III.3 Các sản phẩm dịch vụ thông tin 47 III.3.1 Ngân hàng liƯu 47 III.3.2 B¶n tin ®iƯn tư 48 III.3.3 Thông tin th mục tóm tắt 49 III.3.4 Dịch vụ thông tin 50 III.3.5 C¬ së d÷ liƯu 51 III.3.6 Cung cÊp tµi liƯu gèc 52 III.4 Xây dựng th viện điện tư 54 Ch¬ng : NhËn xét kiến nghị 56 I Nhận xét việc ứng dụng công nghệ thông tin Trung t©m 56 II Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện việc øng dơng c«ng nghƯ th«ng tin 58 Lời cảm ơn Tài liệu tham kh¶o