Phần mềm quản lý nhân sự và lương công ty cổ phần bánh kẹo hải châu

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI CHÂU I Quá trình hình thành phát triển II Cơ cấu tổ chức tình hình ứng dụng CNTT .7 PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 10 I Đặc trưng hệ thống thông tin quản lý nhân tính lương 10 1.Đặc trưng hệ thống thông tin quản lý nhân tính lương 10 II.Khảo sát trạng đặc tả yêu cầu 11 1.Các yêu cầu chức .11 1.1.Phân tích nghiệp vụ quản lý nhân .11 1.2.Phân tích nghiệp vụ quản lý lương 12 2.Phân tích yêu cầu người sử dụng 14 III Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân tính lương cơng ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu .14 1.Phân tích sơ đồ chức hệ thống quản lý nhân tính lương 14 1.1.Quản lý nhân .14 1.2.Quản lý tính lương: 14 1.3.Các khoản chi trả khác: 15 1.4.In báo cáo: .15 Biểu đồ luồng liệu 17 2.1.Một số quy tắc quy ước liên quan tới DFD 18 PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ LƯƠNG CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI CHÂU .22 I Thiết kế kiến trúc 22 1.Vấn đề tồn hệ thống 22 2.Chuẩn hóa liệu 27 2.1 Chuẩn hóa mức 1(1.NF) 27 2.2.Chuẩn hóa mức 2(2.NF) 27 2.3.Chuẩn hóa mức 3(3.NF) 28 3.Thiết kế liệu 28 4.Thiết kế thuật toán/ logic xử lí 31 4.1.Khái niệm giải thuật 31 4.2.Thiết kế module 31 II.Thiết kế giao diên 36 1.Nguyên tắc thiết kế giao diện 36 III.Hướng dẫn cài đặt sử dụng chương trình 42 1.Yêu cầu phần cứng tối thiểu .42 2.Tư vấn Đào tạo 42 3.Bảo hành hỗ trợ sử dụng 43 3.1.Nội dung bảo hành 43 3.2 Hỗ trợ sử dụng 43 KẾT LUẬN 45 TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 PHẦN MỞ ĐẦU Sự cần thiết của công tác tin học hoá quản lý nhân tiền lương công ty bánh kẹo Hải Châu Ngày nay, công nghệ thông tin phát triển vũ bão Sự thay đổi nhanh chóng cơng nghệ tác động không nhỏ đến định tổ chức Việc ứng dụng tin học vào hoạt động chung tổ chức hay hoạt động quản lý tổ chức đem lại nhiều lợi ích khác Có nhiều nguyên nhân bắt buộc tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin Những nguyên nhân hoạt động tồi tệ hệ thống thông tin, vấn đề quản lý xảy thâm hụt ngân sách Nhưng ngồi ra, cịn có số ngun nhần khác yêu cầu nhà quản lý, hay thay đổi sách trị Mục tiêu cuối việc phát triển hệ thống thông tin cung cấp cho thành viên tổ chức công cụ quản lý tốt Công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Châu chuyển đổi hình thức kinh doanh, từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần vào cuối năm 2004 Hệ thống thông tin công ty nói chung hệ thống quản lý nhân tiền lương cịn hoạt động cách thủ cơng Việc tính tốn lên báo cáo hàng tháng hồn tồn thực phần mềm Excel, khơng có phần mềm chuyên biệt hỗ trợ hệ thống Việc truyền thông tin phận công ty chủ yếu qua điện thoại văn giấy, cơng ty chưa có hệ thống mạng LAN kết nối tồn cơng ty Với lí trên, em nhóm chọn đề tài: “Phần mềm quản lý nhân lương Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu” Em xin chân thành cảm ơn Ths.Trịnh Hoài Sơn giúp đỡ, hướng dẫn em trình làm đề tài Tôi xin cám ơn Ban điều hành Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Châu tạo điều kiện giúp đỡ, cung cấp liệu, thông tin để tơi hồn thành để tài với chất lượng tốt Mục đích Đề tài nghiên cứu với mục đính chính: * Nghiên cứu tổng quan Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu tình hình kinh doanh * Nghiên cứu sở lý thuyết việc phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân lương Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu * Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân lương Công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Châu Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Quy trình quản lý nhân sự, quản lý lương, đầu mối thông tin luồng thông tin lưu chuyển nội đầu vào đầu công tác quản lý nhân lương Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu - Các vấn đề cần giải trình quản lý nhân sự, quản lý lương, chấm cơng Từ tiến hành xây dựng sở liệu khai thác liệu phục vụ công tác quản lý - Theo dõi báo cáo tình hình cho ban lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu quản lý Công ty thời điểm phát triển tương lai Phương pháp nghiên cứu Phương pháp hệ thống, phương pháp tư duy: sở thống kê số liệu, thông tin tổ chức, doanh nghiệp, xây dựng nên luận điểm nội dung đề tài Phương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích để chứng minh luận điểm đề tài có tính thuyết phục Phương pháp tin học hóa cơng cụ lập trình để giải vấn đề phân tích xây dựng giải pháp Bên cạnh đó, phương pháp nghiên cứu khác so sánh – đối chiếu: tiến hành so sánh, đối chiếu thông tin doanh nghiệp, phương thức hoạt động kinh doanh với sử dụng để rút kết luận xác đáng nội dung nghiên cứu Cấu trúc đề tài Phần mở đầu: Nêu lí chọn đề tài, mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên cứu phương pháp nghiên cứu Phần 1: Tổng quan Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu Phần 2: Cơ sở lý thuyết Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân lương Công ty Bánh kẹo Hải Châu Phần 4: Kết luận PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI CHÂU I Quá trình hình thành phát triển Công ty thành lập khởi đầu kiện ngày 16/11/1964, Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nhẹ định số 305/QĐBT tách ban kiến thiết khỏi nhà máy miến Hoàng Mai, thành lập ban Kiến thiết chuẩn bị sản xuất cho nhà máy Hải Châu Ngày 2/9/1965, Bộ công nghiệp nhẹ thay mặt nhà nước cắt băng khánh thành Nhà máy Hải Châu Theo Quyết định số: 1355 NN-TCCB/QĐ ngày 29/9/1994 Bộ trưởng Bộ NN & CNTP, nhà máy Hải Châu bổ sung ngành nghề kinh doanh đổi tên thành Công ty Bánh kẹo Hải Châu Căn định số 3656/QĐ/BNN-TCCB ngày 22/10/2004 Bộ trưởng Bộ NN & PTNH việc chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần Ngày 30/12/2004 Công ty Bánh kẹo Hải Châu tổ chức Đại hội đồng cổ đông sáng lập thống đổi tên Công ty Bánh kẹo Hải Châu thành Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu 1, Trụ sở Cơng ty: 15 phố Mạc Thị Bưởi – Q.Hai Bà Trưng – Hà Nội 2, Ngành nghề kinh doanh chủ yếu - Sản xuất bánh kẹo, sôcôla, gia vị, mỳ ăn liền, chế biết loại thực phẩm khác; sản xuất nước uống có cồn, khơng cồn - Sản xuất in ấn loại bao bì thực phẩm; kinh doanh loại nguyên vật liệu phục vụ sản xuất Công ty - Dịch vụ thương mại tổng hợp; cho thuê văn phòng nhà xưởng 3, Các sản phẩm chủ yếu Hiện nay, cơng ty có sản phẩm chủ yếu sau: bánh quy, bánh kem xốp, kẹo, bột canh, bánh mềm, sôcôla 4, Doanh thu hàng năm - Năm 2000: 127,6 tỷ đồng - Năm 2001: 148,7 tỷ đồng - Năm 2002: 178,8 tỷ đồng - Năm 2003: 178 tỷ đồng - Năm 2004: 194,4 tỷ đồng - Năm 2005: 181,8 tỷ đồng Công ty CP Bánh kẹo Hải Châu kế thừa từ công ty bánh kẹo Hải Châu Từ thành lập đến nay, công ty không ngừng phát triển, liên tục đổi sản xuất kinh doanh, đầu tư công nghệ thiết bị Với công nghệ tiên tiến, thiết bị đại CHDL Đức, Hà Lan, Đài Loan, Trung Quốc với đội ngũ cán khoa học kỹ thuật quản lý kinh tế (chiếm 10% lực lượng lao động) công nhân kỹ thuật lành nghê đưa quy mô sản xuất kinh doanh cơng ty tăng trưởng bình quân hàng năm với tốc độ 15 – 20% Hiện số vốn pháp định Công ty 30 tỷ đồng, tổng sản lượng loại sản phẩm đạt 20.000 tấn, doanh thu 180 tỷ đồng, thu nhập bình quân đầu người đạt 1.400.000đ/tháng II Cơ cấu tổ chức tình hình ứng dụng CNTT Tổ chức máy quản lý Công ty CP Bánh kẹo Hải Châu thực theo điều lệ tổ chức hoạt động Công ty CP Bánh kẹo Hải Châu (căn điều 69 Luật doanh nghiệp) bao gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban điều hành, Ban kiểm soát, đơn vị thành viên gồm phịng, chi nhánh xí nghiệp Hiện nay, cơng ty có 804 cán cơng nhân viên Trong đó, số cán quản lý 123 người, cán kĩ thuật 74 người, công nhân kỹ thuật 89 người, số công nhân trực tiếp sản xuất 518 người Phần mềm mà công ty sử dụng để quản lý nhân sụ lương phần mềm Microsoft Excel hãng Microsoft Phần mềm Excel có giao diện thân thiện với người sử dụng có chức dụng đơn giản dễ sử dụng Ngồi ra, Excel cịn cung cấp nhiều hàm để hỗ trợ cho người sử dụng Có thể vẽ đồ thị qua Excel dựa số liệu người sử dụng thông qua chức tự động vẽ đồ thị Tuy nhiên, cơng cụ hỗ trợ tính tốn mạnh khơng phải dễ sử dụng, khơng chun biệt tính lương hay quản lý lương Cơng ty chưa có hệ thống mạng LAN kết nối tồn cơng ty, việc truyền thơng tin phịng ban chủ yếu qua điện thoại Vì nhu cầu cơng ty xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân tính lương sở liên kết liệu nhân liệu lương CBCNV công ty Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu Đại hội đồng cổ đơng Ban kiểm sốt Hội đồng quản trị (5 thành viên ĐH đồng cổ đông bầu ra) Ban điều hành (Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc) Phịng ban quản lý Xí nghiệp sản xuất Phịng tổ chức – Lao động - Tiền lương Phịng Hành - Bảo vệ Phịng Kĩ thuật Phịng tài kế tốn Chi nhánh XN Quy – Kem xốp Hà Nội XN Gia vị thực phẩm Nghệ An XN Kẹo Hà Nam XN Bánh cao cấp TP Hồ Chí Minh Phịng Kế hoạch vật tư Hải Dương Phòng Đầu tư xây dựng Việt Trì Phịng Kinh doanh thị trường Hưng Yên PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT I Đặc trưng hệ thống thông tin quản lý nhân tính lương 1.Đặc trưng hệ thống thơng tin quản lý nhân tính lương HTTT quản lý nhân tính lương ngồi đặc tính HTTT thơng thường cịn có đặc tính riêng có Mục tiêu: Cung cấp giải pháp hỗ trợ đắc lực cán làm công tác quản lý nhân tính lương cơng ty Hệ thống giúp tạo lập môi trường làm việc tích hợp, phục vụ hiệu nhu cầu nhập liệu, hoạt động tác nghiệp, tra cứu, báo cáo, tổng hợp, thống kê thông tin quản lý nhân tính lương đối tượng cơng ty Môi trường hệ thống: Số lượng người dùng lớn (bao gồm ban lãnh đạo, quản lý nhân tính lương cơng ty), người dùng chủ yếu truy vấn liệu trực tiếp từ kho liệu tổng hợp, đòi hỏi khả bảo mật cao, không cho phép thông tin bị thay đổi từ bên ngoài,… Giao diện người dùng: Chủ yếu đối tượng sử dụng hệ thống có trình độ tin học khá, số lần truy xuất hạn chế hệ thống cần phải thiết kế giao diện dễ hiệu, tuân thủ Yêu cầu chức năng: Quản lý nhân sự, chấm cơng xác, tính lương cho cán cơng nhân viên, tính phúc lợi xã hội cho nhân viên, liệu phần mềm xuất Excel, Word Các đặc tính ứng dụng: Dữ liệu đầu vào nhập từ bàn phím(Gồm liệu hồ sơ CBCNV phòng ban liên quan liệu liên quan đến việc tính lương nhân viên công ty) Công việc thường giao cho số cán chuyên trách đảm nhận Dữ liệu đầu chủ yếu dạng báo cáo( Báo cáo lương, báo cáo nhân sự), hình hiển thị truy vấn thơng tin qua mạng Thuật tốn mô tương tác người sử dụng chương trình thơng qua giao diện, Mọi xử lý liệu sau hoàn thành chương trình đưa hình máy tính c Thuật tốn quản lý nhân Thuật tốn mơ tả quy trình chung liên quan đến xử lý liệu hồ sơ nhân sư Đối tượng hồ sơ cán nhân viên, hồ sơ phòng ban Mọi xử lý sau hồn thành đưa hình lưu sở liệu chương trình d.Thuật tốn tính lương Bắt đầu Lựa chọn đối tượng u cầu tính lương Thực thể Tính lương Xử lý yêu cầu tính lương Lương = lương cứng + lương + mềm + khoản phụ cấp - khoản bị trừ Giao diện Kết thúc e Thuật toán xuất báo cáo Danh sách nhân viên II.Thiết kế giao diên 1.Nguyên tắc thiết kế giao diện Ngoài việc quan tâm đến tính đắn, xác thuật tốn ta phải quan tâm mức giao diện ngừời sử dụng máy Thiết kế giao diện người sử dụng máy phải phù hợp với cơng việc tình xử lý Có nhiều kiểu thiết kết giao diện phải chọn cho đẹp mắt thuận tiện cho người sử dụng thao tác Giao diện hệ thống phải đảm bảo đáp ứng yêu cầu sau: - Bố trí đơn giản, dễ xem đồng - Giảm nhầm lẫn thêm bớt sửa lỗi - Thống trình hoạt động - Có hệ thống trợ giúp thơng báo hồn chỉnh Để đáp ứng địi hỏi phần ta sử dụng công cụ phát triển Visual Basic.Net để xây dựng Form cho chương trình a Giao diện đăng nhập b Giao diện Chính chương trình c Giao diện Quản lý Chức vụ d Giao diện Danh sách Bộ phận e Giao diện Quản lý Dữ liệu lương e Giao diện Quản lý Danh sách nhân viên f Giao diện Quản lý Chấm công tự động g Giao diện Quản lý Phụ cấp h Giao diện Báo cáo Báo cáo nhân Báo cáo Bảng lương tổng hợp III.Hướng dẫn cài đặt sử dụng chương trình 1.u cầu phần cứng tối thiểu Máy tính PC 500 MHz 256 MB RAM  Ổ cứng 20GB tổi thiểu 1Gb trống Màn hình màu độ phân giải 800x600 pixel tốt (1024x768 pixel) Chuột , Bàn Phím Thiết bị lưu dự phòng Modern Laser printer or Jet printer Các yêu cầu phần cứng phần mềm đề nghị kèm Máy In Lasze Phần mềm : Hệ điều hành Windows XP service pack I trở lên Phần mềm Quản lý nhân tiền lương 2007 có chức sau:  Quản lý nhân sự]Tính lương cho nhân viên  Dữ liệu phần mềm xuất Excel, Word  Tính tốn phúc lợi xã hội cho nhân viên dễ dàng  Chấm cơng xác cho cán cơng nhân viên 2.Tư vấn Đào tạo Tư vấn đào tạo bao gồm công việc sau: Tư vấn thiết kế hệ thống danh mục nhân viên, năm công tác, cấp bậc, hệ số lương cán tin học công ty thiết kế phần mềm tư vấn cho cán sử dụng chương trình hệ thống danh mục nhân viên, năm công tác, cấp bậc, hệ số lương Hướng dẫn vào số liệu đầu kì: Bên cơng ty thiết kế phần mề hướng dẫn cho cán công ty Hải Châu vào số liệu đầu kì Đào tạo: Cán triển khai bên công ty thiết kế phần mềm hướng dẫn cho kế tốn nhân viên phịng Tổ chức – Lao động - Tiền lương Công ty bánh kẹo Hải Châu sử dụng thành thạo phần mềm Quản lý nhân tiền lương 2007 3.Bảo hành hỗ trợ sử dụng Bên B(Công ty tin học cung cấp phần mềm Quản lý nhân tính lương) chịu trách nhiệm bảo hành phần mềm Quản lý nhân tiền lương cung cấp cho Bên A(Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu) thời gian 12 tháng, kể từ ngày ký nghiệm thu chương trình 3.1.Nội dung bảo hành  Bảo hành lỗi chương trình Phương thức bảo hành: Khi nhận thơng báo cán sử dụng phần mềm bên A, Bên B phải cử kỹ thuật viên tin học đến tiến hành khắc phục lỗi chương trình theo phương thức sau đây: Hướng dẫn người sử dụng sửa lỗi chương trình thơng qua điện thoại, Fax, E-mail vòng 04 (bốn) giờ, kể từ nhận thông báo bên A Gửi phần sửa chương trình đĩa mềm đến Bên A vòng 02 (hai) ngày làm việc theo dấu bưu điện kể từ nhận thông báo Bên A Trực tiếp sửa chữa lỗi chương trình Bên A vòng 02 (hai) ngày 3.2 Hỗ trợ sử dụng Khi bên A có yêu cầu, bên B trợ giúp người sử dụng phần mềm bên A sử dụng phần mềm qua (điện thoại, Fax, E-mail, thư) trực tiếp Bên A Trong thời gian bảo hành: Nếu có thay đổi chế độ nhân tiền lương Nhà nước bên B có phiên phần mềm (mà bên Acó nhu cầu nâng cấp) bên B cập nhật miễn phí phiên cho bên A Ngồi thời gian bảo hành : Nếu có thay đổi chế độ nhân tiền lương Nhà nước bên B có phiên kế tốn (mà bên A có nhu cầu nâng cấp) bên B giảm giá cho bên A 20% so với giá thực tế phiên thời điểm nâng cấp KẾT LUẬN Hiện nay, đòi hỏi tin học hoá hoạt động quản lý ngày lớn Sức ép cạnh tranh buộc nhà quản lý tìm kiếm phương thức quản lý tiên tiến, tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có, tiết kiệm chi phí nhân lực, đạt kết tối ưu Với Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu, dự án phân tích hệ thống thơng tin quản lý nhân lương Hội đồng quản trị Ban điều hành quan tâm lĩnh vực quan trọng góp phần nâng cao chất lượng quản lý Cơng ty Được Ban điều hành Cơng ty tín nhiệm giao trọng trách thực đề tài này, em bạn nhóm tiến hành nghiên cứu đề tài góc độ lý thuyết thực hành Các kết đề tài đạt bao gồm: Trên sở nghiên cứu yêu cầu quản lý, đề tài nêu cần thiết khách quan việc ứng dụng tin học vào hỗ trợ công tác quản lý nhân lương Công ty đề xuất phương án triển khai khả thi Đề tài nêu lên số vấn đề liên quan đến cơng nghệ phần mềm, đề xuất quy trình phát triển phần mềm quản lý nhân lương Đề tài nghiên cứu thiết kế, xây dựng HTTT quản lý nhân lương Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu Đây đề tài có tầm quan trọng mang tính thực tiễn cao Trong giai đoạn tiếp theo, hệ thống nâng cấp cho phép nhân viên truy nhập vào sở liệu Đồng thời, chương trình tham khảo cho cơng ty có nhu cầu tin học hố cơng tác quản lý nhân lương Hệ thống phần mềm quản lý nhân tính lương sau hồn thành giúp việc tính lương thực tự động hóa tính lương liên kết với liệu nhân mà trước chưa làm Việc quản lý nhân tin học hóa thay quản lý hồn tồn giấy tờ trước Tuy nhiên phần mềm hoàn thành mức độ chức quản lý nhân tính lương thực mức độ rút gọn chưa phản ánh hết nghiệp vụ hai phân hệ chức nói Bảng báo cáo lương chưa thể cách chi tiết thông tin liên quan đến đối tượng cán nhân viên chưa theo mẫu chung Với điều kiện trình độ có hạn, em mong nhận ý kiến đóng góp thầy giáo để hồn thiện tiếp tục phát triển đề tài nghiên cứu phục vụ chiến lược phát triển ứng dụng hệ thống thông tin Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu Một lần em xin chân thành cảm ơn Ths.Trịnh Hoài Sơn tạo điều kiện để em thực đề tài TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Cấu trúc liệu giải thuật – PGS.TS Hàn Viết Thuận – Đại học Kinh tế Quốc dân Bài giảng Công nghệ phần mềm – PGS.TS Hàn Viết Thuận – Đại học Kinh tế Quốc dân Giáo trình Cơ sở liệu 1, – ThS Trần Công Uẩn – Đại học Kinh tế Quốc dân Kĩ thuật lập trình Visual Basic 21 ngày - Ngọc Anh Thư – NXB Giáo dục Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý – TS Trương Văn Tú, TS Trần Thị Song Minh – Đại học Kinh tế Quốc dân Kỹ nghệ phần mềm – Cách tiếp cận người thực hành – Roger S.Pressman – NXB Giáo dục www.haichau.com www.wikipedia.com www.microsoft.com