Khoá luận nâng cao hoạt động hành chính văn phòng

Khoá luận tốt nghiệp Đề tài Nâng cao hiệu quả hoạt động hành chính văn phòng giúp các bạn tham khảo cả thông tin, nguồn tài liệu tham khảo cũng như những đúc kết của bản thân mình trong quá trình trải nghiệm thực tiễn với môi trường doanh nghiệp. Hành chính văn phòng là một lĩnh vực không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ, hiện diện ở khắp mọi nơi như tra cứu giấy tờ, lưu trữ hồ sơ,... kể cả những công việc như gìn giữ cảnh quan, an toàn vệ sinh môi trường, thực phẩm, y tế,... thử hỏi nếu một doanh nghiệp thiếu đi những công tác hành chính văn phòng thì liệu có thể phát triển bền vững và lâu dài không.

NGUYỄN THỊ XUÂN THẢO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ QUẢN TRỊ KINH DOANH NGUYỄN THỊ XUÂN THẢO NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI SUZUKI MOTOR CORPORATION KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Khóa: 2019 - 2023 Giảng viên hướng dẫn: ThS PHẠM ĐỨC DÂNG 2019 - 2023 ĐỒNG NAI - 2023 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ NGUYỄN THỊ XUÂN THẢO NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI SUZUKI MOTOR CORPORATION KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH Khóa: 2019 – 2023 Giảng viên hướng dẫn: ThS PHẠM ĐỨC DÂNG ĐỒNG NAI - 2023 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ Độc lập – Tự – Hạnh phúc Đồng Nai, ngày tháng năm NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Họ tên: … Mã sinh viên: … Lớp: … Khóa học:… Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Tên đề tài: NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI SUZUKI MOTOR CORPORATION Cấu trúc khóa luận tốt nghiệp Chương MỞ ĐẦU 1.1 Đặt vấn đề 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.4 Ý nghĩa thực tiễn ý nghĩa khoa học nghiên cứu 1.5 Kết cấu khóa luận tốt nghiệp Chương CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Tổng quan sở lý thuyết 2.2 Một số nghiên cứu trước 2.3 Phương pháp nghiên cứu 2.4 Giới thiệu khái quát doanh nghiệp Chương KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 3.1 Thực trạng vấn đề nghiên cứu doanh nghiệp 3.2 Đánh giá thực trạng vấn đề nghiên cứu doanh nghiệp Chương ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP Ngày giao nhiệm vụ khóa luận: 30/12/2022 Ngày hoàn thành nhiệm vụ: 2023 Họ tên người hướng dẫn: ThS Phạm Đức Dâng Nội dung u cầu khóa luận tốt nghiệp thơng qua môn khoa Đồng Nai, ngày… tháng…….năm 20 NGƯỜI HƯỚNG DẪN TRƯỞNG KHOA TỔ TRƯỞNG BỘ MÔN PHẦN GHI KẾT QUẢ KLTN Ngày bảo vệ:………………… Điểm tổng kết:……………… LỜI CAM ĐOAN Đề tài “Nâng cao hiệu hoạt động hành văn phịng Suzuki Motor Corporation” cơng trình nghiên cứu độc lập khơng có chép người khác Đề tài sản phẩm mà em nỗ lực nghiên cứu trình học tập trường thực tập Công ty Việt Nam Suzuki, kết đề tài trung thực chưa công bố hình thức Trong trình viết có tham khảo số tài liệu có nguồn gốc rõ ràng, hướng dẫn thầy Phạm Đức Dâng – Thạc sĩ ngành Kinh Tế - Quản Trị Em xin cam đoan có vấn đề em xin chịu hồn tồn trách nhiệm Sinh viên thực LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian học tập trường Đại học Công Nghệ Đồng Nai, em thầy giáo giảng dạy tận tình, truyền đạt cho em kiến thức bổ ích em có vốn kiến thức quan trọng cho chuyên ngành em sau Trên thực tế khơng có thành công mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người Em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường quý thầy cô tạo điều kiện giúp đỡ em để em hồn thành tốt khóa thực tập tốt nghiệp Em xin kính chúc quý thầy cô dồi sức khỏe thành công nghiệp cao quý Chúc trường Đại học Công Nghệ Đồng Nai niềm tin, tảng vững cho nhiều hệ sinh viên với bước đường học tập Khóa luận tốt nghiệp thành đúc kết qua trình thực tập học hỏi Thơng qua đó, em khơng mở rộng tầm nhìn tiếp thu nhiều kiến thức mẻ mà em rèn luyện kỹ mềm, cọ xát thực tế để chuẩn bị cho hành trang quý báu, bước vào đời cách vững tự tin Tuy nhiên, thời gian thực tập lượng kiến thức chuyên sâu có hạn, chắn khóa luận cịn nhiều thiếu sót, em mong nhận giúp đỡ ý kiến nhận xét q thầy để hồn chỉnh Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc Đồng Nai, ngày tháng năm 20 Sinh viên thực BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐH CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI Độc lập – Tự – Hạnh phúc Đồng Nai, ngày……tháng … năm 20… NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Xuân Thảo Lớp: 19DQT2 MSSV: 151900566 Họ tên giảng viên nhận xét: Phạm Đức Dâng Về nội dung 1.1 Những ưu điểm 1.2 Những nhược điểm Về thái độ, tinh thần thực việc q trình thực khóa luận tốt nghiệp Điểm số:…… điểm NGƯỜI HƯỚNG DẪN (ký ghi rõ họ tên) MỤC LỤC NỘI DUNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CHƯƠNG I: MỞ ĐẦU 1.1 Đặt vấn đề .1 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.4 Ý nghĩa thực tiễn ý nghĩa khoa học nghiên cứu 1.5 Kết cấu khóa luận tốt nghiệp .3 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Tổng quan sở lý thuyết 2.1.1 Một số khái niệm 2.1.2 Ý nghĩa, vai trị chức cơng tác quản lý hành văn phịng 2.1.3 Nội dung hoạt động quản lý hành văn phịng 2.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng cơng tác quản lý hành văn phịng 11 2.1.5 Một số nguyên tắc công tác quản lý hành văn phịng 13 2.1.6 Các phương thức thực hiệu công tác hành văn phịng 14 2.2 Một số nghiên cứu trước 15 2.2.1 Một số cơng trình nghiên cứu tác giả nước 15 2.2.2 Một số cơng trình nghiên cứu nước .16 2.3 Phương pháp nghiên cứu 17 2.3.1 Các phương pháp nghiên cứu 17 2.3.2 Quy trình nghiên cứu .17 2.4 Giới thiệu khái quát doanh nghiệp 17 2.4.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty TNHH Việt Nam Suzuki .17 2.4.2 Cơ cấu tổ chức .23 2.4.3 Lĩnh vực kinh doanh cơng ty .27 2.4.4 Kết hoạt động kinh doanh công ty từ năm 2020 đến năm 2022 34 2.4.5 Định hướng phát triển công ty tương lai .34 CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 36 3.1 Thực trạng vấn đề nghiên cứu doanh nghiệp 36 3.1.1 Cơ sở pháp lý 36 3.1.2 Giới thiệu quy trình thực nghiệp vụ doanh nghiệp 52 3.1.3 Giới thiệu cấu tổ chức nguồn lực liên quan 59 3.1.4 Phương pháp đánh giá hiệu hoạt động hành văn phịng .62 3.2 Đánh giá thực trạng vấn đề nghiên cứu doanh nghiệp 66 3.2.1 Đánh giá hiệu hoạt động 66 3.2.2 Xác định nguyên nhân vấn đề .70 CHƯƠNG GIẢI PHÁP 73 4.1 Giải pháp đồng phục 73 4.1.1 Nội dung .73 4.1.2 Thực 73 4.1.3 Dự đoán tác động 73 4.2 Giải pháp công tác mua sắm trang thiết bị phục vụ 74 4.2.1 Nội dung 74 4.2.2 Thực 74 4.2.3 Dự đoán tác động 74 4.3 Giải pháp công tác văn thư lưu trữ 74 4.3.1 Nội dung 74 4.3.2 Thực 75 4.3.3 Dự đoán tác động 75 KẾT LUẬN 76 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 79 DANH SÁCH CÁC BẢNG Tên Trang Bảng 2.1 Danh sách sản phẩm tiêu thụ Công ty TNHH Việt Nam Suzuki 27 Bảng 2.2 Kết hoạt động kinh doanh Công ty từ năm 2020 đến năm 2022 34 Nhược điểm Đi đôi với ưu điểm, phương pháp ẩn chứa số hạn chế Trong trình thực phương pháp đánh giá, cấp buộc tham gia trao đổi đóng góp cấp mình, nữa, phương pháp trọng đến kết khơng nhìn đến q trình, khiến nhân viên cảm thấy áp lực mục tiêu xác định cao Ngoài ra, phương pháp cần đóng góp, tương tác cấp quản lý nhân viên cấp nên trình cần nhiều thời gian kiểm soát chặt chẽ, lại áp dụng cho mục tiêu ngắn hạn, cụ thể khoảng tháng năm Do nhân viên thực nhiệm vụ quan tâm đến kết ngắn hạn trước mắt, nhìn xa điều khơng tốt cho phát triển bền vững lâu dài công ty Việc đánh giá khơng hiệu khơng có hỗ trợ cấp quản lý, việc cá nhân có lực khơng đồng khó tránh khỏi việc đặt mục tiêu không phù hợp, áp lực việc đạt kết mong đợi khiến nhân viên bất chấp hành động phương pháp đánh giá khơng trọng đến q trình thực Đôi khi, số nhân viên gặp trở ngại việc nắm rõ mục tiêu chung mà gây nứt vỡ kết nối đồng thời gian để định hướng Phương pháp đánh giá đòi hỏi doanh nghiệp phải cập nhật, cải tiến thiết bị máy móc phục vụ cho tiến trình thực cơng việc, xảy vấn đề phải thay đổi mục tiêu chừng làm cho thiết bị khơng cịn tác dụng phù hợp gặp khó khăn 65 3.2 Đánh giá thực trạng vấn đề nghiên cứu doanh nghiệp 3.2.1 Đánh giá hiệu hoạt động Hình 3.6 File quản lý cấp phát đồng phục Công ty tuyển số lượng công nhân thời vụ thường xuyên cho nhà máy, chia thành ca làm việc Vì ngày có cơng nhân nhân viên vào học việc Phòng nhân gửi danh sách cơng nhân viên cho phịng hành nhân viên phụ trách chuẩn bị đồng phục lên thời gian phát đồng phục.Trong trình làm việc nhà máy, đồng phục cơng nhân viên có bị hư hỏng khơng thể dùng làm Đơn u cầu cấp phát trang phục lao động trình qua Trưởng phận xác nhận mà khơng cần chờ đến hạn đổi Hình 3.7 Mẫu đơn đề nghị cấp phát trang phục lao động 66 Báo cáo thống kê số lượng đồng phục cấp phát, số lượng tồn kho cho loại trang phục thuộc cấp công nhân viên khác nhau, nhiệm vụ khác Làm báo cáo đặt mua bổ sung cho phận mua hàng số lượng gần hết khoảng tháng 4, có đợt cấp phát đồng phục năm theo quy định Cơng ty Hình 3.8 File quản lý văn phịng phẩm Hình 3.9 File quản lý dụng cụ vệ sinh Các vật tư thuộc phịng hành như: dấu, dụng cụ vệ sinh, văn phòng phẩm, đồng phục,… theo quy định Cơng ty tồn vật tư muốn sử dụng phải làm đơn yêu cầu cấp phát có trưởng phận nhân viên phịng hành phụ trách xác nhận sử dụng cách hợp lệ Mỗi ngày, nhân viên phụ trách phải kiểm tra thường xuyên tình trạng vật tư như: khăn giấy, cồn, nước rửa tay, giấy in,… sau hàng tháng cập nhật báo cáo cấp file quản lý số lượng cấp phát tồn kho Đối với loại văn phịng phẩm nhận đơn u cầu phịng ban phận có nhu cầu theo định kỳ tháng lần đặt mua bổ sung Tuy nhiên, để tránh phải mua nhiều lần, nhân viên phụ trách dựa vào số lượng yêu 67 cầu sản phẩm sau ước tính số lượng sử dụng tháng tiếp theo, sau kiểm tra thống kê lại gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp Hình 3.10 File báo cáo cải tiến Là công ty không ngừng nỗ lực chấp nhận tất thách thức việc cải tiến công nghệ bảo vệ mơi trường, thay đổi mang lại lợi ích cho cơng ty tiết kiệm chi phí, sử dụng lượng nguồn lực hiệu trở thành thành tích dự án cải tiến cơng nhận, khích lệ Hình 3.11 File tổng hợp kiểm sốt tài Phịng Hành Trong cơng ty mà người lao động “tự quản lý”, người lao động hỏi câu hỏi: “Doanh nghiệp cần họ chịu trách nhiệm gì? Họ cần thơng tin 68 để làm việc tốt? Những thông tin họ cần cho doanh nghiệp?” Đối với câu hỏi này, đòi hỏi người lao động phải tham gia vào định chủ yếu dụng cụ lao động, kế hoạch để thực công việc Họ hiểu rõ cơng việc người khác đáp lại việc giao trách nhiệm hành động có trách nhiệm, phát huy động sáng tạo người lao động công việc, đồng thời tuân theo quy định pháp luật dựa nguyên tắc quản lý hành để thực Tn theo ngun tắc bình đẳng dân tộc để đồng lòng đưa tiêu chí đánh giá kết cơng việc chung, vừa đạt mục tiêu lớn cho công ty, vừa đảm bảo chất tảng công tác quản lý hành văn phịng Tn theo ngun tắc để toàn thể thành viên tổ chức tham gia vào q trình đặt tiêu chí phù hợp cho kế hoạch * Nhận xét Ưu điểm Phòng Hành thực theo quy trình Cơng ty quy định, minh bạch chuyên nghiệp Đối với công ty mà nói, đồng phục khơng để bảo hộ cơng nhân viên q trình làm việc mà cịn mang giá trị biểu tượng cho hồ hợp, bình đẳng, nâng cao nhận thức trí tuệ phản ánh sức mạnh to lớn tập thể mục tiêu chung công ty Từ đồng phục mà người thấy giá trị người nhau, tơn trọng gìn giữ mối quan hệ lành mạnh nơi môi trường làm việc, phù hợp với pháp luật chuẩn mực xã hội Có thể thấy hoạt động có file quản lý riêng theo lĩnh vực, phân công nhân viên có trách nhiệm chun mơn với cơng việc phụ trách có liên kết với phận khác cơng ty để hồn thiện quy trình hoạt động Những đóng góp mang tính chất cải tiến, bảo vệ môi trường công ty đề cao công nhận Điều giúp cho cơng ty phần trở thành mơi trường làm việc mang tính giáo dục cao, cơng nhân viên cơng ty ln có ý thức giữ gìn vệ sinh, cảnh quan, mang trách nhiệm họ vào sản phẩm kinh doanh công ty Việc thiết lập quy trình giảm thiểu tối đa thiệt hại đến môi trường nằm nhận thức tồn thể thành viên cơng ty 69 Nhược điểm Các bước thực công việc chi tiết, số cơng nhân viên chúng phức tạp tốn nhiều thời gian Chính văn cơng cụ đắc lực cơng tác quản lý hành văn phịng nên u cầu công tác văn thư lưu trữ đặt lên cao, Phịng Hành phải dành thời gian để bồi dưỡng nhân viên cũ, đào tạo nhân viên cho phù hợp với yêu cầu đặt Một hệ thống công nghệ công ty xảy vấn đề xử lý thời gian nghiêm trọng mạng lưới máy tính đồng hố, đặc biệt cơng tác văn thư lưu trữ đa phần hồ sơ văn tài liệu lưu dạng văn điện tử mang tính chất bảo mật Địi hỏi hợp tác, đồng thuận chia sẻ bên tham gia thực quy trình, gián đoạn cơng việc họ, đơi cơng việc dở dang mà làm cho có, cho xong chuyển đến phận khác 3.2.2 Xác định nguyên nhân vấn đề 3.2.2.1 Nguyên nhân từ môi trường bên Con người Yếu tố người vừa nguyên nhân cho ưu nhược điểm hoạt động hành văn phịng, vừa tham gia vào tồn q trình thực cơng việc chịu tác động hoạt động Chính vậy, hoạt động hành văn phịng diễn có thuận lợi hay khơng, có đạt hiệu hay khơng dựa vào yếu tố mà thành Công nghệ, máy móc thiết bị quan trọng, người tài sản đặc biệt Đây yếu tố mang nguồn sức mạnh to lớn, sáng tạo tương tác mà không máy móc thay trình thực hoạt động hành văn phịng vốn mang tính chất then chốt, định Cơ sở vật chất Trong thời điểm đại ngày nay, hệ thống sở vật chất trang thiết bị có vai trị khơng nhỏ, góp mặt hoạt động nhỏ tổ chức Công ty có hệ thống vật chất thơi chưa đủ, phải có chất lượng đảm bảo an tồn ví dụ mơi trường làm việc lành mạnh đầy đủ tiện nghi thúc đẩy tinh thần làm việc nhân viên, khả chi trả, khen thưởng cho thành tích nhân 70 viên Cơ sở vật chất tích hợp ứng dụng cơng nghệ đại, hỗ trợ cho hoạt động hành văn phịng thuận tiện Nguồn lực vơ hình Uy tín, thương hiệu cơng ty vơ hình chung đánh vào tâm lý khiến cho nhân viên không riêng Phịng Hành cảm thấy hãnh diện, có động lực tiếp tục nỗ lực cống hiến mục tiêu lớn công ty Thiết lập hệ thống quy trình quản lý Việc cơng ty đặt mục tiêu thiết lập dựa quan điểm lý thuyết có sẵn sau điều chỉnh cho phù hợp mà tuân thủ quy định pháp luật giúp ích nhiều cho nhân viên yên tâm thực Mỗi công việc có quy trình riêng đồng bộ, chất lượng hệ thống quy trình quản lý phản ánh chất lượng hoạt động cơng ty Việc cần có hợp tác cấp quản lý công nhân viên công ty thực 3.2.2.2 Nguyên nhân từ mơi trường bên ngồi Vị trí pháp lý Ổn định mặt pháp lý có trụ sở riêng, ổn định nên thực thủ tục hành nhanh chóng dễ dàng hơn, đảm bảo tính riêng tư khu vực phạm vi cơng ty, việc thực phương pháp đánh giá thuận tiện Sở hữu trụ sở ổn định góp phần vào xây dựng niềm tin khách hàng, uy tín cơng ty nằm vững lịng khách hàng nhờ mà gia tăng khả đạt mục tiêu chung cho công ty Giúp cho việc đánh giá công việc mang lại hiệu Thời đại công nghệ khoa học Sự phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin vừa ưu điểm vừa nhược điểm hoạt động hành văn phịng Khơng thể phủ nhận tầm quan trọng công nghệ thời đại ngày nay, đặc biệt doanh nghiệp vốn đầu tư nước ngoài, việc liên kết toàn cầu hố với trợ thủ đắc lực cơng nghệ đại giúp doanh nghiệp xa đường phát triển Cơng nghệ giúp tối ưu hố cách giải vấn đề, cho phép nâng cao suất cơng nhân viên Tiện lợi khó nắm bắt, áp dụng cơng nghệ quy trình hoạt động giúp ích mang lại hạn chế xảy cố linh hoạt giải ta phụ thuộc vào cơng nghệ, ví dụ hệ thống bảo vệ virus mạng lưới công ty trục trặc khiến người khơng thể tiếp tục làm việc… 71 Tình hình thị trường Hành văn phịng ngày thay đổi nhận thức đại đa số khơng đơn giản tẻ nhạt, doanh nghiệp lớn mạnh chứng tỏ công tác đầu việc hoạt động dự án án quan trọng Cơ chế cạnh tranh thị trường ngày khắc nghiệt, thật chứng minh hành văn phịng bao gồm khối lượng cơng việc lớn, người làm cơng tác hành văn phịng ý thức trách nhiệm tận tâm công việc, giúp cho công ty sánh vai với doanh nghiệp lớn mạnh khác Cơ chế sách nhà nước Đã từ lâu, nhắc tới hành ln đơi cụm từ “nhà nước”, ngày nắm rõ tính chất cơng việc người ta phân biệt hành cơng hành tư hai khái niệm mang tính chất tương đối Chính tồn từ lâu trước đó, nên sách, điều lệ quy chế nhà nước lĩnh vực dựa sở thực tiễn qua chỉnh sửa bổ sung nhiều lần để phù hợp với tình hình thị trường Mơi trường văn hố xã hội Văn hố cơng ty yếu tố mang tính chất kế thừa, trụ sở Nhật Bản vốn văn hố nước ngồi khiến thành viên tổ chức thấy rằng, nơi nhiên nơi làm việc chuyên nghiệp trau dồi thân hơn, trở thành phần tập thể lớn đóng góp mục tiêu lớn Đối với yếu tố này, cơng tác hành văn phòng phải linh hoạt hơn, nhân viên phải dành thời gian tìm hiểu hay chí am hiểu văn hố cơng ty mẹ hoạt động diễn thông suốt 72 CHƯƠNG GIẢI PHÁP 4.1 Giải pháp đồng phục 4.1.1 Nội dung Đối với quy trình cấp phát đồng phục cơng ty hồn thành hiệu quả, nhiên nhược điểm quy trình khó thu hồi đồng phục mà trước cấp phát cho cơng nhân viên vào làm sau nghỉ việc, khó khăn nhân viên thời vụ họ đột ngột nghỉ mà khơng có thơng báo cho phận có trách nhiệm Vì cần phải có giải pháp để hạn chế việc người lao động khơng hồn trả lại trang phục làm việc cho Phịng Hành 4.1.2 Thực Trong trường hợp nhân viên nghỉ có thơng báo trước nên đề nghị thu hồi đồng phục ngày sau tan ca, khơng nên hẹn ngày khơng chắn họ mang trả thời hạn thông báo Cịn trường hợp nghỉ ngang khơng thơng báo trước khó khăn để thu hồi đồng phục cấp phát, nên để tăng tỉ lệ khả thi mang trả đồng phục nhân viên nghỉ việc, nên thỏa thuận sẵn hợp đồng trước mà nhân viên cơng ty ký kết từ đầu, tạo niềm tin người lao động người sử dụng lao động cách minh bạch rõ ràng Cần có hợp tác cơng nhân viên có ý định nghỉ việc, theo quy định công ty, hợp đồng lao động rõ việc người lao động phải báo trước cho phận làm việc trước nghỉ việc lại không đề cập vấn đề trao trả đồng phục nên thông thường họ khơng ý đến vấn đề 4.1.3 Dự đốn tác động Mỗi năm, cơng ty có đợt cấp phát đồng phục cho công nhân viên có nhu cầu trang phục sử dụng lâu, cũ kỹ hư hỏng Dẫn đến việc Phòng Hành phải kiểm kê số lượng trang phục tồn kho thường xun đặt mua, kinh phí cho cơng tác cấp phát đồng phục tiêu tốn khơng Nếu giải pháp áp dụng thực hiện, công ty tiết kiệm khoản đáng kể, trang phục cơng nhân viên thời vụ tình trạng cịn cịn tái sử dụng sau làm kỹ càng, thu hồi đầy đủ số lượng trang phục tái sử dụng thay cho trang phục hư hỏng công nhân viên khác 73 4.2 Giải pháp công tác mua sắm trang thiết bị phục vụ 4.2.1 Nội dung Xây dựng văn bản, kế hoạch đảm bảo liên quan đến công tác quản lý, sử dụng người, quản lý sở vật chất công ty, kiểm tra, giám sát đạo phòng, phận quản lý sử dụng tốt, bền, an toàn, tiết kiệm, hiệu trang thiết bị sở vật chất khác công ty Thiết lập, đào tạo công nhân viên công tác hậu cần nhân viên phụ trách đảm bảo hậu cần (ăn ở, mặc, chăm sóc sức khỏe, phịng chống dịch bệnh,…) cho cơng nhân viên công ty 4.2.2 Thực * Công tác mua sắm trang thiết bị Phịng Hành phải thường xun theo dõi, kiểm tra kỹ thuật máy móc, thiết bị định kỳ bảo dưỡng để bảo đảm máy móc, thiết bị luôn sẵn sàng hoạt động, đảm bảo việc mua sắm văn phòng phẩm cho quan ln đầy đủ, kịp thời Ngồi cần có quản lý tránh tình trạng lãng phí khơng cần thiết * Cơng tác phục vụ Cơng ty cần có yêu cầu định với nhân viên tạp vụ u cầu phải địi hỏi nhiệt tình với cơng việc, ý thức tiết kiệm cho công ty 4.2.3 Dự đốn tác động Giải pháp giúp hồn thiện công tác mua sắm trang thiết bị công tác phục vụ Phịng Hành chính, củng cố cho cơng tác cịn lại đảm bảo thực ổn định hiệu 4.3 Giải pháp công tác văn thư lưu trữ 4.3.1 Nội dung Quy trình quản lý hồ sơ văn công ty thực tốt, điểm yếu quy trình phận phịng ban tham gia hợp tác hồn thiện quy trình với số lượng nhiều văn cần ban hành đưa lên trình ký cách ạt, khơng kiểm sốt chặt chẽ Điều dẫn đến tình trạng dễ lưu lạc tài liệu, sai sót nhầm lẫn ảnh hưởng đến khâu quy trình 74 4.3.2 Thực Cần thiết lập hệ thống kiểm soát văn đến đi, đặc biệt bước “Kiểm tra” Trong bước này, không kiểm tra thể thức nội dung văn tài liệu, mà kiểm tra số lượng văn bản, tài liệu Sau trình ký Cấp quản lý Cấp cao, phận phụ trách lần kiểm tra lại văn bản, tài liệu , xem chúng ký chưa, có bị lạc khơng, tránh để thiếu sót chúng có số lượng lớn Sau nhập liệu, mã số văn lên hệ thống kiểm soát văn đến Ngoài ra, cần phân loại loại văn đến theo ngày tháng nghiệp vụ chun mơn liên quan để dễ dàng kiểm sốt tình trạng thiếu sót thất lạc Cũng để liên lạc với phận soạn thảo phận phát hành văn để xử lý vấn đề phát sinh kịp thời 4.3.3 Dự đoán tác động Mỗi ngày, cơng ty có hàng trăm văn tài liệu cần đưa tới tay cấp quản lý, việc đưa giải pháp hệ thống hoá cách chặt chẽ giúp cho khơng riêng Phịng Hành mà phận phòng ban khác kiểm sốt số lượng văn bản, khơng tốn nhiều thời gian tra cứu, thuận tiện cho công tác thống kê, báo cáo,… đồng thời bước hệ thống hoá giúp cho người thực lần kiểm tra lại thể thức, nội dung trình bày có quy định chuẩn xác chưa nhằm kịp thời điều chỉnh trước ban hành trình ký 75 KẾT LUẬN Khoá luận tập trung nghiên cứu “Nâng cao hiệu hoạt động hành văn phịng Suzuki Motor Corporation” Đi sâu vào phân tích sở lý luận cơng tác hành văn phịng, thơng qua nghiên cứu lý luận thấy tầm quan trọng cơng tác hành văn phịng tổ chức thời điểm Khoá luận yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác hành văn phịng tổ chức làm cụ thể nội dung hoạt động cơng tác Sau đó, khố luận đưa thơng tin tổng quan công ty TNHH Việt Nam Suzuki công ty chi nhánh Biên Hồ, Đồng Nai q trình hình thành phát triển, lĩnh vực kinh doanh khái quát tình hình hoạt động năm gần Công ty Thấy rõ mục tiêu ngắn hạn dài hạn công ty đặt sở để cơng tác hành văn phịng dựa theo để nỗ lực hoạt động hiệu quả, hoàn thiện hơn, hỗ trợ làm hậu phương vững cho chiến lược phát triển mang tính chất bền vững lâu dài Cơng ty Từ tổng quan cơng ty, khố luận đưa phân tích thực trạng hoạt động hành văn phịng, ưu điểm nhược điểm tồn cơng tác quản trị hành văn phịng cơng ty TNHH Việt Nam Suzuki Là cơng ty tập đồn lớn mạnh, quy trình thực cơng việc cơng ty nói chung Phịng Hành nói riêng minh bạch, chu việc công nhân viên đào tạo kỹ lưỡng với lĩnh vực đảm nhiệm nên hoạt động diễn thơng suốt Tuy ưu điểm nhược điểm tồn song song với nhau, không ảnh hưởng trực tiếp đến công việc gây gián đoạn công tác hậu cần phục vụ hay gây thời gian tra cứu thông tin điện tử văn hồ sơ,… Biết nguyên nhân dẫn đến ưu nhược điểm, từ đề xuất giải pháp giải phù hợp Qua khoá luận tốt nghiệp, ta rút cần phải đưa số giải pháp nhằm xây dựng chiến lược quản trị hành văn phịng hiệu quả, nhắm tới mục đích nâng cao tinh thần làm việc nhân viên, nâng cao suất làm việc góp phần mang lại nhiều hoạt động phát triển tốt cho công ty Cần thu thập thơng tin cách có hệ thống thơng qua từ quan điểm nhân viên bên 76 công ty, cập nhật thay đổi liên tục thị trường Các giải pháp thực tốt góp phần nâng cao chất lượng hồn thiện cơng tác hành văn phịng công ty TNHH Việt Nam Suzuki, nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển không ngừng công ty xu hướng phát triển chung thị trường lớn mạnh bên ngồi 77 TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP Nội dung cơng việc Ngày bắt đầu Ngày hồn thành % Hoàn thành Làm chương 30/12/2022 05/01/2023 100% Làm chương 15/03/2023 30/03/2023 100% Làm chương 18/04/2023 16/05/2023 100% Làm chương 25/05/2023 04/06/2023 100% Sửa hoàn chỉnh 04/06/2023 12/06/2023 100% Tháng 01/23 78 Tháng 02/23 Thời gian Tháng Tháng 03/23 04/23 Tháng 05/23 Tháng 06/23 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu Giáo trình, Luận văn Nguyễn Thành Bộ, Nguyễn Ngọc Điệp Trần Phương Hiền (2012), Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế quốc dân Nguyễn Thị Ngọc An (2006), Quản trị hành văn phịng, Tài liệu đào tạo từ xa qua truyền hình Đồng Thị Thanh Hương Nguyễn Thị Ngọc An (2007), Quản trị hành văn phòng, Nhà xuất Thống kê Phạm Thị Mỹ Hạnh (2007), Quản trị văn phịng, Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành văn phịng, Nhà xuất Thống kê, Hà Nội Nguyễn Hữu Thân (2012), Quản trị hành chánh văn phòng, Nhà xuất Thống kê Bộ Nội Vụ (2011), Kỹ thuật trình bày văn hành – Thơng tư 01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011 Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo (2005), Quản trị Văn Phòng, Nhà xuất Lao Động Xã Hội, Hà Nội Trần Hùng Nam (2018), Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hành văn phịng Cơng ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (Vosco), Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 10 Đinh Thị Huế (2015), Áp dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO vào đánh giá thực công việc nhân viên (Nghiên cứu trường hợp Trung tâm kinh doanh HN2 Công ty Cổ Phần Viễn Thông FPT), Luận Văn Thạc sĩ chuyên ngành Khoa học Quản lý, Trường Đại học Quốc gia Hà Nội Tài liệu Công ty Suzuki Motor Corporation (2022), Bảng Báo cáo thu nhập hàng năm Công ty Suzuki Motor Corporation 79