Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty
1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty.
Công ty xi măng Tam Điệp là một doanh nghiệp nhà nước có quy mô sản xuất lớn, sản phẩm của công ty nhiều về số lượng và chủng loại do đó nguyên vật liệu dùng để phục vụ sản xuất và các yêu cầu quản lý khác trong công ty rất đa dạng và phong phú.
Nguồn cung cấp nguyên vật liệu chính: Đá vôi, đá sét là hai nguyên liệu chính của Nhà máy xi măng Tam Điệp được lấy từ mỏ đá vôi Hang Nước và mỏ sét Quyền Cây cách mặt bằng nhà máy 3,2 km về phía Tây Nam.
Than cám lấy từ hòn gai qua cảng Ninh Phúc.
Các nguyên liệu khác như thạch cao, silíc, quặng sắt và phụ gia xi măng được cấp qua đường ôtô và tàu hoả…
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty nên chi phí về nguyên vật liệu luôn chiếm tỷ trọng cao trong chi phí sản xuất kinh doanh, vì vậy mà việc quản lý chặt chẽ trong quá trình thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng sẽ tiết kiêm được chi phí, tiết kiệm được vốn Do vậy, việc quản lý vật tư là một vấn đề quan trọng của công ty.
1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại công ty.
Do nhu cầu kế hoạch sản xuất là rất linh động nên sự vận động của vật liệu là thường xuyên liên tục Vì vậy, để quản lý chặt chẽ và có hiệu quả, cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu được sử dụng trong công ty được chia thành các loại sau:
- Vật liệu chính : gồm Đá vôi, đá sét được công ty khai thác trực tiếp ở các mỏ đá và mỏ sét…Thạch cao được mua ở Thái Lan, Lào Các loại NVL chính là thành phần chủ yếu cấu tạo nên sản phẩm xi măng, thường được nhập với số lượng lớn và định mức cao.
- Vật liệu phụ : hoá chất và các loại làm chất phụ gia để tăng tính năng của xi măng về độ đông kết, độ mịn…Đây là vật liệu quyết định đến chất lượng của xi măng.
- Nhiên liệu : loại vật tư không thể thiếu đối với ngành sản xuất nói chung và xi măng nói riêng bao gồm: than cám, dầu FO, DO, điện năng dùng trong sản xuất
- Phụ tùng thay thế : gồm phụ tùng thay thế cho các loại xe ôtô, xe máy trong quá trình vận chuyển vật tư, sản phẩm Phụ tùng thay thế cho hệ thống điện và gạch chịu lửa sử dụng trong lò nung.
- Văn phòng phẩm : Giấy, mực in, bút bi, máy tính…các đồ dùng phục vụ cho công tác văn phòng.
- Bao bì đóng gói : các loại bao dùng để đóng gói xi măng PCB 30,
- Phế liệu : phế phẩm bị loại ra trong quá trình sản xuất sắt, thép vụn gạch chịu lửa đã hết hạn sử dụng.
- Bán thành phẩm mua ngoài : Clinker nhập khẩu để sản xuất, mua của các doanh nghiệp trong nội bộ Tổng công ty, mua của các doanh nghiệp khác.
Việc đánh mã số được thực hiện theo nhóm trong đó mỗi nhóm đều có mã số riêng, trong từng nhóm lại có sự khác biệt để phân loại nguyên vật liệu trong nhóm Dang mục vật tư được mở theo các nhóm với số ký tự tối đa là
10 ký tự cho phép theo dõi khối lượng vật tư rất lớn Việc mở mã vật tư theo nguyên tắc số danh mục tự sinh tránh được hiện tượng trùng lặp.
1.1.3 Tính giá NVL ở công ty.
Tình giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL, giúp đánh giá tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL được đánh giá một cách chính xác.
Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Việc xác định giá thực tế của NVL phù hợp với giá cả thị trường, tránh trường hợp mua đắt, chi phí thu mua vận chuyển là rất quan trọng, đảm bảo mua được hàng tốt, chất lượng chủng loại như ý phục vụ kịp thời cho sản xuất, mà vẫn đảm bảo giá cả phải chăng Công ty xác định giá trị nguyên vật liệu nhập kho theo từng nguồn nhập:
Trường hợp 1 : NVL mua ngoài
Giá mua ghi trên hóa đơn
Các khoản thuế không được khấu hao
Chiết khấu, giảm giá được hưởng
Trường hợp 2 : NVL thuê gia công chế biến nhập kho: Đơn vị coi đây là một nghiệp vụ mua đứt bán đoạn Công ty xuất kho vật tư theo giá vốn thực tế cho đơn vị nhận gia công và nhận lại vật tư theo giá mới mua vào Nếu đơn vị nhận gia công là một xí nghiệp thành viên thì chi phí nhân công được loại bỏ:
Giá trị NVL xuất thuê gia công
Chi phí vận chuyển bốc dỡ nếu có
Trường hợp 3: NVL tự chế nhập kho
Trị giá thực tế NVL nhập kho bằng giá thành sản xuất ra sản phẩm đó.
= Giá trị NVL xuất kho để chế biến
Trường hợp 4 : Phế liệu thu hồi nhập kho.
Giá được xác định trên cơ sở giá bán được chấp nhận trên thị trường, phế liệu được tập hợp tại kho chờ thanh lý.
Tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Tại công ty xi măng Tam Điệp tính giá thực tế của NVL xuất kho là giá bình quân cả kỳ dự trữ, căn cứ sổ chi tiết của từng NVL.
Cuối tháng căn cứ vào số lượng vật tư tồn đầu kỳ, số lượng vật tư nhập trong kỳ và căn cứ vào phiếu xuất kho máy tính sẽ tự động tính ra giá trị thực tế của NVL xuất kho của mỗi loại vật tư theo đơn giá bình quân cụ thể như sau:
Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho × Đơn giá xuất kho bình quân NVL
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của công ty
Phương thức hình thành: NVL của công ty bao gồm cả nhập từ các nhà cung cấp và thuê khoán gia công.
Các nguyên vật liệu chính được khai thác bằng các phương pháp khoan nổ mìn từ các mỏ gần nhà máy và được vận chuyển bằng ôtô chuyển vào các băng tải về kho đồng nhất sơ bộ Đá vôi khai thác ở mỏ Hang nước cách nhà máy 3km bằng phương pháp thuê khoán cho bên B, bên B vận chuyển tới máy đập đá vôi Sau khi đập nhỏ đá vôi sẽ được cân và vận chuyển bằng băng tải cao về nhập kho đồng nhất sơ bộ và được rải thành 2 đống, mỗi đống 16.000 tấn, theo phương pháp rải đống CXEVERON và có mức độ đồng nhất là 8:1 Đá sét khai thác ở mỏ sét Quyền Cây- Thanh Hoá cách nhà máy 8 km được vận chuyển bằng ôtô tới máy cán răng 2 trục Sau khi được cán đất sét sẽ được cân và vận chuyển tới kho đồng nhất sơ bộ và rải thành 2 đống, mỗi đống 7.000 tấn theo phương pháp rải WINDROW với mức độ đồng nhất là 8:1.
Các nguyên liệu khác được vận chuyển về nhà máy bằng đường sắt, đường bộ như Quặng sắt , thạch cao, quặng Bôxít, than… mua từ các nguồn lân cận và nhập khẩu từ Thái Lan, Lào Sau đó được bốc dỡ vận chuyển về kho chứa bằng hệ thống băng tải, cấp liệu tấm.
Bảo quản: Công ty xây dựng hệ thống kho vật tư rộng rãi chắc chắn ngay tại nơi sản xuất để có thể cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho các xưởng sản xuất Xây dựng thành từng kho riêng phù hợp với tính chất lý hoá của từng nguyên vật liệu Những kho này được xây dựng khá kiên cố và được sử dụng trong thời gian dài Gồm các kho chính:
- Kho tổng hợp 224: Than, Đá phụ gia, thạch cao, silíc, quặng sắt.
- Kho thiết bị: Cơ khí, điện, gạch, hoá chất.
Sử dụng: Phần lớn nguyên vật liệu được xuất cho sản xuất và được quản lý theo định mức nguyên vật liệu mà công ty đã quy định nhằm đảm bảo sự hợp lý, đầy đủ tiết kiệm và hiệu quả trong sử dụng nguyên vật liệu.
Dự trữ: Xuất phát từ đặc điểm của các nguyên vật liệu và để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, sử dụng vốn tiết kiệm, công ty xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm vật tư.
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công ty
NVL là yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp Giá trị NVL thường chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất - kinh doanh, vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho công ty Trên cơ sở nhận thức rõ điều đó, công ty đã tổ chức quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu tại tất cả các khâu.
Việc thu mua nguyên vật liệu dược đảm bảo đầy đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng, có nguồn cung cấp tương đối ổn định, có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ thu mua Việc giao nhận vật liệu được theo dõi từ khi vận chuyển đến khi về nhập kho, phòng KCS làm nhiện vụ kiểm tra phẩm chất, quy cách của vật liệu.
Hệ thống kho bãi đều được trang bị khá đầy đủ phương tiện cân, đo đong đếm để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý bảo quản chặt chẽ vật liệu Đội ngũ nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập xuất. Để công tác quản lý vật liệu có hiệu quả chặt chẽ hơn, định kỳ công ty thực hiện kiểm kê vật liệu nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng giá trị của từng thứ vật liệu.
Việc kiểm kê được tiến hành ở tất cả các kho, ở mỗi kho sẽ thành lập một ban kiểm kê gồm 3 người:
Sau khi kết thúc kiểm kê, thủ kho lập biên bản kiểm kê, trên đó ghi kết quả kiểm kê do phòng sản xuất kinh doanh lập.
Thực tế cho thấy có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho nên ở công ty xi măng Tam Điệp hầu như không có sự chênh lệch giữa tồn kho thực tế và sổ sách.
Nhận thức được vị trí của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất đòi hỏi hệ thống quản lý phản ánh chính xác đầy đủ các thông tin số NVL Do vậy nhiệm vụ đặt ra đối với công tác hạch toán NVL của công ty:
- Tổ chức ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản, nhập, xuất tồn NVL Tính giá thực tế của NVL đã mua. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua NVL về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn… nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ cho quá trình sản xuất kinh doanh.
- Áp dụng đúng đắn phương pháp hạch toán NVL Hướng dẫn và kiểm tra các phân xưởng, các phòng ban trong đơn vị thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về NVL.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, sử dụng NVL Kiểm tra tình hình nhập xuất nguyên vật liệu Phát hiện, ngăn ngừa đề xuất biện pháp xử lý NVL thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để động viên đúng mức nguồn vốn nội bộ, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn Tính toán chính xác số lượng, giá trị NVL thực tế đã đưa vào sử dụng và tiêu hao trong quá trình sản
1 0 xuất kinh doanh Phân bổ các giá trị NVL đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng.
- Tham gia kiểm kê và đánh giá NVL theo chế độ quy định Lập các báo cáo về NVL Phân tích kinh tế tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng NVL Phân tích kinh tế tình hình thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng NVL nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng NVL.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty
Để đáp ứng yêu cầu của công tác quản trị doanh nghiệp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện theo từng kho, từng loại nguyên vật liệu và được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở kế toán chứng từ.
Các chứng từ đơn vị sử dụng:
+ Hoá đơn giá trị gia tăng
+ Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT)
+ Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá (Mẫu 08-VT)
+ Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
+ Bảng phân bổ vật liệu
Sổ kế toán chi tiết:
+ Sổ kế toán chi tiết vật liệu
+ Bảng phân bổ vật liệu nhập xuất
Với đặc điểm vật tư, vật liệu của công ty là nhập xuất lớn có sự giám sát bảo quản thường xuyên và hệ thống kho tàng được bố trí tập trung, kế toán nguyên vật liệu có thể kiểm tra đối chiếu hàng ngày nên Công ty xi măng Tam Điệp đã sử dụng phương pháp thẻ song song Phương pháp này đã đáp ứng được yêu cầu quản lý vật tư là phải cung cấp thường xuyên về hiện vật và giá trị của từng loại vật tư.
Sổ chi tiết vật tư
Sơ đồ 2.1.Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Ghi cuối tháng: Đối chiếu,kiểm tra:
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng loại vật liệu theo chi tiêu số lượng Thẻ kho được sử dụng làm căn cứ xác định tồn kho dữ trữ vật tư và chịu trách nhiệm vật chất của thủ kho.
Mỗi loại vật liệu được theo dõi riêng trên một thẻ kho và được thủ kho sắp xếp theo một thứ tự nhất định giúp cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu được thuận lợi Hàng ngày, thủ tho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho của từng loại vật liệu để ghi vào cột tương ứng trong thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày ngày tính ra số tồn kho Định kỳ thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất vật liệu đã được phân loại theo từng thứ vật liệu gửi cho kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Biểu số 1: Thẻ kho: Than cám 3c
TỔNG CÔNG TY XI MĂNG VIỆT NAM
CÔNG TY XI MĂNG TAM ĐIỆP
Ngày lập thẻ: 31/03/2010 Ban hành theo QĐ số186TC/CĐKT
- Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Than cám 3c
Số lượng xác nhận của kế toán
Công ty vật tư vận tải xi măng (Hợp đồng kinh tế số:
2 31/3/10 Xuất cho Anh Đức phục vụ sản xuất tháng 03/2010 31/3/10 12000 8.827,85
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên, đóng dấu)
Biểu số 2: Thẻ kho: Xẻng cán
TỔNG CÔNG TY XI MĂNG VIỆT NAM
CÔNG TY XI MĂNG TAM ĐIỆP
Ngày lập thẻ: 31/03/2010 Ban hành theo QĐ số186TC/CĐKT
- Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Xẻng cán
Số lượng xác nhận của kế toán
Theo yêu cầu cấp VTTB ngày 31/03/10 Phục vụ công tác PCCC
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên, đóng dấu)
Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu rất được chú trọng, cứ 3 ngày một lần kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải xuống kho kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho đối chiếu kiểm tra đóng dấu chất lượng,
1 5 số tồn kho cuối kỳ của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ và nhận chứng từ nhập xuất có kèm theo phiếu giao nhận chứng từ.
Căn cứ vào chứng từ nhập kho, chứng từ xuất kho và sử dụng chương trình kế toán máy để nhập số liệu vào các phiếu nhập kho Từ đó chương trình kế toán máy cho phép tự động tập hợp vào sổ chi tiết vật tư.
Sổ chi tiết vật tư theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm vật tư theo thời gian nhập xuất cụ thể Mỗi chứng từ nhập, xuất kho được ghi trên một dòng thể hiện cả chỉ tiêu số lượng và giá trị Cuối tháng tính ra số lượng và giá trị tồn của từng danh điểm vật tư trên từng sổ chi tiết, số lượng nhập, xuất, tồn trên sổ chi tiết phải khớp với thẻ kho ( Biểu số 3, 4 )
Cuối tháng máy tính tập hợp số liệu từ sổ chi tiết của từng danh điểm NVL vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nhằm mục đích theo dõi tình hình biến động vật tư của kho cả về số lượng và giá trị, làm căn cứ để kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho của thủ kho.( Biểu số 5) Đồng thời, Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn còn được sử dụng trong đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết
Từ đó cho thấy công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là rất quan trọng, nó giúp cung cấp các thông tin đầy đủ, chi tiết về từng thứ vật liệu kể cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị, không chỉ ở từng kho mà còn chi tiết theo từng loại, quy cách, chất lượng…tuỳ theo yêu cầu quản lý của công ty.
Và thực tế cho thấy công tác kế toán chi tiết ở công ty xi măng Tam Điệp được thực hiện rất đầy đủ và khoa học.
Biểu số 3: Sổ chi tiết nguyên vật liệu
TỔNG CÔNG TY XI MĂNG VIỆT NAM
CÔNG TY XI MĂNG TAM ĐIỆP
SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
Tài khoản:152 Tên vật tư: Than Cám 3c Tháng 03/2010
Ngày Số hiệu SL Đơn giá Tiền SL Đơn giá Tiền SL Đơn giá Tiền
05/3/10 0093 Công ty vận tải vật tư xi măng
31/3/10 3.1.2 Xuất cho A.Đức phục vụ sản xuất tháng 3/2010
Xuất phục vụ sx clinker
Kế toán trưởng Người ghi sổ
Biểu số 4: Sổ chi tiết công cụ dụng cụ
TỔNG CÔNG TY XI MĂNG VIỆT NAM
CÔNG TY XI MĂNG TAM ĐIỆP
SỔ CHI TIẾT CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Tài khoản:153 Tên vật tư: Xẻng cán Tháng 03/2010
Tiền SL Đơn giá Tiền
10/3/10 95 Theo dự trù ngày 10/3/10 của phòng VT, BBNT ngày 31/3/10
31/3/10 Theo yêu câù cấp VTTB ngày
31/3/10 Phục vụ công tác PCCC
Kế toán trưởng Người ghi sổ
Biểu số 5: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho VTCN
CÔNG TY XI MĂNG TAM ĐIỆP
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN KHO VTCN
St t Tên vật tư ĐVT
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Ghi chú
Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thủ kho Phòng vật tư Phòng CNTT Phòng kế toán Giám đốc
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty
Doanh nghiệp áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trên sổ kế toán.
TK 151: Hàng mua đang đi đường
Các tài khoản này đã được mã hoá và khai báo trong menu danh mục
Hệ thống tài khoản như đã được mở trong chế độ hiện hành và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
TK 152: Nguyên vật liệu được mở chi tiết như sau:
+ TK 1521: Nguyên liệu, vật liệu chính trong đó mở chi tiết:
TK 152109: Phụ gia + TK 1522: Vật liệu phụ được mở chi tiết:
TK 152202: Mỡ bôi trơn + TK 1523: Nhiên iệu, động lực trong đó:
TK 152303: Dầu ADO + TK 1524: Phụ tùng thay thế
+ TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản
+ TK 1527: Bán thành phẩm mua ngoài
+ TK 1529: Nguyên liệu, vật tư khác
TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
+ TK 1541: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang chính
TK 15414: Xi măng bao + TK 1542: Chi phí sản xuất kinh doanh phụ
Các tài khoản này đều được khai báo và cài đặt trong “Danh mục tài khoản”
TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
+ TK 62111: Đá vôi sản xuất clinker
+ TK 62112: Đá sét sản xuất clinker
+ TK 62113: Quặng sắt sản xuất Clinker
+ TK 62115: Đá Silíc sản xuất Clinker
TK 627: Chi phí sản xuất chung
+ TK 6272: Chi phí NVL phân xưởng
+ TK 6273: Chi phí CCDC phân xưởng
TK 331: Phải trả người bán
+ TK 3311: Phải trả các đơn vị trong nội bộ Công ty
+ TK 3312: Phải trả các đơn vị ngoài Công ty
+ TK 3317: Phải trả cá đơn vị giai đoạn ĐTXD
2.2.1 Hạch toán nhập kho NVL.
2.2.1.1 Thủ tục nhập kho NVL mua ngoài.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ và nhu cầu về NVL đảm bảo cho kế hoạch sản xuất và kế hoạch dự trữ NVL của công ty, phòng kế hoạch vật tư và phòng kỹ thuật cơ điện được sự đồng ý của Ban lãnh đạo sẽ tiến hành mua NVL và chuyển về kho của công ty Nghiệp vụ mua NVL được thông qua việc ký kết Hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp nếu giá trị hàng mua lớn hoặc mua trực tiếp nếu giá trị hàng mua nhỏ NVL mua về có thể do nhà cung cấp vận chuyển đến công ty hoặc do công ty tự vận chuyển về kho, tùy sự thỏa thuận giữa hai bên.
Ví dụ: Ngày 31/03/2010 Công ty mua nguyên vật liệu ( Than cám 3c ) của công ty vật tư vận tải xi măng Công ty nhận được Hoá đơn GTGT theo mẫu.(Biểu số 6)
Hóa đơn GTGT là chứng từ đầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp thu mua NVL, số liệu trên hóa đơn GTGT là căn cứ cho việc ghi phiếu nhập kho, sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán (mua chịu), sổ chi tiết TK 111,112
Biểu số 6: Hoá Đơn GTGT
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
0096041 Đơn vị bán hàng : Công ty vật tư vận tải xi măng Địa chỉ : 21B Cát Linh Hà Nội
Số tài khoản: 102010000069940 Điện thoại: 04.38457328 MS : 2700260173
Họ tên người mua hàng : Công ty xi măng Tam Điệp – Ninh Bình Địa chỉ: Số 27 đường Chi Lăng, TX Tam Điệp, Tỉng Ninh Bình
Số tài khoản: 483 10 00000 4207- NH Đầu tư và phát triển Ninh Bình
Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MS: 2700260173
Tên Hàng Hoá DV ĐVT Số Lượng Đơn Giá Thành Tiền
Thuế suất GTGT: 10% Thuế GTGT: 575.361.100
Số tiền viết bằng chữ:
Sáu tỷ ba trăm hai mươi tám triệu chín trăm bảy mươi hai ngìn một trăm đồng chẵn
Người mua hàng Người giao hàng Thủ trưởng đơn vị
Bên cạnh đó để theo dõi tình hình thanh toán công ty lập Bảng kê thanh toán với người bán.
Biểu số 7: Bảng kê thanh toán
TK 331- Phải trả người bán
Hợp đồng số: 17-TDCC-HM.04(31/03/2010)
Khách hàng: Công ty vật tư vận tải xi măng MST: 2700260173
Số tài khoản: 102010000069940 Tại NH Công Thương Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: 04.38257328 FAX: 04.384557186 Địa chỉ: 21B – Cát Linh, Đống Đa, Hà Nội
Căn cứ phiếu nhập kho số: PNK 326 ngày 31/03/2010
Hoá đơn GTGT số 0096041 ngày 31/03/2010
Biên bản nghiệm thu NVL, Bảng tính khối lượng vạt tư công nghiệp trừ ẩm, giấy chứng nhận kết quả phân tích than.
C.từ Nội dung Số lượng Đơn giá ( gồm
Số tiền phải thanh toán: 6.328.972.100
Số tiền đã thanh toán: 0
Số còn lại phải thanh toán: 6.328.972.100
Số dư HĐ tại t.điểm t.toán: 6.328.972.100
Số dư HĐ sau t.điểm t.toán: 0
Số tiền thanh toán đợt này: 6.328.972.100 Còn lại: 0
Bằng chữ: Sáu tỷ ba trăm hai mươi tám triệu chín trăm bảy mươi hai ngìn một trăm đồng chẵn
Thanh toán đợt 1 tiền than cám 3c T11- 03
Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Giám đốc
Toàn bộ số NVL mua về được ban KCS tiến hành kiểm tra quy cách, mẫu mã, phẩm chất từng loại và lập biên bản đánh giá ( biểu số 9) Nếu vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập Căn cứ vào biên bản nghiệm thu tổ vật tư sẽ viết phiếu nhập kho có chữ ký của thủ kho, khách hàng và các thành phần khác liên quan Trong trường hợp kiểm nhận phát hiện vật liệu thiếu hoặc thừa, không đúng quy cách mẫu mã như ghi trên phiếu nhập kho thủ kho phải cùng người giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng kinh doanh biết. Đối với trường hợp mua sắm trực tiếp: Khi phát sinh nghiệp vụ mua bán nguyên liệu, vật tư, kế toán trên cơ sở chứng từ gốc tiến hành cập nhập phiếu nhập kho sau đó tiến hành thanh toán cho người đi mua. Đối với trường hợp mua bán có hợp đồng kinh tế: Trên cơ sở chứng từ do phòng vật tư cung cấp kế toán tiến hành cập nhập phiếu nhập kho trên phần hành “ Phiếu nhập mua hàng” theo định khoản:
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên có đầy đủ các chữ ký trong đó:
- Liên 2: Giao cho người nhập hàng
- Liên 3: Thủ kho dùng để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán NVL làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Biểu số 8: Biên bản giao nhận.
Số 90 ngày 31 tháng 3 năm 2010 Tại kho NVLP– Công ty xi măng Tam Điệp 1.Bên cung cấp
-Ông bà: Nguyễn Xuân Thắng Chức vụ:
-Đơn vị công tác:Công ty vật tư vận tải xi măng
-Ông(Bà):Vũ Hoàng Hải Chức vụ: Thủ kho
Tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa vật tư của hóa đơn
0096041 ngày 31/03/2010 giữa công ty vật tư vận tải xi măng với công ty xi măng Tam Điệp, hai bên đã thống nhất số lượng hàng hóa bàn giao cho công ty cụ thể sau:
Tên, quy cách sản phẩm ĐVT Số lượng
Tất cả hàng hóa mới 100% đảm bảo chất lượng theo đúng hợp đồng đã ký kết Biên bản này được lập thành 04 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 02 bản. Đại diện bên mua Đại diện bên bán
(ký, ghi họ tên) (ký, ghi họ tên)
Biểu số 9: Phiếu chứng nhận kết quả phân tích
TỔNG CÔNG TY XI MĂNG VIỆT NAM
CÔNG TY XI MĂNG TAM ĐIỆP
Page 25 of 62 Địa chỉ: Xã Quang Sơn, TX Tam Điệp, tỉnh Ninh Bình ĐT: 030.3771140 FAX: 030.3864909
PHIẾU CHỨNG NHẬN KẾT QUẢ PHÂN TÍCH
Số: 06.SL/XMTĐ-TN-KCS
Loại mẫu: Than cám 3c Ký hiệu mẫu: TC Đơn vị cung cấp: Công ty Vật tư vận tải xi măng
Ngày lấy mẫu: 31/03/2010 Ngày thí nghiệm: 31/03/2010
Vị trí lấy mẫu/ Số hiệu phương tiện vận chuyển
W(%) Các chỉ tiêu theo HĐ
Tam Điệp, ngày 31 tháng 03 năm 2010
T/L GIÁM ĐỐC CÔNG TY TRƯỞNG PHÒNG THÍ NGHIỆM-
Biểu số 10: Phiếu nhập kho NVL.
TỔNG CÔNG TY XI MĂNG VIỆT NAM
CÔNG TY XI MĂNG TAM ĐIỆP
Mẫu số : 01 – VT QĐ:15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC
Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Số: 93 Nợ: 1521
Họ và tên giao hàng: Nguyễn Xuân Thắng – Công ty vận tải Xi măng
Theo: HĐKT số 37/2010/HĐTK- XMTĐ/VD ngày 31 tháng 03 năm 2010 của Công ty xi măng Tam Điệp với Công ty Vật tư vận tải xi măng.
Theo HĐ GTGT số 069476 ngày 31/03/2010; Theo giấy chứng nhận KQPT số 06SL/KCS ngày 31/03/2010
Nhập tại kho: KVL chủ yếu - Ông Hải
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập
Tổng số tiền: 5.753.611.000 ( Viết bằng chữ: Năm tỷ bảy trăm năm mươi ba triệu sáu trăm mười một nghìn đồng)
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị
Biểu số 11: Phiếu nhập kho CCDC
TỔNG CÔNG TY XI MĂNG VIỆT NAM
CÔNG TY XI MĂNG TAM ĐIỆP
Mẫu số : 01 – VT QĐ:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC
Họ và tên giao hàng: Nguyễn Như Cường – Phòng vật tư thiết bị
Theo HĐ GTGT Số 0096041 ngày 25/03/2010
Nội dung: theo dự trù ngày 05/03/10của phòng vật tư, BBNT ngày 10/03/10 Nhập tại kho: Vật tư ( cô Loan )
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập
Tổng số tiền: 150.000.000 ( Viết bằng chữ: Một trăm năm mươi triệu đồng chẵn)
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị
Khi nhận được phiếu nhập kho trên kế toán vật tư kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ và tiến hành cập nhật vào máy.
Từ màn hình FAST tại các phân hệ nghiệp vụ chọn “ Kế toán mua hàng và công nợ phải trả”
Chọn Cập nhập số liệu
Từ cập nhập số liệu chọn phiếu Phiếu nhập mua hàng
Tại giao diện nhập liệu đối với loại chứng từ: Phiếu nhập mua hàng Phiếu nhập kho
Loại phiếu nhập: Số ngày nhập:
Mã khách hàng: Ngày hạch toán: Địa chỉ: Ngỳa lập phiếu nhập:
Người giao hàng: Tỷ giá:
F4 thêm dòng, F8 xoá dòng, F5 xem phiếu nhập, Ctrl+ Tab ra khỏi chi tiết
+ Mã khách hàng: Đã được khai báo chi tiết trong danh mục khách hàng.
+ Địa chỉ: máy tự động cập nhật khi chọn mã khách hàng ( Công ty Vật tư vận tải xi măng)
+ Người giao hàng : Tống Văn Thân ( có thể đnáh trực tiếp hoặc được mặc định trong danh mục khách hàng)
+ Diễn giải: mua Than cám 3c ( Theo HĐKT 37/TDCC ngày 31/03/2010 kết quả thử nghiệm số
Không đánh dấu vào ô nhập giá trung bình cho vật tư tính giá trung bình. Sau khi nhập các dữ liệu trên Kế toán tiến hành nhập các dữ liệu trên phiếu nhập kho vào bảng thứ tự.
+ ĐVT: Đã khai báo trong danh mục vật tư nếu máy tự động chỉ ra (Tấn) + Số lượng: 1020,94
Máy tự động đưa ra tên hàng khi nhập mã hàng, tự động tính ra tiền VNĐ ngược trở lại theo giá TB khi nhập tiền VNĐ, số lượng tồn kho và tổng tồn Tương tự như vậy đối với mã vật tư thứ 2, kết thúc 1 phiếu nhập ấn Lưu. Khi nhập xong phiếu Nhập kho này để nhập phiếu nhập kho khác thì chọn nút
“ Mới“ sau đó làm các thao tác tương tự.
2.1.1.3 Kế toán tổng hợp NVL nhập kho mua ngoài.
Công ty thường mua NVL từ các nhà cung cấp thường xuyên nên thực tế hầu hết các nghiệp vụ mua NVL của Công ty đều thanh toán trả chậm. Hình thức thanh toán trả chậm sẽ giúp công ty có thể chiếm dụng vốn trong thời gian ngắn tạo điều kiện thuận lợi về vốn cho công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Ví dụ : Với nghiệp vụ nhập kho NVL Than cám 3c căn cứ vào hóa đơn
GTGT số 0096041 ngày 31/3/2010 phiếu nhập kho số 93 ngày 31/3/2010 kế
Page 30 of 62 toán chi tiết NVL sẽ nhập số liệu vào “Phiếu nhập vật tư” trong máy vi tính. Trong đó khai báo rõ mã vật tư và mã nhà cung cấp, từ đó máy tính sẽ tự động chuyển các số liệu đó sang sổ chi tiết vật tư( Biểu số…) cả về số lượng và giá trị ( giá thực tế ghi trên hóa đơn) của lượng NVL nhập mua Đồng thời chương trình kế toán máy sẽ tự động cập nhập vào các sổ chi tiết của các tài khoản có liên quan, ví dụ như: sổ chi tiết công nợ…
Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập kho kế toán tổng hợp vào Nhật ký chung ( Công ty lập Nhật ký chung theo nội dung của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh), đồng thời tới cuối kỳ tập hợp từ sổ Nhật ký chung để vào sổ cái
Và việc ghi chép nghiệp vụ thu mua NVL nhập kho của kế toán công ty phụ thuộc và căn cứ vào tình hình thu, nhập của các chứng từ:
Trường hợp hoá đơn và hàng cùng về:
Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập và các chứng từ có liên quan kế toán công ty ghi:
Nợ TK 152: Phần ghi vào giá NVL nhập kho (chi tiết cho từng NVL )
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 311, 331: Giá hoá đơn
Ví dụ : Ngày 31 tháng 3 năm 2009 công ty nhập kho Than cám theo hóa đơn
006941 ngày 30/03/2010 của công ty vật tư vận tải xi măng với hình thức thanh toán chuyển khoản Khi nhận được hóa đơn kế toán tổng hợp định khoản và vào sổ Nhật ký chung như sau:
Page 31 of 62 Đối với nguyên vật liệu mua ngoài trong kỳ thanh toán bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Tuy nhiên phần lớn NVL mua ngoài là mua từ các nhà cung cấp có hợp đồng kinh tế, kế toán hạch toán:
Trường hợp đang đi đường:
Kế toán công ty chỉ nhận hoá đơn thì lưu hoá đơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đường, nếu trong tháng hàng về thì kế toán chỉ ghi như trường hợp trên, còn nếu ngày cuối tháng vẫn chưa về thì căn cứ vào chứng từ có liên quan kế toán ghi: (Theo phiếu hoá đơn GTGT ngày 15/3/2010 về việc mua Quặng sắt nhưng cuối tháng chưa có hàng về)
Sang tháng sau khi số hàng trên đã về kho căn cứ vào phiếu nhập kho số 90 kế toán ghi:
Trường hợp hàng về hoá đơn chưa về:
Ưu điểm
Tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu:
Công ty xi măng Tam Điệp là một doanh nghiệp sản xuất nên công tác kế toán nguyên vật liệu rất được chú trọng vì nguyên vật liệu là một trong các yếu tố cơ bản của quá trinh sản xuất Do đặc thù của ngành sản xuất xi măng tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu chiếm 60 – 70% trong giá thành do vậy việc quản lý tốt nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Đối với kế toán nguyên vật liệu việc phân loại và tổng hợp chi phí được tổ chức phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị với quy định của chế độ kế toán hiện hành Hầu hết các khoản chi phí nguyên vật liệu được tập hợp theo phương pháp trực tiếp điếu đó góp phần làm cho số liệu kếtoán được chính xác.
Về phân loại NVL: Công ty đã dựa vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu để phân loại Việc phân loại như vậy là rất hợp lý, giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu một cách nhất quán trong toàn công ty Danh mục vật tư cũng đã được mã hoá đầy đủ với khối lượng mã vật tư rất lớn.
Về việc thu mua NVL: Công ty đã thực hiện tốt công tác duyệt giá mua vào với giá cả hợp lý thông qua việc thực hiện Luật đấu thầu Đơn vị nào bán hàng với giá hợp lý sẽ trúng thầu cung cấp hoặc sản xuất vật tư cho công ty. Làm tốt công tác này chi phí thu mua đã giảm đáng kể Việc giao hàng tại kho
Page 50 of 62 của công ty đã giảm đỡ được chi phí vận chuyển, xếp dỡ vì bán hàng chủ động có phương tiện vận chuyển hàng đến công ty theo mức cước chi phí Nhà nước quy định, giảm bớt được sự hao hụt trong quá trình vận chuyển Tất cả NVL trước khi về nhập kho đều được kiểm tra về mặt số lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã, và các thông số kỹ thuật đảm bảo NVL nhập mua đúng với yêu cầu đặt mua, đáp ứng tốt yêu cầu sản xuất.
Việc bảo quản NVL: Hệ thống kho tàng của công ty được bố trí hợp lý.
Các vật tư, nguyên liệu được dự trữ, bảo quản trong kho theo đúng quy trình bảo quản phù hợp với yêu cầu kỹ thuật của từng loại nguyên vật liệu, tránh được tình trạng giảm chất lượng, phục vụ tốt cho sản xuất Nhân viên quản lý kho là những người có trình độ nghiệp vụ và phẩm chất đạo đức giúp cho việc bảo quản NVL một cách chặt chẽ, tránh tình trạng thất thoát NVL của công ty Các kho đều được trang bị máy vi tính nên đáp ứng rất kịp thời các yêu cầu về nhập xuất và báo cáo tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào Công ty tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu thường xuyên và xử lý thừa thiếu NVL kịp thời góp phần quản lý chặt chẽ, hạn chế tối đa lượng vật tư hư hỏng, mất mát.
Việc sử dụng NVL: Công ty lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các phân xưởng từ đó nâng cao được trách nhiệm quản lý của từng phân xưởng Phòng Công nghệ trung tâm đã xây dựng và điều chỉnh được hệ thống định mức đầy đủ cho hầu hết các đơn đặt hàng và các loại sản phẩm chủ yếu. Bên cạnh đó còn theo dõi giám sát định mức sử dụng để sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Tình hình hạch toán NVL:
Về lập và luân chuyển chứng từ
Quá trình lập và luân chuyển chứng từ trong quá trình thu mua, sử dụng, kiểm kê…tương đối khoa học, được thực hiện theo đúng quy định và đảm bảo theo đúng các thủ tục và có đầy đủ sự phê duyệt cần thiết tạo điều kiện cho việc ghi chép, phản ánh, kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu giữa các phần hành.
Về tài khoản sử dụng
Công ty đã mở những tài khoản chi tiết như:
… Để theo dõi chi tiết các hàng tồn kho tạo điều kiện cho việc quản lý NVL chặt chẽ.
Về ghi sổ, lập báo cáo
Việc lập sổ sách được thực hiện theo hình thức Nhật ký chung rất phù hợp với công tác kế toán máy của công ty Các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu được kế toán định khoản, phản ánh chính xác theo chế độ.
Các sổ sách báo cáo sử dụng tại đơn vị tuân thủ theo đúng mẫu biểu của chế độ kế toán hiện hành
Về phương pháp hạch toán NVL
Kế toán hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên và kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phương pháp thẻ song song được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời trên các mặt dự trữ và cung ứng NVL, tạo sự quản lý chặt chẽ cả về mặt số lượng và giá trị Điều đó có ý nghĩa rất lớn vì công ty luôn chú trọng việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng như việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm Góp phần ngày càng hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu.
Nhược điểm
Việc mã hóa vật tư không thống nhất giữa phòng Kế toán và Phòng Vật tư Tên vật tư không cụ thể rõ ràng nhiều khi chỉ là tên của đơn hàng, chuyến hàng hoặc tên hoàn toàn bằng tiếng Anh…Chính nhược điểm này đã gây ảnh hưởng không nhỏ tới tính chính xác của việc hạch toán, báo cáo
Về việc quản lý chứng từ
Việc giao nhận chứng từ giữa kho, phòng kinh doanh, phòng vật tư và phòng kế toán không được lập bảng kê giao nhận chứng từ trong khi lượng chứng từ phát sinh là rất lớn Điều này có thể dẫn đến việc mất thất lạc chứng từ mà không biết quy trách nhiệm cho ai kéo theo những ảnh hưởng dây chuyền khác.
Phương pháp kế toán chi tiết NVL:
Công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm song công việc ghi chép nhiều và trùng lặp tốn nhiều công sức Mặt khác, do đặc điểm vật liệu ở công tycó nhiều chủng loại với tần suất nhập, xuất nhiều, nên công việc theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn NVL của kế toán viên không đảm bảo được công việc ghi chép hàng ngày vẫn cần phải sự trợ giúp của kế toán thanh toán.
Về sổ sách kế toán sử dụng
Bình thường cả năm nhân viên kế toán mới in sổ sách một lần để phục vụ công tác kiểm toán Như vậy công tác tổ chức chứng từ còn mang nặng tính đối phó Việc này làm cho việc so sánh đối chiếu số liệu không được thực hiện thường xuyên
Các giải pháp hoàn thiện kế toán NVL tại công ty
3.2.1 Về công tác quản lý NVL
Công ty có số lượng vật tư nhiều chủng loại, nhiều nguồn gốc ví dụ bao gồm vật tư của cả giai đoạn đầu tư lắp đặt, vật tư nhập khẩu và các vật tư dư thừa sau sử dụng…nên việc mở danh mục vật tư của các loại vật tư này rất phức tạp Công ty cần mở danh mục thống nhất theo tiếng Việt hoặc cả Tiếng Việt và tiếng Anh trong đó tài khoản vật tư cần được mặc định không cho phép kế toán sửa tài khoản khi cập nhật chi tiết Chỉ như vậy số liệu khi cung cấp mới chính xác không bị trùng lắp Mã vật tư phải thống nhất, trùng khớp giữa hai phòng Kế toán và Vật tư.
Các vật tư phụ tùng xuất dùng cần được quyết toán định kỳ theo từng quý hoặc theo từng đợt sửa chữa nhằm thống nhất quản lý giảm nguy cơ thất thoát hoặc lang xphí khi sử dụng Hiện nay số lượng vật tư, phụ tùng đang tồn dưới các xưởng sản xuất còn khá lớn chưa được nhập lại kho Vì vậy công ty cần duy trì chế độ quyết toán định kỳ vật tư sử dụng và yêu cầu nghiêm chế độ báo vật tư tồn cuối kỳ để xử lý
3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán.
Hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá xuất kho NVL Theo phương pháp này, cuối tháng kế toán căn cứ vào số lượng, giá trị vật liệu tồn đầu tháng và những lần nhập xuất trong thánh để tính ra đơn giá bình quân thực tế của vật liệu xuất kho Công ty áp dụng phương pháp này mặc dù đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán nói chung và tập hợp chi phí sản xuất nói riêng.
Với chủng loại và số lượng NVL phục vụ cho sản xuất là rất nhiều nên để cho việc ghi sổ và cung cấp thông tin kế toán quản trị về chi phí gia sthành được kịp thời giảm bớt khối lượng công việc ghi chép vào cuối tháng, công ty nên sử dụng giá hạch toán để tính giá xuất kho NVL Theo phương pháp này, hía hạch toán co thể là giá do công ty đặt ra hoặc lấy giá bình quân đơn vị từ kỳ trước Dùng giá hạch toán, kế toán sẽ thường xuyên theo dõi được giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng.
Giá trị vật liệu xuất kho = Lượng NVL xuất kho × Giá hạch toán
Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ
Hệ số giá Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ + Giá hạch toán VL nhập trong kỳ Sau khi đã tính ra được chênh lệch giá trị vật liệu xuất kho, kế toán ghi bút toán điều chỉnh giá trị vật liệu từ giá hạch toán sang giá thực tế theo số chênh lệch được tính.
Phương pháp hạch toán chi tiết NVL:
Hiện nay công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm song công việc ghi chép nhiều và trùng lặp, tốn nhiều công sức Mặt khác do đặc điểm vật liệu ở công ty có nhiều chủng loại, với tần suất nhập, xuất nhiều nên công việc theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn NVL của kế toán viên không đảm bảo được công việc hàng ngày Vì vậy trong điều kiện hiện nay, công ty nên áp dụng phương pháp sổ số dư trong việc hạch toán chi tiết NVL.
Theo phương pháp sổ số dư, trình tự hạch toán chi tiết NVL được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1 : Giống như phương pháp thẻ song song, tại kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL về mặt số lượng Ngoài ra, cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho vào sổ số dư.
Bước 2 : Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất vật liệu, kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ.
Bước 3: Kế toán mở sổ số dư sử dụng cho cả năm theo từng kho, từng loại NVL, được ghi một dòng trên sổ tổng hợp số dư về số lượng và giá trị sau đó giao cho thủ kho ghi cột số lượng dư vào cuối tháng và đưa lênphòng kế toán ghi cột số tiền dư bằng cách lấy số lượng ở các số dư nhân với giá tri hạch toán.
Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Theo quy luật của nền kinh tế thị trường, hàng hoá nói chung và vật liệu được mua bán với sự đa dạng và phong phú tuỳ theo nhu cầu sử dụng. Gia scủa chúng cũng thường xuyên không ổn định, do đó đã làm ảnh hưởng đến việc xác định chính xác giá thực tế vật liệu mua vào, lại càng khó trong việc hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh Vì vậy việc lập dự phòng giảm giá HTK là thực sự có ý nghĩa đối với công ty xi măng Tam Điệp, nhất là khi giá cả không ổn định, tỷ giá hối đoái thất thường mà chủng loại vật liệu mua vào ngày càng nhiều do yêu cầu mở rộng sản xuất Lập dự phòng giảm giá HTK sẽ giúp công ty bình ổn giá trị vật liệu cũng như hàng hoá trong kho, tránh được cú sốc của giá cả thị trường.
Việc lập dự phòng giảm giá HTK được lập theo các điều kiện: Số dư không được vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích từ năm trước và có bằng chứng về các vật liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thươpngf thấp hơn giá trị ghi trên sổ kế toán Trước khi lập dự phòng, công ty phải lập hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của vật liệu tồn kho.
Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật liệu và tổng hợp vào bảng kê chi tiết khoản dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho của công ty Bảng kê này chính là căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý của công ty.
Việc xuất dùng công cụ, dụng cụ nhỏ và phân bổ vào chi phí sản xuất trong kỳ: Ở công ty, một số loại công cụ nhỏ có giá trị lớn và thời gian sử dụng dưới mức một năm: bút thử điện áp có giá trị 1.050.000 và thời gian sử dụng dưới một năm; Các loại xe đẩy cơm cho các bếp ăn phân xưởng, xe đạp…có giá trị nhỏ; Đồng hồ nhiều kênh TYPE có gia strị 60.806.000 và thời gian sử dụng là trên một năm…Những trường hợp này khi xuất dùng cho sản xuất kinh doanh công ty chỉ phân bổ một lần vào giá thành Việc phân bổ này là chưa hợp lý bởi vì nó làm cho giá thành không ổn định Công ty cần hạch toán qua TK 242 “Chi phí trả trước dài hạn” để tiếnhành theo dõi và phân bổ dần.
Có TK 153 Tiến hành phân bổ 2 hoặc phân bổ nhiều lần
Ví dụ: Trong tháng 1 xuất một Rơle nhiệt có trị giá 2.800.000 thời gian sử dụng 1 năm cho bộ phận lò nung
Có TK 153: 2.800.000 Khi phân bổ ta tiến hành phân bổ 2 lần:
3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Việc giao nhận chứng từ giữa kho, Phòng vật tư, Phòng Cơ điện, Phòng kế toán nên được lập Bảng kê giao nhận chứng từ để mỗi khi nhận hay cho mượn chứng từ, kế toán ghi chép vào bảng này để đảm bảo quản lý chặt chẽ chứng từ hơn tránh việc mất, thất lạc chứng từ.
Công ty nên in sổ sách kế toán một cách thường xuyên để phục vụ công tác kiểm tra, đối soát trong nội bộ, cũng như cung cấp thông tin một cách kịp thời Không để dồn việc in sổ sách vào cuối năm tài chính chỉ để đối phó, làm ảnh hưởng công tác kế toán hàng ngày, bởi nghiệp vụ kế toán luôn phát sinh cần giải quyết
3.2.5 Về ứng dụng tin học.