Quy trình thanh toán dành cho doanh nghiệp giúp đảm bảo rằng các giao dịch tài chính được thực hiện một cách chính xác, hiệu quả và bảo mật, từ đó giúp duy trì sự tin tưởng và ổn định trong hoạt động kinh doanh.
CƠNG TY CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: …… Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội., ngày tháng 09 năm 2020 QUYẾT ĐỊNH (V/v: Ban hành quy định chế độ công tác, công tác phí khoản chi phí khốn cho cán nhân viên) GIÁM ĐỐC CÔNG TY - Căn Luật quản lý thuế, Luật thuế TNDN hành - Căn điều lệ Công Ty ; - Căn Cơ chế vận hành; Quy chế nhân tiền lương; Quy chế tài chính, QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Ban hành Quy định chế độ cơng tác, cơng tác phí khoản chi phí khốn văn phịng phẩm, khốn / hỗ trợ trợ xăng xe, điện thoại người lao động Điều 2: Bộ phận hành chính, văn phịng cơng ty có trách nhiệm truyền thơng hướng dẫn đến tất phịng ban phận cơng ty giải đáp vướng mắc người lao động có ý kiến phản hồi, thắc mắc kiến nghị Điều 3: Quyết định có hiệu lực thi hành “Quy định chế độ công tác công tác phí” ban hành kèm theo từ ngày 01/10/2020 áp dụng hồi tố cho tháng năm 2020 nhân cịn làm việc cơng ty thuộc đối tượng thụ hưởng Quyết định có hiệu lực ký có định khác thay không hủy ngang thời hạn 15 tháng./ Nơi nhận: - Hành chính, nhân - Các phận công ty - Lưu VT, kế toán GIÁM ĐỐC QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ CƠNG TÁC, CƠNG TÁC PHÍ ĐỊNH NGHĨA CƠNG TÁC 1.1.1 Đi cơng tác việc nhân có hợp đồng lao động với công ty điều động / đề xuất cấp thẩm quyền phê duyệt xử lý công việc / giao dịch / thực nhiệm vụ sản xuất kinh doanh ngồi cơng ty với khoảng cách … phải lưu trú qua ngày / nhiều ngày 1.1.2 Điều kiện điều động nhân cơng tác: ………… 1.1.3 Các hình thức cơng tác chính: Nhân giao dịch đối tác; nhân lắp đặt / bàn giao sản phẩm; nhân bảo hành & bảo trì sản phẩm; nhân giải khiếu nại, tranh chấp đối tác/khách hàng Hình thức cơng tác ghi rõ văn điều động công tác đề xuất công tác 1.1.4 Công tác nước: Đi công tác lãnh thổ nước Việt Nam 1.1.5 Cơng tác nước ngồi: Đi cơng tác ngồi lãnh thổ nước Việt Nam 1.1.6 Thời gian cơng tác: Có thể 01 ngày kéo dài nhiều ngày, tuỳ theo yêu cầu công việc, phải thể rõ văn điều động công tác giấy điều động công tác 1.1.7 Công tác ngắn ngày: Thời gian công tác đến 14 ngày 1.1.8 Công tác dài ngày: Thời gian công tác từ 15 ngày đến 01 tháng 1.1.9 Công tác biệt phái: Thời gian công tác từ 01 tháng đến 06 tháng 1.2 CƠNG TÁC PHÍ 1.2.1 Cơng tác phí khoản chi phí cho chuyến cơng tác mà người cơng tác Cơng ty tốn để bù đắp chi phí q trình thực nhiệm vụ giao Khoản chi phí khơng phải khoản thu nhập có tính chất tiền lương - tiền cơng CBNV, mà khoản khoán chi tiêu theo định mức Công ty chi trả trực tiếp cho người lao động phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty 1.2.2 Trường hợp khơng tính cơng tác phí Những phận phải làm việc bên ngồi văn phịng, nhà máy đặc thù cơng việc chun mơn khơng có điều động cơng tác : Bộ phận kinh doanh, Lái xe Thời gian điều trị, điều dưỡng sở y tế, nhà điều dưỡng, dưỡng sức; Những ngày học trường, lớp đào tạo tập trung dài hạn, ngắn hạn hưởng chế độ người học; Những ngày làm việc riêng thời gian công tác; Những ngày giao nhiệm vụ thường trú biệt phái địa phương quan khác theo định Giám đốc cấp có thẩm quyền 1.2.3 Định mức cơng tác phí: Là mức cơng tác phí Cơng ty tốn, phụ thuộc vào thời gian cơng tác thực tế, đặc thù công việc cấp bậc chức danh Cán bộ, công nhân viên Định mức chi phí nêu quy định chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng khoản thuế khác 1.2.4 Cơ cấu chi phí “Cơng tác phí” gồm có: Chi phí lại: Là chi phí chi trả cho việc di chuyển, gồm đến địa điểm công tác; từ địa điểm công tác công ty; di chuyển địa điểm chuyến công tác Chi phí lưu trú: Là chi phí thuê nhà trọ, nhà nghỉ, khách sạn trường hợp công tác qua đêm Chi phí ăn uống: Là chi phí ăn uống thời gian cơng tác địa điểm chuyến cơng tác Chi phí tiếp khách chi phí khác: Là chi phí khơng thuộc chi phí nêu theo phê duyệt Lãnh đạo có thẩm quyền cho trường hợp, ghi rõ văn điều động cơng tác Chi phí giao dịch điện thoại, văn phòng phẩm dự phòng rủi ro cho chuyến công tác: Là khoản chi phí khốn chi trả theo phát sinh thực tế ghi hóa đơn chứng từ khơng vượt mức quy định công ty mà nhân viên chi trả trực tiếp tiền, ghi rõ văn điều động cơng tác A PHÊ DUYỆT ĐI CƠNG TÁC 1.3 Phê duyệt đề nghị công tác giấy điều động công tác theo mẫu công ty quy định 1.4 Thẩm quyền phê duyệt cho nhân viên công tác quy định cụ thể sau: Loại hình & đối tượng công tác Thẩm quyền duyệt Phương thức Thành viên ban giám đốc, Giám đốc không bao gồm giám đốc Thông báo cho phận HCNS thực Giám đốc sản xuất; Kế toán Giám đốc trưởng; Trưởng phận QTTH; Trưởng phận Cung ứng Giấy điều động công tác / Đề nghị công tác phê duyệt Trưởng phòng kỹ thuật; Quản Giám đốc đốc phân xưởng Giám đốc sản xuất ký duyệt HCNS Giấy điều động công tác / Đề nghị công tác phê duyệt Tổ trưởng; Trưởng KTV; Công nhân Thông báo cho phận HCNS thực Người cơng tác làm thủ tục văn phịng cơng ty nhóm; Giám đốc sản xuất Giấy điều động công tác / Đề nghị công tác phê Quản đốc ký duyệt duyệt HCNS Người cơng tác làm thủ tục văn phịng cơng ty Nhân viên gián tiếp Trưởngbộphận phụ Giấy điều động công tác / Đề trách ký duyệt nghị công tác phê HCNS duyệt Người công tác làm thủ tục văn phịng cơng ty 1.5 Trình tự tạm ứng / cấp phát cơng tác phí Bước 1: Người lao động làm đề nghị công tác gửi trưởng phận ký duyệt / tiếp nhận giấy điều động công tác từ trưởng phận Gửi hội đủ chữ ký người duyệt / người điều động Bước 2: Bộ phận HCNS văn đề nghị điều động công tác, làm giấy tờ thủ tục tạm ứng, thông báo cho người công tác biết hướng dẫn ký hoàn thiện chứng từ Trong 4h làm việc hành kể từ nhận giấy điều động công tác Bước 3: Bộ phận HCNS chuyển chứng từ công tác tạm ứng công tác phí sang phận kế tốn Bộ phận kế tốn kiểm duyệt định mức, định thủ quỹ xuất quỹ lập lệnh chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng, thông báo cho người lao động lĩnh tiền mặt kết chuyển khoản thành công Bước 4: Người lao động giữ phiếu tạm ứng; văn điều động công tác/ đề nghị công tác phê duyệt; giấy giới thiệu; giấy đường; kế hoạch công việc nơi công tác Thông báo thời điểm khởi hành; thời điểm tới địa điểm công tác cho người phụ trách HCNS 1.6 Trình tự phương thức phê duyệt tốn cơng tác phí Bước 1: Người lao động sau hồn thành chuyến cơng tác có trách nhiệm viết báo cáo cơng tác theo mẫu gửi trưởng phận; tập hợp hồ sơ chứng từ tốn (nếu có) gửi phận HCNS Nếu có phát sinh thêm chi phí kéo dài thời gian công tác dự kiến điều động bổ sung cơng việc liệt kê chi tiết chi phí phát sinh phần thứ giấy đề nghị tạm ứng Thực vòng ngày sau chuyến công tác Bước 2: Bộ phận HCNS hồ sơ cơng tác người lao động gửi, sốt xét, ký xác nhận phê duyệt bước toàn chi phí cơng tác cho người lao động Thực 24h kể từ nhận hồ sơ đề nghị người lao động Bước 3: Bộ phận HCNS chuyển chứng từ tốn cơng tác phí cho phận kế tốn Bộ phận kế tốn sốt xét, ký duyệt lần Nếu có khác biệt số liệu HCNS Kế toán hai phận chủ động thảo luận với với người phụ trách người lao động để đưa phương án Nếu phương án có đủ đồng thuận thực tốn Nếu phương án khơng thể đồng thuận bên trình giám đốc phê duyệt Thời gian thực việc không ngày làm việc Bước 4: Người lao động thông báo nhận tiền mặt chuyển khốn, hồn thiện chứng từ theo dẫn kế toán 1.7 Các hoá đơn, chứng từ hợp lệ liên quan đến chi phí cơng tác phí, lưu trú, di chuyển thực tốn hạch toán theo giá trị thực tế phát sinh, và: 1.8 Nếu khơng có hóa đơn, chứng từ: tốn theo mức khốn Cơng ty quy định BGĐ phê duyệt 1.9 Tính thời gian cơng tác lương làm ngồi phát sinh | ………… 1.9.1 Có giấy điều động cơng tác, đề nghị công tác phê duyệt, ngày (khơng lưu trú qua đêm) – tính ngày cơng tác & hưởng cơng tác phí theo thời gian thực tế 1.9.2 Thời gian cơng tác tính toàn thời gian di chuyển (đến đi) thực công việc / nhiệm vụ nơi công tác 1.9.3 Trường hợp người lao động phải xuất phát trước hành để tới địa điểm khởi hành tới công ty / thẳng nhà riêng sau hành coi trách nhiệm chủ động hoàn thành nhiệm vụ người lao động, khơng xác định thời gian làm thêm 1.9.4 Thời gian làm thêm người lao động (Khơng tính cho nhân quản lý cấp phòng / phận / quản đốc phân xưởng; nhân gián tiếp khối văn phòng) địa điểm cơng tác tính trường hợp: (1) Di chuyển địa điểm công tác / lắp đặt thời gian từ sau 19h đến trước 07h sáng hôm sau theo kế hoạch công việc phê duyệt trước (Khơng áp dụng cho tài xế di chuyển máy bay) (2) Có yêu cầu điều động tiến độ / làm thêm từ trưởng phận người có thẩm quyền phê duyệt cơng tác trước 1.9.5 Điều kiện tính làm thêm giờ: Khi có lệnh điều động qua điện thoại / email phương tiện liên lạc mạng xã hội khác tới người lao động 1.9.6 Các trường hợp khơng tính làm thêm giờ: phát sinh làm thêm lỗi kỹ thuật thao tác, chậm tiến độ nguyên nhân chủ quan người lao động 1.9.7 Nếu chuyến công tác trùng với ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định người lao động tính lương ngồi theo quy định quy chế nhân tiền lương 1.10 Tính phụ cấp cho chuyến cơng tác / thực nhiệm vụ Trường hợp yêu cầu công việc phải thực thao tác, lắp đặt, thi công, khuân vác, vận chuyển trời thời gian từ ngày trở lên từ 6h/ ngày người lao động hưởng phụ cấp nặng nhọc ĐỊNH MỨC CÔNG TÁC PHÍ 3.1 Định mức di chuyển 3.1.1 Nếu việc di chuyển người lao động sử dụng phương tiện giao thông công cộng xe dạng grab, xe buýt; tàu hỏa, xe khách đường dài; máy bay (không bao gồm taxi đường dài, xe dịch vụ đường dài) tính chi trả chi phí di chuyển theo cước phí ghi vé/thẻ/thông báo cước phát sinh thực tế Trường hợp di chuyển máy bay phận hành nhân đặt mua vé hạng phổ thơng 3.1.2 Khi vi c di chuyển người lao động tự túc / sử dụng phương tiệnn người lao động tự túc / sử dụng phương tiệna người lao động tự túc / sử dụng phương tiệni lao động tự túc / sử dụng phương tiệnng tự túc / sử dụng phương tiện tự túc / sử dụng phương tiện túc / sử dụng phương tiệnc sử dụng phương tiện dụng phương tiệnng phương tiệnng ti n v n t i mà tự túc / sử dụng phương tiện khơng có tem vé thẻ tốn theo định mức đây: tốn theo định mức đây:nh mức đây:c đây:i đây: Khoảng cách di chuyển áp dụng cho Quản lý cấp phòng ban phận, phân Phương thức Định mức xưởng (VND) Quãng đường chiều