Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần in Công đoàn

Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần in Công đoàn

Phạm Thị Hoài PhươngLỜI NÓI ĐẦU Trong cơ chế thị trường với nhiều thành phần kinh tế hiện nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, tiếp đó, ngày 7/1/2006, Việt Nam đã chính thức gia nhập WTO - Tổ chức thương mại thế giới, đất nước ta đã được nâng lên một tầm cao mới - tầm cao của sự hội nhập hoàn thiện, của sự phát triển. Đồng thời, sự kiện này sẽ đưa các ngành sản xuất kinh doanh của Việt Nam vào những cơ hội và thách thức mới. Để doanh nghiệp của mình có một chỗ đứng vững chắc trong thị trường cạnh tranh khốc liệt ấy đòi hỏi sự năng động của các doanh nghiệp , buộc các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh không ngừng xây dựng chiến lược mới và hoàn thiện hoá nguồn thông tin kế toán, để tiếp tục hoàn thành mục tiêu tối thiểu hoá chi phí, tối đa hoá lợi nhuận của mình. Kế toán nguyên vật liệu, là một trong những bộ phận quan trọng của hệ thống kế toán doanh nghiệp. Vì vậy, đòi hỏi các nhà sản xuất phải lựa chọn đúng người cung cấp, đúng nguồn nguyên vật liêu. Nếu các doanh nghiệp không nắm bắt kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình đầu vào cho sản phẩm của mình, thì các doanh nghiệp sẽ không thể chủ động trong quá trình sản xuất để hoàn thành những mục tiêu của mình. Vì vậy, hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một việc làm hết sức cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong quá trình hoàn thiện công tác kế toán của doanh nghiệp. Cũng như nhiều doanh nghiệp khác, Công ty cổ phần in Công Đoàn đã không ngừng đổi mới, hoàn thiện để đứng vững, tồn tại trên thị trường. Đặc biệt là công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng ngày càng được coi trọng.1 Phạm Thị Hoài Phương Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần in Công đoàn, xuất phát từ những lý do trên, em đã đi sâu tìm hiểu và nghiên cứu đề tài : “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần in Công đoàn.”Nội dung chuyên đề gồm 3 phần :Phần 1 : Những đặc điểm chung của công ty cổ phần in công đoàn ảnh hưởng đến công tác kế toán nguyên vật liệu.Phần 2 : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần in công đoàn.Phần 3 : Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần in công đoàn.2 Phạm Thị Hoài PhươngPHẦN 1: Những đặc điểm chung của công ty cỏ phần in công đoàn ảnh hưởng đến công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần in công đoàn Công ty cổ phần in công đoàn là đơn vị trực thuộc Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, tiền thân là nhà in lao động được thành lập ngày 22/8/1946 tại chiến khu Việt Bắc, chủ yếu là để in tài liệu phục vụ cho công tác tuyên truyền thời kỳ kháng chiến chống Pháp. Tên đầy đủ : Công ty cổ phần in Công Đoàn Trụ sở chính đóng tại : 167 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội Hình thức sở hữu vốn : Vốn nhà nước Hình thức hoạt động : theo ngành nghề kinh tế sản xuất Lĩnh vực kinh doanh : In báo, tạp chí, tài liệu… Tổng số cán bộ công nhân viên : 340. Trong đó nhân viên quản lí : 29 Tài khoản tại ngân hàng Nông Nghiệp, số tài khoản 26962.26965.26964 Số điện thoại : 043.851.2712Qúa trình phát triển của công ty được khái quát qua các giai đoạn sau: + Giai đoạn 1: từ khi thành lập (1946-1975) .Trong giai đoạn này công suất, quy mô của công ty còn nhỏ bé, hoạt động không ổn định chịu ảnh hưởng của chiến tranh do đế quốc Mỹ gây ra. Năm 1966, công ty được tổng liên đoàn lao động Việt Nam đầu tư cho 2 máy in cuộn để in báo lao động bằng nguồn viện trợ của Tổng công hội Trung Quốc và cũng trong thời kỳ này công suất hoạt động thấp như một phân xưởng. Nhiệm vụ chủ yếu của công ty la in các tài liệu sách báo, tạp chí để phục vụ cho công tác phát triển Công đoàn, giai cấp công nhân, cụ thể là tờ báo Lao Động. Năm 1972 Mỹ ném bom B52 toàn 3 Phạm Thị Hoài Phươngmiền Bắc đánh phá thành phố và các tỉnh lân cận. Trước tình hình khó khăn đó, Ban Trung Ương đã trung dụng hai máy in cuộn của công ty để xây dựng phòng in báo Nhân Dân phục vụ cho công tác chính trị tư tưởng của Đang và nhân dân ta. + Giai đoạn từ 1976 – 1989 : Đây là gia đoạn mà công ty hoạt động theo cơ chế bao cấp. Mọi hoạt động của công ty do Tổng liên đoàn quyết định như: Hoạt động sản xuất kinh doanh, số lượng báo in, chủng loại sản phẩm….Các loại nguyên vật liệu và các loại chi phí khác phục vụ cho sản xuất đều do Tổng liên đoàn cung cấp. Công ty chỉ có nhiệm vụ là thực hiện in ấn.,cũng trong giai đoạn này, công suất hoạt động của công ty đạt khá cao ( 80% công suất thiết kế, lực lượng lao động CNVC có đời sống ổn định và đã có tích luỹ nội bộ) + Giai đoạn từ 1990-1998 : Đây là giai đoạn đất nước đang chuyển sang nền kinh tế thị trường nhiều thành phần có sự quản lý của nhà nước, phát triển theo định hướng XHCN. TỪ sự chuyển đổi nền kinh tế, Công ty đã có những thay đổi về hình thức và đặc điểm sản xuất. Năm 1994 đoàn chủ tịch Tổng liên đoàn Lao Động Việt Nam ra quyết định số 446/TLĐ ngày 14/5/1994 phê duyệt luận chứng kinh tế kĩ thuật đầu tư mở rộng Công ty In Công Đoàn, cho phù hợp với sự phát triển kinh tế đất nước. Với bước đầu trong nền kinh tế thị trường, Công ty đã gặp không ít khó khăn như phải cạnh tranh với các công ty khác trên cùng địa bàn và trên toàn quốc. Trước tình hình khó khăn này, Công ty đã thực hiện đổi mới dần dần khắc phục khó khăn, tạo vốn đầu tư máy móc thiết bị, nâng cấp cải tạo lại máy móc thiết bị, cũng như sắp xếp lại lao động hợp lý. Ngày 10/9/1997 Công ty chính thức lấy tên Công ty In Công Đoàn theo quyết định số 3488/QĐ-UB của 4 Phạm Thị Hoài Phươnguỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Điều này thể hiện nhiệm vụ,vị trí, vai trò của công ty trong nền kinh tế thị trường. + Giai đoạn 1998 đến nay: Với tình hình hiện nay, Công ty thực hiện nhiều dự án kinh tế kỹ thuật như đầu tư máy móc thiết bị hiện đại mà thế giới đang sử dụng và thiết bị sử dụng sau khi in cũng như trong công tác quản lý. Cụ thể năm 1999, Công ty đã đầu tư máy in Coroman trị giá 14 tỷ đồng, năm 2002 Công ty mua thêm một máy in 2 màu trị giá trên 1 tỷ đồng, máy khâu chỉ, máy bắt sách,máy sén 3 mặt và một số máy móc thiết bị khác. Tính đến năm 2003, trị giá tài sản cố định của công ty đã lên tới trên 35 tỷ đồng. Trong năm 2002-2003, công ty đã in được 500 số báo lao động thường kỳ vẫn chuyển đến tận nơi phát hành và một số báo Xuân, báo Văn nghệ, tạp chí nông thôn ngày nay, Kinh tế VAC, báo Mua và Bán, Khoa học và phát triển, Văn hoá dân tộc, báo lao động và xã hội, các hợp đồng in sách cho nhà xuất bán Giáo dục, nhà xuất bản Kim Đồng, nhà xuất bản Hà Nội…cùng nhiều sản phẩm khác. Qua việc đổi mới hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã tạo được uy tín với khách hàng cả nước, mẫu mã, hình thức sản phẩm. Đây là điều kiện thu hút nhiều đơn đặt hàng, hợp động tạo công ăn việc làm cho người lao động, làm tăng tổng doanh thu. Qúa trình phát trển của công ty được phản ánh qua bảng sau :5 Phạm Thị Hoài Phương Đv tính : 1000đChỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 20081.Vốn kinh doanh 2.325.632 4.437.727 5.100.2052. Tổng TS 2.325.632 4.437.727 5.100.2053. Tổng DT13.895.324 21.481.901 25.425.7504. Tổng LN 530.328 923.240 998.8755. Tổng các khoản phải nộp356.265 742.127 877.7626. Tổng số LĐ 254 270 2977. Thu nhập BQ 869 950 995 Bảng1.1 Trong những năm gần đây, do có sự cải tiến của công ty về trang thiết bị cũng như trình độ của cán bộ công nhân viên trong công ty được nâng cao, công ty đã từng bước tạo ra uy tín của mình với khách hàng và vươn lên thành một công ty có trình độ quản lý chuyên môn giỏi, đáp ứng được nhu cầu thị trường. Thời gian gần đây, Công ty in công đoàn đã đạt được những thành quả nhất định về : sản lượng, doanh thu, các khoản thuế nộp vào ngân sách nhà nước ngày càng tăng. Công ty đã in được 800 số báo Lao Động thuờng kỳ và đã in hợp đồng cho các báo như : Báo Văn Nghệ, Báo Kinh Tế VAC…và tạo được việc làm tương đối ổn định cho hơn 300 công nhân.1.2.Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần in công doàn Chức năng chủ yếu của công ty cổ phần in công đoàn là in các loại Tạp chí, sách báo và tập san phục vụ cho văn hoá xã hội và công tác tư tưởng.6 Phạm Thị Hoài Phương Nhiệm vụ của công ty là xây dựng, thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh các mặt hàng đã đăng ký như tạp chí, sách báo….phục vụ cho xã hội và đạt hiệu quả kinh tế cao. Sản phẩm của công ty là các sản phẩm như : sách báo, tạp chí, tài liệu… chủ yếu là sản xuất theo đơn đặt hàng và phục vụ cho yêu cầu của Tổng Liên Đoàn Lao Động Việt NamDANH SÁCH CÁC MẶT HÀNG SẢN XUẤT CHỦ YẾUSTT TÊN SẢN PHẨM1234567891011121314151617Báo Lao ĐộngBáo Văn NghệBáo Nông thôn ngày nayBáo người làm vườnTạp chí bảo hộ lao độngTạp chí công đoàn dầu khíTạp chí công đoàn xây dựngTạp chí kiểm soátTạp chí thanh traTạp chí dân vậnTạp chí Người Bắc KinhTạp chí Khuyến nông Trung ươngTạp chí văn hoá các dân tộcTạp chí bảo hiểm y tếTạp chí nghiên cứu giáo dục Tạp chí sinh viênTạp chí Đại học7 Phạm Thị Hoài Phương181920212223Tạp chí kiến thứcTạp chí dân số Nghệ AnTạp chí thông tin lý luậnTạp chí tuổi xanhTạp chí y tế dự phòngTạp chí dinh dưỡngBẢNG 1.2Trong đó bao gồm sách của các nhà xuất bản khác nhau : + Sách của nhà xuất bản Lao Động + Sách của nhà xuất bản Hà Nội + Sách của nhà xuất bản Y học + Sách của nhà xuất bản Giáo dục, Kim Đồng1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn1.3.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn* Đặc điểm chung về nguyên vật liệu tại công ty Do đặc thù của ngành in nên các loại nguyên liệu chính cần sử dụng tại công ty cổ phần in công đoàn là giấy, mực, bản kẽm, các loại vật liệu phụ khác như : Ghim, keo, chỉ, băng dính… Đây là những loại vật liệu phụ không thể thiếu để tạo ra các loại sách báo, ấn phẩm, tranh ảnh - sản phẩm chính của công ty. Các nguyên vật liệu này của công ty cũng mang đặc điểm nguyên vật liệu nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung. Đó là vật liệu thuộc loại tài sản lưu động, là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất cấu thành nên sản phẩm. Các nguyên vật liệu này cũng chỉ tham gia một lần vào chu kỳ 8 Phạm Thị Hoài Phươngsản xuất kinh doanh và giá trị của nó được dịch chuyển một lần vào giá trị sản phẩm. Xét về mặt chi phí, nguyên vât liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của công ty. Do vậy, một biến động nhỏ của chi phí các nguyên vật liệu này cũng làm ảnh hưởng ngay đến doanh thu và lợi nhuận của toàn công ty. Do đặc thù về sản phẩm và đặc điểm của nguyên vật liệu tại công ty là nhạy cảm với thời tiết, mỗi loại có những tính lý hoá rất đặc trưng nên công tác bảo quản, quản lý nguyên vật liệu của công ty phải được đặt lên hàng đầu. Vì vậy công ty cần có những biện pháp thích hợp với từng loại nguyên vật liệu, tránh mất mát, hư hỏng làm ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất.*Phân loại nguyên vật liệu ở công ty in công đoàn Hiện nay, công ty cổ phần in công đoàn có khoản 1223 loại nguyên vật liệu, rất đa dạng và phong phú. Để thực hiện tốt công tác quản lý, công tác kế toán nguyên vật liệu, đảm bảo có hiệu quả trong sản xuất, công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu trong sản xuất. toàn bộ nguyên vật liệu của công ty được phân thành các loại sau : + Vật liệu chính : Gồm các vật liệu trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm của công ty, gồm 3 nhóm sau : - Giấy các loại : Là một trong những đối tượng chủ yếu của công ty, có nhiều loại : giấy Bãi Bằng, giấy Việt Trì, giấy Couche…- Mực : Mực màu Trung Quốc, mực Đức, mực Nhật- Kẽm : Kẽm Đức, kẽm tái sinh…+ Vật liệu phụ : Tuy không là cơ sở sản xuất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng vật liệu phụ có tác dụng làm tăng chất lượng sản phẩm và tạo 9 Phạm Thị Hoài Phươngđiều kiện cho quá trình sản xuất. Vật liệu phụ của công ty chủ yếu là các hoá chất để in sách báo, tạp chí như : bột chống váng, bột phun khô, băng dính…+ Nhiên liệu ; Xăng, dầu, mỡ…được sử dụng để tẩy bẩn ở phân xưởng chế bản và bôi trơn máy móc.+ Phụ tùng thay thế : Là những chi tiết phụ tùng, máy móc, thiết bị mà công ty mua sắm dự trữ phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị hư hỏng như : ắc quy, bánh xe, dây xích…+ Phế liệu thu hồi : như lõi của lô giấy, giấy lẻ, các tờ in bị hỏng…1.3.2. Đặc điểm tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn Nhìn chung, công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn tương đối chặt chẽ và phù hợp. Ban lãnh đạo, các phòng ban nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng luôn quan tâm, chú trọng đến việc xây dựng các biện pháp cũng như mục tiêu để hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại đơn vị. Hiện nay, công tác quản lý nguyên vật liệu đã và đang tực hiện tốt và chặt chẽ các yêu cầu được đề ra trong hầu hết các khâu từ : khâu thu mua, khâu dự trữ và bảo quản , đến khâu sử dụng. + Khâu thu mua : Công ty thường xuyên thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Đơn vị đã thực hiện tốt việc quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả. + Khâu dự trữ và bảo quản : Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, nguyên vật liệu trong công ty đã được dự trữ đầy đủ, không gây gián đoạn trong sản xuất. Thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vật liệu.10 [...]... kì 2.2 .Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn 2.2.1.Thủ tục và chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần In Công Đoàn 2.2.1.1.Thủ tục và chứng từ nhập kho nguyên vật liệu Để đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục, vật liệu trong kho luôn phải dự trữ một lượng cần thiết Tuy nhiên, khi có nhu cầu sản xuất với số lượng lớn, công ty cũng cần mua nguyên vật liệu. .. liệu chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ 1.4.3.3 Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng(hoặc cuối quý) Đối chiếu cuối tháng PHẦN 2 : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn 19 Phạm Thị Hoài Phương 2.1.Khảo sát tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu tại công ty 2.1.1.Khảo sát tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu Công ty cổ phần in công đoàn. .. toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá nguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm Tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh, đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả 1.4 Đặc điểm tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn 1.4.1 Đặc điểm bộ máy kế toán tại công ty Quy mô hoạt động sản xuất của công ty cổ phần in Công. .. các chế độ quy định về tài chính kế toán, thống kê nhà nước Bộ máy kế toán của công ty được khái quát qua sơ đồ sau : kế toán vật tư, công cụ dụng cụ kế toán tiền lương, BHXH kế toán trưởng thủ kho thủ 11 quỹ kế toán tổng hợp TSCĐ kế toán vốn bằng tiền Phạm Thị Hoài Phương Sơ đồ 1.4.1 : bộ máy kế toán công ty in công đoàn  Kế toán trưởng : kế toán trưởng đồng thời là kế toán tổng hợp cuối tháng, mỗi... quá trình thu mua nguyên vật liệu đều do phòng kế toán tài vụ đảm nhiệm Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và các hoá đơn đặt hàng, phòng kế hoạch vật tư xem xét tình hình vật tư trong kho rồi lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu Theo chế độ kế toán quy định tất cả các nguyên vật liệu về đến doanh nghiệp đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho Thực tế tại công ty In Công Đoàn khi vật liệu về đến kho, thủ... 2.1.2.Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn + Giá thực tế nhập kho : Nguyên vật liệu của công ty được nhập chủ yếu là do mua ngoài Thông thường, khi mua với hình thức trọn gói, bên bán sẽ chuyển vật tư đến kho của công ty Chi phí vận chuyển sẽ do bên bán chi ra và chi phí này được cộng vào giá bán vật tư, còn nếu mua ít thì bộ phận cung ứng sẽ cử người đi mua Vật liệu nhập kho, kế toán ghi... Sổ theo dõi thanh toán với người bán, người mua - Sổ theo dõi phái thu khách hàng Đối với kế toán nguyên vật liệu : Định kỳ vào cuối tháng hoặc cuối kỳ, căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ, kế toán phân loại chứng từ ghi sổ vào sổ cái TK 152 * Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc 18 sổ, thẻ kế toán chi tiết Phạm... Phương Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong công ty tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, đòi hỏi các nhà quản lý phải tổ chức quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ ở mỗi khâu : từ khâu mua hàng, bảo quản, sử dụng và dự trữ Để phát huy vai trò, chức năng của kế toán và công tác quản lý nguyên vật liệu trong công ty, kế toán nguyên vật liệu đã và cần làm tốt hơn các nhiệm vụ cơ... và về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh 15 Phạm Thị Hoài Phương 1.4.3.2.Hệ thống tài khoản sử dụng Vật liệu của công ty là tương đối đa dạng, phong phú, do đó để quản lý chặt chẽ và theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau : TK 152 : Nguyên vật liệu TK 1521 : Nguyên vật liệu chính TK 1522 : Nguyên vật liệu phụ TK 1523 : Nhiên liệu TK 1527 : Phế liệu thu hồi TK 1524... vào các sổ Tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu tại công ty diễn ra thường xuyên, với số lượng tương đối, với nhiều nguyên vật liệu cùng lúc…nên cũng có nhiều khó khăn, phức tạp trong công tác kế toán Điều này đòi hỏi sự cận thận, tính chuyên môn cao của cán bộ công ty nói chung và cán bộ kế toán nguyên vật liệu nói riêng trong việc theo dõi, quản lý đối với nguyên vật liệu cũng như tình hình biến động . lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn1 .3.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn* Đặc điểm chung về nguyên vật liệu tại. nguyên vật liệu. Phần 2 : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần in công đoàn .Phần 3 : Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật