Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí Ngô Gia Tự

Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí Ngô Gia Tự

Phần I: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật

liệu trong doanh nghiệp

I.Sự cần thiết của công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

1.Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu

Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thờng xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng của sản phẩm đợc sản xuất

Vật liệu là đối tợng lao động nên có đặc điểm là: tham gia vào một chu

kỳ sản xuất, thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn

bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm đợc sản xuất ra Thông thờng trong cấu tạo của giá thành sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn nên việc sử dụng tiết kiệm vật liêu và sử dụng đúng mục đích, đúng kế hoạch có

ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh

2.Tầm quan trọng của nguyên vật liệu và công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Đóng vai trò là một yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu là thành phần chính để cấu tạo nên sản phẩm Nguyên vật liệu đ-

ợc nhận diện dễ dàng trong sản phẩm vì nó tợng trng cho đặc tính dễ thấy lớn nhất của cái gì đã đợc sản xuất Do vậy muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành đợc đều đặn, liên tục phải thờng xuyên

đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu, năng lợng đủ về số lợng, kịp về thời gian, đúng về qui cách, phẩm chất Đây là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm đợc

Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, năng lợng mới tồn tại

đợc Vì vậy đảm bảo nguyên vật liệu, năng lợng cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội Tuy nhiên sẽ là

một thiếu sót nếu chỉ nhắc tới nguyên vật liệu mà lại không nhắc tới tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu Nguyên nhân có thể tóm tắt nh sau:

-Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất trong một đơn vị sản phẩm so với các khoản mục chi phí sản xuất khác (lao động trực tiếp và sản xuất chung);

-Số liệu chính xác về nguyên vật liệu có trong tay phải thờng xuyên phản

ánh để xác định khi nào cần đặt mua tiếp với ngời bán vì nếu không sẽ làm gián

đoạn sản xuất;

-Một số sản phẩm cần nhiều loại nguyên vật liệu để sản xuất Điều này

đòi hỏi rất nhiều chứng từ gốc và các thủ tục kiểm tra để đảm bảo việc cung cấp nhịp nhàng và đồng bộ các loại nguyên liệu cho sản xuất

Tất cả các lý do này đòi hỏi sổ sách phải đợc lập một cách chính xác vì nếu không công ty sẽ rất khó mà xác định số nguyên vật liệu cần mua và lúc nào mua Sổ sách chính xác và kiểm tra nội bộ tốt cũng đảm bảo tất cả nguyên vật liệu đợc cung cấp đầy đủ và đúng cho phân xởng sản xuất khi cần thiết Công tác kiểm tra nội bộ qua hệ thống ghi sổ sách nhằm đảm bảo các nguồn vốn của công ty đợc sử dụng theo đúng kế hoạch

3.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Xuất phát từ tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh nh đã nói ở trên, mục tiêu công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp chủ yếu đợc chú trọng và tập trung ở 3 khâu chính là cung ứng, dự trữ và sử dụng tiết kiệm các loại nguyên vật liệu, với các yêu cầu nh sau:

-Cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác nguyên vật liệu: Đây là

điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

-Đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu có chất lợng tốt: Đây là điều kiện nâng cao chất lợng sản phẩm, góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động

Nguyễn Thị Xuân Hà Kế toán 41A

Bên cạnh đó việc đảm bảo cung ứng, sử dụng tiết kiệm, dự trữ đầy đủ sẽ

ảnh hởng tích cực đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, ảnh hởng đến việc giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp

4.Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu

Với yêu cầu chung là quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm đảm bảo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành đợc liên tục đều đặn theo đúng kế hoạch và thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật t, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

(+)Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu trên các mặt: số lợng, chất lợng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp;

(+)Tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng cho các đối tợng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trờng hợp sử dụng vật liệu sai mục

đích, lãng phí;

(+)Thờng xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, cha cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại;

(+)Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo

về vật liệu, tham gia công tác phân tích và thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ,

sử dụng vật liệu

II.Phân loại và tính giá nguyên vật liệu

1.Phân loại nguyên vật liệu

Vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có công dụng khác nhau, đợc sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể đợc bảo quản, dự trữ trên nhiều địa bàn khác nhau Do vậy để thống nhất công tác quản lý vật liệu giữa các bộ phận có liên quan, phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu cần phải có các cách phân loại thích ứng

a.Căn cứ vào công dụng chủ yếu của vật liệu thì vật liệu đợc chia thành các loại nh sau:

-Nguyên vật liệu chính: bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể bản thân của sản phẩm (ví dụ: gỗ dùng để đóng bàn, ghế; giấy dùng để in sách; vải dùng để may quần

áo )

-Vật liệu phụ: bao gồm các loại vật liệu đợc sử dụng kết hợp với vật

liệu chính để nâng cao chất lợng cũng nh tính năng, tác dụng của sản phẩm và các loại vật liệu phục vụ cho quá trình hoạt động và bảo quản các loại t liệu lao

động, phục vụ cho công việc lao động của công nhân (ví dụ: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hơng liệu xà phòng, giẻ lau, dầu nhờn, hồ keo )

-Nhiên liệu:bao gồm các loại vật liệu đợc dùng để tạo ra năng lợng phục

vụ cho sự hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất Nhiên liệu tồn tại chủ yếu ở 3 dạng là: thể rắn (than, củi, chất phóng xạ ), thể lỏng (xăng, dầu ), thể khí (ga, khí đốt ) Để quản lý tốt nhiên liệu cần phải thống nhất đơn vị đo lờng

-Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại vật liệu đợc sử dụng cho việc thay thế, sửa chữa các loại máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, truyền dẫn

-Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản

-Phế liệu: là các loại vật liệu thu đợc trong qua trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hoặc bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt )

-Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên

nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng

ý nghiã của cách phân loại này:

• Biết đợc vị trí-vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất

• Dùng để phân loại vật liệu trong doanh nghiệp để thống nhất mã số, qui cách của vật liệu

Nguyễn Thị Xuân Hà Kế toán 41A

• Để sử dụng tài khoản cấp 1,2,3 cho phù hợp

b.Căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu thì vật liệu đợc chia thành:

-Vật liệu mua ngoài: Đây là phơng thức cung ứng vật liệu phổ biến ở các doanh nghiệp sản xuất, giá cả của vật liệu mua ngoài phụ thuộc vào giá cả thị tr-ờng

-Vật liệu tự sản xuất: là vật liệu doanh nghiệp tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công, ví dụ: khuôn mẫu, khuôn đúc, vật kết cấu hoặc những vật liệu tự sản xuất khác

-Vật liệu có từ nguồn khác, chẳng hạn đợc Nhà nớc hoặc cấp trên cấp, nhận vốn liên doanh bằng vật liệu, vay bằng vật liệu

ý nghĩa của việc phân loại theo tiêu thức này:

• Biết đợc cơ cấu nguồn nhập trong doanh nghiệp

• Tính giá đúng vật liệu nhập

Tuy nhiên để quản lý tốt vật liệu cần kết hợp các cách phân loại vật liệu với lập sổ danh điểm vật liệu Đây cũng là yêu cầu tất yếu nếu doanh nghiệp áp dụng công tác xử lý thông tin trên máy tính Tác dụng của sổ danh điểm vật liệu

là nhằm thống nhất tên gọi, đơn vị tính, mã số, qui cách, phẩm chất, giá ghi sổ vật liệu Từ đó thống nhất mở thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu trong doanh nghiệp

2.Tính giá nguyên vật liệu

Tính giá vật liệu là xác định giá trị vật liệu để ghi sổ kế toán, do đó nó có

ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng tình hình tài sản cũng nh chi phí sản xuất kinh doanh

Tính giá vật liệu phụ thuộc vào phơng pháp quản lý và hạch toán vật liệu

là phơng pháp kê khai thờng xuyên hay kiểm kê định kỳ

-Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp đợc áp dụng phổ biến hiện nay Đặc điểm của phơng pháp này là mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu

đều đợc kế toán theo dõi, tính toán một cách thờng xuyên theo quá trình phát sinh

-Phơng pháp kiểm kê định kỳ có đặc điểm là trong kỳ kế toán chỉ theo dõi, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu, còn giá trị vật liệu xuất

chỉ đợc xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện còn cuối kỳ.

Trị giá vật liệu = Trị giá vật liệu + Trị giá vật liệu - Trị giá vật liệu

xuất trong kỳ hiện còn đầu kỳ nhập trong kỳ hiện còn cuối kỳ

2.1Tính giá nhập nguyên vật liệu:

-Vật liệu mua ngoài:

Giá vật liệu = Giá mua ghi + Chi phí - Chiết khấu thơng mại,

nhập kho trên hoá đơn thu mua giảm giá đợc hởng

Trong đó:

Giá mua ghi trên hoá đơn:

• Đối với các đơn vị tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thì

đó chính là giá cha tính thuế VAT

• Đối với các đơn vị áp dụng phơng pháp trực tiếp khi tính thuế giá trị gia tăng hoặc vật liệu mua vào sử dụng cho phúc lợi, hành chính sự nghiệp đó là giá

có tính thuế VAT

Ngoài ra đối với vật liệu mua từ nớc ngoài thì thuế nhập khẩu đợc tính vào giá thực tế vật liệu nhập

Chi phí thu mua bao gồm: Chi phí vận chuyển,bảo quản từ nơi mua về

doanh nghiệp; chi phí thuê kho bãi; chi phí bảo hiểm hàng hoá khi mua;hao hụt trong định mức khi mua vật liệu; tiền công tác phí của ngời đi mua

Chiết khấu thơng mại, giảm giá đợc hởng: Khi doanh nghiệp mua

nguyên vật liệu một lần với số lợng lớn hoặc mua hàng nhiều lần trong khoảng thời gian nhất định hoặc vật liệu đã mua nhng không đảm bảo qui cách phẩm chất nên ngời bán đồng ý giảm giá

-Vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất vật liệu

Giá thực tế vật liệu = Giá trị vật liệu xuất + Chi phí chế biến

nhập kho để chế biến khác

-Vật liệu đợc cấp hoặc nhận vốn liên doanh bằng vật liệu hay các cá nhân

cổ đông góp vốn bằng vật liệu: Giá thực tế vật liệu là giá ghi trên biên bản bàn Nguyễn Thị Xuân Hà Kế toán 41A

giao hoặc giá do hội đồng định giá thẩm định cộng thêm các chi phí khác (nếu có)

-Vật liệu đợc biếu tặng, đợc thởng: Giá thực tế vật liệu là giá trị vật liệu

đợc biếu, tặng, thởng hoặc tham khảo giá trị của loại vật liệu tơng đơng trên thị trờng

-Vật liệu là phế liệu: có hai cách tính giá:

Tính theo giá kế hoạch hoặc giá ớc tính không điều chỉnh, có u điểm là

đơn giản nhng không chính xác Hoặc tính theo giá thực tế bán trên thị trờng, có

u điểm là tính đúng giá phế liệu nhng nhợc điểm là phức tạp

2.2 Tính giá xuất vật liệu

Doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phơng pháp tính giá sau Tuy nhiên khi sử dụng phơng pháp tính giá phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán

* Tính giá xuất kho vật liệu theo phơng pháp giá đơn vị bình quân:

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo công thức:

Giá thực tế vật liệu = Số lợng vật liệu x Giá đơn vị

xuất dùng xuất dùng bình quân

Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo 1 trong 3 cách sau:

(+) Giá đơn vị bình Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

quân cả kỳ dự trữ Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Cách tính này có u điểm là đơn giản, dễ làm, tính giá trị vật liệu xuất sử dụng trong kỳ tơng đối chính xác nhng nhợc điểm là công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung

(+) Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)

bình quân cuối Lợng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối

kỳ trớc kỳ trớc)

Cách này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này

(+) Giá đơn vị bình quân Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập

sau mỗi lần nhập Lợng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập

Cách tính này khắc phục đợc nhợc điểm của 2 phơng pháp trên, vừa chính xác vừa cập nhật Tuy nhiên phơng pháp này tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần, thờng chỉ áp dụng cho doanh nghiệp sử dụng ít loại vật liệu, số lần nhập vật liệu trong tháng ít

* Tính giá xuất kho theo phơng pháp giá thực tế nhập trớc,xuất trớc (FIFO):

Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất

tr-ớc, xuất hết số nhập trớc thì mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm

* Phơng pháp giá thực tế nhập sau , xuất trớc (LIFO):

Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc với phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ở trên Phơng pháp nhập sau, xuất trớc thích hợp trong trờng hợp lạm phát

* Phơng pháp giá thực tế đích danh:

Theo phơng pháp này vật liệu đợc xác định theo đơn chiếc hoặc từng lô

và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Do vậy phơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp trực tiếp hoặc phơng pháp đặc điểm riêng Ưu

điểm của phơng pháp là vật liệu xuất đợc tính chính xác theo giá nhập nhng

nh-ợc điểm là không phù hợp với giá thực tế thị trờng, sổ sách theo dõi vất vả

* Phơng pháp giá hạch toán:

Trong trờng hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu, mỗi lần nhập vật liệu với giá thực tế khác nhau Do đó để phản ánh kịp thời doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán Giá hạch toán có thể là giá tạm tính, giá kế hoạch hoặc giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Cuối kỳ sau khi biết đợc giá thực tế vật liệu

Nguyễn Thị Xuân Hà Kế toán 41A

nhập trong kỳ, kế toán điều chỉnh giá xuất vật liệu đầu kỳ từ giá hạch toán về giá thực tế Phơng pháp:

-Đối với vật liệu nhập trong kỳ: ghi đồng thời theo 2 loại giá: giá hạch toán và giá thực tế

-Đối với vật liệu xuất trong kỳ: ghi theo giá hạch toán

-Cuối kỳ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ về giá thực tế thông qua hệ số giá vật liệu

Giá thực tế vật liệu + Giá thực tế vật liệu

Hệ số giá tồn đầu kỳ nhập trong kỳ

vật liệu (K) Giá hạch toán vật liệu + Giá hạch toán vật liệu

tồn đầu kỳ nhập trong kỳ

Hệ số giá vật liệu có thể tính cho từng loại vật liệu hoặc từng nhóm vật liệu Cuối kỳ kế toán vào Bảng tính giá thực tế vật liệu theo hệ số giá (Bảng kê

số 3 nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ)

Phơng pháp này có u điểm là khối lợng công việc tính toán và hạch toán chi tiết đơn giản song nhợc điểm là công việc tính toán thờng dồn vào cuối kỳ

III.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép, phản ánh sự biến động nhập, xuất, tồn cho từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị của từng kho và toàn doanh nghiệp Công việc hạch toán chi tiết vật liệu đợc theo dõi ở cả hai nơi: ở kho và phòng kế toán và thờng là công việc tốn nhiều công sức nhất

1.Chứng từ hạch toán:

Kế toán tình hình nhập, xuất vật liệu thờng liên quan đến nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau, bao gồm những chứng từ có tính chất bắt buộc lẫn những chứng từ có tính chất hớng dẫn hoặc tự lập Tuy nhiên dù là loại chứng từ gì cũng phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quản lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ kiểm tra của kế toán Chứng từ kế toán liên quan đến nhập, xuất và sử dụng vật liệu bao gồm các loại sau:

-Các chứng từ gốc:

+Chứng từ phản ánh nguồn nhập nh do thu mua, tự sản xuất, nhận vốn góp hoặc cấp phát , chẳng hạn nh Hoá đơn giá trị gia tăng (nếu tính thuế theo phơng pháp khấu trừ) hay Hoá đơn bán hàng (nếu tính thuế theo phơng pháp trực tiếp) trong trờng hợp doanh nghiệp tự thu mua

+Chứng từ phản ánh mục đích xuất kho bao gồm chứng từ mệnh lệnh (lệnh xuất) và chứng từ thực hiện

-Biên bản kiểm nhận vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 05-VT): Đây là chứng từ để chứng minh nghiệp vụ giao nhận hàng tồn kho giữa ngời cung cấp, ngời quản lý tài sản và cán bộ nghiệp vụ quản lý về số lợng, chủng loại, chất l-ợng

-Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT): là chứng từ phản ánh lợng hàng đợc nhập qua kho trớc khi xuất dùng hoặc xuất bán Phiếu nhập kho có thể do cán

bộ cung ứng hoặc kế toán vật t lập Thờng đợc lập thành 3 liên: liên 1: để lu, liên 2: ngời nhập hàng giữ, liên 3: thủ kho, kế toán luân chuyển giữ

-Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT):đợc dùng để theo dõi chặt chẽ số

lợng vật t, sản phẩm hàng hoá xuất kho cho sản xuất hoặc tiêu thụ Phiếu xuất kho là căn cứ để kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, định mức tiêu hao, giá vốn hàng tiêu thụ

Ngoài ra còn có một số chứng từ sau:

-Thẻ kho (Mẫu số 06-VT)

-Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03-VT)

-Phiếu xuất vật t theo hạn mức (Mẫu số 04-VT)

-Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07-VT)

-Bảng phân bổ vật liệu sử dụng

2.Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Việc hạch toán chi tiết vật liệu có thể đợc thực hiện theo 3 phơng pháp sau tuỳ theo điều kiện của từng doanh nghiệp

2.1.Phơng pháp thẻ song song

*Nguyên tắc hạch toán:

Nguyễn Thị Xuân Hà Kế toán 41A

-ở kho: Thủ kho ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu về số lợng trên Thẻ kho (Mẫu số 06-VT)

-ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị trên sổ chi tiết vật liệu Có bao nhiêu loại vật liệu thì có bấy nhiêu trang sổ chi tiết vật liệu

*Điều kiện áp dụng: Phơng pháp này áp dụng ở những doanh nghiệp có ít

chủng loại vật t, tài sản, hàng hóa, giá trị hàng hoá lớn cần phải thờng xuyên kiểm tra theo dõi và áp dụng với kế toán đợc chuyên môn hoá

*Trình tự hạch toán: (Sơ đồ số 1)

*Ưu, nhợc điểm của phơng pháp:

-Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra Cung cấp thông tin thờng xuyên về tình hình biến động từng loại vật liệu trên cả hai mặt giá trị và hiện vật Thích hợp với các doanh nghiệp có ít loại vật liệu và có áp dụng kế toán máy

-Nhợc điểm: Ghi chép trùng lắp, không thích hợp với doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu và công tác kế toán thủ công

2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

*Trình tự hạch toán: (Sơ đồ số 2)

*Ưu nhợc điểm của phơng pháp:

-Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện

-Nhợc điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán dồn quá nhiều vào cuối tháng nên ảnh hởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối tợng khác nhau

2.3 Phơng pháp sổ số d

*Nguyên tắc hạch toán:

- ở kho: Thủ kho ghi chép giống nh phơng pháp thẻ song song nhng cuối

kỳ trên cơ sở số liệu tồn kho trên thẻ kho thủ kho vào sổ số d (phần theo dõi về

số lợng) Sổ này do kế toán lập và chuyển cho thủ kho vào ngày cuối tháng để ghi sổ

Các chứng từ nhập, xuất sau khi đã ghi vào thẻ kho phải đợc thủ kho phân loại theo chứng từ nhập, xuất của từng loại vật liệu để lập phiếu giao nhận chứng

từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất

-ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu chỉ theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn cho từng loại vật liệu về giá trị trên bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn

*Trình tự hạch toán: (Sơ đồ số 3)

*Ưu, nhợc điểm của phơng pháp:

-Ưu điểm: Tránh đợc việc ghi chép trùng lẵp giữa kho và phòng kế toán Cung cấp thông tin kịp thời cho ngời quản lý về tình hình biến động của nguyên vật liệu

-Nhợc điểm: Khó kiểm tra đối với các sai sót, nhầm lẫn

IV Hạch toán tổng hợp vật liệu

Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu là quá trình theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo giá trị Nhờ đó quá trình theo dõi mang tính khái quát hoá cao hơn và có thể so sánh đợc Có hai phơng pháp thờng đợc dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu là:

-Phơng pháp kê khai thờng xuyên

-Phơng pháp kiểm kê định kỳ

1.Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

1.1 Nội dung của phơng pháp kê khai thờng xuyên

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho dùng để phản ánh một cách thờng xuyên, liên tục tình hình biến động nhập, xuất, tồn của vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá Phơng

Nguyễn Thị Xuân Hà Kế toán 41A

pháp này có u điểm là cung cấp thông tin thờng xuyên biến động hàng tồn kho

do kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn Tuy nhiên phơng pháp này cũng có nhợc điểm là nếu doanh nghiệp sử dụng quá nhiều vật liệu, công cụ dụng cụ hoặc sản xuất ra quá nhiều loại thành phẩm hay kinh doanh quá nhiều loại hàng hoá thì việc ghi chép tốn nhiều công sức

1.2 Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu

a.Thủ tục và chứng từ:

Căn cứ vào yêu cầu của quá trình sản xuất kinh doanh, công ty thực hiện

ký kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp Tuỳ theo hình thức hợp đồng kinh tế

đã đợc ký kết, nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng đến cho doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp đến kho của nhà cung cấp để nhận Nhà cung cấp sẽ giao cho doanh nghiệp hoá đơn giao hàng là Hoá đơn giá trị gia tăng hay Hoá đơn bán hàng Đối với những vật t quan trọng thì doanh nghiệp phải lập biên bản kiểm nghiệm để xác định số vật t thừa thiếu, đúng hay sai qui cách vật chất để nhập kho và trách nhiệm vật chất của những ngời liên quan Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần

b.Tài khoản sử dụng:

-Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu “:Tài khoản này dùng để phản ánh

sự biến động nhập, xuất, tồn vật liệu theo giá thực tế Kết cấu:

Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế vật liệu nhập kho

Bên Có: Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất kho

D Nợ: phản ánh giá thực tế vật liệu tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ)

-Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi trên đờng “: phản ánh sự biến động tăng, giảm vật liệu đã mua có hoá đơn nhng cuối kỳ cha về nhập kho hoặc đã về kho nhng cha làm thủ tục kiểm nghiệm để nhập kho Kết cấu:

Bên Nợ: giá thực tế hàng mua đang đi đờng

Bên Có: giá thực tế hàng đang đi đờng đã về nhập kho

D Nợ: giá thực tế hàng đang đi đờng (đầu kỳ hoặc cuối kỳ)

-Ngoài ra còn có các tài khoản: TK 133,331,311,111,112 phản ánh tình hình thanh toán với nhà cung cấp và số thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ (nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ)

c.Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: (Sơ đồ số 4)

Đối với nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu (vật liệu tăng) thì nguyên tắc chung để hạch toán là ghi Nợ TK 152 và đối ứng với nó sẽ là Có các TK có liên quan khác tuỳ theo nguồn gốc của vật liệu nhập kho

-Đối với vật liệu tăng do mua ngoài thì khi vật liệu về nhập kho có chứng

từ kèm theo, kế toán ghi:

-Trờng hợp vật liệu về cha có chứng từ kèm theo, doanh nghiệp vẫn làm thủ tục nhập kho vật liệu nhng cha ghi sổ kế toán mà đợi đến cuối tháng nếu chứng từ về ghi sổ giống trờng hợp vật liệu về có chứng từ kèm theo Nếu chứng

từ vẫn cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính và sang tháng sau nếu chứng từ về kế toán so sánh giữa giá thực tế và giá tạm tính để điều chỉnh

-Chứng từ về trớc, vật liệu cha về thì kế toán cha ghi sổ mà đợi đến cuối tháng nếu vật liệu về thì làm thủ tục kiểm nghiệm nhập kho và ghi giống trờng hợp vật liệu về có chứng từ kèm theo, còn nếu cuối tháng vật liệu vẫn cha về thì

Có TK 515 “ Doanh thu hoạt động tài chính “

-Trờng hợp khi kiểm nghiệm nhập kho phát hiện vật liệu sai qui cách phẩm chất đợc ngời bán giảm giá hoặc trả lại hàng cho ngời bán thì kế toán ghi giảm vật liệu, đồng thời giảm thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ (nếu là doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ):

-Sử dụng để liên doanh: Phiếu xuất kho kèm theo Hợp đồng liên doanh

-Thuê ngoài chế biến: Phiếu xuất kho kèm theo Hợp đồng gia công chế biến-Xuất từ kho này sang kho khác: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

b.Tài khoản sử dụng:

-TK 621 “ Chi phi nguyên liệu, vật liệu trực tiếp “

-TK 627 “ Chi phí sản xuất chung “

Đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu (vật liệu giảm) thì nguyên tắc chung để hạch toán tổng hợp là ghi Có TK 152 đối ứng Nợ với các tài khoản khác có liên quan tuỳ theo mục đích xuất kho và đối tợng sử dụng vật liệu

-Căn cứ vào chứng từ xuất vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh và nơi sử dụng, kế toán ghi:

Nợ TK 111,334: Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thờng

Nợ TK 632: Giá trị phần hao hụt mất mát sau khi đã trừ đi phần bồi

thờng của tổ chức, cá nhân

Có TK 1381

Nguyễn Thị Xuân Hà Kế toán 41A

-Nếu đánh giá lại vật liệu mà giảm giá, kế toán ghi:

Nợ TK 412 : Phần giá trị chênh lệch giảm

Có TK 152 : Phần giá trị chênh lệch giảm

2 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

2.1 Nội dung của phơng pháp kiểm kê định kỳ

Kiểm kê định kỳ là phơng pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục tình hình biến động nhập, xuất mà chỉ theo dõi số tồn cuối kỳ thông qua kiểm kê cuối kỳ Theo phơng pháp này để tính giá trị hàng tồn kho xuất trong kỳ phải dựa vào công thức:

Giá trị hàng tồn kho = Giá trị hàng + Giá trị hàng tồn - Giá trị hàng tồn

xuất trong kỳ mua vào kho đầu kỳ kho cuối kỳ

trong đó : Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ đợc xác định vào cuối kỳ, cuối tháng hoặc cuối quý thông qua kiểm kê

Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ thì những tài khoản tồn kho chỉ phản

ánh giá trị tồn cuối kỳ mà không phản ánh giá trị nhập, xuất trong kỳ

Phơng pháp có u điểm là ghi chép đơn giản, xác định nhanh số lợng hàng xuất kho trong kỳ nhng nhợc điểm là công việc kế toán thờng dồn vào cuối kỳ Do vậy phơng pháp này thờng đợc áp dụng ở những doanh nghiệp sử dụng quá nhiều loại hàng tồn kho đơn giá thấp

2.2 Tài khoản sử dụng

-TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu “: Tài khoản này chỉ phản ánh giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ Kết cấu:

Bên Nợ: kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ

Bên Có: kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ

D Nợ: giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ

-TK 151 “ Hàng mua đang đi đờng “: Tài khoản này chỉ phản ánh giá trị thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ hoặc đã về kho nhng cha làm thủ tục nhập Kết cấu:

Bên Nợ: kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ

Bên Có: kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng tồn đầu kỳ

D Có: giá thực tế hàng đang đi đờng tồn cuối kỳ

-TK 611 “ Mua hàng “: phản ánh giá thực tế hàng mua vào và xuất sử dụng trong kỳ Kết cấu:

Bên Nợ:

+) kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và giá thực tế hàng

đang đi đờng đầu kỳ

+) giá thực tế vật liệu mua vào trong kỳ và những trờng hợp nhập khácBên Có:

+) kết chuyển giá thực tế vật liệu có tồn cuối kỳ

+) giá thực tế hàng mua bị trả lại

+) giá trị hàng mua đợc giảm giá

+) giá thực tế vật liệu xuất sử dụng trong kỳ

Tài khoản này cuối kỳ không có số d vì nó là tài khoản chi phí

-Ngoài ra kế toán vật liệu theo phơng pháp này còn sử dụng một số tài khoản khác nh: TK 133, 331,411,222,111,112

2.3Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: (Sơ đồ số 5)

-Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ thì công việc hạch toán nguyên vật liệu chủ yếu đợc hạch toán qua tài khoản trung gian là TK 611 Đầu kỳ, kế toán kết chuyển giá thực tế vật liệu, hàng mua đang đi đờng về tài khoản 611 Các nghiệp vụ ghi tăng nguyên vật liệu đợc phản ánh bên Nợ tài khoản 611, ghi giảm nguyên vật liệu đợc phản ánh bên Có tài khoản 611 Cuối kỳ, căn cứ vào biên bản kiểm kê, đơn giá nguyên vật liệu,hàng mua đã có hoá đơn nhng cha về nhập kho , kế toán kết chuyển giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ về tài khoản 152, 151

-Các trờng hợp hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ: tơng tự theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

V Hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho

1.Khái niệm:

Nguyễn Thị Xuân Hà Kế toán 41A

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc trích lập trớc một khoản tiền tính vào chi phí do có sự chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúng tại thời điểm cuối kỳ kế toán năm nhằm tạo nguồn tài chính bù đắp cho những thiệt hại có thể xẩy ra cho kỳ kế toán sau

do nguyên nhân giảm giá nguyên vật liệu

2.Điều kiện áp dụng: Việc trích lập hay hoàn nhập các khoản dự phòng

giảm giá nguyên vật liệu tại thời điểm lập báo cáo tài chính cuối năm phải tuân thủ các yêu cầu sau:

-Phải có đầy đủ tài liệu, chứng từ chứng minh giá vốn của nguyên vật liệu tại thời điểm lập dự phòng cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúng trên thị trờng;

-Việc ớc tính giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho phải dựa trên bằng chứng tin cậy thu thập đợc tại thời điểm ớc tính;

-Là nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, tồn kho tại thời điểm lập dự phòng

Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho Tuy nhiên đối với những nguyên vật liệu tồn kho có giá gốc cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc nhng giá bán sản phẩm đợc sản xuất

ra từ nguyên vật liệu này không giảm hoặc thậm chí cao hơn giá hiện tại thì không đợc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

3.Phơng pháp hạch toán

-Xác định mức dự phòng phải trích lập:

Mức dự phòng Lợng nguyên vật Đơn giá Đơn giá thực

phải trích cho năm = liệu tồn kho x hạch toán - tế thời điểm

kế hoạch giảm giá trên sổ lập dự phòng

-Tài khoản sử dụng:

TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho “ Kết cấu:

Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối niên độ kế toán

Bên Có: Trích lập dự phòng cần lập vào cuối niên độ

Có TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho “

+) Nếu số cần lập cho năm kế hoạch thấp hơn số đã lập thì kế toán hoàn nhập phần chênh lệch giảm và hạch toán nh sau:

Nợ TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho “

Có TK 632 “ Giá vốn hàng bán “ (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)

VI Chuẩn mực kế toán quốc tế về kế toán nguyên vật liệu

Theo phạm vi áp dụng trong chuẩn mực thì nguyên vật liệu nằm trong nhóm chuẩn mực về hàng tồn kho (IAS 2) và do vậy phơng pháp hạch toán nguyên vật liệu phải tuân thủ theo qui định của nhóm hàng tồn kho Tức là hàng tồn kho phải đợc ghi nhận theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện đợc theo nguyên tắc thận trọng

1.Tính giá nguyên vật liệu nhập kho:

Khi nguyên vật liệu đợc mua về nhập kho thì tuỳ từng thứ, từng loại cụ thể mà nó có thể sử dụng ngay vào sản xuất sản phẩm hay trải qua giai đoạn chế biến trớc khi đa vào sản xuất hoặc nhập kho, đem bán ứng với mỗi loại nh vậy, chuẩn mực kế toán Quốc tế số 2 (IAS) lại có qui định giá phí với cơ cấu và cách tính riêng nhng phải tuân thủ nguyên tắc giá gốc hàng hoá phải bao gồm

Nguyễn Thị Xuân Hà Kế toán 41A

tất cả chi phí mua (ví dụ gía mua và chi phí nhập khẩu, chi phí vận chuyển bốc dỡ ), chi phí chế biến (chi phí nhân công chế biến, khấu hao máy móc dùng để gia công chế biến ) và các chi phí khác phát sinh để có đợc hàng tồn kho ở địa

điểm và trạng thái hiện tại

2.Tính giá nguyên vật liệu xuất kho

Theo IAS để tính giá vật liệu xuất kho trớc hết kế toán cần phân biệt hai loại nguyên vật liệu là nguyên vật liệu nhận diện đợc và nguyên vật liệu không nhận diện đợc vì cách tính giá sẽ khác nhau

-Nguyên vật liệu nhận diện đợc: Giá xuất kho bao gồm tất cả các giá phí

đích thực của nó (Giá đích danh)

-Nguyên vật liệu giống nhau, không nhận diện đợc: có 3 công thức tính +Bình quân gia quyền (CMP)

+Nhập trớc, xuất trớc (FIFO)

+Nhập sau, xuất trớc (LIFO)

Khi sử dụng phơng pháp LIFO cần trình bày sự khác biệt giữa số trên bảng cân đối kế toán và số thấp hơn giữa giá trị tính theo phơng pháp FIFO hoặc bình quân gia quyền và giá trị thuần có thể thực hiện đợc hoặc số thấp hơn giữa giá trị hiện hành vào cuối năm và giá trị thuần có thể thực hiện đợc

3.Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

Các nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất không đợc giảm giá nếu thành phẩm đợc sản xuất từ nguyên vật liệu đó đợc bán với giá bằng hoặc cao hơn giá thành của nó

Trong trờng hợp giảm sút giá mua trên thị trờng làm cho giá phí thành phẩm cao hơn giá thành có thể bán đợc thuần thì giá trị ghi sổ kế toán nguyên vật liệu này phải đợc giảm xuống bằng giá có thể bán đợc thuần của nó Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho đợc lập ngay khi cấp quản lý nhận thấy giá trị bị giảm

VII Đặc điểm kế toán nguyên vật liệu ở một số nớc (Mỹ và Pháp)

Nếu xét về bản chất thì công tác kế toán nguyên vật liệu theo hệ thống kế toán Mỹ, Pháp hay Việt nam không khác nhau là mấy Tuy nhiên tuỳ thuộc theo

đặc điểm kinh tế và hoạt động kinh doanh của mỗi nớc mà hình thức biểu hiện của kế toán vật liệu có thể khác nhau Trong phạm vi bài viết này em chỉ xin giới thiệu qua về một số điểm chính trong công tác kế toán nguyên vật liệu theo

hệ thống kế toán Bắc Mỹ (Mỹ) và Pháp

1.Kế toán nguyên vật liệu trong hệ thống kế toán Bắc Mỹ

Hệ thống kế toán Bắc Mỹ không qui định tên gọi và số hiệu tài khoản bắt buộc đối với các doanh nghiệp mà cho phép các doanh nghiệp tự lựa chọn các tài khoản sử dụng riêng và đợc phép đặt tên, số hiệu cho chúng

a.Phơng pháp quản lý nguyên vật liệu:

-Phơng pháp kê khai thờng xuyên: Điểm đáng chú ý trong việc áp dụng phơng pháp này là các chi phí vận chuyển bốc dỡ, hàng mua trả lại, giảm giá và chiết khấu hàng mua đợc ghi trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho chứ không phải tài khoản riêng biệt Ngoài ra để theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản chi tiết trong đó các đối tợng không những đợc theo dõi chi tiết về mặt giá trị mà cả về mặt hiện vật

-Phơng pháp kiểm kê định kỳ

Ngoài ra để có đợc thông tin cập nhật về hàng tồn kho (nguyên vật liệu) các công ty còn hay sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên sửa đổi Theo cách này kế toán doanh nghiệp tiến hành ghi chép số lợng hàng tồn kho tăng, giảm trong kỳ theo số lợng trên sổ chi tiết cho từng loại hàng tồn kho, từ đó cho phép doanh nghiệp có thể xác định đợc mức độ tồn kho tại bất cứ thời điểm nào của quá trình kinh doanh

b Tính giá nguyên vật liệu

-Giá nhập mua nguyên vật liệu chuẩn bị cho sản xuất sản phẩm bao gồm: giá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán cộng với các chi phí thu mua phát sinh trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá đợc hởng (nếu có)

-Giá xuất nguyên vật liệu: áp dụng theo một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong kỳ

Nguyễn Thị Xuân Hà Kế toán 41A

+Phơng pháp giá thực tế đích danh

+Phơng pháp giá đơn vị bình quân

+ Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO)

+ Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO)

c.Đánh giá hàng tồn kho (nguyên vật liệu) theo mức giá thấp hơn giá thực tế hoặc giá thị trờng

Xuất phát từ thực tế là giá trị hàng tồn kho có thể thấp hơn giá trị ban đầu của chúng nên để đảm bảo nguyên tắc thận trọng kế toán buộc phải ghi giảm giá trị hàng tồn kho cho dù nguyên nhân giảm của chúng là gì Đây là một trình tự

và thủ tục cần thiết đợc áp dụng để ghi nhận các trờng hợp lỗ hoặc mất có thể xảy ra khi chúng có khả năng xuất hiện Một số phơng pháp đợc dùng để xác

định giá trị ghi sổ của hàng tồn kho nh sau:

-Phơng pháp đánh giá hàng tồn kho theo từng mặt hàng

-Phơng pháp đánh giá hàng tồn kho theo nhóm hàng chủ yếu

-Phơng pháp đánh giá hàng tồn kho theo phơng pháp ớc tính

+Phơng pháp ớc tính theo giá bán lẻ

+ Phơng pháp ớc tính theo lãi gộp

2.Kế toán nguyên vật liệu theo hệ thống kế toán Pháp

Trái với kế toán Bắc Mỹ, kế toán Pháp đa ra một hệ thống các tài khoản

sử dụng tơng đối đa dạng, chi tiết và đầy đủ Đây là một hệ thống tài khoản chung bắt buộc đối với các doanh nghiệp, đợc chia làm 9 nhóm khác nhau Chính vì sự phong phú đa dạng của hệ thống tài khoản nh vậy nên việc hạch toán nguyên vật liệu theo hệ thống kế toán Pháp cũng chi tiết và cụ thể hơn so với các hệ thống kế toán khác

a.Phơng pháp tính giá nguyên vật liệu

-Giá nhập kho: Đối với vật t mua ngoài thì giá nhập kho là giá thực tế bao gồm giá thoả thuận và phụ phí mua (không kể thuế di chuyển tài sản, thù lao hay tiền hoa hồng, chi phí chứng th) trong đó phụ phí mua chính là chi phí

chuyên chở, chi phí bảo hiểm, tiền thuê kho bãi để hàng, lơng nhân viên mua hàng

-Giá xuất kho và giá tồn kho cuối kỳ: doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 3 phơng pháp sau:

-Phơng pháp kê khai thờng xuyên

Tại Pháp, các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng phơng pháp kiểm kê định

kỳ để hạch toán nguyên vật liệu Phơng pháp kê khai thờng xuyên chỉ sử dụng trong kế toán phân tích để tính giá phí, giá thành của các loại nguyên vật liệu, vật t, hàng hoá

c.Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

Tơng tự nh kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu của Việt nam Tức

là cuối niên độ kế toán căn cứ vào tình trạng nguyên vật liệu đang ghi sổ bị giảm giá so với giá thị trờng, kế toán căn cứ vào giá bán hiện hành và đối chiếu với giá vốn của từng mặt hàng để lập dự phòng Sang cuối niên độ kế toán sau, căn

cứ vào giá cả thị trờng và giá ghi sổ kế toán để tiến hành xác định mức dự phòng mới và tiến hành điều chỉnh mức giá đã lập dự phòng năm trớc về mức phải lập năm nay: nếu mức dự phòng mới lớn hơn mức đã lập thì tiến hành lập bổ sung

số chênh lệch, ngợc lại thì hoàn nhập

VIII Công tác kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

1.Tình hình dự trữ nguyên vật liệu

Để đảm bảo hoạt động sản xuất đợc tiến hành thờng xuyên, liên tục thì

đòi hỏi yếu tố đầu vào của sản xuất cũng phải luôn ở vị trí sẵn sàng Chính vì vậy đẵ nảy sinh ra nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu Nguyên vật liệu đợc dự trữ

Nguyễn Thị Xuân Hà Kế toán 41A

trong doanh nghiệp có thể là nguyên vật liệu chính, phụ, nhiên liệu, động lực, công cụ dụng cụ

Việc dự trữ nguyên vật liệu có thể cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau nhng có thể tóm tắt trong 3 loại dự trữ chính sau:

-Dự trữ thờng xuyên: dùng để đảm bảo vật t cho sản xuất của doanh nghiệp đợc tiến hành liên tục giữa các kỳ sản xuất nối tiếp nhau Dự trữ này đợc

áp dụng với điều kiện là lợng vật t thực tế nhập vào và xuất ra hàng ngày trùng với kế hoạch

-Dự trữ bảo hiểm: hình thức dự trữ này áp dụng chủ yếu cho trờng hợp khi

có sự thay đổi kế hoạch sản xuất dẫn tới mức tiêu hao nguyên vật liệu tăng lên hoặc do lợng vật t thực tế nhập giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau giảm so với

kế hoạch trong khi mức tiêu dùng và lợng vật t cung ứng vẫn nh cũ hay do chu

kỳ cung ứng vật t giữa hai kỳ nối tiếp nhau dài hơn so với kế hoạch Trong thực

tế việc hình thành dự trữ bảo hiểm chủ yếu do nguyên nhân cung ứng vật t không ổn định

-Dự trữ theo thời vụ: đợc sử dụng đối với những doanh nghiệp mà nguyên vật liệu dùng cho sản xuất mang tính chất thời vụ nh doanh nghiệp sản xuất mía

đờng, chè, thuốc lá, cà phê Việc dự trữ này nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp đợc liên tục ngay cả khi “ giáp hạt “ Tuy nhiên những nguyên vật liệu này phải đợc sơ chế tốt trớc khi đem vào bảo quản trong kho để

đảm bảo chất lợng vật t khi đem ra sử dụng

Cho dù doanh nghiệp áp dụng phơng thức dự trữ nào trong 3 cách trên thì vẫn phải lu ý một số điểm sau:

*Số lợng vật t dự trữ dựa trên quy mô sản xuất, mức độ chuyên môn hoá, mức độ tiêu hao nguyên liệu trên một đơn vị sản phẩm của doanh nghiệp;

*Tình hình tài chính của doanh nghiệp;

*Trọng tải và tốc độ của các phơng tiện vận chuyển;

*Tính chất thời vụ sản xuất của doanh nghiệp;

*Thuộc tính tự nhiên của các loại vật t

2 Tình hình thu mua nguyên vật liệu

Đối với một doanh nghiệp sản xuất thì tình hình thu mua nguyên vật liệu không phải là đơn giản bởi vì nguyên vật liệu chính là một trong những yếu tố quan trọng quyết định chất lợng và giá thành của sản phẩm sản xuất ra Những tiêu thức mà một doanh nghiệp thờng đặt ra đối với công tác thu mua vật t là: giá có sẵn tốt nhất; chất lợng của mặt hàng; ngày giao hàng; đúng hẹn; phơng thức thanh toán.

-Xét về mặt giá cả: chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản xuất sản phẩm, do đó nếu mua đợc nguyên vật liệu với giá rẻ hơn có nghĩa là có thể giảm giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trờng sản phẩm và thu đợc nhiều lợi nhuận hơn

-Chất lợng vật t: trong quy trình công nghệ sản xuất việc sử dụng nguyên vật liệu đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn về chất lợng là một yêu cầu cần thiết bởi vì nguyên liệu tốt hay xấu sẽ ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm, năng suất lao động và giá thành sản phẩm Do vậy khi nhập nguyên vật liệu cần so sánh

đối chiếu với các tiêu chuẩn về chất lợng quy định và đối chiếu với hợp đồng đã

ký kết để đánh giá nguyên vật liệu đã đáp ứng yêu cầu cha

-Ngày giao hàng, đúng hẹn: việc xác định ngày giao hàng cũng nh việc

đúng hẹn có ý nghĩa quan trọng trong công tác thu mua vật t bởi vì ngày giao hàng này liên quan tới kế hoạch sản xuất sản phẩm Nó là một mẵt xích trong một chuỗi kế hoạch về sản xuất và tiêu thụ của doanh nghiệp, nếu mắt xích này hỏng sẽ ảnh hởng tới cả một chuỗi kế hoạch liên quan

-Phơng thức thanh toán: trả ngay một lần hay trả dần, trả bằng tiền mặt, bằng séc hay chuyển khoản, thời gian đợc nợ tiền vật liệu tất cả những thứ này

có tác động mạnh tới tình hình tài chính của doanh nghiệp, nó ảnh hởng đến tốc

độ quay vòng của vốn lu động trong doanh nghiệp

Ngoài ra, việc thu mua nguyên vật liệu còn tính đến mức độ đảm bảo về

số lợng, cung ứng theo chủng loại, cung ứng đồng bộ các loại vật t, tiến độ và nhịp điệu của quá trình cung ứng

3 Tình hình sử dụng nguyên vật liệu

Nguyễn Thị Xuân Hà Kế toán 41A

Sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm Vì vậy việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm phải đợc tiến hành thờng xuyên hoặc định kỳ trên các mặt: khối lợng nguyên vật liệu và định mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm

-Đối với việc phân tích khối lợng nguyên vật liệu: phải làm rõ đợc mối quan hệ giữa khối lợng nguyên vật liệu đã đợc xuất kho cho mục đích sản xuất sản phẩm và khối lợng nguyên vật liệu thực tế dùng để sản xuất sản phẩm Ngoài ra để biết đợc mức độ đảm bảo nguyên vật liệu ta sử dụng công thức sau:

Hệ số đảm bảo Lợng nguyên vật liệu + Lợng nguyên vật liệu

nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ nhập trong kỳ

cho sản xuất Lợng nguyên vật liệu cần dùng trong kỳ

Để biết đợc tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất lãng phí hay tiết kiệm, ta phải tính mức biến động tuyệt đối và mức biến động tơng đối của tình hình sử dụng nguyên vật liệu thực tế so với kế hoạch (để chính xác ta phải tính số biến động tơng đối đã đợc điều chỉnh theo sản lợng sản xuất thực tế)

-Phân tích mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm: khối lợng nguyên vật liệu dùng vào sản xuất sản phẩm trong kỳ chia thành ba bộ phận chủ yếu:

+ Bộ phận cơ bản tiêu dùng để tạo thành thực thể hoặc trọng lợng tinh của sản phẩm hoàn thành

+ Bộ phận tạo thành phế liệu, d liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm + Bộ phận tạo thành sản phẩm hỏng trong quá trình sản xuất

Do vậy khối lợng nguyên vật liệu dùng vào sản xuất sản phẩm đợc coi là

có hiệu quả nếu nó nằm trong bộ phận thứ 2 và thứ 3 ở mức độ tối thiểu nhất

Ngoài ra để phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu có đạt hiệu quả không còn phải phân tích tình hình biến động tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm và tình hình sử dụng nguyên vật liệu qua các công đoạn sản xuất bởi vì mỗi công đoạn có thể phải sử dụng tăng thêm hoặc làm hao hụt nguyên vật liệu do biến thành phế liệu, phế phẩm

IX Hệ thống sổ sách sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu

Sổ kế toán chính là hình thức biểu hiện của phơng pháp đối ứng tài khoản trên thực tế vận dụng Nó là phơng tiện vật chất cơ bản để hệ thống hoá số liệu

kế toán trên cơ sở các chứng từ gốc và các tài liệu kế toán khác Tuỳ theo hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng để xác định các loại sổ nhật ký, sổ cái và quy trình ghi sổ thích hợp Có các loại hình sổ tổng hợp sau:

-Hình thức Nhật ký-Sổ cái

-Hình thức Nhật ký chung

-Hình thức Chứng từ-Ghi sổ

-Hình thức Nhật ký-Chứng từ

Dới đây em xin trình bày sơ qua về Hình thức Nhật ký-Chứng từ

Đặc điểm cơ bản của hình thức này là tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ Đồng thời phơng pháp này

đã kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế; kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán

và trong cùng một quá trình ghi chép

-Ưu điểm: áp dụng đợc trong những doanh nghiệp có quy mô lớn, loại hình kinh doanh phức tạp

-Nhợc điểm: hình thức này đòi hỏi doanh nghiệp phải có trình độ quản lý

và trình độ kế toán cao

-Trình tự ghi sổ:

Sơ đồ số 6: Quy trình ghi sổ theo Hình thức Nhật ký-Chứng từ

Nguyễn Thị Xuân Hà Kế toán 41A

Chứng từ vật tư

Sổ chi tiết TK 331

NKCT số 5

Sổ Cái TK152

Bảng phân bổ số

2Bảng kê số 4,5,6

Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu

tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự

I.Tổng quan về Công ty cơ khí Ngô Gia Tự

1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cơ khí Ngô Gia Tự

Công ty cơ khí Ngô Gia Tự là một doanh nghiệp Nhà nớc có t cách pháp nhân và có con dấu riêng để giao dịch, thuộc Tổng công ty cơ khí Giao thông vận tải Trụ sở và nơi đặt các phân xởng sản xuất chính thức của công ty hiện tại

ở địa chỉ số 16-18 phố Phan Chu Trinh, quận Hoàn Kiếm, Hà nội Công ty cơ khí Ngô Gia Tự ngày nay đợc thành lập ngày 13 tháng 7 năm 1968 với cái tên

“Nhà máy ô tô Ngô Gia Tự” (nguyên là một bộ phận của nhà máy ô tô 1-5) theo quyết định số 2018/QĐ-TCCB của Bộ Giao thông vận tải Sau 35 năm xây dựng

và trởng thành, công ty đã 3 lần đổi tên Đến ngày 15/12/1984 theo quyết định

số 2836/QĐ-TCCB của Bộ Giao thông vận tải, “Nhà máy ô tô Ngô Gia Tự” đợc

đổi tên thành “Nhà máy sản xuất phụ tùng Ngô Gia Tự” Sau đó theo quyết định thành lập lại doanh nghiệp Nhà nớc số 598/QĐ-TCCB ngày 5/4/1993 nhà máy lại đợc mang tên là “Nhà máy Ngô Gia Tự” và giấy phép đăng ký kinh doanh số

108516 ngày 14/6/1993 với các ngành nghề cơ khí sản xuất phụ tùng phụ kiện của ngành giao thông, lắp ráp xe gắn máy Một lần nữa để phù hợp với cơ chế thị trờng, tháng 6/1996 Nhà máy đổi tên là “Công ty cơ khí Ngô Gia Tự “ thuộc Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải - Bộ Giao thông vận tải Chức năng và nhiệm vụ chính của công ty là sản xuất phụ tùng phụ kiện cho ngành giao thông vận tải, lắp ráp xe gắn máy, sửa chữa và bảo dỡng ôtô

2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty cơ khí Ngô Gia Tự

2.1 Ngành nghề sản xuất kinh doanh

Trớc kia trong thời kỳ bao cấp công ty sản xuất theo kế hoạch của ngành, của Nhà nớc giao Tuy nhiên khi nền kinh tế chuyển sang vận hành theo cơ chế thị trờng thì công ty không còn đợc Nhà nớc bao cấp và giao kế hoạch sản xuất kinh doanh nh trớc nữa mà công ty tự tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh bằng nguồn vốn do ngân sách Nhà nớc cấp và vốn tự có của công ty Công ty tự tìm kiếm và sản xuất theo các đơn đặt hàng, tự tìm kiếm đầu vào cho sản xuất Nguyễn Thị Xuân Hà Kế toán 41A

kinh doanh Dù vậy, lĩnh vực hoạt động của công ty không thay đổi vì nó vẫn dựa vào nhà xởng, máy móc thiết bị để lại từ trớc Lĩnh vực hoạt động của công

ty hiện nay là sản xuất phụ tùng, phụ kiện cho ngành giao thông, lắp ráp xe gắn máy và sửa chữa, bảo dỡng ô tô Công việc sửa chữa và bảo đỡng ô tô cho các cá nhân, đơn vị và tổ chức cũng dần trở nên có uy tín, việc sản xuất phụ tùng theo

đơn đặt hàng không chỉ bó hẹp vào một số mặt hàng chủ đạo của công ty mà còn có thể đáp ứng cho nhiều mặt hàng đa dạng thuộc lĩnh vực giao thông vận tải mà công ty có khả năng sản xuất nh bánh răng, dải phân cách đờng bộ, bu lông neo cáp làm cầu, puligang

Ngoài hoạt động sản xuất kinh doanh chính, với mặt bằng rộng để sử

dụng có hiệu quả công ty còn tiến hành một số hoạt động kinh doanh phụ nhcho thuê kiốt bán hàng, cho thuê kho, thuê văn phòng làm việc, nhận giữ xe và một số loại hình dịch vụ khác Các loại hình mới này không những tận dụng triệt

để những lợi thế về địa điểm, tránh lãng phí sử dụng đất không hết mà còn tạo

ra một nguồn thu đáng kể góp phần bổ sung vào thu nhập của công ty, cải thiện

đời sống công nhân viên chức trong công ty

2.2 Thị trờng kinh doanh

Với đặc thù kinh doanh là những sản phẩm thuộc nhóm ngành cơ khí chế tạo đáng lẽ ra doanh nghiệp có thể có những khách hàng thờng xuyên là các doanh nghiệp sản xuất lắp ráp máy móc thiết bị và phơng tiện giao thông Tuy nhiên do tình hình khó khăn về thị trờng tiêu thụ đối với những sản phẩm sản xuất lắp ráp trong nớc đó nên công việc sản xuất chi tiết phụ tùng phụ kiện, gia công chế biến những sản phẩm đó của công ty cơ khí Ngô Gia Tự cũng trở nên khó khăn và gần nh không có Hiện tại doanh nghiệp chủ yếu đi tìm kiếm thị tr-ờng tiêu thụ sản phẩm là những đơn đặt hàng sản xuất phụ kiện cho ngành giao thông vận tải Chẳng hạn nh tìm hiểu đợc thông tin về một con đờng mới đang hoặc sắp đợc xây dựng, công ty sẽ liên hệ với Ban quản lý dự án hoặc đơn vị trúng thầu xây dựng con đờng đó để giới thiệu về sản phẩm công ty và xin nhận hoặc đấu thầu công việc sản xuất những thanh tôn sóng (những thanh tôn dùng làm dải phân cách giữa các làn đờng, đợc sử dụng rộng rãi trên các đờng quốc

lộ, đờng cao tốc của ta hiện nay) hay công ty còn liên hệ hoặc cử cán bộ đến tận nơi thi công xây dựng hoặc cải tạo các cây cầu để giới thiệu về sản phẩm neo cáp của công ty, một bộ phận phục vụ cho xây dựng hoặc sửa chữa cầu Hay bằng uy tín và sự tín nhiệm tên tuổi lâu năm của công ty, một số công ty khác

đến yêu cầu đặt hàng tại công ty với yêu cầu cụ thể là sản xuất bánh răng xe máy

Nói tóm lại, thị trờng của công ty không bị bó hẹp trong một số khách hàng chủ yếu với những sản phẩm quen thuộc mà nó trải dài trên khắp đất nớc Việt nam từ Nam ra Bắc, nơi có những con đờng mới mở, những cây cầu đang xây, khách hàng của công ty là Ban quản lý các dự án xây dựng, các Tổng công

ty xây dựng trúng thầu các dự án và nói chung họ thờng không phải là những khách hàng thờng xuyên Chiến lợc phân đoạn thị trờng sản phẩm ở công ty cũng cha thực sự đợc chú trọng nhiều

2.3 Kết quả hoạt động qua các thời kỳ

Để thấy rõ đợc kết quả hoạt động qua các thời kỳ ta có thể tìm hiểu bảng Báo cáo kết qủa hoạt động kinh doanh của công ty trong một số năm gần đây

nh 2000, 2001, 2002 Tuy nhiên do có sự ban hành bốn chuẩn mực kế toán vào tháng 1/2002 và thông t hớng dẫn kế toán thực hiện bốn chuẩn mực tháng 10/2002 của Bộ tài chính nên một số chỉ tiêu trên bảng Báo cáo kết quả kinh doanh ngày 31/12/2002 có sự thay đổi Để tiện việc so sánh kết quả hoạt động

em xin điều chỉnh một số chỉ tiêu của các Báo cáo kết quả kinh doanh năm

2000, 2001 về theo mẫu Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2002:

Biểu số 1: Một số chỉ tiêu kết quả hoạt động kinh doanh đvt :đồng

1.Doanh thu thuần về bán

hàng và cung cấp dịch vụ

2.Lợi nhuận thuần từ hoạt

12.656.431.017

545.540.531 4.535.421 550.075.952 176.024.304

17.822.763.573

608.366.500 12.015.400 620.381.900 198.522.208

Nguyễn Thị Xuân Hà Kế toán 41A

6 Lợi nhuận sau thuế 340.183.600 374.051.648 421.859.692

(* * Lợi nhuận thuần từ HĐKD năm 2000, 2001 khác so với trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp do đã qua điều chỉnh bao gồm cả hoạt động tài chính

để tiện so sánh).

3 Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh ở công ty

3.1 Đặc điểm lao động của công ty

Do đặc điểm công ty vốn là một doanh nghiệp sản xuất nên cơ cấu lao

động có thể chia theo hai loại cơ bản là lao động trực tiếp và lao động gián tiếp Lao động trực tiếp là những công nhân hiện đang làm việc tại các phân xởng của công ty, họ là những ngời trực tiếp sản xuất ra sản phẩm Còn lao động gián tiếp

là các quản đốc, phó quản đốc phân xởng, các cán bộ công nhân viên chức làm công tác quản lý và dịch vụ

Trớc đây trong thời kỳ bao cấp tỷ trọng công nhân sản xuất trong tổng số lao động của công ty là tơng đối cao Tuy nhiên thời gian gần đây do có khó khăn trong việc tiêu thụ sản phẩm nên số lợng công nhân trực tiếp sản xuất cũng

bị thu hẹp chỉ chiếm khoảng hơn 50% trong tổng số lao động thực tế đang làm việc của công ty Số còn lại chủ yếu chuyển sang phát triển loại hình dịch vụ ở công ty nh phát triển phân xởng sửa chữa, bảo dỡng ô tô; dịch vụ trông giữ xe máy và nghỉ không lơng

-Giám đốc: Do Tổng giám đốc của Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải

bổ nhiệm sau khi tham khảo ý kiến của Đảng uỷ và lấy ý kiến tín nhiệm của cán

bộ công nhân viên Giám đốc là ngời đứng đầu điều hành mọi hoạt động của

công ty, có nhiệm vụ tiếp nhận, sử dụng và bảo toàn vốn nhà nớc giao Quản lý

vĩ mô các phòng, ban

-Hai Phó Giám đốc: làm tham mu cho Giám đốc về điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng nh t vấn cho giám đốc về các quyết định liên quan đến kỹ thuật Tham gia vào công tác quản lý các phòng ban

-Các phòng ban chức năng là các bộ phận có chức năng, nhiệm vụ nhất

định, có mối liên quan chặt chẽ với nhau và với các phân xởng sản xuất trong quá trình sản xuất kinh doanh Mỗi phòng ban đều có một trởng phòng và một phó phòng giúp việc Các trởng phòng trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm trớc Ban giám đốc về hoạt động của phòng mình, đồng thời phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của Giám đốc Chẳng hạn nh:

+Phòng kế hoạch đầu t có chức năng:

Giúp Giám đốc quản lý, điều hành mọi hoạt động đầu t của công ty Tổ chức thực hiện các hoạt động đầu t cho công ty, tìm kiếm nguồn vật t, tiến hành lựa chọn, đàm phán, ký kết các hợp đồng mua vật t cho công ty đồng thời xem xét và lên kế hoạch đầu t vào các tài sản khác với sự giúp đỡ của các phòng ban khác có liên quan

+Phòng tài chính kế toán có chức năng:

Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công

ty và tổ chức hạch toán theo chế độ kế toán hiện hành của Nhà nớc Theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thờng xuyên, từ đó lập các Báo cáo tài chính, các bảng thống kê hàng quý, hàng năm và các Báo cáo quản trị đột xuất theo yêu cầu của Ban giám đốc và của Tổng công ty

+Phòng khoa học công nghệ có chức năng:

Nghiên cứu việc áp dụng tiến bộ khoa học vào sản xuất của các phân xởng Giúp Ban giám đốc quản lý các phân xởng về mặt kỹ thuật, hớng dẫn, kiểm tra các phân xởng về kỹ thuật sản xuất trong gia công chế tạo sản phẩm Kiểm tra chất lợng nguyên vật liệu, thành phẩm trớc khi nhập kho

Nguyễn Thị Xuân Hà Kế toán 41A

-Các phân xởng sản xuất là các bộ phận trực tiếp sản xuất của công ty, chịu sự quản lý của Giám đốc về mọi mặt, sự quản lý của Phó giám đốc và các phòng ban chức năng theo các chức năng cụ thể Mỗi phân xởng đều có một Quản đốc phân xởng quản lý và tổ chức thực hiện mọi công việc của phân xởng, một Phó quản đốc phân xởng giúp việc cho quản đốc phân xởng và một kế toán thống kê phân xởng làm nhiệm vụ chấm công, quyết toán vật t và các chi phí khác của phân xởng theo từng tháng Ngoài ra ở mỗi phân xởng còn có từ 1-2 nhân viên kỹ thuật phục vụ, hỗ trợ cho quá trình sản xuất ở phân xởng.

Ngoài ra, công ty còn có các tổ chức công đoàn bảo vệ quyền lợi cho ngời lao động, Đảng uỷ công ty, phòng y tế hỗ trợ về mặt vật chất và tinh thần cho ngời lao động đồng thời giúp bộ máy của công ty hoạt động hiệu quả hơn

3.3 Quy trình công nghệ sản xuất ở công ty

Do đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty không chỉ sản xuất sản phẩm cơ khí mà còn có phân xởng sửa chữa bảo dỡng ô tô hoạt động rất hiệu quả nên xin đa ra hai quy trình tiêu biểu

Quy trình 1: quy trình sản xuất thanh tôn sóng (một mặt hàng chính của công ty, dùng làm dải phân cách đờng, thờng đợc sử dụng nhiều trên các con đờng cao tốc)

Thanh định hình Khoan đột lỗ Mạ kẽm điện phân Sơn lót Sơn hoàn chỉnh Cột (Bán thành phẩm).

Bu lông, đai ốc: có thể tự sản xuất hoặc mua ngoài Hiện nay chi phí sản xuất và giá mua ngoài 1 kg bu lông, đai ốc không chênh nhau nhiều cộng với việc sản xuất bu lông đai ốc gây nhiều khói bụi ảnh hởng tới môi trờng xung quanh nên doanh nghiệp thờng tiến hành mua ngoài theo định mức

Kết hợp Thanh + Cột + Bu lông, đai ốc = Sản phẩm thanh tôn sóng hoàn chỉnh.Quy trình 2: Sửa chữa, bảo dỡng ô tô: Sơ đồ số 8 (Phụ lục số 2)

4.Bộ máy kế toán và phân công lao động kế toán ở Công ty cơ khí Ngô Gia Tự

Phòng kế toán của công ty trớc đây có tới 12 cán bộ công nhân viên nhng

từ năm 1994 trở lại đây do tổ chức sản xuất lại, tinh giản biên chế nên phòng chỉ còn lại 6 nhân viên trong đó bao gồm 1 kế toán trởng và 5 kế toán viên Theo

đánh giá ban đầu của em trong quá trình thực tập thì đây đây đều là những nhân viên có trình độ kế toán tơng đối cao và đồng đều, có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề Dới sự chỉ đạo của kế toán trởng, các nhân viên trong phòng luôn nhanh chóng học hỏi, tiếp thu những quy định sửa đổi và bổ sung mới mà Bộ tài chính ban hành để áp dụng vào công tác kế toán của công ty một cách sớm nhất

Biểu số 2: Cơ cấu lao động kế toán của công ty

Với số lợng nhân viên kế toán là 6 ngời bao gồm cả một kế toán trởng, công tác

tổ chức bộ máy kế toán đợc khái quát qua Sơ đồ số 9:

Sơ đồ số 9: Tổ chức bộ máy kế toán ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự

Nguyễn Thị Xuân Hà Kế toán 41A

Kế toánvật liệu+ Kế toántiêu thụ

Kế toán lư

ơng kiêm tài sản cố

định

Kế toánngân hàng kiêm thủ quỹ

6 nhân viên thống kê phân xưởng

trong đó :

-Kế toán trởng: có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo, hớng dẫn toàn bộ công tác

kế toán và công tác tài chính ở công ty, chỉ đạo công việc chung ở phòng kế toán Kế toán trởng phải chịu trách nhiệm trớc Giám đốc công ty và pháp luật về tình hình chấp hành các chế độ, chính sách về quản lý tài chính của Nhà nớc

- Phó phòng kiêm kế toán tổng hợp + kế toán tính giá thành

+ Là ngời giúp đỡ trởng phòng và điều hành công việc của phòng

kế toán khi trởng phòng đi vắng

- Kế toán vật liệu + Kế toán tiêu thụ:

+ Theo dõi và quản lý tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu trên hệ thống sổ sách kế toán, đối chiếu tình hình theo dõi vật liệu với thẻ kho, theo dõi tình hình công nợ với ngời bán;

+ Theo dõi tình hình tiêu thụ, công nợ với khách hàng, các khoản doanh thu, chiết khấu , giảm giá , hàng bán bị trả lại;

+ Tình hình thuế giá trị gia tăng đầu vào, đầu ra, khấu trừ thuế

- Kế toán lơng kiêm tài sản cố định (TSCĐ):

+ Kết hợp với các nhân viên thống kê phân xởng để tính ra tiền lơng, ởng cụ thể cho từng cán bộ công nhân viên ở các phân xởng, phòng,ban ;

th-+ Theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định, định kỳ trích khấu hao

- Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ:

+ Giao dịch với ngân hàng, theo dõi công nợ và thanh toán qua ngân hàng;

+ Bảo quản và giữ gìn tiền mặt, kiểm tra chứng từ hợp lệ trớc khi thu hoặc chi Thực hiện vào Sổ quỹ tiền mặt và đối chiếu hàng ngày với kế toán tiền mặt

-Nhân viên thống kê phân xởng: Ghi chép, thu thập, kiểm tra chứng

từ ban đầu có liên quan đến hoạt động của phân xởng mình từ đó hạch toán theo mẫu sổ do kế toán trởng quy định Hàng ngày chấm công cho cán bộ công nhân viên trong phân xởng Định kỳ chuyển chứng từ, sổ sách về phòng tài chính kế toán, cuối tháng nộp báo cáo sản lợng kèm phiếu nhập kho, báo cáo kiểm kê sản phẩm dở dang, quyết toán vật t, quyết toán tổng chi phí trong tháng của phân x-ởng, bảng chấm công Dựa trên những chứng từ sổ sách đó, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp số liệu và lu trữ, bảo quản

II Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí Ngô Gia Tự

1 Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty và tình hình cung ứng nguyên vật liệu

Công ty cơ khí Ngô Gia Tự là một đơn vị sản xuất có quy mô vừa nhng sản phẩm do công ty sản xuất ra lại tơng đối đa dạng và mang tính chất đặc thù

do chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng Chính vì vậy mà nguồn nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất tuy không nằm ngoài những loại nguyên vật liệu chung của ngành cơ khí nh sắt, thép, tôn, phôi đồng, bulông, ê cu nhng do yêu

Nguyễn Thị Xuân Hà Kế toán 41A

cầu sản xuất của từng đơn hàng nên các nguyên vật liệu trên lại đợc phân ra thành nhiều chủng loại khác nhau, khiến nguồn nguyên vật liệu của công ty trở nên tơng đối đa dạng và phức tạp.

Với nguồn vốn kinh doanh còn nhiều eo hẹp cộng với phơng thức kinh doanh sản xuất theo đơn đặt hàng là chủ yếu nên việc dự trữ nguyên vật liệu ở công ty chỉ vừa đủ để duy trì hoạt động sản xuất đối với đơn hàng đã nhận và để sản xuất một số mặt hàng theo kế hoạch đã định trớc Tuy nhiên hiện nay trong kho của công ty vẫn còn tồn tại một số mặt hàng tồn đọng đã lâu do những nguyên liệu này đợc mua để sản xuất những mặt hàng đặc chủng, ít nơi nhận đặt hàng tiếp sau hoặc có thể do nhu cầu của công ty về nguyên vật liệu đó ít nhng

đây lại là nguyên liệu ít có trên thị trờng, ngời bán lại ép mua với khối lợng nhiều, sản xuất không hết dẫn tới tình trạng thừa đọng trong kho hoặc là những

bộ quần áo bảo hộ lao động trớc đây mua về với số lợng nhiều nhng nay không hợp quy cách, không đảm bảo chất lợng Tuy vậy số nguyên vật liệu này có giá trị không cao lắm nên doanh nghiệp vẫn cho phép để tồn trong kho mà không có quyết định xử lý gì Tính về lâu dài nếu không có quyết định xử lý thì

số nguyên vật liệu này sẽ có thể bị h hỏng, kém phẩm chất do tác động của môi trờng bên ngoài

Xét về khía cạnh nhà cung cấp thì công ty thờng tín nhiệm hai nhà cung cấp chính là Công ty Nam Vang và Công ty điện tử tin học hoá chất Đây là hai nhà cung cấp chính có quan hệ làm ăn lâu năm với công ty và hai bên cũng đã

có sự tin tởng, hợp tác với nhau trong kinh doanh qua chất lợng nguyên vật liệu, cung cách làm việc, thời gian giao hàng và thanh toán tiền hàng Ngoài ra công

ty cũng có mối quan hệ với một số nhà cung cấp khác nữa trong lĩnh vực thu mua vật liệu

Với đặc điểm nguyên vật liệu nh trên của công ty cùng với việc mua bán nguyên vật liệu diễn ra thờng xuyên, nguyên vật liệu dùng để sản xuất cho đơn hàng sau có thể về nhập kho trớc và ngợc lại đòi hỏi công tác kế toán nguyên vật liệu phải đợc thực hiện tốt, công tác quản lý, bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu phải đợc thực hiện một cách chặt chẽ và chu đáo tránh tình trạng chồng

chất, lẫn lộn, nhầm lẫn các loại nguyên vật liệu cho các đơn hàng khác nhau, từ

đó có thể sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nguyên vật liệu, tránh lãng phí, thất thoát gây tổn thất cho doanh nghiệp và ảnh hởng đến sự cạnh tranh của sản phẩm trên thị trờng

2 Phân loại và tính giá nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự

2.1 Phân loại nguyên vật liệu

Với khối lợng và chủng loại nguyên vật liệu tơng đối đa dạng và phức tạp

nh đã nói ở trên, công ty cơ khí Ngô Gia Tự đã lựa chọn hình thức phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và công dụng của chúng Dựa trên tác dụng của từng loại nguyên vật liệu trong quá trình cấu thành nên sản phẩm, chúng đợc xếp thành các loại riêng, cụ thể nh sau:

-Nguyên vật liệu chính: là loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất,

nó cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm Những nguyên vật liệu đợc công ty xếp vào loại chính bao gồm: thép các loại, bu lông, ê cu, tôn, phôi

đồng

-Vật liệu phụ: là loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó

kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình thức bề ngoài, nâng cao chất lợng sản phẩm hoặc để đảm bảo cho công cụ dụng cụ hoạt động bình th-ờng Những loại nguyên liệu đợc xếp vào nhóm này bao gồm: dầu bóng, sơn các loại, phớt cao su, que hàn, van, dây hàn, khí ôxy, cácbonic, dầu,giẻ lau đế máy,

bi làm nhẵn nhông

-Nhiên liệu: là loại nguyên liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt Nguyên liệu thuộc nhóm này là: xăng, ga, than, dầu điêzen, dầu mazút

-Phụ tùng thay thế: những thứ phụ tùng dùng để thay thế sửa chữa những

bộ phận h hỏng của tài sản cố định, công cụ dụng cụ hay phục vụ cho việc thay thế sửa chữa phụ tùng của phân xởng sửa chữa, bảo dỡng ô tô Loại này bao gồm: ắc qui, quả táo,chân máy, tiếp điểm, cudoa, má phanh, bóng đèn,bơm dầu, bàn áp, săm lốp, bi, moayơ, xu páp, quạt gió, ống xả

Nguyễn Thị Xuân Hà Kế toán 41A