Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất sản phẩm tại viện máy và dụng cụ công nghiệp

Quá trình hình thành và phát triển của Viện

Viện máy và dụng cụ công nghiệp (IMI – Institute for Machinery and Industrial Instruments) là doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực khoa học công nghệ, theo mô hình công ty mẹ - công ty con, thuộc tổng công ty Máy và thiết bị công nghiệp, Bộ công nghiệp Trụ sở của Viện đặt tại số 46 Láng Hạ - Quận Đống Đa – Hà Nội Trải qua hơn 30 năm hình thành và phát triển, Viện đã khẳng định vị trí đầu nghành trong lĩnh vực máy công nghiệp của cả nước và có uy tín lớn trong thị trường khu vực và quốc tế

Ngày 23 tháng 5 năm 1973, Bộ Cơ khí và Luyện kim đã thành lập Phân viện Nghiên cứu thiết kế máy công cụ trực thuộc Bộ Công nghiệp Đây là mốc lịch sử quan trọng của Viện và trở thành ngày khai sinh của Viện máy và dụng cụ công nghiệp ngày nay.

Ngày 27/01/1977, Phân viện đã thành lập các phòng, ban chuyên nghành với

6 phòng, ban và bắt tay xây dựng xưởng chế thử Ngày 15/08/1978, Xưởng chế thử đã chính thức được thành lập phục vụ đắc lực cho công tác nghiên cứu, thiết kế và chế tạo thử máy công cụ, Ngày 17/03/1979, Thủ tướng Chính phủ đã quyết định thành lập Viện máy công cụ và dụng cụ trực thuộc Bộ Cơ khí và Luyện kim, tổ chức trên cơ sở Phân viện nghiên cứu thiết kế máy công cụ

Thời kỳ 1979 – 1985, Viện đã mở rộng phạm vi hoạt động : không chỉ bó hẹp hoạt động khoa học công nghệ kinh phí hành chính sự nghiệp mà hướng hoạt động của Viện theo mô hình Nghiên cứu - Sản xuất – Kinh doanh Viện đã mở hướng phục hồi sửa chữa máy công cụ và dụng cụ hư hỏng trong chiến tranh để một mặt tự trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho mình, mặt khác kinh doanh dịch vụ, đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên và tạo thêm vốn để xây dựng cơ sở vật chất lâu dài, xây dựng cơ sở mới của Viện Viện đã thành lập nhiều phòng, ban chuyên nghành đáp ứng yêu cầu chuyển hướng và mở rộng phạm vi hoạt động Đến cuối năm 1985 toàn Viện có 15 phòng, ban chuyên nghành, nghiên cứu và sản xuất gần

30 công trình và sản phẩm máy và thiết bị công nghiệp, với 188 cán bộ công nhân viên Cũng trong thời kỳ này, Viện đã được nhận viện trợ trực tiếp của Tiệp Khắc để xây dựng Phòng thí nghiệm trị giá 0,9 triệu USD và Dự án Trung tâm dịch vụ kỹ thuật máy công cụ trị giá 1 triệu USD của Liên Xô (cũ).

Thời kỳ 1985 – 1991, sản xuất của Viện thời kỳ này có sự tăng trưởng bùng nổ, thị trường của Viện mở rộng cả trong và ngoài nước, tạo tiềm năng dồi dào để phục vụ nghiên cứu khoa học, cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên Bên cạnh việc phát huy có hiệu quả nguồn vốn của Nhà nước và tiềm lực tự có của mình, Viện còn tranh thủ sự giúp đỡ của nước ngoài, xây dựng và bảo vệ thành công Dự án chuyển giao công nghệ thiết kế và chế tạo khuôn mẫu do UNDP tài trợ trị giá 1,72 triệu USD Đây là một sự cố gắng lớn của tập thể lãnh đạo Viện, góp phần hoàn thiện tiêm lực vật chất của Viện và quan trọng hơn là đặt cơ sở vững chắc cho việc tiếp cận và làm chủ các công nghệ cao trong chế tạo máy – công nghệ CDA, CAM, CNC Trong bối cảnh nghành cơ khí còn nhiều khó khăn, trình độ công nghệ còn lạc hậu, Viện đã mạnh dạn đầu tư nghiên cứu ứng dụng máy vi tính vào điều khiển máy công cụ, tạo tiền đề cho bước phát triển mới của Viện

Thời kỳ 1985 – 1991 đánh dấu một bước phát triển mới của Viện Viện đã hoàn thành khối lượng xây dựng cơ bản lớn nhất và đạt mức tăng trưởng rất cao Từ năm 1985 đến năm 1989, bình quân mức tăng trưởng đạt từ 243%, nộp ngân sách tăng 436%, lợi nhuận tăng 322% Đến cuối năm 1990, Viện đã tạo dựng được những điều kiện vật chất, kỹ thuật đáng kể như nhà làm việc 5 tầng, phòng thí nghiệm , trung tâm bảo hành máy công cụ, nhà tập thể cho cán bộ công nhân viên, xây dựng được một đội ngũ cán bộ khoa học công nghệ có trình độ và tâm huyết với nghành cơ khí Đó là những điều kiện thuận lợi cho sự phát triển lâu dài và bền vững của Viện IMI sau này.

Từ năm 1991, Viện được về trực thuộc Tổng công ty Máy và Thiết bị công nghiệp và phải chuyển hẳn sang cơ chế tự hạch toán, không được bao cấp quỹ lương và các chi phí khác Để phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế trong tình hình mới, nhằm mở rộng phạm vi và quy mô hoạt động của Viện, ngày 26/06/1993 BộCông nghiệp nặng đã ra quyết định số 380/QĐ/TCNSĐT, đổi tên Viện thành Viện nghiên cứu, thiết kế, chế tạo máy và dụng cụ công nghiệp, gọi tắt là Viện máy và dụng cụ công nghiệp (IMI) Với chức năng và nhiệm vụ mới, Viện đã tổ chức,chỉ đạo các đơn vị triển khai mạnh mẽ hoạt động nghiên cứu ứng dụng, thiết kế chế tạo thiết bị đồng bộ, dây chuyền sản xuất công nghiệp và xử lý môi trường.Với 19 phòng ban và xưởng chế thử, Viện đã trở thành một trong những cơ sở mạnh với mô hình đầy đủ: Nghiên cứu, thiết kế - Sản xuất kimh doanh – Đào tạo và thực hiện các hợp đồng kinh tế trên khắp các miền của đất nước

Ngày 08/02/2002, Thủ tướng Chính phủ đã ký quyết định số 139/QĐ-TTg và ngày 18/12/2002 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ra quyết định số 56/2002/QĐ-BCN, cho phép Viện máy và dụng cụ công nghiệp chuyển đổi thành doanh nghiệp hoạt động khoa học và công nghệ trực thuộc Bộ Công nghiệp và tổ chức lại thành Công ty mẹ - Công ty con Với những quyết định này, Viện máy và dụng cụ công nghiệp là viện nghiên cứu đầu tiên của cả nước được Thủ tướng Chính phủ cho phép thí điểm mô hình kinh tế mới, nhằm đổi mới cơ chế quản lý khoa học và công nghệ, tạo điều kiện gắn kết nghiên cứu với đào tạo và sản xuất, chuyển giao nhanh những kết quả nghiên cứu vào sản xuất, xúc tiến thi trường khoa học và công nghệ, phát triển các công ty sản xuất các sản phẩm công nghệ cao trong cả nước Viện đã tiến hành chuyển giao công nghệ và sản phẩm mới để thành lập các công ty cổ phần, doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Viện, thực hiện nhiệm vụ đưa kết quả nghiên cứu vào sản xuất công nghiệp Viện thành lập và tiếp nhận các công ty khác làm công ty thành viên.

Sau khi được Thủ tướng Chính phủ cho phép thực hiện cơ chế của Viện máy và dụng cụ công nghiệp thành doanh nghiệp hoạt động khoa học công nghệ thí điểm mô hình Công ty mẹ - Công ty con theo Quyết định số 14/2004/QĐ-TTg ngày 29/01/2004 và Bộ trưởng Bộ Công nghiệp phê duyệt điều lệ tổ chức và hoạt động theo mô hình Công ty mẹ – Công ty con tại Quyết định số 12/2004/QĐ-BCN ngày 24/02/2004, đến nay Viện IMI đã củng cố và phát triển được 12 đơn vị thành viên:

 03 đơn vị nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ hạch toán phụ thuộc.

 Phân viện Máy và dụng cụ công nghiệp tại thành phố Hồ Chí Minh, tại 275 hùng Vương quận 6 thành phố Hồ Chí Minh.

 Trung tâm Chuyển giao công nghệ (CETEC), tại 46 Láng Hạ Đống Đa Hà Nội.

 Trung tâm Tư vấn và Kỹ thuật môi trường (ECE), tại 46 Láng Hạ Đống Đa

 03 Công ty con do Viện IMI nắm giữ 100% vốn điều lệ.

 Công ty Phát triển kỹ thuật và Đầu tư (ITD

 Công ty Điện tử công nghiệp (CDC)

 Công ty Máy và Thiết bị Công nghiệp 1/5 (1/5 IMI)

 02 công ty con đa sở hữu do Viện IMI nắm giữ cổ phần chi phối (51%)

 Công ty cổ phần Khuôn mẫu và máy CNC (PTM)

 Công ty TNHH Kim Hoa

 04 công ty liên kết do Viện IMI góp vốn và chi phối bằng bản quyền công nghệ.

 Công ty cổ phần Xây dựng và Thiết bị công nghiệp (CIE)

 Công ty cổ phần Công nghệ cao (HITECHCO)

 Công ty TNHH Phong Nam (FOLIN.

 Công ty cổ phần Thiết bị lạnh kỹ thuật số (DIREA

Dưới đây là một số chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính của Viện trong vài năm gần đây: Đvt: triệu đồng

Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006

Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh

Lĩnh vực và chức năng chủ yếu của Viện máy và dụng cụ công nghiệp

Trải qua hơn 30 năm phấn đấu, Viện máy và dụng cụ công nghiệp đã dần khẳng định vị trí của mình ở trong nước cũng như trong khu vực và trên thế giới. Cùng với quá trình công nghiệp hoá - hiện đài hoá đất nước, Viện ngày càng mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động: không chỉ bó hêpj trong nghiên cứu chế tạo máy công cụ mà còn mở rộng ra sản xuất công nghiệp các sản phẩm công nghệ cao, cung cấp các dịch vụ khoa học công nghệ, đào tạo các cán bộ khoa học công nghệ; không chỉ bó hẹp trong phạm Viện IMI đề tài Nhà nước giao mà còn chủ đọng tìm kiếm thị trường để sản xuất sản phẩm phục vụ nhu cầu thị trường; không chỉ có thế mạnh trong thị trường trong nước mà còn có uy tín lớn trong khu vực và trên thế giới.

Nhiệm vụ và chức năng chủ yếu của Viện hiện nay là nghiên cứu, triển khai dịch vụ khoa học công nghệ và chế tạo, bao gồm các lĩnh vực sau:

 Thực hiện các đề tài nghiên cứu, triển khai và thiết kế chế tạo máy và dụng cụ công nghiệp, công nghệ tự động hoá thuộc cấp Nhà nước, cấp Bộ, cơ sở,

 Thiết kế chế tạo máy, lắp đặt vận hành các thiết bị dây chuyền toàn bộ, thiết bị môi trường cho các cơ sở trong và ngoài nước.

 Thiết kế chế tạo các loại dụng cụ khuôn mẫu, các loại cân điện tử, thiết bị định lượng tự động và bán tự động cho các nghành công nghiệp.

 Biên soạn các tiêu chuẩn Nhà nước và ngành trong lĩnh vực chế tạo máy công cụ.

 Dịch vụ tư vấn trang thiết bị công nghiệp và chuyển giao công nghệ.

 Thực hiện hợp tác khoa học công nghệ, liên doanh liên kết trong sản xuất kinh doanh với các tổ chức trong và ngoài nước thuộc các lĩnh vực máy và thiết bị công nghiệp, bảo vệ môi trường.

 Đào tạo chuyên gia trong lĩnh vực tự động hóa và công nghệ cao.

 Triển khai ứng dụng kỹ thuật tiến bộ trong sản xuất.

 Thử nghiệm những mô hình quản lý, tổ chức sản xuất mới theo định hướng của Nhà nước.

Đặc điểm hoạt động sản xuất và quy trình công nghệ

1.2.2.1 Đặc điểm sản phẩm và thị trường kinh doanh của Viện.

Hiện nay Viện IMI là tổ chức KHCN đầu tiên ở Việt Nam đã thành công trong việc chuyển đổi nội dung nghiên cứu Cơ khí thuần tuý sang Mechatronics. Viện đã nghiên cứu thiết kế và chế tạo thành công cụm sản phẩm Cơ điện tử với 51 sản phẩm công nghệ cao Các sản phẩm này đã được ứng dụng rộng rãi trong sản xuất khắp mọi miền đất nước.60% sản phẩm này đã được chuyển giao cho sản xuất để thành lập các công ty sản xuất công nghệ cao (các công ty con của Viện IMI) Từ đó xây dựng mô hình mới: Doanh nghiệp KHCN có vai trò công ty mẹ nhằm gắn nghiên cứu với sản xuất Các sản phẩm này đã tạo ra cho Viện IMI và các công ty thành viên trên 600 tỷ đồng hợp đồng kinh tế mỗi năm, động thời tiết kiệm được gần chục triệu USD/năm cho đất nước do thay thế nhập khẩu.

Cụm công trình nghiên cứu, thiết kế, chế tạo các thiết bị cơ điện tử cho công nghiệp của Viện IMI là một trong 12 công trình đã được Nhà nước trao tặng Giải thưởng Hồ Chí Minh về KHCN.

Các sản phẩm Mechatronics do Viện IMI nghiên cứu, thiết kế và chế tạo: i Nhóm sản phẩm cơ điện tử trong lĩnh vực máy công cụ.

Viện IMI đã xây dựng giải pháp tổng thể trong thiết kế chế tạo máy công cụ CNC: Thiết kế chế tạo cơ khí kết hợp với tích hợp CDA/CAM/CNC để tạo ra các sản phẩm máy CNC như máy phay F4025-CNC, tiện CNC (T20-CNC, tiện băng nghiêng), máy cắt kim loại tấm CNC, máy hàn lồng thép CNC, máy cắt laser C02 CNC Các sản phẩm này đã trở thành thương phẩm của Viện IMI, có giá trị nội sinh cao (chiếm từ 50% - 70%), Có khả năng cạnh tranh trên thị trường và đóng góp thúc đẩy phát triển các ngành công nghiệp liên quan như cơ khí chế tạo, công nghiệp đóng tàu, công nghiệp xây dựng… Đặc biệt trong năm 2005, Viện IMI đã xuất khẩu, cung cấp thiết bị (máy cắt thép tấm CNC) cho các đơn vị nước ngoài tại Băngladesh, Thái Lan,…mở ra khả năng xuất khẩu máy CNC mang thương hiệu Việt Nam ra Nước ngoài. ii Nhóm sản phẩm cơ điện tử phục vụ ngành chế biến nông sản :

Xuất phát từ nhu cầu nâng cao chất lượng sản phẩm phục vụ xuất khẩu thông qua khâu chế biến, Viện IMI đã chủ động xây dựng và nghiên cứu thành công máy phân loại quang-cơ điện tử cho dây chuyền chế biến cà phê và gạo xuất khẩu Việc tích hợp kỹ thuật quang-số-điện tử-xử lý ảnh tự động đã tạo ra các loại máy quang- cơ điện tử mang thương hiệu IMI (đạt chất lượng tương đương sản phẩm nhập ngoại) có giá trị nội sinh đến 80% giá trị sản phẩm. iii Nhóm sản phẩm Cơ điện tử phục vụ nghành Xây dựng và Giao thông vận tải :

Viện đã xây dựng các đề tài nghiên cứu KHCN để thiết và chế tạo các thiết bị Cơ điện tử trong ngành máy Xây dựng Việc sử dụng kỹ thuật định lượng điều khiển lập trình đa thành phần + tự động hoá thuỷ khí đã tạo ra những thiết bị tự động để trộn beton, xi măng 30-150m3/h, trộn beton nhựa nóng và bơm beton Đây là nhóm sản phẩm đem lại sản lượng cao nhất cho Viện IMI, có giá trị nội sinh chiếm hơn 90% giá trị sản phẩm, có chất lượng tương đương nhưng giá thành nhỏ hơn 30% giá nhập ngoại. iv Nhóm sản phẩm Cơ điện tử trong lĩnh vực đo lường công nghiệp :

Gồm các sản phẩm phục vụ công tác đo lường, định lượng cho tất cả các ngành kinh tế quốc dân Viện IMI đã đầu tư nghiên cứu các phương pháp tích hợp hệ thống cảm biến điện tử-cơ khí + công nghệ phần mềm để thiết kế chế tạo thành công các sản phẩm cân tàu hoả tự động, cân đóng bao tự động, cân ôtô….Các sản phẩm này mang thương hiệu của IMI với giá trị nội sinh hơn 50% giá trị sản phẩm, có đọ chính xác cao, độ tin cậy tương đương với sản phẩm cùng loại của nước ngoài nhưng giá thành rẻ hơn 50% sản phẩm nhập ngoại. v Nhóm sản phẩm Cơ điện tử phục vụ ngành xử lý và bảo vệ môi trường:

Viện IMI nhận thức được rằng mọi vấn đề phát triển công nghiệp đều phải gắn liền với giải pháp xử lý môi trường, do vậy Viện đã đầu tư nghiên cứu các giải pháp thân thiện với môi trường đặc biệt trong lĩnh vực xử lý khí thải Những hệ thống lọc bụi túi, lọc bụi tĩnh điện có khả năng giám sát và điều khiển tự động quá trình được thiết kế và chế tạo bởi Viện IMI đang hoạt động có hiệu quả tại các nhà máy (cán thép, Gia sàng, Nhà Bè, Đà Nẵng, Tổng công ty xi măng…), đó là những sản phẩm mang bí quyết công nghệ của IMI với giá trị nội sinh gần 90% giá trị sản phẩm.

Những sản phẩm này đã đem lại hiệu quả kinh tế cao cho Viện IMI với số liệu tăng trưởng về tổng giá trị hoạt động ứng dụng khoa học công nghệ vào sản xuất hàng năm: năm 1998: 44,5 tỷ; 1999: 52,5 tỷ ; năm 2000 Viện IMI và công ty CIE đạt 98,7 tỷ đồng; năm 2001 Viện IMI, công ty CIE và công ty PTM đạt 198 tỷ đồng; năm 2002 Viện IMI, công ty CIE, công ty PTM đạt 240 tỷ đồng; năm 2003 Viện IMI với các công ty thành viên đạt 612 tỷ đồng; năm 2004 Viện IMI với các công ty thành viên đạt 632 tỷ đồng; năm 2006 Viện IMI và các công ty thành viên đạt 780 tỷ đồng; dự kiến năm 2007 sản lượng của IMI Holding đạt trên 800 tỷ đồng. Viện IMI đang đẩy mạnh triển khai hoạt động khoa học công nghệ và sản xuất kinh doanh theo định hướng phát triển Viện IMI đến năm 2010 nhằm tạo ra nhiều sản phẩm đột phá đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước và tiến tới xuất khẩu.

1.2.2.2 Đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ

Viện máy và dụng cụ công nghiệp sản xuất theo các đơn đặt hàng, mỗi đơn đăt hàng có thể là một loại sản phẩm hay thiết bị, một công trình, hạng mục công trình,…khác nhau, gọi chung là sản phẩm.Các sản phẩm thường có giá trị lớn kich thước lớn, việc nghiên cứu chế tạo, sản xuất thường diễn ra trong một thời gian dài và được đặt mua trước khi sản xuất thông qua đấu thầu Quá trình từ khi đấu thầu đến bàn giao sản phẩm và kết thúc bảo hành diễn ra như sau: Đấu thầu sản phẩm: Khi một đơn vị, tổ chức có nhu cầu về một sản phẩm công nghệ cao, đơn vị hay tổ chức đó sẽ tiến hành mời thầu Căn cứ vào lĩnh vực, điều kiện và khả năng của mình, các trung tâm phụ trách ngành tương ứng sẽ trực tiếp hoặc được lãnh đạo Viện giới thiệu tham dự mời thầu Sau khi đăng kí dự thầu, trung tâm tiến hành lập dự toán chi phí đấu thầu.

Dự toán chi phí đấu thầu được lập trên cơ sở tổng hợp thông tin về chi phí sản xuất, vận chuyển, lắp đặt, bàn giao,…và cả chi phí rủi ro, chi phí cơ hội Đối với các sản phẩm mới chưa từng được sản xuất tại Viện, trước khi lập dự toán, chúng sẽ được thiết kế sơ bộ Căn cứ vào giá dự toán này và trên cơ sở xem xét các đối thủ cạnh tranh cùng tham gia dự thầu, trung tâm sẽ đưa ra giá thầu Giá này phải đưa ra đủ nhỏ để thắng thầu nhưng cũng phải đảm bảo việc sản xuất chế tạo bù đắp được chi phí và có lãi Việc chọn thầu của đơn vị mời thầu không chỉ căn cứ vào giá thầu của các nhà thầu đưa ra mà còn căn cứ vào năng lực của nhà thầu (cả năng lực tài chính, kỹ thuật, phương tiện, con người,…), vào uy tín, kinh nghiệm, chế độ bảo hành và thời hạn cấp hang cho đơn vị mời thầu Vì vậy, giá thầu đưa ra còn phải cân nhắc trong mối quan hệ với các yếu tố còn lại để đạt được giá thầu cao nhất có thể, nhằm đạt được mức lợi nhuận cao hơn Do vậy có uy tín và năng lực lớn trong lĩnh vực máy công cụ và thiết bị công nghiệp nên thường nhận được các gói thầu trong lĩnh vực này.

Sau khi thắng thầu, đơn vị mời thầu và Viện sẽ tiến hành kí kết hợp đồng và Viện phải bảo lãnh thầu thông qua ngân hàng với giá trị từ 5% đến 10% giá trị gói thầu Việc bảo lãnh thầu nhằm đảm bảo đơn vị trúng thầu không bỏ thầu đồng thời tạo điều kiện hỗ trợ đơn vị đặt hành trong trường hợp hợp đồng cung cấp sản phẩm không được thực hiện.

Thiết kế sản phẩm với các sản phẩm mới chưa từng được sản xuất, chế tạo, trung tâm sẽ tiến hành thiết kế chi tiết sản phẩm Công việc này được hội đồng khoa học của Viện tư vấn Hội đồng khoa học kỹ thuật của Viện hiện nay bao gồm 23 chuyên gia trong các lĩnh vực thuộc các trung tâm khác nhau, do Viện trưởng làm chủ nhiệm hội đồng Đó là những người có trình độ chuyên môn cao và am hiểu sâu sắc chuyên ngành của mình Trong trường hợp loại sản phẩm đã từng được thiết kế chế tạo, chúng sẽ được điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu đặc thù của bên đặt hàng và xem xét trong mối quan hệ với chi phí để sản xuất.

Lập kế hoạch chi phí chế tạo, sản xuất: Việc lập kế hoạch chi phí cụ thể cho từng giai đoạn và bộ phận này được đặc biệt quan tâm nhằm giúp chủ nhiệm đề tài và lãnh đạo Viện theo dõi, kiểm tra được chi phí đồng thời có sự chỉ đạo kịp thời để đảm bảo việc thiết kế, chế tạo và sản xuất đúng tiến độ, đạt tiêu chuẩn chất lượng với chi phí không ngừng tiết kiệm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Chế tạo và sản xuất sản phẩm: Căn cứ vào thiết kế và kế hoạch sản xuất,trung tâm tiến hành chế tạo và sản xuất sản phẩm Do mỗi sản phẩm có một đặc thù riêng nên quy trình sản xuất của các sản phẩm cũng có sự khác biệt.

Chế tạo hệ thống cấp liệu và chuyển liệu

Chế tạo các hệ thống cân và các đầu đo

Chế tạo Cối trộn và cửa xả

Chế tạo bộ khung của trạm

Chế tạo hệ thống điều khiển

Trong chuyên đề thực tập này, để phục vụ cho bài viết về chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là trạm trộn bê tông, em xin đề cập đến quy trình sản xuất của trạm trộn bê tông - một sản phẩm nổi tiếng của trung tâm Chuyển giao công nghệ - làm ví dụ.Do trạm có cấu tạo phức tạp, gồm nhiều bộ phận cấu thành và việc sản xuất các bộ phận không phụ thuộc nhiều vào nhau nên quy trình chế tạo tram trộn là quy trình song song và được khái quát qua sơ đồ 1.

Sơ đồ 1- Sơ đồ quy trình sản xuất trạm trộn bê tông

Đặc điểm bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh

Cơ cấu quản lý theo chức năng

Để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, với đường lối mới và sự phát triển đất nước cũng như thích ứng với cơ chế thị trường, Viện đã có nhiều sự thay đổi, sắp xếp, cải tiến bộ máy tổ chức và quản lý theo hướng tự chủ, tự chịu trách nhiệm, gắn với nhu cầu thi trường Hiện nay, toàn Viện có 10 trung tâm chức năng với các xưởng chế tạo và sản xuất trực thuộc trung tâm, 3 phòng ban, 1 phân viện trong thành phố Hồ Chí Minh và 7 công ty con.

Các trung tâm của Viện có chức năng và nhiệm vụ đặc trưng, có tính độc lập nhất định trong việc tìm kiếm thị trường nhưng hạch toán phụ thuộc Viện, trong đó có 8 trung tâm nghiên cứu, sản xuất và 2 trung tâm khác Các trung tâm chịu trách nhiệm về kỹ thuật, chất lượng, tiến độ hợp đồng được giao hoặc do trung tâm tự tìm kiếm Các trung tâm của Viện bao gồm 10 trung tâm như sơ đồ 2.

Các phòng ban bao gồm: Phòng tài chính kế toán, phòng kế hoạch tổng hợp và phòng quản trị Các phòng ban này là nền tảng duy trì hoạt động chung của toàn Viện.

Phân viện máy và dụng cụ công nghiệp đặt tại thành phố Hồ Chí Minh, có chức năng và nhiệm vụ tương tự Viện, hạch toán kết quả kinh doanh riêng, chịu sự quản lý của Viện, định kỳ gửi báo cáo ra trụ sở chính để tính kết quả kinh doanh của toàn Viện Phân viện có quy mô nhỏ, tương đương một trung tâm của Viện.

Các công ty con của Viện được hình thành trên cơ sở Viện là thành viên hội đồng quản trị, Viện góp vốn, chuyển giao kỹ thuật công nghệ Việc chuyển giao công nghệ để thành lập các công ty mới được thực hiện theo 4 nội dung sau:

 Chuyển giao Lixăng, bao gồm chuyển giao bản quyền sở hữu công nghiệp,chuyển giao bản vẽ kỹ thuật và chuyển giao bí quyết công nghệ.

 Đào tạo và cung cấp cán bộ khoa học công nghệ, nhằm đảm bảo tính liên tục, đáp ứng tính động của sản phẩm Các cán bộ kỹ thuật chủ chốt có hiểu biết sâu sắc về sản phẩm sẽ được tiếp tục đào tạo và cung cấp cho đơn vị sản xuất kinh doanh theo quy định của hợp đồng chuyển giao.

 Chuyển giao thị trường khoa học công nghệ, nhằm đảm bảo các đơn vị tiếp nhận chuyển giao công nghệ của Viện có điều kiện phát triển vững mạnh ngay từ đầu Viện chuyển giao luôn cho các đơn vị này hợp đồng kinh tế và thi trường với giá trị ban đầu khoảng 20 tỷ đồng/năm.

 Chuyển giao các tiến bộ kỹ thuật trong tương lai: đây là một nội dung rất quan trọng nhằm đảm bảo sức cạnh tranh của sản phảm trong tương lai, liên tục cung cấp những tiến bộ kỹ thuật mới nhất cho sản phẩm để tạo khả năng cải tiến, nâng cấp, cạnh tranh liên tục; tạo điều kiện trao đổi cán bộ khoa học giữa đơn vị tiếp nhận với Viện, với môi trườngKHCN, kỹ thuật cao nước ngoài, để thực hiện quá trình đổi mới, tái đào tạo và gắn liền giữa nghiên cứu với sản xuất.

Các công ty này hạch toán độc lập, tự chủ trong kinh doanh, Viện chỉ đóng vào trò là thành viên góp vốn và chuyển giao công nghệ Hiện nay, các công ty con của Viện bao gồm:

 ITD – Công ty phát triển kỹ thuật và đầu tư

 CIE – Công ty cổ phần xây dựng và thiết bị công nghiệp

 PTM – Công ty cổ phần Khuôn mẫu và máy CNC

 CDC – Công ty điện tử công nghiệp

 HITECHCO – Công ty cổ phần công nghệ cao

 Công ty TNHH Thương mại Kim Hoa

 Công ty TNHH Phong Nam Để đảm bảo tính độc lập tương đối của các trung tâm, đơn vị phụ thuộc đồng thời đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất đối với các bộ phận chức năng và toàn bộ hoạt động của Viện, bộ máy quản lý của Viện được tổ chức tập trung, thống nhất theo cơ cấu trực tuyến Bộ máy quản lý của Viện được khái quát qua sơ đồ 2. Đứng đầu Viện là Viện trưởng: Viện trưởng có vị trí, thẩm quyền cao nhất Viện, chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Bộ Công nghiệp về hoạt động của Viện, trực tiếp lãnh đạo Viện trong mọi hoạt động: nghiên cứu, sản xuất, tài chính, nhân sự,…

Phó Viện trưởng: giúp Viện trưởng điều hành một số lĩnh vực, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Viên trưởng về nhiệm vụ được phân công, uỷ quyền Hiện nay, Viện có 3 Phó Viện trưởng, bao gồm: Phó Viện trưởng phụ trách trung tâm chuyển giao công nghệ, Phó Viện trưởng phụ trách trung tâm tư vấn và kỹ thuật môi trường, và Phó Viện trưởng phụ trách các trung tâm còn lại. Đứng đầu các trung tâm là Giám đốc trung tâm, chịu trách nhiệm trước Phó Viện trưởng quản lý lĩnh vực về hoạt động của trung tâm, báo cáo với Phó Viện trưởng về các mặt hoạt động của trung tâm. Đứng đầu phân viện máy và dụng cụ công nghiệp là phân viện trưởng, chịu trách nhiệm trướ pháp luật và Viện trưởng về mọi hoạt động của phân viện và chịu trách nhiệm báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về Viện trưởng.

Hoạt động và chức năng của các phòng ban và trung tâm của Viện

Phòng Tài chính kế toán: Theo dõi kinh doanh lãi lỗ và tình hình sản xuất của Viện thông qua các số liệu từ các trung tâm đưa lên Từ đó phân tích tình hình tài chính để cung cấp thông tin kinh tế tài chính chính xác và kịp thời cho ban lãnh đạo Viện và các đối tượng sử dụng thông tin khác.

Phòng kế hoạch tổng hợp: bao gồm các bộ phận kế hoạch, tổ chức, hành chính, văn phòng, có nhiệm vụ giúp Viện trong công tác sắp xếp, tổ chức, cải tiến sản xuất và quản lý; đào tạo, bồi dưỡng và tuyển dụng; điều phối, sử dụng lao động hợp lý; tổ chức thực hiện đúng đắn các chế độ, chính sách của Nhà nước đối với cán bộ công nhân viên và các nghĩa vụ có liên quan đến công tác tổ chức, văn phòng.

Phòng quản trị: có nhiệm vụ đảm bảo môi trường hoạt động chung của toàn viện như đảm bảo an toàn trật tự, an toàn lao động, vệ sinh, y tế.

Trung tâm thiết bị công nghiệp: nhiệm vụ chính của trung tâm hiện nay là thiết kế, chế tạo các sản phẩm công nghệ cao hướng mechatronics, các dây chuyền thiết bị đồng bộ điều khiển bằng PLC và máy tính Việc ứng dụng kỹ thuật điều khiển PLC vào dây chuyền sản xuất công nghiệp đã tạo cho các sản phẩm của trung tâm có chỗ đứng trên thị trường, cạnh tranh được với các sản phẩm ngoại nhập Đặc biệt, với việc nghiên cứu máy phân loại cà phê hạt theo mầu sắc trên cơ sở ứng dụng kỹ thuật quang số và xử lý hình ảnh bằng máy tính đã mở ra một triển vọng to lớn trong lĩnh vực đưa công nghiệp vào phục vụ ngành chế biến nông lâm sản - một thị trường mở rộng và đầy tiềm năng.

Trung tâm chuyển giao công nghệ: có chức năng nghiên cứu ứng dụng công nghệ tự động hóa, đo lường hiện đại trong việc thiết kế, chế tạo các sản phẩm cơ khí phục vụ cho ngành kinh tế; nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao công nghệ các giải pháp kỹ thuật, công nghệ mới; tổ chức, triển khai nghiên cứu các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp bộ và cấp cơ sở cũng như các đề tài nghiên cứu sinh đào tạo tiến sĩ của Viện theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ;

Các sản phẩm của trung tâm đã đáp ứng được nhu cầu cung cấp các thiết bị hiện đại cho các ngành kinh tế trong cả nước, giảm nhập khẩu, tiết kiệm hàng chục triệu USD cho cả nước, góp phần vào công cuộc công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước Các sản phẩm tiêu biểu gồm: Cân ô tô điện tử từ 30 đến 100 tấn, hệ thống cân silô điện tử liên hợp tự động năng suất 200 tấn/giờ, trạm trộn bê tông từ 30 đến 120 m 3 /giờ, hệ thống cân đóng bao điện tử, cân tàu hỏa điện tử,…

Trung tâm Khuôn mẫu và máy CNC thành lập tháng 11 năm 1997 với nhiệm vụ và chức năng là nghiên cứu, ứng dụng khai thác các máy công cụ CNC và các phần mềm CAD/CAM để thiết kế và chế tạo khuôn mẫu chính xác Mạnh dạn đi đầu trong nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến của thế giới: kỹ thuậtCNC, công nghệ CAD/CAM, trung tâm đã dần dần khẳng định ưu thế tuyệt đối của mình trong thiết kế và chế tạo khuôn mẫu và các sản phẩm cơ khí chính xác Đặc biệt, với sản phẩm máy cắt kim loại tấm CNC gá-plasma, trung tâm Khuôn mẫu và máy CNC đã góp một phần xây dựng ngành đóng tàu và kết cấu thép Việt Nam.Con số hơn 20 thiết bị được thị trường chấp nhận đến năm 2003 là nền tảng tạo bước phát triển tiếp theo của trung tâm Khuôn mẫu và máy CNC.

Trung tâm Đào tạo ra đời năm 1994 từ ý thức về tầm quan trọng của đào tạo trong việc nâng cao trình độ khoa học công nghệ của cán bộ nói riêng và sự phát triển của một đơn vị nghiên cứu, sản xuất kinh doanh nói chung Nhiệm vụ chính của trung tâm là bồi dưỡng sau đại học theo hướng tiếp cận với kỹ thuật và công nghệ hiện đại cho cán bộ quản lý khoa học kỹ thuật, kỹ sư dang công tác tại các cơ sở trong và ngoài nước Đặc biệt, năm 1999, Viện được Chính phủ giao nhiệm vụ đào tạo tiến sĩ, do đó trung tâm được giao nhiệm vụ tổ chức công tác này. Viện đã kết hợp với các Giáo sư, Tiến sĩ của trường Đại học Bách Khoa Hà Nội liên tục đào tạo các Tiến sĩ trẻ, những cán bộ nòng cốt trong đội ngũ lãnh đạo trẻ của Viện Năng lực khoa học kỹ thuật của cán bộ kỹ sư và công nhân của Viện ngày nay là một thành quả rất đáng tự hào của trung tâm Đào tạo IMI.

Trung tâm Thể thao: Có nhiệm vụ quản lý và tổ chức các môn thể thao cho cán bộ công nhân viên của Viện sau giờ làm việc như quần vợt, bơi lội, bóng bàn, bóng đá, cầu lông,… Sự ra đời của trung tâm đã tạo nơi vui chơi giải trí, tăng cường thể lực và tinh thần cho các thành viên Thực tế hoạt động 7 năm qua đã chứng minh trung tâm Thể thao là một phần không thể thiếu trong sự phát triển liên tục và bền vững của Viện.

Trung tâm gia công áp lực là một trong những đơn vị đầu tiên từ ngày thành lập Viện Tồn tại cho đến ngày nay, trung tâm đã có những đóng góp nhất định cho sự phát triển và trưởng thành của Viện Với định hướng nghiên cứu, thiết kế, chế tạo các thiết bị gia công không phoi, như các loại máy ép thủy lực, máy ép trục khuỷu, máy dập, các tủ điện điều khiển,… trung tâm đang có những bước tiến vững chắc cùng sự phát triển chung của toàn Viện.

Trung tâm Tư vấn và kỹ thuật môi trường: lĩnh vực hoạt động chủ yếu của trung tâm là nghiên cứu, chế tạo các thiết bị bảo vệ môi trường phục vụ các ngành cơ khí, thiết bị điện, thiết bị điện tử và chế biến nông lâm sản như các thiết bị lọc bụi tĩnh điện và lọc bụi túi vải điều khiển bằng PLC; các lò sấy chân không, lò nhiệt luyện,… Đặc biệt, để đáp ứng sự phát triển của đất nước trong công cuộc công nghiệp hóa - hiện đại hóa song song với sự phát triển bền vững của môi trường sinh thái, trung tâm đã phát triển thêm bộ phận công nghệ xử lý nước thải cho các trung tâm y tế, bệnh viện, trường học, các nhà máy chế biến nông sản và công nghiệp, hầm mỏ,…

Trung tâm công nghệ cao: chuyên nghiên cứu, ứng dụng công nghệ cao để thực hiện tự động hóa các thiết bị cơ khí, chính thức được thành lập tháng 3 năm

2000 với nhiệm vụ và chức năng chính là: nghiên cứu ứng dụng các công nghệ cao trong ngành chế tạo máy công cụ; Nghiên cứu, thiết kế và chế tạo các thiét bị mới được điều khiển CNC, tạo ra các dây chuyền công nghệ có tính tự động hóa cao. Lĩnh vực hoạt động của trung tâm là sản xuất các sản phẩm cơ khí có độ phức tạp và chính xác cao phục vụ ngành sản xuất động cơ điện, động cơ nổ, máy nông nghiệp, dầm cầu thép, thép kết cấu và các thiết bị làm sạch bề mặt trên cơ sở nghiên cứu ứng dụng công nghệ cao trong tự động hóa các thiết bị, dây chuyền.

Trung tâm Dự án và đầu tư: Khác với các trung tâm sản xuất khác, trung tâm Dự án và đầu tư không dựa vào các đơn đặt hàng sẵn có để thiết kế chế tạo và cung cấp cho khách hàng mà chủ động lập dự án mới trên cơ sở nghiên cứu nhu cầu thị trường Nắm bắt được nhu cầu của các đơn vị về một loại sản phẩm, dây chuyền công nghệ có những tính năng nhất định, trung tâm nghiên cứu và lập dự án đầu tư, từ đó tư vấn và mời gọi các đơn vị đầu tư thực hiện dự án Đây là một trung tâm rất mới và có hướng đi hết sức mới mẻ Sự ra đời của trung tâm là một minh chứng cụ thể cho sự chủ động, sáng tạo trong kinh doanh của Viện.

Trung tâm Nghiên cứu công nghệ đặc biệt: Đây là trung tâm chuyên nghiên cứu để ứng dụng, triển khai các công nghệ đặc biệt vào sản xuất như công nghệ tia nước áp suất cao, công nghệ cắt plasma, công nghệ laser,… Công nghệ cắt plasma hiện nay đã được trung tâm Thiết bị công nghiệp ứng dụng thành công và rộng rãi trong chế tạo máy cắt kim loại tấm, nâng cao độ chính xác và tiết liệm thời gian lớn trong cắt kim loại Công nghệ tia nước áp suất cao đang được nghiên cứu hiện nay tại trung tâm cũng đang mở ra một hướng mới trong việc cắt gọt và làm sạch bề mặt kim loại.

Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Viện

Đặc điểm bộ máy tổ chức kế toán

Để quản lý hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp không phân biệt thành phần kinh tế, loại hình kinh doanh, lĩnh vực hoạt động hay hình thức sở hữu để phải sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau, trong đó kế toán được coi là một công cụ hữu hiệu Bộ máy kế toán sẽ cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời tình hình tài sản và sự biến động của tài sản cũng như tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, tại Viện máy và dụng cụ công nghiệp, việc tổ chức công tác kế toán được đặc biệt quan tâm.

Tổ chức công tác kế toán thực chất là cách thức tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung bằng phương pháp khoa học riêng của kế toán, phù hợp với quy mô, đặc điểm và tình hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp, nhằm phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý vĩ mô và vi mô nền kinh tế.

Trước yêu cầu quản lý nhằm nâng cao hiệu quả của bộ máy quản lý nói chung và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Viện, bộ máy kế toán của Viện được tổ chức theo hình thức tập trung Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán tập trung của Viện Các trung tâm chức năng của Viện không tổ chức hệ thống kế toán riêng mà bố trí các nhân viên thống kê làm nhiệm vụ hướng dẫn, thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ và lập kế hoạch định kỳ gửi về phòng kế toán.

Phòng kế toán của Viện gồm 8 nhân viên, được phân công bố trí nhiệm vụ như sau:

Kế toán trưởng: Đứng đầu phòng Kế toán là Kế toán trưởng, chịu trách nhiệm điều hành, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm tra công tác hạch toán kế toán kế toán, thống kê của Viện; đồng thời hướng dẫn, cụ thể hóa kịp thời các chế độ, chính sách, quy định tài chính của Nhà nước và của Bộ Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Viện trưởng và có trách nhiệm, quyền hạn theo quy định của pháp luật.

Kế toán tổng hợp kiêm kế toán vốn đầu tư dự án và nghiên cứu khoa học: có nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ các chứng từ ghi sổ đã được duyệt để ghi vào các sổ tổng hợp; giám sát và kiểm tra công tác hạch toán của các nhân viên kế toán khác;tổng hợp giá thành toàn Viện xác định kết quả kinh doanh, phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ theo chế độ kế toán hiện hành Đồng thời, theo dõi các chương trình nghiên cứu khoa học của Viện trên giác độ kế toán.

Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội kiêm Kế toán giá thành B3, B7 và kế toán doanh thu: Định kỳ, căn cứ vào các bảng chấm công, kế toán sẽ tính ra lương phải trả cho từng trung tâm, lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương; theo dõi doanh thu của các hợp đồng kinh tế; đồng thời tập hợp, theo dõi chi tiết chi phí phát sinh của các hợp đồng kinh tế do trung tâm B3, B7 làm chủ nhiệm đề tài, tính giá thành và xác định kết quả theo từng hợp đồng của B3, B7.

Kế toán chi tiết công nợ kiêm kế toán TSCĐ, kế toán vật tư và thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi tình hình công nợ của toàn Viện; tình hình biến động vật tư hàng ngày tại kho; theo dõi biến động tài sản cố định qua sổ tài sản cố định, tính và phân bổ khấu hao TSCĐ; đồng thời có trách nhiệm giữ tiền mặt cho Viện, thu chi tiền mặt căn cứ vào các Phiếu thu, Phiếu chi hợp lệ.

Kế toán thanh toán kiêm kế toán giá thành B2, B6: Ngoài nhiệm vụ theo dõi chi tiết các khoản thanh toán của Viện, nhân viên kế toán này còn có nhiệm vụ tập hợp và theo dõi chi phí phát sinh chi tiết cho từng hợp đồng kinh tế của trung tâm B2, B6; tính giá thành và xác định kết quả của từng hợp đồng kinh tế đó.

Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ liên quan đến tình hình biến động tiền mặt, tiền gửi; thực hiện các giao dịch với ngân hàng và theo dõi các khoản vay, trả ngân hàng.

Kế toán giá thành B1, B4, B5, B8: có nhiệm vụ tập hợp chi phí phát sinh chi tiết chi từng hợp đồng của các trung tâm B1, B4, B5, B8 đồng thời tính giá thành và xác định kết quả từng hợp đồng kinh tế đó.

Kế toán chi phí giá thành của trung tâm nào đồng thời là kế toán phụ trách trung tâm đó Bên cạnh việc theo dõi chi tiết chi phí gia thành của trung tâm, kế toán phụ trách trung tâm còn kiểm tra, phân loại mọi chứng từ liên quan đến trung tâm, trình kế toán trưởng và Viện trưởng ký duyệt rồi chuyển chứng từ sang kế toán các phần hành liên quan.

Nhân viên thống kê trung tâm: Là các nhân viên có trình độ nghiệp vụ kế toán có nhiệm vụ hướng dẫn thực hiện hạch toán ban đầu; thu thập, kiểm tra chứng từ định kỳ gửi lên phòng kế toán tập trung của Viện Mỗi trung tâm có một nhân viên thống kê, giúp cho bộ phận kế toán kế toán của Viện hạch toán chính xác chi phí liên quan đến từng trung tâm và từng hợp đồng kinh tế trên cơ sở theo dõi và cung cấp các số liệu liên quan đến số giờ công, số lượng vật tư sử dụng thực tế, số điện tiêu hao cho từng máy, cách phân bổ chi phí sản xuất chung cho các hợp đồng kinih tế một cách chính xác và hợp lý.

Bộ phận kế toán tiền và các khoản trích theo lương

Bộ phận kế toán TSCĐ, vật tư, và công nợ

Bộ phận kế toán thanh toán

Bộ phận kế toán chi phí và tính giá thành

Bộ phận kế toán vốn đầu tư & nghiên cứu KH

Nhân viên thông kê trung tâm

Bộ máy kế toán của Viện được khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 3 – Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Mỗi kế toán có chức năng và nhiệm vụ riêng song đều thực hiện nhiệm vụ chung của bộ máy kế toán Đó là:

- Phản ánh các chứng từ, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong qua trình sản xuất kinh doanh một cách đầy đủ, trung thực, kịp thời theo đúng nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ quy định;

- Thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp thông tin về hoạt động nghiên cứu cũng như hoạt động sản xuất kinh donah của Viện;

- Tổng hợp số liệu, lập hệ thống báo cao tài chính, cung cấp cho các đối tượng sử dụng liên quan;

- Thực hiện kiểm tra, giám sát việc chấp hành các chế độ quản lý kinh tế nói chung, chế độ kế toán nói riêng;

- Tham gia phân tích thông tin kế toán tài chính, đề xuất kiến nghị hoàn thiện hệ thống kế toán tài chính;

- Ngoài ra, bộ máy kế toán của Viện còn tham gia công tác kiểm kê tài sản, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán theo quy định.

Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý chung

Bộ máy kế toán của Viện được tổ chức tập trung, thống nhất đã hỗ trợ tốt cho việc kiểm tra đôn đốc các đơn vị, bộ phận trong Viện, góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả công tác quản lý chung của Viện Viện có quy mô tương đối lớn với có cấu phức tạp, nhiều trung tâm và phòng ban, song lãnh đạo Viện luôn bao quát và giám sát được hoạt động của từng trung tâm cũng như các phòng ban Điều đó có thể thực hiện được chính là nhờ có bộ máy kế toán luôn cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết, đáp ứng được yêu cầu quản trị của ban lãnh đạo Viện.

Việc phân công kế toán phụ trách một số trung tâm đã nâng cao hiệu quả của công tác hạch toán kế toán, đảm bảo các chứng từ được kiểm tra chặt chẽ, tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ và được phân loại trước khi trình kế toán trưởng và Viện trưởng duyệt Do đó đã tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo Viện trong việc kiểm soát chứng từ nói riêng và các mặt hoạt động của Viện nói chung Hơn nữa, các kế toán phụ trách trung tâm này đồng thời là kế toán chi phí giá thành cho trung tâm đó, nên thông tin chi phí giá thành nhờ đó cũng được cung cấp nhanh chóng, kịp thời và chính xác.

Cùng với phòng kế hoạch tổng hợp và phòng quản trị, hiệu quả hoạt động của phòng tài chính kế toán đã đóng vai trò quan trọng trong việc không ngừng tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý nói chung.

Vận dụng chế độ kế toán hiện hành tại Viện

Tại Viện áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của

Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của các nhân viên kế toán và các trang thiết bị phòng kế toán; đồng thời trên cơ sở nhận biết nội dung, đặc điểm, trình tự và phương pháp ghi chép của mỗi hình thức sổ kế toán, Viện máy và dụng cụ công nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ Đây là hình thức kế toán được xây dựng trên cơ sở kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, đảm bảo các mặt kinh tế được tiến hành song song, việc kiểm tra, sử dụng số liệu được nhanh chóng, dễ dàng Do vậy, công việc kế toán được tiến hành kịp thời phục vụ phục vụ cho yêu cầu quản lý, đảm bảo số liệu chính xác và đảm bảo tiến độ công việc ở các khâu.

Do Viện máy và dụng cụ công nghiệp là một doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn, các nghiệp vụ diễn ra rất đa dạng, vì vậy, các loại chứng từ kế toán được tổ chức tại Viện cũng rất đa dạng và phong phú, bao gồm cả hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn.

Các chứng từ được lập tại Viện theo đúng quy định trong chế độ và được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán và thông tin cho quản lý Bên cạnh hệ thống chứng từ thống nhất, bắt buộc, Viện còn sử dụng nhiều chứng từ hướng dẫn, đã góp phần nâng cao hiệu quả của công tác hạch toán kế toán tại Viện Các chứng từ sau khi đượcghi sổ và luân chuyển sẽ được lưu và bảo quản theo quy định hiện hành.

Viện không có quy định cụ thể về thời gian lập mỗi loại chứng từ ghi sổ mà tiến hành lập chứng từ ghi sổ căn cứ vào số lượng chứng từ gốc liên quan Kế toán sẽ tập hợp các chứng từ liên quan đến từng phần hành thành các tệp chứng từ Mỗi tệp chứng từ gồm khoảng 15 – 20 chứng từ Khi tập hợp được thành một tệp chứng từ, kế toán sẽ lập chứng từ ghi sổ và phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp Các chứng từ tại Viện được kiểm tra chặt chẽ trong suốt quá trình luân chuyển.

Quy trình luân chuyển chứng từ chung của Viện được khái quát qua sơ đồ sau:

Nhân viên thống kê Tập hợp, kiểm tra các chứng từ hạch toán ban đầu

Giám đốc đơn vị Ký duyệt các chứng từ

Kế toán phụ trách đơn vị Kiểm tra, phân loại chứng từ

Viện trưởng Ký duyệt các chứng từ

Kế toán phần hành Lập chứng từ đặc trưng của phần hành

Viện trưởng Ký duyệt các chứng từ

Kế toán phần hành Lập chứng từ ghi sổ

Kế toán tổng hợp Tập hợp thành tập chứng từ

Ghi sổ kế toán tổng hợp

Kế toán phần hành Ghi sổ kế toán chi tiết

Sơ đồ 4 – Quy trình luân chuyển chứng từ chung tại Viện

Viện máy và dụng cụ công nghiệp sử dụng hệ tống tài khoản như hệ thống tài khoản của doanh nghiệp sản xuất Một số tài khoản được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý cụ thể Nhìn chung, hệ thống tài khoản của Viện đã đáp ứng được yêu cầu ghi chép và phản ánh vào sơ đồ tài khoản của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

 Chế độ sổ sách Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Nhà nước và phù hợp với yêu cầu quản lý, kinh doanh, Viện áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ Mặt khác, với tình hình phát triển hiện nay của Viện, để phản ánh kịp thời các nghiệp vị phát sinh, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép và dáp ứng yêu cầu quản lý, Viện đã áp dụng phền mềm kế toán máy từ năm 2006 Phần mềm được cài đặt tại Viện là phần mềm kế toán FAST ACCOUTING Quy trình ghi sổ được khái quát theo sơ đồ 5 (được trình bày ở trang sau) Để thực hiên công tác kế toán tại Viện, phòng kế toán được trang bị 6 máy tính Các thao tác ghi sổ từ các chứng từ lên sổ chi tiết đều do kế toán phị trách các phần hành trực tiếp thực hiện Sau đó thông qua kế toán máy các số liệu được tổng hợp theo từng phần hành, cuối cùng máy tính sẽ cung cấp các báo cáo mà kế toán viên cần Do áp dụng kế toán máy nên khâu quan trọng nhất là nhập dữ liệu vào máy tính thông qua phần mềm kế toán Ngay sau khi nhập số liệu, kế toán viên có thể có được các sổ tổng hợp, sổ chi tiết hoặc các báo cáo tài chính mình cần.

Theo hình thức ghi sổ là Chứng từ ghi sổ, tại Viện sử dụng mẫu riêng nhằm phù hợp và tiện lợi trong quá trình ghi chép và phản ánh vào sơ đồ tài khoản Mẫu Chứng từ ghi sổ được lập như sau:

Ghi Nợ TK…./Có TK….

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Sổ, thẻ kế toán chi tiêt

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Bản tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh

Nhập dữ liệu vào máy

Máy xử lý các thao tác trên máy

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 5 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤTVÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN XUẤT SẢN PHẨM TẠI VIỆN MÁY VÀ DỤNG CỤ CÔNG NGHIỆP

Đặc điểm hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất sản phẩm tại Viện

2.1.1 Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất sản phẩm

Các sản phẩm được sản xuất tại Viện có tính đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ nhưng kích thước lớn, giá trị cao, quá trình sản xuất chế tạo thường diễn ra trong thời gian dài và thường được đặt mua trước thông qua đấu thầu Trong trường hợp thắng thầu, Viện và khách hàng có nhu cầu sẽ kí kết hợp đồng kinh tế Việc nghiên cứu sản xuất để thực hiện hợp đồng được một trung tâm có chức năng tương ứng thực hiện Do đặc điểm sản phẩm và sản xuất như vậy nên công tác kế toán chi phí sản xuất được tập hợp theo từng hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng.

Căn cứ vào đối tượng hạch toán chi phí sản xuất, Viện xác định đối tượng tính giá thành là từng hợp dồng kinh tế hay đơn đặt hàng Giá thành của từng hợp đồng kinh tế được xác định khi sản phẩm hoàn thành, nghiệm thu và bàn giao Tuy nhiên, do định kỳ hàng quý Viện phải báo cáo Bộ chủ quản về các mặt hoạt động, nên cuói mỗi quý, căn cứ vào sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh của các hợp đồng, kế toán tính toán tổng chi phí sản xuất phát sinh trong quý và luỹ kế đến cuối quý của các hợp đồng , làm căn cứ lập “Bảng kê chi tiết chi phí sản phẩm dở dang” và “Báo cáo chi tiết chi phí các đề tài” Đối với các hợp đồng đã hoàn thành và bàn giao, kế toán tính tổng giá thành và kết chuyển sang tài khoản xác định giá vốn Đối với các hợp đồng chưa hoàn thành, kế toán tính tổng chi phí và coi tổng chi phí luỹ kế đến cuối quý là giá trị sản phẩm dở dang.

2.1.2 Đặc điểm các khoản mục chi phí và yêu cầu quản lý chi phí

Mỗi hợp đồng kinh tế từ khi lập dự án đến khi thực hiện, bàn giao, bảo hành và thanh lý hợp đồng được mở riêng trên một hoặc một số trang liên tiếp của sổ chi phí sản xuất kinh doanh để tập hợp chi phí thực tế phát sinh.

Chi phí sản xuất tại Viện được phân loại theo khoản mục, bao gồm:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Chi phí nhân công trực tiếp

- Chi phí sản xuất chung. Đặc điểm các khoản mục chi phí và yêu cầu quản lý các khoản mục này cụ thể như sau:

Về khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp :

Các loại nguyên vật liệu trực tiếp được sử dụng trong sản xuất chế tạo sản phẩm rất đa dạng, tùy thuộc vào đặc trưng riêng của sản phẩm Ngoài các vật tư dùng phổ biến là các loại thiết bị điện (rơ le, cầu nối, biến thế, giảm chấn,…), mỗi loại sản phẩm lại sử dụng những loại vật tư đặc thù Ví dụ, trạm trộn bê tông của trung tâm Chuyển giao công nghệ sử dung các loại vật tư như: Cối trộn, đầu đo lực, cảm biến đo lực, xi lanh SMC, các loại cân điện tử, cữ hành trình, bộ băng tải, xi lô, bộ máy tính PCL,… trong khi đó, máy cắt kim loại CNC gas – plasma của trung tâm khuôn mẫu và máy công cụ CNC sử dụng các loại vật tư rất khác như máy tính điều khiển chuyên dùng, động cơ điều khiển và bộ điều khiển tự động điều khiển động cơ điện SERVO, thiết bị đo hành trình của các trục, bộ nguồn phát Plasma,…

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm Vật tư được cung cấp cho sản xuất từ ba nguồn cơ bản là xuất kho cho sản xuất, mua ngoài hoặc thuê chế tạo ngoài rồi xuất trực tiếp cho sản xuất không qua kho, nhập khẩu thiết bị xuất trực tiếp không qua kho Các vật tư xuất kho cho các sản phẩm chủ yếu là các loại thiết bị điện, hoặc thiết bị sử dụng được cho nhiều loại sản phẩm; các thiết bị điều khiển hiện đại, công nghệ cao chủ yếu được nhập khẩu từ các nước phát triển như bộ nguồn plasma nhập khẩu từ Mỹ, máy tính điều khiển chuyên dùng nhập từ Mỹ và Đức,…Nhiều loại thiết bị khác được mua ngoài hoặc thuê ngoài sản xuất rồi đưa vào lắp ráp không qua kho như các cối trộn bê tông kích thước nhỏ, hệ thống băng tải, con lăn,

Khi nhận thực hiện một hợp đồng kinh tế, trung tâm tự dự tính số lượng các loại vật tư cần thiết dùng cho hợp đồng kinh tế đó làm cơ sở đề nghị Viện tạm ứng mua vật tư Các vật tư được mua về này sẽ xuất thẳng vào xưởng sản xuất mà không cần qua kho Do các loại vật tư Viện sử dụng đều có sẵn trên thị trường và giá cả hầu như không biến động trong thời gian dài, nên Viện không dự trữ nhiều vật tư Tại các kho, vật tư chủ yếu được quản lý là các vật liệu điện, vật liệu thuộc phụ tùng thay thế, vật liệu phổ biến dùng được cho nhiều hợp đồng khác nhau Hiện nay, toànViện có 6 kho, mỗi trung tâm sản xuất có một kho riêng với các loại vật tư mang tính đặc trưng cho các sản phẩm chuyên chế tạo tại trung tâm Ví dụ, tại kho trung tâm Khuôn mẫu và máy CNC có các loại vật tư: thép làm khuôn, tôn tấm, vòng bi SKF, hộp số bánh răng, thép ray, nhựa PP,…;trong khi đó kho trung tâm Chuyển giao công nghệ lại quản lý các loại vật tư khác hẳn như: cảm biến đo lực, đầu đo lực, bộ khuyếch đại đo lường, xilanh SMC,…

Về khoản mục chi phí nhân công trực tiếp:

Chi phí nhân công trực tiếp thường chiếm từ 10 – 20% tổng giá thành sản xuất sản phẩm Tuy nhiên, đối với các hợp đồng sửa chữa máy móc thiết bị thì giá thành hợp đồng thì chủ yếu là chi phí nhân công.

Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lương của công nhân viên trực tiếp nghiên cứu, sản xuất, chế tạo sản phẩm, lương khoán, tiền thuê nhân công bên ngoài và các khoản trích theo lương theo tỷ lệ quy định của công nhân viên trực tiếp ở trung tâm. Đối với công nhân và kỹ sư trực tiếp tham gia vào quá trình nghiên cứu chế tạo sản phẩm, lương được tính theo thời gian công nghệ và bậc lương Thòi gian công nghệ là số ngày mỗi cá nhân được xác định căn cứ vào tính chất công việc và trình độ của mỗi cá nhân Cụ thể Viện có 10 bậc lương với mức lương từng bậc như sau:

Bậc 1: 800.000đ/1 tháng/1 người Bậc 6: 1.700.000đ/1 tháng/1người Bậc 2: 900.000đ/1 tháng/ 1 người Bậc 7: 2.000.000đ/1tháng/1người

Bậc 3: 1.000.000đ/1 tháng/ 1 người Bậc 8: 2.300.000đ/1 tháng/1 người Bậc 4: 1.200.000đ/1 tháng/1 người Bậc 9: 2.600.000đ/1 tháng/1 người Bậc 5: 1.400.000đ/1tháng/1 người Bậc 10: 3.000.000đ/1tháng/1 người

Khác với nhiều doanh nghiệp khác dùng hệ số K để tính ngày công đối với những ngày làm thêm (ví dụ: K = 1,5 nếu làm thêm giờ; K = 2 nếu làm việc ngày nghỉ, lễ, tết), Viện máy và dụng cụ công nghiệp không dùng hệ số K mà chỉ theo dõi các ngày làm thêm để làm căn cứ xét lương thưởng Để đảm bảo tiến độ của các hợp đồng đã ký, các cán bộ công nhân viên của Viện có thể phải làm thêm một vài ngày Trong trường hợp này, trung tâm sẽ theo dõi xem xét trong mối quan hệ với chất lượng và tiến độ công việc, từ dố tăng bậc lương được hưởng cho CBCNV làm thêm Việc tăng bậc lương này cũng được áp dụng trong trường hợp CBCNV của đơn vị hoàn thành công việc hiệu quả, góp phần mang lại hiệu quả hoạt động kinh doanh chung của đơn vị và của toàn Viện.

- Bảng kê phí đào tạo

- Hợp đồng nhập khẩu ủy thác

- Bảng phân bổ khấu hao

- Phiếu thu dịch vụ kiêm hóa đơn

Ghi sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh các khoản mục tương ứng

- Báo cáo chi tiết chi phí các đề tài

- Báo cáo chi tiết chi phí sản phẩm dở dang

2.1.3 Trình tự hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Đặc trưng của phần hành kế toán tập hợp chi phí sản xuất là sử dụng các chứng từ từ các phần hành khác đem đến Các chứng từ được chuyển đến từ các phần hành liên quan - tiền lương và các khoản trích theo lương, vật tư, tài sản cố định, vốn bằng tiền - được sử dụng để ghi sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh các khoản mục tương ứng Sổ này được sử dụng làm căn cứ tính giá thành sản xuất sản phẩm và lập báo cáo chi phí: “Báo cáo chi tiết chi phí các đề tài” và “Báo cáo chi tiết chi phí sản phẩm dở dang”

Quy trình luân chuyển chứng từ trong phần hành kế toán tập hợp chi phí sản xuất được khái quát qua sơ đồ 6 như sau:

Sơ đồ6 : Quy trình luân chuyển chứng từ tập hợp chi phí sản xuất

Do Viện áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho nên các tài khoản được sử dụng để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất bao gồm:

 TK 621: “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”

 TK 622: “Chi phí nhân công trực tiếp”

 TK 627: “Chi phí sản xuất chung”

 TK 154: “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”

Trình tự hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành được phản ánh qua sơ đồ sau:

Chứng từ ghi sổ: ghi

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh

Hàng ngày, căn cứ cào cấc chứng từ liên quan đến chi phí sản xuất sản phẩm phát sinh trong kỳ, kế toán lập các chứng từ ghi sổ (ghi Nợ (Có) các TK 621, 622,

627, 154) và các sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh.

Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được ghi sổ vào các tài khoản 621, 622, 627, 154.

Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu, so sánh với số liệu của sổ cái Sau đó lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu ghi chép trên sổ cái và đối chiếu, so sánh với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

Bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết là căn cứ để lập các báo cáo kế toán.

Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Sau khi nhận hợp đồng, trung tâm tiến nghiên cứu, thiết kế kỹ thuật theo yêu cầu đặc thù của từng hợp đồng và thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, trung tâm lập giấy đề nghị cấp vật tư Phòng Tài chính kế toán sẽ kiểm tra lượng tồn kho của các loại vật tư được yêu cầu Nếu vật tư có trong kho, kế toán sẽ lập Phiếu xuất kho Trường hợp vật tư không có trong kho,hoặc đối với các vật tư đặc thù riêng cho sản phẩm, trung tâm sẽ cử nhân viên tiếp liệu đi mua ngoài và đưa thẳng vào sản xuất không qua kho.

 Trường hợp xuất kho vật tư cho sản xuất

Căn cứ vào dự toán chi phí sản xuất đã được duyệt và nhu cầu vât tư theo tiến độ hợp đồng, nhân viên tiếp liệu của trung tâm viết “ Giấy đề nghị cấp vật tư ” (Biểu số 1), trình giám đốc trung tâm kí duyệt Sau khi được giám đốc trung tâm kí duyệt, nhân viên thống kê trung tâm chuyển giấy đề nghị lên kế toán phụ trách trung tâm trình kế toán trưởng và Viện trưởng ký duyệt

Căn cứ vào Giấy đề nghị cấp vật tư đã được phê duyệt, kế toán vật tư lập

“ Phiếu xuất kho ” (Biểu số 2) làm ba liên theo đúng quy định hiện hành (liên 2 lưu tại quyển, liên 2 và liên 3 dùng để luân chuyển: 1 liên giao cho người lĩnh vật tư, một liên giao cho thủ kho thực hiện việc xuất kho vật tư, sau đó chuyển lên phòng kế toán ghi sổ và bảo quản, lưu trữ).

TT Chuyển giao CN GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ

Kính gửi: Viện trưởng Viện máy và dụng cụ công nghiệp

Trung tâm Chuyển giao công nghệ đề nghị Viện xuất nguyên vật liệu, dụng cụ phục vụ cho các hợp đồng sau:

STT Mã hợp đồng Tên vật tư Đv tính Số lượng

2 04/CTXD/ĐTXD Vít tải đứng Ф250 chiếc 02

3 04/CTXD/ĐTXD Vít tải xiên Ф250 chiếc 03

Viện trưởng Kế toán trưởng Giám đốc trung tâm

Viện máy và dụng cụ công nghiệp

TT Chuyển giao công nghệ

Ngày 06 tháng 12 năm 2003 Nợ TK 621

Họ tên người nhận hàng: Phạm Văn Quân Địa chỉ: Trung tâm CGCN

Lý do xuất: Xuất vật tư theo đề nghị của trung tâm CGCN

Xuất tại kho: Trung tâm CGCN

STT Tên, nhãn hiệu, quy cách sản phẩm Đvị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

- Thành tiền (bằng chữ): Một trăm ba mươi tư triệu năm trăm chín hai nghìn đồng chẵn.

Phụ trách bộ phận sử dụng

Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho Thủ trưởng đơn vị

Stt PN Danh điểm vật tư Nhập trong năm

… Tồn quý III Xuất quý IV Tồn quý IV

SL ĐG TT SL ĐG TT S

8 PN48 Cty Cổ phần Cơ khí Hà Nội

9 PN57 Cty Điện tử công nghiệp

Bộ nguồn ổn áp chính xác cao

Thiết bị tự động hóa

Bộ khuyếch đại đo lường

Cảm biến đầu đo lực SB10

Cảm biến đầu đo lực SB20

Bộ bảo vệ chống nhiễu và cách ly

27 PN67 Cty vật tư công nghiệp HN

28 PN68 Cty TMKT Thành Long

… vật tư ghi: “Sổ chi tiết vật tư” (Biểu số 3) Sổ này được chi tiết theo từng trung tâm hay từng kho (do mỗi trung tâm sản xuất có một kho riêng) Đây là một căn cứ để kế toán kiểm tra, đối chiếu sổ vật tư xuất kho cho sản xuất với các thông tin trên sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh. Đồng thời, căn cứ vào phiếu xuất kho và các chứng từ gốc ban đầu hợp lệ, kế toán vật tư lập chứng từ ghi sổ ghi có TK 152:

TCT 78 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 01

Tháng 12 Ghi Nợ TK…/Có TK 152 Đơn vị tính: VNĐ

Chứng từ Diễn giải Cộng

1 PX110 B8- Xuất VT phục vụ HĐ

2 PX111 B3- Xuất VT phục vụ HĐ B25/06 6.897.445 6.897.445

B2- Xuất VT phục vụ HĐ 04/CTXD và B52/06

9 PX118 B8- Xuất VT phục vụ HĐ B54/06 46.658.900 46.658.900

10 PX119 B2- Xuất VT phục vụ HĐ B48/06 15.648.200 15.648.20

11 PX120 B3- Xuất VT phục vụ HĐ B25/06 4.655.340

Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ này, Kế toán ghi vào sổ cái TK 621(Biểu số 9) Chứng từ ghi sổ ghi Có TK 152 và các chứng từ ghi sổ khác sau khi được lập và kiểm tra sẽ được kế toán ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (Biểu số 5), làm căn cứ để cuối kỳ đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh các Tài khoản. Đơn vị: VNĐ

 Trường hợp vật tư mua ngoài hoặc thuê ngoài chế tạo rồi đưa thẳng vào sản xuất

Trong trường hợp vật tư không có trong kho, trung tâm đề nghị Viện tạm ứng và cử nhân viên tiếp liệu đi mua ngoài hoặc thuê ngoài chế tạo Số vật tư này sẽ được đưa thẳng xuống xưởng để sản xuất và lắp ráp mà không nhập qua kho Đầu tiên, trung tâm lập “Giấy đề nghị tạm ứng” gửi lên Kế toán trưởng, Viện trưởng xét duyệt.

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Kính gửi: Viện trưởng Viện máy và dụng cụ công nghiệp

Tên tôi là: Phạm Văn Quân Bộ phận: Trung tâm chuyển giao công nghệ Đề nghị Viện tạm ứng số tiền: 45.000.000

(Bằng chữ):Bốn lăm triệu đồng chẵn

Lý do tạm ứng: Mua silô xi măng phục vụ hợp đồng 04/CTXD

Ngày 06 tháng 12 năm 2006Viện trưởng Kế toán trưởng Giám đốc trung tâm Người đề nghị tạm ứng

Sau khi nhận được tiền tạm ứng, nhân viên tiếp liệu mua vật tư về và đưa vào xưởng sản xuất, đồng thời toàn bộ chứng từ mua vật tư được chuyển lên phòng kế toán của Viện Sau khi kiểm tra, đối chiếu các chứng từ: Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, hóa đơn GTGT,…kế toán thanh toán lập Chứng từ ghi sổ ghi Có TK 141 (Biểu số 8) và ghi sổ chi tiết tạm ứng.

Các Chứng từ ghi sổ này cùng các chứng từ gốc kèm theo được kế toán tổng hợp tập hợp thành các tệp chứng từ để thuận lợi trong kiểm tra, sử dụng chứng từ và được sử dụng làm căn cứ ghi Sổ cái TK 621 (Biểu số 9)

Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành của từng trung tâm cũng căn cứ vào tệp chứng từ này để ghi: “Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh” khoản mục

“nguyên vật liệu” Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh được mở riêng cho từng trung tâm và mỗi hợp đồng kinh tế được theo dõi trên một số trang liên tiếp của sổ này (Biểu số 10) Ông (Bà): Phạm Văn Quân Bộ phận: Trung tâm CGCN (B3)

Số phát sinh Số dư

SH CTGS TCT Nợ Có Nợ Có

2 80 Hoàn t/ư card xử lý đa năng

4 86 Hoàn t/ư silô xi măng- HĐ 04/CTXD

TCT 83 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 02

Tháng 12 Quý IV/2006 Ghi Nợ TK…./Có TK 141 Đơn vị tính: VNĐ

STT Chứn g từ Diễn giải Cộng Ghi Nợ TK

B2-Hoàn tạm ứng silô xi măng HĐ 04/CTXD

B2-Hoàn tạm ứng băng tải HĐ 04/CTXD 30.000.000 25.600.000 4.400.000

Quý IV/2006 Đơn vị tính: VNĐ Ngày tháng

78 Xuất vật tư phục vụ hợp đồng B54/06 và

86 Hoàn tạm ứng silô xi măng

Chi phí nguyên vật liệu sau khi được tập hợp trên tài khoản 621, cuối quý được kết chuyển về tài khoản 154 Đơn vị tính : VNĐ

Diễn giải TK đ/ư Tổng CPSX

SH Ngày NVL Lương NC thuê Khấu hao Đ, N, ĐT Khác

59 PX 79 18/10 Xuất vật tư phục vụ hợp đồng 152 4.056.200 4.056.200

60 CT 2 20/10 Tiền công tác phí 1111 2.000.000 2.000.000

61 BPB 29/10 Lương và trích theo lương T10/06 334,338 6.498.700 6.498.700

78 PX112 12/06 Xuất kho vít tải 152 110.592.000 110.592.000

Thanh toán chi phí thuê nhân công 1111 35.564.120 35.564.120

86 20/12 Hoàn tạm ứng silô xi măng 141 43.300.000 43.300.000

BPB T12 Phân bổ điện, nước, điện thoại 331 216.789 216.789

BPB T12 Lương và trích theo lương T12/06 334,338 9.325.986 9.325.986

BPB T12 Phân bổ khấu hao 214 2.586.400 2.586.400

Cộng phát sinh quý IV 1.138.711.291 976.582.100 21.586.250 68.935.524 7.694.256 754231 63.158.930

Luỹ kế quý IV 3.162.993.446 2.944.125.957 36.183.573 87.396.024 13.095.479 1350983 80.841.430 lương Căn cứ vào bảng chấm công, kế toán tính lương thực hiện cho cán bộ công nhân viên trực tiếp tham gia vào quá trình nghiên cứu chế tạo như sau:

Lương thực hiện của CBCNVi Lương theo bậc của CBCNVi x Số ngày công thực tế của CBCNVi

Số ngày công trong tháng

Số ngày công trong tháng có thể là 21, 22, hoặc 23 tùy theo tháng.

Theo quy định của Viện, Giám đốc trung tâm có quyền đề nghị xét tăng bậc lương cho CBCNV làm thêm hoặc đạt hiệu quả công việc cao Mức xét tăng không được vượt quá 3 bậc lương và không được vượt quá mức lương của Phó giám đốc trung tâm.Trong trường hợp mức lương của một CBCNV nào đó vượt quá mức lương của cấp phó đơn vị thì sẽ được xác định mức lương bằng với mức lương của cấp phó đơn vị.

Ngược lại, trong trường hợp CBCNV của đơn vị không hoàn thành tốt công việc được giao, gây cản trở tiến độ chung của gợp đông hay dự án, Giám đốc đơn vị có thể đề nghị xét giảm bậc lương và mức giảm này cũng không được vượt quá 3 bậc lương.

Ngoài ra, bên cạnh lương thực hiện trên, cán bộ công nhân viên trực tiếp còn được hưởng các chế độ lương khác như lương phép, lương thưởng,…

Lương phép là lương áp dụng trong trường hợp CBCNV nghỉ phép Theo quy định tại Viện, CBCNV được nghỉ phép không quá 10 ngày /1 năm và lương phếp được xác định như sau:

Lương phép = Hệ số cấp bậc công việc x Lương tối thiểu x Số ngày nghỉ phép

Số ngày làm việc trong tháng theo quy định

Lương tối thiểu được áp dụng tại Viện hiện nay theo đúng quy định là 450.000đ, số ngày làm việc trong tháng theo đúng quy định là 22 ngày.

Ngoài ra, tại Viện còn áp dụng hình thức lương khoán: Viện giao khoán cho một số công nhân viên thực hiện một hợp đồng hoặc một số phần của hợp đồng nhất định Hình thức lương khoán này đã có tác dụng lớn trong việc khuyến khích người lao động nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc Đối với các lao động thê thanh toán nhân công thuê để lập Chứng từ ghi sổ ghi Có TK 1111 (biểu số 12). Chứng từ ghi sổ này là căn cứ để kế toán ghi Sổ cái TK 622 (biểu số 20), đồng thời kế toán chi phí giá thành ghi Sổ xhi tiết chi phí sản xuất kinh doanh của hợp đồng tương ứng cột “Nhân công thuê” (biểu số 10)

Căn cứ vào bảng tính lương, kế toán tính lương phải trả cho từng cán bộ công nhân viên trong tháng.

Hạch toán chi phí sản xuất chung

Theo quy định tại Viện, toàn bộ các chi phí phát sinh tại trung tâm đều hạch toán vào giá thành sản xuất của các hợp đồng Do đó, tất cả các chi phí phát sinh tại trung tâm trừ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp và chi phí đều được hạch toán vào chi phí sản xuất chung của trung tâm. tập hợp riêng cho từng hợp đồng, kế toán theo dõi riêng cho từng hợp đồng cụ thể, còn những khoản chi phí không tập hợp riêng được, kế toán theo dõi chung và phân bổ cho các hợp đồng theo tiêu thức phù hợp (theo đề nghị của trung tâm, theo chi phí lương của công nhân trực tiếp trong bảng tính lương hoặc phân bổ đều), phần lớn là theo tiêu thức chi phí lương của công nhân trực tiếp trong bảng tính lương Mức phân bổ chi phí sản xuất chung được xác định như sau:

Chi phí sản xuất chung phân bổ cho hợp đồng i

Chi phí sản xuất chung cần phân bổ x

Chi phí lương chân công trực tiếp hợp đồng i Tổng chi phí lương nhân công trực tiếp

2.4.1.Hạch toán chi phí nhân viên

Chi phí này bao gồm tiên lương, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương của Giám đốc và Phó giám đốc trung tâm, nhân viên quản lý xưởng, nhân viên thống kê, thủ kho, lái xe, … tại các trung tâm.

Lương của các đối tượng này được xác định như sau: Đối với Giám đốc và phó giám đốc trung tâm: Theo quy định của Viện, cán bộ lãnh đạo các trung tâm của Viện được hưởng lương theo hệ số lương Hệ số lương của Giám đốc trung tâm do Viện trưởng quy định dựa vào chức vụ đảm nhận và hiệu quả công việc Hệ số lương của Phó giám đốc trung tâm xác định nhưng không vượt quá hệ số lương của Giám đốc trung tâm.

Lương cán bộ cấp đơn vị i = Lương bình quân đơn vị x hệ số lương của cán bộ i Trong đó, lương bình quân đơn vị được xác định như sau:

Lương bình quân đơn vị = Tổng lương thực hiện của đơn vị x Số ngày công trong thángTổng số ngày công thực tế của đơn vị

Các khoản trích theo lương tương tự như đối với nhân công trực tiếp Cuối mỗi tháng, ké toán tính tổng lương và các khoản trích theo lương nhân viên quản lý và phục vụ trung tâm để phân bổ cho các hợp đồng kinh tế trong kỳ theo tiêu thức tiền lương của công nhân viên trực tiếp sản xuất trong bảng tính lương (biểu số 19)

Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ ghi Có TK 334 (Biểu số 17) và Chứng từ ghi sổ ghi Có Tk 338 (Biểu số 18), kế toán ghi sổ Cái TK 627 (biểu số 26).

2.4.2.Hạch toán chí phí công cụ, dụng cụ

Công cụ, dụng cụ dùng phục vụ sản xuất chung ở trung tâm bao gồm: Quần áo bảo hộ lao động, mũ an toàn, khẩu trang, găng tay, các dụng cụ như máy bắn vít, máy mài cầm tay, máy cưa tay,…Do giá trị công cụ, dụng cụ nhỏ nên kế toán tiến hành phân bổ giá trị công cụ một lần vào chi phí sản xuất Phần lớn các công cụ phục vụ sản xuất mua về hay xuất kho đưa vào xưởng đều dùng hết cho một hợp đồng nên trong nhiều trường hợp, kế toán cũng hạch toán luôn vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Đối với các công cụ, dụng cụ được sử dụng trong nhiều hợp đồng kinh tế, kế toán phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ cho các hợp đồng căn cứ vào tỷ lệ phân bổ do giám đốc trung tâm sử dụng đề xuất trên cơ sở ước tính mức độ sử dụng công cụ dụng cụ cho các hợp đồng) và đề xuất kế toán trưởng và Viện trưởng xét duyệt Riêng đối với quần áo bảo hộ lao động, găng tay, mũ an toàn, khẩu trang, kế toán tập hợp chi phí này và phân bổ cho từng hợp đồng theo chi phí lương công nhân viên trực tiếp sản xuất trong bảng tính lương.

2.4.3.Hạch toán chi phí khấu hao tài sản cố định

Trung tâm là đơn vị sử dụng tài sản cố định (TSCĐ) vào quá trình sản xuất, có trách nhiệm quản lý và bảo quản TSCĐ để không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ để không ngừng nâng cao hiệu quả hiệu quả sử dụng TSCĐ cũng như duy trì trạng thái hoạt động tốt của tài sản Đồng thời theo dõi việc sử dụng TSCĐ trong quá trình thực hiện hợp đồng để đề nghị tỷ lệ phân bổ chi phí khấu hao cho các hợp đồng liên quan, kế toán phân bổ chi phí khấu hao theo chi phí lương nhân công trực tiếp trong bảng tính lương.

Tại Viện, việc tính khấu hao được thực hiện theo phương pháp đường thẳng và theo nguyên tắc tròn tháng Mức trích khấu hao được xác định theo công thức: Định lỳ, kế toán lập “Bảng tính khấu hao TSCĐ” làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ và phân bổ chi phí khấu hao vào các chi phí liên quan (chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc ghi giảm nguồn kinh phí hình thành TSCĐ đối với các loại tài sản cố định hình thành bằng nguồn ngân sách cấp phục vụ nghiên cứu khoa học.

BẢNG PHÂN BỔ KHẤU HAO THÁNG 12/2006

Stt Tên TSCĐ Nguyên giá Số năm sử dụng

Tổng NS Tự bổ sung N

35 Thiết bị thí nghiệm tự động hoá

36 Hệ thống thiết bị gá lắp

Nhân viên thống kê tại các trung tâm căn cứ vào mức độ sử dụng TSCĐ vào các hợp đồng rồi phân bổ chi phí khấu hao cho các hợp đồng và trình Kế toán trưởng và Viện trưởng ký duyệt Kế toán viên sẽ dựa vào đó và tính chi phí khấu hao chi tiết cho từng hợp đồng Trong trường hợp trung tâm không tính mức phân bổ khấu hao, kế toán viên sẽ dựa vào chi phí lương nhân công trực tiếp để phân bổ.Căn cứ vào “Bảng phân bổ khấu hao” kế toán lập Chứng từ ghi sổ ghi Có TK 214:

Diễn giải Cộng Ghi Nợ TK

BPB Trích khấu hao TSCĐ tháng 12/2006

1 TT Thiết bị công nghiệp

Kế toán căn cứ vào cột “Khấu hao” của Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung (biểu số 25) để ghi Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh cột “Khấu hao” (biểu số 10)

2.4.4 Hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài

Tại các trung tâm sản xuất kinh doanh, các dịch vụ mua ngoài bao gồm điện nước, điện thoại và dịch vụ internet Trong đó, chi phí điện, nước và điện thoại được tập hợp riêng cho từng trung tâm do mỗi trung tâm đã được trang bị đồng hồ điện nước và máy điện thoại Còn đối với cước sử dụng dịch vụ internet, kế toán tập hợp chung toàn Viện rồi phân bổ đều cho các trung tâm Cuối tháng, căn cứ vào hoá đơn thanh toán các dịch vụ mua ngoài, kế toán lập “Bảng kê chi phí dịch vụ mua ngoài” (Biểu số 23) làm cơ sở lập Chứng từ ghi sổ ghi Có TK 331 và phân bổ đều chi phí đó cho các hợp đồng (do các chi phí này chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng giá trị các hợp đồng nên được phân bổ đều cho các hộ đồng kinh tế) Theo Bảng kê chi phí dịch vụ mua ngoài tháng 12, trung tâm Chuyển giao công nghệ có tổng chi phí dịch vụ mua ngoài là 4.986.154 đồng Tong tháng, trung tâm thực hiện đồng thời 23 hợp đồng Chi phí dịch vụ mua ngoài sẽ phân bổ đều cho các hợp đồng là: 4.986.154/23

Bảng kê chi phí dịch vụ mua ngoài còn được sử dụng để lập Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung cho các đối tượng tính giá thành (biểu số 25) Kế toán căn cứ

BẢNG KÊ CHI PHÍ DỊCH VỤ MUA NGOÀI

Tháng 12/2006 Đơn vị tính: VNĐ

2.4.5.Hạch toán chi phí khác bằng tiền

Ngoài những chi phí nêu trên có một số chi phí khác liên quan đên hợp đồng kinh tế như : Chi phí hội nghị, chi phí tiếp khách, giao dịch, chi phí dự thầu, tiền thue vận chuyển máy móc thiết bị đến nơi lắp đặt bàn giao, tiền công tác phí, phôtô tài liệu,…Hầu hết các chi phí này phát sinh trực tiếp cho từng hợp đồng nên kế toán tập hợp trực tiếp để tính giá thành cho hợp đồng liên quan Những chi phí không thể tập hợp riêng được, kế toán phân bổ theo đề nghị của trung tâm.

Tại trung tâm Chuyển giao công nghệ tháng 12 năm 2006, các chi phí bằng tiền khác khá đa dạng, phần lớn phát sinh cho các hợp đồng cụ thể Căn cứ vào Hoá đơn cụ thể, chứng từ do trung tâm chuyển lên, kế toán lập chứng từ ghi sổ ghi Có

TK 1111 hoặc ghi Có TK 1121 (biểu số 24) hoặc chứng từ ghi sổ ghi Có TK 141,căn cứ vào Chứng từ ghi sổ này, kế toán ghi Sổ Cái TK 627 (biểu số 26) Đôí với các chi phí bằng tiền khác không tập hợp trực tiếp cho từng hợp đồng được, kế toán tập hợp theo từng trung tâm rồi tiến hành phân bổ cho từng hợp đồng kinh tế, do chi

TCT 101 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 01 Tháng 12 quý IV/ 2006 Ghi Nợ TK…/Có TK 1121

STT Chứng từ Diễn giải Cộng Ghi Nợ TK

TK 627 TK 331 Thuê chuyển trạm-04/

Thuê kiểm định cân tàu hoả B54/06

25.264.000 84.566.000 Đơn vị tính: VNĐ ST

Mã hợp đồng Tổng CCDC Khao Đ,N,ĐT Chi khác

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN XUẤT SẢN PHẨM TẠI VIỆN MÁY VÀ DỤNG CỤ CÔNG NGHIỆP

Một số nhận xét, đánh giá chung về công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất sản phẩm tại Viện

 Về công tác tổ chức kế toán

Cùng với quá trình mở rộng quy mô hoạt động và chuyển hướng kinh doanh trong cơ chế thị trường, bộ máy kế toán của Viện không ngừng được hoàn thiện: tổ chức bộ máy ngày càng khoa học và hợp lý, nhờ đó đã góp phần không nhỏ vào sự phát triển chung của toàn Viện.

Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung đã tạo điều kiện cho kế toán trưởng kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và bảo đảm sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với mọi mặt hoạt động nghiên cứu, sản xuất kinh doanh của Viện Hơn nữa, hình thực tổ chức công tác kế toán này còn thuận tiện trong việc phân công, phân nhiệm, chuyên môn hóa công việc đối với nhân viên kế toán cũng như việc trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán Hình thức này giúp bộ máy kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm, hoạt động có hiệu quả mặc dù khối lượng công việc kế toán ngày càng lớn, các nghệp vụ kế toán phát sinh ngày càng nhiều.

Các nhân viên kế toán tại Viện, kể cả các nhân viên thống kê trung tâm đều có trình độ chuyên môn cao, nắm chắc nguyên lý cũng như chế độ chính sách kế toán Với đội ngũ lao động kế toán có kinh nghiệm, có năng lực và trình độ, phòng kế toán đã xử lý các nghiệp vụ linh hoạt, nhanh chóng, hiệu quả và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và có chất lượng cho công tác quản lý của lãnh đạo Viện.

Quy trình luân chuyển và kiểm tra chứng từ tại Viện rất chặt chẽ, đã nâng cao tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý của chứng từ, đồng thời giúp kế toán trưởng va lãnh đạo Viện theo dõi sát sao được mọi hoạt động diễn ra tại Viện Do tính chất sản xuất trong thời gian dài nên quy trình luân chuyển đó cũng không ảnh hưởng đến tiến trình thực hiện các nghiệp vụ kinh tế cũng như tiến độ sản xuất kinh doanh nói chung.

.Mẫu chứng từ ghi sổ của Viện được thiết kế với mẫu riêng thuận tiện cho việc ghi

Sổ cái và Sổ tổng hợp các số liệu.

Việc phân công kế toán phụ trách trung tâm đã nâng cao hiệu quả công tác hạch toán kế toán, đảm bảo các chứng từ được kiểm tra chặt chẽ trước khi trình kế toán trưởng và Viện trưởng ký duyệt Vì vậy đã tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo Viện trong việc kiểm soát chứng từ nói riêng và mọi hoạt động của Viện nói chung. Hơn nữa, các kế toán phụ trách trung tâm này đồng thời là kế toán chi phí và tính giá thành của trung tâm đó, nên các thông tin về chi phí và giá thành nhờ đó cũng được cung cấp nhanh chóng, kịp thời va chính xác.

 Về kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất sản phẩm

Với quy mô tương đối lớn gồm 10 trung tâm, trong đó có 8 trung tâm nghiên cứu, sản xuất, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Viện liên quan đến việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành trong kỳ thường rất lớn Tuy nhiên, công tác tập hợp chi phí sản xuất nhìn chung đã phản ánh được đúng thực trạng nghiệp vụ phát sinh, đáp ứng được yêu cầu quản lý tại Viện, đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phương pháp hạch toán các chỉ tiêu chi phí sản xuất Sự phân công trách nhiệm hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành cho 3 kế toán viện thực hiện như hiện nay là phù hợp Bên cạnh đó, sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán phụ trách trung tâm với nhân viên thống kê ở từng trung tâm trong việc tập hợp chứng từ, đối chiếu và kiểm tra đã hạn chế những sai sót, nhầm lẫn trong quá trình hạch toán, nâng cao hiệu quả của công tác hạch toán kế toán nói chung. Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành được xác định tại Viện là hợp lý, phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như đặc điểm sản phẩm và quy trình công nghệ Từ đó, việc tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán cũng như phương pháp tính giá thành được áp dụng đã bảo đảm được yêu cầu hạch toán Đồng thời, chủ nhiệm các đề tài, người phụ trách sản xuất theo dõi được kịp thời và chính xác các chi phí liên quan, kiểm soát được chi phí và tiến độ sản xuất

Cách tính lương cho các đối tượng tham gia trực tiếp và gián tiếp tại Viện đã tính đến yếu tố chất lượng và trình độ lao động, vì vậy đã khuyến khích được người lao động nỗ lực để đóng góp vào sự phát triển chung của toàn Viện Hơn nữa, cách

Tại Viện không tiến hành trích trước lương phép cho cán bộ công nhân viên. Tuy nhiên, việc không trích trước lương phép này không ảnh hưởng lớn đến giá thành và chi phí kinh doanh của kỳ Bởi vì: chính sách thưởng của Viện có sự khác biệt rõ rệt giữa các nhân viên nghỉ phép quá 10 ngày/ 1năm và các nhân viên không nghỉ phép hay nghỉ phép ít hơn quy định nên các cán bộ công nhân viên trong Viện rất ít nghỉ phép, ít cả số người và tổng số ngày nghỉ phép Hơn nữa, do đặc điểm mỗi hợp đồng hay dự án nghiên cứu sản xuất diễn ra trong thời gian dài nên tiến độ công việc không bị ảnh hưởng và chi phí sản xuất kinh doanh cũng không có biến động đáng kể.

Tóm tại, công tác hạch toán kế toán tại Viện nói chung và hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất sản phẩm nói riêng tại Viện đã đáp ứng được về cơ bản yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin hữu ích cho ban lãnh đạo Viện trong việc đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh.

3.1.2 Những tồn tại cần khắc phục

Bên cạnh các ưu điểm kể trên, công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất sản phẩm tại Viện vẫn còn tồn tại cần khắc phục nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác hạch toán.

 Về hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Viện chiếm tỷ trọng rất cao trong tổng giá thành sản xuất sản phẩm Chi phí này được hình thành từ 3 nguồn cơ bản là xuất kho cho sản xuất, mua ngoài hoặc thuê ngoài chế tạo xuất thẳng cho sản xuất, nhập khẩu ủy thác xuất thẳng cho sản xuất Trường hợp nhập khẩu ủy thác thực chất cũng gần tương tự trường hợp mua ngoài Với vật tư xuất cho sản xuất, kế toán hiện chỉ theo dõi trên Sổ chi tiết vật tư song chưa có bảng tổng hợp, vì thế còn khó khăn trong đối chiếu số liệu Với vật tư mua ngoài hoặc thuê ngoài chế tạo thì kế toán chưa có sự tổng hợp các khoản chi phí này theo các hợp đồng.

Hơn nữa, Sổ chi tiết vật tư được thiết kế chưa phù hợp gây khó khăn cho việc đối chiếu và tổng hợp số liệu Sổ này theo dõi vật tư không theo từng danh điểm vật tư mà theo từng lần nhập Mỗi lần nhập, kế toán ghi từng loaị vật tư nhập trên một số dòng tùy số lượng nhập và mức độ xuất, sau đó, khi xuất, kế toán ghi luôn trên cùng dòng đó ở cột xuất (Biểu số 3- trang 52) Việc thiết kế số như vậy chỉ thuận hợp làm ảnh hưởng đến tiến độ hợp đồng.

 Về hạch toán chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí nhân công trực tiếp tại Viện ngoài lương và các khoản trích theo lương trực tiếp trong bảng tính lương của Viện còn một số bộ phận khá lớn tiền thuê nhân công bên ngoài Với chi phí lương của công nhân viên trong bảng tính lương, kế toán hạch toán vào TK 1111 thanh toán khoản chi phí này

Nợ TK 622 : Chi tiết hợp đồng

Việc hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài như vậy dẫn đến việc đối chiếu số liệu giữa các số tổng hợp và sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh còn tốn nhiều thời gian.

 Về quản lý chi phí sản xuất chung

Chi phí sản chung phát sinh rất nhiều, đặc biệt là chi phí khác bằng tiền Do quy định tại Viện: tất cả các chi phí phát sinh tại trung tâm đều hạch toán vào chi phí của trung tâm và tính trực tiếp hoặc phân bổ cho c ác hợp đồng kinh tế kiên quan, vì vậy, khoản mục chi phí sản xuất chung của trung tâm khá lớn Đa số chi phí sản xuất chung tập hợp trực tiếp được cho từng hợp đồng kinh tế, chỉ những chi phí chung cần phân bổ kế toán mới lập bảng kê và bảng phân bổ cho các hợp đồng, vì vậy, kế toán không có thông tin tổng hợp chung về các chi phí sản xuất chung phát sinh tại trung tâm Trong khi đó, các chi phí này khá lớn, phát sinh thường xuyên và xó ảnh hưởng nhiều đến kết quả thực hiện hợp đồng Yêu cầu đặt ra là phải theo dõi sát sao chi phí sản xuất chung để kịp thời phát hiện những chi phí bất hợp lý và khống chế khoản chi này với một số hợp đồng ở mức độ cho phép mà không ảnh hưởng đến quá trình sản xuất.

Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất sản phẩm tại Viện máy và dụng cụ công nghiệp

Hoàn thiện hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

Như trên đã trình bày, trong hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có hai vân đề cần hoàn thiện, đó là theo dõi tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (gồm cả vật tư xuất kho, vật tư mua ngoài) và mẫu sổ chi tiết vật tư.

Thứ nhât, kế toán nên lập “Bảng kê vật tư mua ngoài” căn cứ vào các chứng từ gốc là các hoá đơn GTGT do người bán cung cấp và ghi theo trình tự thời gian khi nhận được chứng từ Căn cứ vào mục đích sử dụng cho hợp đồng nào thì ghi tên hợp đồng đó vào cột “hợp đồng”:

STT Chứng từ Tên vật tư Tổng giá trị

SH NT VAT Giá không đồng thuế

Ngoài ra kế toán cũng nên lập Bảng kê vật tư xuất kho:

BẢNG KÊ VẬT TƯ XUẤT KHO

Tên vật tư SL TT Hợp đồng

Số tổng cộng của hai biểu trên sẽ được đôí chiếu với cột ghi Nợ TK 621 của các Chứng từ ghi sổ tương ứng.

Thứ hai, về mẫu sổ chi tiết vật tư, kế toán nên mở sổ theo dõi cho từng danh điểm vật tư thay vì theo dõi cho mỗi lần nhập như hiện nay Điều này giúp cho việc tổng hợp nhập xuất tồn được thuận lợi hơn, Sổ nên mở cho từng kho hay từng trung tâm, do số lượng các danh điểm vật tư không nhiều, kế toán nên theo dõi trên một trang riêng và để hỗ trợ cho việc tìm kiếm nhà cung cấp một cách dễ dàng, sổ nên có thêm cột “nhà cung cấp

Nhà cung cấp SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT

Hoàn thiện chi phí nhân công trực tiếp Để quản lý tôt hơn chi phí nhân công thuê ngoài và thuận tiện trong việc đối chiếu số liệu, kế toán nên hạch toán khoản này thông qua tài khoản 334

Khi đó TK 334 ở Viện nên chi tiết thành hai tiểu khoản:

 TK 3341: “Công nhân viên trong bảng tính lương’

Phương pháp hạch toán chi phí này như sau:

Khi phát sinh chi phí thuê nhân công:

Nợ TK 622 Chi tiết hợp đồng

Có TK 3342 Nhân công thuê

Khi thanh toán cho nhân công thuê ngoài ghi

Theo cách hạch toán này, tổng chi phí nhân công trực tiếp bàng tổng phát sinh Có trên hai tài khoản là TK 3341 và TK 3342, việc đối chiếu thông tin được nhanh chóng và chính xác hơn.

Hoàn thiện phương pháp phân bổ và quản lý chi phí sản xuất chung

Với chi phí sản xuất chung có hai vấn đề cần hoàn thiện, đó là phân bổ và quản lý chi phí sản xuất chung.

Thứ nhất, đối với việc phân bổ chi phí sản xuất chung, theo em Viện nên quy định chung những khoản mục chi phí nào trung tâm có trách nhiệm theo dõi, quản lý và đề xuất tỷ lệ phân bổ Như vậy sẽ nâng cao vai trò của trung tâm trong việc quản trị chi phí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Trong kỳ, nhân viên thống kê của trung tâm theo dõi việc sử dụng tài sản cố định trên cơ sở theo dõi số nhất về từng khoản mục chi phí sản xuất chung, TK 627 nên chi tiết thành những tiểu khoản:

TK 6271: Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng và trung tâm

TK 6273: Chi phí công cụ, dụng cụ

TK 6274: Chi phí khấu hao TSCĐ

TK 6277: Chi phí dịch vụ mua ngoài

TK 6278: Chi phí bằng tiền khác

Việc chi tiết thành các tiểu khoản như vậy không những giúp báo cáo quản trị chi phí được chi tiết và rõ ràng mà còn giúp kế toán chi phí giá thành quản lý được sát sao hơn cá khoản mục chi phí sản xuất chung phát sinh.

Ngoài ra, kế toán nên lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung vào cuối mỗi quý để đối chiếu với Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung của từng hợp đồng.

BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG

Cột “tổng” của mỗi hợp đồng được sử dụng để đối chiếu với tổng chi phí sản xuất chung trên Sổ Chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh của mỗi hợp đồng Số tổng cộng của mỗi yếu tố chi phí sản xuất chung cuả tất cả các trung tâm sẽ đối chiếu với số phát sinh Nợ trên các tiểu khoản của TK 627 và đối chiếu với các bảng kê chi tiết chi phí có liên quan. bảo nhiệt tình của cán bộ kế toán phòng tài chính kế toán và các phòng ban khác đã giúp em nắm bắt, thâm nhập thực tế và củng cố hoàn thiện kiến thức lý luận tiếp thu được trong nhà trường, tạo điều kiện cho em đi sâu nghiên cứu tình hình thực tế công tác kế toán tại Viện đặc biệt là công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cũng như để hoàn thiện chuyên đề tôt nghiệp của mình.

Những ý kiến đề xuất, đánh giá bộ máy kế toán cũng như kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Viện máy và dụng cụ công nghiệp không phải là những phát hiện mới mà chỉ là những nội dung bổ sung mà em mạnh dạn đưa ra trên cơ sở phân tích lý luận và thực tế Tuy nhiên, đây là vấn đề hết sức rộng và phức tạp, thời gian thực tập ngắn, nên trong Báo cáo này không thể tránh khỏi những sai sót, hạn chế nhất định Em mong được sự đóng góp chỉ bảo của cô giáo và các anh chị phòng kế toán để em được tiến bộ hơn.

Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn tập thể Viện máy và dụng cụ công nghiệp, phòng tài chính kế toán dã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn cô giáo PGS.TS Phạm Thị Gái đã giúp đỡ em hoàn thành bài chuyên đề này.

Chương I: CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ

QUẢN LÝ TẠI VIỆN MÁY VÀ DỤNG CỤ CÔNG NGHIỆP 2

1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Viện 2

1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 5

1.2.1.Lĩnh vực và chức năng chủ yếu của Viện máy và dụng cụ công nghiệp .5

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất và quy trình công nghệ 6

1.2.2.1 Đặc điểm sản phẩm và thị trường kinh doanh của Viện 6

1.2.2.2 Đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ 8

1.3 Đặc điểm bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh 11

1.3.1.Cơ cấu quản lý theo chức năng 11

1.3.2 Hoạt động và chức năng của các phòng ban và trung tâm của Viện 13

1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Viện 16

1.4.1 Đặc điểm bộ máy tổ chức kế toán 16

1.4.2.Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý chung 19

1.4.3.Vận dụng chế độ kế toán hiện hành tại Viện 19

Chương II: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤTVÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN XUẤT SẢN PHẨM TẠI VIỆN MÁY VÀ DỤNG CỤ CÔNG NGHIỆP 24

2.1 Đặc điểm hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất sản phẩm tại Viện 24

2.1.1 Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất sản phẩm 24

2.1.2 Đặc điểm các khoản mục chi phí và yêu cầu quản lý chi phí 24

2.1.3 Trình tự hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 27

2.2 Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 28

2.3 Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp 38

2.4.Hạch toán chi phí sản xuất chung 47

2.4.1.Hạch toán chi phí nhân viên 48

2.4.2.Hạch toán chí phí công cụ, dụng cụ 49

2.4.3.Hạch toán chi phí khấu hao tài sản cố định 49