Thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty xây lắp số 12 1

LỜI NÓI ĐẦU Hoạt động chế thị trường có điều tiết vĩ mơ nhà nước, đồng thời chịu nhiều chi phối nhiều quy luật khách quan kinh tế thị trường doanh nghiệp phải tự lấy thu bù chi có lãi Để đạt yêu cầu cần phải nâng cao cơng tác quản lý hạch tốn kế tốn cơng cụ có hiệu Nó giám sát quản lý chặt chẽ, phản ánh khách quan trình sản xuất giúp cho doanh nghiệp đạt mục tiêu đề ra: giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Trong chi phí NVL yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trình sản xuất kinh doanh Sự biến động nguyên vật liệu có ảnh hưởng lớn đến tiêu Do quản lý, hạch tốn tốt ngun vật liệu yếu tố cơng tác tổ chức hạch toán quản lý chung đơn vị để đạt yêu cầu đề Cùng với kiến thức bổ ích tiếp thu khố học tơi viết chun đề hy vọng vận dụng sở lý luận vào thực tiễn, mong góp phần nhỏ bé ý kiến để hệ thống kế tốn ngày hồn thiện phát huy tác dụng to lớn thực tiễn Ngồi phần mở đầu kết luận, chuyên đề gồm có phần: Phần I: Những lý luận chung kế toán nguyên vật liệu sản xuất kinh doanh Phần II: Thực tiễn công tác kế tốn ngun vật liệu Cơng ty xây lắp số 12 Phần III: Một số nhận xét giải pháp hồn thiện Tuy nhiên với thời gian trình độ cịn hạn chế nên q trình nghiên cứu khơng tránh khỏi sai sót lý luận kiến thức Tơi mong góp ý thầy giáo để chuyên đề hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Phần I LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TỐN VẬT LIỆU TRONG Q TRÌNH SẢN XUẤT I Sự cần thiết phải tổ chức kế toán vật liệu doanh nghiệp sản xuất Vị trí ngun vật liệu q trình sản xuất Là yếu tố chủ yếu trình sản xuất sở vật chất để hình thành nên sản phẩm Do thiếu vật tư tiến hành hoạt động sản xuất vật chất nói chung xây dựng nói riêng Trong trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn chuyển giá trị lần vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ Do việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ kịp thời hay khơng có ảnh hưởng to lớn đến kế hoạch sản xuất doanh nghiệp Sản xuất bị đình trệ khơng có ngun vật liệu, có ngun vật liệu phải đảm bảo quy cách, phẩm chất sản phẩm tạo nên đáp ứng yêu cầu đặt Trong doanh nghiệp sản xuất chi phí ngun vật liệu chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí sản xuất để tạo sản phẩm cần tập trung quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu tất khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ sử dụng nguyên vật liệu hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm chừng mực định giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu sản xuất sở để tăng thêm sản phẩm xã hội Có thể nói ngun vật liệu giữ vị trí quan trọng khơng thể thiếu q trình sản xuất Yêu cầu quản lý: Quản lý vật liệu yếu tố khách quan mòi sản xuất xã hội Tuy nhiên trình độ sản xuất khác phạm vi mức độ phương pháp quản lý khác Dưới chế độ XHCN sản xuất ngày mở rộng phát triển sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất văn hoá tầng lớp xã hội Việc sử dụng vật liệu cách hợp lý, tiết kiệm có kế hoạch ngày coi trọng Công tác quản lý vật liệu nhiệm vụ tất người nhằm với hao phí lại thu hiệu kinh tế cao Cơng tác hạch tốn ngun vật liệu ảnh hưởng định đến việc hạch toán giá thành, để đảm bảo tính xác việc hạch tốn giá thành trước hết hạch tốn vật liệu phải xác Xuất phát từ vai trị, đặc điểm vật liệu q trình sản xuất kinh doanh địi hỏi phải quản lý chặt chẽ vật liệu khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ sử dụng Đó nội dung quan trọng công tác quản lý doanh nghiệp, nhà quảnlý doanh nghiệp quan tâm Để đáp ứng yêu cầu quản lý, xuất phát từ chức kế toán, kế toán doanh nghiệp sản xuất cần thực tốt khâu sau: - Tổ chức đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhà nước yêu cầu quan trọng doanh nghiệp - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp hạch toán hàng tồn kho doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu tình hình có biến động tăng giảm vật liệu qúa trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm - Thực việc phân tích, đánh giá tình hình thực kế hoạch mua, tình hình sử dụng vật liệu trình sản xuất kinh doanh II Phân loại đánh giá vật liệu Phân loại vật liệu Để sản xuất sản phẩm doanh nghiệp thường phải sử dụng nhiều nguyên vật liệu khác nhau, loại có vai trị cơng dụng tính lý hố học khác Để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp hạch toán xác ngun vật liệu địi hỏi phải nhận biết thứ loại nguyên vật liệu Tuỳ thuộc vào loại hình doanh nghiệp cụ thể thuộc ngành sản xuất khác mà nguyên vật liệu doanh nghiệp có phân chia khác Song nhìn chung doanh nghiệp sản xuất vào nội dung kinh tế vai trò vật liệu trình sản xuất kinh doanh yêu cầu quản lý doanh nghiệp, nguyên vật liệu dựa thành loại sau: - Nguyên vật liệu (bao gồm nửa thành phẩm ) - Vật liệu phụ - Nhiên liệu - Phụ tùng thay - Thiết bị xây dựng - Phế liệu Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu xác định trình chúng theo phương pháp định Về nguyên tắc kế toán nhập xuất tồn kho vật liệu phải phản án theo giá trị vốn thực tế * Giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho: - Đối với ngun vật liệu mua ngồi giá thực tế giá mua hố đơn (chưa có VAT) + thuế nhập (nếu có) + chi phí thu mua thực tế (bao gồm chi phí vật chất, bốc xếp bảo quản, bảo hiểm, thuê kho, thuê bãi, tiền phạt tiền bồi thường, chi phí nhân viên) - khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có) - Đối với vật liệu doanh nghiệp tự gia công chế biến giá thực tế gồm: giá thực tế vật liệu xuất kho gia cơng chế biến chi phí gia công chế biến - Đối với nguyên vật liệu th ngồi gia cơng chế biến giá thực tế giá thực tế vật liệu xuất thuê chế biến cộng chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến từ doanh nghiệp với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia cơng chế biến - Trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh vật liệu giá thực tế vật liệu nhận vốn góp liên doanh giá hội đồng liên doanh đánh giá công nhận - Phế liệu đánh giá theo ước tính (giá thực tế sử dụng bán được) * Giá vốn thực tế xuất kho Khi xuất dụng vật liệu kế tốn phải tính tốn xác giá, vốn thực tế vật liệu xuất cho nhu cầu, đối tượng sử dụng khác Việc tính giá thực tế vật liệu xuất kho tính theo phương pháp sau: - Tính theo giá nguyên vật liệu tồn đầu kỳ: Giá thực tế xuất kho = số lượng xuất kho x đơn giá vật liệu tồn đầu kỳ Đơn giá vật liệu tồn đầu kỳ = giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ số lượng vật liệu tồn đầu kỳ - Tính theo đơn giá bình quân gia quyền vật liệu tồn đầu kỳ nhập kỳ: phương pháp giống phương pháp đơn giá vật liệu tính bình qn cho số tồn đầu kỳ nhập kỳ Đơn giá bìnhquân gia quyền Giá thực tế vật liệu = + tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ giá thực tế vật liệu nhập kỳ + số lượng vật liệu nhập kỳ Giá thực tế xuất kho = Số lượng * đơn giá bình qn - Tính theo giá thực tế đích danh: phương pháp áp dụng cho loại vật liệu có giá trị cao, loại vật tư đặc chủng Giá thực tế vật liệu xuất kho vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo lô, lần nhập xuất số lượng xuất kho theo lần nhập - Tính theo giá thực tế nhập trước xuất trước: Theo phương pháp ta phải xác định đơn giá thực tế nhập kho lần nhập Sau vào số lượng xuất tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước với lượng xuất kho lần nhập trước, số lại (tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhập trước), tính theo đơn giá thực tế lần nhập sau Như giá vật liệu tồn cuối kỳ giá thực tế vật liệu nhập kho thuộc lần mua sau - Tính theo giá nhập sau xuất trước: Ta phải xác định đơn giá thực tế lần nhập xuất vào số lượng xuất đơn giá thực tế nhập kho lần cuối có kho vào lúc xuất sau đến lần nhập trước để tính giá thành thực tế xuất kho - Phương pháp giá hạch toán: Giá hạch toán sử dụng suốt kỳ hạch toán doanh nghiệp Cuối tháng điều chỉnh giá thực tế số vật liệu xuât kho kỳ sở hệ số chênh lệch giá thực tế giá hạch tốn: Gi¸ thực tế NVL = giá hoạch toán NVL * hệ sè xt kú xt kú chªnh lƯch Giá thực tế NVL Giá thực tế NVL gi¸ thùc tÕ NVL + giá thực tế NVL giá hoạch toán NVL + giá hoạch toán NVL Hệ số chênh lệch = tồn đầu kỳ nhập kỳ tồn đầu kỳ nhập kỳ Tu thuộc vào đặc điểm quản lý doanh nghiệp mà hệ số giá NVL tính riêng cho thứ, nhóm cho loại vật liệu III Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu Chứng từ sử dụng Theo quy định 114/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/95 chứng từ kế tốn vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội (mẫu 03 - VT) Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04 - VT) Biên kiểm nghiệm (mẫu 05 - VT) Thẻ kho (mẫu 06 - VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02 - BH) Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu 03 - BH) Sổ chi tiết vật liệu Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu áp dụng doanh nghiệp mà kế toán chi tiết vật liệu sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: - Thẻ kho - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Số số dư Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu *Phương pháp thẻ song song Nội dung phương pháp hạch toán chi tiết kho phịng kế tốn - Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn thủ kho tiến hành thẻ kho ghi theo tiêu số lượng - Ở phịng kế tốn:Kế tốn sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập xuất tồn theo tiêu vật giá trị Phương pháp ghi chép đơn giản lại trùng lắp nhiều thủ kho phịng kế tốn Nó áp dụng thích hợp doanh nghiệp có chủng loại vật liệu nghiệp vụ phát sinh trình độ chun mơn cán kế tốn cịn hạn chế * Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: -Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất tồn giống phương pháp - Ở phịng kế tốn: Kế tốn mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho thứ vật liêụ theo kho, sở chứng từ nhập xuất thủ kho định kỳ gửi lên Phương pháp giảm khối lượng ghi chép việc ghi sổ cịn trùng lắp thích hợp cho doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập xuất phát sinh, khơng bố trí riêng nhân viên kế tốn chi tiết vật liệu * Phương pháp sổ số dư: - Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn mặt số lượng, đồng thời cuối tháng phải ghi số tồn kho tính thẻ kho số dư theo tiêu số lượng - Ở phịng kế tốn: Kế tốn mở sổ số dư theo kho sử dụng cho năm để ghi sổ tồn kho cuối tháng thứ, nhóm, loại vật liệu theo tiêu số lượng tiêu giá trị Phương pháp có nhiều ưu điểm: giảm bớt khối lượng cơng việc để kiểm tra giám sát thường xuyên Tuy nhiên ghi sổ theo tiêu giá trị nên khó kiểm tra mặt số lượng mà phải xem số liệu thẻ kho Do áp dụng doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập xuất diễn thường xuyên, nhiều chủng loại, yêu cầu quản lý cao trình độ chun mơn cán tương đối cao IV Kế toán tổng hợp vật liệu Tuỳ theo quy mô doanh nghiệp yêu cầu quản lý mà sử dụng hai phương pháp sau: Phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp ghi chép cách thường xuyên liên tục, áp dụng phần lớn doanh nghiệp sản xuất thương mại kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn * TK sử dụng: 152 - nguyên vật liệu Bên nợ: Giá thực tế NVL nhập kho nghiệp vụ làm tăng giá trị Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên có: Giá thực tế NVL xuất kho Chiết khấu hàng mua giảm giá hàng mua trả lại Các nghiệp vụ làm giảm giá trị NVL Kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ) Dư nợ: giá thực tế NVL tồn kho Ngoài tuỳ theo yêu cầu quản lý mà mở TK cấp chi tiết theo đối tượng khác nhau: TK 331 - Phải trả người bán Bên nợ: + Số tiền toán cho người bán + Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng theo hợp đồng + Giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt, phẩm chất kiểm nhận trả lại người bán + Chiết khấu mua hàng người bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả + Số tiền ứng trả trước cho người bán, chưa nhận hàng hố lao vụ Bên có: + Số tiền phải trả cho người bán + Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế số hàng có hố đơn thơng báo giá thức Dư có: Số tiền phải trả cho người bán Dư nợ (nếu có) : số tiền ứng trả thừa cho người bán TK 331 mở theo dõi cho đối tượng cụ thể, người bán TK 151 - Hàng mua đường Bên nợ: + Giá trị hàng đường + Kết chuyển giá thực tế hàng đường cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên có: + Giá trị hàng đường nhập kho chuyển giao cho đối tượng sử dụng hay khách hàng + Kết chuyển giá trị thực tế hàng đường đầu kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Dư nợ: Giá trị hàng đường chưa nhập kho Ngồi cịn có TK liên quan như: 111 - tiền mặt 112 - tiền gửi ngân hàng 141 - tạm ứng 222 - góp vốn liên doanh 241 - XDCB dở dang 411 - vốn kinh doanh 621 - chi phí NVL trực tiếp 10 6111: mua NVL 6112: mua hàng hoá - Đối với TK 152, khác với phương pháp kê khai thường xuyên doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 152, 151 khơng dùng để theo dõi tình hình nhập xuất kỳ mà dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu hàng mua hàng đường lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611 Ngồi kế tốn sử dụng TK liên quan khác phương pháp kê khai thường xuyên Kế toán số nghiệp vụ chủ yếu sau: - Căn giá thực tế vật liệu hàng mua đường tồn cuối kỳ trước để kết chuyển vào TK 6111 lúc đầu kỳ Nợ 611 Có 152, 151 - Trong kỳ mua vật liệu, hoá đơn chứng từ liên quan khác, kế toán ghi sổ sau: + Giá thực tế vật liệu nhập kho: Nợ 6111 Nợ 133 Có 111, 112, 141, 331, 311, 341 + Chiết khấu mua hàng phản ánh Nợ 331, 111, 112 Có 611 Có 133 + Giá trị hàng mua trả lại không hợp đồng Nợ 111, 112, 1388, 331 Có 611 Có 133 + Giảm giá hàng mua phẩm chất 15 Nợ 111, 112, 1388, 331 Có 611 (số giảm giá) Có 133 - Cuối kỳ vào kết kiểm kê vật liệu kế toán xác định giá vật liệu xuất dùng kỳ sau: Giá thực tế NVL xuất dùng = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá NVL mua kỳ - Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ Để xác định giá trị thực tế số vật liệu xuất dùng cho nhu cầu, đối tượng: cho sản xuất sản phẩm, mát hao hụt kế toán phải kết hợp với số liệu hạch tốn chi tiết xác định được, kế tốn tổng hợp khơng theo dõi ghi chép tình hình xuất dùng liên tục sở chứng từ xuất Các nghiệp vụ lúc cuối kỳ ghi sổ sau: - Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ Nợ 152 Có 6111 - Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh xuất bán Nợ 621, 627, 641, 642 Nợ 632 Có 6111 - Giá thực tế vật liệu thiếu hụt mát, vào biên bản, định xử lý ghi: Nợ 1388,111, 334 Có 6111 Đối với doanh nghiệp hạch toán VAT theo phương pháp trực tiếp khơng dùng TK 133, số thuế VAT khấu trừ tính gộp vào giá NVL số chiết khấu giảm giá giá trị hàng trả lại tính trên, nghiệp vụ cịn lại khơng liên quan đến thuế VAT tương tự hạch toán theo phương pháp khấu trừ 16 Phần II THỰC TIỄN CÔNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY THI CƠNG XÂY LẮP SỐ 12 I Tổng quan công ty thi cơng xây lắp 12 lịch sử hình thành Cơng ty thi công xây lắp số 12 thành lập 1973 đơn vị trực thuộc Tổng công ty xây dựng Hiện cơng ty có 2200 người chia thành đơn vị trực thuộc: - Chi nhánh Hà Nội - Chi nhánh Hồ Bình - Xí nghiệp - Xí nghiệp - Xí nghiệp - Xí nghiệp xây dựng cầu đường - Xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng 17 - Đội hoàn thiện cao cấp - Đội trắc đạc Đặc điểm tổ chức máy quản lý công ty Bộ máy quản lý khối quan gồm có: - Giám đốc cơng ty - Phó giám đốc phụ trách thi cơng - Phó giám đốc phụ trách vật tư thiết bị - Phòng tổ chức lao động - Phòng kỹ thuật chất lượng - Phòng kinh tế kế hoạch - Phòng vật tư thiết bị - Phịng kế tốn tổ chức Cơ cấu tổ chức máy kế tốn Cơng ty thi cơng xây lắp số 12 doanh nghiệp có quy mô lớn, phạm vi hoạt động rộng Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh đáp ứng u cầu quản lý cơng ty vận dụng hình thức tổ chức cơng tác kế tốn nửa tập trung nửa phân tán Hình thức áp dụng kế tốn nhật ký chung phương pháp thẻ song song để hạch tốn chi tiết vật liệu: Phương pháp có ưu điểm ghi chép đơn giản thuận tiện cho việc áp dụng máy vi tính, khối lượng ghi chép lớn không thời gian nặng nhọc Bộ máy kế tốn tồn cơng ty có 24 người phân công công tác sau: - Phịng kế tốn cơng ty gồm người: Kế tốn trưởng cơng ty Phó phịng kế tốn TC cơng ty 18 kế toán theo dõi TSCĐ vốn chủ sở hữu kế toán theo dõi toán kế tốn theo dõi phần cịn lại thủ quỹ - Kế tốn xí nghiệp trực thuộc XN 2: kế toán XN 3: kế toán XN 4: kế toán XN sản xuất vật liệu: kế toán XN xây dựng cầu đường: kế tốn Đội nội thất cửa nhơm: kế tốn Chi nhánh Hà Nội: kế tốn - Phịng kế tốn chi nhánh Hồ Bình + Cơ quản chi nhánh: Kế toán trưởng nhân viên + Các XN trực thuộc chi nhánh: XN lắp máy gia công sửa chữa: kế toán XN xây lắp thi cơng giới : kế tốn XN bê tơng đúc sẵn: kế toán Đặc điểm sản xuất kinh doanh đơn vị: Là đơn vị xây dựng bản, sản phẩm công ty mang nét đặc trưng ngành: sản phẩm cơng trình dân dụng cơng nghiệp hồn thành Sau hồn thành cơng trình xây dựng bàn giao cho đơn vị sử dụng trở thành TSCĐ đơn vị Do sản phẩm cơng ty phải đảm bảo chất lượng theo yêu cầu thiết kế dự tốn Sản phẩm cơng ty có vốn đầu tư lớn xây dựng dài tiêu thụ không qua thị trường Do đặc điểm sản xuất kinh doanh đơn vị Công ty thi công xây lắp số 12 khách hàng ứng trước ứng trước cho người bán thường số tiền 19 lớn, thời gian tốn kéo dài để thuận tiện cho việc theo dõi chi tiết công ty mở thêm TK cấp sau: TK 131: Phải thu khách hàng TK 1311: Phải thu khách hàng TK 1312: Khách hàng ứng trước TK 3311: Phải trả người bán TK 3312: ứng trước cho người bán Trong 1311 có dư nợ 1312 dư có Như số tiền khách hàng ứng trước phản ánh vào bên có 131 Số tiền khách ứng trước cho người bán phản ánh nợ 331 Cả hai TK 131 331 có dư nợ dư có: Theo chế độ kế tốn hành khơng định TK cấp II cho TK 131 331 nên việc mở hợp lý Trong tháng 3- 2000 đơn vị có nghiệp vụ phát sinh (trích) 20