(Luận văn) số hoá tài liệu lưu trữ tại công ty cổ phần ecoit

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ an lu n va gh tn to KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP p ie d oa nl w SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CỔNG TY CỔ PHẦN ECOIT Trần Anh Đạo Diễn Mã sinh viên : 1805LTHB008 Lớp : 1805LTHB oi nh : Tạ Thị Liễu at Giảng viên m ll fu an v an lu : Họ tên z z @ om l.c gm an Lu Hà Nội, 2022 n va a th c si TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ an lu n va gh tn to KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP p ie d oa nl w SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CỔNG TY CỔ PHẦN ECOIT fu an v an lu Họ tên : 1805LTHB008 : 1805LTHB : Tạ Thị Liễu at Giảng viên Trần Anh Đạo Diễn nh Lớp oi m ll Mã sinh viên : z z @ om l.c gm an Lu Hà Nội, 2022 n va a th c si LỜI CAM ĐOAN Đầu tiên xin cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp này là công trình nghiên cứu độc lập của riêng Những nội dung, thông tin bài khóa luận này đều được xác minh rõ ràng, trung thực Mọi tài liệu tham khảo bài khóa luận đều được trích dẫn tên tác giả, công trình nghiên cứu Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về bài khóa luận của mình lu an Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2022 n va p ie gh tn to d oa nl w oi m ll fu an v an lu nh at z z @ om l.c gm an Lu n va a th c si LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên cho phép được gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Khoa Văn thư – Lưu trữ đã tạo điều kiện và cho hội được thực hiện khóa luận tốt nghiệp Đây là hội để được học hỏi và trải nghiệm thời gian này Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn tiếp theo đến giảng viên Thạc sĩ Tạ Thị lu Liễu, người đã hướng dẫn thời gian thực hiện khóa luận tốt nghiệp an Trong khoảng thời gian này, giảng viên đã rất nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo chu n va đáo tận tình rất nhiều để có được bài khóa luận hoàn chỉnh ngày hôm gh tn to Xin được bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới các anh chị, nhân viên tại Công ty cổ phần EcoIT đã tạo điều kiện cho được tìm hiểu và khai thác các thông tin phù p ie hợp giúp hoàn thành được khóa luận về đề tài tại Công ty cổ phần EcoIT w Do hạn chế về thời gian, ảnh hưởng của dịch Covid và kiến thức chưa đủ d oa nl rộng để hiểu hết về số hóa tài liệu lưu trữ nên không thể tránh khỏi những thiếu sót v an lu thực hiện đề tài khóa luận Để khóa luận được hoàn thiện hơn, rất mong nhận được ý kiến góp ý, đóng góp của các giảng viên và các bạn fu an Tôi xin chân thành cảm ơn! m ll Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2022 oi nh Sinh viên at z z Diễn @ gm om l.c Trần Anh Đạo Diễn an Lu n va a th c si BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ CTCP Công ty cổ phần TLLT Tài liệu lưu trữ an lu n va p ie gh tn to d oa nl w oi m ll fu an v an lu nh at z z @ om l.c gm an Lu n va a th c si C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Cơ cấu tở chức của Công ty cổ phần EcoIT 23 Hình 2.1 Sơ đồ xử lý hồ sơ ngoại lệ .32 Hình 2.2 Sơ đồ các bước scan tài liệu 33 Hình 23 Sơ đồ mục lưu trữ hồ sơ khách hàng chi nhánh 37 Hình 2.4 Biên mục hồ sơ chỉnh lý tài liệu .43 an lu Hình 2.5 Sơ đồ các bước đánh sớ vào thùng hồ sơ đựng tài liệu 44 n va Hình 2.6 Mã Qrcode và thùng đựng hồ sơ, tài liệu .45 p ie gh tn to Hình 2.7 Quy trình giao nhận thùng hố sơ sau chỉnh lý .46 d oa nl w oi m ll fu an v an lu nh at z z @ om l.c gm an Lu n va a th c si Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu đề tài Mục tiêu đề tài 4 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu an lu Phương pháp nghiên cứu Bố cục n va CHƯƠNG CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ gh tn to 1.1 Cơ sở lí luận 1.1.1 Một số khái niệm p ie 1.1.2 Mục đích, ý nghĩa 10 w 1.2 Cơ sở pháp lý 14 d oa nl 1.3 Cơ sở thực tiễn 15 v an lu 1.3.1 Khát quát chung Công ty cổ phần EcoIT 15 1.3.2 Các lĩnh vực kinh doanh, chiến lược tiềm lực 16 fu an 1.3.3 Cơ cấu tổ chức 21 m ll Tiểu kết chương 22 oi nh CHƯƠNG THỰC TRẠNG SỐ HỐ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CƠNG TY at CỔ PHẦN ECOIT 23 z z 2.1 Cơng tác số hố tài liệu lưu trữ Cơng ty cổ phần EcoIT 23 @ gm 2.1.1 Đặc điểm tài liệu số hoá 23 l.c 2.1.2 Thành phần tài liệu số hoá 24 om 2.2 Nội dung số hố tài liệu lưu trữ Cơng ty cổ phần EcoIT 25 an Lu 2.2.1 Kế hoạch thực số hoá tài liệu lưu trữ 25 n va 2.2.2 Quy trình thực số hoá tài liệu lưu trữ 26 a th c si Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an 2.2.3 Tạo siêu liệu kết nối 42 Tiểu kết chương 43 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT 45 3.1 Đánh giá số hoá tài liệu lưu trữ Công ty cổ phần EcoIT 45 3.1.1 Ưu điểm 45 3.1.2 Hạn chế 46 an lu 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao số hoá tài liệu lưu trữ Công ty cổ phần EcoIT 47 va n 3.2.1 Tăng cường vào hoạt động lãnh đạo, đạo việc thực số hoá tài gh tn to liệu lưu trữ 47 3.2.2 Xây dựng ban hành hệ thống văn hướng dẫn thực số hoá tài p ie liệu lưu trữ 50 w 3.2.3 Nâng cao chất lượng công tác đào tạo, nghiệp vụ chuyên môn 51 d oa nl 3.2.4 Nâng cấp sở vật chất, trang thiết bị 52 v an lu 3.2.5 Nâng cao chất lượng văn hố cơng sở 53 3.2.6 Mục tiêu đánh giá thực công việc 54 fu an Tiểu kết chương 54 m ll KẾT LUẬN 55 oi nh DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 at PHỤ LỤC 58 z z @ om l.c gm an Lu n va a th c si Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu là vật chứa đựng thông tin của các lĩnh vực quan trọng xã hội, ghi chép lại sự hình thành và phát triển của các thời kì, phản ánh hoạt động, sự kiện, hiện tượng, biến cố xảy lịch sử Việc lưu trữ tài liệu đó đóng góp một phần quan trọng, giúp chúng ta nghiên cứu chuyên sâu về lịch sử, văn hóa, xã hội, khoa học, chính trị, quốc phòng an ninh, … Vì vậy, trì và bảo quản tài liệu lưu an lu trữ là việc làm cần thiết, đóng góp vào sự phát triển của các lĩnh vực, nhằm xây n va dựng chương trình phát triển kinh tế – xã hội của một đất nước đúng hướng, tiếp gh tn to nối truyền thống lịch sử của thế hệ cha anh và phục vụ hoạt động của các quan, tổ chức, doanh nghiệp p ie Hiện nay, với tốc độ phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, đặc w biệt là công nghệ kĩ thuật số, thông tin và truyền thông đã trở thành một d oa nl những mối quan tâm và chú trọng của các quốc gia thế giới Thông qua đó, việc chú trọng áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực tài liệu lưu trữ đã triển v an lu khai phổ biến nhiều nơi khắp thế giới Có thể kể đến nhiều thư viện lớn fu an thư Thư viện Quốc hội Hoa Kì, Thư viện Y học Quốc gia Hoa Kì, Thư viện Quốc m ll gia Nga, … đã áp dụng công nghệ thông tin, kỹ thuật vào tài liệu lưu trữ của mình oi Ở Việt Nam, các quan, tổ chức, doanh nghiệp cũng đã để ý đến công tác bảo nh at quản tài liệu lưu trữ thông qua công nghệ thông tin nhằm phục vụ nhu cầu khai z thác, sử dụng của độc giả, đó có số hóa tài liệu z @ Số hóa tài liệu lưu trữ là công việc thực hiện chuyển đổi của tài liệu từ dạng gm tài liệu, vật mang tin khác thành tài liệu điện tử, tài liệu số tồn tại phần om l.c mềm hệ thớng máy tính Với xu hướng hợi nhập thị trường quốc tế, nhu cầu số hóa Lu của quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, cá nhân được quan an tâm nhiều Nắm được yếu tố cốt lõi, Công ty Cổ phần EcoIT đã được thành lập n va a th c si Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an và vươn mình trở thành một những doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ số hóa tài liệu Với lịch sử hình thành từ những ngày đầu của thời đại công nghệ số, CTCP EcoIT một những công ty đầu lĩnh vực gia công sản xuất phần mềm với các đối tác và ngoài nước Sản phẩm của Công ty EcoIT đảm bảo chất lượng tạo dựng niềm tin sự uy tín đối với khách hàng là quan nhà nước cũng doanh nghiệp Trong thời gian thực tập tại Công ty, nhận thấy được bước tiến hành thực an lu hiện số hóa tài liệu lưu trữ có vai trò vô cùng quan trọng Cơng tác sớ hố khơng những giúp khoa học cơng tác quản lý tài liệu mà cịn tḥn tiện cho việc bảo n va quản tài liệu, kéo dài tuổi thọ tài liệu Vì vậy, lựa chọn đề tài “Số hóa tài liệu gh tn to lưu trữ Công ty Cổ phần EcoIT” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình Lịch sử nghiên cứu đề tài p ie Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã mở nhiều hợi w mới, tạo điều kiện cho sớ hóa tài liệu đóng góp vai trò lớn nhiều lĩnh vực d oa nl Qua đó, giúp bảo quản tài liệu bản gốc, tăng cường tuổi thọ cho tài liệu, lưu trữ một v an lu cách nhanh gọn, giúp cho việc tiếp cận người đọc hiệu quả so với phương pháp trùn thớng Vì vậy, với đề tài có rất nhiều viết, nghiên cứu, buổi khoa fu an học hội thảo chuyên đề về sớ hóa TLLT Trong đó cụ thể sau: m ll Luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học: oi nh Luận văn Thạc sĩ: “Số hóa tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ Trung ương at Đảng, Khảo sát, đánh giá đề nghị” của tác giả Trịnh Quang Rung, Khoa Lưu z z trữ học Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn @ gm (ĐHQGHN), Hà Nội, 2014 l.c Luận văn Thạc sĩ: “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ Uỷ om ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ” của tác giả Nguyễn Thị Hạnh, Khoa Lưu trữ an Lu học Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn a th n va (ĐHQGHN), Hà Nội, 2016 c si Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an an lu n va p ie gh tn to d oa nl w oi m ll fu an v an lu nh at z z @ om l.c gm an (Nguồn: Cán quản lý kho) Lu Ảnh 03 04: Phần mềm chỉnh lý số hoá dữ liệu EcoOCR n va a th c si Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an an lu n va p ie gh tn to d oa nl w oi m ll fu an v an lu nh at z z @ om l.c gm (Nguồn: Cán quản lý kho) an Lu Ảnh 05 06: Check thông tin qua phần mềm n va a th c si Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an an lu n va p ie gh tn to d oa nl w oi m ll fu an v an lu nh at z z @ om l.c gm an Lu n va a th c si Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an an lu n va p ie gh tn to d oa nl w oi m ll fu an v an lu nh at z z @ om l.c gm an Lu n va a th c si Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an an lu n va p ie gh tn to d oa nl w oi m ll fu an v an lu nh at z z @ gm (Nguồn: Cán quản lý kho) om l.c Ảnh 07 08: Kho lưu trữ tài liệu sau thực hiện công tác sớ hố an Lu n va a th c si Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an  Yêu cầu riêng nghiệp vụ Yêu cầu Tên hồ sơ, tài liệu phân loại thường gặp Nghiệp vụ an lu n va Tín dụng tại Trung tâm phê dụt tín dụng Khới thẩm định p ie gh tn to Phân loại theo loại hình khách hàng gồm Khách hàng cá nhân (KHCN), doanh nghiệp nhỏ vừa (SME), doanh nghiệp lớn (CIB&FI) Ghi Phân loại theo thời gian cho vay gồm: Thông báo phê Vay ngắn hạn: thời gian duyệt, biên bản họp cho vay từ 12 tháng trở hội đồng thành viên, xuống báo cáo thẩm định Vay trung hạn: 12 tháng đến 60 tháng Vay dài hạn: 60 tháng Lưu ý với hồ sơ giải ngân: Phân loại theo thời gian cho vay gồm: Vay ngắn hạn: thời gian cho vay từ 12 tháng trở xuống Vay trung hạn: 12 tháng đến 60 tháng Vay dài hạn: 60 tháng m ll fu an v an lu Tín dụng tại khới vận hành chi nhánh/ phòng giao dịch d oa nl w Phân loại thành nhóm hồ sơ gồm: pháp lý, tài chính, Chi tiết theo nhóm phương án, phê hồ sơ nghiệp vụ tín duyệt, tài sản dụng bên dưới đảm bảo, giải ngân, bảo lãnh, kiểm soát sau z z @ om l.c gm an Lu Hồ sơ Thẻ at Hồ sơ khách hàng nh Chứng từ kế toán Đã được MB đóng thành Theo yêu cầu Chứng từ vế nợ, từng tập theo thời gian phát chung điều chuyển quỹ sinh user thực hiện Đã được MB đóng thành Theo yêu cầu Đề nghị từng tập theo thời gian phát chung tốn/hồn ứng sinh user thực hiện Đơn đề nghị mở tài Theo yêu cầu Đã được MB lưu thành file khoản/đăng ký dịch chung theo thời gian phát sinh vụ Theo yêu cầu Đơn đề nghị mở thẻ, Đã được MB lưu thành file oi Chứng từ quỹ sàn giao dịch n va a th c si Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an chung Thanh toán nước an lu Thanh tốn q́c tế n va gh tn to p ie Treasury nguồn vốn yêu cầu trợ giúp theo thời gian phát sinh Sổ phụ, điện tra sốt/hồn chủn, Theo u cầu bảng kê hồn trả, chung bảng đới chiếu tởng hợp Hình thức Chủn tiền quốc tế (CTQT): Lệnh Theo yêu cầu chuyển tiền chung Hình thức LC: đơn đề nghị mở LC, đơn đề nghị toán LC Xác nhận giao dịch, Theo yêu cầu hợp đồng mua bán chung trái phiếu, reuter ticket Đã được MB lưu thành từng giao dịch theo thời gian phát sinh Đã được MB lưu thành từng giao dịch theo thời gian phát sinh Đã được MB lưu thành từng giao dịch theo thời gian phát sinh d oa nl w oi m ll fu an v an lu nh at z z @ om l.c gm an Lu n va a th c si Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an Phân loại chi tiết nhóm hồ sơ nghiệp vụ tín dụng Tên loại hồ sơ nhận biết Tên loại hồ sơ nhận biết Khách hàng cá nhân Nhóm hồ sơ Khách hàng tổ chức Chứng minh thư/căn cước công Giấy đăng ký kinh doanh, điều lệ, quyết dân/hộ chiếu/chứng minh sỹ quan, sổ định bở nhiệm (giám đớc/kế tốn Hồ sơ pháp lý hợ khẩu, đăng ký kết hôn/giấy xác trưởng/…), ủy quyền, đăng ký mã số nhận độc thân thuế an lu n va Hồ sơ tài chính Hợp đồng lao động, quyết định tăng quân hàm, bảng lương, kê tài Báo cáo tài chính, sở chi tiết tài khoản, khoản hợp đồng kinh tế với các đối tác gh tn to p ie Hồ sơ phương Ví dụ: Ví dụ: án (chứng minh Vay mua/sửa chữa nhà đất/chung Thanh toán tiền hàng: hợp đồng kinh mục đích vay cư: hợp đồng mua nhà, hợp đồng thuê tế, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, lệnh ngân hàng) khoán, phiếu thu tiền đặt cọc,… chuyển tiền, đơn mở LC, hóa đơn VAT w fu an Phiếu nhập kho, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký xe, hợp đồng mua bán, hóa đơn VAT oi m ll Tài sản đảm bảo v an lu Hồ sơ d oa nl Hồ sơ phê duyệt Vay mua ô tô: hợp đồng mua ô tô, Vay thực hiện dự án: hồ sơ lực phiếu thu tiền đặt cọc dự án, … Thông báo phê duyệt, báo cáo thẩm định, tờ trình đề xuất Hợp đồng tín dụng, khế ước nhận nợ, đề nghị giải ngân, ủy nhiệm chi, giấy lĩnh tiền mặt Hồ sơ bảo lãnh Thư bảo lãnh (dự thầu, toán, thực hiện hợp đồng, …), hợp đồng bảo lãnh, đề nghị phát hành bảo lãnh nh Hồ sơ giải ngân at z z @ gm Hồ sơ Biên bản kiểm soát sau, hóa đơn VAT đã đóng dấu “Đã cho vay” om l.c kiểm soát sau an Lu Các yêu cầu nghiệp vụ riêng của Bước Phân loại hồ sơ n va a th c si Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an an lu n va p ie gh tn to d oa nl w oi m ll fu an v an lu nh at z z @ om l.c gm an Lu n va a th c si Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an Yêu cầu thông tin biên mục hồ sơ theo loại nghiệp vụ, cụ thể: Thông tin STT Yêu cầu biên mục Thông tin STT Yêu cầu biên mục Nhập liệu theo định Số thùng cũ Nhập số hộp thùng 12 hồ sơ trước chỉnh lý dạng YYYYMMDD Ngày hiệu Quy định chi tiết Phụ lực an lu lục 05 – Thông tin biên mục nghiệp vụ n va Số Nhập mã Qrcode sau gh tn to chỉnh lý thùng mới p ie Đơn vị v an lu tên file hồ sơ tại bước Sớ tờ 14 Hình thức d oa nl cấp Nhập theo quy định đặt w Nhập theo quy định đặt cấp tên file hồ sơ tại bước của hồ sơ Lựa chọn Gốc hoặc Photo Thời gian xác định bằng năm của lưu trữ ngày hiệu lực cộng thời theo ngày gian lưu trữ của từng hiệu lực nghiệp vụ 15 m ll fu an Đơn vị Nhập theo số tờ thực tế 13 Mặc định Tích X nếu oi Đơn vị Nhập theo quy định đặt cấp tên file hồ sơ tại bước Code Nhập mã khách hàng 16 hồ sơ gốc Vật lý z tên file hồ sơ tại bước z cấp at Nhập theo quy định đặt nh Đơn vị @ Mặc định Tích X Loại bỏ Scan nếu hồ sơ photo Tích X nếu đã hoàn an Lu 18 om l.c 17 gm n va a th c si Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an T24/Giấy thể hiện hồ sơ của tờ pháp lý từng nghiệp vụ trường thành scan hợp khơng có thơng tin, nhập theo thơng tin giấy tờ tùy thân: với khách hàng cá nhân số CMT/CCCD/HC/ lu an CMSQ, với khách hàng n va doanh nghiệp số gh tn to đăng ký kinh doanh Nhập tên khách hàng p ie có đủ dấu d oa nl w Đối với khách hàng doanh nghiệp viết tắt sau: v an lu Công ty = CTY; Cở Trách nhiệm hữu hạn = viên = vụ tín dụng bảo lãnh at thành Chỉ áp dụng cho nghiệp nh Mợt kiểm tra hệ thớng tất tốn oi TNHH; điền bổ sung sau Ngày 19 m ll khách hàng phần = CP; fu an Tên Dành riêng cho MB om l.c an Lu Sản xuất = SX; Xây gm XNK; Đầu tư = ĐT; @ = &; Xuất nhập = z TM; Dịch vụ = DV; Và z MTV; Thương mại = n va a th c si Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an dựng = XD; Kỹ thuật = KT Thông tin giao dịch Thời Quy định chi tiết Phụ lục 05 – Thông tin biên gian lưu 20 trữ theo mục nghiệp vụ ngày tất toán Dành riêng cho MB điền bổ sung sau kiểm tra hệ thống Chỉ áp dụng cho nghiệp an lu vụ tín dụng bảo lãnh n va gh tn to 10 Thông tin giao dịch p ie lục 05 – Thông tin biên 21 điền bổ sung sau Kho mục nghiệp vụ hoàn kho Quy định chi tiết Phụ lục 05 – Thơng tin biên Dành riêng cho MB Vị trí 22 điền bổ sung sau kho d oa nl hồ sơ Dành riêng cho MB w 11 Thông tin Quy định chi tiết Phụ mục nghiệp vụ hoàn kho oi m ll fu an v an lu nh at z z @ om l.c gm an Lu n va a th c si Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BẢN NHẬN XÉT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP (Áp dụng cho giảng viên hướng dẫn) I Thông tin chung lu an - Họ tên người hướng dẫn: Tạ Thị Liễu n va - Học hàm, học vị: Thạc sĩ gh tn to - Chuyên ngành: Lưu trữ học Quản trị văn phịng - Đơn vị cơng tác: Khoa Văn thư Lưu trữ p ie - Họ tên sinh viên làm đồ án/ khóa ḷn tớt nghiệp: Trần Anh Đạo Diễn w - Mã sinh viên: 1805LTHB008 - Ngành đào tạo: Lưu trữ học d oa nl - Lớp: 1805LTHB - Khoa: Văn thư Lưu trữ - Tên khóa luận tốt nghiệp: “Số hóa tài liệu lưu trữ Công ty Cổ phần EcoIT” v an lu II Nội dung nhận xét fu an Tính cấp thiết của đề tài khóa ḷn m ll Hiện nay, với tớc đợ phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, đặc biệt oi công nghệ kĩ thuật số, thông tin truyền thông đã trở thành một những mối nh at quan tâm chú trọng của quốc gia thế giới Thông qua đó, việc chú trọng z áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực tài liệu lưu trữ đã triển khai phổ biến z @ gm nhiều nơi khắp thế giới l.c Với xu hướng hội nhập quốc tế, nhu cầu số hóa của quan nhà nước, đơn om vị sự nghiệp, doanh nghiệp, cá nhân quan tâm nhiều Sớ hóa tài liệu lưu trữ Lu cơng việc sử dụng các trang thiết bị sớ để chủn hóa thơng tin tài liệu có ở vật an mang tin khác thành trường thông tin dữ liệu dưới dạng số và được bảo n va a th c si Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an quản thiết bị điện tử hiện đại Dó đó sinh viên lựa chọn đề tài “Số hóa tài liệu lưu trữ Cơng ty Cổ phần EcoIT” làm đề tài khóa ḷn tốt nghiệp phù hợp với chuyên ngành đào tạo nhu cầu thực tiễn Tổng quan Đề tài bản đã hệ thống, khái quát được các công trình nghiên cứu, kế thừa và phát huy những kết quả nghiên cứu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu lu an Sinh viên sử dụng phương pháp phù hợp đạt được mục tiêu nghiên cứu n va Các kết quả nghiên cứu đạt được gh tn to Mặc dù thời gian thực hiện đề tài dịch bệnh Covid-19 thế giới tại Việt Nam diễn biến phức tạp, phải thực hiện biện pháp phịng, chớng p ie Covid-19 đã ảnh hưởng đến việc nghiên cứu, khảo sát, thực hiện đề tài khóa ḷn của d oa nl tớt nghiệp w sinh viên Tuy nhiên, đến sinh viên đã hoàn thành đề tài nghiên cứu khóa luận Về kết cấu khóa luận: Phù hợp v an lu Chương Cơ sở khoa học về số hoá tài liệu lưu trữ Công ty cổ phần fu an EcoIT m ll Chương Thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ Công ty cổ phần EcoIT oi Chương Một số đề xuất nâng cao hiệu số hoá tài liệu lưu trữ nh at Cơng ty cổ phần EcoIT z z Trình bày và văn phong khoa học @ Kỹ thuật trình bày đúng quy định Văn phong sử dụng khóa luận bản đã om an Lu Những nội dung cần bở sung, chỉnh sửa l.c Có trích dẫn tài liệu Trích dẫn tài liệu gm rõ ràng, mạch lạc, khoa học n va a th c si Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn