Hoan thien ke toan ban hang tai cong ty tnhh 141237

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DƯỢC PHẨM NAM VIỆT

Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt

và Dược phẩm Nam Việt

1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm

Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt có chức năng kinh doanh, xuất nhập khẩu các mặt hàng dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, dược liệu, thực phẩm chức năng và y dụng cụ, phân phối trực tiếp đến các bệnh viện, trung tâm y tế, nhà thuốc trên địa bàn thành phố Trong đó, mặt hàng kinh doanh chính của công ty là thuốc y tế Ngành hàng này phục vụ cho việc khám chữa bệnh, đem lại sức khỏe và nâng cao sức khỏe cho người sử dụng Các sản phẩm thuốc y tế mà công ty kinh doanh bao gồm gần 100 loại thuốc, một số loại thuốc như: Eludril 90ml, Flunide Cream, Hirmen, Krodonin 125mg… Khách hàng thông thường của công ty là các bệnh viện tư nhân, một số nhà thuốc, phòng khám trên địa bàn thành phố Vì đây là những hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe con người nên sự am hiểu về các loại thuốc công ty kinh doanh để hướng dẫn cho khách hàng là không thể thiếu.

Tất cả các thuốc của công ty kinh doanh trước khi lưu hành đều phải thực hiện việc kê khai giá thuốc, trong đó có giá bán buôn dự kiến của thuốc và theo quy định doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về mức giá kê khai và không được bán cao hơn giá bán buôn đã kê khai.

1.1.2 Thị trường của Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt

Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt chuyên kinh doanh các sản phẩm phục vụ ngành dược cho các bệnh viện, trung tâm y tế, nhà thuốc như: dược phẩm, mỹ phẩm, nguyên phụ liệu ngành dược, trang thiết bị, dụng cụ y tế, thực phẩm chức năng, sản xuất, mua bán hóa chất xét nghiệm Khách hàng của công ty là những nhà thuốc, các phòng khám trên địa bàn thành phố Địa điểm hoạt động của công ty ở gần bệnh viện lớn (bệnh viện Bạch Mai, bệnh viện Việt Pháp), tập trung rất nhiều nhà thuốc, các phòng khám và khách hàng có nhu cầu mua thuốc, đây là một điều kiện thuận lợi cho công ty trong quá trình bán hàng, vận chuyển hàng nhưng cũng là một thách thức vì có nhiều đối thủ cạnh tranh Ước tính có khoảng hơn 20 nhà thuốc là khách hàng thường xuyên của công ty, mua với số lượng tương đối lớn và ổn định, một số khách hàng truyền thống như: Công ty TNHH Dược phẩm Á – Âu, Phòng khám Bs Vũ Hải, Phòng khám Gs Ts Trần Thị Phương Mai… Ngoài ra, công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam việt còn có quan hệ với rất nhiều khách hàng lớn nhỏ khách Vì thế, để quản lý thị trường tiêu thụ, việc phân loại khách hàng là hết sức cần thiết, trong đó, công ty tập trung phân tích thị trường mục tiêu, thị trường tiềm năng và đánh giá quá trình thanh toán của khách hàng.

Bên cạnh việc duy trì quan hệ với các khách hàng cũ, tiến tới công ty sẽ mở rộng thị trường và tạo quan hệ làm ăn với các khách hàng mới Cụ thể là trong những năm tới công ty còn có kế hoạch mở rộng thị trường ra một số tỉnh miền bắc Đây là một thị trường rộng lớn và nhiều tiềm năng để Công ty hướng mục tiêu kinh doanh của mình đầu tư vào thị trường này Đây cũng là mục tiêu thực hiện kinh doanh của công ty trong những năm tới.

SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D

1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt Đối với công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt thì nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa là nghiệp vụ chủ yếu mang lại lợi nhuận cho công ty nên được công ty rất coi trọng Do quy mô của công ty không quá lớn, kinh doanh giản đơn, nên phương thức tiêu thụ chủ yếu là: bán buôn, bán lẻ, phương thức tiêu thụ qua các đại lý (ký gửi) Để tránh sai sót có thể xảy ra, Công ty thường yêu cầu trong hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những điều khoản sau: Tên đơn vụ mua hàng, mã số thuế của đơn vị mua, số lượng, đơn giá, quy cách, phẩm chất của hàng hóa, thời gian, địa điểm giao nhận hàng, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, các chế độ ưu đãi cùng cách thức giải quyết tranh chấp xảy ra Công ty căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thanh toán

Hiện nay công ty luôn củng cố phát huy việc bán hàng theo hợp đồng và đơn đặt hàng Vì theo hình thức này, hoạt động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật, do đó công ty có thể chủ động lập kế hoạch tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty.

Là hình thức bán hàng chủ yếu của công ty vì phương thức này giúp cho công ty tiêu thụ hàng hóa với số lượng lớn, thu hồi vốn nhanh, ít có hiện tượng ứ đọng vốn Doanh thu của hình thức này chiếm 39% doanh thu bán hàng của công ty Các nhà thuốc mua sản phẩm của công ty về để phân phối lại cho người tiêu dùng Và công ty có một số lượng lớn khách hàng mua theo hình thức này

Bán lẻ là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng có thể là cá nhân hay tập thể, nó phục vụ nhu cầu sinh hoạt không mang tính chất sản xuất kinh doanh. Phương thức bán hàng này có đặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và bắt đầu đi vào tiêu dùng, hàng hoá bán ra với số lượng ít, thanh toán ngay và thường là tiền mặt Đối với phương thức bán lẻ, công ty chỉ áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp Hàng ngày, thủ kho phải lập báo cáo bán hàng để đưa lên phòng Hành chính – kế toán – tổng hợp kèm theo báo cáo quỹ tiền mặt và lệnh giao hàng.

 Phương thức tiêu thụ qua các đại lý (ký gửi):

Hàng ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty cho đến khi chính thức tiêu thụ Tiền hoa hồng trả cho đại lý được tính vào chi phí bán hàng Đại lý của công ty chủ yếu ở các xã ngoại thành Hà Nội Khi được chọn làm đại lý, đại lý được coi là bạn hàng của công ty, thay mặt công ty bán hàng tại các xã ngoại thành Hà Nội Để đi đến mối quan hệ này công ty và bên nhận đại lý phải ký kết một hợp đồng mở làm đại lý Trong hợp đồng công ty cam kết việc cung cấp hàng theo khả năng của mình cho đại lý, đảm bảo chất lượng hàng hóa Các đại lý thường có qui mô nhỏ, thường là các nhà thuốc. Để có thể bán được nhiều sản phẩm, bên cạnh việc đa dạng hóa phương thức bán hàng, một trong những chính sách hấp dẫn khách hàng được Ban giám đốc rất quan tâm là đa dạng phương thức thanh toán, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng Với các phương thức tiêu thụ nêu trên, công ty đã áp dụng các hình thức thanh toán: thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán qua ngân hàng bằng các hình thức chuyển khoản, hình thức bán chịu cho khách hàng.

 Thanh toán bằng tiền mặt:

Khách hàng mua hàng của công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt Kết toán lập phiếu thu ghi rõ số tiền mặt khách hàng thanh toán theo mẫu số 02 của BTC ban hành Việc thanh toán bằng tiền mặt là hình thức chủ yếu của công ty. Công ty thường có những đơn hàng với quy mô tương đối nhỏ.

 Thanh toán bằng chuyển khoản: Đối với những khoản giao dịch lớn, thường xuyên nếu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt vừa tốn kém chi phí, vừa không an toàn, khó khăn trong quản lý.

Vì vậy cần phải thanh toán qua ngân hàng Kế toán công ty sẽ nhận được giấy lệnh chuyển Có, khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp bằng chuyển khoản, số tiền trong tài khoản ngân hàng của công ty sẽ tăng lên Thanh toán bằng chuyển khoản chi phí chuyển tiền không cao, giúp doanh nghiệp chủ động và thuận lợi trong việc quản lý tiền của doanh nghiệp.

Khách hàng không thanh toán ngay mà sau một thời gian mới trả Công ty chỉ bán chịu trong trường hợp khách hàng đã quen hoặc quy mô của hợp đồng tương đối lớn, khách hàng không có khả năng thanh toán ngay tất cả, mà phải để chịu một thời gian (thời gian nợ được thoả thuận giữa bên mua và bên bán trong hợp đồng kinh tế đã ký kết).

Sau khi giao hàng cho bên mua và nhận được chấp nhận thanh toán, bên bán có thể nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau tuỳ vào sự tín nhiệm, thoả thuận giữa hai bên mà lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp Việc quản lý quá trình thanh toán đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động bán hàng, chỉ khi quản lý tốt các nghịêp vụ thanh toán doanh nghiệp mới

8 tránh được những tổn thất về tiền hàng, giúp doanh nghiệp không bị chiếm dụng vốn, tạo điều kiện tăng vòng quay vốn, giữ uy tín với khách hàng.

Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt

1.2.1 Yêu cầu về quản lý công tác quản lý bán hàng :

Bán hàng là quá trình trao đổi thông qua các phương tiện thanh toán để thực hiện giá trị của hàng hoá, dịch vụ Trong quá trình đó doanh nghiệp chuyển giao sản phẩm, hàng hoá dịch vụ cho khách hàng Còn khách hàng phải trả cho Doanh nghiệp khoản tiền tương ứng với giá bán của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo giá qui định hoặc giá thoả thuận Hàng hoá trong các Doanh nghiệp Thương Mại là hàng hoá mua vào để bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng Quá trình bán hàng là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả kinh doanh Quá trình bán hàng hoàn tất khi hàng hoá được chuyển giao cho người mua và Doanh nghiệp đã thu được tiền bán hàng hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán.

Nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá liên quan đến từng khách hàng, từng phương thức thanh toán và từng mặt hàng nhất định Do đó công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi phải quản lý các chỉ tiêu như: Quản lý doanh thu, tình hình thay đổi trách nhiệm ở khâu bán, tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ về các khoản thu của người mua, quản lý giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ,… quản lý nghiệp vụ bán hàng cần bám sát các yêu cầu sau:

+ Quản lý sự vận động của từng mặt hàng trong quá trình xuất, nhập, tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị.

+ Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng và từng hàng háo tiêu thụ.

+ Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy đủ tiền hàng.

+ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước theo chế độ quy định.

1.2.2 Tổ chức quản lý bán hàng:

Do đặc điểm hoạt động của công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt chủ yếu là ở lĩnh vực kinh doanh thương mại, mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là thuốc y tế, mặt hàng này có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe con người, nên đòi hỏi công tác ký kết hợp đồng bán hàng, giao hàng, vận chuyển hàng, kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng phải được tổ chức và giám sát chặt chẽ Để thực hiện được điều này cần có sự phối hợp giữa các bộ phận trong công ty: Ban giám đốc, phòng kinh doanh, phòng hành chính – kế toán – tổng hợp, ban kiểm soát chất lượng, bộ phận kho… Trong từng khâu của quá trình bán hàng như: cấp phát hàng, giao hàng… mỗi bộ phận đều có những chức năng, nhiệm vụ cụ thể Quy trình bán hàng của công ty gồm các bước:

 Khi tiếp nhận đơn hàng:

Khách hàng có thể đặt hàng qua nhân viên kinh doanh hoặc qua điện thoại trực tiếp đến văn phòng công ty Khi nhận đơn hàng từ khách hàng hay nhân viên kinh doanh, nhân viên tiếp nhận ghi thông tin vào Sổ ghi đơn hàng.

 Lập chứng từ xuất hàng:

Bộ phận Hành chính – kế toán – tổng hợp kiểm tra các thông tin về khách hàng và hàng hóa, đối chiếu số lượng tồn kho, lập phiếu xuất kho, phiếu giao hàng và hóa đơn GTGT, trình lên người có thẩm quyền ký làm chứng từ xuất hàng (hay lệnh xuất hàng) Sau đó chuyển chứng từ xuất đã được ký duyệt cho bộ phận kho vận để làm thủ tục xuất hàng.

 Làm thủ tục xuất kho:

- Thủ kho khi nhận lệnh xuất hàng: Kiểm tra hóa đơn chứng từ, phải đảm bảo chứng từ nhận được đầy đủ nội dung theo quy định; Kiểm tra tên hàng, chủng loại đối chiếu với thẻ kho để chuẩn bị hàng.

- Sau khi kiểm tra chứng từ và hàng hóa, thủ kho chuẩn bị hàng theo nguyên tắc:

 Chỉ cấp phát hàng đúng chủng loại, quy cách, còn hạn dùng.

 Cấp phát hàng đảm bảo nguyên tắc FEFO (hạn dùng ngắn xuất trước), FIFO (nhập trước xuất trước).

- Chuẩn bị chứng từ giao hàng, bao gồm: Phiếu giao hàng, Hóa đơn GTGT, Giấy báo lô và Phiếu kiểm nghiệm (nếu cần) Một số khách hàng không yêu cầu phiếu báo lô thì số lô/HSD của sản phẩm được ghi ngay trên phiếu xuất kho.

- Giao hàng từng khoản một, kiểm tra và đánh dấu vào chứng từ để tránh thiếu sót và nhầm lẫn.

- Giao – Nhận: Đúng chủng loại, đủ số lượng.

- Thủ kho cùng với nhân viên giao hàng tiến hành đóng gói hàng hóa và phải đảm bảo hàng hóa không bị ảnh hưởng trong quá trình vận chuyển.

- Nhân viên giao hàng kiểm tra lại chứng từ giao hàng:

+ Hóa đơn GTGT - liên 2 (giao cho khách hàng)

- liên 3 (khách hàng ký nhận khi nợ tiền) + Phiếu giao hàng, giấy báo lô, phiếu kiểm nghiệm…

- Sau khi giao – nhận hàng và chứng từ, thủ khi và nhân viên giao hàng ký xác nhận vào phiếu xuất kho.

 Cập nhật thẻ kho, lưu hồ sơ:

Sau khi xuất hàng, thủ kho cập nhật thẻ kho hàng hóa đã xuất để theo dõi và chuyển phiếu xuất kho đã ký cho bộ phận KTHCTH lưu hồ sơ.

Qua các bước trên ta có thể thấy nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận trong công ty liên quan đến công tác bán hàng như sau:

Người đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt là Giám đốc ông Nguyễn Ngọc Anh, là người đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm về tất cả kết quả kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ của Nhà nước theo quy định hiện hành Giám đốc Công ty có quyền điều hành cao nhất trong Công ty, là người phụ trách chung toàn bộ hoạt động của Công ty, phụ trách trực tiếp công tác tài chính của Công ty

Trong công tác bán hàng Giám đốc có quan hệ giao dịch với khách hàng, tìm kiếm đối tác và ký các hợp đồng kinh tế Trực tiếp điều hành Phó giám đốc, trưởng các phòng ban, đội trưởng các đội xây dựng.

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh trênCông ty tại các địa bàn được giao, tổ chức công tác tiếp thị; Thu thập thông tin tại các địa bàn được giao (tình hình sử dụng thuốc tại địa bàn, các sản phẩm cạnh tranh, tổng hợp, phân tích điểm mạnh, yếu từng thời kỳ của sản phẩm do công ty phân phối so với các sản phẩm cạnh tranh khác có cùng xu hướng điều trị) Đồng thời phải định kỳ kiểm tra, khảo sát thị trường, lập hồ sơ quản lý khách hàng;xây dựng và tổ chức thực hiện phương án marketing cho các sản phẩm được giao, đề xuất ý kiến lên Phụ trách bộ phận về các biện pháp thúc đẩy thị trường,biện pháp chống hàng cạnh tranh cho sản phẩm được giao.

- Bộ phận Hành chính – kế toán – tổng hợp:

Trong các doanh nghiệp Thương mại tiêu thụ hàng hoá là khâu vận động cuối cùng của hàng hoá, nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp Do đó việc quản lý quá trình tiêu thụ là rất quan trọng Một trong các công cụ quản lý quá trình tiêu thụ hàng hoá có hiệu quả nhất đó chính là kế toán bán hàng Kế toán bán hàng quản lý chặt chẽ các yếu tố của nghiệp vụ bán hàng như : giá cả, quá trình thanh toán, thu hồi công nợ và các chi phí có liên quan… để từ đó tính toán chính xác kết quả của hoạt động tiêu thụ hàng hoá, góp phần tiết kiệm chi phí bán hàng, tăng vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận, tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng bao gồm :

+ Phản ánh đẩy đủ và kịp thời chi tiết sự biến động của bán hàng ở tất cả các trạng thái, hàng đi đường, hàng trong kho, trong quầy, hàng gia công chế biến, hàng gửi đại lý nhằm đảm bảo quản lý hàng hoá ở cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị.

+ Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch bán hàng và kết quả kinh doanh của Doanh nghiệp: mức bán ra, doanh thu bán hàng về thời gian và địa điểm theo tổng số và theo nhóm hàng Quan trọng nhất là chỉ tiêu lợi nhuận thuần về hoạt động kinh doanh Thương mại kiểm tra việc thực hiện dự toán chi phí

+ Phản ánh chính xác và kịp thời doanh thu tiêu thụ để xác định kết quả, đôn đốc kiểm tra để đảm bảo việc thu đủ và kịp thời tiền bán hàng, tránh bị chiếm dụng vốn bất hợp lý

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

Kế toán doanh thu

2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

Tiêu thụ hàng hóa là quá trình quan trọng của một doanh nghiệp thương mại, trong giai đoạn này doanh nghiệp phải xác định được các khoản doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán phát sinh từ các hoạt động kinh doanh của công ty góp phẩn làm tăng vốn chủ sở hữu.

Trong trường hợp khách hàng trả tiền ngay, chứng từ sử dụng là Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu tiền mặt, Giấy báo có của ngân hàng Khi khách hàng đến nhận hàng, căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng đã được Giám đốc duyệt, phòng kinh doanh tiến hành viết hóa đơn GTGT Hóa đơn được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần):

Liên 1 (màu tím): lưu tại quyển hóa đơn

Liên 2 (màu đỏ): Giao cho khách hàng

Liên 3 (màu xanh): dùng trong nội bộ công ty để ghi sổ

Hóa đơn GTGT ghi rõ các thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty (nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thì ghi thêm số tài khoản ngân hàng), đơn vị tính, số lượng, đơn giá của hàng hóa bán ra Tất cả các hóa đơn, chứng từ đều phải hợp lý, hợp lệ về nội dung và hình thức và tuân theo các bước sau đây:

Thủ quỹ Thủ kho KT tiêu

Lưu trữ, bảo Đơn quản đặt hàng hoặc HĐKT

Thu tiền Xuất hàng Ghi sổ

Lưu trữ, bảo Đơn đặt quản hàng hoặc HĐKT

Sơ đồ 2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay

Trong trường hợp khách hàng mua chịu, việc lập và luân chuyển chứng từ cũng được tiến hàng tương tự như trên Tuy nhiên, kế toán thanh toán sẽ viết cho khách hàng Giấy nợ thay vì Phiếu thu và không có bước thủ quỹ thu tiền:

Sơ đồ 2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng trả chậm

Hàng ngày, căn cứ vào hóa đơn GTGT, Kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp rồi đối chiếu với Phiếu xuất kho về số lượng rồi ghi vào sổ chi tiết doanh thu TK511, sổ chi tiết TK 511 tập hợp các nghiệp vụ theo trình tự thời gian.

Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu với các sổ tổng hợp chi tiết doanh thu và có nhiệm vụ vào sổ cái TK 511 Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo Tài chính.

Các chứng từ của công ty luôn được lập đúng và đủ theo quy định và trình tự ghi sổ cho phần hành kế toán doanh thu bán hàng của công ty tuân theo sơ đồ dưới đây:

Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính

Sổ chi tiết doanh thu

Bảng TH chi tiết doanh thu

Sơ đồ 2.3 Quy trình ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng

2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu

Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt áp dụng tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ, nên doanh thu bán hàng chưa tính thuế GTGT và sử dụng hóa đơn GTGT.

Hàng ngày, căn cứ và Hóa đơn GTGT nhận được, kế toán tiến hành hạch toán chi tiết cho từng hàng hóa.

Số hiệu tài khoản sử dụng: TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

Ví dụ: một số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ

: ghi hàng ngày: đối chiếu kiểm tra: ghi cuối tháng, hoặc định kỳ kỳkỳ

Ngày 1/3/2011, xuất 40 hộp RYME cho Nhà thuốc tư nhân - 26 Thợ Nhuộm với đơn giá 218.000 đồng.

Ngày 1 /3/2011, xuất 10 hộpKrodonin 125mg cho Phòng khám Bs.Vũ Hải với đơn giá 409.090 đồng.

Ngày 1/3/2011, xuất 50 hộp Flunide Cream cho công ty Dược phẩm Âu

Mỹ với đơn giá 68.200 đồng.

Ngày 2/3/2011, xuất 36 hộp RYME 250mg cho Nhà thuốc tư nhân - 26 Thợ Nhuộm với đơn giá 218.000 đồng.

Với các nghiệp vụ phát sinh kế toán sử dụng các hóa đơn giá trị gia tăng và ghi vào các sổ kế toán liên quan Hóa đơn giá trị gia tăng là chứng từ của đơn vị xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán hàng cho người mua. Hóa đơn là căn cứ để người bán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan, là chứng từ cho người vận chuyển hàng trên đường, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền hàng ghi sổ kế toán Khi bán hàng cho khách người bán hàng viết hóa đơn GTGT, được viết làm 3 liên, được đánh số theo thứ tự trong quyển hóa đơn mà công ty mua tại cơ quan thuế, 3 liên có nội dung giống nhau.

- Liên 1: Lưu lại quyển hoá đơn gốc

- Liên 2: giao cho khách hàng

- Liên 3: Giao cho kế toán bán hàng

Hàng hoá của công ty được bán ra tại văn phòng công ty do nhân viên phòng kinh doanh phụ trách bán hàng, tại cửa hàng do nhân viên bán hàng phụ trách và cung ứng hàng hoá cho khách hàng, hàng hoá bán ra đã được kiểm tra kỹ và được các dược sỹ hướng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm.

Biểu 2.1 Hóa đơn Giá trị gia tăng

HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT – 3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG RM/2011b

Ngày 1 tháng 03 năm 2011 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt Địa chỉ: Số 5B, ngõ 2, Phương Mai, Đống Đa, Hà Nội

Số tài khoản: 100114851023169 Điện thoại: 04.3576.4324 MST: 0101834731

Họ và tên người mua hàng: Tạ Hoàng Nghĩa

Tên đơn vị: Nhà thuốc tư nhân – 26 Thợ Nhuộm Địa chỉ: Số 26 Thợ Nhuộm – Cửa Nam – Hoàn Kiếm – Hà Nội

Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST:

Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 8720.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 9.592.00

Số tiền viết bằng chữ: chín triệu năm trăm chín mươi hai nghìn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn)

Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán tiến hành đối chiếu với phiếu xuất kho về số lượng rồi ghi vào sổ nhật ký bán hàng, sổ chi tiết TK 511 tập hợp các nghiệp vụ theo trình tự thời gian.

Các sổ chi tiết liên quan đến doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ lần lượt là: Sổ nhật ký bán hàng, Sổ chi tiết bán hàng và Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng.

Biểu 2.2 Sổ nhật ký bán hàng Đơn vị: Công ty TNHH TM và DP Nam Việt Địa chỉ: Đống đa – Hà Nội

SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG

Ngày Số chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK

SL Đơn giá Thành tiền

Số trang trước chuyển sang

Xuất RYME cho Nhà thuốc tư nhân-

Xuất KRO cho Phòng khám Bs.Vũ Hải

Xuất KRO cho Phòng khám Bs.

Xuất O23 cho Nhà thuốc tư nhân-26 Thợ Nhuộm

Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng

Biếu 2.3 Sổ chi tiết bán hàng

2 2 Đơn vị: Công ty TNHH TM và DP Nam Việt Địa chỉ: Đống Đa - Hà Nội

SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG

Tên sản phẩm: Thực phẩm chức năng ORIGINE

Số chứn g từ Diễn giải

Thuế Tổng tiền thanh toán

SL Đơn giá Thành tiền

Xuất O63 cho Bs.Hồng Khoa

Xuất O23 cho NT 26 Thợ Nhuộm

Xuất O63 cho PK Bs.Vũ Hải

Xuất O11 cho NT 26 Thợ Nhuộm

Xuất O21 cho NT Hải An

Xuất O42 cho NT An Bình

Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

Biểu 2.4 Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng Đơn vị: Công ty TNHH TM và DP Nam Việt Địa chỉ: Đống Đa – Hà Nội

SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG

Tháng 3 năm 2011 Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng

Ngày thán g Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu:

Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu với các sổ tổng hợp chi tiết doanh thu và vào sổ cái TK 511.

Biểu 2.5 Sổ cái doanh thu bán hàng Đơn vị: Công ty TNHH TM và DP Nam Việt Địa chỉ: Đống Đa – Hà Nội

SỔ CÁI DOANH THU BÁN HÀNG

Tháng 3 năm 2011 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Số phát sinh Ngà y Số Nợ Có

Xuất KRO cho Phòng khám Bs.Vũ Hải

1/3 BH-1103-003 Xuất FLU cho cty

Xuất KRO cho Phòng khám Bs.

BH-1103-007 Xuất O23 cho Nhà thuốc tư nhân-26 Thợ Nhuộm

31/3 KC Kết chuyển doanh thu 511 → 911 911 963.601.03

Trong quá trình kinh doanh công ty có phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu Do dặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty có khối lượng tiêu thụ không quá lớn và đơn giản, công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ, không có thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu nên tại công ty phát sinh các khoản giảm trdoanh thu là: Hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán.

 Hàng bán bị trả lại:

Hàng bán bị trả lại là số hàng đã bán, đã được coi là tiêu thụ nhưng bị người mua từ chối, trả lại, do các lý do như: hàng bị mất, kém phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách…

Trị giá của hàng bị trả lại = Số lượng hàng bị trả lại x đơn giá bán.

Trị giá của số hàng bị trả lại tính theo đúng đơn giá bán ghi trên hóa đơn. Các chi phí phát sinh liên quan đến việc hàng bán bị trả lại doanh nghiệp phản ánh vào tài khoản chi phí bán hàng 641.

Khi doanh nghiệp nhận lại số hàng bán bị trả lại và đã nhập lại số hàng này vào kho, kế toán ghi:

Nợ TK 155: Nhập kho thành phẩm

Có TK 632: Giá vốn hàng bán bị trả lại

Chi phí liên quan đến hàng bán bị trả lại:

Nợ TK 641: Chi phí bán hàng

Thanh toán với người mua về số tiền của hàng bán bị trả lại:

Nợ TK 511: Hàng bán bị trả lại

Nợ TK 33311: Thuế GTGT phải trả cho khách hàng tương ứng với số doanh thu của hàng bán bị trả lại

Có TK 131: phải trả khách hàng

Khi các nghiệp vụ hàng bán bị trả lại xảy ra, kế toán công ty không phản ánh trực tiếp vào TK 531, mà kế toán ghi giảm doanh thu.

Kế toán giá vốn hàng bán

2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán Để hạch toán giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Cơ sở để tính giá vốn hàng xuất kho chính là phiếu xuất kho, do bộ phận cung ứng lập, được lập làm 3 liên:

- Liên 2 và 3: sau khi hoàn thành nghiệp vụ sẽ giao cho người nhận hàng 1 liên, liên còn lại thủ kho ghi thẻ kho, sau đó chuyển chứng từ về cho kế toán ghi sổ.

Trình từ lập và luân chuyển chứng từ xuất kho để ghi sổ giá vốn hàng bán tuân theo các bước sau đây:

Sơ đồ 2.4 Trình tự lập và luân chuyển chứng từ xuất kho

Hiện tại, để tính giá vốn hàng hóa xuất bán, công ty sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước Sổ liên quan đến giá vốn hàng bán là: Nhật ký chung, sổ chi tiết giá vốn hàng bán cho từng loại hàng hóa, sổ tổng hợp giá vốn hàng bán cho tất cả các loại hàng hóa, Sổ cái TK632.

Hàng ngày, căn cứ vào Phiếu xuất kho, Kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp rồi đối chiếu với Hóa đơn GTGT về số lượng rồi ghi vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán TK632, Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn, đồng thời vào Sổ Nhật ký chung.

Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu với các sổ tổng hợp chi tiết doanh thu và có nhiệm vụ vào sổ cái TK 632 Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo Tài chính.

Các chứng từ của công ty luôn được lập đúng và đủ theo quy định và trình tự ghi sổ cho phần hành kế toán giá vốn của hàng bán của công ty tuân theo sơ đồ dưới đây:

Sơ đồ 2.5 Quy trình ghi sổ kế toán giá vốn hàng bán

2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán

Kế toán Giá vốn hàng bán ở công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt sử dụng tài khoản theo quy định chung của Bộ tài chính: Tài khoản

Trị giá vốn hàng xuất bán ở doanh nghiệp thương mại thực chất là giá trị mua thực tế mà công ty phải trả cho người bán về số hàng đó, bao gồm cả thuế nhập khẩu (nếu có).

Chi phí mua hàng bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ… phát sinh trong quá trình mua hàng được theo dõi riêng để cuối kỳ kết chuyển để tính giá vốn cho hàng bán ra trong kỳ.

Khi xuất kho hàng hóa kế toán công ty sử dụng phương pháp nhập trước – xuất trước để tính ra trị giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho. Đến cuối kỳ kế toán phân bổ chi phí thu mua cho số hàng xuất kho Thông thường ở công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt chi phí mua hàng trong tháng được kết chuyển toàn bộ để tính vào giá vốn hàng xuất bán trong tháng.

Tính trị giá vốn thực tế hàng hóa xuất kho theo công thức:

Trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất

Trị giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho

Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho Việc tính toán trị giá vốn hàng bán có ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi có tính toán đúng trị giá vốn hàng xuất bán mới xác định chính xác kết quả bán

SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D hàng Hơn nữa, trị giá vốn của hàng xuất bán thường chiếm tỷ trọng chủ yếu trong kỳ kinh doanh Do đó, nếu không phản ánh đúng giá vốn hàng bán sẽ dẫn tới kết quả bán hàng bị sai lệch đi.

Khi nhập, xuất kho hàng hóa thủ kho viết phiếu nhập kho, xuất kho và gửi lên phòng kế toán.

Ví dụ: Căn cứ Phiếu xuất kho cho Hóa đơn GTGT 0026311, số phiếu xuất BH-1103-001, kế toán lên sổ Nhật ký chung với khoản mục giá vốn hàng bán và doanh thu Sau đó, với phần mềm kế toán máy, các định khoản sẽ được định khoản tự động và lên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản 632.

Mẫu phiếu xuất kho của công ty TNHH TM và DP Nam Việt:

Biểu 2.6 Mẫu Phiếu xuất kho Đơn vị: Nam Việt Mẫu số: 02-VT Địa chỉ: Quận Đống Đa (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

Ngày 01/03/2011 Nợ: 632 Số: BH-113-001 Có: 1561

Họ và tên người nhận hàng: Nhà thuốc tư nhân-26 Thợ Nhuộm

Lý do xuất: Xuất để bán

Xuất tại kho: Kho công ty

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Tổng số tiền (bằng chữ): Sáu triệu năm trăm bốn mươi ngàn đồng chẵn.

Số chứng từ gốc kèm theo: 0

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán Giám đốc

Từ Phiếu xuất kho, căn cứ vào các hóa đơn bán hàng kế toán lên các sổ chi tiết, sổ tổng hợp của TK 632.

Biểu 2.7 Sổ chi tiết Giá vốn hàng bán

SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN

Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán

Tháng 3 năm 2011 Tên thành phẩm: Origine

Bs.Hồng Khoa 156 22.500.000 2/3 BH-1103-007 Bán O23 cho NT 26

31/3 KC Kết chuyển giá vốn hàng bán 632→ 911 911 281.479.710

Sau khi vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán cho từng loại hàng hóa, kế toán tiến hành vào sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán cho tất cả hàng hóa như sau:

Biểu 2.8 Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán Đơn vị: Công ty TNHH TM và DP Nam Việt Địa chỉ: Đống Đa – Hà Nội

SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN

Ngày tháng Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Số trang trước chuyển sang 1/3 1103 1/3 Xuất RYME cho nhà 632 6.540.000

Phòng khám Bs.Vũ Hải

Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu với các sổ tổng hợp chi tiết Giá vốn hàng bán và tiến hành vào sổ cái TK 632.

Biểu 2.10 Sổ Cái Tài khoản tài khoản 632

Tháng 3 năm 2011 Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán

1/3 1103-001 Xuất RYME cho Nhà thuốc 26 Thợ Nhuộm 1561 6.540.000

1/3 1103-002 Xuất KRO cho Phòng khám Bs.Vũ Hải 1561 31.090.840 1/3 1103-003 Xuất FLU cho cty DP Âu Mỹ 1561 2.557.500

2/3 1103-005 Xuất RYME cho Nhà thuốc 26 Thợ Nhuộm 1561 5.886.000

31/3 Giá vốn hàng bán trong kỳ 1561 502.700.77

4 31/3 Chi phí thu mua trong kỳ 1562 48.937.729

31/3 KC Kết chuyển giá vốn hàng bán 632→911 911 551.638.503

Kế toán chi phí bán hàng

2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ trong kỳ Để tập hợp chi phí bán hàng kế toán công ty sử dụng tài khoản 641.

Những nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt hạch toán vào chi phí bán hàng gồm có:

- Chi phí nhân viên phục vụ cho công việc bán hàng: tiền lương chính, tiền lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiên lương, các khoản tính cho quỹ BHXH, BHYT…

- Chi phí vật liệu, bao bì: là các khoản phải bỏ ra cho việc mua bao bì để bảo quản hàng hóa, giữ gìn, vận chuyển hàng hóa trong quá trình bán hàng, vật liệu dùng cho việc sửa chữa, bảo quản TSCĐ của công ty.

- Chi phí dụng cụ, đồ dùng

- Chi phí khấu hao tài sản cố định, là chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng như: nhà kho, phương tiện vận chuyển…

- Chi phí khác bằng tiền, là các khoản chi phí phát sinh trong khi bán hàng như chi phí giới thiệu sản phẩm, chi phí tiếp khách

Chứng từ sử dụng để ghi sổ chi phí bán hàng ở đây là các Bảng tính phân bổ tiền lương, bảng tính và phân bổ khấu hao, các hóa đơn, phiếu chi Phiếu chi do kế toán thanh toán lập thành 2 hoặc 3 liên:

- Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu

- Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán

- Liên 3 giao cho người nhận tiền

Thủ quỹ KT thanh toán

Bảo quản, lưu Đề trữ nghị chi

Trình tự lập và luân chuyển Phiếu chi của công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt tuân theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.6 Trình tự lập và luân chuyển Phiếu chi

Khi nhận được hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ: các Bảng tính phân bổ tiền lương, BHXH, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, các hóa đơn, phiếu chi…, kế toán cập nhật số liệu vào Sổ nhật ký chung và Sổ Cái TK 641

Trình tự ghi sổ cho các khoản chi phí bán hàng của công ty tuân theo sơ đồ dưới đây:

Phiếu chi, hóa đơn, bảng phân bổ

Bảng cân đối số phát sinh

Sơ đồ 2.7 Quy trình ghi sổ các khoản chi phí bán hàng

2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng

Với quy mô doanh nghiệp tương đối nhỏ, nên kế toán doanh nghiệp không tiến hành hạch toán chi tiết TK 641 thành các tài khoản cấp 2, mà tất cả đều được hạch toán gộp vào TK 641 Các chi phí này phát sinh trong tháng thường được chi bằng tiền mặt và được tập hợp vào TK 641 – Chi phí bán hàng, cuối tháng được kết chuyển toàn bộ sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh để xác định kết quả kinh doanh trong tháng.

2.3.3 Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng

Một số nghiệp vụ liên quan đến chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ:

Ngày 2/03/2011 chi 600.000 đồng tiền mặt cho công ty vận tải để vận chuyển hàng cho Công ty TNHH Dược phẩm Á – Âu.

Ngày 2/03/2011 chi 1.540.000 đồng tiền mặt để giới thiệu sản phẩm.

Ngày 3/03/2011 chi 250.000 đồng tiền mặt để tiếp khách

Kế toán dựa trên hợp đồng vận chuyển hàng hóa lập phiếu chi, kế toán tiến hành ghi vào sổ:

Biểu 2.11 Phiếu chi trả tiền vận chuyển hàng Đơn vị: Nam Việt Mẫu số: 02-TT Địa chỉ: Quận Đống Đa (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU CHI Quyển số: 3 Ngày 2 tháng 3 năm 2011 Số: PC03-02

Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Đức Giang Địa chỉ: Phương Mai, Đống Đa, Hà Nội

Lý do chi: Chi trả tiền vận chuyển hàng

Số tiền: 600.000 đồng (Viết bằng chữ): sáu trăm nghìn đồng chẵn

Kèm theo: 1 chứng từ gốc

Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Người lập Người nhận

(Ký, họ tên, trưởng phiếu tiền Đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu 2.12 Phiếu chi trả tiền giới thiệu sản phẩm Đơn vị: Nam Việt Mẫu số: 02-TT Địa chỉ: Quận Đống Đa (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU CHI Quyển số: 3 Ngày 2 tháng 3 năm 2011 Số: PC03-03

Họ và tên người nhận tiền: Lê Vân Anh Địa chỉ: Phương Mai, Đống Đa, Hà Nội

Lý do chi: Chi trả tiền giới thiệu sản phẩm

Số tiền: 1.540.000 đồng (Viết bằng chữ): một triệu năm trăm bốn mươi ngàn đồng chẵn.

Kèm theo: 1 chứng từ gốc

Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Người lập Người nhận

(Ký, họ tên, trưởng phiếu tiền Đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Khi nhận được hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ: các hóa đơn, phiếu chi, các Bảng tính phân bổ tiền lương…, kế toán tiến hành ghi vào sổ Nhật ký chung và Sổ Cái tài khoản 641.

Biểu 2.14 Sổ Cái tài khoản 641 Đơn vị: Công ty TNHH TM và DP Nam Việt Địa chỉ: Đống Đa – Hà Nội

Tháng 3 năm 2011 Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

02/03 PC03-02 Chi phí vận chuyển hàng 111 600.000

02/03 PC03-03 Chi phí giới thiệu sản phẩm 111 1.540.000

03/03 PC03-17 Chi phí tiếp khách 111 250.000

06/03 PC03-35 Chi phí hội nghị khách hàng 111 3.200.000

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương hướng hoàn thiện

Trong điều kiện kinh doanh của nền kinh tế thị trường như hiện nay, vấn đề bán hàng có ý nghĩa quyết định tới sự sống còn đối với mỗi doanh nghiệp đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thương mại trong đó mục đích cuối cùng là tìm kiếm lợi nhuận, bán hàng là phương tiện trực tiếp để đạt được mục đích đó Tại Công ty Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt trong công tác quản lý ban lãnh đạo công ty đã có sự quan tâm sâu sắc tới vấn đề bán hàng, doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán Với sự nỗ lực không ngừng của Ban giám đốc và nhân viên trong công ty, công ty đã xây dựng được quy trình kiểm soát bán hàng rất khoa học giữa các bộ phận, đảm bảo sự hợp tác và phối hợp chặt chẽ nhằm đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ và thực hiện có hiệu quả mọi yêu cầu của khách hàng.

Kế toán thực sự được coi là một công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý, đặc biệt là trong công tác quản lý bán hàng và hệ thống kế toán của công ty đã không ngừng được hoàn thiện cả về cơ cấu lẫn phương pháp hạch toán Qua quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm NamViệt em nhận thấy công tác kế toán bán hàng tại công ty có những ưu điểm và những hạn chế sau:

 Về công tác kế toán nói chung:

Có thể nói kể từ khi thành lập đến nay Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt đã có những bước đi ban đầu đầy vững chắc và nhiều thuận lợi được thể hiện ở những thành tích mà công ty đã và đang đóng góp cho xã hội như: giải quyết và phục vụ nhu cầu của nhân dân và các tổ chức trong và ngoài thành phố Hà Nội về các loại dược phẩm và thiết bị y tế Qua đó thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế thị trường Cùng với sự phát triển của công ty, bộ máy kế toán cũng ngày càng hoàn thiện hơn và có những đóng góp rất to lớn cho công ty về vấn đề tài chính giúp công ty đứng vững và có sức cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường Công ty đã kịp thời áp dụng và thực hiện tốt chế độ kế toán mới, sổ sách kế toán của công ty luôn hoàn thành đúng thời gian quy định. Công tác hạch toán kế toán trên cơ sở vận dụng linh hoạt nhưng vẫn tuân thủ nguyên tắc kế toán nhờ đó đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời nhu cầu thông tin cho quá trình quản lý Từ việc lập chứng từ đến luân chuyển chứng từ được công ty quy định rõ ràng, hợp lý theo đúng chế độ ban hành Nhờ có hệ thống kế toán của công ty được tổ chức khoa học, quy củ nên việc kiểm tra của các cơ quan chức năng được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi. Đội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán trong công ty có trình độ nghiệp vụ, nắm vững và am hiểu các kỹ thuật nghiệp vụ, các chế định tài chính và thanh toán, có trình độ tin học và ngoại ngữ, có trách nhiệm trong công việc Việc tổ chức bộ máy kế toán tập trung như hiện nay đã đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kế toán trong công ty, đảm bảo cho kế toán phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của mình Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối khoa học, hợp lý, phù hợp với yêu cầu của công việc và phù hợp với

SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D chuyên môn của từng người Việc bố trí cán bộ kế toán như hiện nay đã đảm bảo cho công tác kế toán nói chung được tiến hành thuận lợi Ngoài ra các cán bộ kế toán có điều kiện làm việc rất tốt, công ty trang bị đầy đủ cho phòng kế toán các thiết bị hiện đại gồm các dụng cụ văn phòng cần thiết và máy tính nối mạng có cài phần mềm kế toán, rất thuận lợi cho công tác kế toán Giúp kế toán dễ dàng hơn trong việc hạch toán và hạn chế được những nhiều sai sót không đáng có. Khi cần thông tin kế toán sẽ được đáp ứng ngay, giảm được khối lượng công việc tính toán cho các kế toán viên, giúp cho việc theo dõi đối chiếu, kiểm tra được dễ dàng thuận lợi hơn

 Về công tác kế toán bán hàng:

- Về tổ chức bộ máy kế toán:

Nhìn chung công tác kế toán bán hàng ở công ty tương đối tốt, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, đáp ứng được các yêu cầu mà công ty đề ra, phản ánh đầy đủ tình hình bán hàng, ghi nhận doanh thu, phản ánh giá vốn, giảm giá hàng bán, thuế GTGT, chi phí bán hàng, chi phí QLDN và kết quả bán hàng tiêu thụ trong kỳ Qua đó cung cấp được những thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý hoạt động kinh doanh ở công ty ngày càng tốt hơn, các cán bộ kế toán ở công ty đã theo dõi sát sao tình hình nhập- xuất- tồn hàng hoá và việc thanh toán tiền hàng giữa khách hàng với công ty.

Xuất phát từ đặc điểm công tác bán hàng, Công ty TNHH Thương mại vàDược phẩm Nam Việt đã vận dụng linh hoạt lý luận kế toán vào thực tế phản ánh chính xác doanh thu bán hàng Nghiệp vụ bán hàng ở công ty xảy ra từng ngày,từng giờ nhưng công ty đã làm tốt việc theo dõi tình hình thanh toán của từng hoá đơn Đây là kết quả của quá trình làm việc cần cù, có sáng tạo và trách nhiệm của bộ phận kế toán.

Kế toán bán hàng của công ty đã theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn của hàng hoá giúp cho phòng kinh doanh có thông tin chính xác để ra quyết định mua hàng Mọi vấn đề liên quan đến công tác kế toán bán hàng đều được ban lãnh đạo công ty quan tâm giải quyết kịp thời Chính nhờ sự quản lý thống nhất từ ban lãnh đạo công ty đến phòng kế toán tới thủ kho như vậy đã giúp công ty quản lý các loại hàng hoá nhập- xuất đạt hiệu quả cao trong kinh doanh.

- Về hệ thống chứng từ kế toán: Đối với hoạt động bán hàng, hệ thống chứng từ được thiết kế đầy đủ, tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với đặc điểm riêng của công ty. Quá trình luân chuyển chứng từ được tổ chức hợp lý, nhanh gọn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp giữa các phòng ban và khách hàng khi đến với công ty Nhờ đó quá trình bán hàng được quản lý một cách chặt chẽ thông qua chứng từ và phê duyệt chứng từ của lãnh đạo có thẩm quyền.

- Về hệ thống sổ sách:

Hình thức Nhật ký chung là rất thích hợp đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ như công ty Hình thức này giúp cho công ty có thể quản lý được đối tượng hạch toán đa dạng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều Đồng thời, cũng đơn giản, dễ làm và phù hợp trong việc áp dụng kế toán máy.

Hệ thống sổ sách đầy đủ, thống nhất, tuân thủ về kết cấu, biểu mẫu và cách thức ghi sổ do Bộ tài chính quy định Công ty có một hệ thống sổ thống nhất bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ kế toán được mở và khóa sổ theo đúng thời gian Tất cả các chứng từ và sổ sách kế toán đều được bảo quản trong tủ sắt chống được mối, gián Đặc biệt hóa đơn GTGT được bảo quản nghiêm ngặt, khi bàn giao có giao nhận, ký nhận đầy đủ Do đó, các hoạt động của công ty đều được theo dõi cụ thể, chi tiết, quản lý chặt chẽ đến từng đối

SV: Lê Thúy Hằng Lớp: Kế toán 49D tượng hạch toán, đồng thời cũng tạo điều kiện để tổng hợp số liệu Bên cạnh đó, kế toán chi tiết và tổng hợp định kỳ đối chiếu số liệu nên đã hạn chế đáng kể những sai sót có thể xảy ra. Đối với nghiệp vụ bán hàng, hệ thống sổ sách được tổ chức chi tiết cụ thể theo từng mặt hàng (các sản phẩm tiêu thụ nhiều được mở sổ chi tiết riêng như Origine 63, Pre-ms, Krodonin…), đảm bảo cho việc hạch toán doanh thu và giá vốn hàng bán được rõ ràng Qua đó, phản ánh được sự biến động trong nhu cầu của thị trường và hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng thuốc Từ đó, có những quyết định đúng đắn về cơ cấu tiêu thụ, chủ động lập kế hoạch tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty.

- Về hệ thống tài khoản:

Công ty đã xây dựng được một hệ thống tài khoản rõ ràng, chi tiết, khoa học, thống nhất, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý. Hiện nay hệ thống tài khoản của công ty áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006 Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt là một công ty tương đối nhỏ nên hệ thống tài khoản của công ty nhìn chung là đơn giản, số lượng không nhiều và dễ hạch toán Đối với hoạt động tiêu thụ, hệ thống tài khoản của công ty vừa đảm bảo nguyên tắc thống nhất vừa thể hiện sự linh hoạt trong điều kiện cụ thể.

- Về hệ thống báo cáo:

Các Báo cáo tài chính được lập và trình bày khách quan, trung thực, hợp lý tình hình tài chính, tình hình và kết quả kinh doanh của công ty, phản ánh đúng bản chất kinh tế của các hoạt động kinh tế.

Phần hành kế toán bán hàng ảnh hưởng rất nhiều đến chỉ tiêu trên các Báo cáo tài chính Bán hàng là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh, xác định kết

5 0 quả là căn cứ quan trọng để Doanh nghiệp có tiêu thụ hàng hoá hay không, bán loại hàng nào và ngừng bán loại hàng nào, trị giá bán của từng loại hàng hoá ra sao Số liệu của các chỉ tiêu được lấy từ số phát sinh của các tài khoản doanh thu, chi phí… Do có sự phối hợp giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nên các chỉ tiêu được tính toán chính xác, giúp cho các nhà quản lý phân tích và đánh giá được tình hình kinh doanh của công ty.

- Về việc ghi nhận doanh thu và chi phí:

Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt

Trong thời gian thực tập tại công ty, nhận thấy bên cạnh những ưu điểm đạt được, công ty vẫn còn những mặt tồn tại Để khắc phục những nhược điểm nêu trên, em xin đưa ra một số giải pháp hoàn thiện sau:

3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng

Nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá liên quan đến từng khách hàng, từng phương thức thanh toán và từng mặt hàng nhất định Do đó công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi phải quản lý các chỉ tiêu như: Quản lý doanh thu, tình hình thay đổi trách nhiệm ở khâu bán, tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ về các khoản thu của người mua, quản lý giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ,… quản lý nghiệp vụ bán hàng cần bám sát các yêu cầu sau:

+ Quản lý sự vận động của từng mặt hàng trong quá trình xuất, nhập, tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị.

+ Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng và từng hàng háo tiêu thụ.

+ Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy đủ tiền hàng.

+ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước theo chế độ quy định.

Bên cạnh đó công ty cần xây dựng chính sách để đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ hàng hóa cũng như đa dạng hóa các phương thức bán hàng, góp phần nâng cao danh thu bán hàng, tăng lợi nhuận cho công ty.

- Về những chính sách, chiến lược đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ:

Công ty nên quan tâm xây dựng những chính sách, chiến lược kinh doanh hữu hiệu nhằm mở rộng mạng lưới tiêu thụ như: tăng cường các hoạt động Marketing, cho nhân viên đến tận các phòng khám giới thiệu, tư vấn về các sản phẩm thuốc của công ty Công ty có thể tổ chức một bộ phận Marketing với các chức năng: điều tra, thăm dò nhu cầu thị trường và hoạch định các biện pháp nhằn thâm nhập thành công vào thị trường mới Ngoài ra, công ty nên tăng cường áp dụng phương thức chiết khấu thương mại để khuyến khích khách hàng mua nhiều, đẩy mạnh việc tiêu thụ Những khoản chiết khấu thương mại có thể làm giảm doanh thu của lô hàng đó nhưng với tốc độ tiêu thụ tăng sẽ giúp cho công ty tăng nhanh vòng quay vốn lưu động, thu hồi vốn nhanh, hiệu quả là cơ sở tăng lợi nhuận của công ty.

- Về phương thức bán hàng Để mở rộng thị trường tiêu thụ, đa dạng hóa các phương thức bán hàng công ty cần có những cơ chế, chính sách giá cả phù hợp để mở rộng thêm thị trường thông qua hình thức mở thêm các đại lý gửi hàng bán ở nhiều địa phương không chỉ ở riêng khu vực quanh Hà Nội Khi áp dụng phương pháp này, kế toán mở TK 157 “hàng gửi đi bán” được sử dụng để theo dõi giá trị sản phẩm dịch vụ và hàng hóa mà công ty gửi bán nhưng chưa đươc chấp nhận thanh toán, số hàng này vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty TK 157 được mở chi tiết theo từng mặt hàng, từng lần gửi hàng, từng người mua.

3.2.2 Về tài khoản sử dụng

Công ty cần mở thêm các tài khoản giảm trừ doanh thu là TK 532 – Giảm giá hàng bán, TK 531 – Hàng bán bị trả lại và TK 521 – Chiết khấu thương mại.

Các nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán không hạch toán vào tài khoản 511, mà kế toán sẽ phản ánh vào TK 531, TK 532 Công ty nên hạch toán các khoản giảm trừ này vào bởi khi đó việc thực hiện công tác kế toán sẽ dễ dàng hơn, đỡ nhầm lẫn Việc hạch toán tốt các tài khoản này này sẽ làm cho doanh thu của doanh nghiệp bị giảm trừ, khi đó doanh nghiệp sẽ phải đóng thuế ít Điều đó sẽ làm tăng lợi nhuận của công ty nên một cách rõ rệt.

Khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng bán cho người mua về số lượng hàng đã bán, kế toán tiến hành mở sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 532 và định khoản các nghiệp vụ sau:

Có TK 131, 111, 112 Đối với nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, thủ kho tiến hành nhập kho số hàng hóa và đồng thời ghi giảm giá vốn hàng bán.

Hiện nay công ty chưa áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán, khả năng thu hồi nợ của công ty tương đối chậm Để khuyến khích khách hàng thanh toán nợ trước và đúng hạn, công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán nhằm khuến khích người mua thanh toán tiền hàng sớm hơn Công ty thực hiện chiết khấu thanh toán cho khách hàng theo định khoản sau:

Nợ TK 635: Chi phí hoạt động tài chính

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ

Thời gian luân chuyển chứng từ từ bộ phận này sang các bộ phận khác của công ty là chậm nên đôi khi kế toán không kịp thời cập nhật thông tin Nguyên nhân chính của tình trạng này là do sự cách xa về địa lý giữa phòng tài vụ, phòng kinh doanh với kho Để khắc phục tình trạng này, mỗi bộ phận phải tự hoàn thiện để khi chứng từ đến sẽ thu thập thông tin ngay rồi chuyển qua bộ phận kế tiếp.

Khi hàng hóa mua về, đơn vị tiến hành nhập kho Trên thực tế không phải lúc nào số thực nhập cũng khớp với số trên hóa đơn chứng từ Đồng thời do mặt hàng kinh doanh của công ty là thuốc chữa bệnh cho nhân dân, công ty luôn đặt chất lượng, phẩm chất lên hàng đầu Để thực hiện mục đích đó công ty nên sử dụng mẫu “Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa” Mẫu biên bản như sau:

Biểu 2.15 Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM HÀNG HÓA

Số:………… Căn cứ:……… số………….ngày………tháng……….năm……… Ban kiểm nghiệm gồm:

Bộ phận kiểm soát chất lượng:……….

Kế toán:………. Thủ kho:……… Người giao nhận:……….

Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa

Mã số Đơn vị tính

Số lượng đúng phẩm chất

SL không đúng phẩm chất

Ngày… tháng… năm… Phòng kiểm soát Người giao hàng Kế toán Thủ kho chất lượng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết Để đáp ứng được nhu cầu quản lý chi phí, công ty nên mở thêm các sổ chi tiết chi phí bán hàng cho từng khoản mục phát sinh: tiền mặt, khấu hao tài sản cố định, CCDC, lương nhân viên Mẫu sổ như sau:

Biểu 2.16 Sổ chi tiết tài khoản 6418 – CPBH trả bằng tiền mặt Đơn vị: Công ty TNHH TM và DP Nam Việt Địa chỉ: Đống Đa – Hà Nội

Tháng 3 năm 2011 Tài khoản 6418 – Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng trả bằng tiền mặt

Công ty cũng nên mở sổ chi tiết và sổ cái TK 635 để theo dõi các khoản chiết khấu thanh toán mà công ty khấu trừ cho khách hàng Chiết khấu thanh

6 0 toán được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng và từng loại hàng bán Việc theo dõi chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu sẽ giúp cho công ty quản lý chặt chẽ hơn giai đoạn bán hàng, nâng cao hiệu quả tiêu thụ.

3.2.5 Về lập dự phòng phải thu khó đòi

Trong hoạt động kinh doanh của công ty có những khoản phải thu mà người nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ nhưng ở công ty vẫn chưa thực hiện việc lập dự phòng phải thu khó đòi Vì vậy để đề phòng việc thất thu khi khách hàng không có khả năng thanh toán, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán công ty nên lập dự phòng phải thu khó đòi.

Định dạng
Số trang	70
Dung lượng	84,54 KB