hệ thống quản lý chất lượng 5s

Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại,cần sạch sẽ.Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến.5Sngăn chặn sự xuống cấp của nhà xưởng, tạo sự

TP HCM, ngày 5 tháng 4 năm 2014 DANH SÁCH NHÓM

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xu thế phát triển chung của toàn bộ nền kinh tế nước ta hiện nay, cácdoanh nghiệp ngày càng trở nên thích nghi hơn với sôi động của nền kinh tế thịtrường Đặc biệt khi Việt Nam đã gia nhập WTO kèm theo sự suy thoái trầm trọngnền kinh tế thế giới thì sự cạnh tranh và đào thải càng trở nên quyết liệt Mỗi doanhnghiệp muốn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường phải chọn cho mình mộthướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách quản lý Thông qua việc xâydựng, áp dụng các biện pháp và các hệ thống quản lý chất lượng trong các doanhnghiệp của mình để thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng và thị trường

Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh, đầu tư như thế nào

đi nữa, thì con người cũng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công cho doanhnghiệp.Từ lâu, tại Nhật Bản đã xuất hiện phong trào 5S Với triết lý con người là trungtâm của mọi sự phát triển: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp,thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần của người lao động sẽ thoải mái hơn, năng suất vàđiều kiện lao động sẽ cao hơn

Hiện nay một số nước đã áp dụng mô hình này trong đó có các doanh nghiệpViệt Nam cũng đã ứng dụng mô hình 5S vào công ty của mình và đã mang lại mộtmôi trường làm việc hiệu quả.Nhận thấy được tầm quan trọng của nó nên nhóm chúng

em xin được làm rõ hơn về mô hình 5S này

I. Mục đích chính của việc đưa 5S vào chương trình quản lý:

5S là một phương pháp quản lý nhà nhằm mục đích cải tiến môi trường làmviệc, một chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn

vị hành chính 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quảtrong thực tế

Từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, hay nhà xưởng côngnghiệp hoặc nông nghiệp Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại,cần sạch sẽ.Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến.5Sngăn chặn sự xuống cấp của nhà xưởng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mấtthời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn.Người làm việccảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót Các thiết bị sảnxuất hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn

Ngày nay, khái niệm Chất lượng và Quản lý Chất lượng không còn xa lạ vớicác doanh nghiệp Việt Nam.Muốn nâng cao khả năng cạnh trên thị trường, mỗi doanhnghiệp phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cáchthức quản lý Tuy nhiên dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh nào, đầu tưloại thiết bị máy móc hay công nghệ nào đi nữa, con người cũng vẫn là yếu tố quyếtđịnh đem lại thành công cho doanh nghiệp

Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thựchành 5S đã được áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệthống quản lý chất lượng 5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi và giúp cho tổchức/doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đemlại niềm tin cho khách hàng.

II. GIỚI THIỆU 5S

II.1 Khái niệm 5S.

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát

từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng,tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện

để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn

5S là chữ cái đầu tiên của các từ:

• Theo tiếng Nhật là: “ seiri”, “ seiton”, “ seiso”, “ seiketsu”, và “ shitsuke”

• Theo tiếng Việt là : “ sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, “ săn sóc” và “sẵnsang”

• Theo tiếng Anh là: “sort”, “set in order”, “shine”, “standardize”, và “sustain”

để lưu lại khoản vật này.

 Những khoản vật không thường dùng:

- Không cần dùng và có thể thanh lý ngay: Đối với loại này tổ chức cần có kếhoạch thanh lý và đặc biệt chú ý trách nhiệm của người thanh lý

- Các khoản vật chờ thanh lý: Tổ chức cần có trách nhiệm lưu giữ khoản vật này.VD: Địa điểm lưu giữ các khoản vật, hình thức đánh dấu khoản vật

II.2.2 Seiton: Sắp xếp

Khẳng định đã loại đi các khoản vật không cần dùng.Nhiệm vụ cácthành viên của tố chức giờ đây là sắp xếp các khoản vật cần dùng sao cho đảmbảo hiệu năng khi sử dụng

Các lưu ý khi sắp xếp:

• Bố trí các đồ vật tùy theo tấn số sử dụng Tần số sử dụng càng caokhoản vật càng được bố trí gần nơi làm việc, tần số sử dụng càng thấpthì càng bố trí càng xa nơi làm việc

• Khi sắp xếp có thể thêm các nhãn mác vào những khoản vật Ví dụ nhưcác khoản vật hay sử dụng với tần số cao đánh số màu sắc khác với cáckhoản vật có tần số thấp

• Khi đặt các khoản vật cần lưu ý tư thế khoản vật dễ lấy ra, đưa vào, dễtiếp cận

Thông báo quy tắc sắp xếp các khoản vật để các thành viên biết được cáckhoản vật nào lưu trữ ở đâu.

II.2.3 Seiso: Sạch sẽ

Sạch sẽ ở đây mang nghĩa là kiểm tra

Phương châm phong trào 5S làm sạch có nghĩa là kiểm tra môi trườnglàm việc phải luôn giữ sạch sẽ chứ không đợi đến khi bẩn mới làm vệ sinh Đểthực hiện nội dung này phát động phong trào VD Phong trào làm vệ sinh 3phút mỗi ngày tại nơi làm việc hoặc 5 phút mỗi ngày tại nơi làm việc

Mọi người cần thể hiện trách nhiệm đối với môi trường xung quanh nơilàm việc, những người làm vệ sinh ở tổ chức chỉ chịu trách nhiệm ở những nơicông cộng còn những khu vực làm việc cá nhân nên để các cá nhân tự phụtrách

II.2.4 Seiketsu: Săn sóc

Săn sóc cũng có nghĩa là tạo dựng một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ

ở nơi làm việc.Bên cạnh việc đặt ra các hoạt động 5S như một yêu cầu mỗithành viên, tổ chức nên phát động phong trào thi đua giữa các đơn vị tổ chức đểlôi kéo và cuốn hút mọi người tham gia Tổ chức cần thực hiện đánh giáthường xuyên và lặp đi lặp lại việc thực hiện sàng lọc- sắp xếp- sạch sẽ

II.2.5 Shutshuke: Sẵn sàng

Tạo dựng thói quen thực hiện 5S

Tổ chức phải làm cho các thành viên hiểu rằng thực hiên 5S như là một

hệ thống.Muốn vậy tổ chức cần thực hiện các hoạt động để các thành viên coinơi làm việc như ngôi nhà thứ hai của mình

II.3 Lich sử phát triển của 5S

- Tại Nhật Bản

5S được thực hành trong nhiều năm với ý nghĩa phổ biến là Sẻii Seiton

để hỗ trợ cho hoạt động An toàn, Chất Lượng, Hiệu suất và môi trường

Namư 1980, cuốn sách đầu tiên về 5S được xuất bản, từ đó 5S được phổ biếnnhanh chóng với ý nghĩa trọn vẹn hơn và đầy đủ, bao gồm: SEIRI ( Sàng lọc),

SEITON ( Sắp xếp), SEISO ( Sạch sẽ), SEIKETSU( Săn sóc), SHITSHUKE

- Tại Việt Nam

5S đã được áp dụng thành công tại Hà Nội, Quy Nhơn, Tp.HCM trongnhiều ngành khác nhau như: Y tế, khách sạn, hay một số ngành sản xuất như

sản xuất lắp ráp ô tô, in ấn…

“ 5Sthông thường” và “ 5S thực tiễn” do ông SUZUKI sửa đổi

II.4 5S thông thường và 5S thực tiễn.

Bảng: SO SÁNH 5S THÔNG THƯỜNG VÀ 5S THỰC TIỄN

NỘI DUNG5S Thông thường

( Giai đoạn 1)

5S thực tiễn( Giai đoạn 2)

Lọc ra các vật không cần thiếttại nơi làm việc và loại bỏchúng

Lọc ra và dời đi những vật khôngcần thiết và lượng không cần thiếtcủa những vật cần thiết ra khỏinơi làm việc

Sắp xếp ngăn nắp những vậtcần thiết sao cho có thể dễ dànglấy chúng ra để sử dụng

Sắp xếp để dung Những vật nàycũng phải được sắp xếp trong điềukiện tốt sẵn sàng để dùng và bảođảm an toàn

3 Seiso Dọn sạch sẽ hoàn toàn nơi làm Làm sạch bằng cách lưu ý đối

việc để không còn bụi bám trênsàn, máy móc và trang thiết bị tượng, thu lượm rác mà không vứtlung tung để nơi làm việc sạch sẽ,

tẩy sạch mà không làm hư hại sảnphẩm đối với những sản phẩm sẵnsàng, kiểm tra và sữa chữa trạngthái bất thường

4 Seiketsu Duy trì tiêu chuẩn cao về giữgìn vệ sinh và sắp xếp nơi làm

việc gọn gàng vào mọi lúc

Ngăn ngừa bụi bẩn và giữ vệ sinh

ở mức cao, duy trì vệ sinh ở mứccao

5 Shitsuke Đào tạo mọi người tự giác tuântheo quy tắc giữ gìn thật tốt nơi

làm việc

Đào tạo mọi người tự giác tuântheo quy tắc giữ gìn thật tốt nơilàm việc

II.5 Mối quan hệ nội bộ giữa 5S

Seire, Seiton, Seiso, Shitsuke, Seiketsu trong chương trình 5S có mốiliên hệ mât thiết với nhau Khi thực hiện chương trình 5S trước tiên ta phải

thực hiện Seiri để có thể loại bỏ những vật không cần thiết hoặc dời đi những

vật không cần thiết nhưng tấn suất sử dụng không cao

Thực hiện hiệu quả việc Seiri thì công việc tiếp theo của Seiton sẽ đượcthuận lợi hơn và hiệu quả hơn Seiton chỉ thực hiện khi Seiri đã thực hiện

xong.Seiton thực hiện việc sắp xếp những việc sau khi đã được sàng lọc kỹ

càng

Việc sắp xếp gọn gàng lại là cơ sở cho việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ tạicông ty.Việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ và sắp xếp gọn gàng có thể thực hiện song

song nhưng sự gọn gàng sẽ giúp cho công việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ thuận

tiện và hiệu quả hơn

Sau khi thực hiện xong 3S đầu tiên cần phải thực hiện công việc sànglọc, săn sóc, sạch sẽ ở một mức cao hơn và hiệu quả hơn, vì vậy phải thực hiện

cải tiến 3S đầu, muốn thực hiện nó chúng ta phải tiến hành Shitsuke

Kết hợp với thực hiện Shitsuke có thể thực hiện Seiketsu cho công tynhằm tạo ra một thói quen thực hiện 5S trong công ty và liên tục cải tiến nó để

dần đưa 5S thực hiện ở mức cao

Mối quan hệ trên được thể hiện qua sơ đồ sau:

II.6 Mục tiêu chung của 5S

- Thực hiện chương trình 5S là cơ sở để thực hiện chương trình cải tiếnchất lượng trong công ty, thực hiện cải thiên môi trường làm việc nângcao hiệu quả làm việc cho công ty, tổ chức

- Cải thiện hình ảnh và danh tiếng của công ty trong mắt khách hàng vàchính đội ngũ nhân viên công ty

- Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người

- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thôngqua các hoạt động thực tế

- Tăng hiệu quả làm việc nhờ giảm thiểu thời gian chết khi tìm kiếm,chuận bị, vận hành và tiến hành công việc

- Thời gian thực hiện công việc được rút ngắn và giao sản phẩm đúnghẹn

- Giảm hang tồn kho do có thể kiểm kê dễ dàng và chính xác các hànghóa trong kho

- Nâng cao chất lượng nhờ giảm bụi bặm và hạt kim loại

- Máy móc ít hỏng hóc hơn nhờ quy trình kiểm tra Seiso

- An toàn lao động được nâng cao khi không có các chướng ngại vật trênlối đi và trên sàn nhà nơi làm việc, cũng như sàn nhà không còn trơntrượt

- Giảm chi phí

- Khích lệ và nâng cao tinh thần cố gắng của cả công ty

HÌNH : VÀI HÌNH ẢNH TRƯỚC VÀ SAU KHI THỰC HIỆN 5S

II.7 Các vấn đề có thể áp dụng 5S để khắc phục.

5S là công cụ quản lý chất lượng rất hiệu quả trong việc tạo môi trườnglàm việc sạch sẽ, an toàn và tiện lợi đối với người lao động Đối với thực trạngcủa công ty, nếu áp dụng 5S có thể làm cho hiệu quả công việc tốt hơn, thuậntiện hơn và mọi người có thể thấy thoải mái hơn khi đến nơi làm việc

Áp dụng 5S sẽ cơ cấu lại một số bất hợp lý trong việc sắp xếp các vậtdụng cũng như mặt bằng tổ chức công ty

5S sẽ hạn chế được những vật dụng không cần thiết đang tồn tại trongcác phòng ban chức năng

5S có thể giúp cho nhân viên công ty có thể có cách sắp xếp lưu trữ các

hồ sơ, sổ sách vật dụng có hệ thống và khoa học hơn, từ đó tạo ra sự thuận tiệntrong quản lý, sử dụng và chuyển giao chúng

Tuy nhiên việc áp dụng 5S cũng có những khó khăn nhất định khi thựchiện do công ty chưa hề áp dụng một công cụ quản lý chất lượng nào như ISO,KAIZEN, 6XICMA… Những khoản chi phí mới phát sinh, sự ủng hộ của toàncông ty và nhất là sự ngại thay đổi do công ty đã có những hoạt động quản lýriêng trong sắp xếp, vệ sinh môi trường làm việc

III. SỰ CẦN THIẾT PHẢI ÁP DỤNG 5S ĐỂ NÂNG CAO HIỆU

QUẢ LÀM VIỆC TẠI CÁC CÔNG TY

3.1 Những thuận lợi khi thực hiện 5S nói chung:

- 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi quy mô doanhnghiệp

- 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sảnxuất, thương mại, dịch vụ

- Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết thuật ngữ khó

- Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp nơi làmviệc

- Môi trường làm việc không thể lúc nào cũng hoàn hảo Khi đã sạch sẽrồi có thể sạch sẽ hơn nữa, khi đã gọn rồi bằng cách khác có thể gọn hơnnữa, chính vì thế luôn có thể cải tiến các cách thức theo thời gian đểphát huy hiệu quả cao hơn

3.2 Các vấn đề mà các công ty thường gặp phải mà 5S có thể khắc phục:

- Có rất nhiều thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọngàng

- Di chuyển đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động khác

- Tại nơi làm việc không có dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làmviệc

- Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn công việc do sự bố tríkhông hợp lý dụng cụ làm việc

- Tồn tại nhiều thiếu sót trong công việc

- Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng thường xuyên chậm trễ và phảilàm thêm ngoài giờ

- Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩn quá nhiều và mất nhiều thời gianxếp dỡ

- Thiết bị văn phòng, trang thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởngđến sức khỏe người lao động

- Nơi làm việc không an toàn dẫn đến tai nạn lao động, sự cố xảy ra

- Những nơi công cộng ( Phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh…) không sạchsẽ

- Tinh thần làm việc của công nhân kém

- Người lao động không tự hào về công ty của mình

HÌNH: THỰC HIỆN 5S

3.3 Những lợi ích chung của việc thực hiện 5S:

5S là một chương trình nâng cao năng suất phổ biến ở Nhật Bản và dầntrở nên phổ biến trên nhiều nước khác Nó bắt nguồn từ truyền thống của NhậtBản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thứctrách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó.Người Nhật luôn tìm cách sao cho công nhân thực sự gắn bó với công việc củamình Ví dụ trong phân xưởng người quản lý cố gắng khơi dậy ý thức trongngười công nhân đây là “ công việc của tôi”, “ chỗ làm việc của tôi”, “ máymóc của tôi”, từ đó người lao động sẽ chấp nhận chăm sóc “ chiếc máy làmviệc của mình”, “ chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “ côngviệc của mình” một cách tốt nhất

Khi chương trình 5S thực hiện thành công sẽ đưa lại rất nhiều lợi íchcho doanh nghiệp cụ thể như sau:

- Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn

- Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến

- Mọi người trở nên kỷ luật hơn

- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sang cho công việc

- Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn

- Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc của mình

- Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn

- Đẩy mạnh sản xuất

- Nâng cao chất lượng công việc

- Cắt giảm chi phí trong quá trình làm việc

- Giao hàng đúng hẹn

- Thúc đẩy tinh thần làm việc

- Môi trường làm việc an toàn

- Nâng cao uy tín công ty, tăng thêm khách hàng mới

 Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM:

- Cải tiến năng suất ( P-Productivity)

- Nâng cao chất lượng (Q-Quality)

- Giảm chi phí (C-Cost)

- Giao hàng đúng hẹn (D-Delivery)

- Đảm bảo an toàn (M-Morale)

IV. CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN 5S

IV.1Giai đoạn chuẩn bị.

Trước khi ra quyết định ban lãnh đạo công ty phải có sự phân tíchnhững thuận lợi, những khó khăn, cũng như chi phí, lợi ích hoạt động phong

trào 5S mang lại Trong giai đoạn này, lãnh đạo daonh nghiệp có thể đi thamquan một số doanh nghiệp đã thực hiện 5S để học hỏi kinh nghiệm Trong quátrình tìm hiểu này nếu doanh nghiệp gặp khó khăn có thể thong qua một số tổchức tư vấn hỗ trợ, ví dụ: một trung tâm có các khóa đào tạo và cho quan sátthực tế các hoạt động 5S uy tín đó là Trung tâm hợp tác nguồn nhân lực ViệtNam-Nhật Bản viết tắt là VJCC

Kết quả của giai đoạn này là ban lãnh đạo công ty nắm được lợi ích 5S,cách thức thực hiện và đưa ra quyết định thực hiện chương trình 5S

IV.2Các bước triển khai thực hiện 5S

IV.2.1 B1 Thông báo của lãnh đạo về việc cam kết thực hiện phong

trào 5S.

Sau khi có quyết định thực hiện chương trình 5S ban lãnh đạo phải cóthông báo cam kết thực hiện phong trào này Cam kết của lãnh đạo thể hiệntránh nhiệm và sự quyết tâm thực hiện đến cùng.Sự cam kết thực hiện của lãnhđạo là một việc làm rất quan trọng đối với việc thực hiện chương trình 5S.Camkết của lãnh đạo là động lực thúc đẩy các nhân viên thực hiện nghiêm túc cáctiêu chuẩn 5S đặt ra

Trong giai đoạn này người lãnh đạo thông báo cho toàn công ty về quyếtđịnh thực hiện phong trào 5S, nội dung 5S là gì, đối tượng, phạm vi, mục tiêu

và lợi ích mà 5S mang lại, đồng thời giới thiệu các thông tin, dụng cụ, các vấn

đề chung nhất để thực hiện 5S như thẻ đỏ, thẻ vàng, đồng phục đội 5S

IV.2.2 B2 Thành lập bộ phận phụ trách phong trào 5S.

Lãnh đạo bổ nhiệm ban chỉ đạo thực hiện và chỉ định người có tráchnhiệm chính để tiến hành phong trào này Giai đoạn này kết thúc khi công tyđào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiệnphong trào

IV.2.3 B3 Lên kế hoạch thực hiện phong trào 5S.

Sau khi thành lập bộ phận thực hiện phong trào 5S thì bộ phận này cùngban lãnh đạo công ty sẽ dựa trên những thực trạng của công ty, mục tiêu hoạtđộng 5S để đưa ra các kế hoạch thực hiện phong trào 5S Thông thường 5S