Sự cần thiết phải quản lý nguyên vật liệu trong các
1 Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, tham gia thờng xuyên và trực tiếp vào quá trình sản phẩm, ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng của sản phẩm đợc sản xuất.
Nguyên vật liệu có đặc điểm:
- Dùng để sản xuất ra sản phẩm
- Khi tham gia vào quá trình sản xuất chúng bị tiêu hao và thay đổi hình thái ban đầu Mặt khác, một nguyên vật liệu có thể sản xuất ra một sản phẩm hoặc nhiều nguyên vật liệu sản xuất ra một sản phẩm.
2 Vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuÊt
Nguyên vật liệu có tầm quan trọng không chỉ trong quá trình sản xuất mà còn ảnh hởng không nhỏ đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của một đơn vị sản xuất, một đơn vị xây dựng cơ bản Do đó mà đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua cho đến khâu sử dụng sản xuất ra sản phẩm, hoàn thành công trình đảm bảo tiết kiệm triệt để mà vẫn đạt hiệu quả cao, sao cho khối lợng vật t nh cũ mà có thể làm
4 ra một khối lợng sản phẩm lớn hơn, chất lợng tốt hơn, thoả mãn nhu cầu ngời tiêu dùng, góp phần cải thiện đời sống ngời lao động.
3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình thi công xây dựng thì quản lý vật liệu là một yêu cầu không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp xây lắp nào Vì vậy, các doanh nghiệp xây lắp cần thiết phải tổ chức tốt việc quản lý một cách chặt chẽ ở các khâu từ thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, qua đó có thể giảm bớt chi phí và hạ giá thành công tr×nh.
- Khâu thu mua: đòi hỏi phải quản lý về số lợng, chất l- ợng, quy cách, chủng loại, giá cả và chi phí thu mua cũng nh kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch thi công công trình.
- Khâu bảo quản: tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiện, thực hiện tốt chế độ bảo quản đúng với yêu cầu của từng loại nguyên vật liệu tránh để h hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu.
- Khâu dự trữ: Doanh nghiệp xây lắp cần phải quản lý trong kho tàng bến bãi, dự trữ để đến khi thi công thì có dụng cụ để sử dụng vào công trình, tránh tình trạng mất mát, ảnh hởng đến tiến độ thi công, quản lý nguyên vật liệu theo định mức dự trữ nguyên vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu ảnh hởng đến tốc độ lu chuyển vốn và tiến độ thi công công trình.
- Khâu sử dụng: đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng đúng mục đích đúng từng khâu, tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở định mức dự toán chi phí nguyên vật liệu nhằm hạ thấp mức tiêu hao nguyên vật liệu hạn chế các hao hụt mất mát trong quá trình thi công.
4 Nhiệm vụ của kế toán trong việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu
Xuất phát từ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu thì kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xách số l- ợng, chất lợng, giá cả nguyên vật liệu tăng, giảm, tồn kho theo yêu cầu quản lý nguyên vật liệu (theo từng loại, thứ, từng kho, mục đích sử dụng, phục vụ hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm).
- Chấp hành đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu (thủ tục nhập xuất) kiểm tra chế độ bảo quản, hao mòn dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu phát hiện và ngăn ngừa các trờng hợp sử dụng lãng phí, h hao, thất thoát nguyên vật liệu.
- Vận dụng đúng đắn các phơng pháp hạch toán, ph- ơng pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho Hớng dẫn kiểm tra các bộ phận chấp hành các nguyên tắc thủ tục xuất nhập và thực hiện nghiêm chỉnh các chế độ chứng từ kế toán.
Phân loại và tính giá nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp
1 Phân loại nguyên vật liệu
Mỗi doanh nghiệp có tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng những loại vật t khác nhau Phân loại vật t là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại vật t, theo cùng nội
6 dung, công dụng, chủng loại tính chất thơng phẩm của chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Vật liệu có nhiều loại, trong doanh nghiệp có công dụng kinh tế, nguồn gốc rất khác nhau, do đó để hạch toán tốt nguyên vật liệu cần phải tiến hành phân loại vật liệu.
* Theo công dụng kinh tế:
- Nguyên vật liệu chính: tham gia cấu thành thực thể công trình nh xi măng, sắt, thép…
- Nguyên vật liệu phụ: tham gia phục vụ cho quá trình sản xuất thi công
- Nhiên liệu: là nguyên vật liệu đặc biệt quan trọng nh x¨ng, dÇu…
- Phụ tùng sửa chữa và thay thế nhằm khắc phục, thay thế cho máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải.
-Nguyên vật liệu thiết bị trong xây dựng
* Theo nguồn gốc nơi sản xuất
- Nguyên vật liệu sản xuất trong nớc
-Nguyên vật liệu nhập ngoại
2 Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất.
2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế
* Giá thực tế nhập kho
Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật t nhập kho đợc xác định nh sau:
- Nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho: giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài đối với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ là giá cha thuế, còn với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng thức trực tiếp là giá đã có thuế.
Trị giá thực tế của NVL mua ngoài
Trị giá mua ghi trên hoá đơn
ThuÕ nhËp khÈu (nÕu cã)
ChiÕt khÊu giảm giá (nÕu cã)
- Nguyên vật liệu đợc tặng thởng: trị giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng (+) chi phí liên quan đến việc tiÕp nhËn.
- Nguyên vật liệu nhập do doanh nghiệp tự gia công chế biÕn.
Trị giá vốn thùc tÕ NVL nhËp kho
Trị giá thực tế NVL, xuÊt kho gia công
- Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến
Trị giá vốn thực tế của
NVL thuê ngoài gia công
Trị giá thực tế NVL, xuÊt chÕ biến gia công
Chi phÝ thuê chế biÕn gia công
Chi phÝ vËn chuyÓn bèc xÕp (nÕu cã)
- Phế liệu thu hồi (nếu có): giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu.
* Giá thực tế vật liệu xuất kho
Theo nguyên tắc giá phí nguyên vật liệu xuất kho đợc tính theo giá thực tế Tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp, căn cứ vào yêu cầu quản lý và hạch toán cũng nh trình độ của nhân viên kế toán đồng thời xem xét đến điều kiện kinh tế cụ thể của kỳ hạch toán (lạm phát, thiểu phát,…) doanh nghiệp có thể áp dụng các phơng pháp tính giá sau để tính giá vật liệu.
- Phơng pháp thực tế đích danh (trực tiếp)
Theo phơng pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo giá vật liệu theo từng lô hàng và giữ nguyên từ lúc nhập kho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh) Khi xuất kho nguyên vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra trị giá thực tế xuất kho.
- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (fifo)
Theo phơng pháp này giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc Xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cách khác cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của nguyên vật
Bùi Thế Hng - K38 UB liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị nguyên vật liệu tồn cuối kỳ là giá của thực tế của nguyên vật liệu mua vào sau cùng.
- Phơng pháp nhập sau xuất trớc (lifo)
Theo phơng pháp này, giả định số nguyên vật liệu mua vào sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên Sau đó căn cứ vào số lợng xuất kho tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc Tính theo đơn giá của lần nhập sau cùng đối với số lợng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng số còn lại đợc tính theo đơn giá của lần nhập trớc đó Nh vậy, giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế của nguyên vật liệu các lần nhập ®Çu kú.
- Phơng pháp giá đơn vị bình quân
Trị giá thực tÕ NVL xuÊt kho
= Số lợng NVL xuÊt kho x Đơn giá b×nh qu©n gia quyÒn
-Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Đơn giá bình quân cả kỳ dù tr÷
Trị giá thực tế NVL tồn ®Çu kú
Trị giá thực tế NVL nhËp trong kú
Số lợng NVL tồn đầu kỳ + Số lợng NVL nhËp trong kú
- Giá đơn vị bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập
Giá đơn vị b×nh qu©n gia quyÒn sau mỗi lần nhËp
Trị giá NVL tồn kho trớc khi nhËp
Trị giá NVL nhập kho của từng lần nhËp
Số lợng NVL tồn kho trớc khi nhËp
Số lợng NVL nhập kho của từng lần nhËp
2.2 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng chủng loại nguyên vật liệu nhiều, tình hình nhập xuất diễn ra th- ờng xuyên việc xác định giá thực tế của nguyên vật liệu hàng ngày là rất khó khăn và ngay cả trong trờng hợp xác định đợc hàng ngày đối với từng lần, từng đợt nhng quá tốn kém và phức tạp, vì vậy mà có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất hàng ngày.
Giá hạch toán là giá ổn định đợc doanh nghiệp sử dụng thống nhất trong một thời gian dài Nh vậy, hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi vào sổ chi tiết giá trị nhập xuất Cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch toán để ghi vào các sổ tổng hợp và báo cáo Việc điều chỉnh giá hạch toán dựa theo công thức sau:
Giá vốn thực tế của NVL xuất dùng = Giá hạch toán của
NVL xuất dùng x Hệ số giá
Hệ số giá Trị giá thực tế vât liệu tồn kho đầu kú
+ Trị giá thực tế vật liệu nhập trong kú
Trị giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toán vật liệu nhËp trong kú
3 Kết luận chi tiết nguyên vật liệu
3.1 Chứng từ kế toán sử dụng
Kế toán nguyên vật liệu là nội dung chủ yếu trong toàn bộ công tác kế toán nói chung trong các doanh nghiệp Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết nguyên vật liệu phải đợc thực hiện theo từng kho, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu và phải đợc tiến hành đồng thời ở kho và Phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ.
Theo quyết định số 15/2007/QĐ-BTC ngày 20/03/2007 của Bộ Tài chính ban hành theo chế độ các chứng từ kế toán nguyên vật liệu bao gồm:
3 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
4 Biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm hàng hoá (MÉu 08 - VT)
5 Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
6 Hoá đơn cớc vận chuyển (Mẫu 03
Ngoài những chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nớc, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh:
1 Phiếu xuất vật t theo hạn mức (Mẫu 04
2 Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu 05
3 Phiếu báo vật t còn lại cuối tháng (Mẫu 07
- VT) Đối với những chứng từ thống nhất phải đợc lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về biểu mẫu, nội dung phơng pháp lập Những ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu ghi chép trong chứng từ.
Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải đợc luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trởng quy định, phục
Bùi Thế Hng - K38 UB vụ cho việc phản ánh ghi chép, tổng hợp kịp thời của các cán bộ cá nhân có liên quan.
3.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là sự chi tiết hoá các thông tin tổng quát đợc hình thành bởi hạch toán tổng hợp nhằm thu thập thông tin rộng rãi cho việc quản lý và kiểm tra hoạt động kinh doanh.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Kế toán tổng hợp vật liệu là việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tợng kế toán ở dạng tổng quát.
Vật liệu là TSLĐ thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp Theo chế độ kế toán quy định: trong các doanh nghiệp chỉ đợc áp dụng một trong hai phơng pháp hạch toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ.
1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
* Đối với doanh nghiệp tính thuế theo phơng pháp khÊu trõ
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh một cách thờng xuyên liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu Sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ mua hoặc bán kế toán dùng các tài khoản phản ánh số hiện có, tình hình biến động, tăng, giảm nguyên vật liệu của doanh nghiệp.
Kế toán tổng hợp vật liệu sử dụng tài khoản chủ yếu:
TK 151 "hàng mua đang đi đờng"
TK 152 "nguyên liệu, vật liệu"
TK 331 "phải trả ngời bán"
TK 133 "thuế GTGT đợc khấu trừ"…
Ngoài các tài khoản nói trên, kế toán tổng hợp vật liệu còn sử dụng các tài khoản liên quan nh: TK 111, TK 112, TK
128, TK 222, TK 223, TK 228, TK 621, TK 627, TK 641, TK 642… (phô lôc 4)
- Phơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu
(1) Nhập kho hàng đang đi đờng
(4) Nhập kho do tự chế hoặc thuê ngoài gia công
(5) Nhận cấp phát, nhận cấp góp
(6) Nhận góp vốn liên doanh, liên kết
(7) Thừa phát hiện khi kiểm kê
(9) Xuất để chế tạo sản phẩm
(10) Xuất cho chi phí sản xuất chung, bán hàng quản lý XDCB
(11) Trả lại hàng cho ngời bán
(12) Xuất tự chế hoặc thuê ngoài gia công
(13) Xuất góp vốn liên doanh, liên kết
(14) Thiếu phát hiện khi kiểm kê
* Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp
Do phần thuế GTGT đợc tính vào trị giá thực của vật liệu nên khi mua nguyên vật liệu, kế toán ghi vào tài khoản
152, 153 theo tổng giá thanh toán Các trờng hợp khác hạch toán nh hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
Phơng pháp này là phơng pháp không kiểm tra thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế Từ đó xác định lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức:
Giá NVL xuất dùng trong kú
Giá trị NVL còn lại cha sử dụng +
Tổng giá trị NVL tăng thêm -
Giá trị NVL còn lại cha sử dụng cuối
* Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo ph- ơng pháp khấu trừ
TK 151, 152, 153 không dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất trong kỳ mà chỉ dùng để chuyển giá trị thực tế nguyên vật liệu và hàng mua đang đi đờng lúc đầu kỳ vào
TK 611 "mua hàng": dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu, theo giá thực tế.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan nh:
TK 133, 331, 111, 112… các TK này có nội dung và kết cấu giống phơng pháp kê khai thờng xuyên (phụ lục 5)
- Phơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu
(1) Giá trị vật liệu, tồn đầu kỳ cha sử dụng
(2) Giá trị nguyên vật liệu mua vào trong kỳ
(3) Nhận vốn góp liên doanh, cấp phát
(4) ThuÕ nhËp khÈu nÕu cã
(5) Thừa phát hiện khi kiểm kê
(7) Giá trị nguyên vật liệu tồn cuối kỳ
(8) Giảm giá đợc hởng và giá trị hàng mua trả lại
(9) Giá trị thiếu hụt, mất mát
(10) Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng nhỏ
(11) Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng lớn
3 Hình thức sổ kế toán
Tuỳ thuộc vào đặc điểm nguyên vật liệu của từng doanh nghiệp và tuỳ thuộc vào hình thức tổ chức kế toán nguyên vật liệu của từng doanh nghiệp mà kế toán nguyên vật liệu sử dụng các loại sổ kế toán khác nhau để hạch toán sự biến động của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
Trong các doanh nghiệp sản xuất thờng áp dụng những hình thức sau:
- Hình thức Nhật ký chung.
- Hình thức nhật ký sổ cái.
- Hình thức chứng từ ghi sổ.
- Hình thức kế toán nhật ký chứng từ.
Chơng ii thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần tự động hoá Tân Phát
I Khái quát chung về công ty cổ phần tự động hoá Tân Phát
1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Ngày 18/10/2003 Công ty cổ phần tự động hoá Tân Phát đợc thành lập với cơ sở ban đầu là Xởng cơ khí Kim C- ơng.
Ngày 05/04/2007 Tổng công ty quyết định đổi tên Công ty cổ phần tự động hoá Tân Phát từ đó đến nay.
Công ty hoạt động theo mô hình doanh nghiệp Nhà nớc. Hiện nay trụ sở chính của công ty đặt tại Km 11+50 Quốc lộ 1A, Xã Tứ Hiệp, Huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội.
- Sản xuất, chế tạo cơ khí, chế tạo thiết bị vật liệu và phụ kiện, gia công cấu kiện bê tông phục vụ các ngành điện, xây dựng và công nghiệp khác.
- Xây lắp các công trình đờng dây tải điện và trạm biến áp.
- Xây lắp các công trình dân dụng công nghiệp, giao thông thuỷ lợi, công trình kiến trúc hạ tầng khu công nghiệp, khu đô thị.
- Đầu t phát triển và kinh doanh nhà
- Kinh doanh, xuất - nhập khẩu thiết bị, vật t kỹ thuật
- T vấn, khảo sát thiết kế điện, t vấn xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông thuỷ lợi, công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp.
- Thiết kế, chế tạo, lắp ráp các loại thiết bị nâng hạ Gia công chế tạo lắp dựng cột ViBa Lắp đặt máy móc thiết bị và chuyển giao các dây chuyền công nghệ cơ khí động lực và điện tử.
- Xây dựng các công trình giaot hông, cầu đờng, bến cảng Vận tải đờng bộ.
- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng ăn uống, dịch vụ du lịch.
Quản lý khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn vốn đợc giao, đảm bảo sản xuất kinh doanh hợp lý theo ngành nghề đã đăng ký, không ngừng đổi mới trang thiết bị, tự bù đắp chi phí, cân bằng giữa thu và chi, thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ với Nhà nớc và lợi nhuận cho Tổng công ty Đảm bảo có hiệu quả kinh tế, đời sống cán bộ nhân viên ngày càng đợc nâng cao.
Có trách nhiệm phát triển và phấn đấu thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh ngày càng cao.
Quản lý và chỉ đạo công ty hoạt động theo cơ chế hiện hành của Nhà nớc.
3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Công ty cổ phần tự động hoá Tân Phát là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập Căn cứ vào đặc điểm sản xuất cũng nh quy mô sản xuất, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu chức năng Đứng đầu là giám đốc, giúp việc còn có các
22 phó giám đốc, dới là các phòng ban chức năng Các bộ phận chức năng đợc uỷ quyền chỉ đạo ra quyết định giải quyết những vấn đề chuyên môn do mình phụ trách Nhờ đó mà nâng cao chất lợng, hiệu quả quản lý Ta có mô hình bộ máy quản lý nh sau (phụ lục 6)
Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
* Giám đốc công ty: Là ngời lãnh đạo chung, đợc phép ra quyết định và chịu trách nhiệm pháp nhân.
- Xây dựng chiến lợc phát triển, kế hoạch dài hạn và hàng năm của công ty.
- Tổ chức quản lý, điều hành hoạt động của đơn vị theo đúng chức năng, nhiệm vụ đợc giao và thực hiện đầy đủ chính sách pháp luật quy định của Nhà nớc.
Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công
Công ty cổ phần tự động hoá Tân Phát là một đơn vị sản xuất kinh doanh công nghiệp nên chi phí về nguyên vật liệu chiếm tới 80% giá trí sản lợng Bên cạnh đó, nguyên vật liệu sử dụng trong xây dựng rất đa dạng và phong phú Theo báo cáo về hạch toán chi phí, báo cáo vật t của công ty có gần
1000 thứ vật liệu khác nhau Đây là những nguyên vật liệu dịch vụ và xây dựng mà tính chất lý, hoá của chúng rất khác nhau, do đó yêu cầu đặt ra là phải tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu từ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng.
1, Phân loại nguyên vật liệu tại công ty Để tiến hành xây dựng các công trình, công ty phải sử dụng một khối lợng lớn các loại nguyên vật liệu khác nhau Với mục đích muốn quản lý chặt chẽ và hạch toán chính xác về nguyên vật liệu đồng thời tạo điều kiện thuận lợi, đơn giản
28 cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu Công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học theo công dụng kinh tế của từng loại nguyên vật liệu cụ thể là:
- Nguyên vật liệu chính: bao gồm các vật liệu nh: Các thiết bị điện công nghiệp, điện dân dụng, điện tự động hoá, tiếp địa, sứ, chống sét van, dây điện, máy PLC S7300… Để tiện cho việc theo dõi thì mỗi loại đợc chia thành nhiều nhóm khác nhau Ví dụ nh:
+ Dây điện: dây Ac50, Ac70, Ac240…
+ Thép đợc phân thành thép tấm, thép 6, 10, 20,… + Mô hình trạm biến áp, mô hình điện công nghiệp…
* Vật liệu phụ: bao gồm các thiết bị: sơn, ốcvít, nilong, giấy dán, bu lông…
* Nhiên liệu: bao gồm các loại xăng, dầu diezel, dầu phụ tùng để cung cấp cho máy nổ để kéo dây, đội xe cơ giới để vận chuyển chuyên chở vật liệu hoặc cho cán bộ lãnh đạo của công ty hay các phòng ban đi công tác.
* Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế của ô tô nh: các mũi khoan, xăm lốp ô tô…
* Phế liệu thu hồi: Hiện nay, công ty tiến hành nhập kho của chủ đầu t thay thế hoặc sản xuất theo hình thức khoán gọn cho các đơn vị trực thuộc nên không thực hiện đ- ợc việc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi.
2, Đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần tự động hoá Tân Phát
Bùi Thế Hng - K38 UB Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu thống nhất, chân thực Kế toán ở công ty sử dụng giá thực tế để hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu… Công ty đợc đánh giá nguyên vật liệu cụ thể nh sau:
* Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho
Vật liệu của công ty đợc nhập kho trong các trờng hợp sau:
- Vật liệu nhập kho do mua ngoài: đây là nguồn chủ yếu, công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, giá thực tế nhập kho của vật liệu mua ngoài đợc xác định là giá cha có thuế GTGT.
Trị giá vốn thùc tÕ NVL nhËp kho
= Số lợng NVL nhËp kho + Đơn giá ghi trên hoá đơn (cha cã VAT) Theo hoá đơn GTGT số 008578 ngày 20/02/2007 của Công ty TNHH vật t kỹ thuật Thăng TIến bán cho công ty là 20 tấn xi măng Hoàng Thạch, đơn giá 680.000đ/tấn thì giá thực tế nhập kho đợc xác định là:
Theo hoá đơn GTGT số 0070734 ngày 24/02/2007 của công ty Bê tông xây dựng Hà Nội bán cho công ty 4 cột điện, đơn giá là 1.292.970đ/cột thì giá thực tế nhập kho đợc xác định là:
* Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho
Mặc dù số lợng chủng loại nguyên vật liệu của công ty nhiều nhng khả năng quản lý chi tiết nguyên vật liệu của công ty rất chặt chẽ Cụ thể là nguyên vật liệu nhập kho thuộc lô hàng nào thì thờng xuất thẳng luôn cho các đội Do đó, công ty có thể theo dõi lô hàng từ khi nhập đến khi xuất Bởi thế công ty đã sử dụng phơng pháp thực tế đích danh để đánh giá nguyên vật liệu, xuất kho Theo phơng pháp này giá vật liệu đợc xác định theo giá thực tế của từng loại nguyên vật liệu giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến khi xuất dùng, khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế đích danh của nguyên vật liệu đó.
Căn cứ vào phiếu nhập kho số 05 ngày 20/2/2008 nhập
20 tấn xi măng Hoàng Thạch của Công ty TNHH vật t kỹ thuật Thăng Tiến thì giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho đợc xác định là:
Trị giá nguyên vật liệu xuất kho = Số lợng x Đơn giá
3, Thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu tại công ty Để có thể tổ chức toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và kế toán chi tiết vật liệu nói riêng thì trớc hết phải dựa trên cơ sở chứng từ để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất vật liệu Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán.
Công ty cổ phần tự động hoá Tân Phát sử dụng các chứng từ kế toán.
+ PhiÕu nhËp kho + PhiÕu xuÊt kho
+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ở mỗi đội sản xuất có thể tham gia thi công một lúc vào nhiều công trình, hạng mục công trình hoặc một công trình lớn có thể do nhiều đội xây dựng tham gia thi công và mỗi đội phụ trách một hạng mục công trình Đối với hạng mục công trình ở từng giai đoạn, phòng kế toán xem xét, nghiên cứu tính toán xem công trình đó cần những loại vật liệu gì, với số lợng là bao nhiêu thì đủ sau đó lập hạn mức vật t Thủ tục nhập, xuất vật t, đợc tiến hành nh sau:
Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần tự động hoá Tân Phát
Trải qua hơn 6 năm phát triển với bao khó khăn vất vả, đến nay Công ty Cổ phần tự động hoá Tân Phát từng bớc tr- ởng thành về mọi mặt Công tác quản lý nói chung và công tác kế toán của Công ty nói riêngđã không ngừng đợc hoàn thiện, củng cố, thực sự đã trở thành công cụ đắc lực trong quản lý cũng nh trong công tác hạch toán kế toán của đơn vị, góp phần tích cực hơn trong công tác phản ánh giám sát chặt chẽ toàn diện tài sản, tiền vốn của Công ty, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời giúp cho ban lãnh đạo Công ty đề ra những phơng pháp nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trên cơ sở phát triển đó, công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu cung không ngừng đợc hoàn thiện, nâng cao, đáp ứng yêu cầu xây dựng cơ bản của Công ty, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phơng pháp hạch toán kế toán, các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận khác có liên quan Số liệu kế toán đợc phản ánh trung thực, chính xác rõ ràng tình hình hiện có của và sự biến động của nguyên vật liệu Về cơ bản có thể thấy việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty hiện nay là phù hợp với yêu cầu tình hình cụ thể của Công ty và phù hợp với trình độ của cán bộ kế toán Điều này có thÓ nhËn thÊy qua nh÷ng ®iÓm sau:
- Thủ tục nhập xuất kho đợc thực hiện chặt chẽ, có sự giám sát của các bộ phận liên quan, có đầy đủ hoá đơn chứng từ hợp lệ, hợp pháp Việc luận chuyển chứng từ cũng đợc thực hiện theo đúng quy định.
- Tổ chức kế toán nguyên vật liệu Công ty cũng tơng đối phù hợp với đặc điểm của tổ chức sản xuất, hệ thống tài khoản, sổ kế toán luôn đợc đảm bảo tuân thủ đúng các chế độ kế toán hiện hành.
- Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung là phù hợp với đặc điểm của đơn vị Hình thức này đơn giản trong việc ghi chép, thuận lợi trong việc kiểm tra, theo dõi.
- Trong hạch toán chi tiết, kế toán vận dụng phơng pháp ghi thẻ song song Đây là phơng pháp ghi chép đơn giản, rõ ràng dễ kiểm tra đối chiếu, dễ dàng tìm ra những sai sót, nhầm lần trong ghi chép tính toán, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của vật liệu cả về số lợng và giá trị, đồng thời phơng pháp này còn phù hợp với trình độ nhân viên kế toán của Công ty.
- Công ty áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xhuyên là phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao, phòng kế toán của Công ty đã đa vào sử dụng phần mềm kế toán “AcPro và Fast accouting” Đây là phần mềm kế toán do Tổng công ty cơ khí xây dựng lập trình phù hợp với đặc điểm của các doanh nghiệp xây lắp Hiện nay, mọi hoạt động kế toán của Công ty đều đợc thực hiện trên máy đã tạo rất nhiều thuận lợi nh tiết
42 kiệm thời gian, giảm bớt đợc khối lợng công việc, cung cấp số liệu chính xác, nhanh chóng kịp thời.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt đợc, công tác kế toán nguyên vật liệu Công ty còn một số hạn chế.
* Thứ nhất : Về lập sổ danh điểm nguyên vật liệu
Hiện nay Công ty vẫn cha xây dựng đợc sổ danh điểm vật liệu thống nhất, do đó làm ảnh hởng tới quá trình theo dõi sự biến động của vật liệu, gây tốn kém về thời gian cho việc tra tìm tên vật liệu.
* Thứ hai : Về thời gian và kế hoạch kiểm kê kho nguyên vật liệu
Hiện nay công tác kiểm kê của Công ty chỉ thực hiện 1 năm 1 lần, vậy sẽ không phản ánh đợc tình hình nguyên vật liệu hiện có về số lợng cũng nh chất lợng.
* Thứ ba : Việc hạch toán chung VLC và VLP vào TK
Trong quá trình phân loại nguyên vật liệu Công ty đã tách thành nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ, nhng trong quá trình hạch toán vẫn hạch toán chung vào TK 152 Do đó ảnh hởng đến việc đánh giá nguyên vật liệu trong quá tình nhập và xuất.
II Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tự động hoá Tân Phát
Qua thực tế tìm hiểu công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty dới góc độ là một sinh viên em xin mạnh dạn đa ra một vài ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu của đơn vị.
1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là một trong ba bộ phận không thể thiếu đợc trong quá trình sản xuất, cơ sở cấu thành nên thực thể sản phẩm là thờng chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất, đặc biệt là trong doanh nghiệp xây lắp Vì vậy đòi hỏi phải tổ chức tốt việc quản lý một cách chặt chẽ, có hiệu quả, góp phần làm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Nhng tại Công ty Cổ phần Tự động hoá Tân Phát hiện nay cha có một kế toán riêng về nguyên vật liệu Nh vậy sẽ không đảm bảo trong công tác quản lý, không theo dõi chặt chẽ đợc tình hình tăng giảm cũng nh tồn kho của vật liệu Vì vậy ở Công ty Cổ phần Tự động hoá Tân Phát cần phải có một kế toán nguyên vật liệu.
2 Về phân loại nguyên vật liệu danh mục vật t. Để xây dựng và hoàn thiện một công trình, Công ty phải sử dụng một khối lợng lớn nguyên vật liệu, gồm nhiều loại:
Tại công ty hiện nay nguyên vật liệu đợc chia thành:
Thế nhng trên thực tế, việc hạch toán lại đợc thực hiện chung trong TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” Với số lợng lớn nguyên vật liệu nh vậy để quản lý chặt chẽ NVL công ty nên xây dựng các TK cấp hai của TK 152 nh:
- TK 1521: Nguyên vật liệu chính
- TK 1522: Nguyên vật liệu phụ
- TK 1524: Phụ tùng thay thế
