Thực trạng hoạt động tổ chức hctl của việt nam, của công ty vinexad và vai trò của hctl đối với hoạt động xúc tiến thương mại

VAI TRÒ CỦA HỘI CHỢ TRIỂN LÃM ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI CỦA VIỆT NAM (Liên hệ với Trung tâm Hội chợ Thương mại - Công ty VINEXAD) Mục lục Lời nói đầu Chương I : HỘI CHỢ TRIỂN LÃM LÀ MỘT HÌNH THỨC XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI QUAN TRỌNG I a) b) a) b) II III Khái niệm - Phân loại HCTL Khái niệm - Đặc điểm HCTL Các quan niệm HCTL Đặc điểm HCTL Phân loại Hội chợ - Triển lãm Căn theo chủ đề Căn theo địa lý Chức HCTL Các tổ chức HCTL 11 13 16 Chương II : THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC HCTL CỦA VIỆT NAM CỦA CƠNG TY VINEXAD VÀ VAI TRỊ CỦA HCTL ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI 39 I II III Giới thiệu Công ty Quảng cáo Hội chợ Thương mại Quá trình đời phát triển 39 Chức nhiệm vụ 41 Cơ cấu tổ chức (vẽ sơ đồ) 42 Hoạt động tổ chức HCTL Việt Nam Cty VINEXAD 48 Tổ chức hoạt động HCTL Việt Nam 48 Tổ chức hoạt động HCTL Cty VINEXAD 49 Vai trò HCTL hoạt động xúc tiến thương mại 57 Vai trò HCTL giới thiệu sản phẩm, gắn sản 57 phẩm với lưu thông Tạo môi trường người sản xuất với thương nhân 58 góp phần nâng cao qui cách, chất lượng sản phẩm Giúp doanh nghiệp có thêm thơng tin để nâng cao hiệu kinh doanh Gắn thị trường nước với thị trường nước Giúp cho người tiêu dùng hiểu biết giá trị sử dụng sản phẩm, nâng cao doanh số bán hàng 58 59 59 Ghi : Trước năm 1986, 1986 - 1990, 1991 đến Chương III : CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC HCTL Chiến lược Cty VINEXAD công tác tổ chức HCTL đào tạo cán nghiệp vụ năm 2000 - 2005 Hồn thiện cơng tác tổ chức HCTL nước Hoàn thiện cơng tác tổ chức HCTL nước ngồi Xây dựng Trung tâm HCTL Quốc tế Gắn công tác tổ chức HCTL Việt Nam với tổ chức HCTL Quốc tế Hồn thiện hệ thống sách quản lý nhà nước HCTL 60 66 75 79 80 LỜI MỞ ĐẦU Hoạt động xúc tiến thương mại ngày quan tâm phát triển theo đà phát triển hoạt động sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu, ngày trở nên đa dạng, phong phú nhiều hình thức khác Trong phải nói đến hoạt động tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại (HCTLTM)- công cụ đắc lực, có hiệu cao phục vụ đắc lực hoạt động xúc tiến thương mại đại Ở Việt Nam hình thức xúc tiến thương mại bắt đầu thu hút quan tâm ý nhà tổ chức, doanh nghiệp, khách tham quan quan quản lý từ năm 1994 trở lại Từ chỗ năm có tới hai Hội chợ Triển lãm Thương mại một, hai đơn vị tổ chức đến có hàng chục đơn vị tham gia vào việc tổ chức hàng năm 200 hội chợ triển lãm nước, tham gia 50 Hội chợ Triển lãm nước ngồi Quy mơ hình thức ngày phát triển địi hỏi phải có đạo, hướng dẫn quản lý nhằm đưa hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại trở thành công cụ thực hoạt động xúc tiến thương mại, thúc đẩy sản xuất, kinh doanh tăng kim ngạch xuất nhập góp phần nâng cao đời sống nhân dân Dưới kiến thức bản, cốt lõi bao trùm tồn quy trình hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại diễn nước, mặt mạnh , mặt yếu vấn đề cần bàn luận, tranh cãi để đưa giải pháp tốt giúp cho quan quản lý nhà nước, đơn vị tổ chức kinh doanh Hội chợ Triển lãm Thương mại nước, doanh nghiệp Việt Nam tham dự hội chợ triển lãm thương mại đông đảo người tiêu dùng có nhận định đắn hành động theo quy trình góp phần nâng cao chất lượng, mục đích hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại Việt Nam Vì nội dung đa dạng phức tạp, tơi xin phép trình bày vấn đề cộm biện pháp chủ yếu nhằm đưa hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại nước nhà theo kịp hoạt động Hội chợ Triển lãm nước tiên tiến giới Khố luận trình bày theo bố cục lý luận kết hợp thực tiễn, từ quan niệm đến thực có mổ xẻ phân tích công đoạn cụ thể Tài liệu tham khảo nước ngồi, nước từ vấn đề mang tính chun môn cao đến vấn đề phản ánh thực sinh động Kết cấu khoá luận gồm Chương Chương I : Hội chợ triển lãm hình thức xúc tiến thương mại quan trọng Chương II : Chương III : Thực trạng hoạt động tổ chức HCTL Việt Nam, cơng ty VINEXAD vai trị HCTL hoạt động xúc tiến thương mại Các giải pháp để hồn thiện cơng tác tổ chức HCTL Chương I HỘI CHỢ TRIỂN LÃM MỘT HÌNH THỨC XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI QUAN TRỌNG - Hoạt động thương mại đời xuất trao đổi hàng hố người mua người bán có từ người biết sản xuất Việc mua bán trao đổi ngày phát triển vượt vùng, khu vực, quốc gia Hội chợ triển lãm đời công cụ quan trọng việc xúc tiến thương mại - Xúc tiến thương mại hoạt động nghiên, trao đổi thông tin người sản xuất, người mua người bán nhằm đưa biện pháp cho sản xuất, sản phẩm, giá nơi tiêu thụ tác động đến thái độ cách cư xử đối tượng, công cụ quan trọng thúc đẩy sản xuất kinh doanh Hoạt động xúc tiến thương mại nhằm đưa mục tiêu cho người tiêu dùng biết sản phẩm đích thực địa điểm xác thời gian xác định - Lựa chọn phương pháp xúc tiến hợp lý phụ thuộc nhiều vào yêu cầu tài cụ thể Ta cần xem xét bước sau để lựa chọn : Xác định khách hàng chủ yếu Quyết định trình bày với họ Dự kiến tài Đưa mục tiêu cần đạt - Khách hàng thay đổi chủ yếu tùy thị trường loại sản phẩm Việc lựa chọn khách hàng chủ yếu trường hợp phải dựa sở hiểu rõ Người sử dụng cuối sản phẩm Các phương pháp Marketing thông qua sản phẩm giao đến người sử dụng cuối - Đôi công việc quan trọng nhằm xác định người tác động đến người sử dụng thương gia định bán hàng - trí họ khơng phải người bán hàng trực tiếp - Thông thường cách xúc tiến tốt tập trung vào việc thuyết phục người nhập để họ nhập hàng, đại lý, nhà bán lẻ tầm cỡ hay nhà sử dụng cuối Nhưng trường hợp khác, việc xúc tiến cần thiết để tạo nhu cầu tiêu dùng sản phẩm nhằm thuyết phục doanh nghiệp mua Thậm chí sau việc xúc tiến khơng phải nhằm vào tồn người tiêu dùng mà đến phận dân chúng lựa chọn, họ hầu hết người mua hàng - Hầu hết công cụ thường dùng xúc tiến thương mại nhà xuất muốn thâm nhập thị trường nước ngồi thơng qua nhà phân phối, đại lý, cửa hàng bách hoá tổng hợp, hệ thống bán lẻ hay hay nhà sử dụng cuối là: + Thư từ trực tiếp + Thông tin đại chúng + Tham quan cá nhân + Các đoàn khảo sát + Triển lãm Hội chợ - Hội chợ Triển lãm Thương mại cơng cụ có hiệu thông tin cao, công cụ xúc tiến xuất nhập gắn chặt với phần trình bày sau I Khái niệm - Phân loại Hội chợ Triển lãm (HCTL) Khái niệm - đặc điểm HCTL 1.1 Phân biệt từ sau: Thuật ngữ Hội chợ Triển lãm xuất sử dụng nước ta từ tiếng nước Theo tiếng Anh thường sử dụng từ sau - Show: Sự trưng bày, triển lãm - Fair : Hội chợ, chợ phiên - Exhibition : Cuộc triển lãm, trưng bày - Exposition : Sự bày hàng, triển lãm Ghi chú: theo định nghĩa từ điển Tuỳ qui mơ, nội dung, tính chất, trưng bày, giới thiệu mà dùng từ Hội chợ hay Triển lãm hay Expo (theo tiếng Anh Show, fair, Exhibition hay Exposition ) 1.2 Quan niệm Hội chợ Triển lãm: - Định nghĩa chung: Một Triển Lãm trưng bày, cho dù với tên có chung chức giáo dục cơng dân, Triển lãm giới thiệu phương tiện theo chủ ý người để đáp ứng nhu cầu văn minh hoá hay giới thiệu tiến đạt hay nhiều ngành kết trí tuệ người, hay trưng bày triển vọng cho tương lai Một Triển lãm có tính quốc tế có nhiều nước tham dự.(Theo định nghĩa Văn phòng Triễn Lãm quốc tếB.I.E ) - Định nghĩa theo văn Luật Thương mại ban hành năm 1998: a) Hội chợ Thương mại hoạt động xúc tiến thương mại tập trung thời gian địa điểm định, tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh trưng bày hàng hố nhằm mục đích tiếp thị, ký kết hợp đồng mua bán hàng b) Triển lãm thương mại hoạt động xúc tiến thương mại thơng qua việc trưng bày hàng hố, tài liệu hàng hoá để giới thiệu, quảng cáo nhằm mở rộng thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá c) Các Hội chợ, Triển lãm thương mại phải xác định rõ chủ đề, quy mô,thời gian, địa điểm tiến hành, danh mục hàng hoá, tài liệu hàng hoá, tên, địa tổ chức, cá nhân tham gia - Định nghĩa theo nhà tổ chức: a) Hội chợ Thương mại hình thức xúc tiến thương mại tập hợp tổ chức, nhà sản xuất, nhà kinh doanh, đợn vị làm dịch vụ địa điểm định (thường từ - 10 ngày nữa) nhằm giới thiệu hoạt động, giới thiệu sản phẩm, hàng hoá dịch vụ tài liệu, tạo hội cho họ công chúng nhận biết, trao đổi tiếp cận đàm phán ký kết hợp đồng Trong hội chợ doanh nghiệp phép bán hàng khách doanh nghiệp đến bàn bạc làm ăn, mở cửa tự đón tiếp đơng đảo quần chúng đến xem mua hàng Hội chợ thường có lượng khách vào đông b)Triển lãm Thương mại hình thức xúc tiến thương mại song có tính chuyên môn sâu tập hợp tổ chức, hàng, công ty chuyên sản xuất, kinh doanh, dịch vụ diễn địa điểm định, thời gian xác định (thường từ - ngày, nhiều ngày) nhằm giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, tài liệu dịp tốt cho doanh nghiệp thu thập thông tin, bàn bạc, trao đổi, đàm phán ký kết hợp đồng lớn Trong triển lãm doanh nghiệp tham dự không bán hàng lẻ, khách tham quan mời đến để làm quen bàn bạc đàm phán ký kết Triển lãm thường hội tụ nhà chuyên môn thực quan tâm đến lĩnh vực họ làm việc c) Ngồi hai loại hình cịn có loại hình Expo bắt nguồn từ Exposition Qui mơ hình thức nội dung đa dạng lớn nhiều hai loại hình Thường nước, khu vực năm hay vài năm tổ chức lần diện tích lớn hàng trăm nghìn m thời gian dài từ 1,5 tháng đến tháng, không tháng Những Expo muốn thực phải Phòng Triển lãm Quốc tế công nhận (The International Exhibitions Bureau - BIE) việc tổ chức, thực phải tuân thủ theo hiệp định triển lãm giới ký Pari ngày 22/11/1928 bổ xung nghị định ngày 10/5/1948, 16/11/1960, 30/11/1972 sửa đổi ngày 24/6/1982, 31/5/1988 Thực tế Việt Nam khái niệm triển lãm, hội chợ hay Expo bị hiểu lầm hay hiểu chưa Do vậy, số Hội chợ Triển lãm lấy tên chưa phù hợp với qui mơ, nội dung, hình thức, tính chất Điều gần nhiều đơn vị chuyên ngành tham gia vào việc tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại Ngoài có tổ chức chạy theo kinh doanh không muốn phân định rõ tên, xác định rõ mục đích nội dung nhằm thu hút khách tham dự khách tham quan, tranh thủ tăng doanh số để đảm bảo lấy thu bù chi 1.3 Đặc điểm hội chợ triển lãm thương mại Là hình thức xúc tiến thương mại trực tiếp, đem lại hiệu cao Hội chợ Triển lãm Thương mại thường đòi hỏi yêu cầu cao nội dung hoạt động maketing Qua Hội chợ Triển lãm Thương mại doanh nghiệp thu lượng thơng tin nhanh, xác có điều kiện thuận lợi để đưa định trình thâm nhập thị trường Bởi đặc điểm riêng biệt Hội chợ Triển lãm Thương mại : + Đưa nhận xét tổng quát thị trường, sản phẩm, bạn hàng, dịch vụ chí phong tục tập quán cách tiếp cận qua khách hàng sản phẩm + Cùng lúc quan tâm tất yếu tố cần thiết + Trao đổi thông tin tiếp thị cách cụ thể + Trực tiếp làm việc hay liên lạc với đối tác + Giới thiệu lúc cho đối tượng : Người bán, người mua, người sử dụng + Tận dụng tất hoàn cảnh + Đạt đến hiểu biết tường tận + Lôi ý quảng đại quần chúng + Cơ sở tốt để kiểm chứng thị trường * Những đặc điểm khác biệt tạo thuận lợi cho Hội chợ Triển lãm Thương mại đặt kết nhanh kỹ thuật xuất nhập Hội chợ Triển lãm Thương mại dùng để tạo thị trường xuất nhập lớn khác - Tính phức tạp Hội chợ Triển lãm Thương mại là: Sự tham dự bao hàm ý có bùng nổ sản phẩm, tổ chức, cán qui mô đất nước Vì vậy, xem vấn đề lớn ngành, nhiều ngành, chí đất nước địi hỏi phải xem xét chuẩn bị - Nhiều nhà quản lý giỏi trở thành thiếu lực giao nhiệm vụ lập kế hoạch giám sát hàng trưng bày Đặc biệt người vào nghề bị chống váng lạ tình Sự tham dự vào Hội chợ Triển lãm Thương mại bao gồm vấn đề phức tạp sau: + Vấn đề thời hạn cuối khẩn cấp + Coi công việc bổ trợ + Va chạm đến nhiều người + Phát sinh vấn đề không dự đốn + Địi hỏi ứng biến - Các chủ thể Hội chợ Triển lãm Thương mại a) Các chủ thể Hội chợ Triển Lãm Thương mại gồm: + Người tổ chức (Organizer): đơn vị phép hoạt động kinh doanh lĩnh vực Hội chợ Triển lãm Thương mại cấp khác thuộc Bộ, Ngành, UBND tỉnh, Người đứng tổ chức, chịu trách nhiệm trước quan quản lý, quan pháp luật, phủ, đối tác nội dung, hình thức chất lượng, hiệu Một nhà tổ chức lớn có tiếng tăm phải đảm bảo qui mơ, nội dung, hình thức, chất lượng Hội chợ Triển lãm Thương mại tổ chức, biết kết hợp sức mạnh đối tác có mạng lưới dịch vụ phục vụ Hội chợ Triển lãm Thương mại hồn hảo có chất lượng Nhà tổ chức thường tìm đơn vị phối hợp tổ chức, tổ chức chung, nhà ủng hộ, nhà tài trợ + Người tham dự ( Exhibitor ): chủ thể thiếu Hội chợ Triển lãm Thương mại Số lượng khách tham dự định qui mơ, tính chất hiệu Hội chợ Triển lãm Thương mại Khách tham dự nhiều khu vực, địa phương, nước nước Hội chợ Triển lãm Thương mại mang tính quốc tế sâu sắc Thơng qua chủ thể tính chất nội dung Hội chợ Triển lãm Thương mại bộc lộ phản ánh khách tham dự định loại hình Hội chợ Triển lãm Thương mại Khách tham dự trưng bày giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hình thức hình ảnh, nghe nhìn, vật giúp cho Hội chợ Triển lãm Thương mại thêm sôi động phong phú Chính họ phần cơng tác vận động tiếp thị Người tổ chức thu hút khách tham quan đến đơng hay vắng Chính họ tạo nên môi trường cho hoạt động trao đổi, gặp gỡ, cam kết ký hợp đồng , mở rộng tiếp tục hoạt động trao đổi thương mại, xuất nhập người sản xuất, người kinh doanh tiêu dùng, doanh nghiệp vùng, nước, khu vực + Người tham quan (Visitor): thường phân làm hai loại : - Người tham quan chuyên môn (Business Visitor) Người tham quan cơng chứng (Public Visitor) Tuỳ tính chất nội dung loại hình Hội chợ Triển lãm Thương mại mà Người tổ chức Khách tham dự có ý định tuyên truyền, quảng cáo, vận động đối tượng tham quan qui định thời gian, lượng khách tham quan để đặt mục đích Hội chợ Triển lãm Thương mại b) Các chủ thể phụ khác khơng thể thiếu q trình tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại : - Đơn vị tổ chức (Joint Organizer): có chức nhiệm vụ giống người tổ chức, song tuỳ lĩnh vực chuyên sâu phân trách nhiệm hưởng quyền lợi tương ứng - Đơn vị Phối hợp tổ chức (Co-Organizer): thường giúp phần việc theo khả chun mơn người tổ chức định - Đơn vị bảo trợ ( Sponsor ): quan phủ, ngành, tập đoàn hãng cần khuyếch trương hoạt động danh khu vực thời điểm định, ủng hộ trực tiếp vật chất tài chính, kinh tế nhằm tăng cường chất lượng hiệu Hội chợ Triển lãm Thương mại - Đơn vị ủng hộ ( Supporter ): quan lãnh đạo chuyên ngành, lãnh đạo địa phương, hãng thông báo chí thường người ủng hộ Hội chợ Triển lãm Thương mại mặt đặc biệt việc cố vấn vấn đề chuyên môn tìm đối tác, vận động khách chuẩn bị nội dung hội thảo chuyên đề, ủng hộ nhiều hoạt động khách - Đơn vị thiết kế dàn dựng gian hàng ( Stand contractor ): đơn vị chuyên tạo cho Hội chợ Triển lãm Thương mại có tính chuyên sâu, khuyếch trương tái tạo gian hàng đặc biệt, gian hàng quốc gia, gian hàng tiêu chuẩn đồng thời tái tạo tồn cảnh khơng gian nhà khu dieenx Hội chợ Triển lãm Thương mại Đây đơn vị làm cho mặt Hội chợ Triển lãm Thương mại thêm hấp dẫn, gây ấn tượng thu hút tò mò hiếu kỳ khách tham quan 10