4 1 14 thực tập tại trường đh khxhnv hà thị tỉnh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THƯ VIỆN - THÔNG TIN HỌC  BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KĨ THUẬT TP.HCM Sinh viên : Hà Thị Tỉnh GVHD : ThS Đồn Thị Thu Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 22/12/2012 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS Đoàn Thị Thu Nhận xét đơn vị thực tập Nhận xét giáo viên hướng dẫn Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS Đoàn Thị Thu MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU I PHẦN GIỚI THIỆU Giới thiệu thư viện .5 1.1 Vài nét Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp Hồ Chí Minh 1.2 Vốn tài liệu 1.3 Bạn đọc .6 1.4 Cán thư viện 1.5 Cơ sở vật chất .6 Giới thiệu cấu tổ chức hoạt động thư viện 2.1 Lãnh đạo thư viện 2.1.1 Trưởng thư viện .7 2.1.2 Phó Trưởng thư viện phụ trách công tác phục vụ 2.1.3 Phó Trưởng thư viện phụ trách cơng nghệ thơng tin .9 2.2 Các phịng chuyên môn, nghiệp vụ 2.1.1 Phòng nghiệp vụ 2.1.2 Phòng đọc 10 2.1.3 Phòng mượn 11 2.1.4 Phòng học liệu điện tử 11 2.1.5 Phòng đọc cộng đồng 12 2.1.6 Phòng giữ cặp 12 II NỘI DUNG THỰC TẬP 13 III LẬP KẾ HOẠCH 15 IV TỰ NHẬN XÉT QUA QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 21 Phần tự nhận xét trình độ chun mơn nghiệp vụ tác phong làm việc cá nhân theo phòng ban cụ thể 21 Nhận xét thư viện 24 THAY LỜI KẾT 26 Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS Đoàn Thị Thu LỜI MỞ ĐẦU Thực tập trình vận dụng kiến thức lý luận vào thực tiễn, hàng năm quý Thầy Cô khoa Thư viện_Thông tin học Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP HCM tạo điều kiện cho sinh viên năm cuối đến thực tập đơn vị thư viện khác nhau; giúp chúng em có hội cọ sát thực tiễn nghề nghiệp, bổ sung kiến thức thực hành ứng dụng kiến thức học vào thực tế Đây dịp để chúng em học hỏi giá trị thực tiễn sống, luyện tập tinh thần làm việc tập thể, rèn luyện tính kỷ luật công việc Em tên Hà Thị Tỉnh, thành viên nhóm sinh viên gồm 11 thành viên hướng dẫn Cơ Đồn Thị Thu chị Lê Thị Hồng Hiếu, bắt đầu đợt thực tập thư viện trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM, thời gian từ ngày 12/11/2011 đến 29/12/2011 Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp I GVHD : ThS Đoàn Thị Thu PHẦN GIỚI THIỆU Giới thiệu thư viện 1.1 Vài nét Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp Hồ Chí Minh Thư viện Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh thành lập sau ngày nước thống (27/10/1976), sở Thư viện Đại học Giáo dục trực thuộc Viện Đại học Thủ Đức; với diện tích ban đầu 760,5 m2 cán Hình thức phục vụ lúc ban đầu mượn nhà Hệ thống kho sách chưa tổ chức, phân loại theo phương pháp khoa học Năm 1980 để phát triển thư viện, nhà trường bổ sung thêm cán thư viện có trình độ chun mơn, từ cán thư viện ban đầu tăng dần lên đến 12 cán bộ, kho sách tổ chức xử lí kỹ thuật theo chun mơn đưa vào phục vụ có hệ thống Đến năm 1997 để mở rộng thêm diện tích cho thư viện, nhà trường cho nâng tầng Thư viện với diện tích 760,5 m2 ban đầu tăng lên 1.521 m2 Lúc Thư viện tổ chức Phòng đọc tự chọn kho sách Thư viện phát triển số lượng phong phú môn loại tri thức Hiện nay, sở vật chất trang thiết bị, phương tiện hoạt động Thư viện đầu tư phát triển đáng kể nhờ vào quan tâm Ban Giám Hiệu trường Đặc biệt, việc ứng dụng phần mềm quản lý Thư viện điện tử LIBOL version 5.0 với việc nối mạng LAN, mạng Internet làm cho hoạt động lao động Thư viện trở nên khoa học có chiều sâu, cơng tác phục vụ ngày đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy, nghiên cứu lao động sản xuất nhà trường 1.2 Vốn tài liệu Vốn tài liệu nguồn thông tin chủ yếu để thỏa mãn nhu cầu học tập, nghiên cứu sản xuất Vì thư viện bước nghiên cứu xây dựng nguồn vốn tài liệu phong phú có giá trị Để làm điều này, trước hết cần hiểu biết rõ chất, quy luật hình thành vốn tài liệu, xem xét nhu cầu người dùng tin nguồn lực thơng tin, tiến hành lập kế hoạch, xây dựng sách bổ sung Từ làm sở tổ chức, quản lý cách đắn, khoa học cho phát triển vốn tài liệu Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS Đoàn Thị Thu Vốn tài liệu thư viện đạt gần 40.000 đầu sách : Sách tham khảo - Giáo trình: 305.496 bản, Luận văn - Luận án: 2.645 cuốn, Cơng trình nghiên cứu khoa học: 1.220 đề tài, Bài trích báo tạp chí: 585 biểu ghi, Báo tạp chí: 253 loại 1.3 Bạn đọc Trong năm gần đây, với quy mô đào tạo ngày mở rộng nhà trường làm cho số lượng sinh viên đầu vào hàng năm tăng lên đáng kể, số lượng giảng viên, cán quản lý, nhân viên hành nghiệp vụ tăng; cộng thêm vào việc cải tiến phương pháp giảng dạy nhà trường dẫn đến số lượng bạn đọc trường sử dụng thư viện tăng ngày cao.Số lượng bạn đọc sử dụng thư viện 17.000 bạn đọc, bạn đọc trường chiếm 90%, bạn đọc trường chiếm 10% 1.4 Cán thư viện Đội ngũ cán thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật có 17 người cụ thể sau: Trình độ chun mơn: - Đại học: 07 - Cao đẳng: 07 - Khác: 02 Chuyên môn nghiệp vụ - Thư viện: 15 - CNTT: 01 - CN khác: 02 1.5 Cơ sở vật chất Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật bố trí trung tâm khn viên trường Có tổng diện tích 2.200m2, gồm phòng đọc, phòng mượn, phòng đọc cộng đồng; phòng nghiệp vụ, phòng Học liệu điện tử ,1 phòng giữ túi xách, phòng bảo quản, kho chứa sách báo, phòng làm việc ban lãnh đạo thư viện Trong công tác mua sắm trang thiết bị, thư viện bổ sung phần lớn trang thiết bị phục vụ cho việc tin học hóa thư viện như: - Phần mềm quản lý thư viện: Phần mềm quản lý thư viện Libol 5.0 - Trang thiết bị tin học: 02 máy chủ, 58 máy trạm, máy in laze, máy in kim, 10 máy đọc barcode (mã vạch), 02 máy quét Scaner, đầu đọc ghi đĩa CD, máy in thẻ thư viện (thẻ nhựa) Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS Đoàn Thị Thu - Trang thiết bị phục vụ bảo quản: máy photocopy, máy hút bụi, máy lạnh, thiết bị PCCC, thiết bị chống sét,… Sự phát triển sở vật chất trang thiết bị góp phần nâng cao chất lượng phục vụ tạo môi trường phục vụ đại, nơi học tập, nghiên cứu, giải trí lý tưởng Giới thiệu cấu tổ chức hoạt động thư viện Thư viện trường thuộc quản lý trực tiếp Ban Giám hiệu nhà trường Căn vào đối tượng phục vụ, cấu tổ chức quản lý Thư viện tổ chức thành phận chức sau: 2.1 Lãnh đạo thư viện 2.1.1 Trưởng thư viện Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng tồn cơng tác tổ chức, lãnh đạo, lập kế hoạch phương hướng hoạt động đơn vị - Quản lý, điều hành toàn đơn vị Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS Đoàn Thị Thu - Xây dựng, quản lý khai thác vốn tài liệu cách có hiệu quả, tổ chức phân công công việc cho Tổ nghiệp vụ thư viện - Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động thư viện - Xây dựng triển khai sản phẩm thông tin phục vụ dạy học - Định hướng phát triển nhằm nâng cao chất lượng phục vụ độc giả - Xây dựng phát triển đội ngũ cán thư viện có tinh thần đồn kết, tạo điều kiện thuận lợi để phát huy khả năng, tính chủ động sáng tạo cán thư viện công tác; để nâng cao trình độ trị, khoa học cán thư viện - Phụ trách công tác kiểm kê toàn đơn vị Quyền hạn: - Đề xuất tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hướng phát triển thư viện, nâng cao chất lượng phục vụ thư viện - Xây dựng định hướng phát triển đơn vị - Đề xuất tuyển dụng quản lý nhân đơn vị - Tổ chức, điều động phân công công tác cán đơn vị - Bình xét, đề cử cán cho danh hiệu thi đua khen thưởng, kỷ luật chức danh đơn vị 2.1.2 Phó Trưởng thư viện phụ trách công tác phục vụ Trách nhiệm: - Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện mảng hoạt động phục vụ đơn vị - Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện việc xây dựng, phát triển, xử lý công tác phục vụ vốn tài liệu thư viện - Tổ chức phân công lao động công tác phục vụ, công tác bạn đọc hoạt động tra cứu thư viện - Tư vấn chịu trách nhiệm trước Trưởng đơn vị công tác tuyển dụng nhân - Duy trì phát triển tình đồn kết nội - Phụ trách mảng quản lý tài sản công tác kiểm kê tài sản đơn vị Quyền hạn: - Xây dựng chiến lược phát triển thư viện lĩnh vực phân công - Chỉ đạo, điều động tổ chức cán khâu công tác - Đề xuất thực tuyển dụng việc bổ sung nhân - Kiểm tra kết công tác mảng hoạt động đơn vị Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS Đồn Thị Thu 2.1.3 Phó Trưởng thư viện phụ trách công nghệ thông tin Trách nhiệm: - Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện mảng hoạt động đơn vị - Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện việc xây dựng, phát triển công nghệ thông tin hoạt động thư viện - Nghiên cứu, xây dựng phát triển thư viện điện tử - Quản trị bảo trì sở liệu thư viện, nghiên cứu triển khai sở liệu điện tử - Xử lý đưa phục vụ vốn tài liệu điện tử - Phát triển ứng dụng hình thành sản phẩm thơng tin phục vụ nhu cầu độc giả - Cung ứng giải pháp công nghệ ứng dụng việc quản lý tư liệu cá nhân, tư liệu phục vụ nghiên cứu khoa học - Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật công nghệ công tác thư viện - Thiết kế, vận hành bảo trì hệ thống website, hệ thống mạng thư viện - Phụ trách mảng công tác ISO đơn vị Quyền hạn: - Xây dựng chiến lược phát triển thư viện, phát triển ứng dụng CNTT - Điều động tổ chức cán khâu công tác thuộc mảng công nghệ - Đề xuất việc bổ sung nhân - Quản lý sở vật chất trang thiết bị đơn vị - Vận hành hệ thống mạng máy tính đơn vị 2.2 Các phịng chun mơn, nghiệp vụ 2.1.1 Phòng nghiệp vụ Xử lý kỹ thuật tài liệu, cập nhật bảo trì CSDL thư viện, thực nhiệm vụ khác Thư viện a) Cán phụ trách phòng nghiệp vụ Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện mảng hoạt động xử lý nghiệp vụ thư viện - Quản lý, tổ chức, phân cơng điều hành cơng việc Phịng Nghiệp vụ - Nắm bắt, đề xuất tổ chức thực hướng phát triển mảng nghiệp vụ thư viện Quyền hạn: Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS Đoàn Thị Thu - Tổ chức, phân công nhân điều hành công việc Tổ Nghiệp vụ - Nghiên cứu, đề xuất thực hoạt động nhằm nâng cao hiệu công tác Tổ - Trực tiếp giải vấn đề có liên quan đến hoạt động nghiệp vụ thư viện - Nghiên cứu, đề xuất giải pháp phát triển hoạt động nghiệp vụ thư viện; liên thông, liên kết với thư viện bạn để hỗ trợ phát triển chuyên môn b) Cán phòng nghiệp vụ Trách nhiệm: - Trực tiếp thực công tác biên mục tài liệu công tác xử lý kỹ thuật - Thu thập, xử lý biên mục nguồn tài liệu điện tử Quyền hạn: - Nghiên cứu, đề xuất phương án cải tiến công việc 2.1.2 Phòng đọc Phục vụ người đọc sử dụng tài liệu chỗ với loại hình tài liệu: Sách Việt văn, ngoại văn, luận văn, luận án, báo, tạp chí,… a) Cán phụ trách phịng đọc Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Phó Trưởng Thư viện phụ trách phục vụ mảng hoạt động phục vụ Phòng Đọc - Quản lý, tổ chức, phân cơng điều hành cơng việc Phịng Đọc - Nắm bắt, đề xuất tổ chức thực hướng phát triển Phòng Đọc - Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu phạm vi Phòng Quyền hạn: - Tổ chức, phân công điều hành cơng việc Phịng Đọc - Nghiên cứu, đề xuất thực hoạt động nhằm nâng cao hiệu cơng tác của Phịng Đọc - Trực tiếp giải vấn đề có liên quan đến hoạt động phục vụ đọc b) Cán phòng đọc Trách nhiệm: - Phục vụ độc giả đọc tham khảo tài liệu Phòng Đọc - Tổ chức, xếp ổn định tài liệu Quyền hạn: - Xử lý vi phạm kỷ luật phạm vi Phòng Đọc 10 Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp II GVHD : ThS Đoàn Thị Thu NỘI DUNG THỰC TẬP Nhằm giúp cho chúng em vận dụng tốt kiến thức học để phù hợp với đặc thù thư viện, thời gian tuần thực tập nhóm chúng em phân cơng cơng việc cụ thể sau: nhóm thực tập hướng dẫn thầy cơ, anh chị phịng ban thư viện, phịng ban hai hay người tùy thuộc vào nhiệm vụ phòng ban, luân phiên, thay nhau: Phòng đọc Phòng đọc cộng đồng Phòng mượn Phòng kỹ thuật nghiệp vụ (KTNV) Phòng học liệu điện tử (HLĐT) Phịng giữ cặp  Cơng việc cụ thể phòng ban: Phòng đọc - Nắm cách tổ chức kho phòng đọc: o Khu vực sách Việt văn o Khu vực sách ngoại văn (gồm sách tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Pháp) o Khu vực tài liệu tra cứu o Khu vực luận văn, luận án, NCKH o Khu vực báo, tạp chí - Nắm cách quản lí bạn đọc vào phịng đọc: o Qt giữ thẻ sinh viên bạn đọc vào o Để ý tác phong bạn đọc nội quy thư viện 13 Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS Đoàn Thị Thu o Nhắc nhở bạn đọc hết o Trả thẻ, quan sát xem bạn đọc có cầm sách phịng hay không o Xử phạt bạn đọc vi phạm nội quy - Tìm hiểu cách cho bạn đọc mượn tài liệu ngồi photo, bán giáo trình cho sinh viên mua để đền cho thư viện - Hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu - Sắp xếp lại báo, tạp chí - Bấm báo ngày Phòng đọc cộng đồng - Nắm cách giao tiếp, phục vụ bạn đọc - Nắm cách tuyền truyền, thông báo đến bạn đọc nhiệm vụ, chức phòng ban Phòng mượn - Nắm cách tổ chức kho phịng mượn: o Khu vực giáo trình o Khu vực tài liệu tham khảo - Hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu - Tìm hiểu quy trình mượn/trả tài liệu - Sắp xếp tài liệu khu vực Phòng KTNV - Kiểm tra tài liệu nhập - Đóng dấu, dán nhãn, dán mã vạch tài liệu - Biên mục mô tả, phân loại tài liệu: sách, luận văn, luận án - Bảo quản tài liệu: sách, giáo trình bị hư hỏng nhỏ 14 Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS Đồn Thị Thu Phịng HLĐT - In tài liệu cho sinh viên - Scan tài liệu - Sang đĩa - Làm thẻ sinh viên Phòng giữ cặp - Giữ cặp, balơ cho sinh viên có nhu cầu vào thư viện III LẬP KẾ HOẠCH Trong phần em xin lập kế hoạch bổ sung tài liệu (dự kiến) cho thư viện ĐH Sư phạm Kỹ Thuật TPHCM Cơng tác bổ sung tài liệu đóng vai trị quan trọng nhằm để thu thập tài liệu có kế hoạch theo quý, kỳ, năm đưa vào thư viện phục vụ nhu cầu người dùng tin thư viện Mặt khác cịn hoạt động nhằm tăng cường vốn tài liệu số lượng chất lượng đảm bảo cho kho tài liệu tài sản thư viện luôn trạng thái hoạt động ĐHSPKT TP.HCM Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam TTTV Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số : 10/KH –TV Thành phố Hồ Chí Minh ngày 26 tháng 12 năm 2012 BẢN KẾ HOẠCH BỔ SUNG TÀI LIỆU CHO THƯ VIỆN ĐHSPKT TPHCM I Mục đích yêu cầu Mục đích - Đảm bảo việc lựa chọn bổ sung tài liệu cho Thư viện khách quan phù hợp với chương trình đào tạo mục tiêu giảng dạy nhà Trường 15 Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS Đoàn Thị Thu - Quy định trách nhiệm cá nhân, tập thể việc lựa chọn tài liệu cho Thư viện; quy định ngân sách bổ sung tài liệu; thống quy trình, thủ tục việc lựa chọn tài liệu nhằm đảm bảo cân đối xác hoạt động bổ sung vốn tài liệu Yêu cầu - Đủ lớn số lượng - Phong phú loại hình - Đảm bảo chất lượng - Phù hợp đáp ứng yêu cầu bạn đọc II Nội dung thực Xác định nguồn bổ sung - Nguồn chủ yếu : Nguồn mua: Chủ yếu từ nguồn kinh phí trường - Nguồn bổ sung :  nguồn biếu tặng: Thư viện hoan nghênh cá nhân, tổ chức nước tặng tài liệu cho Thư viện  Nhận tài liệu giống phương thức lưu chiểu: Hàng năm, số lượng lớn sinh viên trường, số thạc sĩ, nghiên cứu sinh tốt nghiệp, khố luận, luận văn, luận án hay đề tài nghiên cứu khoa học phát hành Đây nguồn tài liệu tốt để làm tảng để phát triển vốn tài nguyên Thư Viện Đối với thư viện trường đại học phương thức nhận tài liệu giống lưu chiểu phương thức bổ sung tài liệu đáng kể hiệu Xác định loại hình tài liệu bổ sung - Tài liệu giấy (truyền thống)  Các loại sách giáo trình, giáo khoa, tham khảo, chuyên khảo…  Các loại từ điển, từ điển chuyên ngành phù hợp với ngành đào tạo Trường - Tài liệu nghe nhìn: đĩa CD-ROM, VCD, DVD - Tài liệu điện tử: E-books, sưu tập, tạp chí điện tử, Cơ sở liệu trực tuyến… Xác định diện ưu tiên bổ sung - Lĩnh vực trọng điểm: Theo ngành đào tạo Trường - Tổng: Các lĩnh vực bổ sung 100% đó: + Sách chuyên ngành: 35 % 16 Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS Đồn Thị Thu + Sách Văn hố - Xã hội: 20 % + Sách Khoa học giáo dục: 20 % + Sách Chính trị: 10 % + Sách tra cứu: % + Tài liệu tham khảo khác : 10 % Đặc điểm thư viện bảo đảm cung ứng đầy đủ sách giáo trình cho tồn sinh viên trường số lượng giáo trình bổ sung hàng năm lớn, ưu tiên bổ sung cho sách giáo trình Dự kiến bổ sung : 4.000 sách cho 20 tên sách Dự kiến kinh phí bổ sung Dựa nguồn tài liệu xác định kinh phí bổ sung là: 150 triệu Dự kiến thời gian bổ sung Thời gian dự kiến cho tất khâu gồm : lập danh sách, liên hệ với nhà cung cấp, nhận tài liệu, kiểm tra nhận tài liệu khâu xử lí nghiệp vụ tuần Thanh lý, lọc tài liệu Công tác lý, lọc tài liệu phần công tác bổ sung tài liệu, giúp cho thư viện tiết kiệm diện tích kho, đảm bảo diện tích cho tài liệu bổ sung đồng thời lọc lượng tài liệu thời gian xuất lâu khoảng 10 năm trở đi, trở nên lỗi thời, đặc biệt tài liệu thuộc khoa học kĩ thuật Phân công công việc Công việc bổ sung cần có hợp tác phối hợp cán bổ sung ban lãnh đạo thư viện phòng ban thư viện, khoa (khi đưa yêu cầu tài liệu bổ sung), thư viện thư viện trao đổi, cá nhân tập thể biếu tặng tài liệu Phối hợp bổ sung phân chia ranh giới trách nhiệm thu thập loại hình tài liệu với mục đích tránh trùng lặp làm tăng số lượng tài liệu Phân công cụ thể cho công tác bổ sung : cán bổ sung III Quy trình bổ sung tài liệu 17 Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp Bước GVHD : ThS Đoàn Thị Thu Kế hoạch bổ sung Trao đổi,biếu tặng Mua Bước Chọn nhà cung cấp Bước Giao dịch với nhà cung cấp Bước Nhận danh mục tài liệu Lọc,lập danh mục Gửi danh mục cho đơn vị trao đổi,biếu tặng Nhận tài liệu Bước Chọn tài liệu, tra trùng Bước Đặt mua Bước Nhận tài liệu, kiểm tra Bước Tổng kết đơn đặt hàng, DMTL trao đổi, ghi vào sổ TQ Bước Sao chụp, chuyển chứng từ gốc cho P KHTC, Tài vụ Bước 10 Lưu trữ chứng từ Bước 11 Chuyển tài liệu sang phận XLKT 18 Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS Đoàn Thị Thu Mơ tả quy trình Bước 1: lên kế hoạch bổ sung  Quyết định bổ sung theo định kỳ theo yêu cầu đột xuất  Xác định nguồn bổ sung: Từ nguồn mua, tặng biếu, trao đổi liên thư viên Bước 2: chọn nhà cung cấp  Nhận thư giới thiệu từ nhà cung cấp khác nhau, trình giám đốc  Liên hệ nhà cung cấp tài liệu Bước 3: giao dịch với nhà cung cấp  Giao dịch với nhà cung cấp đưa đề nghị trước ký hợp đồng (nhà cung cấp cho mượn tài liệu mẫu xem trước nội dung,…)  Quyết định hình thức tốn  Cung cấp cho đối tác thông tin cần thiết (họ tên, email, điện thoại) để nhận thơng báo nhất, kịp thời tình hình tài liệu Bước 4: nhận danh mục tài liệu  Nhận danh mục tài liệu từ nhà cung cấp theo định kỳ: nhận trực tiếp, thông qua email  Tập hợp đầy đủ thông tin tài liệu  Trình danh mục tài liệu lên giám đốc Bước 5: chọn tài liệu, tra trùng  Lọc tài liệu thuộc lĩnh vực liên quan đến đối tượng mà thư viện phục vụ, gửi danh mục tài liệu lọc, thông báo với quan, tổ chức, cá nhân trao đổi tặng biếu (Đối với tài liệu lọc danh mục thư viện chọn) Những tài liệu trao đổi, tặng biếu khác dùng để trao đổi với thư viện khác  Giám đốc, phận thẩm định tài liệu chọn tài liệu theo danh mục tài liệu  Sau chọn: lập danh mục tài liệu mẫu gửi nhà cung cấp (mỗi tựa cuốn) -> nhận tài liệu mẫu  Giám đốc, phận thẩm định tài liệu chọn trực nội dung tài liệu mẫu  Nhân viên tiến hành tra trùng sở liệu tài liệu mà giám đốc chọn 19 Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS Đoàn Thị Thu Bước 6: đặt mua  Lập danh mục đặt mua tài liệu chưa có thư viện gửi tới nhà cung cấp  Nếu tài liệu có kho, số chưa đủ quy định đặt mua bổ sung thêm  Liên hệ trực tiếp điện thoại với người chịu trách nhiệm nhà cung cấp để xúc tiến bổ sung, tránh tình trạng tài liệu đợt bổ sung lúc  Gửi trả lại nhà cung cấp tài liệu mẫu không chọn Bước 7: nhận tài liệu, kiểm tra  Nhận tài liệu từ nhà cung cấp, đối chiếu với phiếu xuất  Nếu có vấn đề phát sinh (số lượng thực tế không khớp với hóa đơn, khơng tên tài liệu đặt có sai lệch,…) liên hệ kịp thời với nhà cung cấp để giải  Kiểm tra tài liệu (mới hay cũ, có bị hư hỏng q trình vận chuyển, in sai…)  Liên hệ với nhà cung cấp để trả lại đổi tài liệu không đảm bảo chất lượng Bước 8: Tổng kết đơn đặt hàng, DMTL trao đổi, ghi vào sổ TQ  Thống kê tài liệu thiếu đơn đặt để bổ sung vào đợt  Vào sổ đăng ký tổng quát  Phân số lượng tài liệu cho kho Ví dụ: tên sách có phân vào kho đọc bản, kho mượn Chuyển phiếu xuất kho, hóa đơn đỏ cho phịng Kế hoạch tài chính, để đối chiếu với hóa đơn toán  Bước 9: Sao chụp,chuyển chứng từ gốc cho P KHTC, Tài vụ  Chuyển phiếu xuất kho, hóa đơn đỏ cho phịng Kế hoạch tài chính, để đối chiếu với hóa đơn tốn Bước 10: Lưu trữ chứng từ  Lưu lại chứng từ gốc ( phiếu xuất kho, hóa đơn đỏ), hồ sơ liên quan đến bổ sung bao gồm : Danh mục xuất kho nhà cung cấp, danh mục thư viện đặt, Phiếu nhận sách,… Bước 11: Chuyển tài liệu sang phận XLKT 20 Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp  GVHD : ThS Đoàn Thị Thu Chuyển sang phận biên mục, phân loại, sang khâu Phê duyệt Hiệu trưởng Trưởng thư viện (đã kí) Nguyễn Văn A Nơi nhận: - Hiệu trưởng - Trưởng thư viện - (lưu) IV TỰ NHẬN XÉT QUA QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Phần tự nhận xét trình độ chuyên môn nghiệp vụ tác phong làm việc cá nhân theo phòng ban cụ thể  Phòng đọc Trong thời gian thưc tập em học cách tổ chức kho dạng tài liệu khác : sách tham khảo (tiếng Việt, tiếng Anh), luận văn tốt nghiệp, luận án cao học, nghiên cứu khoa học, tài liệu tra cứu, báo tạp chí Việc hiểu rõ nắm vững số đăng kí cá biệt loại tài liệu quan trọng, không giúp phân biệt dạng tài liệu mà thuận lợi cho việc xếp kho nhanh chóng, xác Số đăng kí cá biệt tài liệu phòng đọc thư viện đa dạng Ví dụ:  Sách tham khảo : tiếng việt : SKV; tiếng Anh : SKN  Luận văn tốt nghiệp : SKL 21 Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS Đoàn Thị Thu  Luận án cao học : SKC  Tiêu chuẩn : TC  Từ diển : TĐ Tài liệu thư viện nói chúng phịng đọc nói riêng xếp theo khung phân loại DDC Ưu điểm việc xếp theo DDC cho phép xếp theo môn loại, chủ đề tài liệu, nhiên nhược điểm khhi cập nhật phải giãn kho, khó cập nhật tốn thời gian, công sức Việc xếp kho theo dạng tài liệu khác biệt dạng tài liệu Ví dụ :  Luận án : xếp theo số mã ngành Ví dụ : QNC – 24 (sẽ xếp theo số 24) đến kí hiệu phân loại, số Cutter  Cơng trình nghiên cứu : xếp theo chữ Ví dụ : CDT, DDT, DCB, … đến kí hiệu phân loại, số Cutter  Luận án cao học : xếp theo kí hiệu xếp giá Ví dụ: 6014401, đến kí hiệu phân loại, số Cutter Trong thời gian làm việc phòng (5 ngày), em Thầy, Cô hướng dẫn cho giãn kho luận văn, luận án Quả thật việc giãn kho có tài liệu nhập khó thời gian, địi hỏi phải có tính cẩn thận, tỉ mỉ, biết tính tốn việc cân đối diện tích ngăn, kệ nhóm kí hiệu phân loại bảo đảm khoảng diện tích (1-2 gang tay) cho lần cập nhật sau Đồng thời phải rút bớt sách thời gian xuất xa (khoảng 10 năm trở đi), đặc biệt sách kĩ thuật để lấy diện tích cho sách nhập Trong q trình làm việc em cố gắng học hỏi, lắng nghe hướng dẫn Thầy, Cơ tích cực làm việc, nhiên em có vài sai sót việc kiểm tra, xếp, điều giúp em học tính cẩn thận cơng việc  Phịng mượn Tương tự phòng đọc, tài liệu kho xếp theo khung phân loại DDC, nhiên phòng mượn có 2dạng tài liệu sách tham khảo : tiếng Việt (SKV), tiếng Anh (SKN) giáo trình (GT) 22 Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS Đoàn Thị Thu Điểm đặc biệt giáo trình phịng mượn, việc xếp kho khác biết so với tài liệu khác vài điểm sách xếp chồng khơng xếp đứng kệ diện tích kho có hạn, giáo trình nhập số lượng lớn (đảm bảo cho tất sinh viên có giáo trình để học), mặt khác giáo trình thường giảng viên biên soạn lưu hành nội bộ, đa số photocopy, chất lượng giấy bìa kém, khổ giấy lớn, việc xếp đứng gây khó khăn Đơi việc xếp sai thứ tự kí hiệu phân loại cho phép phạm vi giáo trình nhập lần hàng nghìn cuốn, khơng thể giãn kho dạng tài liệu khác Trong thời gian làm việc (6 ngày) em học cách xếp tài liệu kho cách khoa học, mặt khác việc tiếp xúc với bạn đọc giúp em học nhiều giao tiếp ứng xử, việc trợ giúp bạn việc tìm sách giúp em củng cố lại kiến thức địi hỏi phải nắm rõ vị trí kệ kho theo kí hiệu phân loại  Phịng đọc cộng đồng Tài liệu kho ít, mặt khác tài liệu phòng đọc phòng mượn có nhiều nên phịng đọc cộng đồng chưa bạn đọc biết đến sử dụng phổ biến, đa số bạn đọc đến để tìm khơng gian tự học, sử dụng sách, báo Thời gian làm việc (3 ngày ) phịng nhàn rỗi, cơng việc chủ yếu em xếp kho gọn gàng, ngăn nắp, đặt báo, tạp chí sẵn bàn để thu hút bạn đọc, giải thích tuyên truyền cho bạn đọc nhiệm vụ phòng Trong phòng em học kĩ giao tiếp, kĩ tuyên truyền, giới thiệu đến bạn đọc  Phịng nghiệp vụ Cơng việc phịng nghiệp vụ thời gian em làm việc (6 ngày) chủ yếu biên mục sách, luận án, luận văn, dán nhãn, đóng dấu chủ yếu biên mục sách Các dạng tài liệu khác có điểm khác biệt cách biên mục Tuy nhiên trường mô tả theo quy tắc biên mục Marc 21, có số điểm khác biệt dấu, khoảng cách thơng tin mơ tả Ví dụ : 100 Nguyễn Văn A Điều thống cách mô tả từ trước đến thư viện, yêu cầu cánd biên mục phải nắm rõ điểm khác biệt 23 Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS Đoàn Thị Thu Vào ngày gần cuối đợt thực tập, em xử lí sách bổ sung thư viện gồm công đoạn : kiểm tra sách, đóng dấu, dán nhãn, đóng số đăng kí cá biệt Trong q trình làm việc, điều em học cẩn thận làm việc, phải tham khảo nhiều để hiểu nắm kĩ nghiệp vụ, củng cố kiến thức việc biên mục mơ tả  Phòng học liệu điện tử Trong thời gian làm việc (6 ngày) , em học cách scan luận văn, luận án upload tài liệu Việc scan tài liệu có nhiều điểm khác biệt kỹ thuật so với em đựơc học máy scan có đặc điểm riêng, có bước : scan, chỉnh sửa, ghép file Đối với luận văn, luận án scan bìa sách, trang tên sách, lời giới thiệu/ tóm tắt (abstract), mục lục Trong thời gian làm việc em nắm vững quy trình scan, làm cách để scan tài liệu thẳng rõ nét  Phịng giữ cặp Quy trình mượn, trả chìa khố phịng giữ cặp giống quy trình mượn, trả tài liệu phòng mượn, bạn đọc mượn ngăn tủ Trong qúa trình làm việc (6 ngày) em học kĩ giao tiếp, kĩ giải vấn đề phát sinh trình cho mượn Nhận xét thư viện 2.1 Ưu điểm - Vị trí thư viện: Thư viện có vị trí thuận lợi nằm khu vực trung tâm trường, thuận tiện cho việc lại sinh viên - Cán thư viện: Thư viện có đội ngũ cán trẻ, động, nhiệt tình cơng việc Mỗi cán đảm trách nhiều khâu công việc khác cán thư viện tạo điều kiện để học tập nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ thông qua lớp đào tạo ngắn hạn - Trang thiết bị phương tiện kỹ thuật tương đối đại hỗ trợ cho chúng em thực tập 24 Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS Đoàn Thị Thu 2.2 Kiến nghị - Đường truyền Internet cịn yếu gây cản trở cơng việc phục vụ - Thư viện chưa có diện tích để tổ chức phịng tự học, học nhóm cho sinh viên, có phịng đọc cộng đồng làm khơng gian tự học diện tích cịn nhỏ, bạn đọc chưa biết đến sử dụng phổ biến - Tài liệu thư viện phong phú đặc biệt giáo trình cho sinh viên Tuy nhiên, lượng sách nhiều mà diện tích số lượng giá kệ có hạn gây khó khăn việc xếp bảo quản tài liệu - Công tác vệ sinh tài liệu, giá kệ chưa trọng Tài liệu bị bám bụi nhiều ảnh hưởng đến việc phục vụ bảo quản tài liệu - Em hy vọng thư viện cho sinh viên thực tập tiếp cận nhiều với việc phục vụ bạn đọc, ví dụ khâu mượn, trả tài liệu, học cách photocopy chép đĩa, in ấn tài liệu phòng Học liệu điện tử  Kết Luận : - Quá trình thực tập giúp em thực hóa kiến thức học trường lớp vào mơi trường thực tiễn Tuy nhiên q trình thực tập em khơng tránh khỏi sai sót, lúng túng ban đầu; nhờ tận tình bảo, hướng dẫn thầy cô, anh chị nên em dần quen thành thạo công việc - Đợt thực tập rèn luyện cho em đức tính để có tác phong tốt công việc: giờ, tập trung công việc, tính cẩn thận cơng việc, hồn thành tốt cơng việc giao - Bên cạnh đó, em nhận thấy cịn nhiều hạn chế lỗ hỗng kiến thức cơng việc : khả tin học cịn hạn chế nên xử lí cơng việc chưa thành thạo, cịn sai sót q trình biên mục, phân loại, khơng nắm vững kiến thức nên cịn lúng túng việc hướng dẫn, giải đáp thắc mắc bạn đọc 25 Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS Đoàn Thị Thu THAY LỜI KẾT Quả thực, khoảng thời gian thực tập tuần từ (12/11/2012 đến 29/12/2012) giúp em vững vàng vốn kiến thức học qua năm ngồi giảng đường đại học Những dòng chữ thay lời nói, em xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám đốc thư viện, thầy cô tất anh chị cán thư viện nhiệt tình giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho em hồn thành tốt đợt thực tập; em khơng vững kiến thức chun mơn mà cịn trưởng thành phẩm chất người cán thư viện Môi trường làm việc thư viện tạo cho em có nhìn tảng định hướng công việc trường Em không quên ghi ơn Cơ Đồn Thị Thu chị Lê Thị Hồng Hiếu đại diện khoa Thư viện_Thông tin học Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP HCM hướng dẫn chúng em đợt thực tập Một lần em xin hết lòng cảm ơn kính chúc quý Ban giám đốc tập thể cán thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP HCM, quý Thầy Cô khoa Thư viện_Thông tin học Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP HCM nhiều sức khỏe niềm vui Sinh viên thực tập Hà Thi Tỉnh 26 Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS Đoàn Thị Thu Tài liệu tham khảo Website thư viện trường ĐH Sư phạm Kỹ thuật Tp.HCM http://thuvien.hcmute.edu.vn http://www.thuvienspkt.edu.vn/ TO CHUC LDKH TRUONG TVDHSPKT_CAP NHAT MOI 10_2011_bai luan laut 27 Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT