Cách thức tiến hành hoạt động QCC - tăng cải tiến cơ bản

Cách thức tiến hành hoạt động QCC - tăng cải tiến cơ bản

Cách Thức Tiến Hành Hoạt Động QCC

Nội Dung Trích Yếu

Lịch Sử “Hoạt Động QCC”

Giáo trình phương pháp thống kê của giáo sư Deming năm

1950

Giáo trình quản lý chất lượng của giáo sư Juran năm 1954

Tiến sĩ IshiRawa bắt đầu khởi xướng QCC năm 1962

Năm 1967 Công ty Shun Feng của Đài Loan thành lập nhóm QCC đầu tiên

Năm 1968 Công ty bắt đầu xúc tiến QCC

Năm 1976 Đại hội giao lưu QCC quốc tế đầu tiên giữa Trung Quốc - Nhật Bản và Hàn Quốc.

Năm 1981 Viện Hành Chính Đài Loan chỉ thị Bộ Kinh Tế mạnh

mẽ xúc tiến QCC

Năm 1988 tiến hành cuộc thi hoạt động QCC toàn quốc lần thứ nhất

Định Nghĩa Về QCC

một tính chất công việc hoặc có liên quan với

nhau hình thành nên một nhóm.

pháp cải tiến, khơi dậy tiềm năng của cá nhân.

tập thể, mỗi người hiến một kế sách, liên tục

thực hiện cải tiến các vấn đề tồn tại.

giác thoả mãn và cảm giác thành công, đồng thời

 (S) An toàn

Tôn trọng lẫn nhau QCC

Liên tục cải tiến Tham gia thành công,

thỏa mãn Làm việc vui vẻ

Tự trưởng thành Suy nghĩ tập thể

Thủ pháp cải tiến

Kỹ năng chuyên nghiệp

Quan Niệm Cơ Bản Về QCC

 QCC là do một nhóm người có cùng tính chất công việc

hình thành nên, nó thuộc về hoạt động của “tập thể”

 Những thành viên tạo nên QCC chủ yếu là nhân viên thao tác của cơ sở, thuộc hoạt động cải tiến quản lý của cấp thao tác

 Hoạt động QCC nhấn mạnh tính tự chủ, do vậy mọi sự

cưỡng ép, miễn cưỡng đều khiến cho hoạt động này đi

đến thất bại

 Thành viên của nhóm phải có năng lực cải tiến cơ bản, do vậy tính năng “giáo dục huấn luyện” đóng vai trò quan

trọng

Quan Niệm Cơ Bản Về QCC

 Phạm vi hoạt động phải bao hàm mọi hoạt động cải tiến trong công ty Thủ pháp sử dụng bao gồm các thủ pháp cải tiến quản lý và vận dụng kỹ năng chuyên nghiệp

 Giá trị của nhóm là ở chỗ, nó hoạt động lâu dài, không

ngừng theo đuổi “cải tiến và duy trì”, đồng thời khác biệt với “cải tiến đề án”

 Quá trình hoạt động phải làm cho từng thành viên được tham gia, được thành công và thỏa mãn

 Để thành viên nhóm có thể tự khẳng định, do vậy, việc động viên kịp thời chính là chìa khóa cho sự thành công

Tinh Thần Của Hoạt Động QCC

Tôn trọng con người, tạo môi trường làm việc thông thoáng

Xây dựng môi

trường làm việc thông thoáng

Tinh Thần Của Hoạt Động QCC

Mội người đều

Thuần thục kỹ năng cải tiến

Thông qua học tập

Giải quyết vấn đề

Phát huy tính sáng tạo, không ngừng

trưởng thành

Tinh Thần Của Hoạt Động QCC

Cải tiến thể chất công ty, thúc đẩy công ty phát triển

Giải quyết vấn đề

Hiệu suất hóa trong công ty

Cải tiến và phát triển thể chất của công ty

Mục Tiêu Của QCC

nhất.

cấp, sẽ quyết định sự thành bại của hoạt động.

mục tiêu của cấp lãnh đạo quản lý.

biển, kiểm thảo, giáo dục vv… có thể làm cho

toàn thể nhân viên (bao gồm giám đốc, quản lý, trưởng ca, thành viên nhóm, nhóm bạn) kết hợp chặt chẽ, hợp tác đoàn kết, từ đó xây dựng quan niệm tập thể trong công ty.

Mục Tiêu Của QCC

 Để hoạt động quản lý chuyển từ “điểm” tới “mặt”

 Tích lũy nhiều cải tiến nhỏ, trở thành cải tiến lớn, để công ty đạt được nhiểu hiệu ích cải tiến hữu hình.

Nhó m

Nhó m

Mục Tiêu Của QCC

công ty

của trình tự giải quyết vấn đề lý tính, cộng với thủ pháp cải tiến, giáo dục kỹ năng, năng lực

của nhóm sẽ không ngừng nâng cao.

giải quyết vấn đề trong toàn công ty sẽ mạnh

hơn.

Tại Sao Phải Xúc Tiến Hoạt Đông QCC?

 Có lợi đối với cá nhân

 Có cơ hội được huấn luyện, học tập kiến thức QC mới và ứng

dụng phần cứng, phần mềm vi tính, để bản thân không ngừng trưởng thành, tiến bộ.

 Ý kiến được coi trọng, có thể thực hiện lý tưởng của mình, có

 Được sự tán thưởng, tăng thêm cảm giác thành công.

 Nhóm QCC xuất sắc được nhận tiền thưởng, bằng khen hiện vật vv

Tại Sao Phải Xúc Tiến Hoạt Động QCC

Có lợi đối với công ty

 Thúc đẩy quan hệ xã giao giữa công nhân, nâng cao tinh thần làm việc của họ.

 Bồi dưỡng thái độ làm việc tích cực của công nhân, cải tiến hiện trường làm việc.

 Tăng cường trao đổi thông tin và phối hợp, bồi dưỡng năng lực lãnh đạo cho cán bộ.

 Nâng cao hình tượng của công ty, tăng lợi ích công ty.

Áp Dụng Hoạt Động QCC Như Thế Nào

HỢP TÁC ĐOÀN ĐỘI TỰ

CHỦ CẢI TIẾN

Các Bước Vận Hành Triển Khai QCC

TỔ NHÓMGDHL PHÁT HIỆN VẤN ĐỀ

TIẾN HÀNH HĐCT CHỌN CHỦ ĐỀ CT

GIAO LƯU PHÁT BIỂU

Áp Dụng Hoạt Động QCC Như Thế Nào

 Thành lập nhóm

“Nhóm” là chủ thể cơ bản trong xúc tiến hoạt động QCC,

chất lượng của nhóm tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng tới hoạt động thực tế sau này

 Mục đích của tổ nhóm QCC

1 Để thành viên nhóm được qui vào đoàn đội, xúc tiến

hoạt động quản lý mang tính tự chủ

2 Làm cho việc vận hành mang tính tổ chức, thuận tiện

cho hành động quản lý của chủ quản

3 Để mục tiêu, phương châm của tổ chức đến với được

công nhân cơ sở

Nguyên Tắc Của Tổ Nhóm

Thông thường, chủ đề của “nhóm” là nhân viên cơ sở, thành lập dựa theo nguyên tắc sau:

 Người có cùng tính chất công việc

 Liên quan với nhau về mặt công việc

 Người trong cùng một đơn vị

 Người cùng một nơi làm việc

 Số lượng mỗi nhóm từ 4 đến 10 người, tốt nhất không vượt quá

10 người.

trưởng, tuyển chọn nhân viên phụ đạo

đảm nhiệm nhân viên phụ đạo.

thành viên nhóm tuyển chọn nhân viên đủ tư cách đảm nhiệm.

Quá Trình Của “Tổ Nhóm”

Xây dựng quan điểm chung của nhóm

 Do thành viên nhóm cùng phác thảo quan điểm chung của nhóm

 Dựa vào quan điểm của nhóm để quyết định tên của nhóm

 Lựa chọn biểu tượng của nhóm để thể hiện tinh thần của nhóm

Quá Trình Của “Tổ Nhóm”

Đăng ký nhóm

 Để mỗi thành viên nhóm nâng cao ý nguyện tham gia hoạt

động, bắt buộc phải thực hiện việc đăng ký nhóm QCC

Mục đích của việc đăng ký

 Nâng cao ý thức đoàn đội của nhân viên nhóm

 Thông báo với đơn vị xúc tiến bắt đầu hoạt động, đưa vào thể chế của công ty.

Quá Trình Của “Tổ Nhóm”

Phương thức đăng ký QCC

 Nhóm mới căn cứ vào nguyên tắc tổ nhóm nêu ở trên, tự thành lập, đồng thời điền vào bảng đăng ký

 Nhóm cũ phải phối hợp với công ty thực hiện đăng ký

hoạt động giải quyết kế hoạch Khi có tình hình biến

động, phải báo cáo ngay và chú ý các vần đề

 Sau khi đăng ký các tổ nhóm QCC, phải tích cực triển

khai hoạt động

 Nếu trong thời gian hoạt động, nội dung có sự thay đổi, phải báo cáo với đơn vị xúc tiến theo đúng thủ tục

Phương Pháp Tiến Hành Các Bước Cải

1.5 Phân tích nguyên nhân

2 Nghĩ ra phương pháp giải quyết tốt nhất

2.1 Phác thảo đối sách

2.2 Thực hiện và kiểm thảo đối sách

3 Định ra tiêu chuẩn duy trì hiệu quả

3.1 Xác nhận hiệu quả

Yếu Lĩnh Triệu Tập Cuộc Họp Nhóm

Mục đích của cuộc họp nhóm

 Ý kiến của toàn thể thành viên nhóm sẽ quyết định phương

hướng tiến hành hoạt động QCC.

 Thông qua cuộc họp của nhóm, để trao đổi ý kiến.

 Thông qua cuộc họp của nhóm, để phát huy triệt để năng lực của từng thành viên nhóm.

Thời Điểm Họp Nhóm

• P họp định kỳ

• Hiện trường sản xuất

• Khuôn viên

• Nhà ăn

• Ngoài cổng

• Nhà thành

Họp trong giờ làm việc đã được

Trong lúc công việc gián đoạn

Tận dụng thời gian giao ca Định kỳ

Tận dụng thời gian nghỉ trưa Định kỳ

Định kỳ

Chuẩn Bị Trước Khi Họp Nhóm

• Nội dung trong phiếu thông báo họp

(Why) Tại sao? Lí do Mục đích họp Để lựa chọn chủ đề HĐ

(Who) Ai? Người Người có mặt Toàn thể thành viên nhóm, cấp trên(When) Khi nào? Ngày giờ Ngày tháng Giờ, ngày…tháng…năm

(Where) Ở đâu? Nơi làm việc Nơi hội nghị Phòng họp

(How) như thế

Chuẩn Bị Trước Khi Họp Nhóm

họp

khi họp 3 đến 5 ngày và thông báo cho thành

viên

mặt, thu thập ý kiến của thành viên vắng mặt.

trước.

mỗi lần từ 30 đến 60 phút.

Phương Pháp Tiến Hành Cuộc Họp

Trình tự cuộc họp:

quả thực hiện.

Thảo luận và quyết nghị vấn đề lần này.

nhân viên phụ đạo đánh giá).

Phương Pháp Tiến Hành Cuộc Họp

Điều cần chú ý:

 Xác định rõ thời gian khai mạc và kết thúc cuộc họp

 Tạo bầu không khí thoải mái để mọi thành viên tham gia phát biểu

 Sau khi thảo luận hoàn chỉnh một vấn đề, mới chuyển sang vấn đề khác

 Tiến hành có hiệu quả và kết thúc đúng thời gian dự kiến

 Không được làm ngơ đối với những người không phát biểu

Phương Pháp Tiến Hành Cuộc Họp

Điều cần chú ý:

thủ

Phương Pháp Tiến Hành Cuộc Họp

 Liên hệ với những đơn vị khác cần phối hợp

 Nộp hồ sơ hội nghị nhóm cho cấp trên

 Nhờ nhân viên phụ đạo cấp trên giúp đỡ giải quyết kho

Quyền Hạn Của Nhân Viên Liên Quan

Quyền hạn của nhân viên phụ đạo

hoạt động tự chủ

động QCC

Quyền Hạn Của Nhân Viên Liên Quan

mới

quan tới QCC

trên khi cần thiết

hoạt động được duy trì thường xuyên.

hành chính, liên tục tự cập nhật.

Quyền Hạn Của Nhân Viên Liên Quan

Các bước phụ đạo

1. Nêu vấn đề

1.1 Các bước hoặc phương pháp nêu vấn đề của

nhân viên phụ đạo

1.2 Mời nhóm giải thích

1.3 Xác nhận xem nhóm có nắm rõ vấn đề không

2 Giải thích chính xác

2.1 Khi nhóm chưa nắm rõ, nhân viên phụ đạo

phải lấy ví dụ giải thích một cách chính xác

2.2 Tìm hiểu mức độ hiểu cửa nhóm

2.3 Xác nhận xem nhóm đã hiểu chưa

Quyền Hạn Của Nhân Viên Liên Quan

Các bước phụ đạo

3 Thay đổi cách giải thích

3.1 Nếu nhóm vẫn chưa hiểu, nhân viên phụ đạo thay đổi cách giải thích khác

3.2 Hỏi xem nhóm có nhất trí không

3.3 Xác nhận nhóm có nhất trí không

4.3 Nếu không nhất trí nhân viên phụ đạo tiếp tục thay đổi phương pháp khác, tới khi nhóm đạt được nhận thức chung

Quyền hạn của nhân viên liên quan

Nguyên tắc và kỹ xảo đặt câu hỏi khi phụ đạo

1 Nguyên tắc hỏi

1.1 Có không gian để kích thích suy nghĩ

1.2 Đặt câu hỏi không chỉ dừng lại ở đáp án đúng hoặc sai 1.3 Vấn đề phải có tính hệ thống

1.4 Lấy năng lực hoặc quyền hạn của nhóm làm nền tảng

2 Kỹ xảo đặt câu hỏi

Cố gắng sử dụng câu hỏi có tính giả thiết để đối phương suy nghĩ và trả lời, như vậy mới có hiệu quả

Quyền Hạn Của Nhân Viên Liên Quan

Quyền hạn của nhóm trưởng

 Nhóm trưởng là người đại diện của cả nhóm

 Lãnh đạo thành viên nhóm tích cực tham gia hoạt động

 Thống nhất ý chí, quan điểm và cách làm của toàn thể thành viên nhóm

 Phác thảo và thực hiện kế hoạch hoạt động

 Đi đầu trong tiếp thu giáo dục, tự mình nâng cao năng lực

 Bồi dưỡng cho nhóm trưởng kế nhiệm sau này

 Báo cáo tính hình hoạt động với cấp trên, tham gia hoạt động chỉ đạo

Quyền Hạn Của Nhân Viên Liên Quan

Quyền hạn của thành viên nhóm

 Tích cực tham gia hoạt động của nhóm

 Tích cực phát biểu, đưa ra ý kiến, sáng kiến của bản

thân

 Phục tùng ý kiến tập thể, thực hiện hoạt động cải tiến

 Tiếp thu giáo dục, tìm cách nâng cao năng lực bản thân

 Tuân thủ các tiêu chuển đã XD để thực hiện công việc

 Xây dựng mối quan hệ giao tế tốt thông qua nhóm

 Vinh dự vì “Nhóm”

Quyền Hạn Của Nhân Viên Liên Quan

Quyền hạn của thành viên nhóm

thái độ lạc quan, tích cực.

hoạt động này, sớm gia nhập hoạt động QCC

Lưu Trình Cấu Trúc Vận Hành Hoạt Động QCC

Hình thành nhóm hoạt động: Nhân viên cùng một nơi làm việc tự

hình thành

Đăng ký Chọn nhóm trưởng: Do các thành viên trong nhóm bầu ra Tất cả

nhóm viên tham gia bầu.

Phát huy chức trách Chọn chủ đề: Giải quyết vấn đề tại nơi làm việc

Lựa chọn mmục tiêu: Xây dựng MT mang tính tự chủ

Đề ra kế hoạch hoạt động

HĐ cải tiến: Cải tiến quản lý một cách khoa học

Vận dụng linh hoạt kỹ năng quản lý

Thảo luận, thực hiện đối sách cải tiến

Đánh giá , duy trì hiệu quả

Vận dụng kỹ năng họp nhóm Mục tiêu cần đạt: Thỏa mãn trong cuộc sống, vui vẻ trong công việc.

Hội nghị phát biểu kinh nghiệm trong công ty:

1 Trong phòng, xưởng

2 Hội nghị toàn công ty Ngoài công ty:

1 Hội nghị toàn quốc

2 Giao lưu với xưởng trung gian

3 Giao lưu với xưởng hợp tác ở nước ngoài

Kỹ Năng Phát Triển Hoạt Động

 Vận hành nhóm một cách hiệu quả

 Phương thức tiến hành hội họp với nhiều tính chất

 Hướng dẫn cho thành viên về phương thức tham gia thảo luận.

Vận Hành Họp Nhóm Có Hiệu Quả

Các bước Nhiệm vụ của các cấp Điều cần chú ý

Nhóm trưởng

Nhóm viên

Nhân viên phụ đạo

Đơn vị thực hiện

Kế hoạch

họp nhóm Xây dựng kế hoạch

họp nhóm dựa vào 5W

và 2 H

1 Xác định mục đích và tính cần thiết triệu tập cuộc họp

2 Nghiên cứu trước khi họp nhóm 3 – 5 ngày

Vận Hành Họp Nhóm Có Hiệu Quả

Chuẩn bị

họp nhóm

1.Tiến hành công tác chuẩn bị

2 Kiểm thảo tình hình thực hiện các hạng mục quyết nghị lần trước.

1 Giúp đỡ nhóm

trưởng phân công công việc

2 Chuẩn bị nội dung phát biểu

1 Cung cấp các vấn

đề tồn tại

2 Điều phối thời gian, để mọi nhóm viên đều có thể tham gia

Đưa vào quản lý

1 Phối hợp động viên toàn thể tham gia

2 Thông báo trước nội dung hội nghị cho nhóm viên

3 Thu thập ý kiến của nhóm viên vắng mặt.

4 Địa điểm, thời gian họp nhóm có thể căn cứ vào tính chất hoạt động.

Vận Hành Họp Nhóm Có Hiệu Quả

Tiến hành

họp nhóm

1 Tiến hành theo đúng kế hoạch và trình tự

2 Dẫn dắt nhóm viên phát biểu

3 Để cuộc họp được tiến hành thuận lợi

1 Có mặt đúng giờ

2 Tích cực tham gia thảo luận

3 Giúp đỡ

để cuộc họp diễn ra

thuận lợi

4 Tiếp thu kết luận của cuộc họp

1 Có mặt đúng giờ

2 Giúp tiến hành cuộc họp thuận lợi

3 Cổ vũ tinh thần

Có mặt khi cần thiết

1 Tôn trọng người khác, thiểu

số phục tùng đa số

2 Vận dụng trí tuệ tập thể, thủ pháp QC, để đưa

ra kết luận chính xác

3 Cùng tạo bầu không khí thoải mái.

2 Trình bày kết luận với nhóm viên vắng mặt

3 Hướng dẫn nhóm viên thực hiện hạng mục quyết nghị

4 Xem xét lại

Tích cực thực hiện nhiệm vụ

do nhóm phân công

1 Giúp đỡ giải quyết những vấn

đề khó

2 Luôn vui

vẽ phụ đạo

Đưa vào đánh giá hàng ngày

1 Hạng mục quyết nghị phải

rõ ràng, mọi nhóm viên đều nắm được

2 Thực hiện theo hạng mục quyết nghị

Hướng Dẫn Phương Thức Tham Gia Thảo Luận

 Bố trí nơi làm việc linh hoạt

 Cố gắng chọn nơi làm việc yên tĩnh, không bị ảnh hưởng

 Sắp xếp vị trí thành viên nhóm chủ yếu là theo hình tròn hoặc hình móng ngựa, cự ly trao đổi giữa các thành viên không quá 3m

 Hội trường phải có bảng đen, bục diễn thuyết để tiện ghi lại biên bản thảo luận

 Chủ đề và trình tự cuộc họp phải được thể hiện rõ, để

hướng thành viên vào tiêu điểm thảo luận

 Chuẩn bị nước trà, điểm tâm, hâm nóng bầu không khí nghiêm túc của cuộc họp

Phương Pháp Thúc Đẩy Các Thành Viên Phát Biểu

 Chủ tịch giải thích mục đích, nôi dung cuộc họp, do các thành viên tự do phát biểu

 Luân phiên mỗi thành viên tối thiểu đưa ra một ý kiến

 Áp dụng các phương pháp tư duy tập thể để thu thập ý kiến như PP vận động trí não hoặc phép KJ vv…

 Theo nhiệm vụ phân công, chỉ định phát biểu, sau đó

cùng phát biễu thảo luận

 Khi cần thiết, có thể trình bày ra mẫu giấy thay cho trình bày bằng lời

 Phương thức đặt câu hỏi, thành viên trả lời

Phương Thức Đặt Câu Hỏi

 Gọi đích danh: Chỉ định đối tượng để hỏi

Chủ trì chỉ định người có kinh nghiệm uyên thâm hoặc người ít khi phát biểu lên phát biểu

Phương Thức Đặt Câu Hỏi

 PP chuyển hướng: Hình thức tiếp sức

Tận dụng vấn đề của nhân viên tham gia cuộc họp, chuyển

hướng hỏi những người khác, để mọi người cùng suy nghĩ.

Phương Thức Đặt Câu Hỏi

 Phản vấn: Đặt câu hỏi ngược lại, để thành viên phát biểu.

Những vấn đề nêu trong cuôc họp, chủ trì có thể phản vấn người nêu vấn đề rằng họ giải quyết như thế nào hoặc mặt trái của vấn đề là gì để họ phát biểu, làm tăng thêm tính linh hoạt của cuộc họp.

Điều Cần Chú Ý Khi Đặt Câu Hỏi

 Câu hỏi đặt ra bao gồm 5W 2H

 Mỗi lần hỏi một vấn đề

 Sử dụng từ ngữ đơn giản, để người được hỏi dễ nắm được

 Để đối phương có thời gian suy nghĩ.

 Đặt câu hỏi trong phạm vi khả năng của nhân viên.