Quy trình bảo hành công trình

CƠNG TY CỔ PHẦN CDC HÀ NỘI QUY TRÌNH BẢO HÀNH CƠNG TRÌNH Mã số: CDChn/QLTC/QT06.01 Ngày ban hành: 22/05/2020 Người soạn thảo Người kiểm tra Người phê duyệt Họ tên Nguyễn Xuân Tài Mai Đình Chất Trần Văn Trường Chức vụ PP Quản lý thi công TP Quản lý thi công Tổng giám đốc Ngày ký 20/05/2020 22/05/2020 Chữ ký Tài liệu sử dụng nội Công ty cổ phần CDC Hà Nội Mọi chụp, in ấn trích dẫn Mã số: QUY TRÌNH BẢO HÀNH CƠNG TRÌNH CDChn/QLTC/QT06.01 Ngày ban hành: 22/05/2020 chuyển giao phải cho phép người phê duyệt người quản lý tài liệu Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của văn bản; Nội dung văn này có hiệu lực sự chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT/Ban Tổng giám đốc Cơng ty TĨM TẮT SỬA ĐỔI Lần ban hành 01 Ngày ban hành …/…/… CDChn/QLTC/QT06.01 Nội dung sửa đổi Ban hành Trang / Mã số: QUY TRÌNH BẢO HÀNH CƠNG TRÌNH CDChn/QLTC/QT06.01 Ngày ban hành: 22/05/2020 PHÂN PHỐI Nơi nhận Ban Tổng Giám đốc Nơi nhận Ban Kinh tế kế hoạch Ban Tài kế tốn P.Kiểm sốt chi phí Ban Kỹ thuật thi công P.Kế hoạch hợp đồng P.Đấu thầu Ban Đầu tư P.Quản lý thi công P.Đầu tư P.An toàn lao động P.Thẩm định QLDA R&D P.Thiết kế P.Hành nhân Trợ lý P.Hệ thống Cơng đồn CDChn/QLTC/QT06.01 Trang / Mã số: QUY TRÌNH BẢO HÀNH CƠNG TRÌNH CDChn/QLTC/QT06.01 Ngày ban hành: 22/05/2020 I MỤC ĐÍCH Nhằm giải nhanh chóng, kịp thời yêu cầu, phản ánh khiếu nại Khách hàng Cơng trình giai đoạn bảo hành - - Kiểm sốt chi phí bảo hành cho cơng trình II PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình áp dụng cho tất cơng trình bàn giao cho Chủ đầu tư đưa vào khai thác sử dụng - III.TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định quản lý chất lượng bảo trì cơng trình xây dựng (số 46/2015/NĐ-CP) ban hành ngày 12/05/2015 - IV ĐỊNH NGHĨA, VIẾT TẮT VIẾT TẮT Ý NGHĨA CDChn Công ty cổ phần CDC Hà Nội CHTCT Chỉ huy trưởng công trường TP Trưởng phịng PP Phó phịng B.KHTC Ban Kế hoạch thi cơng P.QLTC Phịng Quản lý thi cơng P.KSCP Phịng Kiểm sốt chi phí NVKT Nhân viên Kỹ thuật BPTC Biện pháp thi công CV/NV Chuyên viên/ Nhân viên CĐT CDChn/QLTC/QT06.01 Chủ đầu tư Trang / Mã số: QUY TRÌNH BẢO HÀNH CƠNG TRÌNH CDChn/QLTC/QT06.01 Ngày ban hành: 22/05/2020 TVGS Tư vấn giám sát V NỘI DUNG Lưu đồ bảo hành cơng trình: CDChn/QLTC/QT06.01 Trang / Mã số: QUY TRÌNH BẢO HÀNH CƠNG TRÌNH CDChn/QLTC/QT06.01 Ngày ban hành: 22/05/2020 Diễn giải lưu đồ: CDChn/QLTC/QT06.01 Trang / Mã số: QUY TRÌNH BẢO HÀNH CƠNG TRÌNH CDChn/QLTC/QT06.01 Ngày ban hành: 22/05/2020 Bước lưu đồ 1.Bàn giao thơng tin cơng trình Trách nhiệm CHTCT Họp với Chủ đầu tư CHTCT 3.Tiếp nhận yêu cầu khách hàng Chuyên viên bảo hành 4.Khảo sát Chuyên TP.QLTC CDChn/QLTC/QT06.01 Nội dung công việc Thời gian Y cầu - CHTCT bàn giao cho Trưởng phòng QLTC gồm hồ sơ sau:  Biên nghiệm thu cơng trình (giữa Ban huy Cơng trình Chủ đầu tư);  Bàn giao hồ sơ hồn cơng;  Biên bàn giao chi tiết hạng mục cần bảo hành cơng trình CHTCT Trưởng phịng QLTC;  Danh sách nhà thầu phụ thực công việc cơng trình Sau 07 ngày từ ngày ký biên nghiệm thu với Chủ đầu tư Có biên bàn giao thơng tin cơng trình - Phịng QLTC, CHTCT tổ chức họp với CĐT với nội dung sau:  CHTCT giới thiệu phòng QLTC cho CĐT để phòng QLTC làm việc trực tiếp với CĐT trình bảo hành cơng trình  Thống vấn đề liên quan đến trình bảo hành - Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng ghi nhận thông tin yêu cầu khách hàng vào phiếu xử lý yêu cầu khách hàng Chậm 01 tuần bàn giao cơng trình Biên họp - Khảo sát vấn đề mà khách Chậm 03 Thông tin cập nhật vào phiếu xử lý yêu cầu khách hàng Ghi Trang / Mã số: QUY TRÌNH BẢO HÀNH CƠNG TRÌNH CDChn/QLTC/QT06.01 Ngày ban hành: 22/05/2020 trường viên bảo hành hàng yêu cầu xử lý, chụp hình ghi nhận trạng - Chuyên viên bảo hành phụ trách đến trường khảo sát có yêu cầu bất thường vấn đề cần xử lý có yêu cầu cao - Ghi kết nội dung khảo sát trường vào mục 01 & 02 biểu mẫu 5.Thống với khách hàng Chuyên viên bảo hành - Sau khảo sát trường, chuyên viên bảo hành phụ trách bảo hành thống với khách hàng nội dung mà cơng ty có trách nhiệm bảo hành TP QLTC - Trường hợp chuyên viên bảo hành khơng thống với khách hàng TP QLTC phải trực tiếp đến làm việc với khách hàng để thống nội dung bảo hành Giám đốc Ban Kế hoạch thi công - Hỗ trợ việc thống nội dung mà cơng ty có trách nhiệm bảo hành có yêu cầu từ khách hàng 6.Lập kế hoạch thực Chuyên viên bảo hành - Lập danh sách sửa chữa dự trù kinh phí 7.Duyệt P.KSCP kiểm tra TP QLTC Ban Giám đốc phê duyệt 8.Thực Chuyên CDChn/QLTC/QT06.01 ngày sau nhận yêu cầu thông tin vào phiếu xử lý yêu cầu khách hàng Ghi thông tin vào phiếu xử lý yêu cầu khách hàng Thời gian thực 03 ngày kể từ ngày kết thúc khảo sát trường Kế hoạch dự trù kinh phí - Phịng KSCP kiểm tra dự trù kinh phí - Ban giám đốc phê duyệt dự trù kinh phí - Chuyên viên bảo hành thực Trang / Mã số: QUY TRÌNH BẢO HÀNH CƠNG TRÌNH CDChn/QLTC/QT06.01 Ngày ban hành: 22/05/2020 viên bảo hành công tác bảo hành cơng trình 9.Nghiệm thu Chun viên bảo hành - Kiểm tra cơng việc hồn thành trước mời khách hàng nghiệm thu - Nghiệm thu cơng việc hồn thành với khách hàng kết thúc công việc bảo hành Phiếu xử lý yêu cầu khách hàng khách hàng xác nhận 10 Thanh toán chi phí bảo hành báo cáo Chuyên viên bảo hành lập hồ sơ toán - Hồ sơ tốn gồm:  Các hóa đơn, chứng từ giải chi mua vật tư, vật liệu  Phiếu xử lý yêu cầu khách hàng  Danh sách sửa chữa lỗi bảo hành bảng diễn giải chi phí sửa chữa bảo hành Phải có đầy đủ hồ sơ tốn TP QLTC xác nhận - Báo cáo tổng hợp chi phí cho TP Quản lý thi cơng để theo dõi chi phí bảo hành Khi có phát sinh sửa chữa bảo hành - Gửi hồ sơ toán cho Phịng KSCP Khi có phát sinh sửa chữa bảo hành 11 Xem xét hồ sơ toán ghi nhận chi phí Phịng KSCP - Kiểm tra hồ sơ tốn từ Phịng QLTC - Chuyển hồ sơ cho Phịng kế toán để toán 12 Nghiệm TP QLTC - Khi kết thúc thời gian bảo hành CDChn/QLTC/QT06.01 Trước tháng Yêu Trang / Mã số: QUY TRÌNH BẢO HÀNH CƠNG TRÌNH CDChn/QLTC/QT06.01 Ngày ban hành: 22/05/2020 thu kết thúc bảo hành & chuyển hồ sơ cơng trình, gửi thư việc kết thúc bảo hành cho khách hàng - Nghiệm thu kết thúc bảo hành cơng trình với chủ đầu tư - Khi kết thúc trình bảo hành, khách hàng không sử dụng giấy chứng nhận kết thúc bảo hành cơng trình phải lập biên nghiệm thu kết thúc bảo hành - Chuyển giao biên kết thúc bảo trì cho Phịng kế toán 13 Lưu hồ sơ kết thúc bảo hành TP QLTC CDChn/QLTC/QT06.01 cầu phải có giấy chứng nhận kết thúc bảo hành biên nghiệm thu kết thúc bảo hành Chậm ngày sau bàn giao kết thúc bảo hành - Biên bàn giao thông tin cơng trình (giữa huy trưởng Phịng QLTC) - Biên họp - Phiếu đề xuất xử lý yêu cầu khách hàng - Bảng theo dõi chi phí bảo hành - Báo cáo tổng hợp chi phí - Biên xác nhận kết thúc bảo hành cơng trình - Phiếu chuyển giao hồ sơ (nếu có) Trang 10 / Mã số: QUY TRÌNH BẢO HÀNH CƠNG TRÌNH CDChn/QLTC/QT06.01 Ngày ban hành: 22/05/2020 VI HỒ SƠ, BIỂU MẪU Tên hồ sơ/biểu mẫu TT Mã số Biên bàn giao thơng tin cơng trình CDChn-QLTC-QT06.01-BM01 Biên họp CDChn-QLTC-QT06.01-BM02 Phiếu xử lý yêu cầu khách hàng CDChn-QLTC-QT06.01-BM03 Danh sách sửa chữa dự trù kinh phí CDChn-QLTC-QT06.01-BM04 Danh sách sửa chữa diễn giải kinh phí CDChn-QLTC-QT06.01-BM05 Bảng báo cáo tổng hợp chi phí bảo hành cơng trình CDChn-QLTC-QT06.01-BM06 Biên xác nhận kết thúc bảo hành cơng trình CDChn-QLTC-QT06.01-BM07 CDChn/QLTC/QT06.01 Trang 11 /