BỘ MÁY TRUNG ƯƠNG QUY TRÌNH KIỂM SỐT, THEO DÕI CÁC LOẠI BẢO LÃNH, BẢO HÀNH (Áp dụng cho việc theo dõi phối hợp kiểm soát loại bảo lãnh phát sinh trình xây dựng, mua sắm tài sản, trang thiết bị cho dự án; thi cơng sửa chữa; cải tạo; xây tịa nhà, khách sạn, siêu thị, văn phòng, cửa hàng, bệnh viện, trường học… ) MÃ VĂN BẢN: BMTW.KSXD.I.002/V0 NGÀY PHÁT HÀNH: 12/12/2015 BỘ PHẬN ÁP DỤNG: Ban Tài chính, Các cơng ty quản lý xây dựng, Các Ban quản lý dự án, Các Ban quản lý hộ, Ban quản lý khu thị, Các Ban quản lý tịa nhà, Các Ban quản lý khách sạn, Phòng tư vấn hoạt động (thuộc Ban pháp chế Tập đồn), Phịng kế tốn Công ty I CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT: BQL Ban quản lý BQLKS BQL khách sạn BL Bảo lãnh Công ty quản lý xây dựng BQLCH BQL hộ BQLTN BQL tòa nhà HD Hợp đồng BP Bộ phận BQLKĐT BQL Khu đô thị CBLĐ Cán lãnh đạo PBH Phiếu bảo hành BPKT Phịng kế tốn P&L BPMS Bộ phận chịu trách nhiệm mua sắm TĐ Tập đồn GBH Giấy bảo hành Phịng TVHĐ Phịng tư vấn hoạt động (thuộc Ban pháp chế) NCC Nhà cung cấp Ban ANNB CTQLXD Ban An ninh nội PCCC II NỘI DUNG QUY TRÌNH Các loại bảo lãnh cần theo dõi gồm: BL tạm ứng, BL thực HĐ, BL bảo hành, phiếu bảo hành, giấy bảo hành TT CÁC BƯỚC THỰC HIỆN I YÊU CẦU KHI THỎA THUÂN CÁC ĐIỀU KHOẢN VỀ BẢO LÃNH - Mẫu bảo lãnh phải theo mẫu TĐ ban hành Riêng PBH, GBH theo mẫu NCC (Các trường hợp BL, tỷ lệ BL khơng theo quy định TĐ, thời gian BL không phù hợp với thời hạn HĐ BL không áp dụng mẫu quy định phải có phê duyệt CBLĐ có thẩm quyền) - Thời hạn BL tỷ lệ BL phù hợp với điều khoản HĐ, đồng thời tuân thủ quy định phụ lục quy định Pháp luật có liên quan - Thỏa thuận rõ ràng thời hạn nhà thầu cần có mặt để thực nghĩa vụ bảo hành thời hạn tối đa nhà thầu sửa chữa BỘ PHẬN THỰC HIỆN BỘ PHẬN PHỐI HỢP THỜI HẠN GHI CHÚ Trước ký HĐ CTQLXD, BPMS Trước ký HĐ CTQLXD Khi nhận hồ sơ toán từ nhà thầu II CẬP NHẬT VÀ THEO DÕI CÁC LOẠI BẢO LÃNH, BẢO HÀNH - Yêu cầu nhà thầu cung cấp đủ loại BL, PBH, GBH theo quy định HĐ (nếu có) - Kiểm tra tính hợp lệ thư BL, PBH, GBH cập nhật vào phần mềm kế toán BPKT - Gửi báo cáo cho BP liên quan khoản BL hết hạn vòng tháng tháng BPKT Các BQL, CTQLXD BPKT, CTQLXD BP liên quan - Thực kiểm tra, xem xét BL hết hạn gửi thông báo (bằng email) cho BP có liên quan sau: + Gửi cho CTQLXD chứng việc nhà thầu chưa hoàn thành nghĩa vụ kèm theo yêu cầu gia hạn bảo lãnh Gửi đồng thời thông tin cho BPKT để cập nhật, theo dõi phối hợp đòi gia hạn bảo lãnh + Gửi ds nhà thầu thi cơng xong chưa hồn thiện hồ sơ tốn không cần gia hạn bảo lãnh - Yêu cầu BQL/CTQLXD khẳng định lại việc khơng cịn u cầu gia hạn bảo lãnh khác bảo lãnh hết hạn vòng tháng - Theo dõi cập nhật thông tin bảo lãnh gia hạn phần mềm kế toán - Kiểm tra thời hạn bảo hành trước tiến hành sửa chữa hạng mục Các BQL BP có liên quan BPKT BPKT III PHỐI HỢP XỬ LÝ TRONG TRƯỜNG HỢP PHÁT SINH SỰ KIỆN VI PHẠM - Thực thông báo cho BPKT trường hợp nhà thầu từ chối nghĩa vụ bảo hành, nhà thầu bỏ trốn, nhà thầu vi phạm HĐ, nhà Các BQL, CTQLXD thầu chây ì, khơng chốt hồ sơ tốn, lý HĐ để xác nhận tình trạng cơng nợ tiến hành thủ tục yêu cầu ngân hàng toán theo phạm vi quản lý bảo lãnh Khi nhận BL gốc Các BQL, CTQLXD theo phạm vi quản lý Các BQL, CTQLXD CTQLXD BPKT BPKT Ngày 15 hàng tháng Không muộn ngày 20 hàng tháng Ngày 25 hàng tháng Khi nhận BL gia hạn Khi có phát sinh nhu cầu sửa chữa Ngay có phát sinh 1/2 CÁC BƯỚC THỰC HIỆN TT - Phối hợp soạn thảo gửi công văn yêu cầu Ngân hàng tốn bảo lãnh - Đề xuất trình CBLĐ có thẩm quyền phê duyệt xử lý cơng nợ xấu đối với: + Các trường hợp BL hết hiệu lực, không gia hạn kịp thời nhà thầu chưa hoàn thành nghĩa vụ theo HĐ ký + Trường hợp nhà thầu bỏ trốn, khơng thể địi nợ, số tiền thu nhỏ số tiền nhà thầu phải trả sau phối hợp với Phòng TVHĐ Ban ANNB áp dụng biện pháp cần thiết khơng địi nợ Người soạn thảo: Người thẩm định: Người phê duyệt: BỘ PHẬN THỰC HIỆN BPKT, Phòng TVHĐ BỘ PHẬN PHỐI HỢP Các BQL, CTQLXD theo phạm vi quản lý BPKT Ban ANNB Phòng TVHĐ THỜI HẠN GHI CHÚ Ngay nhận thông tin Khi có phát sinh Lê Thị Hải Yến Hội đồng thẩm định BTC Chủ tịch Tập đoàn 2/2 ... cần thiết khơng đ? ?i nợ Ngư? ?i soạn thảo: Ngư? ?i thẩm định: Ngư? ?i phê duyệt: BỘ PHẬN THỰC HIỆN BPKT, Phòng TVHĐ BỘ PHẬN PH? ?I HỢP Các BQL, CTQLXD theo phạm vi quản lý BPKT Ban ANNB Phòng TVHĐ TH? ?I HẠN... th? ?i nhà thầu chưa hoàn thành nghĩa vụ theo HĐ ký + Trường hợp nhà thầu bỏ trốn, khơng thể đ? ?i nợ, số tiền thu nhỏ số tiền nhà thầu ph? ?i trả sau ph? ?i hợp v? ?i Phòng TVHĐ Ban ANNB áp dụng biện... THỰC HIỆN TT - Ph? ?i hợp soạn thảo g? ?i công văn yêu cầu Ngân hàng tốn bảo lãnh - Đề xuất trình CBLĐ có thẩm quy? ??n phê duyệt xử lý cơng nợ xấu đ? ?i v? ?i: + Các trường hợp BL hết hiệu lực, không gia