Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 3 I Giới thiệu khái quát về Nhà máy in Quân đội
Quá trình hình thành và phát triển của Nhà máy in Quân đội
Nhà máy in Quân đội thuộc Tổng cục Chính trị - Bộ Quốc phòng, đợc thành lập ngày 17 tháng 12 năm 1946 trong điều kiện toàn Đảng, toàn dân và toàn quân ta chuẩn bị bớc vào cuộc kháng chiến trờng kỳ gian khổ chống lại thực dân Pháp xâm lợc Cho đến nay, Nhà máy in Quân đội đã có đợc 58 năm hoạt động Do yêu cầu của Nhà nớc cũng nh để đáp ứng nhu cầu của thị trờng và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất kinh doanh, Nhà máy in Quân đội đã qua rất nhiều lần đổi tên, sáp nhập và hợp nhất
Khi mới thành lập Nhà máy mang tên là Xởng in báo Sao Vàng Lúc này, chức năng và nhiệm vụ của Nhà máy chỉ là in sách báo, tạp chí, tài liệu truyền đơn phục vụ cho cuộc kháng chiến Và bát chữ đầu tiên của Nhà máy là lời kêu gọi toàn quốc kháng chiến của Bác Đây là niềm vinh dự và tự hào của toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong Nhà máy.
Trong những ngày đầu thành lập, toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong Nhà máy chỉ có 18 ngời Với những cỗ máy cũ kỹ, thô sơ và những tạp chí, sách báo ít ỏi, lại là nhà máy đầu tiên của Quân đội nên đã gặp không ít khó khăn Song toàn bộ cán bộ, công nhân viên của Nhà máy, đa số là sĩ quan bộ đội, đã đồng tâm hiệp lực đa Nhà máy vào sản xuất với số lợng và chất lợng ngày một nâng cao.
Ngày 19 tháng 1 năm 1947, tại Hội nghị chính trị viên toàn quốc lần thứ nhất, Xởng in báo Sao Vàng đợc đổi tên thành Nhà in Vệ quốc quân.
Tháng 6 năm 1950, hai tờ báo Vệ quốc quân và Quân du kích hợp thành tờ báo chung, tờ Quân đội nhân dân Cùng thời gian này, Nhà máy in Quân du kích sáp nhập về với Nhà máy in Vệ quốc quân và lấy tên là Nhà máy in Quân đội.
Cuối năm 1954, Nhà in Quân sự cùng một số cơ sở in khác của đại đoàn 351, liên khu Việt Bắc, miền Đông Nam bộ sáp nhập vào Nhà máy in Quân đội
Trong cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp thắng lợi có một phần đóng góp của Nhà máy in Quân đội, đó là in những tài liệu tuyên truyền và một số truyền đơn, sách báo phục vụ cho cuộc kháng chiến, động viên cổ vũ tinh thần chiến đấu của quân và dân ta Do tính chất công việc của thời kỳ đó nên việc đảm bảo an toàn cho Nhà máy là tuyệt đối, vì vậy Nhà máy đã phải di chuyển nhiều nơi Khi cuộc kháng chiến giành thắng lợi, hòa bình lập lại ở miền Bắc mang lại niềm vui cho toàn Đảng, toàn dân, toàn quân ta nói chung và Nhà máy in Quân đội nói riêng Đến đây, Nhà máy đợc xây dựng cố định tại thị trấn Cầu Diễn, huyện Từ Liêm, Hà Nội Nhà máy đợc khánh thành và đi vào sản xuất tháng 6 năm 1960.
Sau một thời gian chuẩn bị và thực tập, bớc vào năm 1961, Tổng cục chính trị chính thức giao nhiệm vụ cho Nhà máy in Quân đội bắt đầu thực hiện hạch toán kinh tế Điều này đánh dấu một bớc trởng thành của Nhà máy, tạo điều kiện để Nhà máy cùng với cả nớc xây dựng kinh tế Nếu nh từ năm
1961 trở về trớc, Nhà máy quản lý theo lối hành chính bao cấp, chỉ biết làm mà không tính toán lỗ, lãi, không tiết kiệm nhân lực, vật t, miễn sao hoàn thành nhiệm vụ, thì nay sản xuất có hiệu quả kinh tế, định mức về lao động, vật t đợc quy định rõ ràng, chỉ tiêu về kế hoạch sản xuất phải đạt và vợt mức trên đề ra Cách quản lý khoa học đó đã góp phần thúc đẩy sản xuất của Nhà máy Để phù hợp với xu thế chung của đất nớc khi bớc sang nền kinh tế thị tr- ờng và do nhu cầu mở rộng hơn nữa trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, ngày
27 tháng7 năm 1993, Bộ Quốc phòng ra quyết định số 358/QĐ-QP thành lập Doanh nghiệp Nhà nớc - Nhà máy in Quân đội Thực tế trong thời kỳ này, Nhà máy gặp không ít khó khăn Sự cạnh tranh trong quá trình sản xuất thờng xuyên diễn ra Song với sự đồng tâm của cán bộ công nhân viên trong Nhà máy, sự quan tâm của Đảng, của Tổng cục chính trị và đặc biệt là ban lãnh đạo đã không ngừng tìm tòi đổi mới công nghệ in, nâng cao trình độ tay nghề của đội ngũ công nhân viên, mở rộng thị trờng, Nhà máy đã hoà nhập với cơ chế thị trờng hiện nay
Nh vậy, hiện nay Nhà máy in Quân đội là một doanh nghiệp Nhà nớc, có t cách pháp nhân, có con dấu riêng, thực hiện hạch toán độc lập và hoạt động theo Luật doanh nghiệp Nhà nớc Ngành nghề kinh doanh chính của Nhà máy hiện nay là in ấn sách, tạp chí, biểu mẫu, sổ sách quản lý và các loại văn hoá phẩm khác Ngoài nhiệm vụ kinh doanh độc lập theo luật định nh trên thì Nhà máy còn phải đảm bảo nhiệm vụ chính trị nh: phục vụ mọi nhu cầu in của Quân đội, thờng xuyên duy trì đảm bảo sẵn sàng cơ động phục vụ hợp đồng tác chiến khi có nhu cầu.
Với sự quan tâm giúp đỡ của Nhà nớc, của Tổng cục chính trị và sự năng động, sáng tạo trong sản xuất kinh doanh nên tình hình sản xuất của Nhà máy tơng đối hiệu quả, thể hiện qua một số chỉ tiêu chủ yếu sau:
Bảng số 1: Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy in Quân đội
(Nguồn: Báo cáo tài chính của Nhà máy in Quân đội năm 2001, 2002, 2003) Đơn vị tính: Đồng
STT Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003
2 Các khoản giảm trừ DThu
3 Doanh thu thuÇn vÒ BH 32.754.742.868 32.837.547.796 29.559.106.447
5 Lợi nhuận gộp về BHàng 3.917.795.801 3.535.246.049 3.683.371.159
6 Doanh thu hoạt động TC 25.189.320 19.468.970 18.821.334
9 Chi phí quản lý DN 1.939.460.978 1.600.900.403 1.653.271.872
10 Lợi nhuận thuần từ HĐKD 1.262.711.270 1.335.492.224 1.366.929.651
15 Các khoản nộp Ngân sách 884.958.685 840.632.784 831.055.736
17 Tổng số cán bộ CNV 217 235 234
18 Thu nhËp b×nh qu©n (ng- ời/tháng) 1.398.000 1.506.000 1.604.000
Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý tại Nhà máy in Quân đội
2.1 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Nhà máy in Quân đội Đặc điểm nổi bật của hoạt động sản xuất kinh doanh tại Nhà máy in Quân đội là Nhà máy sản xuất theo đơn đặt hàng Việc dự toán chi phí cũng nh xác định giá thành và kết quả kinh doanh đều dựa trên các hợp đồng kinh tế Do vậy, quá trình sản xuất là quá trình chủ đạo trong hoạt động của Nhà máy Để có đợc một sản phẩm in hoàn chỉnh thì quá trình sản xuất phải trải qua quy trình công nghệ sau:
Sơ đồ 1: Sơ đồ quy trình công nghệ in của Nhà máy in Quân đội
Sắp chữ vi tính Tách màu điện tử
Hoàn thiện sảnGiấy + Vật liệu khác In phẩm
+ Sắp chữ vi tính, tách màu điện tử: Từ những trang bản thảo của khách hàng, bộ phận vi tính sẽ đánh máy vi tính, sắp xếp, trình bày và lựa chọn màu sắc theo yêu cầu của khách hàng.
+ Lập maket: Trên cơ sở những trang đánh máy, bộ phận lập maket sẽ tiến hành bố trí các trang in, trang ảnh, phụ bản và các chế độ trình bày khác.
+ Bình bản: Từ các maket tài liệu, bộ phận bình bản tài liệu làm nhiệm vụ sắp xếp, bố trí tất cả các loại chữ, hình ảnh (dán khuôn) trên các đế phim bằng mica theo từng trang in.
+ Chế bản khuôn in: Trên cơ sở các bản đế phim đợc bình bản xong, bộ phận chế bản sẽ làm nhiệm vụ chế bản vào bản kẽm hoặc bản nhôm bằng cách phơi bản và hiện lên bản kẽm hoặc bản nhôm.
+ In: Khi nhận đợc các bản kẽm hoặc bản nhôm do bộ phận chế bản chuyển sang, lúc này bộ phận in offset sẽ tiến hành lên khuôn in và in hàng loạt theo các chế bản khuôn in đó.
+ Hoàn thiện sản phẩm: Khi nhận đợc các trang in của máy in chuyển sang, bộ phận thành phẩm (phân xởng hoàn thiện sách) sẽ tiến hành gấp các trang in thành trang, thành các tay sách và đóng thành quyển, sau đó đóng bìa xén gọn ba mặt sách cho đẹp, cuối cùng là kiểm tra, đóng gói sản phẩm để xuất giao cho khách hàng.
2.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tại Nhà máy in Quân đội
Toàn bộ khu vực sản xuất của Nhà máy chia làm bốn phân xởng, đợc bố trí sắp đặt theo dây chuyền công nghệ khép kín, có liên quan chặt chẽ với nhau, bao gồm: phân xởng chế bản, phân xởng máy in, phân xởng hoàn thiện sản phẩm, phân xởng tái sản xuất Presensitized Plate (P/S) Mối quan hệ giữa Nhà máy với các phân xởng đợc biểu hiện qua sơ đồ 2.
- Phân xởng chế bản: Thực hiện công việc đầu tiên của một sản phẩm in, đó là sắp chữ vi tính và tách màu điện tử Sau khi thực hiện việc sắp chữ vi tính và tách màu điện tử, công nhân phân xởng chế bản sẽ tiến hành lập maket và bình bản
- Phân xởng máy in: Có nhiệm vụ kết hợp bản in với giấy, mực để tạo ra các trang in theo yêu cầu kỹ thuật Phân xởng máy in đợc chia thành 3 tổ: Tổ phơi bản, tổ máy 1, tổ máy 2.
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh của Nhà máy in QĐ
Phó giám đốc kế hoạch sản xuất
Phòng kế hoạch sản xuất
PX chế bản PX máy in PX hoàn thiện SP PX tái sản xuÊt P/S
: Trình tự dây truyền sản xuất
- Phân xởng hoàn thiện sản phẩm: bao gồm 4 tổ: Tổ sách 1, tổ sách 2, tổ sách 3 và tổ kiểm tra chất lợng sản phẩm, có nhiệm vụ xén, gấp, đóng sách, kiểm tra chất lợng để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh.
- Phân xởng tái sản xuất Presensitized Plate (P/S): Có nhiệm vụ sản xuất các bản diazô trên cơ sở sử dụng các đế khuôn cũ, nhờ đó mà các bản diazô có thể sử dụng thêm đợc 2 hoặc 3 lần nữa, nh vậy sẽ tiết kiệm đợc chi phí vì không phải mua mới.
Các phân xởng này đều chịu sự giám sát trực tiếp của phó giám đốc phụ trách về kế hoạch sản xuất và phòng kế hoạch sản xuất thông qua các quản đốc phân xởng.
2.3 Đặc điểm tổ chức quản lý tại Nhà máy in Quân đội
Cùng với quá trình phát triển, Nhà máy in Quân đội không ngừng hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của mình Cho đến nay, Nhà máy tổ chức bộ máy quản lý theo một hệ thống chặt chẽ, bao gồm : 1 giám đốc, 2 phó giám đốc, 4 phòng ban và 2 tổ trực thuộc Mối quan hệ giữa Ban giám đốc với các phòng ban trong Nhà máy in Quân đội đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Nhà máy in Quân đội
Phòng Hành chÝnh tổ chức
: Quan hệ công tác phối hợp
- Giám đốc: Là ngời đứng đầu và có quyền cao nhất trong Nhà máy. Giám đốc có trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, là ngời chỉ đạo trực tiếp công tác tài chính kế toán, hành chính tổ chức của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr
… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr ơng, chính sách và chế độ của Nhà nớc.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy in Quân đội
3.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy in Quân đội
Bộ máy kế toán của Nhà máy in Quân đội đợc tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, tức là Nhà máy chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán.
- KT TMặt, TGNH, tiÒn vay
- KTTT víi ngân sách, nhà cung cấp
Bộ máy kế toán của Nhà máy có 5 ngời, bao gồm: Kế toán trởng, 3 kế toán viên phần hành và 1 kế toán tổng hợp Mối quan hệ giữa kế toán trởng với các bộ phận trong phòng tài chính - kế toán đợc khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy in Quân đội
: Quan hệ công tác phối hợp
* Kế toán trởng: Kế toán trởng của Nhà máy kiêm chức vụ trởng phòng tài chính, có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán của Nhà máy Với chức năng này, kế toán trởng là ngời giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho giám đốc điều hành
* Nhân viên kế toán tổng hợp, tài sản cố định, lơng và phân bổ lơng có chức năng, nhiệm vụ sau:
- Ghi chép, phản ánh chi tiết và tổng hợp một cách chính xác, kịp thời số lợng, giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng tài sản cố định trong phạm vi toàn Nhà máy, cũng nh tại từng bộ phận sử dụng tài sản cố định Tính toán và phân bổ đầy đủ, chính xác mức khấu hao tài sản cố định vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ quy định Tính toán, phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng, trang bị thêm, đổi mới, nâng cấp hoặc tháo dỡ bớt làm tăng, giảm nguyên giá tài sản cố định cũng nh tình hình thanh lý, nhợng bán tài sản cố định
- Theo dõi tổng hợp tất cả các phần hành kế toán của Nhà máy, lập các báo cáo tài chính định kỳ gửi các cơ quan chức năng theo đúng quy định, đáp ứng kịp thời các báo cáo về tài chính khi kế toán trởng, ban giám đốc yêu cầu.
- Dựa trên kết quả tiền lơng do phòng hành chính tổ chức tính đợc sẽ tiến hành tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn phải thu từ lơng và phân bổ đầy đủ, chính xác tiền lơng, các khoản trích nộp theo lơng vào chi phí
* Nhân viên kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kiêm thủ quỹ có nhiệm vụ sau:
- Theo dõi, giám sát tình hình nhập, xuất, tồn và sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tính toán và phản ánh chính xác số lợng và giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, đối chiếu số tồn trên sổ sách với số tồn thực tế trong kho, lập các chứng từ và các báo cáo liên quan đến nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Do đặc điểm của tổ chức bộ máy kế toán, nhân viên kế toán vật t kiêm chức năng một thủ quỹ, quản lý tiền mặt của Nhà máy Thủ quỹ có nhiệm vụ thu, chi tiền mặt theo các phiếu thu, phiếu chi khi đã có đầy đủ thủ tục, có đủ chữ ký của kế toán trởng, giám đốc
* Nhân viên kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, thanh toán với ngân sách, với nhà cung cấp có nhiệm vụ sau:
- Hàng ngày theo dõi và phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt, viết các phiếu thu, phiếu chi sau khi có đầy đủ các chứng từ hợp lệ.
- Phản ánh tình hình tăng, giảm và số d tiền gửi ngân hàng hàng ngày, tiến hành theo dõi và phản ánh vào sổ sách có liên quan sau khi nhân đợc giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng.
- Phản ánh chi tiết từng khoản vay, từng lần vay với từng đối tợng cho vay, phản ánh tình hình trả nợ vốn và lãi theo quy định trong khế ớc vay.
- Tính, kê khai đúng các khoản thuế, các khoản phải nộp khác cho Nhà nớc theo đúng chế độ quy định.
- Theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, mở sổ theo dõi chi tiết công nợ đến từng nhà cung cấp.
* Nhân viên kế toán chi phí, tính giá thành, tiêu thụ thành phẩm và thanh toán với khách hàng có nhiệm vụ sau:
- Tập hợp và phân bổ chính xác, kịp thời các loại chi phí sản xuất theo từng đơn đặt hàng, xác định chi phí sản xuất dở dang của những đơn đặt hàng cha hoàn thành trong kỳ kế toán.
- Tính toán chính xác giá thành của các sản phẩm đã hoàn thành.
- Tiến hành tổng hợp doanh thu bán hàng hàng tháng, hàng quý, từ đó xác định đợc lợi nhuận của từng đơn đặt hàng
- Theo dõi tình hình thanh toán với các khách hàng, mở sổ theo dõi chi tiết công nợ đến từng khách hàng.
3.2 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán tại Nhà máy in Quân đội
Nhà máy in Quân đội tổ chức vận dụng chứng từ thống nhất theo hệ thống danh mục chứng từ do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141- QĐ/TC/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính, bao gồm các loại chứng từ sau:
* Chứng từ về lao động tiền lơng bao gồm: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền thởng, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Phiếu báo làm thêm giờ, Biên bản điều tra tai nạn lao động, Hợp đồng giao khoán, Bảng thanh toán tiền lơng, Phiếu nghỉ hởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH.
* Chứng từ về hàng tồn kho bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm, Thẻ kho, Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá, Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ.
* Chứng từ về bán hàng bao gồm: Hoá đơn GTGT.
Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 18 1 Đặc điểm và tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 1 8 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
1 Đặc điểm và tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy inQuân đội
1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
Mỗi loại sản phẩm có những đặc thù riêng, điều này quyết định tới yêu cầu sử dụng nguyên vật liệu Do những đặc điểm đặc thù trong ngành in ấn nên nguyên vật liệu của Nhà máy in Quân đội có những đặc điểm riêng biệt so với các ngành sản xuất khác Vì Nhà máy tiến hành sản xuất theo đơn đặt hàng, sản phẩm của mỗi đơn đặt hàng có quy cách, mẫu mã riêng nên yêu cầu về nguyên vật liệu cũng không giống nhau Do đó, nguyên vật liệu của Nhà máy có rất nhiều chủng loại phong phú và đa dạng Chẳng hạn: Giấy in có giấy Bãi Bằng, giấy Tân Mai, … của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr; riêng từng loại giấy lại đợc chia thành nhiều loại khác nhau theo từng khổ giấy; mực in thì có rất nhiều màu nh xanh, đỏ , tím, vàng, đen, … của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr Để tạo ra đợc một sản phẩm in hoàn chỉnh thì cần phải có rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, trong đó giấy và mực in là những nguyên vật liệu chính Hiện nay, ở Việt Nam có rất nhiều Nhà máy sản xuất giấy với chất l- ợng, chủng loại không thua kém giấy ngoại nhập cho nên Nhà máy không nhập giấy từ nớc ngoài mà tất cả các loại giấy in đều đợc mua của các nhà sản xuất trong nớc nh Công ty Đông Đô, Công ty giấy Tân Mai,… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr Còn mực in hầu hết là các sản phẩm của nớc ngoài, Nhà máy mua lại của một số nhà cung cấp trong nớc Ngoài ra, để tạo ra một sản phẩm in còn cần phải có các loại vật liệu phụ nh chỉ khâu, gim, thép đóng sách, vải, keo dán, … của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr Mỗi sản phẩm của một đơn đặt hàng cần có các loại nguyên vật liệu khác nhau, chính điều đó tạo nên sự phong phú và đa dạng về nguyên vật liệu của Nhà máy
Nguyên vật liệu của Nhà máy là những loại nguyên vật liệu khó bảo quản, dễ bị h hỏng và kém phẩm chất Giấy dễ bị cháy, độ hút ẩm cao; mực in dễ bị phai màu Chính vì vậy, Nhà máy cần phải có biện pháp bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu hợp lý để đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ và kịp thời cho sản xuất.
1.2 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất Tổng chi phí nguyên vật liệu của Nhà máy chiếm tới 60% tổng chi phí sản xuất - kinh doanh Vì vậy cần phải quản lý tốt việc thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu để bảo đảm chất lợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho Nhà máy
* Tình hình thu mua nguyên vật liệu
Hiện nay, nguyên vật liệu của Nhà máy đều là mua ngoài Đối với các nguyên vật liệu chính nh giấy, mực in, khi nhận đợc một đơn đặt hàng của khách hàng, căn cứ vào yêu cầu của khách hàng về quy cách và mẫu mã của từng loại sản phẩm in, Nhà máy mới tiến hành mua nguyên vật liệu cho phù hợp Nhà máy ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp thờng xuyên nh Công ty Đông Đô, Công ty giấy Tân Mai,… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr để thu mua Các loại mực in đợc mua lại của các nhà cung cấp trong nớc Còn các vật liệu khác nh vải, chỉ khâu, keo dán,… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr đợc Nhà máy lập kế hoạch mua theo hàng tháng
* Tình hình dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu
Hiện nay, các loại nguyên vật liệu sử dụng trong ngành in đều có sẵn trên thị trờng cho nên Nhà máy không dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trong kho mà khi nào có đơn đặt hàng thì mới tiến hành thu mua Tuy nhiên, Nhà máy cũng đã xây dựng đợc định mức dự trữ hợp lý cho từng danh điểm nguyên vật liệu. Việc dự trữ hợp lý, cân đối các loại nguyên vật liệu sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất - kinh doanh của Nhà máy đợc liên tục, đồng thời tránh đợc sự tồn đọng vốn trong kinh doanh. Để bảo quản nguyên vật liệu, Nhà máy đã đầu t xây dựng 3 kho: Kho nguyên vật liệu chính (1521), kho nguyên vật liệu phụ (1522) và kho công cụ dông cô (153)
Kho nguyên vật liệu chính dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu chính là giấy, mực in, kẽm, Kho này đợc xây dựng tơng đối rộng bởi vì giấy ở Nhà máy có rất nhiều loại và nó là nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong việc hình thành nên sản phẩm in của Nhà máy Do giấy dễ bị ẩm và cháy nên kho nguyên vật liệu chính đợc trang bị các thiết bị phòng cháy chữa cháy hiện đại và giấy ở trong kho đợc đặt trên các giá kê hàng cách xa mặt đất.
Kho nguyên vật liệu phụ dự trữ và bảo quản các loại nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế nh chỉ khâu, keo dán, vải, xăng, dầu, vòng bi, dây điện, bóng điện… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr Kho nguyên vật liệu phụ lại đợc chia thành ba kho nhỏ: một kho chứa các loại vật liệu phụ; một kho chứa các phụ tùng nh vòng bi, con lăn, dây điện, bóng điện, … của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr; một kho nhiên liệu xăng, dầu Do giấy dễ cháy nên kho nguyên vật liệu phụ đợc đặt cách xa kho nguyên vật liệu chính
Kho công cụ dụng cụ dự trữ và bảo quản các loại công cụ dụng cụ sử dụng trong Nhà máy
Hệ thống kho tàng của Nhà máy đợc xây dựng quy mô, khang trang, đợc trang bị các phơng tiện cân, đong, đo, đếm hiện đại, nhân viên thủ kho và bảo vệ có tinh thần trách nhiệm cao và trình độ chuyên môn tốt Các quá trình nhập, xuất kho nguyên vật liệu trong Nhà máy đợc thực hiện đầy đủ và chặt chẽ.
* Tình hình sử dụng nguyên vật liệu
Nhà máy luôn khuyến khích công nhân viên sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu trên cơ sở các định mức về nguyên vật liệu đã đề ra Tuy nhiên, Nhà máy mới chỉ xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính là giấy cho từng đơn đặt hàng, còn các loại nguyên vật khác ngoài giấy đợc xuất dùng theo nhu cầu của các bộ phận Ngoài ra, trong quá trình sản xuất, Nhà máy còn tổ chức công tác thu hồi phế liệu nh giấy thừa khi quay giấy từ cuộn ra tờ, giấy in hỏng, giấy rối, lõi giấy,… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr
2 Phân loại và tính giá nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
2.1 Phân loại nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
Hiện nay, có rất nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhau nhng do nguyên vật liệu sử dụng trong Nhà máy rất đa dạng và phong phú nên Nhà máy đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa vào vai trò và công dụng của chúng trong quá trình sản xuất - kinh doanh Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu của Nhà máy đợc chia thành các loại sau:
- Nguyên liệu, vật liệu chính, bao gồm: Giấy, mực in các màu, kẽm,… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr
- Vật liệu phụ, bao gồm: Vải, gim, thép đóng sách, chỉ khâu, keo dán, chì, axit, cồn,… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr
- Nhiên liệu, bao gồm: Các loại xăng (xăng A92, xăng A83), các loại dầu, mỡ (dầu nhờn, dầu phanh, dầu thuỷ lực),… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr
- Phụ tùng thay thế, bao gồm: Bi, vòng bi, con lăn, dây điện, bóng điện, dùng để sửa chữa thay thế cho các loại máy in, máy xén giấy,
… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr … của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr
- Phế liệu thu hồi, bao gồm: Giấy thừa khi quay giấy, giấy in hỏng, giấy rối, lõi giấy,… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr
Việc phân loại nguyên vật liệu giúp cho Nhà máy có thể tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu Bên cạnh đó, để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng thứ nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu, phòng vật t của Nhà máy đã tiến hành lập “Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cSổ danh điểm vật liệu” Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính của từng danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc sử dụng trong Nhà máy Việc lập Sổ danh điểm vật liệu đã tạo điều kiện rất thuận lợi cho Nhà máy khi áp dụng máy tính vào trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu Hàng ngày, nhân viên kế toán vật t chỉ cần nhập thông tin theo nhóm và mã vật liệu Cuối tháng, máy tính sẽ tự động tổng hợp theo từng mã để biết đ- ợc số nhập, xuất, tồn cả tháng của một danh điểm vật liệu, đồng thời máy tính cũng sẽ tổng hợp cả nhóm để có số tổng hợp của cả một nhóm.
Sổ danh điểm vật liệu
Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị Nhãm Danh ®iÓm NVL tÝnh
1521 Nguyên liệu, vật liệu chính
1521.0101 Giấy cuộn Vĩnh Phú 84-58 gm2 Kg
… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr
1521.0501 Mùc ®en in cuèn Malayxia Kg
… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr
… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr
… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr
… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr
… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr
2.2 Tính giá nguyên vật liệu tại Nhà máy
Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng Hiện nay, Nhà máy hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ và nguyên vật liệu đợc tính theo giá gốc Kế toán xác định giá nhập và xuất kho nguyên vật liệu nh sau:
2.2.1 Đối với nguyên vật liệu nhập kho
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 70 1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Sau thời gian thực tập đợc tiếp cận và tìm hiểu thực tế công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội, kết hợp với những kiến thức đợc học trong nhà trờng, em xin mạnh dạn đa ra một số kiến nghị sau nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội.
1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Hiện nay, Nhà máy cha tiến hành xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất Ngoài giấy in đợc quy định số lợng xuất theo từng đơn đặt hàng (thông qua Phiếu sản xuất do phòng kế hoạch sản xuất lập), các nguyên vật liệu đợc khác xuất sử dụng theo nhu cầu của các phân xởng Chính vì vậy ngời lao động thờng sử dụng lãng phí nguyên vật liệu, làm tăng chi phí và do đó giá thành của các đơn đặt hàng không đợc phản ánh chính xác Để có thể quản lý nguyên vật liệu tốt hơn, Nhà máy nên xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu, bao gồm:
- Định mức quay giấy khi tiến hành quay giấy chuyển giấy cuộn tính theo kg sang giấy tính theo tờ: bao nhiêu tờ giấy trên một kg giấy cuộn (theo từng khổ giấy).
- Định mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất: bao nhiêu mực trên một trang in (theo từng khổ giấy); bao nhiêu bản kẽm cho một đơn đặt hàng;
… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr Nh vậy, Nhà máy sẽ quản lý nguyên vật liệu đợc tốt hơn, nguyên vật liệu đợc sử dụng hợp lý hơn, giá thành của mỗi đơn đặt hàng sẽ đợc phản ánh chính xác hơn.
- Ngoài ra, Nhà máy cũng nên khuyến khích ngời lao động sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất trên cơ sở các định mức đã đề ra bằng các biện pháp nh tuyên dơng, khen thởng đối với những ngời sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu và phạt bồi thờng đối với những ngời sử dụng lãng phí Nh vậy sẽ hạ đợc giá thành và làm tăng lợi nhuận của Nhà máy.
2 Về tài khoản kế toán sử dụng
Là một doanh nghiệp sản xuất nên khối lợng nguyên vật liệu của Nhà máy tơng đối lớn Để có thể quản lý một cách chi tiết và đầy đủ các loại nguyên vật liệu thì Nhà máy phải phân loại nguyên vật liệu một cách chính xác và khoa học TK chi tiết 1522 không nên có nhiều chủng loại nh hiện nay.
TK 1522 nên đợc chi tiết thành các tiểu khoản nh sau:
TK 1521 - Nguyên vật liệu chính (giấy, mực, kẽm,… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr)
TK 1522 - Nguyên vật liệu phụ (bìa cactông, chỉ khâu, ghim, thép đóng sách,… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr)
TK 1523 - Nhiên liệu (xăng, dầu,… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr)
TK 1524 - Phụ tùng thay thế (bi, vòng bi, con lăn,… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr)
TK 1528 - Phế liệu thu hồi (giấy thừa khi quay giấy, giấy in hỏng,… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr)
Tơng ứng với các TK nguyên vật liệu, TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cũng nên chi tiết thành:
TK 6211 - Chi phí nguyên vật liệu chính
TK 6212 - Chi phí nguyên vật liệu phụ
Việc chi tiết TK 152 và TK 621 nh trên sẽ đảm bảo sự thống nhất cho các TK và số liệu của các TK đó trên chứng từ, sổ sách.
Bên cạnh việc xây dựng lại hệ thống tài khoản, phòng vật t cũng nên xây dựng lại Sổ danh điểm nguyên vật liệu cho phù hợp với số hiệu tài khoản nh trên, cụ thể nh sau:
Sổ danh điểm vật liệu
Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị Nhãm Danh ®iÓm NVL tÝnh
1521.0101 Giấy cuộn Vĩnh Phú 84-58 gm2 Kg
… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr
3 Về hạch toán hàng mua đang đi đờng
Hiện nay, Nhà máy không sử dụng TK 151 - Hàng mua đang đi đờng trong hạch toán nguyên vật liệu Trờng hợp hóa đơn đã về nhng hàng cha về đến Nhà máy, kế toán cha tiến hành hạch toán mà chờ đến khi hàng về mới phản ánh vào trong sổ sách Nh vậy, thông tin về nguyên vật liệu vào cuối tháng không đợc chính xác Hơn nữa, việc hạch toán nh vậy là không tuân thủ theo chế độ kế toán Vì vậy, Nhà máy nên sử dụng TK 151 - Hàng mua đang đi đờng để hạch toán nghiệp vụ hàng mua đang đi đờng vào cuối tháng.
Kết cấu của TK 151 nh sau:
Bên Nợ : Phản ánh giá trị nguyên vật liệu đang đi đờng cuối tháng cha về hoặc đã về tới Nhà máy nhng cha làm thủ tục nhập kho.
Bên Có : Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đờng kỳ trớc đã về nhập kho.
D Nợ : Giá trị hàng mua đang đi đờng.
Trình tự hạch toán nh sau:
+ Trong tháng, nếu hóa đơn đã về nhng hàng cha về thì kế toán lu hóa đơn vào tập hồ sơ “Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cHàng mua đang đi đờng” Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thờng Nhng nếu cuối tháng mà hàng vẫn cha về thì căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ khác liên quan, kế toán ghi:
Nợ TK 151: Giá trị hàng mua đang đi đờng.
Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán.
+ Sang tháng sau, khi hàng về kho, căn cứ vào Phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Việc hạch toán hàng mua đang đi đờng đợc theo dõi trên sổ Nhật ký chung Cuối tháng, kế toán cộng sổ, lấy số liệu ghi vào sổ Cái TK 151.
4 Về hạch toán phế liệu thu hồi
Trong quá trình sản xuất có một số các sản phẩm hỏng, không đạt yêu cầu cần đợc nhập lại kho để tái sử dụng hoặc bán Tại Nhà máy in Quân đội, phế liệu thu hồi chủ yếu đợc thu hồi từ phân xởng máy in và phân xởng hoàn thiện sản phẩm, bao gồm các loại giấy in hỏng, giấy in thử, giấy thừa khi quay giấy, lõi giấy, kẽm,… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr
Hàng ngày, các phân xởng tiến hành thu nhặt các loại phế liệu thu hồi, sau đó đến cuối tháng, thủ kho, cán bộ phòng vật t và nhân viên phân xởng tiến hành phân loại, cân, đong, đo, đếm và ớc tính giá trị của từng loại phế liệu rồi làm thủ tục nhập kho
Ví dụ: Giấy in hỏng, giấy in thử khoảng 1.200đ/kg
Giấy thừa khi quay giấy khoảng 700đ/kg Lõi giấy khoảng 500đ/kg
Nhà máy mở thêm TK chi tiết 1528 - Phế liệu thu hồi và Phòng vật t thêm vào Sổ danh điểm vật liệu mã hiệu của phế liệu thu hồi bắt đầu bằng tên
Phòng vật t sẽ viết Phiếu nhập kho (lập thành 2 liên, trong đó một liên lu tại phòng vật t, một liên giao cho thủ kho để tiến hành nhập kho, sau đó chuyển cho phòng tài chính để ghi sổ).
Nhà máy in quân đội
Họ tên ngời giao hàng: Phân xởng máy in.
Lý do nhập: Phế liệu thu hồi nhập kho.
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t
Mã số Đơ n vị tÝnh
Số lợng Đơn giá Thành tiền
… của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr
Cán bộ phòng vật t Quản đốc PX Thủ kho Kế toán
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sau khi nhận đợc Phiếu nhập kho do thủ kho chuyển đến, kế toán tiến hành ghi vào sổ Nhật ký chung theo định khoản sau:
5 Về công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho