Xây dựng và khai thác nguồn tài liệu xám tại các thư viện đại học trên địa bàn thành phố hồ chí minh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ******************** NGUYỄN THỊ THANH DUYÊN XÂY DỰNG VÀ KHAI THÁC NGUỒN TÀI LIỆU XÁM TẠI CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THƯ VIỆN CHUYÊN NGÀNH : KHOA HỌC THƯ VIỆN MÃ SỐ : 60.32.20 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC TS NGUYỄN VIẾT NGHĨA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2011 **************************************************************************** Lời cảm ơn Trong trình học tập thực đề tài luận văn, nhận nhiều hỗ trợ, giúp đỡ Thầy, Cô, Ban giám đốc Trung tâm Học liệu trường Đại học Sài Gịn nơi tơi cơng tác Thầy, Cô giáo Khoa Thư viện - Thông tin học trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn - Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh động viên khích lệ gia đình, đồng nghiệp bạn bè Nhân dịp này, trước hết tơi xin bày tỏ lịng cảm ơn chân thành tới Thầy, Cô giáo Khoa Thư viện - Thơng tin học, Phịng Đào tạo Sau đại học trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn - Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh tồn thể Thầy, Cơ giáo nhiệt tình giảng dạy, quan tâm giúp đỡ tơi suốt q trình học tập thực luận văn Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến TS Nguyễn Viết Nghĩa, người Thầy hướng dẫn tận tình, truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm quý báu giúp nghiên cứu, thực hoàn thành luận văn, Thầy động viên, nhắc nhở giúp vượt qua khó khăn gặp phải suốt thời gian thực đề tài Tôi xin bày tỏ lời biết ơn tới Ban Giám hiệu trường Đại học Sài Gòn Ban giám đốc Trung tâm Học liệu toàn thể bạn đồng nghiệp tạo điều kiện thuận lợi, giúp đỡ tơi có hội tốt để hoàn thành việc học tập thực luận văn Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Thư viện đại học nơi tiến hành khảo sát, bạn đồng nghiệp Thư viện cung cấp thông tin, số liệu, chia sẻ kinh nghiệm giúp đỡ tơi hồn thành luận văn Cuối cùng, tơi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình bạn bè tôi, người quan tâm ủng hộ tơi suốt q trình học tập, nghiên cứu thực luận văn TP.HCM, ngày 30 tháng 11 năm 2011 Tác giả Nguyễn Thị Thanh Duyên **************************************************************************** **************************************************************************** Lời cam đoan Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa cơng bố cơng trình khác Tác giả **************************************************************************** **************************************************************************** BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN STT Chữ viết tắt Giải nghĩa APĐK Ấn phẩm định kỳ BCKH Báo cáo khoa học CBQL, GD, NC Cán quản lý, giảng dạy, nghiên cứu CNTT Công nghệ thông tin CQTT - TV Cơ quan Thông tin – Thư viện CSDL Cơ sở liệu CTT Cổng thông tin ĐH Đại học ĐHKHXH&NV Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn 10 ĐHKHTN Đại học Khoa học Tự nhiên 11 ĐHBK Đại học Bách khoa 12 ĐHKT Đại học Kinh tế 13 ĐHSG Đại học Sài Gòn 14 ĐHQG -TP.HCM Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh 15 GD&ĐT Giáo dục&Đào tạo 16 HVCH Học viên cao học 17 KHCN Khoa học công nghệ 18 KHKT Khoa học kỹ thuật 19 KHTN Khoa học tự nhiên 20 KHXH&NV Khoa học xã hội &nhân văn 21 NCKH Nghiên cứu khoa học 22 NCKH-CGCN Nghiên cứu khoa học - Chuyển giao công nghệ **************************************************************************** **************************************************************************** 23 NDT Người dùng tin 24 NSD Người sử dụng 25 N1 Nhóm 26 N2 Nhóm 27 SĐH Sau Đại học 28 TCKT Tiêu chuẩn kỹ thuật 29 TLX Tài liệu xám 30 TT - TV Thông tin – Thư viện 31 TTTT-TVĐHKHXH & NV 32 TV ĐHBK Thư viện Đại học Bách khoa 33 TV ĐHKHTN Thư viện Đại học Khoa học Tự nhiên 34 TV ĐHKT Thư viện Đại học Kinh tế 35 TV ĐH Mở Thư viện Đại học Mở 36 TV ĐHSG Thư viện Đại học Sài Gòn 37 UBND Ủy ban Nhân dân Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn **************************************************************************** **************************************************************************** MỤC LỤC CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ NGUỒN TÀI LIỆU XÁM TRONG CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC 17 1.1 Một số khái niệm 17 1.1.1 Tài liệu 17 1.1.2 Tài liệu xám 20 1.2 Đặc điểm tài liệu xám 24 1.3 Tài liệu xám trường đại học 27 1.3.1 Loại hình đặc điểm nguồn tài liệu xám thư viện đại học 27 1.3.2 Vai trò nguồn tài liệu xám hoạt động nghiên cứu khoa học, giảng dạy học tập 34 1.4 Tình hình thu thập tài liệu xám số nước giới xu hướng phát triển tài liệu xám tương lai 37 1.4.1 Tình hình thu thập tài liệu xám số nước giới 37 1.4.2 Xu hướng phát triển tài liệu xám 41 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC NGUỒN TÀI LIỆU XÁM TẠI CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 44 2.1 Cơ sở pháp lý cho công tác xây dựng khai thác nguồn tài liệu xám thư viện đại học địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh 44 2.2 Khái quát hoạt động nghiên cứu khoa học, giảng dạy, học tập - nguồn sản sinh tài liệu xám - trường đại học địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh 47 2.2.1 Khái quát hoạt động nghiên cứu khoa học, giảng dạy Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh 47 **************************************************************************** **************************************************************************** 2.2.2 Khái quát hoạt động nghiên cứu khoa học, giảng dạy trường Đại học Khoa học Tự nhiên - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh 49 2.2.3 Khái quát hoạt động nghiên cứu khoa học, giảng dạy trường Đại học Bách khoa - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh 51 2.2.4 Khái quát hoạt động nghiên cứu khoa học, giảng dạy trường Đại học Kinh tế - Thành phố Hồ Chí Minh 53 2.2.5 Khái quát hoạt động nghiên cứu khoa học, giảng dạy trường Đại học Sài Gòn - Thành phố Hồ Chí Minh 54 2.2.6 Khái quát hoạt động nghiên cứu khoa học, giảng dạy trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh 56 2.3 Giới thiệu khái quát nguồn lực thư viện đại học địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh 57 2.3.1 Nguồn tài nguyên thông tin thư viện 60 2.3.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 62 2.3.3 Số lượng bạn đọc đăng ký sử dụng thư viện 63 2.3.4 Nguồn nhân 63 2.3.5 Kinh phí đầu tư cho bổ sung tài liệu thư viện 64 2.4 Khảo sát thực trạng công tác xây dựng nguồn tài liệu xám thư viện đại học địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh 65 2.4.1 Nguồn luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp 65 2.4.2 Nguồn tài liệu hội nghị, hội thảo 68 2.4.3 Nguồn đề tài NCKH, báo cáo kết nghiên cứu, báo cáo khoa học 68 2.4.4 Nguồn Ấn phẩm định kỳ (tạp chí khoa học trường xuất bản, tin nội bộ) 70 2.4.5 Nguồn giáo trình, đề cương giảng lưu hành nội 70 2.5 Thực trạng công tác tổ chức khai thác nguồn tài liệu xám thư viện đại học địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh 71 **************************************************************************** **************************************************************************** 2.5.1 Chính sách văn pháp quy công tác xây dựng khai thác nguồn tài liệu xám thư viện đại học địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh 71 2.5.2 Thực trạng công tác tổ chức khai thác nguồn tài liệu xám thư viện đại học địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh 72 2.5.3 Nhận xét người sử dụng nguồn tài liệu xám thư viện đại học địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh 84 2.5.4 Nhu cầu người dùng tin thư viện đại học địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh 93 2.6 Phân tích đánh giá thực trạng công tác xây dựng tổ chức khai thác nguồn tài liệu xám thư viện đại học địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh 103 2.6.1 Ưu điểm công tác xây dựng tổ chức khai thác nguồn tài liệu xám thư viện đại học địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh…………… 103 2.6.2 Hạn chế công tác xây dựng tổ chức khai thác nguồn tài liệu xám thư viện đại học địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh 105 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ KHAI THÁC NGUỒN TÀI LIỆU XÁM TẠI CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 108 3.1 Giải pháp chế, sách 108 3.1.1 Hoàn thiện văn pháp quy giao nộp tài liệu xám 108 3.1.2 Vận động cán trường thực nghĩa vụ giao nộp tài liệu xám 109 3.1.3 Tăng cường giới thiệu, quảng bá nguồn tài liệu xám, nâng cao hiệu khai thác nguồn tài liệu xám 112 3.1.4 Tăng cường phối hợp chia sẻ nguồn tài liệu xám thư viện đại học 113 **************************************************************************** **************************************************************************** 3.2 Giải pháp công nghệ 114 3.2.1 Xây dựng mục lục liên hợp tài liệu xám 114 3.2.2 Xây dựng cổng thơng tin tích hợp phần mềm cơng tác quản lý, tổ chức khai thác nguồn tài liệu xám 114 3.3 Giải pháp tổ chức hoạt động 120 KẾT LUẬN 121 TÀI LIỆU THAM KHẢO 123 PHỤ LỤC 128 Phụ lục 1: Phiếu khảo sát thư viện 129 Phụ lục : Phiếu vấn Ban giám đốc thư viện khảo sát 137 Phụ lục : Bảng tổng hợp số liệu sáu thư viện khảo sát Tp.HCM 142 Phụ lục : Phiếu điều tra nhu cầu tin người sử dụng 150 Phụ lục : Bảng tổng hợp phiếu điều tra nhu cầu sử dụng TLX người sử dụng 156 Phụ lục : Các văn bản, thông báo việc thu thập TLX thư viện khảo sát 168 Phụ lục : Hướng dẫn cách tìm luận văn Thư viện đại học Bách khoa 175 Phụ lục : Quy định sách phục vụ tài liệu điện tử (trong có TLX) thư viện Trường ĐHKHXH&NV 176 Phụ lục : Một số quy định sử dụng tài liệu xám phòng đọc thư viện 178 **************************************************************************** **************************************************************************** PHẦN MỞ ĐẦU oOo Tính cấp thiết đề tài: Trong xã hội thông tin với phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ, bùng nổ thơng tin tồn cầu vị trí vai trò thư viện xã hội ngày khẳng định, có nhiều thay đổi so với trước Ngày giới, quan niệm chức vai trò thư viện thay đổi Thư viện khơng cịn kho chứa sách im lìm phịng đọc sách nằm khn viên thư viện, thư viện đại trở nên động ba chức yếu sau đây:  Thư viện quan thông tin đại chúng  Thư viện trung tâm văn hóa  Thư viện động lực đóng góp vào việc đổi giáo dục, nâng cao dân trí Trong ba vai trò trên, thư viện đại học bật với vai trị động lực đóng góp vào việc đổi giáo dục Với vai trò này, thư viện đại học với tư cách giảng đường thứ hai, nơi cung cấp kiến thức lên lớp - góp phần khơng nhỏ vào việc cải tiến phương pháp dạy học giáo dục đại học Trong mạng lưới thư viện rộng khắp Việt nam, thư viện đại học định chế có từ nhiều năm Tuy nhiên, vai trị tích cực thư viện đại học việc đóng góp cho phát triển đất nước vấn đề mẻ nhiều người Trên giới, tiến trình phát triển, thư viện nước từ lâu thoát khỏi trạng thái tĩnh kho chứa sách nơi đọc sách để trở nên động hơn, luôn sẵn sàng để tiếp cận tới người đọc Để phù hợp với tiến trình phát triển động thư viện giới, thư viện đại học Việt Nam ngày cần xác định hai vai trị yếu sau : **************************************************************************** **************************************************************************** PHỤ LỤC : CÁC VĂN BẢN, THÔNG BÁO VỀ VIỆC THU THẬP TÀI LIỆU XÁM TẠI CÁC THƯ VIỆN ĐƯỢC KHẢO SÁT **************************************************************************** 168 **************************************************************************** **************************************************************************** 169 **************************************************************************** **************************************************************************** 170 **************************************************************************** **************************************************************************** 171 **************************************************************************** Mẫu thu nhận đồ án tốt nghiệp sinh viên Thư viện đại học Mở TP.HCM **************************************************************************** 172 **************************************************************************** **************************************************************************** 173 **************************************************************************** **************************************************************************** 174 **************************************************************************** PHỤ LỤC : HƯỚNG DẪN CÁCH TÌM LUẬN VĂN TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC BÁCH KHOA **************************************************************************** 175 **************************************************************************** PHỤ LỤC : QUY ĐỊNH CHÍNH SÁCH PHỤC VỤ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ (TRONG ĐÓ CÓ TÀI LIỆU XÁM) TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐH KHXH&NV CHÍNH SÁCH PHỤC VỤ TỒN VĂN TÀI LIỆU SỐ HÓA ĐỐI TƯỢNG Giảng viên, cán viên chức ĐH KHXH&NV STT BỘ SƯU TẬP Đọc In Lưu file pdf Lưu file text SV, Học viên, NCS ĐH KHXH&NV Đọc In Lưu file Lưu file text Đọc pdf Sách tham khảo Giáo trình Bài trích sách Miễn phí 500 đ / trang (*) Thu phí nhận Miễn phí dạng theo quy Miễn (*) định phí (*) 500đ / trang (*) 300đ / trang (*) Bạn đọc khác In Lưu Lưu file file pdf text Thu phí Thu phí nhận nhận dạng 500đ / 1000đ / Miễn dạng theo quy trang trang phí theo định (*) (*) quy (*) định (*) **************************************************************************** 176 **************************************************************************** Bài trích báotạp chí Luận văn, luận án Đề tài NCKH Phim - nhạc 500đ / trang 500đ / trang (*) Thu phí nhận Miễn phí dạng theo quy định 500đ / trang 300đ / trang Thu phí nhận dạng theo quy định 500đ / trang (*) Thu phí 1000đ / nhận 500đ / trang dạng trang (*) theo quy định 500đ / trang (*) - (*) Tối đa 5% nội dung tài liệu - Bạn đọc ngồi trường ĐH KHXH&NV đọc miễn phí TV tất sưu tập (liên hệ với cán TV để hướng dẫn) THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐH KHXH&NV **************************************************************************** 177 **************************************************************************** PHỤ LỤC : MỘT SỐ QUY ĐỊNH SỬ DỤNG TÀI LIỆU XÁM TẠI PHÒNG ĐỌC CÁC THƯ VIỆN NỘI QUY SỬ DỤNG PHÒNG THAM THẢO TẠI TV ĐH KHTN  Xuất trình thẻ thư viện quầy tham khảo  Chọn tài liệu giá để đọc chỗ  Để tài liệu bàn sau đọc xong  Tài liệu photocopy không 20% số trang, riêng luận văn, luận án báo cáo khoa học không photocopy  Sử dụng máy tính để tra cứu thơng tin trực tuyến Internet **************************************************************************** 178 **************************************************************************** NỘI QUY SỬ DỤNG PHÒNG ĐỌC TẠI TTTT-TV ĐH KHXH&NV Nội quy phòng đọc: Khi vào phịng đọc, bạn đọc phải xuất trình thẻ sinh viên / thẻ học viên / thẻ cán / thẻ thư viện tuân theo hướng dẫn thủ thư Để túi xách nơi quy định Khi vào kho lựa chọn tài liệu mang 01 / giấy tập để ghi chép (không sử dụng giấy khổ A4, A3…), không làm xáo trộn, làm đổ tài liệu Trình tự mượn:  Mỗi lượt mượn sách, tài liệu cần có từ điển tra cứu bạn đọc mượn thêm 01 từ điển  Ghi xác, đầy đủ, rõ ràng yếu tố phiếu sách trước làm thủ tục mượn (Bạn đọc ghi kho, tránh tập trung bàn thủ thư)  Đặt phiếu sách thẻ sinh viên / thẻ học viên / thẻ cán / thẻ thư viện lên sách cần mượn bàn thủ thư  Kiểm tra tình trạng tài liệu trước mượn để báo cho thủ thư (nếu sách có hư hỏng bất thường) Tài liệu đọc xong phải mang trả quầy thủ thư Thực bước mượn, trả tài liệu theo Quy trình nghiệp vụ **************************************************************************** 179 **************************************************************************** NỘI QUY SỬ DỤNG PHÒNG ĐỌC SAU ĐẠI HỌC TẠI TV ĐH BÁCH KHOA TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA THƯ VIỆN QUY ĐỊNH PHÒNG ĐỌC SAU ĐẠI HỌC I ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ Giảng viên, Nghiên cứu sinh, học viên cao học trường ĐHBK trường trực thuộc hệ thống ĐHQG-HCM (ĐH KHTN, ĐH KHXH&NV, ĐH Quốc tế, ĐH Kinh tế-Luật, Viện Môi trường, Trường PTNK) Sinh viên năm cuối ĐHBK làm luận văn tốt nghiệp; Sinh viên tham gia nghiên cứu khoa học ĐHBK (có giấy giới thiệu giáo viên hướng dẫn) Ngoài ra, giải số trường hợp sinh viên ĐHBK có nhu cầu tham khảo tạp chí chuyên ngành, Tiêu chuẩn kỹ thuật, Báo cáo khoa học (sẽ theo thời điểm cụ thể để thủ thư giải quyết) số chỗ ngồi phịng đọc SĐH hạn chế II QUY ĐỊNH SỬ DỤNG TÀI LIỆU PHÒNG ĐỌC SĐH Bạn đọc phải xuất trình thẻ đăng ký mượn tài liệu bàn thủ thư Mỗi bạn đọc mượn tối đa 04 tài liệu/lần đăng ký Tài liệu phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu phòng đọc SĐH Khi có nhu cầu cần photo tài liệu, Bạn đọc phải đăng ký với thủ thư không tự ý mang tài liệu khỏi phòng đọc Chính sách photo luận văn, luận án: - Đối với đối tượng phục vụ (1): photo không 10% văn (hoặc 30% tổng số trang luận văn, luận án) - Đối với SV năm cuối trường ĐHBK: photo không 15% tổng số trang/luận văn, luận án **************************************************************************** 180 **************************************************************************** - Các đối tượng bạn đọc khác: khơng photo loại hình tài liệu Bạn đọc phép mang tài liệu, máy tính cá nhân dụng cụ học tập vào phịng đọc Khơng dùng máy tính cá nhân cho mục đích chép tài liệu III QUY ĐỊNH SỬ DỤNG MÁY TÍNH PHỊNG ĐỌC SĐH Khi có nhu cầu sử dụng máy tính, Bạn đọc cần đăng ký trực tiếp với Thủ thư Thời gian sử dụng 120 phút/ lần đăng ký Nếu khơng có người đăng ký sử dụng tiếp theo, bạn đọc đăng ký sử dụng tiếp với cán Thủ thư Máy tính phục vụ cho nhu cầu học tập, tìm tư liệu Bạn đọc Không sử dụng để chat, e-mail, chơi games, truy cập website có nội dung khơng lành mạnh… Khi máy tính gặp cố, cần thông báo để thủ thư biết Lưu ý : -Đề nghị bạn đọc nghiêm túc thực Quy định trên, không sử dụng điện thọai di động Phịng đọc Tự giác giữ trật tự, khơng nói chuyện to, hạn chế trao đổi để tránh làm ảnh hưởng đến việc học tập, tham khảo tài liệu bạn đọc khác -Trường hợp vi phạm Quy định trên, bạn đọc bị khiển trách; ngưng sử dụng phòng đọc SĐH thời gian bị truất quyền sử dụng thư viện (tùy theo ý thức bạn đọc mức độ vi phạm) **************************************************************************** 181 **************************************************************************** **************************************************************************** 182