Lời Mở Đầu Xà hội ngày phát triển, thông tin ngày trở nên phong phú, đa dạng phức tạp Sự bùng nổ thông tin đà thực trở nên vấn đề cấp thiết cần giải Công nghệ thông tin (CNTT) đời phát triển nhằm sử lý vấn đề trọng đại Ngày thật khó hình dung ngành nghề hay lĩnh vực mà CNTT không chen chân vào Một lĩnh vực mà tin học tin học thâm nhập vào sâu thu đợc thàng tựu to lớn lĩnh vực quản lý Các phần mềm nối tiếp đời nhằm quản lý vấn đề nh kế hoạch, nhân sự, kế toán, tài vụ, quản lý hàng hoá đến việc bán hàng Tin học lĩnh vực đà góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức tiền bạc, giúp cho nhà lÃnh đạo đa định đắn tầm vĩ mô nh vi mô Nớc ta năm gần đây, lĩnh vực quản lý đà đ ợc nhiều công ty phần mềm quan tâm giải nh phần mềm kế toán ACCNET công ty Lạc Việt, phầm mềm quản lý khách sạn, kho công ty FPT Đối với công ty,các trờng đại học, phần mềm viết riêng cho để quản lý phù hợp với đặc trng riêng nhu cầu thiếu đợc Trờng Đại học An Ninh Nhân Dân có nhu cầu cấp thiết xây dựng phần mềm nhằm quản lý nhân tr ờng Để đáp ứng nhu cầu nên em xây dựng chơng trình quản lý nhân trờng nhằm tự động hoá công việc giúp cho việc quản lý nhanh chóng thuận tiện Hệ chơng trình Quản Lý nhân trờng Đại học An Ninh Nhân Dân em đà đề cập giải vấn đề sau: + Quản lý thông tin hồ sơ (Tên cán bộ, trú quán ) + Quản lý thông tin khen thởng (Tên, mà cán ) + Quản lý thông tin kỷ luật (Tên, mà cán ) + Đa thông tin cần tra cứu nh tra cứu mà cán bộ, họ tên cán + Đa báo cáo trình độ văn hoá,quá trình lơng + Đa cán có trình độ ngoại ngữ khác Trong luận văn này, em xin giới thiệu chơng trình đợc xây dựng phần mềm Microsoft Access Microsoft Access đợc chọn tạo giao diện đẹp môi tr ờng Windows, thân thiện với ngời sử dụng đồng thời dễ dàng tạo hàm, thủ tục thoả mÃn đ ợc yêu cầu mềm dẻo linh hoạt Mặc dù cố gắng, nhng hạn chế mặt thời gian, vừa khai thác phần mềm Microsoft Access, lại vừa xây dựng ứng dụng Phần mềm Micorosoft Access phần mềm mẻ mà em không đ ợc học trờng nh kiến thức non yếu chuyên ngành quản lý nhân nên luận văn chắn nhiều thiếu sót Rất mong đợc góp ý Thầy Cô, bạn để điều chỉnh hoàn thiện chơng trình Chơng I: Tổng quan đề tài I Một số khái niệm quản lý Quản lý khái niệm chung dùng để việc điều hành hoạt động tổ chức quan nhà máy, xí nghiệp đóng vai trò quan trọng nhân tố định tồn phát triển quan, xí nghiƯp Víi trµo lu chung cđa thÕ giíi hiƯn nay, phát triển không ngừng kinh tế thị trờng làm cho luồng khối lợng thông tin trở nên lớn điều làm cho công tác quản lý trở nên khó khăn phức tạp phơng diện Theo truyền thống việc giải nhiệm vụ quản lý thờng dựa kinh nghiệm trực giác ngời lÃnh đạo quản lý Nhng ngày đứng trớc nhiệm vụ đầy khó khăn phức tạp công tác quản lý với phơng pháp cổ truyền giải kịp công việc hàng ngày theo ý muốn chiếm nhiều thời gian Đó nguyên nhân gây nên kìm hÃm pháp triển tài sáng tạo nhà quản lý Trói buộc họ vào công việc nhàm chán Trong thực tế để hoàn thành đợc nhiệm vụ trị kinh doanh đòi hỏi phải đáp ứng kịp thời thông tin phải đầy đủ xác Điều cho thấy có phơng tiện máy tính trợ giúp nhà quản lý cần thiết II Mục đích đề tài: Việc xây dựng chơng trình "Quản lý nhân sự" trờng Đại học An Ninh Nhân Dân nhằm mục đích nh sau: - Quản lý hồ sơ cán - Cung cấp hệ thống thông tin phản ánh có hệ thống, khái quát chi tiết vấn đề có liên quan đến đội ngũ nhân phòng ban trờng Trên sở thông tin nhân phòng ban, cán quản lý thực công việc sau: + Xây dựng hệ thống chơng trình lu trữ, tra cứu nhanh thông tin với độ xác, tin cậy cao thời gian nhanh + Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ xác thông tin theo yêu cầu cán quản lý, cấp lÃnh đạo có liên quan + Xem hình biểu mẫu báo cáo tổng quát hay chi tiết theo chức vụ + Các đơn vị gửi báo cáo lên thông qua nhiều công văn giấy tờ mà cần đĩa mềm hệ thống l u trữ số liệu sau gửi lên trên, hệ thống tự động xử lý in báo cáo Do mục đích đề tài xây dựng sở liệu thống cho việc quản lý lu trữ thông tin cán trờng Đại học An Ninh Nhân Dân giúp cho việc tra cứu thông tin cách nhanh chóng xác Chơng trình cho phép lu trữ, thống kê, tra cứu, in báo cáo theo yêu cầu cán quản lý III Cơ sở đề tài Dựa sở chủ yếu sau: - Những yêu cầu cụ thể công việc ngời quản lý phòng ban trờng - Những góp ý đề nghị thêm thân để làm cho việc quản lý nhân đợc gần gũi với tin học IV Biện pháp thực Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoµn chØnh lµ mét viƯc lµm hÕt søc khã khăn chiếm nhiều thời gian công sức nh tài Thông thờng việc áp dụng tin học hoá việc quản lý phải dẫn tới đòi hỏi thực hàng loạt biện pháp to lớn tổ chức nh thay đổi hình thức tài liệu, bảng biểu, thay đổi cấu cở quan chức năng, cách thức kiểm tra không riêng phận mà tất phận có liên quan Chơng trình đợc thiết kế môi trờng Access, hệ quản trị sở liệu Với mặt mạnh so với phần mềm khác có nhiều u điểm vợt trội: Đa dạng, phong phú đặc biệt tốn kém, phù hợp với điều kiện kinh tế quan hành có kinh tế eo hẹp, phù hợp với nghiệp vụ công tác hồ sơ Chơng II Các kiến thức I Hệ thống thông tin quản lý Khái niệm hệ thống thông tin - Hệ thống tập hợp có tổ chức nhiều phần tử Ví dụ: Hệ mặt trời , hệ triết học - Phần tử thành phần hợp thành hệ thống tổng thể Nh phần tử đa dạng chí khác Ví dụ: Ngời, thiết bị phần tử Một phần tử đơn giản phức tạp Đặc biệt thân phần tử mét hƯ thèng Do vËy c¸c hƯ thèng th êng cã tÝnh ph©n cÊp VÝ dơ : ThÕ giới Quốc gia Tỉnh/Thành phố Thị xà Hun - TÝnh tỉ chøc cđa hƯ thèng có nghĩa hệ thống tồn tập hợp mối ràng buộc Ví dụ : Hệ thống hành mối ràng buộc phân quyền quan hệ đoàn thể, quan hệ nhân Các quan hệ ổn định lâu dài quan hệ tạm thời Khi quan tâm đến hệ thống quan tâm đến quan hệ ổn định lâu dài.Tuy nhiên quan hệ tạm thời không quan trọng + Khi nói đến tính ổn định hệ thống điều nghĩa hệ thống bất biến Tính biến ®éng cđa hƯ thèng thĨ hiƯn ë hai mỈt sau: - Sự tiến triển : Các phần tử hệ thống bao gồm quan hệ phát sinh tăng trởng suy thoái biến - Sự hoạt động : Các thành phần hệ thống cộng tác với nhằm thùc hiƯn mét mơc ®Ých chung cđa hƯ thèng Thêng hệ thống biến động hệ thống h ớng đích Điều thể chỗ hệ thống nhận vào biến đổi - Hệ thống kinh doanh hệ thống dịch vụ : hệ thống ngời nhằm mục đích kinh doanh, dịch vụ - Các hệ thống cđa hƯ thèng kinh doanh, dÞch vơ bao gåm ba hƯ thèng : + HƯ thèng nghiƯp vơ: Bao gồm ngời, phơng tiện, phơng pháp trực tiếp tham gia trình biến đổi luồng vào thành luồng + Hệ thống định: Bao gồm ngời, phơng tiện, phơng pháp tham gia vào việc đề xuất định + Hệ thống thông tin: Bao gồm ngời, phơng tiện, phơng pháp tham gia vào trình xử lý thông tin Các công việc xử lý thờng thu nhập, kiểm tra, lu trữ, tìm kiếm, loại bỏ thông tin, truyền đạt thông tin Đây vấn đề mà cần quan tâm Vai trò nhiệm vụ hệ thống thông tin : Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian bên bên hệ thống hệ thống Sơ đồ hệ thèng th«ng tin HƯ thèng th«ng tin Th«ng tin vào Thông tin Hệ thống nghiệp vụ Nhiệm vụ cđa mét hƯ thèng th«ng tin : nh»m thu thËp, l u trữ, kiểm tra kết xuất, truyền đạt thông tin Phân loại thông tin: Có hai loại thông tin(về mặt hình thức): + Thông tin tự nhiên: thông tin mà giữ nguyên giá trị hình thức nh đa thông tin Ví dụ : Tiếng nói, hình ảnh + Thông tin có cấu trúc : thông tin đà đ ợc lợng tử hoá không giữ nguyên hình thức nh phát sinh Nó đợc gán cho cấu trúc Ví dụ : Các file, loại sổ sách Có phận chuyên xử lý thông tin tự nhiên có phận chuyên xử lý thông tin có cấu trúc Các phận hợp thành hệ thống thông tin Các kiện ,các liệu khách quan không thay đổi đợc Các liệu phản ánh cấu trúc quan Dữ liệu vào cho xử lý Tham số Các xử lý: -Các quy tắc xử lý -Các quy trình,chơng trình -Các lu đồ xử lý Kết Các liệu phản ánh hoạt động quan Các kiện hoạt động Các phận hợp thành mét hƯ thèng th«ng tin bao gåm hai bé phËn bản: - Các liệu: bao gồm tất liệu thông tin, nh ng thông tin có cấu trúc đợc ý nhiều Khối liệu nằm sổ sách, tệp máy tính, chứng từ tài liệu - Các thông tin xử lý: trình để xử lý thông tin Các xử lý nằm quy định, quy trình, công thức, quy trình tự động, thủ công Các hệ thống thông tin tự động hoá phần hoàn toàn II Cơ sở liệu Định nghĩa sở liệu: Cơ sở liệu tập hợp thông tin có cấu trúc miêu tả đối t ợng quản lý đáp ứng yêu cầu ngời dùng thoả mÃn yêu cầu sau: - Cơ sở su tập liệu tác nghiệp đợc lu giữ lại đợc hệ ứng dụng quan sử dụng - Hệ quản trị sở liệu phần chơng trình xử lý thay đổi liệu sở liệu Các chức hệ quản trị sở liệu: - Cho khả lu trữ liệu lâu dài - Khả truy nhập số lợng lớn liệu cách có hiệu - Đợc xây dựng mô hình liệu qua ngời sử dụng quan sát liệu - Có ngôn ngữ cấy cao để định nghĩa thao tác liệu - Có thể đồng truy nhập cạnh tranh nhiều ngời sử dụng sở liệu - Khả kiểm tra truy nhập - Khả phục hồi liệu có cố xảy Thực thể liên kết thực thể - Thực thể vật tồn phân biệt đợc Ví dụ : Ngời , động vËt - Mét nhãm c¸c thùc thĨ gièng gọi thực thể giống Ví dụ : Các nhân - Mọi thành viên tập hợp thực thể đợc biểu diễn tập đặc điểm gọi tập thuộc tính Ví dụ : Tập thực thể chiến sỹ đợc đặc trng bởi: + Họ tên + Tuổi + Mà cán - Quan hệ tập thực thể danh s¸ch cã thø tù cđa mét tËp thùc thĨ VÝ dơ: Quan hƯ gi÷a R víi hai tËp (x) (y) viết: xRy - Quan hệ thực thể thực thể Chơng III Tìm hiểu toán I Phân tích hệ thống quản lý nhân trờng Đại Học An Ninh Nhân Dân Hoạt động trờng Đại học An Ninh Nhân Dân: Các hoạt động thực tế công việc quản lý cán sở cho việc xây dựng chơng trình, em đà thực khảo sát công việc thực tế trờng Đại Học An Ninh Nhân Dân Do xu thời đại ngày với lực lợng đông đúc nhân cần thiết phải quản lý tất vấn đề liên quan ngời nhà trờng quản lý hồ sơ Ban lÃnh đạo trờng xét thấy quản lý phơng pháp thủ công tốn nhiều công đoạn, nhiều ngời làm công việc mà không đạt đợc kết nh ý muốn, yêu cầu cần thiết phải đa công tác quản lý cán vào máy tính để cải tiến công việc quản lý nhân đa số nhân vào công tác chuyển sang làm phận khác để phát huy khả nhân chất l ợng công việc Yêu cầu hệ thống Quản lý hồ sơ cán Trờng Đại Học An Ninh Nhân Dân quan trọng bí mật Bởi ngành Công an có tính bí mật nhanh chóng, xác công việc quản lý cán hàng đầu Khi ch a có trợ giúp máy tính việc làm thủ công Khi có thay đổi gia đình, cấp bậc, khen thởng, kỷ luật, chức danh cán tổ chức phải qua bớc tìm ngời để bổ xung sửa đổi cho phù hợp với thực tế Sau lại phải lu vào hồ sơ Vì số lợng hồ sơ ngày tăng, ngời quản lý hồ sơ phải tăng theo dẫn đến quản lý cán gặp nhiều khó khăn Khi lấy hồ sơ cán cấp yêu cầu việc tìm kiếm gặp nhiều khó khăn tốn nhiều công sức thời gian Điều gây nhiều trở ngại, ách tắc cho công việc mà xảy sai sót nhầm lÉn V× vËy qua thêi gian thùc tËp, thùc tÕ tr ờng Đại học An Ninh đợc trí ban lÃnh đạo trờng mạnh dạn xây dựng cho trờng chơng trình Quản lý nhân trờng Đại học An Ninh Nhân Dân để đợc áp dụng sau xây dựng xong chơng trình Đánh giá hệ thống Từ công việc ta thấy hệ thống làm thủ công dù cán tổ chức có cố gắng cải tiến ph ơng pháp làm việc đến đâu tồn vấn đề sau: - Thời gian tìm kiếm ghi chép lớn, có thông tin cần thiết thời gian tổng hợp thông tin nhiều không đáp ứng đợc yêu cầu - Công việc tổng hợp khó khăn, dễ bị nhầm lẫn - Nhiều khoản mục thông tin ghi chép không thống - Nhiều ngời làm công việc thông tin không quán dễ xảy sai sót - Khi có sù thay ®ỉi ®iỊu chØnh tèn nhiỊu thêi gian Tõ vấn đề điều kiện cụ thể quan cho phép việc đa tin học vào quản lý làm giảm đợc nhiều thời gian sai sót, giúp cho ngời làm công tác quản lý có thời gian nghiên cứu nghiên cứu học tập vào công tác khác II Phân tích hệ thống : Hệ thống quản lý cán với trợ giúp máy tính, có hệ thống phải đáp ứng đợc yêu cầu: - Quản lý đợc hồ sơ cán - Thống kê đợc tài liệu cần thống kê - Tra cứu xác có yêu cầu - Thông tin vào phải đợc chuẩn hoá dựa thông tin có sẵn tiện lợi cho thao tác rõ ràng, giảm đợc tối đa sai sót - Thông tin phản ánh đợc đối tợng quản lý, nội dung phong phú phải nêu đợc chủ đề Thông tin vào Phải chuẩn hoá đợc liệu tránh tối đa sai sót nh họ tên , tuổi thông tin chúng thay đổi trình quản lý hồ sơ cán tạo thuận lợi cho ngời sử dụng Cụ thể chơng trình liệu đợc chuẩn hóa kiểm tra nhập Từ hoạt động thực tế vấn đề đặt cho ch ơng trình quản lý cán phải xây dựng đợc chức thích hợp tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý "Nhân trờng Đại học An Ninh Nhân Dân" Tuy nhiên để xây dựng chơng trình có hiệu cần phải tìm hiểu kỹ vấn đề cụ thể mà toán đặt cách giải toán ®ã Th«ng tin Sau hƯ thèng ®· có liệu công việc hệ thống phải thống kê báo cáo đợc yêu cầu cấp Thông tin hệ thống chủ yếu là: - Báo cáo danh sách cán theo trình độ Báo cáo cho ta biết trình độ cán nhà trờng qua cho biết đợc số thông tin khác nh: Chất lợng công tác cán ngời đợc khen thởng, kû luËt 10