Thu thập tài liệu lưu trữ tại chi cục văn thư lưu trữ tỉnh vĩnh long

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHẠM HUỲNH NHÃ YÊN THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH VĨNH LONG LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - 2021 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHẠM HUỲNH NHÃ YÊN THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH VĨNH LONG Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành LƯU TRỮ HỌC Mã số: 8320303 Người hướng dẫn khoa học TS PHAN ĐÌNH NHAM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - 2021 MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT LỜI CAM KẾT MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tình hình thực nghiên cứu liên quan đến đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu khoa học Ý nghĩa khoa học ý nghĩa thực tiễn đề tài 10 Kết cấu đề tài 10 CHƯƠNG 12 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ 12 1.1 Một số vấn đề lưu trữ, tài liệu lưu trữ, công tác thu thập tài liệu lưu trữ 12 1.1.1 Một số khái niệm 12 1.1.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ 14 1.1.3 Các loại hình tài liệu lưu trữ 14 1.1.4 Tầm quan trọng công tác thu thập tài liệu lưu trữ 15 1.2 Một số vấn đề thu thập tài liệu lưu trữ 15 1.2.1 Khái niệm thu thập tài liệu 15 1.2.2 Nội dung thu thập tài liệu lưu trữ 17 1.2.3 Các giai đoạn thu thập tài liệu lưu trữ 18 1.2.4 Các quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 18 1.2.5 Nhiệm vụ thu thập tài liệu lưu trữ 19 1.2.6 Vai trị, tác dụng cơng tác thu thập tài liệu lưu trữ 20 1.3 Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh 21 1.3.1 Một số khái niệm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh 21 1.3.2 Thẩm quyền thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử 23 1.3.3 Nguyên tắc thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử 24 1.3.4 Nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh: 27 Tiểu kết chương I 29 CHƯƠNG 30 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU TẠI CHI CỤC 30 VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH VĨNH LONG 30 2.1 Lịch sử hình thành phát triển Chi cục văn thư – lưu trữ tỉnh Vĩnh Long 30 2.1.1 Khái quát Chi cục văn thư – lưu trữ tỉnh Vĩnh Long 30 2.1.1.1 Quá trình hình thành phát triển 30 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức 30 2.1.2.1 Vị trí chức 30 2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm 31 a Nhiệm vụ, quyền hạn 31 b Trách nhiệm 32 2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức biên chế 32 a Lãnh đạo chi cục: 32 b Cơ cấu tổ chức: 32 c Các phịng chun mơn Chi cục 34 d Biên chế: 34 2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác thu thập tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Long 34 2.2.1 trữ Hệ thống văn đạo, hướng dẫn công tác thu thập tài liệu lưu 34 2.2.2 Kiểm tra, hướng dẫn thực quy định công tác thu thập tài liệu lưu trữ đơn vị thuộc phạm vi quản lý 38 2.2.3 Con người sở vật chất kỹ thuật làm tốt công tác thu thập tài liệu lưu trữ 39 2.2.4 2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác thu thập tài liệu lưu trữ 41 Thực trạng công tác thu thập tài liệu Chi cục Văn thư – Lưu trữ 43 2.3.1 Các quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long 44 2.3.2 Long Các loại hình tài liệu nộp lưu vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh 47 2.3.3 Long Quy trình thu thập tài liệu vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh 51 2.4 Đánh giá công tác thu thập tài liệu lưu trữ Chi cục 61 2.4.1 Ưu điểm 61 2.4.2 Hạn chế 62 Tiểu kết chương II 66 CHƯƠNG 67 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP 67 TÀI LIỆU LƯU TRỮ 67 3.1 Hoàn chỉnh hệ thống văn quy phạm pháp luật, văn đạo, văn hướng dẫn nghiệp vụ 67 3.2 Xây dựng kế hoạch tra, kiểm tra việc thu thập tài liệu lưu trữ 69 3.3 Xây dựng nguồn lực người đảm bảo thực tốt yêu cầu công tác thu thập tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 71 3.4 Công tác thu thập tài liệu lưu trữ phải nâng cao hồn thiện chế sách 73 3.5 trữ Thực ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thu thập tài liệu lưu 74 Tiểu kết chương III 76 KẾT LUẬN 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO 79 PHỤ LỤC 84 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT BM-CLTLG: Ký hiệu biểu mẫu Quy trình Chỉnh lý tài liệu giấy BNV: Bộ Nội vụ CP: Chính phủ LAN: Local Area Network NĐ: Nghị định PTNT: Phát triển nông thôn QĐ: Quyết định SNV: Sở Nội vụ TLLT: Tài liệu lưu trữ TT: Thơng tư TTg: Thủ tướng Chính phủ UBND: Ủy ban nhân dân WAN: Wide Area Network LỜI CAM KẾT Tôi xin cam đoan Luận văn Thạc sĩ “Thu thập tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long” cơng trình nghiên cứu khoa học độc lập Các số liệu nghiên cứu khoa học kết nghiên cứu luận văn trung thực tài liệu tham khảo ghi rõ nguồn trích dẫn TPHCM, ngày tháng năm 2021 Tác giả đề tài Phạm Huỳnh Nhã Yên MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quan trọng tất quan, tổ chức xã hội bao gồm vấn đề lý luận, thực tiễn pháp lý liên quan tới việc tổ chức, thống kê bảo quản khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cần thiết khác quan, tổ chức, cá nhân Thực tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu giúp cho quan, tổ chức chủ động việc lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức nhiệm vụ lập hồ sơ chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử Thu thập tài liệu mặt hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời mang tính định thành công, phát triển quan lưu trữ Đây nhiệm vụ vô quan trọng, bắt buộc phải thực thường xuyên, liên tục quan lưu trữ cấp Xác định tầm quan trọng công tác thu thập, bổ sung tài liệu, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh vào Luật Lưu trữ đạo quan, ban ngành trực thuộc tăng cường thực tốt công tác thu thập tài liệu lưu trữ, góp phần phát triển kinh tế, xã hội tỉnh Bên cạnh đó, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ cấp tỉnh nhiều hạn chế: nhiều quan, đơn vị giải xong công việc tài liệu bảo quản phận chuyên môn, chưa lập hồ sơ Hầu hết quan lưu trữ chưa xác định tầm quan trọng nhiệm vụ thu thập tài liệu, chưa nắm nguyên tắc thu thập, bị động, chưa chủ động lập kế hoạch thu thập cho năm Xác định ý nghĩa tầm quan trọng công tác thu thập, Chi cục Văn thư – Lưu trữ cần phải tập trung nghiên cứu đưa nhiệm vụ giải pháp thực hiệu Vĩnh Long địa phương nước tổ chức thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đạt kết định Tuy nhiên, công tác thu thập tài liệu vào Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long nhiều hạn chế số quan, đơn vị đến hạn nộp lưu tài liệu chưa tiến hành giao nộp, tình trạng tài liệu chưa thu thập đầy đủ, chưa chỉnh lý Vì vậy, công tác thu thập tài liệu Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long cần nghiên cứu, làm rõ tìm giải pháp cần thiết để hồn thiện cơng tác Tiến hành khảo sát tình hình thực tế cơng tác thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, tìm ưu điểm, hạn chế đưa giải pháp khắc phục việc làm cần thiết trước mắt Với đặc điểm tình hình trên, đồng thời xác định tầm quan trọng tài liệu lưu trữ, tác giả chọn đề tài “Thu thập tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long”, góp phần nâng cao hiệu quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ địa bàn tỉnh Tình hình thực nghiên cứu liên quan đến đề tài 2.1 Sách, giáo trình, tài liệu Khi nghiên cứu loại sách, tài liệu, giáo trình công tác lưu trữ, tác giả nhận thấy rằng: có nhiều cơng trình nhà nghiên cứu biên soạn thành loại tài liệu phục vụ giảng dạy, nghiên cứu khoa học lưu trữ Nhìn chung giáo trình kiến thức khoa học hàn lâm, lý thuyết làm sở khoa học cho đề tài nghiên cứu chuyên sâu nghiên cứu thực tiễn nâng cao hiệu lĩnh vực lưu trữ học Cụ thể điển hình giáo trình tài liệu sau: - Giáo trình “Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ” tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn, Nhà xuất Đại học Giáo dục Chuyên nghiệp, xuất 1990; - Giáo trình “Cơng tác lưu trữ Việt Nam” Cục Lưu trữ Nhà nước biên soạn, Nhà xuất Khoa học Xã hội Hà Nội, xuất 1997; - Giáo trình “Lưu trữ học đại cương” tác giả Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy biên soạn, Nhà xuất Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, xuất 2015; - Giáo trình “Lịch sử Lưu trữ Việt Nam” tập thể tác giả Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng biên soạn, Nhà xuất Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh năm 2010 2.2 Các hội thảo kỷ yếu hội thảo Bên cạnh tài liệu, sách, giáo trình, thời gian qua có nhiều hội thảo khoa học tổ chức nhằm đánh giá sở lý luận thực tiễn thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử nhiều cấp độ khác nhau: - Hội thảo khoa học “Thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh” Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 2015, hội thảo đánh giá vấn đề lý luận thực tiễn thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thời gian qua; trao đổi kinh nghiệm công tác thu thập, giao nộp tài liệu lưu trữ từ nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử qua thực tiễn số quan, tổ chức nay; xác định mục tiêu, nhiệm vụ trọng tâm đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử - Hội thảo khoa học “Thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ lịch sử cấp huyện Lưu trữ lịch sử tỉnh” Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 2016 Các viết nêu lên thuận lợi khó khăn q trình triển khai cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu từ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh số địa phương như: Hà Nội, Hà Tĩnh, An Giang, Thanh Hóa, Cần Thơ, Bình Định, n Bái, Lai Châu, Vĩnh Long, Kiên Giang Nhận xét tác động ảnh hưởng đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác 2.3 Các cơng trình báo đăng tải tạp chí Văn thư Lưu trữ: - “Thu thập tài liệu đơn vị sản xuất kinh doanh vào lưu trữ - Thực trạng giải pháp” tác giả Vũ Thị Phụng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 05-2004; - “Một số suy nghĩ công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ” tác giả Uyên San, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 04-2011 Bài viết trình bày sở pháp lý Cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu Trung tâm lưu trữ nay, nêu nguyên nhân dẫn đến thực trạng đưa số giải pháp để công tác địa phương tốt B) Phần kết nghiên cứu Đề tài: Do xác định mục tiêu không rõ không rõ phương pháp tiếp cận đề tài nên tác giả thường lúng túng lập luận giải nội dung đề tài a) Chương 1: - Tên chương 01 cần xem xét lại, từ khóa đề tài “ Thu thập tài liệu lưu trữ” xác định với đối tượng nghiên cứu, nên tên chương, nội hàm nên tập trung vào từ khóa Ví dụ chương “Cơ sở lý luận pháp lý công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ” Không nên thêm từ “bổ sung” vào tên chương Mặt khác tác giả đưa vào mà khộng giải nghĩa q trình phân tích giải nội hàm Nên đưa phần nội hàm “bổ sung” nội dung “thu thập” mà không nên đưa vào nội dung tên chương Sẽ rắc rối, phức tạp thêm phải khung lý thuyết - Khi nêu khái niệm, nội hàm khung lý thuyết, tác giả chủ yếu chép văn pháp luật mà phân tích đưa quan điểm, khái niệm riêng - Từ trang 11 – trang 21, tác giả không phân biệt đâu khái niệm, đâu nội dung, đâu giai đoạn, đâu thời gian, đâu nhiệm vụ Tác giả liệt kê cách “vô tư” khơng có xếp, logic khoa học - Một vấn đề cần phải giải quan trọng khung lý thuyết: lý thuyết “Thu thập công tác thu thập tài lieu lưu trữ” “hiệu công tác thu thập tài liệu lưu trữ”, phải nêu khái niệm tiêu chí đánh giá hiệu cơng tác đến đích luận văn * Góp ý: Nên xác định rõ lại tiếp cận đề tài: Đề tài tiếp cận “góc hẹp” “Cơng tác thu thập tài liệu lưu trữ” mà tiếp cận tồn “cơng tác lưu trữ” Do nên tập trung nghiên cứu theo hướng: Cơ sở pháp lý thu thập, phương pháp thu thập, kỹ năng, nghiệp vụ, kỹ thuật thu thập tài liệu lưu trữ… b) Chương 2: - Vẫn mắc lỗi sơ đẳng chương 01, Vì khơng xác định rõ mục tiêu đề tài, nên tất nội dung chủ yếu chung chung, chép lại văn quy phạm pháp luật 137 - Tập trung vào giải vấn đề lịch sử, cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Chi cục văn thư – lưu trữ tỉnh Vĩnh Long dài dịng, khơng đọng - Mặc dù có dung phướng pháp điều tra, khảo sát (có bảng hỏi), gần khơng có số liệu điều tra khảo sát để phân tích, chứng minh nội dung nghiên cứu - Phân tích nội hàm thực trạng công tác “thu thập tài liệu lưu trữ” chưa đầy đủ Luận văn tập trung vào nêu quy trình thu thập tài liệu mà không nêu đánh giá thực trạng ưu điểm, nhược điểm công tác thu thập tài liệu lưu trữ cách đầy đủ: Kỹ thuật, hình thức thu thập, trình độ áp dụng Kỹ thuật, nghiệp vụ, phương pháp thu thập tài liệu lưu trữ… - Lưu ý trình bày: Các mục, tiểu mục khơng trùng Ví dụ: sử dụng I, II, III, …1,2,3, … a,b,c,… tùy tiện; trang 40, Bước 1: Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ, xong xuống tiểu mục lặp lại: Bước1 , bước 2, bước 3… c) Chương 3: Chương này, tác giả viết tốt chương chương 2; - Nên có mục “Cơ sở để xây dựng giải pháp” - Giải pháp thứ 4, mơ hồ: “Công tác thu thập tài liệu lưu trữ cần phải nâng cao hoàn thiện” cần cụ thể hóa gì? Cơ chế, sách người hay kỹ thuật? thứ có giải pháp khác d) Hình thức trình bày: - Luận văn mắc nhiều lỗi trình bày: Đánh số không thống nhất, không khoa học; Các kiểu chữ mục, tiểu mục không thống (đậm, không đậm, nghiêng không nghiêng) C) Kết luận: Viết cịn sơ sài, khơng có hệ thống, đánh giá, đề xuất để nâng cao hiệu thu thập tư liệu lưu trữ địa bàn nghiên cứu, nên đầu tư viết thêm phần II PHẦN CẦU HỎI (Nếu có) 1, Phân biệt cơng tác thu thập thơng tin lưu trữ công tác lưu trữ? 138 2, Nếu em lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long đề xuất tham mưu đổi kỹ thuật thu thập thông tin lưu trữ em đề xuất nội dung gì? III KẾT LUẬN Luận văn đáp ứng yêu cầu mục tiêu, nhiệm vụ đặt luận văn thạc sĩ Lưu trữ học Đồng ý thông qua Hội đồng cần phải nghiêm túc sửa đổi, bổ sung theo góp ý phản biện Hội đồng Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng năm 2021 NGƯỜI NHẬN XÉT XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN NGƯỜI NHẬN XÉT (Dùng cho người nhận xét trường) TS Trần Văn Trung 139 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc BẢN NHẬN XÉT LUẬN VĂN THẠC SĨ Họ tên Học viên: Phạm Huỳnh Nhã Yên Tên đề tài luận văn: Thu thập tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 83.20.303 Họ tên người nhận xét: Đỗ Văn Học Cơ quan công tác người nhận xét: Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh) Vai trị Hội đồng chấm luận văn: Ủy viên NỘI DUNG NHẬN XÉT I PHẦN NHẬN XÉT Về tính cấp thiết, ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử hoạt động quan trọng lưu trữ Hoạt động có vị trí quan trọng lẽ hoạt động tiền đề để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, tổ chức bảo quản an toàn, hồn chỉnh tài liệu lưu trữ tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ vào nhiều mục đích khác nhà nước xã hội Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long lưu trữ lịch sử tỉnh Lưu trữ lịch sử có nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ quan nhà cấp tỉnh cấp huyện Vĩnh Long Trong năm qua, hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có nhiều tiến cịn khơng hạn chế cịn số địa phương khơng khó thu thập tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ; nhiều tài liệu 140 lưu trữ thu thập không đảm bảo thành phần, nội dung, chất lượng;… Những hạn chế cần xem xét từ nhiều góc độ thực tiễn, quản lý nhà nước nghiên cứu khoa học Do vậy, nghiên cứu hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ vào Chi cục VTLT tỉnh Vĩnh Long đề tài có ý nghĩa khoa học thực tiễn có tính cấp thiết phục vụ nhu cầu địa phương nhà nước, sở đào tạo lưu trữ học Việt Nam Về độ tin cậy phù hợp đề tài mã ngành đào tạo Đề tài Thu thập tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long đề có độ tin cậy, khơng trùng lặp với tên đề tài đã nghiên cứu trước đó; tên đề tài phù hợp với nội dung luận văn; phù hợp với mã ngành đào tạo Lưu trữ học: 83.20.303 Phương pháp nghiên cứu phù hợp với mã ngành nội dung đề tài Thơng tin, số liệu trích dẫn có sở tin cậy, xác Ưu điểm hạn chế luận văn (bố cục, kết cấu, nội dung, hình thức…) 3.1 Ưu điểm Về bố cục, cấu trúc: phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo phụ lục, Luận văn gồm chương giải vấn đề lý luận, pháp lý, thực tiễn vận dụng hiểu biết tác giả để từ có giải pháp giải vấn đề chuyên môn thực tiễn Cơ là: Chương 1: Cơ sở lý luận pháp lý công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu công tác thu thập tài liệu lưu trữ Với bố cục chi tiết vào đề mục, tơi thấy luận văn có kết cấu hợp lý, logic Về nội dung: tác giả trình bày nội dung theo tên đề tài, cấu trúc có sở lý thuyết, có thực tiễn ý kiến nhận xét rút cá nhân, có đề xuất để giải vấn đề thực tiễn sở chuyên môn học tập nghiên cứu 141 3.2 Hạn chế Nội dung: - Nội dung trình bày lý thuyết, khái quát khung lý thuyết để áp dụng vào việc tổ chức công tác công tác thu thập tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long chưa cao chưa thuyết phục Bởi lẽ, không thấy rõ mặt lý thuyết cần/nên tổ chức công tác thu thập tài liệu lưu trữ vào lưu trữ cấp tỉnh nào? - Phần khảo sát thực tế bao quát nhiều nội dung nội dung, thành phần giá trị TLLT hình thành từ hoạt động quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long chưa rõ, chưa có tính cụ thể; thông tin, số liệu thể điều tra, khảo sát phân tích, xử lý người nghiên cứu Đây điểm yếu khiến cho đánh giá đúng, khách quan, khoa học thực trạng việc tổ chức hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ địa phương - Các giải pháp tác giả đề cập tới Chương đa dạng, nhiều nội dung thực sở thực tế địa phương Tuy nhiên, tính logic mặt khoa học không cao so sánh, đối chiếu với phần Chương Chương II KẾT LUẬN Với nhận xét đây, cho luận văn đạt yêu cầu luận văn thạc sĩ ngành Lưu trữ học Đề nghị Hội đồng xem xét, thông qua luận văn đề nghị sở đào tạo công nhận học vị cấp thạc sĩ Lưu trữ học cho học viên Phạm Huỳnh Nhã Yên Trân trọng./ Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng năm 2021 NGƯỜI NHẬN XÉT TS Đỗ Văn Học 142 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc BẢN NHẬN XÉT LUẬN VĂN THẠC SĨ Họ tên Học viên: Phạm Huỳnh Nhã Yên Tên đề tài luận văn: Thu thập tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long Chuyên ngành: Lưu trữ học, Mã số: 60.32.03.01 Họ tên người nhận xét: TS Nguyễn Văn Báu Cơ quan công tác người nhận xét: Khoa Lưu trữ học - Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, ĐHQG-HCM NỘI DUNG NHẬN XÉT I PHẦN NHẬN XÉT: Lý chọn đề tài, ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài: Thu thập tài liệu nội dung quan trọng hoạt động lưu trữ lịch sử, lưu trữ lịch sử nói chung lưu trữ cơ quan nói riêng thực tốt nội dung tài liệu lưu trữ quan đầy đủ góp phần quan trọng vào việc khai thác sử dụng hiệu thông tin khứ Từ thực tiễn thu thập tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long nhiều vấn đề cần trao đổi việc lựa chọn đề tài vừa có ý nghĩa lý luận lại vừa có ý nghĩa thực tiễn Nghiên cứu tốt nội dung giúp tác giả có thêm kiến thức, việc thu thập tài liệu lưu trữ mà cịn giúp tác giả hồn thiện chương trình đào tạo Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Về độ tin cậy phương pháp nghiên cứu Về độ tin cậy, nghiên cứu thu thập tài liệu lưu trữ lưu trữ lịch sử nói chung có nhiều cơng trình, đề tài, viết xuất bản, đăng tạp chí Tuy nhiên, 143 nghiên cứu cơng tác thu thập tài liệu lưu trữ Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, theo biết đến chưa có luận văn, cơng trình nghiên cứu công bố Về bố cục luận văn Đề tài Thu thập tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long Ngoài phần dẫn luận, kết luận, tài liệu tham khảo phụ lục, nội dung luận văn chia thành chương Luận văn kế cấu theo bố cục truyền thống 03 chương , chương giải nội dung luận văn Về hình thức, kỹ thuật trình bày Luận văn trình bày theo quy định Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Một số kết bật luận văn Chương 1, Chương 1, Cơ sở lý luận sở pháp lý công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ (từ trang 08 đến trang 23, 15 trang), tác giả trình bày Một số vấn đề lưu trữ, tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ, mục tác giả tập trung trình bày số khái niệm tài liệu lưu trữ, tầm quan trọng công tác lưu trữ Mục số vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, học viên trình bày khái niệm thu thập tài liệu lưu trữ, vai trị, tác dụng cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Chương 2, Chương 2, Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ Chi Cục Văn thư-Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long (từ trang 24 đến trang 54, 31 trang); Ngoài thơng tin trình bày Chi Cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, học viên trình bày nội dung thu thập tài liệu Điều kiện làm tốt công tác thu thập tài liệu lưu trữ; Thực trạng công tác thu thập tài liệu Chi cục Văn thư – Lưu trữ; Nhận xét công tác thu thập tài liệu lưu trữ Chi cục Chương 3, Chương 3, giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác thu thập tài liệu lưu trữ (từ trang 55 đến trang 64, 10 trang), học viên trình bày số giải pháp là: Xây dựng kế hoạch tra, kiểm tra việc thu thập tài liệu lưu trữ, Xây dựng nguồn lực người đảm bảo thực tốt yêu cầu 144 công tác thu thập tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Thực ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Một số trao đổi - Phần mở đầu học viên trình bày nội dung lý chọn đề tài, lịch sử nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu sơ sài - Một số nội dung trình bày mục 1.1 Một số vấn đề lưu trữ, tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ sơ lược, chống chéo “rối” Tại Chương từ trang 13 đến trang 18 (06 trang); Chương 2, mục 2.1, 03 trang (từ trang 24 đến trang 26), mục 2.2.1, 03 trang (từ trang 28 đến trang 30), Mục 2.3.1 03 trang (từ trang 36 đến trang 38), mục 2.3.3, 06 trang (từ trang 41 đến trang 46), trích dẫn lại văn khơng xử lý Có thể thấy mục 2.1, 2.2 2.3 Chương số lượng thơng tin trích dẫn lại từ văn nhiều nội dung thông tin học viên viết - Thông tin thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ Chi Cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long Chương sơ lược nhận xét cuối Chương từ trang 50 đến trang 53 chủ yếu nhận xét chủ quan học viên, nhận xét sơ sài, - Tại Chương mục 3.1 Hoàn chỉnh hệ thống văn quy phạm pháp luật, văn đạo, văn hướng dẫn nghiệp vụ Đây mội dung nghiệp vụ lưu trữ quy định pháp luật cần có tính ngun tắc (điều quy định Luật Lưu trữ Nghị định Chính phủ) Quan trọng định tỉnh Vĩnh Long nguồn giao nộp tài liệu, văn Chi cục Văn thư Lưu trữ ttinhr Vĩnh Long đủ Và giải pháp 3.4 Công tác thu thập tài liệu lưu trữ phải nâng cao hoàn thiện từ tiêu đề nội dung thực chưa phải giải pháp - Học viên cần thực ý đến hình thức kỹ thuật đánh mục, tiểu mục, câu từ, trích dẫn văn pháp luật Tại mục 2.2.1 (Trang 28) học viên viết Thông tư số 09/2011, 13/2011, 07/2012, 09/2007, tơi khơng hiểu viết gì? nội dung, cần ý đầu tư chỉnh sửa nhiều để đáp ứng yêu cầu luận văn cao học 145 II PHẦN CẦU HỎI Khơng có câu hỏi III KẾT LUẬN Tôi đọc luận văn Thu thập tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long học viên Phạm Huỳnh Nhã Yên có số ý nhận xét này, kết đánh giá tập thể Hội đồng chấm luận văn định Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 09 năm 2021 NGƯỜI NHẬN XÉT XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN NGƯỜI NHẬN XÉT (Dùng cho người nhận xét trường) TS Nguyễn Văn Báu 146 ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHXH & NV Độc lập - Tự - Hạnh phúc BIÊN BẢN BUỔI BẢO VỆ LUẬN VĂN THẠC SĨ ***************** Họ tên học viên : PHẠM HUỲNH NHÃ YÊN Đề tài: Thu thập tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh Vĩnh Long Ngành: LƯU TRỮ HỌC Mã số: 8320303 Vào hồi : 13h00, ngày 27 tháng 09 năm 2021 Địa điểm: Trường Đại học KHXH&NV, 10 - 12 Đinh Tiên Hoàng, Quận 1, TPHCM Thành phần Hội đồng: Phân hiệu Học viện HCQG TP.HCM Chủ tịch HĐ TS Nghiêm Kỳ Hồng PGS.TSKH Bùi Loan Thùy Trường ĐH Tôn Đức Thắng TS Trần Văn Trung Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG-HCM Phản biện TS Nguyễn Văn Báu Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG-HCM Thư ký HĐ TS Đỗ Văn Học Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG-HCM Ủy viên Phản biện Nội dung buổi bảo vệ: Hội đồng thực thủ tục buổi bảo vệ luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn - Thư ký Hội đồng đọc Quyết định Hiệu trưởng Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn việc thành lập Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ Học viên cao học, đề tài Thu thập tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh Vĩnh Long - Chủ tịch Hội đồng công bố số lượng thành viên Hội đồng có mặt bảo đảm điều kiện Hội đồng làm việc 147 - Thư ký Hội đồng Khoa học đọc bảng điểm cao học chứng học viên, khẳng định học viên đủ chương trình đào tạo sau đại học Học viên trình bày tóm tắt luận văn Học viên Phạm Huỳnh Nhã n trình bày tóm tắt luận văn (trình chiếu powepoint), thời gian 20 phút Các nội dung trình bày theo bố cục luân văn gửi Hội đồng thành viên Phản biện đọc nhận xét đăt câu hỏi - PGS.TSKH Bùi Loan Thùy (Đại học Tôn Đức Thắng) phản biện đọc nhận xét đăt câu hỏi (có nhận xét gửi Hội đồng) - TS Trần Văn Trung (Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn) phản biện đọc nhận xét đăt câu hỏi (có nhận xét gửi Hội đồng) Các thành viên hội đồng nhận xét góp ý đặt câu hỏi - TS Nguyễn Văn Báu (Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn), Thư ký hội đồng đọc nhận xét đăt câu hỏi (bản nhận xét gửi Hội đồng) - TS Đỗ Văn Học (Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn), Ủy viên đọc nhận xét đăt câu hỏi (bản nhận xét gửi Hội đồng) - TS Nghiêm Kỳ Hồng (Phân hiệu Học viện HCQG TP.HCM), Chủ tịch Hội đồng nhận xét (bản nhận xét gửi Hội đồng) Học viên trả lời câu hỏi Các câu hỏi phản biện thành viên Hội đồng Học viên Phạm Huỳnh Nhã Yên trả lời đầy đủ Cán hướng dẫn đọc nhận xét hướng dẫn học viên làm luận văn Cán hướng dẫn TS Phan Đình Nham nhận xét ý thức, thái độ lực học viên đề nghị Hội đồng thông qua kết luận văn đề nghị Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn công nhận học vị cho Phạm Huỳnh Nhã Yên Hội đồng họp bầu Ban kiểm phiếu bỏ phiếu kín: Ban kiểm phiếu gồm 03 thành viên TS Đỗ Văn Trung 148 TS Đỗ Văn Học TS Nguyễn Văn Báu Kết kiểm phiếu: + Tổng số phiếu phát phát cho thành viên Hội đồng: 05 + Tổng số điểm: 35 + Số thành viên hội đồng: 05 + Điểm trung bình cộng: 7,0 Chủ tịch hội đồng công bố kết luận Hội đồng tuyên bố kết thúc buổi bảo vệ Học viên Phạm Huỳnh Nhã Yên Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 27 tháng năm 2021 CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG THƯ KÝ HỘI ĐỒNG TS NGHIÊM KỲ HỒNG TS NGUYỄN VĂN BÁU 149 ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHXH & NV Độc lập - Tự - Hạnh phúc BIÊN BẢN CUỘC HỌP HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ ************* Của học viên : PHẠM HUỲNH NHÃ YÊN Về đề tài : Thu thập tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh Vĩnh Long Ngành : LƯU TRỮ HỌC Mã số : 8320303 Vào hồi: 13h00, ngày 27 tháng 09 năm 2021 Hội đồng chấm luận văn nghe học viên PHẠM HUỲNH NHÃ N trình bày tóm tắt nội dung luận văn; nghe thành viên Hội đồng cán hướng dẫn đọc nhận xét luận văn Sau tiến hành trao đổi buổi họp, vào kết bỏ phiếu Hội đồng chấm luận văn với số điểm trung bình 7,0 Hội đồng định: Bản luận văn học viên (không) đáp ứng yêu cầu luận văn luận văn Thạc sĩ ngành LƯU TRỮ HỌC Những vấn đề cần bổ sung, hoàn thiện: Luận văn Thu thập tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh Vĩnh Long học viên Phạm Huỳnh Nhã Yên đáp ứng yêu cầu luận văn Thạc sĩ ngành Lưu trữ học Tuy nhiên, chất lượng luận văn cịn nhiều thiếu sót học viên cần nghiệm túc tiếp thu chỉnh sửa để hoàn thiện, vấn đề sau: - Củng cố khung lý thuyết lưu trữ học thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử, làm rõ nội dung thu thạp tài liệu lưu trữ 150 - Cập nhật thông tin pháp lý (các quy định Nhà nước, quy định tỉnh Vĩnh Long) thông tin thực tiễn đến năm 2020 (không dừng lại năm 2015) - Học viên nghiên cữu kỹ góp ý hội đồng, đặc biệt 02 nhận xét Phản biện Phản biện góp ý hình thức, nội dung, phương pháp kỹ thuật trình bày luận văn - Hội đồng thống sau học viên chỉnh sửa (trước nộp luận văn cho sở đào tạo) phải có xác nhận 02 phản biện Chủ tịch hội đồng Kiến nghị việc sử dụng kết thu tác giả: …………………………………………………………………………… ……………………… CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG THƯ KÝ HỘI ĐỒNG TS NGHIÊM KỲ HỒNG TS NGUYỄN VĂN BÁU 151