Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại văn phòng tỉnh ủy hải dương

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA NGƯỜI HỌC CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỈNH ỦY HẢI DƯƠNG Mã số: ĐTSV.2022.124 Chủ nhiệm đề tài: Đoàn Đức Định Lớp/Khoa: 1905QTVA Cán hướng dẫn: Th.S Đinh Thị Hải Yến HÀ NỘI – 4/2023 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu khoa học với đề tài: “Chuẩn hóa hoạt động văn phịng Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương” cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tôi xin chịu tránh nhiệm đề tài Hà Nội, ngày 27 tháng 04 năm 2023 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành nghiên cứu khoa học với đề tài “Chuẩn hóa hoạt động văn phịng Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương” tơi nhận nhiều giúp đỡ từ quan, tổ chức cá nhân: Tôi xin gửi lời cảm ơn tới Th.S Đinh Thị Hải Yến, người trực tiếp hướng dẫn, bảo tận tâm nhiệt tình suốt q trình tơi thực đề tài nghiên cứu khoa học Trong trình học tập Học viện Hành Quốc gia, tơi nhận nhiều giúp đỡ từ quý Ban lãnh đạo, thầy cô Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phịng, thầy truyền đạt cho tơi kiến thức vô quý báu cần thiết suốt 04 năm học tập giảng đường Tôi xin cảm ơn tới Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương tạo điều kiện tốt sở vật chất, tinh thần, đặc biệt cung cấp liệu cho tơi q trình thu thập thơng tin tài liệu phục vụ cho đề tài Tôi mong có ý kiến đóng góp từ phía thầy cơ, để tiếp thu kiến thức bổ ích giúp tơi hồn thiện đề tài Tơi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 04 năm 2023 Tác giả Đồn Đức Định DANH MỤC HÌNH ẢNH Số TT Tên hình ảnh Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức máy Văn phịng tỉnh ủy Hải Dương Hình 2.2 Bảng tổng hợp kết phiếu khảo sát Nhận thức lãnh đạo Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hình 2.3 Báo cáo tổ chức, máy Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương Hình 2.4 Hình 2.5 Hệ thống Quy chế, Quy định số hoạt động văn phòng Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương Kế hoạch Giám sát việc chấp hành quy định điều lệ Đảng thực chức trách, nhiệm vụ giao MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC HÌNH ẢNH PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu 2.1 Các cơng trình nghiên cứu lý luận Văn phịng Chuẩn hóa hoạt động văn phịng 2.2 Các cơng trình nghiên cứu thực tiễn hoạt động chuẩn hóa 2.3 Nhận xét chung Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu 3.2 Phạm vi nghiên cứu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 4.1 Mục tiêu nghiên cứu 4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu 7 Đóng góp đề tài 8 Bố cục đề tài PHẦN NỘI DUNG 10 CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHỊNG VÀ CHUẨN HĨA HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG 10 1.1 Một số khái niệm 10 1.1.1 Khái niệm văn phòng 10 1.1.2 Khái niệm hoạt động văn phòng 11 1.1.3 Khái niệm chuẩn hóa 12 1.1.4 Khái niệm chuẩn hóa hoạt động văn phòng 13 1.2 Mục đích ý nghĩa việc chuẩn hóa văn phịng 13 1.2.1 Tạo chuẩn mực, thống nhất, nề nếp cho hoạt động quan 14 1.2.2 Xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp 14 1.2.3 Hạn chế xung đột không cần thiết 14 1.2.4 Tiết kiệm thời gian, công sức tiền bạc 15 1.2.5 Tạo dựng uy tín, thương hiệu cho quan 15 1.3 Hệ thống văn quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng 15 1.3.1 Hệ thống văn chuẩn hóa hoạt động văn phịng 15 1.3.2 Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phịng 16 1.4 Nguyên tắc chuẩn hóa hoạt động văn phòng 19 1.4.1 Nguyên tắc thống 19 1.4.2 Nguyên tắc hợp lý, phù hợp 19 1.4.3 Nguyên tắc pháp lý 19 1.4.4 Nguyên tắc kiểm tra, giám sát 20 1.5 Trách nhiệm cá nhân đơn vị việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng 20 1.5.1 Trách nhiệm người đứng đầu 20 1.5.2 Trách nhiệm Bộ phận văn phòng 20 1.5.3 Trách nhiệm người thực 20 1.6 Tiêu chí đánh giá kết chuẩn hóa hoạt động văn phòng 21 TIỂU KẾT CHƯƠNG 28 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỈNH ỦY HẢI DƯƠNG 29 2.1 Khái quát Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương 29 2.1.1 Giới thiệu chung Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương 29 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương 29 2.1.3 Cơ cấu tổ chức quan 32 2.2 Thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phịng theo tiêu chí Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương 33 2.2.1 Nhận thức lãnh đạo Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương chuẩn hóa hoạt động văn phòng 33 2.2.2 Các yếu tố xác định việc thực cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương 36 2.2.3 Hệ thống Quy chế, Quy định quan hoạt động cụ thể văn phòng 40 2.2.4 Kết xây dựng, áp dụng quy trình chuẩn hóa việc thực cơng việc hoạt động văn phòng quan 44 2.2.5 Các biện pháp kiểm tra, đánh giá Quy chế, Quy định, Quy trình ban hành 44 2.3 Tổng kết đánh giá hoạt động chuẩn hóa Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương theo tiêu chí 46 2.3.1 Ưu điểm: 47 2.3.2 Hạn chế 49 2.3.3 Nguyên nhân 49 TIỂU KẾT CHƯƠNG 51 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHUẨN HĨA HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG TỈNH ỦY HẢI DƯƠNG 52 3.1 Giải pháp nâng cao hiệu chuẩn hóa hoạt động văn phịng văn phòng tỉnh ủy hải dương 52 3.1.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo cán công chức, viên chức người lao động chuẩn hóa hoạt động văn phòng Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương 52 3.1.2 Xây dựng áp dụng quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phịng quan 53 3.1.3 Tiếp tục xây dựng hồn thiện cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng 56 3.1.4 Thường xuyên kiểm tra, rà soát, đánh giá việc thực cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng 58 3.1.5 Thay đổi phương pháp phổ biến, hướng dẫn việc thực quy chế, quy định 59 3.1.6 Xây dựng, áp dụng chế thi đua, khen thưởng 59 3.2 Đánh giá tính khả thi giải pháp 60 Tiểu kết chương 61 KẾT LUẬN 62 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 PHỤ LỤC 64 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phịng phận khơng thể thiếu quan, tổ chức, doanh nghiệp khu vực công tư nhân Các chức hoạch định, tổ chức, quản trị nhân sự, giúp việc điều hành, tham mưu tổng hợp, hậu cần cung cấp, quản lý trang thiết bị cần thiết cho hoạt động quan văn phòng đảm nhiệm, tổ chức thực Bộ máy văn phòng thành lập nhằm giúp cho nhà lãnh đạo, quản lý có định nhanh chóng, xác đắn Tại Việt Nam quan hành nhà nước, văn phịng khơng dừng lại việc tham mưu, điều hành hậu cần mà cịn phận mang tính kết nối, đầu mối nhiều công việc quan trọng giúp đảm bảo cách toàn diện nhiệm vụ quan Dựa chức nhiệm vụ quan trọng mà văn phòng phải đảm nhiệm, việc tổ chức kiểm tra hoàn thiện cải cách hoạt động văn phịng quan, đơn vị ln nhận quan tâm, đặc biệt cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng Theo Văn phịng Chính Phủ (năm 2022) chuẩn hóa hoạt động văn phịng vấn đề quan trọng, có ảnh hưởng lớn tới hoạt động quan, cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng giúp quan, đơn vị đưa tiêu chuẩn biện pháp cụ thể giúp cho việc điều hành cơng việc văn phịng khoa học, tiết kiệm thời gian công sức[7] Nhận thức rõ tầm quan trọng văn phịng cơng tác chuẩn hóa hoạt dộng văn phòng Nhà nước ban hành nhiều quy chế hướng dẫn liên quan đến quy trình xử lý cơng việc như: Luật Tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật số: 68/2006/QH11 Quốc hội ban hành quy định hoạt động xây dựng, công bố áp dụng tiêu chuẩn; xây dựng, ban hành áp dụng quy chuẩn kỹ thuật, đánh giá phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội ban hành quy định hoạt động lưu trữ; quyền nghĩa vụ quan, tổ chức, cá nhân hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ quản lý lưu trữ; Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg quy định chế độ hội họp hoạt dộng quản lý, Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ quy định công tác văn thư Các văn quy định rõ số nội dung trình thực hoạt động văn phịng Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương quan tham mưu, giúp việc Tỉnh uỷ mà trực tiếp, thường xuyên Ban Thường vụ Thường trực Tỉnh uỷ Trong năm gần đây, nhận thức rõ vai trò tầm quan trọng văn phịng cơng tác quản trị văn phòng đơn vị, lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương quan tâm đến công tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng thể qua nhiều quy chế, quy định, quy trình nội hoạt động văn phòng xây dựng, ban hành quan đã đạt hiệu định Mặc dù có số văn nhà nước hướng định, hướng dẫnnội nghiệp vụ cơng tác văn phịng, Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương với khối lượng công việc lớn, nhiều nghiệp vụ phát sinh chưa có hướng dẫn hành, quan chưa có hướng dẫn cụ thể tới việc chuẩn hóa với việc chuẩn hóa chưa đạt hiệu cao Xuất phát từ lý trên, tác giả định lựa chọn đề tài “Chuẩn hóa hoạt dộng Văn phòng Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương” để làm đề tài cho nghiên cứu khoa học Tổng quan tình hình nghiên cứu Qua trình tìm hiểu tình hình nghiên cứu cho thấy có nhiều đề tài, giáo trình, sách chuyên khảo, viết đăng tạp chí đề cập đến vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phịng Thơng qua q trình tìm hiểu, nghiên cứu tác giả tổng hợp tài liệu có liên quan nhiều đến đề tài, cụ thể sau: 2.1 Các cơng trình nghiên cứu lý luận Văn phịng Chuẩn hóa hoạt động văn phịng - Giáo trình “Lý luận quản trị văn phịng” tác giả PGS.TS Vũ Thị Phụng, TS Cam Anh Tuấn, TS Nguyễn Hồng Duy, TS Nguyễn Thị Kim bình, TS Phạm Thị Diệu Linh, Nhà Xuất Đại học Quốc gia Hà Nội, xuất năm 2021 Bên cạnh nội dung lý luận sách quản trị văn phịng khác giáo trình sách giúp người đọc hiểu rõ cơng tác chuẩn hóa, lợi ích việc chuẩn hóa biện pháp tổ chức thực chuẩn hóa hoạt động văn phòng.[10] - Sách “Quản trị văn phòng” tác giả Nguyễn Hữu Tri chủ biên, nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, xuất năm 2005 khái quát lý luận văn phòng, cấu tổ chức văn phòng, hoạt động văn phịng bên cạnh phân tích, đánh giá hoạt động quản trị văn phòng thời điểm xuất sách dự đoán phương hướng quản trị văn phòng tương lai.[16] - Sách “Quản trị văn phòng” tác giả Nguyễn Thành Độ Nguyễn Thị Thảo chủ biên, nhà xuất Lao động – Xã hội, xuất năm 2005 Cuốn sách sâu nghiên cứu cơng tác tổ chức văn phịng, chức nhiệm vụ cụ thể văn phòng, cách tổ chức xây dựng quy chế cho văn phịng Bên cạnh tác giả cịn sâu vào nghiệp vụ, cơng việc cụ thể văn phịng.[4] - Giáo trình “Quản trị văn phịng” tác giả Văn Tất Thu, nhà xuất Bách khoa Hà Nội, xuất năm 2021 khái quát lý luận văn phịng cơng tác tham mưu, tổng hợp; công tác lãnh đạo kiểm tra; tổ chức máy; quản trị nguồn nhân lực; tổ chức chương trình; kế hoạch cơng tác; cơng tác tham mưu, nhiên chưa đề cập đến công tác chuẩn hóa nghiệp vụ văn phịng.[14] - Sách “Cẩm nang tổ chức hành văn phịng” tác giả Hồ Ngọc Cẩn chủ biên, nhà xuất Tài chính, xuất băn 2003 sách giới thiệu cơng tác văn phịng, nghề thư ký đặc điểm lao động nghề thư ký, quản lý chương trình cơng tác nghiệp vụ liên quan văn phịng.[2] - Sách “Quản trị hành văn phịng” tác giả Mike Harvey, dịch Cao Xuân Đỗ, nhà xuất Thống kê, xuất năm 2004 sách đề cập đến vai trị cơng việc văn phòng; nguyên tắc cách thực nghiệp vụ văn phòng; vai trò nhân cơng việc; kiểm sốt hoạt động văn phịng cơng nghệ văn phịng.[8] - Giáo trình “Hành văn phịng quan nhà nước”, Khoa Văn Cơng nghệ Hành (Học viện Hành Quốc gia), nhà xuất Giáo dục, xuất năm 2006 giáo trình đề cập tới nội dung tổng quan văn phịng cơng tác văn phịng, công tác văn thư, công tác lưu trữ.[6] - Sách “Hành văn phịng quan nhà nước” tác giả Lưu Kiếm Thanh ( chủ biên ), nhà xuất Đại học Quốc gia, xuất năm 2002 địi hỏi cán làm cơng tác văn phịng phải đổi tư chấp hành nghiêm chỉnh nội quy liên tục rèn luyện, trau dồi kiến thức nghiệp vụ chun mơn hành chính.[13] phòng Qua khảo sát thực tế quan, dựa kết có qua bảng hỏi bảng tiêu chí chương 2, việc xác định hoạt động chuẩn hóa Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương đầy đủ hỗ trợ tốt q trình hoạt động hành cơng quan Tuy vậy, văn qua tìm hiểu cịn chưa đầy đủ, xen kẽ, lồng ghép văn với khiến việc triển khai quy định có phần khó khăn Chính vậy, tác giả đề xuất số biện pháp sau: Đề xuất triển khai xây dựng, áp dụng quy định, quy chế thiếu Trong hệ thống quy định quy chế quan có 8/10 quy chế, quy định ban hành, đề cập tới Các quy chế, quy định giúp quan hoạt động ổn định chưa đầy đủ Chính cần thêm vào hệ thống quy chế, quy định quan hai quy chế sau: * Quy chế văn hóa cơng sở Quy chế văn hóa cơng sở chưa quan để tâm, ý tới Hiện nay, bên cạnh việc quan sử dụng Quyết định 129/2007/QĐ-TTG quy chế văn hố cơng sở quan hành nhà nước, quy định chung cho toàn quan hành nhà nước, cịn nhiều nội dung thiếu chưa phù hợp với quan Chính vậy, quan nên xây dựng văn hóa cơng sở riêng Văn phịng Tỉnh ủy khắc phục hạn chế hút thuốc lá, ăn uống làm việc, môi trường làm việc, *Quy chế giữ gìn cảnh quan, mơi trường làm việc Cơ quan cần thêm quy chế giữ gìn cảnh quan, mơi trường làm việc Tuy có quy chế quản lý, sử dụng tài sản công chưa thể cụ thể hóa việc giữ gìn cảnh quan mơi trường, giú cán cơng chức, viên chức, người lao động có văn cụ thể để đối chiếu Việc bổ sung quy chế thiếu giúp hoạt động máy Văn phòng Tỉnh ủy hoạt động hiệu hơn, có vấn đề phát sinh có văn quy định, hướng dẫn cụ thể để đối chiếu, xử lý vấn đề Xây dựng định cụ thể hoạt động văn phòng 57 Các quy định quan giải phần lớn hoạt động công việc, nhiên việc không cụ thể văn quan dẫn tới việc triển khai, đánh giá, kiểm tra gặp nhiều khó khăn Cụ thể là: * Quy chế quản lý tài sản công chi tiêu nội Việc kết hợp hai quy chế vào chung văn khiến việc tìm kiếm, triển khai, đối chiếu trở nên khó khăn Các văn quy định nên tách biệt để thuận tiện cho việc đối chiếu sử dụng Cụ thể tách biệt hai văn bàn quy định thành: quy chế quản lý tài sản công quy chế chi tiêu nội * Cụ thể hóa quy định quy trình nghiệp vụ Hiện quy trình nghiệp vụ Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương chưa tách biệt, có văn hướng dẫn tổng hợp chung Tài liệu nghiệp vụ cơng tác văn phịng cấp ủy chưa có quy định, quy trình ban hành cụ thể mang tính chất tham khảo Chính nghiệp vụ đề cập nên cụ thể hóa định, quy chế mang tính chất quy chuẩn chung để cán bộ, công chức, viên chức, người lao động đối chiếu Việc tách biệt quy chế khiến việc triển khai công việc diễn cách nhuần nhuyễn, tránh chồng chéo chức năng, nhiệm vụ dẫn tới khó khăn triển khai xử lý công việc hành liên quan 3.1.4 Thường xun kiểm tra, rà sốt, đánh giá việc thực cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng Để cơng tác chuẩn hóa hoạt động Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương ln phù hợp với phát triển thay đổi xã hội, tránh lạc hậu quy trình, quy chế Cơ quan cần thực kiểm tra, đánh giá việc thực bối cảnh thực tế, nghị định, định phủ Hiện việc kiểm tra đánh giá việc thực hoạt động quan diễn theo khóa năm lần Việc đánh giá theo khóa đọng công việc, nhận biết chi tiết vấn đề đồng thời việc nhận biết xử lý quy định, quy chế không phù hợp không giải Chính vậy, quan cần xây dựng ban hành kế hoạch tháng, quý, năm nhằm giải kịp thời vấn đề phát sinh q trình thực cơng việc 58 Việc thực kiểm tra, rà soát hoạt động chuẩn hóa văn phịng cách thường xun, có kế hoạch giúp quan đảm bảo việc thực hoạt động chuẩn hóa cách nghiêm túc Phát giải sớm vấn đề chưa phù hợp cá định cũ ban hành 3.1.5 Thay đổi phương pháp phổ biến, hướng dẫn việc thực quy chế, quy định Ngoài biện pháp bên trên, việc thay đổi phương pháp phổ biến, hướng dẫn việc thực quy chế, quy định cần trọng quan nhằm nâng cao hiệu quy chế, quy định ban hành hướng tới cán công chức, viên chức, người lao động nắm bắt thực đầy đủ, kịp thời nội dung mà quan đưa Bên cạnh công tác phổ biến quy chế hướng dẫ thực qua họp giao ban, quan chủ động thực biện pháp khác như: - Các văn ban hành, cần chụp công khai cổng thông tin điện tử quan nhằm giúp cho cán cơng nhân viên chủ động tra cứu, tìm hiểu - Tại họp hàng tháng, quý cần tổ chức lấy ý kiến hướng dẫn điều chưa rõ, chưa thực định - Cần đào tạo, tổ chức, hướng dẫn trực tiếp cho cán đứng đầu đơn vị, phòng nhằm giúp phòng ban, đơn vị tự phổ biến, hướng dẫn từ người đứng đầu - Tổ chức tọa đàm mời chuyên gia vấn đề xây dựng quy chế, quy định để khiến cán bộ, công chức viên hiểu sâu vấn đề Việc thay đổi đa dạng phương pháp phổ biến, hướng dẫn quy chế quy định khiến tồn thể cán cơng chức, viên chức, người lao động tiếp cận qua nhiều nguồn khác nhau, vừa đảm bảo tính dễ dàng tiếp cận, vừa phù hợp với tất người 3.1.6 Xây dựng, áp dụng chế thi đua, khen thưởng Các quy chế thi đua khen thưởng thường quan có tập chung vào hồn thành cơng việc Việc áp dụng xây dựng quy chế thi đua khen thưởng thực cơng tác chuẩn hóa góp phần giúp tồn thể 59 cán công nhân viên chức, người lao động thực có hiệu Đặc biệt, thực chế thi đua khen thưởng qua thi, bên cạnh việc thực hiện, ganh đua q trình thực giúp Văn phịng Tỉnh ủy ngày hồn thiện cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng 3.2 Đánh giá tính khả thi giải pháp Nhằm đảm bảo tính khách quan giải pháp, trình làm việc quan tác giả có trao đổi vầ đề xuất trực tiếp giải pháp 05 Trưởng phòng Văn phòng Tỉnh ủy nội dung cách triển khai giải pháp Cụ thể kết khảo sát thể bảng đây: Các giải pháp Số người đồng ý Mức độ khả thi Giải pháp 1: Nâng cao nhận thức lãnh đạo cán công chức, viên chức người lao động chuẩn hóa hoạt động văn phịng Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương 5/5 100% Giải pháp 2: Xây dựng áp dụng quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng quan 3/5 60% Giải pháp 3: Tiếp tục xây dựng hồn thiện cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng 5/5 100% Giải pháp 4: Thường xuyên kiểm tra, rà soát, đánh giá việc thực cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng 5/5 100% Giải pháp 5: Tăng cường phổ biến, hướng dẫn việc thực quy chế, quy định 5/5 100% Ngoài giải pháp chí 100% Trưởng phịng, phận Giải pháp số 2: “Xây dựng áp dụng quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phịng quan” cịn bắt gặp vướng mắc 2/5 lãnh đạo văn phòng Được biết việc xây dựng quy chế, quy định quy trình văn phịng diễn quan từ trước đến theo thị Chánh văn phòng Tỉnh ủy, việc sửa đổi quy chế khơng có quy trình cụ thể diễn theo đầy đủ quy định nhà nước, đáp ứng u cầu cơng việc Việc xây dựng quy trình để làm đối chiếu để xây dựng quy trình khác có q phức tạp rườm già Mặt khác, ý kiến Trưởng phòng lại ( 3/5 ) người lại đồng ý với quan điểm nên xây dựng áp dụng quy trình chuẩn hóa nội quan Chính tính tự phát trình xây dựng 60 quy trình mà quan tồn quy trình cần thiết chưa ban hành, quy chế chưa tách biệt khiến cho việc xác định, xử lý vấn đề phát sinh khó khăn khơng rõ ràng Từ đánh giá khách quan Trưởng phòng Tác giả đánh giả biện pháp số khả thi dựa theo tỉ lệ đồng ý 3/5 người tương ứng với 60 % đồng ý Tiểu kết chương Dựa khảo sát thực tế chương 2, chương tác giả để xuất số giải pháp chuẩn hóa hoạt động Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương với nội dung sau: Nâng cao nhận thức lãnh đạo cán công chức, viên chức người lao động chuẩn hóa hoạt động văn phịng - Xây dựng áp dụng quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng quan - Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO hoạt động quản lý hành - Tiếp tục xây dựng thực cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng - Tăng cường phổ biến, hướng dẫn việc thực quy chế, quy định Trong đề xuất bên quan cần đặc biệt quan tâm tới công tác xây dựng quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phịng, áp dụng tiêu chuẩn ISO vào nghiệp vụ quan để có hoạt động nghiệp vụ cần chuẩn hóa, quan có sở để đối chiếu q trình thực cơng việc 61 KẾT LUẬN Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương quan tham mưu, giúp việc Tỉnh uỷ mắt xích quan trọng việc tiếp nhận, xử lý ban hành cơng việc Tỉnh ủy Chính vậy, hoạt động chuẩn hóa nghiệp vụ Văn phịng Tỉnh ủy vơ quan trọng cơng tác quản lý điều hành quan Nếu làm tốt cơng tác chuẩn hóa, nghiệp vụ, cơng việc thực môt cách chuyên nghiệp, Từ làm tăng xuất làm việc, tiết kiệm nhân lực vật lực cho ngân sách nhà nước Bài viết tập chung phân tích thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phịng Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương qua khung tiêu chí đánh giá kết chuẩn hóa hoạt động văn phịng PGS.TS Vũ Thị Phụng dựa nội dung: Nhận thức lãnh đạo quan chuẩn hóa; Các yếu tố xác định việc thực công tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng quan; Hệ thống quy chế, quy định quan số hoạt động cụ thể văn phòng; Kết xây dựng áp dụng quy trình chuẩn hóa việc thực cơng việc haojt động văn phòng quan; Các biện pháp kiểm tra, đánh giá việc thực quy chế, quy định, quy trình ban hành Qua thực tế khảo sát quan, tác giả nhận thấy cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng thực đầy đủ, nhiên chưa quan tâm sát chưa có quy trình cụ thể để chuẩn hóa hoạt động quan Dựa vào kết nghiên cứu đánh giá, tác giả nguyện nhân chủ yếu hạn chế việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng Văn phfong Tỉnh ủy Hải Dương Các biện pháp tác giả tham khảo lấy ý kiến từ cán bộ, công nhân viên chức, người lao động quan nhằm áp dụng sát vào Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương Thơng qua thực đề tài khóa luận, tác giả củng cố lý thuyết học giảng đường, vận dụng lý thuyết vào thực tế làm việc quan Thơng qua đó, có đề xuất giải pháp, kiến nghị giúp quan ngày hồn thiện cơng tác hành văn phịng 62 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Nguyễn Phương Anh, Chuẩn hóa hoạt động văn phịng Trung tâm Hỗ trợ sinh viên-Đại học Quốc gia Hà Nội, Luận văn thạc sỹ, Đại học Quốc Gia Hà Nội 2021 Hồ Ngọc Cẩn, Cẩm nang tổ chức hành văn phịng 2003, Hà Nội: Nhà xuất Tài Trần Văn Chánh, Từ điển Hán - Việt 1999, TP Hồ Chí Minh: Nhà xuất Trẻ Nguyễn Thành Độ Nguyễn Thị Thảo, Giáo trình Quản trị Văn phịng 2005, Hà Nội: Nhà xuất Lao động- Xã hội Hoàng Thúy Hiền, Chuẩn hóa hoạt động văn phịng cơng ty TNHH Trek Asia 2022 Khoa Văn Công nghệ Hành ( Học viện Hành Quốc gia), Giáo trình Hành văn phịng quan nhà nước 2006, Hà Nội: Nhà xuất Giáo dục Anh Lê, Đẩy mạnh cải cách, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ theo hướng chuyên nghiệp, hiệu cao 2022 Mike Harvey, Quản trị hành văn phịng 2004, Hà Nội: Nhà xuất Thống kê Nguyễn Hải My, Chuẩn hóa hoạt động văn phịng Cơng ty cổ phần Bellsystem24-Hoasao- Khối dự án miền Bắc 2022 Vũ Thị Phụng, Lý luận quản trị văn phòng 2021: Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội Quốc Hội, Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật 2006 Văn Tân, Từ điển tiếng Việt 1997, Hà Nội: Nhà xuất Khoa học Xã hội Lưu Kiếm Thanh, Hành văn phịng quan nhà nước 2002, Hà Nội: Nhà xuất Đại học Quốc gia Văn Tất Thu, Giáo trình Quản trị văn phòng 2021: Nhà xuất Bách khoa Hà Nội Nguyễn Hữu Tri, Một số nhận thức vè văn phòng, quản trị văn phòng đào tạo nhân lực quản trị văn phòng tương lai 2005: Kỷ yếu hội thảo Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn Nguyễn Hữu Tri, Quản trị văn phòng 2005: Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật Viện Ngôn ngữ học, Đại Từ điển Tiếng Việt 2003: Nhà xuất Đà Nẵng Nguyễn Như Ý ( Chủ Biên ), Đại Từ điển tiếng Việt 1999, Hà Nội: Nhà xuất Văn hóa Thơng tin Lê Thị Hồng, Chuẩn hố hoạt động văn phòng Trung tâm Giáo dục Quốc phòng An ninh, ĐHQGHN 2021, Đại học Quốc Gia Hà Nội 63 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương ( Nguồn: Tác giả ) 64 PHIẾU KHẢO SÁT VỀ CHUẨN HĨA HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHÒNG TỈNH ỦY HẢI DƯƠNG ( Dành cho lãnh đạo từ cấp phịng/ban trở lên ) Kính gửi Anh/Chị! Tơi Đồn Đức Định – Sinh viên Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Học viện Hành Quốc gia thực đề tài khóa luận: “Chuẩn hóa hoạt động văn phịng Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương” Để phục vụ cho việc nghiên cứu thực trạng quan giúp đưa giải pháp nhằm chuẩn hóa hoạt động Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương Kính mong q Anh/Chị vui lịng trả lời số câu hỏi Mọi thông tin Anh/Chị cung cấp bảo mật phục vụ cho mục đích nghiên cứu đề tài khóa luận I Thông tin cá nhân: Họ tên: Chức vụ: Phòng/ban: Thời gian công tác: năm II Nội dung khảo sát: Nhận thức lãnh đạo chuẩn hóa hoạt động văn phịng Anh/Chị có biết tới chuẩn hóa Hoạt động văn phịng khơng ? Có Khơng Theo Anh/Chị chuẩn hóa Hoạt động văn phịng ? A Đưa định, quy chế, quy trình để cán bộ, cơng chức, viên chức, người lao động làm theo B Xây dựng; ban hành, hướng dẫn; kiểm tra đánh giá; điều chỉnh bổ sung quy chế, quy định, quy trình hoạt động văn phòng phù hợp với quan C Áp dụng văn sẵn có cho hoạt động quan Theo Anh/Chị chuẩn hóa hoạt động văn phịng có vai trị quan trọng việc tạo ổn định, thống quan hay khơng ? Có Khơng Theo Anh/Chị lãnh đạo quan có đưa vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phịng vào kế hoạch năm hay khơng ? Có Khơng Theo Anh/Chị biết cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng có lãnh đạo giao trực tiếp cho phịng/ban khơng ? Đó phịng ban ? Có Khơng Phịng/Ban: Theo Anh/Chị kết chuẩn hóa hoạt động văn phịng có cần báo cáo hàng qúy, hàng năm hay khơng ? Có Khơng Trân trọng cảm ơn hợp tác giúp đỡ nhiệt tình Anh/Chị! Phụ lục 2: Phiếu khảo sát dành cho lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương 65 Phụ lục 3: Quy trình Phục vụ hội nghị cấp ủy Phụ lục 4: Hướng dẫ thể thức trình bày văn Đảng 66 Phụ lục 5: Biên tập huấn viết tay công tác Văn thư, lưu trữ Phụ lục 6: Quy chế làm việc Văn phòng Tỉnh ủy 67 Phụ lục 7: Quy chế quản lý, sử dụng tài sản công chi tiêu nội Phụ lục 8: Công tác xử lý đơn thư, tiếp cán bộ, Đảng viên nhân dân văn phòng Tỉnh ủy, thành ủy 68 Phụ lục 9: Quy chế thi đua, khen thưởng Văn phòng Tỉnh ủy Phụ lục 10: Quyết định Giám sát việc chấp hành quy định Điều lệ Đảng thực chức trách nhiệm vụ giao 69 Phụ lục 11: Báo cáo công tác triển khai, thực công tác kiểm tra, giám sát năm 2019 70 Phụ lục 12: Báo cáo tổ chức, máy Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương ( Nguồn: Phịng Tổ chức – Hành ) 71