Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại bệnh viện Bạch Mai

Trang bìa Lời cảm ơn Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện Bạch Mai Đoàn Thị Phương; NHDKH TS. Nguyễn Thanh Trang Danh mục các chữ viết tắt Danh mục bảng Danh mục sơ đồ Mục lục Mở đầu Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các bệnh viện công lập Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện Bạch Mai Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện Bạch Mai Kết luận Danh mục tài liệu tham khảo Toàn văn

Trang 1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VIEN DAI HOC MO HA NOI

LUAN VAN THAC SI Chuyên ngành: Kế toán Mã ngành: 8340301

DE TAI: HOAN THIEN HE THONG KIEM SOAT NOI BO TAI BỆNH VIỆN BACH MAI

HOC VIEN THUC HIEN: DOAN THI PHUONG

HUONG DAN KHOA HOC: TS NGUYEN THANH TRANG

Trang 2

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình thực hiện luận văn này tác giả đã gặp nhiều khó khăn

từ áp lực về thời gian nghiên cứu, việc thu thập và xử lý số liệu định hướng và sắp xếp nội dung cũng như những giới hạn về chun mơn Để có thể vượt qua

những khó khăn và hoàn thành luận văn một cách hoàn chỉnh, bên cạnh sự nỗ

lực có gắng của bản thân, tác giả đã may man nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình của TS Nguyễn Thanh Trang cũng như sự giúp đỡ tạo điều kiện của đồng nghiệp gia đình và bạn bè

Thơng qua đề tài này, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu

sắc đến quý thầy cô của Trường Đại học Mở Hà Nội đã truyền đạt cho tác giả

những kiến thức vô cùng giá trị trong khoá học Đặc biệt, tác giả xin gửi lời cảm

ơn đến TS Nguyễn Thanh Trang đã dành thời gian quý báu để hướng dẫn tạo

mọi điều kiện thuận lợi cho tác giả trong suốt quá trình hoàn thành luận văn này

Đồng thời, tác giả cũng trân trọng cảm ơn Trưởng phịng tài chính kế tốn cùng đồng nghiệp phịng Tài chính kế toán Bệnh viện Bạch mai đã nhiệt tình

giúp đỡ tác giả trong quá trình thực hiện đề tài

Cuối cùng, tác giả xin gửi lời cảm ơn đến gia đình và bạn bè đã hỗ trợ cho

tác giả rất nhiều trong suốt quá trình học tập nghiên cứu và thực hiện đề tài luận

văn thạc sĩ

Tuy nhiên, do hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm thực tế và thời gian thực

hiện nên luận văn không tránh khỏi những thiểu sót nhất định Vì vậy, tác giả

kính mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và bạn đọc để bài

luận văn được hoàn thiện hơn Xin tran trong cam on!

Tac gia

Trang 3

iii

DANH MUC CAC CHU VIET TAT

Chữ viết tắt Giải thích

BCTC Báo cáo tài chính

BHYT Bảo hiểm y tê

BTC Bộ tài chính

CBVC- LD Cán bộ viên chức-lao động

CC Cập cứu

CCB Cựu chiên binh

CP Chính phủ

GMHS Gây mê hơi sức

HCSN Hành chính sự nghiệp

HTKSNB Hệ thơng kiêm sốt nội bộ

HDSXDV Hoạt động sản xuất kinh doanh

KBNN Kho bạc Nhà nước

KHKT Khoa học kỹ thuật

KHTH Kê hoạch tơng hợp

KSNB Kiểm sốt nội bộ

KTT Kê toán trưởng

KCB Khám chữa bệnh

KTX Không thường xuyên

ND Nghị định NSNN Ngân sách nhà nước PT Phâu thuật PHCN Phục hôi chức năng QD Quyết định TCKT Tài chính kế tốn

Trang 4

1V TSCD Tài sản cô định TT Thông tư TX Thường xuyên

UBND Ủy ban nhân dân

VLTL Vật lý trị liệu

XHH Xã hội hóa

Trang 5

DANH MỤC BẢNG

Bang 2.1: Nguồn thu của Bệnh viện Bạch Mai từ năm 2016 đến 20201 42

Bảng 2.2: Tông hợp chỉ cho chuyên môn nghiệp vụ từ năm 2016-2021 43

Bang 2.3 Bảng kết quả khảo sát tính trung thực và giá trị đạo đức 46 Bang 2.4 Bang kết quả khảo sát năng lực mhan Vien .ccccccssecesesesessseseseecececeeeees 47 Bang 2.5 Bảng kết quả khảo sát triết ly quan ly va phong cach lanh dao 49

Bang 2.6 Bảng kết quả khảo sát cơ cấu tổ chức - << z xxx zsszszszxzxz $0

Bang 2.7 Bảng kết quả khảo sát chính sách nhân sự 5-5-5552 ss2 s52 51

Bang 2.8 Bảng kết quả khảo sát đánh gia ri 0 v.ccc.ccccccccscscscssescscscsesesesessececscscsceees 54

Bảng 2.9 Bảng kết quả khảo sát hoạt động kiêm soát 5-5-5 5c s5 sssssxcs2 55 Bang 2.10 Phan mém thu tiền viện phí và bảo hiểm y tế, báo cáo nguồn thu viện

Tan 8g vn H1 — -.ẼỶŸYn gtuaaaeaeuaadaaereoegaseesenetoeee=e 63

Bang 2.11 Phan mềm kế toán hoạt động sự nghiệp của Bệnh viện Bạch Mai 63

Bảng 2.12 Tơng hợp nhóm chỉ cho cán bộ, viên chức từ năm 2016 — 2021 65 Bang 2.13 Bảng tổng hợp chỉ cho tài sản có định và các khoản chỉ thường xuyên Khác tì 10 201 6Q co sscissaissanis oxins pense ous weisie ccnuvqiassenaiionsetsanenanisewonpnncaneoasnepsiwssitens 70

Trang 6

So d6 2.1 Sơ đồ 2.2 Sơ đồ 2.3 Sơ đồ 2.4 Sơ đồ 2.5 Sơ đồ 2.6 Sơ đồ 2.7 Sơ đồ 2.8 So d6 3.1 Vi DANH MUC SO DO Hệ thống tổ chức bệnh viện Bạch Mai 2 G1 SE Ea 40 Chu trình lập dự tốn kinh phí ngân sách .-ĂẶẶẶ «xe 59 Hoạt động thu phí, thu tạm ứng viện phí của bệnh nhân 60 Chu trình thu viện phí, thu khác của kế toán bệnh viện 62 Chu trình thanh tốn lương và thu nhập tăng thêm cho cán bộ công nhân elie 0016 00 HA 000 1000000000000000000006 1000066 nnraaiaseisai 67 Quy trình xuất thuốc phục vụ khám, chữa bệnh - . - 69 Chu trinh mua sm vat tute ccccccccccccccccsseccscsscecscesesecevseescsesseacseeseaeeecsenscecees 7]

Chu trình mua sắm tài sắm tài sản cố định ‹s-csccxeexerxvee 74

Trang 7

MỤC LỤC

EAT CA MEIN ga anal bli i

ESD OREGON scion bec aiiilaaai ii

DÀNH MUC CÁC CHỮ VERT TAT wsisisccissscssscsstcssccictcscnsrrsiicaaccccnsacncs iii ND TƯ Ga gai 002secG20.60i4GGG0GGGkquSGbG2000aG2g0x6 Y

MO ĐẦU kien aaa ee ear 1

CHUONG 1 CO SO LY LUAN VE HE THONG KIEM SOAT NOI BỘ TRONG CÁC BỆNH VIỆN CƠNG LẬP -.«- 9 1.1 Tổng quan về Bệnh viện công lập - «5-5 5ss<s< sesesscseszee 9

1.1.1 Khái niệm, phân loại Bệnh viện công lập . -ẶẶẶẶ<<S<SS2 9 1.1.2 Dac diém hoat dong va co ché quan lý ltài chính của Bệnh viện

công lập ảnh hưởng đến hệ thống kiêm soát nội bộ - - 10

1.2 Tong quan về hệ thống kiếm soát nội bộ trong các bệnh viện công

NO sissies cea inane ariel creel a i aa aoe 13

1.2.1 Ban chất của hệ thống kiểm soat n6i b6 trong bénh vién 13

1.2.2 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ, - -«- 18 1.2.3 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ ¿ ¿ s25: 19

1.2.4 Nguyên tắc thiết kế và hạn chế HTKSNB trong môi trường tin học20 1.3 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiếm soát nội bộ 22

1111 XIGT Giá kiệt BO co snnaeuiiididiooggitig81011606 514040 0001400/6u 0/0666 24

1,232, ĐUN Giá TÚI 2G ss vsscscscncsnsaasseseensnvasecsnvssenesucevevavecenssevsesnntnscevenssannes 27

1.3.3 Hoạt động kiểm soát 5 << 5 SE cv vs vs cv 28

1:3:4: Thơng tín:và truyền thine cies scission: 30 1216: KHI RE cai cixccv0204022001060500203000116G0495606L002GGd0L5604L0iiX03464v0G01Li000603G6 3l

Trang 8

a

CHUONG 2 THUC TRANG HE THONG KIEM SOAT NOI BO

"TAL BENE VIEIN RACH AN ii“ 36 2.1.Tổng quan về bệnh viện Bạch Mai 5-5-ssesssessssse 36

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển -.- << c<<e52 36

2- La2„ (CHỨC Hãng nhiệm VỤ Củ ĐỒ VIỆ No ccccocdc ko c2 b0 00020 sac 38 2.1.3 Hệ thông và cơ cầu tổ chức của bệnh viện .2- 22s s52 42 2.2 Phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện Bạch Mai 44

23.1 Nỗi trường kiểm S0 :tG::áccbcuio ta G0 10664 080k0ã0qaiibeksana 45

Pde SPALL: SUR TUN BO ¡2210v41016206950553603640L80230030405540ã0A0063609006iia0046064005%6 54

2.2.3 Hoạt động ii ——— 55

2.2.4.Thông tin và truyền thông - - 5 5+ SE Se sex serxzxred 78

0000 GIAN GÀ cover innvs6xiisi6e6886sxd0ixessvsrSrpdssrGnlesssyoisssvsgSodrelgssspsse 80 NI s00 x2ke tàng tt U0:600685206380015000/051L402g)18/G24048800x42083330:4:054832.10ga8,80 81

2:3:1 Nba KEE GUA Gat GIG .0n.ncseocicssenecieexesnscoesensnecovesnerserencensicexosves 81

2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhan ccceccesesesescseseseseseseseseeceeereeeeee 85

Be Te Ie aaa eee 91

CHUONG 3 GIAI PHAP HOAN THIEN HE THONG’ KIEM SOAT NOI BO TAI BENH VIEN BACH MAI -.<- 92 3.1.Định hướng phát triển và phương hướng hệ thống kiểm soát nội bộ của Bệnh viện Bạch Mai đến năm 2025, tầm nhìn đến năm 203093

3.1.1.Định hướng phát triÊn - 5-5-5 5< 5< 2S £zEeEevesesesesessee 93

Trang 9

iii

3.2.1 Hoan thiện Môi trường kiểm soat ccccccccsesesseseseceseseeceseseeeeeees 97 220.0111000 0011 7005 T1 HN eeneseeeeeeneenearneannassnoesnaesssnsns 99

3.2.3 Hoàn thiện Hoạt động hệ thống kiểm soát s55 se s52: 101

3.2.4 Hoàn thiện Thông tin và tuyên truyên 5-5 52 s5sss552 109

1.00 2 1fENK HIẾN THÀNH RAN veye«auacuanaeoecnauetooiecoeooatcresiaaveorounnorenoueeasaozveois 109

SB 8ĐiÊu Kiên tfwo:hiền gi DÑ xesasenaeaayennỷaoaaaionoaaaiỷooaseooi 110 A với CÀ TÍN naauaoaaaranoriipittroiiariecotivirrteiaiaiirtpuadfet 110 3.92 POOL BOY 1B si scssuicseissecnccconsicammseesraemisencanmanaauncenen 112 $.3;:3, DOT visi Teel Vidar BCH WN siisscsssiesecssincevsiscanseccrsasansareanceaiasccaans 113

KEYTXUAENPHUWNGlqudqudgudraudGddaguuadgagtadaudduGa 114 KG II G-——Ặ—-—Ặ-Ặ—Ặ—ằẶẮẮẶẮ-.ẶằẶằ5ẶẽằẶẰằeẮắẮeằẳẮằằ= 115

Trang 10

DANH MỤC BẢNG

Bởïg: 1: Đặc điện AO Brg KHD HỘI: cu cacicconoiecinikik cdchhGha G120 hệt gácu3ghgoal26602uzá6508) 6

Bảng 2.2 : Tổng hợp chỉ cho chuyên môn nghiệp vụ từ năm 2016-2021 44 Bang 2.3 Bảng kết quả khảo sát tính trung thực và giả trị đạo đức 45 Bang 2.4 Bảng kết quả khảo sát năng lực nhân viÊH - 5c 55s 5s ssscezszee: 47 Bảng 2.5 Bảng kết quả khảo sát triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo 49 Bảng 2.6 Bảng kết quả khảo sát cơ cấu tô €ÏHỨC - - c5 Se se Sex: 50 Bảng 2.7 Bảng kết quả khảo sát chính sách nhân sự c5 5c se se Sex: 51 Bang 2.8 Bang két qua khảo sát đánh giá rủi 10 vecccccscscscsssssssssesssssessscsssssesssesvens 54

Bang 2.9 Bang két quả khảo sát hoạt động KIÊN DẾ bung eaeaosenecnsbdanao 55

Bảng 2.10 Tổng hợp nhóm chỉ cho cán bộ, viên chức từ năm 2016 — 2021 67 Bảng 2.11 Bảng tổng hợp chỉ cho tài sản cố định và các khoản chỉ thường }uIjNÊN KHI: tr win Hỗ 1: eoooeaeseoooorooerooioonudeiiniintoroininorelenioavbinssie 72

Trang 11

DANH MUC SO DO

Sơ đô 2 1 Hệ thông tô chức bệnh viện Bạch Mai ccsccccscscsssssssssssssssssssessessesessneven 43

Sơ đồ 2 2 Chu trình lập dự tốn kinh phí ngân sách -s-sccececcsecee: 60 Sơ đồ 2 3 Hoạt động thu phi, thu tạm ứng viện phí của bệnh nhân 61

Sơ đồ 2 4 Chu trình thu viện phí, thu khác của kế toán bệnh viện 63

Sơ đô 2 5 Chu trình thanh tốn lương và thu nhập tăng thêm cho cán bộ công

NHỮNG Vi Ề Na gguaaẳ-nnseueuneenrnntatanrenninioiinniniuleurreteeisttis6iaivs46660101061081/007045/610986W/000 69 So do 2 6 Quy trình xuất thuốc phục vụ khám, chữa bệnh 71 Sor 46 2 7 Chat trinh muta SGM VGt ttt ccccccccccccccesceseecesecsessesceseseesesesessesecscescseeeees “ca

Sơ đô 2 8 Chu trình mua sắm tài sắm tài sản cố định: . ceccc< 76

Trang 12

MO DAU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay môi trường và cơ chế hoạt động của bệnh viện đã thay đôi, cơ chế thị

trường đã tác động mạnh mẽ đến hoạt động của bệnh viện vì vậy hâu hết các quốc gia đêu phải chú trọng vào kỹ thuật quản lý bệnh viện, đảm bảo quản lý có chất

lượng mọi mặt hoạt động của bệnh viện là hết sức quan trọng Nhằm nâng cao hiệu

quả hoạt động quản lý trong các bệnh viện, hệ thơng KSNB đã được hình thành và đóng một vai trị hết sức quan trọng trong hoạt động của các bệnh viện bởi lẽ hệ

thống KSNB là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiêu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình đã được thiết lập Một HTKSNB vững mạnh sẽ giúp bệnh viện đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế tốn vả báo cáo tài chính của đơn vị; giảm bớt rủi ro, gian lận hoặc thất thốt kinh phí đối với bệnh viện đo bên

thứ ba hoặc nhân viên bệnh viện gây ra Hệ thông KSNB giúp các nhà lãnh đạo

quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của bệnh viện như con

người, tải sản, ngn vốn, góp phân hạn chẻ tối đa những rủi ro phát sinh trong quá

trình thực hiện nhiệm vụ chuyên mơn được giao Với vai trị là công cụ quản lý của

các nhà lãnh đạo, hê thống KSNB không chỉ là hoạt động kiểm tra, rà soát, đánh giá

một cách độc lập, khách quan đối với hoạt động của bệnh viện trong việc tuân thủ

các chính sách, thủ tục quy trình đã được thiết lập trong tơ chức mà cịn đưa ra các

kiến nghị, tư vấn nhăm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các hệ thống góp

phần đảm bảo cho bệnh viện hoạt động an toàn, hiệu quả, đúng pháp luật Nhà nước ta đã và đang chuyên đổi phương thức quản lý tải chính, biên chế của các cơ quan

quản lý hành chính, các đơn vị sự nghiệp công lập Trước đây, nhà nước ban hành tat cả các chế độ, chính sách yêu câu các đơn vị phải tuân thủ Hiện nay, các đơn vị được giao khốn kinh phí, biên chế chủ động trong việc điều hành thực hiện nhiệm vu Việc thực hiện tự chủ thông qua Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày

Trang 13

quản lý trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp cơng lập ngày càng nhiêu,

không chỉ làm nhiệm vụ về chun mơn nghiệp vụ mà cịn làm tốt cơng tác quản lý

tài chính, biên chê Trong khi đó, cán bộ quản lý tại các đơn vị này thường chỉ được

đào tạo về chuyên môn Trong thời gian qua mặc dù đã cô nhiêu cô găng trong công

tác quản lý nhưng vẫn còn phát sinh một số tên tại cần khắc phục trong quản lý tài

chính, mua sẵm tài sản, quản lý nhân sự Trong quá trình học tập và làm việc, tác

giả nhận thay răng nêu các đơn vị xây đựng được HTKSNB tốt thì có thê khắc phục

được những sai sót giúp ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm, yêu kém, giảm thiêu tôn thât, nang cao hiệu quả hoạt động giúp cho đơn vị hoàn thành nhiệm vụ

được giao Hệ thống KSNB là một công cụ quản lý hữu hiệu dé kiêm soát và điều

hành hoạt động của đơn vị nhăm đảm bảo đạt được các mục tiêu đê ra với hiệu quả cao nhất

Xuât phát từ lý luận và thực tiễn trên đây, nhận thây được tâm quan trọng

của vấn đề này, tác giả đã lựa chọn đề tài “Hồn thiện hệ thống kiêm sốt nội bộ

tại Bệnh viện Bạch Mai” làm đề tài luận văn của mình

2 Tơng quan nghiên cứu có liên quan

Hiện nay, kiếm sốt nội bộ đã được triên khai khả rộng trong các đơn vị sự nghiệp cơng lập có thu nói chung và các bệnh viện cơng lập nói riêng, một số bệnh viện công lập đã thực hiện tơt hệ thơng kiêm sốt nội bộ, đáp ứng được yêu câu quản lý bệnh viện Chính vì vậy, đê tài vê hệ thơng kiêm sốt nội bộ khơng phải là

một đề tài mới, đã cơ rất nhiều cơng trình khoa học nghiên cứu về nội dung này Ở môi thời điêm, không gian khác nhau thì các cơng trình, dé tài nghiên cứu đêu có

những nét riêng biệt, cách đánh giá ưu nhược điểm khác nhau, gắn liền với đặc điềm quản lý của đơn vị nghiên cứu Cụ thê, một số cơng trình tiêu biêu như sau:

Cao Thị Thanh Tâm (2015) với đề tài “#oản thiện hệ thơng kiêm sốt nội

bộ tại các cơ sở khảm chữa bệnh công lập trén dia bàn tinh Tiên Giang” Trong

nghiên cứu này, tác giả đã hệ thơng hóa cơ sở lý luận vê hệ thông KSNB theo INTOSAI đành cho các đơn vị thuộc khu vực công lập Và trên cơ sở lý thuyêt đó,

Trang 14

của các đơn vị y tê trực thuộc ngành y tê tính Tiên Giang đựa trên 5 thành phần cầu

thành của hệ thống KSNB theo [NTOSAL Tác giả đã tiến hành khảo sắt 16 đơn vị trực thuộc sở y tê tính Tiên Giang băng bảng câu hỏi khảo sát Dựa trên sô liệu thu thập được, tác giả cũng sử dụng phương pháp thông kê mô tả, phương pháp so sánh,

tổng hợp để phân tích, đánh giá các mặt được và chưa được của hệ thống KSNB ở các cơ sở khám chữa bệnh công lập trên địa bản tỉnh Tiên Giang cũng như là nguyên nhân yếu kém của hệ thống KSNB ở các đơn vị này Tác giả cũng đã đưa ra các giải pháp đê hoàn thiện hệ thông KSNB cho các đơn vị này trên cơ sở Š thành phân câu thành nên hệ thông KSNB và một sô các giải pháp khác đôi với các cơ

quan quản lý nhà nước cô liền quan

Luận văn thạc sỹ của Nguyễn Thị Hạnh (2016) “#iồn thiện hệ thơng kiêm sốt nội bộ tại bệnh viện Chợ Rây ” với việc kiêm định mơ hình hỏi quy tuyến tính bội đê đo lường mức độ ảnh hưởng các nhân tơ ảnh hướng đên hệ thơng kiêm sốt

nội bộ tại bệnh viện Chợ Rấy Luận văn đã xây đựng được thang do, đã kiêm định

sự phù hợp cũng như độ tin cậy của chúng Xác định được nhân tô nào của hệ thống kiêm sốt nội bộ có ảnh hưởng mạnh nhât tới bệnh viện Chợ Rấy Từ đó giúp Ban

lãnh đạo có những chính sách phù hợp đẻ hồn thiên hệ thống kiểm sốt nội bộ của bệnh vién Cho Ray

Luận văn thạc sỹ của Trân Trịnh Như Quỳnh (2019) “Đánh giá sự tác động của các yếu tế câu thành đến titủt hữu hiệu của hệ thống kiểm sốt nội bộ tại các

bệnh: viện cơng lập ti Phú Yên” với mục tiều tìm hiệu xem những yêu tô nào cô

ảnh hưởng và mức đô ảnh hưởng như thê nào đổi với hệ thông KSNEB tại các bệnh

viện công lập trên địa bản tỉnh Phú Yên, tác giả đã tìm hiệu các lý luận về kiểm soát

nội bộ theo hướng dan INTOSAI 2013; thông qua khảo sát thực tê đã xác định

được mức độ ảnh hưởng của 05 yêu tố câu thành đến tính hữu hiệu của hệ thống

KSNB, và từ đó đê xuất các chính sách hợp lý nhãm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thơng KSNB tại các bệnh viện công lập trên địa bàn tính Phú Yên

Ủy Ban thuộc Hội đông quốc gia Hoa kỳ về chông gian lận khi lap bao cao

Trang 15

Commission-COSO) đã xây dựng mơ hình hệ thơng kiêm sốt nội bộ (HTKSNB)

được thừa nhận, áp dụng rộng rãi trên thê giới nhờ những chuẩn rực cúa chất lượng

KSNB Một HTKSNB vững mạnh, sẽ đem lại cho đơn vị các lợi ích: giảm bớt nguy

cơ rủi ro tiêm ân trong kinh doanh, bảo vệ tài sản khỏi thât thốt, lăng phí, đảm bao

tính chính xác của các số liệu kế toán, đảm bảo mọi thành viên tuân thú nội quy của công ty cũng như các quy đính của luật pháp Trên cơ sở hệ thông KSNB vững

mạnh, sẽ giúp cho đơn vị hoạt động hiệu quả, sử đụng tối ưu các ngn lực, có khả

năng đảm bảo an ninh tài chính, đảm bao khả năng hoạt động liên tục, đứng vững và phát triên trong điêu kiện nên kính tê thị troờng phát triên và hội nhập Nghiên cứu của tác giả đựa trên khuôn khô báo cáo COSO 2013 nhằm cung cấp nên tảng và

phương pháp thiết lập đuy trì một hệ thơng kiêm sốt nội bộ hiệu quả đảm bảo mục

tiêu được thực hiện, đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tải chính, tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro

Từ những lý đo trên, tác giả đã quyêt định lựa chọn chủ đê: “#oản thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện Bạch Mai” làm luận văn thạc sĩ Từ đô, đưa ta các giải pháp hữu ích nhằm kiêm sốt hệ thơng nội bộ ta: Bênh viện Bạch Mai

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu thực trạng hệ thơng kiêm sốt nội bộ trong cơng tác quản lý tại các bệnh viện công lập, nhằm đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiêm soát nội bộ của Bệnh viện Bạch Mai

3.2 Nhiém vụ nghiên cứu

Đề đạt được mục tiêu đề ra, dé tai cần thực hiện được các nhiệm vu cu thé sau:

- Nghiên cứu, hệ thơng hóa va gop phan lam sang tỏ kêt quả của các hoạt động đã thực hiện giúp nhà quản trị hiêu được các tác động điêu chỉnh phù hợp

- Khảo sát thực tê, tông hợp phân tích, đánh giá thực trạng kiêm sốt nội bộ tại bệnh viện Bạch Mai nhằm tìm ra những vân đề còn tổn tại và nguyên nhân làm

Trang 16

- Trên cơ sở lý luận và thực tiễn, đê xt các giải pháp hồn thiện hệ thơng KSNB

tại bệnh viện Bạch Mai

4 Đôi tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đôi tượng nghiên cứu của đê tài: Luận văn nghiền cứu vê hệ thông

KSNB của các bệnh viện công lập Cụ thê, nghiên cứu vé 5 thành phần cấu tạo nên hệ thống KSNB theo COSO 2013

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Đê tài nghiền cứu thực trạng tại bệnh viện

Bạch Mai từ đỏ đưa ra giải pháp hồn thiện hệ thống kiêm sốt nội bộ tại bệnh viện - Lê thời gian: Đề tài chủ yêu tập trung nghiên cứu khảo sắt thực trạng KSNB của bệnh viện Bạch Mai trong khoảng thời gian từ năm 2016 đên năm 2021

5 Phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận chung

Luận văn sử dụng phương pháp nghiền cứu định tinh dé giải quyết nội dung van

đề Ngồi ra có sử dụng phương pháp tộng hợp, phân loại phân tích đẻ so sánh,

đánh giá thực trạng hệ thong KSNB

Š.2 Phương pháp cụ thê

Đê tài sử đụng kêt hợp các phương pháp nghiên cứu đê thu thập thông tin

phục vụ cho quá trình nghiên cứu Cu thé:

- Đôi với tài liệu sơ cap: Dé có thê đưa ra các kết luận một cách khách quan

và mang tính điền hình về kiêm soát nội bộ tại Bệnh viện Bạch Mai, tác giả tiến hành

phát phiêu điêu tra thông qua việc khảo sát các đôi tượng là nhà quản lý, lãnh đạo, trưởng khoa, tập thê y bac sĩ, nhân viên kê toản đang công tác tại Bệnh viện Bạch

Mai thông qua hệ thống bảng hỏi được thiết kế sẵn Mẫu khảo sát được phân loại qua

Trang 17

Bảng 1: Đặc điêm đôi khảo sat

Đôi tượng Sôlượng | Tỷ lệ(%)

Ban Giám độc bệnh viện 3 6

Lãnh đạo các khoa, phòng 30 3

Bác sĩ 150 20

Nhân viên các phòng ban chức năng MT 61

Tong cong 450 100

- Đôi với ,các tài liệu thứ câp: các tài liệu thứ câp như các Thông tư, Nghị

định của Chính phủ, hệ thơng quy trình quy chế quy định nội bộ của Bệnh viện Bạch

Mai, các kêt quả kiêm tra, giám sát của các đoàn kiêm tra trong và ngoài Bệnh viện Bach Mai, các báo cáo phân tích, tông hợp của Ban KSNB bệnh viện và báo cáo giám sát định kỳ, các cơng trình nghiên cứu, các bài báo, các websfte vì vậy dam bảo độ tin cậy cao Tác giả sử dụng phương pháp thơng kê, phân tích và tơng hợp đê hệ thống hóa thơng tin phục vụ cho mục đích nghiên cứu của đề tài Các tài liệu thứ cap được sử đụng đê tham khảo trong bài việt được trích dẫn rõ ràng theo đúng quy định và trình bày ở phân Tài liệu tham khảo

- Trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng hệ thơng kiêm sốt nội bộ tại Bệnh viện Bạch Mai Tác giả sử đụng phương pháp tổng hợp và phân tích, tư đuy độc lập

trong việc vận đụng các quan điêm, định hướng chiên lược phát triên của Bệnh viện

Bach Mai, tiép can cac ket qua nghiên cứu của các tác giả trong và ngoài nước, vận

đụng các kiến thức có được trong cơng tác KSNB tại Bệnh viện Bạch Mai đề đề xuất

các giải pháp kiêm soát nội bộ tại Bệnh viện Bạch Mai

- Phương pháp khảo sát: Kê thừa các tài liệu của các nghiên cứu trước tác giả tiến hành xây dựng bảng câu hỏi khảo sát và chọn mẫu khảo sát Bảng hỏi được thiêt kê trên cơ sở 5 yêu tô cầu thành nên KSNB tại bệnh viện Bạch Mai: (1) Mơi trường kiêm sốt, (2) Đánh giá rủi ro; (3) Hoạt động kiêm sốt, (4) Thơng tin va

Trang 18

Tác giả đã gửi 450 phiêu khảo sát đèn từng đôi tượng tiên hành khảo sát trực tiếp hoặc

qua email Kết quả thu về được 98 phiêu hợp lệ, đủ điều kiện để tiên hành phân tích dit

liệu Tiêp theo tác giả đã tơng hợp và đùng Excel đê tính điêm trung bình cho từng yêu tố, căn cứ đánh giá giá trị trung bình được thể hiện theo nguyên tắc sau:

Giá trị khoảng cách = (Maximum — Minimum) ín = (5-1)/5 = 0.8 Ý nghĩa các mức như sau:

Y 1.0- 180: Rât không đông ý/ Rât không hài lịng/ Rât khơng quan

1§1-260: Khơng đơng ÿ hông hai long/Khéng quan trọng

261-340: Khơng ý kiên Trung bình 341-420: Đơng ý; Hài lòng/ Quan trọng 421-500: Rat tot’ Rat hai long/ Rat quan trong 6 Ý nghĩa Ìý luận và thực tiên của luận văn

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiên KSNB tại Bệnh viện Bạch Mai Đề tài dự kiến đạt được kết quả sau:

[2 lý luận: Hệ thơng hóa và làm sáng tỏ thêm lý luận vé KSNB trong các

bệnh viện cơng

[Ê thực tiên: Phân tích được thực trạng KSNB tại Bệnh viện Bạch Mai đê tìm ra những tơn tại cần khắc phục Đề xuất, đưa ra giải pháp, kiến nghị khả thí nhằm hồn thiện hệ thông KSNEB tại Bệnh viện Bạch Mai nhăm tăng cường cổng tác quản

lý tại Bệnh viện

7 Kêt câu của Luận văn

Luận văn gôm 03 chương chưa bao gôm phân mở đâu, kt luận, phụ lục và tài liệu tham khảo

Chương 1: Co sở lý luận vê hệ thơng kiêm sốt nộ: bộ trong các Bệnh viện công lập

Trang 19

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VE HE THONG KIEM SOAT NỘI BỘ TRONG CÁC BỆNH VIỆN CÔNG LẬP

1.1 Tổng quan về Bệnh viện công lập 1.1.1 Khái niệm, phân loại Bệnh viện công lập

1.111 Khái niệm

Bệnh viên công lập là tổ chức do Cơ quan nhả nước có thẩm quyền

thành lập va quan ly theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của pháp luậtvề kế toán để

thực hiện nhiệm vụ cung cấp địch vụ công hoặc phục vụ quản lý nhà nước trong các lĩnh vực chuyên môn khám chữa bệnh

1.1.1.2 Phân loại Bệnh viện công lập

Hệ thống bệnh viện tại Việt Nam bao gồm cả bệnh viện công và bệnh viện tư, trong đó, các bệnh viện cơng đóng vai trò chỉnh trong việc cung cấp dịch vụ

chăm sóc sức khỏe cho người đân Nhin chung, bệnh viện công tuy cô chất lượng

chuyên mơn tốt nhưng cũng góp phản lớn vào việc gia tăng chi tiêu y tế

Bệnh viện công ở Việt Nam được chia thành ba cấp: trung ương (34 bệnh

viện); cập tính (419 bệnh viện) và cập huyện (684 bệnh viện) Bên cạnh các bệnh viện cơng, cả nước cịn có 182 bệnh viện tư, hầu hết nằm ở khu vực thành thi Các bệnh viện công, chủ yếu tại tuyến tỉnh và trung ương, đã hoạt động tự chủ và khơng

cịn phụ thuộc vào trợ cấp từ ngân sách nhà nước đề chi trả cho chi phi vận hành

Thực hiện Quyết định số 181 /2005/QĐ-TTø ngày 19/7/2005 của Thủ tướng

Chính phủ quy định về phân loại, xếp hạng các tổ chức sự nghiệp, địch vụ công lập,

sau khi cô sự thoả thuận của Bộ Nội vụ tại Công văn số 1735/ BNV-TLngày

Trang 20

- Bệnh viện hạng I là cơ sở khám bệnh, chữa bệnh trực thuộc Bộ Y tế hoặc UBND tỉnh thành phố trực thuộc trung ương và các ngành có đội ngũ cán bộ

chuyên khoa cơ bản có trình độ chun mơn sâu và có trang bị thích hợp đủ khả

nang hé tro cho BV hạng II

| Bénh vién hang II 1a co sé kham bệnh, chữa bệnh của tỉnh, thành phô trực

thuộc trung ương hoặc khu vực các huyện trong tỉnh và các ngành, có đội ngũ cản bộ chuyên khoa cơ bản có trình độ chun mơn sâu và có trang bị thích hợp đủ khả

năng hỗ trợ cho BV hang III

- Bệnh viện hạng III là cơ sở khám bệnh, chữa bệnh của quận, huyện trực thuộc Sở Y tế tỉnh thành phê trực thuộc trung ương

- Bệnh viện hạng đặc biệt là cơ sở khám, chữa bệnh trực thuộc Bộ Y tế, với các chuyên khoa đâu ngành được trang bị các thiết bị y tế và các máy móc hiện đại,

với đội ngũ cán bộ chuyên khoa có trình độ chun mơn sâu và có trang bị thích

hợp đủ khả năng hễ trợ cho BV hạng I

Theo mức độ tự chủ tài chính (Nghị định 60/2021 "Quy định cơ chế tự chủ

tài chính của đơn vị sư nghiệp cơng lập") có: Đơn vị sự nghiệp bệnh viện công tự

bảo đâm chi thường xuyên và chi đầu tư (nhóm 1); Đơn vị sự nghiệp/ bệnh viện

công tự bảo đảm chi thường xuyên (nhóm 2); Đơn vị sự nghiệp bệnh viện công tự

bảo đảm một phân chì thường xun (nhóm 3); Đơn vị sự nghiệp bệnh viên công do

Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên (nhóm 4)

1.1.2 Đặc điểm hoạt động và cơ chế quản lý tài chính của Bệnh viện cơng lập ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ

1.L2.L Đặc điểm hoạt động của Bệnh viện công lập

Đặc điểm hoạt động của các bệnh viện công lập là rất đa dạng bắt nguồn từ nhu câu phát triển kinh tế - xã hội và vai trò của Nhà nước trong nên kinh tế thị

Trang 21

Thứ nhất, mục đích hoạt động của các bệnh viện công lập là khơng vì lợi

nhuận, chủ yếu phục vụ lợi ích cho cộng đồng

Trong nên kinh tế, các sản phẩm dịch vụ đo bệnh viện công lập tạo ra đều có

thé trở thành hàng hóa cung ứng cho mọi thành phân kinh tế trong xã hội Việc

cung ứng các hàng hóa này cho thị trường chủ yếu khơng vì mục đích lợi nhuận

như hoạt động sản xuất kinh doanh Các bệnh viện công lập cung cấp dịch vụ đào tạo dịch vụ khám bệnh chữa bệnh, kết hợp với y học cô truyển và y học hiện đại,

đáp ứng nhu câu chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân đân Nhờ đó, sẽ hỗ trợ cho các ngành, các lĩnh vực kinh tế- xã hội hoạt động bình thường, nâng cao dản trí, bôi

dưỡng nhân tài, đảm bảo nguồn lực, thúc đẩy hoạt động kinh tế - xã hội phát triển

và ngày càng đạt hiệu quả cao hơn, đảm bảo và không ngừng nâng cao đời sống, sức khỏe, tinh thân của nhân dân

Thứ hai, sản phẩm dịch vụ của các bệnh viện công lập là sản phẩm mang lại

lợi ích chung có tính bên vững, lâu dài cho xã hội Sản phẩm, dịch vụ do hoạt động

sự nghiệp công lập tạo ra chủ yếu là những sản phẩm, dịch vụ có giá trị vẻ sức

khỏe Đây là sản phẩm vơ hình và có thế dùng chung cho nhiều người, cho nhiều

đối tượng trên phạm vi rộng

Thứ 3, Hoạt đông trong các bệnh viện công lập gắn liên và bi chỉ phối bởi các chương trinh phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước

Những năm gân đây ngành y gặp rất nhiều khó khăn như dịch bệnh covid kêo

dài, dư luận xã hội, cơ chế quản lý tài chính tại một số đơn vị Tuy nhiên ngành y

không ngừng lỗ lực phát triển nhiều kỹ thuật mới, kỹ thuật cao đã được triển khai;

chất lượng chuyên môn từng bước được nâng lên Cải tiến chất lượng bệnh viện,

chuyển biến nhận thức của cán bộ y tế về phong cách, thái độ phục vụ người bệnh, cùng với việc xây dựng cơ sở y tế “xanh - sạch - đẹp” đã góp phân nâng cao chất

lượng phục vụ, tăng tý lệ hài lòng của người bệnh

Tuy nhiên trong thực tế vẫn còn nhiêu đội ngũ y bác sĩ ví phạm vấn để y

đức với các biểu hiện kê đơn thuốc đắt tiên để hưởng phân trăm hoa hỗng của được

Trang 22

viên, móc ngoặc chuyên bệnh nhân về phòng khám tư, thiểu tôn trọng bệnh

nhân, lơ là sao nhãng khơng hồn thành nhiệm vụ, gây khó khăn cho bệnh nhân để nhận tiên bệnh nhân nguyên nhân của những vi phạm do lương thấp, do quá tải, do trình độ chuyên môn kém, chưa thực sự yêu nghề, do vấn để đãi ngộ không

công bằng cũng là một nguyên nhân như chế độ trực đêm cào bằng giữa các khoa, giữa bác sĩ và y tá, giữa người công tác lâu năm với người mới vào nghê trong khi cường độ làm việc khác nhau Mặt khác, do trình độ giữa các bác sĩ không đồng đêu cũng như đội ngũ bác sicén thiếu

1.1.2.2 Dac điểm về cơ chế tài chính của bệnh viện công lap * Lập, giao và phân bỗ dự toán

- Căn cứ và chức năng nhiệm vụ được cấp có thấm quyền, giao nhiệm vụ

của năm kế hoạch, chế độ chỉ tiêu tài chính hiện hành, kết qua hoạt động sự nghiệp,

tình hình thu chi tai chính của năm trước (có loại trừ yếu tố đột xuất, không thường xuyên) và biên chế được nhà nước giao, đơn vị lập dự toán cho năm kế hoạch Đây

là bước khởi đầu và quan trọng nhất vì tất cả các báo cao, du toán thu, chi phải đựa vào mục tiêu phát trién của đơn vị trong một giai đoạn nhất định, chuẩn bị nhân sự

cho việc lập dự toán thực hiện tốt các mục tiêu đề ra Dự toán ngân sách hàng năm

của các đơn vị phải phản ánh đẩy đủ các khoản thu, chỉ theo đúng chế độ, tiêu

chuẩn, định mức do cơ quan có thẩm quyên ban hành

- Bộ tài chính thâm định quyết tốn thu, chi của các đơn vị, trong quá trình thâm định nêu phát hiện sai sót thì u cầu cơ quan đuyệt quyết toán điêu chỉnh lại cho đúng, đồng thời xử lý vị phạm theo quy định của pháp luật Cơ quan kiếm toán nhà nước thực hiện việc kiểm tốn, xác định tính đúng đắn, hợp pháp của báo cáo

quyết toán của các đơn vị theo quy định pháp luật

* Chấp hành dự toán

- Là khâu quan trong trong quan lý tài chính bệnh viện Sử dụng tông hợp

các biện pháp kinh tế tài chính và hành chính để biến các chỉ tiên kế hoạch thành

hiện thực

Trang 23

- Là tiên đê quan trọng đê thực hiện các chỉ tiêu phát triên bệnh viện Niên đơ thực hiện du tốn thường là 1 năm từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm - Dự toán thu chí phải được câp có thâm qun phê đuyệt Khả năng nguộn tài chính có thê đáp ứng nhu câu hoạt động của bệnh viện Dự toán thu chí tuân thủ theo đúng chính sách, chê độ chỉ tiêu và quản lý tài chính hiện hành của nhà nước

- Đảm bảo phân phôi, cầp phát, sử dụng ngn kinh phí một cách hợp lý, tiét kiệm hiệu quả Đảm bảo giải quyết linh hoạt về kinh phí Chủ động sử đụng ngn

kinh phí đê hồn thành các nhiệm vụ được giao Tô chức tiếp nhận các nguồn tài chính theo kê hoạch và theo quyên hạn của bệnh viện Thực hiện các khoản chỉ theo chế độ, tiêu chuẩn và định mức theo quy định trên cơ sở đánh giá hiệu quả,

chât lượng công việc Trong quả trình chỉ tiêu, các đơn vị sự nghiệp y tê phải tô

chức quản lý chặt chẽ, tôn trọng dự toán được đuyệt, các chế độ, định mức chí tiêu do Nhà nước quy định và sử đụng có hiệu quả tiết kiệm, thực hiện đúng tiên độ

công việc theo kê hoạch

* Quyết tốn;

- Tơ chức bộ máy kê toán theo quy định đảm bảo tinh giản, gọn nhẹ, linh hoạt,

hiệu quả Mở số sách theo đối đầy đủ và đúng quy định Ghi chép cập nhật, phan

ánh kịp thời và chính xác Thực hiện chê độ chứng tử kê toán Thực hiện chê độ báo cáo quyết toán, kiêm toán nội bộ theo đúng quy định ( báo cáo quý sau 15 ngày và báo cáo năm sau 45 ngày)

L1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các bệnh viện công

1.1.1 Bản chât của hệ thông kiêm soát nội bộ trong bệnh viện

Trang 24

thành một thể thông nhất Q trình kiếm sốt là phương tiện để giúp cho đơn vị

đạt được các mục tiêu của mình

Hai là, hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người Do đó, hệ thơng

KSNB khơng chỉ là đơn thuân là những chính sách, thủ tục, biêu mẫu mà chủ yếu do những con người trong tô chức như HĐQT, BGĐ và các nhân viên thực thi

Ba là, hệ thống KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợplý Hệ thống KSNB

cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyết đổi các mục

tiêu sẽ đạt được Vì khi vận hành hệ thơng kiểm sốt, những yếu kém có thê xảy ra do các sai lầm của con người nên dẫn đến không dat được các mục tiêu Hệ thống KSNB có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không xảy ra Hơn nữa một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quan ly 1a chi phi cho q trình kiếm sốt khơng thể vượt quả lợi ích mong đợi từ q trình kiểm sốt đó Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đây đủ vẻ các rủi ro, thể nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm sốt q cao thì họ vẫn khơng áp dụng các thủ tục để kiếm soát rủi ro

Hệ thống kiểm soát nội bộ là nhiệm vụ thường xuyên của các đơn vị, tô chức trên cơ sở xác định những rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu cơng việc, để tìm ra những biện pháp ngăn ngừa, giảm thiêu rủi ro nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các

mục tiêu đã đặt ra Mục tiêu của hệ thống KSNB bao gồm:

Thứ nhất, bảo đảm được hiệu quả của mọi hoạt động và phát huy được năng lực,

tính chủ động, sáng tạo của các cấp quản lý Tài sản của đơn vị phải được bảo vệ tốt nhất Các tài sản này có thể bị đánh cắp, bị lạm dụng vào các mục đích khác nhau, hoặc bị hư hại tốn thất nếu không được bảo vệ bởi hệ thống kiểm

Trang 25

Thứ hai, các thông trn đặc biệtlà thơngtin kế tốn phải đảm bảo độ tin cậy,

chính xác, kịp thời, khách quan và phải được lưu giữ, bảo vệ một cách đáng tin

cậy Do thơng tin là căn cứ để hình thành các quyết định trong quản lý nên các thông tin này phải đáp ứng được các yêu cầu phục vụ chocác mục đích quản lý

khác nhau, đạt mục tiêu hiệu quả nhất Trong hoạt động kinh doanh cũng như

một số hoạt động khác cần được bảo mật, các thông tin cần phải được lưu giữ, bảo quản theo đúng yêu cầu, để tránh rị ri cho các đối tượng khơng cẩn thiết, tim ẩn nguy cơ dẫn đến các rủi ro

Thứ ba, bảo đảm việc thực hiện các chính sách, chế độ pháp lý một cách tuân

thủ, bảo đảm sao cho tất cả các hoạt động của tô chức, đơn vị đều phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành Pháp luậtdo Nhà nước quy định đều

nhằm điều chính hành vì mọi boạt động của các bộ ghận, cá nhân liên quan đến

quá trìnhthực hiện mục tiêu của từng tổ chức Đề đạt được mục tiêu, người ta có thế bất chấp việc tuânthủ các quy định của pháp luậtvà từ đó đẩn đến các rủi ro Chính vìvậy hệ thống KSNB phải đưara được các chính sách quy định

để ngăn chặn trước mọi biêu hiện có thêvi phạm pháp luật và bảo đảm các

hành động phải được tuân thủ đúng quy định của pháp luật

Tóm lại từ các quan điểm khác nhauvẻ hệthống KSNB,theo quan điểm của tác giả thì hệthơng KSNB la nhimg quy trình biện pháp, cách thức do ban

lãnh đạo và các cá nhân khác trong đơn vị thiết lập để để kiểm soát mọi hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp cũng như ngăn ngừa và xử lý các rủi ro có thể xảyra trong q trình hoạt động của đơn vị nhằm đạt đến mục đích cuối cùng

la dam bao cho doanh nghiệp hoạt động theo đúng phương hương, chiến lược

kinh doanh đã đẻ ra và phát triển bên vững đạthiệu quả cao nhấtvới mức độ

rủiro thấp nhất

Trang 26

quan tổ chức, đơn vị được thực hiện thường xuyên ở tật cả các khâu của quá trình quản lý và là một chức năng của quản lý để đo lường, xem xét, đánh giá, tư van, kiên nghị nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý; nhăm mục tiêu thực

hiện tôt hơn chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tô chức, đơn vị tuân thủ chê độ

pháp lý, bảo vệ nguẻn lực, thực hành tiết kiệm chống lãng phí chống tham

những thơngtin chính xác, trung thực và kịp thời tuânthủ cam kết quốc tê Hệ thông kiêm soát nội bộ _„ và kiêm toản nội bộ đều là một hình thức kiêm sốt các hoạt động trong doanh nghiệp , Hjệthống KSNBvà KTNB bộ đều hướng tới quản trị rủi ro trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có biện pháp phịng ngừa, ngăn chặn và xử lý sớm tránh những thât thoát đáng tiếc Tụy nhiên, hệ thống KSNB là công cụđể vận hành doanh nghiệp đảm bảo tính hiệu quả, tỉnh tuân thủ pháp lý, việc này do BGĐ thực hiện Trong khi đó KTNEB là, cơng cu

để kiểm traxem doanh nghiệp có thực hiện hệ thống KSNBnhưđãđặtra hay

không, việc này do HĐQT hoặc BKS trực thuộc hội đông quảntrị thực hiện „ Hệ thông KSNB là nói đền cả một hệ thơng trong đó bao gớm cả KTNB

Trong „ nhiều doanh nghiệp hiện nay, vẫn luôn tồn tại hai hình thức hệ thống

KSNB và KTNB Đề đảm bảo tinh độc lập, tránh sự chống chéo trong hoạt động, mổi doanh nghiệp cân phải quy định rõ quyên hạn, trách nhiệm của hai loại hình này góp phân hoạt động hiệu quả, ôn định và phát triền bên vững

Theo báo _cáo COSO (1992 và 2013 ),hệ thơng kiêm sốt nội bộ là một q trình bị chí phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý vàcác nhân viên của đơn vị, được thiêt kê đẻ cung câp sự đám bảo hợp lý nhăm đạt được các mục tiêu:

- Sự hữu „hiệu và hiệu quả hoạt động: - Sự tin cậy của báo cáo tài chính; - Sự tuân thủ các luật lệvà quy định

Trang 27

1.2.2 Vai trị của hệ thơng kiêm sốt nội bộ

Trong một đơn vị luôn luôn có sự thơng nhât và xung đột giữa qun lợi

chung và quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động KSNB được thiêt kê hữu hiệu, hiệu quả sẽ dưng hòa được quyên lợi của người lao động và quyên lợi chung của đơn vị đó Quản lý được các rủi ro, phân quyên, ủy nhiệm giao việc cho cấp dưới một cách chỉnh xác và khoa học Do vậy việc xây dựng hệ thống

KSNB hữu hiệu ở đơn vị sẽ có vai tro cot 161 trong quan lý điêu hành công việc,

quyết định ton tại và phát triển của đơn vị đó KSNB có các vai trò quan trọng như

Sau:

-Giảm bớt nguy cơ rủiro tiêm ântrong hoạt động của đơn vị:

- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng mật mát bởi hao hụt, gian lận lừa gạt,

trộm cắp;

-Giảm bớt rủi ro sai sốt không cổ ý của nhân viên có thê gây tơn hại cho

đơn vị,

-Đảm bảo tính liên hồn chính xác của các số liệu tài chính kế tốn; - Là nên tảng cho việc vận hành cải tiên hệ thông quản lý và tác nghiệp khi

đơn vị tăng trưởng vê quy rnô hoặc mở rộng ngành nghê;

- Tạora môi trường làm việc chuyên nghiệp, thúc đây và làm cơ sở cho sự hình thành văn hóa đặc thù riêng của từng đơn vị khai thác hữu hiệu tiềm năng

nguồn nhân lực, tăng cường tính tơ chức và làm việc nhóm trong đơn vị,

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chê, quy trình hoạt động của đơn vị cũng như quy định của pháp luật;

- Đảm bảo tô chức hoạt động hiệu quả sử đụng tổiưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra

- Bảo vệ quyên lợi và gây đựng lòng tin và các nhà đâu tư cho đơn vị

1.2.3 Mục tiêu của hệ thơng kiêm sốt nội bộ

Mục tiêu của KSNB bao gôm ba mục tiêu: mục tiêu kêt quả hoạt động, mục

tiêu thông tin và mục tiêu sự tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành

Trang 28

Thứ nhât, Mục tiêu hiệu quả hoạt động bao gồm hiệu quả và hiệu suật hoạt

động:

- Sử đựng có hiệu quả các tài sản và các nguồn lực khác nhau

- Han chế các rủi ro

- Đảm bảo sự phơi hợp của tồn bộ các bộ phận đê đạt được mục tiêu của đơn vị với hiệu năng và sự nhất quản

- Tránh các chi phi khơng đáng có đo việc đặt lợi ích khác(của nhân viên khách hàng ) lên trên lợi ích của đơn vị

Thứ hai, Mục tiêu thông tin phải đảm bảo độ tin cậy và chât lượng của thông tin: Trong một đơn vi dé ra được các quyết định quản lý, nhà quản lý cần rất nhiều

thông tin, tuy nhiên thơng tin vê kê tốn tài chính vẫn là thông tin quan trong nhật

Các thông tin cung cap phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin

cậy về thực trạng hoạt động, phản ảnh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của

mọi hoạt động, đê đạt những mục tiêu đỏ, các thông tin phải thỏa mãn các yêu câu:

Sự chấp thuận/ phè duyệt (các quyết định được đưa ra bởi các cấp cô thảm quyền,

đê đưa ra quyêt định cân phải can nhac đây đủ các u tơ); Tính cô thực (các thông

tin kê toản phải trung thực, phản ánh đúng thực t tại đơn vị, không ghi chép các

nghiệp vụ giả tạo, khơng liên quan đến doanh nghiệp), Tính đầy đủ (các nghiệp vụ

đều phải được ghi chép day đủ, khơng bỏ sót), Đánh giá đúng dan (các nghiệp vu được hạch toán theo đúng giá trị và phù hợp với nguyên tắc kê tốn, cách nhìn nhận

thơng tin phải trung thực và khách quan, đù đối tượng phản ánh hay người truyền

đạt thông tin là 2Ÿ); Hạch tốn đúng (thê hiện ở tơ chức cơng tác kê toán tại đơn vị phải theo đủng quy định hiện hành)

Thứ ba, Mục tiêu tuân thủ là đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và quy định KSNB phải được thiết kế sao cho các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị được tuân thủ đúng, đo vậy nó phải đạt được các yêu câu sau: Duy trì kiêm tra việc tn thủ chính sách có liên quan đên hoạt động của đơn vị; Ngăn chặn và phát hiện kịp thời, xử lý các sai sốt gian lận trong mọi hoạt động của

don vi; Đảm bảo ghi chép đây đủ chính xác, lập báo cáo tai chinh va bao cao quyét

Trang 29

toán trung thực, khách quan Bên cạnh việc duy trì, kiêm tra việc tn thủ chính sách, KSNB cịn phải ngăn chặn, phát hiện kịp thời, xử lý các sai phạm, gian

lận trong quá trình hoạt động của đơn vị, từ đó nâng cao ý thức tuân thú các chính sách đó

Như vậy, mục tiêu của KSNB là rat rộng, chúng bao trùm lên mọi hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị Tuy bến mục tiêu năm trong một thê thông nhật, song đôi khi cũng có những mâu thuấn với nhau như mâu thuần giữa hiệu quả hoạt động của đơn vị với mục đích bảo vệ tài sản, số sách hoặc cung cấp các thông tin đầy đủ và tin cậy của hệ thống kế toán Các mâu thuần cân được giải quyết trong sự thông nhât với mục tiêu chung của đơn vị Các mục tiêu có thể có thứ tự ưu tiên khác nhau, vì thế khi thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ, nhà quản lý cân phải biết kêt hợp hải hòa các mục tiêu đê tạo nên một qui trình KSNB hữu hiệu nhật |

1.2.4 Nguyên tắc thiệt kê và hạn chê HTKSNEB trong môi trường tin học

Hệ thông KSNB của các đơn vị thường mang tính đặc trưng riêng biệt nên

các quy chế, thủ tục kiêm sốt có thê khơng giống nhau thậm chí rất khác nhau giữa

các đơn vị và các quy trình, các loại nghiệp vụ trong một đơn vị Tuy nhiên, khi thiệt kê và thực hiện các quy chê, thủ tục kiêm sốt thì các đơn vị cân tuân theo

theo các nguyên tắc kiểm soát sau đây:

+ Nguyên tắc “phần công, phân nhiệm”: Nguyên tắc này đê đảm bảo các công việc, nhiệm vụ trong đơn vị phải được việc phân cổng hợp lý giữa các cá nhân, bộ phận Hoạt động trong đơn vị rat da dang, nhiéu loại công việc và có nhiêu người tham gia nên các công việc cân phải được phân cơng cho tt cả mọi người, tránh tình

trạng một hay một số người làm quá nhiều việc cịn một số người khơng có việc dé

làm hay quá ít việc làm, dẫn đèn hiệu quả công việc không cao, đo đó địi hỏi trách nhiệm vả cơng việc cần được phân chia cụ thê, rõ ràng cho nhiều bộ phận và cho từng người trong một bộ phận Việc phần công phân nhiệm rõ ràng, khoa học sẽ tạo

ra sự chuyên mơn hóa trong cơng việc, sai sốt ít xây ra và nêu cô xảy ra thì cũng

Trang 30

trong đơn vị hiêu rõ được chức trách, nhiệm vụ của mình, đồng thời cũng

biết rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của nhau để phối hợp cùng nhau và kiểm soát lẫn

nhau theo quy định rõ cơng việc của người này được kiêm sốt bởi công việc của

người khác trong bước sau đó đê phân định rõ trách nhiệm, hoặc được kiêm sốt bởi người độc lập, qua đó đảm bảo cho công việc của cá nhân hay bộ phận nào trong đơn vị cũng có thê kiêm soát được tự kiêm soát và kiêm sốt lẫn nhau trong

q trình thực hiện nghiệp vụ Do đó sẽ giảm thiêu được gian lận và sai sót, đồng

thời tạo điêu kiện nâng cao chuyên môn của từng người trong đơn vị

+ Nguyên tắc “bât kiêm nhiệm”: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vị lạm đụng quyên hạn Nguyên tắc bât kiêm nhiệm phải được chú trọng trong những trường hợp như: Bât kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kê toán, bất kiêm nhiệm trong việc phê chuân các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các

nghiệp vụ đó, bât kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sô

+ Nguyên tắc "phê chuân ủy quyên”: Nguyên tắc này quy định cụ thê về

việc phê chuẩn và ủy quyền trong đơn vị Phê chuẩn, ủy quyền là biểu hiện cụ thể

của việc quyết định và giải quyết công việc trong phạm vi quyên hạn của từng cap, từng người Sự phê chuân được thực hiện qua hai loại: Phê chuân chung và phê

chuẩn cụ thê Phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây đựng các chính

sách chung về những rnặt hoạt động cụ thê trong đơn vị cho các cán bộ câp đưới tuân thủ, phê chuẩn cụ thẻ được thực hiện cho từng hoạt động, từng nghiệp vụ kinh tê riêng biệt, như những nghiệp vụ có số tiên lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra Uy quyên 1a việc nha quan ly câp trên giao quyên quyết định và giải quyết một số công việc cho cấp đưới trong một phạm vi nhất định, nhưng câp trên vẫn phải chịu trách nhiệm vê công việc mà mỉnh ủy quyên nên

vân phải kiềm tra sat sao cơng việc đã quyền, do đó sự ủy quyên trong đơn vị được thực hiện qua nhiều cấp, tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn nhưng vần đảm bảo sự thông nhât và tập trung trong toàn don vi

Trang 31

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân nhân viên như: sự cổ ý, chủ quan, đăng trí, thiêu kiến thức, hiều biết

Sự thông đẳng giữa các nhân viên hoặc của chỉnh nhà lãnh đạo Khi đó sẽ xây ra

các hoạt động đê qua mặt hệ thông kiêm sốt nội bộ

- Lợi ích — chi phi: hau hết các nhà quản lý sẽ khơng muốn bỏ ra chi phí lớn hơn lợi ích mà hệ thống kiêm sốt có thê mang lại Ví dụ như nêu chi phí bỏ ra đề ngăn chặn gian lận lớn hơn cả chi phí gian lận thì có thê nhà quản lý sẽ cân nhắc không

bé ra chi phi đề thực hiện các thủ tục kiêm soát nhăm ngăn chặn gian lận

- Sự lạm quyền của nhà quản ly: HTKSNB 1a do nha quản lý thiết lập và điều hành,

vì vậy những chính sách của HTKSNB có thê không tác động tới nhà quản lý mà chỉ đối với các nhân viên cấp đưới

1.3 Các yêu tô câu thành của hệ thơng kiêm sốt nội bộ

Tùy thuộc vào đặc điểm, quy mổ và nhu cầu của từng đơn vị mà hệ thống KSNB được thiết kế và thực hiện theo cách phù hợp, tuy nhiên, mõ hình hệ thống

KSNB được cho là phù hợp và hiệu quả hiện nay trong đơn vị công là hệ thống KSNEB theo quan điểm của COSO 2013 hệ thông KSNB bao gồm 5 thành phần: mơi trường kiêm sốt, đảnh giá rủi ro, hoạt động kiêm sốt, thơng tin và truyền thông, giám sát Đánh giá hệ thông KSNB của đơn vị đựa trên 17 nguyên tắc theo 5 yếu tố câu thành như sau:

Nguyên tắc 1: Đơn vị thê hiện được cam kết về tính chính trực và giá trị đạo

đức

Nguyên tắc 2: HĐQT chứng minh được sự độc lập với nhả quản lý và thực thị

việc giám sát sự phát triên và hoạt động của hệ thông KSNB

Nguyên tắc 3: Nhà quản lý đưới sự giám sát của HĐQT cân thiết lập co cau

tơ chức, quy trình báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền han nhằm đạt được mục

tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 5: Đơn vị yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách

Trang 32

Nguyên tắc 6: Đơn vị phái thiết lập mục tiêu rõ rang va day da dé xác định

và đánh giá các rúi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 7: Don vị phải nhận diện rủi ro dé xác định rủi ro cần được quản

lý như thê nào

Nguyên tắc §: Đơn vị cần xem xét các loại gian lần tiêm tàng khi đánh giá

rủi ro đối với việc đạt mục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đên hệ thông KSNB

Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn và phát triên các hoạt động kiêm sốt

để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đạt được mục tiêu trong giới hạn chấp nhận

được

Nguyên tắc 11: Đơn vị lực chọn và phát triển các hoạt động kiểm chung với

công nghệ hiện đại đề hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu

Nguyên tắc 12: Đơn vị tô chức triền khai hoạt động kiểm sốt thơng qua nội

dung các chính sách đã được thiết lập và triển khai chính sách thành các hành động

Nguyễn tắc 13: Đơn vị thu thập truyền đạt và sử dụng thơng tin thích hợp, có chất lượng đề hỗ trợ những bộ phận khác của hệ thong KSNB

Nguyên tắc 14: Đơn vị cân truyên đạt trong nội bộ nhưng thông tin cân thiết,

bao gẻm cả mục tiêu và trách nhiệm đồi với hệ thống KSNB, nhăm hề trợ cho chức Nguyên tắc 15: Đơn vị cần truyền đạt cho các đổi tượng bên ngoài đơn vị về các vấn đề ảnh hưởng đến hệ thống KSNB

Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, triên khai và thực hiện việc đánh giá

liên tục hoặc định kỳ đề biết chắc rằng liệu những thành phần nào của hệ thống

KSNB có hiện hữu và đạng hoạt động

Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đánh giá và thông báo những yếu kém của hệ thông KSNB một cách kịp thời cho các đố: tượng có trách nhiệm bao gẻm nhà quản

tý và HĐQT để có những biện pháp khắc phục

Trang 33

17 nguyên tắc trên là kim chi nam đê đê hướng dẫn các đoanh nghiệp thiệt kê một hệ thông KSNB hiệu quả nhăm mang lại tôi đa lợi nhuận cho đơn vị mình

Mơi trường kiêm sốt

- Nguyên tắc 1: Đơnvị phải chứng tỏ sự cam kêtvê tính trung thực và giá

trị đạo đức

- Nguyên tắc2: HĐQT thiệt lập cơ chê độc lập giữa hoạt động quản lý và hoạt động giám sát

- Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giảm sát của HĐQT cân thiệt lập cơ

cấu tô chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt

được mục tiêu của đơn v1

- Nguyên tắc 4: Đơnvị chứng tỏ sự cam kêt về sử dụng nhân viên có năng

lực, thông qua tuyên dung, duy tri va phát triền nhân lực phù hợp với mục tiêu

của đơn vị

- Nguyên tắc 5: Đơnvị cân yêu câu các cá nhân chịu trách nhiệm bảo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tơ chức

Mơi trường kiêm sốt phản ánh hình thái chung của một đơn vị, chỉ phôi ý thức kiêm soát của tất cả các thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của hệ|thông KSNB, cdc nhân tơ thuộc vê mỏi trường kiêm sốt

bao gôm:

Trang 34

a) Truyện đạt thông tin và yêu câu thực thi tính chính trực và các giả trì đạo đức; Tịnh hữu hiệu của các kiểm sốt khơng thể cao hơn các giá trị đạo đức và tinh chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiếm sốt đó Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuân mực về hành vi và đạo đức của đơn

vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tê Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gôm các nội đung như: biện pháp của

Ban Giám đốc đề loại bỏ hoặc giảm thiêu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiêu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị vé tinh chính trực và các giá trị đạo đức có thê bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuân mực hành ví thơng qua các chính sách của đơn

vị, các quy tắc đạo đức và bảng tâm gương điển hình

b) Cam kết về năng iực;Năng lực là kiên thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm v1 công việc của từng cá nhân

c) Sự tham gia của Ban quản trí Đan quản trị cô trách nhiệm quan trong va trách nhiệm đó được đê cập trong các chuẩn mực nghẻ nghiệp, pháp luật và quy

định khác, hoặc trong các hướng dẫn đo Ban quản trị ban hành Ngồi ra, Ban quản trị cịn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục

báo cáo sai phạm và các thủ tục sốt xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị

ä) Triết lý và phong cách điêu hành của Ban Giám độc;Triệt lý và phong cách điều hành của Ban Giảm đốc có nhiêu đặc điểm, như quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày BCTC có thể được thể

hiện qua việc lựa chọn các ngun tắc, chính sách kế tốn cỏ thận trọng hay khơng

khi có nhiêu lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách kế toản, hoặc sự kín kẽ

và thận trọng khí xây đựng các ước tính kế tốn, trong đó:

+ Nếu việc đưa ra quyết định quản lý được tập truag và chí phối bởi một người thì KTV cân chú ý đến phâm chất và năng lực của người nắm quyền tập trung

Trang 35

L Cø cầu tô chức: Một cơ câu tô chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suôt trong viế 2P ÿ quyền và phân công trách nhiệm Cơ cấu tổ chức được thiết kế tổ chức sao cho nó có thê ngăn ngửa được sự vi phạm các quy chê KSNB và loại được những hoạt động không phù hợp Hoạt động được xem là không phù hợp là những hoạt động mà sự kết hợp của chúng có thê dẫn đến sự vi phạm và che đấu sai lầm và gian lận Cơ cấu tô chức bao gồm:

+ Sự phân chia quyên và trách nhiệm báo cáo + Hệ thông báo cáo phù hợp

Trong cơ cầu tô chức cũng bao gôm bộ phận kiêm toán nội bộ, ban kiêm

soát, bộ phận thanh tra, kiêm tra được tô chức độc lập với các đối tượng kiêm toán

va bao cáo trực tiếp đền lãnh đạo cao nhật trong co’ quan

- Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự bao gôm việc tuyên đụng, huân

luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng, hay kỷ luật, hướng dẫn nhân

viên Mối cá nhân đóng vai trị quan trọng trong hệ thơng KSNB Khả năng, sự tin

cậy của nhân viên rât cân thiệt đê kiêm sốt được hữu hiệu Vì vậy, cách thức tuyên dụng, huắn luyện, giáo đục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng, hay ký luật là một phân quan trọng trong mồi trường kiêm soát Nhân viên được tuyên đụng phải bảo đảm được vê tư cách đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao Nhà lãnh đạo cân thiêt lập các chương trình động viên, khun khích băng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khun khích cho các hoạt động cu thê Đơng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần

được các nhà lãnh đạo quan tâm

1.1.1 Đánh giá rủi ro

Hệ thông KSNB phục vụ đề đạt mục tiêu tô chức, việc đánh gia mui ro là rat

quan trọng vì nõ ghi nhận các sự kiện quan trọng de doa đến mục tiêu, nhiệm vụ

của đơn vị Phân tích đánh giá rủi ro đê thu hẹp vào những rủi ro chủ yêu Việc

nhận dạng rủi ro chủ u hêt sức quan trọng, vì nơ liên quan đên những đe đọa của

rủi ro và liên quan đên sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đơi phó rủi ro

Trang 36

Đảnh giả rủi ro bao gồm quả trình nhận dang va phân tích các rủi ro đe đọa

mục tiêu của tô chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp

- Nhận dạng rủi ro: Bao gôm rủi ro bên ngoài và rúi ro bên trong, rủi fo Ở

cấp toàn đơn vị và rủi ro từng hoạt động Rủi ro được xem xét liên tục trong suốt

quả trình hoạt động của đơn vị, liên quan đên khu vực công các cơ quan nhả nước

phải quản trị rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu được giao phó

- Đánh giá rủi ro: Là đánh giả tâm quan trọng ước tính thiệt hại mà rủi

fo gay ra va kha nang xay ra mii ro

Có nhiêu phương pháp đánh giá rủi ro tùy theo mỗi loại rủi ro, tuy nhiên phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống Ví dụ, phải xây đựng các tiêu chỉ đánh giả rủi ro, sau đỏ sắp xêp thứ tự các rủi ro dựa vào đó nhà lãnh đạo sẽ phân bồ

nguờn lực đối phô rủi ro

- Phát triên các biện pháp đơi phó: Cô 4 biện pháp đôi phô với rùi ro:

+ Phân tích rủi ro

+ Chấp nhận rủi ro

+ Trảnh né rủi ro

+ Xử lý hạn chê rủi ro

Trong phân lớn trường hợp các rủi ro phải được xứ lý hạn chê và đơn vị đuy trì KSNB để có biện pháp thích hợp, bởi vì đơn vị của nhà nước phải làm theo

nhiệm vụ được giao Các biện pháp xử lý hạn chê rủi ro ở mức độ hợp lý vì mơi quan hệ giữa lợi ích và ch: phí nhưng nêu nhận dạng được và đánh giá được rủi ro

thì sự chuẩn bị tốt hơn

Khi môi trường thay đôi như các điêu kiện về kinh tê, chê độ nha nước, công

nghệ, luật pháp sẽ làm rủi ro thay đổi thi việc đánh giá rủi ro cũng nên thường 1.1.1 Hoạt động kiêm soát

Hoạt động kiêm soát là những chính sách và những thủ tục đơi phó rủi ro

đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị Đề đạt được hiệu quả, hoạt động

kiêm soát phải phù hợp, nhật quan giữa các thời kỷ, dể hiểu, đáng tin cậy vả liên hệ

Trang 37

trực tiếp đên mục tiêu kiềm sốt Hoạt động kiêm sốt có mặt xun suôt trong tô

chức, ở các mức độ và các chức năng Hoạt động kiêm sốt bao gơm kiêm sốt

phịng ngừa và phát hiện rủi ro Cân băng giữa thủ tục kiêm soát phát hiện và phịng ngừa là phơi hợp các hoạt động kiêm sốt dé hạn chê, bó sung lẫn nhau giữa các thú

tục kiêm soát

- Phân quyền và xét đuyệt: Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ Các thủ tục ủy qun phải được tài liệu hóa và cơng bơ rõ rang, phải bao gồm những điêu kiện cụ thê Tuân thủ những quy định chi tiệt của sự ủy quyên, nhân viên hành động đúng theo hướng dân, trong giới hạn được quy định bởi người lãnh đạo và pháp luật

- Phân chia trách nhiệm: Một hệ thông kiêm sốt địi hỏi khơng có người nào được giao quá nhiêu trách nhiệm và quyên hạn Một người không thể khách quan thây được hêt các sai phạm và cũng tạo môi trường đễ xảy ra gian lận Các chức năng bât kiêm nhiệm rnà một tô chức cân phải phân định cho từng người riêng

biệt là:

+ Quyên được phê chuân và ra quyêt định

+ Ghi chép: gồm lập chứng từ gôc, ghi nhật ký, ghi sô tài khoản, lập bang

đối chiếu, lập báo cáo thực hiện

+ Bảo vệ tài sản: trực tiêp như thủ quÿ, thủ kho, gián tiêp như người nhận séc khách hang tra

Nều các chức năng trên tập trung ở một người sẽ phát sinh tiêu cực, người

tốt sẽ có cơ hội phạm tơi vì điều kiện qua dé dang dé thực hiện hành vi gian lận Đề

ngăn chặc các sai phạm trên hoặc gian lận thì rât cân phải phân công các chức năng trên riêng biệt cho từng người Tuy nhiên sự thông đồng, bắt tay nhau giữa một nhóm người này sẽ làm giám hoặc phá hủy sự hữu hiệu của KSNB

Trong một số trường hợp đơn vị có quy mơ nhỏ, công việc từng nhiệm vụ không nhiều, quá ít nhân viên để thực hiện việc phân chia trách nhiệm Khi đó nhà lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và sử dụng những biện pháp kiêm soát khác như

Trang 38

luân chuyên nhân viên Sự luân chuyên nhân viên đảm bảo rằng một người không xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong thời gian dài

- Chứng từ và sô sách ghỉ chép: Việc thiệt kê mẫu chứng từ, sô sách và sử dụng chúng một cách thích hợp nhật giúp bảo đảm sự ghi chép chính xác và đầy đủ

tat cả các đữ liệu vê nghiệp vụ xảy ra, các mẫu chứng từ cân đơn giản và hữu hiệu

cho việc ghi chép giảm thiêu các sai sót, ghi trùng lãp, để đôi chiêu và xem lại khi

cân thiết Chứng từ cần dé các khoảng trống cho sự phê đuyệt và xác nhận của

người có liên quan đên nghiệp vụ Đánh sô thông nhât lại các chứng từ phát sinh ở đơn vị đê đễ quản lý, dễ truy tim và giảm thiêu các gian lận, sai phạm có thê xảy ra

- Bảo vệ tài sản: Tài sản của một tơ chức khơng chỉ là tiên, hàng hóa, máy móc thiết bị mà cịn là thơng tin Các thủ tục cân có đê bảo vệ tài sản gồm:

+ Giám sát hiệu quả và phân định riêng biệt các chức năng + Bảo quản và ghi chép về tài sản, bao gồm cả thông tin + Giới hạn việc tiếp cận với tài sản

+ Giữ tài sản ở nơi riệng biệt, đảm bảo an toàn, bảo quản dâu và chữ ký khắc

sẵn (nêu có)

- Kiém tra, đôi chiêu: Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiêm tra trước và sau khi xử lý Ví đụ: phải kiêm tra hàng hóa trước khi nhập kho Số sách phải được đôi chiêu với các chứng từ thích hợp đề kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót

L1.1 Thơng tin và truyên thông

- Thông tin trong một tô chức được nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình

ra quyết định điều khiên các hoạt động của đơn vị Như vậy không phải bất kỳ tin

tức nào cũng trở thành thông tin cân thiệt mà nó phải đáp ứng được các yêu câu: + Tính chính xác: thơng tin phai phan anh ding ban chat ndi dung tinh huéng + Tính kịp thời: thông tin được cung cap ding luc, dung thoi diém theo yéu câu của các nhà quản trị

Trang 39

+ Tính bảo mật: địi hỏi thơng tin phải được cung cấp đúng người phù hợp

với quyền hạn và trách nhiệm của họ

Thơng tin được cung cấp qua hệ thóng thơng tin Trong đó, hệ thống thơng tin kế toán là một phần hệ quan trọng Ngoài ra các phân hệ thỏng tin khác như lưu trữ, tra cửu cũng rất càn thiết đối với KSNB vi nỏ cung cấp cơ sở cho những nhận định, phân tích tình hình hoạt động về những rủi ro và những cơ hội liên quan đến hoạt động của đơn vị

Thơng tin có thẻ thu thập từ nhiều nguôn: từ Intemet, từ số liệu của các cơ quan chức năng, từ báo đài hoặc tự tỏ chức mạng lưới thu thận

- Truyền thông là một phần của hệ thông thông tin nhưng được nều ra để

nhân rạnh vai trị của việc truyền đạt thơng tin Các kênh truyền thông bao gém:

truyền thông tử cấp trên xuống cấp đưới, từ cấp đưới phản hồi lên cấp trên, trao đổi

giữa các bộ phận trong tô chức, giữa tô chức với các đối tượng bên ngoài 1.1.1 Giám sắt

Hoạt động giám sát được nhằm đảm bảo sự hiện điện và vận hành của KSNB là hữu hiệu và thống nhất với các nguyên tắc thiết lập Hoạt động giám sát trong đơn vị gồm những nội dung nh sau:

(*) Thiết kế và thực hiện hoạt động giám sát trong don vi

+ Đơn vị cân thực hiện hoạt động giám sát trong KSNB một cách thường

xuyên và được lặp di lap lai trong các hoạt động hàng ngày, tập trung chủ yêu vào

việc đánh giá rủi ro vả sự hữu hiệu của các hoạt động kiêm soát, nhằm kịp thời phát hiện các khiêm khuyết cúa KSNB và báo cáo lên lãnh đạo bộ phận, BGĐ hay HĐQT, đông thời cần giám sát định kỷ về các yêu tô dẫn đến thay đổi rủi ro thông

qua kết quả của hoạt động giám sát thường xuyên

+ Đơn vị áp đụng các phương pháp giám sát và đánh giá KSNB đề đánh giá về mặt thiết kế và đo lường hiệu quả hoạt động của KSNB, trong đó việc đánh giá về mặt thiết kế của KSNB nên tính đến tất cả các mục tiêu liên quan đến giảm thiêu rủi to của đơn vị và các thủ tục kiểm soát được thiết kế đẻ đạt được các mục tiêu đó Nguyên tắc đùng đề thiết lập hoạt động giám sát bao gẻm:

Trang 40

- Lựa chọn, thiết lập và thực hiện hoạt động đánh giá để đảm bảo tất cả các yêu tô câu thành của KSNB đều đầy đủ và hữu hiệu: Các hoạt động đánh giá

thường xuyên và riêng lẻ được nhả| quản lý xem xét nhằm thu thập thông tin nhiều

mặt liên quan đến KSNEB, cách thức CBCNV trong đơn vị thực hiện cũng như mức độ hiệu quả của KSNB

- Đánh giá và truyền tải thông tin về các hạn chế của KSNB một cách kịp

thời đề tiễn hành các biện pháp chỉnh lý, sửa đôi nêu cần thiết: Sau khi phân tích cụ thể các khiếm khyết của KSNB trong DN, những thông tin đô cần được nhanh chóng chun đến bộ phận thích hợp đê đổi tượng hồn thiện thích hợp, ví đụ như bộ phận chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý hạn chế của KSNB trong đơn vị cô thê là HĐQT các nhà quản lý cấp cao hoặc một bộ phận cụ thê cô trách nhiệm liên quan

đến KSNB Đơn vị cần thiết lập một hệ thống giám sát theo hai hướng: Kiểm soát theo chiều đọc và kiểm soát theo chiều ngang, cụ thê như sau:

- Thiết lập hệ thống giám sát KSNB theo chiêu đọc theo cơ câu tô chức từ trên

xuống các bộ phận và cá nhân, theo sự phân công phân nhiệm cho từng cá nhân

trong đơn vị Việc kiêm soát theo chiều dọc được xác lập qua cơ chế kiêm sốt trong cơ câu tơ chức và phân công phân nhiệm, thê hiện ở quy chế bộ phận và quy chế cá

nhân

- Thiết lập hệ thống giám sát KSNB theo chiều ngang là việc xây đựng các cơ chế, thủ tục kiêm sốt thơng qua các quy trình nghiệp vụ chủ yếu của đơn vị, đựa trên việc xác định các chức năng cơ bản trong từng quy trình (quy trình bán hàng,

quy trình mua hàng ), xác định mục tiêu và rủi ro của từng quy trình đề đưa ra các cơ chế kiêm soát áp đụng phù hợp với quy trình đó

Kết hợp 2 hệ thống giám sát KSNB nói trên thì đơn vị sẽ có được mạng lưới

kiêm tra, giảm sát chặt chế đối với mọi thành viên và mọi hoạt động trong đơn vị Mạng lưới kiểm sốt này sẽ đảm bảo kiểm sốt trên tồn bộ hoạt động và các lĩnh

vực không bị chồng chéo hoặc bỏ trồng, dam bảo sự phân chia tach bạch giữa các

chức năng, đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra,

kiểm soát lần nhau trong các bước thực hiện công việc Mặt khác, các đơn vị cần tô