Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Khách sạn Dana Marina

ĐẠI HỌC ĐÀ NANG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ Ñ THỊ THANH THƯ HỒN THIỆN HỆ THĨNG KIÊM SỐT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA LUẬN VĂN THẠC SĨ KE TOAN Đà Nẵng- Năm 2019 ĐẠI HỌC ĐÀ NANG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ NGUYÊN THỊ THANH THƯ HOAN THIEN HE THONG KIEM SOAT NOI BO TAI KHACH SAN DANA MARINA LUAN VAN THAC SI KE TOAN Mã số: 8.34.03.01 S TRÀN ĐÌNH KHOI NGUYEN Đà Nẵng - Năm 2019 LOI CAM DOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa công bồ bắt kỳ công trình khác Tác gid Nguyễn Thị Thanh Thư MỤC LỤC MO DAU - : Lý chọn đề tài ca] wl Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục luận văn ee) Tổng quan vấn dé nghiên cứu CHƯƠNG I CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ HỆ THONG KIEM SOAT NỘI 30 2 3 TRONG DOANH NGHIEP — 1.1 TONG QUAN VE KIÊM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội 1.12 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội 10 12 CÁC U TƠ CÁU THÀNH HỆ THƠNG KIÊM SỐT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 222222222 10 1.2.1 Mơi trường kiểm sốt seen TT 1.2.2 Đánh giá rủi ro ¬ 1.2.3 Hoạt động kiểm sốt 16 1.2.4 Thơng tin truyền thơng 19 ï ` 21 1.3 NGUYEN TAC THIET KE HE THONG KIEM SOAT NOI BO TRONG DOANH NGHIỆP vo reo 1.3.1 Tiếp cận đánh giá hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 24 1.3.2 Xác định mục tiêu doanh nghiệp 24 1.3.3 Xác định đánh giá rủi ro doanh nghiệp 25 1.3.4 Thiết lập ma trận kiểm soát 25 1.3.5 Quy chế hóa chế kiểm sốt 28 KET LUẬN CHƯƠNG I 30 CHƯƠNG THỰC TRẠNG HỆ THONG KIEM SOAT NOL ¡BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA 31 2.1 GIOI THIEU TONG QUAN VE KHACH SAN DANA MARINA .31 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển khách san Dana Marina 31 2.1.2 Vị trí quy mơ khách san Dana Marina -32 2.1.3 Mục tiêu khách sạn Dana Marina — 2.1.4 Đặc điểm kinh doanh khách sạn Dana Marina 34 2.1.5 Tổ chức máy quản lý khách sạn Dana Marina „39 2.2 THUC TRANG HE THONG KIEM SOAT NOI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA 45 2.2.1 Thực trạng mơi trường kiểm sốt nội khach san Dana Marina 45 2.22 Hoạt động kiểm sốt số chu trình điển hình khách sạn Dana Marina 222cc 2.2.3 Thực trạng công tác thông tin truyền thơng khách sạn Dana Marina ¬ ¬ 2.2.4 Thực trạng công tác giám sát khách sạn Dana Marina 77 2.3 ĐÁNH GIÁ THUC TRANG HỆ THỒNG KIÊM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA .s22-222cssccsee ¬" 2.3.1 Những ưu điểm hệ thống KSNB khách sạn 2.3.2 Những tồn hệ thống KSNB khách sạn KẾT LUẬN CHƯƠNG CHƯƠNG PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THỊ THONG KIEM SOAT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARIA 79 80 86 Ệ 87 3.1 MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN VA NANG CAO CONG TÁC KIÊM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN DANA MARINA 87 3.1.1 Phương hướng hồn thiện mơi trường kiểm soát nội khách san Dana Marina 87 3.1.2 Phuong huéng hoan thién quy trinh ban hang — thu tiền khách san Dana Marina ° 89 3.1.3 Phuong huéng hoan thign quy trinh mua hang — toan tai khách sạn Dana Marina + Xe 0U) 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠNG TÁC KIÊM SỐT NỘI BO TAI KHACH SAN DANA MARINA — 3.2.1 Giải pháp hồn thiện mơi trường kiểm soát ĐÙ 3.2.2 Thiết lập phận kiểm soát nội 95 3.2.3 Đồng hóa hệ thống phần mềm quản lý 9% 3.2.4 Giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt chu trình ban hang — thu tiền 97 3.2.5 Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm sốt chu trình mua hàng — toán LH H HH rie " ` 102 3.2.6 Giải pháp hồn thiện thơng tin truyền thơng 106 107 3.2.7 Giải pháp hoàn thiện hoạt đông giám sát KẾT LUẬN CHƯƠNG 109 KẾT LUẬN TAI LIEU THAM KHAO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐÈ TÀI LỊ soe N VĂN (BẢN SAO) 110 DANH MỤC CÁC CHU’ VIET TAT CHU VIET | TAT VIET DAY DU BANG TIENG VIET COSO | Ủy ban bảo trợ cho tổ chức Ủy ban Treadway GM Giám đốc điều hành HTKSNB Hệ thơng kiểm sốt nội KSNB Kiểm soát nội = |VIET DAY DU BANG TIENG ANH The committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission General Manager DANH MUC CAC BANG BIEU Bảng 2.1: Đánh giá chất lượng dich vu va tiên nghỉ khách sạn 39 tháng 5/2019 39 Bảng 2.2: Phân chia trách nhiệm phận khách sạn Dana Marina Bảng 2.4: Các thủ tục kiểm soát cho hoạt động đặt phòng 58 Bảng 2.5 Các thủ tục kiểm soát hoạt động lập phiếu toán thu tiền khách sạn Dana Marina . s222strrererrererreroeee Bảng 2.6: Các thủ tục kiểm sốt sách tín dụng ỔỔ) ¬ Bảng 2.7: Các thủ tục kiểm soát hoạt động mua hàng toán 74 Bảng 2.8: Các hoạt động giám sát thường xuyên khách sạn 78 Bảng 3.1: Bảng mơ tả cơng việc nhân viên buồng phịng Bảng 3.2: Chính sách giá bán phịng theo quy định Bảng 3.3: Chính sánh giá ưu đãi khách lẻ « 94 — sec ĐỂ ANH MỤC CÁC BIÊU MẪU Biểu mẫu 2.1: Phiếu nhận xét chất lượng dịch vụ Biểu mẫu 2.2 : Phiếu xác nhận đặt phịng (Booking) 5¬ 55 DANH MUC CAC HiNH Hình 1.1: Mạng lưới kiểm tra giám sát nhân viên doanh nghiệp Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức máy quan lý khách sạn Dana Marina 26 Hình 2.2: Lưu đỗ kiểm sốt q trình bán hàng thu tiền tir dich vu phong 52 Hình 2.3: Hệ thống cơng suất phịng « « 57 Hình 2.6 : Lưu đồ kiểm sốt q trình mua hàng tốn .73 Hình 2.4: Bang ké dịch vụ (Pro-Forma Invoice) — Hình 2.5: Báo cáo tiết doanh thu khách sạn tháng 06/2019 64 Hình 3.1 Lưu đổ kiểm sốt khâu đặt phịng khách đồn 99 Hình 3.2 Khâu theo dõi công nợ khoản phải thu L0 MO BAU Lý chọn đề tài Trong năm qua, thành phố Đà Nẵng tập trung phát triển ngành du lịch ngày cảng nỗ lực phát huy lợi triển khai đồng nhiều giải pháp để biến du lịch thành ngành kinh tế mũi nhọn Chính thế, ngành kinh doanh khách sạn có nhiều tiềm để tăng trưởng, có nhiều hội thuận lợi để bành trướng Cùng với gia nhập đơng đảo doanh nghiệp ngành khiến cho khách sạn đứng trước khơng thách thức cạnh tranh Để đạt mục tiêu lợi nhuận rủi ro xảy trình hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu công tác quản lý Một công cụ bảo vệ tài sản doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy hệ thống bảo chế độ pháp lý hiệu hoạt động hạn chế khách sạn phải hữu hiệu nhằm thơng tin, đảm hệ thống kiểm sốt nội Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội chặt chẽ biện pháp cần thiết quan trọng chúng giúp phát rủi ro, ngăn ngừa sai phạm yếu kém, giảm thiểu tôn thất, nâng cao hiệu quy trình quản lý rủi ro, tạo đồng nhân kiểm soát quản trị Khách sạn Dana Marina hoạt động ba năm lĩnh vực dịch vụ lưu trú gặp nhiều vấp ngã cố mong muốn cho nhà quản lý gây tôn thất cho chủ sở hữu Các rủi ro xuất phát từ bắt cập hệ thống kiểm soát nội khách sạn Các sách thủ tục kiểm sốt thiết lập vận hành khách sạn chưa đáp ứng kịp thời với phát triển thị trường Chính mà quy trình kiểm sốt nội khách sạn Dana Marina cịn có số điểm chưa chặt chẽ, riêng hai quy trình mua hàng tốn quy trình bán hàng thu tiền có nhiều lỗ hồng, có khả tồn hành vi gian lận gây thất thoát 98 Bang 3.3: Chính sánh giá ưu đãi khách lẻ Loại phòng Standard Double Superior King/ Twin Superior Triple Đeluxe Queen/ King Deluxe Triple Luxury Apartment BANG GIA UU DAI Mùa thấp điểm [ Mùa trung điểm [ Mùa cao điểm (01/09- 28/02) | (01/03- 31/05) | (01/06-31/08) 500.000 600.000 800.000 800.000 900.000 1.100.000 1.000.000 1.200.000 1.400.000 1.100.000 1.300.000 1.500.000 1.400.000 1.600.000 1.800.000 1.800.000 2.500.000 3.000.000 Đối với khách lẻ khách tự đăng kí trực tiếp với khách sạn, mức giá cơng bó cho phép khách đánh giá, so sánh cụ thê với khách sạn khác Đối với khách đồn khách cơng ty lữ hành, mức giá sử dụng linh hoạt theo số lượng khách tỷ lệ hoa hồng, chiết khấu xác định Trong mùa thấp dié „ công ty lữ hành gây “sức ép giá”, không đồng ý mức giá chung Trong trình thỏa thuận, nhân viên kinh doanh khơng phép tự ý đưa mức giá, mà phải thông qua xét duyệt GM kế tốn trưởng Phịng kế tốn vào quy trình chuẩn giá nắm được, với tư vấn phòng kinh doanh ước lượng, tính tốn giá hịa vốn (việc tính tốn tương đối), xác định mức giá đủ bù đắp cho phí mà khách sạn bỏ Ban Giám đốc dựa vào mức giá tham mưu để định văn bản, có đầy đủ chữ ký bên liên quan Vẫn có trường hợp khách sạn đồng ý với mức giá thấp mức hịa vốn khách sạn lỗ tiền phòng bù lại cung cấp dịch vụ khác nhà hàng, bar Sau xét duyệt, có văn có đầy đủ chữ ký người xét duyệt nhân viên kinh doanh xác nhận 'VỀ kiểm soát trường hợp khách đặt phịng khơng tới ( no-show), nhân viên lễ tân cần phối hợp với kinh doanh để lấy thông tin khách hàng đặt qua trực tuyến liên hệ khách qua điện thoại mail trước ngày check in để xác nhận đặt phòng check in Nếu xác nhận xác khách hủy phịng nhân viên lễ tân nhanh chóng hủy đơn đặt phòng cập nhật lên hệ thống Smile mở phòng dé đón lượt khách mới, đồng thời thơng báo cho phận liên quan va GM để theo dõi doanh thu xếp cơng việc buồng phịng cho hợp lý Hồn thiện thủ tục kiểm sốt đảm bảo én định doanh thu phòng tỷ lệ sử dụng phòng BP Dat Phong ( BPKếTon } (_ Giám Đác Tiếp nhận thông tin I Kiểm tra thông tin khách hàng hệ thống sơ đồ I Đề xuất giá bán _Yêu cầu khách hang dat coc va tạm giữ phịng, "Nhận thơng tin tiền cọc | Chấp nhận Khéng chấp nhận s Đặt phòng, nhật lên hệ thơng quản lý Smile v Hình 3.1 Lưu đồ kiểm sốt khâu đặt phịng khách đồn 100 Hồn thiện kiểm sốt khâu xét duyệt khả toán Xét duyệt bán chịu khâu kiểm sốt it quan trọng chu trình bán hàng khâu có rủi ro cao việc xây dựng sách tín dụng thật cần thiết, hạn chế tình trạng rủi ro bán hàng không thu tiền vốn khách sạn không bị khách hàng chiếm dụng đo kéo đài việc trả nợ Phòng kinh doanh phải chịu trách nhiệm hoàn toàn việc đánh giá khả tốn khách hàng thói quen tốn đối tượng để định bán trả chậm hay không Đồng thời cần phối hợp với phận kế tốn để thiết lập sách tín dụng rõ ràng hợp lý cho đối tượng khách hàng phải đảm bảo tính pháp lý tốn theo hợp đồng để tiện theo dõi phân công thu hồi cơng nợ ¢ Hồn thiện kiểm sốt khâu theo dõi công nợ khoản phải thu Với đối tượng khách hàng khách lẻ, khách đoàn, đơn vị lữ hành có trụ sở đặt xa khu vực khách sạn (tỉnh khác) đơn vị giao dịch lần đầu cần đảm bảo hoàn tất tốn tiền phịng trước khách check-out Các cơng ty lữ hành có u cầu cơng nợ hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trú cần thể rõ hình thức tốn, thời hạn tốn đảm bảo ràng buộc tính pháp lý Ngồi ra, khoản nợ cần người đại diện đoàn ký xác nhận phản ánh vào phần mềm kế tốn phát sinh đề tránh tình trạng hạch tốn thiếu cơng nợ thực gởi thơng báo nợ cho khách hàng thường xuyên nên yêu cầu thời hạn không 30 ngày để giảm thiểu rủi ro vốn Cần xử lý nghiêm trường hợp bán nợ vượt mức tín dụng tài sản như: kiểm điểm yêu cầu cam kết thời hạn thu nợ Định kỳ tháng phận kế toán với phận Nhà quản lý chiếm dụng dẫn đến thất kinh doanh thực công tác đối chiếu công nợ để kịp thời phát sai sót Đồng thời, nhân viên kế tốn phải thực chiếu cơng nợ với khách hàng 101 cách đắn, nghiêm túc theo quy trình Thường xuyên theo đõi nợ phải thu để đôn đốc thu hồi Nhà quản lý phải thực nguyên tắc bất kiêm nhiệm người thực đối chiếu công nợ với khách hàng kế tốn cơng nợ để hạn chế rủi ro Khi người thực đối chiếu kế tốn cơng nợ người thao túng q trình đối chiếu số liệu công nợ với khách hang dé che dấu gian lân Vì dé hồn thiện tốt khâu kiểm sốt kế tốn trưởng nên người đứng giám sát tồn q trình đối chiếu công nợ BP Kinh doanh Kĩ xác nhận 'Vào số nợ, cập công nợ với nhập phần mềm khách hàng kế tốn Misa Phối hợp thu nợ : }_—„j Nơ hạn | Đề xuất phương án TT Kí biên bảng đơi chiếu cơng nợ Thu tiên nộp] quỹ Xóa nợ sờ “Thực gia hạn | (Giai quyét theo hop đồng Hình 3.2 Khâu theo di ic khoản phải thu 102 4L Hồn thiện kiểm sốt thu tiền từ khoản thu khác ~ Đối với doanh thu nhà hàng: Cần tăng cường thủ tục kiểm soát khâu yêu cầu từ khách hàng phận nhà hàng quay bar lắp đặt thêm hệ thống máy ghi âm điện thoại bàn hiển thị số phịng Điều nhằm đáp ứng nhanh chóng yêu cầu từ khách hàng đồng thời hạn chế gian lận, dễ dàng phát rủi ro truy xét trách nhiệm cá nhân phận Nhân viên kế toán thường xuyên kiểm tra đột xuất hàng hóa kho nhà hàng quầy bar, đối chiếu số lượng phần mềm Misa có trùng khớp hay không Yêu cầu trưởng phận nhà hàng phải nộp tiền doanh thu ngày, đối chiếu số tiền phiếu bán hàng số tiền chạy hệ thống Smile nhà hàng, để tránh trường hợp gian lận xóa phiếu ~ Đối với doanh thu xe vận chuyển: Bộ phận kế toán phải thường xuyên cập nhật theo dõi hành trình xe hệ thống định vi GPS, két hợp với nhân viên lễ tân dé kiểm tra có phát sinh dịch vụ khách sạn hay khơng, tránh trường hợp lái xe chạy khách ngồi không đem doanh thu khách sạn Để tránh trường hợp nhân viên lễ tân lái xe thông đồng với nhau, phân kế toán yêu cầu phát sinh dịch vụ nhân viên lễ tân phải cập nhật lên hệ thống quản lý Smile, đồng thời lập phiếu dịch vụ vận chuyển ghỉ rõ tên khách hàng số phòng, số booking, thời gian phát sinh, địa điểm di chuyển đề phận kế toán dễ dàng theo dõi Qua đó, nhân viên kế tốn kiểm sốt cân đối phí: xăng xe, phí thuê bãi đổ, phí cầu đường phát sinh tương ứng với doanh thu 3.2.5 Giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt chu trình mua hàng ~ toán Khâu mua hàng toán thường gặp rủi ro liên quan đến chất lượng đầu vào, quyền kiểm soát ghi chép nghiệp vụ phát sinh Các thủ tục kiểm sốt nội chu trình cần tương ứng với mục tiêu kiểm soát 103 khách sạn Do đó, dù nghiệp vụ phát sinh khách sạn Dana Marina cần tăng cường thủ tục kiểm soát để đảm bảo hạn chế thiệt hại xảy mức thấp a Nghigp vu mua hang “+ Hoan thign cong tac tim kiém nhà cung cấp Khách sạn cần chủ động công tác tìm kiếm lựa chọn nhà cung, cấp không dừng lại nhà cung cấp Thực tế nguồn hàng chủ yếu khách sạn nhà cung cấp truyền thống Tuy mối quan hệ với nhà cung cấp tốt đẹp thuận lợi Đơn cử khách én tâm hàng hóa sản phẩm chất lượng, thời gian giao hàng, tiết kiệm phí tìm kiếm mới, đặc biệt su tin tưởng hỗ trợ lẫn gặp cố Nhưng môi trường kinh doanh ln biến động, khách sạn cần có phịng ngừa rủi ro xảy kể rủi ro có mức độ thấp Dù nhà cung cấp truyền thống mang lại cho khách hàng yên tâm nhà cung cấp mới, khách sạn không nên áp dụng quan điểm nhà cung cấp cách cứng nhắc thiếu linh hoạt Khách sạn nên tìm kiếm nhà cung cấp mua thi điểm vai mat hang nhận định đánh giá kết thé Thông qua mua hàng thí điểm, nhân viên thu mua có kế hoạch mua hàng nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu mua hàng khách sạn Từ có thê thêm nhà cung cấp có uy tín tạo cạnh tranh giữ nhà cung cấp tạo thuận lợi cho khách sạn giá cả, chất lượng điều kiện giao nhận hàng hóa Sau khi, lựa chọn nhà cung cấp tiến hành thỏa thuận xong, khách sạn đến việc ký kết hợp đồng kinh tế, để làm chứng cho mối quan hệ làm ăn, để giải vấn đẻ sau Chính thế, trình thực hợp đồng, nhân viên mua hàng cần theo dõi cân 104 thận tỉ mi điều khoản hợp đồng nhằm đảm đảm bảo an tồn, đảm bảo lợi ích hai bên Nếu phát sai phạm, nhân viên thu mua cần thông báo cho cấp đưa giải pháp khắc phục kịp thời Thực nguyên tắc bắt kiêm nhiệm, chức đặt hàng xét duyệt chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên thu mua thông đồng với nhà cung cấp “ăn chia” phân trăm hoa hồng tông giá trị đơn đặt hàng Và nên thường xun hốn đổi vị trí nhân viên mua hàng để tránh tình trạng người có mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp thời gian đài +* Hồn thiện cơng tác giao nhận hàng Đây nghiệp vụ quan trong công tác tổ chức mua hàng Hoạt động thực cách trình tự tránh sai sót xảy Khi khách sạn nhận hàng nhân viên thu mua phải kiểm tra xác thơng tin số lượng hàng hóa, chất lượng, tên hàng, mã hàng, nhà cung cấp so với hợp đồng mua hàng Ngồi ra, q trình nhận hàng cần kiểm tra kỹ thường xuyên liên tục mẫu hàng đòi hỏi chất lượng mẫu mã chuẩn theo quy định khách sạn giá trị cao Từ xem xét theo đõi đó, phát nhằm lẫn sai sót so với thỏa thuận đơn đặt hang, nhân viên thu mua cần báo cho nhà cung cấp tiền hành từ chối nhận đơn hàng, nhanh chóng có biện pháp kịp thời Định kỳ đột xuất, nhân viên kế toán tiền hành kiểm kê hàng tồn kho phận để ngăn chặn hành động biển thủ hàng hóa, đồng thời xác nhận xác số lượng chất lượng thời điểm kiểm kê Lập biên lý phát hàng hóa bị hư hỏng chất lượng, kèm theo biên giải trình trưởng phận quản lý số lượng hàng hóa Cần xử lý nghiêm khắc sa thải nhân viên vi phạm phát trường hợp gian lận biển thủ tài sản khách sạn Người kiểm kê cần ý số trường 105 hợp gian lận xảy khách sạn như: biết trước thời gian kiểm kê có hành động mượn hàng hóa bên ngồi để làm tăng số lượng hàng kho thời điểm kiểm kê sau trả lại kiểm kê kết thúc b, Nghiệp vụ toán Do quan hệ với nhiều nhà cung cắp nên việc đảm bảo tốn tiền hàng nhanh chóng kịp thời theo hợp đồng ký kết việc quan trọng đòi hỏi thận trọng Đây khâu định mối quan hệ làm ăn hai bên nên cần tuân thủ nguyên tắc toán đảm bảo kịp thời cho nhà cung cấp Ngoài ra, nhà quản lý thắt chặt khâu toán mua hàng hạn chế thất thoát từ gian luận phân kế toán với nhà cung cấp Hiện khách sạn sử dụng phương pháp toán tiền mặt toán tiền gửi ngân hàng tùy thuộc vào hợp đồng ký kết với nhà cung cấp Thông thường với hình thức tốn tiền mặt với nhà cung cấp Đà Nẵng giá trị hàng nhỏ Theo yêu cẩu toán tiền mặt họ, hàng tháng nhà cung cấp qua khách sạn tiền hành tốn cơng nợ Vì vậy, trước tốn hình thức tiền mặt cần đảm bảo xác, thận trọng, tất chứng từ toán phải đầy đủ, hợp lệ ký xác nhận giữ bên liên quan 'Việc tốn tiền hàng hình thức chun khoản tiền hành hình thức tiền mặt, cần thêm số chưng từ khác giấy đề nghị toán kèm theo biên nhận hàng, biên đối chiếu cơng nợ hai bên Chính vậy, việc thực tốn cần có chuẩn bị chu đáo giấy tờ liên quan, số tải khoản bên nhà cung cắp, gửi tiền theo VND hay USD Nhân viên mua hàng cần có chuẩn bị liên lạc trước sau toán, đảm bảo tiết kiệm thời gian chi phí cho khách sạn Cho nên để kiếm soát tốt khâu toán, khách sạn nên hạn chế 106 toán tiền mặt mà toán qua ngân hàng Hằng ngày, kế tốn thu mua cần theo dõi hóa đơn, đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu nhận hàng nhà cung cấp lập báo cáo định kỳ tình trạng cơng nợ phải trả để đối chiếu với người bán, để nhanh chóng phát sai sót gian lận, tránh nghiệp vụ yêu cầu toán giả Qua báo cáo đó, giúp cho kế tốn trưởng nhà quản lý dễ theo dõi cơng nợ phải trả cho nhà cung cấp nhằm tạo tính chủ động việc tốn khoản nợ, có kế hoạch huy động nguồn tài hợp lý để trả khoản nợ toán, theo dõi thời gian hạn với người bán Cần yêu cầu kế toán toán thận trọng việc ghi chép số liệu chứng từ toán vào số sách kế toán, phản ảnh kịp thời số tiền tài khoản có co sở pháp lý với nghiệp vụ mua hàng Việc ghỉ chép cẩn thân giúp khách sạn có nguồn liệu tin cậy làm sở đánh giá, so sánh, lựa chọn nhà cung cấp 3.2.6 Giải pháp hồn thiện thơng tin truyền thơng Với hạn chế nêu chương 2, thấy hệ thống truyền thông tin nội khách sạn chưa thông suốt hoạt đông chưa hiệu Truyền thông nội hiệu giúp giảm xung đột, đảm bảo thơng tin truyền đạt xác, rõ ràng đến người cần lúc từ khơng giúp nhiệm vụ, mục tiêu hồn thành mà nâng cao thấu hiểu lẫn nhau, cần trọng xây dựng kênh truyền thống theo điểm sau: ~_ Kênh truyền thông từ cắp xuống cấp dưới: + Các thông tin từ cấp nên cụ thể hóa thành văn quy định, kế hoạch, yêu cầu phân công trách nhiệm chuyển đến phận, cá nhân có liên quan +Tổ chức họp định kỳ tuần trưởng phận đề điểm lại kiện xãy tuần, nêu vướn mắc từ kiện 107 đánh giá cơng việc phận ~_ Kênh truyền thông từ cấp lên cấp trên: nhà quản lý tạo liều kiện để nhân viên phản ánh báo cáo có vấn đề phát sinh trình thực nhiệm vụ Đồng thời, nhà quản lý có quy chế thi đua khen thưởng đẻ khuyển khích nhân viên đề xuất giải pháp cải tiến có sáng kiến để giúp khách sạn hoạt động hiệu ~_ Kênh truyền thông phận: + Đôi hỏi phận phải phối hợp nhịp nhàng công việc Nhà quản trị cần thường xuyên kiểm soát giám sát phối hợp phận việc thực công việc để có biện pháp điều chỉnh kịp thời + Tổ chức kênh thảo luận lập nhóm công cụ truyền thông đại zalo, viber, skype để trao đối tinh trạng công việc, truyền tải, phản hồi thơng tin nhanh chóng xác Khách sạn cần xây dựng sách quảng bá hình ảnh khách sạn đến gin hon va nhiều đối tượng khách hàng Cụ thé: ~ Đưa thông tin khách sạn lên trang Google -trang tìm kiếm lớn - Hợp tác bán phòng với website du lịch mytour, vntrip, traveloka , website đặt phòng agoda, booking, expedia dé thông tin khách sạn tiếp cận nhiều nhanh đến khách hàng ~ Hoạt động hiệu trang web thức khách sạn để tiết kiệm khoản phí địch vụ 3.2.7 Giải pháp hoàn thiện hoạt động giám sát + Đối với hoạt động giám sát thường xuyên Khách sạn phải quan tâm đến việc tiếp nhận ý kiến phản hồi góp ý khách hàng, nhà cung cấp điều chỉnh lúc giữ uy tín 108 Khách sạn cần có quy định cấp quản lý trung gian trưởng phận, nhân viên giám sát có trách nhiệm báo cáo cho kế toán trưởng GM trường hợp gian lận, nghỉ ngờ gian lận, vi phạm nội quy, quy định công ty quy định pháp luật hành có khả làm giảm uy tín khách sạn gây thiệt hại kinh tế Nhân viên kiểm sốt kiểm tra đột xuất phận để đánh giá kiểm soát vấn đề rủi ro, gian lận, vi phạm quy trình làm việc nội quy khách sạn Cần trọng sâu sát phận buồng phòng để tránh trường hợp trưởng phận bao che cho nhân viên sai phạm “Thường xuyên giám sát bước thực chu trình dé dim bảo thủ tục kiểm sốt có thực nghiêm túc nhằm hạn chế sai phạm xảy SDS ới hoạt động giám sát định kỳ Khách sạn nên xây dựng kế hoạch kiểm tra định kỳ khoản mục theo tháng quý đưa báo cáo cụ thể ,căn vào đánh giá hiệu hoạt động kinh doanh đồng thời giảm thiểu cố không mong muốn 'Nhân viên kiểm soát nội khách sạn định kỳ tiến hành xem xét hoạt động kiểm soát nhằm đánh giá tính phù hợp hoạt động kiểm sốt hành xây dựng hoạt động thay cần thiết 109 KET LUAN CHUONG Hoàn thiện hệ thống KSNB có ý nghĩa quan trọng giúp khách sạn vượt qua khó khăn, hướng đến phát triển ơn định, bền vững thực thành công Để đảm bảo nội dung hoàn thiện thiết thực hữu ích, tác giả đưa phương hướng, yêu cầu nguyên tắc để định hướng cho nội dung hoàn thiện Các giải pháp hoàn thiện hệ thóng KSNB khách sạn đề cập luận văn gồm: Hồn thiện mơi trường kiểm sốt: giải pháp bao quát tất yếu tố mơi trường kiểm sốt: cấu tổ chức, sách nhân sự, phận kiểm sốt nội Trong đó, giải pháp then chốt nâng cao nhận thức, quan điểm nhà quản lý mục tiêu, vai trò yếu tố cấu thành hệ thống KSNB ý nghĩa việc nhận thức, đánh giá phân tích rủi ro ~_ Hồn thiện thủ tục kiểm sốt hai chu trình mua hàng — tốn bán hàng - thu tiền: giải pháp hoàn thiện đề cập đến việc quán triệt nguyên tắc kiểm soát xây dựng thủ tục kiểm soát rủi ro trọng, yếu khách sạn - Hoàn thiện cơng tác thơng tin truyền thơng: giải pháp hồn thiện việc trao đổi thông tin nội tổ chức bên ngồi ~ Hồn thiện cơng tác giám sát: thực thiết kế thủ tục giám sát để đánh giá kiểm sốt có chứng đối phó với rủi ro việc thực mục tiêu khách sạn Thực tế cho thấy việc hồn thiện hệ thống kiếm sốt nội hạn chế đến mức thấp rủi ro hoạt động khách sạn Dana Marina vấn đẻ cần thiết Việc phân tích cách cụ thể để đưa phương hướng nhằm hoàn thiện HTKSNB hạn chế yếu từ đề hệ thống giải pháp góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu kiểm soát nội khách sạn Dana Marina thời gian tới 110 KET LUAN Một doanh nghiệp để tồn phát triển bền vững nên kinh tế hội nhập quốc tế nay, yêu cầu tắt yếu với doanh nghiệp khách sạn Dana Marina ngày phải nâng cao chất lượng KSNB hoàn thiện HTKSNB nhằm quản lý chặt chẽ tài sản, ngăn chặn hành vi gian lận, sai sót, giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Qua trình nghiên cứu thực tế khách sạn Dana Marina, tác giả hoàn thành luận văn với để tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội khách sạn Dana Marina” với nội dung sau: Một là, hệ thống hóa sở lý luận chung HTKSNB, phân tích yếu tố cấu thành HTKSNB Trên sở lý luận chung HTKSNB, luận văn đánh giá thực trạng hệ thống nội đưa giải pháp hoàn thiện HTKSNB khách sạn Hai la, sâu vào chu trình, nghiệp vụ phát sinh kinh doanh lưu trú, đưa sai phạm xảy giúp đơn vị lường trước rủi ro hoàn thiện máy quản lý cho hữu hiệu Ba là, luận văn đưa phương hướng giải pháp để hoàn thiện HTKSNB tai khách sạn Dana Marina nhằm giúp hoạt động khách sạn dat hiệu ngày giảm thiểu rủi ro Mặc dù, vấn đề đưa cịn mang tính khái qt cao góp phần khơng nhỏ để khách sạn hồn thiện HTKSNB Tuy nhiên, trình nghiên cứu so nhiều điều kiện hạn chế, luận văn tránh khỏi thiếu sót, hạn chế định Tác giả mong nhận ý kiến đóng góp thầy đề luận văn hồn thiện hơn, có gid tri ly luận thực tiền cao TÀI LIỆU THAM KHẢO II ¡ Chính, Chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam (I'S4) số 400 — Đánh giá rủi ro kiểm soát nội [2] COSO [3] (2013), Internal Atpp:/www.coso.org COSO (1992), Internal Alpp://www.coso.org Comtol- - lmưegrated Control- lntegrated Framework, Framework, [4] Dương Thị Thanh Hiền (2011), Hoàn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty thương mại dịch vụ tổng hợp Hịa Khánh, Luận văn thạc sĩ kế tốn, Đại học Đà Nẵng [5] Dương Thị Thúy Liễu (2012), Kiểm sốt nội chư trình bán hàng thu tiễn công ty cổ phần Cao Su Đà Nẵng, Luận văn thạc sĩ kế toán, Đại học Đà Nẵng [6] Liên đồn kế tốn quốc tế, Chuẩn mực kiểm tốn Quốc tế (I'S4) số 400 — Đánh giá rủi ro kiểm soát nội [7] Nguyễn Ngọc Hậu (2010), Hồn thiện hệ thống KSNB cơng ty du lịch- thương mại Kiên Giang, Luận văn thạc sĩ kế toán, Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh [8] Nguyễn Thị Bích Hiệp (2012), Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội cho doanh nghiệp nhỏ vừa địa thành phó Hồ Chi Minh, Luan van thạc sĩ kế tốn, Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh [9] hup:/tapchitaichinh.vn/tai-chinh-kinh-doanh/kiem-soat-noi-bo-huong1oi-quan-tri-rui-ro-trong-cac-doanh-nghiep-302530.html