BÀI TIỂU LUẬN CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦU 1 1 Cơ sở lý luận 1 2 Kết cấu tiểu luận 2 Chương I CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 3 1 Định nghĩa chứng từ kế toán 3 1 1 Định nghĩa[.]
BÀI TIỂU LUẬN CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦU 1 Cơ sở lý luận Kết cấu tiểu luận Chương I: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Định nghĩa chứng từ kế toán 1.1 Định nghĩa 1.2 Phân loại chứng từ kế toán Nội dung – Yêu cầu chứng từ kế toán 2.1 Nội dung 2.2 Yêu cầu chứng từ kế toán Cách lập chứng từ kế tốn 3.1 Quy trình lập ln chuyển chứng từ kế tốn 3.1.1 Quy trình chung lập luân chuyển 3.1.2 Một số lưu ý luân chuyển chứng từ kế toán a Khi tiếp nhận chứng từ b Khi kiểm tra chứng từ 10 c Khi sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán 11 d Khi lưu trữ, bảo quản hủy chứng từ kế tốn 11 3.2 Quy trình lập luân chuyển số chứng từ kế toán 13 3.2.1 Quy trình lập luân chuyển phiếu xuất kho 13 3.2.2 Quy trình lập luân chuyển phiếu thu, phiếu chi 15 Hệ thống biểu mẫu chứng từ Chương II: SỔ SÁCH KẾ TOÁN 17 18 Định nghĩa 18 Nội dung 18 Phân loại sổ kế toán 18 3.1 Theo mức độ khái quát cụ thể thông tin, mức độ tổng hợp hay chi tiết thông tin nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh, đối tượng kế toán phản ánh sổ 18 3.1.1 Sổ kế toán tổng hợp 18 3.1.2 Sổ kế toán chi tiết 18 3.1.3 Sổ kế toán tổng hợp chi tiết 19 3.2 Phân loại theo phương pháp ghi chép sổ 19 3.2.1 Sổ ghi theo hệ thống 19 3.2.2 Sổ ghi theo hệ thống thứ tự thời gian 19 3.2.3 Sổ ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo thời gian 20 3.3 Phân loại theo cấu trúc ghi sổ 20 3.3.1 Sổ kết cấu kiểu bên 20 3.3.2 Sổ kết cấu kiểu hai bên 20 3.3.3 Sổ kết cấu kiểu nhiều cột 20 3.3.4 Sổ kết cấu kiểu bàn cờ 20 3.4 Phân theo hình thức tổ chức sổ 3.4.1 Sổ tờ rời sổ đóng thành 20 20 3.4.2 Sổ đóng thành 3.5 Phân theo nội dung kinh tế thông tin sổ 21 21 3.5.1 Sổ tài sản tiền 21 3.5.2 Sổ vật tư 21 3.5.3 Sổ tài sản cố định 21 3.5.4 Sổ công nợ 21 3.5.5 Sổ thu nhập 21 3.5.6 Sổ chi phí 21 3.5.7 Sổ vốn – quỹ 22 Kỹ thuật làm sổ kế toán 22 4.1 Mở sổ 22 4.2 Ghi sổ 22 4.3 Khóa sổ 23 4.4 Sửa sổ 23 4.4.1 Phương pháp cải 23 4.4.2 Phương pháp ghi sổ âm (cịn gọi Phương pháp ghi đỏ) 23 4.4.3 Phương pháp ghi bổ sung 24 4.4.4 Sửa chữa trường hợp ghi sổ máy vi tính 24 Các phương pháp sửa sai sổ sách kế tốn Chương III: CÁC HÌNH THỨC KẾ TỐN Hình thức kế tốn Nhật ký chung 24 26 26 1.1 Nguyên tắc, đặc trưng hình thức kế tốn Nhật ký chung 26 1.2 Nội dung mẫu 26 1.3 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung 28 1.4 Ưu, nhược điểm 29 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ 29 2.1 Đặc trưng hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái 29 2.2 Nội dung mẫu 29 2.3 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ 31 2.4 Ưu, nhược điểm Hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ 32 33 3.1 Đặc trưng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ 33 3.2 Trình tự sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ 34 Hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ 35 4.1 Đặc trưng hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ 35 4.2 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký – Chứng từ 36 Hình thức kế tốn máy vi tính 37 5.1 Đặc trưng Hình thức kế tốn máy vi tính 37 5.2 Các loại sổ Hình thức kế tốn máy vi tính 38 5.3 Trình tự ghi sổ kế tốn theo Hình thức kế tốn máy vi tính 38 5.4 Biểu mẫu sổ sách 39 5.5 Đối chiếu số liệu 39 5.6 Ưu, nhược điểm 39 5.7 Giới thiệu sơ lược lập sổ sách chương trình Microsoft Excel 40 5.7.1 Tổng quát 40 5.7.2 Ưu điểm CSDL Excel 40 5.7.3 Các hạn chế CSDL Excel 40 Vận dụng hình thức sổ kế tốn phương pháp kế tốn máy 41 6.1 Tình hình vận dụng hình thức sổ kế tốn 41 6.2 Phương pháp hồn thiện hình thức tổ chức sổ kế tốn 42 KẾT LUẬN 43 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44 DANH MỤC BẢNG BIỂU Hình Mẫu chứng từ phiếu xuất kho 14 Hình Phiếu chi mẫu số C31-BB 16 Hình Sổ Nhật Ký Chung mẫu số S03a-DNN 26 Hình Nhật ký - Sổ mẫu số S01-DN 30 Biểu số Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn nhật ký chung 28 Biểu số Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ 31 Biểu số Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ 34 Biểu số Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ 36 Biểu số Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thwucs kế tốn máy vi tính 38 Trang LỜI MỞ ĐẦU Cơ sở lý luận Nguyên lý kế tốn mơn học sở chương trình đào tạo kinh tế nói chung Phần chứng từ sổ sách kế toán giúp bạn sinh viên bắt đầu hiểu mơn học từ làm tảng cho việc học tiếp môn chuyên sâu kế tốn kế tốn tài kế tốn quản trị Trong q trình hoạt động đơn vị, nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoàn tất cách thường xuyên, việc lập chứng từ sổ sách kế toán làm sở chứng minh trạng thái biến động loại tài sản, loại nguồn vốn, chi phí doanh thu mang tính chất thường xuyên yêu cầu cần thiết khách quan Nghiên cứu nội dung chứng từ, sổ sách kế toán giúp bạn sinh viên có kiến thức tảng kế toán, làm tiền đề để nghiên cứu sâu nội dung khác nghiệp vụ kế tốn.Vì nhóm chọn đề tài “chứng từ, sổ sách hình thức kế tốn” nhằm giúp bạn sinh viên có nhìn bao qt rõ ràng vấn đề Phần chứng từ kế toán nhằm trình bày nội dung, trình tự lập luân chuyển chứng từ kế toán nêu rõ hệ thống biểu mẫu chứng từ Phần sổ kế toán nhằm nêu lên điểm việc ghi chép kế toán, làm sở nghiên cứu kế tốn cao Cuối phần trình bày hình thức kế tốn Bài tiểu luận nhóm nhằm cung cấp đầy đủ nội dung chứng từ sổ sách kế toán, hi vọng đem đến kiến thức hữu ích làm tảng cho bạn sinh viên khối ngành kinh tế Bài tiểu luận nghiên cứu đối tượng chứng từ kế toán, sổ sách kế toán hình thức kế tốn Chứng từ kế tốn: hệ thống, nội dung, cách lập chứng từ kế toán hệ thống biểu mẫu chứng từ Sổ sách kế tốn: nơi dung, phân loại, kỹ thuật làm sổ kế toán phương pháp sửa sai sổ sách kế tốn Hình thức kế tốn: gồm hình thức hình thức kế tốn Nhật ký chung, hình thức kế tốn Nhật ký- Sổ Cái, hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ, hình thức kế tốn Nhật ký- Chứng từ, hình thức kế tốn máy vi tính Kết cấu tiểu luận Trang I Mở đầu II Chứng từ kế tốn III Sổ sách kế tốn IV Các hình thức kế toán V Kết luận Chương I CHỨNG TỪ KẾ TỐN Định nghĩa chứng từ kế tốn 1.1 Định nghĩa Theo Điều 4, Luật Kế toán năm 2003, Chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh hoàn thành, làm ghi sổ kế tốn Chứng từ kế tốn mặt hình thức thể dạng: - Chứng từ giấy: chứng từ văn giấy Ví dụ: hóa đơn bán hàng, vé, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có… - Chứng từ điện tử: chứng từ kế tốn có nội dung lưu trữ dạng liệu điện tử, mã hóa mà khơng bị thay đổi q trình truyền qua mạng máy tính vật mang tin băng từ, đĩa từ, loại thẻ toán 1.2 Phân loại chứng từ kế tốn Có cách phân loại chứng từ kế toán vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh cụ thể mà sử dụng cách phân loại phù hợp Việc phân loại chứng từ giúp người làm cơng tác kế tốn quản lý loại nghiệp vụ kinh tế với hiệu cao 1.2.1 Phân loại chứng từ theo yêu cầu quản lý chứng từ nhà nước Đây cách phân loại theo quy định Pháp luật quản lý chứng từ hướng dẫn sử dụng chứng từ Chứng từ kế toán phân thành loại: ● Hệ thống chứng từ kế toán thống bắt buộc: Hệ thống chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ Trang mang tính chất phổ biến rộng rãi Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc mẫu chứng từ kế toán quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mà đơn vị kế toán phải thực biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi tiêu áp dụng thống cho đơn vị kế toán đơn vị kế toán cụ thể Điểm cần lưu ý chứng từ kế toán bắt buộc q trình thực hiện, khơng phép sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc Một số chứng từ kế tốn bắt buộc hóa đơn giá trị gia tăng, bảng chấm công, phiếu nhập kho ● Hệ thống chứng từ kế tốn có tính chất hướng dẫn: Nhà nước hướng dẫn tiêu đặc trưng để ngành, thành phần kinh tế dựa sở vận dụng vào trường hợp cụ thể Ngoài nội dung quy định biểu mẫu, đơn vị kế tốn bổ sung thêm tiêu thay đổi hình thức cho phù hợp với việc ghi chép yêu cầu quản lý đơn vị Chứng từ kế tốn có tính chất hướng dẫn chủ yếu chứng từ kế toán sử dụng nội đơn vị giấy đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền, bảng chấm công 1.2.2 Phân loại chứng từ theo công dụng Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán phân thành chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ thủ tục chứng từ liên hợp ● Chứng từ mệnh lệnh: Chứng từ có tính chất mệnh lệnh, thị nhà quản lý đến phận cá nhân có liên quan thi hành lệnh chi tiền, lệnh xuất kho, lệnh nhập kho Chứng từ mệnh lệnh có tác dụng chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh chưa hồn thành chưa phải sở để ghi vào sổ sách kế toán ● Chứng từ chấp hành: Chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực hay nói cách khác, chứng minh chứng từ mệnh lệnh thi hành Một số chứng từ chấp hành phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho Chứng từ chấp hành đính kèm theo chứng từ mệnh lệnh sở để kế toán ghi vào sổ sách Trang ● Chứng từ thủ tục: Chứng từ tổng hợp chứng từ có nội dung kinh tế Chứng từ thủ tục đóng vai trò trung gian nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác ghi sổ kế tốn Chứng từ thủ tục sở ghi vào sổ sách kế toán mà đính kèm theo có đầy đủ chứng từ ban đầu hợp lệ ● Chứng từ liên hợp: Chứng từ mang đặc điểm hai loại chứng từ mệnh lệnh chứng từ chấp hành Một số ví dụ chứng từ liên hợp: Phiếu xuất kho kiêm hóa đơn, phiếu xuất vật tư theo hạn mức 1.2.3 Phân loại chứng từ theo trình tự lập hay mức độ phản ánh chứng từ Dựa cách phân loại này, chứng từ kế toán phân thành hai loại: Chứng từ ban đầu Chứng từ tổng hợp ● Chứng từ ban đầu: Chứng từ ban đầu gọi chứng từ gốc, chứng từ lập nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa hoàn thành hầu hết trường hợp, chứng từ ban đầu xem sở ghi trực tiếp vào sổ kế toán Một số chứng từ ban đầu hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi ● Chứng từ tổng hợp: Chứng từ dùng để tổng hợp nghiệp vụ kinh tế loại với mục đích giảm nhẹ cơng tác kế tốn đơn giản việc ghi sổ kế toán Chứng từ tổng hợp sở ghi vào sổ sách kế toán đính kèm theo chứng từ gốc hợp lệ Đối với doanh nghiệp, trình xây dựng danh mục chứng từ sử dụng cho đơn vị mình, cần nghiên cứu để tăng cường sử dụng chứng từ tổng hợp nhằm giảm bớt số lần ghi sổ tiết kiệm chi phí 1.2.4 Phân loại chứng từ theo địa điểm lập Phân loại chứng từ theo địa điểm lập nhằm xác định sở hình thành chứng từ, phục vụ cho công việc quản lý, theo dõi, đối chiếu kiểm tra thông tin chứng từ Dựa theo cách phân loại này, chứng từ kế toán chia thành loại: Trang ● Chứng từ đến từ bên doanh nghiệp: Chứng từ mặt nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị lập đơn vị bên doanh nghiệp Các chứng từ phổ biến Biên lai thu thuế, Hóa đơn sử dụng dịch vụ, Hóa đơn mua hàng ● Chứng từ doanh nghiệp lập gửi cho đối tác: Chứng từ doanh nghiệp lập gửi cho đối tác bên đơn vị theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các chứng từ thường gặp Hóa đơn bán hàng, Biên bàn giao tài sản ● Chứng từ doanh nghiệp lập nhằm sử dụng cho nội doanh nghiệp: Còn gọi chứng từ bên trong, chứng từ lập nội đơn vị kế tốn liên quan đến nghiệp vụ kinh tế nội doanh nghiệp Các chứng từ Bảng toán lương, bảng tính khấu hao Tài sản cố định, Biên kiểm kê tài sản 1.2.5 Phân loại chứng từ theo tính chất hình thức chứng từ Căn theo tính chất hình thức chứng từ, chứng từ kế toán chia thành loại: Chứng từ kế tốn thơng thường Chứng từ điện tử ● Chứng từ thông thường (chứng từ giấy): Chứng từ lập giấy chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực hoàn thành, làm ghi sổ kế toán thể dạng văn ● Chứng từ điện tử: Chứng từ kế toán thể dạng liệu điện tử, mã hóa khơng bị thay đổi q trình truyền qua mạng máy tính băng từ, đĩa từ hay loại thẻ toán Các điều kiện để phép sử dụng chứng từ điện tử giao dịch toán điện tử: ⮚ Phải có chữ ký điện tử người đại diện pháp luật, người ủy quyền người đại diện theo pháp luật đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử toán điện tử