Báo cáo hệ thống quản lý kinh doanh đại lý thủy sản

Báo cáo hệ thống quản lý kinh doanh đại lý thủy sản

LỜI CÁM ƠN Để thực hiện bài báo cáo này, tôi đã phải nhờ đến sự giúp đỡ của Cơ Sở Thanh Hà. Trong quá trình tôi đi thực tập tại Công ty Cổ Phần Sách và Văn Hóa Phương Nam vì một vài vấn đề phát sinh mà tôi đã kết thúc quá trình thực tập của mình. Trong thời gian tìm chỗ thực tập mới tôi đã gặp rất nhiều khó khăn. May mắn thay vào lúc thời gian cho phép sắp hết thì tôi được Cơ Sở Thanh Hà nhận vào thực tập. Tuy nhiên vì tại cơ sở không có dữ liệu nên tôi đã tự làm về một đề tài khác không liên quan đến cơ sở nơi tôi thực tập. Nhưng mọi người ở đây đã giúp đỡ tôi rất nhiều trong lúc tôi thực tập cũng như đề tài. Tôi muốn gửi lời cám ơn đến cô Trịnh Thanh Hà là chủ cơ sở đã tiếp nhận tôi trong lúc tôi gặp khó khăn, các anh chị trong cơ sở đã giúp tôi hòa nhập với văn hóa công việc. Bên cạnh đó tôi không thể nào quên đến sự giúp đỡ của ThS Nguyễn Duy Nhất là giảng viên đã hướng dẫn tôi thực hiện đề tài này. Thầy đã giúp tôi nhận thức được khả năng của bản thân làm được gì, và giúp tôi hoàn thiện đề tài hơn. Đồng thời tôi xin gửi lời cám ơn đến bạn Nguyễn Đô Thành đã giúp tôi có được các kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc, chị Lâm Hoàng Trúc Mai đã giúp tôi trong việc tìm tư liệu. Tôi xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ của mọi người. Lê Ngọc Trúc Huỳnh 1 CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU 1.1. Lý do chọn đề tài: Ngày này cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật thì công nghệ thông tin là một trong những lĩnh vực có nhiều đóng góp thiết thực nhất, công nghệ thông tin có mặt trong hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống đặc biệt công nghệ thông tin là một công cụ hỗ trợ rất đắc lực trong công tác quản lý. Chúng ta dễ dàng thấy được việc đưa tin học vào trong quản lý kinh doanh là một trong những ứng dụng quan trọng trong rất nhiều ứng dụng cơ sở dữ liệu. Nhờ vào công tác tin học hóa mà công việc quản lý và điều hành doanh nghiệp tỏ ra rất nhanh chóng và hiệu quả. Chính vì lẽ đó mà cơ sở dữ liệu như là một giải pháp hữu hiệu nhất cho các doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển một cách nhanh chóng. Trên cơ sở đó, em quyết định chọn đề tài “Hệ thống quản lý kinh doanh Đại Lý Thủy Sản” dựa trên việc kinh doanh của một doanh nghiệp tư nhân. 1.2. Mục tiêu của đề tài: Phần quan trọng của đề tài đó là thiết kế nên một hệ thống cơ sở dữ liệu nhằm lưu trữ các thông tin của doanh nghiệp, giúp cho việc quản lý dễ dàng và kinh doanh hiệu quả hơn. 1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Vì mục tiêu của đề tài này là thiết kế một hệ thống lưu trữ dữ liệu nên các đối tượng quan tâm đến ứng dụng này là các nhân viên tác nghiệp như các chuyên viên quản lý, và đặc biệt là các nhà quản lý. Phạm vi khảo sát là bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp. 1.4. Phương pháp nghiên cứu: Hệ thống được thiết kế bằng Visual Basic 6.0 và chạy trên Cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003. 2 1.5. Cấu trúc đề tài: Chương 1: Phần mở đầu: giới thiệu lý do chọn đề tài, mục tiêu, đối tượng, phạm vi và phương pháp thực hiện đề tài. Chương 2: Qui trình các nghiệp vụ để thực hiện hệ thống. Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống. Chương 4: Đánh giá tổng quát về hệ thống. Chương 5: Đề xuất của cá nhân. 3 CHƯƠNG 2: QUI TRÌNH CÁC NGHIỆP VỤ ĐỂ THỰC HIỆN HỆ THỐNG 2.1. Mô tả Mô hình kinh doanh: Đại lý chuyên nhận cung cấp các loại thực phẩm và thủy hải sản cho các nhà hàng, đầu bếp tiệc cưới, các tiểu thương tại các khu chợ. Doanh nghiệp chuyên kinh doanh các mặt hàng chính như sau: - Thủy hải sản : Tôm, cua, mực - Thực phẩm đông lạnh: Cá viên, thịt cua, gà rút xương. - Các loại thịt đặc sản : Thịt thỏ, cá sấu, đà điểu, chim cút. Đại lý nhận các đơn đặt hàng từ khách hàng theo từng ngày, khách hàng phải đặt trước 3 ngày đối với các mặt hàng Thủy hải sản, trước 1 ngày đối với các loại thực phẩm đông lạnh & thịt đặc sản. Trên cơ sở các đơn đặt hàng từng ngày, đại lý sẽ tổng kết vào cuối ngày và liên hệ với nhà cung cấp. Các đơn đặt hàng có thể thực hiện trực tiếp hoặc theo đường điện thoại. Khi giao hàng sẽ có phiếu biên nhận kèm phí vận chuyển (nếu có). Trong mỗi phiếu giao hàng có kèm theo thông tin các thiết bị vận chuyển (thùng xốp, thùng bom, máy sủi bọt…). 2.2. Phân tích các nghiệp vụ kinh doanh: 2.2.1 Quản lý đặt hàng: o Đại lý nhận các đơn đặt hàng từ khách hàng theo từng ngày. o Khách hàng phải đặt trước 3 ngày đối với các loại Thủy hải sản, 1 ngày đối với các sản phẩm còn lại. Vì giá của các mặt hàng này biến động từng ngày nên lúc đặt hàng không có thông tin về đơn giá mà thông tin đơn giá sẽ nằm trong phiếu giao hàng. o Thông tin đơn đặt hàng bao gồm :  Khách hàng.  Ngày đặt hàng. 4  Ngày giao hàng.  Các mặt hàng, số lượng. 2.2.2 Quản lý giao hàng: o Dựa trên các đơn đặt hàng, đại lý sẽ chuyển hàng cho khách hàng vào đúng ngày yêu cầu. o Khi giao hàng, đại lý sẽ cấp cho khách hàng một phiếu biên nhận bao gồm các thông tin:  Khách hàng.  Ngày đặt hàng.  Ngày giao hàng.  Thông tin sản phẩm (số lượng, đơn giá).  Các thiết bị kèm theo (Thùng chứa, máy sủi bọt…).  Phí vận chuyển.  Tổng số tiền. o Thu tiền : Khách hàng trả tiền vào lần giao hàng kế tiếp đối với các khách hàng thường xuyên (Nhà hàng, tiểu thương), hẹn ngày thanh toán đối với các khách hàng không thường xuyên (đầu bếp tiệc cưới). 2.2.3 Quản lý Đặt hàng Nhà cung cấp: o Dựa trên các đơn đặt được tổng hợp trong ngày, đại lý sẽ tổng hợp lại vào cuối ngày và tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp tùy theo thời gian phù hợp. Vì giá của các mặt hàng này biến động từng ngày nên lúc đặt hàng không có thông tin về đơn giá mà thông tin đơn giá sẽ nằm trong phiếu giao hàng. o Thông tin phiếu đặt hàng gửi cho Nhà cung cấp bao gồm:  Nhà cung cấp.  Ngày đặt hàng.  Ngày nhận hàng.  Mặt hàng, số lượng. 2.2.4 Quản lý Nhận hàng: 5 o Thông tin phiếu nhận hàng bao gồm :  Nhà cung cấp.  Ngày đặt hàng.  Ngày nhận hàng.  Sản phẩm ( loại, số lượng, đơn giá).  Thiết bị kèm theo (thùng chứa, thiết bị sủi bọt oxy).  Tổng giá trị đơn hàng. 2.2.5 Thống kê: Việc thống kê giúp cho chủ đại lý thấy được việc kinh doanh của doanh nghiệp có biến động như thế nào. Từ đó nó hỗ trợ cho các chủ đại lý ra được quyết định đúng đắn trong kinh doanh. Việc thống kê sẽ có các chức năng chính như sau: o Thông báo cho biết doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp theo tháng, quí, năm. o Cho thấy các sản phẩm nào bán chạy tùy theo từng thời điểm, ví dụ trong ngày, trong tháng, trong quí. 6 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ 3.1. Phân tích: 3.1.1 Phân tích tính khả thi: 3.1.1.1. Tính khả thi về kỹ thuật: - Hệ thống nhỏ hẹp, dễ dàng thực hiện với công nghệ hiện tại. - Hệ thống chạy trên nền Windows XP với CSDL Microsoft Access. 3.1.1.2. Tính khả thi về hoạt động: - Có thể đáp ứng các nhu cầu quản lý cơ bản của Đại lý. - Hệ thống giúp người dùng dễ dàng hơn trong việc quản lý hoạt động kinh doanh, tránh những sai sót trong tính toán cũng như thống kê. - Hỗ trợ việc ra quyết định kinh doanh dựa trên các số liệu thống kê. 3.1.1.3. Tính khả thi về kinh tế: - Chi phí cho hệ thống khá thấp. - Không thể đưa ra được con số chi tiết, cụ thể về lợi ích hệ thống mang lại. Hiệu quả của hệ thống chỉ có thể được đánh giá trên cơ sở định tính là chính. 3.1.1.4. Tính khả thi về lịch biểu: - Hệ thống nhỏ và đơn giản, dễ dàng hoàn thành trong thời hạn 1 tháng. 3.1.2 Mô hình hóa Logic: Các chức năng cần thiết của hệ thống: - Thêm, bớt, chỉnh sửa Users. - Thêm, bớt, cập nhật dữ liệu các loại đơn hàng : + Đối với khách hàng: Đơn đặt hàng, hóa đơn giao hàng. + Đối với nhà cung cấp : Đơn đặt hàng nhà cung cấp, hóa đơn nhận hàng. - Quản lý danh mục khách hàng. - Quản lý danh mục nhà cung cấp. - Quản lý danh mục hàng hóa. - Quản lý tình hình nhập, xuất hàng hóa. 7 - Thống kê doanh thu, lợi nhuận theo tháng, quí, năm. - Thống kê các mặt hàng bán chạy theo từng thời điểm. 3.1.3. Mô hình phân rã chức năng – BFD: 3.1.4. Lược đồ ngữ cảnh: 8 9 3.1.5. Lược đồ ER: 10 [...]... QUÁT VỀ HỆ THỐNG 4.1 Tính hữu ích: Giảm số lượng sổ sách Giúp người quản lý dễ dàng thực hiện công việc - quản lý tình hình giao, nhận hàng của đại lý - Thống kê doanh thu, lợi nhuận theo tháng, quý, năm Thống kê các mặt hàng bán chạy theo từng thời điểm trong năm để có quyết - định kinh doanh phù hợp 4.2 Tính khẩn cấp: - Hoàn tất hệ thống trong vòng một tháng 4.3 Giải pháp khả thi: - Thiết kế hệ thống. .. Màn hình quản lý Đơn đặt hàng: 23 Nhấn vào nút “Click to view” bên cột “Chi tiết”, hệ thống tự mở màn hình “chi tiết đơn đặt hàng” Sau đó màn hình đơn đặt hàng sẽ hiện ra như sau: 24 3.2.7 Màn hình quản lý đặt hàng nhà cung cấp: 25 Nhấn vào nút “Click to view” bên cột “Chi tiết”, hệ thống tự mở màn hình “chi tiết đơn đặt hàng nhà cung cấp” 3.2.8 Màn hình quản lý Danh mục hàng: 26 3.2.9 Màn hình Thống. .. phức tạp của hệ thống quản lý ngày càng tăng, cách thức quản lý dữ liệu theo kiểu quản lý tập tin (tập tin Word, Excel,….) truyền thống bộc lộ những khuyết điểm khó hoặc không thể khắc phục: 29  Dữ liệu được lưu trữ trùng lắp, dư thừa trong các tập tin…  Khó khăn trong việc tìm kiếm, cập nhật, bảo trì…  Gây nhiều mâu thuẫn tiềm ẩn trong dữ liệu… Từ những hạn chế trên của cách thức quản lý tập tin... tháng 4.3 Giải pháp khả thi: - Thiết kế hệ thống mới Phạm vi dự án: 4.4 Hệ thống thực hiện các nghiệp vụ nhận đơn đặt hàng, giao hàng đối với - khách hàng và đặt hàng, nhận hàng đối với nhà cung cấp Phù hợp với các đại lý nhỏ có mô hình kinh doanh tương tự Đánh giá tính khả thi của dự án: 4.5 - Hệ thống cần thiết cho việc kinh doanh - Chi phí: Loại/Tùy Thiết kế chọn & Cài đặt Loại 1 Loại 2 Loại 3 X... nhận được Ngày nhận 3.1.6.2 DFD-1 : Quản lý đặt hàng 14 3.1.6.3 DFD-2 : Quản lý đặt hàng Nhà cung cấp 15 3.1.6.4 DFD-3: Quản lý nhận hàng 16 3.1.6.5 DFD-4: Quản lý giao hàng 17 3.2 THIẾT KẾ: 18 3.2.1 Sơ đồ các màn hình giao diện: 3.2.2 Màn hình đăng nhập: 19 3.2.3 Màn hình chính: Sau khi đăng nhập thành công sẽ tự hiển thị màn hình chính: 20 3.2.4 Màn hình quản lý danh mục khách hàng: Khi nhấn vào... liệu và bảo mật thông tin  Xử lý tranh chấp  5.2 Giao tiếp với các ngôn ngữ lập trình Đảm bảo dữ liệu khi có sự cố Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System-DBMS) là một phần mềm máy tính, cho phép tạo mới và quản trị các cơ sở dữ liệu theo mô hình đã được chọn Các hệ quản trịcơ sở dữ liệu theo các mô hình:  Hệ IDMS: mô hình mạng  Hệ IMS của IBM : mô hình phân... một cơ sở lý thuyết nhất định Ta thường dùng mô hình (model) để nói về cấu trúc của cơ sở dữ liệu, có những loại mô hình sau:  Mô hình mạng  Mô hình phân cấp Mô hình quan hệ   Mô hình hướng đối tượng Sự hình thành các mô hình cơ sở dữ liệu xuất phát từ nhu cầu quản lý dữ liệu trong thao tác quản lý mọi ngành, đặc biệt đối với các ngành hệ thống thông tin Cùng với sự phát triển của công nghệ thông... Access, SQL Server, Oracle: mô hình quan hệ  Hệ Orion, Illustra, Itasca: mô hình hướng đối tượng Ngày nay, mô hình CSDL quan hệ thường được sử dụng với các hệ quản trị là Microsoft Access, SQL Server và Oracle Các chức năng của một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu:  Quản trị các cơ sở dữ liệu 30  Giao diện truy cập che dấu các đặc tính phức tạp về mặt cấu trúc vật lý  Hỗ trợ ngôn ngữ giao tiếp:  Ngôn ngữ... chế trên của cách thức quản lý tập tin theo kiểu truyền thống, để cải thiện hoạt động quản lý các hệ thống thông tin cần phải tổ chức lưu trữ dữ liệu theo một cách thức khoa học, khắc phục được các khuyết điểm đã nêu ở trên, và đáp ứng được các yêu cầu đặt ra của một hệ thống thông tin:  Đảm bảo dữ liệu được truy xuất từ nhiều cách khác nhau: nhà quản trị, lập trình viên, người sử dụng cuối   Khả năng... trữ, xử lý và bảo mật dữ liệu, sao lưu và đồng bộ (Replication), tìm kiếm toàn văn (FullText Search), và các công cụ cho việc quản trị dữ liệu quan hệ và XML Analysis Services bao gồm các công cụ cho việc tạo và quản lý tiến trình phân tích trự tuyến (online analytical processing - OLAP) và các ứng dụng khai thác dữ liệu Reporting Services bao gồm các thành phần server và client cho việc tạo, quản lý và . tài Hệ thống quản lý kinh doanh Đại Lý Thủy Sản dựa trên việc kinh doanh của một doanh nghiệp tư nhân. 1.2. Mục tiêu của đề tài: Phần quan trọng của đề tài đó là thiết kế nên một hệ thống. lý cơ bản của Đại lý. - Hệ thống giúp người dùng dễ dàng hơn trong việc quản lý hoạt động kinh doanh, tránh những sai sót trong tính toán cũng như thống kê. - Hỗ trợ việc ra quyết định kinh doanh. hàng. 2.2.5 Thống kê: Việc thống kê giúp cho chủ đại lý thấy được việc kinh doanh của doanh nghiệp có biến động như thế nào. Từ đó nó hỗ trợ cho các chủ đại lý ra được quyết định đúng đắn trong kinh doanh.